Den sentrale beredskapsledelsen ved UiB, som kalles sammen i beredskapsrom på Muséplass. Universitetsdirektør definerer nivå på beredskap.

Transkript

1 Krisekommunikasjonsplan for UiB Formidlingsavdelingen, april 04 Oppdatert april05, sept06, juni07, mai08 (MB), juli/aug 08 (BK), mars09 (MB), aug09(bk), aug10(bk)feb11(bk Innledning Enhver krise kan raskt utvikle seg til en kommunikasjonskrise i tillegg til den opprinnelige krisen. Det er derfor av sentral betydning at alle som er involvert fra UiBs side er forberedt på kommunikasjonsutfordringene og er kjent med hvordan UiB ønsker å håndtere disse. Hvis kommunikasjonen internt og eksternt gjennomføres på en god måte, kan UiB løse sine oppgaver raskt og effektivt, samt bevare eller til og med styrke sin profil. Krisekommunikasjonsplanen omfatter ansatte, studenter, allmennhet og media. Direkte kommunikasjon med skadde og pårørende er Personal og økonomiavdelingen sitt ansvar, i samarbeid med berørte enheter. Planen er i det følgende fokusert på konkret tilretteleggelse for god kommunikasjon mellom beredskapsledelse og ansvarlige for intern og ekstern kommunikasjon. Kriseweb og presserom er sentrale grep for å sikre god flyt til de viktigste målgruppene. Noen begrepsavklaringer Beredskapsledelse: Kommunikasjonsgruppe: Den sentrale beredskapsledelsen ved UiB, som kalles sammen i beredskapsrom på Muséplass. Universitetsdirektør definerer nivå på beredskap. Formidlingsavdelingens kommunikasjonsgruppe, som varsles av formidlingsdirektør. Kriseweb (ekstern): Kriseinformasjon til eksterne målgrupper, som legges ut på UiBs hovedsider så lenge beredskapssituasjonen varer. Intern e - oppslagstavle Intern, elektronisk oppslagstavle (weblogg) med begrenset adgang, til bruk for rask og effektiv kommunikasjon mellom beredskapsledelsen og kommunikasjonsgruppen. Her skal de involverte til enhver tid finne oppdatert og gjeldende informasjon om krisen og om krisehåndteringen. Teknisk løsning for dette er tilgjengelig på UiBs intranett/studentportalen. Webloggen skal kvalitetssikre utviklingen i krisehåndteringsforløpet spesielt egnet for kriser som løper over flere dager og innebærer vakt- og soveskift.

2 1. Varsling Kommunikasjonsgruppen ved Formidlingsavdelingen Rekkefølge for varsling av kommunikasjonsgruppen. Formidlingsdirektøren varsles som medlem av den sentrale beredskapsledelsen. Stilling Navn Tlf. privat Tlf. mobil Tlf. jobb Kommunikasjons- Ingar Myking direktør Seksjonsleder, Margareth medieråd Barndon Redaktør, PH Guri Gunnes Oppegård Nettredaktør Helge Olsen Andre avdelinger som raskt kan bli involvert IT og sentralbord: IT-direktør jobb mobil Thomas Evenes Nestleder Jan Kristian Walde Johnsen Kantine: SiB (kontaktperson): Egil T. Pedersen, adm. dir., SiB (a) (m) (p) Kommunikasjonsgruppen skal ha kontaktpersoner ved alle avdelinger/enheter. Kontaktpersonen ved enheter som er direkte berørt av krisesituasjonen skal selv, evt. sammen med en eller flere kollegaer, kunne gå inn i arbeidet ved Formidlingsavdelingen og bistå kommunikasjonsgruppen med å kvalitetssikre informasjon fra krisestedet, samt være bindeledd til berørt enhet. Kontaktpersonen vil også være sentral i krisens nedtrappingsfase, knyttet til arbeidet som da skal sluttføres på berørt enhet. (Se vedlegg 3 i øvrig beredskapsplan). Formidlingsavdelingen skal ha muligheten til å allokere info.ressurser/mannskap fra andre avdelinger av UiB ved behov. 2. Formidlingsavdelingens oppgaver I en krisesituasjon har Formidlingsavdelingen ansvar for både intern og ekstern informasjon. Det vil omfatte å: a) etablere kontakt mellom beredskapsledelsen og kommunikasjonsgruppen b) informere ansatte og studenter via web c) ansvar for all kontakt med media Evt: d) etablere og drifte kriseweb

