Miljørapportering og miljøinformasjon i Renovasjonsetaten og Samferdselsetaten

Transkript

1 Oslo kommune Rapport 26/ Miljørapportering og miljøinformasjon i Renovasjonsetaten og Samferdselsetaten - integritet og verdiskaping

2 Rapport 26/2010 Tidligere publikasjoner fra i Oslo Rapport 1/2010 Kontroll av anskaffelser i 16 virksomheter Rapport 2/2010 Styring, tilsyn og kontroll med særskilt fokus på anskaffelsesområdet i eiendomsforetak Rapport 3/2010 Sluttrapport - Undersøkelser rettet mot økonomiske misligheter i Undervisningsbygg Oslo KF Rapport 4/2010 Barneverntjenestenes anskaffelse, kontroll og oppfølging av private leverandører av tiltak i hjemmet i to bydeler. Rapport 5/2010 Regelverksdatabasen - fungerer den som forutsatt? Rapport 6/2010 Ulike undersøkelser i regnskapsrevisjonen - Samlerapport Rapport 7/2010 Bydelsutvalgenes tilsynsansvar - tilrettelegging for tilsyn gjennom organisering og rapportering Rapport 8/2010 Misligheter ved frivillig forvaltning av klientmidler i sosialtjenesten - Bydel Grorud Rapport 9/2010 Ren Oslofjord Rapport 10/2010 Bydelenes tilsyn, oppfølging og kontroll ved fosterhjemsplasseringer Rapport 11/2010 Internkontroll i og rundt IT-systemer - Samlerapport 2009 Rapport 12/2010 Økonomisk styring av investeringsprosjekter i Undervisningsbygg Oslo KF Rapport 13/2010 Omstilling i bydeler Rapport 14/2010 Generelle IT kontroller i og rundt Rusdata i Rusmiddeletaten Rapport 15/2010 Bruk av fritaksbestemmelsene ved nasjonale prøver konsekvenser for styringsinformasjon om skolene i Oslo Rapport 16/2010 Saksbehandling av søknad om kommunal bolig Rapport 17/2010 Oslo kommunes rehabiliteringssenter i Altea Rapport 18/2010 Undersøkelse om bruk av filippinske helsearbeidere - Asor Rapport 19/2010 Produktivitet og styringsinformasjon i pedagogisk-psykologisk tjeneste Rapport 20/2010 Ti år med Gerica Rapport 21/2010 Etisk handel - holdninger og praksis blant leverandører til Oslo kommune Rapport 22/2010 Intern kontroll i og rundt saksbehandlingssystemet for byggesaker Rapport 23/2010 Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler - Oppfølging av Rapport 11/2008 Rapport 24/2010 Samferdselsetatens kontroll og oppfølging av det kommunale veinettet Rapport 25/2010 Undervisningsbygg Oslo KFs oppfølging av lønns- og arbeidsvilkår hos private leverandører For mer informasjon om og våre rapporter se 2

3 Miljørapportering og miljøinformasjon i Renovasjonsetaten og Samferdselsetaten Forord Denne rapporten er et resultat av forvaltningsrevisjonsprosjektet om miljørapportering og miljøinformasjon i Renovasjonsetaten og Samferdselsetaten. Forvaltningsrevisjon er en lovpålagt oppgave for Oslo kommune etter kommuneloven av 25. september 1992 med endringer av 12. desember Formålet med forvaltningsrevisjon er nedfelt i kommuneloven 77 nr. 4, som har følgende ordlyd: Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). i Oslo gjennomfører forvaltningsrevisjon i tråd med Standard for forvaltningsrevisjon (RSK 001), som er gjort gjeldende som god kommunal revisjonsskikk i forvaltningsrevisjonsprosjekter. Forvaltningsrevisjonsprosjektet ble vedtatt gjennomført av kontrollutvalget i møte (sak 3). Miljø og byutvikling er et av fokusområdene i gjeldende overordnet plan for forvaltningsrevisjon, vedtatt av bystyret i møte (sak 259). Vi vil takke alle involverte for nødvendig bistand i gjennomføringen av prosjektet Randi Blystad ass. avdelingsdirektør Cecilie Karlsen revisjonsrådgiver 3

4 Rapport 26/2010 4

5 Miljørapportering og miljøinformasjon i Renovasjonsetaten og Samferdselsetaten Innhold Hovedbudskap...7 Sammendrag Innledning Bakgrunn Formål, problemstillinger, avgrensning Revisjonskriterier Metode og gjennomføring Om etatene Renovasjonsetaten Samferdselsetaten Rapportstruktur Miljøstyring Revisjonskriterier Renovasjonsetaten Faktabeskrivelse Vurderinger Samferdselsetaten Faktabeskrivelse Vurderinger Rapportering av miljøinformasjon Revisjonskriterier Renovasjonsetaten Faktabeskrivelse Vurderinger Samferdselsetaten Faktabeskrivelse Vurderinger Etterlevelse av miljøinformasjonsloven Revisjonskriterier Renovasjonsetaten Faktabeskrivelse Vurderinger Samferdselsetaten Faktabeskrivelse Vurderinger Oppsummering, konklusjon og anbefalinger Oppsummering og konklusjon Anbefalinger

6 Rapport 26/ Uttalelser til rapporten Byrådsavdeling for miljø og samferdsel Byrådsavdelingens uttalelse s kommentar Renovasjonsetaten Etatens uttalelse s kommentarer Samferdselsetaten Etatens uttalelse s kommentarer Avsluttende kommentar Referanser...35 Vedlegg 1: Revisjonskriterier...37 Vedlegg 2: Metode...42 Vedlegg 3: Byrådsavdeling for miljø og samferdsels uttalelse til rapporten...45 Vedlegg 4: Renovasjonsetatens uttalelse til rapporten...48 Vedlegg 5: Samferdselsetatens uttalelse til rapporten

