ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE VEDRØRENDE OVER EØS-TERSKELVERDI I HENHOLD TIL FORSKRIFTENS DEL I OG III

Transkript

1 ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE VEDRØRENDE RENHOLDSTJENESTER VED HØGSKOLEN I HARSTAD OVER EØS-TERSKELVERDI I HENHOLD TIL FORSKRIFTENS DEL I OG III

2 Innhold 1. KONKURRANSEGRUNNLAG Oppdragsgiver Anskaffelsens formål Alminnelige kontraktsbestemmelser Kunngjøring Konkurranseform Leverandørens kontaktperson Tilleggsopplysninger oppdragsgivers kontaktperson Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget BESKRIVELSE AV OPPDRAGET Generelt Vaskeplan Arealbeskrivelse Romkategorier med tilhørende kvalitetsnivå og ettersynsfrekvenser Sanitær/Storkjøkken Undervisningsrom Spiserom Kontor Fellesarealer Korridor Kopirom Lager/Magasin/teknisk rom Renhold av himling Kontroll av renholdet Skjerpet kontroll Redusert kontroll Kontroll ved stikkprøvemetoden Akseptabelt kvalitetsnivå AQL Statusmøter Vedlikehold av gulv Kontroll av polish Avfallsbehandling Etterfylling av papir og håndsåpe Vedlikehold av skinnmøbler Matteservice Utvendig vedlikehold Rydding av uteareal Utvendig vask av vindu og persienner Ferieavvikling og annet Vask av studentkroa Opplæring av personale Bestillingsrenhold - Ekstra renhold Side 2 av 15

3 2.19. Befaring KRAV TIL LEVERANDØREN Skatteattest, HMS-erklæring, firmaattest og attest på registrering i faglig register Referanser Finansiell og økonomisk situasjon Eventuell implementeringsplan E-faktura Leverandørens deltakerkostnader KRAV TIL TILBUDET Tilbudets utforming og levering Priser Endring og tilbakekall av tilbud Vedståelsesfrist Oppsummering BEHANDLING AV TILBUDENE Registrering av tilbud Tilbudsåpning Avvisning av leverandør Avvisning av tilbud Høgskolen i Harstad er pliktig å avvise tilbud som: Høgskolen i Harstad kan avvise tilbud som: Avklaring av tilbudene Utskrift av anskaffelsesprotokoll. Avviste og forkastede tilbud AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN Framdriftsplan Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Vurdering av leverandøren Tildelingskriterier Poengberegning på bakgrunn av tildelingskriterier Innstilling på kontraktstildeling Side 3 av 15

4 1. KONKURRANSEGRUNNLAG 1.1. Oppdragsgiver Høgskolen i Harstad, Havnegata 5, 9480 Harstad innbyr til åpen anbudskonkurranse i forbindelse med høyskolens behov for renholdstjenester Anskaffelsens formål Høgskolen i Harstad har lokaler i Havnegata 1, hele Havnegata 5 inkludert Smedgata 4 samt Havnegata 9. Den valgte leverandøren skal utføre renholdet i henhold til NS-INSTA 800: I tillegg skal leverandøren etterfylle toalettartikler, tømme papirkurver og forestå kildesorteringen. Kontraktens varighet er to år med opsjon på forlengelse på inntil to år, dog med et år av gangen Alminnelige kontraktsbestemmelser De alminnelige kontraktsbestemmelsene følger av NS 8431 Alminnelige kontraktsbestemmelser om levering av fast renhold. Ved motstrid mellom konkurransegrunnlag og alminnelige kontraktsbestemmelser har konkurransegrunnlaget forrang Kunngjøring Anskaffelsen ble kunngjort i DOFFIN/TED Se Konkurranseform Denne anskaffelsen gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. juni 1999 nr. 69 og Forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr Anskaffelsen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi i henhold til forskriftens del I og III Leverandørens kontaktperson Oppdragsgiver ber leverandøren innen kort tid sende navn på kontaktperson til Børge Fjelldal (borge.fjelldal@hih.no) Tilleggsopplysninger oppdragsgivers kontaktperson Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig informasjon, kan vedkommende be om veiledning hos Børge Fjelldal (borge.fjelldal@hih.no). For at samme informasjon skal kunne bli gitt til alle leverandører, må slike henvendelser foretas innen 14 dager før utløpet av tilbudsfristen Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen en uke før tilbudsfristens utløp kan Høgskolen i Harstad foreta endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Rettelsene skal umiddelbart sendes alle som har mottatt konkurransegrunnlaget, og dersom en slik endring blir gjort slik at det er åpenbart at det vil være vanskelig for leverandørene å ta Side 4 av 15

