RENHOLDSTJENESTER DRAMMEN TINGRETT BILAG 1 OPPDRAGSGIVERS KRAVSPESIFIKASJON

Transkript

1 RENHOLDSTJENESTER DRAMMEN TINGRETT BILAG 1 OPPDRAGSGIVERS KRAVSPESIFIKASJON

2 Oppdraget Oppdraget gjelder renhold av Domstoladministrasjonens lokaler i Drammen, Drammen tingrett. Tinghuset består av to fløyer, høyblokken og rettssalsfløyen. Høyblokken består av 9 etasjer og en kjeller, men denne kontrakten omfatter kun deler av kjelleren, 1.etasje og 2.etasje og hele 3.etasje og 4.etasje. 1. etasje dekker begge fløyene, i tillegg kommer 2. etasje i rettssalsfløyen. Se renholdsplan i bilag 1b og tegninger i 1c for oversikt over hva som er omfattet av kontrakten. Bygget er fra 1962 og arealet som vil bli omfattet av denne avtalen er i underkant av 2800 m2. Overordnede krav til leveransen Oppdragsgivers frekvensoversikt med rom- og arealoversikt finnes i bilag 1b - Renholdsplan, Leverandør skal følge disse. Leverandør skal velge rengjørings- og vedlikeholdsmetoder ut fra overflatetype, overflatens beskaffenhet, smusstype, smussmengde, kvalitetskrav og miljøkrav. Det kreves metoder som gir lav arbeids- og miljøbelastning, og som gir kvalitet uten at overflatene skades. De metoder som blir beskrevet i dette dokumentet skal anses som veiledende. Det skal ikke benyttes renholdmidler som avgir skjemmende lukt ved bruk. Oppdragsgiver kan kreve at produkter blir fjernet og nye blir testet, dersom luktproblem oppstår. Ved støvsuging skal det benyttes støvsugere med HEPA-filter. Kvalitetsnivå Renholdet skal generelt ha høy standard. Renhold av slik standard er viktig for Oppdragsgiver, blant annet grunnet hensyn til brukere. I pkt. 5 nedenfor er det definert detaljerte kvalitetsmål for de enkelte objektene. Leverandør plikter omgående å etterkomme anvisninger fra oppdragsgiver vedrørende mangelfullt utført arbeid. Dersom manglene ikke kan rettes opp, skal partenes ansvarlige snarest utarbeide en felles rapport som signeres og danner grunnlaget for eventuelt fradrag i påfølgende faktura. Oppdragets omfang Lokalene Tilbudet skal omfatte renhold i henhold til bilag 1b Renholdsplan og bilag 1c - Tegninger, det som er omfattet er hovedsakelig: 1. etasje: Består av kantine, vestibyle, ganger, toaletter, rettssaler, dommerrom, resepsjon og inngang. 2. etasje i høyblokken: Består av korridor, ganger, kontorer, rettssaler, dommerrom, toaletter, arkiv og bøttekott. 2. etasje i rettsalsfløyen: Side 2 av 9

3 Rettssaler, dommerrom, advokatrom, seremonirom, garderobe, toaletter, vrimlehall, ganger. 3. etasje: Består av korridor, ganger, kontorer, bibliotek, møterom, ekspedisjon, kjøkken, datarom, arkiv, toaletter og bøttekott. 4. etasje: Består av korridor, ganger, vitnerom, dommerrom, kontorer, ekspedisjon, maskinrom/arkiv, arkiv, toaletter, rettssaler og bøttekott. Kjeller: Består av gang, bøttekott. Trapp fra kjeller 4 etasje i høyblokken og trapp opp til 2. etasje i rettssalsfløyen. 2 heiser i høyblokk samt trappeheis i rettsalsfløyen. Det henvises til bilag 1c - Tegninger og befaring for ytterligere informasjon. Renhold Renholdstjenestene er kategorisert og nærmere definert som regelmessig renhold iht. pkt. 5.2, fast periodisk renhold iht. pkt. 5.3, og bestillingsrenhold iht. pkt Leverandøren må selv holde og bekoste alt av vaskemidler, og selv holde og bekoste utstyr og maskiner for vask, boning, glansing o.l. Matteleie Leverandøren skal besørge og renholde matter. Det skal leveres: 2 matter ved hovedinngang ca størrelse 2x3 meter. Regelmessig renhold I bilag 1b Renholdsplan, er frekvenser for regelmessig renhold oppgitt. Daglig renhold (D) markert med X i bilag 1b Renholdsplan, omfatter rengjøring som beskrevet i pkt og Ved tilsyn (T) i henhold til bilag 1b Renholdsplan, skal følgende utføres ved behov: Inventar: o Tømming av søppel og etterfylling av nye poser o Fjerning av flekker på kontorpulter og bordflater o I rettssaler skal karafler tømmes for vann og kopper ryddes bort o Kopper/flasker skal ryddes bort fra publikumssonen i korridorer o I seremonirom skal stearin på bordflater fjernes o Fjerning av confetti/ris etter vigsler på tinghustrappen Gulv/innvendige vinduer: o Fjerne synlig smuss og flekker på gulv. Rengjøring og overflatebehandling av gulv Side 3 av 9

