Avtale om innsamling og behandling av avfall fra skip og terminaler, herunder farlig avfall Harstad Havn

Transkript

1 Avtale om innsamling og behandling av avfall fra skip og terminaler, herunder farlig avfall Harstad Havn mellom Harstad Havn KF org nr heretter kalt Oppdragsgiver og heretter kalt Oppdragstaker 1

2 Innholdsfortegnelse Innhold 1 PARTENE OG FORMÅLET MED AVTALEN AVTALEDOKUMENTER KONTRAKTSTID PARTENES REPRESENTANTER PRISER OG BETALING Priser (godtgjørelse) Prisendring og Indeksregulering Betaling Rapportering EIERSKAP TIL AVFALLET OG ENDRING AV BEHANDLINGSSLØSNING TRANSPORTUTSTYR OG CONTAINERE GENERELLE KONTRAKTSBETINGELSER Overdragelse Generelle krav til utførelsen Lønns- og arbeids vilkår Bruk av underleverandører Tidsfrister Forsikringer Krav om innsyn Mangler og reklamasjoner Kvalitetssystem og avvikshåndtering Heving på grunn av mislighold Heving på grunn av konkurs eller insolvens Force majeure Tvister SIGNATUR

3 1 PARTENE OG FORMÅLET MED AVTALEN Det er inngått avtale mellom Harstad Havn KF («Oppdragsgiver») og.. («Oppdragstaker») om innsamling, mottak og behandling av avfall, inkludert farlig avfall, fra havner i Grenland. Leietagere hos Oppdragsgiver har opsjon på å tre inn i avtalen. 2 AVTALEDOKUMENTER Avtalen består av følgende dokumenter: 1. Herværende avtaledokument. 2. Prisskjema 3. Kravspesifikasjon 4. Konkurransegrunnlag med øvrige vedlegg 5. Oppdragstakers tilbud med utfylt prisskjema. Eventuelle avklarende spørsmål og svar fra anbudskonkurransen tas inn i kontraktsdokumentene. Inneholder kontrakten bestemmelser som strider mot hverandre, skal dokumentene gjelde i den rekkefølgen som er angitt over med mindre annet klart fremgår i dokumentene eller av sammenhengen. Deretter vil yngre bestemmelser gjelder foran eldre. Spesielle bestemmelser gjelder foran generelle, og bestemmelser utarbeidet særskilt for kontrakten foran standardiserte bestemmelser. 3 KONTRAKTSTID Kontrakten gjelder for 3 år fra 1. februar 2017 til 30. januar 2019, med ensidig opsjon for Oppdragsgiver til å forlenge avtalen med 2+1 år. Dersom Oppdragsgiver ønsker å benytte sin rett til forlengelse av kontraktens varighet som angitt ovenfor, varsles oppdragstakeren skriftlig senest 3 måneder før kontraktens utløp, og deretter senest 3 måneder før utløpet av den første opsjonsperioden. 4 PARTENES REPRESENTANTER Oppdragsgiver og oppdragstaker skal til enhver tid holde hverandre underrettet om hvem som er deres representanter og om den fullmakt disse har. Følgende personer skal angis kontraktsansvarlig fakturaansvarlig Partenes representanter eller deres stedfortreder skal være tilgjengelig innenfor normal arbeidstid ( ). Partenes representanter skal beherske norsk språk, både skriftlig og muntlig. 3

