Møteinnkalling KLÆBU KOMMUNE. Utvalg/styre/råd

Transkript

1 Møteinnkalling Utvalg/styre/råd : Møte i kontrollutvalget Klæbu kommune Møtedato/tid : Torsdag 18. februar 2010 kl Møtested/lokaler : Klæbu rådhus, møterom 241 Arkivsak : 046/2010 Deltagere KLÆBU KOMMUNE : Jomar Aftret, leder Ivar Skei, nestleder Ove Lysklett Ingeborg Grendstad Bjørn Lervold Kopi Møteansvarlig : Varamedlemmer til orientering Ordfører Rådmann Revisjon Midt-Norge IKS : Jomar Aftret Klæbu/Trondheim Sakliste: Sak 1/2010 Godkjenning av protokoll fra møte den Sak 2/2010 Referatsaker... 3 Sak 3/2010 Forvaltningsrevisjon Styringssystemer i Klæbu kommune...10 Sak 4/2010 Gjennomgang av Næringsfondet i Klæbu kommune...14 Sak 5/2010 Kontrollutvalgets årsmelding for Sak 6/2010 Arbeid med plan for forvaltningsrevisjon Sak 7/2010 Rapport fra arbeidsgruppe om egenkontroll...32 Sak 8/2010 Orientering om aktuelle saker...44 Sak 9/2010 Ansettelsesprosessen vedr. ny rådmann...45 Sak 10/2010 Eventuelt...47 Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Eva Bekkavik på telefon , eller e-post: eva.bekkavik@konsek.no. Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Jomar Aftret leder (sign) Eva J. Bekkavik Konsulent Side 1

2 KLÆBU KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 1/2010 Godkjenning av protokoll fra møte den Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2010 Saksbeh: Eva J. Bekkavik Arkivkode: 033 Arkivsaknr: KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Møteboka fra kontrollutvalgets møte godkjennes. SAKSDOKUMENTER: 1. Møtebok fra kontrollutvalgets møte (utsendt tidligere) SAKSFREMLEGG: Godkjenning av møtebok. Side 2

3 KLÆBU KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 2/2010 Referatsaker Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2010 Saksbeh: Eva J. Bekkavik Arkivkode: 033 Arkivsaknr: KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. SAKSDOKUMENTER Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter som referatsaker: 1. Fylkesmannens kommunebesøk i Klæbu 8. desember 2009, oppsummeringsbrev datert Medlemsbrev nr 2/2009 fra Forum for kontroll og tilsyn, datert Ikke vedlagt sakspapirene. 3. Høybråten misfornøyd med NAV-reformen, Kommunal Rapport Høyest sykefravær i barnehagene. Kommunal Rapport av 4 sykehjemsbeboere risikerer feilmedisinering. Kommunal Rapport Referat fra kontaktmøtet med ordfører og rådmann 2. februar Muntlig orientering i møtet fra oppdragsansvarlig sekretær, om forbruk av tid sekretariatstjenester SAKSUTREDNING Kontrollutvalgets sekretariat viser til de vedlagte dokumentene som legges frem som referatsaker. Side 3

4 Side 4 Vedlegg 1

5 Side 5

6 Vedlegg 3 Høybråten misfornøyd med Nav-reformen Nav-reformens far, tidligere arbeids- og sosialminister Dagfinn Høybråten (KrF), mener målet om en mer brukervennlig etat har slått feil. Dagfinn Høybråten mener det er et brudd med Stortingets intensjoner når Nav-brukerne ikke har fått et bedre tilbud. Av: NTB Stortinget slo fast at reformen hadde tre overordnede mål: Flere skulle i arbeid og aktivitet, færre skulle være avhengig av stønad og det skulle bli enklere for brukerne. Man må nå kunne fastslå at dette ikke har skjedd, sier KrF-lederen til Aftenposten. Gjennomføringen av Nav-reformen, der Aetat og trygdeetaten ble slått sammen, er nesten i mål. 447 kontorer er etablert, de siste ti skal være på plass i løpet av 2010 og Lang ventetid Høybråten, som er tidligere trygdedirektør, sier reformen har ført til at de lokale kontorene er tappet for både kompetanse, fullmakter og oppgaver. Jeg får mange tilbakemeldinger fra etaten som går ut på at ansatte er frustrert over ikke å få gjort jobben sin og at førstelinjen er tappet for muligheter til å gjøre en god jobb overfor brukerne, sier han. Høybråten ramser opp en rekke eksempler på ytelser som det nå er mer komplisert for brukerne å få. For eksempel kunne man på det lokale kontoret tidligere raskt få barnebidrag, barnetrygd og overgangsstønad. Nå fattes vedtakene om slike stønader i forvaltningsenhetene, som har liten eller ingen kontakt med brukerne, og det kan ta måneder før man får svar. Det er blitt dårligere service for brukerne, sier Høybråten. Ikke ferdige Arbeidsminister Rigmor Aasrud (Ap) erkjenner at det nok er noen som føler de ikke får god nok hjelp. Side 6

7 Vi er nødt til å ta utgangspunkt i at Nav-reformen ikke er ferdig ennå. Det er fortsatt ti kontorer som ikke er etablert. Mange kontorer er unge. Der hvor reformen er etablert, tror jeg mange brukere føler at det er god service. Der man er midt i en omorganisering, er det nok noen som føler de ikke får god nok hjelp, sier Aasrud. (NTB) Side 7

8 Vedlegg 4 Høyest sykefravær i barnehagene Sykefraværet i norske kommuner ligger i snitt på 10 prosent, men i de kommunale barnehagene er fraværet på 12 prosent. Kommunalminister Liv Signe Navarsete (Sp) har ikke noen god forklaring på hvorfor det er slik. Av: NTB Det kan skyldes den sterke oppbyggingen av nye barnehager de siste årene, sier kommunalministeren til Avisenes Nyhetsbyrå (ANB). Det samlede sykefraværet i kommunene var på 9,8 prosent i siste halvår i fjor og første halvår i år. Det er 0,1 prosentpoeng høyere enn de foregående tolv månedene. Egenmeldt sykefravær er 1,2 prosent, uendret sammenlignet med ett år tidligere. Men i de kommunale barnehagene har fraværet økt fra 11,4 til 11,9 prosent. Innenfor pleie og omsorg er fraværet stabilt på 11,1 prosent, mens det i skolen er på 8,7 prosent. Kommunalministeren er særlig overrasket over at det er så stor forskjell på sykefraværet i kommunene. Det er et sprik fra 2,6 til over 16 prosent fra beste til dårligste kommune. Dette tyder på at det er mulig å redusere sykefraværet betydelig. Dårlige kommuner må lære av flinke. Hvis vi klarer å redusere sykefraværet med 1 prosentpoeng, sparer kommunene inn 1,5 milliarder kroner, sier ministeren. Navarsete viser til at sykefraværet i kommunene årlig koster det offentlige 21 milliarder kroner. 14 av disse milliardene må kommunene dekke selv, mens staten tar sju milliarder kroner av regningen. (NTB Side 8

9 Vedlegg 5 3 av 4 sykehjemsboere risikerer feilmedisinering Over eldre på sykehjem risikerer feilmedisinering på grunn av dårlig journalføring og slappe rutiner. Av: NTB Helsetilsynet har de siste to årene kontrollert kvaliteten på medisineringen ved sykehjem over hele landet. Funnene er nedslående. Bare ett av fire sykehjem har gode nok systemer og rutiner til å kunne garantere for riktig medisinering, skriver Aftenposten. Tre av fire sykehjem har ikke forsvarlig oversikt over hvilke medisiner den enkelte pasient skal ha, hvem som skal gi den eller når den skal gis. Over sykehjemspasienter risikerer derfor å bli ofre for feilmedisinering. Dette er noe folk dør av, sier seniorrådgiver Knut Fredrik Thorne ved Helsetilsynet i Østfold. Det er en alvorlig systemsvikt over hele landet der avvikene er uakseptabelt store. Dette er forskjellen mellom liv og død. På sykehjemmene er det de sykeste av de eldre som bor. Selv små feil kan få alvorlige konsekvenser, sier han. Helsetilsynet påpekte problemene overfor Helse- og omsorgsdepartementet (HOD) i mars. Det er veldig alvorlig når det viser seg at det er så stor svikt i legemiddelbehandlingen. Derfor styrker også HOD satsingen på at det skal finnes enhetlige elektroniske journalsystemer, sier helseminister Anne-Grete Strøm-Erichsen. Dette problemet er et bevis på at det er et stort behov for god kommunikasjon i helsesektoren, sier Strøm-Erichsen. (NTB Side 9

