Innkjøp og logistikk. Handlingsplan Sak 32 vedl Handlingsplan Innkjøp og logistikk

Transkript

1 Innkjøp og logistikk Handlingsplan 2010 Sak 32 vedl Handlingsplan Innkjøp og logistikk

2 Formål Handlingsplanen angir og prioriterer tiltak for å utvikle innkjøps- og logistikkvirksomheten på Sykehuset i Vestfold fra 2010 og fremover. Handlingsplanen er avledet av Strategiplan for innkjøp og logistikk for det regionale helseforetaket som ble styrebehandlet 18. Desember Planen bygger på mange av de samme målsettinger og viderefører tiltak fra handlingsplan Visjonen er (HSØ): Fremstå som en profesjonell kunde i markedet gjennom god kontroll og styring av bestillerorganisasjonen der samordning og optimalisering av forsyningsstrukturen er grunnlaget for kvalitetsikring og gevintrealisering Strategiplanen RHF gir følgende hovedmål for planperioden frem til 2012: En samordnet og samhandlende bestillerorganisasjon for å frigjøre midler til pasientbehandling. Handlingsplanens hovedmål 2010: Forbedre grunnlaget for god virksomhetstyring gjennom å videreutvikle og ferdigstille allerede igangsatte prosjekter og prosesser Bakgrunn Handlingsplanen bygger på følgende tidligere styresaker i Helse Sør-Øst RHF: Orienteringssak innkjøp og logistikk Stab/Støtte fellestjenester i Helse Sør-Øst, vedtak om felles forsyningsstruktur for samtlige heleforetak Handlingsplan innkjøp og logistikk Revisjonsrapport: Oppsummering innkjøpsrevisjoner Strategiplan innkjøp og logistikk Handlingsplan innkjøp og logistikk Budsjett og mål Styringsmål innkjøp 2010 Handlingsplanens oppbygging og struktur Denne oversikten omfatter en nærmere beskrivelse av tiltak ifht. strategiplanen som skal gjennomføres i Tiltak utover 2010 vil bli behandlet nærmere i forbindelse med den årlige revideringen av denne handlingsplanen, innen utgangen av Planen tar utganspkt i SiV sin handlingsplan for 2009 Strategiplan Delmål 1: Alle anskaffelser rammeavtaler og investeringer over EØS terskelverdi skal kunngjøres samlet regionalt for gjennomføring i regionale eller nasjonale konkurranser SiV skal ha en avtaledekning på 80 % av totalt innkjøpt volum i kr innen Sak 32 vedl Handlingsplan Innkjøp og logistikk

3 Alle anskaffelser med en verdi over skal varsles HSØ RHF for vurdering av regional/nasjonal samkjøring og felles kunngjøring. I 2010 skal SiV derfor kun unntaksvis kunngjøre anskaffelser over EØS terskelverdi på dette gjelder alle typer anskaffelser, unntak er bygg entrepriser. Alle investeringer over EØS terskelverdi innenfor Medisinsk teknis utstyr skal være gjenstand for regional samordning og anskaffelse gjennom rammeavtaler. Der det ikke finnes avtaler skal innkjøp og kontrakt bistå fagavdeling å få etablert gyldige avtaler. Nå det gjelder ITK utstyr og programvare er dette bestillerenhetens arsområde opp mot Sykehuspartner. Tiltak 2010 frist Strategisk Operativt Identifisere avtalenummer på det enkelte produkt Kontinuerlig Logistikksjef Innkjøper Etablere rutiner slik at anskaffelser > Logistikksjef Innkjøper varsles HSØ RHF Etablere rutiner for at MTU koordineres for Logistikksjef Innkjøper regional samordning. Etablere et gevinsrealiseringsprogram. Alle nye avtaler skal kontrolleres for å fastslå endelig gevinst i forhold til tidligere avtaler Kontinierlig Logistikksjef Innkjøper Strategiplan Delmål 2: Alle innkjøp/avrop skal gjennomføres i SiV sitt elektroniske innkjøpssystem. Volum i kr gjennom innkjøpsystem mot volum i kr gjennom leverandørreskontro skal være > 90 % innen 2012 SiV skal ha tatt i bruk NORKAT SiV skal ha en katalogarlig for NORKAT som har i ar og implementere avtaleproduktene Tiltak 2010 frist Strategisk Operativt Iverksette måling av volum gjennom iverksatt logistikksjef Innkjøper innkjøpssystem Clock-Work (CW) Etablere effektiv håndtering av elektroniske produktkataloger logistikksjef Systemkonsulent (CW) Etablere rutiner som sikrer at avtalene blir logistikksjef Innkjøper kjent for bestillerarlige i SiV. Vurdere ytterligere sentralisering av kontinuerlig logistikksjef Innkjøper skaffevarer (fritekstbestillinger) mot innkjøp og kontrakt. Kvalitetsikring at innholdet i bestillingen kontinuerlig logistikksjef Innkjøper er riktig før den sendes leverandør. Konvertere fra fritekstbestilling til artikkel med artikkelnr kontinuerlig logistikksjef Systemarlig (CW) Sak 32 vedl Handlingsplan Innkjøp og logistikk

