Seminar om offentlige anskaffelser i naturforvaltningen

Transkript

1 Seminar om offentlige anskaffelser i naturforvaltningen Trondheim Sturla Alvheim sturla.alvheim@inventura.no

2 Agenda Grunnleggende prinsipper for offentlige anskaffelser (ca 30 min) Anskaffelser i naturforvaltningen svar på innkomne spørsmål (ca 45 min) Konkurranse Verdiberegning, terskelverdier, DOFFIN/TED Forbehold om finansiering, flerårige prosjekter, rammeavtaler Kravspesifikasjon, kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier Anskaffelsesprotokoll, offentlighet mv Kontrakten ditt verktøy for oppfyllelse Håndhevingsdirektivet hva betyr det for en vanlig saksbehandler? 21. februar 2013 Side 2

3 Om Inventura AS Konsulentselskap - blant de største i Norden: Fusjon mellom Firstventura AS og Input AS 1. september 2011 Begge etablert i Bergen, kunder både nasjonalt og internasjonalt Fokus på både offentlig og privat sektor Kjerneområder: Innkjøp/offentlige anskaffelser, kostnadsstyring og prosjektledelse Våre medarbeidere: 70 medarbeidere i Bergen, Oslo, Stavanger og Malmö, alle med lang operativ erfaring Tverrfaglig sammensetning og arbeidsform: jurister, sivilingeniører, siviløkonomer, IT-spesialister, SCM- og logistikkspesialister, samfunnsvitere m.fl. Rammeavtale med DN Rådgivning inn mot regelverket for offentlige anskaffelser Kjøp av helikoptertjenester, KOFA-klager, kontraktsbistand, generell rådgivning 21. februar 2013 Side 3

4 Innkjøpshjulet 21. februar 2013 Side 4

5 Innkjøpshjulet Påvirkning / Potensiale Hva er viktigst i innkjøpsprosessen? 100 % Spesifikasjon ferdig LOA/FOA Forespørsel sendt Kontraktsinngåelse Leveransefullført 0 % 21. februar 2013 Side 5

6 Formålet med innkjøpsregelverket Formål - loven om offentlige anskaffelser (LOA) 1: Økt verdiskapning i samfunnet gjennom effektiv ressursbruk basert på forretningsmessighet og likebehandling Oppdragsgiver mer igjen for hver krone Leverandørene ved å være krevende innkjøpere, vil leverandørene bli bedre leverandører til oss og til andre de selger til. Korrupsjonstillegget Regelverket skal også bidra til at det offentlige opptrer med stor integritet, slik at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte. 21. februar 2013 Side 6

7 Grunnleggende krav i regelverket Grunnleggende krav i LOA 5 Anskaffelsen skal så langt det er mulig være basert på konkurranse Oppdragsgiver skal opptre i samsvar med god forretningsskikk, sikre høy forretningsetisk standard i den interne saksbehandling og sikre at det ikke finner sted noen forskjellsbehandling mellom leverandørene Oppdragsgiver skal sikre hensynet til forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet i anskaffelsesprosessen 21. februar 2013 Side 7

8 De grunnleggende kravene Hvorfor grunnleggende krav? Sikre at anskaffelser skjer i konkurranse! Sikre at formålet om kosteffektive anskaffelser ivaretas Ivareta leverandørenes rettssikkerhet Kan påberopes som selvstendig grunnlag for feil ved gjennomføringen Prosedyreregler/saksbehandlingsregler i forskriften er laget for å ivareta ett eller flere av de grunnleggende kravene Være retningsgivende for tolkningen av reglene i FOA: - Hvordan skal reglene forstås? - Hva gjelder der forskriften er taus? 21. februar 2013 Side 8

9 Forutberegnelighet Kravet til forutberegnelighet ivaretas gjennom: Hva skal anskaffes (ytelsen / behovet) Ved å fortelle hva slags konkurranse - anbud eller forhandling? Hvordan anskaffelsesprosessen vil forløpe Hvilke krav som stilles til leverandørene Hvordan velge ut hvilke leverandører som skal inviteres Hvilke krav som stilles til tilbudet og dets dokumentasjon Hvordan selve tilbudene vil bli evaluert - bare pris eller også andre kriterier? Si hva du har tenkt å gjøre og gjør det du har sagt! 21. februar 2013 Side 9

10 Kravet til etterprøvbarhet/gjennomsiktighet Krav til etterprøvbarhet ivaretas ved: Dokumentasjon av prosessen Alle aktiviteter, beslutninger og vurderinger, for eksempel krav om anskaffelsesprotokoll (FOA 3-1 (7)) Protokoll fra kr ,- (FOA 3-2) Leverandøren har krav på en begrunnelse på hvorfor de ble avvist, eller ikke valgt mv ((FOA (2) / (2)) SKRIFTLIGHET!!! 21. februar 2013 Side 10

