VEDLEGG 2 KRAVSPESIFIKASJON

Transkript

1 VEDLEGG 2 KRAVSPESIFIKASJON Innhold 1 GENERELL INFORMASJON GENERELLE KRAV TIL ARBEIDET Arbeidets omfang Hovedregler for utførelse av arbeidet Antall ansatte Lønns- og arbeidsvilkår Funksjonskrav til lokal arbeidsleder på hver stasjon Krav til ansatte og vikarer Tillatelser MOTTAK OG KUNDESERVICE Åpningstider Avfall som kan mottas på stasjonene Mottak og betaling Betalingsløsninger utstyr og dokumentasjon Veiledning og informasjon Bistand til kunder for håndtering av avfall DRIFT AV MOTTAKET Korrigering av feilsortering Rydding og renhold Henting av containere Komprimere avfall ved behov Drift mottak farlig avfall og EE-avfall Organisering av mottaket Utstyr som kreves AVSETNING AV AVFALL VEDLIKEHOLD ADMINISTRASJON Kvalitetssikring Oppfølging av kvalitetsmål Avviksrapportering Bestilling av tømming/henting av kontainere Registrering av leveranser ut av stasjonene Side 1

2 7.6 Månedsrapport Klagebehandling Brukertilfredshetsundersøkelser Abonnement for strøm, kommunale avgifter og tjenester Vedlegg A Rutine for registrering av næringskunder Side 2

3 1 GENERELL INFORMASJON Det er en felles kravspesifikasjon som gjelder for alle fire gjenvinningsstasjonene. Eventuelle spesifikke forhold som kun gjelder en eller flere stasjoner skal fremgå i dette dokumentet. en omfatter følgende hovedfunksjoner for gjenvinningsstasjonene; Generelle krav til utførelsen av arbeidet og ansatte Mottak og kundeservice Driftsoppgaver på stasjonen Henting og avsetning av avfall Administrasjon og rapportering Vedlikehold av stasjonen Påfølgende tabell viser avfallsmengdene som i følge foreliggende registreringer ble levert fra de ulike stasjonene i Avsetning av alle typer avfall inngår som en del av denne kontrakten, med et par unntak som er spesifisert i prisskjema. Prisskjema angir detaljert mengdegrunnlag for hver avfallstype. Tabell 1 Avfallsmengder 2013 Stasjon Total mengde 2013 tonn Lofterød Nordre Foss Rygg Skoppum Det foreligger ikke statistikk over antall besøkende per stasjon. Erfaringstall fra andre stasjoner tilsier at hver kunde leverer om lag 150 kg per besøk. Biler med totalvekt over 3500 kg tillates ikke på stasjonene. Side 3

4 2 GENERELLE KRAV TIL ARBEIDET 2.1 Arbeidets omfang Oppdragstaker forplikter seg til å utføre det arbeid som fremgår av kontrakten. Oppdragstaker påtar seg ansvaret for at hans ytelser på en helhetlig måte dekker de formål og spesifikasjoner som er angitt i kontrakten, og arbeidet omfatter således alle aktiviteter som er nødvendige for oppfyllelse av kontraktens funksjonskrav, selv om ikke alle oppgaver er detaljert beskrevet i kontrakten. At oppdragsgiver ikke har innsigelser til eller godkjenner/samtykker i oppdragstakers arbeidsopplegg, fritar ikke oppdragstaker for hans ansvar etter kontrakten. 2.2 Hovedregler for utførelse av arbeidet Oppdragstaker skal utføre arbeidet på en fagmessig og aktsom måte i henhold til denne kontrakt. Oppdragstaker skal under planleggingen og utførelsen av arbeidet legge vekt på sikkerhetsmessige forhold for å ivareta helse, miljø og sikkerhet. Oppdragstaker innestår for at han, og det personell som skal utføre arbeidet, har de nødvendige offentlige og privatrettslige tillatelser, godkjenninger, autorisasjoner og rettigheter som er nødvendige for utførelsen av arbeidet. Oppdragstaker skal videre, etter oppdragsgivers anmodning, hjelpe til med å innhente slike godkjenninger og tillatelser som gjelder arbeidet og som bare kan innhentes i oppdragstakers navn. Oppdragstaker har, innenfor rammen av kontrakten, plikt til å samarbeide med oppdragsgiver og andre som utfører arbeid som påvirkes av og påvirker oppdragstakers utførelse av arbeidet. Oppdragstaker skal innrette seg i forhold til disse, slik at alle aktiviteter knyttet til kontrakten kan utføres rasjonelt og effektivt. Oppdragstaker er forpliktet til å være lojal mot oppdragsgivers virksomhet. Dette vil si at han ikke offentlig eller ovenfor kunder skal gi uttrykk for meninger og påstander som er i strid med det som oppdragsgiver offisielt mener, eller har informert sine kunder om. Taushetsplikt gjelder også overfor oppdragsgiver for forhold som ikke er relevant for bestemmelsene i denne kontrakten. 2.3 Antall ansatte Oppdragstaker skal ha tilstrekkelig antall ansatte til å ha en forsvarlig drift og som sikrer at kundene umiddelbart får nødvendig hjelp og veiledning. Oppdragstaker må ta høyde for at det kreves flere ansatte for å opprettholde den definerte kvalitet når det er stor trafikk, for eksempel lørdager om våren. Den som er leder for de ansatte, skal ha sitt daglige virke og være tilgjengelig på stasjonene. Oppdragstaker skal som minimum ha en bemanning som samsvarer med antall ansatte per måned i pris- og tilbudsskjema. Oppdragstaker har også ansvar for så sørge for nødvendige vikarer med nødvendige kompetanse som kan kalles inn umiddelbart ved sykdom, permisjoner, mv. Oppdragstaker kan foreslå justeringer i oppgitt antall månedsverk mellom ulike måneder for å få en mer optimal bemanning i forhold til behovet. Det er under forutsetning av at oppgitt antall månedsverk over året oppfylles. 2.4 Lønns- og arbeidsvilkår Oppdragstakeren og hans underleverandører skal ha lønns- og arbeidsvilkår som er i henhold til kravene i Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige avtaler, FOR NR 112. Oppdragstakeren skal sørge for at alle ansatte i egen organisasjon og ansatte hos eventuell(e) underleverandører ikke har dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn det som følger av tariffavtaler, Side 4

