KONKURRANSEGRUNNLAG. For kjøp av teletjenester til Norsk pasientskadeerstatning

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG For kjøp av teletjenester til Norsk pasientskadeerstatning 1

2 INNHOLD Tilbyder må kontrollere at det mottatte konkurransegrunnlaget inneholder alle tekstsider, bilag og øvrige dokumenter som angitt nedenfor og i konkurransegrunnlaget for øvrig. Dersom dokumenter mangler eller er uklare, skal tilbyder ta kontakt med oppdragsgiver, se konkurransebestemmelsene pkt. 3. Konkurransegrunnlaget innholder: INNHOLD... 2 DEL I INNBYDELSE OG KRAVSPESIFIKASJON GENERELL BESKRIVELSE ANSKAFFELSENS OMFANG KRAVSPESIFIKASJON... 4 DEL II - KONKURRANSEBESTEMMELSER ANSKAFFELSESPROSEDYRE DET SKAL INNGÅS AVTALE MED EN LEVERANDØR FOR HVER DEL OPPLYSNINGER, INFORMASJON, KONTAKTPERSON INNLEVERING AV TILBUD TILBUDSFRIST VEDSTÅELSESFRIST TILBUDSÅPNING SPRÅKKRAV TILBUDETS INNHOLD DISPONERING PRIS FORBEHOLD/AVVIK FRA KONKURRANSEGRUNNLAGET KRAV TIL KVALIFIKASJONER KRAVSPESIFIKASJON TILDELINGSKRITERIER VURDERING AV TILBUD PÅ ENKELTE DELER MOT TILBUD PÅ BEGGE DELER MEDDELELSE OM TILDELING/KONTRAKTINNGÅELSE DEL III KONTRAKTSBESTEMMELSER VARIGHET ØKONOMISKE FORHOLD DOKUMENTER INNKLUDERT I DENNE AVTALEN FORPLIKTELSER TAUSHETSPLIKT

3 6. ENDRINGER OG TILLEGG TIL AVTALEN KONFLIKTLØSNING HENVENDELSER UNDERTEGNING

4 DEL I INNBYDELSE OG KRAVSPESIFIKASJON 1. Generell beskrivelse Norsk pasientskadeerstatning (NPE) er en etat underlagt Helse- og omsorgsdepartementet (HOD) som behandler erstatningskrav fra pasienter som er påført skade i den offentlige helsetjenesten. Se for mer informasjon om NPEs virksomhet. NPE er etablert i Oslo med ca 115 ansatte. NPE ønsker å inngå en avtale for kjøp av teletjenester, som omfatter abonnement og samtalekostnader for fast- og mobiltelefoni, med tilhørende tjenester. Virksomhetens tilknytningsform til staten er underlagt politiske bestemmelser. Endring i selskapsform, flytting av virksomhet, deling-/sammenslåing med andre virksomheter eller nedleggelse vil kunne medføre omgående fratredelse av avtalen. En nærmere spesifikasjon av anskaffelsen er inntatt i punkt Anskaffelsens omfang Avtalen skal ha en varighet på 2 år med en opsjon for NPE for forlengelse med ett år av gangen i to år. Det er uklart hvordan omfanget av behovet vil utvikle seg i perioden. Tilbyderne tar selv den hele og fulle risikoen for avtalens omfang og NPE vil ikke gi noen kompensasjon dersom omfanget viser seg å bli mindre enn det tilbyder har kalkulert med i sitt tilbud. Avtalen vil inneholde fastsatte priser for abonnement og samtalepriser for spesifiserte kategorier og eventuelle andre tjenester/telefontrafikk. 3. Kravspesifikasjon NPE har behov for teletjenester for fasttelefon og mobiltelefon og ber om tilbud for begge deler. Tilbydere kan velge om de gir tilbud på begge deler eller på kun en av delene. NPE ønsker å inngå en avtale med en leverandør for fasttelefon og en leverandør for mobiltelefon. Det er mulig at NPE inngår avtale med samme leverandør for fasttelefon og mobiltelefon. Avtalen om mobiltelefon vil også inkludere terminaler. 4

