Program for folkevalgtopplæring for bystyret, bystyrekomiteene og øvrige sentrale utvalg.

Transkript

1 Dato: 28. september 2011 BEBY /11 Bergen bystyre Program for folkevalgtopplæring for bystyret, bystyrekomiteene og øvrige sentrale utvalg. BITE BYST Hva saken gjelder: Bystyredirektøren legger med dette fram forslag til program for folkevalgtopplæring for valgperioden Programmet omfatter bystyret, bystyrekomiteene og heltidspolitikerne. Bystyregruppenes gruppesekretærer vil få egen opplæring. Opplæring for øvrige utvalg vurderes særskilt. Opplæringsprogrammet er delvis bygd opp etter samme struktur som programmet for perioden Det er gjort noen endringer av innholdet på bakgrunn av erfaringer fra denne valgperioden. I den sammenheng har ikke minst tilbakemeldingene fra heltidspolitikerne og gjennomgang av evalueringene fra opplæringene vært viktige. Hovedvekten vil som tidligere være et program som tar for seg de viktigste sidene med det å være folkevalgt, med særlig vekt på spesielle forhold som gjelder i en parlamentarisk styrt kommune. Temamessig er det gjort noen justeringer i forhold til inneværende periode. I bystyreopplæringen har en prioritert erfaringsoverføring, systemforståelse og kunnskap og innsikt i kommunen som politisk organisasjon. Opplæringen for bystyret skal gi de folkevalgte innsikt og kompetanse på deres rolle som bystyrepolitikere og hvilket ansvar, forpliktelser og rettigheter som tilligger bystyrets medlemmer. Det legges opp til at en større del av opplæringen i reglement, fullmakter, fullmaktsforståelse og uformelle og formelle bestemmelser legges til bystyreopplæringen enn i denne perioden. Erfaringene fra denne perioden tilsier at det er lettere å avsette tid til fellesopplæringer enn til komiteopplæringen. I tillegg vil mer opplæring i et samlet bystyre gi et større felles rom for erfaringsdeling. For bystyrekomiteene vil en også prioritere erfaringsoverføring og systemforståelse, men da ut i fra komiteenes ståsted. I komiteopplæringen vil en særskilt prioritere aktiviteter og tiltak som gir økt innsikt og forståelse for komiteenes politiske tilsyns- og kontrollansvar. Erfaringen fra inneværende periode viser at en i komiteopplæringen må fokusere på videreføring og videreutvikling av gode systemer for politisk tilsyn og kontroll, innbefattet 1

2 arbeidet med årsbudsjett og årsregnskap/årsmelding. Alle komiteer skal gjennom en basisopplæring innenfor de fagområder de har ansvar for. Det legges opp til at heltidspolitikerne skal ha et eget opplegg som fokuserer på ledelse, lederskap og teambygging i forretningsutvalg og komiteer. Hvordan dette opplegget konkret skal se ut må tilpasses sammensetningen av heltidspolitikere etter valget. Deltakelse i basisopplæringen for bystyret og komiteene er obligatorisk på lik linje med møteplikten i de samme utvalgene. Forslag til innstilling til bystyret: Bystyret slutter seg til program for folkevalgtopplæring slik det framgår av saken. Roar Kristiansen Bystyredirektør Birgitte Teglgaard Rådgiver Vedlegg: Forretningsutvalgssak 165/11: Folkevalgtopplæring : Programutkast for samling nye representanter og oppstartssamling for det nye bystyret 11. og 12. november

