Norges Basketballforbund Norwegian Basketball Association

Transkript

1 Norges Basketballforbund Norwegian Basketball Association Adresse/Address: Sognsveien 73 Ullevaal Stadion NO-0840 Oslo Til Styrets medlemmer og varamedlem Telefon/Phone: Telefaks/Telefax: E-post/ basket@adm.basket.no Internett/Internet: Kopi: NBBFs administrasjon og regioner v/daglig lede Ledere av NBBFs komiteer Ullevaal, 2. september 2016 Protokoll styremøte nr. 8/2016 Sted og tid: Park Inn, Gardermoen 28. august 2016 kl Til stede: Jan Hendrik Parmann (JHP), Jeanine Flaaten (JF), Hans Erik Johnsen (HEJ), Josefine C. Stokke Haugom (JCSH), Hans Eric Prestårhus (HEP), Dana Meknas (DM) og Anya Sødal (AS). Adm.: Hanne Sogn (HS) og Eva M. Salvesen (ES), samt Baard Stoller til sak 11. Forfall: Nicholas Phillip (NP) Referent:Eva M. Salvesen/Hanne Sogn Dagsorden: 1. Innledning ved presidenten 2. Godkjennelse av dagsorden 3. Referat fra styremøte 7/2016 (behandling) 4. Referater fra AU/Komiteer (orientering) 5. Antidoping Norge (orientering) 6. Virksomhetsrapport og statusrapporter (orientering) 7. Økonomi (behandling): a. Regnskapsrapport mai og juni 2016 m/justert prognose b. Kommentarer til regnskap c. Likviditetsbudsjett 8. Revidert Handlingsplan 2016 (behandling) 9. Nedsettelse av utvalg (vedtak) 10. Basketballøftet forvaltning av midler (vedtak) 11. Landslag (vedtak) 12. Bruk av hijab Tolkning av vedtak fra Tinget 2016 (vedtak) 13. Easy Basket Rettelse i vedtak fra Tinget 2016 (orientering) 14. Styrets årshjul (behandling) 15. Ledermøte 2016 (behandling) 16. Evaluering Basketballtinget 2016 (behandling) 17. Spillemiddelsøknad 2017 (orientering) 18. Henvendelse fra Kongsberg Miners (orientering) 19. Idrettsregistreringen 2015 (orientering) 20. Eventuelt 21. Avslutning

2 Sak nr. 1: Innledning ved presidenten JHP ønsket velkommen og presenterte kjøreplanen for møtet. NP var forhindret i å delta grunnet dødsfall i hans nærmeste familie, og styrets tanker gikk til NP og hans familie. Sak nr. 2: Godkjennelse av dagsorden HEJ og HEP har før møtet meldt følgende sak til eventuelt: basket.no Styret godkjente dagsorden med ovennevnte sak til eventuelt. Sak nr. 3: Referat fra styremøte 7/2016 og ekstraordinært møte 1/2016 (behandling) Referatene er tilgjengelige i styreportalen. Referat fra styremøte 7/2016 og ekstraordinært styremøte 1/2016 ble godkjent. Sak nr. 4: Referater fra AU/Komiteer (orientering) AUs protokoller er lagt frem for styret. HEJ presiserte at det er viktig at klubbene forsøker å begrunne sine dispensasjonssøknader og knytte disse til gjeldende regelverk, samt at de gir så utfyllende informasjon som mulig. Styrets medlemmer oppfordres til å bidra til at klubbene informeres om dette slik at samarbeidet mellom klubber, administrasjon og styre blir så god og effektiv som mulig. HEJ kommenterte protokollen fra Appellkomitéens vedtak i sak 4 vedrørende Fyllingen. Appellkomiteens merknader knyttet til AUs mandat synes å bygge på en misforståelse av de faktiske forhold og vil bli tatt opp i møte med komitéene den 11. september. DKs møteprotokoll fra møte 2/2016 datert var lagt frem for styret. Styret tok deretter alle protokollene til etterretning. På oppstartsmøtet med komiteene 11. september belyses de mandater som er gitt til AU av Styret. Sak nr. 5: Antidoping Norge (orientering) Linda Olsen fra Antidoping Norge holdt en orientering om «Rent Særforbund». Formålet med orienteringen er bl.a å bevisstgjøre det enkelte særforbund om ansvaret for å spre de riktige holdningene blant sine