Vestfold Interkommunale Brannvesen IKS

Transkript

1 Styrets medlemmer: Kurt Orre Bjørg Marit Sollie Torunn Årset Jørgen Fidjeland Christian Sundfør Henrik Oseberg Vestfold Interkommunale Brannvesen IKS /35-3 /K1-033 Deres dato Deres referanse Vår saksbehandler: Per Olav Pettersen, tlf Styrets varamedlemmer 1. varamedlem Andreas Gillund 2. varamedlem Tanja Breyholz Rune Loraas Erik Løken INNKALLING TIL STYREMØTE 02/2014 Det innkalles herved til styremøte 02/2014 i Vestfold Interkommunale Brannvesen IKS (VIB) Torsdag 13. mars 2014 klokken 08:15 10:00. på Tønsberg brannstasjon, møterom i 2. etasje. Vedlagt følger sakskart og saksdokumenter. Eventuelle spørsmål og/eller forfall rettes til undertegnede. Varamedlemmer møter etter nærmere beskjed. Med vennlig hilsen Per Olav Pettersen Brannsjef Vedlegg Kopi: Leder representantskapet Alf Johan Svele Revisor Postadresse Vestfold Interkommunale Brannvesen IKS Tønsberg brannstasjon Kopstad brannstasjon Nøtterøy brannstasjon Ollebukta 6, 3126 Tønsberg Ollebukta 6, Tønsberg Nykirke Kirkeveien 222, Borgheim Tlf Faks: Faks: E-post: post@vibr.no Org.nr.: Bankkonto:

2 2 av 10 SAKSKART TIL STYREMØTE 02/2014 Saksnr. 07/2014 Godkjenning av innkallingen til styremøte 01/2014 Saksnr. 08/2014 Avtale om IT, lønn og regnskap Saksnr. 09/2014 Årsregnskap for 2013 Saksnr. 10/2014 Daglig leders rapport til styret - Status nødnett - Konseptvalgutredning for transportsystemet i Tønsbergregionen - Status fysisk arbeidsmiljø Nøtterøy Brannstasjon - Status Rapport kjemikalievurdering i VIB - Vesentlige hendelser Saksnr. 11/2014 Eventuelt Saker merket U er unntatt offentlighet pga behovet for en forsvarlig gjennomføring av VIBs økonomi, lønns- eller personalforvaltning og/eller har karakter av anbud/tilbud.

3 3 av 10 Saksfremlegg til styremøte 02/2014 Saksnr. 07/2014 Godkjenning av innkallingen til styremøte 02/2014 Forslag til vedtak Innkalling til styremøte 02/2014 godkjennes. Protokoll fra styremøte 01/2014 signeres.

4 4 av 10 Saksfremlegg til styremøte 02/2014 Saksnr. 08/2014 Avtale om IT, lønn og regnskap Forslag til vedtak Det gjennomføres en drøfting med eierkommunene om å få aksept for at det inngås forhandlinger med Nøtterøy kommune om en ny avtale om IT, lønn og regnskap. Innledning VIB kjøper i dag tjenestene IT, lønn og regnskap av Nøtterøy kommune. Dette skjer i dag etter en avtale inngått med Nøtterøy kommune for perioden til med opsjon 3X1 år, totalt 7 år. Opsjonene er nå tatt ut og avtalen utgår 12. februar Historikk Ved oppstart av selskapet påtok Horten kommune seg oppgaven med å støtte selskapet med IT, lønn og regnskap. I 2007 varslet Horten kommune at de ønsket å si opp avtalen. Høsten 2007 ble det utarbeidet et kvalifiseringsgrunnlag. Dette sammen med en invitasjon til å inngi tilbud ble sendt alle eierkommunene. Kun Nøtterøy kommune responderte på tilbudet. Det ble derfor valgt å gå videre med deres tilbud. Saken og endelig avtale ble behandlet i styret i tre omganger. Saksfremlegg fra styresak 05/2008, 12/2008 og 16/2008 med påført vedtak følger vedlagt. For å utarbeide kvalifiseringsgrunnlaget og fremforhandle en endelig avtale kjøpte VIB ekstern hjelp. Nærmere om avtalen Avtalen er utformet etter mal av statens standardavtaler for kjøp av driftstjenester knyttet til maskinvare, infrastruktur og programvare (Statskonsult 2007) med diverse vedlegg. Et sentralt vedlegg er Service Leverings Avtale (SLA) som dokumenterer tjenestene Nøtterøy kommune (NK) skal levere ovenfor VIB og brukerne i VIB. Oppgaver, roller, ansvars- og myndighetsforhold er klargjort. SLA er revidert flere ganger i avtaleperioden, senest medio Avtalen omfatter drift av følgende systemer: Agresso lønn og regnskap GAT, turnusplanlegging registrering av arbeidstid ACOS WebSak, saksbehandling og arkiv ACOS portal (Intranett/internett) KOMTEK, Registrering av feiing og tilsyn, faktureringsgrunnlag for feiergebyret TIDOMAT adgangskontrollsystem Vision Boss administrasjon og uthenting av data fra Vestviken 110. LOCUS kommunikasjon og administrasjon mot Locus systemene i brannbilene I tillegg kommer drift av et antall arbeidsstasjoner med tilgang til internett og relevant programvare for kontorstøttesystemer, herunder mail og kalender. Alle lokasjonene i VIB er tilknyttet kommunenes fibernett driftet av Gigafib AS. Avtalen omfatter videre kjøp av ett og et kvart årsverk på regnskap og lønn fra Nøtterøy kommune. Fordeling av oppgaver (hvem gjør hva) mellom NK og VIB er beskrevet i SLA.