4 5 PRISER OG BETALING 5.1 Priser (godtgjørelse) Det skal for mottak og behandling av avfall betales en mengdevariabel godtgjørelse som skal dekke kostnader til mottak og behandling for fra alle hentepunkter. Det skal for innsamling av avfall betales et fast beløp per henting, enten på faste, avtalte tidspunkt eller etter bestilling. Oppdragstager skal på vegne av Opdragsgiver forestå deklarering av avhentet farlig avfall. Oppdragstagers kostnader til eventuell ettersortering og deklarering av farlig avfall skal inngå i prisene. Det skal for utleie av containere og annet utstyr betales et fast beløp per måned for leie per enhet. Kostnad for utsett og henting er tilsvarende som for innsamling over. Alle godtgjørelser skal være som oppgitt i «Pris skjema». Oppdragstakeren dekker alle gebyrer og avgifter forbundet med avtalen. Alle kostnader er inkludert i enhetsprisene som er oppgitt i «prisskjema». Godtgjørelsene er faste og justeres ikke som følge av andre forhold enn det som følger av kapittel 5.2, prisendring og indeksregulering. 5.2 Prisendring og Indeksregulering Enhetspriser for avhenting og behandling av avfall, transport og leie av containere skal oppgis i hht skjema i vedlegg 3 Priser. Endringer i lønns- eller prisnivået eller størrelsen av de sosiale utgifter etter at kontrakten er sluttet, gir ikke oppdragstakeren rett til tillegg eller fradrag fra kontraktens priser unntatt gjennom indeksregulering. Enhetsprisene reguleres en gang per år per 01.01, første gang , basert på prisindeks fra november Grunnindeks for alle reguleringer vil være gjennomsnittlig indeks for november Oppdragstaker skal i rimelig tid før første fakturering med nye priser legge fram nye indekstall med tilhørende beregninger for Oppdragsgiver. Følgende indekser skal legges til grunn for reguleringen. Det er den prosentvise endringen i prisindeks som skal benyttes som grunnlag for prosentvis endring i pris. Priselement Grunnlag indeksregulering Kilde Mottak og Behandling samt Konsumprisindeks totalindeks SSB containerleie Innsamling Totalkostnadsindeks for SSB (tabell 07106) lastebiltransport, renovasjonsbil 2-aksla. 5.3 Betaling Oppdragstakeren fakturerer oppdragsgiver etterskuddsvis hver måned basert på kontraktens priser. Påslag av ulik art aksepteres ikke. Vektbilag fra mottaksanlegg skal kunne fremlegges på forespørsel. Alle fakturaer skal spesifiseres slik oppdragsgiver ønsker. Utforming av faktura med vedlegg, avklares i eget møte mellom oppdragsgiver og oppdragstaker senest 30 dager før oppstart. Det må påregnes endringer i kontraktsperioden. Betalingsfristen er 30 dager. 4

5 Det skal utstedes separate fakturaer direkte til selskaper som har opsjon til å tre inn i avtalen samt skipsagenter som er med i avtalen. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å tilbakeholde betaling av fakturaer, uten tillegg for morarente, dersom det oppstår tvist om fakturaens størrelse og innhold. Uomtvistet beløp skal dog betales. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å utøve tilbakehold eller motregning for ethvert krav som Oppdragsgiver har mot Oppdragstaker som følge av kontraktsforholdet. 5.4 Rapportering Oppdragstaker skal blant annet følge opp følgende rapporteringsplikter: Månedsrapport skal oversendes hver måned innen den 10. i påfølgende måned med alle mengdetall for alt avfall spesifisert per behandlingsted og levering. Avviksrapportering for alvorlige avvik skal varsles umiddelbart. Det skal oversendes en årsrapport innen 1. februar i påfølgende år som oppsummerer mengdetall for året som gikk, inkludert behandlingssteder for alle typer avfall. 6 EIERSKAP TIL AVFALLET OG ENDRING AV BEHANDLINGSSLØSNING Oppdragstaker overtar eierskap for avsetning til de forskjellige avfallstyper fra Oppdragsgiver når opplasting av container starter på hentestedet. Oppdragstaker er pliktig til å ha tilgang til en godkjent behandlingsløsning for alle aktuelle avfallstyper til enhver tid. Hvis Oppdragstager endrer nedstrømsløsning skal Oppdragstager varsles umiddelbart. Det er oppdragstakers ansvar å sørge for at eventuell eksport skjer i hht lovverk og er notifisert på linje med den opprinnelige løsningen. 7 TRANSPORTUTSTYR OG CONTAINERE Alle kjøretøy, containere og mottaksanlegg må tilfredsstille gjeldende tekniske krav og offentlige pålegg og tilfredsstille vanlige krav til arbeidsmiljø. Det er Oppdragstakers ansvar å ha et vedlikeholds program for kjøretøy og containere samt å sørge for at dette følges. Alle kjøretøy og øvrig utstyr skal være egnet for oppdraget. Alle kjøretøy skal ha god fremkommelighet og være tilpasset veistandard samt hente- og mottaksanlegg. Dersom det viser seg at det valgte utstyret ikke fungerer tilfredsstillende, er det Oppdragstakers ansvar å bytte til egnet type - uten tilleggskostnader for Oppdragsgiver. Oppdragstaker må ta risiko og bære ansvaret for skade på eget materiell, Oppdragsgivers materiell eller for skade på 3. person og hans eiendom påført under utøvelse av arbeidet. Ved eventuelle skader på Oppdragstakers eller hans underleverandørs utstyr som skyldes avfallets sammensetning, herunder alle typer feilsorteringer, skal Oppdragsgiver likevel holdes skadesløs. Ved uhell og skader i tilknytning til tjenester utført for Oppdragsgiver skal Oppdragstaker alltid og uten ubegrunnet forsinkelse, varsle Oppdragsgiver. 5