5 DEL II - KONKURRANSEBESTEMMELSER 1. Anskaffelsesprosedyre Avtalen vil inngås i henhold til Lov om offentlige anskaffelser m.v. av 16. juli 1999 nr. 69 og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr 402. Anskaffelsen vil bli gjennomført som en åpen anbudskonkurranse i henhold til reglene i forskrift om offentlige anskaffelser del II, jfr. 2-1 (6) Forskrift om offentlige anskaffelser.. Anskaffelsen er delt i to deler og tilbud kan gis på hver del for seg eller begge deler. Konkurransebestemmelsene inntatt i konkurransegrunnlaget del II supplerer forskrift om offentlige anskaffelser, og skal i tilfelle motstrid gjelde foran forskrift om offentlige anskaffelsers bestemmelser med mindre sistnevnte bestemmelser ikke kan fravikes. 2. Det skal inngås avtale med en leverandør for hver del Det vil bli inngått avtale med en leverandør for hver del. Det er mulig at det inngås avtale med en leverandør for begge deler. Se punkt Opplysninger, informasjon, kontaktperson Konkurransen er kunngjort i Doffin-databasen. Det er anledning til å stille supplerende spørsmål til konkurransegrunnlaget. Slike supplerende spørsmål skal fremsettes skriftlig, og være mottatt senest: Mandag 26. januar 2009 klokken Spørsmål vedrørende konkurransegrunnlaget skal stilles skriftlig til NPE v/rådgiver Wiebe van Meenen på e-post Wiebe.vanmeenen@npe.no. Henvendelsene skal merkes med Konkurranse teletjenester. Alle henvendelser skal skje via e-post. 5

6 Alle skriftlige spørsmål vil bli anonymisert og alle tilbyderne vil få tilsendt alle spørsmål og evt. svar. 4. Innlevering av tilbud Ved forsendelse pr. post skal følgende adresse benyttes: Norsk pasientskadeerstatning Administrasjonsavdelingen Postboks 3, St. Olavs plass 0130 Oslo Ved personlig fremmøte skal forsendelsen leveres til: Norsk pasientskadeerstatning Resepsjon Holbergs gt. 1 Oslo Pakning/konvolutt med tilbudet skal være tydelig forseglet og anonymisert samt være merket slik: Tilbud teletjenester att. Wiebe van Meenen NB. Må ikke åpnes før tilbudsåpning. Tilbudet skal leveres i 3 eksemplarer. Et eksemplar skal påtegnes original. Ved motstrid mellom eksemplarene, går dette eksemplaret foran de øvrige. I tillegg skal tilbudets dokumenter leveres i elektronisk format, på CD/DVD eller minnebrikke. Innpakking og merking av tilbudet skal gjøres på en slik måte at tilbudets fortrolighet kan bevares frem til tilbudsåpning. Tilbud sendt pr. telefaks, e-post eller annen form for elektronisk dokumentoverførsel aksepteres ikke. Rettidig mottatt tilbud leveres ikke tilbake. 5. Tilbudsfrist Frist for inngivelse av tilbud er: 6

7 Mandag 2. februar 2009 kl Innen nevnte dato og klokkeslett må tilbudet være overlevert til den i punkt 4 nevnte adresse. Tilbudsfristen er absolutt. For sent innkomne tilbud vil bli returnert uåpnet til avsender. 6. Vedståelsesfrist Tilbyder må vedstå seg sitt tilbud inntil kontrakt er undertegnet, dog ikke utover 90 dager regnet fra tilbudsfristens utløp, jfr. Konkurransebestemmelsene punkt 5. Er aksept ikke kommet frem til tilbyder innen denne fristen, bortfaller tilbyders forpliktelse. 7. Tilbudsåpning Tilbudsåpning vil finne sted hos NPE en av de påfølgende dager etter tilbudsfristens utløp. Tilbudsåpning vil skje uten tilstedeværelse av tilbyderne eller andre utenforstående. Oppdragsgiver vil føre anskaffelsesprotokoll. Protokollen vil være unntatt offentlighet. 8. Språkkrav Tilbudet med tilhørende dokumenter skal være på norsk. 9. Tilbudets innhold disponering Tilbudet skal inneholde følgende i den nevnte rekkefølgen: 1. Tilbudsbrev som skal være datert og underskrevet av en som har fullmakt til å pådra tilbyder forpliktelser. Er tilbudet undertegnet av andre enn den/de som i henhold til firmaattesten kan forplikte tilbyder, skal tilbyder vedlegge fullmakt. 7