medlemmer. Presentasjonen innehold bl.a ulike tiltak mot doping i norsk idrett, og hva som må til for at et forbund kan bli registrert som et «Rent Særforbund»: - Styrevedtak - Innledende møte(r) - Forbundet utvikler antidopingpolicy med handlings- og beredskapsplan - Signering av samarbeidsavtale - Sertifisering 2 årig - Årlig revidering Presentasjonen vil bli lagt ut i Styreportalen. NBBF bør se til hva andre særforbund har utviklet av policyer og andre dokumenter for å se om noe kan gjenbrukes, men det er viktig å gjøre det til egne dokumenter og forankre det nedover i organisasjonen

3 NBBF må starte prosessen med å bli «Rent særforbund». Styret ba om at en plan for dette arbeidet legges frem for styret så snart som mulig. AS og HS tar ansvaret for å forberede dette arbeidet. Sak nr. 6: Virksomhetsrapport og statusrapporter (orientering) Statusrapportene ble kort kommentert. Styrets medlemmer synes rapportene generelt var informative. HS stilte spørsmål om ønsket innhold i rapporten fra administrasjonen. JHP ba om at det denne rapporterer i hovedsak referer til handlingsplanen, samt opp mot de oppfølgingspunkter for øvrig som styret har gitt administrasjonen (jmf. aksjonsplan). Sak nr 7: Økonomi (behandling) Økonomirapport mai, juni og juli 2016 målt opp mot budsjett/prognose er utlagt i styreportalen. ES gikk gjennom rapporten for juli og forklarte hvordan de ulike deler av rapporten er bygget opp. Deretter ble tallene i rapporten for juli gjennomgått med spesiell vekt på prognose for Styret stilte spørsmål om budsjettsprekkene spesielt på landslags-/profilklær, U16/U19 NM og styrekostnader, og presiserte at det er viktig å ha kontroll på dette til neste budsjettperiode. Styret tok økonomirapport for mai, juni og juli 2016 til etterretning. Styret ber om en redegjørelse på følgende: - U19 og U16 NM, med læringspunkter for neste budsjettering. - Det høye forbruket i 2016 knyttet til konto 6570 «Arbeidsklær/representasjon». - Budsjettoverskridelsen for utstyr til landslag (Prosjekt nr ). Sak nr. 8: Revidert Handlingsplan 2016 (behandling) Handlingsplan for 2016 (vedtatt av forrige styre) og forslag til revidert Handlingsplan for 2016 (nytt oppsett og innhold, jmf. ny Strategiplan ) var lagt i Styreportalen. HS gikk gjennom hovedpunktene. Styret var spesielt opptatt av hvordan ressursene i administrasjonen benyttes, både ift de ulike aktivitetsområdene og forholdet mellom utvikling og drift. Dette må ha fokus ifm utarbeidelse av budsjett og handlingsplaner for Styret etterlyste bl.a opprettelse av et «Rekrutteringsutvalg». Utarbeidelse av budsjett og handlingsplaner for 2017 må vurdere en endret ressursfordeling både mht de ulike aktivitetsområder og ift forholdet mellom drift og utvikling. AU er ansvarlig for å følge opp dette frem mot fremlegging av handlingsplaner og budsjettforslag 2017 for styret. HS vil i AU møtet i september, fremlegge en oversikt over forvaltningen av ressurser i den sentrale administrasjonen. Vedtak Styret godkjente handlingsplan for høsten Sak nr. 9: Nedsettelse av utvalg (vedtak) I henhold til NBBFs lov, 20 (2.6) skal forbundsstyret «Oppnevne utvalg, råd og komiteer etter oppdrag fra Forbundstinget eller som forbundsstyret finner påkrevet, samt utarbeide mandat/instruks for disse.» Generalsekretærens forslag til oppnevnelse av utvalg og mandat/instruks er tilgjengelig i Styreportalen. Følgende utvalg ble foreslått nedsatt: - Jenteutvalg, Dana Meknas deltar fra NBBFs styre - 3 -

