ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE

Transkript

1 Seksjon for Teknisk infrastruktur ÅPEN NBUDSKONKURRNSE Konkurransegrunnlag for anskaffelse av stor gressklipper. Tilbudsfrist 7. februar 2013 klokken

2 REFERNSE Tilbud Gressklipper KORT ORIENTERING OM ØVRE EIKER KOMMUNE. Øvre Eiker kommune ligger sentralt plassert på Østlandet mellom Drammen og Kongsberg. Kommunen har ca tusen innbyggere. Kommunesenter er Hokksund by. 1. OPPDRGSGIVER Øvre Eiker kommune, STI ved avdeling Veg og Park, heretter kalt Oppdragsgiver. 2. NSKFFELSESPROSEDYRE OG KONTRKTSTYPE nskaffelsesprosedyren er åpen anbudskonkurranse i henhold til Lov 16.juli 1999 nr 69 om offentlige anskaffelser, sist endret ved forskrift 24.november 2006 nr 1295, jfr Forskriftens del II. Konkurranseformen Åpen anbudskonkurranse gir ikke anledning til å forhandle på noen punkter i konkurransegrunnlaget eller kontraktsvilkårene. Det er heller ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfrist. 2.1 Reservasjon/forbehold Øvre Eiker kommune forbeholder seg retten til å velge leverandør etter hva som er det totaløkonomisk beste for kommunen i hht. beskrevne tildelingskriterier. Øvre Eiker kommune forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen med øyeblikkelig virkning dersom det foreligger en saklig grunn. Øvre Eiker kommune forbeholder seg retten til å forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. Øvre Eiker Kommune tar forbehold om finansiering. Hvis det på grunn av forbehold i tilbudet eller på grunn av feil, uklarheter, ufullstendigheter eller lignende kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene skal tilbudet avvises. Forbehold skal beskrives i eget vedlegg til tilbudet og prissettes. Har tilbyder innsigelser mot noen del av eller formuleringer i konkurransegrunnlaget må tilbyder skriftlig spesifisere disse i besvarelsen dersom de skal anses som gyldige. 2.2 Forbehold fra tilbyder. Hvis tilbyder tar forbehold eller avvik til de krav/betingelser som er beskrevet i konkurransegrunnlaget og dets vedlegg, så skal dette beskrives i eget vedlegg til tilbudet og prissettes. Jfr. 11-3, 11-4, 20-3 og 20-4 i forskrift om offentlige anskaffelser: vvik fra konkurransegrunnlaget og alternative løsninger Dersom tilbudet er ment å avvike fra konkurransegrunnlaget, skal dette klart fremgå av tilbudet. vvikene skal spesifiseres i tilbudet, eventuelt med en henvisning til hvor i tilbudet avviket er beskrevet. De skal være presise og entydige, og skal være beskrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere avvikene uten kontakt med leverandør. Det kan ikke tas vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene. Et tilbud skal bla avvises i hht og ved følgende henvisninger: 11-3, 11-4, 20-3 og 20-4 i forskrift om offentlige anskaffelser (avvik fra konkurransegrunnlaget og alternative løsninger). 2