3 e) etablere presserom & rigge til for pressekonferanser Beredskapsledelsen har ansvar for at informasjonen som gis til berørte, pårørende, interne (ansatte og studenter) og presse er helhetlig og konsistent. Ansvarsfordeling Hovedansvarlig Arbeidsoppgaver Reserve Formidlingsdirektør overordnet ansvar internt og eksternt iverksette egen avdelings beredskapsplan/krisekommunikasjonsplan deltar i den sentrale beredskapsledelsen opprette kontakt mellom beredskapsledelsen og Formidlingsavdelingens kommunikasjonsgruppe varsle IT-direktør for å sikre oppkopling og kapasitet på telefonsentral og datalinjer/utstyr, tekniske løsninger for presserom og kriseweb. varsle Studentsamskipnaden v/adm. direktør talsperson når avtalt med sentral ledelse løpende oppgaver Seksjonsleder, mediekontakt Seksjonsleder, redaksjon varsle de øvrige i formidlingsavdelingens kommunikasjonsgruppe og medierådseksjonen operativ leder for presserom & mediekontakt koordinere pressearbeid, pressemeldinger og mediekontakt kontakt med andre enheter internt og eksternt løpende oppgaver opprette og drifte kriseweb ansvar for intern informasjon loggføring IT-avdelingen teknisk ansvar for kriseweb teknisk ansvar for presserom teknisk ansvar for weblogg/message board ansvar for sentralbord, - svarer jfr plakat Berørt adm. eller fak.enhet Annet personell: - kantine - andre på formidlingsavdeli ngen Kvalitetssikre informasjon fra berørt enhet Bindeledd til berørt enhet Kommunikasjonsnav på berørt enhet når krisen trappes ned løpende oppgaver presse, på presserom og for kriseweb mat og drikke for kommunikasjonsgruppen, Formidlingsavdelingen og journalister i presserom løpende oppgaver etter behov Seksjonsleder, mediekontakt Mediekontakt Nettredaktør

4 3. Intern kriseorganisering ved Formidlingsavdelingen Formidlingsavdelingen opererer fra sine vanlige lokaler. Avtale med Utdanningsavdelingen om å bruke deres lokaler som back-up, og vice versa. Formidlingsdirektøren må ha tilgang til internett/weblogg fra beredskapsrommet for løpende kommunikasjon med kommunikasjonsgruppen. Telefon: - IT-avdelingen leder UiBs sentralbord som svarer jfr. plakat til ny melding kommer. - IT-avdelingen oppretter beredskap for krisetelefon ved UiB s sentralbord. - Kommunikasjonsgruppen vil besitte to mobiltelefoner til bruk for kommunikasjon mellom formidlingsdirektøren og kommunikasjonsgruppen (back-up i tilfelle overbelastning på de allment tilgjengelige telefonnumrene). Kriseweb: - Egen mal som er klar til utfylling med informasjon om krisens kjerne, og med lenker til undersider. Design skal ikke skille seg fra den vanlige forsiden, men alt ordinært innhold skal være fjernet undersider (inkl. presserom ) med bakgrunnsstoff og relevant informasjon som stadig oppdateres, tilpasset ekstern målgruppe. Samme design som forsiden. - Kontaktliste til UiB for presse og pårørende, samt nr. til sentralbord. - Info på norsk og engelsk - Kriseweb tas vekk så snart det lar seg gjøre å komme tilbake til normaltilstand. Ikon til kriseweb kan evt. bli liggende en stund som link fra forsiden, med en debriefing over en side med historisk info om krisen. Intern informasjon: - Informasjon til UiB-ansatte om den aktuelle situasjonen, arbeidsdagens gang osv. På Høyden er viktigste informasjonskanal for ansatte som ikke er direkte involvert i krisehåndteringen. Redaktøren har løpende kontakt med beredskapsledelsen og kriseeier. På Høyden leverer redaksjonelt og internt tilpasset oppdatert informasjon om situasjonen. Fast link fra På Høyden til den faste beredskapssiden med beredskapsplaner, kontaktlister, sjekklister osv. - Epostadressen alle@uib kan benyttes én gang til å sende nyhetsbrev hvor det opplyses om at all intern informasjon blir lagt ut på På Høyden fortløpende. - PH-redaksjon er raskt ute med andre nyheter når normalsituasjonen er tilbake. Intern informasjon på berørt enhet: - Direkte intern informasjon og kommunikasjon på berørt enhet er enhetens ansvar. Informasjon til berørte ansatte og ansattes pårørende: - PØAs ansvar, evt. i samarbeid med berørt fagenhet. Informasjon til studenter og evt. studenters pårørende: - Utdanningsavdelingens ansvar, evt. i samarbeid med berørt fagenhet. - UA kan hente redaksjonelt stoff fra På Høyden/Formidlingsavdelingen

