SAK NR RISIKOVURDERT STATUS OG HANDLINGSPLAN FOR INNKJØP OG LOGISTIKK I SYKEHUSET INNLANDET HF VEDTAK:

Transkript

1 Sykehuset Innlandet HF Styremøte SAK NR RISIKOVURDERT STATUS OG HANDLINGSPLAN FOR INNKJØP OG LOGISTIKK I SYKEHUSET INNLANDET HF Forslag til VEDTAK: 1. Styret tar risikovurdert statusrapport for innkjøp og logistikk i Sykehuset Innlandet HF til etterretning. 2. Styret ber om at Sykehuset Innlandets bidrag til realisering av strategiplan i Helse Sør- Øst og oppfølging av styringsmål fastsatt i oppdrag og bestillerdokumentet tas til etterretning gjennom handlingsplan for innkjøp og logistikk i Sykehuset Innlandet HF. 3. Styret ber om at utvikling og status innenfor målområdene rapporteres til styret gjennom tertialrapporteringen. 4. Styret ber om at en risikovurdert status per og revidert handlingsplan legges fram samlet for styret i løpet av første tertial Brumunddal, 21. februar Morten Lang-Ree administrerende direktør Saksbehandler: divisjonsdirektør Bård Are Bjørnstad / avdelingssjef Karl Løkken

2 SAKSFREMSTILLING SAK NR HANDLINGSPLAN FOR INNKJØP OG LOGISTIKK I SYKEHUSET INNLANDET HF Bakgrunn Styret behandlet den i sak , status for innkjøp og logistikk i Sykehuset Innlandet HF. Saken ble fulgt opp med revidert handlingsplan for innkjøp og logistikk, styrebehandlet den i sak Følgende vedtak ble fattet ved siste styrebehandling: 1. Styret tar den reviderte handlingsplanen for innkjøp og logistikk i Sykehuset Innlandet HF til etterretning. 2. Styret ber om at Sykehuset Innlandets bidrag til realisering av strategiplan i Helse Sør-Øst følges opp gjennom styringsmål fastsatt i oppdrag og bestillerdokumentet, og at utviklingen i disse rapporteres til styret gjennom tertialrapporteringen. 3. Styret ber om at en risikovurdert status per og revidert handlingsplan legges fram samlet for styret i løpet av første tertial Saksframstilling Basert på punkt 3 i vedtaket ovenfor har divisjonsdirektør for Eiendom og intern service med sine fagavdelinger for innkjøp, forsyning og logistikk foretatt en statusgjennomgang av innkjøp og forsyningsvirksomheten i foretaket. På bakgrunn av risikovurdert status av ovennevnte fagområder, samt styringsmålene fastsatt i oppdrag og bestillerdokumentet og satsingsområder i Helse Sør-Øst sin strategiplan for legges det også frem ny handlingsplan for innkjøp og logistikk. Status per Innkjøp og logistikksområdet har hatt en positiv utvikling i 2012 og kan vise til resultater som indikerer en god fremgang på de styringsmålene som legges til grunn fra eier. Foretaket har nådd styringsmål fra HSØ om innkjøpsvolum via felles forsyningssenter ved å øke fra 41 MNOK i 2011 til 47 MNOK i Årsaken til økningen er at større andel av avtaleproduktene som ligger tilgjengelig på Forsyningssenteret kjøpes derfra, og ikke direkte fra leverandør. Dette er i henhold til Helse Sør-Øst sin valgte forsyningsstruktur. Sykehuset Innlandet har hatt den største veksten i innkjøp fra Forsyningssenteret av foretakene i HSØ i løpet av Foretaket har også hatt en meget god utvikling på styringsmålet om andel kjøp på avtale. Per har SI oppnådd en andel på 78 %, marginalt under målet fra eier om 80 % kjøp på avtale. SI har ikke nådd målet om bruk av elektroniske bestillinger (e-handel) i sine innkjøp. Utviklingen går imidlertid i riktig retning og indikerer at arbeidet med avtaledekning og oppfølging av foretakets bestillere må fortsette sammen med at nye tiltak må vurderes. Side 2 av 5

