MØTEINNKALLING SAKLISTE 39/13 GODKJENNING AV KOMMUNESTYRETS MØTEPROTOKOLL AV DEN /13 REFERATSAKER TIL KOMMUNESTYRETS MØTE DEN

Transkript

1 GRATANGEN KOMMUNE SENTRALADMINISTRASJON MØTEINNKALLING Utvalg: Kommunestyre Møtested: Gratangen rådhus Møtedato: Tid: 09:00 Eventuelt forfall meldes til tlf Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling SAKLISTE Saksnr. Tittel 39/13 GODKJENNING AV KOMMUNESTYRETS MØTEPROTOKOLL AV DEN /13 REFERATSAKER TIL KOMMUNESTYRETS MØTE DEN /13 SØR-TROMS REGIONRÅD - VEDTEKTSENDRINGER 42/13 INTERKOMMUNALT PLANSAMARBEID I PROSJEKTET KYSTPLAN TROMS, MIDT- OG SØR-TROMS 43/13 ÅRSMELDING /13 REGNSKAP /13 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING /13 ENDRING AV SELSKAPSAVTALEN ETTER AT BJARKØY KOMMUNE OPPHØRTE JANUAR /13 ØKONOMIMELDING /13 INNSPARINGSTILTAK BUDSJETT /13 OVERFØRING AV VAKTSENTRAL FRA OFOTEN BRANN TIL SALTEN BRANN 50/13 GANG OG SYKKELVEG - GRATANGSBOTN TILLEGGSBEVILGNING PGA. ØKTE KOSTNADER

2 51/13 REGLEMENT FOR FOLKEVALGTE ORGAN, PARTSSAMMENSATTE UTVALG OG DELEGERINGER Gratangen, Ronny Grindstein ordfører

3 Sak 39/13 GODKJENNING AV KOMMUNESTYRETS MØTEPROTOKOLL AV DEN Saksbehandler: André Selnes Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 13/623 Saksnr.: Utvalg Møtedato 39/13 Kommunestyre Rådmannens innstilling: Kommunestyrets møteprotokoll av den godkjennes Saksopplysninger: Gratangen kommune, Elin Wilsgård rådmann André Selnes kontormedarbeider Side 3 av 28

4 Sak 40/13 REFERATSAKER TIL KOMMUNESTYRETS MØTE DEN Saksbehandler: André Selnes Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 13/624 Saksnr.: Utvalg Møtedato 40/13 Kommunestyre Innstilling: Referatsakene tas til orientering Saksopplysninger: Som vedlegg til saken følger: Vedl. - Sør-Troms regionråd vedtekter vedtatt Kontrollutvalget Gratangen kommunes regnskap 2012 Gratangen kommune, Elin Wilsgård rådmann André Selnes kontormedarbeider Side 4 av 28

5 Sak 41/13 SØR-TROMS REGIONRÅD - VEDTEKTSENDRINGER Saksbehandler: Elin Wilsgård Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 13/491 Saksnr.: Utvalg Møtedato 35/13 Formannskap /13 Kommunestyre Formannskapets innstilling: Vedtekter for Sør-Troms Regionråd, vedtatt i møte den , godkjennes av Gratangen kommune. Saksopplysninger: Iflg 10 i vedtektene for Sør-Troms Regionråd skal endringer av vedtektene godkjennes i de deltagende kommuner. Følgende endringer er foretatt: 1 Regionrådets geografiske virkeområde Sør-Troms regionråd består av kommunene Bjarkøy, Gratangen, Harstad, Ibestad, Kvæfjord, Lavangen, Salangen og Skånland. Endres til: Sør-Troms Regionråd består av kommunene Gratangen, Harstad, Ibestad, Kvæfjord, Lavangen Salangen og Skånland. Enstemmig vedtatt. 2 Sammensetning Regionrådet er sammensatt av ordfører i kommunene nevnt i 1 og med varaordføreren som vararepresentant. Representasjon følger valgperioden, dvs at den til enhver tid sittende ordfører representerer sin kommune i regionrådet. Leder og nestleder velges på årsmøte for to år av gangen. Siste setning endres til: Leder og nestleder velges på årsmøte for to år av gangen, med virkeperiode fra oktober samme år. Enstemmig vedtatt. 3 Organisasjonsmessige bestemmelser. Regionrådet holder årsmøte hvert år innen utgangen av april. Det kan innkalles til ekstraordinært årsmøte når regionrådets leder eller fem av de deltakende kommuner forlanger det. Administrasjonssjefene i de tilknyttede kommunene har møte- og talerett. Regionrådet bestemmer selv hvem de for øvrig vil inventere til sine møter. Side 5 av 28

6 Sak 41/13 Andre setning endres til: Det kan innkalles til ekstraordinært årsmøte når regionrådets leder eller mer enn 50% av de deltakende kommuner forlanger det. Enstemmig vedtatt. Følgende forslag til vedtektsendringer er lagt fram av ordfører i Gratangen kommune Ronny Grindstein (forslag 1): Ny 1 Formål Regionrådet er et politisk samarbeidsorgan mellom kommunene og har som mål å: -Effektivisere og bedre den kommunale tjenesteyting -Etablere felles tjenester overfor befolkningen der hvor dette er hensiktsmessig og hvor oppgavene bedre kan løses i fellesskap enn av den enkelte kommune alene. -Ta initiativ til aktiviteter som tjener kommunene, nærings- og arbeidsliv i regionen -Ivareta felles interesser overfor fylke, stat og andre organer på fylkes- eller riksplan -Bidra med tjenester til kommuner som midlertidig eller permanent har behov for et samarbeid om tjenester -Samarbeidet skal bygge på likeverdighet, åpenhet og gjensidig tillit. Paragrafen foreslås å erstatte dagens 5 Faktisk virkeområde Regionrådet skal være et politisk samarbeidsorgan. Det skal arbeide for å utvikle og styrke regionen, spesielt infrastrukturen og rammebetingelsene for kommunene og næringslivet. Følgende forslag til vedtektsendringer ble fremmet av ordfører i Harstad kommune Marianne Bremnes (forslag 2): Ny 1 Formål Regionrådet skal være et politisk samarbeidsorgan. Det skal arbeide for å utvikle og styrke regionen, spesielt infrastruktur og rammebetingelsene for kommunene og næringslivet. Samarbeidet skal bygge på likeverdighet, åpenhet og gjensidig tillit. Forslag 1 og forslag 2 ble satt opp mot hverandre. Forslag 2 ble enstemmig vedtatt, og erstatter tidligere 5. Følgende forslag til vedtektsendringer var lagt fram av ordfører i Gratangen kommune Ronny Grindstein: 7 Budsjett og økonomi, Linje 2: De årlige utgifter ved drift av regionrådet dekkes av de tilknyttede kommune. Erstattes med Kostnadene ved drift av Sør-Troms Regionråd finansieres ved tilskudd fra kommunene fordelt etter innbyggertall ved siste årsskifte. Forslaget til endring falt med 1 mot 6 stemmer. Ny 2 Sammensetning og geografisk virkeområde (Tidligere 1 og 2 slåa sammen.) Sør-Troms Regionråd består av kommunene Gratangen, Harstad, Ibestad, Kvæfjord, lavangen, Salangen og Skånland. Side 6 av 28

