Beredskapsgruppe - krisekommunikasjon

Transkript

1 Beredskapsgruppe - krisekommunikasjon Nr. Navn Funksjon Funksjon i stab Telefon Inger Johanne Moene Informasjonssjef - Deltek i beredskapsleiinga Leier kommunikasjonsstaben. - Ansvar for rullering av plan. - Utarbeide bodskapsplattform. 2. Ingvild D. Sæter Informasjonsrådgivar - Primær pressekontakt Utarbeide bodskapsplattform. - Utarbeide pressemeldingar. - Kontakt med involverte eksterne aktørar 3. Elin J. Lyngstad Informasjonsrådgivar - Publisere informasjon på kriseweb, intranett, sosiale medium. - Interne oppdateringar. - Utarbeide bodskapsplattform. - Utarbeide pressemeldingar. 3- Angela Hagen Rådgivar RN-avd. - Utarbeide bodskapsplattform Legge til rette legge for pressekonferansar. - - Utarbeide pressemeldingar. - Interne oppdateringar 4. Christoffer Fatland Lie Rådgivar - Utarbeide bodskapsplattform samferdselsavd. - Legge til rette legge for pressekonferansar. - Utarbeide pressemeldingar. - Interne oppdateringar 5. Asle Klock Rådgivar- info.seksjonen - Overvake nyheitsbilete på internett og sosiale medium. - Bistå i arbeide med å sende ut pressemeldingar, publisere på nett etc. 6. Berit Inderhaug Leiar for sentralbordet - Leie og organisere sentralbordtenesta

2 Krisekommunikasjonsplan Utarbeida

3 Aktuelle tiltak den første tida etter krisehendinga Omfang avheng av krisa. Fylkesrådmannen er fylkeskommunen sin talsperson. Ingen uttalar seg på vegner av fylkeskommunen om ikkje anna beskjed er gitt. Rolleavklaringar Lokal beredskapsleiar I Sentraladministrasjonen er det avdelingssjefar, på skolane er det rektor, følger sentral beredskapsgruppe sin kommunikasjonsstrategi. Informasjonssjef etablerer krisekommunikasjonsstab og er leiinga sin rådgivar vedrørande kommunikasjon internt og eksternt. Krisekommunikasjonsstab sett i verk krisekommunikasjonsplan Dei første timane Varsling Varsling gjennomførast etter varslingsliste til beredskapsleiinga. Varsling skal også gjerast til sentralbord. Evt. vurder melding til tilsette på intranett og SMS Vurder eigarskap til krisa ( i kva grad er fylkeskommunen og/eller andre sentrale aktørar råka?) Utform bodskap som svarer på

4 kommunikasjonsutfordringar i samband med krisa Sett i verk medietelefon. Sette i verk pårørande telefon ved behov. Resursar frå sentralbord og informasjonsseksjonen vert trekt inn. Legge ut informasjon på mrfylke.no si kriseside, intranett og evt. sosiale medium Avklare med personalseksjonen/rektor om evt. informasjon til pårørande Avklare med lokal bedredskapsleiar evt. informasjon til tilsette Vurdere pressekonferanse evt. stad for å møte pressa Dele informasjon internt og etablere møtestad for leiing og tilsette Dele informasjon eksternt, i samråd med beredskapsleiing evt. ta kontakt med viktige samarbeidspartnarar i krisa for utveksling av informasjon osv.

5 Mediehandtering Det er politiet som har det overordna ansvaret for all informasjon utad om at ei ulykke har skjedd. Fylkesrådmannen må halde seg orientert om at politiet gjer det. I samråd med politiet vurderer fylkesrådmannen når og korleis informasjon internt skal bli gitt. Bortsett frå evt. kommentarar om uro eller sorg over det som har skjedd, bør fylkesrådmann i første omgang overlate til politiet å informere media. Ingen tilsette skal gi ut namn på kollegaer som er involvert i hendinga heller ikkje formidle opplysningar eller bilde. Politiet skal uttale seg om Eventuelt omkomne Tilstanden til dei eventuelt skadde eller vise til medisinsk instans Namn på omkomne eller skadde Årsak til eller omstende rundt sjølve ulukka Redningsarbeidet Fylkesrådmannen kan på MRfk sine vegner uttale seg om I kva samanheng har hendinga skjedd Kva konsekvensar kan hendinga eventuelt tenke seg å få for fylkeskommunen Bodskap og policy ved kriser Vis omtanke i all omtale av hendinga. Først snakkar du om menneske før du seier noko om t.d. miljø, skader og økonomiske konsekvensar. Bodskapen må svare på spørsmåla: -Kva har skjedd? -Korleis vil dette påvirke meg? -Kva vert gjort med hendinga/situasjonen?

6 -Kva bør eg gjere? -Når vert alt normalt igjen? Fylkeskommunen skal fokusere på korleis vi tek i vare elevar, tilsette og andre råka og på kva måte vi bidreg. Alt som vert kommunisert må vere basert på fakta. Det er viktig å ikkje spekulere verken i årsaker, kostnader eller skuld. Ha fokus på dei fire M ane: -Menneske -Miljø/omgivnader -Materielle verdiar -Marknad/økonomi Målgrupper Involverte og pårørande Det er politiet som har hovudansvar for å kommunisere med pårørande om dødsfall som gjeld deira næraste. Likevel vil fylkeskommunen bli råka anten som arbeidsgivar eller fordi elevar er råka. Å kommunisere med dei som er personleg råka må alltid kome i første rekke. Avdelingssjef/ rektor har ansvar for handtering og oppfølging av pårørande, og tilsette. Personalseksjonen støttar opp om dette arbeidet. Rektor handterer elevar. Tilsette Tilsette skal alltid informerast først Elevar Elevar skal informerast i aktuelle kanalar Andre målgrupper Det vil alltid lønne seg å teikne eit kommunikasjonskart for å sikre at alle aktuelle målgrupper vert teke i vare. I omdømekriser vil også motkrefter takast med. Involverte og pårørande, kommunens kriseteam Kommunikasjonskanalar Fylkeskommunen har tilgong og kompetanse til bruk av følgjande kanalar ved krisesituasjonar: Radio, tv, lokalmedia (e-postliste vedlagt), kriseside

