Renholdstjenester Dronningensgt.2 AVTALEDOKUMENT. Avtaledokument. Domstoladministrasjonen 7485 Trondheim

Transkript

1 Avtaledokument Mellom Domstoladministrasjonen som Oppdragsgiver organisasjonsnummer: adresse: Domstoladministrasjonen 7485 Trondheim besøksadresse: Dronningens gt. 2, Trondheim og som Leverandør, organisasjonsnummer: adresse: er det inngått følgende avtale (heretter benevnt Avtalen ) i forbindelse med leveranse av renholdstjenester i Domstoladministrasjonens lokaler i Dronningensgt. 2: 1. Avtalens varighet Avtalens varighet skal være 2 to år, fra til Oppdragsgiver har rett til å forlenge avtalen på tilsvarende vilkår i ytterligere 2 år (1 år + 1 år). Oppdragsgiver har rett til å si opp Avtalen i kontraktsperioden med 6 måneders varsel 2. Kontraktssum Med kontraktssum menes det totale, faste årlige vederlaget (inkl. mva.) som oppdragsgiver skal betale for ytelsene i henhold til Avtalen. Kontraktssummen utgjør kr,- (inkl. mva) pr. år Øvrige prisbetingelser er inntatt i Prisskjemaet i Vedlegg 1 til Avtalen. Kontraktssummen er ikke gjenstand for regulering i kontraktsperioden med mindre forutsetningene for oppdraget blir vesentlig endret. 3. Leveransens omfang Renholdet skal generelt ha høy standard. Etter utført renhold skal kvaliteten tilfredsstille standard etter NS-INSTA 800:2006 VISUELL KONTROLL, tabell 5. Arealene som omfattes av tilbudet er ført opp på Renholdplanen som er inntatt i Vedlegg 2 til Avtalen. Dette angir romtype, gulvareal,

2 gulvtype og rengjøringshyppighet for de enkelte rom. Oppgitt renholdshyppighet er gjennomsnittlige verdier. Det forutsettes fleksibilitet med hensyn til renholdshyppighet. 4. Beskrivelse av arbeidets utførelse Det skal i den tid rengjøringen pågår, være en til stede som av leverandør er utnevnt til ansvarlig kontaktperson for oppdragsgiver, og som har daglige tilsyn med at arbeidets utførelse er godt nok. Renhold skal fortrinnsvis foregå mellom kl 0700 og kl Leverandør plikter omgående å etterkomme anvisninger fra oppdragsgiver vedrørende mangelfullt utført arbeid. Dersom manglene ikke kan rettes opp, skal partenes ansvarlige snarest utarbeide en felles rapport som signeres og danner grunnlaget for eventuelt fradrag i påfølgende faktura. 5. Rengjøring og overflatebehandling av gulv Gulvene rengjøres og behandles etter deres art og tilsmussing, slik at de er rene og at det oppnås et utseende av tilfredsstillende kvalitet. Det må ikke benyttes vaske-/bone-/voksmidler eller -maskiner som skader gulvbelegget. Det forutsettes at linoleumgulvene voksbehandles og at vokshinnen vedlikeholdes, slik at den til en hver tid er hel og gir en beskyttende hinne. Før voksbehandling skal gulvene rengjøres grundig, eventuelt oppskures. Flekkoljing av utsatte punkter på parkettgulvene inngår som en del av daglig renhold. Før slik behandling skal også gulvene rengjøres grundig. Gulvene på toalettene rengjøres grundig, spesielt ved urinaler. Gulvene skal om nødvendig gis den behandling som trengs for å oppnå en tilfredsstillende kvalitet. Midler og utstyr som bevirker at gulvene blir glatte må ikke benyttes. Det må i tilbudsfølgeskriv redegjøres for de metoder, utstyr og midler som er tenkt benyttet. 6. Rengjøring av inventar og innredning Følgende arbeid forutsettes utført: Tømming og rengjøring av returpapiresker, avfallsbøtter o.l.. Støvtørring/flekkfjerning av bord, stoler, skap, reoler, dører, karmer, lister og horisontale flater som lamper, toppflaten på garderobeskap, oppbevaringsskap, bokhyller mv. For øvrig forutsettes rengjort alt inventar samt fjerning av flekker på vegger opp til nåhøyde, som settes til 210 cm over gulvet. Flekkfjerning av alt innredningsglass og andre innvendige glassflater inngår i den vanlige rengjøringen. Vinduskarmer, rammer og lister skal rengjøres. Pussing av vinduer innvendig, samt pussing av alle innvendige glassflater skal 2 ganger i året (vår og høst). Pussing av vinduer utvendig skal utføres 2 ganger pr år (vår og høst) for etg., og hver måned i 1. etg.

