Oppdragsgivers kravspesifikasjon

Transkript

1 Oppdragsgivers kravspesifikasjon Innhold 1 OVERORDNET BESKRIVELSE AV BEHOV, RAMMEBETINGELSER OG FORMÅL Krav til besvarelsen Bakgrunn og formål med anskaffelsen LEVERANSEOMFANG KRAV TIL LEVERANSEN Gjennomføring av oppdraget Bestillingsrenhold Tjenester som er unntatt fra tilbudet Krav til ytelsen Krav til personell PRISER Regelmessig renhold Bestillingsrenhold TABELLER Renholdsbehov Kvalitetsprofiler Funksjonskrav... 8 Side 1 av 8

2 1 Overordnet beskrivelse av behov, rammebetingelser og formål 1.1 Krav til besvarelsen Denne spesifikasjon spesifiserer Oppdragsgivers krav til funksjon, ytelse og grensesnitt som leveransen må imøtekomme. Hele forespørselen er å anse som krav det skal ageres på. Dette betyr at oppdragsgiver forutsetter at leverandør setter seg inn i alle deler av forespørselens dokumenter. Tilbyderen bes om å gi en god og detaljert beskrivelse av tilbudet slik ytelsen tilbys, og i samsvar med kravene i denne kravspesifikasjonen. Alt materiale skal være relevant og direkte relatert til forespørselen. Generelle brosjyrer og oversikter ønskes ikke vedlagt, med mindre de har klar relasjon til besvarelsen. Relevant materiale skal fortrinnsvis oppgis kun en gang, slik at tilbudet blir lesevennlig. Alt materiale skal identifiseres entydig, primært med tilbyders navn og versjonsnummer 1.2 Bakgrunn og formål med anskaffelsen Anskaffelsen gjelder kvalitetsstyrt renholdstjenester til Oppdragsgiver. Formålet med anskaffelsen er kostnadseffektivt å dekke behovet for renholdstjenester. 2 Leveranseomfang Oppdragsgiver ønsker tilbud på daglige kvalitetsstyrt renholdstjenester i sine lokaler slik det fremkommer av konkurransegrunnlaget med tilhørende vedlegg. Beskrivelser/omfang av renholdsareal (rom, antall m 2, type belegg mm), fremgår av Vedlegg 3 - Renholdsbehov, og tegninger over våre lokaler på Adamstuen. Leverandøren skal utføre behovstilpasset renhold i samsvar med beskrivelser, synlige og målbare kvalitetsmål, iht. NS-INSTA 800. Oppgitte vurderingsfrekvens for kvalitetsstyrt renhold slik de fremkommer i tabellene Vedlegg 3 - Renholdsbehov og generell Kvalitetsprofil, ref pkt.5.2 nedenfor, er antatt å være et minimum som er nødvendig for å sikre godt renhold hos Oppdragsgiver. Leverandør skal vurdere renholdsbehov som en del av renholdsplan, se pkt , og gi Oppdragsgiver tilbakemelding på behov i sin renholdsplan. Arbeidet skal omfatte: Rengjøring av gulv, inventar, vegger og himling, opp til 2,20 meter over gulvet, jf. definisjoner i NS-INSTA 800. Innvendige glassvegger Inngangsdører til Mattilsynets lokaler Tømming av avfallsbeholdere, både restavfall og papir i fellesareal Etterfylling av sanitærartikler på sanitærrom En oversikt over funksjonskrav for rengjøringsrelaterte serviceoppgaver som skal utføres i forbindelse med regelmessig renhold er identifisert i pkt I Kontrakten ligger det en fleksibilitet for Oppdragsgiver ift. reduksjon/økning av renholdsareal og renholdskvalitet. Nødvendige endringer kan forårsakes av bl.a.: o Utvidelse/reduksjon/ombygging av areal i eksisterende lokaler o Reduksjon/økning ift. renholdskvalitet Side 2 av 8

