Rigmor Kristoffersen (Ap) Alf Roger Antonsen (H) Svanhild K. Dahle (Sp)

Transkript

1 KONTROLLUTVALGET I RAUMA KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Møte nr: 3/12 Møtedato: Tid: kl kl Møtested: Grupperom 1, Grand Hotel Bellevue Sak nr: 18/12 24/12 Møteleder: Møtende medlemmer: Odd Ivar Røhmesmo, leder (Sv) Erling Hagen, nestleder (Sp) Rigmor Kristoffersen (Ap) Alf Roger Antonsen (H) Svanhild K. Dahle (Sp) Forfall: Ingen Ikke møtt: Ingen Møtende vara: Ingen Fra sekretariatet: Åse Solveig Eriksen, kontrollsekretær Fra revisjonen: Grete Gjendem, forvaltningsrevisor Av øvrige møtte: Ole Bjørn Moen, rådmann (under sak 19/12, 20/12 og 23/12) Lederen ønsket velkommen og ledet møtet. Det fremkom ingen merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste ble godkjent. Det ble innmeldt en ekstrasak til møtet, sak PS 24/12 Eventuelt. TIL BEHANDLING: UTV. SAKSNR. TITTEL PS 18/12 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 24. APRIL 2012 PS 19/12 REFERAT OG ORIENTERINGER PS 20/12 RAUMA KOMMUNE. REGNSKAPSRAPPORT FOR 1.KVARTAL 2012 PS 21/12 REVISJONENS ÅRSRAPPORT FOR REVISJONSÅRET 2011 PS 22/12 PS 23/12 PS 24/12 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT RAUMA KULTURHUS KF. GJENNOMGANG AV PROSJEKTPLAN OPPFØLGINGSLISTE EVENTUELT PS 18/12 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 24. APRIL 2012 Protokollen fra møte 24. april 2012 godkjennes. Side 1 av 5

2 PS 19/12 REFERAT OG ORIENTERINGER Referat- og orienteringssakene tas til orientering. Referatsaker: RS 05/12 RS 06/12 RS 07/12 Kontrollutvalget Årsmelding for saksprotokoll Rauma kommunestyre , k-sak 036/12 Kontrollutvalget Plan for forvaltningsrevisjon saksprotokoll Rauma kommunestyre , k-sak 037/12 Kontrollutvalget Plan for selskapskontroll saksprotokoll Rauma kommunestyre , k-sak 038/12 Orienteringssaker: OS 17/12 OS 18/12 OS 19/12 OS 20/12 Rapport frå tilsyn med helse og omsorgstenestene til eldre i Rauma kommune - (2 avvik) Helsetilsynet, Fylkesmannen i Møre og Romsdal, datert Rådmann Ole Bjørn Moen orienterte og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Administrasjonen ser alvorlig på at det blir funnet avvik. Arbeidet med å lukke avvikene skal etter gitte tidsfrister være ferdig tidlig på høsten. Kontrollutvalget vil be rådmann om skriftlig dokumentasjon når avvikene er lukket. Protokoll fra styremøte i NIR nr 2/2012 med årsberetning og regnskap Årsmelding 2011 Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal (KR2) Forvaltningsrevisor Grete Gjendem orienterte om bemanningssituasjonen ved KR2 og at nytilsatte forvaltningsrevisor tiltrer sin stilling 1. juli Dømt til åpenhet avisartikkel hentet fra Kommunal Rapport 3. mai 2012 om åpenhet i kommunale selskap PS 20/12 RAUMA KOMMUNE. REGNSKAPSRAPPORT FOR 1. KVARTAL 2012 Kontrollutvalget tar regnskapsrapporten for 1. kvartal 2012, sammen med rådmannens muntlige redegjørelse til orientering. Leder innledet og kommenterte budsjetteringen og manglende prognoser. Side 2 av 5

3 Rådmann Ole Bjørn Moen orienterte om regnskapet og kommenterte budsjettering av eiendomsskatten og kommunens rutiner for budsjettering og periodisering. Rådmannen svarte på spørsmål fra kontrollutvalget og redegjorde for sykefraværet. PS 21/12 REVISJONENS ÅRSRAPPORT FOR REVISJONSÅRET 2011 Kontrollutvalget tar revisjonens årsrapport for revisjonsåret 2011 til orientering. Forvaltningsrevisor Grete Gjendem redegjorde for de uavklarte forhold og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Regnskapsrevisor vil ha videre oppfølging av uavklarte forhold i Rauma kommune. PS 22/12 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT RAUMA KULTURHUS KF. GJENNOMGANG AV PROSJEKTPLAN Kontrollutvalget godkjenner den fremlagte prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet Rauma Kulturhus KF. Prosjektplanen danner grunnlaget for gjennomføringen av prosjektet. Forvaltningsrevisor Grete Gjendem orienterte innledningsvis om Rauma kommunes planer om evaluering av styringsstrukturen ved Rauma kulturhus. Forvaltningsrevisor redegjorde for oppbyggingen av prosjektplanen og forklarte de forskjellige punktene i planen. Kontrollutvalget hadde ingen innvendinger til planen eller forslag til nye punkt. PS 23/12 OPPFØLGINGSLISTE I oppfølgingslisten gjøres følgende endringer: Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten Personalpolitikk i Rauma kommune Utvalget ønsker oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten vedrørende Personalpolitikk i Rauma kommune. Side 3 av 5