5 regulativ eller det som er normalt for vedkommende sted og yrke. Det omfatter også vikarer. Dette gjelder bare for ansatte som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten. Alle avtaler Oppdragstakeren inngår som innebærer utføring av arbeid under denne kontrakten, skal inneholde tilsvarende krav som denne klausul. Dersom Oppdragstakeren ikke etterlever klausulen, har oppdragsgiver rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen til det er dokumentert at forholdet er brakt i orden. Oppdragstakeren og hans underleverandører skal, på oppdragsgivers oppfordring, dokumentere lønns- arbeidsvilkårene til sine ansatte. Brudd på disse bestemmelsene anses for å være vesentlig mislighold. 2.5 Funksjonskrav til lokal arbeidsleder på hver stasjon Oppdragsgiver krever at det på hver stasjon skal være en person som i 100 % stilling følger opp kontraktsarbeidet som lokal representant og arbeidsleder. Det skal utarbeides en stillingsbeskrivelse for denne stillingen som skal godkjennes av oppdragsgiver. Type funksjoner som skal ivaretas, kan eksempelvis være: Løpende ressursplanlegging for å sikre gjennomføring av kontraktarbeid med nødvendig kjøretøy og mannskap. Ved sykdom, eller annet fravær skal alltid vikarer kalles inn. Daglig ledelse på plassen Aktiv bruk av LEAN- metodikk eller tilsvarende for daglig drift Aktiv oppfølging av alle elementer i KS-planen for oppdraget Rapportering til Oppdragstaker hver måned (gjenvinningsgrad, bemanning, antall besøk, sykefravær, avvik, mv.) Følge opp innrapporterte avvik og sørge for at de lukkes. Arbeidsleder har ansvar for at det gjennomføres nødvendig opplæring. Arbeidsleder har også ansvar for at de ansatte på stasjonen utvikler seg i et godt arbeidsmiljø. Det skal gjennomføres arbeidsmiljøundersøkelser minst en gang årlig. Oppdragsgiver kan be om innsyn i disse. Arbeidsleder er ansvarlig for at oppdragstaker har bemanning til stedlig ansvar mottak og håndtering av alarmer for brann (Vestviken 110 IKS), samt system for innbruddsalarm. Arbeidsleder skal oppdatere ringelister for alarmsystemene slik at det alltid er noen tilgjengelig. 2.6 Krav til ansatte og vikarer Det kreves at arbeidsleder på hver stasjon skal ha fagbrev innen tekniske fag eller tilsvarende relevant utdannelse og minimum 3 års ledererfaring fra oppdrag med tilsvarende arbeidsstyrke. Ved eventuelt skifte av arbeidsleder i kontraktsperioden skal det fremlegges ny dokumentasjon av formell utdannelse, erfaring, samt personlige referanser. De øvrige ansatte må ha nødvendige sertifikater/førerkort for de kjøretøy de skal bruke i sitt daglige virke. De er forpliktet til å gjennomføre kurset i regi av Avfall Norge «Drift av gjenvinningsstasjoner» - eller tilsvarende. Kurset skal være gjennomført i løpet av 1. kontraktsår. Brudd på denne bestemmelsen er hevingsgrunn. De ansatte, herunder arbeidsleder, må gjennomgå nødvendig kurs, blant annet i HMS og mottak, sortering og lagring av farlig avfall i henhold til bestemmelser i forskrifter og i konsesjonsvilkårene for mottak av farlig avfall. Denne opplæringen må være dokumentert gjennomført før oppstart av kontrakt og alle kostnader skal dekkes av oppdragstaker Side 5

