Møteinnkalling. Formannskapet. Dagsorden. Utvalg: Møtested: Dato: Tidspunkt: I pause under bystyrets møte

Transkript

1 Møteinnkalling Utvalg: Møtested: Formannskapet Dato: Tidspunkt: I pause under bystyrets møte Forfall med angivelse av forfallsgrunn bes meddelt politisk sekretariat, telefon , e-post: pol.sek@bodo.kommune.no så tidlig at varamedlem kan innkalles med rimelig varsel. Varamedlemmer møter kun etter særskilt innkalling. Dagsorden Godkjenning av innkalling, saksliste, protokoll fra Side1

2 Saksliste Saksnr PS 14/124 PS 14/125 PS 14/126 PS 14/127 PS 14/128 Innhold Markedsavtale mellom FK Bodø/Glimt og Bodø kommune Ny brannsatsjon med samlokaliserte alarmsentraler Etablering av Bodø kommunale eiendommer KF Ad sak Avgiftsparkering med gratisperiode Rapport fra ekspertgruppe for kunst og kultur i opplæringen. Uttalelse fra Bodø kommune Bodø, 18. juni 2014 Ole-Henrik Hjartøy ordfører Eli-Nann Stubberud formannskapssekretær Side2

3 Økonomiseksjonen Saksframlegg Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv / /3614 Saksnummer Utvalg Møtedato 14/124 Formannskapet /88 Bystyret Markedsavtale mellom FK Bodø/Glimt og Bodø kommune Forslag til vedtak Markedsavtale mellom Bodø kommune og FK Bodø/Glimt godkjennes. Sammendrag Som et ledd i implementeringen av nylig vedtatt samfunnsplan for Bodø kommune framlegges markedsavtale mellom Bodø kommune og FK Bodø/Glimt for godkjenning (se vedlegg). Avtalen gjelder profilering av Bodø kommune innsydd i nytt kunstgress som legges sommeren 2014 på Aspmyra stadion. Budskap vil være stadfestelse av visjonen for Bodø 2030: «Attraktiv hovedstad i Nord», samt « med kommuneskjold og de tilpasninger som kreves for å få til en optimal grafisk visning. Utgangspunkt for plassering er på langsiden av banen bak sidelinje. Aspmyra Stadion AS (eid av men selvstendig juridisk objekt) er tilkjent et lån av Bodø kommune knyttet til utskiftingen av kunstgress ved Aspmyra stadion slik at stadionet tilfredsstiller de krav som stilles til tippeligaarenaer. Aspmyra stadion AS har så tegnet avtale med FK Bodø/Glimt som dekker kapitalkostnader knyttet til lån som hovedbruker av anlegget. Denne avtalen inngås mellom Bodø kommune og FK Bodø/Glimt, men skal sees i sammenheng med avtalen mellom Aspmyra AS og FK Bodø/Glimt. Avtalen strekker seg over kunstgressets forventede levetid, 8 år og beløper seg på kr pr år + mva. Avtalen innarbeides i forbindelse med tertial og i kommende økonomiplan for på kommunens fellesområde. For øvrige detaljer vises det til vedlagte avtale. Saksbehandler: Jon Erik Anti Rolf Kåre Jensen Rådmann Tord Berthinussen Informasjonssjef Side3

4 Trykte vedlegg: 1 Markedsavtale mellom FK Bodø/Glimt og Bodø kommune 2 Banemål logo Side4

5 Profilering kunstgress Aspmyra Stadion Markedsavtale mellom Bodø Kommune (BK) og FK Bodø/Glimt (BG) 1. Formålet/bakgrunn Denne avtale har som siktemål på best mulig måte å fremme begge parters interesse i forhold som omfattes av denne avtale. BK ser på denne avtalen som et ledd i implementeringen av BK s nye strategiske samfunnsplan og således profilering av visjonen «Attraktiv hovedstad i Nord». Videre ønsker BK å støtte BG s satsning og bidrag i forhold til breddeidretten som utøves på Aspmyra Stadion og støtte BG s satsning som toppidrettsklubb med den verdi dette har for Bodø-regionen. 2. Innhold BK gis rett til å eksponere BK med to innsydde logoer i kunstgress på Aspmyra Stadion bak sidelinje. Størrelse på den enkelte logo skal være ca 23 meter lang og 1,7 meter høy, totalt 78 kvm. Logoen skal så snart som mulig bli innsydd etter skifte av nytt kunstgress (planlagt andre halvdel juni). Avtalen gjelder for alle kamper på Aspmyra Stadion der BG er arrangør. Ved pålegg fra Norges Fotballforbund eller UEFA, kan reklamen tildekkes. 3. Økonomi For ovennevnte avtaleinnhold betaler BK kr ,- + mva pr år. Produksjonskostnader dekkes av BK. Beløpet forfaller til betaling forskuddsvis 15.7 hvert år. Dette skal imidlertid sees i sammenheng med avtale mellom BG og Aspmyra stadion AS om betaling av kapitalkostnader for rehabiliteringsprosjektet på Aspmyra Stadion (viser til bystyrevedtak 14/2 av ). 4. Avtaleperiode Avtalen gjelder fram til nytt kunstgress blir lagt. Nytt kunstgress som blir lagt i juni 2014 har en garantitid på 8 år. 5. Andre forhold BG har gjort en avtale med Aspmyra Stadion AS i forbindelse med rehabilitering på Aspmyra Stadion (kunstgress, lyd, lys og vanningsanlegg). Aspmyra Stadion AS har innsynsrett i øvrige avtaler knyttet til kunstgresset. Avtalen er utstedt i to eksemplarer, ett til hver av partene. Bodø, den 19. juni 2014 FK Bodø/Glimt Bjørn-Tore Hansen Direktør Bodø Kommune Rolf Kåre Jensen Rådmann Side5

6 Side6

7 Samfunnskontoret Saksframlegg Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv / /2911 M82 Saksnummer Utvalg Møtedato 14/84 Bystyret /125 Formannskapet Ny brannstasjon med samlokaliserte alarmsentraler Forslag til innstilling 1. Bodø kommune inngår OPS-avtale for etablering av brannstasjon inklusiv samlokaliserte alarmsentraler for Salten Brann, Salten Politidistrikt og Nordlandssykehuset. Årlig leiekostnad skal ikke overstige 16 millioner kroner. Finansiering i forbindelse med utarbeidelse av budsjett Vedtaket er under forutsetning av at det inngås forpliktende avtale med Salten politidistrikt og Nordlandssykehuset om framleie av arealer for alarmsentraler. Samlede framleieinntekter fra samlokalisert alarmsentral skal årlig utgjøre minimum 3,9 millioner kroner. Endelige tall kommer etter at forhandlinger med tilbydere er gjennomført. 2. Hvis det ikke oppnås enighet om samlokaliserte alarmsentraler så vil alternativet være å inngå OPS-avtale for etablering av brannstasjon med egen alarmsentral. Årlig leiekostnad skal da ikke overstige 14 millioner kroner. Finansieres gjennom årsbudsjett. 3. Det settes av 4,75 millioner kroner til innkjøp av inventar i brannstasjonen. Finansieres gjennom økt låneopptak. 4. Det settes av 10 millioner kroner til å dekke påløpne prosjekt-/utviklingskostnader. Finansieres gjennom økt låneopptak. Bystyrets behandling i møte den : Forslag Votering Formannskapets forslag til innstilling enstemmig vedtatt. Side7