5 hensyn til endringene innen tilbudsfristens utløp vil det bli fastsatt en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. 2. BESKRIVELSE AV OPPDRAGET 2.1. Generelt Høgskolen i Harstad har i dag ca studenter og 130 ansatte, og er lokalisert i fire bygg i Havnegata i Harstad. Se vedlegg 3 - arealer fordelt på romkategorier. Ytterligere informasjon om høyskolen finnes på Internett: Vedlikeholdet skal utføres i henhold til NS-INSTA 800:2010. Leverandøren skal ikke benytte miljøskadelige vaskemidler og det bes om en oversikt over de vaskemidler som forutsettes benyttet i oppdraget med tilhørende HMS produktdatablad og eventuell miljømerking. Dersom det må benyttes miljøskadelige produkter fordi alternativer ikke finnes, skal opplysninger om disse produktene omhandles under eget punkt i tilbudsbrevet. Herunder også hva leverandøren gjør for å minimere skaden på miljø og renholdere. Renhold av undervisningsrom må være utført før undervisningen starter om morgenen. Boning/polish bør gjøres i sommerferien og juleferien når det er mindre folk på skolen Vaskeplan Leverandøren skal snarest mulig etter igangsettelse av oppdraget levere en detaljert renholdsplan med oversikt over hvilke kontorer som skal rengjøres/etterses til hvilke dager til innkjøpsansvarlig, dog innen tre uker etter igangsettelse av oppdraget. Dette for å kunne informere de ansatte om når deres kontor vil bli ettersett, slik at de har muligheten til å rydde pultene dersom det er nødvendig. En slik renholdsplan for andre romkategorier er ikke nødvendig Arealbeskrivelse Vedlagt følger en romoversikt med tilhørende areal, type gulv, type vegger, høyde til himling, type himling samt antall innvendige vinduer som skal rengjøres i hvert rom. Ved beregningen av antall innvendige vinduer er det forutsatt en standard vindusstørrelse på 100x100 cm. Det vil si at dersom det er flere små vinduer i et rom, blir disse aggregert opp til standard vindusstørrelse. For eksempel: I et gitt rom er det fire vinduer på 50x50 cm, noe som tilsvarer et vindu på 100x100 cm. Beregningen er gjort summarisk, og er således ikke fullstendig korrekt, men gir allikevel et godt bilde på innvendig vindusareal. Likeledes er vinduer som ikke vender utover telt to ganger, en gang for hvert rom det vender mot. For eksempel: I et personalrom er det vinduer som vender mot en korridor. Disse vinduene har blitt talt både i personalrommet og korridoren de vender seg mot. I henhold til NS-INSTA 800 regnes innvendig vindu til objektgruppe vegg Romkategorier med tilhørende kvalitetsnivå og ettersynsfrekvenser Følgende romkategorier er brukt: 1. Sanitær/Storkjøkken 2. Undervisningsrom 3. Spiserom Side 5 av 15