7 Miljørapportering og miljøinformasjon i Renovasjonsetaten og Samferdselsetaten Hovedbudskap Undersøkelsen viser at miljøstyringen i Renovasjonsetaten og Samferdselsetaten framsto som integrert i de to etatenes ordinære styringssystem, og med forankring i ledelsen. De to etatenes miljørapportering var i hovedsak tilfredsstillende på de undersøkte områdene, men stiller spørsmål ved om de to etatene i sine budsjettforslag for 2010 i tilstrekkelig grad redegjorde for klimaeffekten av tiltak, ut over forventet effekt av rene klimatiltak. Ingen av etatene hadde etablert egne rutiner som skulle bidra til å sikre at henvendelser om miljø informasjon ble behandlet i tråd med bestemmelsene i miljøinformasjonsloven, og de hadde heller ikke systemer som la til rette for kontroll av dette i etterkant. Sammendrag har undersøkt følgende problemstillinger: Har Renovasjonsetaten og Samferdselsetaten etablert miljøstyring som kan bidra til tilfredsstillende miljørapportering? Rapporterer etatene relevant miljøinformasjon i sine sentrale styringsdokumenter? Oppfyller etatene kravene til kunnskap om og tilgjengeliggjøring av miljøinformasjon i henhold til miljøinformasjonsloven? Datagrunnlaget for å belyse problemstillingen om miljøstyring er basert på intervjuer, demons trasjon av etatenes elektroniske kvalitets- og miljøstyringssystemer og gjennomgang av aktuell dokumentasjon. Vurderingene om rapportering av miljøinformasjon i sentrale styrings dokumenter er basert på en gjennomgang av etatenes årsberetning for 2009 og deres budsjettforslag for Problemstillingen om etatene oppfyller miljøinformasjonslovens krav til kunnskap om og tilgjengeliggjøring av miljøinformasjon er undersøkt via intervjuer, dokumentgjennomgang og ved å ta stikkprøver av etatenes saksbehandling ved eksterne henvendelser om miljøinformasjon. Datainnsamlingen ble i hovedsak gjennomført i september - oktober har innhentet oppdatert informasjon fra etatene i 2010 gjennom telefonhenvendelser og e-postutveksling. Undersøkelsens vurderinger og konklusjoner kan oppsummeres slik: Undersøkelsen viser at de to etatenes miljøstyringssystem framsto som integrert i deres ordinære styringssystem, og med forankring i ledelsen, men med følgende forbedringsområder: Samferdselsetaten hadde ikke gjennomført interne revisjoner av miljøstyringen i perioden fra 2006 til høsten Verken Renovasjonsetaten eller Samferdselsetaten hadde nedfelt miljørelaterte mål i sine lederkontrakter. Selv om dette ikke er et krav i Oslo kommune, vil det etter s vurdering kunne bidra ytterligere til å integrere miljøstyringen i etatens styrings system og til forankring hos ledere. Undersøkelsen viser videre at de to etatene hadde en tilfredsstillende miljørapportering på de fleste undersøkte områdene, men med følgende forbedringsområder: Etter s vurdering tilsier verbalvedtak i bystyret og føringer i ramme brev fra Byrådsavdeling for miljø og samferdsel at etatene i sine forslag til budsjett skulle ha redegjort for tiltak og aktiviteters positive eller negative på virkning på utslipp av klimagasser, også av tiltak som ikke er rene klimatiltak. Etat ene rapporterte ikke om dette i budsjett forslagene for Kommune revisjonen stiller derfor spørsmål ved om de to etatene i sine budsjettforslag for 2010, i tilstrekkelig grad redegjorde for kli 7

8 Rapport 26/2010 maeffekten av tiltak, ut over forventet effekt av rene klimatiltak. Samferdselsetaten rapporterte ikke om risikostyring på miljøområdet i årsberetningen, slik den skulle ha gjort. Samferdselsetaten burde ha sikret seg rapportering fra leverandører om utslipp av CO 2 fra kjøretøy. For at Oslo kommune skal ha kunnskap om virksomhetens totale påvirkning på miljøet, ser vi det som relevant at etater som er bestillere av tjenester, i størst mulig grad også sørger for at leverandørene rapporterer på CO 2 -utslipp fra sine transportmidler. Dette er også nødvendig for å kunne ivareta krav i miljøinformasjonsloven om å ha miljøinformasjon som er relevant for etatens ansvarsområde, og som etaten derfor skal gjøre allment tilgjengelig på et overordnet nivå. Når det gjaldt de to etatenes saksbehandling av henvendelser om miljøinformasjon, fant Kommune revisjonen at begge kunne framvise eksempler på at allmennheten var gitt anledning til å komme med innspill til planer som kan ha betydning for miljøet. Imidlertid hadde verken Renovasjonsetaten eller Samferdselsetaten etablert egne rutiner for saksbehandling av henvendelser om miljøinformasjon, og hadde heller ikke egnede systemer for å skille ut slike henvendelser fra andre henvendelser. Etter s vurdering gjør dette det vanskelig for etatene å sikre og kontrollere at henvendelser om miljøinformasjon blir behandlet i tråd med reglene. På bakgrunn av undersøkelsen har følgende anbefalinger Byrådsavdeling for miljø og samferdsel bør vurdere å følge opp virksomhetenes praksis knyttet til klimavurderinger av tiltak og a ktiviteter i budsjett. Både Renovasjonsetaten og Samferdselsetaten bør vurdere å nedfelle miljørelaterte mål i lederkontrakter. Samferdselsetaten bør sikre at det system a tisk blir gjennomført interne revisjoner av miljøstyringssystemet. Både Renovasjonsetaten og Samferdselsetaten bør sikre innrapportering av miljøinformasjon fra eksterne leverandører, slik at miljøinformasjon som er relevant for etatenes ansvarsområder og funksjoner kan gjøres allment tilgjengelig på et overordnet nivå. Begge etater bør etablere rutiner og systemer som sikrer at henvendelser om miljøinformasjon blir behandlet i tråd med kravene i miljøinformasjonsloven, og at dette kan kontrolleres i etterkant. Byrådsavdeling for miljø og samferdsel, Renovasjonsetaten og Samferdselsetaten har avgitt uttalelser til rapporten. gjør rede for og kommenterer enkelte momenter i uttalelsene, som for øvrig er gjengitt i vedlegg i rapporten. konstaterer at både byrådsavdelingen og de to reviderte etatene uttrykker at de oppfatter rapporten som nyttig, og at de varsler iverksetting av en rekke tiltak som synes relevante i lys av rapportens anbefalinger. 8