8 Vedtak 5. Bodø kommune inngår OPS-avtale for etablering av brannstasjon inklusiv samlokaliserte alarmsentraler for Salten Brann, Salten Politidistrikt og Nordlandssykehuset. Årlig leiekostnad skal ikke overstige 16 millioner kroner. Finansiering i forbindelse med utarbeidelse av budsjett Vedtaket er under forutsetning av at det inngås forpliktende avtale med Salten politidistrikt og Nordlandssykehuset om framleie av arealer for alarmsentraler. Samlede framleieinntekter fra samlokalisert alarmsentral skal årlig utgjøre minimum 3,9 millioner kroner. Endelige tall kommer etter at forhandlinger med tilbydere er gjennomført. 6. Hvis det ikke oppnås enighet om samlokaliserte alarmsentraler så vil alternativet være å inngå OPS-avtale for etablering av brannstasjon med egen alarmsentral. Årlig leiekostnad skal da ikke overstige 14 millioner kroner. Finansieres gjennom årsbudsjett. 7. Det settes av 4,75 millioner kroner til innkjøp av inventar i brannstasjonen. Finansieres gjennom økt låneopptak. 8. Det settes av 10 millioner kroner til å dekke påløpne prosjekt-/utviklingskostnader. Finansieres gjennom økt låneopptak. Sammendrag Bodø kommune skal bygge ny brannstasjon og det er inngått intensjonsavtale mellom Salten Brann, Salten politidistrikt og Nordlandssykehuset, samt Bodø kommune om et samarbeid som har til hensikt å samlokalisere de tre nødetatenes alarmsentraler i tilknytning til den nye brannstasjonen. Saken kan ha to alternative utfall: 1. Det inngås avtale med firma om OPS-prosjekt for etablering av brannstasjon med alarmsentraler for nødetatene brann, politi og AMK. Dette forutsetter at Salten politidistrikt og Nordlandssykehuset inngår avtale med Bodø kommune om leie av lokaler i felles alarmsentral. 2. Det inngås avtale med firma for OPS-prosjekt for etablering av brannstasjon som kun har alarmsentral for brannvesenet. Ny brannstasjon, med opsjon på bygning for samlokaliserte alarmsentraler, har vært ute på anbud som OPS-prosjekt. Fem firma meldte interesse for prosjektet og etter prekvalifisering ble tre invitert til å gi anbud med frist 28. mai d.å. Anbudsåpningen viser at de innkomne tilbud er såpass i tråd med estimatene i forprosjektet at estimatene kan benyttes i saksframlegget og som grunnlag for endelig vedtak. For å ta hensyn til eventuelle endringer og forhandlinger settes 16 millioner kroner som øvre ramme for årlige leiekostnader. Det gjennomføres forhandlinger med tilbyderne. Resultatet av disse, som viser endelige kostnadstall samt øvrige betingelser, vil foreligge i slutten av august. Kontrahering må skje senest i september for å holde framdrift, dvs. med bygg som tas i bruk 1.januar Side8

9 Forprosjektets prisestimater gir en årlig leiepris for samlokaliserte alarmsentraler på kr 2.400,- pr m 2, til sammen 3,9 millioner kroner. I hht. statistikk fra megler varierer leieprisene for kontorer i nybygg i Bodø mellom kr 1.800,- til 2.300,- pr m 2. Samlokaliserte alarmsentraler er spesialdesignet etter brukernes funksjonskrav, med mye teknisk infrastruktur og er dermed mer enn et vanlig kontorbygg. For brannstasjonen, uten alarmsentral, er årlig leiepris estimert til ca. kr pr. m 2, til sammen ca.11,5 millioner kroner. Brannstasjon med egen alarmsentral (ikke samlokalisert) vil ha et leieareal på 4824 m 2 leieprisen blir ca. kr 2.700,- pr m 2, med samlet leiepris på ca. 13,1 millioner kroner. Endelig fastsetting av leiepris skjer gjennom de forhandlinger som gjennomføres i august/september. I tillegg tas med kostnader på ca. 14,75 millioner kroner til inventar og prosjektkostnader. I forprosjektet til brannstasjon var også tatt med til kunstnerisk utsmykking. Dette er ikke tatt med i denne saken. Etablering av nytt nødnett følger nasjonal plan og skal skje i løpet av I Bodø er det viktig at dette skjer i forbindelse med innflytting i nye alarmsentraler da dette er den beste og mest kostnadseffektive løsningen. Direktoratet for nødkommunikasjon har gitt positive tilbakemeldinger på dette. Saksopplysninger Bakgrunn Bodø kommune skal bygge ny brannstasjon og i den forbindelse er det inngått intensjonsavtale mellom Salten Brann, Salten politidistrikt og Nordlandssykehuset, samt Bodø kommune om et samarbeid som har til hensikt å samlokalisere de tre nødetatenes alarmsentraler i tilknytning til den nye brannstasjonen. Denne saken kan dermed ha to alternative utfall: 1. Det inngås avtale med firma om OPS-prosjekt for etablering av brannstasjon med alarmsentraler for nødetatene brann, politi og AMK. Dette forutsetter at Salten politidistrikt og Nordlandssykehuset inngår avtale med Bodø kommune om leie av lokaler i felles alarmsentral. 2. Det inngås avtale med firma for OPS-prosjekt for etablering av brannstasjon som kun har alarmsentral for brannvesenet. Intensjonsavtalen er utarbeidet etter at Bodø kommune i februar 2013 tok initiativ til et felles møte med berørte etater for å sondere mulighetene for samlokalisering av «blålysetatene». Arbeidet er utført av prosjektgruppe bestående av: To representanter fra Salten Brann To representanter fra politiet To representanter fra Nordlandssykehuset En fra Bodø kommune eiendomskontoret En med kompetanse på samarbeidsområdene leder styringsgruppen Samfunnskontoret har vært sekretær for arbeidet. I tillegg har politisk rådgiver i Bodø kommune, samt leder av PNM-komiteen deltatt i arbeidsgruppas møter. Med bakgrunn i underskrevet intensjonsavtale, samt politiske vedtak i Bodø kommune, er det utarbeidet et forprosjekt som inkluderer samlokaliserte alarmsentraler i ny brannstasjon. Prosjektgruppa for samlokalisering har vært konsultert og har bidratt inn i dette arbeidet. Det er også utarbeidet forslag til leieavtale mellom Bodø kommune, som framleier fra OPS-selskapet, og Salten Politidistrikt og Nordlandssykehuset. Forslag til leieavtaler er oversendt Salten Politidistrikt og Nordlandssykehuset. Politiske vedtak Side9

