DRAMMEN EIENDOM KF SAKSUTREDNING OPPFØLGING AV RENHOLD. Innstilling til: Styret i Drammen Eiendom KF

Transkript

1 DRAMMEN EIENDOM KF SAKSUTREDNING Saknr. 15/10 Saksbeh. Jan Solberg Jour.nr Fagavd. Drammen Eiendom KF Mappe Avgj. av Styret Møtedato SAK 15/10 OPPFØLGING AV RENHOLD Innstilling til: Styret i Drammen Eiendom KF Forslag til vedtak: 1. Styret tar saken til orientering. Paul Røland Daglig leder Jan Solberg Saksbehandler 1

2 SAKSUTREDNING 1. Bakgrunn Med bakgrunn i bystyrets behandling av interpellasjon om renhold i møte16/2-10 drøftet styret Drammen Eiendom KF s rutiner knyttet til oppfølging av renhold. I vedtak fra saken ber styret administrasjonen legge frem sak om justerte oppfølgingsrutiner til neste styremøte 24/ Utvikling siste uker Siden forrige styremøte har følgende skjedd: Gjennomgang av kontrollregime og oppfølgingsrutiner. Beskrives nedenunder med forslag til forbedringer. Møte med våre renholdsleverandører. Drammen Eiendom, Toma og Elite har felles interesser i å vise at vi får det som er bestilt. Leverandørens egne kontrollsystemer indikerer at vi får det vi har bestilt. Gjennomgang, kvalitetssikring og utvikling av dokumentasjonen for å skre statistiske, pålitelige og troverdige styringsdata. Klargjøring materiell for utsending og utlegging på intranett; justerte rutiner, avviksskjema, hvem gjør hva lister, kvalitetsstandarder, frekvensoversikt, konkurransegrunnlag (del av rammeavtaler). Utsending av e-post til alle virksomheter med informasjon og påminnelse om forsterkede rutiner og ansvarsdeling så snart alt ligger klart. Samarbeidet med leverandørene om videreutvikling av kontrollen med renhold skal fortsette. 3. Kontrollregime med forbedrede oppfølgingsrutiner. Prinsipielle og langsiktige føringer for hvorledes renholdet skal leveres/utføres finner vi i: Konkurransegrunnlaget Her oppgis bl.a. prinsipper, krav om kvaliteter, frekvenser og ansvarsfordeling. Normalt forbedres konkurransegrunnlaget noe mellom hver konkurranse (eks: rom profiler: redusert fra 11 til 4, bortfall begrensning på 2,40 m, økning i frekvenser, tydeliggjort ansvarsfordeling). Neste konkurranseutsetting blir høsten Tiltak: Mer presisering av Ansvarsfordelingen, er under arbeid. Ressursgruppen skal benyttes til å kvalitetssikre konkurransegrunnlaget, igjen. Ressursgruppe Forum for diskusjon om retningslinjer, prinsipper og omfang for nye anbudskonkurranser og videre utvikling av renholdet. Deltakelse fra barnehager, skoler, sykehjem og administrasjonsbygg for å gi ryggdekning. Tiltak: Trekkes hyppigere inn, nå for konkurranse høsten Som er del av bedriftens daglige oppfølgingsrutiner har vi: Infomøter Har god erfaring fra møte med barnehager og diverse sykehjem. Tiltak: Planlegges for skolene med rektorene, PR deltar. Ønsket møtehyppighet kartlegges. Skolenes ansvar/plikter overfor renholdsleverandør understrekes, spesielt ved utleie. Før 2