6 4. Kontor 5. Fellesarealer 6. Korridor 7. Kopirom 8. Lager/Magasin/Teknisk rom I det følgende følger en beskrivelse av romkategoriene Sanitær/Storkjøkken I denne kategorien er alle toaletter, dusjer, kantine og spesialrom som krever spesiell renslighet samlet. Rengjøres daglig. Det skal ikke forefinnes rester av kroppsvæsker ved kontroll av disse lokalene. Unntak: Fem toaletter som benyttes hyppig av studentene skal rengjøres to ganger daglig. Dette gjelder rom 169, 170, 205, 233 og 234 som alle er plassert i Havnegata 5. På disse rommene utføres en ekstra etterfyllingsrunde (papir og såpe) daglig på ettermiddagstid i undervisningsperiodene. Ved renholdsutførelse skal det benyttes egnede bio-produkter for lukt-kontroll/bekjempelse. Kvalitetsprofilen for alle lokalene samt forklaringer er på eget vedlegg. Kvalitetsnivå per objektgruppe og urenhetsgruppe (urenhetsgruppe 1/urenhetsgruppe 2) Gulv: 5/5 Inventar: 5/5 Vegg: 5/5 Himling: 4/ Undervisningsrom I denne kategorien er alle klasserom, auditorier og grupperom samlet. Rengjøres daglig. Kvalitetsnivå per objektgruppe og urenhetsgruppe (urenhetsgruppe 1/urenhetsgruppe 2) Gulv: 5/5 Inventar: 5/5 Vegg: 4/5 Himling: 4/ Spiserom I denne kategorien er alle areal som benyttes som lunsjrom samlet. Disse kan være i tilknytning til fellesareal eller korridorer. Rengjøres daglig. Kvalitetsnivå per objektgruppe og urenhetsgruppe (urenhetsgruppe 1/urenhetsgruppe 2) Gulv: 5/5 Inventar: 5/5 Vegg: 4/5 Himling: 4/4 Side 6 av 15

7 Kontor I denne kategorien er alle de ansattes kontor samlet. Rengjøres to ganger i uken. Kvalitetsnivå per objektgruppe og urenhetsgruppe (urenhetsgruppe 1/urenhetsgruppe 2) Gulv: 3/4 Inventar: 3/4 Vegg: 4/4 Himling: 4/ Fellesarealer I denne kategorien er alle publikumsrom av forskjellig art samlet. Foajé, bibliotek og andre rom hvor det ferdes mye er eksempler på fellesarealer. Rengjøres daglig. Innvendig side av fasadevinduer (opptil 3 meter) i foajeen tas med i det regelmessige ettersynet og følger frekvens og kvalitetsprofil i denne kategorien. Kvalitetsnivå per objektgruppe og urenhetsgruppe (urenhetsgruppe 1/urenhetsgruppe 2) Gulv: 4/4 Inventar: 3/4 Vegg: 4/4 Himling: 4/ Korridor I denne kategorien er alle ganger, trapper og lignende samlet. Kvalitetsnivået settes til 3 og Rengjøres er tre ganger i uken. Kvalitetsnivå per objektgruppe og urenhetsgruppe (urenhetsgruppe 1/urenhetsgruppe 2) Gulv: 4/4 Inventar: 3/4 Vegg: 4/4 Himling: 4/ Kopirom I denne kategorien er alle kopirom hvor kopimaskiner, printere og lignende er plassert. Rengjøres en gang i uken. Eventuelle pappesker og kartonger skal ikke fjernes av leverandøren. Høgskolen i Harstad vil ha ansvaret for at dette kommer til utvendig søppelrom. Kvalitetsnivå per objektgruppe og urenhetsgruppe (urenhetsgruppe 1/urenhetsgruppe 2) Gulv: 2/3 Inventar: 4/4 Vegg: 4/4 Himling: 4/ Lager/Magasin/teknisk rom I denne kategorien er alle arkiv, magasin for bibliotek og andre oppbevaringsrom samlet samt tekniske rom og serverrom. Kvalitetsnivået settes til 1 for alle objektgrupper og urenhetsgrupper. Rengjøres er tre ganger i året. Side 7 av 15

