KONKURRANSEGRUNNLAG KJØP AV RENHOLDSTJENESTER

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG KJØP AV RENHOLDSTJENESTER NATIONALTHEATRET ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE

2 INNHOLDSFORTEGNELSE INNHOLDSFORTEGNELSE OPPDRAGSGIVER OM NATIONALTHEATRET ANSKAFFELSENS FORMÅL KONTRAKTSBESTEMMELSER KUNNGJØRING GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN REGELVERK OG PROSEDYRE SPRÅK KONTRAKTSPERIODE KONTRAKTSVERDI UTFORMING AV TILBUDET PRISER Generelt Prisregulering INNLEVERING AV TILBUDET TILBUDSBEFARING TILBUDSFRIST TILBUDSÅPNING VEDSTÅELSESFRIST OMKOSTNINGER KONTAKTPERSON TJENESTEBESKRIVELSE OG SENTRALE KONTRAKTSKRAV GENERELL TJENESTEBESKRIVELSE INFORMASJON OG SAMARBEID HELSE MILJØ OG SIKKERHET BETALING ARBEIDSBETINGELSER UNDERLEVERANDØRER SÆRSKILTE KRAV... 9 Konkurransegrunnlag renholdstjenester Nationaltheatret Side 2

3 4.0 KVALIFIKASJONSKRAV TIL LEVERANDØREN GENERELT OM KVALIFIKASJONSKRAV KVALIFIKASJONSKRAV LEVERANDØR TILDELINGSKRITERIER KVALITATIVE TILDELINGSKRITERIER Kvalitet Leveringssikkerhet VEDLEGG Vedlegg 1 Beskrivelse av renholdsomfanget Vedlegg 2 Renhold og vedlikehold av gulv og inventar Vedlegg 3 Renholdstegninger Vedlegg 4 Romlister Vedlegg 5 Krav til midler, metoder og utstyr Vedlegg 6 HMS-egenerklæring Vedlegg 7 Tilbudsskjema Konkurransegrunnlag renholdstjenester Nationaltheatret Side 3

4 1.0 OPPDRAGSGIVER 1.1 OM NATIONALTHEATRET Nationaltheatret er Norges største teater med et uttalt mål om å bli anerkjent som et av Europas ledende teatre; tradisjonsrikt og grensesprengende. Teatret ligger midt i smørøyet av Norges hovedstad Oslo mellom slottet og stortinget - i et praktbygg fra forrige århundreskifte. Det har tre faste scener under samme tak i sentrum, og en biscene i bydel Torshov på Oslos trendy østkant. Nationaltheatret har siden åpningen i 1899 gitt den norske dramatikken og norsk som scenespråk et hjem. Ønsket om å etablere et teater for norske dramatikere og scenekunstnere var en selvsagt del av nasjonsbyggingen og løsrivelsen fra Sverige rundt forrige århundreskifte, en prosess som munnet ut i unionsoppløsningen i Statuene av Henrik Ibsen og Bjørnstjerne Bjørnson troner fortsatt foran hovedinngangen. Sammen med Ludvig Holberg har disse to nasjonale ikonene også navnene gravert på fronten av teaterbygningen. Nationaltheatrets ensemble er landets ledende, og kun de aller beste iscenesettere fra inn- og utland inviteres til å realisere det kunstneriske programmet. Den tekniske og administrative staben består av høyt kvalifiserte medarbeidere på alle områder. Som festivalarrangør og turnerende teater har Nationaltheatret dessuten en enestående kompetanse, ikke bare i norsk, men også i internasjonal sammenheng. Nationaltheatrets repertoar kjennetegnes av høy kvalitet og en balansert blanding av klassikere og samtidsdramatikk, i aktuelle og grensesprengende oppsetninger. For ytterligere informasjon om Nationaltheatret, se ANSKAFFELSENS FORMÅL Anskaffelsen har til formål å finne en ansvarsbevisst og faglig dyktig leverandør av renholdstjenester for perioden til , med opsjon på år. Nationaltheatret har behov for daglig renhold og hovedrengjøring mm. Detaljene og omfanget framgår av vedlegg 1-5 til dette dokumentet. Nationaltheatret ønsker å finne en leverandør med god oppdragsforståelse, tilstrekkelig fagkunnskap og de egenskapene som er nødvendige for å sikre en stabil leveranse. Oppdragsgiver forventer en meget god faglig standard på renholdet. 1.3 KONTRAKTSBESTEMMELSER Avtaleforholdet reguleres av følgende kontraktsbestemmelser: NS 8431 Alminnelige kontraktsbestemmelser om levering av fast renhold. De vilkår og bestemmelser som framgår av denne tilbudsinnbydelsen innarbeides i standardens kontraktsblankett. 1.4 KUNNGJØRING Anskaffelsen er kunngjort på Doffin og TED databasen, leverandørene vil kunne laste ned dokumentene via nevnte kunngjøring. Konkurransegrunnlag renholdstjenester Nationaltheatret Side 4