3 plenumsmøte søkes ny Dekf befaring og lederintervju (se punkter nedenfor) gjennomført hos skolene som anses verst. Leverandørenes egne kontroller Toma: Foretar egen kvalitetsvurdering av alle leveringsstedene. Tiltak: Dekf vil heretter motta rapportene løpende. Elite: Utarbeider selv en tilstandsrapport som viser kundens vurdering av hele leveransen dvs. kundetilfredshet pr. bygg, over tid. Tiltak: Dekf vil motta rapporten hvert kvartal. Dekf s INSTA-kontroll Stikkprøvekontrollen ved innleid konsulent skal økes til det dobbelte inntil videre. (6-8 g/år). Ved mail inviteres til brukerdeltakelse. Rapport utarbeides for hvert sted etter kontroll, sendes bruker. For å gi bedre statistikkgrunnlag var kontrollene i 2009 i stor grad konsentrert om barnehager og skoler. Tiltak: Noe teknisk forbedring av gjennomføringen. Primært å konsentrere kontrollene om skoler og barnehager, derpå om sykehjem og rådhuset. Ny Dekf Befaring. Uanmeldt befaring som foretas av konsulent og PR/JS til tider ikke rett etter utført renhold, gjerne på tampen av dagen. Rektor inviteres til å ta del ved befaringen, samt besvare spørsmål om kontrollen og renholdet generelt. Et resultat kan bli tilpasninger i daglig renhold, eksempelvis endring i renholdstidspunkt, omfang eller lignende. Helt nytt tiltak. Nytt Lederintervju Utkast til spørsmålsliste som knyttes til ny Dekf befaring ligger ved. Besvares av rektor/bemyndiget samt kontrollør (Dekf). Spørsmålene grenser opp mot brukerundersøkelse. Hensikten med å få rektor til å besvare undersøkelsen sammen med oss, er å bedre kommunikasjonen mellom brukersted og Dekf, samt å få bedre kunnskap om lokale forhold og skolens vurdering av renholdet (enn hva en mer upersonlig elektronisk brukerundersøkelse vil gi). Helt nytt tiltak. Driftsmøter Avholdes etter ovennevnte INSTA-kontroller. Gjennomgang av rapportene, hovedfokus på Ikke-bestått, samt eventuelle klager. I tillegg generelt diskusjonsforum. Referat skrives. Ad hoc/brannslukkingsbefaring Bruker normalt vår konsulent til befaring. Er upartisk og objektiv, skriver rapport. God erfaring for denne form for løsning av problemer: Klage statistikk/oversikt Føres løpende, begrenset omfang (2008: 19, 2009: 13). Brukerundersøkelser Diverse undersøkelser foretas, både egne (renholdsundersøkelse, kundeundersøkelse) og i skolenes regi.(skoleporten.no). Vi vurderer hvorledes brukerundersøkelser bør gjennomføres. Tiltak: Under planlegging. 3

4 Timer til daglig renhold Er i tilbudene oppgitt for hvert bygg. Fra konkurransegrunnlaget gjengis at oppdragsgiver har rett til å innføre timelister dersom det tilkommer spørsmål om at leverandøren ikke bruker avtalt renholdstid. Det skal gjennomføres stikkprøvekontroller av dette. 4

5 Befaringer/lederintervju - skoler - poengskala 1-6 (best: 6) Brukers Kontrollørs Bygningens navn: poeng poeng Tiltak Avtalen Kjenner du til RENHOLDSKONTRAKTEN? Drammen kommune har valgt NS- INSTA 800 som RENHOLDSSTANDARD Kjenner du til standarden (dvs Insta 800)? Vet du HVILKEN RENHOLDSKVALITET som er bestilt? Hvor fornøyd er du med renholdsbestillingen? BESTILT KVALITET? Kjenner du til "HVEM-GJØR-HVA LISTEN"? Forventninger Hvordan samsvarer dine forventninger til renholdet med bestilt kvalitet? Daglig renhold Hvordan vurderer du det daglige renholdet: på toalettene? i gymsalen? i garderobene? i klasserommene? i møterommene? i grupperommene? i korridorene? i inngangspartiet? på kontorene? på personalrommet? på SFO? Hvordan fungerer avfallshåndteringen? Hvordan synes du at virksomheten kildesorterer? Hvordan synes du at servicemedarbeider kildesorterer? Periodisk renhold Hva synes du om gulvvedlikeholdet? Hva synes du om støvsaneringen i himlingen? Hva synes du om vinduspussen? (bestillingen på vinduspuss er 1 gang pr. år) Brukers forpliktelser Hvordan synes du at brukerne på skolen rydder opp etter seg i: korridorene? (dvs. ligger det mye klær, sko etc. der det ikke skal være) Klasserommene? Møterommene? Kontorene? Personalrommet? Gymsalen? Garderobene? Toalettene? I hvilken grad kontrolleres vasking/rydding etter utleie? Er skolens ansvar Vedlikehold/bygningsdrift Hvordan vurderer du at skolen er vedlikeholdt? Hvordan er måking/kosting og feiing utenfor hovedinngangene? Innvendig? Utvendig? Oppsummering Totalvurdering av renholdskvaliteten opp mot avtalt/bestilt kvalitet. Hva er din totalvurdering av renholdskvaliteten i Drammen kommune. Kommentarer: Hvem besvarer spørreundersøkelser - om renhold (rektor/annen?) 5