10 De politiske vedtak som danner grunnlag for denne saken er: PS 13/11, Bodø formannskap den 26/6-13,med følgende vedtak: 1. Prosjektet «Ny brannstasjon i Bodø» videreføres med tanke på samlokalisering med Salten Politidiskrikt, Salten Brann IKS, Nordland fylkeskommune, Salten regionråd, Bodø kommune og Salten IUA. 2. Prosjektet gjennomføres som et OPS, hvor man i samarbeid med utbyggere får oppført et bygg som etatene leier tilbake, slik som Salten Politidistrikt og ambulansetjenesten og Nordlandssykehuset gjør i dag. Det søkes assistanse fra aktører med erfaring fra slike prosjekter. 3. Status i framdriften legges fram for formannskapet 25.september 2013 og forprosjektet skal være klar innen utgangen av PS 14/1, Bodø formannskap den 29/1-14, med følgende vedtak: 1. Gjennomføres et forprosjekt for byggetrinn 2 i tilknytning til planlagt brannstasjon. Forprosjektet skal blant annet beskrive innhold og kostnader for samlokalisering av alarmsentralene til nødetatene. 2. Kostnadene med forprosjektet, kr ,- dekkes innenfor vedtatte budsjettramme på fellesområde, planleggingsmidler. 3. Prosjektet blir en del av ny brannstasjon i Bodø Kommune 4. Byggetrinn 2 skal ferdigstilles ved utgangen av Eiendomskontoret i Bodø kommune skal ha prosjektledelse og koordinering av prosjektet PS 14/111, Bodø formannskap den 3/6-14, med følgende vedtak: Saken tas til orientering. Bygging av ny brannstasjon med arealer for samlokalisering av alarmsentraler tas opp til behandling i bystyret 19. juni 2014, med innstilling fra formannskapet i ekstraordinært møte samme dag. Generelt om prosjektet Det er gjennomført en mulighetsanalyse der samlokalisering av alarmsentralene er bygningsmessig integrert med ny brannstasjon. I forprosjektet er romprogram og tegninger utformet i et nært samarbeid med prosjektgruppen og på grunnlag av funksjonskrav fra brukerne. Samlokalisering av alarmsentralene er dimensjonert for å ta høyde for framtidige behov for operatørplasser og andre arealbehov. Etablering av nytt nødnett følger nasjonal plan og skal skje i løpet av I Bodø er det viktig at dette skjer i forbindelse med innflytting i nye alarmsentraler da dette er den beste og mest kostnadseffektive løsningen. Direktoratet for nødkommunikasjon har gitt positive tilbakemeldinger på dette. Etatene har gjennomført ROS-analyser (risiko og sårbarhet), og tiltak relatert til bygg er hensynstatt i forprosjektet. Valgte løsninger vil gi tilgang på felles operasjonsrom for å takle middels og store hendelser samtidig som autonomi, fagkyndighet og selvstendighet for den enkelte etats nødsentral bevares og beskyttes. Videre er det også lagt inn arealer for både virksomhetsspesifikt og felles arbeid med planlegging, utdanning og øvelser, og lokalene er dimensjonert for å trekke inn øvrige bidragsytere innenfor beredskapsområdet etter behov. Samlokalisering av alarmsentralene er utformet med sikte på å gi gode rammevilkår for samvirke, kunnskapsdeling, forebyggende arbeid og håndteringsevne knyttet til de utviklingstrekk og trusselbilder vi ser i samfunnet framover. Tegningene er omforent og godkjent av Salten politidistrikt, Nordlandssykehuset HF og Salten Brann IKS. Ny brannstasjonen med opsjon på bygning for samlokaliserte alarmsentraler har vært ute på anbud som OPS-prosjekt. Fem firma meldte interesse for prosjektet og etter er prekvalifisering ble tre Side10

11 invitert til å gi anbud med frist 28. mai d.å. Anbudsåpningen viser at de innkomne tilbud er såpass i tråd med estimatene i forprosjektet at disse kan benyttes i saksframlegget og som grunnlag for endelig vedtak. Det gjennomføres forhandlinger med tilbyderne. Resultatet av disse, som viser endelige tall, vil foreligge i slutten av august. Ut fra denne situasjonen benyttes forprosjektets estimater som grunnlag for vedtak, da som en øvre ramme. Prosjektkostnad eks. merverdiavgift Bruttoareal Prosjektkostnad Brannstasjon med 110-sentral 4824 m2 168 mill. kroner Brannstasjon u/ alarmsentral 4350 m2 157 mill. kroner Samlokaliserte alarmsentraler 1629 m2 41 mill. kroner I tillegg til leiekostnaden på brannstasjonen må det investeres i inventar. I forprosjektet til brannstasjonen er dette estimert til 4,75 millioner kroner inkl. mva. Utover dette kommer generelle kostnader på til sammen ca 10 millioner kroner. Dette gjelder utarbeidelse av opprinnelig forprosjekt, prosjektadministrasjon, prosjektansvarlig, prosjektledelse/rådgiving OPS, kulturminnekartlegging, offentlige gebyrer etc. I forprosjektet til brannstasjon var også tatt med til kunstnerisk utsmykking. Dette er ikke tatt med i denne saken. Husleie og drift Ved organisering som OPS (offentlig/privat samarbeid) beregnes nødvendig årlig kommunalt vederlag (husleie) til OPS-selskapet. Husleien fra kommunen må være tilstrekkelig til at det møter de økonomiske krav en privat aktør har for å investere i prosjektet, bl.a. prosjektets investerings-, drifts- og vedlikeholdskostnader i et livssyklusperspektiv (LCC) samt den private aktørs finansiering og krav til avkastning. Det legges opp til at Bodø kommune skal være leietaker hos OPS-selskapet, og intensjonen er at Bodø kommes skal framleie arealer i alarmsentralen til Salten politidistrikt og Nordlandssykehuset. Det er utarbeidet estimater for årlig kommunal husleie basert på informasjon mottatt fra Bodø kommune og HR Prosjekt. Estimatene omfatter: Kommunal husleie til OPS-selskap for brannstasjon inkludert 110-sentral. Det vil si brannstasjon uten samlokaliserte alarmsentraler. Kommunal husleie til OPS-selskap for samlokaliserte alarmsentraler på m 2 og fordelt mellom etatene Salten Brann, Nordlandssykehuset og Salten Politidistrikt utfra både separat areal og andel av fellesareal. Endring i kommunal husleie ved reduksjon av areal i brannstasjon på 474 m 2 og 11 mill. kr i innsparte prosjektkostnader. Dette betinger realisering av samlokaliserte alarmsentraler. Husleie er beregnet teoretisk ut fra faktagrunnlag og forutsetninger med ulike grader av usikkerhet samt erfaringstall fra sammenlignbare OPS-prosjekter. Husleien er fordelt på: Kapitalleie som er vederlag til å dekke kostnader til investering, finansiering og avkastning på egenkapitalen. FVDS-leie som er vederlag til «Forvaltning, Drift, Vedlikehold og Service». FDVS-tall er basert på rapport «LCC analyse» utarbeidet av COWI, datert 4. juni Side11

12 Brannstasjonen, uten alarmsentral, har et leieareal på 4350 m 2. Årlig leiepris er beregnet til ca. 11,5 millioner kroner som betyr kr 2.650,- pr m 2. Samlokaliserte alarmsentraler har leieareal på 1629 m 2. med beregnet årlig leiepris blir på ca. 3,9 millioner kroner som betyr kr 2.400,- pr. m 2. Årlig leie for den enkelte etat er beregnet ut fra fordelt areal. Dette vises i tabellen nedenfor. Brannstasjon med egen alarmsentral (ikke samlokalisert) vil ha et leieareal på 4824 m 2. Årlig leiepris er beregnet til ca. 13,1 millioner kroner som betyr kr 2.700,- pr m 2. Andel (%) Beregnet husleie (kapitalleie + FDVS) fordelt på leietakere i 2014-kroner: Etat Sum areal Leiepris (mill. kroner) m 2 Totalareal (%) Leiepris total (mill. kroner) Adm Salten Brann x 471,5 29 1,1 110-sentral (110) x 271,6 17 0,7 Politi (112) 612,4 37 1,5 Helse/AMK (113) 273,6 17 0,7 Sum 1629, ,9 x - Brann sine andeler i alarmsentralbygget består av arealer for administrasjonen i Salten Brann IKS og 110-sentral. Tabell som viser areal/leiekostnader ved ulike alternativ Alternativ Areal (m 2 ) Samlet årlig vederlag (mill kr) Brannstasjon m/egen alarmsentral Brannstasjon u/egen alarmsentral Brannstasjon m/samlokalisert alarmsentral Kostnad pr m 2 (2014-kr) , , , ,-, ,4 Brannstasjon 2.650,- Samlok. alarmsentral 2.400,- Tallene for vederlag/ husleie er kun estimater og utgiftsfordeling vil bli justert etter resultatet av pågående konkurranse og forhandlinger med etatene. Tallene baseres på finansiell leiemodell med 25 års leieperiode. Dette betyr at kommunen har anledning til vederlagsfritt å overta bygget etter 25 år. Foreliggende estimater er et kunnskapsgrunnlag for oppdragsgivers beslutningsprosess ved tilbudsåpning i OPS-konkurransen, forhandlinger og valg av leverandør. Det er knyttet betydelig usikkerhet til estimatene. Estimatene er teoretisk beregnet og basert på bestemte forutsetninger, informasjon fra oppdragsgiver og i noe utstrekning på skjønn. OPS-tilbyderne vil gjøre beregninger basert på egne forutsetninger, og leverandørenes beregninger kan avvike i betydelig grad fra resultatene i de gjennomførte analysene. I forprosjektet til brannstasjonen var det estimert til 4,75 mill. inkl. mva. til inventar samt ,- kroner inkl. mva. til kunstnerisk utsmykning. Finansiering av kunstnerisk utsmykking er ikke tatt med denne saken. I tillegg må det budsjetters med generelle kostnader, påløpte og fremtidige. Dette gjelder utarbeidelse av opprinnelig forprosjekt, prosjektadministrasjon, prosjektansvarlig, prosjektledelse/rådgiving OPS, kulturminneundersøkinger, offentlige gebyrer etc, totalt estimert til ca. 10 millioner kroner. Det er utarbeidet forslag til samarbeids-/framleieavtaler hvor Bodø kommune framleier til Nordlandssykehuset og Salten Politidistrikt. Avtalene er til behandling hos Helse Nord RHF og Politidirektoratet. Resultat av denne behandlingen bør foreligge før bystyrets behandling. Side12

13 Framdrift Datoer Milepæler 28 mai 2014 Tilbudsåpning 23. juni 2014 Reviderte tilbud Medio august 2014 Endelig tilbud og innstilling om anskaffelse Slutten av august 2014 Endelig beslutning om anskaffelse Medio september 2014 Kontrahering Medio oktober 2014 Oppstart byggearbeider 15.november 2015 Installasjon av nødnett mv. kan starte 1.januar 2016 Oppstart leieperiode Vurderinger Det er gjennomført gode prosesser i forhold til både brannstasjon med egen alarmsentral og brannstasjon med samlokaliserte alarmsentraler. Tegningene for samlokalisert alarmsentraler er gjennomgått og anbefalt i de berørte etater. Arbeidet med intensjonsavtalen og en presentasjonsbrosjyre har vist at etatene ønsker en slik løsning. De forslåtte løsninger har vært vurdert i de ulike etatene og det er foretatt korrigeringer med bakgrunn i dette. De samlokaliserte alarmsentraler skal ha minst like gode kvaliteter som de vil ha i egne bygg samtidig som det gis gode muligheter for samhandling når dette er aktuelt. Det er viktig å presisere at prosjektet gjelder samlokalisering ikke samorganisering. Ut fra prosessene ved utarbeidelse av intensjonsavtalen er det grunn til å tro at både Nordlandssykehuset og Salten Politidistrikt vil samlokalisere sine alarmsentraler med Salten Brann. Dette må imidlertid avgjøres i hhv. styret i Helse Nord RHF og i Politidirektoratet/Salten politidistrikt. Avtalene, med leiepris, er til behandling hos disse og avgjørelse bør foreligge før bystyrets vedtak. Det forutsettes at Nordlandssykehuset og Salten politidistrikt inngår leieavtale (framleie)med Bodø kommune, som har OPS-avtale for hele bygget. Ved anbudskonferansen meldte fem firma sin interesse. Tre av disse ble prekvalifisert og leverte anbud innen fristen 28. mai d.å. Forprosjektets prisestimater gir en årlig leiepris for samlokaliserte alarmsentraler på kr 2.400,- pr m 2. Statistikk viser at prisnivået i Bodø for leie i nybygg varierer mellom kr 1.800,- til 2.300,- pr m 2. Samlokaliserte alarmsentraler er spesialdesignet etter brukernes funksjonskrav, med mye teknisk infrastruktur og dermed mer enn et vanlig kontorbygg. For brannstasjonen, uten alarmsentral, er den estimert leieprisen ca. kr pr. m 2. For brannstasjon, med egen alarmsentral er årlig leiepris beregnet til kr pr. m 2. Denne løsningen krever imidlertid et areal på 4824 m 2. Anbudsåpningen viser at de innkomne tilbud er såpass i tråd med estimatene i forprosjektet at disse kan benyttes i saksframlegget og som grunnlag for endelig vedtak, da om en øvre ramme. For å ta hensyn til eventuelle endringer og forhandlinger avrundes rammen til 15 millioner kroner som øvre ramme for årlige leiekostnader. Hvis det ikke oppnås enighet om samlokaliserte alarmsentraler så vil alternativet være å inngå OPSavtale for etablering av brannstasjon med egen alarmsentral. Årlig leiekostnad er beregnet til 13,1 millioner kroner. Dette beløpet heves til 13 millioner kroner og settes som øvre ramme for dette alternativet. Det gjennomføres forhandlinger med tilbyderne. Resultatet av disse, som viser endelige kostnadstall samt øvrige betingelser, vil foreligge i slutten av august. Kontrahering må skje senest i september for å holde framdrift, dvs. med bygg som tas i bruk 1.januar Endelig fastsetting av leiepris skjer gjennom de forhandlinger som gjennomføres i august/september. Kontrahering må senest skje i september for å holde framdrift, dvs. med bygg som tas i bruk 1.januar Side13

14 I tillegg til leiekostnadene må det investeres i inventar. I forprosjektet til brannstasjonen er dette estimert til 4,75 millioner kroner inkl. mva. Utover dette kommer generelle kostnader på til sammen ca. 10 millioner kroner. Konklusjon og anbefaling Det foreligger grunnlag for å avgjøre om Bodø kommune skal inngå OPS-avtale for etablering av brannstasjon. Under forutsetning av at det foreligger positiv tilbakemelding fra Nordlandssykehuset og Salten politidistrikt om samlokalisering av alarmsentralene i tilknytning til ny brannsatsjon i Bodø, anbefales at det inngås OPS-avtale for etablering av brannstasjon med areal for samlokaliserte alarmsentraler. Dette også under forutsetning av at årlig leiepris ikke overstiger forprosjektets estimater. Alternativt inngås OPS-avtale for bygging av brannstasjon med egen alarmsentral kun for brann. Det må også settes av midler til inventar og til dekning av generelle prosjektkostnader. Saksbehandler: Kyrre Didriksen Rolf Kåre Jensen Rådmann Grete Kristoffersen utviklingssjef Trykte vedlegg: ingen Utrykte vedlegg: ingen <Vennligst ikke slett noe etter denne linjen> Side14

15 HR-kontoret Saksframlegg Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv / / Saksnummer Utvalg Møtedato 14/112 Formannskapet /9 Organisasjonsutvalget /87 Bystyret /126 Formannskapet /9 Kommunal valgnemnd Etablering av Bodø kommunale eiendommer KF Forslag til vedtak 1. Bodø kommunale eiendommer KF etableres fra som kommunalt foretak for å ivareta kommunale eiendommer. Etableringen skjer i henhold til kommuneloven kap Forslag til vedtekter for Bodø kommunale eiendommer KF vedtas 3. Styret for Bodø kommunale eiendommer KF skal bestå av 5 medlemmer. Av disse velges 1 av og blant de ansatte. Til de fire andre styreplassene velges følgende medlemmer: Som leder velges. Som nestleder velges. 4. Styrehonorar for 2014 fastsettes slik: Leder kr Nestleder kr Medlem kr Nøkkelpersonell fra Eiendomskontoret overføres til foretaket fra den dag daglig leder tiltrer stillingen. Det gjennomføres en prosess for å avklare hvilket øvrig personell som skal overføres. Det tas sikte på at overføring av øvrig personell skjer innen Side15

16 Formannskapets behandling i møte den : Forslag Svein Olsen, Rødt, fremmet følgende forslag: Saken utsettes, følgende gjennomføres før ny sak fremmes: Nødvendige drøftinger med ansatteorganisasjoner Forslag til delegasjonsreglement og internhusleieavtaler utarbeides Forslag til styringsindikatorer utarbeides Forslag til hvilke eiendommer/bygninger som IKKE skal inngå i KFet fremlegges Votering Utsettelsesforslaget fra Rødt fikk 4 stemme og falt (2AP, 1SV og 1R). Innstillingens punkt 3 vedtatt utsatt til behandling i formannskapsmøte Innstillingen punktene 1, 2, 4 og 5 tiltrådt mot 2 stemmer (1R og 1SV). Formannskapets innstilling 1. Bodø kommunale eiendommer KF etableres fra som kommunalt foretak for å ivareta kommunale eiendommer. Etableringen skjer i henhold til kommuneloven kap Forslag til vedtekter for Bodø kommunale eiendommer KF vedtas. 3. Behandling av punktet utsettes, behandling i formannskapsmøte Styrehonorar for 2014 fastsettes slik: Leder kr Nestleder kr Medlem kr Nøkkelpersonell fra Eiendomskontoret overføres til foretaket fra den dag daglig leder tiltrer stillingen. Det gjennomføres en prosess for å avklare hvilket øvrig personell som skal overføres. Det tas sikte på at overføring av øvrig personell skjer innen Organisasjonsutvalgets behandling i møte den : Forslag fra Rødt Saken utsettes, følgende gjennomføres før ny sak fremmes: Nødvendige drøftinger med ansatteorganisasjoner Forslag til delegasjonsreglement og internhusleieavtaler utarbeides Forslag til styringsindikatorer utarbeides Forslag til hvilke eiendommer/bygninger som IKKE skal inngå i KFet fremlegges Votering Utsettelsesforslaget ble tiltrådt mot 2 stemmer, 1 H og 1FrP. Side16

17 Organisasjonsutvalgets innstilling Saken utsettes, følgende gjennomføres før ny sak fremmes: Nødvendige drøftinger med ansatteorganisasjoner Forslag til delegasjonsreglement og internhusleieavtaler utarbeides Forslag til styringsindikatorer utarbeides Forslag til hvilke eiendommer/bygninger som IKKE skal inngå i KFet fremlegges Bystyrets behandling i møte den : Forslag 6. Bodø kommunale eiendommer KF etableres fra som kommunalt foretak for å ivareta kommunale eiendommer. Etableringen skjer i henhold til kommuneloven kap Forslag til vedtekter for Bodø kommunale eiendommer KF vedtas. 8. Styret for Bodø kommunale eiendommer KF skal bestå av 5 medlemmer. Av disse velges 1 av og blant de ansatte. Til de fire andre styreplassene velges følgende medlemmer: Som leder velges. Som nestleder velges. 9. Styrehonorar for 2014 fastsettes slik: Leder kr Nestleder kr Medlem kr Nøkkelpersonell fra Eiendomskontoret overføres til foretaket fra den dag daglig leder tiltrer stillingen. Det gjennomføres en prosess for å avklare hvilket øvrig personell som skal overføres. Det tas sikte på at overføring av øvrig personell skjer innen Votering Vedtak Side17

18 Sammendrag Bystyret vedtok at det skulle opprettes et kommunalt eiendomsforetak i sitt møte den I bystyremøte i ble det vedtatt at det kommunale eiendomsforetaket skulle stiftes og etableres innen utgangen av juni Etter interimsstyrets føringer, møte med arbeidstakerorganisasjoner og gode råd fra prosjektleder fra Rambøll, legger nå rådmannen frem sak om etablering av Bodø kommunale eiendommer KF. Bodø kommunale eiendommer KF etableres fra med de nødvendige vedtak om vedtekter, oppnevnelse av styre og registrering i Brønnøysundregisteret. Opprettelse krever innmelding til Brønnøysundregisteret. I innmeldingen skal navn på styremedlemmene oppgis og likeså daglig leder. Med unntak av daglig leder, vil dette være klart etter bystyrets behandling 19. juni. Det antas at daglig leder blir tilsatt primo oktober. Styret som velges vil ha fullmakt til å foreta ansettelsen som da kan meldes til Brønnøysundregisteret i oktober. Gjennom vedtaket i bystyret, vil hovedprinsippene for selskapsetableringen være rimelig godt definert, men det gjenstår mye arbeid ut over høsten for å bryte ned de overordnede prinsippavklaringene i praktiske forordninger. Side18