3 Til rengjøring av dusjer, toaletter og urinaler benyttes et egnet rengjørings- og desinfeksjonsmiddel. Alt inventar og all innredning rengjøres og sanitærbokser tømmes daglig i tilviste bokser for risikoavfall. Renholdspersonalet foretar inspeksjon og oppfylling/utskifting av håndklær (tekstil/papir), toalettpapir og såpe - også på evt. andre rom enn toaletter. Disse artikler holdes av oppdragsgiver. 7. Kvalitetskontroll og avviksbehandling Kvalitetskontroll skal utføres 1 g/mnd. I løpet av et kalenderår skal minimum 4 av disse gjennomføres sammen med kunderepresentant. Ved avvik i kvalitet på leveransen gjelder de generelle regler som beskrevet i NS INSTA 800. I tillegg skal det gjennomføres 3 kontroller med 14 dagers intervall før normal frekvens for kontroll igjen benyttes. 8. Tillleggsarbeid Det kan avtales ekstraordinære periodiske rengjøringsoperasjoner eller andre ytelser som kan omfattes av kontrakten. Det skal benyttes timesats som avtalt. Leverandør har krav på varsel i rimelig tid før slike renholdsarbeider skal utføres. 9. Betalingsbetingelser Leverandør kan kreve avdrag av kontraktssummen etter hvert som arbeidet utføres. Avdragene skal betales hvert kvartal etter mottakelse av avdragsfaktura fra leverandør. Av fakturaen skal det fremgå avtalt kontraktssum og tidligere fakturerte avdrag. Fakturering av evt. tilleggsarbeid skal spesifiseres. Fakturaer blir betalt innen 45 dager etter at faktura er mottatt. Betaling skjer til en egen konto som disponeres av leverandør. 10. Varslingsplikt Partene skal skriftlig varsle hverandre umiddelbart om forhold som kan få betydning for gjennomføring av hele eller deler av leveransen, herunder forhold som innebærer at parten ikke kan overholde sine kontraktsforpliktelser. 11. Leverandørens plikter Leverandøren er forpliktet til å levere varer/tjenester som er beskrevet i Avtalen. Hvor Oppdragsgiver i sin forespørsel eller i Avtalen har oppgitt et funksjonskrav, innestår Leverandøren for at leveransen oppfyller disse kravene. For øvrig skal kvaliteten på leveransen samsvare med de opplysninger Leverandøren har gitt, og uansett ikke være dårligere enn det som er vanlig i bransjen. Leverandørens virksomhet skal i enhver henseende være i overensstemmelse med alle offentligrettslige krav som gjelder for virksomheten, herunder skal alle miljøkrav og sikkerhetskrav overholdes. Leverandøren skal sørge for at tjenester som leveres i henhold til Avtalen, til enhver tid er i overensstemmelse med slike regler. Oppdragsgiver poengterer spesielt viktigheten av lønns og arbeidsvilkår for de som utfører tjenestene. Ved forespørsel