9 Miljørapportering og miljøinformasjon i Renovasjonsetaten og Samferdselsetaten 1. Innledning Renovasjonsetaten og Samferdselsetaten er virksomheter med stor betydning for kommunens håndtering av avfall og veitrafikk, og miljøutfordringer i den forbindelse. Dette forvaltningsrevisjonsprosjektet har dreid seg om hvorvidt de to etatene har etablert systemer for miljøstyring som kan bidra til at relevant og aktuell miljøinformasjon blir generert og rapportert, slik at allmennheten kan få innsyn i etatenes miljøprestasjoner og mulighet til å påvirke miljø relaterte beslutninger. 1.1 Bakgrunn Nasjonale og lokale krav og målsettinger på miljøområdet stiller krav til at kommunens virksomheter etablerer systemer for rapportering av miljøinformasjon som kan bidra til god overordnet miljøstyring og miljøeffektiv forvaltning. Miljøpolitisk engasjement hos folkevalgte og i befolkningen ellers bidrar til et økt press på private og offentlige virksomheter om å synliggjøre sine miljøprestasjoner og miljømessige effekter. Allmennhetens rett til innsyn i og innflytelse på offentlige virksomheters miljøprestasjoner er bl.a. sikret gjennom miljøinformasjonsloven. Loven angir krav til virksomhetene om kunnskap om og tilgjengeliggjøring av miljøinformasjon saksbehandling av henvendelser om miljøinformasjon plikt til tilrettelegging for høringer og innspill i forbindelse med utformingen av regelverk, planer og programmer som kan ha betydning for miljøet. Miljøinformasjonslovens krav til kunnskap om miljøeffekter og tilgjengeliggjøring av miljøinformasjon tilsier at kommunens virksomheter etablerer styrings- og rapporteringssystemer på miljøområdet. Dette underbygger Oslo kommunes målsetting om å ha en miljøeffektiv forvaltning. Oslo kommune har vedtatt innføring av miljøeffektiv forvaltning gjennom bystyre melding 1/2003 Strategi for bærekraftig utvikling. By økologisk program , som ble behandlet av bystyret i Det er denne strategien som har vært gjeldende i undersøkelsesperioden. Bystyret tok bystyremelding Strategi for bærekraftig utvikling, med Miljøog bærekraftstatus og Byøkologisk program , til orientering, og vedtok en rekke presiseringer til byrådets forslag til Byøkologisk program. I strate gien heter det blant annet at Oslo skal være en av verdens mest miljøvennlige hovedsteder, og at den skal overleveres til neste generasjon i en bedre miljøstand enn vi selv overtok den i. For å oppfylle denne visjonen inneholder strategien seks innsatsområder for kommunens miljøarbeid i programperioden. Ett av disse er at Miljøbyen Oslo skal feie for egen dør gjennom en miljø effektiv kommunalforvaltning. Et av delmålene under dette innsatsområdet er å innføre miljøledelse med miljørevisjon og miljørapportering som en del av etatenes og virksomhetenes ledelseskultur. Som konkrete tiltak angis: Det innføres miljøledelse med miljøbudsjettering, miljørapportering og miljørevisjon i alle kommunens etater og virksomheter (frist 2006). Det stilles relevante miljøkrav ved alle anskaffelser til kommunen, med integrering av hensyn til miljømessige konsekvenser i planleggingsfasen av innkjøp (frist 2003). Etatene, bydelene og andre virksomheters miljøinnsats skal synliggjøres i alle strategiske planer, budsjetter og årsrapporter (løpende). Status for gjennomføring av tiltak etter Byøkologisk program ble evaluert i 2007 (Miljøog bærekraftstatus for Oslo, Friluftsetaten 2007). Rullering av byøkologisk program Behandlet av bystyret i møte (sak 166). 9

10 Rapport 26/ ble avgitt av byrådet (sak 143) og var ikke behandlet av bystyret eller dets organer da denne forvaltningsrevisjonsrapporten ble ferdigstilt. 1.2 Formål, problemstillinger, avgrensning Formålet med prosjektet har vært å bidra til en miljøeffektiv kommunal forvaltning i Oslo ved å påpeke eventuelle forbedringsområder i etatenes miljøstyring og -rapportering. Følgende problemstillinger blir drøftet: Har Renovasjonsetaten og Samferdselsetaten etablert miljøstyring som kan bidra til tilfredsstillende miljørapportering? Rapporterer etatene relevant miljøinformasjon i sentrale styringsdokumenter? Oppfyller etatene kravene til kunnskap om og tilgjengeliggjøring av miljøinformasjon i henhold til miljøinformasjonsloven? Problemstillingen om etatenes etablering av miljø styring belyses hovedsakelig gjennom drøft ing av noen aspekter ved miljøstyringen som har betydning for virksomhetenes registrering og rapportering av relevant miljøinformasjon. Prosjektet omfatter ikke revisjon av miljøsty r ingen overfor eksterne leverandører, men vi vil komme inn på dette der det er særlig relevant for miljørapportering og -informasjon. Problemstillingen knyttet til kunnskap om og tilgjengeliggjøring av miljøinformasjon i henhold til miljøinformasjonsloven dreier seg blant annet om å gi allmennheten mulighet til å komme med innspill ved utformingen av regelverk, planer og programmer som kan ha betydning for miljøet. Her har vi sett etter eksempler som viser hvordan virksomhetene har gjennomført dette, men har ikke undersøkt om etatene i alle aktuelle tilfeller har gitt allmennheten slike muligheter. 1.3 Revisjonskriterier Revisjonskriteriene danner grunnlaget for s vurderinger; de utgjør den norm eller referanse vi vurderer den kartlagte praksisen opp mot. I denne undersøkelsen er revisjonskriteriene utledet fra følgende kilder: Lov om rett til miljøinformasjon og deltakelse i offentlige beslutningsprosesser av betydning for miljøet (miljøinformasjonsloven). LOV nr. 31. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven). LOV nr. 107 Bystyremelding nr. 1/ Strategi for bærekraftig utvikling - Byøkologisk program Bystyremelding nr. 3/2003 Grønn kommune: Innføring av miljøeffektivitet i Oslo kommune Oslo kommunes rundskriv om rapportering i årsberetning for 2009 og budsjett for 2010 Byrådssak 1057/08 Overordnet rammeverk for god internkontroll i Oslo kommune Revisjonskriteriene blir presentert der de kommer til anvendelse i rapporten. Vi gir også en samlet presentasjon av revisjonskriteriene sammen med kildene de er utledet av i vedlegg Metode og gjennomføring Prosjektet er gjennomført i tråd med gjeldende standard for forvaltningsrevisjon i kommunal sektor (RSK 001). Renovasjonsetaten og Samferdselsetaten ble valgt ut for undersøkelsen fordi de er virksomheter med stor betydning for kommunens håndtering av avfall og veitrafikk, og miljøutfordringer i den forbindelse. Datagrunnlaget for å belyse problemstillingen om miljøstyring er basert på intervjuer med 10

11 Miljørapportering og miljøinformasjon i Renovasjonsetaten og Samferdselsetaten relevante informanter i de utvalgte etatene, demonstrasjon av de elektroniske kvalitets- og miljøstyringssystemene og gjennomgang av aktuell dokumentasjon. Intervjuene ble i hovedsak gjennomført i september - oktober Vi har innhentet oppdatert informasjon fra etatene i løpet av våren 2010 via telefonhenvendelser og e-postutveksling. Etatenes rapportering av miljørelatert informasjon i sentrale styringsdokumenter er undersøkt ved en gjennomgang av årsberetning for 2009 og deres forslag til budsjett for 2010, og ved gjennomgang av gjeldende strategiplaner og tertialvis rapportering til Byrådsavdeling for næring, miljø og samferdsel på krav i tildelingsbrevet, i tillegg til annen informasjon. Vi har dessuten gjennomgått Renovasjonsetatens miljø rapport 2009 og intern miljørapportering i de reviderte etatene. Problemstillingen om etatenes kunnskap om og tilgjengeliggjøring av miljøinformasjon i henhold til miljøinformasjonsloven er undersøkt ved hjelp av informasjon som er innhentet via intervjuer, dokumentgjennomgang og ved å ta stikkprøver av etatenes saksbehandling ved eksterne henvendelser om miljøinformasjon. Stikkprøveundersøkelsene ble gjennomført i september 2009, og er nærmere beskrevet i kapittel 4. Både intervjureferatene og faktabeskrivelsene er verifisert av de reviderte virksomhetene. Ytterligere informasjon om prosjektets gjennomføring og metode framkommer i vedlegg Om etatene Renovasjonsetaten Renovasjonsetaten er Oslo kommunes forvaltningsetat innen avfallshåndtering. Forurensningsloven pålegger kommunen å sørge for innsamling av husholdningsavfall. Renovasjonsetaten utfører den avfallspolitikk det til enhver tid sittende bystyre bestemmer. I juni 2006 vedtok bystyret i Oslo Avfallsplan , som innebærer blant annet kildesortering og gjenvinning av plastemballasje og matavfall i Oslo. Etaten arbeider med en avfallstrategi for Tømming og transport av husholdningsavfall utføres av private renovasjonsfirmaer på oppdrag av Renovasjonsetaten. To firmaer har p.t. kontrakter om håndtering av husholdningsavfall. Etaten driver Grønmo avfallsanlegg med tilhørende gjenbruksstasjon, og gjenbruksstasjon og mottak for farlig avfall på Haraldrud. Per hadde Renovasjonsetaten 153 ansatte og utfører 178 årsverk (jf. årsberetning 2009). Figur 1 viser etatens organisasjonskart per

12 Rapport 26/2010 Miljørapportering og miljøinformasjon i Renovasjonsetaten og Samferdselsetaten Figur 1 Renovasjonsetatens organisasjonskart Figur 1 Renovasjonsetatens organisasjonskart Kilde: Renovasjonsetatens årsberetning for 2009 (tilpasset av ). Kilde: Renovasjonsetatens årsberetning for 2009 (tilpasset av ). Som figur 1 viser, har Renovasjonsetaten fem avdelinger. Ifølge etaten er Som driftsavdelingen figur 1 viser, har og kundeavdelingen Renovasjonsetaten de fem mest sentrale kommunale mht. miljøstyring. veinettet inkludert det normerte avdelinger. Ifølge etaten er driftsavdelingen og fylkesveinettet. Som veiholder har etaten ansvar Samferdselsetaten kundeavdelingen Samferdselsetaten de er mest kommunens sentrale mht. fagorgan miljøstyring. innen for vei, å veitrafikk følge opp og krav kollektivtrafikk til støy- og luftforurensning på vei. Etaten er tillagt forvaltningsansvaret for det kommunale fra vei gitt i veinettet forskrift inkludert til forurensningsloven. det normerte fylkesveinettet. Som veiholder har etaten Videre ansvar har for etaten å følge ansvar opp krav for langsiktig til støy samferds elsplanlegging, trafikk- og gatebruksplaner, Samferdselsetaten og luftforurensning fra vei gitt i forskrift til forurensningsloven. Samferdselsetaten Videre har etaten er ansvar kommunens for langsiktig fagorgan samferdselsplanlegging, trafikksikkerhet trafikk og planer og for framkommelig innen gatebruksplaner, vei, veitrafikk trafikksikkerhet og kollektivtrafikk og planer på vei. for framkommelighetstiltak for kollektivtrafikken. for En viktig del Etaten kollektivtrafikken. er tillagt forvaltningsansvaret En viktig del av forvaltningsansvaret det av forvaltningsansvaret er knyttet til anskaffelse er knyttet av til anskaffelse 12 13

13 Miljørapportering og miljøinformasjon i Renovasjonsetaten og Samferdselsetaten av tjenester innenfor drift og vedlikehold Som figur 2 viser, har etaten fire avdelinger ut av veinettet for å sikre gode forhold for alle over direktørens stab: økonomiavdelingen, plan- Rapport 26/2010 trafikantgrupper. og utbyggingsavdelingen, bydriftsavdelingen og kundesenteret. Samferdselsetaten har ikke Per tjenester innenfor hadde Samferdselsetaten drift og vedlikehold 113 av veinettet utførende for å sikre enheter. gode All forhold tjenesteproduksjon for alle kjøpes ansatte trafikantgrupper. som utførte 112 årsverk (jf. årsberetning i markedet. 2009). Figur 2 viser etatens organisasjonskart per Per hadde Samferdselsetaten 113 ansatte som utførte 112 årsverk (jf. årsberetning 2009). Figur 2 viser etatens organisasjonskart per Figur Figur 2 Organisasjonskart 2 Organisasjonskart for Samferdselsetaten for Samferdselsetaten Kilde: Samferdselsetatens Kilde: Samferdselsetatens årsberetning årsberetning for for Som figur 2 viser, har etaten fire avdelinger ut over direktørens stab: økonomiavdelingen, plan og utbyggingsavdelingen, bydriftsavdelingen og kundesenteret. Samferdselsetaten har ikke utførende enheter. All tjenesteproduksjon kjøpes i markedet. 13

14 Rapport 26/ Rapportstruktur I kapittel 2 vurderer vi om virksomhetene har etablert miljøstyring som kan bidra til tilfredsstillende miljørapportering. Kapittel 3 viser om etatene rapporterer relevant miljøinformasjon i sentrale styringsdokumenter. I kapittel 4 vurderer vi om etatene oppfyller kravene til kunnskap om og tilgjengeliggjøring av miljøinformasjon i henhold til miljøinformasjonsloven. I kapittel 5 sammenfatter vi undersøkelsens funn og vurderinger, og presenterer våre anbefalinger. I kapittel 6 har vi sammenfattet uttalelsene vi har mottatt fra Renovasjonsetaten, Samferdselsetaten og fra Byrådsavdeling for miljø og samferdsel, og våre vurderinger av disse. Uttalelsene følger som vedlegg bakerst i rapporten. 14