5 5 av 10 Kostnader tilknyttet avtalen i 2014: For avtalen betaler VIB i 2014 følgende (alle kostnader eks. mva.): Kostnad pr mnd Kostnad totalt 2014 Driftskostnader Lønn Driftskostnader Regnskap Driftskostnader IT Driftskostnader totalt I tillegg kommer årlig lisenskostnader på GAT Soft, ACOS portal og WebSak, Agresso og Norkart KOMTEK. I 2014 er dette budsjettert til å utgjøre ,- For arbeid utover avtalen, eksempelvis oppgraderinger, betaler VIB en timepris på kr 450,- Erfaringer Det har vært en del utfordringer i forhold til IT drift, særlig det siste året. Det er spesielt drift av WebSak som har vært problematisk. Nøtterøy IT har rundt årsskiftet gjennomført en helt nødvendig større oppgradering. Det er gjennomført en migrering til nytt domene, par.vman.no, utbytting og oppgradering av servere, pluss diverse. Det er gjennomført en akseptansetest hvor vi har kontrollert at alle funksjoner og systemer i IKT miljøet fungerer. Det er ikke funnet noen kritiske eller alvorlige feil, kun noen mindre alvorlige feil. Vi er nå i ferd med å gå over i normal drift igjen. IKT miljøet vil fremdeles bli utviklet, det vil bli gjort oppgraderinger og endringer i nettet, nye funksjoner vil bli satt i drift osv. Etter denne migreringen planlegges det en også oppgradering WebSak. Mulige alternative løsninger når avtalen utgår Ved utgangen av avtaleperioden står VIB fritt til å velge løsning. Basert på erfaringene fra sist avtaleinngåelse og nåværende avtaleperiode ser brannsjefen fire alternativer: 1. Forhandle frem en ny avtale med Nøtterøy kommune 2. Kjøpe tjenestene fra en av de andre eierkommunene 3. Legge tjenestene ut på offentlig anbud 4. Ta tjenestene inn i egen organisasjon Det er også mulig å se for seg kombinasjoner av alternativene. Forhold til lov om offentlig anskaffelse Om egenregi, utvidet egenregi og omvendt egenregi Det vises til lov om offentlige anskaffelser med tilhørende forskrift og spesielt til veiledningens kapittel 3 Egenregi og tjenestekonsesjoner punkt 3.1 Offentlig offentlig samarbeid. I tillegg vises det til en kort veileder fra KS datert februar 2012 med tittel Hvor er handlingsrommet i anskaffelsesregelverket? Veiledningen til offentlige anskaffelser beskriver i kap 3 egenregi og offentlig offentlig samarbeid. Det samme gjør veilederen til KS. De beskriver kjøp av tjenester mellom kommuner og kommunenes adgang til å kjøpe tjenester av offentlige eide selskaper, men ikke offentlige selskapers adgang til å kjøpe tjenester av kommunene. Det er veldig lite skrevet om varianten «omvendt egenregi». På forespørsel har Advokat Tone Molvær Berset i KS Bedrift gitt følgende redegjørelsen for omvendt egenregi :