3 3 Krav til leveransen 3.1 Gjennomføring av oppdraget Renholdet skal være kvalitetsstyrt og utføres regelmessig, i henhold til NS-INSTA 800 Kvalitetsprofil. Se pkt Gjennomføringen skal skje etter Vedlegg 3 Renholdsbehov for å sikre Kvalitetsstyrt renhold på denne lokasjon. Leverandøren skal utarbeide en renholdsplan som skal gjennomføres i hele avtaleperioden i forbindelse med oppfølging av oppdraget, ref pkt Oppdragsgiver vil for denne lokasjon sørge for garderobe-/toalettforhold, oppbevaringsmuligheter for utstyr og rekvisita. Det vises i denne sammenheng til befaring som gjennomføres i forkant av tilbudsfrist. Oppdragsgiver sørger for å utstede/utlevere adgangskort og nøkler som er nødvendig. Ved opphør av arbeidsforhold skal alle nøkler og adgangskort leveres uoppfordret tilbake til oppdragsgiver. Leverandøren er ansvarlig for å erstatte bortkomne nøkler/nøkkelkort. Ved tap eller misbruk av høyt graderte nøkler/nøkkelkort må Leverandøren dekke omkostningene ved skifte av låsesystem og kostnader i denne forbindelse. Se også pkt. 14 i Avtale om renholdstjenester. Renhold av kontorer og fellesområdene skal utføres mellom kl. 08:00 og 15:00. Avvik, f.eks. ved bestillingsrenhold, skal avtales spesielt. Leverandøren er forpliktet til å delta på brann- eller andre beredskapsøvelser og å følge gjeldende rutiner ved evakuering e.l. situasjoner, uten ekstra vederlag utover det som er tilbudt som fast månedspris. 3.2 Bestillingsrenhold Bestillingsrenhold vil bli utført i perioden avtalen gjelder for. Se presiseringer i prisskjema. Vinduspuss, innvendig og utvendige av fasadevinduer, boning av gulv og rens av møbler vil for denne lokasjon bli bestillingsrenhold. 3.3 Tjenester som er unntatt fra tilbudet Regelmessig renhold omfatter ikke rengjøring av funksjonsflater på elektronisk utstyr og kontormaskiner. Med funksjon menes for eksempel tastatur, front på PC-skjermer, bryterpanel på maskiner. Regelmessig renhold omfatter heller ikke overflater over himling, inne i lukkede skap, gjenstander og dokumenter som oppbevares på inventar- og gulvoverflater, pyntegjenstander, planter, kunst og andre personlige gjenstander og utstyr som tilhører brukeren av lokalet. 3.4 Krav til ytelsen Renholdsplaner Basert på de oppgitte Renholdsbehov og Kvalitetsprofil skal tilbyder utarbeide en skisse til Renholdsplaner for oppdraget. Side 3 av 8