4 - KL-utvalg, Jeanine Flaaten deltar fra NBBFs styre - BLNO-utvalg, Nicholas Phillip deltar fra NBBF styre Oppnevnelsen av følgende utvalg ble vedtatt: - Jenteutvalg, Dana Meknas deltar fra NBBFs styre - KL-utvalg Jeanine Flaaten deltar fra NBBFs styre - BLNO-utvalg, Nicholas Phillip deltar fra NBBF styr Utvalgenes mandater er beskrevet i vedlegg nr. 1 til denne protokollen. AU gis mandat til å godkjenne medlemmer i disse utvalgene, innstilt av generalsekretæren i samråd med aktuelle styremedlemmer med relevante fokusområder. Utvalgene gis mandat til å konstituere seg selv. Sak nr. 10: Basketballøftet forvaltning av midler (orientering) Basketballøftet er tittelen på prosjektet som NBBF søkte om gave til via Sparebankstiftelsen. NBBF ble av Sparebankstiftelsen gitt en gave på 3 mill. kr som skal brukes til fire ulike prosjekter over en tre års periode. I tillegg har administrasjonen søkt FIBA «Youth development fund» om midler til å kunne utvide «Basket i skolen» prosjektet slik at også klubber kan bli involvert i dette prosjektet. FIBA har tildelt NBBF Euro til dette prosjektet. Generalsekretæren gjennomgikk forslag til hvordan hele prosjektet «Basketballøftet» skal forvaltes. Forslag til fordeling av midler samt prosjektskisser var gjort tilgjengelig i Styreportalen. Styret var positive til tanken om at klubbene må søke om midler til ønskede prosjekter med beskrivelse av budsjett og tiltak og presiserte at det bør være en tett oppfølging av de prosjektene som får midler. En konsekvens av manglende oppfølging av tiltakene fra klubbenes side bør være at pengene kan kreves tilbake. Det ble påpekt at dette må presiseres i utlysningsteksten som sendes klubber og som legges ut på basket.no. Styret støttet hovedlinjene i forslaget til fordeling på aktiviteter. Styret gis innsynsmulighet i prosessen. Styret presiserer at det må lages klare rammer for søkekriterier for støtte, og det må defineres tydelig i søkeprosessen at konsekvensen for ikke å følge de betingelsene som støtten tildeles på bakgrunn av, vil være en avkortning av hele eller deler av støtten i form av et krav om tilbakebetaling. Generalsekretærene gis fullmakt til å godkjenne enkeltsøknader fra klubber. Sak nr. 11: Landslag (vedtak) Landslagskoordinator Baard Stoller innledet med noen refleksjoner rundt utviklingen av landslagsspillerne, krav som bør stilles til spillerne og hva som bør legges til grunn for satsing i de ulike årsklassene. Styret oppfordret til at krav og forventninger til spillerne bør gjøres kjent så tidlig som mulig, og også informeres om på nettsidene for landslagene. Deretter la BS frem administrasjonens innstilling til landslagsaktivitet sesongen 2016/2017. Denne innebærer at i tillegg til nordisk for U16 og U18, begge kjønn, ønsker NBBF å melde på lag i de samme fire klassene til B- EM samme år. Øvrig opplegg for de ulike klassene vil bli diskutert mellom administrasjonen og styrerepresentantene som har fagansvar for landslagsvirksomheten. Styret åpnet for at man på jentesiden kan ta med yngre jenter enn gjeldende årgang fordi det er liten bredde i enkelte årsklasser

