Å rsrapport for læringsmiljøutvalget ved Høgskolen i Østfold Vedtatt av LMU

Transkript

1 Å rsrapport for læringsmiljøutvalget ved Høgskolen i Østfold 2012 Vedtatt av LMU

2 Læringsmiljøet ved HiØ i 2012 Lov om universiteter og høyskoler 4-3 fastslår følgende om ansvaret for ivaretagelse av læringsmiljøet: (1) Styret har det overordnede ansvar for studentenes læringsmiljø. Styret skal, i samarbeid med studentsamskipnadene, legge forholdene til rette for et godt studiemiljø og arbeide for å bedre studentvelferden på lærestedet. (2) Styret har ansvar for at læringsmiljøet på institusjonen, herunder det fysiske og psykiske arbeidsmiljø, er fullt forsvarlig ut fra en samlet vurdering av hensynet til studentenes helse, sikkerhet og velferd ( ). (3) Ved institusjonen skal det være et læringsmiljøutvalg som skal bidra til at bestemmelsene i første og annet ledd blir gjennomført. Utvalget skal delta i planleggingen av tiltak vedrørende læringsmiljø, og nøye følge utviklingen i spørsmål som angår studentenes sikkerhet og velferd ( ). Læringsmiljøutvalget rapporterer direkte til styret, og skal hvert år avgi rapport om institusjonens arbeid med læringsmiljø ( ). Kontakten mellom styret og LMU ved HiØ sikres ved at styret oppnevner en kontaktperson som er til stede på ett LMU-møte hvert halvår. LMUs kontaktperson i styret har de siste årene vært prorektor. Prorektor har ikke hatt mulighet til å stille på LMU sine møter LMUs rapport til styret for 2012 er delt inn i det psykososiale, det elektroniske og det fysiske læringsmiljøet. Det overordnede perspektivet for arbeidet med alle disse delene av læringsmiljøet er universell utforming. Regjeringen har som mål at Norge skal være universelt utformet i Arbeidet med å gjøre utdanning mest mulig inkluderende og tilgjengelig for alle har i de senere årene ført til et økt fokus på å inkludere så mange som mulig i de ordinære løsningene og å redusere behovet for spesialløsninger som kan virke stigmatiserende. Begrepet som tidligere ble brukt hovedsakelig om det fysiske miljøet, blir på bakgrunn av dette stadig oftere brukt også om det pedagogiske og sosiale læringsmiljøet. For å belyse denne dreiningen i perspektiv, fra tilrettelegging til universell utforming, har LMU vedtatt å endre tittelen på «Handlingsplan for studenter med funksjonsnedsettelser» til «Handlingsplan for universell utforming og studenter med funksjonsnedsettelser». Tiltaksdelen av denne handlingsplanen revideres hvert år og knyttes opp mot de tiltak LMU spiller inn til høgskolens aktivitetsplan og budsjett. Handlingsplanen for 2013 ligger på under sentrale dokumenter. LMU spilte også inn forslag til endringer i høyskolens virksomhetsmål for 2013 slik at arbeidet med universell utforming av det helhetlige læringsmiljøet i større grad blir synliggjort og ivaretatt. Forslagene til endringer ble tatt til følge. LMU har i 2012 brukt følgende kilder til informasjon om læringsmiljøet ved institusjonen: - Læringsmiljøundersøkelsen (EVA1) - Eksterne evalueringer (Difi «kvalitet på nett») - Orienteringer fra administrasjonen (kvalitetsrådgiver, administrasjonssjefer, driftssjefer) - Rapport fra overordnet fadderutvalg - Evaluering av tilbakemeldings- og avvikssystemet Sei ifrå - Rapporter fra 100-dagersplanen - Utredning av behov for en læringsmiljøkonsulentstilling 2