10 KLÆBU KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 3/2010 Forvaltningsrevisjon Styringssystemer i Klæbu kommune Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2010 Saksbeh: Eva J. Bekkavik Arkivkode: 216&58 Arkivsaknr: KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Kontrollutvalget tar rapporten til etterretning og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Styringssystemer til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av august VEDLEGG 1. Forvaltningsrevisjonsrapport Styringssystemer. SAKSUTREDNING: Plan for forvaltningsrevisjon for 2009 ble behandlet i kommunestyremøte i sak 22/09. Ved behandlingen av saken ble det fremmet to nye fokusområder til plan for forvaltningsrevisjon for Kommunestyret vedtok et omforent forslag om endring av kontrollutvalgets foreslåtte fokusområder i planen. Blant fokusområdene i planen ble prosjektet "Styringssystemer for kvalitet og miljø" prioritert høyest. Kontrollutvalgets bestilling For å få god nok kunnskap om bakgrunnen for prosjektforslaget, og for å presisere hva man ønsket å belyse, så inviterte kontrollutvalget kommunestyrerepresentanten som hadde foreslått prosjektet til kontrollutvalgets møte den Med bakgrunn i plan for forvaltningsrevisjon for 2009, og orienteringen kommunestyrerepresentanten ga i kontrollutvalgets møte, vedtok utvalget i sak 22/2009, å bestille en forvaltningsrevisjon med fokus på styringssystemer for kvalitet og miljø i Klæbu kommune. Med bakgrunn i kontrollutvalgets bestilling har Revisjon Midt-Norge IKS formulert følgende problemstilling for prosjektet: Side 10

11 Hovedproblemstilling: Har Klæbu kommune et betryggende system for intern kontroll og risikostyring? Delproblemstillinger: 1. Er det samsvar mellom det interne miljøet og kommunens holdninger til risiko? 2. Har Klæbu kommune fastsatt mål for virksomheten? 3. Har kommunen et system for å vurdere og håndtere forhold som kan hindre måloppnåelse? 4. Er informasjon fra kommunen tilstrekkelig, tilgjengelig og kvalitetssikret? 5. Hvordan sikrer Klæbu kommune at de interne kontrollsystemene blir gjennomgått og vurdert? Revisjonens konklusjon Hovedkonklusjon: Klæbu kommune har mange elementer som kan og bør inngå i et helhetlig styringssystem. Etter revisors oppfatning mangler imidlertid kommunen en helhetlig systembeskrivelse, og en systematisk tilnæring til forhold som risikovurderinger og evaluering av kontrollenes effektivitet. Generelt oppfattes det som en svakhet at mange viktige elementer i styringssystemet er lite formalisert. Det synes også å være for svak sammenheng mellom enkeltelementene i kommunens styringssystem. Konklusjon delproblemstilling 1: Er det samsvar mellom det interne miljøet og kommunens holdninger til risiko? Det som betegnes "internt miljø" er utgangspunktet for de ansattes holdning til risiko, og speiler virksomhetens holdning til risiko. Etiske verdier, de ansattes kompetanse, organisasjonsform og ansvarsfordeling er sentrale elementer i det interne miljøet. Ledelsen sørget for at etikk har blitt satt på dagsorden i Klæbu kommune gjennom et program som samtlige ansatte har deltatt i. Som en del av programmet har den enkelte ansatte hatt mulighet til å knytte problemstillinger om etikk direkte mot sine daglige arbeidsoppgaver. Dette er viktig for å skape et engasjement blant de ansatte, og for å sikre at de ansatte ser nytten i slike diskusjoner. De fleste enhetslederne kjenner de etiske retningslinjene, men mange oppfatter dem ikke som relevante for egen enhet. De brukes derfor ikke aktivt. Kommunen har en kompetansehevingsplan, som rulleres ved bred involvering av ansatte. Realismen i planen er likevel avhengig av at det finnes budsjettmidler til å gjennomføre kompetansehevingstiltakene. Dette kan redusere betydningen av planen. Planen viser likevel prioriteringen mellom de kompetansehevende tiltak som lar seg gjennomføre. Manglende midler til å iverksette kompetansehevende tiltak kan på sikt føre til at kommunen ikke får bygget opp nødvendig kompetanse. Side 11

12 Enhetslederne og rådmannsnivået mener stort sett at det er samsvar mellom organisasjonsstruktur og delegert myndighet. Det synes likevel som om det er uklarheter omkring kommunalsjefenes og rådgivernes roller. Det er viktig at rådmannen er tydelig på rådgivernes rolle og kommuniserer dette overfor enhetslederne. Konklusjon delproblemstilling 2: Har Klæbu kommune fastsatt mål for virksomheten? Administrasjonen har fokus på de politisk fastsatte målsettingene, og har utarbeidet en oversikt over tiltak som målsettingene medfører. Tiltakslista bidrar til å øke sikkerheten for måloppnåelse og til å plassere ansvaret for oppfølgingen av tiltakene. Noen enhetsledere har i tillegg utarbeidet målsettinger for å ivareta lovkrav som er spesifikke for deres virksomhet. Hver enhetsleder har en resultatavtale med rådmannen. Det stilles i liten grad krav om tilbakerapportering fra enhetsleder til rådmann. Konklusjon delproblemstilling 3: Har kommunen et system for å vurdere og håndtere forhold som kan hindre måloppnåelse? Undersøkelsen viser at det gjennomføres risikovurderinger og tiltak på flere sentrale områder i Klæbu kommune. Den systematiske tilnærmingen til dette arbeidet, med risikovurdering, sannsynlighetsvurdering og iverksettelse av konkrete tiltak knyttet direkte til risikovurderingene slik COSO-rammeverket legger opp til, mangler imidlertid på de fleste områder. Konklusjon delproblemstilling 4: Er informasjon fra kommunen tilstrekkelig, tilgjengelig og kvalitetssikret? Deler av den interne informasjonsflyten i kommunen har hatt et uformelt preg. Ulempen med dette er at informasjonen ikke tilflyter alle som kan ha behov for den. Det uformelle preget understrekes på enhetsledermøtene, fordi det ikke er fastsatt agenda for møtet og fordi det heller ikke føres referat. Oppfølging av saker vanskeliggjøres når ikke oppfølgingsansvaret er skriftliggjort. Det er ikke lagt opp til noen aktiv rapportering fra enhetsleder til rådmann på andre forhold enn økonomi. Den utadrettede informasjonen skjer gjennom hjemmesiden og Klæbustikka. Samlet sett har kommunen gode muligheter for å gi informasjon om virksomheten til både brukere og innbyggere. Konklusjon delproblemstilling 5: Hvordan sikrer Klæbu kommune at de interne kontrollsystemene blir gjennomgått og vurdert? Rådmannen har stilt krav til enhetslederne gjennom leder- og resultatavtaler. Oppfølging og evaluering av måloppnåelsen har i liten grad vært tema. Rådmannens evaluering av måloppnåelsen har derfor måttet skje via årsrapportene fra den enkelte enhet. På økonomiområdet har det imidlertid vært stort fokus på tilbakerapportering og tett oppfølging av budsjettstatus. Revisors oppfatning er at rådmannen ikke har vektlagt tilbakerapportering fra enhetslederne. Revisor mener resultatmål og andre mål i lederavtalene bør følges opp tettere. Side 12

13 Samlet sett er revisor av den oppfatning at det ikke gjøres noen systematisk evaluering av de kontrolltiltak som er iverksatt for å sikre måloppnåelsen i Klæbu kommune. Revisors anbefalinger: Revisors anbefalinger betinger at kommunen ønsker et helhetlig styringssystem. Selv om kommunens økonomi ikke tillater en videreføring av programmet om etikk og lojalitet, anbefaler revisor at denne type problemstillinger fortsatt settes på dagsorden og vies oppmerksomhet. Generelt anbefaler revisor å systematisere de elementer kommunen har i sitt styringssystem, slik at de framstår helhetlig. Dette kan for eksempel gjøres som en beskrivelse av styringssystemet, der enkeltelementene i styringssystemet flettes inn. Her bør også roller og ansvar synliggjøres. Dette anses å være i samsvar med anbefaling i rapporten Internkontroll i kommuner. Revisor vil også anbefale en større grad av formalisering av risikovurderinger og kontrolltiltak. Økt fokus på risikovurderinger som en del av styring er en av anbefalingene i rapporten 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane. Revisor anbefaler at det skrives referat fra enhetsledermøtene, slik at informasjonen er tilgjengelig for ettertiden. Dette er viktig for informasjonsflyten og plassering av oppfølgingsansvar. En mer systematisk evaluering av iverksatte kontrolltiltak bør også innarbeides i et helhetlig styringssystem. Revisor vil også anbefale at kvalitetssikringssystemet Qm+ innarbeides i det helhetlige styringssystemet, og at det fokuseres på opplæring i bruk av systemet og krav om rapportering av avvik. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Kontrollutvalgets sekretariat anser forvaltningsrevisjonsrapporten Styringssystemer" for å gi nyttig informasjon og den signaliserer punkter kommunen må ha fokus på i det videre arbeidet med å få på plass et helhetlig styringssystem. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å ta rapporten til etterretning og legge den frem for kommunestyret med forslag om at revisjonens anbefalinger følges opp av rådmannen. Side 13