4 5.2.1 Rengjøring av gulv Gulvene rengjøres og behandles etter deres art og tilsmussing, slik at de er rene og at det oppnås et utseende av tilfredsstillende kvalitet. Det skal ikke benyttes vaske- /bone-/ voksmidler eller maskiner som skader gulvbelegget. Vaskbare gulv moppes. Gulvene på toalettene rengjøres grundig, spesielt foran toalettskåler. Det skal ikke benyttes midler og utstyr som gjør gulvene glatte. Kvalitetsmål: Tjeneste Gulvrengjøring iht. til frekvens oppgitt i bilag 1b - Renholdsplan Kvalitetsmål Gulvene skal være fri for synlig støv, smuss og flekker, og med beskyttende hinne Rengjøring av vegger, inventar og innredning Følgende arbeid skal utføres: Daglig tømming og rengjøring av papir- og restavfallsbøtter i lokalet. Tørking av støv/vasking av bord, benker, stoler, skap, reoler, dører, dørhåndtak, karmer, lister og horisontale flater som lamper, telefoner, toppflaten på garderobeskap, oppbevaringsskap, bokhyller mv. Tørking av støv/vasking skal gjøres med samme frekvens som gulvrengjøring for de respektive rom, ref. bilag 1b - Renholdsplan. Forøvrig skal alt inventar rengjøres samt fjerning av flekker på vegger opp til nåhøyde, som er 210 cm over gulvet. Synlig smuss fjernes, for eksempel kaffe/brusflekker på bordplater, fingermerker på dører o.l. Datarom i 3 etg skal støvsuges minst en gang i måneden, spesielt rundt ledningene til datarack. Ved behov, tømming av makuleringsmaskin på rom A303-3 etg. I rettssaler skal karafler tømmes for vann og kopper ryddes bort Kopper/flasker skal ryddes bort fra publikumssonen i korridorer I seremonirom skal stearin på bordflater fjernes Fjerning av confetti/ris etter vigsler på tinghustrappen Bringe papircontainere i 3 og 4 etasje ned til utgang bakgård i 1 etasje. Alle bøttekott er til Leverandørens disposisjon. Disse skal være ryddig og rengjøres en gang i uken. Til rengjøring av toaletter benyttes et egnet rengjørings- og desinfeksjonsmiddel. Toalettene skal rengjøres grundig. Alt inventar og all innredning skal rengjøres og sanitærbokser skal tømmes daglig. Leverandøren skal foreta inspeksjon og oppfylling av sanitærartikler som papirhåndklær, toalettpapir og såpe, Leverandør skal besørge innkjøp av nødvendige sanitærartikler. Leverandør skal benytte den kvalitet oppdragsgiver bestemmer, stå for innkjøpet og sende spesifisert tilleggsregning for dette. Det skal ikke være noe påslag, fakturagebyr, administrasjonsvederlag eller lignende for dette arbeidet. I tillegg til innkjøp av Side 4 av 9