6 Det forutsettes at alt personell behersker norsk språk slik det er definert i Europarådets nivåskala for språk. Nivå B1 skal minimum oppfylles; Jeg kan forstå hovedinnholdet i klar tale om kjente forhold enten i direkte tale eller på radio/tv. Jeg kan klare meg i de fleste situasjoner i landet der språket snakkes. I en samtale kan jeg snakke spontant om emner som interesserer meg, eller om dagligdagse emner. Jeg kan på en enkel måte beskrive erfaringer og hendelser, f.eks. hendelsesforløpet i en bok eller film. Jeg kan kort forklare og begrunne mine meninger og planer. Oppdragstakers ansatte på gjenvinningsstasjonene er Oppdragsgivers mest synlige kundebehandlere, og skal ha presentabelt arbeidstøy som rengjøres ofte. Det skal være Vesar-logo på arbeidstøyet, og kostnader til på trykk av denne skal dekkes av oppdragstaker. Oppdragstaker kan i tillegg bruke sin logo på arbeidstøyet. 2.7 Tillatelser Oppdragstaker må ha nødvendig tillatelse fra fylkesmannens miljøvernavdeling for drift av mottaket. Oppdragstakers må søke tillatelse snarest, og senest to uker etter at kontrakt er tildelt. 3 MOTTAK OG KUNDESERVICE 3.1 Åpningstider Følgende åpningstider gjelder for alle stasjonene og er basis for de nye kontraktene. Ukedag Åpningstider Timer/uke Mandag (8 timer) 8 Tirsdag-fredag (7 timer) 28 Lørdag (5 timer) 5 Søndag/helligdag Stengt Sum, pr. uke 41 Kontrakten har bestemmelser ved eventuelle endringer i åpningstid og prisskjema inneholder tabell vedrørende mulige endringer i åpningstid. 3.2 Avfall som kan mottas på stasjonene På stasjonene skal det bare leveres og mottas avfall fra husholdningene. I prisskjema fremgår de avfallstyper som er definert i anbudet. Det kan i løpet av kontraktsperioden være nødvendig for oppdragsgiver å foreta mindre endringer i hvordan avfallet sorteres, uten at det skal få betydning for samlet mengde. Følgende avfallsfraksjoner skal avvises og henvises til aktuelle leverandører: Flytende avfall og matavfall Døde dyr, smittefarlig avfall og medisiner Bilvrak og andre større konstruksjoner, herunder campingvogner og fritidsbåter Ammunisjon, eksplosive eller selvantennende stoffer Stasjonene er ikke et tilbud til næringskunder og næringsavfall skal ikke mottas, herunder farlig avfall fra næringsvirksomhet. Det kan være aktuelt å gjennomføre et prøveprosjekt med begrenset mottak av næringsavfall på 1-2 stasjoner, men vilkår for slike prosjekt må avtales nærmere separat. Det er utarbeidet egne instrukser og rutiner for alle ansatte på stasjonen for hvordan man skal håndtere en situasjon med mulig næringskunde, se Vedlegg A i dette dokumentet. Side 6