4 skal oppdragsgiver gis innsyn for å kontrollere at leverandøren tilfredsstiller de krav som fremkommer av FOR nr 112: Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter, jf konkurransegrunnlaget punkt Reklamasjoner Den part som vil påberope seg at den annen part har misligholdt Avtalen, må gjøre dette innen rimelig tid etter at misligholdet ble eller burde blitt oppdaget. Dersom det ikke reklameres i tide, tapes retten til å gjøre gjeldende misligholdsbeføyelser, med mindre den annen part har utvist grov uaktsomhet eller forsett. Reklamasjonsfristen er uansett ikke lenger enn 3 år. 13. Leverandørens mislighold Dersom det foreligger mangler, forsinkelser eller andre mislighold av kontraktsforpliktelsene fra Leverandørens side, har Oppdragsgiver rett til å kreve én eller flere av følgende misligholdsbeføyelser: 13.1 Avhjelp Oppdragsgiver kan kreve at Leverandøren vederlagsfritt avhjelper mangler som påberopes innen den frist som følger av pkt. 11. Avhjelp kan blant annet skje ved utbedring, omlevering eller tilleggslevering, slik at leveransen blir i samsvar med det avtalte. Arbeidet med å avhjelpe mangler skal påbegynnes og gjennomføres uten ugrunnet opphold etter at mangelen er oppdaget. Avhjelp skal skje uten vesentlig ulempe for Oppdragsgiver, innen rimelig tid og uten risiko for at Oppdragsgiver ikke får dekket sine eventuelle utlegg av Leverandøren. Hvis Leverandøren ikke vil foreta avhjelp, eller avhjelp er forsøkt uten å lykkes, har Oppdragsgiver rett til å engasjere tredjepart til å utføre avhjelp uten å innhente samtykke fra Leverandøren. Leverandøren plikter i så fall å dekke Oppdragsgivers utgifter ved avhjelp fra tredjepart Tilbakehold av ytelse og motregningsrett Ved mislighold fra Leverandørens side kan Oppdragsgiver holde hele eller deler av betalingen tilbake for å dekke krav som følge av misligholdet. Oppdragsgiver har rett til å få dekket ethvert krav som følge av misligholdet ved motregning i ethvert beløp Oppdragsgiver skylder Leverandøren Prisavslag Oppdragsgiver kan i stedet for å kreve mangel avhjulpet, eller ved mislykket avhjelp av mangler, kreve prisavslag som skal tilsvare den verdireduksjon mangelen har for Oppdragsgiver Heving Oppdragsgiver kan heve hele eller deler av Avtalen dersom misligholdet er av vesentlig betydning for Oppdragsgiver. Brudd på offentligrettslige regler anses alltid som vesentlig. Dersom Leverandørens økonomiske stilling eller andre forhold hos Leverandøren gjør det sannsynlig at Leverandøren ikke kommer til å oppfylle en vesentlig del av sine forpliktelser etter Avtalen, kan Oppdragsgiver heve kontrakten med mindre Leverandøren stiller betryggende sikkerhet for sin oppfyllelse. Oppdragsgiver kan alltid heve kontrakten dersom det åpnes gjeldsforhandlinger, akkord eller konkurs hos Leverandøren.