4 : Rådmann orienterte. Det arbeides med oppfølging av rapporten. Oppfølging av medarbeiderundersøkelsen er delegert til personalsjefen som vil gi saken høy prioritet. Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten Byggesaksbehandling i Rauma kommune Forvaltningsrevisjonsrapporten Byggesaksbehandling i Rauma kommune ble behandlet av kontrollutvalget i møte i sak 05/11 og i kommunestyret i sak 038/11. Kontrollutvalgets leder har etterlyst brukerundersøkelsen om publikums oppfatning av byggesaksbehandlingen i Rauma kommune : Rådmann har bedt om at det skal igangsettes en brukerundersøkelse. Sekretæren bes tilskrive administrasjonen i kommunen og, på vegne av kontrollutvalget, be om at det blir gjennomført en brukerundersøkelse. Oppfølging av politiske vedtak Kontrollutvalget har i 2011 ikke fått seg forelagt status for oppfølging av politiske vedtak fattet i 2010 og Oversikt over politiske vedtak skulle fra 2011 bli presentert sammen med de kvartalsvise økonomirapportene, men kontrollutvalget kan ikke se at det har skjedd. Sekretæren har i brev av tilskrevet rådmannen og bedt om en oversikt for 2010 og : Sekretæren etterlyste svar på brev av Rådmannen vil undersøke saken. Rapport fra fylkesmannens tilsyn med helse og omsorgstjenestene til eldre i Rauma kommune nytt punkt Fylkesmannen har gjennomført tilsyn med helse og omsorgstjenestene til eldre i Rauma kommune. Rapporten avdekket funn som kontrollutvalget ser alvorlig på. Kontrollutvalget vil følge opp om kommunen setter i verk tiltak for å rette opp og forebygge brudd på lovgivinga som er pekt på i rapporten : Kontrollutvalget vil be rådmann om skriftlig dokumentasjon når avvikene er lukket og be om en orientering om hvordan dette vil bli fulgt opp i hjemmetjenestens øvrige distrikt. Branntilsyn i Rauma kommune nytt punkt Det er gjennomført branntilsyn i Rauma kommune. Tilsynet avdekket bl.a 13 avvik ved Vågstranda oppvekstsenter som medførte stenging av skolens 2. etg. Rådmannen har bedt enhetsleder for Bygningsdrift sammen med bruker å gi en tilbakemelding på tilsynrapportene innen angitte tidsfrister : Kontrollutvalget ønsker å få en skriftlig dokumentasjon av oppfølging av avvikene og øvrige anmerkninger i tilsynsrapportene og ber sekretæren tilskrive kommunens administrasjon og be om dette. Virksomhetsbesøk nytt punkt I kontrollutvalgets møteplan er det satt av tid til besøk i en kommunal virksomhet. Alternativt kan en enhetsleder inviteres til å gi informasjon om sin enhet : Kontrollutvalget ønsker å besøke Åndalsnes sjukeheim til utvalgets møte i september. Hensikten med besøket er å få informasjon om driften av sjukeheimen og de daglige utfordringer de møter. I dette møtet var det ikke lagt opp til orientering fra administrasjonen. Leder orienterte. Utvalget gjennomgikk de saker som er på oppfølgingslisten. Det ble fremmet forslag til tre nye punkt på oppfølgingslisten. Side 4 av 5

5 Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer. (5 voterende) PS 24/12 EVENTUELT Selskapskontroll av Rauma Energi AS Kontrollutvalget ønsker at det blir gjennomført en selskapskontroll av Rauma Energi AS. Undersøkelsen skal omfatte Rauma kommunes utøvelse av sitt eierskap i selskapet. Utvalget ber sekretæren om at det blir fremmet en sak om selskapskontroll av Rauma Energi AS høsten Odd Ivar Røhmesmo Erling Hagen Rigmor Kristoffersen leder nestleder Alf Roger Antonsen Svanhild K. Dahle Åse Solveig Eriksen kontrollsekretær Side 5 av 5