MØTEINNKALLING KOMMUNESTYRET

Transkript

1 Klæbu kommune MØTEINNKALLING KOMMUNESTYRET Møtested: Klæbu rådhus - kommunestyresalen Møtedato: Tid: Eventuelt forfall eller endret kontaktinformasjon (adresse, telefon, e-post) meldes til tlf eller på e-post til: sentralbord@klabu.kommune.no Vararepresentanter/-medlemmer møter etter nærmere avtale. I starten av møtet vil idrettsrådet orientere om sine oppgaver og funksjoner, og hva som opptar idretten i Klæbu nå. Middag ca kl Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel SAKSLISTE 5/10 10/4 REFERATER OG MELDINGER - FORMANNSKAP/KOMMUNESTYRE 6/10 10/168 NYE BETALINGSSATSER FOR KULTURSKOLEN 7/10 10/166 REHABILITERING AV SYKEHJEMMET UTBEDRING AV SYKEHJEMMET GAMMEL DEL SYD 8/10 09/195 NYTT FORSLAG TIL REGULERINGSENDRING FOR TANEMSMOVEIEN 2 O 9/10 09/449 ANSETTELSESPROSESSEN VEDR NY RÅDMANN 10/10 08/65 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING FOR /10 09/125 GJENNOMGANG AV NÆRINGSFONDET I KLÆBU KOMMUNE

2 12/10 09/240 FORVALTNINGSREVISJON - STYRINGSSYSTEMER I KLÆBU KOMMUNE 13/10 09/92 KLÆBU SYKEHJEM - KONTRAKTSTILDELING FOR DRIFT AV SYKEHJEMSDELEN 14/10 09/388 SØKNAD OM TILLEGGSBEVILGNINGER KONSULENTBISTAND 15/10 07/500 KLÆBU SPAREBANK FORSTANDERSKAP NYTT VALG Klæbu, Jarle Martin Gundersen ordfører

3 Sak 5/10 REFERATER OG MELDINGER - FORMANNSKAP/KOMMUNESTYRE Kommunestyret Møtedato: Saksbehandler: Steinar Lianes Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 5/10 Kommunestyret /10 Formannskapet Formannskapets forslag til vedtak: Kommunestyret tar referater og meldinger til orientering. Formannskapet behandling : Ved votering ble innstillingen enstemmig vedtatt. Rådmannens innstilling: Kommunestyret tar referater og meldinger til orientering. SAKSUTREDNING Vedlegg: 1. Dokumentliste over delegerte vedtak i tiden Dokumentliste over journalposter i tiden Side 3 av 46

4 Sak 6/10 NYE BETALINGSSATSER FOR KULTURSKOLEN Kommunestyret Møtedato: Saksbehandler: Kjersti Utne Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 6/10 Kommunestyret /10 Formannskapet Formannskapets forslag til vedtak: Kommunestyret vedtar at satsene for betaling av skoleplass øker med 100 kroner for 2010, i tillegg til ordinær indeksregulering. Økningen vil skje fra Formannskapet behandling : Ved votering ble innstillingen enstemmig vedtatt. Rådmannens innstilling: Kommunestyret vedtar at satsene for betaling av skoleplass øker med 100 kroner for 2010, i tillegg til ordinær indeksregulering. Økningen vil skje fra SAKSUTREDNING Saksopplysninger: Kulturskolen er i løpet av 2010 nødt til å redusere nettobudsjettet med kroner. Vurdering: Som et ledd i å gjennomføre dette, forelås det at satsene for betaling av skoleplass øker med 100 kroner i tillegg til ordinær indeksregulering i En plass i kulturskolen øker da med 9 % fra 2009 til Dette innebærer følgende priser på kulturskolen: 2009 Vedtatt 2010 Nytt forslag 2010 Kulturverksted Form/farge Dans Instrumentalundervisning Dette innebærer en økt inntekt på kroner. Side 4 av 46

5 Sak 6/10 De øvrige grep for å få budsjettet i balanse innebærer å øke antall elever. Det vil i stor grad innebærer å øke antallet elever pr gruppe og pr. lærer, og å redusere undervisningstid pr elev. Økonomiske og administrative konsekvenser: Økt inntekt på kroner. Korrigert prosentsats fra 4,9 % til 9 % i avsnittet: Vurdering: En plass i kulturskolen øker da med 9 % fra 2009 til Side 5 av 46