7 Mottak av farlig avfall i mindre kolli skal skje ved at kunde setter farlig avfall på en disk, men ikke har tilgang til område for sortering og lagring av farlig avfall. 3.3 Mottak og betaling På alle stasjoner tas det betaling av kundene for levering av restavfall etter sortering i henhold til korrekt gebyr angitt fra Oppdragsgiver. Oppdragstaker skal drifte betalingsordningen Oppdragstaker skal sørge for at alle kundene som benytter container for restavfall betaler, ved selv å ha personale til stede, når det er kunder på stasjonen. 3.4 Betalingsløsninger utstyr og dokumentasjon Oppdragstaker er ansvarlig for å anskaffe, bekoste og til enhver tid ha nødvendige utstyr for å drifte betalingsordningen. Alle gebyrinntekter skal fortløpende overføres til oppdragsgivers bankkonto om ikke annet avtales skriftlig. Oppdragstaker skal kreve innbetalingen etter følgende regler: 1. Det skal kunne betales med både kort og kontanter. Oppdragstaker må bruke en mobil, håndholdt terminal hvor det er mulig å legge inn varekoder og få automatisk generert kvittering. Ved betaling med kontanter skal varekode og beløp legges inn. Alle kunder skal få en kvittering for mottatt betaling. Oppdragstaker skal lage dagsoppgjør hver dag hvor sum omsetning går fram i tillegg til sum betaling på bank og sum betalt i kontanter. Avstemming av kasse inngår i dagsoppgjøret. 2. Oppdragstaker sender dagsoppgjørene over til oppdragsgiver 1 gang hver måned sammen med utskrift som viser overføring av månedsomsetningen til bank. 3. Det kan skje endringer av betalingssystemet i kontraktsperioden. Dette kan gjelde for både utstyr og rutiner. Påviselige merutgifter for oppdragstaker som følge av disse endringene, skal godtgjøres av Oppdragstaker. 3.5 Veiledning og informasjon Oppdragstaker har ansvar for informasjon og veiledning til publikum. Veiledning må skje på områdene der publikum står med sine biler og skal levere og sortere avfallet. Oppdragstakers personell skal alltid være ute på området og aktivt avklare behov for å veilede kundene. Personale skal raskt kunne gi svar på spørsmål om hvor de ulike avfallsfraksjoner skal leveres, om sortering eller andre spørsmål om praktiske ting inne på området Oppdragstaker skal holde oppsyn med at avfallet blir sortert i henhold til de til enhver tid gjeldende rutiner. Når Oppdragstaker oppdager feilsortering skal man på en vennlig måte gjøre oppmerksom på at det aktuelle avfallet skal leveres til annen mottaksenhet. Der avfall allerede er lagt feil skal kunden få beskjed om å flytte avfall til annen mottaksenhet dersom dette er mulig på en enkel måte. Dersom ikke, må oppdragstaker flytte avfallet selv. Personell må også påregne å kunne systematisk ta kontakt med kunder ved spesielle informasjonskampanjer og evt. dele ut kort informasjon til kundene. Det kan også være aktuelt at kunder blir bedt om å vise innhold i svarte sekker og evt. tømme innholdet. 3.6 Bistand til kunder for håndtering av avfall Oppdragstaker skal yte bistand til kunder med håndtering av avfall etter behov. Det påpekes spesielt følgende forhold der bistand til kunder er aktuelt dersom kunden søker å sortere i henhold til regelverket: Kunder ber om assistanse til å legge avfall i mottaksenheter. Kunder som skal levere tunge gjenstander. Side 7

8 Kunder som mangler fysiske forutsetninger til å håndtere avfallet selv (funksjonshemninger, etc.) 4 DRIFT AV MOTTAKET 4.1 Korrigering av feilsortering Oppdragstaker skal løpende (minimum hvert 30 min) føre tilsyn med de ulike mottaksenhetene for å identifisere mulige feilsorteringer. Når det oppdages skal oppdragstaker foreta korrigering av dette avviket. Dette innebærer at Oppdragstaker må flytte avfall fra en mottaksenhet til den riktige enheten. Det er spesielt viktig at alle typer farlig avfall og ee-avfall ikke havner sammen med andre typer avfall, og at gjenvinnbart avfall ikke havner i restavfall. 4.2 Rydding og renhold Generelt skal hele området fremstå ryddig og rent for publikum til en hver tid. Oppdragstaker skal selv utforme sine rutiner for å oppnå dette som legges frem for oppdragsgiver sammen med KS plan. Som et minimum skal følgende rutiner gjelder: 1. Stasjonsområdet ryddes for avfall som ligger på bakken så raskt som mulig og hver dag skal det foretas en gjennomgang av hele anlegget. Avfallet skal legges i de kontainere det hører hjemme i. 2. I den frostfrie delen av året skal alle asfalterte flater på stasjonene spyles og feies minst 2 ganger per uke. 3. Snø skal fjernes og det skal strøs ved behov 4. Nærområdet rundt mottaket også på yttersiden av gjerdet skal kontrolleres 1 gang hver uke. Flyveavfall og annet avfall skal fjernes. Avfall som utvilsomt skyldes aktivitet på privat næringsavfallsmottak, er ikke oppdragstakers ansvar. Dette gjelder også bestemmelsen i punkt Alle innendørs arealer skal ha gode rutiner for renhold. 4.3 Henting av containere Når containere for de ulike avfallsfraksjoner er tilnærmet fulle, skal de byttes ut med tomme kontainere. Dette må skje i rett tid, og på en slik måte at kundene aldri opplever at containere for noen avfallsfraksjon er overfylt, eller vanskelig å få plassert avfallet i. Oppdragstaker som er ansvarlig for avsetningen og må selv sørge for å ha nødvendige tomme byttecontainere som kan plasseres på disponibelt areal innenfor anvist område. 4.4 Komprimere avfall ved behov Oppdragstaker skal foreta en enkel komprimering av avfallet før transport med egnet utstyr på hjullaster for å redusere antall transporter. 4.5 Drift mottak farlig avfall og EE-avfall Mottak av farlig avfall skal kun opereres av personell med nødvendig lovpålagt kompetanse. Driftsinstruks skal inneholde alle nødvendige prosedyrer, herunder for sortering, merking, deklarering, lagring og registrering. Alt farlig avfall skal loggføres daglig og sorteres etter avfallsstoffnummer og låses inn hver dag. Alt EE-avfall skal legges i sine respektive bur/paller og stables godt og låses inn hver dag. Alle forsøk på å fjerne/stjele innlevert EE-avfall til mottaket skal varsles oppdragsgiver. Det skal på hver stasjon Side 8

