MØTEINNKALLING KOMMUNESTYRET. Diskusjon: Drøfting, notat om bruk av kommunens næringsfond. (Dokument fra formannskapsmøte 16. november) SAKLISTE

Transkript

1 ALVDAL KOMMUNE Møtested: Gaia Møtedato: Tid: 19:00-22:00 Merknader til møtet: Tidspunkt: Møtested: - Gaia Orientering om Gaia v / John Gursli MØTEINNKALLING KOMMUNESTYRET Diskusjon: Drøfting, notat om bruk av kommunens næringsfond. (Dokument fra formannskapsmøte 16. november) SAKLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 72/17 17/1082 OMORGANISERING NAV - INTERKOMMUNALT VERTSKOMMUNE- SAMARBEID 73/17 17/1080 KOMMUNAL FORSKUTTERING AV SPILLEMIDLER TIL RIDEHALL PÅ STORSTEIGEN 74/17 15/752 VALG AV NY REPRESENTANT I KOMMUNENS VALGNEMND /17 17/1051 ENDRINGER I EKTESKAPSLOVEN - KOMMUNALE VIGSLER Alvdal, den 23. november 2017 Johnny Hagen /s/ ordfører

2 Eventuelt forfall meldes snarest til tlf Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling Representanter som er inhabile i en sak varsler ordfører om dette slik at vararepresentant kan innkalles. Møtet er åpent for publikum. Gruppemøte avholdes: SP H V AP Krf mandag 20. november kl Kommunestyresalen tirsdag 21. november kl Kammerset tirsdag 21. november kl Kammerset tirsdag 21. november kl Kommunestyresalen onsdag 22. november kl Kammerset

3 Sak 72/17 Møtebok for Kommunestyret Sak 72/17 OMORGANISERING NAV - INTERKOMMUNALT VERTSKOMMUNE SAMARBEID Arkiv: 034 &85 Arkivsaksnr.: 17/ Saksbehandler: Erling Straalberg Behandling av saken: Saksnr. Utvalg Møtedato 72/17 Kommunestyret Endelig vedtak fattes i: Kommunestyret Vedlegg: Rapport fra forprosjekt «Samarbeid i NAV i Nord-Østerdal» fra Rapport fra NAV-lederne i Nord-Østerdal «Mulighetsrom i Nord-Østerdal» fra Tidslinje Tilleggsnotat nye utredninger Andre dokumenter i saken: OMORGANISERING NAV - INTERKOMMUNALT VERTSKOMMUNE SAMARBEID Melding om vedtak sendes til Folldal, Tynset, Rendalen og Tolga kommuner Nav v / Hans Petter Emilsen Saksopplysninger: Bakgrunn for saken er en bestilling fra rådmannsforum i Nord-Østerdal og NAV Hedmark. Det ble den besluttet å nedsette en arbeidsgruppe for å utrede grunnlag for og forslag til ny organisering og samarbeid for NAV-kontorene i Os, Tolga, Rendalen, Tynset, Folldal og Alvdal. Den vedtok kommunestyret i Os kommune at de ønsker å utrede en vertskommunemodell sammen med Røros og Holtålen. De er derfor ikke med i dette samarbeidet nå. Forprosjektet er basert på Stortingsmelding nr. 33: «NAV i en ny tid for arbeid og aktivitet», Statsbudsjettet 2017, NAV lederne i Nord-Østerdal sin rapport: «Mulighetsrom i Nord Østerdal» og rådmannsmøte i Nord-Østerdal Saksvurdering: Meld.St. nr. 33 ( ) gir retning for at NAV skal ha fokus på å styrke og videreutvikle de arbeidsrettede tjenestene. Meldingen legger vekt på at de brukerrettede tjenestene skal utvikles, og at NAV-kontorene gis økt myndighet og handlefrihet. For å nå målsettingene i meldingen foreslås det følgende: Større myndighet og handlingsfrihet til NAV-kontorene Tydeligere arbeidsretting av NAV-kontoret Alvdal kommune Møteinnkalling: Kommunestyret Side 3 av 17

4 Sak 72/17 Vekt på ledelse og kompetanseutvikling i NAV-kontorene Større NAV-kontor Bredere kompetansemiljøer Garantikontorordningen er opphevet For NAV i Alvdal, Folldal, Rendalen og Tolga, betyr dette at den statlige garantien for en minimumsbemanning er opphevet og får budsjettmessige konsekvenser fra Minimumsgarantien har til nå sikret minst 2 statlige ansatte på NAV-kontorene i Nord- Østerdal. Fra vil den statlige ressurstildelingen til NAV-kontorene i Nord-Østerdal bygge på samme forhold som de andre NAV-kontorene i Hedmark, dvs antall innbyggere og stønadssaker. For NAV i Alvdal vil dette si 1,5 statlige årsverk, mot 2 tidligere. Det er verdt å merke seg at dette er et valg som er tatt av NAV på fylkesnivå. Det hadde vært en mulighet og videreføre ordningen med tilsvarende bemanning i Nord-Østerdal, men konsekvensene av dette vil ha vært en lavere bemanning pr bruker for de større enheten lenger sør i fylket enn for kommunene nord i fylket. NAV Tynset har større bemanningsressurser, og har ikke vært omfattet av garantiordningen. De opprettholder derfor sin ressurstildeling også i Ledergruppa i NAV Nord Østerdal tok høsten 2016 fatt i denne utfordringen og leverte den 16. desember 2016 en beskrivelse og forslag til organisering for NAV kontorene i Rendalen, Tynset, Folldal, Alvdal, Tolga og Os. I forkant av denne rapporten hadde ledergruppa avholdt to fellesmøter med hele personalgruppa i regionen med muligheter til å komme med innspill. I tillegg har dette vært tema på flere møter internt på det enkelte NAV kontor. Rådmennene i Nord-Østerdal og NAV Hedmark har hatt drøftingsmøter for å møte utfordringene, og finne gode, framtidige løsninger for samarbeid og organisering av NAV i Nord-Østerdal. Den ble det enighet om å nedsette en prosjektgruppe som skulle utrede to framtidige modeller for organisering av NAV i Nord-Østerdal; dagens modell og et vertskommunesamarbeid etter Kommuneloven 28-1b. Mål Målet for å utvikle et tettere samarbeid mellom NAV-kontorene i Nord-Østerdal må være å: Redusere sårbarhet Utvikle og utnytte felles kompetanse Utnytte ressursene optimalt Sikre en effektiv og stabil drift Skape et attraktivt og robust fagmiljø Bedre samarbeid om og bruk av felles arbeidsmarked Bedre samarbeid med samarbeidspartnere i alle fem kommuner Vurdering av framtidig samarbeid og organisering av NAV-kontorene i Nord-Østerdal. NAV står overfor mange og store krav og forventninger i tiden framover, i tillegg til redusert statlig bemanning. Dette gjør at det enkelte NAV-kontor vil ha store utfordringer med å opprettholde god nok kvalitet i tjenestene. Færre ansatte gjør at det blir stor sårbarhet i det enkelte kontor, både når det gjelder tilstedeværelse og tilstrekkelig kompetanse til enhver tid. For å nå NAVs hovedmål kreves det at veilederne har tett oppfølging av den enkelte bruker, og i stor grad samhandler med næringslivet og andre aktører i hele regionen. Side 4 av 17

5 Sak 72/17 Det er lang og god tradisjon for samarbeid mellom NAV-kontorene i Nord-Østerdal. For de statlige tjenestene er det mulig å samarbeide på individnivå utover kommunegrensene. Samarbeid om de kommunale tjenestene i NAV er ikke mulig utover eget NAV-kontor på grunn av personvern og taushetsplikt. Dette er hjemlet i Lov om sosiale tjenester i NAV og NAV-loven. Organisering etter vertskommunemodell, jf Kommuneloven 28-1b gjør det imidlertid mulig fullt ut å kunne samarbeide ut over kommunegrensene. Utredningen konkluderte med at det blir svært krevende å opprettholde gode nok tjenester til innbyggerne ved å opprettholde dagens organisasjonsmodell. Dette bl.a fordi det kun er mulig med samarbeid om de statlige tjenestene, og at det i 4 av 5 kontorer vil kun være èn statlig ansatt. Det ble derfor vurdert slik at den beste løsningen for framtidig samarbeid og organisering, er et vertskommunesamarbeid for NAV i Nord-Østerdal for å sikre innbyggerne fortsatt gode og helhetlige tjenester innenfor de områdene som NAV dekker. For å kunne samarbeide om kommunale tjenester på tvers av kommunegrensene må det foreligge et vedtak i kommunestyrene om interkommunalt samarbeid etter Kommuneloven 28-1b. Det vises til prosjektrapporten av Valg av vertskommune Rådmannen anser det som naturlig at Tynset blir valgt som vertskommune, og at et eventuelt nytt, felles NAV-kontor blir lagt dit. Dette fordi Tynset har størst mulighet til å legge til rette for å kunne benytte nåværende lokaler, med noe ombygging. NAVs tilstedeværelse lokalt Et eventuelt samlet NAV-kontor for alle fem kommuner vil dekke et stort geografisk område, med lange avstander til Tynset for mange av innbyggerne. Gjennom bruk av digitale løsninger kan noen brukere bli mer selvhjulpne, men dette vil ikke være tilstrekkelig for alle. De av innbyggerne som trenger NAV aller mest skal fortsatt få den hjelpen de trenger lokalt. Det blir derfor fortsatt svært viktig at NAV er fysisk tilstede i innbyggernes hjemkommune, i alle kommunene. Det er veilederne i NAV som skal reise, ikke innbyggerne. I en vertskommunemodell vil det også være mulig for innbyggerne å velge om de vil oppsøke det lokal NAV-kontoret, eller om de vil oppsøke det felles NAV-kontor. Det vil likevel være svært viktig at innbyggerne oppfatter NAVs tilstedeværelse lokalt som forutsigbar, at NAV er der da de trenger det. Som det framgår av vedlagte rapport fra arbeidsgruppen, anbefales det lokal tilstedeværelse i alle samarbeidskommunene tre dager i uken. Tilstedeværelsen skal bidra til å sikre lokale brukermøter, mulighet til såkalt «drop-in», møter med samarbeidsparter i kommunen, samt dialog med lokalt næringsliv. Dersom vertskommunemodellen blir valgt, anses det som naturlig at alle ansatte samles 2 ukedager på det felles kontoret. Blant annet for å bygge felles kultur, for å kunne utnytte hverandres kompetanse og utvikle nye arbeidsmetoder og utvikle kvalitet. Samarbeid med øvrige kommunale tjenester Side 5 av 17

6 Sak 72/17 NAV har en sentral rolle sett i forhold til kommunens øvrige tjenesteyting. Kontaktflatene er mange, som for eksempel ovenfor brukere med sammensatte tjenester, innkrevning, legetjeneste med mer. Det er viktig at det tas høyde for videreføring av dette samarbeidet, og at dette beskrives og stadfestes i samarbeidsavtalen som skal vedtas på et senere tidspunkt. Hvilke kommunale tjenester bør legges til et nytt, felles NAV-kontor. Det er noe ulikt hvilke tjenester som kommunene har lagt til det lokale NAV-kontoret, utover den såkalte minimumsløsningen, som vil si alle tjenester hjemlet i Lov om sosiale tjenester i NAV, samt gjeldsrådgiver. Noen har både flyktningetjenesten, Husbankens lån og tilskuddsordninger og støttekontakt lagt til NAV-kontoret. Det er fullt mulig at en vertskommune også fortsatt kan behandle disse fagområdene, men rådmannen mener det er mest formålstjenlig om tjenestene i NAV-kontoret ligger tett opp til NAVs oppdrag og målsetting, samt at det vil framstå mest oversiktlig hvis alle kommunene går inn i samarbeidet med de samme tjenestene. Etter drøfting med rådmennene i eget møte er nok tjenesten som omhandler Husbankens lån og tilskuddsordninger, det som alle kommunene med unntak av Tynset har underlagt NAV i nåværende stund. Rådmannen tilrår derfor at denne tjenesten tas inn i det felles nye NAV kontoret. Dette er et punkt som bør drøftes ytterligere og implementeres i samarbeidsavtalen som skal behandles av kommunestyrene på et senere tidspunkt. Rådmannen anbefaler derfor at alle tjenester etter Lov om sosiale tjenester i NAV, samt tjenesten som omhandler Husbankens lån og tilskuddsordninger, blir lagt til vertskommunen. Ansatte Både de ansatte og de tillitsvalgte er representert i arbeidsgruppa og i styringsgruppa. Det er svært viktig at de ansatte blir godt ivaretatt i en slik prosess. I et vertskommunesamarbeid mellom 5 kommuner i Nord-Østerdal vil det bli til sammen ca 21 årsverk, hvis minimumsløsningen blir valgt. Det vil bli mye nytt å forholde seg til for alle. Et felles vertskommunekontor vil bl.a. få felles brukerportefølje det vil si alle innbyggerne i alle kommunene. Det vil kunne jobbes med disse uavhengig av hvor de bor selv om selve møteplassen fortsatt skal være lokalt. Flere og nye kollegaer og nytt arbeidssted vil kunne være en stor utfordring, i tillegg til at det selvsagt også innebærer prosesser med kvalitetsutvikling og organisering/oppgavefordeling osv. Noen ansatte vil også få lang reisevei til det nye, felles kontoret. Arbeidsgruppen ser derfor at det er nødvendig med gode prosesser for å ivareta de ansattes rettigheter (jf. arbeidsmiljøloven), spesielt før en virksomhetsoverdragelse, men også etterpå ved etableringen av en ny, felles arbeidsplass. Alvdal kommunes mulighet til fortsatt kontroll og oppfølging Det er enighet mellom rådmannsforum i Nord-Østerdal og NAV Hedmark at en samarbeidsavtale med alle kommunene gir trygghet for god kontroll og oppfølging. Det er enighet om at nytt partnerskap etableres mellom Tynset kommune og NAV Hedmark, dog slik at alle rådmennene kan delta i partnerskapsmøtene. Det er også enighet om at vertskommunen rapporterer om økonomi til samarbeidskommunene hver måned, og hvert tertial etter ordinær Side 6 av 17

7 Sak 72/17 prosedyre. Partnerskapsmøtene kan legges til dato som passer med kommunenes tertialrapportering. Prinsippvedtak og virksomhetsoverdragelse Det vil være mye praktisk som skal på plass før et nytt, felles kontor er i drift. Organisering, oppgavefordeling, lokaler og skape felles kultur mv. I tillegg er det tidkrevende å opprette nye, felles IKT-løsninger. Rådmannen ser derfor at det vil være en stor fordel å kunne fatte et prinsippvedtak nå, og at dato for formell virksomhetsoverdragelse settes til Vedtakets konsekvenser for klima og miljø. Vedtaket vil etter all sannsynlighet medføre økt omfang av jobbreising ettersom medarbeidere i større grad skal utføre arbeid i flere kommuner enn tidligere Innstilling: På bakgrunn av vedlagte dokumenter og sakens vurdering, foreslår rådmannen at kommunestyret i Alvdal fatter et prinsippvedtak om at Alvdal kommune deltar i et vertskommunesamarbeid om NAV, etter kommuneloven 28-1b, der Tynset er vertskommune. Alle tjenester etter Lov om sosiale tjenester i NAV, samt tjenesten som omhandler Husbankens lån og tilskuddsordninger, foreslås delegert vertskommunen. Rådmannen foreslår også at formell dato for virksomhetsoverdragelse settes til Samarbeidsavtalen skal legges fram for kommunestyret for behandling og eventuell godkjenning. Side 7 av 17

8 Sak 73/17 Møtebok for Kommunestyret Sak 73/17 KOMMUNAL FORSKUTTERING AV SPILLEMIDLER TIL RIDEHALL PÅ STORSTEIGEN Arkiv: 243 Arkivsaksnr.: 17/ Saksbehandler: Erling Straalberg Behandling av saken: Saksnr. Utvalg Møtedato 73/17 Kommunestyret Endelig vedtak fattes i: Kommunestyret Andre dokumenter i saken: KOMMUNAL FORSKUTTERING AV SPILLEMIDLER TIL RIDEHALL PÅ STORSTEIGEN Melding om vedtak sendes til Nord-Østerdal Hestesportsklubb v/tirill Langleite Sparebank1 Østlandet v/ Stian Sandli Saksopplysninger: Kommunestyret behandlet i kommunestyresak 24/17, søknad om støtte til ny ridehall på Storsteigen. Kommunestyret fattet følgende vedtak: -Alvdal kommune, kommunestyret, innvilger søknad fra Nord Østerdal Hestesportsklubb på kr til ridehall på Storsteigen. -Bevilgningen betinger at hallen fysisk plasseres i sørenden på Prestegardsjordet. -Bevilgningen belastes kommunens disposisjonsfond. -Utbetaling av beløpet skjer ved byggestart. Siden den gang, har hestesportsklubben jobbet jevnt og trutt med fullføringen av planene for ridehallen. Det er underskrevet avtaler som sikrer festetomt til bygget, festet av Opplysningsvesentes Fond (OVF). Festetomten har blitt realisert som et ledd i et makeskifte mellom OVF og Hedmark fylkeskommune. Makeskiftet er avtalefestet mellom partene, men sluttføres som et makeskifte i regi av jordskifteretten. I tillegg har det blitt inngått utleieavtale med Hedmark Fylkeskommune om bruk av hallen. Leieavtalen har ti års varighet. Parallelt til arbeidet med å få på plass disse avtalene, har det blitt arbeidet med selve planleggingen og prosjekteringen av hallen. Forslaget som nå ligger bearbeidet, og klar for gjennomføring, har en kostnadsramme på kr. inkl. mva. Alvdal kommune Møteinnkalling: Kommunestyret Side 8 av 17

9 Sak 73/17 FINANSIERINGSPLAN Egenkapital NØST Lån Salg Hestesko/aksjer Sum Tippemidler Gave Alvdal kommune Gaver andre Andre Hesteklubber Spleis Admin/Dugnad Mva Sum Med bakgrunn i finansieringsplanen og et låneopptak på kr , er det satt opp følgende driftsbudsjett. DRIFTSBUDSJETT Driftsinntekter HFK Stall/halleie Arrangementer Sponsor/reklame Sum Driftskostnader Strøm Forsikring OVH (leie av festegrunn) Finanskostnader Forskudd Tippemidler Drift/vedlikehold Sum Ettersom de sikre inntektene i form av leiekontrakt med Fylkeskommunen, kun har en 10 års varighet, er finansieringsplanen beregnet ut i fra en nedbetaling på 10 år. Denne finansieringsplanen tar imidlertid ikke høyde for hvilket tidspunkt spillemidlene utbetales. Dette ligger som en usikkerhet i hele prosjektet. Side 9 av 17

10 Sak 73/17 Da denne problematikken ble reist under planleggingen, ble det undersøkt ulike måter å få løst problematikken på. Driftsbudsjettet viser imidlertid at det ikke er økonomisk rom for å kunne håndtere rentekostnader på spillemidlene over et ukjent antall år. Ordfører og rådmann, har gjennom den siste planleggingsfasen blitt gjort kjent med denne problemstillingen, og følgelig så reises nå spørsmålet om hvorvidt kommunen kan forestå en mellomfinansiering av spillemidlene inntil dette foreligger til utbetaling fra departementet. Saksvurdering: Det er kommunen som vedtar prioriteringen på spillemiddelsøknadene. Dette gjøres hvert år, med frist innen 15 januar. Praksis for søknader på omfang av dette prosjektet, viser at en må påregne 2 4 års ventetid fra innvilget søknad til utbetaling skjer. Dette til tross for at tiltaket gis høy prioritet fra kommunen. I dette tilfellet betyr det at saken dreier seg om hvorvidt Alvdal kommune kan forskuttere en sum pålydende kr i periode på 2 4 år. Det er ikke uvanlig at kommuner forskutterer spillemiddelutbetalinger. Det betyr imidlertid ikke at dette ikke er beheftet med problematikk. Problematikken er for så vidt ikke knyttet til usikkerhet. Så lenge prosjektet er gitt departementets forhåndsgodkjenning, og det finansielle er godkjent av aktuell bank, så er denne usikkerheten eliminert. Problematikken i dette tilfellet, dreier seg mer om prinsippet for bruk av kommunens likvide midler til andre formål en kommunens kjernevirksomhet og kommunale oppgaver. For det første så er 4,5 mill. kroner en betydelig sum. For det andre så må man være bevisst på at dette ikke lager presedens. Det må være slik at en eventuell forskuttering i dette tilfellet, ansees som engangstilfelle ettersom omfanget er meget stort i forhold til den beskjedne egenkapitalen som søker faktisk besitter. Søker er ikke en etablert forening med solid økonomi og stor medlemsmasse, som for eksempel idrettslaget. Dette må også sees i sammenheng med den store samfunnsbetydningen en gjennomføring av prosjektet vil ha, ikke minst for Storsteigen som skole og kompetansearbeidsplass og senter for landbruket regionenes største næring. Med bakgrunn i disse argumentene. Mener rådmannen at det foreligger særegne forhold som tilsier at kommunen kan forskuttere spillemidlene i dette tilfellet, uten at det skal medføre presedensvirkninger. Et annet spørsmål vil være om hvorvidt kommunen skal beregne en kompensasjon for de utgifter som påløper ved en forskuttering. Tapet for kommunen som følge at reduserte renteinntekter, er forholdsvis beskjeden, da innskuddsrenten for tiden er svært lav. Imidlertid så vil redusert likviditet i en periode med store kommunale investeringer medføre at kommunens egne låneopptak må gjøres på et tidligere tidspunkt. Derfor tilrår rådmannen at det beregnes en rente pålydende det kommunen tilbys i flytende lånerente pt, dvs 1,5 %. For den nevnte summen pålydende kr vil dette utgjøre en årlig sum pålydende kr kr pr år. Rådmannens vurdering er at dette er en rentebelastning som søker bør kunne håndtere, og dette belastes søker årlig så lenge forskutteringen pågår. Vedtakets konsekvenser for klima og miljø. Vurdert som ikke relevant Side 10 av 17

11 Sak 73/17 Innstilling: Alvdal kommune, kommunestyret, forskutterer spillemidler for prosjektet - Ridehall på Storsteigen, prosjekteier Fjellregionen ridehall AS. Det beregnes en årlig rente på 1,5 % av det forskutterte beløpet, så lenge forskutteringen varer. Midlene til forskuttering belastes kommunens disposisjonsfond. Kommunale midler til forskuttering utbetales når det foreligger forhåndsgodkjenning av prosjektet fra departementet, og at bank som forestår utlån har gitt sin godkjenning for finansiering av prosjektet. Spillemidlene skal fra søker tilbakebetales til Alvdal kommune så snart disse er utbetalt til Fjellregionens ridehall AS. Side 11 av 17

12 Sak 74/17 Møtebok for Kommunestyret Sak 74/17 VALG AV NY REPRESENTANT I KOMMUNENS VALGNEMND Arkiv: 033 &15 Arkivsaksnr.: 15/ Saksbehandler: Bjørg Normann Behandling av saken: Saksnr. Utvalg Møtedato 54/15 Kommunestyret /17 Kommunestyret /17 Kommunestyret Endelig vedtak fattes i: Kommunestyret Andre dokumenter i saken: VALG AV VALGNEMND SAMLET SAKSFREMSTILLING - VALG AV VALGNEMND VALG AV VALGNEMND VALG AV NY LEDER OG NESTLEDER I KOMMUNENS VALGNEMND SAMLET SAKSFREMSTILLING - VALG AV NY LEDER OG NESTLEDER I KOMMUNENS VALGNEMND VALG AV NY LEDER OG NESTLEDER I KOMMUNENS VALGNEMND VALG AV NY REPRESENTANT I KOMMUNENS VALGNEMND Melding om vedtak sendes til Valgnemndas medlemmer Saksopplysninger: Live Stokstad ble innvilget fritak fra sine politiske verv i kommunestyresak nr. 41/17 i perioden Live er kommunestyremedlem for Venstre, leder i valgnemnda og kontrollutvalget. Ny leder og nestleder i valgnemnda ble valgt i kommunestyresak nr. 62/17. Ved valg av valgnemnd i kommunestyresak nr. 54/15 ble det valgt ei valgnemnd bestående av 5 personer, en repr. fra hvert av partiene og ingen varamedlemmer. Saksvurdering: Det er altså ingen varamedlem som er valgt som kan erstatte personen i nemnda. Hvis kommunestyret fortsatt ønsker at hvert parti skal være representert i nemnda er det en repr. fra Venstre som mangler. Rådmannen tilrår derfor at kommunestyret velger ny medlem av nemnda og viser til kommunelovens bestemmelse om kjønnsbalanse. Vedtakets konsekvenser for klima og miljø. Ikke relevant. Alvdal kommune Møteinnkalling: Kommunestyret Side 12 av 17

13 Sak 74/17 Innstilling: Som nytt medlem av kommunens valgnemnd for resterende del av kommunestyreperioden velges: Side 13 av 17

14 Sak 75/17 Møtebok for Kommunestyret Sak 75/17 ENDRINGER I EKTESKAPSLOVEN - KOMMUNALE VIGSLER Arkiv: 044 Arkivsaksnr.: 17/ Saksbehandler: Per Arne Aaen Behandling av saken: Saksnr. Utvalg Møtedato 48/17 Formannskapet /17 Kommunestyret Endelig vedtak fattes i: Kommunestyret Vedlegg: Rundskriv Q-11/2017 fra Det kongelige barne- og likestillingsdepartement om kommunale vigsler. Melding om vedtak sendes til Publiseres på kommunens hjemmeside Saksopplysninger: Stortinget har vedtatt lovendringer i ekteskapsloven som gjelder fra 1. januar Lovendringen innebærer at vigselsmyndighet overføres fra tingretten til kommunen. Lovendringen gir ordfører og varaordfører slik myndighet til å gjennomføre vigsler. Videre åpner loven for at kommunestyret i tillegg kan gi kommunalt ansatte eller andre folkevalgte som kommunestyret selv bestemmer slik myndighet til å gjennomføre vigsler. Lovendringen innebærer videre at kommunen må være klar for å ta imot brudepar som ønsker å gifte seg borgerlig fra 1. januar. Det må avklares hvem som skal ha vigselsmyndighet i kommunen, avklare hvor og når ekteskapsinngåelsen kan finne sted. I tillegg må det avklares hvem tilbudet skal gjelde for, og kostnader for tilbud utover det som er lovpålagt for kommunen. Lovendringen innebærer en lovfestet plikt til å ha et kommunalt vigselstilbud for egne innbyggere og for personer som ikke er bosatt i Norge. Det er tilstrekkelig at én av brudefolkene er bosatt i kommunen for at plikten gjelder. Kommunen kan også velge å tilby vigsler for brudefolk bosatt i andre kommuner. Vigselstilbudet skal være gratis for kommunens innbyggere og personer som ikke er bosatt i Norge. Dersom kommunen åpner for at vigsler kan skje utenom kommunens ordinære lokaler, utover ordinære åpningstider eller for brudefolk som ikke er bosatt i kommunen, kan kommunen kreve å få dekket merkostnader ved dette. Eksempler på dette er kostnader for vigsleren og kostnader knyttet til bruk av kommunale lokaler. Kommunen må i så fall regulere hvilke kostnader som kan kreves dekket, dette må avtales med brudeparet på forhånd. I selve seremonien er oppgaven å gjennomføre det borgerlige vigselsformularet. Dette er en tekst som vigsler leser. I tillegg til denne vil det være rom for å tilpasse seremonien med for eksempel tekst og musikk, dersom brudeparet ønsker det. Side 14 av 17

15 Sak 75/17 Saksvurdering: Det er viktig med en rask avklaring på hvem som skal få vigselsmyndighet og hvor og når vigslene kan gjennomføres. Ordningen trer i kraft 1. januar 2018 og det kan allerede nå komme spørsmål om hvilke tilbud som finnes i kommunen. I forarbeidene til lovendringen er det uttalt at det kan være hensiktsmessig at det i tillegg til ordfører og varaordfører tilbys vigslere som er politisk nøytrale. I de fleste tilfeller vil en tro at ordfører eller varaordfører kan håndtere vigslene selv, men det er viktig at noen kan ivareta funksjonen i de tilfeller det ikke er mulig. Det tilrås at myndighet til å vigsle tildeles til flere enn ordfører og varaordfører av disse årsakene. Det stilles ikke krav til kompetanse eller erfaring. Myndigheten følger funksjonstiden med politisk rolle og funksjonen som ansatt for administrasjonen. Kommunens vigselstilbud skal være godt og tilgjengelig. Det er uttalt at det er viktig at kommunen legger til rette for vigselens seremonielle karakter. Bruk av egnede lokaler vil være av betydning for hvordan en vigselsseremoni oppfattes, og i lovforarbeidene er det lagt til grunn at kommunene har rådhus, kommunehus eller andre lokaler som kan gjøres tilgjengelig for vigsler. En må ha lokale som er tilgjengelig på et fast tidspunkt hver uke, stort nok til at eventuelle gjester/tilskuere får plass i tillegg til brudefolk og vitner. Kommunestyresalen vil være et naturlig lokale å tilby, i tillegg vil ordførers kontor være aktuelt sted. Både kommunestyresalen og ordførers kontor bør være lokaler som framstår slik i det daglige at de også er egnet for slike seremonier. Det kan være at det er behov for oppgradering av disse lokalene slik at de framstår egnet også av grunner utover vigsler, dette bør vurderes. Både med tanke på lokalene og de som skal forestå vigselen, er det en fordel at tidsrommet som avsettes til vigsler er på et fast tidspunkt hver uke. Fredag ettermiddag vurderes som et godt egnet tidspunkt, og det foreslås tidsrommet kl hver fredag unntatt offentlige høytids- eller fridager. Dette burde gi godt med anledninger. For at det skal være tid til nødvendig planlegging foreslås det at vigsel må bestilles senest 6 uker i forkant av seremonien. Dersom kommunen åpner for at vigsler kan skje utenom kommunens ordinære lokaler, utover ordinære åpningstider eller for brudefolk som ikke er bosatt i kommunen, kan kommunen kreve å få dekket merkostnader ved dette. Vigsler bør i hovedsak finne sted i kommunens lokaler og til oppsatt tidsrom. I særlige tilfeller bør en kunne åpne for at vigsler gjennomføres på et annet sted og til et annet tidspunkt, men dette må skje etter avtale og være unntaksvis. Kommunens kostnader i disse tilfellene bør faktureres etter faktiske kostnader. De som vigsles bør være ansvarlig for leie og forberedelse av lokale i de tilfelle vigselen ikke foregår i kommunens tilbudte lokaler. Det må avklares om det skal åpnes for vigsler av brudefolk som er bosatt i andre kommuner. Pågang av vigsler vil det være vanskelig å vurdere. Tilbud til andre enn kommunens innbyggere kan virke positivt på omdømme, men det kan medføre ekstraoppgaver for kommunen og de som skal inneha vigselsoppgaven. Faktiske utgifter med det hele kan derimot faktureres dersom kommunestyret bestemmer det for vigsler av brudefolk bosatt i andre kommuner. Eksempler på dette er kostnader for vigsleren og kostnader knyttet til bruk av kommunale lokaler. Kommunen må i så fall regulere hvilke kostnader som kan kreves dekket, og dette må avtales med brudeparet på forhånd. Side 15 av 17