8 I tilbudsbrevet skal tilbyder identifiseres med følgende opplysninger: - Navn - Selskapsform - Offisielt registreringsnummer i det norske Foretaksregisteret dersom tilbyder er registrert her - Gateadresse - Postadresse - Telefon, telefaks og eventuelt e-postadresse - Kontaktperson på vegne av tilbyder I tilbudsbrevet skal eventuelle avvik/forbehold som er tatt, angis. Forbehold som ikke fremkommer av tilbudsbrevet anses for ikke tatt, se punkt Dokumentasjon knyttet til kvalifikasjonskrav, jfr. punkt Dokumentasjon knyttet til tildelingskriteriene, jfr. punkt Pris Prisen oppgis i norske kroner eksklusiv mva i vedlagte prisskjemaer (vedlegg 1 og vedlegg 2). 11. Forbehold/avvik fra konkurransegrunnlaget Er tilbudet ment å avvike fra konkurransegrunnlaget skal det fremgå klart av tilbudet. Avvikene skal spesifiseres og beskrives presist og entydig i tilbudsbrevet. Eventuelle forbehold skal være særskilt angitt i tilbyders tilbudsbrev selv om disse også er angitt i andre dokumenter i tilbudet. I den grad forbehold ikke er kommet til uttrykk i tilbudsbrevet anses de ikke tatt fra tilbyders side. Det er ikke adgang til å ta forbehold mot grunnleggende elementer i konkurransegrunnlaget. Slike forbehold vil føre til avvisning av tilbudet. 12. Krav til kvalifikasjoner Tilbyderne må oppfylle følgende kvalifikasjonskrav: 8

9 Krav Tilbyder skal være et lovlig etablert foretak. Tilbyder skal ikke ha skatterestanser. Tilbyder skal overholde lovbestemte krav i Norge innen helse miljø og sikkerhet. Dokumentasjon Dette dokumenteres med firmaattest, eller for utenlandske foretak - attester for registrering i faglige register som bestemt ved lovgivning i det land hvor leverandør er etablert. Dette dokumenteres med skatteattest/momsattest ikke eldre enn 6 måneder. Dette dokumenteres med HMSegenerklæring (se vedlegg 2) Tilbyderens finansielle og økonomiske stilling skal være god i forhold til avtalens størrelse. Tilbyder skal være kredittverdig uten krav til sikkerhetsstillelse eller tilsvarende dokumentasjon. Tilstrekkelig aktuell erfaring med etablering av kundeforhold for organisasjoner med tilsvarende størrelse som NPE. Tilbyder skal være registrert hos NPT som tilbyder av offentlig teletjeneste og skal for øvrig være godkjent av relevante godkjenningsmyndighetene i inn og utland. For levering av tjenestene må tilbyderen benytte standard godt utprøvde systemer. Dokumenteres med foretakets siste årsberetning og foretakets revisorgodkjente årsregnskap med noter for de siste 2 år, samt foreløpig regnskap for inneværende år. Dokumenteres med kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap eller tilsvarende dokumentasjon. Dokumenters gjennom en oversikt over relevante referanseoppdrag fra de siste 2 år. Oversikten skal inneholde navn på oppdragsgiver, om det gjelder fast eller mobiltelefoni, antall numre og antall samtaler per år, varighet av etableringsprosjekt og kort beskrivelse av aktiviteter. Egenerklæring. Dokumenteres med kortfattet redegjørelse for systemer som brukes med informasjon om hvor lenge systemet er i drift, om det har vært omfattende driftsstans og om det finnes planer for større endringer på 9