9 sorteres på noen hovedgrupper EE-avfall (eksempelvis burvarer, kabler, lyskilder, hvitevarer, kjøl/frys). 4.6 Organisering av mottaket Det er opp til oppdragstaker å vurdere gjeldende plassering av containere slik det fremstår på hver av stasjonene og eventuelt komme med forslag til endringer. Oppdragsgiver skal skriftlig godkjenne eventuelle forslag til endringer i hvordan containere og andre oppsamlingsenheter plasseres. Tilsvarende gjelder for område for mottak av hageavfall og naturlige rene masser 4.7 Utstyr som kreves Oppdragstaker må minimum disponere og bekoste følgende maskiner og utstyr på hver stasjon: 1. Egnede containere for oppsamling og oppbevaring av avfall hvor oppdragstaker har ansvar for avsetning. De skal både være tilpasset rampe og fremstå som brukervennlige. 2. Hjullaster (må være egnet til å laste containere, samt pakke disse for å oppnå best mulig vektutnyttelse ved transport) 3. Truck som kan håndtere gods på paller og i bur, beholdere og små containere. 4. Feiemaskin og spyleutstyr. 5. Håndholdt, mobil betalingsterminal, 2 stk. 6. Inventar til vaktbu/hvilerom blant annet safe. 7. Kontorutstyr/ IKT-utstyr (Med epost og Internett, samt oppdaterte office programmer) 8. Alt utstyr/verktøy til daglig drift. Lista er veiledende, ikke uttømmende. Det påhviler oppdragstaker til enhver tid å ha nødvendig utstyr som trengs for driften. Alt utstyr skal holdes i driftsmessig god stand og ha god rutine for renhold. Containere som benyttes skal være godt vedlikehold og ikke fremstå skjemmende. Containere skal ikke bidra til unødig støy ved forflytning. Oppdragstaker må også ha alt egnet utstyr for mottak av alle typer EE-avfall og farlig avfall. Oppdragsgiver kan kreve at ikke egnet utstyr, eller utstyr som fremstår som skjemmende eller på annen måte ikke har akseptabel standard skal skiftes ut. Side 9

10 5 AVSETNING AV AVFALL Oppdragstaker har fullt ut ansvar for å sørge for avsetning av de ulike typer avfall som inngår i kontrakten til enhver tid. Det er ikke anledning til å lagre avfall på gjenvinningsstasjonene utover det som er nødvendig for å få effektiv transport fram til nedstrømsløsning. Eventuell lagring må avtales særskilt. Oppdragstaker er pliktig til å levere alt avfall til godkjent behandlingsløsning til enhver tid. Hageavfall skal kjøres vekk fortløpende slik at det alltid er god plass til kunder som skal levere. Det skal ikke lagres hageavfall over lengre tid. Oppdragstaker skal sørge for at alt avfall som transporteres ut fra gjenvinningsstasjonen blir veid på elektronisk vekt som er godkjent av Justervesenet for kjøp og salg og som gir en elektronisk kvittering som angir at avfallet kommer fra den aktuelle gjenvinningsstasjonen. Det skal alltid være en veieprosedyre som sikrer korrekt netto vekt på avfallet, enten ved å veie full bil og tom bil, eller ha entydig enhetsvekt på emballasje eller lastbærere. Oppdragstaker skal sikre avsetning gjennom avtaler ned nedstrømsleverandører. Generelt skal avsetning bygge på avfallspyramiden med følgende prioritering av behandlingsløsning; Ombruk Materialgjenvinning Energiutnyttelse Deponering For alle typer avfall hvor det finnes løsninger i markedet for ombruk og materialgjenvinning skal disse benyttes fremfor energiutnyttelse. Når det gjelder hageavfall så skal det benyttes til produksjon av jordprodukter som skal avsettes i et marked, med mindre annet avtales. Oppdragsgiver kan bestemme at en egnet del av hageavfallet skal går til energiutnyttelse ved innløsning av opsjon. Restavfall består i hovedsak av brennbart restavfall som skal utnyttes til energigjenvinning. Det stilles krav om at det skal leveres til anlegg med minimum 65 % utnyttelse av produsert energi i snitt over året. Ved forbehandling av restavfall med utsortering av avfall til materialgjenvinning eller deponering skal det gjennom egne tester dokumenteres hvor mye som utsorteres fra det restavfallet som mottas fra gjenvinningsstasjonen. Alt avfall til deponi skal følge gjeldende regelverk for deponering i ordinært deponi eller deponi for inerte masser. Alt EE-avfall skal leveres til en returordning for EE-avfall som er godkjent av norske myndigheter og det skal kunne fremlegges entydig dokumentasjon på behandlingsanlegg og mengdefordeling etter sortering per hovedgruppe EE-avfall i henhold til EE-registrert. Alt farlig avfall skal følge regelverk for håndtering av farlig avfall Ved eksport av avfall skal nødvendige eksporttillatelser foreligge og all eksport notifiseres. Side 10