16 Sak 75/17 Rådmannen mener at vigslene i all hovedsak skal finne sted i kommunens egne lokaler og i oppsatt tidsrom. Lokalene som tilbys bør være kommunestyresalen og ordførers kontor. En oppgradering og tilpasning av disse lokalene må vurderes gjennomført dersom en mener at disse ikke egner seg av den grunn. Tidsrom som tilbys bør også avgrenset med tanke på bruk av lokale og vigslere. Det foreslås at tidsrom normalt er fredag kl på fredager, ikke på dager utenom kommunehusets åpningstid. Etter særskilt avtale bør vigsler tilbys utenfor disse lokalene og tidene. Kommunens faktiske ekstrakostnader i den forbindelse faktureres brudeparet. Det er vanskelig å se at det vil bli vesentlig etterspørsel fra brudepar bosatt i andre kommuner slik at dette ikke kan prioriteres, det kan være personer med aner i kommunen, fritidseiendommer her eller som av ulike grunner ønsker vigsel i Alvdal. En foreslår at dette tilbys der brudeparet faktureres faktiske utgifter. Faktiske utgifter for standard vigsel i kommunens lokale innenfor fastsatt tidspunkt fastsettes i kommunens gebyrregulativ. Vedtakets konsekvenser for klima og miljø. Ikke relevant for saken. Innstilling: 1. I tillegg til ordfører og varaordfører delegerer kommunestyret vigselsmyndighet i Alvdal kommune til rådmannen. Rådmannen gis myndighet til å delegere denne videre i administrasjonen. Dette tilføyes kommunestyrets delegeringsreglement av 23. juni Vigsler tilbys i tidsrommet kl på fredager når kommunehuset er åpent. Bestilling av vigsel skal skje senest 6 uker i forveien. 3. Kommunale vigsler skal som hovedregel tilbys gjennomført i kommunestyresalen eller på ordførers kontor. Dersom andre lokaler ønskes benyttet legges ansvaret for å skaffe og forberede disse til de som skal vigsles. 4. Det åpnes for vigsler av brudefolk som ikke er bosatt i Alvdal kommune. 5. Nødvendige midler for å gjennomføre vigsler legges inn i kommunens driftsbudsjett. 6. Kostnader for vigsler i andre lokaler, innhold utover borgerlig vigselsformular, utenom angitte tider og der brudeparet er bosatt i andre kommuner faktureres de som vigsles. Gebyrsatser for dette legges inn i kommunens gebyrregulativ. Behandling i Formannskapet : Omforent forslag. Setning 2 og 3 i pkt 1 strykes. Vielser tilbys i kommunestyresalen, ikke ordførers kontor. Vedtak i Formannskapet : 1. I tillegg til ordfører og varaordfører delegerer kommunestyret vigselsmyndighet i Alvdal kommune til rådmannen. 2. Vigsler tilbys i tidsrommet kl på fredager når kommunehuset er åpent. Bestilling av vigsel skal skje senest 6 uker i forveien. 3. Kommunale vigsler skal som hovedregel tilbys gjennomført i kommunestyresalen. Dersom andre lokaler ønskes benyttet legges ansvaret for å skaffe og forberede disse til de som skal vigsles. 4. Det åpnes for vigsler av brudefolk som ikke er bosatt i Alvdal kommune. 5. Nødvendige midler for å gjennomføre vigsler legges inn i kommunens driftsbudsjett. Side 16 av 17

17 Sak 75/17 6. Kostnader for vigsler i andre lokaler, innhold utover borgerlig vigselsformular, utenom angitte tider og der brudeparet er bosatt i andre kommuner faktureres de som vigsles. Gebyrsatser for dette legges inn i kommunens gebyrregulativ. Side 17 av 17