8 2.5. Renhold av himling Det forutsettes at tett himling opp til og med tre meter er innenfor normal rekkevidde for renholderne og skal således etterses på normal måte. Ved åpen himling og/eller at himlingen er over tre meter, skal himlingen rengjøres en gang i året, med unntak for åpne himlinger og/eller himlinger over tre meter i romkategoriene Lager/Magasin/teknisk rom som skal rengjøres en gang hvert andre år Kontroll av renholdet Normal kontroll av renholdet skal gjøres en gang per kvartal, og skal utføres av rengjøringspersonalet eller arbeidsleder i samarbeid med Høgskolen i Harstad. Det forutsettes bruk av klyngekontroll, det vil si at alle objektenheter; gulv, vegger, inventar og himling, skal kontrolleres for hvert rom. Dersom en kontroll blir underkjent, skal en ny kontroll gjennomføres to uker etter den underkjente kontrollen. Dersom Høyskolens kontaktperson for renhold mottar 5 dokumenterte (bilder eller lignende) klager i løpet av en måned, vil høyskolen kreve at en ekstraordinær kontroll blir gjennomført innen 2 virkedager etter at leverandøren blir informert. Dersom skjerpet kontroll blir innført (jfr. pkt ) vil Høgskolen i Harstad kreve kreditert et beløp av leverandøren da renholdet ikke er gjennomført i henhold til kontrakt. Beløpets størrelse settes til 5 % av årlig renholdskostnad Skjerpet kontroll Dersom to av fem påfølgende kontroller ikke blir godkjent vil kontrollen bli skjerpet. Først etter fem påfølgende og godkjente skjerpede kontroller vil kontrollnivået reduseres til normalt nivå Redusert kontroll Dersom ti påfølgende kontroller er blitt godkjent vil kontrollnivået reduseres. Dersom en kontroll ved redusert kontrollnivå ikke blir godkjent vil normalt kontrollnivå bli gjenopprettet. Normalt kontrollnivå kan også bli gjenopprettet av andre årsaker, men da alltid etter avtale mellom Høgskolen i Harstad og leverandøren. Høgskolen i Harstad vil allikevel kreve at normalt kontrollnivå gjenopprettes i følgende tilfeller: Dersom 50 % av renholderne som benyttes i oppdraget skiftes ut i løpet av en periode på to måneder. Dette impliserer at leverandøren er pliktig å informere høgskolen ved endringer i hvilke renholdere som benyttes i oppdraget. Dersom flere enn fem dokumenterte klager fra ansatte ved Høgskolen i Harstad blir framsatt i løpet av en måned Kontroll ved stikkprøvemetoden Høgskolen i Harstad har fire kvalitetsprofiler: Kvalitetsprofil A inkluderer romkategoriene Sanitær/Storkjøkken, Undervisningsrom og Spiserom Kvalitetsprofil B inkluderer romkategoriene Kontor, Fellesarealer og Korridor Kvalitetsprofil C inkluderer kopirom Kvalitetsprofil D inkluderer Lager/Magasin/teknisk rom Side 8 av 15

