KONKURRANSEGRUNNLAG KJØP AV RENHOLDSTJENESTER FOR SANDVIKA VIDEREGÅENDE SKOLE FOR PERIODEN TIL

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG KJØP AV RENHOLDSTJENESTER FOR SANDVIKA VIDEREGÅENDE SKOLE FOR PERIODEN TIL MED MULIGHET FOR PROLONGERING ÅR ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1.0 OPPDRAGSGIVER ANSKAFFELSENS FORMÅL KONTRAKTSBESTEMMELSER KUNNGJØRING GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN REGELKVERK OG PROSEDYRE SPRÅK KONTRAKTSPERIODE KONTRAKTSVERDI UTFORMING AV TILBUDET PRISER ANBUDSBEFARING INNLEVERING AV TILBUDET TILBUDSFRIST TILBUDSÅPNING VEDSTÅELSESFRIST OMKOSTNINGER KONTAKTPERSONER TJENESTEBESKRIVELSE OG KONTRAKTSKRAV TILLEGGSTJENESTER UNDERLEVERANDØRER KVALIFIKASJONSKRAV TIL LEVERANDØREN OBLIGATORISKE OG UFRAVIKELIGE KRAV JURIDISK STILLING ØKONOMISK OG FINANSIELL STILLING TILDELINGSKRITERIER BEDØMMELSE AV KVALITET OPPSUMMERING DOKUMENTASJONSKRAV 7 1

3 1.0 OPPDRAGSGIVER Oppdragsgiver er Sandvika videregående skole v/rektor. Sandvika vgs har utdanningsprogram for Helse- og sosialfag, Medier og kommunikasjon samt tradisjonell Studiespesialisering. I tillegg har skolen et eget Veiledningssenter for voksenopplæring, etter og videreutdanning. Skolen har i ca. 140 ansatte, elevtallet er 870. Dette gjør skolen til en av de største i Akershus og med den aktiviteten som også foregår på kveldstid kan det hevdes at renholdsbehovet er betydelig. Bruksbelastningen kan variere noe gjennom året. Utleien på kveldstid er konsentrert fra mandag til torsdag. Normal utleie er angitt i eget vedlegg. Variasjoner kan oppstå, mindre avvik må kunne håndteres innenfor fast avtale. Bygget sto opprinnelig ferdig for Handelshøyskolen BI Akershus fylkeskommune kjøpte imidlertid bygget i 2004 og etter et omfattende ombyggingsarbeid kunne Sandvika vgs starte opp sin virksomhet i bygget høsten Bygget er på drøye m 2 og har fått «nybyggstandard». Bygget er beregnet til cirka 800 elever og kapasiteten er nå maksimalt utnyttet. Skolen ligger noe tilbaketrukket fra hovedveinettet i Sandvika, men det er mye trær og annen vegetasjon som bidrar til at løv og annet organisk materiale trekkes inn i bygget. Inngangspartiene er store og moderne, så mye smuss stoppes i denne sonen. Ellers preges bygget av den store overbygde gaten som strekker seg i hele byggets lengde og fungerer som en innendørs skolegård og sosial arena. Vi finner også en liten idrettshall med Pulastikk sportsgulv. Ellers domineres gulvene av linoleum kombinert med fliser. For ytterligere detaljer vis til renholdsplanen. 1.1 ANSKAFFELSENS FORMÅL Anskaffelsen har til formål å finne en ansvarsbevisst og faglig dyktig leverandør av renholdstjenester. Skolen har behov for daglig renhold og hovedrengjøring i overensstemmelse med gjeldende forskrifter. Detaljene og omfanget framgår av vedlagte renholdsplan. Skolen ønsker å finne en leverandør med god oppdragsforståelse, tilstrekkelig fagkunnskap og de egenskapene som er nødvendige for å sikre en stabil leveranse i samsvar med renholdsplanens kvalitetskrav 1.2 KONTRAKTSBESTEMMELSER Avtalen baseres på NS 8431 Alminnelige kontraktsbestemmelser om levering av fast renhold med de presiseringer som følger av vedlegg 3 Spesielle kontraktskrav. De vilkår og bestemmelser som framgår av denne tilbudsinnbydelsen innarbeides i standardens kontraktsblankett. 1.3 KUNNGJØRING Anskaffelsen er kunngjort på Doffin og TED databasen , med referanse xxxxx (2012/S xx-xxxxxx) Leverandørene vil kunne laste ned alle relevante dokumenter på Doffin, som vedlegg til denne tilbudsinvitasjonen. 2

