Protokoll styremøte nr

Transkript

1 Protokoll styremøte nr Sted og tid: Gardermoen - søndag 23. april, kl Til stede: Jan Hendrik Parmann (JHP), Jeanine Flaaten (JF), Hans Erik Johnsen (HEJ), Josefine C. Stokke Haugom (JCSH), Hans Eric Prestårhus (HEP), Dana Meknas (DM), Nicholas Phillip (NP) via Skype og Anya Sødal (AS) Adm.: Espen André Johansen (EAJ) og Martin Wroblewski (MW) (til stede under sak 8) Referent: Espen Andre Johansen Dagsorden: 1. Innledning ved presidenten 2. Godkjennelse av dagsorden 3. Referat fra forrige styremøte(r) (orientering) 4. Referater fra AU/Komiteer (orientering) 5. Statusrapporter o.l. (orientering) 6. Økonomi (orientering) a. Endelig regnskap 2016 b. Økonomirapport mars Styrets beretning 2016/ Rapport/presentasjon fra handlingsplan (orientering) a. Rekruttering (Martin Wroblewski) b. Inkludering (Martin Wroblewski) c. 3mot3 (Martin Wroblewski) 9. Administrasjon/personal (vedtak) 10. Reisefordeling mellom regionene (vedtak) 11. Status seniorlandslag (orientering) 12. Arrangementstildeling 2017/2018 (vedtak) 13. Status KL og BLNO (orientering) 14. Finalearena for BLNO 2018 (vedtak) 15. Minitinget 2017 (orientering) 16. Eventuelt 17. Avslutning Sak nr. 1: Innledning ved presidenten JHP ønsket velkommen, og benyttet anledningen til å orientere om reiseaktiviteten knyttet til sin egen rolle og NBBFs tilstedeværelse på forskjellige fora og møteplasser, noe som utgjør betydelige kostnader. Styret ga sine innspill. Kost/nytte, organisasjons-/kompetanseutvikling, rolleforventninger og hva som er lov- og regelfestet er viktig når man legger plan for sesongens representasjon, både for styret og administrasjonen. På styremøtet i ( ) juni skal hovedlinjene til årshjul for sesongen besluttes.der vil blant annet representasjon bli behandlet. Det var enighet om at man i den sammenheng også skal se på kost/nytte og - 1 -

2 muligheter for å delegere til flere i styret/administrasjonen, bl.a. for å redusere kostnader og utvikle organisasjonskompetansen. Rutiner for rapportering fra møter skal også fastlegges. Sak nr. 2: Godkjennelse av dagsorden Fem saker meldt til eventuelt: - Sak 16/1 Representasjon FIBA Europe General Assembly - Sak 16/2 Budsjettsak Høy påmelding Trener-2 gir økte kostander - Sak 16/3 Terminsetting styremøtet i juni ( ). - Sak 16/4 Underslagsforsikring - Sak 16/5 Klubbjubileer Forslag om å endre sak 14 til å hete finale BLNO Styret godkjente dagsorden med de eventueltsakene og endringer som ble foreslått. Sak nr. 3: Referat fra forrige styremøte(r) (vedtak) Protokoll fra Styremøte var gjort tilgjengelig i styreportalen. Protokollene fra EO Styremøte og er unntatt offentligheten, men styremedlemmene har fått disse på e-post tidligere. Protokoll fra styremøte ble godkjent. Protokollene fra EO styremøte og ble godkjent. Sak nr. 4: Referater fra AU/Komiteer (orientering) AU protokollene ,-02,-03,-04 og -05 var gjort tilgjengelig i styreportalen. DK-referat sammen med en regionsundersøkelse var gjort tilgjengelig i styreportalen. Sanksjonskomiteens vedtak ,-02,-03,-04,-05,-06 og -07 var gjort tilgjengelig i styreportalen. AU protokollene, DK-referat og sanksjonskomiteens vedtak ble tatt til etterretning. JHP orienterte om en henvendelse fra DK om publisering av avgjørelser fattet av Sanksjonskomiteen. Saken vil ivaretas av EJ for å etablere og sikre en god praksis fremover. DK foreslår en del regionale tiltak i sin protokoll. DK bes om å gjøre en formell henvendelse i saken for at styret skal ta tak i dette. Sak nr. 5: Statusrapporter o.l. (orientering) Rapport fra virksomheten og driftsrapport ble kort gjennomgått. Virksomhetsrapport, driftsrapport og styremedlemmenes rapporter ble tatt til etterretning. Sak nr. 6: Økonomi (orientering) a. Endelig regnskap 2016: Årsregnskapet ble tatt til etterretning og signert sammen med styrerapport (økonomisk)