3 Foretaket har oppgradert innkjøpssystemet og gjennomført en omfattende opplæring i innkjøp generelt og bruk av elektronisk handel ved inngangen til Innkjøp via e-handel er en effektiv og sikker fremgangsmåte for å gjøre bestillinger på rett avtale og til rett pris. Resultatutviklingen innen e-handel er derfor en viktig indikator på hvor god kontroll foretaket har på sine innkjøp og utbetalinger. Per har vi en andel e-handel på 47%. Tallet er økende men målsettingen fra Helse Sør-Øst om 70% er fortsatt et godt stykke unna. Potensialet for å utnytte dette systemet er så langt ikke utnyttet fullt ut. Tiltak for å tilrettelegge flere nye avtaleområder vil bli videreført i SI vil også inkludere andre godkjente innkjøpssystemer i sine beregninger og oppfølging i Foretaket har gjennomført mange nye, kostnadsbesparende anskaffelser i Flere store anskaffelser innen Bygg/eiendom og medisin teknisk utstyr (MTU) har gitt gode resultater. Foretaket har store utfordringer med driftskostnadene på gammel eiendomsmasse, foreldet utstyr og materiell. Nyanskaffelser og utskifting, der man kan vektlegge samlede, fremtidige levetidskostnader, er derfor av stor betydning for foretakets økonomiske situasjon. SI har også deltatt i flere regionale innkjøp som har stor betydning for foretakets økonomi. Det har vært lagt stor vekt på at foretaksgruppen samlet sett skal oppnå stordriftsfordeler der vi har opptrådt som en regional oppdragsgiver. På logistikksiden har SI deltatt i prosjektgruppe for å videreutvikle sortiment og ytelser fra HSØ Forsyningssenter. For å oppnå de ønskede resultater i den felles logistikkstrukturen, er det nødvendig å videreutvikle sortimentet slik at det blir mulig å øke volumene som forsynes til sykehusene via denne fellesløsningen. I tillegg må det utvikles mulighet til kjøp av avdelingspakkede leveranser fra forsyningssenteret. Hensikten med dette er å redusere behovene for lagerhold av forbruksvarer i helseforetakene. SI har deltatt i delprosjekter både innenfor sortimentsutvikling og innenfor avdelingspakkede leveranser. Innkjøp og kontraktsavdelingen hadde for fjoråret satt opp flere tiltak for risikostyring og kvalitetssikring av innkjøpsområdet for hele foretaket. Dette omfattet to interne revisjoner av utbetalinger til eksterne vikarbyråer og sykehusapotekene. I tillegg hadde vi en stikkprøvekontroll for oppfølging av innkjøpsvirksomheten til ulike budsjettansvarlige i foretaket. Samtlige av tiltakene viser at det er mange avvik vedr. etterlevelse av gjeldende prosedyrer og interne regler for innehavere av økonomiske fullmakter i SI. Flere av avvikene innebærer økonomisk, juridisk og omdømmemessig risiko og tiltak vil iverksettes for Foretakets innkjøpsansvarlige har gjennomgått ny opplæring for å styrke kompetansen innen offentlige innkjøp. Et revidert regelverk for håndhevelsesregler i forbindelse med offentlige anskaffelser har blitt innført i Samtlige innkjøpere i foretaket har fått opplæring i lovendringene og revidert regelverk. Det er ventet en økning i anskaffelsessaker som skal behandles i rettssystemet og ikke gjennom klageorganet KOFA i Det har også vært gode regionale tiltak for å styrke samhandlingen på tvers av foretakene i Tiltakene er basert på at man søker å få flere avtaleområder løftet opp på regionalt og nasjonalt nivå. SI har fulgt opp tiltakene, men ser store utfordringene med å oppnå stordriftsfordeler og frigjøring av ressurser. En tydeliggjøring av oppdrag, ansvar og roller til de ulike innkjøpsnivåene, sammen med felles IT-systemer, vil være viktige suksessfaktorer for å utvikle samarbeidet og oppnå ønskede resultater. SI er av den oppfatning at utviklingen med mer innkjøp- og logistikksamarbeid på tvers av foretakene er både utfordrende og tidkrevende. Styrket samhandling er bra på mange områder, men det er ønskelig at eier følger opp krav til besparelser og effektiviseringer av igangsatte tiltak før man iverksetter nye prosjekter. Side 3 av 5