11 6 VEDLIKEHOLD Oppdragstaker har ansvaret for og bærer kostnader med det løpende vedlikeholdet av: Veier og plasser innenfor port Grøntanlegg Gjerder, porter, bommer og skilt (ikke uttømmende) Vannforsyning og avløpsanlegg (avløp og overvann) innen det definerte området Plate for mottak (eventuelt behandling) av hageavfall Rampe for sortering Overbygg ved rampe Plate/plass for henting av fraksjoner Alle bygninger utvendig og innvendig Prinsippet for vedlikeholdet er at oppdragstaker skal drive vedlikehold med en slik kvalitet at opprinnelig standard på stasjonen opprettholdes. Dette betyr f.eks at grusete plasser skal vedlikeholdes som grusplasser, og asfalterte flater skal vedlikeholdes asfalterte enten ved bøting eller nylegging. Bygninger skal vedlikeholdes med den standard det er på flater (innvendig og utvendig) og konstruksjoner. Det samme gjelder fast inventar og utstyr. Det vil bli avholdt en overtakelsesforretning før oppstart av kontrakten. Her skal anlegget gås over, og status og standard beskrives, alt med foto-dokumentasjon. Hvert år vil Vesar sammen med Oppdragstaker gå over anlegget med sikte på å registrere status, hva som er utført av vedlikeholdsarbeider, ytterligere behov og eventuelle skader. Det vil bli utarbeidet rapport for hver befaring. Skade på anlegg og faste innretninger må utbedres og betales av Oppdragstaker. Ombygginger, større renoveringer og lignende er oppdragsgivers ansvar. Eventuelle behov for nyasfaltering av større flater som følge av lang tids bruk, skal dekkes av Oppdragsgiver. Det samme gjelder tilsvarende behov for nye gjerder. Oppdragstaker har ansvaret for og bærer kostnaden med all nødvendig snørydding og strøing i forbindelse med driften av anlegget. Vesar vil ha ansvaret for brøyting av veien fram til port/gjerde. I kontraktsperioden har oppdragstaker ansvaret for rengjøring, vedlikehold og reparasjoner av alle skilter. Skader på gjerder som oppstår ved innbrudd skal utbedres og dekkes av oppdragstaker. Ved mer enn 3 skadetilfeller per år (per stasjon), dekkes utgiftene til utbedring fra og med fjerde skadetilfelle av Oppdragsgiver. Oppdragstaker har ansvar for sette seg inn i drift av bygninger og tilhørende systemer f.eks alarmer, energistyring, vann og avløp, avrenningssystemer spill og overvann osv. Side 11

