Referat styremøte i Sola Flyklubb

Transkript

1 Referat styremøte i Sola Flyklubb Dato: kl 18:00 Sted: Klasserom Klubbhus Styret: Stein Olaussen, nsen, Rune Hilseth, Mette Waagen Fagsjefer: Olav Vik, Per Ingar Mortensen Andre: A: Godkjenning av forrige møtereferat: Godkjent B: Godkjenning av innkalling: Godkjent Saksliste: 1. Sikkerhetstema Ved run up, bruk gjerne passasjer som iaktager for å sjekke om flyet beveger seg. Vær alltid observant og oppmerksom ved all bruk av motor på bakken 2. Informasjon fra Fagsjefer Olav Vik: I forbindelse med Flytjenestens nylige øvelse ble det diskutert forholdene omkring booking av fly. Det må tilrettelegges for ryddige fohold for fremtidige forhåndsbooking, slik at utnyttelsesgraden for flyene blir optimal. Her er det rom for forbedring og et forslag er å innføre tidsbegrensing på forhåndsbooking når to eller flere fly blir booket for en øvelse, f eks 3 timers intervaller.dermed vil flytjenesten heltidsnestleder ha fly tilgjengelig for øvelsen og andre kan booke fly i de ledige 3 timers periodene. Kasserer er på saken. Per Ingar Mortensen: Redegjorde for skade på AEG i forbindelse med oppstart. Ving tok i hangar og fikk relativt omfattende skader. Dette flyet er utlånt til Klubben av Norrønafly og rapport er skrevet og sendt til eier. Det må vurdere om flyet skal reparares lokalt eller om bare vingen sendes til Rakkestad for reparasjon. Forsikringsforhold delvis uavklart med tanke på Klubbens medvirkning og ansvar i forbindelse med skaden. Per Ingar sjekker og tar kontakt med pilot for å få skrevet en uønsket hendelse rapport. Det må videre vurderes om Klubben skal ha flyet stående framover til disposisjon for medlemmene. I så fall må det sjekkes om flyet skal meldes inn til Luftfartstilsynet for offisiell bruk i Klubben. Per Ingar sjekker opp dette. Med 720 flytimer registert til nå i år ligger vi litt etter i forhold til i fjor. 3. Status økonomi Øknomisk status ikke endret siden forrige møte. Finansielt går det rundt men utgiftene er store og flere regninger enn først antatt har kommet i forbindelse med hangar prosjekt. Fullstending status er ikke tilgjengelig men vil bli oppdatert. Kasserer avventer status fra regnskaps fører og vil oppdatere status til neste styremøtet. Det forventes underskudd i regnskapet i 2016, men Klubbens likviditet er fremdeles under kontroll. Klubben har penger på konto og har flere ubrukte muligheter

2 til å justere balansen for utgifter/inntekter dersom det skulle vise seg nødvendig. 4. Status Hangar Skritlig redegjørelse av status fra Arlid: Arbeid med porter og låsesystem i gang. Plan for bedre tetting over portene, Arild ser på ulike løsninger. Siste del av bunn skinna skal snart støpes på plass. I tillegg skal det gjøres noe med drenening av vann som samler seg innefor portene. Behandling av hangargulv ble diskuret som et framtidig prosjekt (maling evnt epoxyoverflatebehandling). Markering av flyposisjoner i hangar må vente til plan for hangar er fastlagt og helst til gulvet er overflatebehandlet. Markering av midtpunkt i hangar port kan forøvring lages for å lette ut og inntauing av fly. Det ble også bestemt at det skal lages noen enkle bruks regker for hangar. Stein fikser dette og får det hengt opp i hangar. Brannsikring av hangar ble tatt opp. Eksisterende skumtralle skal ettersees, etterfylle og flyttes fra gammel hangar til ny. Temperaturbegrensinger med tanke på kald hangar vinterstid må også sjekkes opp i denne forbindelse. Flyeiere i hangar må gjøres oppmerksomme på at det er tillatt å sette inn skap etc for oppbevaring av diverse. Rulle med tørkepapir skal på plass sammen med søppeldunker Videre plan for Glasshuset ble diskutert. Det ble bestemt at forholdene inntil videre skal holdes enkle med tanke på ferdigstillese, i påvente av bedre oversikt over økonomisk status. Det skal sendes ut forespørsel til alle Klubbens medlemmer med tilbud om å leie lokale. Pris ble diskutert og satt til 1500 kr per måned. 5. Utleie av hangarplass Flere interessenter har meldt seg. Pr i dag har vi tre betalende leiere, og trenger derfor to til for å dekke inn kalkulerte utgifter, dette kan det se ut som om vi har nå. Det har kommet endel innvendinger til Styret i forhold til leiepris, og for å sørge for å beholde leietakere skal kasserer se på muligheten til å senke månedsleien noe. 6. Åpen Dag 2016 Åpen Dag september er planlagt og publisert i media. Skoleavdeling er klar og teoriplan for høsten kurs er klar og sendt ut. 7. Annet Søknad til stilling som Flytryggingsleder er mottatt. Endelig avgjøresle vil bli annonsert når endelig avtale er på plass. Lise Våge Berge har trukket seg som varamann. Forslag til styret: Innstallere overvåkningskamera i hangar. Forslaget ble diskutert og det ble bestemt å avvente dette til det eventuelt registeres som reelt behov. Forslag til Årsmøtet å øke selvassuranse fond til 500

