Saksbehandler: Torfinn Frostad Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 10/ Dato:

Transkript

1 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Torfinn Frostad Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 10/ Dato: GJENNOMGANG AV POLITISK STYRINGSSTRUKTUR INNSTILLING TIL: BYSTYRET 1. Drammen kommune viderefører dagens politiske styringsstruktur for valgperioden , med følgende endringer: 2. Antall representanter i formannskapet reduseres fra 15 til Antall medlemmer av kontrollutvalget reduseres fra 12 til 5 medlemmer. 4. For å styrke samhandlingen og vitalisere komitearbeidet skal det i alle saker hvor det skal avgis innstilling være en kort redegjørelse/forhåndsdrøfting i komiteen senest i møtet før saken skal formelt behandles. Dette for at politiske signaler kan gis så tidlig som mulig i prosessen, og at samhandlingen mellom administrasjon og det politiske nivå skal bli best mulig. Det innføres en ordning med orienteringsdel i bystyrekomiteene før det formelle møtet starter på lik linje med formannskapet. 5. Det innføres en frikjøpsordning basert på følgende prinsipper: Varaordførers frikjøpsressurs settes til 20% Det innføres følgende frikjøpsordning for gruppelederne: Det stilles til disposisjon inntil 3,6 årsverk som fordeles med 20% ressurs pr parti. Deretter fordeles 7,5% stilling pr. mandat overskytende det tredje mandatet. Det settes et tak på maksimalt 100% pr parti. For de partier som har minimum 80% ressurs innvilges full frikjøpsressurs, og det utbetales ingen andre godtgjørelser. For de gruppelederne som har lavere frikjøpsressurs enn 80% utbetales det møtegodtgjørelse i tillegg begrenset oppad til 70,3% av ordførers godtgjørelse. Med de endringer som framkommer i saken videreføres dagens godtgjørelsesreglement for valgperioden For de gruppelederne som har et frikjøp ut over 36 timer i måneden innmeldes disse i Drammen kommunale pensjonskasses ordning for folkevalgte. Ordfører får fullmakt til å inngå nødvendige avtaler hva gjelder pensjon m.m. Det forutsettes at fordelingen av frikjøpsressurser gjelder for hele valgperioden. 6. Det gjennomføres obligatoriske folkevalgtopplæring med foreløpig følgende hovedtema: - Kommunepolitikk - oppdraget og rammebetingelsene - Kommunen som samfunnsutvikler og tjenestetilbyder

2 - Folkevalgtes styringsinstrumenter - Dialog med innbyggerne - Roller og etikk - Folkevalgtes forhold til administrasjonen Etter konstituering inviterer ordfører gruppelederne og komitelederne til en drøfting av roller, forventninger og hvilke muligheter den enkelte komite har for å sette politisk dagsorden. Det gjennomføres opplæring av bystyrets medlemmer for å ivareta ombudsrollen på best mulig måte. Det settes av tre til fire kvelder for slik opplæring. Her benyttes både interne og eksterne krefter. Etter at bystyrets opplæring er avsluttet, gjennomføres det egen opplæring for bystyrekomiteene samlet. Det settes av to tre kvelder til slik opplæring. Det legges opp til at opplæringen følges opp gjennom hele valgperioden. Opplæringen starter umiddelbart etter at bystyret har konstituert seg, og det foretas en evaluering når en har kommet halvveis i perioden. 7. Tidspunkt for offentliggjøring av politiske saker endres slik at disse er tilgjengelig minst ni virkedager før møtet avholdes. Tore Opdal Hansen ordfører

3 Bakgrunn Bystyret vedtok 26.mai 2010 å sette ned en arbeidsgruppe med representanter fra partiene som i dag er representert i bystyret for å gjennomgå den politiske styringsstrukturen. Medlemmer som ble oppnevnt til arbeidsgruppen er følgende: Tore Opdal Hansen, Freddy Hoffmann, Johan Baumann, Odd Gusrud, Hilde Klæboe, Rune Kjeldsen, Jan Inge Aas Eidem, Knut Anders Berg. Senere har Jon Arnold Bjerke og Ragnhild Røed tiltrådt gruppen. Ordfører har ledet arbeidet. Arbeidsgruppen skulle belyse følgende momenter og komme med anbefalinger. Vurdering av antall medlemmer i bystyret. Antall medlemmer i formannskapet/bystyrekomiteene Endringer av oppgavene i bystyrekomiteene. Frikjøp av folkevalgte. Økonomiske forutsetninger. Saksutredning I sitt arbeid har arbeidsgruppen gjennomgått dagens politiske styringsstruktur, innhentet opplysninger fra andre kommuner, samt foreslått endringer i forhold til dagens organisering. Av temaer som arbeidsgruppen har drøftet kan nevnes: Vurdering av antall medlemmer i ulike styrer, råd og utvalg Styrking av politikerrollen Arbeidsfordelingen mellom de ulike bystyrekomiteene Frikjøpsordning for gruppelederne Bedre tid til politiske drøftinger Trygg i rollen som folkevalgt/opplæring Styrket dialog med innbyggerne Synkronisering av møtetidspunktene Forholdet politikk administrasjon Økonomiske forutsetninger I denne sammenheng vises det til vedlagt rapport fra arbeidsgruppen. Her følger en oppsummering av de drøftinger og forslag til endringer som arbeidsgruppen anbefaler. Bystyret For å ivareta ombudsrollen, og for å opprettholde bred kontakt med innbyggerne, lag foreninger og organisasjoner, anbefaler arbeidsgruppen at dagens antall bystyrerepresentanter legges til grunn for neste valgperiode dvs 49 representanter. Formannskap Arbeidsgruppen mener at dagens antall på 15 i formannskapet er for høyt. Etter en helhetsvurdering konkluderer arbeidsgruppen med at antall representanter i formannskapet foreslås redusert til 11. Dette for å ta høyde for at kommunelovens bestemmelser om kjønnskvotering kan bli vanskeligere dersom antall representanter i formannskapet settes lavere, samt at bredden i den politiske beslutningsprosessen blir godt ivaretatt. Kontrollutvalg

4 Arbeidsgruppen mener at dagens antall i kontrollutvalget på 12 medlemmer er for høyt og at antall medlemmer reduseres til 5. Dette er på lik linje med hva sammenlignbare kommuner har.(tønsberg 5, Asker 4, Sandnes 5) Forbedret komitemodell Et flertall i arbeidsgruppen går inn for at komitemodellen legges til grunn for valgperioden Mindretallet ønsker å gjeninnføre hovedutvalgsmodellen. Drammen kommune framstår i dag som en kostnadseffektiv kommune, og målsettingen har vært å flytte ressurser fra administrasjon til tjenesteproduksjon. Dersom en skulle gå videre med tanken om å gjeninnføre hovedutvalgsmodellen, ville dette bety en stor organisatorisk gjennomgang. Dette har sammenheng med at da komitemodellen ble valgt som framtidig styringsform, ble det foretatt store administrative endringer for å tilpasse det administrative apparatet den nye styringsstrukturen. Det var også en målsetting å gjøre administrasjonen mer strømlinjeformet, samt å redusere de administrative kostnadene. Dersom hovedutvalgsmodellen skulle velges gjeninnført, må hele det administrative nivået omorganiseres, bla.a må sektoradministrasjoner vurderes. Dette vil resultere i betydelige økte administrative kostnader. Fra enkelte hold har det vært etterlyst større saksmengde til bystyrekomiteene. Spesielt gjelder dette bystyrekomite for byutvikling og kultur som mener at byutviklingssaker i for stor grad blir behandlet i formannskapet. Arbeidsgruppen foreslår at det ikke foretas endringer i oppgavefordelingen mellom komiteene, og komitebetegnelsene videreføres for neste valgperiode. Arbeidsgruppen vil understreke at komiteene er en del av det politiske lederskapet med ansvar for sitt fagområde. En vitalisert komitemodell forutsetter at bystyrekomiteenes/bystyrets rolle i den politiske saksbehandlingen styrkes, slik at det skapes en bredest mulig plattform for politikkutforming. Det må understrekes gjennom praktisk tilrettelegging av det politiske arbeidet at det er bystyret som skal stå for den overordnede politiske styringen av kommunen. Det legges opp til en tett dialog mellom komiteleder/ eller arbeidsgruppe nedsatt av komiteen og rådmannen i forkant av møtene. Dette for å forberede sakene på en god måte og at det gjennom denne dialogen vil være mulig å komme med politiske innspill før saken legges fram for komiteen til behandling. På denne bakgrunn anbefaler arbeidsgruppen at i alle saker hvor det skal avgis innstilling, skal det være en kort redegjørelse/forhåndsdrøfting i komiteen senest i møtet før saken skal formelt behandles. Dette for at politiske signaler kan gis så tidlig som mulig i prosessen, og at samhandlingen mellom administrasjon og det politiske nivå skal bli best mulig. Både høringer, gruppearbeid og seminarer vil være virkemidler som skaper økt aktivitet i komitene og som gir komiteene mulighet for å sette saker på den politiske dagsorden. Disse virkemidlene blir beskjedent benyttet i dag. Dette må ses i sammenheng med oppgaven bystyrets medlemmer har for å ha god dialog med innbyggerne. Ordningen med saksordfører i komiteene bør videreutvikles, og en bør se til de erfaringene bystyrekomite for oppvekst og utdanning har høstet med å organisere arbeidet i komiteen. Dagens modell gir store muligheter til å ta politiske initiativ for å sette saker på den politiske dagsorden.