7 på mrfylke.no, intranett, Facebook, Twitter, videokonferansar, allmøte og andre møter, sms, e- post, telefon, brosjyre, YouTube, bilder Nuxeo, avisannonsar. Krisekommunikasjonsstab Krisekommunikasjonsstaben skal sørge for at kriseleiinga har eit så oppdatert og nøyaktig informasjonsbilde frå omverda som mogleg. Staben skal få relevant informasjon om utvikling, hendingar og vedtak tilbake frå kriseleiinga. Krisekommunikasjonsstaben skal ta imot meldingar og informasjon, loggføre og sørge for å vidareformidle informasjon til beredskapsgruppa. Krisekommunikasjonsstaben skal syte for at førespurnader frå media blir vidareformidla til informasjonssjefen. Oppgåver under krisa : -Informasjonssjefen er fast representant i kriseleiinga -Utarbeide fortløpande kommunikasjonsstrategi -Utarbeide bodksap og gi råd til den/dei som skal uttale seg -Handtere medieførespurnader -Utføre medieovervaking og omverdsanalyser -Skrive innhald til krisewebsida, sosiale media og pressemeldingar -Koordinere og sjekke fakta og bodskap mot andre aktørar -Publisere på interne kanalar, nett og sosiale medium -Loggføring av kommunikasjonsaktivitetar -Rapportere og vurdere media - når vi fram med våre bodskap?

8 Sjekkliste krisekommunikasjonsstab Hovudoppgåver Spørsmål som må avklarast Avklar ansvar Kven «eig» krisa? -Kven skal vi halde oss til/samhandle med? -Kva bidrag er ønskt frå oss? Rollefordeling -Har krisekommunikasjonsstaben avklart innbyrdes oppgåver? -Kven er mediekontaktar? -Kven svarar kva på telefonar? -Skal noko informasjon bli gitt av politi, helesfagleg personell eller andre? Analysere situasjonen -Kva informasjonsbehov vil oppstå? -Kva målgrupper er viktige med tanke på informasjon? -Kva kanalar er mest hensiktsmessige for den einskilde målgruppa? -Kva bodskap skal bli gitt og korleis? -Kva vinklingar vil media ha på si dekning? -Potensielle intervjuobjekt? -Er omgivnadane godt kartlagt? Praktisk handtering Er det oppretta ein møtestad og møtetidspunkt for beredskapsleiinga/evt. pårørande/tilsette/kontakt med media? -Får beredskapsleiinga direkte informasjon frå ein eventuell skadestad? -Er alle aktuelle informerte (ihht varslingsliste) -Er det lagt ut informasjon på nett? -Loggførast krisekommunikasjonsarbeidet? Vedlegg: Kontaktinformasjon Kommunikasjonsstaben Sjekkliste ved etablering av kommunikasjonsstab

9 Media adresselister Bodskapsplattform Huskeliste Registrering av medieførespurnader

10 Huskeliste Kommunikasjonsstaben skal: Halde seg oppdatert på hendingar gjennom loggen/kontakt med kriseleiinga Legge fram forslag til informasjon som skal leggast ut Informere om hendinga gjennom digitale kanalar Varsle kriseleiinga fortløpande om nye opplysingar kjem fram frå medieovervakinga Varsle kriseleiinga dersom media går ut med urette opplysingar Ha oversikt over og etablere kontakt med informasjonseiningar hjå samarbeidande aktørar, og sikre ei koordinert mediehandtering Sette opp eit kommunikasjonskart med oversikt over samarbeidande aktørar Telefonvakt for media skal Presentere seg med fullt namn og tittel som talsperson Vere høflige, imøtekommande og opptre roleg Kun gi ut informasjon som står i dei skriftlege talepunkta. Om ein journalist er i ferd med å avslutte samtalen utan at han/ho har spurt om alt som står i talepunkta, bør journalisten gjerast oppmerksam på dette og få opplest det resterande. Journalisten bør også opplysast om at informasjon vert lagt ut på nett. Ikkje svar på ein måte som kan oppfattast som ei stadfesting på noko media meiner å vite, utan at denne informasjonen går fram av talepunkta. Noter spørsmål som du ikkje kan svare på, samt journalistens namn og telefonnummer, og gi dei vidare til kriseleiinga. Dei skal følgje dette opp og gi journalisten tilbakemelding. Ha fokus på dei fire M ane: 1. Menneske 2. Miljø/omgivnader 3. Materielle verdiar 4. Marknad/økonomi

11

12 Tema: Utgitt dato: Oppdatert: Spesielle omsyn: Bodskapsplattform Status: Relevante saker Bakgrunn og fakta Målsetting og ønska etterlattinntrykk Kommunikasjonsutfordringar Handtering Hovudbodskap Tiltak Andre spørsmål og svar Q: (Spørsmål som kan kome frå media eller andre) A: (Svar på spørsmål)

13 Registrering av medieførespurnader Tidspunkt Namn på media/ kontaktperson Telefonnr.: Tema/spørsmål