6 8 GENERELLE KONTRAKTSBETINGELSER 8.1 Overdragelse Oppdragsgiver kan overdra sine rettigheter og forpliktelser etter denne kontrakten. Oppdragstaker kan ikke overdra sine rettigheter og forpliktelser etter denne kontrakten («Kontraktsposisjonen») uten Oppdragsgivers samtykke. Samtykke kan nektes på fritt grunnlag. 8.2 Generelle krav til utførelsen Oppdragstaker forplikter seg til å utføre det arbeid som fremgår av kontrakten. Oppdragstaker påtar seg ansvaret for at hans ytelser på en helhetlig måte dekker de formål og spesifikasjoner som er angitt i kontrakten, og arbeidet omfatter således alle aktiviteter som er nødvendige for oppfyllelse av kontraktens funksjonskrav, selv om ikke alle oppgaver er detaljert beskrevet i kontrakten. At Oppdragsgiver ikke har innsigelser til eller godkjenner/samtykker i oppdragstakers arbeidsopplegg, fritar ikke oppdragstaker for hans ansvar etter kontrakten. Oppdragstaker skal utføre arbeidet på en fagmessig og aktsom måte i henhold til denne kontrakt. Oppdragstaker skal under planleggingen og utførelsen av arbeidet legge vekt på sikkerhetsmessige forhold for å ivareta helse, miljø og sikkerhet. Oppdragstaker innestår for at han, og det personell som skal utføre arbeidet, har de nødvendige offentlige og privatrettslige tillatelser, godkjenninger, autorisasjoner og rettigheter som er nødvendige for utførelsen av arbeidet. Oppdragstaker skal videre, etter Oppdragsgivers anmodning, hjelpe til med å innhente slike godkjenninger og tillatelser som gjelder arbeidet og som bare kan innhentes i oppdragstakers navn. Oppdragstaker har, innenfor rammen av kontrakten, plikt til å samarbeide med Oppdragsgiver og andre som utfører arbeid som påvirkes av og påvirker oppdragstakers utførelse av arbeidet. Oppdragstaker skal innrette seg i forhold til disse, slik at alle aktiviteter knyttet til kontrakten kan utføres rasjonelt og effektivt. 8.3 Lønns- og arbeids vilkår Oppdragstakeren og hans underleverandører skal ha lønns- og arbeidsvilkår som er i henhold til kravene i Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige avtaler, FOR NR 112. Oppdragstakeren skal sørge for at alle ansatte i egen organisasjon og ansatte hos eventuell(e) underleverandører ikke har dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn det som følger av tariffavtaler, regulativ eller det som er normalt for vedkommende sted og yrke. Dette omfatter også vikarer. Alle avtaler Oppdragstakeren inngår som innebærer utføring av arbeid under denne kontrakten, skal inneholde tilsvarende krav som denne klausul. Dersom Oppdragstakeren ikke etterlever klausulen, har Oppdragsgiver rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen til det er dokumentert at forholdet er brakt i orden. Oppdragstakeren og hans underleverandører skal, på Oppdragsgivers oppfordring, dokumentere lønns- arbeidsvilkårene til sine ansatte. Det skal ikke forekomme noen form for ufrivillig eller slave-arbeid, diskriminering eller barnearbeid. Ansatte skal ha frihet til å slutte seg til eller å etablere fagforeninger samt ha rett til kollektive forhandlinger. Norges nasjonale minstelønn er laveste aksepterte nivå for alle ansatte. 6