4 Etablere E-handels løsning logistikksjef Prosjektleder PL/Sykehuspartner Import av elektroniske varekataloger fra lev. via markedsplassen logistikksjef Prosjektleder PL/Sykehuspartner Strategiplan Delmål 3: Forsyningsstrukturen skal optimaliseres med utgangspunkt i aktiv forsyning internt og bruk av felles forsyningssenter eksternt SiV skal bruke HSØ forsyningssenter som primærleverandør. Forsyningssenteret er primærleverandør innenfor de varekategoriene som tilbys > 80 % av dette volum skal SiV kjøpe fra denne leverandør. Forutsetning er at forsyningssenteret har sortimentet og at SiV ikke må gjøre støttekjøp fra andre leverandører. Aktiv forsyning skal innføres fullt ut på SiV der dette er hensiktsmessig. Tiltak 2010 frist Strategisk operativt Øke bruk av forsyningssenteret kontinuerlig Logistikksjef lagersjef/bestillere Det varesortimentet som er kontinuerlig Logistikksjef Lagersjef/bestiller tilgjenglig fra forsyningssenteret skal kjøpes fra forsyningssenteret Arbeide for at leveringsfrekvens snarest Logistikksjef Lagerleder fra forsyningssenteret økes fra 2 g/uke til 3g/uke Aktiv forsyning skal rulles ut på kontinuerlig Logistikksjef Avdelingsleder/lagerleder hele SiV der dette er hensiktsmessig, samt vedlikeholdes ettersom produktsammensetning endres Sortimentsstyring/standardisering i kontinuerlig Logistikksjef Leder av Produktrådet samarbeid med Produktrådet på SiV Strategiplan Delmål 4: Innkjøpsarbeidet skal være preget av høy etisk standard der rollen som pådriver for miljøkrav og en etisk leverandørkjede er tydelig, og der det ikke forekommer avvik i forhold til LOA/FOA. Alle ledere skal ha bekreftet at de har lest og forstått de etiske retningslinjene for Helse Sør-Øst Alle ledere skal ha bekreftet at de har lest og forstått lov om offentlige anskaffelser før godkjenningsrett (innkjøp, attestasjon, anvisning) tildeles Sak 32 vedl Handlingsplan Innkjøp og logistikk