19 Saksopplysninger og vurderinger Bakgrunn for saken Bystyret behandlet sak om organisering av bygg- og eiendomsforvaltningen i februar 2014 (sak 005/14). Bystyret ba da rådmannen legge fram en ny sak for bystyre for formell etablering av et kommunalt foretak for eiendomsforvaltningen til bystyremøtet i juni Vedtaket fra bystyret i februar 2014 var som følger: 1. Det opprettes et prosjekt, hvor bystyret er prosjekteier og rådmannen er sekretær for interimsstyret, som skal utrede hvordan et kommunalt eiendomsforetak skal opprettes. Prosjektoppstart settes til Interimsstyret skal bestå av 3 politikere. 2. Prosjektet skal sikre helhetlige vurderinger av sentrale innsatsfaktorer som bl.a. styringslogikk, finansielle verktøy, organisering, rollefordeling, FDVU-systemer, ledelse og husleieavtaler. 3. Prosjektet skal sørge for at alt nødvendig grunnlagsmateriale for opprettelse av foretaket er til stede, herunder formulering av vedtektene. 4. Det kommunale eiendomsforetaket stiftes og etableres innen juni Prosjektet skal sikre en god oppstart og igangsettelse av foretaket, samt hensiktsmessig kompetanseoverføring fra prosjekt til drift. Prosjektet sluttes innen februar Administrasjonen søker å finne prosjektfinansiering innen driftsbudsjettet. 7. De ansattes organisasjoner involveres i arbeidet, og saken skal drøftes etter gjeldende bestemmelser. Etablering av et kommunalt foretak krever føringer/avklaringer i forhold til et antall prinsipielle spørsmål. I perioden mellom bystyremøtet i februar 2014 og dagens bystyremøte, har det politiske interimsstyret fortløpende behandlet disse prinsipielle spørsmål. På grunn av det høye tempo på fremdriften i saken, har rådmannens sekretærfunksjon blitt utført av 4 medlemmer i rådmannens toppledergruppe samt innleid ekstern prosjektleder fra Rambøll. Referat fra formelle møter gjennomført 14. mai og 22. mai følger som vedlegg til saken. Opprettelsen av et KF for eiendomsforvaltninger er vurdert til å være så omfattende at drøftingsmøter med de ansattes organisasjoner må gjennomføres. Det er i sakens anledning gjennomført ett drøftingsmøte den 21. mai Nytt drøftingsmøte er berammet til 20. juni Det ble gitt en verbal orientering om saken i formannskapet den 23. april Interimsstyret legger følgende føringer til grunn for det videre arbeidet. 1. Innsatsen for å involvere de ansattes organisasjoner i det videre arbeidet ut over høsten må intensiveres. 2. Foretaket får i utgangspunktet ansvaret for alle kommunale bygninger med tilhørende grunneiendommer. Dette gjelder også bygninger som i dag eies av andre KF og/eller heleide kommunale aksjeselskap samt boligstiftelsen. I løpet av høsten 2014, skal det utarbeides en detaljert liste over alle bygninger og eiendommer som legges inn i selskapet. I forbindelse med utarbeidelsen av denne listen skal unntak for «all in» bestemmelsen vurderes for følgende deler av eiendomsmassen Kommunaltekniske bygninger Utomhusanlegg (idrett, friluftsliv, parker og plasser) Stormen KF Side19

20 Direkte havnerelaterte bygninger Spektrum (2 stk. AS + 1 KF) 3. Foretaket har et særlig ansvar for å utarbeide planer og gi innspill til fremtidsrettet og bærekraftig utvikling av bygningsmassen og grunneiendommer. Eventuell gjennomføring av ulike former for eiendomsutviklingsprosjekt skal utføres av foretaket etter beslutning i bystyret. 4. Foretaket har ikke anledning til å ta opp egne lån. Kommunens finansforvaltning skal være samlet innenfor kommunens basisorganisasjon. Det utarbeides eget delegasjonsreglement for kjøp og salg av fast eiendom. I utgangspunktet legges det opp til kjøp/salgsfullmakter på nivå med der rådmannen har delegert pr i dag. 5. Det skal gjennomføres en verdivurdering av den samlede eiendomsmassen, og finansieringskostnadene skal synliggjøres i internhusleieavtalene. Verdivurderingen skal være basert på forenklede gjennomsnittsbetraktninger for den samlede bygningsmassen. 6. Det gjennomføres for tiden et parallelt prosjekt med eksternt kjøp av renhold. Når renholdsprosjektet begynner å nærme seg avslutningsfasen, så gjennomføres et prosjekt hvor gjenværende renholdsansatte overføres til foretaket. Etablerte eksterne renholdsavtaler må være gjenstand for god oppfølging gjennom kontraktsperioden. Foretaket får ansvaret for denne kontraktsoppfølgingen. Foretaket må derfor fra starten være bemannet med tilstrekkelig bestillerkompetanse på renhold for oppfølging av eksterne renholdsavtaler. 7. Foretaket får i utgangspunktet ansvaret for å levere alle driftstjenester og brukertjenester for alle kommunale bygninger med tilhørende grunneiendommer fra I første driftsår skal foretaket utføre de samme tjenestene som de overflyttede ansatte utførte i Gjennom 2015 skal det gjennomføres ytterligere avklaringer og presiseringer for type tjenester og tjenestenivå som leveres til de ulike interne leietagerne. Summen av de tjenester som leveres skal gjennom 2015 kategoriseres som obligatoriske tjenester (hvor foretaket har monopol på levering til samtlige internleietagere), og valgbare tjeneste for tjenestetyper hvor leietagerne i noe større grad kan bestemme nivå og pris på tjenestene samt vurdere å få utført tjenestene gjennom andre løsninger (egenproduksjon eller eksternt kjøp). For å lykkes med foretaksetableringen, understrekes viktigheten å lage de økonomiske avregningsmodellene for ulike tjenestetyper så enkle som overhode mulig, slik at uproduktive internhandelsaktiviteter holdes på et så lavt nivå som mulig. 8. I dag drives noe kommunal virksomhet i lokaler som er helt eller delvis innleid fra eksterne aktører. Ved opprettelse av foretaket skal foretaket overta alle eksterne innleieforhold, og lokalene leies tilbake til enhetene gjennom interne husleieavtaler. Alle fremtidige eksterne innleieforhold skal være under foretaket sitt ansvarsområde. Rådmannen legger på bakgrunn av dette frem sak om etablering av Bodø kommunale eiendommer KF. Opprettelse av foretaket, vedtekter Bystyret har etter Kommunelovens kapittel 11 myndighet til å opprette kommunalt foretak. Foretaksorganiseringen innebærer at foretakets styre rapporterer direkte til bystyret og at foretakets daglige leder er direkte underordnet styret og ikke står i noe underordnet forhold til rådmannen. Side20

