Rigmor Kristoffersen (Ap) Alf Roger Antonsen (H) Svanhild K. Dahle (Sp)

Transkript

1 KONTROLLUTVALGET I RAUMA KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Møte nr: 1/12 Møtedato: Tid: kl kl Møtested: Møterom Romsdalshorn, Rauma kulturhus Sak nr: 01/12 11/12 Møteleder: Møtende medlemmer: Odd Ivar Røhmesmo, leder (Sv) Erling Hagen, nestleder (Sp) Rigmor Kristoffersen (Ap) Alf Roger Antonsen (H) Svanhild K. Dahle (Sp) Forfall: Ingen Ikke møtt: Ingen Møtende vara: Ingen Fra sekretariatet: Åse Solveig Eriksen, kontrollsekretær Fra revisjonen: Grete Gjendem, forvaltningsrevisor Av øvrige møtte: Ole Bjørn Moen, rådmann (under sak 02/12, 07/12 og 11/12) Ole Kjell Talberg, fagsjef areal, næring og miljø (under sak 02/12) Gro Berild, fagsjef helse og omsorg (under sak 02/12) Lederen ønsket velkommen og ledet møtet. Det fremkom ingen merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste ble godkjent. TIL BEHANDLING: UTV. SAKSNR. TITTEL PS 01/12 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 21. NOVEMBER 2011 PS 02/12 REFERAT OG ORIENTERINGER PS 03/12 KONTROLLUTVALGET. ÅRSMELDING FOR 2011 PS 04/12 REVISJONENS MELDING TIL KONTROLLUTVALGET PR. DESEMBER 2011 PS 05/12 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON PS 06/12 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL PS 07/12 PS 08/12 BIBLIOTEKSAKEN I RAUMA ÅPNE ELLER LUKKEDE MØTER I KONTROLLUTVALGET I RAUMA PS 09/12 MØTEPLAN FOR 2012 PS 10/12 PS 11/12 OPPFØLGINGSLISTE EVENTUELT Side 1 av 8

2 PS 01/12 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 21. NOVEMBER 2011 Protokollen fra møte 21. november 2011 godkjennes. PS 02/12 REFERAT OG ORIENTERINGER Referat- og orienteringssakene tas til orientering. Referatsaker: RS 01/12 RS 02/12 Kontrollutvalget Valgbarhet / varamedlemmer saksprotokoll Rauma kommunestyre , k-sak 090/11 Reglement for kontrollutvalget - endret av kommunestyret i Rauma i k-sak 090/11 Sekretær og leder orienterte om de endringer i reglementet for kontrollutvalget som var vedtatt av kommunestyret i k-sak 090/11. RS 03/12 Forvaltningsrevisjonsrapport Refusjon sykepenger i Rauma kommune saksprotokoll Rauma kommunestyre , k-sak 113/11 RS 04/12 Søknad om kjøp av tilleggsareal svarbrev til Hans K. Hamre fra kontrollutvalget, datert Fagsjef Ole Kjell Talberg orienterte kontrollutvalget om status i Hamresaken. Hans K. Hamre har fått tilbud fra Rauma kommune om kjøp av tilleggsareal. Fylkesmannen har i ettertid bedt kommunen om å avvente salget inntil det har vært gjort en juridisk vurdering da salget kan være lovstridig og i konflikt med reguleringsplanen. Saken er derfor stoppet inntil videre. Administrasjonen opplyser at Hamre tilskrives om at Fylkesmannen har grepet inn i saken og at det derfor vil ta ytterligere tid før endelig avgjørelse vil falle. Orienteringssaker: OS 01/12 Kundebrev 2/2011 Kjøreplan for årsrapportering - Kommunerevisjonsdistrikt 2 M & R OS 02/12 OS 03/12 OS 04/12 Samhandlingsreformen Kommunal medfinansiering Nyhetsbrev fra Helse- og omsorgsdepartementet, datert Årsrapport og regnskap for 2011 Skatteoppkreveren i Rauma kommune Kontrollrapport 2011 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Rauma kommune brev fra Skatteetaten, Skatt Midt-Norge, datert Side 2 av 8

