MØTEINNKALLING KOMMUNESTYRET

Transkript

1 Klæbu kommune MØTEINNKALLING KOMMUNESTYRET Møtested: Klæbu rådhus - kommunestyresalen Møtedato: Tid: Eventuelt forfall eller endret kontaktinformasjon (adresse, telefon, e-post) meldes til tlf eller på e-post til: sentralbord@klabu.kommune.no Vararepresentanter/-medlemmer møter etter nærmere avtale. I starten av møtet vil idrettsrådet orientere om sine oppgaver og funksjoner, og hva som opptar idretten i Klæbu nå. Middag ca kl Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel SAKSLISTE 5/10 10/4 REFERATER OG MELDINGER - FORMANNSKAP/KOMMUNESTYRE 6/10 10/168 NYE BETALINGSSATSER FOR KULTURSKOLEN 7/10 10/166 REHABILITERING AV SYKEHJEMMET UTBEDRING AV SYKEHJEMMET GAMMEL DEL SYD 8/10 09/195 NYTT FORSLAG TIL REGULERINGSENDRING FOR TANEMSMOVEIEN 2 O 9/10 09/449 ANSETTELSESPROSESSEN VEDR NY RÅDMANN 10/10 08/65 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING FOR /10 09/125 GJENNOMGANG AV NÆRINGSFONDET I KLÆBU KOMMUNE

2 12/10 09/240 FORVALTNINGSREVISJON - STYRINGSSYSTEMER I KLÆBU KOMMUNE 13/10 09/92 KLÆBU SYKEHJEM - KONTRAKTSTILDELING FOR DRIFT AV SYKEHJEMSDELEN 14/10 09/388 SØKNAD OM TILLEGGSBEVILGNINGER KONSULENTBISTAND 15/10 07/500 KLÆBU SPAREBANK FORSTANDERSKAP NYTT VALG Klæbu, Jarle Martin Gundersen ordfører

3 Sak 5/10 REFERATER OG MELDINGER - FORMANNSKAP/KOMMUNESTYRE Kommunestyret Møtedato: Saksbehandler: Steinar Lianes Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 5/10 Kommunestyret /10 Formannskapet Formannskapets forslag til vedtak: Kommunestyret tar referater og meldinger til orientering. Formannskapet behandling : Ved votering ble innstillingen enstemmig vedtatt. Rådmannens innstilling: Kommunestyret tar referater og meldinger til orientering. SAKSUTREDNING Vedlegg: 1. Dokumentliste over delegerte vedtak i tiden Dokumentliste over journalposter i tiden Side 3 av 46

4 Sak 6/10 NYE BETALINGSSATSER FOR KULTURSKOLEN Kommunestyret Møtedato: Saksbehandler: Kjersti Utne Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 6/10 Kommunestyret /10 Formannskapet Formannskapets forslag til vedtak: Kommunestyret vedtar at satsene for betaling av skoleplass øker med 100 kroner for 2010, i tillegg til ordinær indeksregulering. Økningen vil skje fra Formannskapet behandling : Ved votering ble innstillingen enstemmig vedtatt. Rådmannens innstilling: Kommunestyret vedtar at satsene for betaling av skoleplass øker med 100 kroner for 2010, i tillegg til ordinær indeksregulering. Økningen vil skje fra SAKSUTREDNING Saksopplysninger: Kulturskolen er i løpet av 2010 nødt til å redusere nettobudsjettet med kroner. Vurdering: Som et ledd i å gjennomføre dette, forelås det at satsene for betaling av skoleplass øker med 100 kroner i tillegg til ordinær indeksregulering i En plass i kulturskolen øker da med 9 % fra 2009 til Dette innebærer følgende priser på kulturskolen: 2009 Vedtatt 2010 Nytt forslag 2010 Kulturverksted Form/farge Dans Instrumentalundervisning Dette innebærer en økt inntekt på kroner. Side 4 av 46

5 Sak 6/10 De øvrige grep for å få budsjettet i balanse innebærer å øke antall elever. Det vil i stor grad innebærer å øke antallet elever pr gruppe og pr. lærer, og å redusere undervisningstid pr elev. Økonomiske og administrative konsekvenser: Økt inntekt på kroner. Korrigert prosentsats fra 4,9 % til 9 % i avsnittet: Vurdering: En plass i kulturskolen øker da med 9 % fra 2009 til Side 5 av 46