5 Alle kriterier, beslutninger og forventninger til landslag og landslagsspillere skal kommuniseres tydelig og tidligst mulig, også via landslagsportalen i basket.no. JF og NP fra styret vil snarest få satt seg ned sammen med BS for å få igangsatt samspillet mellom styret og administrasjonen i saker relatert til talentutvikling og landslag. Styret vedtok at i tillegg til nordisk for U16 og U18, begge kjønn, vil NBBF melde på lag i de samme fire klassene til B-EM. Sak nr. 12: Bruk av hijab presisering av vedtak fra Tinget 2016 (Oppfølging) Saksfremlegg med vedlegg er tilgjengelig i Styreportalen. Presiseringen av vedtaket gjelder farger på tillatt utstyr. DK har kommet med innspill på dette, og ønsker en endring/presisering av vedtaket fra tinget da de bl.a. mener at gjeldende ordlyd strider mot FIBAs intensjoner mht farger på sportsutstyr utover spillerdrakt/shorts. Styret presiserte at de ikke har anledning til å endre et tingvedtak, men at de var enige i intensjonen i presiseringen. NBBF sender en mail til alle klubber og redegjør for vedtaket på tinget og hvordan dette kan utfordre FIBAs intensjoner. I mailen bes det om at klubbene i størst mulig grad forholder seg til at spesielt i nasjonale serier og mesterskap skal antrekk som er definert i NBBFs kampreglement kapittel 5 E.3 forstås å være av samme dominerende farge som spillerdrakten. Dersom dette ikke lar seg gjøre, skal hijab, trøye og bukse være av samme farge. FIBA tilskrives om tingvedtak for å innhente aksept fra dem på aktuell praksis. Sak nr. 13: Easy Basket Rettelse i vedtak fra Tinget 2016 (orientering) Det er en åpenlys feil i teksten i vedtaket fra tinget omhandlende «Screen på ball» for U13, som det gjøres en redaksjonell rettelse på. «Ingen screen på ball» for U13 skal fortsatt være gjeldende. Dette følger av Easy Basket reglementet, og må presiseres i dette. Styret tok orienteringen til etterretning. Sak nr 14: Styrets årshjul (behandling) Styrets årshjul, jmf. gjennomgang i møte 7/2016 ble sendt til styret per mail den Det ble foreslått å endre helgen med Ledermøte og Styremøte i oktober til 22. og 23. oktober (fra 29. og 30.) pga at opprinnelig møtetidspunkt kolliderte med BLNO og KL-kamper for to av styrerepresentantene. I tillegg vil starten på februarmøtet (19.2) endres fra kl 12 til kl 10. Tidspunkt for styremøtet i april vil bli vurdert endret senere. Det ble også nevnt at møtet i april kan kommer i konflikt med 1K-/1M-sluttspillet. Styret besluttet å fremskynde styremøtet og ledermøtet i oktober med én uke til 22. og 23. oktober. Ledermøtet legges i forbindelse med Askers KL- og BLNO-kamper i Leikvollhallen, mens Styremøtet avvikles kl. 10:00 16:00 på søndagen. Styremøtet 19. februar fremskyndes med møtestart kl. 10:00 samme dag, og avvikles i Oslo for å korrespondere med Ullerns kamp i KL

6 Sak nr. 15: Ledermøte 2016 (behandling) Utkast/forslag til agenda for Ledermøte 2016 ble gjennomgått. Hovedtema er Handlingsplan Styret besluttet at hovedtemaet på agendaen til Ledermøtet 2016 er Handlingsplanen for HS utarbeider detaljert agenda i samråd med JHP. Sak nr. 16: Evaluering Basketballtinget 2016 (behandling) Det er laget en oppsummering av evalueringen som ble gjort i etterkant av Basketballtinget Oppsummeringen er gjort tilgjengelig i Styreportalen. Generalsekretæren gjennomgikk hovedtrekk i evalueringen. Styret diskuterte videre sine erfaringer med tinget og tok orienteringen til etterretning. Tiltaksplan for forbedringsmuligheter vil bli presentert for styret når denne er ferdigstilt, og erfaringene vil bli hensyntatt i forbindelse med avviklingen av Minitinget Sak nr. 17: Spillemiddelsøknad 2017 (orientering) Spillemiddelsøknad er NIFs søknad om spillemidler som sendes Kulturdepartementet hvert år, noe som videre påvirker tildelingen av «post-midler» til NBBF. Idrettsstyret vedtar utkast til søknad, og denne er nå sendt på høring til alle org. ledd i Idrettsorganisasjonen. For et lite- eller mellomstort særforbund er det ikke alltid ressurser til