3 Det psykososiale læringsmiljøet Læringsmiljøundersøkelsen (EVA1) Det har ikke blitt gjennomført noen læringsmiljøundersøkelse ved HiØ i 2012, men det har blitt jobbet mot å kunne delta i den nasjonale læringsmiljøundersøkelsen administrert av Universell i Dette ble spilt inn som et strategisk satsingstiltak til aktivitetsplan og budsjett for 2013 og ble vedtatt av styret Læringsmiljøundersøkelsen som ble gjennomført som del av EVA2 i 2011 har dannet grunnlag for oppfølging av det sosiale læringsmiljøet som LMUs hovedfokus i Konkret har dette betydd tett oppfølging av fadderordningen gjennom jevnlig orientering fra overordnet fadderleder på LMU sine møter, samt deltagelse i prosessen med å utrede og opprette en læringsmiljøkonsulentstilling ved HiØ. Fadderukene er det første møtet nye studenter har med høgskolen og høgskolens læringsmiljø. LMU har dermed ansett det som viktig at dette møtet gir et helhetlig bilde av den rammen høyskolen og samskipnaden ønsker å legge for studiene ved HiØ. LMU har ved jevnlig kontakt med overordnet fadderleder oppfordret til: at SiØ og HiØ i større grad og mer systematisk trekkes inn i planleggingen av fadderukene at det utarbeides gode retningslinjer og milepæler for planlegging og gjennomføring av fadderukene at det legges til rette for universelt utformede aktiviteter som passer for alle studentgrupper at fadderne får god opplæring i hva det skal innebære å være fadder, og at dette blir tema for fadderseminaret Rapport fra overordnet fadderutvalg Overordnet fadderutvalg har skrevet en fyldig rapport som oppsummerer planlegging og gjennomføring av fadderukene 2012 som i all hovedsak vellykket. Rapporten er ment å fungere som et verktøy for kommende fadderutvalg og beskriver aktivitetene som ble gjennomført ved å peke på hva som fungerte godt, samt områder der det kan være rom for endringer eller forbedringer i gjennomføringen av neste års fadderuker. Studentparlamentet som eier fadderordningen har uttrykt et ønske om å styrke fadderukene med mer faglig innhold og har søkt om ekstra midler for å få til dette i LMU støttet opp under dette forslaget i sitt innspill til aktivitetsplan for Utredning av opprettelse av læringsmiljøkonsulentstilling Læringsmiljøutvalget og Studentparlamentet fremmet forslag om opprettelse av en læringsmiljøkonsulentstilling til høgskolens aktivitetsplan for Høgskolestyret ønsket en ytterligere gjennomgang av behovet for og rammene rundt en slik stilling og HiØs kvalitetsrådgiver gjennomførte på bakgrunn av dette en utredning våren Studentparlamentet og Studentsamskipnaden i Østfold (SiØ) ble invitert til å komme med innspill i utredningsprosessen. Utredningen oppsummeres i følgende punkter: 3

4 HiØ har en utfordring med tanke på studiepoengsproduksjon og gjennomstrømning. Faglig og sosialt isolerte studenter utgjør en høyrisikogruppe i forhold til frafall. Forskningen viser at styrking av læringsmiljøet er den viktigste enkeltfaktoren lærestedene selv kan påvirke for å forhindre at studenter som ligger i faresonen for å slutte fullfører studiene ved lærestedet. En læringsmiljøkonsulents ansvarsområder skal være å stimulere til faglig og sosial integrering av studentene internt ved HiØ, og legge til rette for større grad av interaksjon mellom studentene og det lokale kultur- og samfunnsliv i de to byene. Læringsmiljøkonsulentens plassering i organisasjonen må sikre et overordnet og helhetlig perspektiv på læringsmiljøet med fokus på inkludering og tilgjengelighet for alle høgskolens studenter. De økonomiske kostnadene som på påberegnes med en læringsmiljøkonsulentstilling (lønn og sosiale kostnader) tjenes inn hvis studiepoengsproduksjonen går opp med 0,2 studiepoeng per student, gitt det samme studenttallet som i Videre konkluderte den med en anbefaling om at høgskolen skulle finansiere en læringsmiljøkonsulentstilling over en periode på 1 år med mulighet for forlengelse i ytterligere 1 år, og at denne ble lagt til høgskolens studie- og forskningsenhet i fellesadministrasjon. For å sikre nærhet til studentene ble det anbefalt at læringsmiljøkonsulenten skal ha arbeidssted i lokal studiestedsadministrasjon, likt fordelt mellom de to studiestedene og at stillingen skal inngå i nært samarbeid med SiØ sine avdelinger, med spesielt vekt på StudentRådgivningen; studentorganisasjonene; fagmiljøene