6 Sak 7/10 REHABILITERING AV SYKEHJEMMET Utbedring av sykehjemmet gammel del syd. Kommunestyret Møtedato: Saksbehandler: Svein Rodø Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 7/10 Kommunestyret /10 Formannskapet Formannskapets forslag til vedtak: Kommunestyret bevilger inntil kr ,- av midler avsatt til Klæbu servicesenter for utbedring og oppretting av: Gulv, sanitæranlegg, elektro, ventilasjonsteknisk arbeid, maurutrydding og bygnings- og malerarbeider i gammel fløy del syd. Formannskapet behandling : Medlem Frode Røstum (H) erklærte seg som inhabil, jfr. forvaltningsloven 6, 2.ledd. Vara Gro Merete Ulstad tiltrådte. Ved votering ble innstillingen vedtatt med 6 mot 1 (AP) stemme. Rådmannens innstilling: Kommunestyret bevilger inntil kr ,- av midler avsatt til Klæbu servicesenter for utbedring og oppretting av: Gulv, sanitæranlegg, elektro, ventilasjonsteknisk arbeid, maurutrydding og bygnings- og malerarbeider i gammel fløy del syd. SAKSUTREDNING Vedlegg: Saksopplysninger: På grunn av til dels store skjevheter i gulvkonstruksjon (ca 100 mm) med påfølgende skjevheter i vegg og tak, søkes det om økonomiske midler til utbedring av skadene som har utviklet sg over mange år inne i Klæbu Sykehjems gammel fløy syd. De fire rommene, med bad, oppholdsrom og gangareal som er berørt, skal benyttes til pasientrom. Fløya er avdelt med egen nymontert dør. Årsaken til skjevheten skriver seg fra dårlige grunnforhold og dårlig drenasjon ved grunnmur. Det ble utført reparasjon med oppgraving av dreneringen for 4 år siden. Verneombudet ved Klæbu sykehjem har også tatt opp saken, under henvisning til at gulvet er skjevt og at ansatte og pasienter har store problemer med å håndtere senger, rullestoler med mer. Det er også anført at det kan oppstå unødige belastningsskader på ansatte. De 4 rommene benyttes ikke i dag. Det har også vært invasjon av svartmaur i dette området. Side 6 av 46

7 Sak 7/10 Vurdering: Kostnader på utbedringene: (eks. mva) Kjerneboring av et hull for kamerakontroll av grunn og avløpsrør, bygningstekniske arbeider, rørleggerarbeider, maler og beleggsarbeider kr ,- Oppfylling av hulrom i grunn kr ,- Elektroarbeider kr ,- Ventilasjonstekniske arbeider kr ,- Utrydding av svartmaur kr ,- Uforutsett kr ,- Sum inkl. mva kr ,- Det vil bli forespurt min 3 entreprenører jfr. lov om off. anskaffelser. Arbeidene må være ferdig innen 1. juni Økonomiske og administrative konsekvenser: Prosjektet har en kostnadsramme på inntil kr ,-. Rådmannen vil anbefale at prosjektet finansieres ved å bruke av tidligere avsatte midler til utbygging av Klæbu servicesenter. Dette er midler som kommunen fikk i forbindelse med utbyggingen av Klæbu servicesenter i Midlene var i utgangspunktet tenkt brukt til byggetrinn 3 av Klæbu servicesenter. Ytterligere utbygging av Klæbu servicesenter er imidlertid stilt i bero på ubestemt tid, slik at det er mulig å omdisponere disse midlene til andre prosjekter innenfor pleie- og omsorg/ Klæbu sykehjem. Per i dag står det kr på et eget bundet investeringsfond. Side 7 av 46

8 Sak 8/10 NYTT FORSLAG TIL REGULERINGSENDRING FOR TANEMSMOVEIEN 2 O Kommunestyret Møtedato: Saksbehandler: Geir Magne Sund Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 8/10 Kommunestyret /10 Formannskapet /09 Kommunestyret /09 Formannskapet /09 Formannskapet Formannskapets forslag til vedtak: Kommunestyret vedtar med hjemmel i plan- og bygningsloven at søknad om reguleringsendring for Tanemsmoveien 2 o imøtekommes, slik at inntil 135 m2 i 1. etg. kan benyttes til boliger. Reguleringsbestemmelsene pkt. 1.2 endres i samsvar med dette. Formannskapet behandling : Medlem Frode Røstum (H) erklærte seg som inhabil, jfr. forvaltningsloven 6, 1.ledd. pkt. a. Vara Gro Merete Ulstad tiltrådte. Medlem Kai Nordseth fremmet følgende forslag: Kommunestyret vedtar med hjemmel i plan- og bygningsloven at søknad om reguleringsendring for Tanemsmoveien 2 o imøtekommes, slik at inntil 135 m2 i 1. etg. kan benyttes til boliger. Reguleringsbestemmelsenes pkt. 1.2 endres i samsvar med dette. Ved votering ble innstillingen vedtatt med 6 mot 1 (SV) stemme. SAKSUTREDNING Vedlegg: 1. Oversiktskart 2. Søknad om reguleringsendring dat Gjeldende reguleringsplan med bestemmelser, vedtatt Tidligere forslag til reguleringsendring, dat Kommunestyrets sak 52/09, møte Saksopplysninger: Eier av Tanemsmov. 2 o, malermester Frode Røstum, søkte i 2009 om endring av reguleringsplanen for sin eiendom, fra næring til bolig. Kommunestyret fattet følgende vedtak: Side 8 av 46