10 Krav Tilbyder må et kvalitetssikringssystem som sikrer tjenesteleveransen. Fasttelefoni: Tilbyder skal kunne terminere fastnettssamtaler til de fleste land i verden. Mobiltelefoni: Tilbyder skal ha roamingavtaler (IP, CDMA, GSM, GPRS, EDGE, HSDPA og UMTS) med utenlandske selskaper som gir god dekning i utlandet. NPE vil være i stand til å motta e-faktura innen avtalen utløper. Tilbyder må ha mulighet til å tilby e-faktura, senest når NPE er klar til å motta e-faktura. Dokumentasjon systemer i avtaleperioden Dokumenteres ved sertifisering eller ved redegjørelse. Dokumenteres ved liste over land med eventuelle unntak. Dokumenteres ved liste over avtaler og/eller oversikt over land med dekning gjennom roaming-avtaler Dokumenteres gjennom egenerklæring 13. Kravspesifikasjon Felles for begge deler: Tilbyderen skal garantere et tilfredsstillende kvalitetsnivå på tjenesten. Det skal angis som prosenttall for tilgjenglighet (oppetid) og fremkommelighet (andel mislykkede anrop), ventetid for summetone og standarder for feilhåndtering (SLA). Det vil bli sett som positiv om tilbyder kan tilby kompensasjon for brudd på garantier for feilretting og/eller oppetid. NPE har ingen spesielle krav til telefonsamband i forbindelse med sin virksomhet utover ordinære krav til kommunikasjon. Tilbyderen skal ha god kundeservice. Kundeservice gjelder tekniske og administrative forhold ved avtalen. Tekniske forhold gjelder feilmeldinger, informasjon om tjenester og bestilling av tjenester. Administrative forhold er knyttet til fakturaer og registrering av abonnement/bestilte tjenester. Faktorer av interesse er hvordan man kan ta kontakt (telefon, e-post, chat, webskjema, selvbetjening gjennom webportal for administrasjon/ min bedrift -side, osv), hvordan man får svar, hvor fort man får svar. Dokumentasjon: Beskrivelse av kundeserviceløsninger for håndtering av tekniske og administrative forhold. Som en del av det løpende kundeforhold skal leverandør ta initiativ til å holde kundemøter hvor partene kan diskutere kundeforholdet. 10

11 Kundemøter skal finne sted to ganger i året i april og oktober. Se avtaleutkast. Del 1 Fasttelefoni: Tilbyderne må kunne tilby de tjenester som er spesifisert i prislisten. I tillegg stiller NPE følgende krav: Felleskravene ovenfor. En tjeneste som innebærer at samtaler til sentralbordnummer kan omdirigeres til et annet nummer som NPE kan velge ved behov. Del 2 - Mobiltelefoni: Tilbyderne må kunne tilby de tjenester som er spesifisert i prislisten. I tillegg stiller NPE følgende krav: Felleskravene ovenfor. Fleksibilitet med hensyn til abonnementstype. NPE har ønske om å kunne velge abonnementstype individuelt for sine brukere som gjør det mulig å tilpasse abonnementstype til individuell bruksmønster. Dokumenteres i prislisten for mobiltelefoni ved å oppgis priser for de forskjellige abonnement som tilbys. NPEs abonnementer har per i dag følgende bruksmønster: Abonnementstype Antall Kommentar Data/gsm/alarm 2 Til varsling per sms eller data. Svært lav forbruk Basis 24 Alle har samme abonnementstype nå. Derav lav forbruk samtaler per kvartal Derav middels forbruk samtaler per kvartal Derav høy forbruk samtaler per kvartal Tvilling 1 To simkort for ett abonnement 11