3 OS 05/12 Refusjon sykepenger utfordring for kommunene brev fra Kommunerevisjonsdistrikt 2 M&R, datert Forvaltningsrevisor Grete Gjendem orienterte om utfordringene kommunene har i forhold til refusjon av sykepenger. Brevet fra kommunerevisjonen er en oppsummering av de hovedinntrykk revisjonen sitter igjen med etter gjennomførte forvaltningsrevisjoner på dette området. OS 06/12 Protokoll fra styremøte i NIR nr 5/2011 og nr 1/2012 OS 07/12 Protokoll fra representantskapsmøte i NIR nr 1/2012 OS 08/12 OS 09/12 Beregning av gebyr til selvkost Brev fra kontrollutvalget til Rauma kommune, datert Brev fra Rauma kommune til kontrollutvalget, datert Spørsmål fra stortingsrepr. G. Hagesæter til kommunal- og regionalministeren vedr. etterlevelse av retningslinjer for beregning av selvkost Kontrollutvalget merket seg at regnskapet for byggesaksbehandling viste et underskudd, mens etterkalkylen for renovasjon viste et overskudd for 2010 og et prognosert overskudd for Utvalget vil påpeke at kommunen ikke har anledning til å bygge seg opp store overskudd uten av det reduseres innen en periode på 3 til 5 år og ber sekretæren tilskrive rådmannen om dette. Internkontroll i Rauma kommune Rådmann Ole Bjørn Moen redegjorde for arbeidet som var i gang med å lage et helhetlig internkontrollsystem. Det forventes at arbeidet ikke vil være ferdig før ved utgangen av OS 10/12 Forvaltningsrevisjonsrapporten Personalpolitikk i Rauma kommune oppfølging Rådmann Ole Bjørn Moen orienterte. Arbeidet med rapporten er ikke ferdig. OS 11/12 OS 12/12 OS 13/12 OS 14/12 Beredskapsplan for Rauma kommune Fagsjef Ole Kjell Talberg orienterte utvalget om situasjonen som oppsto i Rauma under og etter orkanen 1. juledag Evaluering av beredskapsarbeidet i etterkant avdekket flere områder som må forbedres. Rådmann Ole Bjørn Moen belyste kommunens utfordring med å formidle informasjon ut til befolkningen når alle kommunikasjonsnettverk som telefon, data og NRK var ute av drift. Kontrollutvalget ønsker å få en kopi av rapporten som ble skrevet etter orkanen. Samhandlingsreformen status i Rauma kommune Fagsjef Gro Berild orienterte utvalget om hvordan Rauma kommune har forberedt seg til reformen som trådte i kraft 1. januar 2012 og de utfordringer reformen har medført for kommunen. Omfanget av hjemmebaserte tjenester har økt og kommunen ser at kompetanseoppbygging vil stå sentralt i tiden fremover. Administrativ organisering i Rauma kommune Rådmann Ole Bjørn Moen orienterte. Det er etablert en ny strategisk ledergruppe rundt rådmannen. Gruppen består av rådmann, ass. rådmann, 3 fagsjefer, personalsjef og økonomisjef. Div. orientering Rådmann Ole Bjørn Moen ga en kort orientering om det foreløpige regnskapsresultatet for Rauma kommune for Rådmannen orienterte også Side 3 av 8

4 om det arbeidet som nå blir gjort i forbindelse med refusjon av sykepenger fra NAV på bakgrunn av anbefalinger fra revisjonen i forvaltningsrevisjonsrapporten om sykepengerefusjon. Rådmann opplyste utvalget om at oversikt over politiske vedtak som ikke er iverksatt vil heretter bli lagt fram sammen med kvartalsrapportene. OS 15/12 Byggesaksbehandling i Rauma kommune Kontrollutvalgets leder etterlyste brukerundersøkelsen om publikums oppfatning av byggesaksbehandlingen i Rauma kommune som skulle gjennomføres etter forvaltningsrevisjonsrapporten Byggesaksbehandling i Rauma kommune. PS 03/12 KONTROLLUTVALGET. ÅRSMELDING FOR 2011 Kontrollutvalgets innstilling Kontrollutvalgets årsmelding for 2011 tas til etterretning. Leder orienterte og gikk igjennom årsmeldingen. Det fremkom ingen merknader og forslag til endring av utkast til årsmelding. PS 04/12 REVISJONENS MELDING TIL KONTROLLUTVALGET PR. DESEMBER 2011 Kontrollutvalget tar revisjonens rapport pr. desember 2011 til orientering. Leder orienterte og stilte spørsmål til uavklarte forhold. Forvaltningsrevisor Grete Gjendem orienterte om revisjonens arbeid og svarte på spørsmål. PS 05/12 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret godkjenner kontrollutvalgets forslag til Rauma kommunes plan for forvaltningsrevisjon for perioden som gir kontrollutvalget fullmakt til å prioritere prosjekter som ikke er tatt inn i planen, dersom utvalget finner dette nødvendig. Side 4 av 8