5 sanitærartikler skal leverandør stå for innkjøpet av avfallssekker, dette skal også spesifiseres på tilleggsregning. Kvalitetsmål: Tjeneste Rengjøring av inventar iht. til kravspesifikasjon (dette dokument) Rengjøring av vegger opp til nå-høyde Daglig tømming av avfallsbeholdere Etterfylling dispensersåpe Etterfylling toalettpapir og tørkepapir Orden etter renholdsutførelse Kvalitetsmål Inventaret skal være fritt for synlig støv, smuss og flekker Veggene, inkludert innredningsglass, lister, vinduskarmer, rammer o.l. skal være fri for synlig støv, smuss og flekker Være uten flekker og søl innvendig og utvendig. Være tomme og stå på plass med innstikkpose som knytes fast rundt beholderen. Dispensersåpe fylles opp ved 20 % eller mindre igjen. Tørkeholdere fylles opp, og byttes når det er tømt. På toalettene skal det plasseres 1 ekstra toalettrull og 1 ekstra tørkerull på hvert toalett. Leverandør er ansvarlig for at det er papir og tørkepapir tilgjengelig på alle toaletter og ellers i alle anviste rom. Møbler skal stå på plass og gardiner henge pent Innvendig skilleglass Innvendig skilleglass, begge sider, med profil rengjøres en gang per måned. Følgende skal gjøres en gang hver måned: Fjerne synlig smuss, støv og flekker fra glassvegger/vinduer inn mot ekspedisjoner i 3. og 4 etg, samt glassrekkverk i trapp til 2 etasje i rettssalsfløyen. Fjerne synlig smuss og flekker fra glassdørene inn til indre sone i 3 og 4 etasje Fjerne synlig smuss, støv og flekker fra glassinnkassing av trappen i 2 etasje rettssalsfløyen. Tjeneste Rengjøring av innvendig skilleglass Kvalitetsmål Etter rengjøring skal glassflaten være uten synlige flekker, striper og skjolder. Karm, rammer, vegg og gulv skal være uten flekker eller søl som skyldes rengjøring av innvendig skilleglass. Side 5 av 9

6 Fast periodisk renhold Arbeidet som skal utføres fast periodisk er beskrevet i dette kapittelet Innvendig vindusvask Innvendig vindusvask skal utføres hvert halve år. Tidspunkt for gjennomføring avtales med oppdragsgiver. Vinduene rengjøres med rengjøringsvann og forvasker. Eventuelle fastsittende urenheter skrapes bort. Vinduene skrapes tørre med vindusnal. Eventuelt vannsøl tørkes opp. Det skal rengjøres med klut inne i og langs kanter på alle vinduskarmer og rammer. Vinduene er ikke nøyaktig oppmålte, men det er ca 330 kvm vinduer som skal rengjøres. Dette er et anslag og det anbefales å besiktige dette ved befaring. Kvalitetsmål: Tjeneste Rengjøring av vinduer innvendig Kvalitetsmål Etter vinduspuss skal glassflaten være uten synlige flekker, striper og skjolder. Vinduskarm, vindusrammer, vindusbrett, vegg og gulv skal være uten flekker eller søl som skyldes vinduspuss. Bestillingsrenhold De arbeider som er beskrevet nedenfor blir bestilt av Oppdragsgiver etter behov. Behovet blir vurdert av Oppdragsgiver og Leverandør sammen, men Oppdragsgiver er beslutningstaker for bestillingen. Bestillingsrenhold skal bestilles skriftlig fra Oppdragsgiver, og Leverandør rapporterer skriftlig tilbake når arbeidet er utført og skal godkjennes av Oppdragsgiver. Priser er avtalt i prisskjema, og skal inkludere alt behov for utstyr, maskiner og andre hjelpemidler for å utføre arbeidet. Nødvendig flytting av møbler og evt. tildekking skal inngå i prisene Ekstraordinær rengjøring Oppdragsgiver kan bestille annet renhold som ikke er definert i denne kravspesifikasjonen. Eksempler kan være renhold av kontorer ifm. nyansettelser, arrangementer i lokalene o.l. Slikt renhold utføres av Leverandør på timebasis «0-stilling» Leverandøren skal ved kontraktsperiodens start, om oppdragsgiver og leverandør sammen finner det nødvendig og kun etter bestilling fra Oppdragsgiver, gi lokalene den behandling som trengs for å oppnå en tilfredsstillende kvalitet («0-stilling lik tilfredsstillende renhold ift dagens standard på lokalene»). Dette arbeidet godtgjøres særskilt til en pris oppgitt i bilag 3b - Prisskjema, og er bestillingsrenhold som ikke inngår i den faste prisen for oppdraget Hovedrengjøring Hovedrengjøring foretas etter avtale/bestilling og omfatter vask av tak, vegger, armaturer og inventar/utstyr som naturlig faller på hovedrengjøringen Behandling av gulv Vinylgulv skal etter bestilling bones en gang i året. Før bonebehandling skal gulvene rengjøres grundig. Oppdragsgiver binder seg ikke til å bestille boning av vinylgulv hvert år. Side 6 av 9