6 6 av 10 Ved anskaffelser av varer, tjenester og bygge- og anleggsarbeider har offentlige myndigheter valget mellom å gjøre dette ved å bruke egne ressurser (egen regi) eller å kjøpe disse varene, tjenestene og bygge- og anleggsarbeidene på det åpne markedet. Dersom kommunen kjøper tjenestene må de som hovedregel følge anskaffelsesregelverket. Men det finnes unntak fra dette: 1. Enerett tildelt i henholdt til lov, forskrift eller administrativt vedtak, forutsatt at bestemmelsen er forenlig med EØS-avtalen (Artikkel 18 i anskaffelsesdirektivet, jf. FOA 1-3 (2) bokstav h). 2. EU-domstolen har gjennom sin rettspraksis skapt unntak, jf. læren om utvidet egenregi. Dette unntaket får anvendelse der et offentlig organ tildeler oppdrag til en enhet som ikke er innenfor samme rettssubjekt, men hvor den som får oppdraget har så nær tilknytning til det offentlige organet at det er naturlig å likestille det med egenregi. Etter denne læren må to vilkår være oppfylt (de såkalte Teckal-kriteriene): 1. Kontrollkravet (den som tildeler oppdraget må ha en kontroll over selskapet som får oppdraget som tilsvarer den kontroll det har over sine egne tjenestegrener) 2. Omsetningskravet (den som får oppdraget må utføre hoveddelen av sin virksomhet/aktivitet for eierne, i praksis vil det si at en omsetning på rundt 10 % til andre enn eierne som hovedregel vil være ok) Såkalt «omvendt» egenregi, altså at selskapet tildeler oppdrag til eieren (kommunen) har vært en del av denne læren, men har ikke vært så utbredt og dermed relativt sparsomt behandlet, både i juridisk teori og i rettspraksis. EU- parlamentet vedtok imidlertid den 15. januar 2014 endringer i direktivene for offentlige anskaffelser. Endringene skal gjennomføres i norsk rett innen to år. Det betyr at de nye reglene antagelig vil tre i kraft januar De nye reglene ser ut til å utvide mulighetene for samarbeidsavtaler med andre offentlige aktører. Det er også tatt inn uttrykkelige bestemmelser i direktivet om egenregi. Egenregi, utvidet egenregi og omvendt egenregi er nå tatt inn i selve direktivet og vil dermed også bli lovfestet i Norge. Det vil gjøre at rettstilstanden rundt omvendt egenregi også vil bli klarere i løpet av de neste par årene når regelverket skal implementeres i Norge. Nærmere bestemt omhandler det nye direktivet «omvendt egenregi» i art. 11 nr. 2. Her fremgår det at unntaket for vertikalt samarbeid også kommer til anvendelse når et kontrollert rettssubjekt som er en oppdragsgiver (Vestfold Interkommunale Brannvesen IKS), tildeler en kontrakt til sin kontrollerende oppdragsgiver (Nøtterøy kommune) («omvendt egenregi»), eller til et annet rettssubjekt som er kontrollert av den samme oppdragsgiver (egenregi mellom søsterselskaper). Forutsetningen er at det ikke er noen privat kapital involvert hos rettssubjektet som blir tildelt kontrakten. Dette innebærer at avtaler om «omvendt egenregi» fortsatt vil kunne inngås. Og at rettstilstanden for bruken av «omvendt egenregi» i Norge vil bli enda klarere fremover, ved at det blir tatt inn regler om dette i norsk regelverk. Brannsjefens vurdering av alternativene Legge tjenestene ut på offentlig anbud: Dette ble vurdert ved forrige avtaleinngåelse og forkastet så snart det ble etablert nødvendig trygghet for at VIB kunne kjøpe tjenestene av en av eierkommunene innenfor rammen av egenregi. Den gang ble det vurdert at pris og rigide kontrakter i forhold til hva man kunne få hos eierkommunene talte i mot. I tillegg kom den stadig økte elektroniske samhandlingen