5 Forvaltningsrevisor Grete Gjendem orienterte innledningsvis litt om plandokumentet og redegjorde for oppbyggingen av de overordnede analysene av risikofaktorene som var lagt til grunn. Det ble ikke fremmet forslag til endringer eller tilføyelser i plandokumentet. PS 06/12 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret godkjenner kontrollutvalgets forslag til Rauma kommunes plan for selskapskontroll for perioden som gir kontrollutvalget fullmakt til å prioritere prosjekter som ikke er tatt inn i planen, dersom utvalget finner dette nødvendig. Forvaltningsrevisor Grete Gjendem orienterte og viste til områder for selskapskontroll som kan omfatte både eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon. PS 07/12 BIBLIOTEKSAKEN I RAUMA Kontrollutvalget i Rauma ser alvorlig på den situasjonen som har oppstått ved Rauma Folkebibliotek og vil på bakgrunn av dette bestille en forvaltningsrevisjon av Rauma Kulturhus KF. Rådmann Ole Bjørn Moen redegjorde for rådmannens oppfatning av biblioteksaken. Leder orienterte og oppsummerte det som var skjedd i saken. Kontrollutvalget drøftet utvalgets rolle i slike saker og konkluderte med at de i dette tilfellet vil bestille en forvaltningsrevisjon av Rauma kulturhus KF på bakgrunn av de opplysninger utvalget har mottatt om de forhold som har oppstått. Rapporten skal legge vekt på styrets arbeid med organisasjonsplan, stillingsbeskrivelser og arbeidet med å kontrollere at organisasjonsplan og stillingsbeskrivelser er forstått av de ansatte. Det var ikke fremmet forslag til vedtak fra sekretæren til denne saken. Det ble fremsatt følgende forslag til vedtak i møtet: Kontrollutvalget i Rauma ser alvorlig på den situasjonen som har oppstått ved Rauma Folkebibliotek og vil på bakgrunn av dette bestille en forvaltningsrevisjon av Rauma Kulturhus KF. Side 5 av 8

6 Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med forslag fra utvalgets medlemmer. (5 voterende) PS 08/12 ÅPNE ELLER LUKKEDE MØTER I KONTROLLUTVALGET I RAUMA 1. Kontrollutvalget i Rauma vedtar at kontrollutvalgsmøtene skal, som hovedsak, holdes for åpne dører. Endringen skjer med virkning fra april Dørene skal likevel lukkes dersom utvalget skal behandle opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt. Leder orienterte om bakgrunnen for at denne saken ble lagt fram for kontrollutvalget. Utvalgsmedlemmene drøftet problemstillingene ved åpne eller lukkede møter. PS 09/12 MØTEPLAN FOR 2012 Følgende møteplan for 2012 godkjennes: Uke Dato Møte nr Saker til behandling /12 Kontrollutvalgets årsmelding for 2011 Revisjonens rapport til kontrollutvalget pr. desember 2011 Plan for forvaltningsrevisjon Plan for selskapskontroll for Møteplan for /12 Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2011 for Rauma kommune Rauma Kulturhus KF Revisjonsberetning Bestilling av selskapskontroll Bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt /12 Økonomirapport 1.kvartal 2012 Revisjonens årsrapport for revisjonsåret 2011 Virksomhetsbesøk / alt. orientering fra enhetsleder? /12 Økonomirapport 2. kvartal 2012 Revisjonsplan for revisjonsåret /12 Økonomirapport 3. kvartal 2012 Resultat av forvaltningsrevisjon Resultat av selskapskontroll Side 6 av 8