3 2.3 Prøvekjøring. Øvre Eiker kommune ønsker å få se/prøvekjørt den tilbudte maskin dersom det er behov for dette. Tilbudet skal inneholde opplysninger om hvordan dette eventuelt kan gjennomføres. 2.4 Dokumentrang. Følgende dokumentrang vil ligge til grunn for avtalen: 1. Konkurransegrunnlag med vedlegg 2. Tilbudet 3. LEVERNSENS OMFNG Oppdragsgiver ønsker tilbud på kjøp av ny maskin ihht krav framsatt i dette konkurransegrunnlag med vedlegg. Tilbudet skal for maskinen være en totalleveranse. Ved problemer med varen/retur av varen etc. skal oppdragsgiver kun forholde seg til avtaleleverandør, og ikke til produsent. 3.1 Krav til tilbudet Tilbyder skal besvare alle spørsmålene i konkurransegrunnlaget. Der tilbudene ikke tilfredsstiller samtlige krav og spesifikasjoner skal dette klart fremgå av tilbudet, med opplysninger om avvik. 3.2 Leveringssted/leveringstidspunkt Maskinen skal leveres Teknisk Sentral, Skotselvveien 29, Hokksund etter nærmere avtale med Oppdragsgiver. 4. GENERELLE NBUDSBETINGELSER Leverandøren har gjort seg kjent med tilvirkningsprosessen av de varer/produkter kontrakten omfatter, og garanterer at de er produsert med arbeidskraft i overensstemmelse med FN`s barnekonvensjon og ILO-konvensjon nr Hvis det i løpet av kontraktsperioden kommer frem at det, til tross for denne forsikring, har vært benyttet ulovlig barnearbeid, vil dette bli vurdert som vesentlig mislighold av kontrakten. Øvre Eiker Kommune sørger selv for forsikring. 4.1 Utforming av tilbudet Tilbudet skal være utformet på norsk. Se pkt 11.1 ad prissetting. Tilbudsdokumentene skal samles i 1 stk brevordner som skal merkes på ryggen med tilbyders navn. For å sikre en forsvarlig behandling av tilbudet ber vi om at tilbudsdokumentene settes inn i permen i følgende rekkefølge : Foran skillearkene : Tilbudsbrevet Signert tilbudsbrev Eventuelle forbehold i forhold til konkurransegrunnlaget Skilleark 1 : Besvarelse av pkt 7. Kvalifikasjonskriteriene 1. ttest for betalte skatter og trygdeavgift 2. ttest for betalt merverdiavgift 3. Årsregnskap 4. HMS egenerklæring 5. Referanser 6. Leverandørens kvaliteter 3

4 Skilleark 2 : Besvarelse av pkt 10. Tildelingskriteriene 1. Pris, tilbudssum 2. Samsvar med kravspesifikasjon 3. Leveringstid og leveringsbetingelser 4. service, support og opplæring 5. Kvalitet/garanti 6. Støy og ytre miljø Skilleark 3 : ndre opplysninger Brosjyremateriell og opplysninger som ikke passer inn under noen av punktene ovenfor Vi gjør oppmerksom på at det ikke vil bli noen vurdering av tilbudet i henhold til pkt 10 Tildelingskriteriene før pkt 7 Kvalifikasjonskriteriene er oppfylt. 4.2 Merking av tilbudet Tilbudet skal leveres i henhold til pkt 4.1. Tilbudet skal være merket "Tilbud Gressklipper" og legges i nøytral og lukket forsendelse. Merking er viktig da postmottaket ikke ellers kan vite at dette er ett tilbud og dermed blir dette åpnet. 4.3 Frist for innlevering av tilbud Senest innen 7. februar 2013 klokken må tilbudet være innkommet til, dvs i hende : 4.4 Innleveringssted. Øvre Eiker kommune, Servicesenteret, Rådhuset, 3300 Hokksund For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 5. ÅPNING V TILBUDENE Offentlig åpning vil ikke finne sted. Tilbudene vil bli åpnet umiddelbart etter tilbudsfristens utløp med minst to representanter fra Oppdragsgiver tilstede. Det vil bli ført protokoll, og de mottatte tilbud vil bli behandlet konfidensielt og informasjon om priser etc vil ikke bli distribuert utover det som er nødvendig for evaluering av tilbudene eller pålagt ved eventuelle klager el.. 6. DEPOSITUM OG GRNTIER Det stilles ingen krav om depositum, bankgarantier e.l. 7. KVLIFIKSJONSKRITERIER Tilbyder skal vedlegge tilbudet følgende: 1. ttest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet hvor leverandøren hører hjemme, som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og trygdeavgifter i samsvar med lovbestemmelsene i landet. ttesten må ikke være eldre enn 6 måneder. 2. ttest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet hvor leverandøren hører hjemme, som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av merverdiavgift i samsvar med lovbestemmelsene i landet. ttesten må ikke være eldre enn 6 måneder. 3. Fremleggelse av foretakets årsregnskap eller utdrag av dette (inkl revisors beretning) for siste år. 4. HMS-egenerklæring: Se vedlegg B. ttesten må ikke være eldre enn 6 måneder. 4

