REFERAT STYREMØTE I ASKØY SEILFORENING

Transkript

1 REFERAT STYREMØTE I ASKØY SEILFORENING Tidspunkt: Mandag 15. desember kl 1830 Sted Servicebygget, 3. Etg Styremøte nr. 13/2014 Innkalt Styreleder Kees Oscar Ekeli, Styremedlemmene, Espen Rosmer, Sverre Valeur, Knut-Erik Hjorth, P-I Thorsen, E-T Wiik, Åse Espeseth, O-J Michelsen, Jan Rune Hopland, Ove Flatnes. Fravær: Valeur FØLGENDE SAKER ER TIL BEHANDLING: REFERAT OG ORIENTERINGSSAKER SAK N117/14: Godkjenning av sist referat Vedtak: "Saken behandles på sirkulasjon.» SAK N118/14: Orienteringssaker Inkassovarsel i fra Questback- Sverre Valeur har fortalt styrets leder at han tar denne i sitt selskap VM i yngling alt er i rute SAK N119/14: Saker fra medlemservice 1. Status utfakturering før årsavslutning godt i rute 2. Status utestående fordringer før årsavslutning alt utsendt 3. Forberedelser budsjett 2015 Kalender på nettsiden virker ikke.

2 REGNSKAP OG RAPPORTERING SAK N120/14: Tilbakebetaling havneinnskudd Tilbakebetaling av havneinnskudd 6 stk. havneplasser, Schau, Kyvik, Reigstad, Skaug, Koberg, Svensson, tilsammen kr ,-. Ytterligere 3 saker, Halvorsen, Hæve og Hoff med samlet beløp ca ,- kan utbetales før nyttår under forutsetning at de er kvalitetssikret av komite for havn og kran, KEH, medlemsservice ved JRH og Økonomikomite ved ER eller PIT. Vedtak: De ovennevnte innskudd tilbakebetales med kr Dette klargjøres for utbetaling 18. desember De 3 øvrige sakene avklares og fullmakt gis styreleder for godkjenning. SAK N121/14: Tilbakebetaling av lån fra Nordbye as Det vises til inngått avtale med Nordbye AS i desember 2013 vedrørende finansiering av båtkjøp, samlet ca ,- I hht. Denne avtale skal beløpet tilbakebetales først i tråd med at seilforeningen mottar tilskudd fra NSF for dette, og videre i tråd med at båtene videreselges og seilforeningen får inntekter av dette. Det resterende skal gå til nedbetaling fra Det presiseres at Nordbye AS er eiet av seilforeningens styremedlem Sverre Valeur og er således å betrakte som «nærstående». Dette er grunnlaget for at saken fremlegges for styret før utbetaling. Pr. dato er der bokført tilskudd fra NSF på kr ,- på kto og salgsinntekter for videresalg av båter kr ,- på kto Vedtak: Orienterte sum, til sammen kr ,- kan utbetales til Nordbye AS innen Det vil da gjenstå en gjeld til Nordbye AS etter avtalen på kr ,- pr SAK N122/14: Regnskap pr og prognose 2014