3 Idrettens Regnskapskontors (IRK) daglige leder Kai Holmen bistår i kontakten med revisor, og har fått aksept fra JHP å signere den administrative ledelsens erklæring sammen med EAJ. b. Økonomirapport mars 2017: Idrettens Regnskapskontor (IRK) har utarbeidet rapport pr. mars 2017, uten analyser. Styret tok rapporten til etterretning. På grunn av den administrative situasjonen ønsker styret at IRK bistår NBBF i en overgangsperiode. Analyse av regnskapet gjennomføres innen 3 uker. Sak nr. 7: Styrets beretning 2016/2017 Det er ikke et lovkrav å legge frem en styreberetning på Minitinget, utover den økonomiske beretningen som er tilknyttet godkjenningen av regnskapet. Før Minitinget i 2015 ble det allikevel laget og lagt frem en beretning, som ble implementert i den endelige beretningen for Basketballtinget Styret var enige om at det bør utarbeides en forenklet beretning også for Minitinget Det utarbeides en forenklet aktivitetsberetning som gjøres tilgjengelig for Minitinget Sak nr. 8: Rapport/presentasjon fra handlingsplan (orientering) a. Rekruttering (Martin Wroblewski) MW orienterte generelt om rekrutteringsarbeidet i NBBF og presenterte aktivitetstall som gir grunnlag for post 3 utbetaling. Regionene rapporterer kvartalsvis på gjennomført aktivitet som danner grunnlaget for utbetaling av midler. b. Inkludering (Martin Wroblewski) Inkludering omhandler i utgangspunktet Rullestol Basket (RS basket) samordnet registrering for 2016 viser 73 spillere (43 kvinner og 30 menn) totalt. Sammenlignet med andre lagidretter er vi gode på aktivitet for mennesker med funksjonsnedsettelse, mye på grunn av våre avtaler med rehabiliteringsinstitusjoner. Finansiering av dette området er Extra Stiftelsen og post 3 midler spesifikt til paraidrett. c. 3mot3 (Martin Wroblewski) MW informerte om historikken for 3mot3 i Norge og NBBF. Det ble redegjort for utfordringer og muligheter for 3mot3. 3mot3 er definert som en kjerneaktivitet i strategiplanen og drevet fra NBBF sentralt. Styret diskuterte om man skal vurdere å ha en 3mot3 ansvarlig i regionstyrene slik som Region Sør har hatt de siste årene. Styret tok orienteringen til etterretning. Forklaringen på hvordan man registrerer spillere i det systemet som benyttes på kvalifiseringsturneringene bør synliggjøres i større grad siden dette kan være en terskel for deltakelse

4 Sak nr. 9: Administrasjon/personal (vedtak) a.) Generalsekretær HEJ orienterte om prosess knyttet til Hanne Sogn. Styret gjennomgikk prosess for ansettelse av ny generalsekretær. Det ble nedsatt et ansettelsesutvalg bestående av HEP og JF + en representant for de ansatte, med HEJ som vara, som skal innstille kandidat(er) til styret. De ansatte sentralt og i regionene skal også gis mulighet til å komme med sine innspill til kvalifikasjoner m.v. Dette håndteres av EAJ og spilles inn til ansettelsesutvalget. Styret vedtok å benytte ekstern bistand innenfor akseptable økonomiske rammer. Ansettelsesutvalget utarbeider en innstilling til eget mandat som fremlegges for styret for godkjenning. b.) Personalsak HEJ orienterte. Saken er unntatt offentlighet. Styret ga mandat til videre prosess. c.) Interimløsninger økonomifunksjon m.m.: HEJ og JF orienterte. Saken er unntatt offentlighet. Styret ga mandat til videre prosess i samarbeid med EAJ. d.) Konstituert generalsekretær: Det har vært et ønske fra de ansatte at man ikke skal leie en ekstern konstituert generalsekretær. Styret har vurdert dette og har kommet til at mulighetene for å finne en egnet person for en relativt kort periode er begrenset og trolig ikke formålstjenlig. EAJ understreket at han tror at administrasjonen vil kunne håndtere dette, med en viss grad av interimløsning innen økonomi, oppfølging av handlingsplan mm. EAJ konstitueres som generalsekretær i perioden frem til ny generalsekretær er ansatt. Sak nr. 10: Reisefordeling mellom regionene (vedtak) Region Vest utarbeidet i juli 2017 et forslag om reisefordeling mellom regionene og NBBF sentralt for fellesmøter. Regionene har bekreftet at de støtter forslaget. Region Nord, som ikke har ansatte, at de ber om en presisering der det for møter mellom utelukkende ansatte skal regnes en reisefordeling mellom de regionene som faktisk har ansatte. Presiseringen er hensiktsmessig

5 Region Vest sitt forslag til prinsipper for reisefordeling ved fellesmøter vedtas med følgende presisering: Reisefordeling for arrangementer med kun ansatte skal kun gjelde for de regionene som har egne ansatte. Sak nr. 11: Status seniorlandslag (orientering) JF og NF orienterte om status i arbeidet. Av habilitetshensyn har NP ansvar for damelaget og JF for herrelaget. Det jobbes med å engasjerer trenere for begge lag og det planlegges regionale og nasjonale samlinger. Dette arbeidet har tatt mer tide enn forventet, bl.a. fordi trenerkandidatene har vært opptatt med serieog sluttspill. Ansettelse av trener for herrelaget er nært forestående og det jobbes med kandidater for damelaget. Innkalling til spillerkandidater til herrelaget sendes om kort tid og følges opp med en nyhetssak på NBBFs digitale plattformer. Det jobbes med å finne motstandere til kvinnelaget. FIBA og flere internasjonale særforbund er kontaktet. Det er utarbeidet seleksjonskriterier for trenere og spilleruttak. Disse publiseres sammen med NBBFs prosesser og rutiner som er under utarbeidelse av administrasjonen. Styret tok orienteringen til etterretning. Sak nr. 12: Arrangementstildeling 2017/2018 (vedtak) Utsatt sak fra forrige styremøte grunnet mangler ved innstillingen. Innstillingen fra administrasjonen ble gjennomgått. Styret kommenterte at administrasjonens habilitet må vurderes nøye i behandlingen av tildelingen. Siden JCSH er medlem av Ammerud Basket deltok hun ikke i styrets vurdering av tildelinger hvor Ammerud Basket var involvert. JHP orienterte om den administrative situasjonen i forbindelse med årets utlysning. Styret kommenterte at det bør være minimum 3 ukers svarfrist for klubbene når arrangement utlyses. Styret vedtok forslaget fra administrasjonen. Sak nr. 13: Status KL og BLNO (orientering) Referater for Kvinneliga og BLNO møtene under sluttspillhelgen er lagt ut i styreportalen. Kvinneligaen vil trolig bestå av 6-7 lag i sesongen 2017/2018, avhengig av hva en av klubbene velger. Dette er avgjørende for om det blir trippel eller firedobbel serie neste sesong. Det ble diskutert i KL-møtet at man bør endre navn på Kvinneligaen og BLNO til Basketligaen Norge damer og Basketligaen Norge herrer. Dette krever trolig tingvedtak, men forholdet undersøkes nærmere. Styret tok orienteringen til etterretning

6 Sak nr. 14: Finale BLNO 2018 (vedtak) I styremøte vedtok styret at BLNO finalen skulle være en enkeltstående kamp, etter signaler fra klubbene, men at det skulle besluttes at erfaringene fra sluttspillet var gjennomført og erfart hvorvidt kampen skulle gå på nøytralt arena eller med hjemmebanefordel for det laget som fikk best plassering i grunnspillet. Basert på erfaringene fra årets sluttspill og referatet etter BLNO møtet fremgår det at klubbene har snudd og ønsker seg «best av tre» finale med samme hjemmebanefordel som i semifinalene (hjemme-bortehjemme for de best plasserte lag i grunnspillet). Styrevedtak fra styremøte gjøres om etter ønske fra BLNO klubbene og BLNO finalen spilles som «best av tre kamper», med hjemme-borte-hjemmekamp for det best plasserte laget i grunnserien. Styret vedtok at administrasjonen skal utarbeide tribune- og fasilitetskrav for arenaene som benyttes i finalekampene. Sak nr. 15: Minitinget 2017 (orientering) Agenda ble gjennomgått og styret diskuterte organiseringen av Minitinget Fokus skal være på interaktivitet, work shops og diskusjoner og ikke på lengre innlegg. Styret diskuterte fordeling av ansvarsoppgaver for styret medlemmene og administrasjonen. Målet med Minitinget må blant annet være å kunne få med seg mange gode suksessimpulser som vi, innenfor rammene av strategien, kan implementere i den konkrete handlingsplanen Styret tok orienteringen til etterretning. Administrasjonen vil være ansvarlig for den praktiske/tekniske gjennomføringen av arrangementet og for referatskriving. AS tar ansvar for workshopen og tar kontakt med dem hun mener skal være med i planleggingen. Styremøte , dagen før minitinget, blir i all hovedsak viet til minitinget. Sak nr. 16 Eventuelt Sak 16/1 Representasjon FIBA Europe General Assembly (vedtak) FIBA Europe General Assembly er fremskyndet én uke i forhold til opprinnelig planlagt, og avholdes 20. m ai. Det innebærer at denne kolliderer med Minitinget som må prioriteres av NBBF. Dette er et såkalt mellomår der det ikke er spesielt viktige saker som skal tas opp. Vårt styremedlem i FIBA Europe, Tor Christian Bakken, har sagt seg villig til å representere NBBF som «Voti ng Delegate». Han er selv i Berlin da, i forbindelse med styremøte i FIBA Europe dagen i forveien. Tor Christian Bakken gis fullmakt til å stille som voting delegate på FIBA Europe General Assembly den 20.mai i Berlin. Det er en forutsetning at han leverer en kort skriftlig rapport fra møtet. Sak 16/2 Budsjettsak Høy påmelding til Trener-2 kurs - økte kostander (vedtak) - 6 -

7 Høy påmelding fra hele landet gir økte kostnader for trener-2 kurset. Totalt overskrider budsjettet med kr på grunn av dette. Saksfremstilling fra trenerkoordinator Rødsand er lagt ut i styreportalen. Rødsand ønsker ikke å øke deltakeravgiften som nå er på kr siden denne inngår i utlysningen. Følgende omdisponeringer gjøres i budsjettet til fordel for Trener 2 kurs: Kr : Tilføres for budsjettet til Trener 2 Kurs, og motregnes mot følgende poster: Kr : Flyttes fra DST (Avd. 17 Prosjekt 72012). Kr : Flyttes fra Kampleder EBC (Avd. 17 Prosjekt 72012). Kr : Flyttes foreløpig fra resultat. Administrasjonen gis i oppgave til styremøte å innstille til budsjettomstillinger som kompenserer for resultatnedskrivningen pålydende kr Sak 16/3 Terminsetting styremøte (vedtak) Styremøtet i juni ( ) berammes til 24.juni i Oslo. Sak 16/4 Underslagsforsikring (orientering) Det ble orientert om at klubber som er underlagt NIF er pålagt iht. lovnorm å signere underslagsforsikring. Administrasjonen ser på mulighetene for å fremskaffe gode tilbud på underslagsforsikring via eksisterende samarbeidspartner Gjensidige. Sak 16/5 Klubbjubileum (orientering) Styret diskuterte rutiner for å gi en oppmerksomhet til klubber som feirer jubileum. Administrasjonen skal se på rutiner for å sende klubber som har jubileum en hilsen og/eller deltagelse på arrangement fra enten styret, ansatte eller regionsstyrer. Sak nr. 17 Avslutning Møtet ble avsluttet kl Gardermoen, 23. april

8 Jan Hendrik Parmann Jeanine Flaaten Hans Erik Johnsen President 1. Visepresident 2. Visepresident Josefine C. Stokke Haugom Dana Meknas Nicholas Phillip Styremedlem Styremedlem Styremedlem Hans Eric Prestårhus Anya Sødal Espen A. Johansen Styremedlem Varamedlem Generalsekretær (konst)