5 2.0 GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 REGELVERK OG PROSEDYRE Anskaffelsen er omfattet av Lov om offentlige anskaffelser med tilhørende Forskrift om offentlige anskaffelser. Anskaffelsesprosedyren er åpen anbudskonkurranse og innebærer at forhandlinger ikke er tillatt. 2.2 SPRÅK Tilbudet inklusiv vedleggene skal være skrevet på norsk. Attester, sertifikater, brosjyrer og annet vedlagt materiale kan om nødvendig være på svensk, dansk eller engelsk. 2.3 KONTRAKTSPERIODE Avtalen omfatter dekning av behovet i perioden fra Oppdragsgiver har rett til å utløse opsjon og forlenge avtalens varighet med ytterligere inntil år. 2.4 KONTRAKTSVERDI Tjenesten har en samlet anslått kontraktsverdi på mellom NOK 2,5 og 3,0 millioner pr.år, inkl. mva. 2.5 UTFORMING AV TILBUDET Tilbud skal gis på grunnlag av de opplysninger som fremkommer i konkurransegrunnlaget med vedlegg. Følgende skjema og dokumenter skal leveres sammen med tilbudet: Tilbudsbrev Leverandøropplysninger HMS-egenerklæring Skatteattester Firmaattest Regnskapstall og attest for kredittverdighet Vedlegg egnet til å belyse tildelingskriteriene Tilbudsskjema 2.6 PRISER Generelt Alle priser inngis på tilbudsskjema, vedlegg 7. Det bes om pris pr. år. Alle utgifter i forbindelse med oppdraget må være inkludert og alle poster i tilbudsskjemaet skal være utfylt. Konkurransegrunnlag renholdstjenester Nationaltheatret Side 5

6 2.6.2 Prisregulering Tilbudet forutsettes basert på de pr. dato gjeldende priser. Prisendringer godtas såfremt endringen skyldes generelle endringer i gjeldende arbeidstidslønninger fastsatt ved tariffavtale mellom arbeidsgiver og arbeidstakerorganisasjonene. Av kontraktsummen eksklusive mva. skal 100 % anses være lønnsavhengig. Kontraktsbeløpet kan reguleres en gang pr. år, første gang 12 måneder etter kontraktsinngåelse. Prisene kan endres en gang pr. år med bakgrunn i dokumenterte endringer i: - Tariffmessige lønnsøkninger - Endringer i offentlige avgifter - Arealendringer Hvis prisendringen - uansett årsak - overstiger 15 %, har oppdragsgiver rett til å avslutte kontrakten med 3 måneders oppsigelse. 2.7 INNLEVERING AV TILBUDET Tilbud skal sendes/innleveres i 2 - to - eksemplarer i lukket konvolutt til: Adresse: Nationaltheatret v/freddy Olsen Besøksadresse: Johanne Dybwads plass 1 Postadresse: 1225 Vika, 0110 Oslo Merkes: Tilbud renholdstjenester Nationaltheatret 2.8 TILBUDSBEFARING Det arrangeres felles tilbudsbefaring kl. 08:00. Oppmøte ved inngang resepsjon; vis-avis Theatercafèen. 2.9 TILBUDSFRIST Tilbud må være mottatt senest innen kl Tilbud som leveres etter fristen vil bli avvist TILBUDSÅPNING Åpning av mottatte tilbud vil finne sted umiddelbart etter tilbudsfristen. Offentlig åpning vil ikke finne sted. Kun representanter for oppdragsgiveren og de personer som oppdragsgiver bemyndiger, vil være til stede under åpningen VEDSTÅELSESFRIST Tilbudene forutsettes vedstått til Konkurransegrunnlag renholdstjenester Nationaltheatret Side 6

7 2.12 OMKOSTNINGER Alle omkostninger i forbindelse med utarbeidelse av tilbudet skal i sin helhet dekkes av den enkelte tilbyder KONTAKTPERSON Eventuelle spørsmål om konkurransen kan rettes til følgende kontaktperson: Driftsteknisk sjef Freddy Olsen telefon: eller e-post: freddy.olsen@nationaltheatret.no Konkurransegrunnlag renholdstjenester Nationaltheatret Side 7