og eksterne aktører i lokalt kultur- og samfunnsliv. Høgskolestyret vedtok opprettelse av en slik stilling , sak 42/12. Leder for LMU deltok i intervju av aktuelle søkere i oktober Tiltredelse vil skje senest 1.mars 2013 LMU anser at læringsmiljøkonsulenten vil bli en viktig bidragsyter i arbeidet med å tilrettelegge for et inkluderende psykososialt læringsmiljø for HiØs studenter. Det vil være naturlig at læringsmiljøkonsulenten også trekkes inn i arbeidet med læringsmiljøet på institusjonsnivå, blant annet ved å delta på LMU sine møter. Det elektroniske læringsmiljøet Difi kvalitet på nett Direktorat for forvaltning og IKT (Difi) publiserer årlig en kvalitetsvurdering av offentlige nettsteder. Nettstedet utgjør en sentral del av læringsmiljøet ved HiØ, og LMU er derfor opptatt av resultatene fra denne undersøkelsen knyttet til tilgjengelighet på våre nettsider. I 2010 og 2011 skåret nettstedet til HiØ ikke tilfredsstillende på undersøkelsen, og LMU har fulgt dette opp ved å invitere leder for informasjons- og kommunikasjonsenheten til å redegjøre for situasjonen og hvilke tiltak som settes inn for å utbedre nettsidene. Difi gjennomførte ikke den årlige kvalitetsvurdering av offentlige nettsteder i 2012 fordi de ønsket å utarbeide et alternativt kriteriesett for kvalitet i digitale tjenester. Det nye kriteriesettet ble sendt på høring høsten 2012 og LMUs sekretær deltok på et møte med informasjons- og kommunikasjonsenheten ved HiØ i oktober der man gjennomgikk endringene i kriteriesettet. I etterkant av møtet utarbeidet info- og kommunikasjonsenheten et høringssvar, og det ble laget en 4

5 plan for utbedring av HiØs nettider basert på de nye kriteriene. Den neste kvalitetsvurderingen vil gjennomføres fra medio februar Utbedring av HiØs nettsider var også tema for en av arbeidsgruppene i 100-dagersplanen. 100-dagersplanen bestod av en rekke arbeidsgrupper som jobbet med ulike sentrale tema i videreutviklingen av HiØ etter at fusjonsprosessen med HiVe og HiBu ble avsluttet. Den enkelte arbeidsgruppe leverte en rapport til direktøren 15.september Forslag til tiltak som er skissert i rapportene har dannet grunnlag for opprettelse av konkrete prosjekter og aktiviteter for kommende budsjettår, og vil også brukes inn i arbeidet med utvikling av ny strategisk plan. LMU har vært høringsinstans på de rapportene som har blitt sendt på høring og har gjennom sine høringsuttalelser pekt på viktigheten av å ha fokus på studentenes helhetlige læringsmiljø i alle prosesser som virker inn på studentenes studiehverdag. Ett HiØ profilering og kommunikasjon (100-dagersplanen) I rapporten fra gruppen Ett HiØ Profilering og kommunikasjon pekes det på behov for en rekke tiltak i arbeidet med å etablere en helhetlig visjon og strategi for profilerings- og kommunikasjonsarbeidet. Dette innebærer blant annet kartlegging av kundegrupper, gjennomgang av kundereiser og informasjonsarkitektur og etablering av ansvars- og vedlikeholdsrutiner for høyskolens nettsider. Det pekes også på at det er nødvendig med fokus på universell utforming gjennom å utvikle gode maler og riktige tekniske plattformer for at målet om å nå alle brukergrupper skal lykkes. Det ble på bakgrunn av dette opprettet et forprosjekt i 2012 som begynte å jobbe med disse problemstillingene. LMU ønsker å støtte opp under dette arbeidet og spilte inn behov for en gjennomgang og utbedring av høgskolens nettsider til høgskolens plan- og budsjettprosess for Tiltak 24 i Aktivitetsplan og budsjettramme for 2013 som ble vedtatt av høgskolestyret skisserer at forprosjektet skal videreføres gjennom flere delprosjekter i året som kommer. LMU vil følge dette arbeidet gjennom kontakt med leder for informasjons- og kommunikasjonsenheten ved HiØ. Et annet viktig aspekt knyttet til det elektroniske læringsmiljøet er