5 4. Presserom Formidlingsavdelingen etablerer presserom i 8.etg, Stein Rokkans hus. Kan evt. trekke på ressurser ved UiBs studiosenter i 1. Etg, Stein Rokkans hus. Skulle det oppstå behov for etablering på annen lokasjon pga skade av bygning, har UiB en avtale med Hotel Scandic i Håkonsgaten, der det er mulig å etablere UiB datanett i konferansesalene. Det brukes ferdige skilt som sluser pressefolk til presserommet, samt egne skilter som hindrer ansatte i å bevege seg inn i presserommet. Akkreditering og besøksnøkkelkort for adgang til 8. etg. besørges av hhv. mediegruppen og teknisk enhet ved Formidlingsavdelingen. Utstyr på presserom: - Internett : 3-4 maskiner med internettilgang. Hentes fra IT-avdelingen, suppleres om nødvendig fra formidlingsavdelingen. - Telefon Utstyr tilgjengelig for journalister: - Nettilgang - Printer - Videokanon (Mulighet for å rigge opp videokanon på presserommet, for eksempel til bruk under pressekonferanser. Bruker Formidlingsavdelingens ordinære utstyr.) Oppgaver på presserom: - Ha løpende mediekontakt - Akkreditere journalister - Arrangere pressekonferanser - Skaffe egnede lokaler for intervjuavtaler - Yte service og gi arbeidsplass for journalister - Sørge for at det skaffes mat og drikke til kommunikasjonsgruppe og journalister Eget telefonnummer for media legges ut på kriseweb. Kvalitetssikring av informasjon: Det skal være tett kontakt mellom kommunikasjonsgruppen, den sentrale beredskapsledelsen og politi/brannvesen/sykehus. All utgående informasjon skal bekreftes av universitetsdirektør, evt. delegert til Formidlingsdirektør. 5. Oppfølging Nedtrapping - Beredskapsledelse og formidlingsdirektør avgjør når informasjonsberedskapen skal trappes ned. - Formidlingsdirektøren etablerer opplegg og rytme for informasjonsoppfølging internt og eksternt i tiden etterpå. Debriefing

6 - Formidlingsavdelingen arrangerer internt debriefingsmøte for de involverte på avdelingen, før ledelsens oppsummeringsmøte. - Oppsummering/statusmøte for alle som har deltatt i arbeidet så snart som mulig etter at krisen er avsluttet, for å systematisere hendelsesforløpet. - Samarbeidet med styrets sekretariat om arkivering av informasjon som er samlet inn i løpet av beredskapsperioden. Evalueringer og øving - Beredskapsøvelse holdes minst en gang i året med alle involverte parter internt - Lokale øvelser for Formidlingsavdelingen, involverer andre avdelinger etter krisetype - Tekniske tester for weblogg/message board og kriseweb - Reelle aksjoner og interne øvelser evalueres umiddelbart av formidlingsdirektør/ kommunikasjonsgruppe 6. Ressurser/vedlegg - Krisekommunikasjonsplanen skal være tilgjengelig både i papirformat og i elektronisk format på UiBs nettsider, og dermed være lett tilgjengelig for alle medarbeidere på Formidlingsavdelingen og for beredskapsledelsen. - Intern beredskapsside på UiBs intranett med alle beredskapsplaner, kontaktlister, telefonnumre, maler og sjekklister. Avdelingene legger inn og vedlikeholder sine egne planer (under bygging). - Skilter til bruk på Stein Rokkans hus finnes på Formidlingsavdelingen. Vedlegg: Følgende oversikter er utarbeidet av Formidlingsavdelingen: - Krisetypebeskrivelser - Kontakt- & varslingslister - Medarbeidere i tekstredaksjon og mediegruppe ved Formidlingsavdelingen - Sjekklister - Etablering av presserom - Pressekonferanse - Kriseweb - Maler - Pressemeldinger (ligger lokalt tilgjengelig på intranett, Formidlingsavdelingen) - Maler for kriseweb, norsk/engelsk, ligger lokalt tilgjengelig på intranett, Formidlingsavdelingen) Oppdatering Krisekommunikasjonsplanen skal oppdateres en gang i året, dette er mediegruppens ansvar i samarbeid med formidlingsdirektøren. Varslingslister/kontaktinformasjon skal oppdateres ved hver semesterstart.

7 Vedlegg: Krisetyper: Personer: Inkluderer alle tilfeller der studenter eller ansatte skades eller mister livet i UiB-sammenheng, eller forårsaker skade/dødsfall. Når utenlandsstudenter mister livet, vil UiB være involvert uansett årsak. Jo flere personer og jo sterkere sammenheng med UiB-aktiviteter, jo større krise. Eks: Skader/dødsfall i arbeid/undervisning Skader/dødsfall på reise Skade på pasienter i klinikk Terror/ulykker (for eksempel ved store arrangement her eller i utlandet) Materiell: Inkluderer alle materielle skader av et slikt omfang at UiBs kjernevirksomhet er truet. Eks: Skader på bygninger (brann, eksplosjon, gass-/vannlekkasje osv) Skader på magasiner/samlinger Tyveri av uerstattelige gjenstander Båtulykke med eller uten tap av liv Profil: Typiske profil- og tillitsproblemer UiB og institusjonens medarbeidere kan få. Eks: Seriøse arbeidskonflikter/sextrakassering Forskningsfusk Underslag Feilbehandling i klinikk Misbruk av forskning IT: Bortfall av IT-tjenester som setter UiBs virksomhet i fare. Kan inntreffe isolert, men også som følge av andre (materielle) kriser. Kan også være årsak til profilkrise. Eks: Tap av data, for eksempel fra Felles Studentsystem Cracking, virus (eksternt/internt) Langvarige strømbrudd/brann/vann osv med utfall av IT/telefoni Grov svikt fra egne ansatte

8 Vedlegg: Kontaktliste, Formidlingsavdelingen: Stilling Navn Tlf. privat Tlf. mobil Tlf. jobb Kommunikasjons- Ingar Myking direktør Seksjonsleder Margareth medieråd Barndon Redaktør, PH Guri Gunnes Oppegård Mediekontakt Gro M Øvrebø Mediekontakt Mia Kolbjørnsen Nettredaktør Helge Olsen Kontaktliste, fakultetene: Viser til vedlegg 3 i beredskapsplan: Telefonliste over kontaktpersoner på andre fagavdelinger, fakultet mv.

9 Vedlegg: Manual for oppretting av presserom Beredskapsledelse definerer nivå på beredskap. Hvis krisen er av en slik art at det må opprettes presserom har mediegruppen på Formidlingsavdelingen ansvar for det. Avtalen er at det etableres presserom i 8.etg, Stein Rokkans hus. (evt. trekke på ressurser ved UiBs studiosenter i 1. Etg, Stein Rokkans hus.) Skulle det oppstå behov for etablering på annen lokasjon pga skade av bygning, har UiB en avtale med Hotel Scandic i Håkonsgaten, der det er mulig å etablere UiB datanett i konferansesalene. Handlingsmomenter: 1. Avklar sted Ring kontaktperson i SiB for å avtal levering av mat til brukerne av presserommet. Adm.dir. Egil T. Pedersen : Stedfortreder er Stig Hauge Bendiksen, økonomidirektør. Kontaktinfo er: (jobb), (mobil) Hvis Stein Rokkans hus er skadet kontakt: Scandic Bergen City, Håkonsgt.2-7, 5015 Bergen, tlf: Skaff utstyr Kontakt IT-avdelingen for å få ordnet med utstyr til presserom. IT-direktør jobb mobil Thomas Evenes thomas.evensen@it.uib.no Nestleder Jan Kristian Walde Johnsen jan.johnsen@it.uib.no Det dreier seg om: 3-4 datamaskiner med internettilgang. Telefon Printer Videokanon, for eksempel til bruk under pressekonferanser, kan hentes fra Formidlingsavdelingen 3. Sett opp skilt Sett opp skilt som sluser pressefolk til presserommet, samt egne skilter som hindrer ansatte i å bevege seg inn i presserommet. Skiltene oppbevares Akkreditering og besøksnøkkelkort for adgang til 8. etg. besørges av hhv. mediegruppen og teknisk enhet ved Formidlingsavdelingen.

10 Vedlegg: Manual for oppretting av pressekonferanser/pressebriefinger Beredskapsledelse definerer nivå på beredskap. Hvis krisen er av en slik art at det oppstår et stort informasjonsbehov, og man ikke klarer å serve journalistene en til en, bestemmer beredskapsledelsen at det skal arrangeres pressekonferanser/ evt. mindre pressebriefinger der pressekorpset får oppdatert, kvalitetssikret informasjon og anledning til å stille de ansvarlige spørsmål. Pressekonferanse/pressebriefing bør arrangeres så fort som mulig etter krisen, for å hindre rykter og spekulasjoner. Før man får arrangert pressekonferansen, henvises til kriseweb en, der all tilgjengelig informasjon i øyeblikket ligger, og der også tid og sted for neste pressekonferanse er annonsert. Det bør også sendes ut presseinvitasjon til pressekonferanser via Formidlingsavdelingens presselister. Handlingsmomenter: Avklar sted Avklar hvor pressekonferanser/pressebriefinger skal holdes. Har man opprettet et presserom, kan dette være et aktuelt sted å holde pressekonferanser/briefinger. Et annet alternativ er å bruke UiBs studiosenter i 1. etg. i Stein Rokkans hus, der tekniske fasiliteter er på plass til enhver tid. Mindre pressebriefinger kan evt. holdes nærmere krisested, der talsperson stiller seg tilgjengelig for pressen. Skaff utstyr Teknisk utstyr, som mikrofoner ol. fås ved å kontakte IT-avdelingen ved Tor Bu, tlf: 84230, 81705, , evt. reserve Arild Sandal tlf: 84204, 81626, , for å få ordnet med utstyr. Videokanon kan hentes fra Formidlingsavdelingen Hvem Det er beredskapsledelsen som utpeker talsperson/er i forbindelse med krisehåndtering. Beredskapsledelsen tar hvis det blir behov for pressekonferanse stilling til hvem som skal være tilstede og uttale seg på pressekonferansen, hvem som innleder, hvem som skal styre ordet osv.

11 Vedlegg Sjekkliste kriseweb: Forsiden: Hva er krisen/ulykken Hvem er berørt Hva gjøres nå Pekere til: 1) Kontaktliste 2) Informasjon for media 3) Informasjon for ansatte 4) Siste nytt (punkt-oppdatering) 5) Pressemeldingar 6) Info på engelsk Pekerne går igjen på hver enkelt side i kriseweben 1) Kontaktliste inneholder nødvendige tel.nr for pårørende, media, etc 2) Informasjon for media linker telefonnummer bakgrunnsinfo 3) Informasjon for ansatte (peker til På Høyden) 4) Siste nytt (punkt-oppdatering) kvalitetssikret offisiell info, kort oppdatert 5) Pressemeldinger kvalitetssikret offisiell info; tekstmessig utformet som pressemeldinger 6) Info på engelsk Viktig: - Pårørende skal føle seg først hjulpet ved at vi tydeliggjør nummer og informasjon for dem raskt på forsiden - Link til På Høyden-siden må virke! - Pressemeldinger oppdateres og tidfestes, men punktlisten med siste nytt gjøres først klar

12