6 Sak 7/10 REHABILITERING AV SYKEHJEMMET Utbedring av sykehjemmet gammel del syd. Kommunestyret Møtedato: Saksbehandler: Svein Rodø Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 7/10 Kommunestyret /10 Formannskapet Formannskapets forslag til vedtak: Kommunestyret bevilger inntil kr ,- av midler avsatt til Klæbu servicesenter for utbedring og oppretting av: Gulv, sanitæranlegg, elektro, ventilasjonsteknisk arbeid, maurutrydding og bygnings- og malerarbeider i gammel fløy del syd. Formannskapet behandling : Medlem Frode Røstum (H) erklærte seg som inhabil, jfr. forvaltningsloven 6, 2.ledd. Vara Gro Merete Ulstad tiltrådte. Ved votering ble innstillingen vedtatt med 6 mot 1 (AP) stemme. Rådmannens innstilling: Kommunestyret bevilger inntil kr ,- av midler avsatt til Klæbu servicesenter for utbedring og oppretting av: Gulv, sanitæranlegg, elektro, ventilasjonsteknisk arbeid, maurutrydding og bygnings- og malerarbeider i gammel fløy del syd. SAKSUTREDNING Vedlegg: Saksopplysninger: På grunn av til dels store skjevheter i gulvkonstruksjon (ca 100 mm) med påfølgende skjevheter i vegg og tak, søkes det om økonomiske midler til utbedring av skadene som har utviklet sg over mange år inne i Klæbu Sykehjems gammel fløy syd. De fire rommene, med bad, oppholdsrom og gangareal som er berørt, skal benyttes til pasientrom. Fløya er avdelt med egen nymontert dør. Årsaken til skjevheten skriver seg fra dårlige grunnforhold og dårlig drenasjon ved grunnmur. Det ble utført reparasjon med oppgraving av dreneringen for 4 år siden. Verneombudet ved Klæbu sykehjem har også tatt opp saken, under henvisning til at gulvet er skjevt og at ansatte og pasienter har store problemer med å håndtere senger, rullestoler med mer. Det er også anført at det kan oppstå unødige belastningsskader på ansatte. De 4 rommene benyttes ikke i dag. Det har også vært invasjon av svartmaur i dette området. Side 6 av 46

7 Sak 7/10 Vurdering: Kostnader på utbedringene: (eks. mva) Kjerneboring av et hull for kamerakontroll av grunn og avløpsrør, bygningstekniske arbeider, rørleggerarbeider, maler og beleggsarbeider kr ,- Oppfylling av hulrom i grunn kr ,- Elektroarbeider kr ,- Ventilasjonstekniske arbeider kr ,- Utrydding av svartmaur kr ,- Uforutsett kr ,- Sum inkl. mva kr ,- Det vil bli forespurt min 3 entreprenører jfr. lov om off. anskaffelser. Arbeidene må være ferdig innen 1. juni Økonomiske og administrative konsekvenser: Prosjektet har en kostnadsramme på inntil kr ,-. Rådmannen vil anbefale at prosjektet finansieres ved å bruke av tidligere avsatte midler til utbygging av Klæbu servicesenter. Dette er midler som kommunen fikk i forbindelse med utbyggingen av Klæbu servicesenter i Midlene var i utgangspunktet tenkt brukt til byggetrinn 3 av Klæbu servicesenter. Ytterligere utbygging av Klæbu servicesenter er imidlertid stilt i bero på ubestemt tid, slik at det er mulig å omdisponere disse midlene til andre prosjekter innenfor pleie- og omsorg/ Klæbu sykehjem. Per i dag står det kr på et eget bundet investeringsfond. Side 7 av 46