3

4 8. Aksjonslogg: Aksjon Ansvarlig Status 1 Fordele aksjoner i henhold til aksjonsliste fra møte med Norrønafly. 2 Skriftlig henvendelse til Sola kommune angående tilsendt tilknytningsavgift Sola kommune skal kontaktes telefonisk for å få fortgang i saken Stein/Per Ingar Arild/Stein Se avsnitt 9. Leder følger opp og allokerer aksjoner Utført. Tilknytningsvagift betalt 3 Sjekke mulighet for å få tak i CO målere til flyene Per Ingar Sjekke engangsmålere 4 Identifisere avvik i regnskap og fremskaffe manglende bilag Rune Ha/Bente Utført og redegjort for i regnskap 5 Legge planer for Glasshuset Styret Pågår 6 Søke interesserte hangarplass leietakere i mikroflymiljøet Hangar utvalg v/ Leif Veka Utført Ingen umiddelbar interesse 7 Sjekk status for revisjon av klubbhåndbok Stein Pågår 8 Lyse ut stilling som Flytryggingsleder Stein Utført 9 Overta ansvar for klubbens nettsider Utført Erlend Svanes ny web ansvarlig 10 Videre kontakt med Stavanger Aftenblad angående web cam 11 Sjekke mulighet for å skifte kode for eksisterende nøkkelkort system 12 Sette opp tidsbegrensede forhåndbookinger i myweblog 3 timer intevall Utført Ingen tilbakemelding fra Aftenbladet 13 Kontake pilot AEG for å innhente hendelses rapport Per Ingar 14 Videre status for AEG i Klubben. Beholde eller ikke. Melde flyet inn til tilsynet. Per Ingar

5 15 Sende ut forespørsel til alle medlemmer om leie av kontorplass i Glasshuset 16 Lage enkelt hangar reglement til laminering og opphenging Stein Stein 17 Sjekke og etterfylle skumtralle til hangar 18 Flytte søppeldunker fra utsiden av klubbhus til ny hangar 19 Kjøpe rulle med tørkepapir til hangar 20 Sjekke regnskapsbalanse om det er rom for å senke månedsleie i hangar Kommentarer til aksjonslogg 1: Avventer hvor mye av dette som skal gjøres. 5: Se eget punkt (4. Status hangar) 3: Vurdere om dette skal overføres til flytryggingstjenesten 11: Sjekke om vi kan sette inn en Yale doorman kodelås med egen kode for betalende medlemmer

6 10. Videre møteplan Styret beholder tirsdag som fast møtedag og vil prøve å kalle inn til møte siste tirsdag i hver måned. Møtetidspunkt 18:00. Planlagt møtedager er som følger: 27. september 25. oktober 29. november Referent: Mette Waagen Sektretær Sola Flyklubb.