15 Miljørapportering og miljøinformasjon i Renovasjonsetaten og Samferdselsetaten 2. Miljøstyring I dette kapitlet vil vi vurdere om de to etatene har etablert miljøstyring som kan bidra til tilfredsstillende miljørapportering. Måle stokken for hva som er tilfredsstillende, er basert på bystyremelding 3/2003 Grønn kommune: Innføring av miljøeffektivitet i Oslo kommune. Sentralt i miljøstyringen i Oslo kommune er ISOsertifisering etter standarden 2. Standardens overordnede mål er å bidra til å beskytte miljøet og forebygge forurensning. Ved å være sertifisert etter miljøstyringsstandarden skal etatene ha etablert systemer, rutiner, prose dyrer og ansvarsfordeling som skal gjøre organis asjonen i stand til å iverksette politikk og mål og utvikle egen policy som tar hensyn til lovbestemte krav og informasjon om vesentlige miljøaspekter, og som bidrar til kontinuerlig forbedring av prestasjonene. Miljø styrings systemets suksess avhenger av medvirkning fra alle nivåer og funksjoner i organisasjonen, spesielt fra den øverste ledelsen. ISO-standarden er basert på metoden Plan-Do-Check-Act (PDCA) 3, dvs. at organisasjonen skal fastsette de mål og prosesser som er nødvendige for å gi resultater i henhold til organisasjonens miljøpolitikk gjennomføre prosessene overvåke og måle prosessene mot miljøpolitikk, miljømål og -delmål, lovbestemte og andre krav rapportere resultatene og gjennomføre tiltak for kontinuerlig forbedring av miljøprestasjonene ISO-sertifisering skal være en bekreftelse på at organisasjonen har etablert rutiner og systemer som bidrar til innhenting og rapportering av viktig miljøinformasjon. Innføring av miljøstyringssystemet er ment å tilrettelegge for 2 ISO 14001:24 Norsk Standard 2. utgave desember Både ISO og 9001-standardene viser til PDCAmetoden, i standarden i introduksjonen side 6. intern kontroll med miljøstyringen og organisasjonens miljøprestasjoner. Innføring av miljøstyring ved ISO-sertifisering skal bidra til at aktuell, relevant og pålitelig informasjon om organisasjonens miljøprestasjoner blir generert, registrert og rapportert, slik at det er mulig å følge med på og følge opp at organisasjonen når sine mål. Ledelsen har et uttrykt ansvar for å overvåke og følge opp miljøstyringen slik at prestasjonene kan forbedres. 4 Standardens krav til overvåking av at systemet fungerer i alle ledd, bl.a. gjennom intern og ekstern revisjon, skal bidra til vedlikehold og forbedring av miljøstyringen. Ifølge bystyremelding 3/2003 ivaretar ISO kravene til et godt styringssystem. 2.1 Revisjonskriterier Ved å etterleve ISO vil det gjennom etablering av rutiner og systemer være lagt til rette for tilfredsstillende rapportering av viktig miljøinformasjon. Revisjonskriteriene er hovedsakelig basert på målene i bystyremelding 3/2003 Grønn kommune: Innføring av miljøeffektivitet i Oslo kommune. ISO-sertifisering Etatene skulle innen 2006 være miljøsertifisert etter ISO standarden. Etatene skal resertifiseres regelmessig. Etatene skal dekke kostnadene ved sertifisering/resertifisering innenfor tildelt budsjett. Miljøstyring integrert i styringssystemet Miljøstyringssystemet skal være en integrert del av etatenes ledelses- og styrings system. I vurderingen har vi sett på om HMS- og miljøstyringssystemene er integrert i etatenes elektroniske styrings system ledernes og ansattes opplæring i miljøstyring 4 Jf. standarden, Krav til miljøstyringssystem, pkt

16 Rapport 26/2010 Miljøstyringssystemet skal ha forankring i ledelsen, og det skal overvåkes og gjennom gås regelmessig. I vurderingen har vi sett på: om etatene har kartlagt vesentlige miljøaspekter ved sin virksomhet ledelsens overvåking av miljøstyringssystemet om forventninger og krav til miljøstyring er stilt i lederkontraktene 5 om etatene gjennomfører kontroller med miljøstyringssystemet gjennom interne og eksterne revisjoner 2.2 Renovasjonsetaten Faktabeskrivelse Renovasjonsetaten har en kvalitetskoordinator i hver avdeling. Kvalitetskoordinatorenes involv ering i miljøstyring varierte etter hvilken betydning ytre miljø har for den enkelte avdeling. I driftsavdelingen var halvannen stilling avsatt til kvalitetskoordinatorarbeid, mens øvrige avdelinger hadde mindre stillingsbrøker avsatt til dette arbeidet. Fire av kvalitetskoordinatorene utgjorde etatens miljøgruppe, som tok seg av interne miljørelaterte forhold i etaten. Etaten forsøkte å involvere alle kvalitetskoordinatorer i interne revisjoner av miljøstyringssystemet. Kvalitetsrådgiver og kvalitetskoordinator i Økonomi- og virksomhetsstyringsavdelingen hadde gjennomført et ukeskurs i intern revisjonsledelse hos Det Norske Veritas (DNV). I tillegg hadde tre kvalitetskoordinatorer og HMS-rådgiver gjennomført todagers kurs i intern revisjon og fungerte som medrevisorer under interne revisjoner. ISO-sertifisering Renovasjonsetaten var miljøsertifisert i henhold til ISO og kvalitetssikret i henhold til 5 Dette er ikke et krav i Oslo kommune, jf. vedlegg 1, men praksis er undersøkt fordi det etter s vurdering vil kunne være et relevant virkemiddel for å bidra til forankring av miljøstyring og miljørelaterte målsettinger i ledelsen. kvalitetsstyringsstandarden ISO Etaten ble første gang sertifisert i henhold til ISO 9001 og ISO Etaten ble reserti fisert i mars 2007 og i mai Etaten oppga at kostnadene til sertifisering ble dekket over Renovasjonsetatens budsjetter. Miljøstyring integrert i styringssystemet Elektronisk miljøstyringssystem Renovasjonsetaten utviklet sitt elektroniske kvalitets- og HMS-system i etterkant av resertifiseringen i Funksjonene var samlet i Renovasjonsetatens elektroniske kvalitetssystem TKL (Total KvalitetsLedelse). Etaten oppga at den fram til desember 2009 hadde et eget elektronisk system for avviksbehandling, DigiQ ble dette systemet erstattet av fportal som er integrert i TKL. fportal betyr forbedrings portalen og her rapporteres uønskede hendelser, avvik og forbedringsforslag. 7 I tillegg til det elektroniske systemet fantes enkelte deler av systemet dokumentert i en papir versjon for ansatte som var tilknyttet driftsavdelingen, slik at de skulle ha relevante styrings dokumenter tilgjengelig. Dette innebærer blant annet at ansatte som jobber ute i felten, og som ikke har løpende tilgang til det elektroniske systemet, hadde utskrifter av relevante rutiner, prosedyrer og skjemaer fra kvalitetssystemet. Kvalitetskoordinatoren i driftsavdelingen hadde ansvar for at papirversjoner av nye og reviderte prosedyrer ble skrevet ut og formidlet til ansatte i avdelingen. Opplæring Alle ansatte hadde i løpet av 2008 og 2009 fått tilbud om opplæring i kvalitetssystemet, og det 6 Jamfør NS-EN ISO 9001: Tilbakemeldingen ble gitt i forbindelse med etatens verifikasjon av faktaframstillingen i denne rapporten. Avdelingsdirektøren i personal- og organisasjonsavdelingen har formidlet etatens tilbakemeldinger. 16