organisering av virksomheten knyttet til fleksible studier. Dette var også tema for en rapport som ble inkludert i 100-dagersplanen. Organisering av virksomheten i grenselandet IKT/undervisning/support (tilleggsrapport 100-dagersplanen) Et uttrykt ønske om endringer i den nåværende IKT-støtten fra enkelte avdelinger synliggjorde i 2012 et behov for avklaring og tydeliggjøring av oppgaver og ansvarsfordeling knyttet til utvikling og bruk av IKT-kompetanse og IKT-verktøy i undervisning og formidling for høyskolen som helhet. Personalog organisasjonsenheten ble bedt om å utrede dette området nærmere og det ble opprettet en arbeidsgruppe bestående av leder for IT-drift, administrasjonssjef ved studiested Halden og en rådgiver fra Personal- og organisasjonsenheten. Arbeidsgruppen fastslår følgende i sin rapport: Det er ikke gitt noen klare signaler i strategiske dokumenter om langsiktig, planlagt satsing på dette området for høgskolen som helhet. Det tilbys fleksible studie-modeller ved flere avdelinger, men det er uklart hvilket endelig behov det er for administrativ og teknisk støtte og veiledning, samt uklart hvem, og i hvilket omfang man tar seg av dette i dag. 5

6 I tråd med samfunnsutviklingen opplever undervisning- og forskningspersonell sterkere og strengere krav til å mestre bruk av IKT og digitale læremidler. Det er et økende behov for bistand og opplæring av medarbeidere, samt krav om service og tilgjengelighet fra IKT-kyndig personell. Det er relativt store ulikheter i servicegrad ved IT-drift i henholdsvis Halden og Fredrikstad. NOKUT vil høyst sannsynlig rette oppmerksomheten på innhold, omfang og kvalitet på de fleksible studiemodellene som tilbys i sektoren i framtiden. Det er viktig at HiØ sikrer høy kvalitet (både innholdsmessig og teknisk) på de fleksible studiene som tilbys ved å samle den kompetansen vi har, og skaffer oss den vi mangler, for å jobbe mot felles mål og med felles verktøy og kvalitet for hele HiØ. Arbeidsgruppen anbefaler på bakgrunn av dette at det utarbeides en overordnet strategi for fremtidig bruk av teknologi og digitale læremidler ved HiØ, samt for høgskolens satsing på nett- /fjernundervisning, med tilhørende avklaring av de økonomiske aspektene ved en slik strategi. Bruk av nye læringsplattformer i undervisningen og tilfredsstillende IKT-støtte for studenter og ansatte er et viktig element i den universelle utformingen av det elektroniske læringsmiljøet, som vil redusere behovet enkelte studenter har for individuell tilrettelegging i studiene. LMU ønsker å støtte opp under de anbefalingene som presenteres i rapporten og spilte på bakgrunn av dette inn forslag til aktivitetsplanen om at høyskolen bør gjennomføre en begrepsavklaring av begrepet fleksible studier som grunnlag for å utarbeide en helhetlig strategi for fleksibel utdanning. Forslaget ble tatt til følge og inngår i som tiltak 3 i Aktivitetsplan for Det fysiske læringsmiljøet LMU har i løpet av 2012 bedt om og fått oppdatering fra leder for bygningsmessig drift på møtet , sak 14/12. Her ble det redegjort for følgende: planlegging av oppgradering av A-bygget ved studiested Fredrikstad; ombyggingsprosjekter ved studiested Halden , blant annet bygging av en brakkerigg og omgjøring av svømmehall til kontor- og undervisningslokaler ved bygging av idrettshall; det kontinuerlige arbeidet med universell utforming, herunder montering av kontraststriper på trappetrinn ved biblioteket på Remmen og på vinduer og glassflater i Fredrikstad, tilpasning av toalett til rullestolbruk, samt utskifting av terskler for å tilfredsstille behov for framkommelighet samtidig som man ivaretar krav til brannsikkerhet og behov for lydisolasjon i Fredrikstad. Teleslynge finnes nå i utvalgte områder på begge studiesteder. Det har blitt gjennomført undersøkelser av muggsopp uten funn