9 Sak 8/10 Kommunestyret vedtar ikke forslag til reguleringsendring. Området er regulert til næring og kommunestyret vil holde mulighet for næringslokaler tilgjengelig på Tanem. Saken kan vurderes på nytt når evt. nytt næringsareal på Tanem er regulert. Eier har nå tatt opp saken på nytt, men ønsker nå å dele fra areal til 2 leiligheter, og beholde et næringsareal på netto 90 m 2. Vurdering: Rådmannen har tidligere gått inn for at hele arealet på eiendommen kan omreguleres til boligformål, og har for sin del heller ikke innvendinger til en løsning som innebærer delvis omdisponering. P.g.a. kommunestyrets klare forbehold om at nytt næringsareal må være regulert før saken kan vurderes på nytt, er det kun kommunestyret som kan vedta en slik mellomløsning. En eventuell endring i samsvar med søkers ønske kan vedtas som mindre endring med hjemmel i plan- og bygningsloven Det vil kun være nødvendig å endre reguleringsbestemmelsene, ikke reguleringskartet. I bestemmelsenes pkt. 1.2 må det da innarbeides et tillegg, etter setningen om at det kan legges til rette for boliger i 2. etasje: I tillegg kan inntil 135 m 2 i 1. etasje benyttes til boliger. Tidligere foreslått endring, som omfattet omdisponering av hele 1. etasje, har for kort tid siden vært gjenstand for høring. Ny høring for en mindre endring enn dette er da ikke nødvendig. Saken legges fram uten innstilling. Økonomiske og administrative konsekvenser: Planendringen vil ikke ha økonomiske og administrative konsekvenser av betydning for kommunen. Side 9 av 46

10 Sak 9/10 Ansettelsesprosessen vedr. ny rådmann Kommunestyret Møtedato: Saksbehandler: Eva Bekkavik Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 9/10 Kommunestyret /10 Kontrollutvalget /10 Kontrollutvalget Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Saken legges frem uten forslag til vedtak. Kontrollutvalgets behandling og vedtak i sak 9/2010 den Protokoll Saksfremlegg ble utdelt i møtet. Følgende omforent forslag til vedtak ble fremmet: Saken utsettes til kontrollutvalgets ekstraordinære møte i mars. Vedtak Saken utsettes til kontrollutvalgets ekstraordinære møte i mars. SAKSUTREDNING: Saksdokumenter: Vedlegg Ingen. Utrykte vedlegg: 1. Formannskapets sak 122/09 utnevning av arbeidsgruppe ansettelse av ny rådmann. 2. Kommunestyrets sak 3/10 Interpellasjon til kommunestyret. Saksutredning I kommunestyrets møte 4. februar ble interpellasjon fra Peter M. Høvik besvart. Interpellasjonen lyder som følger: Hvilke prioriterte mål vil ordføreren stille til ny rådmann? Side 10 av 46

11 Sak 9/10 Etter behandling av interpellasjon vedr. ny rådmann i Klæbu kommune (i sak 3/10) valgte Kommunestyret å gi kontrollutvalget i oppdrag å gjennomgå ansettelsesprosessen vedr. ny rådmann. Kontrollutvalgets sekretariat har hentet informasjon fra Klæbu kommune sitt sak- og arkivsystem, samt fått supplerende opplysninger fra ordfører og personalsjef. Arbeidsprosessen Det ble nedsatt en arbeidsgruppe i formannskapsmøtet den 23. november 2009 i sak 122/09. Forslag til sammensetningen av arbeidsgruppen var omforent (enstemmig). Ingen protokolltilførsler er nedtegnet. Følgende personer ble valgt inn i arbeidsgruppen: Jarle Martin Gundersen, formannskapet Kai Nordseth, formannskapet Ingvar Sund, arbeidstakerorganisasjonene Lillian Krokum, personalsjef Underretning til kommunestyret, om utnevning av arbeidsgruppe for å: Komme med forslag til ny rådmann, ble gitt av ordfører i kommunestyret sitt møte den Ingen protokolltilførsler er nedtegnet. Den nedsatte arbeidsgruppen har avholdt 5 møter pr og dokumentert dette i sakog arkivsystemet til Klæbu kommune. Arbeidsgruppen har innhentet referanser fra andre kommuner, som Skaun, Meldal, Rennebu og Ørland. Arbeidsgruppen har fulgt lov om offentlige anskaffelser ved at de har sendt ut forespørsel til 4 leverandører av rekruteringstjenester. Følgende leverandører ble invitert til å komme med tilbud: Bemanningshuset TotalConsult Horton International Manpower Leverandørene ble invitert til å komme med skriftlig tilbud, samtidig som de ble invitert til et møte for å presentere seg. Kommunen ønsket videre at leverandørene møtte med de aktuelle personer som skal drive prosessen. Tilbudsfrist ble satt til 8. januar 2010, og presentasjon av leverandører ble satt til 12. og 13. januar. Alle fire leverandører leverte tilbud innen fristens utløp. Alle unntatt Horton International hadde anledning til å møte til presentasjon. Etter en totalvurdering av pris, presentasjon og hvem som arbeidsgruppen mente best kunne ivareta kommunens interesser, falt valget på Manpower Professional. Alle tilbydere ble tilskrevet og meddelt resultatet. Side 11 av 46