8 Sak 8/10 NYTT FORSLAG TIL REGULERINGSENDRING FOR TANEMSMOVEIEN 2 O Kommunestyret Møtedato: Saksbehandler: Geir Magne Sund Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 8/10 Kommunestyret /10 Formannskapet /09 Kommunestyret /09 Formannskapet /09 Formannskapet Formannskapets forslag til vedtak: Kommunestyret vedtar med hjemmel i plan- og bygningsloven at søknad om reguleringsendring for Tanemsmoveien 2 o imøtekommes, slik at inntil 135 m2 i 1. etg. kan benyttes til boliger. Reguleringsbestemmelsene pkt. 1.2 endres i samsvar med dette. Formannskapet behandling : Medlem Frode Røstum (H) erklærte seg som inhabil, jfr. forvaltningsloven 6, 1.ledd. pkt. a. Vara Gro Merete Ulstad tiltrådte. Medlem Kai Nordseth fremmet følgende forslag: Kommunestyret vedtar med hjemmel i plan- og bygningsloven at søknad om reguleringsendring for Tanemsmoveien 2 o imøtekommes, slik at inntil 135 m2 i 1. etg. kan benyttes til boliger. Reguleringsbestemmelsenes pkt. 1.2 endres i samsvar med dette. Ved votering ble innstillingen vedtatt med 6 mot 1 (SV) stemme. SAKSUTREDNING Vedlegg: 1. Oversiktskart 2. Søknad om reguleringsendring dat Gjeldende reguleringsplan med bestemmelser, vedtatt Tidligere forslag til reguleringsendring, dat Kommunestyrets sak 52/09, møte Saksopplysninger: Eier av Tanemsmov. 2 o, malermester Frode Røstum, søkte i 2009 om endring av reguleringsplanen for sin eiendom, fra næring til bolig. Kommunestyret fattet følgende vedtak: Side 8 av 46

9 Sak 8/10 Kommunestyret vedtar ikke forslag til reguleringsendring. Området er regulert til næring og kommunestyret vil holde mulighet for næringslokaler tilgjengelig på Tanem. Saken kan vurderes på nytt når evt. nytt næringsareal på Tanem er regulert. Eier har nå tatt opp saken på nytt, men ønsker nå å dele fra areal til 2 leiligheter, og beholde et næringsareal på netto 90 m 2. Vurdering: Rådmannen har tidligere gått inn for at hele arealet på eiendommen kan omreguleres til boligformål, og har for sin del heller ikke innvendinger til en løsning som innebærer delvis omdisponering. P.g.a. kommunestyrets klare forbehold om at nytt næringsareal må være regulert før saken kan vurderes på nytt, er det kun kommunestyret som kan vedta en slik mellomløsning. En eventuell endring i samsvar med søkers ønske kan vedtas som mindre endring med hjemmel i plan- og bygningsloven Det vil kun være nødvendig å endre reguleringsbestemmelsene, ikke reguleringskartet. I bestemmelsenes pkt. 1.2 må det da innarbeides et tillegg, etter setningen om at det kan legges til rette for boliger i 2. etasje: I tillegg kan inntil 135 m 2 i 1. etasje benyttes til boliger. Tidligere foreslått endring, som omfattet omdisponering av hele 1. etasje, har for kort tid siden vært gjenstand for høring. Ny høring for en mindre endring enn dette er da ikke nødvendig. Saken legges fram uten innstilling. Økonomiske og administrative konsekvenser: Planendringen vil ikke ha økonomiske og administrative konsekvenser av betydning for kommunen. Side 9 av 46

10 Sak 9/10 Ansettelsesprosessen vedr. ny rådmann Kommunestyret Møtedato: Saksbehandler: Eva Bekkavik Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 9/10 Kommunestyret /10 Kontrollutvalget /10 Kontrollutvalget Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Saken legges frem uten forslag til vedtak. Kontrollutvalgets behandling og vedtak i sak 9/2010 den Protokoll Saksfremlegg ble utdelt i møtet. Følgende omforent forslag til vedtak ble fremmet: Saken utsettes til kontrollutvalgets ekstraordinære møte i mars. Vedtak Saken utsettes til kontrollutvalgets ekstraordinære møte i mars. SAKSUTREDNING: Saksdokumenter: Vedlegg Ingen. Utrykte vedlegg: 1. Formannskapets sak 122/09 utnevning av arbeidsgruppe ansettelse av ny rådmann. 2. Kommunestyrets sak 3/10 Interpellasjon til kommunestyret. Saksutredning I kommunestyrets møte 4. februar ble interpellasjon fra Peter M. Høvik besvart. Interpellasjonen lyder som følger: Hvilke prioriterte mål vil ordføreren stille til ny rådmann? Side 10 av 46