5 5. Referanser : Vennligst oppgi firma/kommune, navn på kontaktperson og telefonnummer som vi kan kontakte for referanser generelt. 6. Beskrivelse av leverandørens kvaliteter : Vennligst vedlegg egen oversikt over leverandørens organisering, samt over teknisk personell eller tekniske avdelinger/verksteder som leverandøren disponerer over, og som vil være relevant ved en oppfølgingen/service etter eventuelt kjøp. Det gjøres spesielt oppmerksom på at tilbud som ikke har vedlagt ovennevnte kan bli avvist. 8. BETLINGSVILKÅR Betalingsbetingelser skal være fri leveringsmnd dager etter mottatt og godkjent faktura. 9. VEDSTÅELSESFRIST Tilbudet skal vedstås i 3 måneder etter tilbudsfristens utløp. 10. TILDELINGSKRITERIER. Øvre Eiker kommune vil ved kontraktstildeling velge det mest økonomisk fordelaktige tilbud. Dette innebærer en totalvurdering av følgende kriterier: Tildelingskriterier: Vekting Pris, Tilbudssum, 20 Samsvar med kravspesifikasjon, 25 Leveringstid og leveringsbetingelser, 5 Service, support og opplæring, 30 Kvalitet/garanti, 10 Støy og ytre miljø,. 10. Det gjøres oppmerksom på at dette er de tildelingskriterier som blir vurdert på valg av leverandør når denne ellers er kvalifisert. Det er derfor meget viktig at alle disse punktene besvares. Hver tilbyder må gi utdypende informasjon til hvert av ovennevnte kriterier. 11. PRISER, tilbudssum 11.1 Generelt lle priser skal være oppgitt i NOK og eksklusive mva. Prisen skal være fritt levert til Øvre Eiker kommune, Teknisk sentral, Skotselvveien 29, 3300 Hokksund dvs. at leverandøren påtar seg alle forpliktelser, det være seg utgifter og risiko, helt frem til kjøpers angitte mottakersted Samsvar med kravspesifikasjon. Dersom tilbyder mener at oppdragsgivers tekniske spesifikasjoner innebærer en løsning som ikke er optimal, skal tilbyder i eget dokument påpeke og beskrive de forhold/ endringer som ville gitt en optimal løsning. lternative løsninger kan vedlegges som eget dokument samt brosjyremateriell. Resultat av prøvekjøring og besiktigelser blir vektlagt Leveringstid og leveringsbetingelser Tilbyder bes om å oppgi leveringstid fra bestilling til levering av tilbudte maskin. 5

6 11.4 Service, support og opplæring Det skal gis tilbud på service/reparasjon i 3 år/3000 timer, samt øvrige spesifikasjoner gitt i vedlegg Det skal i tilbudet klart fremgå lokaliseringen til serviceverksted som skal utføre service i henhold til dette tilbud. Det kreves garanti for reservedeler/ tilgjengelighet/ service 24 timer i døgnet på virkedager. Kravet kan eventuelt spesifiseres i grupper avhengig av type reservedeler. Ved driftsstans, hvor disse fristene ikke overholdes, kan kjøper ilegge en konvensjonalbot på kr. 500,- pr. løpende døgn. Leverandøren skal gi opplæring av min. 2 sjåfører og 2 mekanikere. Hvis leverandør forlanger pris for opplæring må dette opplyses. Spesifiser omfang av opplæring 11.5 Kvalitet/garanti. Tilbyder skal legge ved en beskrivelse av det kvalitetssikringssystem tilbyder har, f.eks. ISOsertifikat. Leverandøren garanterer alle varer mot material- eller fabrikasjonsfeil. Kjøpslovens bestemmelser om reklamasjon gjelder. Ved problemer ved varen/retur av varen etc. skal oppdragsgiver kun forholde seg til avtaleleverandør, og ikke til produsent. vvik fra dette spesifiseres. Tilbudet skal inneholde informasjon om garantitider og garantiens innhold. Garantitid ut over kjøpslovens bestemmelser skal oppgis Støy og ytre miljø. Tilbyder må oppgi støytall i førerkabin, utvendig støy, samt avgassnorm (Steg) Ekspedisjon og fakturering Det skal ikke beregnes ekspedisjons- eller faktureringsgebyr. 12. TILBUDSKOSTNDER lle kostnader i forbindelse med utarbeidelse av tilbudet skal i sin helhet dekkes av de respektive tilbydere. 13. YTTERLIGERE INFORMSJON Vi imøteser Deres tilbud, og ber om at eventuelle spørsmål rettes skriftlig til Roger Humlebekk på jan-r.humlebekk@ovre-eiker.kommune.no Eventuelle presisering som blir utarbeidet og som har konsekvenser for tilbudet vil automatisk bli sendt alle som har lastet ned/ fått tilsendt konkurransegrunnlaget. 6