7 Linoleumsgulv skal etter bestilling bones en gang i året. Før bonebehandling skal gulvene rengjøres grundig. Oppdragsgiver binder seg ikke til å bestille boning av linoleumsgulv hvert år. Parkettgulv skal etter bestilling slipes og oljes en gang i året. Gulvet rengjøres grundig før det oljes. Oppdragsgiver binder seg ikke til å bestille oljing av parkettgulv hvert år. Terrazzogulv skal etter bestilling slipes og poleres. Oppdragsgiver binder seg ikke til å bestille sliping og polering av gulvet. Renholdsplaner Leverandør skal utarbeide fargelagte plantegninger (renholdsplaner) for hvert plan i bygget som viser renholdfrekvenser. Disse skal på oppfordring leveres ut til Oppdragsgiver som fritt kan benytte disse. Renholdsplanene skal holdes fortløpende oppdatert av Leverandør. Ved behov må også Leverandør kunne levere renholdsplaner som viser hvilke dager de forskjellige lokaler rengjøres. Frekvens og arbeidstid Oppgitt renholdhyppighet i bilag 1b - Renholdsplan og i dette dokumentet er minimumsverdier. Da behovet for renhold er varierende, forutsettes fleksibilitet med hensyn til hyppighet av renhold. Leverandør må tilpasse gjennomføringen av renholdet etter bruken av lokalene. Renhold skal, med mindre annet avtales mellom Oppdragsgiver og Leverandør, foregå på hverdager mellom kl og kl Aktiviteten i rettssaler foregår som hovedregel mellom kl Dette medfører at renhold av rettssaler, vrimleområder, toaletter, advokatrom, seremonirom og rettsmeklingsrom skal prioriteres, og være rengjorte før kl Det skal ikke foretas renhold der det holdes rettsmøter. Miljøkrav Generelt Leverandøren er forpliktet til bare å bruke miljøvennlige produkter og bidra til et godt innemiljø hos Oppdragsgiver. Leverandøren skal ha systemer for dokumentasjon og oppfølging av kjemikalieforbruk. Det settes også krav til opplæring i bruk og dosering, herunder bruk av ulike bøtter/vann ved renhold av toaletter og annet renhold. Leverandøren skal ha system for håndtering av avfall. Rengjøringsmidler skal alltid oppbevares i original forpakning, og beholdere med rengjøringsløsninger skal også merkes med innhold. Produktdatablad skal være tilgjengelig på oppdragsstedet. Renholdsmidler skal oppbevares forsvarlig i låsbart rom. Kjemikalier a) Alle renholdsmidler skal være forskriftsmessig klassifisert, emballert, og eventuelt faremerket og deklarert til Produktregisteret i henhold til gjeldende regelverk. b) De vaskeaktive stoffene som brukes i rengjøringsproduktene skal tilfredsstille kravene til fullstendig nedbrytbarhet i EUs vaskemiddelforordning, implementert i forskrift om begrensing i bruk av helse- og miljøfarlige kjemikalier og andre produkter Side 7 av 9