11 Sak 9/10 Etter behandling av interpellasjon vedr. ny rådmann i Klæbu kommune (i sak 3/10) valgte Kommunestyret å gi kontrollutvalget i oppdrag å gjennomgå ansettelsesprosessen vedr. ny rådmann. Kontrollutvalgets sekretariat har hentet informasjon fra Klæbu kommune sitt sak- og arkivsystem, samt fått supplerende opplysninger fra ordfører og personalsjef. Arbeidsprosessen Det ble nedsatt en arbeidsgruppe i formannskapsmøtet den 23. november 2009 i sak 122/09. Forslag til sammensetningen av arbeidsgruppen var omforent (enstemmig). Ingen protokolltilførsler er nedtegnet. Følgende personer ble valgt inn i arbeidsgruppen: Jarle Martin Gundersen, formannskapet Kai Nordseth, formannskapet Ingvar Sund, arbeidstakerorganisasjonene Lillian Krokum, personalsjef Underretning til kommunestyret, om utnevning av arbeidsgruppe for å: Komme med forslag til ny rådmann, ble gitt av ordfører i kommunestyret sitt møte den Ingen protokolltilførsler er nedtegnet. Den nedsatte arbeidsgruppen har avholdt 5 møter pr og dokumentert dette i sakog arkivsystemet til Klæbu kommune. Arbeidsgruppen har innhentet referanser fra andre kommuner, som Skaun, Meldal, Rennebu og Ørland. Arbeidsgruppen har fulgt lov om offentlige anskaffelser ved at de har sendt ut forespørsel til 4 leverandører av rekruteringstjenester. Følgende leverandører ble invitert til å komme med tilbud: Bemanningshuset TotalConsult Horton International Manpower Leverandørene ble invitert til å komme med skriftlig tilbud, samtidig som de ble invitert til et møte for å presentere seg. Kommunen ønsket videre at leverandørene møtte med de aktuelle personer som skal drive prosessen. Tilbudsfrist ble satt til 8. januar 2010, og presentasjon av leverandører ble satt til 12. og 13. januar. Alle fire leverandører leverte tilbud innen fristens utløp. Alle unntatt Horton International hadde anledning til å møte til presentasjon. Etter en totalvurdering av pris, presentasjon og hvem som arbeidsgruppen mente best kunne ivareta kommunens interesser, falt valget på Manpower Professional. Alle tilbydere ble tilskrevet og meddelt resultatet. Side 11 av 46

12 Sak 9/10 For å komme med innspill til hvilke utfordringer de ansatte ser for kommunen og rådmannen, samt hvilke forventninger de har til ny rådmann, fikk arbeidsgruppen i oppdrag fra konsulenten hos Manpower Profesional å peke ut 3 enhetsleder og 2 ansatte fra 1.linjetjensten. I tillegg kommer ledergruppen og 2 tillitsvalgte. Samtalene ble gjennomført fredag 5. februar. Den videre prosess og kjøreplan for ansettelse av ny rådmann: Søknadsfrist 5. mars Konsulentens anbefaling frist 26. mars Behandling i Formannskapet 15. april Tilsetting i Kommunestyret 22. april (ekstraordinært) Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Arbeidsgruppen har gjort tiltak for å sikre reell konkurranse om kontrakten, jf. forespørsel om tilbud fra 4 leverandører. Arbeidsgruppens arbeid er dokumentert i kommunens sak- og arkivsystem. Kontrollutvalgets sekretariat legger frem saken til videre diskusjon i kontrollutvalget. Utvalget må videresende saken til kommunestyret, slik at kommunestyret får behandlet saken på sitt førstkommende møte som er berammet til 25. mars. Side 12 av 46