21 Kommunelovens kapittel 11 stiller formalkrav til foretaket, og vedlagte forslag til vedtekter ivaretar disse. Forslaget er utarbeidet i nært samarbeid med konsulentene fra Rambøll. Vedtektene skal i det minste angi foretakets navn, formål, plassering av forretningskontor og antallet styremedlemmer, foruten annet som etter lov krever vedtaksbestemmelse. Navn, plassering av forretningskontor og antall styremedlemmer er ikke endelig besluttet og kan endres før vedtektene vedtas. I vedlagte forslag til vedtekter foreslås følgende formål: Foretaket skal være en profesjonell eier og forvalter av eiendom med et helhetlig og langsiktig ansvar for kommunale bygninger, både eide og leide, med tilhørende eiendommer utarbeide planer og gi innspill til fremtidsrettet og bærekraftig utvikling av bygningsmassen og grunneiendommer utføre eiendomsrelaterte tjenester på en måte som ivaretar brukernes behov ivareta kommunens byggherrefunksjon understøtte kommunens mål og strategi for virksomhetene Foretaket kan også tillegges andre oppgaver av Bodø kommune. Rådmannen ser at det kan bli aktuelt å justere vedtektene når foretaket kommer i gang og vi får erfaring med alle omkringliggende forhold. Styret og daglig leder Opprettelse krever innmelding til Brønnøysundregisteret. I innmeldingen skal navn på styremedlemmene oppgis og likeså daglig leder. Med unntak av daglig leder, vil dette være klart etter bystyrets behandling 19. juni. Det antas at daglig leder blir tilsatt primo oktober. Styret som velges vil ha fullmakt til å foreta ansettelsen som da kan meldes til Brønnøysundregisteret i oktober. Valg av ansattes representant i styret for foretaket vil bli tatt i begynnelsen av november. Da det i første omgang er de ansatte i bygge- og eiendomsseksjonen som skal overføres, legger rådmannen opp til at ansattrepresentant for 2014 velges blant disse. Et eventuelt senere nyvalg for 2015 må vurderes nærmere. Bystyret må fatte vedtak om godtgjørelse for styremedlemmer. Som grunnlag for fastsettelsen kan man for eksempel se til styrehonorarene i Stormen, Spektrum og Havna som i gjennomsnitt godtgjøres som følger kr for leder, kr for nestleder og kr for medlemmer. Styringsprinsipper (eierstrategi) Bystyret vedtok i sak 27/2014 kommunens generelle eierstrategi. Eierstrategien gir de overordnede føringene for hvorledes kommunens eierinteresser skal forvaltes. Det bør vurderes hvorvidt det er behov for videre arbeid med detaljering og harmonisering av styrende dokument for kommunens underlagte selskap gjennom revisjon av styreinstrukser med videre. Noen viktige områder hvor videre detaljering av eierstrategien for Bodø kommunale eiendommer KF kan være hensiktsmessig kan være å: Sikre forutsigbarhet og godt arbeidsmiljø for ansatte Ha høy kompetanse innen de ulike faggruppene Organisere arbeidet slik at de enkelte faggrupper får mer tid til sine kjerneoppgaver Side21

22 Ha god økonomistyring og forvaltning-, drift- og vedlikeholdsstyring (FDVU-styring) av eiendomsmassen Sikre erfaringsutveksling/enhetlig drift på tvers av virksomhetene Ha god styring, planlegging og gjennomføring av byggeprosjekter Fremskaffe eiendomsmasse som er tilpasset virksomhetenes behov Det kan også være hensiktsmessig å etablere overordnede fagspesifikke styringsindikatorer for foretaket. Mulige toppnivå styringsindikatorer kan være: Ved budsjettering av nye investeringstiltak i Bodø kommune, skal det legges til grunn at budsjettbeløpet skal være lik forventet verdi på godkjent byggeregnskap. Maksimal overskridelse på et enkeltprosjekt skal være mindre enn x % Bodø kommune skal ha porteføljestyring på sine investeringsprosjekt, sumavvik for vedtatte investeringsprosjekt over en periode på 10 år skal ligge innenfor en maksimal overskridelse x % Vedlikeholdet av Bodø kommune sin bygningsmasse skal alltid være på et forsvarlig økonomisk og teknisk nivå. Hver krone som brukes til vedlikehold skal brukes hvor den til enhver tid gir størst nytteverdi. Vurdering av forsvarlig økonomisk nivå skal beregnes på bakgrunn av sammenlignbare nøkkeltall og objektive tilstandsanalyser. Bodø kommunale eiendommer KF skal etablere et rasjonelt system for planlegging og styring av eiendomsforvaltningen i tråd med anbefalingene fra NOU 2004:22 Velholdte bygninger gir mer til alle. For nye skolebyggprosjekt, skal gjennomsnittlig bruttoareal pr elev reduseres med x % i forhold til hva som er gjennomsnittlig areal pr elev i Bodø kommune i dag. Bodø kommunale eiendommer KF skal arbeide systematisk for at gjennomsnittlig areal arealbruk pr. bruker av de ulike kommunale tjenester i løpet av en 10 års periode skal reduseres ned til gjennomsnittstallet for alle landets kommuner. Bodø kommunale eiendommer KF skal legge til grunn at nye byggeprosjekt skal ha et energiforbruk på mindre enn x kwh/m2. Bystyret skal hvert år få forelagt en tiltaksliste med 3 konkrete forbedringsprosjekt internt i eiendomstjenestene med tilsvarende forslag til dokumentasjon av måloppnåelse det etterfølgende år. Samhandling mellom foretaket og rådmannen Det forutsettes at foretaket pålegges å kjøpe de merkantile støttefunksjoner fra kommunens basisorganisasjon. Rådmannen forbereder seg på å kunne levere alle nødvendige tjenester fra den dato foretaket etableres. Det må imidlertid etableres klare avtaler med foretaket om hvilke tjenester sentraladministrasjonen skal levere. Rådmannen må utarbeide forslag til avtaler og diskutere dette med foretaket. Det legges opp til at rådmannen med sin finanskompetanse fortsatt skal ivareta låneopptak i tråd med bystyrets vedtak, se vedtektene. Lån knyttet til oppføring av nye bygninger stilles til disposisjon for foretaket i tråd med bystyrets vedtak. Forholdet til berørte ansatte På bakgrunn av bystyrets vedtak i sak 5/2014, er det gjennomført et drøftingsmøte den 21. mai 2014 med de tillitsvalgte. Referat følger vedlagt. I forkant av drøftingsmøtet er det innsendt et brev fra fagforeningene hvor de har kritiske merknader til det politiske vedtaket om å fremskynde etableringstidspunktet, og har bedt om at saken utsettes til bystyremøtet i august Side22

