Vestfold Interkommunale Brannvesen IKS

Transkript

1 Styrets medlemmer: Kurt Orre Bjørg Marit Sollie Torunn Årset Jørgen Fidjeland Anders Solum Høivik Henrik Oseberg Vestfold Interkommunale Brannvesen IKS /3-7 /K1-033 Deres dato Deres referanse Vår saksbehandler: Per Olav Pettersen, tlf Styrets varamedlemmer 1. varamedlem Andreas Gillund 2. varamedlem Tanja Breyholz Pål Bjerke Erik Løken INNKALLING TIL STYREMØTE 04/2015 Det innkalles herved til styremøte 04/2015 i Vestfold Interkommunale Brannvesen IKS (VIB) Onsdag 10. juni 2015 klokken 08:15 10:00. på Tønsberg brannstasjon, møterom i 2. etasje. Vedlagt følger sakskart og saksdokumenter. Eventuelle spørsmål og/eller forfall rettes til undertegnede. Varamedlemmer møter etter nærmere beskjed. Med vennlig hilsen Per Olav Pettersen Brannsjef Vedlegg Kopi: Leder representantskapet Alf Johan Svele Revisor Postadresse Fakturaadresse Vestfold Interkommunale Brannvesen IKS Vestfold Interkommunale Tønsberg brannstasjon Nøtterøy brannstasjon Ollebukta 6, 3126 Tønsberg Brannvesen Ollebukta 6, Tønsberg Kirkeveien 222, Borgheim Tlf c/o Fakturamottak Faks: Faks: E-post: post@vibr.no Postboks 4228 Org.nr.: Mo i Rana Kopstad brannstasjon Bankkonto: E-post: 4228@invoicecenter.net Nykirke

2 2 av 12 SAKSKART TIL STYREMØTE 04/2015 Saksnr. 20/2015 Godkjenning av innkallingen til styremøte 04/2015 Saksnr. 21/2015 Nøtterøy Brannstasjon Saksnr. 22/2015 Statusrapport pr 1. tertial 2015 Saksnr. 23/2015 Lønnsoppgjøret 2015 lokale forhandlinger Saksnr. 24/2015 Daglig leders rapport til styret - Nytt politidistrikt - Valg av styremedlemmer PILOT, Tilbakemelding fra FYM til DSB - Tilsynsrapport fra DSB Vesentlige hendelser Saksnr. 25/2015 Eventuelt Saker merket U er unntatt offentlighet pga behovet for en forsvarlig gjennomføring av VIBs økonomi, lønns- eller personalforvaltning og/eller har karakter av anbud/tilbud.

3 3 av 12 Saksfremlegg til styremøte 04/2015 Saksnr. 20/2015 Godkjenning av innkallingen til styremøte 04/2015 Forslag til vedtak Innkalling til styremøte 04/2015 godkjennes.

4 4 av 12 Saksfremlegg til styremøte 04/2015 Saksnr. 21/2015 Nøtterøy Brannstasjon Forslag til vedtak Styret inviterer representantskapet til å fatte følgende vedtak: 1. Rehabilitering av Nøtterøy brannstasjon vedtas etter en antatt kostnadsramme på 9,526 mill kr eks mva. 4. Det utarbeides en tilleggsavtale for rehabiliteringen mellom VIB og Nøtterøy kommune hvor VIBs antatte andel av rehabiliteringen på 6,322 mill kroner nedbetales som et lån over 15 år. 3. Dersom VIB flytter ut før nedbetalingen er fullført forfaller restlånet til betaling. Restverdi av bygningsmassen vurderes etter takst på tidspunkt for utflytting. Eventuell restverdi trekkes fra restlånet. Dersom bygningene skal rives etter at VIB flytter ut blir restverdien lik null. Nøtterøy Brannstasjon bakgrunn Kirkeveien 222 AS er eier av Nøtterøy Brannstasjon. Borgheim Sentrumsbygg AS er morselskap og eies av Nøtterøy Kommune. VIB leier brannstasjonen av Nøtterøy kommune etter en husleiekontrakt som er identisk for brannstasjonen på Nøtterøy og i Tønsberg. Kopstad Brannstasjon eies av VIB, mens tomta er stilt vederlagsfritt til disposisjon av Horten Kommune. Husleie ble avtalt mellom eierkommunene ved oppstarten av selskapet. Den gangen omfattet det også brannstasjonen i Horten. Husleieprisen ble politisk bestemt og satt lavt i forhold til sammenlignbare leiepriser. Leieprisen justeres med hele konsumprisindeksen hvert år. Innledning: Representantskapet behandlet rehabilitering av Nøtterøy Brannstasjon i representantskapsmøtet 02/ november 2014 Saksnr. 12/2014 «Nøtterøy brannstasjon». Følgende ble enstemmig vedtatt: 1. Rehabilitering av Nøtterøy brannstasjon vedtas etter alternativ 2 med en total kostnadsramme på 5,7 millioner 2. Dagens husleieavtale gjennomgås og leid areal fastsettes på nytt 3. Det utarbeides en ny tilleggsavtale for rehabiliteringen Styreleder orienterte representantskapet i møte 01/ mai 2015 om status i saken om rehabilitering av Nøtterøy Brannstasjon under sak nr. 07/2015 «Orientering til representantskapet.» Følgende ble protokollert: Styreleder orienterte om ombygging av Nøtterøy brannstasjon. Nytt kostnadsoverslag etter innkommet anbud ligger vesentlig over kostnadsoverslaget som lå til grunn for