14 KLÆBU KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 4/2010 Gjennomgang av Næringsfondet i Klæbu kommune Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2010 Saksbeh: Eva J. Bekkavik Arkivkode: 216 Arkivsaknr: KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Saken legges frem uten forslag til vedtak. SAKSDOKUMENTER: 1. Utbetalinger fra Næringsfondet 2007 til Formannskapets sak 76/04 Klæbu Næringshage Søknad om støtte og medvirkning og invitasjon til aksjetegning. 3. Samarbeidsavtale mellom Klæbu Næringshage og Klæbu kommune, datert Utrykte vedlegg 1. Utvalg for næring, miljø og samferdsel sak 47/09 2. Melding om politisk vedtak - Bruk av næringsfondet ny behandling. 3. Brev til utvalgsleder næring, miljø og samferdsel, orientering til kontrollutvalget. 4. Vedtekter for kommunale kraftfond (næringsfond), vedtatt i kommunestyret i sak 12/96 SAKSUTREDNING: Kontrollutvalget behandlet i sitt møte den 3. desember 2009, i sak 37/2009 Næringsfondet i Klæbu kommune - Orientering fra leder i Utvalg for næring, miljø og samferdsel, en forespørsel fra utvalg for næring, miljø og samferdsel vedrørende bruk av nærings- /kraftfondet siden næringshagens opprettelse til og med dags dato. Kontrollutvalget fattet enstemmig følgende vedtak: Kontrollutvalget ber sekretariatet om å innhente opplysninger om utbetalinger fra Kraftfondet (Næringsfondet) de siste 3 årene, slik at man ser hvilke beløp som er utbetalt og til hvem. I tillegg ønskes de eventuelle vedtakene som er gjort for disse utbetalingene. Kontrollutvalget ønsker også vedtaket som ble gjort da Næringshagen ble opprettet og eventuelt samarbeidsavtalen mellom kommunen og Næringshagen. Kontrollutvalgets sekretariat har innhentet informasjon fra kommunens sak- og arkivsystem, samt fått dokumentasjon fra regnskapsleder Oddvar Berg og enhetsleder Knut Brauteset, nærings- og utbyggingstjenesten. Side 14

15 Klæbu Næringhage AS Utvalg for kultur, næring og miljø vedtok på sitt møte i sak 83/03 at Klæbu kommune ville medvirke til forprosjekt Næringshage i Klæbu. Det ble innvilget et tilskudd på inntil kr ,- og at Næringshagen fikk leie deler av Skarpsnoveien 5 på Hallset på rimelige vilkår i en oppstartsfase. Formannskapet vedtok på sitt møte i sak 76/04 at Klæbu kommune aktivt ville bidra til at etableringen av Næringshagen ble et faktum. Klæbu kommune bidro med rundt 30 % av aksjekapitalen i Næringshagen. Og Klæbu kommune tilrettela også for næringshagen med bl.a. å overdra det tidligere administrasjonsbygget på Hallsetheimen, vederlagsfritt til selskapet. Utover dette, og som en viktig forutsetning for driften av næringshagen, ble det etablert en egen oppdragsavtale mellom selskapet og kommunen. Denne avtalen løper fram til (avtale følger vedlagt). Næringsfondet i Klæbu kommune Kommunens næringsfond skal, jf. vedtekter vedtatt i 1996, ha en fondskapital på kr ,-, fondskapitalen kan kun brukes til lån, herunder ansvarlig lån, og/eller avsettes til garantifond.. Den årlige avkastningen (årlige konsesjonsavgifter kr ,- + renter på fondets bankinnskudd) tilsvarer et beløp mellom kr og kr ,- og kan brukes til tilskudd og betingede lån. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Kontrollutvalgets sekretariat legger frem saken for videre drøftinger i kontrollutvalget. Side 15