17 Miljørapportering og miljøinformasjon i Renovasjonsetaten og Samferdselsetaten var holdt to oppsamlingskurs for nyansatte. 8 Vi fikk opplyst at kursdokumentasjonen og oversikt over deltakerne framgikk i TKL-portalen. Opplæringen omfattet miljøstyring i henhold til ISO Miljøstyringssystemet omfatter hele etaten, men driftsavdelingen og kundeavdelingen har flest miljøaspekter. Kvalitetsrådgiveren opplyste i e-post i mai 2010 at 129 av 150 ansatte (86 prosent) hadde fått opplæring i TKL-systemet, og at det ble holdt oppsamlingskurs etter behov. I driftsavdelingen var det 58 av 70 (83 prosent) som hadde gjenn om ført opplæring. Av de 12 ansatte i driftsavdelingen som ikke hadde fått opplæring, var 7 nær pensjonsalder eller manglet grunnleggende IT-kompetanse, ifølge kvalitetsrådgiveren. Kartlegging av vesentlige miljøaspekter Vi har mottatt Renovasjonsetatens kartlegging av miljøaspekter datert , som blant annet omfattet utslipp til luft, vann og grunn, og sjenanse, for eksempel lukt, støy og forsøpling. Ledelsens gjennomgang Ledelsen gjennomgikk miljøstyringssystemet to ganger årlig sammen med kvalitetskoor dinatorene. Her ble blant annet innmeldte avvik behandlet. Oversikt over kvalitets- og miljørelaterte avvik og restanser ble ifølge informantene sendt ut månedlig, og disse ble videreformidlet til leder gruppen. I noen tilfeller der ledelsen så trender eller alvorlige avvik, ble dette tatt som ledermøtesak. Miljøkrav i lederkontrakter Etatens lederkontrakter inneholdt ikke eksplisitte miljøkrav. Avdelingsdirektøren i personal- og 8 Opplysningene framkom intervju med avdelingsdirektør i personal- og organisasjonsavdelingen, avdelingsdirektør i utviklingsavdelingen og med kvalitetsrådgiveren, dessuten i utfyllende informasjon via telefonsamtaler og e-postutveksling mellom avd.dir. i personal- og organisasjonsavdelingen og kontaktpersonen og. Informasjonen framkom også i etatens budsjett for organisasjonsavdelingen oppga i e-post at etaten benyttet standard mal for lederkontrakter for Oslo kommune. I disse er ikke miljø styring et særskilt tema. 9 Ifølge opplysninger fra etats direktøren i samme e-postmelding hadde samt lige ledere en målsetting i sine kontrakter om å utvikle kvalitetssystemet (TKL - Total Kvalitets Ledelse) i Renovasjonsetaten til et levende verktøy med spesielt fokus på å utarbeide gode rutiner. Miljøstyringssystemet er en del av etatens kvalitetssystem. Intern og ekstern revisjon av miljøstyringssystemet Renovasjonsetaten kunne dokumentere interne revisjoner gjennomført i Det framgikk ikke av revisjonsrapportene vi har fått oversendt at de interne revisjonene har berørt sider ved miljøstyring som er relevant for denne undersøkelsen. 10 Vi fikk oppgitt at etaten gjennomførte interne revisjoner på områder der det var en kjent risiko for at praksis var dårlig, eller der avdelingsleder hadde bedt om at det ble foretatt revisjon. Teknologisk Institutt gjennomførte årlige ekst erne revisjoner av Renovasjonsetatens miljøstyringssystem. 11 Revisjonsrapportene fra 2009 og 2010 viste at revisjonene omfattet en rekke forhold som er relevante for miljøstyringen, deriblant miljøaspekter, kvalitets- og miljømål og risikovurderinger. 9 Mal for lederkontrakt med evaluering ligger i Lederportalen på Utviklings- og kompetanseetatens intranettsider. har sjekket malen og sett at den ikke inneholder krav knyttet til miljøstyring. I lederkontraktens pkt. 6 er det imidlertid rom for å konkretisere resultatmål, måltall og indikatorer på måloppnåelse som kan knyttes til underordnet leders personlige innsats, det vedkommende skal levere og som vedkommende vil bli målt i forhold til ved kontraktperiodens utløp. I kommentarfeltet kan eventuelle presiseringer, tidsfrister, oppfølging og forutsetninger føres inn. 10 Revisjonene baserte seg bl.a. på ISO 9001 og ISO Jamfør f.eks revisjonsrapport nr 096/09 (2009) og 054/10 (2010) fra Teknologisk Institutt. 17

18 Rapport 26/ Vurderinger ISO-sertifisering Renovasjonsetaten var miljøsertifisert og resertifisert i samsvar med kravene. Miljøstyring integrert i styringssystemet Renovasjonsetaten har gjennom etablering av miljøstyringssystem i henhold til ISO lagt til rette for en tilfredsstillende miljørapportering. På de fleste områdene vi har undersøkt, framstår miljøstyringssystemet i Renovasjonsetaten som en integrert del av etatens styringssystem, og med forankring i ledelsen. Vi konstaterer at miljø relaterte mål ikke var nedfelt i etatens lederkontrakter. Dette er det ikke et eksplisitt krav om i Oslo kommune, men etter vår vurdering ville det kunne bidra ytterligere til å integrere miljøstyringen i etatens styrings system og til forankring hos ledere. 2.3 Samferdselsetaten Faktabeskrivelse Samferdselsetaten hadde en kvalitets controller med 20 prosent av stillingen avsatt til miljøstyring. Kvalitetscontrollerens miljø relaterte oppgaver var å følge med på regel verks endringer, varsler fra Klima- og forurensningsdirektoratet (tidligere SFT) o.l., oppdatere status på miljømålene i etaten, og overvåke avvik og avvikshåndtering. ISO-sertifisering Samferdselsetaten ble ISO 14001:2004-sertifisert og ble resertifisert Etaten dekket sertifiseringskostnadene over eget budsjett. Miljøstyring integrert i styringssystemet Elektronisk miljøstyring Etaten hadde et elektronisk styringssystem, Samportal, som inkluderte miljøstyring, kvalitetsstyring og HMS. Rapportering av avvik, herunder HMS- og miljøavvik, var integrert i systemet. Opplæring Samferdselsetaten gjennomførte opplæring av både ledere og ansatte i etatens miljøstyringssystem ved innføring av systemet i I opplæringsplanen for nyansatte var opplæring i miljøstyringssystemet, HMS- og kvalitets styringssystemet et eget punkt, noe vi ble vist ved demonstrasjon av systemet. Etaten registrerte gjennomføring av opplæringen og kunne dokumentere dette. Kvalitetscontrolleren oppga at miljøstyringssystemet omfattet rutine for formidling av informasjon om miljøstyring til ansatte i form av møter, nyhetsoppslag etc. Ifølge referat fra ledelsens gjennomgang av miljøstyringssystemet i 2008, var det etablert en rutine i miljøstyringssystemet for at den enkelte ansattes behov for opplæring i miljø skulle kartlegges i medarbeidersamtaler. Behov for og gjennomføring av opplæring i miljø skulle rapp orteres til miljøkoordinator, men dette hadde ikke fungert etter hensikten, ifølge referatet. Ledergruppens tiltak for å sikre de ansattes opplæring i miljø var å stille krav om at avdelingenes opplæringsbehov skulle framgå i årsplaner foropplæring. Kvalitetscontrolleren oppga i den forbindelse at etaten ikke hadde fulgt opp avdelingene når det gjaldt opplæring på miljø. 12 Kartlegging av vesentlige miljøaspekter Samferdselsetaten kunne dokumentere at det ble gjennomført miljøkartlegging i forbindelse med ISO-sertifiseringen i 2005, og ny kartlegg ing ble gjennomført i forbindelse med resertifiseringen i I miljøkartlegg ingene ble graden av miljø påvirkning for etatens aktiviteter, produkter og tjenester vurdert opp mot etatens påvirkningsmulighet (i hvor stor grad Samferdselsetaten kan kontrollere/påvirke 12 E-post av Teknologisk Institutt påpekte i 2009 ved ekstern revisjon av miljøstyringssystemet et avvik knyttet til at kartlegging ikke var gjennomført hvert 3. år, slik prosedyren foreskriver, jf. nedenstående punkt om intern kontroll med miljøstyringssystemet. 18