12 Sak 9/10 For å komme med innspill til hvilke utfordringer de ansatte ser for kommunen og rådmannen, samt hvilke forventninger de har til ny rådmann, fikk arbeidsgruppen i oppdrag fra konsulenten hos Manpower Profesional å peke ut 3 enhetsleder og 2 ansatte fra 1.linjetjensten. I tillegg kommer ledergruppen og 2 tillitsvalgte. Samtalene ble gjennomført fredag 5. februar. Den videre prosess og kjøreplan for ansettelse av ny rådmann: Søknadsfrist 5. mars Konsulentens anbefaling frist 26. mars Behandling i Formannskapet 15. april Tilsetting i Kommunestyret 22. april (ekstraordinært) Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Arbeidsgruppen har gjort tiltak for å sikre reell konkurranse om kontrakten, jf. forespørsel om tilbud fra 4 leverandører. Arbeidsgruppens arbeid er dokumentert i kommunens sak- og arkivsystem. Kontrollutvalgets sekretariat legger frem saken til videre diskusjon i kontrollutvalget. Utvalget må videresende saken til kommunestyret, slik at kommunestyret får behandlet saken på sitt førstkommende møte som er berammet til 25. mars. Side 12 av 46

13 Sak 10/10 Kontrollutvalgets årsmelding for 2009 Kommunestyret Møtedato: Saksbehandler: Eva Bekkavik Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 10/10 Kommunestyret /10 Kontrollutvalget KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Kontrollutvalget slutter seg til forslag til årsmelding for 2009 og legger saken frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding for 2009 til orientering. SAKSDOKUMENTER: 1. Årsmelding for kontrollutvalget for SAKSUTREDNING: Kontrollutvalgets sekretariat har utarbeidet forslag til årsmelding for kontrollutvalget i Klæbu kommune, der vi har oppsummert aktiviteten i kontrollutvalget i Kontrollutvalget vedtar sin endelige årsmelding på bakgrunn av utsendte administrative forslag, samt eventuelle egne innspill i møtet den Kontrollutvalget er kommunestyrets eget kontroll- og tilsynsorgan og skal forestå det løpende tilsynet med kommunen og kommunens virksomhet på vegne av kommunestyret. Utvalget rapporterer sine saker til kommunestyret løpende gjennom året, men for å oppsummere foregående års aktivitet og for å gi kommunestyret et innblikk i kontrollutvalgets virksomhet, utarbeider kontrollutvalget sin egen årsmelding som legges frem for kommunestyret til orientering. Kommunestyret har til enhver tid, men kanskje særlig i tilknytning til behandlingen av årsmeldingen, anledning til å komme med synspunkter knyttet til kontrollarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets arbeid krever et nært og godt samarbeid med kommunestyret, administrasjonen, revisjonen og sekretariatet. Utvalget kan derigjennom bidra til en velfungerende forvaltning og tillit til kommunen. Side 13 av 46

14 Sak 10/10 KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler kontrollutvalget å oversende årsmeldingen til kommunestyret til orientering. Side 14 av 46

15 Sak 10/10 Vedlegg KLÆBU KOMMUNE Årsmelding for kontrollutvalget for 2009 Innledning Kontrollutvalget velges av kommunestyret og skal på vegne av kommunestyret føre det løpende tilsynet med den kommunale forvaltningen. Alle kommuner og fylkeskommuner er pliktig til å velge et kontrollutvalg og lovgiver har med de siste endringene i kommuneloven uttalt ønske om å styrke kontrollutvalgets stilling i den kommunale forvaltningen. Kontrollutvalget hadde i 2009 følgende sammensetning: Medlemmer Varamedlemmer Jomar Aftret Leder Frode Gerhardsen 1.vara for Aftret og Lervold Ivar Skei Nestleder Bård Kalvik 2.vara for Aftret og Lervold Bjørn Lervold Medlem Leif M. Olsen 3. vara for Aftret og Lervold Ingeborg Grendstad Medlem Claus Nielsen 1.vara for Skei og Grendstad Ove Lysklett Medlem Britt Hukkelås 2.vara for Skei og Grendstad Jørgen Krokstad 3.vara for Skei og Grendstad Peder Tulluan 1.vara for Lysklett Einar Skei 2.vara for Lysklett Kontrollutvalget består av fem medlemmer. Kommunestyret kan foreta nyvalg av kontrollutvalgets medlemmer, men da må hele utvalget velges på nytt. I henhold til kommuneloven skal minst et av medlemmene fra og med inneværende valgperiode være medlem av kommunestyret, dette kravet er oppfylt. Alle medlemmer i kontrollutvalget er invitert til bl.a. samlinger i regi av KonSek Midt- Norge IKS, NKRF og Forum for kontroll og tilsyn, for kompetanseutvikling og erfaringsutveksling. Leder og nestleder har deltatt på Forum for Kontroll og Tilsyn sin fagkonferanse i I oktober arrangerte KonSek Midt-Norge IKS Samling for kontrollutvalgene, 2 av kontrollutvalgets medlemmer/varamedlemmer deltok på samlingen. Side 15 av 46