23 I informasjons- og drøftingsmøte 21. mai, ble forslag til vedtekter for Bodø kommunale eiendommer KF presentert for de hovedtillitsvalgte. Noen viktige kommentarer fra møtereferatet er som følger: Fagforeningene ønsket å innta en styrkningsbestemmelse for de ansattes rettigheter i forhold til eventuell overtallighet i det nye KF et. Tilsvarende bestemmelser ønskes inntatt i alle KFvedtektene i kommunen. Rådmannen har tatt innspillet til følge, og har inkludert følgende tilleggsbestemmelse i vedtektenes 4. «Styret har et særskilt ansvar dersom det oppstår overtallighet i foretaket ved å vurdere omplassering i hele kommunens virksomhetsområde eller øvrige kommunale foretak.» I drøftingsmøtet ble det også bemerket at foretaksetableringen påvirker de partssammensatte utvalgene. Dette er en reell problemstilling. Når foretaket får overført hoveddelen av de ansatte som skal arbeide i foretaket ved årsskiftet 2014/2015, så vil det være en fordel om fagforeningene har tatt de nødvendige organisasjonsmessige grep i forhold til å etablere nødvendige partsutvalg i forhold til lønnsoppgjøret 2015 og annet fagforeningsarbeid. Kommuneloven gir kommunale foretak omfattende selvstyre (autonomi). Fagforeningene bør ta disse formelle juridiske fakta inn over seg, og sørge for en intern organisering som kan møte de nye ansvarslinjene på arbeidsgiversiden på en konstruktiv måte. Det understrekes imidlertid at Hovedavtalen og Hovedtariffavtalen med alle bestemmelser vil være gjeldende også for foretaket. Denne presiseringen er derfor inntatt i vedtektene i 4. I drøftingsmøtet ble det også minnet om alle de kritiske høringsuttalelsene som fulgte sak 12/185. Det er ikke lagt opp til ny høringsrunde i forhold til behandling av denne saken. Rådmannen planlegger imidlertid ny sak for bystyret i november/ desember hvor innholdet i foretaket presenteres mer detaljert sammen med nødvendige styrende dokument bl.a. «Internhusleieavtalene» som regulerer forholdet mellom foretaket og rådmannen vil bli fremlagt for politisk behandling. I forbindelse med denne politiske saken, så vil ny høring være mulig. Inntil videre legges det til grunn at den skepsis fra enkelte ansattegrupper som fremkommer i tidligere høringsuttalelse gjelder fortsatt. I disse høringsuttalelsene er det særlig stor skepsis blant rektorene. Rådmannen vil imidlertid understreke at de ansatte som vil bli direkte berørt i forhold til overflytting til foretaket, er vesentlig mindre skeptisk, og til dels positive. I det videre arbeidet med saken frem mot årsskiftet 2014/2015, er fremdriften på prosjektet generelt noe roligere. Rådmannen forutsetter at arbeidet med involvering av de ansatte gjennom internarbeid i prosjektgruppen, drøftingsmøter og høringsrunder vil bli intensivert ut over høsten. HR-kontoret vil ta et initiativ overfor daglig leder for å starte arbeidet med å etablere de nødvendige ordninger med tillitsvalgte og verneombud og møtearenaer for disse i det nye foretaket, jf. lov- og avtaleverk. Side23

24 Konklusjon og anbefaling Bodø kommunale eiendommer KF etableres fra med de nødvendige vedtak om vedtekter, oppnevnelse av styre og registrering i Brønnøysundregisteret. Det har vært svært knapt med tid til gjennomføring av de forberedende arbeider for denne saken, men interimsstyret, nøkkelpersonell i administrasjonen, administrasjonens arbeidsgruppe samt deltagerne i storgruppemøte den 28. april har gjort sitt ytterste får å få frem underlag til foretaksetableringen innen tidsfristen. Gjennom vedtaket i bystyret, vil hovedprinsippene for selskapsetableringen være rimelig godt definert, men det gjenstår mye arbeid ut over høsten for å bryte ned de overordnede prinsippavklaringene i praktiske forordninger. Videre utredning og detaljering ut over høsten vil blant annet omfatte følgende områder: Avklaring av åpningsbalanse Oppsplitting av kommunebudsjettet i foretakets del og rådmannens del. Utarbeidelse av internhusleieavtale Avklaring av hvilke enkeltansatte som skal være hos rådmannen og hvilke som skal flyttes over til foretaket (både delte stillinger og enkeltstillinger hvor stillingsbetegnelsen i seg selv ikke er dekkende for de arbeidsoppgaver som enkeltpersoner skal ivareta) Sikre virksomhetene budsjetthjelp når strukturen i budsjettet vil endre seg vesentlig i forhold til tidligere år som en følge av innføring av internhusleie. Tilrettelegging for ny enhet i fagsystemer for lønn/personal, økonomi/regnskap, arkiv mv. Etablere god samhandling mellom foretaket og rådmannens administrasjon Utarbeide styringsprinsipp Endre nødvendige interne regelverk, f.eks. innen delegasjonsreglementet. Avklare fullmakter innen rettstvister i leieforhold, granneloven, innkjøp, heftelser, pengekrav, plan- og bygningsloven, matrikkellova og eventuelt andre forhold. Saksbehandler: Per Gunnar Pedersen Rolf Kåre Jensen Rådmann Per Gunnar Pedersen HR-sjef Trykte vedlegg: Vedtekter for Bodø kommunale eiendommer KF Referat fra drøftingsmøte Underlag for styringsgruppemøte Referat fra styringsgruppe møte Møtereferat styringsgruppemøte Vaktmesterorganisering - oppsummering av høringssvar Utrykte vedlegg: Rapport «God kommunal eiendomsforvaltning» HO-4/2011, utgitt av Statens Bygningstekniske etat Side24

25 Vedtekter for Bodø kommunale eiendommer KF Vedtatt i bystyret den Om foretaket Foretakets navn er Bodø kommunale eiendommer KF. Foretaket er et kommunalt foretak opprettet i henhold til vedtak i bystyret og i tråd med lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven), kapittel 11. Foretaket er en del av Bodø kommune, jamfør kommuneloven 61. Bodø bystyre er foretakets øverste organ. Foretakets kontor er i Bodø. 2 Formål Foretaket skal være en profesjonell eier og forvalter av eiendom med et helhetlig og langsiktig ansvar for kommunale bygninger, både eide og leide, med tilhørende eiendommer utarbeide planer og gi innspill til fremtidsrettet og bærekraftig utvikling av bygningsmassen og grunneiendommer utføre eiendomsrelaterte tjenester på en måte som ivaretar brukernes behov ivareta kommunens byggherrefunksjon understøtte kommunens mål og strategi for virksomhetene Foretaket kan også tillegges andre oppgaver av Bodø kommune. 3 Styrets sammensetning Bystyret i Bodø kommune oppnevner styret, styrets leder og nestleder. Styret består av fem personer, hvorav én velges av og blant de ansatte i foretaket. Styremedlemmer velges for 2 år av gangen. Styremedlemmer valgt blant de ansatte trer ut av styret dersom de avslutter ansettelsesforholdet i foretaket, og ny ansattrepresentant oppnevnes ved første mulige ordinære bystyremøte. Side25