9 Stikkprøvekontroll skal utføres for Høgskolen i Harstad under ett og stikkprøvestørrelse og godkjenningstall for kvalitetsprofilene. Det skal ikke foretas stikkprøvekontroll av kvalitetsprofil D. Høgskolen kan selv utføre stikkprøvekontroller Akseptabelt kvalitetsnivå AQL Akseptabelt kvalitetsnivå angir hvor mange rom som kan underkjennes ved kontroll, uttrykt i prosent, uten at rengjøringen ikke blir godkjent. AQL for Høgskolen i Harstad følger NS- INSTA 800:2010 og settes til 4 % Statusmøter Det skal avholdes månedlige statusmøter mellom høyskolen og leverandør. Fra leverandør skal kontaktansvarlige møte. Leverandør skriver møtereferat etter møtene som sendes til oppdragsgiver for godkjenning Vedlikehold av gulv Leverandøren skal påse at gulvene er vedlikeholdt slik at bonehinner til en hver tid er hele. Det skal ikke benyttes polish som skader gulvet eller som gjør gulvene glatte. Leverandøren har ansvaret for at overflatebehandlingen utføres på en slik måte at gulvenes kvalitet ikke forringes i løpet av avtaleperioden Kontroll av polish To ganger i året, sammenfallende med 2. og 4. tertials kontroll av renhold, skal det foretas en måling av glans i henhold til de metoder som er beskrevet i NS-INSTA 800. Det er kun gulv med linoleum og vinyl som skal kontrolleres. Kvalitetsnivået er som følger: Linoleum: Glansnivå 2 Vinyl: Glansnivå 3 Det forutsettes at leverandøren har det nødvendige måleutstyr for å gjennomføre kontrollen. Høgskolen kan gjennomføre stikkprøvekontroller av polishen i samarbeid med leverandøren Avfallsbehandling Leverandøren har ansvaret for at søppelbøtter i alle rom tømmes og bringes til angitt sted. Det er også leverandørens ansvar å sette i nye poser i søppelbøttene. Høgskolen i Harstad har ansvaret for innkjøp av søppelposer, søppelsekker og søppelbøtter. 2-3 ganger i uken skal leverandøren frakte avfall fra utvendig avfallsrom til avfallsdeponi, med siste dag hver fredag. Avfallet er sortert i de forskjellige fraksjoner og skal leveres ferdig sortert på deponiet. Utvendig avfallsrom skal rengjøres ved behov Etterfylling av papir og håndsåpe Leverandøren skal påse at det til en hver tid er etterfylt toalett- og tørkepapir samt håndsåpe på alle steder hvor det er papir- og såpedispensere. Som hovedregel gjelder dette alle toaletter og spiserom, men dispensere kan også finnes på noen få andre steder. Det vil ikke være tillatt å sette papirruller på gulv i toalettene da dette medfører fare for brann ved sabotasje. Dersom leverandøren ønsker å lagre papir på toalettene for å gjøre etterfyllingen enklere, skal dette gjøres i egnede låsbare skap som settes opp for leverandørens regning etter godkjenning av representant for Statsbygg. Side 9 av 15

10 Dersom renholderen anser det som sannsynlig at det vil bli fritt for toalettpapir før neste ettersyn, skal den nesten tomme toalettrullen settes oppå dispenseren og ny toalettrull settes på plass i dispenseren. Det er høyskolens ansvar å kjøpe inn nødvendig papir, papirdispensere og håndsåpe Vedlikehold av skinnmøbler Leverandøren skal to ganger i året, i løpet av juli måned og siste halvdel av desember, foreta det nødvendige vedlikehold av møbler trukket i skinn for å opprettholde skinnets spenst og hindre sprekkdannelser. I all hovedsak dreier dette seg om ca. 20 stoler som står plassert i høgskolens foajé. Leverandøren skal sende en bekreftelse på utført arbeid Matteservice Leverandøren skal forestå renhold og utskiftning av matter på Høgskolen i Harstad. Det er totalt 8 matter som skal skiftes en gang i uken Utvendig vedlikehold Rydding av uteareal Området utenfor karuselldør og hovedinngang i Havnegata 5 skal ryddes en gang i uken for sigarettsneiper og lignende Utvendig vask av vindu og persienner En gang i året skal utvendige vinduer og persienner rengjøres. Nedenfor en nærmere spesifikasjon av hva som skal rengjøres for hver bygning: Havnegata 5: Utvendige vinduer og persienner. o 1. etg.: 61 vinduer og 28 persienner o 2. etg.: 59 vinduer og 29 persienner o 3. etg.: 64 vinduer I tillegg skal glassfasaden rengjøres innvendig og utvendig. Målene på fasaden en 28 meter bredde ganger 13 meter høyde. Innvendig regnes høyden opp til 3 meter som en del av objektgruppe vegg for rom 100 i Havnegata 5. Smedgata 4: Utvendige vinduer o 1. etg.: 15 vinduer o 2. etg.: 24 vinduer o 3. etg.: 21 vinduer Havnegata 9: Bygningen er vernet av riksantikvaren og er utstyrt med doble vinduer som må åpnes for vask mellom glassrutene. Samtidig med årlig renhold av vinduer utvendig, skal også vinduene åpnes for renhold mellom glassrutene. o 1. etg.: 9 vinduer o 2. etg.: 10 vinduer Leverandøren skal i sitt tilbud inkludere alt nødvendig utstyr for å utføre arbeidet, herunder eventuell lift eller stillaser Ferieavvikling og annet Det legges opp til redusert vask i ferier og høytider, og leverandøren vil få utlevert ferieplanen for de ansatte for fellesferien, samt datoer for undervisningsstart og slutt for semestrene. Side 10 av 15