på Remmen, etter henvendelse fra ansatte som har reagert på lukt og dårlig luftkvalitet. Leder for LMU sitter i sin stilling som leder for StudentRådgivningen som medlem i gruppen Forprosjekt rehabilitering A-bygget og får der med seg nyttig informasjon om utviklingen i dette arbeidet, i tillegg til å bidra med et fokus på universell utforming i planlegging av rehabiliteringen inn i prosjektet. Kartlegging av Grønt-HiØ LMU ønsket i 2012 å sette i gang en prosess for å kartlegge grønn praksis, med fokus på hvordan HiØ håndterer miljørelaterte problemstillinger i sin daglige virksomhet, spesielt knyttet opp mot 6

7 studentenes hverdag. Dette temaet ble valgt fordi det er et uttalt ønske fra studentene om å få på plass bedre muligheter for resirkulering og andre miljørelaterte tiltak; fordi det allerede eksisterer engasjement og enkeltinitiativ ved HiØ og i Studentsamskipnaden som ikke faller inn under noen helthetlig plan eller strategi; og fordi dette er et tema som helt klart er av stor betydning for læringsmiljøet, og som henger sammen med HiØs mål om å være en viktig samfunnsaktør, som definert i strategisk plan Det å skape miljøvennlige lærings- og arbeidsmiljø har blitt gjenstand for økt fokus i utdanningssektoren generelt. Flere universitet og høgskoler tar ansvar for å møte globale utfordringer knyttet til miljø- og klimaspørsmål, ikke bare gjennom sin forskning og undervisning, men også gjennom den daglige driften av virksomheten. For å skape et meningsfylt grønt læringsmiljø og møte de kravene HiØ stiller til seg selv som en relevant samfunnsdeltager anmodet LMU derfor direktøren om å initiere en kartlegging av miljørelatert praksis i organisasjonen knyttet opp mot studentenes læringsmiljø. Kartleggingen bør følges opp med etablering av en helhetlig miljøstrategi for et grønt HiØ, som inkluderer avfallshåndtering, energibruk, transport, innkjøp, avfallsbehandling og IT. LMUs sekretær ble bedt om å legge saken fram på administrativt ledermøte høsten 2012 og de ønsket å gå videre med saken. Forslaget ble vedtatt av høgskolestyret og inngår som tiltak 25 i Aktivitetsplanen for Sei ifrå Kvalitetsrådgiver har orientert LMU om alle saker som har kommet inn via tilbakemeldings- og avvikssystemet Sei ifrå som omhandlet læringsmiljøet. Etter at systemet i august 2012 hadde vært i bruk i ett år ble det gjennomført en evaluering av systemet. I dette tidsrommet var det kommet inn 35 avvikssaker og av disse var det 18 som omhandlet det fysiske læringsmiljøet. I tillegg var det 7 tilbakemeldinger som omhandlet det elektroniske læringsmiljøet i form av feilaktig informasjon via fronter og timeplan, altså var det totalt 25 av 35 tilbakemeldinger som omhandlet læringsmiljøet i denne perioden. Fra august til desember 2012 har LMU blitt orientert om ytterligere 8 avviksmeldinger. Dette illustrerer at Sei ifrå har blitt en viktig kanal for å melde fra om avvik knyttet til læringsmiljøet, og har dermed blitt en viktig informasjonskilde for LMU om hvilke typer små og store utfordringer studentene opplever i sin studiehverdag. LMU blir orientert også om hvilke tiltak som settes i verk knyttet til det enkelte avvik, og er så langt tilfreds med den måten avviksmeldingene behandles og følges opp av høyskolen. LMU arrangerte et seminar i Strømstad i februar 2012 for sine medlemmer, der årsplan og satsingsområder for 2012 ble diskutert. I 2013 vil et slikt internt seminar fokusere på opplæring av nye medlemmer og avholdes tidlig i høstsemesteret når utvalget har fått nye studentmedlemmer. På vårsemesteret ønsker LMU å arrangere en fagdag med fokus på læringsmiljøet for høyskolens studenter og ansatte. For utdypende informasjon om medlemmer i utvalget og detaljene i de ulike sakene LMU har jobbet med, se referat fra møtene på Satsingsområdet for LMU i 2013 er mangfold. 7