12 NPE totalt har følgende bruksmønster: Kategori Årlig antall Minutter Årlig antall Samtaler Mobil til fastnett Mobil til Telenor mobil Mobil til mobil andre Intern trafikk (til NPEs mobiler/fasttelefoner) SMS MMS 625 Datatrafikk 265MB Dokumenteres ved en oversikt av abonnementstyper og tjenester som er inkludert i disse. Et godt utvalg av terminaler som selges med bindingstid. Dokumenteres ved liste over tilgjenglige modeller. Levering av informasjon som skal innberettes til skattemyndigheter: det veier positivt om tilbyder kan levere slik informasjon. 14. Tildelingskriterier Felles for begge deler: Ved tildelingen vil det bli lagt vekt på kundeservice, pris og kvalitet. Ved ellers like forhold vil pris være avgjørende. Kundeservice: teknisk ved tekniske problemer vil det være viktig med rask respons (informasjon om feilen og arbeid med feilretting) og vi antar at det er best med personlig kontakt. Det er en fordel med en fast kontaktperson, alternativt en (liten) gruppe personer. Det oppfattes negativt om det ikke er mulig å henvende seg til (og få snakke med) teknisk kundestøtte per telefon. administrativt henvendelser vedrørende administrative saker vil ikke haste så mye. Her vil det selvsagt også være en fordel med en fast kontaktperson, alternativt en gruppe personer, men det kan også være en fordel med selvbetjente løsninger hvor NPE kan hente ut informasjon, bestille rapporter og melde inn spørsmål. Vurderingsmomenter: Personlig kontakt, selvbetjening, responstider, åpningstider 12

13 Pris: Vurderingen av prisen vil ta utgangspunkt i dagens bruksmønster for både fasttelefoni og mobiltelefoni. For mobiltelefoni vil vi ta utgangspunkt i prisene for basisabonnementet. Kvalitet: Teknisk: Tilfredsstillende kvalitetsnivå Administrativt: (Mobiltelefoni) Kvalitet på rapporter med tall som skal innberettes til skatteetaten. I tillegg vil følgende bli vurdert for vurdert for Del 2 mobiltelefoni: Abonnementstyper med utvalg av tjenester. Momenter for denne vurderingen er hvilke tjenester som er inkludert i basis abonnement, valgmulighetene og hvordan NPE kan velge blant forskjellige abonnementstyper. Utvalg av terminaler som selges med bindingstid. 15. Vurdering av tilbud på enkelte deler mot tilbud på begge deler I første omgang vil tilbud på de enkelte delene vurderes og rangeres per del. Hvis tilbudene som er rangert som beste i hver kategori er fra samme tilbyder, så velges disse. Hvis ikke legges disse tilbud sammen og utgjør de et samlet tilbud. Tilbud som omfatter begge delene sammenlignes med dette kombinerte tilbud. Hvis det kombinerte tilbud er mer enn 10 % lavere i pris enn det tilbud på begge delene fra en leverandør med lavest pris, så velges det kombinerte tilbud. Hvis det kombinerte tilbud er mindre enn 10 % lavere i pris, så sammenlignes tilbudene på kundeservice og kvalitet. Utgangspunkt vil være at kontakt med en leverandør er lettere og mer effektivt å administrere enn to leverandører. 16. Meddelelse om tildeling/kontraktinngåelse Oppdragsgivers beslutning om hvilket tilbud som er valgt, vil skriftlig bli meddelt samtidig til alle tilbyderne i rimelig tid før kontrakten inngås. Kontrakt anses inngått når avtaledokumentet, se del III Kontraktsbestemmelser, er undertegnet av begge parter. 13