5 Avvik i kvalitet i 5 etterfølgende kvalitetskontroller (jfr. pkt. 7) skal også alltid regnes som vesentlig mislighold. 13.5Erstatning Oppdragsgiver kan kreve erstattet ethvert økonomisk tap som følge av misligholdet. Oppdragsgivers rett til erstatning faller ikke bort ved at Oppdragsgiver gjør gjeldende andre krav som følge av misligholdet. 14. Oppdragsgivers mislighold 14.1 Forsinkelsesrenter Dersom Oppdragsgiver ikke betaler rettidig, og dette ikke skyldes forhold hos Leverandøren eller force majeure, kan Leverandøren kreve forsinkelsesrenter etter den til enhver tid gjeldende rentesats i henhold til lov om renter ved forsinket betaling av nr. 100 eller lov som erstatter denne. Andre krav som følge av forsinket betaling kan ikke fremsettes Heving og erstatning Ved vesentlig betalingsmislighold kan Leverandøren heve avtalen med øyeblikkelig virkning og kreve erstatning for ethvert økonomisk tap som følge av misligholdet. Leverandøren kan ikke heve etter at forfalt vederlag er betalt, eller dersom vederlaget (eller deler av dette) holdes tilbake som følge av et omtvistet krav. 15. Force majeure Hendelser utenfor Oppdragsgivers eller Leverandørs kontroll (streik, lockout, brann, krig og andre ekstraordinære situasjoner som etter alminnelige regler må regnes som force majeure) suspenderer partenes forpliktelser så lenge hendelsen vedvarer. Dersom force majeuresituasjonen medfører at den interesse Oppdragsgiver har i leveransen bortfaller eller blir vesentlig redusert, kan Oppdragsgiver heve kontrakten uten erstatningsansvar. 16. Forsikring Leverandør skal ha ansvarsforsikring på vanlige vilkår. Forsikringen skal dekke erstatningsansvar for skade oppdragstaker og hans representanter kan påføre oppdragsgiver eller tredjemanns person eller ting i forbindelse med utførelsen av oppdraget. Forsikringssummen skal ikke være mindre enn 75 G for personskade og kr ,- pr. tingsskadetilfelle. Forsikringsbeviset skal ikke inneholde bestemmelser som reduserer oppdragsgivers rett til å kreve erstatning direkte fra forsikringsselskapet, eller som kan redusere oppdragsgivers krav på grunn av sikredes forhold etter at forsikringstilfellet er inntrådt. Forsikringsbeviset skal fremlegges for oppdragsgiver snarest etter at kontrakt er inngått. 17. Garanti Leverandør skal stille en samlet sikkerhet for oppfyllelse av sine kontraktsforpliktelser i kontraktsperioden.

6 Sikkerheten skal stilles som selvskyldnerkausjon fra bank, forsikringsselskap eller annen kredittinstitusjon. Kausjonsløftet fra garantisten skal rettes direkte til oppdragsgiver og skal ikke være begrenset på annen måte enn det som følger av bestemmelsene her. Sikkerheten for oppdragstakers kontraktsforpliktelser skal utgjøre 10 % av Kontraktssummen. Garantistens ansvar skal ikke være begrenset ved forbehold for eventuell manglende premiebetaling eller annet mislighold fra den som stiller sikkerhet. Garantiansvar kan ikke gjøres gjeldende av en part uten av denne annen part har fått rimelig frist til å rette de påklagede forhold. 18. Taushetsplikt Leverandørens ansatte og representanter har taushetsplikt om alle opplysninger som er unntatt offentlighet i medhold av lov, forskrifter eller instrukser som de får i forbindelse med utførelsen av oppdraget. 19. Kontaktpersoner for avtalen Leverandøren: Domstoladministrasjonen: Navn: E-post: Telefon: Navn: Sissel Roos E-post: sissel.roos@domstoladministrasjonen.no Telefon: Partene skal til enhver tid ha oppnevnt en fast kontaktperson for gjennomføringen av Avtalen. Ved eventuelle endringer av kontaktperson skal den annen part gis umiddelbart skriftlig varsel om dette. 20. Vedlegg Avtalen består av dette avtaledokumentet, samt følgende vedlegg som skal ugjøre en integrert del av Avtalen: 1) Prisskjema 2) Renholdsplan 3) Romprofilskjema med oversikt over objektgrupper 4) Oppdragsgivers konkurransegrunnlag (ikke vedlagt kontrakten) 5) Leverandørens tilbud (ikke vedlagt kontrakten) Ved eventuell motstrid mellom avtaledokumentet og vedleggene, skal avtaledokumentet gå foran. Ved eventuell motstrid mellom vedleggene, har de prioritet i den rekkefølge de er angitt ovenfor. 20. Tvister og tvisteløsning Tvister som springer ut av denne Avtalen skal søkes løst i minnelighet. Dersom en minnelig løsning ikke kan oppnås innen 30 dager, har hver av partene rett til å bringe tvisten inn for de ordinære domstoler til avgjørelse. Som verneting vedtas Trondheim tingrett.

7 Avtalen er utstedt i to 2 likelydende eksemplarer, og partene beholder hvert sitt. Avtalen trer i kraft når den er signert av begge parter. Sted/dato: Sted/dato: For Domstoladministrasjonen: For Leverandøren: Navn: Stilling: Navn: Stilling: