Sammen vet vi best. Innholdsfortegnelse. Prosjektrapport;

Transkript

1 Prosjektrapport; Sammen vet vi best Innholdsfortegnelse 1. Bakgrunn for prosjektet Prosjektets organisering Målsettinger... 2 Effektmål... 2 Resultatmål Gjennomføring... 3 Oppstart og møtegjennomføring... 3 Aktiviteter gjennomført... 4 Endringer og justeringer... 4 Ressursestimat 5 5. Resultatoppnåelse Erfaringer Dokumentasjonsoversikt... 11

2 1. Bakgrunn for prosjektet TRS ble startet i 1992 etter blant annet initiativ fra brukergruppene. I tiden etter oppstart er det prøvd ut ulike modeller for brukermedvirkning som styringsgruppe, styre med brukerflertall og kompetanseråd. TRS er nå en del av Sunnaas Sykehus helseforetak (HF) og det ikke aktuelt med et eget styre for senteret. Fagmiljøene ved senteret savner tilbakemeldinger om fremtidige ønsker og behov fra de ulike brukerne som kan danne grunnlag for prioriteringer og fremtidig utvikling. TRS har ikke en definert arena for kunnskapsdeling mellom de ulike brukergrupper (pasienter, pårørende, fagmiljøer etc), ansatte og ledelsen ved TRS. I regi av Norsk dysmeliforening og i samarbeid med de seks andre brukerforeningene ved TRS og TRS, ble det derfor søkt om midler til et prosjekt for utvikling av en medvirkningsmodell for kompetansedeling der brukere, fagmiljøer og ansatte deltar med sin erfaring og kompetanse. Det ble gitt støtte fra Helse & Rehabilitering til prosjektet, og prosjektoppstart ble satt til mars Prosjektets organisering Prosjektet er organisert med en styringsgruppe forankret i TRS og i brukerorganisasjonene, samt en prosjektgruppe. Styringsgruppe for prosjektet; Per Frydenborg, daglig leder TRS (leder) Kjersti Grøtting, Norsk dysmeliforening (prosjektleder) Lena Haugen, enhetsleder TRS Kjersti Vardeberg, enhetsleder TRS Astrid Solås, Norsk interesseforening for kortvokste Jan Erik Wilhelmsen, TRS Koordinator Synnøve Roald har hatt møte og talerett Prosjektgruppe; Kjersti Grøtting, Norsk dysmeliforening (prosjektleder) Synnøve Roald, Prosjektforum AS (koordinator) Stella Kyed Johansen, TRS Bente Aksnes, Prosjektforum AS 3. Målsettinger Prosjektets effektmål tar utgangspunkt i ønsket nytte og effekt 3 5 år etter avsluttet prosjektperiode. Videre oppfølging i virksomheten er en forutsetning for å oppnå disse. Beskrevet mål er de som ble godkjent av styringsgruppen våren Effektmål Prosjektet skal bidra til at TRS når målet om gode og likeverdige tjenester i samsvar med den enkeltes verdigrunnlag. Alle senterets brukergrupper (brukere med diagnose, pårørende, fagpersoner etc.): Har fått et nytt organ som kan drøfte erfaringer og fremtidige problemstillinger for TRS. Erfaringer og meninger fra brukergruppene blir hørt, og eventuelt ivaretatt videre i utviklingen av TRS gjennom tankesmia. 2

3 Ledelsen ved TRS Kvalitetssikring av beslutninger på strategisk nivå. Fagmiljøer ved TRS: Kompetansesenteret er i forkant på hva som er brukernes behov. Har et tilbud som er basert på kunnskap om hva brukerne faktisk trenger. Har fått en kanal som tydelig formidler erfaringer og fremtidige problemstillinger til ledelsen av TRS. TRS: Brukergruppene og tjenesteapparatet kjenner TRS som kompetanseleverandør om de ulike diagnosene. TRS sin oppgave i henhold til føringer fra overordnet instanser og oppdragsdokumentet er tydelig overfor brukerne. Har en arena hvor brukergruppene og fagpersoners kompetanse kan gi beslutningsgrunnlag for videre strategiske beslutninger. Andre brukersentre: Kan ta i bruk utviklet modell for sine brukergrupper. Resultatmål Prosjektets resultatmål beskriver leveransen i selve prosjektperioden. TRS har et rådgivende organ som jobber etter tankesmiemodellen med å drøfte, vurdere og anbefale ulike strategiske løsninger for videreutvikling av TRS. For å oppnå dette ble prosjektets resultatmål som følger: 1. Å utvikle en modell for hvordan TRS, brukergruppene og fagmiljøene kan nyttiggjøre seg hverandres kompetanse om framtidige behov hos alle parter for å forutse og håndtere disse. 2. At brukerorganisasjonene kan formidle sine ønsker for strategi og drift av TRS gjennom kanaler som ligger i modellen som skal utvikles. 3. At ansatte ved TRS senteret og andre eksterne fagmiljøer kan formidle sine ønsker for strategi og drift av TRS gjennom kanaler som ligger i modellen som skal utvikles. 4. Å teste modellen i en pilot gjennom prosjektperioden. Gjennomføring Oppstart og møtegjennomføring 3

4 Prosjektets første møte var I prosjektperioden har det deretter vært gjennomført syv møter i styringsgruppen, 16 møter i prosjektgruppen og fem arbeidsmøter Det har i tillegg vært gjennomført møter med fem av de syv interesseforeningene ved TRS, mens det er hentet inn tilbakemelding via e post fra de to andre. Aktiviteter gjennomført Utover møtevirksomheten i prosjektet, har medlemmer i prosjektgruppen deltatt på to ledermøter med brukernes interesseforeninger, ett åpent seminar ved Sunnaas, samt en faglunsj for de ansatte ved TRS. Det er også, i forbindelse med oppstart av tankesmiemodellen, vært gjennomført et besøk ved Civita, det er kjørt en intervjurunde med alle kandidater til smia, og det er gjennomført et lengre møte med leder av smia. Til slutt har medlemmene i TRS tanken møttes to ganger, en i oktober og en i november. Endringer og justeringer Prosjektgruppa har arbeidet ut fra følgende milepælplan: 4

5 Det har vært få endringer i fremdrift i forhold til milepælsplan. Imidlertid ble gjennomføringen av møtene med TRS tanken forsinket. Dette har i stor grad følgende årsaker; Det tok lengre tid enn forventet å få avklart medlemmene til TRS tanken. Dette skyldes ferieavvikling og det tok tid med beslutninger. Det var et ønske om å bruke lokaler på TRS. Disse er mye opptatt, noe som gjorde det vanskelig å få satt en dato som passet medlemmene. Man endte til slutt med lokaler sentralt i Oslo for første møte med TRS tanken. Koordineringen av medlemmene opp mot mulige datoer tok også lengre tid enn forventet. Konsekvensen av dette var at vi ble forsinket med gjennomføring. For å få kjørt to piloter før prosjektslutt, ble det nødvendig med gjennomføring av møtene ganske tett. Tidsfrist for gjennomføring av møtene i TRS tanken ble flyttet og prosjektet ble dermed avsluttet to uker etter planlagt frist, uten at dette gir konsekvenser utover overnevnte. Ressursestimat Prosjektet har ikke gått utover sitt budsjett, til tross for forsinkelsen i gjennomføring. Timer benyttet og beregnede driftsutgifter har vært som planlagt. Budsjettet, i 1000 NOK, sees under. Kostnader Inntekter/finansiering Tekst Beløp Egne midler H&R SUM Arbeid - tidsforbruk Prosjektgruppa Investeringer Drift Reiseutgifter Materiell og møtekostnader Drift av Tankesmia (2 møter) Annet Sum budsjett Resultatoppnåelse Prosjektet har levert som følger i henhold til resultatmål for prosjektet; Resultatmål: 5

6 Å utvikle en modell for hvordan TRS, brukergruppene og fagmiljøene kan nyttiggjøre seg hverandres kompetanse om framtidige behov hos alle parter for å forutse og håndtere disse. Det ble utviklet en modell, TRS tanken, med funksjon og sammensetning basert på prinsippene rundt en tankesmie. Modellen kom til gjennom innhentet informasjon på internett, møter med og i interesseforeningene, Civita og møter og samtaler med ledelse og ansatte ved TRS. Under er det overordnede retningslinjene for modellen presentert, samt en oversikt over hvordan aktuelle innspill og temaer var tenkt fanget opp, bearbeidet av medlemmene i TRS tanken og deretter tatt i bruk ved TRS. TRS TANKEN TRS tanken skal fungere som et rådgivende organ for strategisk videreutvikling av TRS. Tankesmia skal være utfordrende, åpen, visjonær og overraskende. Overordnet for TRS tanken er følgende: - Rådgivende: Skal være et rådgivende organ for ledelsen ved TRS - Uavhengig: Skal ikke være et partsorgan for (sær)interesser og heller ikke drive ikke lobbyvirksomhet internt i TRS eller utad. - Individuell deltakelse: Skal være rom for individuelle synspunkter. Konklusjonene er derfor ikke gitt på forhånd, - Valg av tema og innhold: Preges av et ideologisk ståsted forankret i TRS sitt verdigrunnlag (brukermedvirkning), men ikke slik at det skrives med påholden penn. 6