12 7 ADMINISTRASJON 7.1 Kvalitetssikring Oppdragstaker og eventuelle underleverandører skal ha et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem, som fortrinnsvis oppfyller relevante krav i NS-EN ISO 9001 og Hensikten med dette er bl.a. å sikre at: Kompetanse hos personell tilfredsstiller kontraktens krav. Farlig avfall håndteres på en sikker måte Opplæring i kontraktens forpliktelser og overordnede mål blir gitt til alt personell. Sikkerhet ved håndtering av maskiner og utstyr ivaretas, med spesielt fokus på områder hvor publikum har adgang. Nødvendig volum er tilgjengelig for mottak og tømming av fraksjoner. Henting/flytting av fulle containere foretas innenfor de frister og til de tider som er angitt i kontrakten. Reparasjon og renhold av kjøretøy og containere foretas på en forsvarlig, men hyppig nok måte. Rutiner for rapportering og kontroll følges. Rapportering og fakturering blir korrekt. Oppdragstaker skal følge beskrevet plan for implementering av KS-plan; Utarbeide en skisse for hvordan oppdraget skal løses, 4 uker etter signering av kontrakt Forelegge komplett KS-plan senest 2 måneder før iverksettelse av oppdraget Gjennomført et kurs i samarbeid med Vesar 1 måned før oppstart av kontraktsarbeidet Ha en samling over minst en dag for implementering med oppdragsgiver Oppdragstaker skal implementere oppdragsgivers krav til driftsinstrukser, rutiner og prosedyrer. Oppdragsgiver skal ha rett til å kommentere og kreve gjennomført endringer til KS-plan og rutiner som er utarbeidet for oppdraget. Slike krav om endringer skal være innarbeidet i KS-planen i løpet av 20 kalenderdager. KS-planen skal bl.a. omhandle: Prosedyrer for gjennomgåelse av lover og forskrifter. Rutiner for mottak, sortering og lagring av farlig avfall Prosedyrer for implementering av LEAN-metodikk eller tilsvarende. Prosedyrene skal vise hvordan leder daglig involverer de ansatte i bruk av metodikk for kontinuerlig forbedring. Rutine for rapportering av avvik, nestenulykker og ulykker. Rutiner for risikokartlegging og tiltak for forebygge uhell. Rutine for rapportering av skade på materiell og utstyr, både eget og underleverandørs- og 3. manns. Prosedyrer for varsling om behov for henting av avfall. Plan for opplæring i kundebehandling og kontraktens forpliktelser. Rutiner for håndtering av containere og kjøretøy på områder hvor publikum har tilgang. Rutiner for vedlikehold og kontroll av containere og materiell. Faktureringsrutiner herunder interne kontrollrutiner før utsendelse. Rutiner som beskriver firmaets interne gjennomgang/revisjon av eget internkontrollsystem. Oppdragsgiver skal holdes løpende orientert om endringer i KS-planen som måtte gjøres i løpet av kontraktsperioden. Side 12

13 7.2 Oppfølging av kvalitetsmål Oppdragsgiver krever at oppdragstaker følger en spesifisert metodikk for å oppnå kontinuerlige forbedringer i forhold til de kvalitetsmål som settes opp av oppdragsgiver. Ett eksempel er Lean-metodikk. Det kan finnes andre som kan brukes. Oppdragstakers skal beskrive metodikken og gjøre rede for hvordan den brukes i daglig drift som verktøy for kontinuerlig forbedring. Hensikten med å stille krav om bruk av LEAN eller tilsvarende, er å oppnå optimal drift av stasjonen med god orden og gode rutiner for vedlikehold. Oppdragstaker skal benytte en standardisert metode for systematisk å arbeide med dette. Dette krever tydelig lederengasjement og ansvarsforståelse. Aktuelle kvalitetsmål; Kundetilfredshet Feilsorteringer i avfallet Renhold og ryddighet Ikke overfylte containere Korrekt bemanning Korrekt fakturagrunnlag Antall avvik Oppdragstaker skal et system for oppfølging og egenkontroll hvor det foretas jevnlig registreringer, gjerne ved å bruke et system med scorecard. Vesar skal kunne få se resultat av slik egenkontroll som grunnlag for oppfølging fra Vesar sin side. 7.3 Avviksrapportering Følgende hendelser skal registreres og rapporteres til Vesar. Alvorlige avvik skal varsles umiddelbart, mens mindre avvik kan inngå i en månedsrapport med status i behandling av alle avvik. Skader på personer Skader på utstyr og materiell Kunder som vises bort fordi de nekter å underkaste seg reglene ved stasjonen (rapporteres straks på telefon til Oppdragstaker) Hærverk, innbrudd i containere, avfall som dras ut over området Søl/spill fra farlig avfall Søl/spill fra egne maskiner Oppdragsgiver skal ha kopi av avviksrapport for avsluttede avvik. Av avviksrapporten skal det framgå type avvik og hvordan/når avviket ble rettet. 7.4 Bestilling av tømming/henting av kontainere Det vil være begrenset plass/areal til å lagre fulle/tomme kontainere ved stasjonene. Oppdragstaker må derfor i rett tid gi beskjed til rette vedkommende om når avfall må hentes. Varsling skal alltid skje via e-post i tillegg til eventuell telefon. Dette er fullt og helt oppdragstakers ansvar. Avvik vil kunne sanksjoneres med dagmulkt iht. Generelle kontraktsbestemmelser pkt. 5.4 nr. 2.. Det skal foreligge en komplett liste med telefonnummer og e-postadresser til samtlige personer som skal kontaktes. Side 13