13 Sak 10/10 Kontrollutvalgets årsmelding for 2009 Kommunestyret Møtedato: Saksbehandler: Eva Bekkavik Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 10/10 Kommunestyret /10 Kontrollutvalget KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Kontrollutvalget slutter seg til forslag til årsmelding for 2009 og legger saken frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding for 2009 til orientering. SAKSDOKUMENTER: 1. Årsmelding for kontrollutvalget for SAKSUTREDNING: Kontrollutvalgets sekretariat har utarbeidet forslag til årsmelding for kontrollutvalget i Klæbu kommune, der vi har oppsummert aktiviteten i kontrollutvalget i Kontrollutvalget vedtar sin endelige årsmelding på bakgrunn av utsendte administrative forslag, samt eventuelle egne innspill i møtet den Kontrollutvalget er kommunestyrets eget kontroll- og tilsynsorgan og skal forestå det løpende tilsynet med kommunen og kommunens virksomhet på vegne av kommunestyret. Utvalget rapporterer sine saker til kommunestyret løpende gjennom året, men for å oppsummere foregående års aktivitet og for å gi kommunestyret et innblikk i kontrollutvalgets virksomhet, utarbeider kontrollutvalget sin egen årsmelding som legges frem for kommunestyret til orientering. Kommunestyret har til enhver tid, men kanskje særlig i tilknytning til behandlingen av årsmeldingen, anledning til å komme med synspunkter knyttet til kontrollarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets arbeid krever et nært og godt samarbeid med kommunestyret, administrasjonen, revisjonen og sekretariatet. Utvalget kan derigjennom bidra til en velfungerende forvaltning og tillit til kommunen. Side 13 av 46

14 Sak 10/10 KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler kontrollutvalget å oversende årsmeldingen til kommunestyret til orientering. Side 14 av 46

15 Sak 10/10 Vedlegg KLÆBU KOMMUNE Årsmelding for kontrollutvalget for 2009 Innledning Kontrollutvalget velges av kommunestyret og skal på vegne av kommunestyret føre det løpende tilsynet med den kommunale forvaltningen. Alle kommuner og fylkeskommuner er pliktig til å velge et kontrollutvalg og lovgiver har med de siste endringene i kommuneloven uttalt ønske om å styrke kontrollutvalgets stilling i den kommunale forvaltningen. Kontrollutvalget hadde i 2009 følgende sammensetning: Medlemmer Varamedlemmer Jomar Aftret Leder Frode Gerhardsen 1.vara for Aftret og Lervold Ivar Skei Nestleder Bård Kalvik 2.vara for Aftret og Lervold Bjørn Lervold Medlem Leif M. Olsen 3. vara for Aftret og Lervold Ingeborg Grendstad Medlem Claus Nielsen 1.vara for Skei og Grendstad Ove Lysklett Medlem Britt Hukkelås 2.vara for Skei og Grendstad Jørgen Krokstad 3.vara for Skei og Grendstad Peder Tulluan 1.vara for Lysklett Einar Skei 2.vara for Lysklett Kontrollutvalget består av fem medlemmer. Kommunestyret kan foreta nyvalg av kontrollutvalgets medlemmer, men da må hele utvalget velges på nytt. I henhold til kommuneloven skal minst et av medlemmene fra og med inneværende valgperiode være medlem av kommunestyret, dette kravet er oppfylt. Alle medlemmer i kontrollutvalget er invitert til bl.a. samlinger i regi av KonSek Midt- Norge IKS, NKRF og Forum for kontroll og tilsyn, for kompetanseutvikling og erfaringsutveksling. Leder og nestleder har deltatt på Forum for Kontroll og Tilsyn sin fagkonferanse i I oktober arrangerte KonSek Midt-Norge IKS Samling for kontrollutvalgene, 2 av kontrollutvalgets medlemmer/varamedlemmer deltok på samlingen. Side 15 av 46