7 Brudd på disse bestemmelsene anses for å være vesentlig mislighold. 8.4 Bruk av underleverandører Det godkjennes bruk av underleverandør. Oppdragstakerens kontraktansvar overfor Oppdragsgiver endres ikke ved bruk av underleverandør. De underleverandører, herunder transportører og behandlingsledd, som er oppgitt i tilbudet, skal benyttes. Dersom disse underleverandører og behandlingsledd ønskes skiftet ut etter at kontrakten er inngått, skal oppdragstaker framlegge følgende dokumentasjon overfor Oppdragsgiver senest 20 dager før underleverandør skal starte sitt arbeid som grunnlag for godkjenning: - Oversikt over hvilke arbeider underleverandør skal utføre - Hvilken tidsperiode det gjelder - Hvilke underleverandør som ønskes benyttet - Underleverandørens godkjenninger for utførelse av arbeidet. Oppdragsgiver kan nekte å godkjenne disse underleverandørene dersom han har saklig grunn. Oppdragsgiver må varsle oppdragstaker om dette innen rimelig tid. Eksempler på hva som menes med saklig grunn er manglende konsesjon eller tillatelser, manglende overholdelse av konsesjon eller tillatelse, dårligere KS-system eller miljøytelse enn opprinnelig tilbudt, grove, faglige feil eller misligheter er avdekket hos underleverandør. Oppdragsgivers godkjenning av underleverandører fritar ikke oppdragstakeren for det fulle og hele ansvar knyttet til bruk av underleverandører (konsesjoner/tillatelser, Kvalitetssystem mv). 8.5 Tidsfrister Følgende frister gjelder for oppdragstaker: a) Henting, transport og behandling av kontraktsfestede fraksjoner må kunne skje fra og med b) Ikke planlagte / uforutsette oppdrag skal gjennomføres innen de tidsfrister som er garantert av Oppdragstager i tilbudet. c) KS plan leveres Oppdragsgiver senest 14 dager etter oppstart av kontrakten. 8.6 Forsikringer Oppdragstakeren skal ha en ansvarsforsikring på vanlige vilkår under hele kontraktsperioden. Forsikringen skal dekke erstatningsansvar for skade han eller hans underleverandør kan påføre Oppdragsgiver eller tredjemanns person og ting i forbindelse med utførelsen av arbeidet. Forsikringssummen skal ikke være mindre enn 150 G per skadetilfelle. Oppdragstakeren skal sørge for at underleverandører har ansvarsforsikring på tilsvarende vilkår. Oppdragstakerens ansvar er ikke begrenset til det ovenfor angitte beløp. Forsikringspolisen skal ikke inneholde bestemmelser som reduserer Oppdragsgivers rett til å kreve erstatning direkte fra forsikringsselskapet, eller som kan redusere hans krav på grunn av sikredes forhold etter at forsikringstilfellet er inntrådt. Oppdragstakeren skal forsikre eget utstyr som kreves for å gjennomføre denne kontrakten. Oppdragstakeren er ansvarlig for at underleverandører har forsikring på tilsvarende vilkår. 7

8 Oppdragstakeren skal opprettholde lovbestemt personforsikring (Yrkesskadeforsikring) for eget personell i hele kontraktsperioden. Oppdragstakeren skal sørge for at underleverandører holder sitt personell tilsvarende forsikret. 8.7 Krav om innsyn Oppdragsgiver kan be om nødvendig innsyn hos oppdragstaker for å gjennomføre nødvendig revisjon av at avtalen følges og omfatter blant annet, KS system, avtaler nedstrømsleverandører, tillatelser, oppgjørsregnskap, lønnsbetingelser og ansettelsesavtaler. 8.8 Mangler og reklamasjoner Ved feil eller mangler ved utførelsen av oppdraget som oppdragstakeren svarer for i kontrakten, er oppdragstakeren forpliktet til å rette eller utbedre uten betaling. Oppdragsgiver skal sette en rimelig frist for oppdragstakerens utbedring av mangler. Er utbedringen ikke foretatt innen fristens utløp, kan oppdragstaker selv eller ved andre besørge utbedring og kreve at oppdragstakeren betaler de nødvendige kostnadene ved utbedring. Betaling fra oppdragstakeren vil fortrinnsvis skje ved at Oppdragsgiver avregner mot oppdragstakerens tilgodehavende. 8.9 Kvalitetssystem og avvikshåndtering Oppdragstaker og eventuelle underleverandører skal ha et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem, som fortrinnsvis oppfyller relevante krav i NS-EN ISO 9001 og Hensikten med dette er bl.a. å sikre at: Kompetanse hos personell tilfredsstiller kontraktens krav. Opplæring i kontraktens forpliktelser og overordnede mål blir gitt til alt personell. Nødvendig kapasitet er tilgjengelig for mottak og behandling av matavfall. Sikkerhet ved transport og behandling av avfall og spesielt farlig avfall ivaretas. Sikre løpende avsetning av sluttprodukter. Rutiner for risikokartlegging, avvik og kontroll følges. Oppdragstaker skal implementere oppdragsgivers krav til driftsinstrukser, rutiner og prosedyrer. Oppdragsgiver skal ha rett til å kommentere og kreve gjennomført endringer til rutiner som er utarbeidet for oppdraget. Slike krav om endringer skal være innarbeidet i løpet av 20 kalenderdager. Oppdragsgiver registrerer ulike hendelser og forbedringsforslag i sett avvikssystem. Følgende forhold vil regnes som avvik som krever umiddelbar kommunikasjon og handling (listen er ikke fullstendig): Manglende henting av avfall. Manglende mottakskontroll. Mangler ved avsetting av sluttprodukter inkl. kvalitet på produktet. Andre, mindre hendelser vil det være tilstrekkelig å rapportere månedlig. Når avvik avsluttes skal oppdragsgiver ha kopi av lukkedokumentet. Dette skal minimum inneholde type avvik, tidspunkt for retting og aktivitetene som er gjennomført for å rette avviket 8