14 7.5 Registrering av leveranser ut av stasjonene Oppdragstaker skal registrere alle kjøretøy som henter avfall på stasjonen for videre behandling. Oppdragsgiver vil før oppstart av kontrakten sammen med oppdragstaker utforme konkrete rutiner. Det skal noteres hvem som henter (behandler/transportør), type avfall som hentes, dato/klokkeslett og hvilken kontainerstørrelse som skal knyttes til hver henting. Dersom henting skjer i annet enn kontainer, skal det anføres på hvilken måte avfallet ble hentet og med best mulige anslag over volum. Register skal oppdateres hver dag, og hver mandag sendes per mail en kopi for foregående uke til oppdragsgiver. 7.6 Månedsrapport Arbeidsleder ved hver stasjon har ansvar for å lage en rapport hver måned som dekker minst følgende punkter med mindre annet avtales; - Alle leveranser ut fra anlegget - Statistikk over mengder og sorteringsgrad, mv - Gebyrinnbetalinger - Avvik - Timeforbruk ansatte og sykefravær 7.7 Klagebehandling Oppdragstaker må selv løse eventuelle problemer og uoverensstemmelser som måtte oppstå. Det skal føres statistikk over klager. Denne skal oversendes Oppdragsgiverukentlig. 7.8 Brukertilfredshetsundersøkelser Oppdragstaker skal gjennomføre slike undersøkelser minimum 1 ganger i året. Oppdragsgiver vil utarbeide et enkelt spørreskjema som kundene besvarer på veg ut av stasjonen. Tidspunktet bør være en ettermiddag med ordinær trafikk. Oppdragstaker skal leie inn andre til å utføre denne undersøkelsen (ikke vanlig driftspersonell). Undersøkelsen som et minimum omfatte 100 svar fra ulike kunder. 7.9 Abonnement for strøm, kommunale avgifter og tjenester Oppdragstaker har ansvar for å kjøpe alle nødvendige tjenester for drift av stasjonene, inklusive strøm, vann- og avløpsgebyrer, brøyting, strøing, salting og annet. Side 14

15 Vedlegg A RUTINER FOR REGISTRERING AV NÆRINGSKUNDER OG STORBRUKERE PÅ GJENVINNINGSSTASJONENE Bakgrunn: Gjenvinningsstasjonene som Vesar driver for eierkommunene er for husholdningsavfall. Hoveddelen av kostnadene knyttet til drift av gjenvinningsstasjonene er finansiert over renovasjonsgebyret. Det vil si at innbyggerne i kommunene spleiser på kostnadene. Foreløpig er det ingen begrensninger på hvor mye man leverer, så lenge det er fra egen eiendom, og så lenge en leverer det med en bil med maks totalvekt på 3500 kg. For at avfallet pr definisjon skal være husholdningsavfall, må det leveres av private. Det antas at det leveres en del næringsavfall på gjenvinningsstasjonene. Det antas også at det drives en del levering fra mer eller mindre offisielle næringskunder som utgir seg for å være private. Kostnader ved innsamling og/eller behandling av næringsavfall, kan ikke dekkes over renovasjonsgebyret som husholdningene betaler, og næringsvirksomhet skal derfor ikke benytte privatavfallsmottaket. Rutine: 1. Det tas kontakt med brukere som er innom mer enn annen hver uke, samt brukere som har bil med firmalogo og avfall som av art og mengde kan være næringsavfall. 2. Brukeren gjøres oppmerksom på at man kun har anledning til å levere avfall fra egen bolig. 3. Bil nummer, navn* og adresse på eiendommen avfallet kommer fra noteres på lister som oversendes Vesar hver måned. Brukere som nekter å oppgi navn og adresse avvises. 4. Hvis det er byggeavfall som leveres, bes brukeren ta med dokumentasjon på byggeprosjektet (byggetillatelse, bilde, evt. annet) ved neste besøk 5. Betjeningen på gjenvinningsstasjonene fører oversikt over med brukere som driver mer eller mindre offisiell næringsvirksomhet. Det gis muntlig informasjon om at næringsvirksomheter ikke skal benytte mottaket, og at det kun er for de som betaler renovasjonsgebyr og har avfall fra egen eiendom. 6. Brukere som ved neste besøk og oppfordring i pkt.4 ikke kan dokumentere avfallets opprinnelsessted skal avvises og henvises til næringsmottak., *Brukere som ikke har med avfall fra egen eiendom, f.eks fra familie og kjente, skal i tillegg til eget navn oppgi navn på eiendomsbesitter og adresse på eiendommen avfallet kommer fra. Ved neste besøk skal tilsvarende dokumentasjon som i pkt 4 foreligge. Side 15