11 Høgskolen i Harstad støtter Festspillene i Nord-Norge ved at de får låne lokaler for avviklingen av sine arrangement. Leverandøren vil også få utlevert en oversikt over hvilke rom som skal benyttes i løpet av festspillene. Dette vil komme under ekstraarbeid, der høyskolen vil sende en bestilling og få en separat faktura Vask av studentkroa Studentkroa har normalt sine aktiviteter på onsdag, torsdag, fredag og lørdag i løpet av undervisningsåret. Leverandøren skal fra undervisningstart til undervisningsslutt forestå renholdet slik at studentkroa er klar til bruk før lørdag kl. 14: Opplæring av personale Leverandøren skal legge ved en grundig beskrivelse av hvordan den skal sikre at rengjøringspersonalet som benyttes i oppdraget er kjent med og forstår prinsippene i NS- INSTA Bestillingsrenhold - Ekstra renhold Bruken av lokalene varierer, og enkelte dager vil det ekstra skittent. Bestilling av ekstra renhold skal alltid være skriftlig og godkjent av høyskolens kontaktperson Befaring Interesserte leverandører kan be om en befaring av lokalene. En slik befaring skal skje fra den 10. april til og med den 13. april, og vil foregå individuelt. Eventuelle spørsmål som blir stilt under en slik befaring vil bli besvart samtidig til alle leverandører som har meldt interesse. Send e-post til Børge Fjelldal (borge.fjelldal@hih.no) for å avtale tidspunkt for eventuell befaring. 3. KRAV TIL LEVERANDØREN 3.1. Skatteattest, HMS-erklæring, firmaattest og attest på registrering i faglig register Det er et lovpålagt krav (for norske leverandører) å framlegge skatteattest for merverdiavgift fra skattefogden og skatteattest for skatt utstedt av kemner/kommunekasserer (skjema RF- 1244) som ikke er eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp samt HMS-erklæring underskrevet både av daglig leder og representant for de ansatte. I tillegg kreves firmaattest samt attest på registrering i faglig register for de land det er påkrevd Referanser Det bes om en liste over de tre viktigste oppdragene som er aktiv og som har hatt en varighet på minimum to år. Høgskolen i Harstad vil bruke egen referanse for nåværende leverandør Finansiell og økonomisk situasjon Det bes om et resymert årsregnskap for de to siste tilgjengelige regnskapsårene Eventuell implementeringsplan Dersom leverandøren ikke har tilgjengelig personale for å utføre oppdraget ved kontraktsinngåelse (se pkt. 6.1) skal en detaljert implementeringsplan foreligge som skal Side 11 av 15