16 Sak 10/10 Likestilling Etter kommune- og fylkestingsvalget for perioden så består kontrollutvalget av 1 kvinne og 4 menn. Utvalget mener at kravene i kommuneloven til jevn fordeling mellom kjønnene, ikke er ivaretatt. Utvidede oppgaver for kontrollutvalget. Lovendringer medførte at kontrollutvalgets rolle er styrket i den kommunale forvaltningen, gjennom et tydeligere ansvar for tilsynsfunksjonen i kommunen. Kommunestyrets overordnede ansvar for tilsyn og kontroll er også mer fremhevet. Lovendringen har gitt nye roller for både kontrollutvalg, sekretariat og revisjon var det fjerde hele driftsår etter at Klæbu kommune vedtok å slutte seg til et interkommunalt samarbeid for kommunal revisjon og sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalg sammen med Sør- Trøndelag fylkeskommune og 13 andre kommuner i fylket. Formål og målsettinger med kontrollutvalgets virksomhet Kontrollutvalgets oppgaver er i utgangspunktet gitt i kommunelovens 77, og i forskrift om kontrollutvalg av , men kommunestyret kan konkret be utvalget utføre særskilte tilsynsoppgaver på sine vegne. Kontrollutvalgets hovedoppgave er å føre tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret og påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Kontrollutvalget skal ifølge kommuneloven sørge for at følgende oppgaver blir utført: 1. Regnskapsrevisjon, som innebærer å bestille regnskapsrevisjon fra revisor, påse at kommunens årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, avgi uttalelse om årsregnskapet og påse at revisors påpekninger til årsregnskapet blir fulgt opp. 2. Forvaltningsrevisjon, der kontrollutvalget utreder behovet for, planlegger og bestiller forvaltningsrevisjonsarbeid, og rapporterer resultatene fra forvaltningsrevisjonsprosjekter til kommunestyret. 3. Gransking eller undersøkelser, enten på eget initiativ eller etter vedtak i kommunestyret. 4. Selskapskontroll, som innebærer å føre kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper. 5. Valg av revisjonsordning, der kontrollutvalget avgir innstilling om valg av revisjonsordning til kommunestyret og eventuelt innstiller på valg av revisor. 6. Budsjett, som innebærer å utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Saksbehandlingen i kontrollutvalget Kontrollutvalget i Klæbu har i 2009 avholdt 6 møter og behandlet 41 saker. Side 16 av 46

17 Sak 10/10 Regnskapsrevisjon: Som det fremgår foran under oppgaver for kontrollutvalget, oversendes hvert år en uttalelse til kommunestyret om kommunens årsregnskap. Kontrollutvalget anbefalte kommunestyret å godkjenne regnskapet for 2008 med en tilføyning om at det var beklagelig at kommunen ikke var i stand til å sette av midler til disposisjonsfond som vedtatt i opprinnelig budsjett. Det gledelige derimot, var at kommunen endelig hadde fått til kontrolloppstillingen over registrerte og innberettede beløp vedrørende lønn. Forvaltningsrevisjon: Kontrollutvalget har i 2009 behandlet en forvaltningsrevisjonsrapport med fokus på økonomisk styring og rapportering i Klæbu kommune. Rapportene er lagt frem for kommunestyret. I sitt vedtak ba kommunestyret rådmannen om å gi kontrollutvalget en skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene fra revisor er fulgt opp innen utgangen av august Kontrollutvalget mottok en tilbakemelding fra rådmannen innen fristen, men kommunen er ikke kommet helt i mål med å gjennomføre revisjonens anbefalinger enda. Derfor har kontrollutvalget bedt rådmannen om en ny tilbakemelding når alle anbefalingene i rapporten er gjennomført, eller senest innen utgangen av mars Kontrollutvalget har i tillegg bestilt et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på Styringssystemer for kvalitet og miljø i Klæbu kommune, dette prosjektet ble ferdigstilt i januar Rapporten legges frem for behandling i kontrollutvalget på møtet i februar Selskapskontroll: Selskapskontroll er en ny oppgave for kontrollutvalget, der utvalget på vegne av Klæbu kommune kan gå inn og gjøre undersøkelser i selskaper som Klæbu kommune alene eller sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner eier. Formålet er å følge opp at selskapene driver i tråd med kommunens vedtak og intensjoner med selskapets virksomhet. Kontrollutvalget gjennomførte i 2007 en begrenset eierskapskontroll, som inngår i begrepet selskapskontroll, i 2 selskaper. Rapporter fra gjennomgangen ble behandlet av kommunestyret i september 2007 i sak 26/07. Rådmann og formannskap skal på bakgrunn av vedtaket utarbeide rutiner for eierstrategi og deretter fremlegge dette for kommunestyret første halvår Kontrollutvalget har flere ganger hatt kontakt med rådmannen for å få status i arbeidet med en utarbeidelse av en eierstrategi, senest på et kontaktmøte mellom rådmann, ordfører, kontrollutvalgets leder og sekretariat i februar Eierskapsmeldingen skal være klar til politisk behandling innen sommeren Dersom det ikke oppstår spesielle forhold finner kontrollutvalget det ikke naturlig, uten at kommunestyret ber om det, å igangsette ytterligere selskapskontroll før kommunestyret har tatt stilling til på hvilken måte de ønsker å følge opp utenforliggende selskap (eierskapsmeldingen). Side 17 av 46