19 Miljørapportering og miljøinformasjon i Renovasjonsetaten og Samferdselsetaten miljø aspektene) og omfang (konsekvenser for miljøet og evt. hvor stor andel av Oslos befolkning som blir påvirket av miljøaspektene). Ledelsens gjennomgang Samferdselsetaten hadde rutine for årlig gjennom gang av miljøstyringssystemet ( ledelsens gjennomgang), og kunne gjennom referater fra ledermøter i 2007, 2008 og 2009 dokumentere at rutinen var fulgt. Teknologisk Institutt fant avvik relatert til ledelsens gjennomgang ved ekstern revisjon av etatens miljøstyringssystem i Avvikene ble lukket av etaten og utkvittert av Teknologisk Institutt. Miljøkrav i lederkontrakter Kvalitetscontrolleren opplyste at miljøstyring eller miljørelaterte mål ikke var omtalt spesielt i lederkontraktene. Intern kontroll med miljøstyringssystemet Kvalitetscontrolleren opplyste at det ikke var gje n nomført interne revisjoner i perioden fra sertifi seringen i 2006 til november Det fantes en revisjonsplan for 2006, men det ble ikke utarbeidet revisjonsplan for Pga. re ssurssituasjonen ble det ikke gjennomført noen interne revisjoner av miljøstyringssyst emet i Det ble ifølge con trolleren utarbeidet revisjonsplan for 2009 med fokus på anskaf f elser, og det ble gjennomført tre interne revisjoner høsten En av de interne revisjonene gjaldt miljø krav i anskaff elser. Konk lusjonene i denne rapporten var at miljø messige konsekvenser av anskaffelser ikke var tilstrekke lig vurdert i planleggingen av anskaffelsen, og at det ikke systematisk ble stilt miljøkrav i inngåtte kontrakter. Revisjonen viste at 80 pro sent av kontraktene ikke omfattet miljøkrav til leverandøren Jf Samferdselsetatens revisjonsrapport nr 3/2009 av Kvalitetscontrolleren i etaten opplyser i e-post i februar 2010 at etaten i løpet av 2010 vil arrangere kurs for ansatte om miljøkrav i anskaffelser. Etaten har videre revidert sitt miljømål på området. Nytt mål går nå ut på at det i løpet av 2010 skal stilles miljøkrav i 30 % av anskaffelsene, 60 % i 2011 og 90 % i Teknologisk Institutt gjennomførte årlig eksterne revisjoner av Samferdselsetatens miljøstyringssystem Vurderinger ISO-sertifisering Samferdselsetaten var miljøsertifisert og resertifisert i samsvar med kravene. Miljøstyring integrert i styringssystemet Samferdselsetaten har gjennom etablering av miljøstyringssystem i henhold til ISO lagt til rette for en tilfredsstillende miljørapportering. På de fleste områdene vi har undersøkt, framstår miljøstyringssystemet i Samferdselsetaten som en integrert del av etatens styringssystem, og med forankring i ledelsen. Etaten hadde imidlertid ikke gjennomført interne revisjoner av miljøstyringssystemet, slik ISO 14001forutsetter: Det var ikke gjennomført interne revisjoner i tidsrommet fra sertifiseringen i 2006 og fram til høsten 2009, da det ble gjennomført en intern revisjon som gjaldt miljøkrav i anskaffelser. Heller ikke i Samferdselsetaten var miljø relaterte mål nedfelt i lederkontrakter. Igjen vil vi påpeke at det ikke er et eksplisitt krav om dette i Oslo kommune, men at det etter vår vurdering ville kunne bidra ytterligere til å integrere miljøstyringen i etatens styringssystem og til forankring hos ledere. Rene konsulentoppdrag er unntatt fra dette. 15 I 2008 fant Teknologisk Institutt avvik ved at det ikke var planlagt og gjennomført interne revisjoner av miljøstyringssystemet som forutsatt, jf. revisjons rapport 260/08 av Rapporten kommenterte at temaet interne revisjoner heller ikke var behandlet i ledelsens gjennomgang. Ifølge den eksterne revisjonsrapporten ble avvikene lukket ved at Samferdselsetaten gjennomførte korrigerende tiltak som ble utkvittert av Teknologisk Institutt. Revisjonen fra 2009 påpekte avvik blant annet mht. miljømål, oppdatering av sentrale miljøaspekter, allmenn tilgjengelighet av etatens miljøpolitikk, overføring til avvikssystemet av avvik funnet i intern revisjon, og registrering av miljøavvik i avvikssystemet, jf. revisjonsrapport 377/2009 av Avvikene er lukket ved at Samferdselsetaten gjennomførte korrigerende tiltak som ble utkvittert av Teknologisk Institutt i forkant av resertifiseringen , ifølge kvalitetscontroller i Samferdselsetaten og Teknologisk Institutt. 19