5 Tiltak 2010 frist Strategisk. Operativt Etablere rutine for å sikre at alle ledere har satt Logistikksjef Klinikksjefer seg inn i Lov og forskrift om offentlige anskaffelser ( LOA) samt våre etiske retningslinjer. Ta i bruk e-læringsmodul i etiske retningslinjer fra Logistikksjef Klinikksjef RHF Ta i bruk e-læringsmodul i lov/ forskrift fra RHF Logistikksjef Klinikksjef Strategiplan Delmål 5: Produktrådet skal sikre at standardisering av varer og tjenester på tvers av foretaksgruppen ivaretar kjernevirksomhetens krav til bruksegenskaper og kvalitet, samtidig som dette er et verktøy for å bidra til standardisering av materiellflyt rundt pasientforløp og et likeverdig helsetilbud for alle. Produktrådene etableres fortløpende med representasjon fra SiV der det er mulig innenfor våre økonomiske rammer. Tiltak 2010 frist ar Tilrettelegge for at innkjøps- og logistikkpersonell og kontinuerlig Logistikksjef produktråd får delta på de opplegg som RHF legger opp til Styringskrav for innkjøp og logistikk fra Helse Sør-Øst RHF for 2010 I oppdrag og bestillerdokumentet for Sykehuset i Vestfold som ble vedtatt i Foretaksmøte , er det gitt følgende styringskrav for innkjøp og logistikk for 2010: Sykehuset i Vestfold skal medvirke til realisering av mål og tiltak i regional Handlingsplan for Innkjøp og Logistikk Sykehuset i Vestfold HF skal etablere gevinstrealiseringsprogram i tråd med regionale retningslinjer Etiske retningslinjer for innkjøp og leverandørkontakt vedtatt i styret for Helse Sør-Øst RHF i sak , gjøres gjeldene for helseforetaket fra Retningslinjene er oversendt helseforetaket for styrebehandling og videre oppfølging og implementering Det skal iverksettes nødvendig opplæring og informasjon til alle ansatte om de vedtatte retningslinjer For å sikre gjennomføring av Strategiplan innkjøp og logistikk (styresak 128*-2008) er det for 2010 innført konkrete styringsmål for helseforetakene (styresak ). Sykehuset i Vestfold skal etablere og styrebehandle handlingsplan for realisering av styringsmålene. Rapporteringen på Sak 32 vedl Handlingsplan Innkjøp og logistikk

6 styringsmålemålene inngår i den generelle tertiale rapporteringen i foretaksgruppen. Den regionale oppfølgingen vil være knyttet til etablerte nøkkelindikatorer (KPI) og definisjonskatalog for disse med følgende styringskrav: KPI krav settes til: Avtaledekning 60% Avtalelojalitet 80% Utnyttelse av elektronisk bestillingssystem 60% Bruk av forsyningssenteret 15 % av helseforetakets innkjøpvolum, et nivå som skal være nådd ved slutten av året. For følgende nøkkelindikatorer (KPIer) skal styringskrav konkritiseres ved styret i sykehuset i Vestfold: o Utnyttelse av forsyningskonseptet aktiv forsyning: 70% av lageromsetningen o Bruk av elektronisk produktkatalog: andel fritekstbestillinger (bestilling av varer som ikke inngår i avtalt sortiment) skal ikke utgjøre mer enn 15% av alle forbruksvarekjøp Sak 32 vedl Handlingsplan Innkjøp og logistikk