5 5 av 12 representantskapets behandling av saken i november Representantskapet hadde ikke merknader til styreleders forslag om at saken tas opp på et ekstraordinært representantskapsmøte før sommeren. Budsjett for rehabilitering av brannstasjonen på Nøtterøy etter innkomne anbud Følgende budsjett er satt opp for tiltaket i etterkant av tilbudsrunden: Budsjett for opparbeidelse brannstasjon, Kirkeveien 222. Eks mva 1 Eksisterende utredning, før januar Kostnad fram til start byggearbeider Grunnundersøkelser Samlet bygningsteknisk eks. ventilasjon Ventilasjon Riving rest bygning mot øst (opsjon) Byggeledelse Uforutsett (10 %?) TOTAL PROSJEKT Det reviderte kostnadsoverslaget er altså på 9,526 mill. kr eks mva. Av dette har VIB vedtatt å dekke 4,4 mill. kr og Kirkeveien 222 AS har vedtatt å dekke 2,858 mill. kr. Det betyr at 7,258 mill. kr er finansiert resterende 2,268 mill. kr er ikke finansiert. Kirkeveien 222 AS sin andel ble beregnet på bakgrunn av det forrige kostnadsoverslaget (før anbud) på 8,181 mill. kr. I styremøtet 2. juni i Kirkeveien 222 AS vedtok styret sitt bidrag økt til kr 3,204 mill. Økningen er basert på de samme prinsippene som i forrige beregning. I dette bidraget er også kostnader til oppgradering av vognhallen tatt med. Dette var i begrenset grad inne i forrige beregning. Med dette bidraget gjenstår det å finansiere kr 1,922 mill. kr. I henhold til forutsetningene er dette VIBs andel. I tillegg til dette har administrasjonen i VIB og i Kirkeveien 222 AS gått gjennom planene for å se om det er noe som kan tas ut av planene. Vi har foreslått at antall soverom kan reduseres fra 5 til 4. Dette betyr at stasjonen driftes med minimumsbemanning. Det er vanskelig på bakgrunn av det gjeldende tilbudet å fastslå hva dette innebærer i besparing, men det er gjort et anslag på kr eks mva. Sikker på besparelse kan vi ikke være før entreprenør er valgt og vi kan sette oss ned sammen for å se på konsekvenser og muligheter dette gir for prosjektet. Uansett er det altså 9,526 mill. kr eks mva som må finansieres. Forslag til finansiering av VIBs andel VIBs andel ved det siste kostnadsoverslaget er økt fra 4,4 mill. kroner til 6,322 mill. kroner. Kirkeveien 222 AS dekker 3,204 mill. kroner. Det er tidligere vedtatt at VIBs andel skal nedbetales over 10 år i en tilleggsavtale mellom VIB og Nøtterøy kommune. VIB foreslår at økningen i kostnadsoverslaget finansieres ved at VIBs antatte andel av rehabiliteringen på 6,322 mill kroner nedbetales som et annuitetslån hvor nedbetalingstiden økes fra 10 til 15 år og at tilleggsavtalen inngås på disse vilkår. Dersom VIB flytter ut før det er gått 15 år må VIB innbetale gjenstående lånesaldo minus eventuell restverdi. Dette vil gi omtrent den samme månedlige/årlige kostnad for VIB som vist i tabellen.