3 Regnskapet pr viser et overskudd på kr Det positive regnskapstallet skyldes innskudd/salg av havneplass pålydende jmfr ekstraordinært årsmøtes vedtak om økning av innskudd. Se også sak N120/14, hvor regnskapet for 2014 blir ytterligere redusert med kr og øvrig mulige tilbakebetalinger av innskudd. Vedtak: Orienteringen tas til etterretning. Styret understreker på nytt viktigheten av medlemmenes ekstraordinære innskudd. SAK N123/14: Regnskapstjenester Det foreligger 4 tilbud om regnskapstjenester. Disse er i omfang og art ganske forskjellige: Excact regnskap, Storebotn: 625,- pr. time, anslår 90 timer pr. år. Tilbudet gir ikke inntrykk av å inneholde vurdering av seilforeningens eventuelle behov for tilleggstjenester. Elto regnskap, Storebotn: 600,- pr. time. Har ikke gitt noen timeestimat. Fremstår som positive og tilpasningsdyktige ift. å avhjelpe seilforeningens behov og tilpasse dette etter hvert Ome regnskap, Storebotn: Tilbyr fast pris kr ,- pr år. Virker som de har en fremtidsrettet dataløsning med blant annet fakturagodkjenning i sky m.m., men ikke like fleksibel ift. eventuelle spesielle tilpasninger for foreningen. Det kan antas at tilleggsomkostninger vil tilkomme. Ytterligere avklaring er ansett nødvendig. Aval AS, Bergen: En mer detaljert prisliste, virker proff, men vil uomtvistelig bli en mer kostbar løsning enn noen av de ovenfornevnte. Vedtak: Kriterier for evaluering av tilbydere diskuteres. Økonomikomiteen jobber videre med evaluering basert på innspill fra styret og fremlegger forslag til vedtak på neste styremøte. OPPFØLGINGSSAKER SAK N124/14: Tilbakebetaling utestående nøstedisponenter Det er utarbeidet oversikt tilgodehavende nøstedisponenter for 2013.

4 Vedtak: Det utbetales oppgjør til den enkelte nøstedisponent tilgodehavende for 2013 etter dokumentert oppsetning i løpet av SAK N125/14: Regnskapsmessige bokførte avsetninger Der er foretatt avsetning for skyld til nøstedisponenter på kr i Dette foreslås tilbakeført så snart avregning for 2013 bokføres. Samtidig må ny avsetning foretas basert på prognose som utarbeides for avregning for Dersom prognosen viser tilnærmet samme verdi som 2013 vil avsetningen bestå som før. Styret søker avklaring med Auctor Bergen as v/ Thorvald Haarberg for realitetsbehandling av avsetning for byggeledelse. Styret søker avklaring i god tid før årsmøtet for Det må også avklares hvorvidt videre arbeid foregår med Auctor Bergen as som ansvarlig søker. Vedtak: Styret gir sin tilslutning til at avsetning for nøstedisponenter beregnes for 2014, avsetning for byggeledelse tilbakeføres, og at der foretas en ny avsetning for diverse utestående mangler og avklaringer vedrørende bygget skjønnsmessig anslått til kr SAK N126/14: Telefoni telefon Telefon disponeres fremdeles av Sverre. Medlemsservice har ikke lykkes i å få denne telefonen returnert. Vedtak: Styreleder sjekker opp saken med formål å få denne telefonen returnert. SAK N127/14: Nøkkelsystem Sak N115/14 redegjorde for seilforeningen nøkkelsystem. Saken er ikke kommet videre. Vedtak: Styreleder sjekker opp saken for avklaringer med leverandør, også i forhold til brannvern.

5 BESLUTNINGSSAKER DISKUSJONSSAKER SAK N128/14: Utkast til organisering for ASF Rosmer/Ekeli gjennomgikk sine tanker om videre organisering. UTFORDRINGER: 3 hovedgrupper: 1. Seiling, 2. økonomi(controller), 3. drift (adm) Skille økonomi/controller og drift Seiling regattasjef sport utvikling joller (laser, feva)/tur og hav. Bør være 2 personer, begge representert i styret. Hus/eiendom brann og avklaringer ferdigstillelse/byggegodkjenning. Avklaring av hvor mailadresser sendes (havn@askoy-seilforening.no og kran@ og regatta@ post@ medlemsservice@ ) Knut Erik sjekker opp. Avklaring av roller, mandat og ansvar for de ulike komiteer. Teknisk drift og vedlikehold ok. Ingen underkomiteer som ikke rapporterer til styret Vedtak: Saken diskuteres. Det vil være ønskelig å få organisasjonsstrukturen avklart til årsmøtet. Eventuelt: Oppsummering: Evaluering av møtet Saker for neste styremøte

6 Bergen Med vennlig hilsen Kees Oscar Ekeli Styrets leder