14 DEL III KONTRAKTSBESTEMMELSER 1. VARIGHET Varighet og oppsigelse. Avtalen løper fra [dato] med en varighet på 2 år. NPE kan forlenge avtalen med ett år av gangen i to år (1+1år). Partene har gjensidig adgang til å si opp avtalen med tre måneders varsel i avtaleperioden. Frist for utløsning av opsjon Opsjonen kan benyttes ved skriftlig beskjed til oppdragstaker en måned før avtalens utløpsdato, det vil si før hhv [dato] og [dato]. 2. ØKONOMISKE FORHOLD Priser følger av vedlagte prisliste. Prisene er faste frem til og kan deretter justeres en gang i året basert på reguleringen på SSB s indeks for telekommunikasjon per og endringen fra til Se Betaling skjer ved fakturering. Abonnement faktureres forskuddsvis per kvartal, samtalekostnader faktureres etterskuddsvis per kvartal. Fakturaer forfaller til betaling etter 30 dager. Faktura merkes rammeavtale teletjenester fasttelefon hhv. mobiltelefon og skal inneholde en spesifikasjon av abonnement, antall samtaler og samlet varighet per priskategori og sendes til: Norsk Pasientskadeerstatning Fakturamottak SSØ Postboks Hamar Bestillerreferanse (oppgis ved avtaleinngåelse) 3. DOKUMENTER INNKLUDERT I DENNE AVTALEN Kontraktsvilkårene er fastlagt i denne kontrakt og vedleggene opplistet nedenfor. Gyldighetsrekkefølgen er slik den angis nedenfor. 1. Denne kontrakten. 2. Konkurransegrunnlag for konkurranse om teletjenester av oktober 2008, utarbeidet av NPE 3. Tilbud fra oppdragstaker. 14

15 4. FORPLIKTELSER Oppdragstakeren har ansvar for å tilby tjenester spesifisert i prislisten innenfor det kvalitetsnivået som er angitt i tilbudet. Oppdragstaker skal levere trafikkmålinger og/eller statistisk informasjon om bruk av tjenester etter oppdragsgiverens ønske og behov. NPE ønsker å beholde dagens nummerserier ved overgang til ny leverandør. Oppdragstaker forestår overføring av NPEs nummerserier dersom det er behov for det. Oppdragstaker utsteder også nye sim-kort til mobiltelefoner. Oppføringer i telefonkatalogen: oppdragstaker skal gjøre det mulig at de som ønsker det blir oppført i telefonkatalogen slik at nummeret er søkbart for opplysningstjenester og på katalogtjenester på nett. To ganger per år skal oppdragstaker og oppdragsgiver ha et møte for å diskutere kundeforholdet og informerer hverandre om relevante forhold. Oppdragstaker skal foreslå møtetidspunkt og agenda for disse møter i april og oktober hvert år. Oppdragsgiver skal samarbeide med oppdragstaker der hvor det er nødvendig for at oppdragstaker skal kunne levere tjenestene som avtalt. 5. TAUSHETSPLIKT Partene skal bevare taushet om alle konfidensielle opplysninger og materiale de får kjennskap til som følge av denne avtale. 6. ENDRINGER OG TILLEGG TIL AVTALEN Endringer i avtalens innhold eller omfang må avtales særskilt, se for øvrig punkt 1. Endringer og betingelser avtales skriftlig i hvert tilfelle. 7. KONFLIKTLØSNING Tvist i forbindelse med denne avtale skal forsøkes løst ved forhandlinger. Fører ikke slike forhandlinger frem innen 2 uker fra tvisten oppsto, skal saken avgjøres av de ordinære domstoler, med mindre partene blir enig om å bringe saken inn til 15

16 avgjørelse ved voldgift. At en tvist er brakt inn til avgjørelse for domstol eller ved voldgift, fritar i seg selv ikke partene fra å oppfylle sine forpliktelser etter kontrakten. Dersom ikke annet er fastsatt i de spesielle kontraktsvilkår, skal norsk rette legges til grunn for løsning av tvister. Oslo Byrett er verneting dersom partene ikke enes om annet sted. 8. HENVENDELSER Alle henvendelser angående denne avtale skal hos oppdragsgiver rettes til rådgiver innkjøp (Wiebe van Meenen) eller avdelingsdirektør for IKT. 9. UNDERTEGNING Denne avtale er undertegnet i to eksemplarer, hvorav hver av partene beholder ett eksemplar. Oslo, [dato] [dato] For oppdragstaker For oppdragsgiver [navn] 16