4 2.0 GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 REGELVERK OG PROSEDYRE Anskaffelsen er omfattet av Lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr. 69 ajourført med endringer senest ved lov 30. juni 2006 nr 41. Forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april nr Anskaffelsesprosedyren er åpen anbudskonkurranse og innebærer at forhandlinger ikke er tillatt. 2.2 SPRÅK Tilbudet inklusiv vedleggene skal være skrevet på norsk. Attester, sertifikater, brosjyrer og annet vedlagt materiale kan om nødvendig være på svensk, dansk eller engelsk. 2.3 KONTRAKTSPERIODE Avtalen omfatter dekning av behovet i perioden fra Oppdragsgiver har rett til å utløse opsjon og forlenge avtalens varighet med ytterligere inntil år. Daglig renhold skal utføres i henhold til "skoleruta" 190 dager pr år i tidsrommet kl Hovedrengjøring skal utføres i skolens ferier etter nærmere avtale med skolens ledelse. 2.4 KONTRAKTSVERDI Tjenesten har en samlet anslått kontraktsverdi på mellom NOK 2,0 og 3,0 millioner pr. år eks. mva. 2.5 UTFORMING AV TILBUDET Tilbud skal gis på grunnlag av de opplysninger som fremkommer i konkurransegrunnlaget med vedlegg. Følgende skjema og dokumenter skal leveres sammen med tilbudet: Tilbudsbrev HMS-egenerklæring Skatteattester, se punkt Firmaattest Attest for kredittverdighet, se punkt 4.3 Vedlegg egnet til å belyse tildelingskriteriene, se punkt 5.3 Tilbudsskjema 2.6 PRISER Alle priser inngis på tilbudsskjema, vedlegg 9. Det ønskes pris pr. år, separat for de ulike tjenestene. Alle utgifter i forbindelse med oppdraget må være inkludert. Prisen for daglig renhold bes spesifisert i form av kalkyleskjema, vedlegg 9 side 2. Alle poster i tilbudsskjemaet skal være utfylt. 3

5 2.7 ANBUDSBEFARING Anbudsbefaring er fastsatt til , kl 14:00. Sandvika videregående skole, Elias Smiths vei 15, 1337 Sandvika. Frammøte i glasshall ved skolens hovedinngang. 2.8 INNLEVERING AV TILBUDET Tilbud skal sendes/innleveres i 2 - to - eksemplarer i lukket konvolutt til: Adresse ved levering : Postadresse Svein Taraldsen Consult as Svein Taraldsen Consult as Aslakveien 14 / inngang B Aslakveien 14 a 0753 Oslo 0753 Oslo Merk.: Tilbud renholdstjenester Sandvika vgs Tilbyder bærer ansvaret for rettidig levering av tilbud. Forsinket postgang eller annet, endrer ikke dette ansvar. 2.9 TILBUDSFRIST Tilbud må være mottatt senest innen kl Tilbud som leveres etter fristen vil automatisk bli avvist TILBUDSÅPNING Åpning av mottatte tilbud vil finne sted umiddelbart etter tilbudsfristen. Offentlig åpning vil ikke finne sted. Kun representanter for oppdragsgiveren og de personer som oppdragsgiver bemyndiger, vil være til stede under åpningen VEDSTÅELSESFRIST Tilbudene forutsettes vedstått til OMKOSTNINGER Alle omkostninger i forbindelse med utarbeidelse av tilbudet skal i sin helhet dekkes av den enkelte tilbyder KONTAKTPERSONER Eventuelle spørsmål om konkurransen kan rettes til følgende kontaktpersoner: Eyvind Taraldsen tlf e-post: eyvind@stconsult.no Knut Omholt- jensen, adm.leder tlf e-post: knut.omholt-jensen@sandvika.vgs.no 4

6 3.0 TJENESTEBESKRIVELSE Oppdragsgiverne ønsker tilbud på renholdstjenester innen følgende kategorier: Daglig renhold Hovedrengjøring For ytterligere informasjon og spesifikasjon, se vedlegg 1 og 2, Arbeidsbeskrivelser. 3.1 TILLEGGSTJENESTER Oppdragsgiver ønsker en kortfattet beskrivelse av eventuelle tilleggstjenester som kan. 3.2 UNDERLEVERANDØRER Dersom tilbyder planlegger bruk av leveranser fra underleverandører, må dette gjøres kjent i tilbudet. Underleverandør må være en godkjent renholdsbedrift navn, adresse, telefon og kontaktperson skal oppgis. Hovedleverandør / kontraktspart bærer alltid det fulle ansvar for levering av tjenestene, både i volum og kvalitet. Bruk av underleverandører endrer ikke leverandørens ansvar i forhold til gjennomføring av leveransen. 4.0 KVALIFIKASJONSKRAV TIL LEVERANDØREN 4.1 OBLIGATORISKE OG UFRAVIKELIGE KRAV Skatteattester Vi presiserer at det skal leveres 2 -to- attester utstedt av henholdsvis kemner / kommunekasserer og skattefogd i Norge, og tilsvarende i det landet hvor tilbyder er etablert, som bekreftelse på at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og avgifter i henhold til lovbestemmelsene. Følgende etat utsteder for følgende type avgift/skatt: Utstedende etat Type avgift/skatt Kemner/kommunekasserer Egen skatt Forskuddstrekk Påleggstrekk Arbeidsgiveravgift Renter Skattefogden Merverdiavgift Renter Begge attestene må vedlegges tilbudet. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen HMS-egenerklæring Det skal leveres egenerklæring om at tilbyder oppfyller, eller ved eventuell tildeling av kontrakt vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS). Egenerklæringen skal være underskrevet av daglig leder og representant for de ansatte. Se vedlegg 5. 5