16 Sak 10/10 Likestilling Etter kommune- og fylkestingsvalget for perioden så består kontrollutvalget av 1 kvinne og 4 menn. Utvalget mener at kravene i kommuneloven til jevn fordeling mellom kjønnene, ikke er ivaretatt. Utvidede oppgaver for kontrollutvalget. Lovendringer medførte at kontrollutvalgets rolle er styrket i den kommunale forvaltningen, gjennom et tydeligere ansvar for tilsynsfunksjonen i kommunen. Kommunestyrets overordnede ansvar for tilsyn og kontroll er også mer fremhevet. Lovendringen har gitt nye roller for både kontrollutvalg, sekretariat og revisjon var det fjerde hele driftsår etter at Klæbu kommune vedtok å slutte seg til et interkommunalt samarbeid for kommunal revisjon og sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalg sammen med Sør- Trøndelag fylkeskommune og 13 andre kommuner i fylket. Formål og målsettinger med kontrollutvalgets virksomhet Kontrollutvalgets oppgaver er i utgangspunktet gitt i kommunelovens 77, og i forskrift om kontrollutvalg av , men kommunestyret kan konkret be utvalget utføre særskilte tilsynsoppgaver på sine vegne. Kontrollutvalgets hovedoppgave er å føre tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret og påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Kontrollutvalget skal ifølge kommuneloven sørge for at følgende oppgaver blir utført: 1. Regnskapsrevisjon, som innebærer å bestille regnskapsrevisjon fra revisor, påse at kommunens årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, avgi uttalelse om årsregnskapet og påse at revisors påpekninger til årsregnskapet blir fulgt opp. 2. Forvaltningsrevisjon, der kontrollutvalget utreder behovet for, planlegger og bestiller forvaltningsrevisjonsarbeid, og rapporterer resultatene fra forvaltningsrevisjonsprosjekter til kommunestyret. 3. Gransking eller undersøkelser, enten på eget initiativ eller etter vedtak i kommunestyret. 4. Selskapskontroll, som innebærer å føre kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper. 5. Valg av revisjonsordning, der kontrollutvalget avgir innstilling om valg av revisjonsordning til kommunestyret og eventuelt innstiller på valg av revisor. 6. Budsjett, som innebærer å utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Saksbehandlingen i kontrollutvalget Kontrollutvalget i Klæbu har i 2009 avholdt 6 møter og behandlet 41 saker. Side 16 av 46

17 Sak 10/10 Regnskapsrevisjon: Som det fremgår foran under oppgaver for kontrollutvalget, oversendes hvert år en uttalelse til kommunestyret om kommunens årsregnskap. Kontrollutvalget anbefalte kommunestyret å godkjenne regnskapet for 2008 med en tilføyning om at det var beklagelig at kommunen ikke var i stand til å sette av midler til disposisjonsfond som vedtatt i opprinnelig budsjett. Det gledelige derimot, var at kommunen endelig hadde fått til kontrolloppstillingen over registrerte og innberettede beløp vedrørende lønn. Forvaltningsrevisjon: Kontrollutvalget har i 2009 behandlet en forvaltningsrevisjonsrapport med fokus på økonomisk styring og rapportering i Klæbu kommune. Rapportene er lagt frem for kommunestyret. I sitt vedtak ba kommunestyret rådmannen om å gi kontrollutvalget en skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene fra revisor er fulgt opp innen utgangen av august Kontrollutvalget mottok en tilbakemelding fra rådmannen innen fristen, men kommunen er ikke kommet helt i mål med å gjennomføre revisjonens anbefalinger enda. Derfor har kontrollutvalget bedt rådmannen om en ny tilbakemelding når alle anbefalingene i rapporten er gjennomført, eller senest innen utgangen av mars Kontrollutvalget har i tillegg bestilt et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på Styringssystemer for kvalitet og miljø i Klæbu kommune, dette prosjektet ble ferdigstilt i januar Rapporten legges frem for behandling i kontrollutvalget på møtet i februar Selskapskontroll: Selskapskontroll er en ny oppgave for kontrollutvalget, der utvalget på vegne av Klæbu kommune kan gå inn og gjøre undersøkelser i selskaper som Klæbu kommune alene eller sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner eier. Formålet er å følge opp at selskapene driver i tråd med kommunens vedtak og intensjoner med selskapets virksomhet. Kontrollutvalget gjennomførte i 2007 en begrenset eierskapskontroll, som inngår i begrepet selskapskontroll, i 2 selskaper. Rapporter fra gjennomgangen ble behandlet av kommunestyret i september 2007 i sak 26/07. Rådmann og formannskap skal på bakgrunn av vedtaket utarbeide rutiner for eierstrategi og deretter fremlegge dette for kommunestyret første halvår Kontrollutvalget har flere ganger hatt kontakt med rådmannen for å få status i arbeidet med en utarbeidelse av en eierstrategi, senest på et kontaktmøte mellom rådmann, ordfører, kontrollutvalgets leder og sekretariat i februar Eierskapsmeldingen skal være klar til politisk behandling innen sommeren Dersom det ikke oppstår spesielle forhold finner kontrollutvalget det ikke naturlig, uten at kommunestyret ber om det, å igangsette ytterligere selskapskontroll før kommunestyret har tatt stilling til på hvilken måte de ønsker å følge opp utenforliggende selskap (eierskapsmeldingen). Side 17 av 46