3 Saksutredning: 1. Opplæringsprogrammet For hver valgperiode skal Bergen kommune ha et samlet opplæringsprogram for de folkevalgte. Programmet skal strekke seg over hele perioden. For valgperioden omfatter programmet bystyret, bystyrekomiteene, kontrollutvalget 1, heltidspolitikerne og bystyrepartienes gruppesekretærer. I folkevalgtopplæringen skal en både ivareta behovene til nyvalgte representanter og politikere med lang fartstid. På bakgrunn av tilbakemeldingene på denne periodens program foreslår bystyredirektøren å lage et mer omfattende opplegg for de nyvalgte representantene hele det første året i valgperioden. Det er kommet tilbakemeldinger fra representanter som har blitt faste representanter i løpet av bystyreperioden at noen kunne ønske seg et "nytt nybegynnertilbud" halvveis i perioden. I utgangspunktet skal også vararepresentanter være kalt inn til opplæringen, men poenget med behov for oppfriskning og at man får et større behov for opplæring som fast representant enn som vara, tas med i den videre vurderingen. Forslag til opplæringsprogram er bygd opp etter samme struktur som programmet for perioden Det er gjort en del endringer på bakgrunn av erfaringer fra inneværende periode, tilbakemeldinger fra heltidspolitikerne og svar som er kommet fra de folkevalgte gjennom spørreundersøkelsen som ble gjennomført i mars 11. (Oppsummering av folkevalgtopplæringen ). Erfaringen fra inneværende periode viser at både bystyret og bystyrekomiteene må fokusere på videreføring og videreutvikling av gode systemer for politisk tilsyn og kontroll, innbefattet arbeidet med årsbudsjett og årsregnskap/årsmelding. Det må dessuten brukes mer tid på temaene som gjelder reglementer og egenbestemmelser. 2. Bystyreopplæringen Bystyreopplæringen for perioden vil både i form og innhold basere seg på et opplegg som ikke avviker mye fra inneværende periode, selv om det vil bli noen endringer. Det legges opp til at bystyret skal ha to årlige samlinger de to første årene av perioden. Oppstartssamlingen er lagt til 11. og 12. november. Ettersom det legges opp til flere bystyresamlinger vil det også bli lagt vekt på variasjon i arbeidsformene på samlingene. I er det i hovedsak blitt brukt innledninger i plenumssamlinger i tillegg til noe gruppearbeid og "vrimling" der det ble tilbudt informasjon på ulike stands. I vil disse arbeidsformene bli brukt videre, men med sterkere fokus på gruppearbeid. I tillegg vil det bli brukt andre arbeidsformer, som casestudier og andre former for presentasjoner og gruppearbeid. Det blir et eget opplæringsopplegg for de nyvalgte representantene i bystyret. Første introduksjonsseminar er lagt til 31. oktober. Det bør vurderes om det skal gis tilbud om en 1 For kontrollutvalget vil det bli laget et eget opplæringsprogram, men betydelige deler av bystyreopplæringen og noe av komiteopplæringen, vil også være relevant for kontrollutvalgets medlemmer. 3

4 repetisjon av denne opplæringen halvveis i perioden til representanter som er blitt faste i løpet av denne tiden. I bystyreopplæringen vil det bli lagt stor vekt på erfaringsoverføring, systemforståelse og kunnskap og innsikt i kommunen som politisk organisasjon. Opplæringen for bystyret skal gi de folkevalgte innsikt og kompetanse på deres rolle som bystyrepolitikere og hvilket ansvar, forpliktelser og rettigheter som tilligger bystyrets medlemmer. Hvilke tema som skal fokuseres mest og hvordan opplæringen skal skje er ikke detaljert og avgjort endelig på nåværende tidspunkt. Det er likevel fornuftig å allerede nå identifisere hva som vil være sentrale og gjennomgående tema i hele eller deler av valgperioden. Sentrale og gjennomgående tema grupperes i følgende hovedområder : a. Den kommunale organisasjon (formell oppbygging, forholdet forvaltning politikk tjenester o.l) b. Lovverk og egenbestemmelser (kommunelov, forvaltningslov, lover og regler for folkevalgte o.l) c. Etikk og habilitet d. De folkevalgtes rettigheter, ansvar og plikter e. Parlamentarisme som system (formelle prinsipper og uformelle kjøreregler, forholdet opposisjon og posisjon mv. ) f. Fullmaktene (arbeidsdelingen mellom bystyret og byrådet) g. Kommunale rammebetingelser (økonomi og budsjettarbeid) h. Politiske roller og rolleforståelse i. Demokratiutvikling j. Styring i offentlig sektor med spesiell vekt på politisk styring og hva som er bystyrets rolle og oppgaver k. Kommunalt eierskap l. Særskilte bypolitiske temaer og andre tema vurderes underveis. Punktene c og i har tidligere stått både som tema for bystyreopplæringen og for komiteopplæringen, men det er nå foreslått at de hovedsakelig tas inn som en del av bystyreopplæringen. Dette er tema som det kan være nyttig å diskutere i ett større forum for å få en god erfarings - og ideutveksling og der det også kan være et poeng å kunne sette sammen ulike grupper for å diskutere det og trekke inn ideer fra flere komiteer. I tillegg til de temaene som også tidligere har stått sentralt i bystyreopplæringen vil det, som sagt, bli foreslått at noen tema flyttes fra komiteopplæring til bystyreopplæringen: * Komiteenes rolle i det politiske systemet, både overfor bystyret og i forhold til byrådet/byrådsavdelingen. Dette vil man fokusere på blant annet ved at reglementer og fullmakter som er styrende for komiteene blir tatt som tema i flere samlinger. Inn i dette temaet kommer også komitemedlemmenes rettigheter og plikter. 4

5 * Komiteenes arbeidsformer vil bli et tema i bystyreopplæringen det første året og senere i komiteopplæringen. Slik ønsker man å sikre en felles forståelse og erfaringsdeling i forhold til komitearbeidet, samtidig som komiteene skal ha mulighet til å vektlegge sine egne preferanser i sitt arbeid. 3. Komiteopplæringen Bystyrekomiteene utgjør en vesentlig del av det parlamentariske styringssystemet. Det er en klar intensjon at de politiske diskusjonene og avklaringene skal finne sted i komitemøtene, slik at komiteenes behandling av politiske saker blir reelle. Komiteopplæringen skal bidra til at komiteene arbeider aktivt og selvstendig innen de saksområdene de er delegert ansvar, slik at de får en funksjon som politiske verksteder. Komiteene skal også få en god og systematisk opplæring innen de fagområder de har ansvar for. Det legges opp til en opplæring som går over hele perioden, men med størst omfang i perioden Erfaringene fra de to siste periodene har vært at den felles grunnleggende basisopplæringen for bystyrekomiteene ikke har blitt gjennomført i det omfang som opprinnelig var tenkt. For foreslås det derfor å legge opp til flere bystyresamlinger. En del tema som tidligere er blitt lagt til komiteopplæringen er derfor nå foreslått flyttet til bystyreopplæringen. Alle komiteene har gjennomført en god og omfattende fagopplæring gjennom hele perioden, selv om omfanget har variert komiteene imellom. Følgende områder bør vektlegges i kommende periode: 1. I inneværende periode er det blitt en økende forståelse for komiteenes ansvar og rolle i forhold til politisk tilsyn og kontroll. For å få en fortsatt god utvikling av dette området, vil folkevalgtopplæringen ha et sterkt fokus på komiteenes tilsyn- og kontrollfunksjon også i neste periode. 2. Komiteenes arbeidsformer vil også bli et viktig tema i folkevalgtopplæringen. Resultater fra spørreundersøkelsen om komitedrift vil være med å danne grunnlaget for hvilke områder innen komitedriften som må få ekstra oppmerksomhet i folkevalgtopplæringen. Det er foreslått at komiteenes arbeidsformer blir en del av bystyreopplæringen. 3. Alle komiteene skal ha et faglig opplæringsprogram som strekker seg gjennom hele valgperioden. Komiteene har selv ansvar for å utforme og vedta eget program. Alle komiteer skal gis en obligatorisk basisopplæring også når det gjelder fagområdene de har ansvar for. Basisopplæringen vil omfatte lovverk, status, utviklingstrekk og utfordringer på de fagfelt som komiteene har ansvar for. Denne opplæringen må komme tidlig i valgperioden (2011/2012). Sentrale og gjennomgående tema for komiteene grupperes i følgende hovedområder : a. Lovverk og egenbestemmelser som regulerer komiteenes aktiviteter (reglementer, fullmakter mv.) b. Politisk styring (politisk tilsyn og kontroll, komiteenes arbeid med årsbudsjett/økonomiplan, årsregnskap og årsberetning mv. ) c. Komitedrift (møteledelse, intern organisering, høringer, arbeidsgrupper, befaringer og reiser) 5

6 d. Fagopplæring Alle komiteer skal gjennom et basisprogram som dekker punktene a d. Dette tas dels i oppstarten, dels vil det bli gjentatt og utdypet de påfølgende år, men mest i Det legges opp til at alle komiteene skal ha minst to årlige samlinger som håndterer disse temaene på en eller annen måte. Alle komiteene vil hver for seg få ansvar for å lage et samlet opplæringsprogram innenfor egne felt som går over hele valgperioden. Dette er leder og nesteleder (eventuelt AU) ansvarlig for sammen med den enkelte komitesekretær. For alle komiteenes vedkommende må det defineres inn noen minimumskrav til hva komiteene skal ha av opplæring og hvordan dette skal gjøres. 4. Studieturer Hver komite bør i løpet av valgperioden gjennomføre en studietur til utlandet som omfatter hele komiteen. Studieturen skal bidra til en ekstra fordypning i et tema som er særlig relevant i komitearbeidet. Komiteene bør i forkant fastsette klare mål for studieturen og være tydelig på hvilke temaer som ønskes belyst. Temaene bør også ha en overføringsverdi til lokale forhold. Studieturen bør gjennomføres relativt tidlig i valgperioden (2012/2013). Øvrige studieturer (innenlands) gjennomføres på samme måte med utgangspunkt i klare mål og tema som er tydelige, relevante og har en lokal overføringsverdi. Bystyret behandlet i møte , sak spørsmålet om komitereiser og vedtok blant andre, følgende retningslinjer: 1. Alle tjenestreiser/studiereiser, hvor bystyrekomiteen reiser som gruppe skal godkjennes av Forretningsutvalget. 2. For alle tjenestreiser/studiereiser hvor bystyrekomiteen, helt eller delvis, reiser som gruppe, fremlegges det sak for Forretningsutvalget, hvor det redegjøres for reisens formål, program og kostnadsoverslag. 8. Etter komitereiser skal kursmateriale og referat fra reisen distribueres til egen komite og Forretningsutvalget. 9. Kursmateriale og referat fra enkeltmedlemmers reiser skal distribueres til komiteleder og ordfører. I bør det legges større vekt på at reiser skal ha overføringsverdi og at det skrives rapporter og holdes orienteringer om erfaringene fra reisene. 6. Grunnopplæring for heltidspolitikere Bystyredirektøren anbefaler at det utarbeides et lederutviklingsprogram som går over hele valgperioden, men med størst omfang de to første årene (2012/2013). Målsettingen er å etablere en felles plattform for heltidspolitikerne/forretningsutvalget. Hvordan dette opplegget konkret skal se ut må tilpasses sammensetningen av heltidspolitikere etter valget. 7. Egne samlinger for komiteledere og komitenestledere Det foreslås å ha årlige samlinger ( ) for komiteledere og komitenestledere slik at en kan ta opp felles spørsmål og problemstillinger og ha en erfaringsutveksling på tema knyttet til politisk ledelse, komitedrift og forholdet bystyret - komiteer. 6

7 8. Bystyregruppenes gruppesekretærer Det foreslås å legge opp til en egen gjennomgang/opplæring med bystyregruppenes gruppesekretærer. Den første gjennomgangen tas i starten av valgperioden (2012) og følges opp med årlige samlinger. 9. Representasjon Det foreslås opplæring i de ulike rollene, oppgavene og pliktene som ordfører/varaordfører, kommunalrådene og eventuelle andre i bystyret organer, har på vegne av Bergen kommune i kontakten ut over kommuneorganisasjonens grenser, både nasjonalt og internasjonalt. Det vil dreie seg om representasjonsoppgavene, representasjonsreglement og ansvar, rettigheter og plikter i tilknytning til utførelsen av disse oppgavene. Det vil også være relevant å ta en gjennomgang på ansvars- og oppgavedelingen mellom bystyre- og byrådssiden. Opplæringen tas i starten av perioden (2012/2013). Språkopplæring vil vurderes. 10. Internasjonalt samarbeid Det anbefales også at det utarbeides et eget opplæringsopplegg knyttet til temaene internasjonalisering og internasjonal kontakt/samarbeid. I et slikt opplegg vil en både ta opp den kommunale politikk og strategi på dette området, bystyrets organers rolle og hvilke tiltak og aktiviteter som skal prioriteres. Opplegget rettes i første rekke mot forretningsutvalget. 11. Samarbeid med byrådet/byrådsavdelingene Det foreslås et tettere samarbeid med byrådet og byrådsavdelingene både når det gjelder opplæring og erfaringsdeling. I de tidligere periodene har byrådsavdelingene vært invitert til å holde opplæringer for bystyrepolitikerne og byrådene har blitt invitert til å delta på opplæringene. Dette er et samarbeid som bør fortsette og som bør styrkes. Selv om Bergen kommune har valgt et parlamentarisk system er det viktig å bygge en felles plattform og forståelse som systemet kan utvikle seg innenfor. For perioden bør det vurderes et tettere samarbeid mellom komiteledere/nestledere/byråder/administrativ ledelse i byrådsavdelingene. Samarbeidet kan gå på å delta tettere i planlegging av opplæring, men også å drive erfaringsdeling og gjensidig opplæring. 12. Gjennomføringen Bruk av erfarne bystyrepolitikere For kommende periode anbefales det at deler av opplæringen gjør nytte av egne, lokale krefter, for eksempel nåværende eller tidligere bystyrepolitikere med lang fartstid i bergenspolitikken. Ved å bruke politikere som vet hvor skoen trykker kan det være lettere å få en god overføring av kunnskap til de nyvalgte representantene. Den kompetansen de erfarne folkevalgte besitter kan med fordel nyttes både i forhold til introduksjonsopplæringen og i forhold til utvalgte temaer senere i opplæringsløpet. 7

8 Andre foredragsholdere Det vil også være behov for at det hentes inn foredragsholdere fra andre kommuner eller forvaltningsnivåer, fra forskningsmiljø og andre miljø, avhengig av hvilke tema som står på dagsorden. Samarbeid med byrådssiden Det legges opp til at utvalgte temaer dekkes inn og belyses gjennom et samarbeid med byrådssiden. Dette gjelder både opplæringen for bystyret og komiteene. Byrådssiden vil bli involvert i områdene lovverk, fagopplæring, arbeid med årsbudsjett, årsberetning og årsregnskap, samt politisk tilsyn og kontroll. Også på tema som styringssystem, kommunal organisering, fullmakter mv. vil det være aktuelt å utarbeide opplegg i samarbeid med byrådssiden. Her er det foreslått et tettere samarbeid enn i tidligere perioder, både når det gjelder planlegging av opplæring og gjensidig opplæring, særlig på ledernivå. 13. Samarbeid med KS Prosessveileder Bystyrets kontor har innledet et samarbeid med KS om deler av opplæringsprogrammet. I oppstarten av perioden kan KS stille med prosessveileder i tre dager. Eventuell bruk av prosessveileder videre i valgperioden avtales nærmere med KS. 14. Obligatorisk opplæring Basisopplæringen som omfattes av opplæringsprogrammet er obligatorisk for de faste medlemmene og de vararepresentantene som blir kalt inn. Det vil foreligge innkalling på lik linje med møter i de politiske utvalg. I tidligere perioder har det vært innkalt halvparten så mange vararepresentanter som representanter til bystyreopplæringene. Erfaringene fra de to siste periodene er at mange vara i løpet av valgperioden må regne med å bli innkalt til bystyremøter og ofte på relativt kort varsel. Derfor foreslås det at vararepresentanter innkalles i samme omfang som tidligere til felles bystyresamlinger. Det vil bli registrert fremmøte på alle bystyreopplæringene i perioden Representanter mottar honorar for gjennomført obligatorisk opplæring i henhold til honorarreglementet. Det er kun opplæring som inngår i folkevalgtopplæringsprogrammet som er honorarberettiget. Bystyrekomiteene avgjør selv utformingen av opplæringsprogram innen eget ansvarsområde. Det vil her være en blanding av seminarer, befaringer og forelesninger om utvalgte temaer. Den enkelte komite må selv ta stilling til om deler av denne opplæringen skal være frivillig. 8

9 15. Oppsummering av erfaringer/evaluering For å få et best mulig grunnlag for videreutvikling av opplæringsprogrammet, vil deltakerne på bystyre- og komitesamlingene gis mulighet til å gi tilbakemeldinger ved bruk av enkle spørreskjemaer. Før utløpet av kommende valgperiode tar en sikte på en bredere evaluering av folkevalgtopplæringsprogrammet