4 Etter oppstart og nullstilling, skal Leverandør utarbeide en revidert Renholdsplan for oppdraget. Renholdsplanen skal godkjennes av Oppdragsgiver som også har eiendomsrett til renholdsplanen, og har rett til å benytte den ved andre anledninger. Det skal foreligge arbeidsinstrukser i forhold til renholdsplan Kvalitet Utført renhold skal holde avtalt kvalitet i henhold til NS-INSTA 800 «målesystem for vurdering av rengjøringskvalitet». Kvalitetsstyrt renhold, der kvalitet er iht. pkt. 5.2, er avgjørende for renholders arbeid og selvkontroll mht. kvalitet. Videre sikres kvaliteten gjennom kvartalsvise kontroller, se pkt Nullstilling Tilbyder vurderer om det er nødvendig å foretas nullstilling for dette oppdraget. Arbeidet med nullstilling skal foregå innenfor de første 14 arbeidsdager av oppdraget, og etter en arbeidsplan satt opp av Oppdragsgiver og Leverandør i fellesskap. Nullstilling danner grunnlag for revidert Renholdsplan, se pkt Innvendige glassvegger De innvendige glassvegger er inkludert i Vedlegg 3 Renholdsbehov Sanitærartikler Sanitærartiklene skal være av normalt god kvalitet og tilsvarende kvalitet som utlevert/vist på befaring. Vi viser til Vedlegg 6 Prisskjema, der fanen Sanitærartikler viser oversikt over dispensere på denne lokasjon. Oppdragsgiver vil ikke skifte ut dispensere i oppdragsperioden, og levering av sanitærartikler vil derfor måtte passe til dispensere på stedet. Leverandøren dekker alle kostnader til og leveranse av sanitærartikler som toalettpapir, håndklepapir og toalettsåpe. Alle sanitærartikler spesifiseres på faktura Matter i bygg 22 Mattilsynets resepsjon, 1. etg.: 1 rød matte/løper, ca 250 x 70 cm. I gangen, 1. etg.: 2 stk. matter, ca 120 X200 cm. Alle matter leveres mot et kjøretillegg og byttes samtidig 1 gang hver måned. Kostnad for matter inkl. kjøring fremkommer som egen linje på faktura. For utskifting av matter etter annen frekvens, vil Mattilsynet gjøre eget avrop Miljøkrav Leverandøren er forpliktet til bare å bruke miljøvennlige produkter og bidra til et godt innemiljø hos Oppdragsgiver. Renholdstjenesten skal være Svanemerket eller oppfylle kriteriene for tilsvarende merkeordning. Sertifikater vedlegges. Leverandøren skal ha systemer for dokumentasjon og oppfølging av kjemikalieforbruk. Det settes også krav til opplæring i bruk og dosering. Leverandøren pålegges å ha system for håndtering av avfall. Dette skal dokumenteres med tjenestesertifikater eller annen relevant dokumentasjon. Side 4 av 8

5 Rengjøringsmidler skal alltid oppbevares i original forpakning, og beholdere med rengjøringsløsninger skal også merkes med innhold. Produktdatablad skal være tilgjengelig på oppdragsstedet Kvalitetssikring Tilbydere må ha dokumenterte rutiner for vikartjeneste, egenkontroll, stikkprøvekontroll og oppfølging i forhold til Oppdragsgiver. Alle vikarer må tilfredsstille samme krav som i pkt. 3.5 og alle skal godkjennes av Oppdragsgiver på forhånd. Det vil etter 2 måned bli gjennomført en kontroll i henhold til NS-INSTA 800 for å se at tilbudt tjeneste er iht. Oppdragsgivers forventning. Evt. oppfølging i etterkant avtales. Ved behov for ekstern bistand kan en nøytral part leies inn, dersom en av partene mener det er behov for det. Andre kontroll vil foregå 6 måneder etter oppstart. Deretter hvert kvartal hhv. tre visuelle kontroller og i 4. kvartal en kontroll med måleinstrumenter. Leverandøren er ansvarlig for å avtale kontroller i god tid, og Oppdragsgivers representant skal delta på NS-INSTA 800 kontroller Maskiner, materiell og renholdsprodukter Leverandøren skal benytte nødvendige og hensiktsmessige utstyr for å utføre renholdet på en god og effektiv måte. Leverandøren er selv ansvarlig for å stille nødvendige utstyr til disposisjon. 3.5 Krav til personell Renholdsarbeidet skal utføres og ledes av kvalifisert personell. Personellet som benyttes i den løpende utførelsen av tjenesten skal ha fått nødvendig opplæring i moderne renhold. Det er ønskelig at tilbudte renholdere har godkjent fagbrev i renholdsoperatørfaget. Vi ønsker konkret beskrivelse av kompetansen og erfaringen til tilbudt renholdsteam. Leverandør må dokumentere rutiner og omfang av opplæring av renholdere. Renholdspersonalet skal under utførelse av arbeid bære funksjonelle klær med logo fra sin arbeidsgiver. Alle renholdere som benyttes må ha godkjent HMS-kort fra leverandøren, og dette må bæres på jobben Leverandør skal ha ansvarlig arbeidsleder med ledererfaring som forestår tilsyn med arbeidets utførelse. Denne personen må være daglig tilgjengelig for kontakt. Det er ønskelig at arbeidsleder har fagbrev i renholdsoperatørfaget Renholdspersonalet har ansvar for å holde orden i egne lokaler, og renholdsutstyret skal til enhver tid være presentabelt Ansatte hos leverandør som vil få administrativ og operativ tilknytning til tjenesten har taushetsplikt og må kunne undertegne erklæring om dette Det stilles krav om at leverandørens ansatte med administrativ og operativ tilknytning til tjenesten må kunne sikkerhetsklareres. Side 5 av 8

6 3.5.6 Ansatte hos leverandør skal kunne kommunisere tilfredsstillende på norsk (muntlig eller skriftlig) som nødvendig for utførelse av oppdraget Leverandøren er ansvarlig for opplæring i tjenestene ut over den innføring i lokale forhold som gis av Oppdragsgiver ved oppstart av avtalen. Leverandørens opplæring skal i tillegg til innføring i å utføre behovstilpasset renhold med kvalitetsmål også omfatte kundebehandling og faglig kunnskap vedrørende daglig utførelse av tjenestene. Leverandøren skal sørge for at medarbeiderne og Oppdragsgivers kontaktpersoner får relevant informasjon om behovstilpasset renhold med kvalitetsmål, NS-INSTA Priser Alle priser skal oppgis i Vedlegg 6 - prisskjema. Det skal ikke endres på dette formatet, men tilbyder kan skrive inn kommentarer i kommentarfeltet i prismatrisen. Allmenngjøringsforskriften sikrer de ansatte i renholdsvirksomhetene korrekte lønns- og arbeidsvilkår. Det er et krav at denne følges, og en bekreftelse på dette skal vedlegges tilbudet. Denne forskriften gjelder også evt. underleverandør. 4.1 Regelmessig renhold Priser eks mva. skal gis per måned. Inkludert i pris skal oppgis alle nødvendige ressurser for å få gjennomført renholdet, slik som personell, vaskemidler og påfylling sanitærartikler. Se punkt i Avtalen om renholdstjenester. Det skal oppgis antall timer som beregnes brukt på daglig renhold, både for renholder og ansvarlig leder/kontaktperson for oppdraget. 4.2 Bestillingsrenhold Det skal oppgis pris for uttak av bestillingstjenester slik det fremgår av prisskjema. 5 Tabeller 5.1 Renholdsbehov Det henvises til Vedlegg 3 Renholdsbehov for de ulike etasjer. Side 6 av 8

7 5.2 Kvalitetsprofiler Renhold iht Kvalitetsprofiler Kvalitetsprofil Profil A (Orange) Profil A (Orange) Profil B (Gul) Profil B (Gul) Profil C (Grønn) Profil C (Grønn) Profil D (Blå) Profil F (Fiolett) Fasilitet/type rom/areal Toaletter/sanitærrom Dusj og garderobe/vaskerom Kjøkkenområde Møterom Resepsjon og sittegrupper Fellesområde som ganger og trapper Kontorer Arkiv/kopi og lager Side 7 av 8

8 5.3 Funksjonskrav Funksjonskrav for rengjøringsrelaterte servicefunksjoner Regelmessig renhold Tømming av avfallsbeholder Etterfylling av toalettpapir Etterfylling av tørkepapir/rull Etterfylling av håndsåpe Være tom og uten utvendige flekker, også etter tilsynsrenhold (TR). Stå på plass med innstikkpose. Toalettrull + 1 reserverull skal være på plass på hvert toalett etter renhold. Minimum 10% igjen av papir/rullen etter renhold. Dispenser skal virke. Minimum 25% full etter renhold. Dispenseren skal virke Objektgrupper Oversikt over objektgrupper for Oppdragsgiver INVENTAR VEGG GULV Bord, stol Veggflater Gulvflater Reoler, skap, hyller Dører og dørhåndtak Gulvlister Toalettskål, urinal Dørkarmer Tepper Servant m/ batteri Kabelrenner Såpe og papirdispenser Lysbryter og stikkontakter Søppelkurv Innfelte speileflater Vinduskarmer i innvendige glassvegger Lister på vegger og rekkverk Lamper Innredningsglass Lamper nedhengt til 2,20 m over gulv Dusjvegger Side 8 av 8