7 Det har vært et mål at ulike brukergrupper som benytter TRS er representert i TRS tanken, slik at gode beslutninger for senterets virksomhet kan tas med utgangspunkt i alle berørte parters kompetanse, og at samhandling mellom disse er en forutsetning for å utvikle gode tjenester. TRS tanken består derfor av 10 medlemmer, med ulik erfaringsbakgrunn og kompetanse. Medlemmer ble hentet inn etter at de meldte egen interesse, etter anbefalinger fra fagpersoner, ledere og interesseforeningene og på bakgrunn av kjent kompetanse vurdert som nødvendig i TRS tanken. I tabellen på neste side er den ønskede samlede kompetansen definert. KUNNSKAP SOM SAMLET ØNSKET DEKKET AV MEDLEMMER I TANKESMIA VED TRS Brukererfaring med TRS Brukererfaring med andre sjeldensentrer Helsefaglig bakgrunn Forskningsbakgrunn innen diagnosene dekket av TRS Brukerrettigheter (lovverk, hjelpemidler) Tjenesteapparatet Utdanningsløpet Arbeidsliv Innsikt i hvordan TRS skal ivareta sin rolle som kompetansesenter Føringer fra overordnet organ Helsejuridisk kompetanse SKAL KAN Det ble gjennomført intervjurunder etter fast mal med alle kandidater, til man satt igjen med denne gruppesammensettingen: Leder: Grethe Brundtland Medlemmer: Thyra Kirknes, Hanne Marion Husvik Lein, Gry Velvin, Tone Alm Andreassen, Arvid Heiberg, Ellen Munthe Kaas, Guro Fjellanger, Lars Chr. Johnsen og Trude Gjeldvik. Måloppnåelse: Målet anses som oppnådd da det er utviklet en modellbeskrivelse som er godkjent av styringsgruppen. Resultatmål; At brukerorganisasjonene, ansatte ved TRS senteret og andre eksterne fagmiljøer kan formidle temaer til diskusjon som vedrører strategi og drift av TRS, gjennom kanaler som ligger i modellen som skal utvikles. Resultatmålet er søkt oppnådd gjennom; 7

8 Informasjon om muligheten til å melde inn saker via e post, møter og internett. Spesielt ble det arbeidet mot brukerforeningene med utsendelse av informasjon gjennom ulike kanaler, møter med styrene i foreningene og informasjon om prosjektet på ulike møtearenaer. Dessverre ble Samarbeidsforumet med brukerforeningene avlyst på grunn av for liten påmelding. Denne møteplassen var planlagt brukt til å engasjere ansatte og tillitsvalgte i brukerforeningene med innspill til mulige saker i TRS tanken. Utarbeidelse av egen nettside med mulighet til å melde inn saker, samt utarbeidelse av egen mal for dette. Det er også i noe grad prøvd ut en koordinatorfunksjon, som sammen med leder ved TRS og leder i TRS tanken skulle gjennomgå aktuelles saker. Resultatoppnåelse: Resultatmålet er oppnådd i den grad at kanalene ble etablert og muligheten gitt, men det er ikke nådd med tanke på det å kunne ta kanalene i bruk. Saker til TRS tanken har vært utarbeidet av prosjektgruppen i samarbeid med ledelsen ved TRS. Resultatmål: Å teste modellen i en pilot gjennom prosjektperioden. Modellen, TRS tanken, er testet ut i to omganger. Som tidligere beskrevet ble det ikke meldt inn saker til møtene, og tema er derfor valgt ut av prosjektgruppen og ledelsen ved TRS. Det er gjennomført to møter; 28. oktober og 25. november Første møte ble avholdt i lokalene til Helse Sør Øst i Oslo, mens siste møte ble gjennomført i TRS sine lokaler på Sunnaas. 8