å følge opp høringene på en relevant el. kvalifisert måte. SFF (Særforbundenes Fellesorganisasjon) ved daglig leder Terje Jørgensen, bidrar derfor ofte i høringsprosesser der særforbundene blir hørt. Vedlagt til saken var Høringsbrev til søknad om spillemidler for 2017 og utkast til Søknad om spillemidler fra NIF, i tillegg til Grunnlagsdokument til særforbundene, skrevet av SFF v/terje Jørgensen. Sistnevnte kan brukes, helt eller delvis, i NBBFs svar. Generalsekretæren og Presidenten anbefaler at grunnlagsdokumentet fra SFF v/terje Jørgensen brukes i sin helhet (på egen brevmal). SFF tar etter deres ståsted opp viktige poenger som bør fremmes overfor NIF, jmf. særlig Postfordeling og Idrettstingets vedtak (3 % økning på alle poster per år). Grunnlagsdokumentet fra SFF brukes som utgangspunkt for NBBFs høringssvar til NIF, der posttildelingene for post 2 og 3 vektlegges. Sak nr. 18: Henvendelse fra Kongsberg Miners (orientering) Kongsberg Miners har henvendt seg til presidenten og ønsker at NBBF og Region Øst ser på muligheten for å få økonomisk støtte til Miners satsning i Europa (EYBL) for sitt U17 guttelag. Det henvises til prognosen for året vedr. økonomisk mulighet for å støtte Kongsberg. Styret diskuterte muligheter på prinsipielt grunnlag; dvs. støtte til enkeltklubber vs. andre, og gitt økonomisk prognose og muligheter for søknad om støtte via «Basket i skolen klubb» prosjektet som det snarlig skal sendes informasjon om til samtlige klubber. Styret presiserte at dette i utgangspunktet ikke er en styresak og ba administrasjonen om å håndtere forespørselen, primært gjennom å gjøre Miners oppmerksomme på at de, på linje med andre klubber, kan søke om midler gjennom potten på Basket i skolen og Basketløftet som nå gjøres søkbar for klubber (gjennom midler fra Sparebankstiftelsen)

7 Sak nr. 19: Idrettsregistreringen 2015 (orientering) HS orienterte kort om resultatene fra Idrettsregistreringen. Medlemsantallet i 2015 har gått noe ned fra 2014, men det foreligger foreløpig ingen analyse av tallene som kan gi svar på hva nedgangen skyldes. En analyse av tallene presenteres i styremøtet i oktober. Styret tok orienteringen til etterretning og avventer den endelige analysen. Analyse av tallene presenteres i styremøtet i oktober. Sak nr. 20: Eventuelt Basket.no: Den relanserte hjemmesiden, basket.no, viser seg å fremstå som noe uferdig. Styret hadde ønsket en mulighet for styret og andre til å forhåndsevaluere den nye nettsiden før den ble lansert, jfr. protokoll fra forrige styremøte. Styret ble enige om å komme med innspill og tilbakemeldinger og at det skulle tas en gjennomgang og gjøres en evaluering basert på styrets innspill. Styret presiserte viktigheten av at basket.no fremstår som profesjonell og feilfri, og at vi må være kritiske til kvaliteten hvis vi skal nå de målene vi har satt oss, spesielt ift. marked og medlemmer. Administrasjonen ved Espen innkaller til et (Skype) møte med HEJ og HEP som på vegne av styret følger opp saken. Innspill fra øvrige styremedlemmer sendes HEJ og HEP. Sak nr 21: Avslutning Møtet ble avsluttet kl , og det var enighet om at møteavviklingen var tilfredsstillende. Vedlegg til protokoll: 1. Utvalg med mandater, jfr. sak 9. Gardermoen, 28. august 2016 Jan Hendrik Parmann Jeanine Flaaten Hans Erik Johnsen President 1. Visepresident 2. Visepresident Josefine C. Stokke Haugom Dana Meknas Nicholas Phillip Styremedlem Styremedlem Styremedlem Hans Eric Prestårhus Anya Sødal Hanne E. Sogn Styremedlem Varamedlem Generalsekretær - 7 -