9 8.10 Heving på grunn av mislighold Oppdragsgiver har rett til å heve kontrakten dersom oppdragstakeren gjør seg skyldig i vesentlig mislighold av kontraktsforpliktelsene og etter skriftlig varsel ikke har rettet forholdet innen en av Oppdragsgiver fastsatt rimelig frist. Når Oppdragsgiver har meddelt oppdragstakeren at han hever kontrakten etter denne bestemmelse: a) Skal Oppdragsgiver godtgjøre oppdragstakeren for kontraktsmessig utført arbeid etter kontraktens priser. b) Skal oppdragstakeren betale erstatning for de nødvendige merkostnader som påløper ved at arbeidet utføres av andre. c) Kan Oppdragsgiver dessuten kreve erstatning for tap utover merkostnadene, dersom mislighold har sin årsak i forsettlig eller grovt uaktsomt forhold hos oppdragstakeren. Oppdragsgiver kan holde tilbake godtgjørelse etter punkt a) det som er nødvendig for å dekke krav etter pkt. b) og c). Blant forhold som kvalifiserer til heving på grunn av mislighold, nevnes spesielt: Svikt i henting, transport og avsetning av fraksjoner. Annet behandlingssted enn beskrevet av oppdragstaker uten at dette er godkjent av Oppdragsgiver. Manglende garantier eller forsikringer. Graverende brudd på rutiner i eget kvalitetssystem, samt brudd på bestemmelser om lønn-og arbeidsvilkår. Manglende konsesjon eller godkjennelser, eller uoppfylte krav til oppdragstaker i henhold til konsesjoner. 9

10 Brudd på, eller overskridelser av, krav gitt i konsesjoner og/eller andre offentlige tillatelser Heving på grunn av konkurs eller insolvens Går oppdragstakeren konkurs, eller blir han beviselig insolvent eller innstiller sine betalinger, kan Oppdragsgiver heve kontrakten, med mindre det uten ugrunnet opphold blir godtgjort at arbeidet vil bli utført i samsvar med kontrakten. Dersom Oppdragsgiver hever kontrakten etter denne bestemmelse, får reglene i pkt.8.10(«oppdragsgivers heving på grunn av mislighold») pkt. a) c) tilsvarende anvendelse Force majeure En part kan påberope seg force majeure hvis han ikke er i stand til å oppfylle sine forpliktelser etter kontrakten og dette skyldes forhold utenfor partens kontroll, og som han ikke har hatt muligheter til å forhindre eller med rimelighet burde ha forutsett på det tidspunkt da kontrakten ble inngått Tvister Norsk lov gjelder for avtalen og for forhold som ikke er nevnt i den. Dersom det oppstår tvist i forbindelse med avtalen, skal tvisten forsøkes løst ved forhandlinger. Fører forhandlinger ikke frem vedtar partene Skien og Porsgrunn Tingrett som verneting for enhver tvist som oppstår i forbindelse med avtaleforholdet. 9 SIGNATUR Det bekreftes at de aktuelle Kontraktsdokumenter er lest og aksepteres. Signatur skal kun foretas av person i firmaet som er bemyndiget. Dato/Sted Navn oppdragstaker og gyldig underskrift av bemyndiget person Dato/Sted Navn oppdragsgiver og gyldig underskrift av bemyndiget person 10