9 Følgende deltok på første møte: Grethe Brundtland, Lars Chr. Johnsen, Gry Velvin, Ellen Munthe Kaas, Arvid Heiberg, Thyra Kirknes og Trude Gjeldvik I tillegg møtte: Stella Kyed Johnsen, Lena Haugen og Per Frydenborg. Forfall: Guro Fjellanger, Tone Alm Andreassen og Hanne Marion Husvik Lein Følgende deltok på andre møte: Grethe Brundtland, Lars Chr. Johnsen, Gry Velvin, Ellen Munthe Kaas, Tone Alm Andreassen, Arvid Heiberg, Thyra Kirknes, Hanne Marion Husvik Lein og Trude Gjeldvik I tillegg møtte: Stella Kyed Johnsen, Kjersti Vardeberg, Lena Haugen, Per Frydenborg og Synnøve Roald Forfall: Guro Fjellanger og Thyra Kirknes Første møte i TRS tanken stilte følgende spørsmål: På hvilke områder bør TRS forbedre seg og hvilke utfordringer ser TRS tanken for senteret i fremtiden? Det ble i forkant gjennomført en enkel kartlegging blant styrene i brukernes interessegrupper, samt ansatte ved TRS. Tallene herfra ble presentert for medlemmene i TRS tanken, samt at daglig leder ved TRS ga et innblikk i arbeidet ved TRS og de forventninger som lå til TRS fra overordnet organ. Videre holdt Kjersti Grøtting fra Norsk dysmeliforening innlegg om hva en brukerforening mener om møtets tema og Tove Wangesteen, direktør ved Frambu, innledet rundt hvordan opplever et annet Nasjonalt kompetansesenter dilemmaet mellom oppdragsdokumentet og brukernes forventinger. Deretter ble tema og dagens spørsmål diskutert i grupper og i plenum, og det ble gitt innspill til ledelsen ved TRS. I forberedelsene til andre møte i TRS tanken var ledelsen ved TRS mer aktive i utformingen av tema, og de var til stede uten hele møtet. Møtet hadde Samhandlingsreformen som ramme og stilte følgende to spørsmål: Hva er utfordringsbildet for brukergruppene ved TRS? Hvilke dilemmaer, prioriteringer og satsningsområder for TRS ser TRS tanken med Samhandlingsreformen som ramme? Møtet hadde følgende innledere: May Heidi Sandvik, Ryggmargsbrokk og hydrocephalusforeningen om betraktninger rundt Samhandlingsreformen fra et brukerperspektiv. Eilin Ekeland, Forbundsleder i Norsk Fysioterapeutforbund Hva er store utfordringer når fysioterapeuter skal forholde seg til brukere og TRS (nasjonale kompetansesentrer), samt hva kan TRS som et Nasjonalt kompetansesenter for sjeldne diagnoser bidra med overfor fysioterapeuter for å øke kompetansen til beste for brukerne. Enhetsleder ved TRS Kjersti Vardeberg: Hva er utfordringsbildet for brukergruppene ved TRS? Gry Anja Gundersborg og Ingelin Tangestuen, Koordinatorenes oppgaver og roller i kommunen. Erfaringer fra et prosjekt i Sandefjord kommune. 9