18 Sak 10/10 Kontrollutvalget har imidlertid bedt om å få rutinemessig tilsendt innkalling og protokoll fra styremøter og generalforsamlings-/representantskapsmøter i Klæbu Industrier AS (jf. kommunelovens 80) Andre forhold: For å motvirke konsekvensene av den internasjonale finansuroen ble det i januar 2009 vedtatt endringer i statsbudsjettet for 2009 omtalt som Regjeringens tiltakspakke. Klæbu kommune fikk ca 5,86 mill kroner, fordelt på vedlikeholdsmidler, frie inntekter og skattekompensasjon. Klæbu kommunestyre vedtok å bruke tiltakspakken på enøk-tiltak på skolene og takarbeider på Klæbu sykehjem. Kontrollutvalget har fulgt opp bruken av tiltaksmidlene gjennom orienteringer fra rådmannen. I 2008 så ble det foretatt en forvaltningsrevisjon på offentlige anskaffelser i Klæbu kommune. Kontrollutvalget anså tilbakemeldingen fra rådmannen, vedr. anbefalingene som revisor ga i rapporten, som tilfredsstillende. Under prosessen knyttet til kjøp av takarbeider ved Klæbu sykehjem i 2009, foretok kontrollutvalget en enkel undersøkelse om regelverk og rutiner for offentlige anskaffelser ble fulgt. Kontrollutvalget ba, etter utført undersøkelse, rådmannen om å holde sterkere fokus på oppfølging av regelverk og egne rutiner for offentlige anskaffelser, dokumentasjon og arkivering av relevante dokumenter i anskaffelsesprosessen, samt opplæring og intern kvalitetssikring av innkjøpsarbeidet i kommunen. Og at dette måtte gjenspeiles i det daglige arbeid. Synlighet Utvalget har et ønske om å ha oppdatert informasjon om kommunens virksomhet, og samtidig gjøre egen funksjon mer kjent. Kontrollutvalget legger stor vekt på å være synlig og ha god kontakt med kommunens ledelse. Ordfører og/eller rådmann har deltatt på de fleste av utvalgets møter, noe kontrollutvalget oppfatter som en styrke i sitt arbeid. Samarbeid Kontrollutvalgets leder og oppdragsansvarlig sekretær har hatt et kontaktmøte med politisk ledelse og administrasjon i 2009, for 2010 så er det ønskelig å prøve å få til slike kontaktmøter i forkant av de fleste av kontrollutvalgets møter. Dette for å synliggjøre egen virksomhet, samt å få viktig informasjon fra politisk og administrativ ledelse. Kontakten oppleves som positiv og en styrking av kontrollutvalgets arbeid. Kontrollutvalgets økonomi Regnskapet for kontrollutvalget, kjøp av sekretariats- og revisjonstjenester føres under ansvar 140 Politiske organer og under tjeneste 1100 Kontroll og Revisjon. Kontrollutvalget Prosjekt Tekst Regnskap 2009 Budsjett Godtgjørelser og sosiale utgifter , , Driftsutgifter, kurs og reiser , ,00 SUM DRIFTSUTGIFTER , ,00 Side 18 av 46

19 Sak 10/10 Kjøp av revisjons- og sekretariatstjenester Prosjekt Tekst Regnskap 2009 Budsjett Kjøp fra IKS , ,00 NETTO DRIFTSRESULTAT , ,00 Det ble vedtatt et budsjett på kr ,- til revisjon og kr ,- til sekretariatstjenester for Regnskapet viser at kostnader til kjøp av sekretariats- og revisjonstjenester er i tråd med budsjettet. Kostnadene til kontrollutvalgets egen virksomhet, (godtgjørelse, tapt arbeidsfortjeneste, kurs, mv) er mindre enn budsjetter, slik at det totalt blir et mindreforbruk på området kontroll og revisjon. Avslutning I tillegg til en oppsummering av årets virksomhet anser kontrollutvalget årsmeldingen som et dokument for å informere om utvalget og dets virksomhet. Kontrollutvalgets arbeid krever et nært og godt samarbeid med kommunestyret og administrasjonen i Klæbu kommune. Utvalget takker for samarbeidet som har vært i året som har gått og ser frem til et nært og godt samarbeid i året som kommer. På denne måten kan kontrollutvalget på sin måte bidra til en velfungerende forvaltning og størst mulig tillit til kommunen, til beste for kommunen og den enkelte innbygger i Klæbu kommune. Klæbu Jomar Aftret Kontrollutvalgets leder Side 19 av 46