11 Tillatte prosedyrer under EØS-terskelverdi ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE BEGRENSET ANBUDSKONKURRANSE KONKURRANSE MED FORHANDLING Åpen for alle Kvalitativ utvelgelse av leverandører Tildeling basert på tildelingskriterier Forhandlingsforbud Kvalifiseringsfase åpen for alle Kvalifiserte leverandører får levere tilbud Tildeling basert på tildelingskriterier Forhandlingsforbud Valgfri prosedyre under terskelverdi Alle interesserte Noen utvalgte Kvalifiserte leverandører får levere tilbud Tildeling basert på tildelingskriterier PROSESSEN ER DELT I TO FASER KVALIFISERING/UTSENDELSE AV TILBUD 21. februar 2013 Side 11

12 Tillatte prosedyrer over EØS-terskelverdi Tillatte anskaffelsesprosedyrer 14-1 Hovedregel: Åpen anbudskonkurranse Begrenset anbudskonkurranse Etter nærmere vilkår kan benytte: Konkurransepreget dialog Konkurranse med forhandling 21. februar 2013 Side 12

13 Svar på innkomne spørsmål Konkurranse hvordan oppnår vi det? Verdiberegning, terskelverdier, DOFFIN/TED, frister Forbehold om finansiering, flerårige prosjekter, rammeavtaler Kravspesifikasjon, kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier Anskaffelsesprotokoll, offentlighet mv Kontrakten ditt verktøy for oppfyllelse Håndhevingsdirektivet, klager og KOFA hva betyr det for en vanlig saksbehandler? 21. februar 2013 Side 13

14 Kravet til konkurranse Plikt til å sørge for at anskaffelser så langt det er mulig baseres på konkurranse (LOA 5 og FOA 3-1 (1)) Gjelder fra første krone! (FOA 2-1 (1)) Må ha særskilt hjemmel i FOA for å gå bare til èn, har man ikke det ulovlig direkte anskaffelse (FOA 2-1 (2)) Kravet til konkurranse ivaretas ved å la flere leverandører få delta Sørge for effektiv og reell konkurranse i alle faser 21. februar 2013 Side 14

15 Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) - terskelverdier, kunngjøringsformer mv 21. februar 2013 Side 15

16 Hovedfaser i en prosess Avklare anskaffelsens verdi/terskelverdi Nasjonal terskelverdi (FOA 2-1) Politisk spørsmål, Soria Moria ønsker høyere terskel. EØS-terskelverdier (FOA 2-2) Gir oversikt over de aktuelle terskelverdier Siste justering fra 1. mars 2010 (justeres ca. annethvert år) Beregning (FOA 2-3) Utgangspunkt: - Den samlede verdi av de kontrakter som utgjør anskaffelsen på kunngjøringstidspunktet Anskaffelsen kan ikke deles opp i den hensikt å unngå at regelverket kommer til anvendelse Opsjoner skal medtas i beregningsgrunnlaget 21. februar 2013 Side 16

17 Hovedfaser i en prosess Planlegge tid for anskaffelsen Tidsbruken ved gjennomføringen av en anskaffelse vil variere basert på hvilken anskaffelsesprosedyre som velges og om den er over/under EØS-terskelverdi: Over EØS-terskelverdi lovpålagte frister (FOA Kapittel 19) Under EØS-terskelverdi oppdragsgiver kan benytte skjønn ved fastsettelse av frister (må være forsvarlig) (FOA Kapittel 10) Tilbudsfrister og vedståelsesfrister 21. februar 2013 Side 17

18 Tidsfrister utlysning og gjennomføring av konkurranser 21. februar 2013 Side 18

19 Forbehold om finansiering, flerårige prosjekter og bruk av rammeavtaler Hvordan kan man gjennomføre anbudsrunder på store prosjekter med forbehold om finansiering på neste års budsjett? Hva med prosjekter som går over flere sesonger? Her kommer grunnkravene til forutberegnelighet og god forretningsskikk inn synliggjør dette i konkurransegrunnlaget, slik at leverandørene kjenner risikoen Både vare- og tjenestekontrakter kan ha flerårig varighet. Konkurranseprinsippet begrenser mulighetene til å inngå svært lange kontrakter Maksimal varighet for rammeavtaler er satt til 4 år Gjelder både rammeavtalen og avrop (enkeltkontrakter) Fremgår av forskriften Maks 4 år er grei tommelfingerregel også for enkeltkontrakter 21. februar 2013 Side 19

20 Rammeavtaler Hva egner seg til å kjøpe på rammeavtale? Når vi er usikker på det presise omfang av leveransen Usikker på tidspunktet vi skal ha det levert Usikker på hvor vi skal ha det levert Egner seg bra på repetitive kjøp Eks. kontorrekvisita, vikartjenester, konsulenttjenester, laboratorietjenester etc. 21. februar 2013 Side 20