7 4.2 JURIDISK STILLING Det stilles krav om at leverandøren er en lovlig juridisk enhet, med renhold som primært virksomhetsområde. Dokumentasjonskrav; firmaattest eller tilsvarende nasjonalt dokument innen EØS området. 4.3 ØKONOMISK OG FINANSIELL STILLING For å komme i betraktning må tilbyder kunne dokumentere en ryddig regnskapsførsel, god betalingshistorikk og betraktes som kredittverdig. Tilbydere må ha likviditet og soliditet tilstrekkelig til å møte renholdsplanens behov for investeringer i maskinelt renholdsutstyr og kontraktens betalingsbetingelser. Dette dokumenteres ved rapport fra et anerkjent kredittopplysingsfirma, Dun&Bradstreet, rating A / Experian rating eller tilsvarende. 5.0 TILDELINGSKRITERIER Tildeling av kontrakten skjer på grunnlag av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Total samlet pris for alle tjenester vektlegges 40 % Pris pr levert arbeidstime vektlegges 10 % Kvalitet vektlegges 50 % 5.1 BEDØMMELSE AV KVALITET Kvalitet tillegges stor betydning ved valg av leverandør. Vi ber om at tilbyder redegjør for sin evne til å innfri kravene i konkurransegrunnlaget og synliggjør sin kvalitet gjennom sitt tilbud. Ved vurdering av kvalitet inngår følgende underpunkter: Arbeidstid, total mengde Realistisk tidberegning Produkteksempel / Erfaring fra tilsvarende oppdrag Annen redegjørelse for kompetanse, ledelse og drift planlagt for Sandvika vgs. Ved vurderingen vektes arbeidstid og realistisk tidberegning hver med 10 %. De siste to tildelingskriteriene med 15 % hver. Erfaring skal belyses ved hjelp av et produkteksempel. Med dette forstås en konkret renholdsleveranse for et sammenlignbart bygg, pågående eller nylig avsluttet, av tilsvarende størrelse og med et tilsvarende prisnivå som i det foreliggende tilbudet. Det må foreligge en kort beskrivelse av bygget og oppgis en kontaktperson for kontrakten. Alternative bygg kan benyttes hvis leverandøren mangler erfaring med skolebygg. For leveransen som brukes som produkteksempel, ønsker vi kopi av den dokumentasjon som foreligger for oppfølging av kvalitet (f.eks. servicerapporter + møtereferat) for siste 6 mnd. av leveransen. Det kan bli aktuelt å forta et intervju eller en befaring av det aktuelle bygget. 6

8 5.2 OPPSUMMERING DOKUMENTASJONSKRAV Tildelingskriterier Totalpris: Pris Kvalitet: Arbeidstid, total mengde Realistisk tidberegning Erfaring Personalkompetanse, ledelse og drift Dokumentasjon Prisskjema Prisskjema Beregnes ut fra innkomne tilbud, kombinert med faglig vurdering og standardtider. Redegjørelse i tilbud, med vedlagt produkteksempel. Redegjørelse i tilbud + CV for nøkkelpersonell Vedlegg 1 Vedlegg 1b Vedlegg 2 Vedlegg 2b Vedlegg 3 Vedlegg 4 Vedlegg 5 Vedlegg 6 Vedlegg 7 Vedlegg 8 Vedlegg 9 Arbeidsbeskrivelse for daglig renhold (DR) Areal og frekvensoversikt daglig renhold Arbeidsbeskrivelse for hovedrengjøring (HR) Estimert årlig hovedrengjøringsareal Spesielle kontraktsbestemmelser Avtalte kvalitetssikringstiltak Krav til personalet Erklæring om lønns og arbeidsviklår HMS-egenerklæring Normal utleie ved Sandvika vgs. Prisskjema 7