6 6 av 12 4,4 mill over 10 år 6,322 mill kr over 15 år pr mnd pr år pr mnd pr år Annuitetslån 3 % rente kr ,- kr ,- kr ,- kr ,- Annuitetslån 2,5 % rente kr ,- kr ,- kr ,- kr ,- Annuitetslån 2 % rente kr ,- kr ,- kr ,- kr ,- Ved en økningen i byggets levetid fra 10 til 15 år må det påregnes noe økt vedlikehold. Rehabiliteringen skjer uansett etter minimumskrav til kvalitet ihht byggeforskriften (TEK 10) og anerkjente standarder og en levetidsforlengelse fra 10 til 15 år vurderes å ikke ha vesentlige konsekvenser for gjennomføringen av rehabiliteringen. Husleieavtale og tilleggsavtale Dagens husleieavtale er gjennomgått og antall leide kvadratmeter er fastsatt på nytt. Det utarbeides en tilleggsavtale om nedbetaling av et annuitetslån. VIB sin part i avtalen er Nøtterøy kommune. Dersom VIB flytter ut før nedbetalingen er fullført forfaller restlånet til betaling. Restverdi av bygningsmassen vurderes etter takst på tidspunkt for utflytting. Eventuell restverdi trekkes fra restlånet. Dersom bygningene avhendes blir restverdien lik null. Brannsjefens konklusjon og anbefaling Brannsjefen anbefaler styret å invitere representantskapet til å fatte følgende vedtak: 1. Rehabilitering av Nøtterøy brannstasjon vedtas etter en antatt kostnadsramme på 9,526 mill kr eks mva. 4. Det utarbeides en tilleggsavtale for rehabiliteringen mellom VIB og Nøtterøy kommune hvor VIBs antatte andel av rehabiliteringen på 6,322 mill kroner nedbetales som et lån over 15 år. 3. Dersom VIB flytter ut før nedbetalingen er fullført forfaller restlånet til betaling. Restverdi av bygningsmassen vurderes etter takst på tidspunkt for utflytting. Eventuell restverdi trekkes fra restlånet. Dersom bygningene skal rives etter at VIB flytter ut blir restverdien lik null.

7 7 av 12 Saksfremlegg til styremøte 04/2015 Saksnr. 22/2015 Statusrapport pr 1. tertial 2015 Forslag til vedtak Styret tar daglig leders statusrapport drift, økonomi og HMS til orientering. Regnskap pr april 2015 Konto Konto(T) Regnskap Sum %-forbruk budsjett 0 Sum netto lønnsutgifter kr kr ,37 1 Sum øvrige driftsutgifter kr kr ,53 2 Sum kjøp av tjenester og overføringer kr kr ,23 3 Sum finansutgifter og avsetninger kr kr Sum andre refusjoner og overføringer -kr kr ,34 7 Sum finansinntekter og bruk av avsetninger kr 0 -kr Administrasjon kr kr ,02 0 Sum netto lønnsutgifter kr 0 -kr Sum finansutgifter og avsetninger kr 0 kr Årets premieavvik pensjon kr 0 kr Sum netto lønnsutgifter kr 0 kr Sum finansinntekter og bruk av avsetninger kr 0 -kr Amortisering tidligere års premieavvik kr 0 kr 0 0 pensjon 0 Sum netto lønnsutgifter kr kr ,74 1 Sum øvrige driftsutgifter kr kr ,76 6 Sum andre refusjoner og overføringer -kr kr , Sivilforsvaret -kr kr Sum netto lønnsutgifter kr kr ,99 1 Sum øvrige driftsutgifter kr kr ,04 2 Sum kjøp av tjenester og overføringer kr kr ,3 6 Sum andre refusjoner og overføringer -kr kr , Forebygging branner og andre ulykker kr kr Sum netto lønnsutgifter kr kr ,22 1 Sum øvrige driftsutgifter kr kr ,74 2 Sum kjøp av tjenester og overføringer kr kr ,94 4 Sum salgsinntekter og egenbetalinger -kr kr ,08 6 Sum andre refusjoner og overføringer -kr kr , Beredskap mot branner og andre kr kr ,48 ulykker 3 Sum finansutgifter og avsetninger kr kr ,75 7 Sum finansinntekter og bruk av avsetninger -kr kr , Renter og lån kr kr ,74 Sum VIB kr kr 0 Feier Konto Konto(T) Regnskap (1) Budsjett (1) %-forbruk 0 Sum netto lønnsutgifter kr kr ,2 1 Sum øvrige driftsutgifter kr kr ,39 2 Sum kjøp av tjenester og overføringer kr kr ,59 4 Sum salgsinntekter og egenbetalinger -kr kr ,19 6 Sum andre refusjoner og overføringer -kr kr ,33 7 Sum finansinntekter og bruk av avsetninger kr 0 -kr Feiing kr kr 0