20 Rapport 26/ Rapportering av miljøinformasjon Dette kapitlet omhandler hvorvidt Renovasjonsetaten og Samferdselsetaten har rapportert relevant miljøinformasjon i to sentrale styringsdokumenter for virksomhetene: årsberetning for 2009 og budsjettforslag for Revisjonskriterier Byrådsavdeling for finans og utvikling utarbeider maler for rapportering i budsjett forslag og årsberetning i egne rundskriv til virksomhetene. For den aktuelle perioden er det hhv. rundskriv 5/2009 Budsjettrundskriv med retningslinjer for virksomhetenes forberedelse av budsjett 2010 og økonomiplan , rammebrev for budsjett 2010 fra Byråds avdeling for miljø og samferdsel til etatene og rundskriv 22/2009 Utarbeidelse av årsberetning for etater og byomfattende tiltak som gjelder. Vi har tatt utgangspunkt i punktene som er relevante for og omhandler synliggjøring av virksomhetenes energi- og miljøinnsats i disse rundskrivene i utledningen av følgende revisjonskriterier: Budsjettforslag for 2010 Etatenes budsjettforslag for 2010 skal i henhold til retningslinjene i rundskriv 5/2009 inneholde: en egen klimavurdering, dvs. en redegjørelse for klimaeffekten av tiltakene i budsjettforslaget en kort orientering om status for miljøsertifisering og miljøstyring i henhold til bystyremelding 3/2003 Grønn kommune: Innføring av miljøeffektivitet i Oslo kommune. Årsberetning for 2009 Etatene skal ha utarbeidet årsberetning for 2009 i henhold til krav i rundskriv 22/09: Etatene skal opplyse om det har vært gjennomført tilsyn fra en el. flere etater som driver tilsyn innen helse, miljø og sikkerhet (HMS), herunder skal etatene opplyse hvilke tvangsmidler som evt. er tatt i bruk i forbindelse med tilsynet. 20 Etatene skal rapportere om: hva slags miljøsertifisering som er valgt, og om status for sertifiseringer. energiforbruk og CO 2 -utslipp antall kjøretøy i egen bilpark samt CO 2 -utslipp fra denne CO 2 -utslipp fra innkjøpte transporttjenester Etatene skal kort redegjøre for hva som er gjort for å følge opp de strategier og tiltak som faller inn under virksomhetens ansvarsområde i bystyremelding nr. 1/2003 Strategi for bærekraftig utvikling med Byøkologisk program jf. bystyresak 166/03. Det vises til punkt i Byøkologisk program der det fremgår at etatene, bydelene og andre virksomheters miljøinnsats skal synlig gjøres i alle strategiske planer, budsjetter og årsrapporter. Det skal redegjøres for tiltak som er iverksatt for å forbedre intern styring og kontroll på miljøområdet, herunder arbeidet med risikostyring og risikovurderinger. 3.2 Renovasjonsetaten Faktabeskrivelse Budsjettet for 2010 Renovasjonsetatens forslag til budsjett for 2010 inneholdt en vurdering av forventet endring på stasjonær energi og CO 2 -utslipp fra egen bilpark som følge av klimatiltak i budsjettforslaget. Etaten forventet ingen endringer som følge av klima tiltak i budsjettet på noen av disse områdene. Når det gjelder elektrisk energi, skrev etaten at den ikke hadde satt i gang klimatiltak, og at etaten ville øke forbruket som følge av drift av nye minigjenbruksstasjoner. Etaten signaliserte en mulig utfasing i bruken av olje og parafin til stasjonære formål. Etaten opplyste at den ikke hadde oppgitt konkrete måltall for reduksjon av bruk av olje eller parafin som følge av usikkerhet rundt utskifting av oljefyr Opplysningen ble gitt i Renovasjonsetatens skriftlige tilbakemelding på faktaframstillingen i et utkast til denne rapporten av

21 Miljørapportering og miljøinformasjon i Renovasjonsetaten og Samferdselsetaten Når det gjelder CO 2 -utslipp fra egen bilpark, opplyste etaten i sitt forslag til budsjett for 2010 at den planla å erstatte 5 eksisterende kjøretøy med nye som tilfredsstiller strengere miljøkrav. 17 Som det går fram av det ovenstående, gjorde etaten rede for forventede endringer i energiforbruk og CO 2 -utslipp som følge av klimatiltak. Ut over dette ble det ikke gjort rede for om budsjettet inneholder tiltak og aktiviteter som vil føre til endrede utslipp av klimagasser, eller mer generelt om klimaeffekten av tiltakene i budsjettet. Etatens budsjettforslag inneholdt en omtale av tiltak for oppfølging av bystyremelding 3/03, dvs. en orientering om status for miljøsertifi sering og miljøstyring. Det framgikk bl.a. at etaten hadde oppnevnt en egen gruppe som utarbeidet overordnet miljøplan for internt miljø arbeid. Det framgikk videre at Renovasjons etaten i økende grad tok hensyn til miljøfaktorer i forbindelse med anskaffelser ved at miljø egenskaper ved tilbudet ble vektlagt i tildelings kriteriene. Årsberetningen for 2009 Renovasjonsetaten rapporterte på eget energiforbruk og CO 2 -utslipp i årsberetningen for Videre ble det rapportert på antallet kjøretøy i egen bilpark, og på CO 2 -utslipp fra bil parken. Det ble også rapportert om utslipp av CO 2 fra innkjøpte transporttjenester, dvs. fra leverandørene. Etaten har imidlertid opplyst i e-post at den ikke hadde fått innhentet informasjon om CO 2 -utslipp fra samtlige lever andører, da dette ikke var kontraktsfestet hos flere av leverandørene på dette tidspunktet. Det ble ikke tatt forbehold om ufullstendige tall i årsberetningen. Renovasjonsetaten rapporterte for øvrig om miljøsertifisering iverksatte tiltak relevant for intern styring og 17 Renovasjonsetaten har senere oppgitt til oss at bare ett kjøretøy ikke er av typen hybrid og derved ikke oppfyller krav til mer miljøvennlig kjøretøy. kontroll på miljøområdet, og arbeidet med risikostyring og risikovurderinger at det ikke var gjennomført eksterne HMS-tilsyn om oppfølging av strategier og tiltak som faller inn under Byøkologisk program. I tillegg til det som ble rapportert i årsberetningen, utarbeidet Renovasjonsetaten årlig en egen miljørapport. Rapporten ga blant annet en beskrivelse av Renovasjonsetatens virksomhet, miljøstrategi, kvalitets- og miljøstyringssystem, og et sett med tallfestede miljøindikatorer knyttet til virksomheten, deriblant energibruk og CO 2 -utslipp, jf. kapittel Vurderinger I tråd med føringene i rammebrevet omfattet budsjettet vurderinger av effekter av klimatiltak på energiforbruk og CO 2 -utslipp. Ut over effekter av konkrete klimatiltak, inneholdt budsjett forslaget ikke vurderinger som var egnet til å gi et bilde av om tiltakene i budsjettet ville medføre positive eller negativ endringer i utslipp av klimagasser. Etter s vurdering tilsier bystyrets verbalvedtak og føringene i ramme brevet fra Byrådsavdeling for miljø og samferdsel at etaten skulle ha redegjort for en aktivitets posi tive eller negative påvirkning på utslippet av klimagasser, også av tiltak som ikke er rene klimatiltak, for eksempel tiltak under investeringsbudsjettet. Vi stiller derfor spørsmål ved om Renovasjonsetaten i tilstrekkelig grad redegjorde for klimaeffekten av tiltakene i budsjettforslaget for For øvrig er det vår vurdering at Renovasjonsetaten i hovedsak hadde rapportert i tråd med kravene både i budsjettet for 2010 og årsberetningen for 2009, men vi vil likevel bemerke at etaten i sin rapportering om CO 2 -utslipp fra leverandører burde ha opplyst om at informasjonen ikke var fullstendig. 21