10 Møte nummer to ble avsluttet med en oppsummering av hva medlemmene i TRS tanken mener om modellen: Medlemmene i TRS tanken mener at modellen med en tenketank for deling av kompetanse mellom TRS og ulike former for brukere av TRS er en spennende modell som de håper blir til nytte både for TRS og brukerne. Hvorvidt ledelsen ved TRS får anbefalinger er gruppen usikker på, men mener at det viktigste bidraget er kvalifiserte råd og ulike perspektiver som ledelsen kan ta med i sitt videre arbeid. Medlemmene synes også meningsutvekslingene gir stor nytte og gir mer kunnskap som kommer til glede lokalt. For å videreutvikle og forbedre meningsutvekslingene er det viktig med godt forarbeid på innhold, problemstillinger og medlemmenes forberedelser. Dette vil mest sannsynlig gi mer aktiv deltakelse i diskusjonene og ytterligere nytte for TRS. Flere ga uttrykk for at de likte diskusjonen i storgruppe bedre enn smågrupper og at det er fint at ledelsen er til stede slik at det kan være direkte kontakt mellom dem og TRS tanken. Det bør være lengre tid mellom møtene enn hva som var tilfelle nå. Ellers er uttrykk som spennende, lærerikt og interessant tilbakemeldinger fra medlemmene i TRStanken. Resultatoppnåelse: Endringen i formen på møtet fra første til andre møte med ledelsen tilstedeværelse førte til at andre møte ble mer en dialog mellom medlemmer i TRS tanken og ledelsen, uten at dette behøver å ha en negativ betydning for ønsket effekt. Prosjektet har fått testet sammensetning av TRSog tanken, men manglende innspill fra eksterne miljøer har gjort at input av saker til smia har ikke blitt testet. Dette har blitt løst i prosjektet ved at ledelsen ved TRS og prosjektgruppa har tatt denne rollen oppgaven. 5. Erfaringer Erfaringer fra prosjektgjennomføringen, de interne faktorene. Om mål: Det ble i prosjektets tidlige fase jobbet mye med å definere mål for prosjektet. Spesielt prosjektgruppa hadde mange diskusjoner i tidlig prosjektfase knyttet til resultatmål og effektmål for prosjektet. I gjennomføringen av prosjektet har ny kunnskap og bevissthet ført til avvik knyttet til målene og noe aktivitet er justert med bakgrunn i dette. Om linjeledelse og styringsgruppe: Det var et ønske at brukerforeningene og de ansatte ved TRS var representert i styringsgruppen. Dette har fungert godt, men også gjort at ledergruppen ved TRS i praksis har fungert som en viktig beslutningsgruppe uten at de har vært definert som dette i prosjektplanen, mens styringsgruppen mer har hatt en rådgivende funksjon. Om samarbeid: Prosjektgruppen har samarbeidet godt, med likeverdige deltakere, gode diskusjoner og leveranse etter planen. Samhandlingen med styringsgruppen har i perioder vært noe preget av faktorene beskrevet over. Erfaringer fra piloten. 10

11 Som beskrevet over, sitter vi igjen med at vi har testet ut modellen TRS tanken to ganger med litt ulik form. Vi har imidlertid samlet noen refleksjoner om gjennomføringen, og ser også på fordeler og ulemper ut fra valgte modell. Gruppesammensetting: Gruppesammensettingen fungerer, fått de rette personene med komplementær kompetanse/egenskaper. Gruppestørrelsen er bra. Det er positivt med faste medlemmer. Det bør bestrebes en likere kjønnsfordeling. Det er viktig med nasjonal politisk kompetanse (vedkommende hadde forfall, det var savnet). Noe manglende kunnskap om TRS ga i enkelte tilfeller utdebatterte innspill. Tema; Vanskelig å finne nivå som er overordnet, men tydelig og ikke skape diskusjon rundt enkeltdetaljer. Må finne nivået der flere kan diskutere ut fra egen forutsetning og kompetanse. Må unngå å legge opp spørsmål for å få de svarene man ønsker i utgangspunktet. Temaene opplevdes som aktuelle. Det er kommet frem mange innspill, varierte, men av varierende nytteverdi. Gjennomføring av møtene; Trenger lengre tid mellom møtene slik at forberedelsene blir gode nok. Innledere fungerer godt, men for mange og med for stor innholdsmessig forskjell. Innlegg fra brukerforeningene oppleves som nyttig og viktig. Bruk av smågrupper skaper større bredde og engasjement i diskusjonene. God nok tid til diskusjon slik det har fungert nå, men kan bli litt knapt hvis man jobber mer i grupper. Viktig å unngå hver mann sin diskusjon, det skal ikke diskuteres om ett innspill er mer eller mindre riktig enn et annet. Viktig med klar og tydelig ordstyrer for å sikre at diskusjonen holder seg til tema. Det går mye tid til reise ved møter på TRS. Annet; Koordinatorrollen har ikke blitt testet fult ut. Formen fra møte nummer to gjør at TRS tanken blir mer likt et råd men deltakere og ledelse ga positive tilbakemeldinger med formen fra siste møte. Det er ikke nok at mulighetene til å komme med innpill er tilstede, de tas ikke i bruk uten direkte henvendelser og oppfølging Det hadde vært behov for ytterligere kunnskap i mål, organisering og oppgaver for TRS. 6. Dokumentasjonsoversikt Prosjektplaner Program fra to møter i TRS tanken 11