8 8 av 12 Periodiserte lønnsutgifter: 36,36 % Periodiserte driftsutgifter: 33,33 % Lønnsoppgjøret 2015 Lønnsoppgjøret 2015 er et mellomoppgjør og partene har denne gangen funnet en forhandlingsløsning. I kap 4 gis det ikke nye lønnstillegg ut over det partene ble enige om i fjor. Ved hovedtariffoppgjøret i 2014 ble partene blant annet enige om sentrale lønnstillegg og økt garantilønn fra 1. mai Under fjorårets oppgjør ble det innført et nytt lønnssystem fra 2015 og partene var enige om å bruke penger på å tilpasse det nye systemet. Årslønnsveksten fra 2014 til 2015 er beregnet til 3,2 %. VIB har budsjettert med en årslønnsvekst på 3,25 %. Lokale lønnsforhandlinger i kap 5 og kap 3 gjenstår. Driftsutgifter i VIB utenom feiervesenet. Det er betalt ut flere fordringer med årsforfall som gjør at vi har brukt mer av budsjettet enn et lineært forbruk gjennom året skulle tilsi. Feiervesenet Ingen spesielle merknader utover det som er beskrevet ovenfor med lønnsoppgjøret REVAC Det er sendt faktura til REVAC på bruk av skum. VIB har mottatt en henvendelse fra IF forsikring med spørsmål om en redegjørelse for vår vurdering når vi valgte å slukke brannen fremfor å la det brenne. Vårt svar er utarbeidet med hjelp og råd fra advokaten i KS Bedrift og oversendt IF skadeforsikring. Vi avventer svar. Brannsjefens konklusjon: Ved å styre etter den planen som er lagt i budsjettet sammen med å utnytte de mulighetene vi har totalt i budsjettet, tilsier erfaringen fra tidligere år at det er mulig å styre budsjettet mot balanse. Dersom det skulle bli nødvendig å gjøre tiltak utover rammen for budsjettet vil brannsjefen komme tilbake til styret med en redegjørelse sammen med forslag til tiltak.

9 9 av 12 Sykefraværsstatistikken pr 1. kvartal 2015: Arbeidssted 1. kv 15 Tot kv kv kv kv 14 tot 13 Administrasjon ,00 0,00 0 Forebyggende 7,79 3,48 4,24 5,03 2,10 2,60 5,97 Feier 8,03 4,12 3,63 3,5 3,0 6,34 8,26 Beredskap 7,81 8,11 7,14 8,44 8,5 8,75 4,08 SUM VIB 7,65 6,69 5,71 6,99 6,7 7,36 4,84 Sykefraværet for 1. kvartal 2015 viser et sykefravær på 7,7 %. Sykefraværet i 4. kvartal 2014 var på 5,71 %. Konklusjon sykefravær: Det meste av sykefraværet er forklarbart i forhold til enkeltpersoner. Brannsjefen vurderer det som ikke nødvendig med spesielle tiltak utover oppfølgingen av de enkelte langtidssykemeldte. Innrapporterte uønskede hendelser (RUH) i 2015 pr mai: Dato Sted Beskjeftigelse i hendelsesforløpet Skade Tiltak Platåveien 18, 5 Holmestrand På hendelse om 5 natten På hendelse, katastrofesag falt fra tak og kunne ha truffet personell på bakken under arbeidsstedet Ingen Ute på hendelse, skled og falt på isen vridning i nakken Ingen Saken behandles i AMU. Konklusjon/anbefaling Daglig leder anbefaler at styret tar statusrapport økonomi og HMS til orientering.