18 Sak 10/10 Kontrollutvalget har imidlertid bedt om å få rutinemessig tilsendt innkalling og protokoll fra styremøter og generalforsamlings-/representantskapsmøter i Klæbu Industrier AS (jf. kommunelovens 80) Andre forhold: For å motvirke konsekvensene av den internasjonale finansuroen ble det i januar 2009 vedtatt endringer i statsbudsjettet for 2009 omtalt som Regjeringens tiltakspakke. Klæbu kommune fikk ca 5,86 mill kroner, fordelt på vedlikeholdsmidler, frie inntekter og skattekompensasjon. Klæbu kommunestyre vedtok å bruke tiltakspakken på enøk-tiltak på skolene og takarbeider på Klæbu sykehjem. Kontrollutvalget har fulgt opp bruken av tiltaksmidlene gjennom orienteringer fra rådmannen. I 2008 så ble det foretatt en forvaltningsrevisjon på offentlige anskaffelser i Klæbu kommune. Kontrollutvalget anså tilbakemeldingen fra rådmannen, vedr. anbefalingene som revisor ga i rapporten, som tilfredsstillende. Under prosessen knyttet til kjøp av takarbeider ved Klæbu sykehjem i 2009, foretok kontrollutvalget en enkel undersøkelse om regelverk og rutiner for offentlige anskaffelser ble fulgt. Kontrollutvalget ba, etter utført undersøkelse, rådmannen om å holde sterkere fokus på oppfølging av regelverk og egne rutiner for offentlige anskaffelser, dokumentasjon og arkivering av relevante dokumenter i anskaffelsesprosessen, samt opplæring og intern kvalitetssikring av innkjøpsarbeidet i kommunen. Og at dette måtte gjenspeiles i det daglige arbeid. Synlighet Utvalget har et ønske om å ha oppdatert informasjon om kommunens virksomhet, og samtidig gjøre egen funksjon mer kjent. Kontrollutvalget legger stor vekt på å være synlig og ha god kontakt med kommunens ledelse. Ordfører og/eller rådmann har deltatt på de fleste av utvalgets møter, noe kontrollutvalget oppfatter som en styrke i sitt arbeid. Samarbeid Kontrollutvalgets leder og oppdragsansvarlig sekretær har hatt et kontaktmøte med politisk ledelse og administrasjon i 2009, for 2010 så er det ønskelig å prøve å få til slike kontaktmøter i forkant av de fleste av kontrollutvalgets møter. Dette for å synliggjøre egen virksomhet, samt å få viktig informasjon fra politisk og administrativ ledelse. Kontakten oppleves som positiv og en styrking av kontrollutvalgets arbeid. Kontrollutvalgets økonomi Regnskapet for kontrollutvalget, kjøp av sekretariats- og revisjonstjenester føres under ansvar 140 Politiske organer og under tjeneste 1100 Kontroll og Revisjon. Kontrollutvalget Prosjekt Tekst Regnskap 2009 Budsjett Godtgjørelser og sosiale utgifter , , Driftsutgifter, kurs og reiser , ,00 SUM DRIFTSUTGIFTER , ,00 Side 18 av 46

19 Sak 10/10 Kjøp av revisjons- og sekretariatstjenester Prosjekt Tekst Regnskap 2009 Budsjett Kjøp fra IKS , ,00 NETTO DRIFTSRESULTAT , ,00 Det ble vedtatt et budsjett på kr ,- til revisjon og kr ,- til sekretariatstjenester for Regnskapet viser at kostnader til kjøp av sekretariats- og revisjonstjenester er i tråd med budsjettet. Kostnadene til kontrollutvalgets egen virksomhet, (godtgjørelse, tapt arbeidsfortjeneste, kurs, mv) er mindre enn budsjetter, slik at det totalt blir et mindreforbruk på området kontroll og revisjon. Avslutning I tillegg til en oppsummering av årets virksomhet anser kontrollutvalget årsmeldingen som et dokument for å informere om utvalget og dets virksomhet. Kontrollutvalgets arbeid krever et nært og godt samarbeid med kommunestyret og administrasjonen i Klæbu kommune. Utvalget takker for samarbeidet som har vært i året som har gått og ser frem til et nært og godt samarbeid i året som kommer. På denne måten kan kontrollutvalget på sin måte bidra til en velfungerende forvaltning og størst mulig tillit til kommunen, til beste for kommunen og den enkelte innbygger i Klæbu kommune. Klæbu Jomar Aftret Kontrollutvalgets leder Side 19 av 46