5 Arbeidsgruppen mener at det vil være naturlig at arbeidsformen i de ulike komiteene blir satt på dagsorden etter at det nye bystyret har konstituert seg. Arbeidsformen bør være lik for alle tre komiteer, og dette bør vies betydelig oppmerksomhet etter at konstitueringen er foretatt. Rådmannen må legge administrativt tilrette for at komiteene har samme utgangspunkt i samhandlingen mellom politikk og administrasjon. Arbeidsgruppen anbefaler at komiteene etabler samme ordning, som formannskapet, med orienteringsdel, før det formelle møtet starter. Det gjennomføres en evaluering av arbeidet i komiteene når en har kommet halvveis i valgperioden. Det må også gis mulighet for å rokkere/bytte komite halvveis i perioden. Opplæringsprogram for folkevalgte. Rollen som folkevalgt er kanskje noe av det viktigste å ta tak i når en starter perioden som folkevalgt. Rollen er svært sammensatt. Som folkevalgt har en både en ombudsrolle, en styringsrolle, herunder arbeidsgiverrollen og en lederrolle. I forbindelse med oppstart av ny valgperiode må det utarbeides et opplæringsløp for de nye representantene. En slik opplæring må være obligatorisk for representantene. Dette for at en skal bli kjent i sin rolle som folkevalgt, og hvordan en kan bruke de politiske arenaene som arbeidsform for å løfte inn politiske saker for drøfting og beslutning. I dette arbeidet vil opplæring stå sentralt, og arbeidsgruppen vil foreslå følgende opplæringsprogram: - Kommunepolitikk - oppdraget og rammebetingelsene - Kommunen som samfunnsutvikler og tjenestetilbyder - Folkevalgtes styringsinstrumenter - Dialog med innbyggerne - Roller og etikk - Folkevalgtes forhold til administrasjonen Etter konstituering inviterer ordfører gruppelederne og komitelederne til en drøfting av roller, forventninger og hvilke muligheter den enkelte komite har for å sette politisk dagsorden. Det gjennomføres opplæring av bystyrets medlemmer for å ivareta ombudsrollen på best mulig måte. Det settes av 3 til 4 kvelder for slik opplæring. Her benyttes både interne og eksterne krefter. Etter at bystyrets opplæring er avsluttet, gjennomføres det egen opplæring for bystyrekomiteene samlet. Det settes av 2 3 kvelder til slik opplæring. Det legges opp til at opplæringen følges opp gjennom hele valgperioden. Opplæringen starter umiddelbart etter at bystyret har konstituert seg, og det foretas en evaluering når en har kommet halvveis i perioden. Frikjøpsordning for gruppelederne. Arbeidsgruppen har tatt utgangspunkt i den frikjøpsordning som Fredrikstad kommune praktiserer. Hensikten med frikjøp av politikere er ønsket om å styrke arbeidet i bystyregruppene, samt å gi gruppeleder anledning til å ivareta sin koordinatorrolle på best mulig måte. Arbeidsgruppen forslår frikjøpsordning for gruppelederne:

6 For å lette arbeidet for de folkevalgte i Drammen kommune, anbefaler utvalget at det stilles til disposisjon inntil 3,6 årsverk som fordeles med 20% ressurs pr parti. Deretter fordeles 7,5% stilling pr. mandat overskytende det tredje mandatet. Det settes et tak på maksimalt 100% pr parti. For de partier som har minimum 80% ressurs innvilges full frikjøpsressurs, og det utbetales ingen andre godtgjørelser. For de gruppelederne som har mindre enn 80% frikjøp utbetales det møtegodtgjørelse etter kl 17, begrenset oppad til 70,3% av ordførers godtgjørelse. Gruppelederne avlønnes med 70,3% av ordførers godtgjørelse i sin prosentandel. Det forutsettes at fordelingen av frikjøpsressurser gjelder for hele valgperioden. Økonomiske forutsetninger. Arbeidsgruppen anbefaler at det ikke blir foretatt endringer i dagens godtgjørelsesreglement og at dette blir videreført for valgperioden med unntak av de foreslåtte endringer i saken. Den foreslåtte frikjøpsordningen for gruppelederne vil bety en merutgift pr. år på 1,5 millioner kroner. I tillegg kommer utgifter til pensjon. I beregningen er reduserte godtgjørelser m.v. tatt inn. Behandling. Et mindretall i arbeidsgruppen bestående av Arbeiderpartiet, Fremskrittspartiet og Sosialistisk Venstreparti ønsker at hovedutvalgsmodellen skal innføres for valgperioden Arbeidsgruppen slutter seg enstemmig til punktene fra to til og med syv. Vedlegg: Arbeidsgruppens rapport