20 Sak 11/10 Gjennomgang av Næringsfondet i Klæbu kommune Kommunestyret Møtedato: Saksbehandler: Eva Bekkavik Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 11/10 Kommunestyret /09 Kontrollutvalget /09 Utvalg for næring, miljø og samferdsel KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Saken legges frem uten forslag til vedtak. SAKSDOKUMENTER: 1. Utbetalinger fra Næringsfondet 2007 til Formannskapets sak 76/04 Klæbu Næringshage Søknad om støtte og medvirkning og invitasjon til aksjetegning. 3. Samarbeidsavtale mellom Klæbu Næringshage og Klæbu kommune, datert Utrykte vedlegg 1. Utvalg for næring, miljø og samferdsel sak 47/09 2. Melding om politisk vedtak - Bruk av næringsfondet ny behandling. 3. Brev til utvalgsleder næring, miljø og samferdsel, orientering til kontrollutvalget. 4. Vedtekter for kommunale kraftfond (næringsfond), vedtatt i kommunestyret i sak 12/96 SAKSUTREDNING: Kontrollutvalget behandlet i sitt møte den 3. desember 2009, i sak 37/2009 Næringsfondet i Klæbu kommune - Orientering fra leder i Utvalg for næring, miljø og samferdsel, en forespørsel fra utvalg for næring, miljø og samferdsel vedrørende bruk av nærings- /kraftfondet siden næringshagens opprettelse til og med dags dato. Kontrollutvalget fattet enstemmig følgende vedtak: Kontrollutvalget ber sekretariatet om å innhente opplysninger om utbetalinger fra Kraftfondet (Næringsfondet) de siste 3 årene, slik at man ser hvilke beløp som er utbetalt og til hvem. I tillegg ønskes de eventuelle vedtakene som er gjort for disse utbetalingene. Kontrollutvalget ønsker også vedtaket som ble gjort da Næringshagen ble opprettet og eventuelt samarbeidsavtalen mellom kommunen og Næringshagen. Side 20 av 46

21 Sak 11/10 Kontrollutvalgets sekretariat har innhentet informasjon fra kommunens sak- og arkivsystem, samt fått dokumentasjon fra regnskapsleder Oddvar Berg og enhetsleder Knut Brauteset, nærings- og utbyggingstjenesten. Klæbu Næringhage AS Utvalg for kultur, næring og miljø vedtok på sitt møte i sak 83/03 at Klæbu kommune ville medvirke til forprosjekt Næringshage i Klæbu. Det ble innvilget et tilskudd på inntil kr ,- og at Næringshagen fikk leie deler av Skarpsnoveien 5 på Hallset på rimelige vilkår i en oppstartsfase. Formannskapet vedtok på sitt møte i sak 76/04 at Klæbu kommune aktivt ville bidra til at etableringen av Næringshagen ble et faktum. Klæbu kommune bidro med rundt 30 % av aksjekapitalen i Næringshagen. Og Klæbu kommune tilrettela også for næringshagen med bl.a. å overdra det tidligere administrasjonsbygget på Hallsetheimen, vederlagsfritt til selskapet. Utover dette, og som en viktig forutsetning for driften av næringshagen, ble det etablert en egen oppdragsavtale mellom selskapet og kommunen. Denne avtalen løper fram til (avtale følger vedlagt). Næringsfondet i Klæbu kommune Kommunens næringsfond skal, jf. vedtekter vedtatt i 1996, ha en fondskapital på kr ,-, fondskapitalen kan kun brukes til lån, herunder ansvarlig lån, og/eller avsettes til garantifond.. Den årlige avkastningen (årlige konsesjonsavgifter kr ,- + renter på fondets bankinnskudd) tilsvarer et beløp mellom kr og kr ,- og kan brukes til tilskudd og betingede lån. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Kontrollutvalgets sekretariat legger frem saken for videre drøftinger i kontrollutvalget. Side 21 av 46