20 Sak 11/10 Gjennomgang av Næringsfondet i Klæbu kommune Kommunestyret Møtedato: Saksbehandler: Eva Bekkavik Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 11/10 Kommunestyret /09 Kontrollutvalget /09 Utvalg for næring, miljø og samferdsel KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Saken legges frem uten forslag til vedtak. SAKSDOKUMENTER: 1. Utbetalinger fra Næringsfondet 2007 til Formannskapets sak 76/04 Klæbu Næringshage Søknad om støtte og medvirkning og invitasjon til aksjetegning. 3. Samarbeidsavtale mellom Klæbu Næringshage og Klæbu kommune, datert Utrykte vedlegg 1. Utvalg for næring, miljø og samferdsel sak 47/09 2. Melding om politisk vedtak - Bruk av næringsfondet ny behandling. 3. Brev til utvalgsleder næring, miljø og samferdsel, orientering til kontrollutvalget. 4. Vedtekter for kommunale kraftfond (næringsfond), vedtatt i kommunestyret i sak 12/96 SAKSUTREDNING: Kontrollutvalget behandlet i sitt møte den 3. desember 2009, i sak 37/2009 Næringsfondet i Klæbu kommune - Orientering fra leder i Utvalg for næring, miljø og samferdsel, en forespørsel fra utvalg for næring, miljø og samferdsel vedrørende bruk av nærings- /kraftfondet siden næringshagens opprettelse til og med dags dato. Kontrollutvalget fattet enstemmig følgende vedtak: Kontrollutvalget ber sekretariatet om å innhente opplysninger om utbetalinger fra Kraftfondet (Næringsfondet) de siste 3 årene, slik at man ser hvilke beløp som er utbetalt og til hvem. I tillegg ønskes de eventuelle vedtakene som er gjort for disse utbetalingene. Kontrollutvalget ønsker også vedtaket som ble gjort da Næringshagen ble opprettet og eventuelt samarbeidsavtalen mellom kommunen og Næringshagen. Side 20 av 46

21 Sak 11/10 Kontrollutvalgets sekretariat har innhentet informasjon fra kommunens sak- og arkivsystem, samt fått dokumentasjon fra regnskapsleder Oddvar Berg og enhetsleder Knut Brauteset, nærings- og utbyggingstjenesten. Klæbu Næringhage AS Utvalg for kultur, næring og miljø vedtok på sitt møte i sak 83/03 at Klæbu kommune ville medvirke til forprosjekt Næringshage i Klæbu. Det ble innvilget et tilskudd på inntil kr ,- og at Næringshagen fikk leie deler av Skarpsnoveien 5 på Hallset på rimelige vilkår i en oppstartsfase. Formannskapet vedtok på sitt møte i sak 76/04 at Klæbu kommune aktivt ville bidra til at etableringen av Næringshagen ble et faktum. Klæbu kommune bidro med rundt 30 % av aksjekapitalen i Næringshagen. Og Klæbu kommune tilrettela også for næringshagen med bl.a. å overdra det tidligere administrasjonsbygget på Hallsetheimen, vederlagsfritt til selskapet. Utover dette, og som en viktig forutsetning for driften av næringshagen, ble det etablert en egen oppdragsavtale mellom selskapet og kommunen. Denne avtalen løper fram til (avtale følger vedlagt). Næringsfondet i Klæbu kommune Kommunens næringsfond skal, jf. vedtekter vedtatt i 1996, ha en fondskapital på kr ,-, fondskapitalen kan kun brukes til lån, herunder ansvarlig lån, og/eller avsettes til garantifond.. Den årlige avkastningen (årlige konsesjonsavgifter kr ,- + renter på fondets bankinnskudd) tilsvarer et beløp mellom kr og kr ,- og kan brukes til tilskudd og betingede lån. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Kontrollutvalgets sekretariat legger frem saken for videre drøftinger i kontrollutvalget. Side 21 av 46

22 Sak 11/10 Vedlegg 1 Konto Næringsfond 2007 Fondet ble belastet med kr ,98, hvorav kr ,- er kjøp av tjenester fra Klæbu Næringshage (jf. avtale pr. 1. januar 2007). De resterende ,98 består av 20 enkeltstående tilskudd, det høyeste beløpet er kr ,- som er en overføring til Trøndelag senter for samtidskunst jf. FS-sak 91/06. Saldoen på næringsfondet var ved årets slutt kr , Fondet ble belastet med kr hvorav kr ,- er kjøp av tjenester fra Klæbu Næringshage (jf. avtale pr. 1. januar 2007). De resterende består av 9 enkeltstående tilskudd, de høyeste beløpene er kr ,- som er en overføring til Sør-Trøndelag fylkeskommune jf. FS-sak 137/06 og et tilskudd til sommerjobb på kr jf. NMS-sak 21/08, samt en regnskapsmessig regulering på kr med teksten innsparing De andre tilskuddene ligger på beløp under kr ,- Saldoen på næringsfondet var ved årets slutt kr , Fondet ble belastet med kr hvorav kr ,- er kjøp av tjenester fra Klæbu Næringshage (jf. avtale pr. 1. januar 2009). De resterende består av 4 enkeltstående tilskudd, det høyeste beløpet er kr ,-, som er en overføring til Allskog jf. FS-sak 45/07. Saldoen på næringsfondet var ved årets slutt kr ,19. Side 22 av 46