12 forklare hvordan leverandøren skal sikre at oppdraget kan gjennomføres ved oppdragets oppstart den 1. juli Implementeringsplanen må også beskrive en alternativ løsning dersom leverandøren allikevel ikke kan gjennomføre oppdraget på egen hånd fra første dag. Leverandøren skal samtidig gi en utfyllende beskrivelse av sin organisasjon, herunder antall ansatte, antall filialer/kontorsteder og annet som kan være relevant for å vurdere hvorvidt leverandøren vil være i stand til å overta oppdraget fra 1. juli Implementeringsplanen er å forstå som et kvalifikasjonskrav, og leverandørens tilbud vil ikke bli vurdert dersom implementeringsplanen er mangelfull eller at den innebærer en stor risiko for at oppdraget ikke kan løses fra første dag E-faktura Vi stiller krav om at det sendes e-faktura Leverandørens deltakerkostnader Kostnader som leverandøren påtar seg i forbindelse ved utarbeidelsen av tilbudet vil ikke bli refundert av høyskolen. 4. KRAV TIL TILBUDET 4.1. Tilbudets utforming og levering Tilbudet skal sendes på norsk. Tilbudet skal sendes lukket, og konvolutten skal merkes Renholdstjenester ved HiH. Tilbudet må være signert og datert. All dokumentasjon skal leveres på papir og følge oppbygningen i konkurransegrunnlaget. For de punktene som ikke fordrer et svar skal leverandøren bekrefte å ha lest og forstått innholdet. Hele tilbudets innhold skal også følge med på en CD-plate eller USB-pinne, prisskjemaet skal ligge ved som en Excel-fil. Tilbudet skal være Høgskolen i Harstad i hende den dato som framgår av utlysningen i Doffin/TED innen kl. 14:00. Eventuell sen postgang er under leverandørens risiko, så Høgskolen i Harstad oppfordrer leverandøren å sende tilbudet i god tid Priser Vedlagt prisskjema skal benyttes. Eventuelle andre forhold som ikke dekkes av prisskjemaet skal påføres i samme skjema med henvisning til hvor i tilbudsbrevet dette er nærmere beskrevet. I prisskjemaet refereres det til Andre tjenester som skal spesifiseres med henvisning til korrekt nummer i tilbudsbrevet. Det er kun tjenester som ikke er spesifisert i konkurransegrunnlaget som kan prises separat. Disse tjenestene vil ikke være med i vurderingen av tilbudene, men vil fungere som en prisliste for ekstraoppdrag som naturlig knytter seg til utførelsen av oppdraget. Det er et ufravikelig krav at faktura utstedes med minimum 30 dagers betalingsfrist. Side 12 av 15

13 4.3. Endring og tilbakekall av tilbud Tilbud kan endres og tilbakekalles inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekall skal skje skriftlig. En endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud, og må derfor utformes i samsvar med punkt 4.1 og Vedståelsesfrist Tilbudene må ha en vedståelsesfrist på 60 dager regnet fra tilbudsfristens utløp Oppsummering Tilbudet skal inneholde: Ferdig utfylt prisskjema og svarskjema kravspesifikasjon Tilbudsbrev Skatteattester og HMS-erklæring Firmaattest / attest på registrering i faglig register for de land det er påkrevd Referanser Resymert årsregnskap for de to siste tilgjengelige regnskapsår. Implementerings-/opplæringsplan 5. BEHANDLING AV TILBUDENE 5.1. Registrering av tilbud Tilbudene påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. Leverandøren kan få bekreftet at tilbudet er mottatt all den tid høyskolen kan identifisere tilbudene ut fra konvoluttene Tilbudsåpning Tilbudsåpningen vil finne sted umiddelbart etter kl. 14:00 den dato som framgår av utlysningen i Doffin. Åpningen skal foretas av to representanter for Høgskolen i Harstad. Leverandørene har ikke rett til å være til stede ved åpningen Avvisning av leverandør Dersom skatteattester og HMS-erklæring enten ikke er levert inn eller tilsier at leverandøren ikke er egnet vil denne bli avvist. Ved manglende dokumentasjon kan det bli aktuelt å gi en kort forlengelse av tilbudsfristen for alle leverandører Avvisning av tilbud Høgskolen i Harstad er pliktig å avvise tilbud som: Ikke er levert innen fastsatt frist. Ikke er levert i samsvar med punkt 4.1 og 4.2 i konkurransegrunnlaget. Er slik utformet at det medfører tvil om hvordan det skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene Høgskolen i Harstad kan avvise tilbud som: Ikke inneholder alle de opplysninger som er forlangt Ikke er prissatt som forutsatt i konkurransegrunnlaget Virker unormalt lavt i forhold til ytelsen Side 13 av 15