7 Styrking av innkjøp og forsyning En elektronisk innkjøp- og forsyningsprosess Anbud og gevinster Forsyningsstruktur Mål: Mål: Mål: Mål: Utvikle organisasjonen til å være aktiv og ledende i Helse Sør Øst Strategier: En gjennomgående elektronisk prosess, fra et behov oppstår til betaling og oppfølging av kontrakter, uten manuelle prosesser. Strategier: Anbud ved SiV skal gjennomføres etter LOA, samtidig som fokuset på anbudene skal være å skape størst mulig gevinster for sykehuset, enten i form av kvalitetsforbedringer eller økonomiske besparelser. Strategier: Effektivisere lager og logistikkstyringen med bedre økonomi i driften, samtidig som avdelingene vil oppleve en bedre service, og pasientene et sikrere tilbud Strategier: Innkjøp og forsyning skal ha kjernekompetanse i alle ledd. Innkjøp og forsyning skal være et servicesenter. Innkjøp skal bli et første punkt for de ansatte ved sykehuset når det gjelder innkjøpstekniske spørsmål. Sørge for at alle anskaffelser er i henhold til Godt Nok prinsippet Innkjøp blir mer synlig gjennom økt bruk av Intranett, interne seminarer etc. Innkjøp skal bli flinkere til å dokumentere gevinster Beholde eksisterende kompetanse og tiltrekke ny. Prioriterte tiltak: Frigjøre tid for de ansatte som driver pasientbehandling Alle brukere skal ha tilgang til relevant informasjon i systemet Desentral bestillingsfunksjon Alle brukere skal kunne forholde seg til et Web grensesnitt Effektiv kommunikasjon mot leverandører Sporbarheten i systemet forbedres gjennom elektroniske prosesser Effektiv og fullstendig rapportering innenfor Innkjøp- og logistikk Fokusere på avtalelojalitet Forenkle rutiner Prioriterte tiltak: Bli en aktiv deltaker i innkjøpsnettverket regionalt FIL/SIL Alle anbud gjennomføres etter LOA Forbedre metodikk for rapportering og måling av resultater Full avtaledekning på de 20 største hovedgrupper. Alle lagerførte varer skal være avtalevarer Fokus på anbudsprosesser skal utvides fra å gjelde bare lovlighet til også å inkludere Godt Nok prinsippet Dokumentasjon av gevinster gjennom bruk av avtaler systematiseres. Prioriterte tiltak: Utarbeide Handlingsplan. Business Case over hva det vil koste å få avdelingspakker fra FS til SiV Sikre effektiv vareflyt til avdelingene gjennom mer effektiv bruk av logistikksystemet Clockwork. Prioriterte tiltak: 1. En kompetanseplan skal etableres og følges opp med budsjettmidler til kompetanseheving. 2. Våre ansatte skal delta på alle kompetansehevingsinitiativ fra Helse Sør Øst 3. Påvirke anskaffelsesprosessene i retning av Godt Nok prinsippet. RHF innenfor innkjøp og forsyning 4. Alle ansatte skal ha kurs i nytt regelverk for offentlige anbud 5. Redigeringsar Intranett Innkjøp 6. Innkjøp som eget innslag i seminarer og Innføringskurs for nyansatte 1. Sørge for å ha den optimale versjon av Innkjøp- og logistikksystem tilsvarende øvrige helseforetak som bruker samme system 2. Oppdatere artikkelregister og ta i bruk UNSPSC benevning 3. Innføre modul for rapportering som vil tillate oppfølging av nøkkeltall. 4. Forbedre integrasjon mellom Innkjøp/forsyningssystem og økonomisystem 5. Ta i bruk muligheter for å sende bestillinger elektronisk 6. Innføre ehandel (forutsetter elektronisk fakt.) 7. Innføring av et elektronisk fakturabehandlingssystem(.økonomi) 8. Innføring av et kontraktsstyringssystem(kostnad sjekkes med SP) 9. Vurdere om en integrert systemløsning ville være til fordel for sykehuset for økonomi, innkjøp og forsyning 10. Opplæring til alle involvert i innkjøp-og logistikkprosess 1. Alle anskaffelser over nasjonal terskelverdi legges ut for anbud 2. Alle avtaler som signeres skal godkjennes av Innkjøpssjef i forhold til Lov om Offentlige anskaffelser med forskrift. 3. System for gevinstdokumentasjon og oppfølging utvikles for å sikre overordnet mål fra Helse Øst som er reduksjon i kostnader på 10 % i forhold til inngåtte avtaleområder 4. Alle anbud over terskelverdi skal vurderes kunngjort nasjonalt/regionalt 5. Analyser over største 20 leverandører skal gjøres jevnlig for å sikre fullt avtalebelegg 6. System for gevinstdokumentasjon og oppfølging utvikles for å sikre overordnet mål fra Helse Sør Øst som er reduksjon i kostnader på 10 % i forhold til inngåtte avtaleområder. 7. Innkjøp blir en del av budsjettprosessen for å kartlegge fremtidig behov for varer og tjenester(uavhengig om det er drifts- eller investeringsmidler). 1. Felles rutiner for bestilling fra lager rulles ut 2. Vedlikeholde artiklene i aktiv forsyning samt optimalisere avdelingslager 3. Artikkelregister vaskes/oppdateres/fjerne feilkilder Sak 32 vedl Handlingsplan Innkjøp og logistikk

8 Sak 32 vedl Handlingsplan Innkjøp og logistikk