10 10 av 12 Saksfremlegg til styremøte 04/2015 Saksnr. 23/2015 Lønnsoppgjøret 2015 lokale forhandlinger Forslag til vedtak Brannsjefen gis fullmakt til å gjennomføre lokale lønnsforhandlinger 2015 etter HTA kap 3 og 5. Resultatet av forhandlingene rapporteres til styret. Lønnsoppgjøret 2015 lokale forhandlinger Lønnsoppgjøret 2015 er et mellomoppgjør og partene har denne gangen funnet en forhandlingsløsning gjeldende fra 1. mai I kap 4 gis det ikke nye lønnstillegg ut over det partene ble enige om i fjor. Det gjennomføres derfor ikke lokale forhandlinger i kap 4 i HTA kap 3 lokale forhandlinger I HTA kap 3 og 5 forhandles hele lønnen lokalt. Lønnsforhandlinger i kap 3 og 5 for 2015 foreslås gjennomført av brannsjefen iht VIBs lokale lønnspolitikk med en ramme tilsvarende som for andre sammenlignbare grupper i eierkommunene. Konklusjon/anbefaling Brannsjefen anbefaler styret å gi brannsjefen fullmakt til å gjennomføre lønnsforhandlingene etter HTA kap 3 og 5. Brannsjefen anbefaler at forhandlingene gjennomføres iht. VIBs lokale lønnspolitikk og innenfor samme ramme som sammenlignbare grupper i eierkommunene.

11 11 av 12 Saksfremlegg til styremøte 04/2015 Saksnr. 24/2015 Daglig leders rapport til styret Forslag til vedtak Styret tar brannsjefens rapport til orientering. Nytt politidistrikt Sør Øst Brannsjefen orienterer på styremøtet. Valg av styremedlemmer 2015 Styremedlem Torunn Årset, 1. varamedlem Andreas Gillund og 2. varamedlem Tanja Breyholz ble gjenvalgt for 2 år på siste representantskapsmøte. Anders Solum Høivik og Pål Bjerke er valgt til henholdsvis som styremedlem og varamedlem av de ansatte for 2 år. PILOT, Tilbakemelding fra FYM til DSB Se vedlagt brev fra Fylkesmannen i Vestfold til DSB. Brannsjefen orienterer. Tilsynsrapport fra DSB Se vedlagte tilsynsrapport fra DSB etter tilsyn Brannsjefen orienterer. Vesentlige hendelser 23 bygningsbranner så langt i år er meget lavt, tre færre enn i fjor på samme tid. I 2013 var det 28, og i 2012 brant det i 32 bygninger fra nyttår til 29. mai. En tankevekker er det at flere av bygningsbrannene startet på komfyren. VIB anbefaler innbyggerne å bli ved komfyren når man lager mat. I tillegg anbefaler vi installasjon av komfyrvakt. Feil på elektrisk utstyr/anlegg er også hyppig årsak til brann. Det lokale Eltilsyn/nettleverandøren fører tilsyn med el-anlegg i privatboliger hvert 20.år. Men forskriftene krever at eier bolig skal kontrollere anlegget hvert 10. år og enkelte forsikringsselskap anbefaler hvert 5.år. Det er en jobb man ikke kan utføre selv, derfor anbefaler VIB at innbyggerne tar kontakt med sin elektriker og bestiller en el-sjekk av boligen. Komfyrbranner er en utfordring, ellers er det all grunn til å skryte av innbyggernes innsats for egen brannsikkerhet i vårt område. Antall branner blir jevnt og trutt færre. Konklusjon/anbefaling Brannsjefen anbefaler at styret tar rapporten til orientering.

12 12 av 12 Saksfremlegg til styremøte 04/2015 Saksnr. 25/2015 Eventuelt Forslag til vedtak Fremkommer på møtet.