7 Vedlegg 1.1: Kravspesifikasjon / Tilbudsskjema gressklipper bsolutte () / ønskede krav (Ø) I tilbudet skal følgende inkluderes / besvares : Spesifikasjoner maskin /Ø Bekreftet Tilbyders anmerkninger. Klippebredde 1,7 1,9 m Rotorklipper m/ bakutkast Drivstoff diesel Førerhus Robs godkjent 4-hjulstrekk Førerhus med varmeapparat Førerhus med klimaanlegg Luftfjæret fører stol m/ setetrekk og Ø sikkerhetsbelte Rygge kamera Solskjerm Ø Speiler m/varme Ø Lys utenom standard belysning for vegkjøring: blitze lamper foran og bak på førerhus. Led arbeidslys på førerhus forover og bakover Transport hastighet km/t Dekk beregnet for gressklipping Hengerfeste med el uttak alle lys, 1 sett verkstedhåndbøker og delekatalog, ev. CD-Windows basert. 2 kg brannslukkingsapparat Radio/CD spiller Motorvarmer Det skal avholdes service kurs på maskinen for eget servicepersonell Samsvarerklæring og dokumentert opplæring til HMS 555 Tilbudspris (kjøp) som inkluderer alt beskrevet ovenfor (legg ved brosjyremateriell) kr 7

8 Vedlegg 1.2 prisskjema: Komplett maskin Tilleggsutstyr Kr. Kr. I forbindelse med ovennevnte, tilbudte gressklipper ønskes følgende opplysninger : - Støynivå innvendig førerhus (oppgi antall db()) : - Garanti (oppgi antall år ) : Spesifiser på eget ark hva garantien innebærer - Leveringstid (oppgi leveringstid fra ordre foreligger) : - Service/reparasjoner (oppgi timepris på verksted) : - Gis kostnadsfri kjøreopplæring (ja/nei ) : Spesifiser på eget ark hva opplæringen innebærer - Gis kostnadsfritt vedlikeholdskurs (ja/nei ) : Spesifiser på eget ark hva kurset innebærer - Tekniske detaljer om motor - Maskinbredde m/tilbudt dekktype og klippepanne - Det skal oppgis type hjulstyringssystem. (Midjestyring eller bakhjuls styring) - Motorturtall ved maks transporthastighet - Maskinhøyde - Transportbredde - Utvendig støy fra maskin - vgass norm motor - Oppgi alternativ hjulutrustning Sted : Dato : Firma : Underskrift : 8

9 Vedlegg B Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS) Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn Øvre Eiker Kommune vd. Veg og park Organisasjonsnr/ Fødselsnr dresse Rådhuset Land* Norge Postnummer 3300 Poststed Hokksund Jeg bekrefter med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften). 1 Jeg bekrefter at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Dato Daglig leder Jeg bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Ingen ansatte Dato Representant for de ansatte 1 Fastsatt ved kgl.res. 6. desember 1996 nr i medhold av lov 17. juni 2006 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern m.v. 9