4 Handlingsplan for 2013 Et viktig tiltak for å bidra til god virksomhetsstyring er en videreføring av nøkkelindikatorer på de måleområdene som Helse Sør-Øst vil følge opp helseforetakene på i For de viktigste måleområdene er det etablert styringsmål som er kommunisert til helseforetakene gjennom oppdrag og bestillingsdokument (OBD) for I tillegg har Helse Sør-Øst utarbeidet ny strategiplan for innkjøp og logistikk i perioden Gjennom overordnede mål i strategisk plan og styringsmålene i OBD har Sykehuset Innlandet fått et klart mandat for å utarbeide handlingsplaner med tiltak som skal svare opp målene fra eier. Den nye handlingsplanen tar også med seg tiltak på bakgrunn av statusgjennomgangen av fjorårets handlingsplan. Et viktig fokusområde for 2013 vil være å bidra til utviklingen med kategoribaserte innkjøp og felles rammeavtaler i regionen. Innkjøpsavdelingen vil, sammen med fagutvalg, bidra til at vi kan gjennomføre gode, målrettede anskaffelser både lokalt og regionalt. På denne måten vil foretaket bidra inn i anskaffelsesprosessene og sørge for at vi får større medvirkning i regionale og nasjonale anskaffelser. Dette skal resultere i gode og målrettede avtaler som dekker våre behov for varer og tjenester på best mulig måte. Styringskrav innkjøp og logistikk fra Helse Sør-Øst RHF for 2013 I OBD er det gitt følgende styringskrav for innkjøp og logistikk for 2013: Helseforetaket må etablere egne anskaffelsesplaner, som igjen kan legges til grunn for samordning av anskaffelser. Dette gjelder også for investeringsbehov innenfor medisinsk teknisk utstyr. Helseforetaket må gjøre seg kjent med regionale og nasjonale anskaffelsesplaner og sørge for å prioritere tilstrekkelig ressurser til implementering av avtaler som inngås. Helseforetaket må sørge for at ressurser spillt inn fra helseforetaket til deltakelse i anskaffelsesarbeid regionalt eller nasjonalt, får nødvendig tid og mulighet til deltakelse. Helseforetaket må prioritere implementering av regionale / nasjonale avtaler i samarbeid med tjenesteleverandør. Helseforetaket må sørge for å etablere gevinstrealiseringsplaner på bakgrunn av leveranser på anskaffelser fra regionalt og nasjonalt innkjøpssamarbeid. Overordnede mål o Sykehuset Innlandet HF skal bidra aktivt for å oppfylle handlingsplanen for innkjøp og logistikk i tråd med føringer gitt fra helse Sør-Øst RHF. Mål 2013 o Helseforetaket skal oppnå 80 % bruk av avtaler. o Helseforetaket skal oppnå 70 % bruk av innkjøpssystem. o Helseforetaket skal oppnå 90 % bruk av elektronisk produktkatalog. o Helseforetaket skal bruke Forsyningssenteret for innkjøp med 57 MNOK Side 4 av 5

5 Administrerende direktørs vurdering Målene fra eier uttrykker viktigheten av å ha en god og effektiv innkjøp- og logistikkorganisasjon både regionalt og i eget foretak. For å nå målene er det viktig å lykkes med samhandling regionalt og god rolleavklaring og ressursutnyttelse på alle plan. For foretaket er det viktig at tiltakene sørger for at vi etterlever lov- og forskriftsmessige krav til offentlige anskaffelser, samt at vi oppnår økonomiske besparelser, god kvalitet og en god forsyningstjeneste til vår kjernevirksomhet. De regionale styringsmålene fra Helse Sør-Øst har vært høye i 2012 og disse videreføres i Den regionale strategiplanen for innkjøp og logistikk viser en klar dreining mot mer samarbeid på tvers av foretakene og at man skal utnytte fordelene av å være en stor oppdragsgiver i forbindelse med anbudskonkurranser. Eiers krav til effektivisering og kvalitet gjennom samordning av innkjøpsarbeidet i foretaksgruppen og bruk av felles systemløsninger vil ha stort fokus i årene som kommer. Sykehuset Innlandet har gjennom regelmessig oppfølging av innkjøpsvirksomheten i eget foretak gitt offentlige innkjøp et betydelig ledelsesmessig fokus. Dette er nødvendig da en stor del av foretakets økonomi er knyttet til innkjøp og leverandørutbetalinger. Foretaket har et stort antall ansatte med økonomiske fullmakter som utfører operative innkjøp (bestillinger) og godkjenner utbetalinger. God tilrettelegging av systemer, verktøy og relevant informasjon er, sammen med oppfølging av denne målgruppen viktige suksessfaktorer for å lykkes med våre mål for Innkjøp er også i økende grad innarbeidet i mål- og risikostyring av virksomheten gjennom ledelsens gjennomgang. Det er foretatt en gjennomgang av handlingsplan for innkjøp og logistikk opp mot faktisk måloppnåelse samt nye, skjerpede styringsmål - og strategisk plan fra Helse Sør-Øst. Saken er drøftet i ledergruppen, og fremmes nå som sak for styret i Sykehuset Innlandet. Administrerende direktør har i tillegg til de krav som er stilt til Sykehuset Innlandet gjennom foretaksmøtet på dette området, satt følgende mål i forhold til innkjøpsområdet for 2013: o Etterlevelse av lover og regler, sunn forretningsmessig drift og effektiv ressursbruk skal ligge til grunn for innkjøpsarbeidet i Sykehuset Innlandet. Godt tverrfaglig samarbeid om viktige anskaffelser skal bidra til at våre avtaler oppleves som gode og målrettede og støtter opp om kjernevirksomheten på best mulig måte. o Sykehuset Innlandet skal ha fokus på kvalitet, etisk standard og omdømme i sin samhandling med leverandørmarkedet. Foretaket er en av distriktets største oppdragsgivere og våre innkjøp er derfor av stor samfunnsmessig betydning. Administrerende direktør vil følge opp styringskravene og målene som er satt for divisjonene gjennom tertialvise rapporteringer og oppfølgingsmøter gjennom året. Vedlegg: - Kategorisering og vurdering av risikoområder - Handlingsplan for innkjøp og logistikk 2013 Side 5 av 5