8 3.0 TJENESTEBESKRIVELSE OG SENTRALE KONTRAKTSKRAV 3.1 GENERELL TJENESTEBESKRIVELSE Leveransen omfatter daglig renhold 6 dager i uken, tilsyn, periodisk renhold og hovedrenhold av Nationaltheatret. Bygget er variert med hensyn til type rom, gulv og inventar, samt tider for renhold av hensyn til publikumsområder og tider for teaterforestillinger. Det presiseres at dette er en publikumsbygning, og at rengjøringsbehov til en viss grad vil variere og påvirkes av publikummets adferd og antall publikum pr forestilling og gjennom året. I tilbudet må det derfor tas høyde for dette; det gis ingen tillegg ved eventuelt særlig nedsmussing etter en forestilling og lignende. Det gjøres spesielt oppmerksom på at leveransen også omfatter diverse serviceoppgaver, og at leverandør skal stå for innkjøp av avfallsposer, rengjøringsmidler og utstyr, samt mykpapir og håndsåpe. All renholdsledelse skal også være inkludert i tilbudet. Teateret holder stengt 7 uker i sommermånedene og hovedrenhold skal primært utføres i denne perioden. Vedlagte renholdstegninger viser frekvens pr. rom. Nationaltheatret stiller ikke moppevaskemaskiner til disposisjon, og heller ikke rom/plass til det i Nationaltheatrets lokaler. Utfyllende informasjon om renholdsomfanget følger av vedlegg 1 beskrivelse av renholdsomfanget. 3.2 INFORMASJON OG SAMARBEID Etter at avtale er inngått, skal det i avtalens 3 første måneder avholdes månedlige oppfølgingsmøter dersom behovet er tilstede. Deretter skal det gjennomføres kvartalsvise oppfølgingsmøter. Leverandøren vil få ansvaret for referatføring i forbindelse med alle oppfølgingsmøter. Det legges opp til regelmessig rapportering av oppnådd renholdskvalitet og det knyttes sanksjoner til eventuelle mangler. 3.3 HELSE MILJØ OG SIKKERHET Tilbyder må på forespørsel kunne dokumentere at de renholdsartikler som benyttes, oppfyller gjeldende krav innenfor HMS-lovgivninger, og ikke har noe negative innvirkninger på helse, inneklima eller ytre miljø. 3.4 BETALING Betalingsfristen er 30 dager etter mottak av godkjent leveranse og korrekt faktura med avtalte bilag. Betaling innebærer ingen godkjenning av leveransen. Forskuddsbetaling vil ikke finne sted. Fakturagebyr aksepteres ikke. Konkurransegrunnlag renholdstjenester Nationaltheatret Side 8

9 3.5 ARBEIDSBETINGELSER Leverandøren skal sørge for at eventuell utenlandsk arbeidskraft i eget firma eller samarbeidspartnere har nødvendig arbeidstillatelse etter de til enhver tid gjeldende bestemmelser, at de har lønn og arbeidsvilkår iht norske lover og forskrifter og at skatter og avgifter blir betalt i henhold til de til enhver tid gjeldende bestemmelser. Utenlandsk arbeidskraft skal være godkjent av DSB. 3.6 UNDERLEVERANDØRER Dersom tilbyder planlegger bruk av leveranser fra underleverandører, må dette gjøres kjent i tilbudet. Underleverandørers navn, adresse, telefon og kontaktperson skal oppgis. Forespørselens kvalifikasjonskrav gjøres gjeldende også for underleverandører. Bruk av underleverandører endrer ikke leverandørens ansvar i forhold til gjennomføring av leveransen. 3.7 SÆRSKILTE KRAV Oppdragsgiver krever at renholdsbedriften har en forsikring som dekker et fullstendig ansvar for utbedring av låsesystemet ved et eventuelt tap av nøkler. Inkludert i dette er utskifting av låsesylindere på administrasjonskontorer, avdelingslederkontorer, tekniske rom og ytterdører /porter med tilhørende nøkler. Servicemedarbeiderne skal kunne kommunisere på norsk og er forpliktet til å følge oppdragsgivers bestemmelser når det gjelder taushetsplikt, sikkerhetsbestemmelser mm. Leverandør skal utstyre servicemedarbeiderne med ID-kort med bilde. Under arbeidet hos Nationaltheatret skal servicemedarbeiderne og ledere bære ID-kort, lett synlig. Servicemedarbeidere skal bruke arbeidstøy, godkjent av oppdragsgiver og tydelig merket med renholdsfirmaets merke/navn. Konkurransegrunnlag renholdstjenester Nationaltheatret Side 9

10 4.0 KVALIFIKASJONSKRAV TIL LEVERANDØREN 4.1 GENERELT OM KVALIFIKASJONSKRAV Oppdragsgiver kan stille krav til leverandørene, herunder til leverandørenes kvalifikasjoner og finansielle- og økonomiske stilling. Vurdering av leverandørenes kvalifikasjoner skal særlig baseres på kriterier som faglig kompetanse, effektivitet, erfaring og pålitelighet. Kravene skal sikre at leverandørene er egnet til å kunne oppfylle avtaleforpliktelsene. Omfanget av de krav som stilles skal stå i forhold til den ytelse som skal leveres. Oppdragsgiver skal ta hensyn til leverandørens berettigede interesser når det gjelder beskyttelse av tekniske og forretningsmessige hemmeligheter vedrørende deres foretak. 4.2 KVALIFIKASJONSKRAV LEVERANDØR Konkurransen gjennomføres som en ett-trinns konkurranse. Det vil si at alle interesserte kan be om å få tilsendt konkurransegrunnlag. Dokumentasjon på at kvalifikasjonskrav er tilfredsstilt sendes inn sammen med selve tilbudet (samlet i en leveranse). Følgende kvalifikasjonskrav gjelder for denne konkurransen/avtalen: Obligatoriske: 1. Skatteattest og MVA-attest, ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen, utstedt av den kompetente myndighet, som bekrefter at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter, trygdeavgifter og MVA. Skatteattestene skrives ut av skatteoppkreverkontoret i den kommunen hvor leverandøren har sitt hovedkontor og av skattefogden i tilsvarende fylke. 2. HMS-egenerklæring Øvrige kvalifikasjonskrav 3. Det kreves at leverandøren er et lovlig etablert foretak med renhold som primært virksomhetsområde Dokumenteres med: Firmaattest (ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen) 4. Tilbydere må ha likviditet og soliditet tilstrekkelig til å møte renholdsplanens behov for investeringer i maskinelt renholdsutstyr og kontraktens betalingsbetingelser Dokumenteres med: Foretakets totale omsetning og dets omsetning de 3 siste regnskapsår for de ytelser avtalen omhandler Konkurransegrunnlag renholdstjenester Nationaltheatret Side 10

11 Foretakets årsregnskap eller utdrag av dette Dokumentasjon fra Dun & Bradstreet eller annet anerkjent kredittopplysingsfirma på kredittverdighet (ikke eldre enn 2 uker) Forsikringer Leverandøren må fremlegge ansvarsforsikring før avtalen undertegnes. Avtalen er ikke gyldig før slik forsikring foreligger. Konkurransegrunnlag renholdstjenester Nationaltheatret Side 11

12 5.0 TILDELINGSKRITERIER Tildeling av kontrakt vil skje på grunnlag av identifikasjon av det økonomisk mest fordelaktige tilbudet basert på følgende kriteria: - Kvalitet, se pkt (vekt 40 %) - Totalpris (vekt 40 %) - Leveringssikkerhet, se pkt (vekt 20 %) 5.1 KVALITATIVE TILDELINGSKRITERIER Kvalitet og leveringssikkerhet tillegges stor betydning ved valg av leverandør. Vi ber om at tilbyder redegjør for sin evne til å innfri kravene i konkurransegrunnlaget og synliggjør sin kvalitet og leveringssikkerhet med tanke på evalueringen Kvalitet Følgende legges til grunn for evalueringen: Arbeidstid, total mengde Realistisk tidberegning Kundeservice Redegjørelse for kvalitetskontroll Oppdragsgivers tidligere erfaringer Personalkompetanse og ledelse planlagt for renholdet ved Nationaltheatret. Kundeservice i den planlagte leveransen skal belyses ved hjelp av et produkteksempel. Med dette forstås en konkret renholdsleveranse for et pågående eller nylig avsluttet oppdrag, av tilsvarende størrelse og med et tilsvarende prisnivå som i det foreliggende tilbudet. Ved vurdering av kvalitet vektes alle underpunkter likt. For leveransen som brukes som produkteksempel, ønsker vi kopi av den dokumentasjon som foreligger for oppfølging av kvalitet (f.eks. servicerapporter + møtereferat) for siste 6 mnd. av leveransen. I tillegg må det foreligge en kontaktperson for kunden. Det kan bli aktuelt å forta et intervju eller en befaring av den/det aktuelle bygningen(e) Leveringssikkerhet Følgende legges til grunn for evalueringen: Antallet renholdere og andre nærliggende leveranser Oversikt over foretakets gjennomsnittlige årlige bemanning og bemanning for dette oppdraget (organisasjonsplan) Organisering av vikardrift og driftsledelse Det mi i tilbudet derfor gis utfyllende opplysninger om disse forhold. Ved vurdering av leveringssikkerhet vektes alle underpunkter likt. Konkurransegrunnlag renholdstjenester Nationaltheatret Side 12

13 VEDLEGG Vedlegg 1 Beskrivelse av renholdsomfanget Vedlegg 2 Renhold og vedlikehold av gulv og inventar Vedlegg 3 Renholdstegninger Vedlegg 4 Romlister Vedlegg 5 Krav til midler, metoder og utstyr Vedlegg 6 Egenerklæring om HMS Vedlegg 7 Tilbudsskjema Konkurransegrunnlag renholdstjenester Nationaltheatret Side 13