21 Rammeavtaler Hvorfor benytte? Forenkler senere innkjøp av samme type Både administrativt og praktisk Mulighet for stordriftsfordeler Større volum/flere innkjøp = lavere pris/bedre service Hurtig anskaffelse ved behov Ikke konkurranse, men avrop 21. februar 2013 Side 21

22 Kravspesifikasjon, kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier Hvordan kan/bør kompetansekrav beskrives i konkurransegrunnlaget, og hvordan kan kompetanse brukes som ett av flere kriterier i konkurransen? Kvalifikasjonskrav Tildelingskriterier Leverandørens egnethet Tilbudets godhet 21. februar 2013 Side 22

23 Kravspesifikasjon hva skal vi ha? Det er i prinsippet fem ulike former for spesifikasjoner: Ytelsesbasert Funksjonsbasert Standard Leverandør Detalj Ytelsesbasert spesifikasjon legger minst føringer på løsningsvalg, og kan oftest oppfylles på mange forskjellige måter. Detaljspesifikasjon er mest konkret og gir leverandøren lite spillerom. Den går lengst i å definere leveransen, ikke bare behovet. 21. februar 2013 Side 23

24 Kvalifikasjonskrav vs tildelingskriterier INVITASJON TIL Å DELTA INVITASJON TIL Å TILBY TILDELING Kvalifiseringskriterier Forhold som knytter seg til leverandøren Skal sikre oppfyllelse Forholdsmessighetsprinsippet Skal oppgis i kunngjøring Skal ikke diskriminere Anledning til å stille minimumskrav Tildelingskriterier Forhold som knytter seg til det som skal leveres Ikke anledning til å stille minimumskrav Skal ikke diskriminere Skal sikre likebehandling Basert på tildelingskriteriene 21. februar 2013 Side 24

25 Kvalifikasjonskrav formål og krav Sikre at leverandøren er egnet til å oppfylle den konkrete kontraktsforpliktelsen Kvalifikasjonskravene m/tilhørende dokumentasjonskrav må; ha sammenheng med kontraktens gjenstandforholdsmessighet, være relevant, dvs. ikke være av uvesentlig betydning for anskaffelsen ikke være diskriminerende ikke begrense konkurransen unødvendig Krav til proporsjonalitet (FOA 3-1 (5) og 8-4 (2) / 17-4 (2)) 21. februar 2013 Side 25

26 Kvalifikasjonskrav obligatoriske Obligatoriske krav (dokumentasjonskrav) Skatteattester HMS egenerklæring (ikke varekontrakter) Skatteattester (FOA 8-7 / 17-14) Skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt Ikke eldre enn 6 måneder Ved bygge- og anleggskontrakter skal entreprenøren kreve skatteattest for alle underliggende entrepriser over kr ,- (underleverandører) HMS (FOA 8-8 / 17-15) Under nasjonal terskelverdi forskriftens 3-3 Gjelder alle anskaffelser over kr ,- for valgt leverandør Over kr (nasjonal terskelverdi og EØS): alle som leverer tilbud må fremlegge attester 21. februar 2013 Side 26

27 Tildelingskriterier hva skal disse bidra til? Behovsdekning Konkurranse basert på kjente kriterier (forutberegnelighet) Evaluering basert på likebehandling Avgjøre hvem som vinner konkurransen 21. februar 2013 Side 27

28 Krav til tildelingskriteriene Kriteriet må være; relevant i forhold til tilbudets verdi knyttet til kontraktens gjenstand Kriteriene skal være objektive og ensartede utformet så presist at det ikke gir oppdragsgiver er ubetinget fritt skjønn i overensstemmelse m/ grunnleggende krav i LOA 5, herunder kravet til likebehandling 21. februar 2013 Side 28

29 Tildelingskriterier - tildeling Tildelingen skal skje enten på bakgrunn av 1. Laveste pris eller 2. Økonomisk mest fordelaktige tilbud (FOA 13-2 (1) / 22-2 (1)) Dersom økonomisk mest fordelaktig legges til grunn, skal alle kriterier som vil bli lagt til grunn oppgis i kunngjøring/konkurransegrunnlag. (FOA 13-2 (2) / 22-2 (2)) 21. februar 2013 Side 29

30 Tildelingskriterier Tildelingskriterier konkurransen skal alltid avgjøres i forhold til disse Under EØS-terskel Har oppdragsgiver på forhånd bestemt prioritering eller vekting av kriteriene skal disse oppgis (FOA 13-2 (2)) Over EØS-terskel Oppdragsgiver skal oppgi vektingen av kriteriene. Vektingen kan angis i ramme. (FOA 22-2 (2)) Unntak: Dersom det av påviselige grunner ikke er mulig å vekte, skal kriteriene oppgis i prioritert rekkefølge (FOA 22-2 (3)) 21. februar 2013 Side 30

31 Anskaffelsesprotokoll og offentlighet Hva skal arkiveres, hvilke krav gjelder ift protokollføring og hvilke dokumenter kan det kreves innsyn i? Tilbud har begrenset gyldighet Styres av vedståelsesfrist (30 dager om ikke annet er oppgitt) Interne arkivprinsipper, ønsker fra revisjon mv kan legge føringer Protokollplikt for anskaffelser over 100 «skal beskrive alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen» Eksempler ligger som vedlegg 3 og 4 til forskriften Kan bli store dokumentpakker Offentleglova regulerer innsyn ifm anskaffelsesprosesser Avgrenses av forvaltningsloven 13 om taushetsbelagt informasjon 21. februar 2013 Side 31

32 Innsyn i tilbud og protokoll Lovens hovedprinsipp at alle dokumenter er offentlige hvis ikke unntakshjemmel Offhl 23 tredje ledd: Det kan gjerast unntak frå innsyn for tilbod og protokoll etter regelverk som er gitt i medhald av lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlege innkjøp, til valet av leverandør er gjort. Tilbud og protokoll er følgelig offentlig i perioden fra kontraktstildeling er gjort og karenstiden før kontraktsignering løper. Hensikten er å verne om prosessen, uavhengig av konkurranseform Tilbud og protokoll inneholder som regel taushetsbelagt informasjon Taushetsbelagt informasjon skal ikke under noen omstendigheter frigis Organet skal konkret og på selvstendig grunnlag vurdere kravet om innsyn, både der organet selv har utarbeidet dokumentet, og der de har mottatt dokument utenfra 21. februar 2013 Side 32

33 Kontrakten ditt redskap for oppfyllelse Kontrakten skal sikre rett leveranse til avtalt pris og leveringstidspunkt Skal ivareta både kjøpers og selgers interesser (balansekrav) Inngår som del av konkurransegrunnlaget (forutberegnelighetskravet) Spesifikasjonskrav Krav som produktet må oppfylle Kvalifikasjonskrav Krav til leverandør Tildelingskriterier Krav knyttet til kontraktsgjenstanden Leverandørenes tilbud Leverandørenes tilbud Leverandørenes tilbud Leverandørenes tilbud Leverandørenes tilbud Leverandørenes tilbud Leverandørenes tilbud Kontrakt, inkl vedlegg Kontraktsvilkår Krav som kun stilles til vinneren av kontrakten Evt. forbehold 21. februar 2013 Side 33

34 Noen huskeregler for gode kontrakter Kontraktsgjenstanden (vare, resultat eller en tjeneste) må være klart definert i kontrakten Standardkontrakter/-vilkår benyttes bare der de er egnet Spesifikasjonen er den vanligste kilde til uventede kostnader og potensielle tvister, og må kunne måles mot det som er levert Betaling må henge sammen med rett ytelse betaler vi på forhånd for mer enn vi har mottatt, må vi sikre oss med reelle garantier Kontrakten må inneholde sanksjoner ved manglende oppfyllelse, mangelfull leveranse mv, som f.eks: Tilbakehold av betaling Dagbøter Krav om erstatning og/eller retting Sanksjonsbestemmelser må følges av reell vilje til å benytte disse 21. februar 2013 Side 34

35 Håndhevelse av offentlige anskaffelser Karensperiode Håndhevelsesdirektivet krever at det innføres en obligatorisk ventetid, såkalt karensperiode (over EØS 10 dager ved elektronisk kommunikasjon, ellers 15 dager) Suspensjon av adgangen til å inngå kontrakt Dersom oppdragsgivers beslutning om tildeling av kontrakt påklages innen utløpet av karensperioden, stiller håndhevelsesdirektivet krav om at adgangen til å inngå kontrakt skal suspenderes inntil klagen er behandlet (i første instans) Nytt sanksjonssystem ved ulovlige direkte anskaffelser m.m. For visse typer overtredelser av reglene om offentlige anskaffelser stiller direktivet krav om at den inngåtte kontrakten skal kunne kjennes uten virkning. Det gjelder først og fremst ved ulovlige direkte anskaffelser. Myndighet til å ilegge gebyr ved ulovlige direkte anskaffelser overføres fra KOFA til domstolene. Søksmålsfrister Utvalget anbefaler at det for krav om uten virkning eller alternative sanksjoner innføres særskilte søksmålsfrister, som er kortere enn for vanlige søksmål. Oppdragsgiver vil kunne påvirke dette ved å kunngjøre den anskaffelsen som er foretatt (intensjonskunngjøring) 21. februar 2013 Side 35

36 21. februar 2013 Side 36