7 Kontrollutvalgets leder i samråd med kontrollsekretær gis fullmakt til å foreta endringer av møtedatoer dersom det blir nødvendig. Sekretær redegjorde for møteplanen. PS 10/12 OPPFØLGINGSLISTE Følgende saker føres opp på oppfølgingslisten: Internkontroll i Rauma kommune Kontrollutvalget ønsker orientering om rådmannens internkontroll (herunder organisering, delegasjon, fullmakter, anvisningsmyndighet etc.) i kommunen. Arbeidet med å lage en beskrivelse av internkontrollsystemet er påbegynt i Å utarbeide en fullstendig og sammenfattet beskrivelse av internkontrollsystemet i Rauma kommune er svært tidkrevende, og det kan derfor ta litt tid før den foreligger i sin helhet. Saken vil bli tatt opp i forbindelse med budsjettbehandlingen for Kontrollutvalget vil ha saken under fortsatt observasjon. Saken ble overført fra oppfølgingslisten for 2010 til 2011 og videreføres til oppfølgingslisten for : Rådmann redegjorde for arbeidet som var i gang med å lage et helhetlig internkontrollsystem. Det forventes at arbeidet ikke vil være ferdig før ved utgangen av Forvaltningsrevisjonsrapporten Personalpolitikk i Rauma kommune - oppfølging Behandlet i KU sak 12/10. Rapporten ble oversendt kommunestyret og vedtatt i K sak 045/10. Oppfølging av FR rapporten var forventet å skulle skje i løpet av 1.halvår i Kontrollutvalget har etterspurt oppfølgingen ved to anledninger i Administrasjonen i kommunen har opplyst at arbeidet med oppfølging av rapporten ikke var ferdig. Saken overføres fra oppfølgingslisten for : Rådmann orienterte. Arbeidet med rapporten er ikke ferdig. Forvaltningsrevisjonsrapporten Byggesaksbehandling i Rauma kommune - oppfølging Kontrollutvalget behandlet forvaltningsrevisjonsrapporten Byggesaksbehandling i Rauma kommune i møte i sak 05/11 og av kommunestyret i sak 038/11. Oppfølging av rapporten vil ventelig skje i siste halvdel av Saken føres opp på oppfølgingslisten : Kontrollutvalgets leder etterlyste brukerundersøkelsen om publikums oppfatning av byggesaksbehandlingen i Rauma kommune. FR prosjekt Refusjon sykepenger i Rauma kommune Kontrollutvalget behandlet forvaltningsrevisjonsrapporten Refusjon sykepenger i Rauma kommune i møte i sak 38/11 og av kommunestyret i sak 113/11. Oppfølging av rapporten vil ventelig skje i siste halvdel av Saken føres opp på oppfølgingslisten. Oppfølging av politiske vedtak Kontrollutvalget har ikke fått seg forelagt status for oppfølging av politiske vedtak i Oversikt over politiske vedtak skulle fra 2011 bli presentert sammen med de kvartalsvise økonomirapportene, men kontrollutvalget kan ikke se at det har skjedd. Denne oversikten skal inneholde vedtak fattet av formannskapet, kommunestyret, og andre politiske utvalg med beslutningsmyndighet i 2011 som av ulike årsaker ikke var iverksatt Side 7 av 8

8 innen slutten av kalenderåret. Hensikten med å få ei slik oppstilling er å kontrollere at administrasjonen iverksetter og gjennomfører de vedtak som er vedtatt av de ulike politiske organ. Utvalget mener at dette skal være en årlig prioritert oppgave i fremtiden. Saken føres opp på oppfølgingslisten : Rådmann opplyste utvalget om at oversikt over politiske vedtak som ikke er iverksatt vil heretter bli lagt fram sammen med kvartalsrapportene. Beredskapsplan for Rauma kommune Kommunal beredskapsplikt ble lovfestet i Kommunene plikter å kartlegge hvilke uønskede hendelser som kan inntreffe i kommunen, vurdere sannsynligheten for at disse hendelsene inntreffer og hvordan de i så fall kan påvirke kommunen. Resultatet av dette arbeidet skal vurderes og sammenstilles i en helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse. I forskriften om kommunalt beredskap stilles det krav om at alle kommuner må lage en helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse som ser beredskapsarbeidet under ett. Kontrollutvalget ønsker informasjon fra administrasjonen om status for beredskapsarbeidet i Rauma kommune. Saken føres opp på oppfølgingslisten : Rådmann og fagsjef for areal, næring og miljø orienterte i møtet om erfaringer kommunen hadde gjort seg etter orkanen 1. juledag Kontrollutvalget ønsker å få en kopi av rapporten som ble skrevet etter orkanen. Sekretær orienterte. Utvalget gjennomgikk de saker som var opplistet i saksframlegget. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer. (5 voterende) PS 11/12 EVENTUELT Fakturarot henvendelse til kontrollutvalget fra Torbjørn Rødstøl, gruppeleder Rauma Sp Rådmann Ole Bjørn Moen redegjorde for situasjonen omkring fakturering av kostnadene til valgmøtet i september 2011 og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Rådmannen delte ut et notat til utvalget i møtet vedr. detaljer omkring faktureringen. Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering og anbefaler administrasjonen at det innføres skriftlige avtaler for å unngå fremtidige lignende uklarheter. Referat fra Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) sin kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen 1. og 2. februar 2012 Utvalgets leder Odd Ivar Røhmesmo refererte fra NKRF sin Kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen som ble arrangert 1. og 2. februar Fra kontrollutvalget i Rauma deltok leder. Odd Ivar Røhmesmo Erling Hagen Rigmor Kristoffersen leder nestleder Alf Roger Antonsen Svanhild K. Dahle Åse Solveig Eriksen kontrollsekretær Side 8 av 8