14 Ikke er undertegnet 5.5. Avklaring av tilbudene Høgskolen i Harstad kommer til å avstå fra å avklare tvil rundt tilbudene så fremst det uten tvil ikke strider mot forhandlingsforbudet åpen anbudskonkurranse forutsetter. Det samme gjelder retting av åpenbare feil Utskrift av anskaffelsesprotokoll. Avviste og forkastede tilbud Leverandørene vil ikke få tilsendt utskrift av anskaffelsesprotokoll. Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. 6. AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN Vurderingen av leverandørene er todelt. Først vurderer en kvalifikasjonskravene jfr. pkt. 6.3, det vil si hvorvidt leverandøren er egnet til å oppfylle kontrakten. De leverandører som anses kvalifisert vil så få sine tilbud vurdert i forhold til tildelingskriteriene i pkt Framdriftsplan Utlysning av konkurranse: Befaringer: Frist for avklaringer/spørsmål: Frist for besvarelse/tilbud: Innstilling til kontrakt: Klagefrist på innstilling Dato for kontraktsinngåelse: Oppdragets start: Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Høgskolen i Harstad kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. Høgskolen vil i så fall inngå forhandlinger med utvalgte leverandører uten foregående utlysning for de varer som er omfattet av denne konkurransen. Saklig grunn for totalforkastelse kan være: Mistanke om prissamarbeid De mottatte tilbudene er vesentlig dyrere enn forventet Vurdering av leverandøren Oppdragsgiver vil på bakgrunn av tilbudet foreta en totalvurdering av om leverandøren er egnet til å oppfylle kontrakten ut fra følgende kriterier: Referanser Økonomisk og finansiell situasjon Skatteattest og HMS-erklæring Tildelingskriterier Tildelingen skjer på basis av det tilbudet som er økonomisk mest fordelaktig for Høgskolen i Harstad, basert på følgende kriterier: Pris/Totalkostnad (50 %) Side 14 av 15

15 Kvalitet (40 %) Miljø (10 %) 6.5. Poengberegning på bakgrunn av tildelingskriterier Hvert av kriteriene vil gis poeng på en skala fra 0 til 10. Poeng for pris/totalkostnad vil interpoleres og settes med en desimal. For de øvrige vil kun heltalls poeng bli gitt. Normalverdi for full etterkommelse av kravspesifikasjonen er sju (7) poeng. For pris gis 10 poeng til laveste anbud, deretter lavere poengsum ut fra en lineær prosentvis skala slik at for eksempel dobbel pris av laveste anbud gir null (0) poeng. Kvalitet er en kvalitativ vurdering hvor vurderingen vil ta hensyn til hvor godt oppdraget anses å bli gjennomført. Herunder blant annet kvalitetssikring av personale (pkt.2.18), opplæring i NS-INSTA 800. Miljø: Vurdering av rengjøringsmidlenes konsekvenser for både miljøet og brukerne av rengjøringsmidlene Innstilling på kontraktstildeling Snarest mulig etter at Høgskolen i Harstad har foretatt en innstilling om hvem som skal tildeles kontrakt, skal samtlige leverandører meddeles samtidig. Meddelelsen vil inneholde en rimelig frist for klage før kontrakt inngås med den utvalgte leverandøren. Side 15 av 15