8 (produktforskriften), (FOR nr. 922). Informasjonskrav og andre krav i denne forordningen skal også følges. Likeledes skal kravene som berører vaske- og rengjøringsmidler i Produktforskriften tilfredsstilles. c) Det skal foreligge oppdaterte sikkerhetsdatablader på norsk for alle rengjøringsmidler, organisert i et stoffkartotek. d) Rengjøringsproduktene skal ha bruksanvisning med doseringsanvisning på norsk. e) Renholdsproduktene som brukes skal ikke inneholde stoffer som kan klassifiseres som kreftfremkallende, reproduksjonsskadelige og/eller arvestoffskadelige i henhold til gjeldende regelverk. f) Rengjøringsproduktene og deres evt. nedbrytningsprodukter skal ikke være klassifisert som miljøskadelige i henhold til gjeldende regelverk. g) Renholdsproduktene som benyttes skal ikke klassifiseres som allergifremkallende, i henhold gjeldende regelverk. h) Innholdsstoffer i rengjøringsprodukter som utgjør en særlig alvorlig miljø- og helsefare, og/eller som står på SFTs prioritetsliste over kjemiske stoffer med uheldige egenskaper skal ikke brukes i) Følgende enkeltstoffer skal ikke finnes i rengjøringsproduktene: Alkylfenoler og alkylfenoletoksilater Triklosan Kvartære ammoniumforbindelser av typen DHTMAC Muskxylener PFOS-liknende stoffer og siloksaner (D5) Lineære alkylbenzensulfonater (LAS) Emballasje a) Emballasjen skal ikke inneholde halogenholdig plast. b) Leverandøren skal være medlem av en returordning for emballasje eller selv forvalte en slik ordning. Personalet Krav til personalet Det kreves at renholdere og renholdsledere er uniformert med eget arbeidstøy med Leverandørfirmaets navn og synlig ID-kort fra Arbeidstilsynet. Av sikkerhetsmessige grunner skal Drammen tingrett godkjenne det personell som skal utføre renhold i bygningen. Hos Drammen tingrett er det høye estetiske og hygieniske krav, og Oppdragsgiver stiller krav til at personalet har god personlig hygiene og til enhver tid har rent arbeidstøy. Renholdspersonalet skal kunne snakke godt norsk, og av hensyn til å kunne motta skriftlige instrukser, også lese norsk. Personalet må skrive under på taushetserklæring og er forpliktet til å følge de krav om taushetsplikt og sikkerhetsbestemmelser som til enhver tid gjelder hos Oppdragsgiver. Side 8 av 9

9 Renholdspersonalet vil arbeide tett på blant annet byggets besøkende og ansatte, og det stilles derfor store krav til serviceinnstilling og fleksibilitet. Dersom noen av personalet pga. kritikkverdig oppførsel eller dårlig arbeid ønskes skiftet ut, skal dette skje umiddelbart etter henstilling fra Oppdragsgiver. Utskiftning skjer på Leverandørens bekostning. Vikarer Leverandør skal ha en fast vikarpool som kan tiltre ved fravær. Kravene etter denne avtalen gjelder også for vikarer. Vikarene skal ha samme opplæring som de faste renholderne og for øvrig følge samme regler som gjelder for faste renholdere. De skal være kjent med renholdsrutinene på bygget. Personaloversikt Det skal til enhver tid finnes en personaloversikt over hvem hos Leverandøren som har tilgang til å arbeide på bygget. Dette gjelder både faste renholdere, faste vikarer, personell som utfører periodisk arbeid og ledere. Oversikten skal holdes oppdatert av Leverandør og distribueres fortløpende til Oppdragsgiver ved endringer. Kompetanse Arbeidet skal utføres av personale som har fått tilstrekkelig opplæring i renholdsfaget generelt og om avtalen som er inngått. Leverandør skal sørge for repetisjon og vedlikehold av kunnskap. Oppdragsgiver kan kreve dokumentasjon på at tilstrekkelig opplæring er gjennomført. Leverandøren skal kostnadsfritt gjennomføre opplæring av nye renholdere. Arbeidsledelse Leverandørens renholdspersonale skal ledes av en overordnet arbeidsleder/renholdsleder. Arbeidsleders/renholdsleders ansvar er å følge opp eget personale og levert renholdskvalitet. Arbeidsleder/ renholdsleder skal ha system for, og følge opp Oppdragsgivers henvendelser og rapportere i avtalte møter med Oppdragsgiver. Det forventes ikke at arbeidsleder/renholdsleder skal ha daglig tilstedeværelse hos Oppdragsgiver. Arbeidsleder har ansvar for å innkalle til møte og rapportere hendelser til Oppdragsgiver. Møtene skal holdes 4 ganger i året, noe hyppigere det første halve året. Oppdragsgiver kan innkalle arbeidsleder til møte etter Oppdragsgivers ønske. Side 9 av 9