7 Sak 41/13 Regionrådet er sammensatt av ordførerne i kommunene nevnt i 1 og med varaordføreren som vararepresentant. Representasjonen følger valgperioden, dvs at den til enhver tid sittende ordfører representerer sin kommune i regionrådet. Leder og nestleder velges på årsmøte for to år av gangen, med virkeperiode fra oktober samme år. Enstemmig vedtatt Som en følge av endringene, omnummereres øvrige paragrafer i forhold til dette. Enstemmig vedtatt. Som vedlegg til saken følger: Vedtekter vedtatt Vedtekter vedtatt Møteprotokoll Sør-Troms regionråd møte den Gratangen kommune, Elin Wilsgård rådmann Side 7 av 28

8 Sak 42/13 INTERKOMMUNALT PLANSAMARBEID I PROSJEKTET KYSTPLAN TROMS, MIDT- OG SØR-TROMS Saksbehandler: Elin Wilsgård Arkiv: 026 Arkivsaksnr.: 13/492 Saksnr.: Utvalg Møtedato 36/13 Formannskap /13 Kommunestyre Formannskapets innstilling: 1.Gratangen kommune slutter seg til deltagelse i interkommunalt plansamarbeid om kystsoneplan for Midt og Sør-Troms, med forslag til organisering, som beskrevet i vedlagte saksopplysninger/prosjekt. 2.Planmyndighet delegeres i henhold til plan- og bygningsloven 9-1, 9-2 og 9-3 til interkommunalt kystsoneplanutvalg for Midt og Sør-Troms. Dette utvalget vil ha myndighet til å fremme kystsoneplanen direkte til politisk behandling overfor kommunestyret i Gratangen kommune. (Alle medvirkende kommuner må gjøre likelydende vedtak). 3.Det interkommunale kystsoneplanutvalgets sammensetning med en representant med vara fra hver medvirkende kommune godtas. Kommunestyret velger en representant med vara til det interkommunale kystsoneplanutvalget som konstituerer seg selv i første møte. Fra Gratangen kommune velges ordfører med varaordfører som vara. Saksopplysninger: Troms fylkeskommune initierte og finansierte høsten 2011 et treårig prosjekt; Kystplan Troms, kystsoneplansatsing i Troms fylke. Prosjektet har som mål at alle kommunene i fylket skal utarbeide sammenhengende kystsoneplaner. Fylkeskommunen finansierer i hovedprosjektet fire 50% stillinger som regionale prosjektledere. Midt- og Sør Troms valgte å gå sammen om en 100% stilling og fokusere på bruk av resultatene fra Astafjordprosjektet fase III som verktøy i planleggingen. Budsjettet for det regionale prosjektet er ,- der halvparten er egeninnsats (timer) fra deltakende kommuner og halvparten regionale utviklingsmidler (RUP) innvilget av fylkesrådet i oktober Prosjektets styringsgruppe besluttet i møte (8. mai 2013) at prosjektet skal gjennomføres som et interkommunalt planleggingssamarbeid i henhold til Plan- og bygningsloven 9-1, 9-2, 9-3. Deltakelse i prosjektet og delegering av planmyndighet må tas opp for politisk behandling i de aktuelle kommuner i mai og juni De 12 kommunene som deltar i det regionale prosjektet for Midt- og Sør-Troms er Berg, Gratangen, Harstad, Ibestad, Kvæfjord, Lavangen, Lenvik, Salangen, Skånland, Sørreisa, Torsken og Tranøy. Bardu kommune, som er med i Midt-Troms regionråd, har som kjent ikke kystlinje og har følgelig ikke krav på seg til å lage en kystsoneplan. Målselv kommune samarbeider med Balsfjord, Karlsøy, Lyngen og Tromsø. Deltakere i styringsgruppen er valgt av det enkelte regionråd: Geir Fredriksen, Kommunalsjef i Lenvik kommune Fred flakstad, ordfører i Torsken kommune Ivar B. Prestbakkmo, ordfører i Salangen kommune Dag Sigurd Brustind, ordfører i Ibestad kommune Trins-lise W.Fossland, prosjektansvarlig, Sør-Troms regionråd Herbjørg Valvåg, daglig leder, Midt-Troms regionråd Malin EK, prosjektleder, Sør-Troms regionråd Side 8 av 28

9 Sak 42/13 Stein Arne Rånes, sentral prosjektleder, Troms fylkeskommune (observatør) Odd Arne Andreassen, ordfører i Tranøy kommune (vara Midt-Troms) Ronny Grindstein, ordfører i Gratangen kommune (vara Sør-Troms) Som vedlegg til saken følger: Saksopplysninger/Prosjekt Skissert tids- og møteplan Prosjektsøknad Tilsagnsbrev Referat fra styringsgruppemøte 8. mars Gratangen kommune, Elin Wilsgård rådmann Side 9 av 28

10 Sak 43/13 ÅRSMELDING 2012 Saksbehandler: Karl Fredrik Normann Arkiv: 200 Arkivsaksnr.: 13/574 Saksnr.: Utvalg Møtedato 43/13 Formannskap /13 Kommunestyre Formannskapets innstilling: Årsmelding for 2012 tas til orientering. Saksopplysninger: Rådmannen legger med dette frem årsmeldingen for Årsmeldingen er administrasjonens tilbakemelding til kommunestyret om hvordan fjoråret forløp i Gratangen kommune. Vi håper at årsmeldingen for 2012 har fått en slik utforming at den er interessant også for de som til daglig ikke arbeider i kommunen. I år består årsmeldingen av tre deler: 1. Årsrapporten som er den verbale delen som inneholder informasjon av oppnådde resultater, viktige hendelser og fremtidige utfordringer. 2. Årsberetningen som er en redegjørelse for den økonomiske virksomheten til Gratangen kommune gjennom året Her tas det inn opplysninger som er viktige for å kunne bedømme kommunens økonomiske resultat og stilling, samt andre forhold som er av vesentlig betydning for kommunen. 3. Årsmeldingene fra enhetene. Som vedlegg til saken følger: Vedl. - Årsmelding 2012 for Gratangen kommune (eget trykk) - Kontrollutvalgets behandling og uttalelse - Revisjonsberetning for 2012 Gratangen kommune, Elin Wilsgård rådmann Karl Fredrik Normann enhetsleder/rådgiver Side 10 av 28

11 Sak 44/13 REGNSKAP 2012 Saksbehandler: Karl Fredrik Normann Arkiv: 200 Arkivsaksnr.: 13/573 Saksnr.: Utvalg Møtedato 44/13 Formannskap /13 Kommunestyre Formannskapets innstilling: Det framlagte regnskapet for 2012 godkjennes. Udekket i investeringsregnskapet med kr ,18 dekkes slik: Egenkapitalinnskuddet i KLP med kr ,00 og kjøp av aksjer i Nord-Norsk Kystkultursenter As med kr ,00, til sammen kr ,00, dekkes ved bruk av ubundet kapitalfond, kto Salg av TIRB-aksjer. Resterende udekket med kr ,18 dekkes av ubrukte lånemidler. Regnskap skal utarbeides og fremlegges i tråd med kontrollutvalgets, kommunerevisjonens og fylkesmannens anmerkninger. Saksopplysninger: Drifts-regnskapet for 2012 er avlagt i balanse. Det er overført kr ,28 til Disposisjonsfondet budsjettert beløp var kr ,00. Resultatet er ikke solid nok. I resultatet ligger overføringer av mva- kompensasjon fra investeringer samt premieavvik med til sammen 3,989 millioner kroner. Det betyr at driftsnivået er vesentlig høyere enn det det økonomiske forutsetninger for. Det vil derfor væære behov for driftsmessige endringer slik at driften er i henhold til de økonomiske rammene som Gratangen kommune har. Det bør også være rom for avsetninger til fond for å møte driftsmesige utfordringer i årene som kommer. Det vises for øvrig til Årsmeldingen hvor en rekke driftsmessige- og økonomiske forhold er kommentert. Investeringsregnskapet gjøres opp med et underskudd/udekket på kr ,18. Følgende prosjekter/investeringer har underdekning: Politisk virksomhet (aksjekjøp N.N. Kystkultursenter kr ,00 Egenkapitalinnskudd i KLP kr ,00 Kommunale Vannverk kr ,59 Gang- og sykkelsti kr ,52 Småbåthavn/Næringsområde kr Sum kr ,18 Aksjekjøp og egenkapitalinnskuddet kan ikke lånefinansieres og må dekkes ved bruk av ubundne kapitalfond. Ressterende kr ,18 dekkes ved bruk av udisponert lånemidler Som vedlegg til saken følger: - Detaljeregnskap Kontrollutvalgets behandling og uttalelse samt revisjonsberetningen for 2012 Side 11 av 28

12 Sak 44/13 Gratangen kommune, Elin Wilsgård rådmann Karl Fredrik Normann enhetsleder/rådgiver Side 12 av 28

13 Sak 45/13 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING 2012 Saksbehandler: Elin Wilsgård Arkiv: 200 Arkivsaksnr.: 13/610 Saksnr.: Utvalg Møtedato 45/13 Kommunestyre Rådmannens innstilling: Kontrollutvalgets årsmelding tas til orientering Saksopplysninger: Kontrollutvalgets årsmelding legges med dette fram for behandling Som vedlegg til saken følger: Vedl. - Melding om vedtak i Kontrollutvalget 4. juni Kontrollutvalgets årsmelding 2012 Gratangen kommune, Elin Wilsgård rådmann Side 13 av 28

14 Sak 46/13 ENDRING AV SELSKAPSAVTALEN ETTER AT BJARKØY KOMMUNE OPPHØRTE JANUAR 2013 Saksbehandler: Elin Wilsgård Arkiv: 210 Arkivsaksnr.: 13/611 Saksnr.: Utvalg Møtedato 46/13 Kommunestyre Kontrollutvalgets innstilling: Kommunestyret vedtar endret selskapsavtale for Sør-Troms kommunerevisjon IKS etter opphør av Bjarkøy kommune fra 1. januar 2013 Saksopplysninger: Kontrollutvalgets selskapsavtale legges med dette fram for behandling Som vedlegg til saken følger: Vedl. - Melding om vedtak i Kontrollutvalget Selskapsavtale Gratangen kommune, Elin Wilsgård rådmann Side 14 av 28

15 Sak 47/13 ØKONOMIMELDING Saksbehandler: Karl Fredrik Normann Arkiv: 150 Arkivsaksnr.: 13/542 Saksnr.: Utvalg Møtedato 45/13 Formannskap /13 Kommunestyre Formannskapets innstilling: Økonomimelding 2/2013 tas til orientering. Saksopplysninger: Det er utarbeidet økonomirapport 2/2013 for alle enhetene. Det er Gratangsheimen, Helse og skole som har de største økonomiske utfordringene. Det er ulike forhold som fører til dette. For Skole er det den utsatte strukturendringen som øker utfordringen. For Gratangsheimen er det mere sammensatt med økende press som følge av samhandlingsreformen, høyt sykefravær, som igjen fører til økt behov for vikarer og ekstra bemanning. For Helse er det medfinansieringen av pasienter i spesialisthelsetjenesten og behov for vikar for kommunelegen som gir utfordring. Med unntak av Gratangsheimen regulerer enhetene sine budsjetter innenfor egen ramme. Gratangsheimen har en underdekning på 601 tusen kroner. Derom rammen til Gratangsheimen skal økes tilsvarende, så må dette hentes fra den øvrige driften/enhetene. Ettersom driftsbudsjettet for 2013 ikke inneholder noen form for økonomiske reserver, så kan heller ikke enhetene forvente å få tilført ekstra økonomiske ressurser. Enhetenes ekstra inntekter i form av sykepengerefusjoner/andre refusjoner, brukerbetalinger etc., er da de eneste friske midlene som er tilgjengelig. I de enhetene som har størst behov for vikarer (turnusarbeid), har også det største sykefraværet og også de høyeste sykepengerefusjonene. Men det er alltid slik at sykepengerefusjonene ikke dekker alle utgiftene ved vikarbruk. Så her må enhetene foreta nøye prioriteringer. Kommunens store inntekter, rammetilskudd og skatt ser ut til å følge budsjett. I henhold til prosentvis inngang, så ligger 2013 på nivå med I budsjettet for 2013 er det budsjettert med aksjeutbytte fra HLK med 2,4 millioner kroner. På grunn av lave strømpriser/lav inntjening, så utbetales det ikke aksjeutbytte i Det betyr at Gratangen kommune får en inntektssvikt på tilsvarende beløp. Ut fra tilbakemeldingene fra enhetene, følger vedlagt, så er det ikke rom i driften til å iverksette innsparingstiltak som gir en effekt på 2,4 millioner i Det må da settes i verk innsparingstiltak som kan redusere driftsutgiftene mest mulig samt at finansutgiftene søkes redusert (avdragsutsettelse). Se egen sak om innsparingstiltak. Som vedlegg til saken følger: Vedl. -Økonomirapport fra enhetene (sendt ut) -Budsjettreguleringsskjema fra enhetene (sendt ut) Gratangen kommune, Side 15 av 28

16 Sak 47/13 Elin Wilsgård rådmann Karl Fredrik Normann enhetsleder/rådgiver Side 16 av 28

17 Sak 48/13 INNSPARINGSTILTAK BUDSJETT 2013 Saksbehandler: Karl Fredrik Normann Arkiv: 150 Arkivsaksnr.: 13/576 Saksnr.: Utvalg Møtedato 46/13 Formannskap /13 Kommunestyre Formannskapets innstilling: 1. Innkjøpsstopp. Det er usikkert hvor mye en kan hente på en innkjøpsstopp. Alle innkjøp som ikke er nødvendig for den daglige driften, stoppes. Alle innkjøp må avklares med rådmannen. Tiltaket kan ha en effekt på inntil 600 tusen kroner (erfaringer fra 2012). 2. Ansettelses- og vikarstopp. Alle stillinger som kan holdes vakante, skal ikke besettes. Det leies ikke inn vikarer i ledige stillinger eller ved fravær/sykdom. Innleie skal avklares med rådmannen. Det er forventet at tiltaket kan gi en effekt på inntil 300 tusen kroner. 3. Sykepengerefusjoner skal ikke reguleres inn i enhetenes budsjett. For de enhetene som MÅ ta inn vikarer ved sykdom (turnus), kan sykepengerefusjoner reguleres inn til dekning av sykevikarer. Dette avklares nærmere med rådmannen. Det er forventet at tiltaket kan få en effekt på inntil 300 tusen kroner. 4. Stopp/reduksjon i deltakelse på kurs. All deltakelse på kurs som ikke er avgjørende viktig for enhetenes drift, skal stanses. Bruk av kursmidler og reiser i forbindelse med kurs, stoppes med umiddelbar virkning. Dersom det er forhold som tilsier deltakelse på kurs/reise på kurs, så avklares dette nærmere med rådmannen. Det er forventet at tiltaket kan få en effekt på inntil 70 tusen kroner. 5. Avdragsutsettelse. Gratangen kommune gjennomfører avdragsutsettelse med inntil 2 millioner kroner for resten av Avdragsutsettelsen medfører ikke en forlengelse av avdragstiden. Oppsummering av tiltakene: - Innkjøpsstopp kr ,- - Ansettelses- og vikarstopp kr ,- - Sykepengerefusjoner ikke inn i enhetene kr ,- - Stopp i deltakelse på kurs kr ,- - Avdragsutsettelse med inntil kr ,- - Sum innsparingstiltak (i beste fall) kr ,- Saksopplysninger: Side 17 av 28

18 Sak 48/13 Gratangen kommune er gjort kjent med at det 2013 ikke vil bli utbetalt aksjeutbytte fra Hålogaland Kraft. Pga av lave strømpriser og tap, ligger det an til at det ikke blir utbetaling i Utbyttet er i budsjett 2013 budsjettert med 2,4 millioner kroner. Videre så er det overskridelse på driftsbudsjettet for øvrig. Det vises her til sak ØM 2/2013. Medfinansiering i spesialisthelsetjenesten har overforbruk i forhold til budsjett. Strukturendring skole er ikke gjennomført (i budsjettet er det lagt inn årsvirkning). Når økonomimelding 2/2013 oppsummeres så er det klart at innsparingstiltak er nødvendige. Det må også vurderes tiltak på finanssiden, for eksempel avdragsutsettelse. I perioden og til forfaller det avdrag med 3,003 millioner kroner. En avdragsutsettelse kan virke gunstig i den situasjonene som Gratangen kommune er kommet i for Dersom en velger avdragsutsettelse, så bør avdragstiden ikke forlenges. Dvs. at resterende avdrag økes tilsvarende de utsatte avdragene. Avdragene blir da høyere for resten av nedbetalingstiden. Rådmannen tilrår at det iverksettes følgende tiltak: 1. Innkjøpsstopp. Det er usikkert hvor mye en kan hente på en innkjøpsstopp. Alle innkjøp som ikke er nødvendig for den daglige driften, stoppes. Alle innkjøp må avklares med rådmannen. Tiltaket kan ha en effekt på inntil 600 tusen kroner (erfaringer fra 2012). 2. Ansettelses- og vikarstopp. Alle stillinger som kan holdes vakante, skal ikke besettes. Det leies ikke inn vikarer i ledige stillinger eller ved fravær/sykdom. Innleie skal avklares med rådmannen. Det er forventet at tiltaket kan gi en effekt på inntil 300 tusen kroner. 3. Sykepengerefusjoner skal ikke reguleres inn i enhetenes budsjett. For de enhetene som MÅ ta inn vikarer ved sykdom (turnus), kan sykepengerefusjoner reguleres inn til dekning av sykevikarer. Dette avklares nærmere med rådmannen. Det er forventet at tiltaket kan få en effekt på inntil 300 tusen kroner. 4. Stopp/reduksjon i deltakelse på kurs. All deltakelse på kurs som ikke er avgjørende viktig for enhetenes drift, skal stanses. Bruk av kursmidler og reiser i forbindelse med kurs, stoppes med umiddelbar virkning. Dersom det er forhold som tilsier deltakelse på kurs/reise på kurs, så avklares dette nærmere med rådmannen. Det er forventet at tiltaket kan få en effekt på inntil 70 tusen kroner. 5. Avdragsutsettelse. Gratangen kommune gjennomfører avdragsutsettelse med inntil 2 millioner kroner for resten av Avdragsutsettelsen medfører ikke en forlengelse av avdragstiden. Oppsummering av tiltakene: - Innkjøpsstopp kr ,- - Ansettelses- og vikarstopp kr ,- - Sykepengerefusjoner ikke inn i enhetene kr ,- - Stopp i deltakelse på kurs kr ,- - Avdragsutsettelse med inntil kr ,- - Sum innsparingstiltak (i beste fall) kr ,- Som vedlegg til saken følger: Vedl. Gratangen kommune, Side 18 av 28

19 Sak 48/13 Elin Wilsgård rådmann Karl Fredrik Normann enhetsleder/rådgiver Side 19 av 28

20 Sak 49/13 OVERFØRING AV VAKTSENTRAL FRA OFOTEN BRANN TIL SALTEN BRANN Saksbehandler: Elin Wilsgård Arkiv: M80 Arkivsaksnr.: 13/575 Saksnr.: Utvalg Møtedato 48/13 Formannskap /13 Kommunestyre Formannskapets innstilling: 1. Gratangen formannskap viser til vedtak fra Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) av og gir sin tilslutning til overføring av 110- nødalarmeeringssentralen for brann fra Ofoten Brann til Salten Brann med virkning fra Formannskapet legger til grunn at alarmoverføringer og tekniske løsninger er utprøvd og funksjonelle før slik overføring iverksettes. Formannskapet forutsetter at kommunene forelegges ny samarbeidsavtale. 2. Gratangen kommunestyre viser til at økonomien i de kommunale branntjenester er under press. Så vel nødnettprosjektet som interkommunalt samarbeid om brannfeietjenester vil kreve økt kommunal bevilgning. Det er derfor avgjørende å få til de kostnadsreduksjoner ved ny vaktsentralordning som blant annet skisseres av Ofoten Brann IKS, herunder helårskostnad ved tilknytning til Salten Brann i 2014 med 40 kr/innbygger. Saksopplysninger: Direktoratet for brann- og elsikkerhet (DBE), senere innlemmet i nytt Direktorat for samfunnssikkerhet (DSB), påla i 2003 kommunene i Midtre Hålogaland politidistrikt tilknytning til 110-brannvaktsentral i Narvik. Det fremgår i punkt 9 i samarbeidsavtalen at oppløsning av 110-sentralen bestemmes av sentrale myndigheter eller ved enighet blant de tilsluttende kommunene. Ved oppløsning realiseres sentralens eiendeler og det bundne driftsfond fordeles mellom deltakerkommunene etter regnskapsavslutningen. Det pågår nå et utredningsarbeid omkring framtidig organisering av nødmeldingssentralene. DSB har utarbeidet skisse av nytt 110-kart i Norge, med færre større og mer faglig robuste sentraler. For den nordligste landsdel innebærer dette to vaktsentraler, i Bodø og Tromsø. DSB mener organiseringen vil føre til store og robuste fagsentraler, som tar i mot flere nødanrop ved hver enkelt sentral og som håndterer flere oppdrag per operatør enn i dag. DSB har tidligere vedtatt sammenslåing av sentraler i Telemark/Agder, Haugaland/Sunnhordland/Rogaland og Hordaland/Sogn og Fjordane. Vedtaket er påklaget og Justis- og beredskapsdepartementet har i klagebehandlingen bedt DSB om å stille saken i bero til ytterligere utredning foreligger. DSB har startet arbeidet med å frambringe analysene departementet har bedt om. Med hjemmel i brann- og eksplosjonsvernloven har DSB fastsatt en ny felles 110- region for nødalarmeringssentralen for brann i Bodø omfattende kommunene i politidistriktene Midtre Hålogaland og Salten, dvs Rødøy, Meløy, Gildeskål, Beiarn, Saltdal, Fauske, Sørfold, Steigen, Hamarøy, Bodø, Værøy, Røst, Tysfjord, Lødingen, Tjelsund, Evenes, Ballangen, Side 20 av 28

21 Sak 49/13 Flakstad, Vestvågøy, Vågan, Hadsel, Bø, Øksnes, Sortland, Andøy, Moskenes, Narvik, Harstad, Kvæfjord, Skånland, Bjarkøy, Ibestad, Gratangen, Lavangen og Salangen. I sum 35 kommuner når DSB også tar med Bjarkøy kommune. Vedtaket fra DSB kan med klagefrist tre uker påklages til Justis- og beredskapsdepartementet i henhold til brann- og eksplosjonsvernloven. Om sakens bakgrunn, vises det ellers til melding fra Ofoten Brann IKS. Årsmøtet i Midtre-Hålogaland 110-sentral fattet følgende beslutning: Det ble besluttet å sette ned en styringsgruppe for å lage saksframlegg til samtlige kommunestyrer i regionen Midtre hålogaland, om sammenslåing av 110-sentralene i Nord-N orge. Målsettingen er å få kun en sentral for hele landsdelen, og at denne sentralen blir driftet som eget selskap. Arbeidet med sammenslåing av sentraler starter umiddelbart. Arbeidsgruppa hadde møte Det pekes spesielt på Arbeidsgruppas strategiforslag: Arbeidsgruppa anbefaler at det arbeides for å få etablert kun en 110-sentral i Nord-Norge. Skal dette få gjennomslag må det arbeides for å påvirke DSB til å forslå en Nord-Norsk 110- sentral i sitt høringsbrev. Kommunene i landsdelen oppfordres derfor til å øve press mot DSB i saken. Arbeidsgruppen viste ellers til at en mer robust sentral med mange hendelser ifølge DSB krever et befolkningsgrunnlag på mer enn innbyggere. En samlet sentral for Nord-Norge vil dekke innbyggere mens to sentraler bare gir halvparten av grunnlaget. Selv med dagens organisering er lokalkunnskapen begrenset og dermed ikke et vesentlig poeng i diskusjonen om antall sentraler i landsdelen. Det foreligger også senere melding fra Ofoten Brann IKS av : Representantskapet i Ofoten Brann IKS har vedtatt å avvikle driften av Midt-Hålogaland 110- sentral.driften fortsetter som normalt inntil de tjenestene vi leverer kan videreføres ved en annen 110-sentral. Arbeidet med planlegging av overføring av alarmmottak, telefonmottak og utalarmering er startet. Vi vil komme tilbake med ytterligere informasjon etter hvert som prosessen går fram. Vi regner med at prosessen kan gjennomføres uten at beredskapsnivået i regionen blir skadelidende. Og i brev av følgende melding: Ofoten Brann IKS har vedtatt å avvikle driften av Midtre-Hålogaland 110- sentral. Utfra en helhetsvurdering av tekniske løsninger og økonomi har en valgt å overføre tjenesten til Salten 110-sentral. Overføringen gjøres inntil DSB har avklart hvordan den fremtidige organiseringen av 110-regionene skal være. I den forbindelse vil alle kommunene få anledning til å uttale seg. For Ofoten Brann har det vært viktig å få til en rask overgang som også ivaretar regionens behov for å gjennomføre nødnettutbyggingen i samsvar med de overordnede fremdriftsplanene (ferdig juni 2015). Overføring av mottak av nødtelefoner er satt til mandag kl Før dette vil samtlige alarmoverføringer og tekniske løsninger utprøves slik at all virksomhet vedrørende brann og alarmbetjening vil bli overført Salten 110 fra dette tidspunkt. Salten Brann vil i 2013 ta kr. 19,- pr. innbygger for å levere 110-tjenesten fra og ut året. Ofoten Brann vil kreve inn betaling fra kommunene til drift av 110-tjenesten i Dette vil dekke drift og avslutning av drift i Narvik samt drift ut året i Bodø. Med bakgrunn i overføring til Salten 110 vil Ofoten Brann i 2013 tilbakeføre 80% av alarminntektene på Side 21 av 28

22 Sak 49/13 årsbasis til utrykningskommunene. Vi vil komme tilbake med endelig kostnad pr. innbygger for Det synes imidlertid klart at denne vil bli lavere enn for 2012, i tillegg til at vi øker tilbakeføringen av alarminntekter. I 2014 vil Salten Brann ta kr. 40 pr. innbygger. Prisen inkluderer etablering av nødnettprosjektet med ansettelse av prosjektleder og teknisk ansvarlig. Salten Brann vil dermed ta ansvaret som 110-sentral for innføring av nødnettet i vår region. I tillegg vil 90% av alarminntektene tilbakeføres utrykningskommunen. Skulle dekningsområdet til sentralen utvides utover Salten og Midtre-Hålogaland vil prisen bli lavere. Det hersker i fagmiljøene flere oppfatninger om framtidige strukturer på området. Ofoten Brann IKS har i forhold til de nyvurderinger som nå skal foretas av DSB, vist til at frivillige endringer i 110-strukturen ikke er omfattet og videre at overføring av 110-sentralen fra Ofoten Brann til Salten Brann medfører store besparelser for kommunene. Medregnet nødnettkostnader, antas at overføring til Salten Brann vil halvere kommunens kostnader i forhold til fortsatt oppkobling mot Ofoten Brann. Et ordførermøte i Narvik-sentralen anbefalte et arbeid for reduksjon til kun en sentral i landsdelen og der sammenslåing av sentralene i Narvik og Bodø blir et første trinn i prosessen. Vurderinger Overføring av Ofoten Brann 110 til Salten Brann 110 er ikke direkte koblet til eventuell ny organisering av 110-regionene og plasseringen av en eller to vaktsentraler i Nord-norge. Bakgrunnen er at Ofoten Brann IKS har vedtatt å avvikle 110-driften i første halvår 2013 hvoretter valget for videre tilknytning falt på Bodø og Salten Brann 110, som har samme sambandsplattform som vaktsentralene i Narvik, Mo i Rana og Hammerfest, mens Tromsø har bygd opp et eget system. Dersom Ofoten Brann skulle fortsatt driften fram til ny 110-region er på plass, ville det gitt økte kostnader for de tilskuttende kommuner. I stedet skisseres det helårskostander ved tilknytning til Salten Brann i 2014 med kr. 40,- pr. innbygger eller om lag kr ,- for Gratangen kommune, mens 2013-budsjettet er gjort opp med kostnad på kr. 72,- pr innbygger og samlet bevilgning på kr ,-, medregnet kostnader til nødnett. Det er som nevnt opptil flere (sterke) meninger i fagmiljøet om de fremtidige 110-strukturer, gjerne preget av egen geografisk forankring. Det kan heller ikke underslås at overføring fra Ofoten Brann til Salten Brann vil kunne virke inn på vurderingene omkring framtidig 110- oppbygging. DSB har nå fattet vedtak om en ny felles 110-region for nødalarmeringssentralen for brann i Bodø omfattende de 34 kommunene i politidistriktene Midtre Hålogaland og Salten, herunder Sør-Troms de 7 kommunene Harstad, Kvæfjord, Skånland, Ibestad, Gratangen, Lavangen og Salangen (DSB har i sin opplisting også tatt med nedlagte Bjarkøy kommune). Rådmannen ser det som avgjørende å trygge en faglig sterk og robust vaktsentralordning samtidig som lavere tilknytningskostnader kan være et vesentlig bidrag til å møte det økte kostnadspresset på andre deler av budsjettet. Forutsatt at de tekniske løsninger er utprøvd og funksjonelle før overføring iverksettes, tilrås det derfor at kommunestyret gir sin tilslutning til oerføring av 110-nødalarmeringstjenesten fra Ofoten Brann til Salten Branhn, i samsvar med foreliggende forslag fra Ofoten Brann IKS og vedtak i DSB. Side 22 av 28

23 Sak 49/13 Som vedlegg til saken følger: DSB Informasjon om prosessen rundt omorganisering av 110-regionene Ofoten Brann IKS Overføring av Midtre-Hålogaland 110-sentral til Salten 110- Sentral. DSB Fastsettelse av en ny 110-region for kommunene i politidistriktene Midtre Hålogaland og Salten Gratangen kommune, Elin Wilsgård rådmann Side 23 av 28

24 Sak 50/13 GANG OG SYKKELVEG - GRATANGSBOTN TILLEGGSBEVILGNING PGA. ØKTE KOSTNADER Saksbehandler: Steinar Nygård Arkiv: Q21 Arkivsaksnr.: 10/1126 Saksnr.: Utvalg Møtedato 3/11 Planutvalget /12 Planutvalget /12 Kommunestyre /12 Planutvalget /13 Planutvalget /13 Kommunestyre /13 Formannskap /13 Kommunestyre Formannskapets innstilling: Det tilleggsbevilges kr ,- for ferdigstillelse av detaljplaner for rode 3 i gang- og sykkelveien på Elvenes. Beløpet dekkes ved bruk av ubrukte lånemidler. Saksopplysninger: I forbindelse med utarbeiding av reguleringsplan og detaljtegninger for gang- og sykkelveien som Statens Vegvesen krever for å utføre byggearbeidet, har det påløpt ekstrakostnader som ikke var forutsett da entreprenør ble antatt for planarbeidet i Fra firma Multiconsult AS har vi fått oversendt overslag over tilleggskostnader som er påløpt så langt med planarbeidet for Rode 3, dvs. fra Storelva bru til krysset mot FV 142/Fv 825 på Elvenes. Vi viser til vår e-post med varsel om endringsmelding pga. økte leveransekrav i forhold til vår kontrakt med Gratangen kommune. Oversikt over leveransene som Statens vegvesen nå har bedt om, framgår av e-post fra Statens vegvesen (SVV) En del av de leveranser som SVV ber om, inngår ikke i vårt tilbud basert på tilbudsforespørselen fra kommunen, og inngår da heller ikke i gjeldende kontrakt med kommunen. Kfr. vårt tilbudsbrev datert , pkt. 6 «Leveranser». I tabellen nedenfor har vi gitt en oversikt over tilleggsleveranser, med timeestimat for utførelse av arbeidet. Side 24 av 28

25 Sak 50/13 Tilleggsleveranse Timeestimat Honorar Kommentar ekskl. mva B-tegning Oversikt plan og profil ,-Er ikke en del av kontrakten. E-tegninger Vegkryss og avkjørsler ,-Gjelder krysset FV 142 / FV 825. (Standard bolig- og jordbruksavkjørsel inngår i kontrakten, men ikke krysstegninger.) G-/H-tegninger Drenering og ,-1) vannbehandling / VA-ledninger I-/N-tegninger Kabler og linjer / ,-1) Belysning L-tegninger Skilt- og ,-Er ikke en del av kontrakten. oppmerkingsplan W-tegninger Grunnerverv ,-Er ikke en del av kontrakten. Justering av tilleggstegninger etter ,- utkast Utarbeidelse av stikningsgrunnlag ,-Er ikke en del av kontrakten. Ekstra justering av tegninger og beskrivelse etter sluttfrist -Dersom dette blir aktuelt, utføres arbeidet etter medgått tid med gjeldende timepriser. SUM ,- Tillegg prosjektledelse (10 %) ,-%-andel som i opprinnelig kontrakt SUM ESTIMERT TILLEGGSHONORAR FOR EKSTRA TEGNINGER UTOVER KONTRAKT, EKSKL. MVA ,-Inkl. 20 timer for justering etter tilbakemelding fra oppdragsgiver på 1. utkast. Omlegging av FV ,-Er ikke en del av kontrakten. Honorar er fakturert, men honorarrammen er ikke økt. Grunnlag for reguleringsplan ,-2) SUM TILLEGGSHONORAR EKSKL. MVA ,- 1) I vårt tilbudsbrev, pkt. 2 «Prosjektforutsetninger», er det presisert at siden vi ikke hadde opplysninger om evt. eksisterende VA-, El- og Tele-anlegg som kan komme i konflikt med gang-/sykkelveg og fortau, inngår derfor ikke evt. arbeid i forbindelse med omlegging av slike anlegg i opprinnelig tilbud. (Belysningsplan og inntegning av stikkrenner på C-tegninger inngår.) 2) Arbeid med vegprosjektering som er utført fram til ferdigstillelse av reguleringsplanen, gjelder i hovedsak utarbeidelse av grunnlag for reguleringsplanen (Inngår ikke i denne kontrakten), med unntak av deler av prosjekteringen som inngår i gitt fastpris. Honorar er fakturert, men honorarrammen er ikke økt. Kontraktsmessige forhold Kontrakten omfatter i utgangspunktet kun prosjektering av gang-/sykkelveg med vegbelysning, fordelt på 6 roder, med en total fastpris pr november 2010 på kr ,- ekskl. mva., og med samlet prosjektering av alle roder. Mengdebeskrivelse for Rode 3 (fra Storelva til kryss FV142 Side 25 av 28

26 Sak 50/13 / FV825) er senere tatt inn i oppdraget, kfr. e-post fra oss og e-post fra kommunen Prosjektering og beskrivelse gjelder i denne omgang kun Rode 3, mens kontrakten forutsatte at prosjekteringen kunne utføres for alle roder samlet. Inndeling av prosjektet i flere delprosjekter medfører en del ekstra arbeid for oss. Vi vil foreslå at det etableres en avtale som omfatter honorar for følgende samlet arbeid med tilbudsgrunnlaget for Rode 3: Delbeløp for Rode 3 i kontrakt. Justering for prisstigning. Vi foreslår at prisstigningen baseres på SVV s justering av timepriser i rammeavtale for Region nord, perioden nov Justering: +11,5 % (Ref. E-post fra SVV ) Justering av honorar pga. deling i flere delprosjekter for ulike roder. Avtalt timeestimat for utarbeidelse av mengdebeskrivelse etter prosesskoden. (Anslått til 90 timer.) Tillegg for økte leveranser i henhold til tabellen ovenfor. Vi ber om snarlig tilbakemelding med henvisning til at vi tar sikte på å kunne levere 1. utkast til tegninger og mengdebeskrivelse På bakgrunn av denne beskrivelsen fra Multiconsult AS, er det nødvendig å tilleggsbevilge et beløp på kr mva, til sammen kr ,00 Forslag til vedtak: Det tilleggsbevilges kr ,- for ferdigstillelse av detaljplaner for rode 3 i gang- og sykkelveien på Elvenes. Som vedlegg til saken følger: Vedl. Gratangen kommune, Elin Wilsgård rådmann Steinar Nygård enhetsleder Side 26 av 28

27 Sak 51/13 REGLEMENT FOR FOLKEVALGTE ORGAN, PARTSSAMMENSATTE UTVALG OG DELEGERINGER Saksbehandler: Elin Wilsgård Arkiv: 044 Arkivsaksnr.: 13/399 Saksnr.: Utvalg Møtedato 30/13 Kommunestyre /13 Administrasjonsutvalg / Arbeidsmiljøutvalg /13 Kommunestyre ADU s innstilling: Rullert reglement for Gratangen kommune for folkevalgte organ, partsammensatte utvalg og delegeringer godkjennes. Saksopplysninger: Reglementet for folkevalgte organer og partsammensatte utvalg er rullert i forhold til endringer innen lovverket og politiske vedtak. Det er ellers ingen endringer. En kan merke seg at vedtekter og retningslinjer for Gratangen ungdomsråd er et forslag, og enda ikke vedtatt. Det er tatt med her, for å vise retningen, og vil bli tatt inn i dette reglementet når det er ferdigbehandlet. Det enkelte kommunestyre skal selv vurdere arbeidsdelingen politikk-administrasjon. Dette er presisert ved bestemmelse i kommuneloven 39 nr 2 som fra pålegger kommunestyret en plikt til selv å behandle delegasjonsreglementet en gang i valgperioden og senest innen 31. desember året etter at kommunestyret ble konstituert. Sist vedtatte reglement og eventuelle andre vedtak gjelder inntil nytt reglement er vedtatt. Lovgivers begrunnelse for dette er at kommunestyret skal vurdere sin rolle overfor administrasjonen og hvilke oppgaver det selv bør ha, selv om også tidligere lov ga rom for slike vurderinger. Nytt delegasjonsreglement har hatt til ambisjon å ta opp i seg tidligere vedtak om delegeringsfullmakter gitt av kommunestyret. Av praktiske hensyn er det også tatt med regler for videredelegering fra rådmannen til andre administrativt nivå, selv om det i hovedregelen tilligger rådmannen selv å foreta slik videredelegering. Det er i kommuneloven 39 nr 2 også tatt inn bestemmelse om at kommunestyret skal ta stilling til hvordan innstillingsinstituttet skal praktiseres. Loven har ingen generell regel om innstillingsrett, verken for rådmannen, ordføreren eller et politisk utvalg, men den har regler om formannskapets plikt til å gi innstilling om budsjett, økonomiplan og regnskap og om kontrollutvalgets innstillingsrett overfor kommunestyret. Ellers er det vanlig praksis at formannskapet eller faste utvalg har til oppgave å innstille i saker som skal til kommunestyret, men at rådmannen som del av saksforberedelsen også fremmer forslag til formannskapet eller annet fast politisk utvalg formulert som en innstilling. Etablert lokal praksis på dette området skal videreføres. Kommunestyret fastslår i kommunelovens 6 som øverste organ i kommunen, slik at all utøving av kommunal kompetanse i utgangspunktet skjer på kommunens vegne og politisk ansvar. Likeledes klargjør 23 rådmannens som øverste leder for administrasjonen, også slik at delegering fra politisk nivå til administrasjonen, med få unntak, skal skje til rådmannen, ut fra prinsippet om enhetlig ledelse, klare styringslinjer og ansvarsforhold. Rådmannen avgjør da i prinsippet selv om og i hvilken utstrekning delegert myndighet skal videredelegeres internt i administrasjonen. Side 27 av 28

28 Sak 51/13 Delegering fra politisk til administrativt nivå skal avgrenses til enkeltsaker eller typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning. Avgrensingen opp mot saker av prinsipiell betydning var for sin tid en utvidelse i forhold til tidligere lov, som bestemte at delegering til administrasjonen bare kunne skje i enkeltsaker eller typer av saker som må anses som kurante og basert på en oppfatning om at beslutningsmyndighet skulle tilligge folkevalgte organer, mens administrasjonen skulle avgrense seg til saksforberedelse og til iverksettelse betydning. Dette må løpende vurderes ut fra sakens karakter og konsekvenser. Det vil være av betydning i hvilken grad grunnlaget for en avgjørelse kan anses klarlagt gjennom politiske vedtak, instrukser eller tidligere praksis. Begrepet må også oppfattes slik at den som har fått delegert myndighet, har plikt til å gå tilbake til det delegerende organ dersom en enkeltsak likevel kan anses å ha prinsipiell betydning. Det er ikke adgang til å delegere generell avgjørelsesmyndighet til administrasjonen i saker som etter sin art må anses å være av prinsipiell betydning. Delegasjonsreglementet betyr i seg selv ikke vesentlige endringer i arbeidsdelingen politikkadministrasjon. For å høyne presisjonsnivået på lokal praksis innenfor rammen av delegert myndighet, angis likevel mer konkret enn tidligere regler og rammer for delegering med koblinger til lovverket. Denne innretningen må også ses mot at ulike tilsynsorganer i økende grad etterlyser konkrete fullmakter. Reglementet er derfor forankret i 43 ulike lover med delegering av fullmakter fra kommunestyret til politisk nivå og videre til rådmannen. For aktuelle lover vises det til nevnte lovoversikt, videre til opplisting av lover og forskrifter til at fullstendige lover kan lastes ned fra Delegering fra kommunestyret til andre politiske utvalg bygger på gjeldende lokale utvalgstruktur. Delegasjonsreglementet tar på noen områder høyde for mulige framtidige endringer; for eksempel ved gjennomgående å gi fullmakter koblet til de enhver tid gjeldende forskrifter og endringer i lov, punkt 9,1 etter forsøksloven og punkt 30.1 etter privatskoleloven. Bestemmelsene tas ikke med her for en drøfting av private barnehager og skoler (eller ikke), men av hensyn til en praktisk tillemping av reglementet ut fra eventuelle endringer som måtte komme ved senere høve. Som vedlegg til saken følger: Vedl. Forslag/rullert Reglement for folkevalgte organ, partsammensatte utvalg og delegeringer. (sendt ut) Gratangen kommune, Elin Wilsgård rådmann Side 28 av 28