16 Vedlegg 1 Konto Næringsfond 2007 Fondet ble belastet med kr ,98, hvorav kr ,- er kjøp av tjenester fra Klæbu Næringshage (jf. avtale pr. 1. januar 2007). De resterende ,98 består av 20 enkeltstående tilskudd, det høyeste beløpet er kr ,- som er en overføring til Trøndelag senter for samtidskunst jf. FS-sak 91/06. Saldoen på næringsfondet var ved årets slutt kr , Fondet ble belastet med kr hvorav kr ,- er kjøp av tjenester fra Klæbu Næringshage (jf. avtale pr. 1. januar 2007). De resterende består av 9 enkeltstående tilskudd, de høyeste beløpene er kr ,- som er en overføring til Sør-Trøndelag fylkeskommune jf. FS-sak 137/06 og et tilskudd til sommerjobb på kr jf. NMS-sak 21/08, samt en regnskapsmessig regulering på kr med teksten innsparing De andre tilskuddene ligger på beløp under kr ,- Saldoen på næringsfondet var ved årets slutt kr , Fondet ble belastet med kr hvorav kr ,- er kjøp av tjenester fra Klæbu Næringshage (jf. avtale pr. 1. januar 2009). De resterende består av 4 enkeltstående tilskudd, det høyeste beløpet er kr ,-, som er en overføring til Allskog jf. FS-sak 45/07. Saldoen på næringsfondet var ved årets slutt kr ,19. Side 16

17 Vedlegg 2 KLÆBU NÆRINGSHAGE - SØKNAD OM STØTTE OG MEDVIRKNING OG INVITASJON TIL AKSJETEGNING Formannskapet Møtedato: Saksbehandler: Knut Brauteset Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 0076/04 Formannskapet Formannskapets vedtak: Klæbu kommune ser svært positivt på etablering av Klæbu Næringshage AS, og vil aktivt bidra til at etableringen lykkes. Det forutsettes opprettet et interimstyre, hvor rådmannen oppnevner kommunens representant. Klæbu kommune stiller inntil kr ,- til interimstyrets disposisjon. Klæbu kommune ønsker å gå inn i Klæbu Næringshage AS som aksjonær, og bevilger Kr ,- til kjøp av aksjer. Klæbu kommune ser positivt på fortsatt utleie av lokaler, hvor dagens leieavtale prologneres inntil Klæbu Næringshage AS er etablert. Videre bevilges kr ,- som driftstilskudd til Klæbu Næringshage AS for Alle bevilgninger dekkes over næringsfondet. Formannskapet behandling : I møtet ble enstemmig enighet om følgende omforent vedtak: Klæbu kommune ser svært positivt på etablering av Klæbu Næringshage AS, og vil aktivt bidra til at etableringen lykkes. Det forutsettes opprettet et interimstyre, hvor Rådmannen oppnevner kommunens representant. Klæbu kommune stiller inntil kr ,- til interimstyrets disposisjon. Klæbu kommune ønsker å gå inn i Klæbu Næringshage AS som aksjonær, og bevilger Kr ,- til kjøp av aksjer. Side 17

18 Klæbu kommune ser positivt på fortsatt utleie av lokaler. Dagens leieavtale prologneres inntil Klæbu Næringshage AS er etablert. Videre bevilges kr ,- som driftstilskudd til Klæbu Næringshage AS for Alle bevilgninger dekkes over næringsfondet. Rådmannens innstilling: 1. Det vises til søknad datert 7.juli om medvirkning til etablering av Klæbu Næringshage AS, vedlagt forretningsplan for etablering og drift. 2. Klæbu kommune forutsetter at det snarest konstitueres et interimstyre for Klæbu Næringshage AS som arbeider videre med å legge grunnlaget for etableringen av selskapet. For Klæbu kommune utnevnes følgende til å representant til interimstyret: 3. Rådmann får fullmakt til å prolongere gjeldende avtale om leie av lokaler i Skarpsnov.5. Fra 2005 legges til grunn en leie på min.kr.290/m2 av de lokaler som disponeres, jf.pkt.4 i avtale datert Det forutsettes at Klæbu Næringsforening sammen med Klæbu kommune administrativt håndterer henvendelser til næringshagen, inngår framleieavtaler osv, inntil interimstyret har avklart finansiering og fått etablert selskapet, konstituert styre og engasjert prosjektleder. 5. Det forutsettes videre at invitasjon til å tegne aksjer /andeler i selskapet går ut snarest. En interesse for å tegne andeler i selskapet vil ha betydning for viljen til å gå inn med støtte til virksomheten. Klæbu kommune er bedt om signaler på tegning av aksjer i selskapet. Klæbu kommune ser det som mulig å gå inn med aksjekapital inntil kr og at driftstilskudd begrenses tilsvarende. Klæbu kommune betrakter dette som et bidrag til oppstart, og har ikke til hensikt å bli sittende med en stor eierandel over tid. 6. Når tilsagn og aksjekapital er innmeldt, skal interimstyret framlegge en justert forretningsplan som skal framlegges Klæbu kommune til vurdering. 7. Utover innskutt aksjekapital, innvilger Klæbu kommune et tilsagn om driftstilskudd til styret for Klæbu Næringshage AS for drift av næringshagen i 2005 inntil kr For denne sum skal Klæbu Næringshage AS forestå en del definerte tjenester knyttet til etablererveiledning herunder tjenester for Klæbu kommune, dette skal defineres i en oppdragsavtale som også skal forelegges og godkjenne av Formannskapet. 8. Det forutsettes at fylkeskommunen går inn med et driftstilskudd minimum tilsvarende kommunens. Beløpet dekkes over post i SAKSUTREDNING Vedlegg: 1. Protokoll fra møtet i SUN-utvalget og Næringsutvalget 8.sept Saksframlegg og vedlegg til NU-sak 8/04. Bakgrunn: Søknad gjelder medvirkning til etablering av Klæbu Næringshage AS - synergi-senter for nyskaping, kompetanse, vekst og næringsutvikling i Klæbu kommune m/omegn som planlegges etablert i samsvar med SIVA s konsept for regionale Næringshager i Norge. Side 18

19 Vurdering Det vises til saksframlegg og innstilling fra Næringsutvalget i NU-sak 8/04 (vedl.1). Rådmannen slutter seg til Næringsutvalgets innstilling med følgende kommentarer: Oppdragsavtale med Klæbu næringshage AS. Det framgår at det bør utarbeides en Oppdragsavtale mellom Klæbu kommune og Klæbu næringshage AS, (jf.pkt.7 i forslag til vedtak). En oppdragsavtale må definere de oppgaver som skal utføres for Klæbu kommune fra næringshage-selskapet. En konkretisering av oppgaver kan bidra til en klarere rollefordeling med det offentlige, kommunale og regionale apparat. Videre kan en slik avtale bidra til å styrke grunnlaget for virksomheten i næringshagen. Det ligger i prosjektet at det offentlige (gjennom driftstilskudd, eventuelt utmålt pr.stykkpris) kjøper en del tjenester innen næringsutvikling som næringshagen har bedre forutsetninger for å utføre. Dette kan være fellestjenester for virksomheter, lokal veiledning/bedriftsrådgiving, kontorhotell/fjernkontor, fadderordning, kontraktsinngåelser, næringsfaglige vurderinger, søknadskontor, faglig og sosialt miljø osv. De tjenester som det offentlige vil kjøpe av næringshagen, og som vil mangle tilstrekkelig kommersiell inntjening, bør være godt konkretisert i forretningsplan før prosjektet settes i gang. Utover kommunens egen interesse i å kjøpe tjenester fra næringshagen, må man også legge vekt på andres vurdering av søknaden. Man kan neppe basere all drift på tilskudd eller kjøp fra Klæbu kommune. Derfor er det viktig at også øvrige parter beskriver hva de ønsker å kjøpe av næringshagen nå man går inn med tilskudd/ aksjekapital, og i et langsiktig perspektiv. Det vil også være ønskelig at regionalt nivå uttaler seg om regional bruk av denne næringshagen. P.t. foreligger ikke svar vedr. fylkeskommunens behandling av søknaden. Eierskap i driftsselskapet Eierskap i eiendom. Som vilkår i et tilsagn om støtte fra Klæbu kommune er det som nevnt naturlig å legge til grunn en konkretisering av selskapets arbeidsoppgaver og tilbud. Det bør også være et vilkår med en sterk ekstern finansiering (øvrige tilskudd og aksjekapital). Vår innstilling om støtte i en oppstartsfase innebærer at kommunen både deltar med en aksjepost i driftsselskapet og samtidig sitter med eiendommen som leies ut. På sikt bør man vurdere om eiendommen bør overføres til Eintrøa Næringsbygg AS eller annet eiendomsselskap. Man må også drøfte hvor lenge kommunen bør sitte med en aksjepost i driftsselskapet før man ev. selger seg ut. En overdragelse av eiendom rimelig til et eiendomsselskap som står ansvarlig for drift og utbygging etter intensjonene for Klæbu næringshage, kan vurderes som en form for støtte til etableringen. Næringsutvalget var av den formening at dette spørsmål først bør vurderes etter at driften er etablert. Formannskapet kan imidlertid vurdere om man ønsker en nærmere utredning av dette spørsmålet om eierskap ev.overdragelse av eiendom. Når det gjelder utleieavtalen med næringshagen under forprosjekt-fasen, er denne utløpt pr , og ikke formelt prolongert fra kommunens side. Ansvaret for de eksisterende framleieavtaler, og ev. nye leieavtaler vil således være å betrakte som overført til Klæbu kommune fra på likelydende avtalevilkår, og inntil det foreligger utleiekontrakt med Klæbu Næringshage AS. Side 19

20 Organisering / styre for Klæbu Næringshage AS Forprosjektet er å anse som avsluttet når grunnlaget for etablering av selskapet er lagt. Arbeidet er således ikke ennå helt ferdig, men vi anser som fornuftig at det snarest nedsettes et styre (interimstyre) for Klæbu næringshage AS under etablering, som overtar oppgavene fram til etableringsdato. Det anses som realistisk at etablering av selskapet kan skje før/rundt Det bør snarest gå ut invitasjon til tegning av andeler (aksjer) i selskapet. Kommunens behandling av denne søknaden har stor betydning for etableringen av selskapet. Det er på dette tidspunkt ikke gitt formelt svar fra S-T fylkeskommune, men signaler så langt tyder på en positiv behandling. SIVA vil kunne gå inn med gratis rådgiving, samt aksjekapital i selskapet, men har heller ikke formelt gitt svar på søknaden. Kommunens beslutning vil nok ellers bli lagt til grunn i andres vurderinger. Side 20

21 Side 21 Vedlegg 3

22 Side 22

23 Side 23

24 KLÆBU KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 5/2010 Kontrollutvalgets årsmelding for 2009 Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2010 Saksbeh: Eva J. Bekkavik Arkivkode: 033&14 Arkivsaknr: KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Kontrollutvalget slutter seg til forslag til årsmelding for 2009 og legger saken frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding for 2009 til orientering. SAKSDOKUMENTER: 1. Årsmelding for kontrollutvalget for SAKSUTREDNING: Kontrollutvalgets sekretariat har utarbeidet forslag til årsmelding for kontrollutvalget i Klæbu kommune, der vi har oppsummert aktiviteten i kontrollutvalget i Kontrollutvalget vedtar sin endelige årsmelding på bakgrunn av utsendte administrative forslag, samt eventuelle egne innspill i møtet den Kontrollutvalget er kommunestyrets eget kontroll- og tilsynsorgan og skal forestå det løpende tilsynet med kommunen og kommunens virksomhet på vegne av kommunestyret. Utvalget rapporterer sine saker til kommunestyret løpende gjennom året, men for å oppsummere foregående års aktivitet og for å gi kommunestyret et innblikk i kontrollutvalgets virksomhet, utarbeider kontrollutvalget sin egen årsmelding som legges frem for kommunestyret til orientering. Kommunestyret har til enhver tid, men kanskje særlig i tilknytning til behandlingen av årsmeldingen, anledning til å komme med synspunkter knyttet til kontrollarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets arbeid krever et nært og godt samarbeid med kommunestyret, administrasjonen, revisjonen og sekretariatet. Utvalget kan derigjennom bidra til en velfungerende forvaltning og tillit til kommunen. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler kontrollutvalget å oversende årsmeldingen til kommunestyret til orientering. Side 24