7 7 av 10 mellom eierkommunene som VIB ville bli stående helt eller delvis utenfor med en privat tjenesteleverandør. De samme argumentene er gyldige i dag. I tillegg har ikke VIB kompetanse til verken å utarbeide nødvendig anbudsgrunnlag og å gå i kontraktsforhandlinger med en privat aktør. Dette må i tilfelle kjøpes utenfor VIB. Ta tjenestene inn i egen organisasjon: Også dette ble vurdert ved forrige avtaleinngåelse og raskt forkastet. Også her taler kostnadene og behov for oppbygning av dyr kompetanse tilknyttet en slik løsning i mot. Dette vil i tillegg være å gå i mot en utvikling med stadig mer omfattende samhandling mellom kommunene særlig innenfor IKT drift. Kjøpe tjenestene fra en av de andre eierkommunene: Av erfaring fra forrige avtalerunde og med kjennskap til utviklingen så langt synes det klart at det kun er Nøtterøy, Tønsberg og Horten kommuner som har nødvendig kapasitet og kompetanse til å levere de tjenestene avtalen inneholder i dag. Det er kun Nøtterøy av de tre kommunene som kjører Agresso og GAT i dag. De andre aktuelle kommunene bruker Visma. All erfaring fra forrige flytting tilsier at flytting av regnskap, lønn og arbeidstidsregistrering over på andre systemer blir krevende. Det var mye arbeid for oss da vi flyttet sist og det er all grunn til å tro at det ikke vil bli noe mindre nå tvert i mot. Kostnadsmessig er det liten grunn til å anta noen besparelser. Flere av eierkommunene drifter for andre tilsvarende organisasjoner som VIB i dag. Eksempler er VESAR, kirkelig fellesråd og ASVO. Prismessig er avtalene relativt like. I tillegg er det et økende samarbeid særlig mellom Nøtterøy og Tønsberg, men også med Horten. Det utredes enda tettere samarbeid mellom Nøtterøy og Tønsberg. En flytting kan derfor bli mer en kostbar papirmessig øvelse med tilhørende merarbeid uten de store praktiske endringene i tjenester og leverandører. Et økende samarbeid har også ført til at det er stadig mindre forskjell i kvaliteten på disse tjenestene kommunene mellom. Forhandle frem en ny avtale med Nøtterøy kommune Siden vi inngikk avtale med Nøtterøy kommune i 2008 er rutiner for drift blitt vel innarbeidet. Ikke minst har Nøtterøy kommune gjennom disse årene opparbeidet viktig kompetanse om oss og måten vi drifter på. I tillegg er det opparbeidet gode relasjoner mellom oss og de i Nøtterøy kommune som har ansvaret for oss og avtalen. Dette er viktig for å få til en effektiv drift av de administrative tjenestene. Brannsjefens konklusjon og anbefaling Brannsjefen anbefaler styret å forkaste de to første alternativene om offentlig utlysning av tjenestene og etablering av tjenestene i egen organisasjon slik styret gjorde ved forrige korsvei. Det er all grunn til å anta at dette blir dyrere og det går mot den utviklingen som skjer på dette området i eierkommunene. Brannsjefen vurderer en flytting til enten Tønsberg eller Horten som en løsning selskapet ikke vil ha noe gevinst av. Vi vet av erfaring at det vil bli mye arbeid med flyttingen, samtidig som det er god grunn til å anta at det ikke vil gi noen kostnadsbesparelser i driften. Av erfaring fra forrige flytting kan en flytting påføre selskapet ikke ubetydelige etableringskostnader. Det er heller ikke grunn til anta at en flytting vil bety noen endringer av betydelig på kvaliteten på tjenestene. Brannsjefen anbefaler derfor at det gjennomføres en drøfting med eierkommunene om å få aksept for at det inngås forhandlinger med Nøtterøy kommune om en ny avtale om IT, lønn og regnskap.

8 8 av 10 Saksfremlegg til styremøte 02/2014 Saksnr. 09/2014 Årsregnskap for 2013 Forslag til vedtak Styret avlegger årsberetning med regnskap for 2013 til revisjon. Bakgrunn I henhold til lov om interkommunale selskaper med tilhørende forskrift om årsbudsjett, årsregnskap og årsberetning avlegger styret regnskap til revisjon. Representantskapet fastsetter årsregnskapet med årsberetning og revisjonsberetning. Årsregnskap 2013 Nøtterøy kommune, som regnskapsfører, har avsluttet og oversendt regnskap med noter for VIB for Regnskapene er satt opp i samsvar med kommunelovens prinsipper for god regnskapsskikk. Daglig leder har utarbeidet forslag til årsberetning som følger vedlagt. Regnskapsmessig resultat 2013: Daglig leder orienterer kort på styremøtet. Det er planlagt en grundig gjennomgang med regnskapsfører på neste styremøte. Konklusjon/anbefaling Daglig leder anbefaler styret å avlegge vedlagte årsberetning med regnskap for 2013 til revisjon.

9 9 av 10 Saksfremlegg til styremøte 02/2014 Saksnr. 10/2014 Daglig leders rapport til styret Forslag til vedtak Styret tar brannsjefens rapport til orientering Status nødnett Brannsjefen orienterer på styremøtet. KVU for transportsystemet i Tønsbergregionen Brannsjefen orienterer på styremøtet. Status fysisk arbeidsmiljø Nøtterøy Brannstasjon Brannsjefen orienterer på styremøtet. Status Rapport kjemikalievurdering i VIB Brannsjefen orienterer på styremøtet. Vesentlige hendelser Brannsjefen orienterer på styremøtet. Konklusjon/anbefaling Brannsjefen anbefaler at styret tar rapporten til orientering.

10 10 av 10 Saksfremlegg til styremøte 02/2014 Saksnr. 11/2014 Eventuelt Forslag til vedtak Fremkommer på møtet.