23 Sak 11/10 Vedlegg 2 KLÆBU NÆRINGSHAGE - SØKNAD OM STØTTE OG MEDVIRKNING OG INVITASJON TIL AKSJETEGNING Formannskapet Møtedato: Saksbehandler: Knut Brauteset Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 0076/04 Formannskapet Formannskapets vedtak: Klæbu kommune ser svært positivt på etablering av Klæbu Næringshage AS, og vil aktivt bidra til at etableringen lykkes. Det forutsettes opprettet et interimstyre, hvor rådmannen oppnevner kommunens representant. Klæbu kommune stiller inntil kr ,- til interimstyrets disposisjon. Klæbu kommune ønsker å gå inn i Klæbu Næringshage AS som aksjonær, og bevilger Kr ,- til kjøp av aksjer. Klæbu kommune ser positivt på fortsatt utleie av lokaler, hvor dagens leieavtale prologneres inntil Klæbu Næringshage AS er etablert. Videre bevilges kr ,- som driftstilskudd til Klæbu Næringshage AS for Alle bevilgninger dekkes over næringsfondet. Formannskapet behandling : I møtet ble enstemmig enighet om følgende omforent vedtak: Klæbu kommune ser svært positivt på etablering av Klæbu Næringshage AS, og vil aktivt bidra til at etableringen lykkes. Det forutsettes opprettet et interimstyre, hvor Rådmannen oppnevner kommunens representant. Klæbu kommune stiller inntil kr ,- til interimstyrets disposisjon. Klæbu kommune ønsker å gå inn i Klæbu Næringshage AS som aksjonær, og bevilger Kr ,- til kjøp av aksjer. Side 23 av 46

24 Sak 11/10 Klæbu kommune ser positivt på fortsatt utleie av lokaler. Dagens leieavtale prologneres inntil Klæbu Næringshage AS er etablert. Videre bevilges kr ,- som driftstilskudd til Klæbu Næringshage AS for Alle bevilgninger dekkes over næringsfondet. Rådmannens innstilling: 1. Det vises til søknad datert 7.juli om medvirkning til etablering av Klæbu Næringshage AS, vedlagt forretningsplan for etablering og drift. 2. Klæbu kommune forutsetter at det snarest konstitueres et interimstyre for Klæbu Næringshage AS som arbeider videre med å legge grunnlaget for etableringen av selskapet. For Klæbu kommune utnevnes følgende til å representant til interimstyret: 3. Rådmann får fullmakt til å prolongere gjeldende avtale om leie av lokaler i Skarpsnov.5. Fra 2005 legges til grunn en leie på min.kr.290/m2 av de lokaler som disponeres, jf.pkt.4 i avtale datert Det forutsettes at Klæbu Næringsforening sammen med Klæbu kommune administrativt håndterer henvendelser til næringshagen, inngår framleieavtaler osv, inntil interimstyret har avklart finansiering og fått etablert selskapet, konstituert styre og engasjert prosjektleder. 5. Det forutsettes videre at invitasjon til å tegne aksjer /andeler i selskapet går ut snarest. En interesse for å tegne andeler i selskapet vil ha betydning for viljen til å gå inn med støtte til virksomheten. Klæbu kommune er bedt om signaler på tegning av aksjer i selskapet. Klæbu kommune ser det som mulig å gå inn med aksjekapital inntil kr og at driftstilskudd begrenses tilsvarende. Klæbu kommune betrakter dette som et bidrag til oppstart, og har ikke til hensikt å bli sittende med en stor eierandel over tid. 6. Når tilsagn og aksjekapital er innmeldt, skal interimstyret framlegge en justert forretningsplan som skal framlegges Klæbu kommune til vurdering. 7. Utover innskutt aksjekapital, innvilger Klæbu kommune et tilsagn om driftstilskudd til styret for Klæbu Næringshage AS for drift av næringshagen i 2005 inntil kr For denne sum skal Klæbu Næringshage AS forestå en del definerte tjenester knyttet til etablererveiledning herunder tjenester for Klæbu kommune, dette skal defineres i en oppdragsavtale som også skal forelegges og godkjenne av Formannskapet. 8. Det forutsettes at fylkeskommunen går inn med et driftstilskudd minimum tilsvarende kommunens. Beløpet dekkes over post i SAKSUTREDNING Vedlegg: 1. Protokoll fra møtet i SUN-utvalget og Næringsutvalget 8.sept Saksframlegg og vedlegg til NU-sak 8/04. Bakgrunn: Side 24 av 46

25 Sak 11/10 Søknad gjelder medvirkning til etablering av Klæbu Næringshage AS - synergi-senter for nyskaping, kompetanse, vekst og næringsutvikling i Klæbu kommune m/omegn som planlegges etablert i samsvar med SIVA s konsept for regionale Næringshager i Norge. Vurdering Det vises til saksframlegg og innstilling fra Næringsutvalget i NU-sak 8/04 (vedl.1). Rådmannen slutter seg til Næringsutvalgets innstilling med følgende kommentarer: Oppdragsavtale med Klæbu næringshage AS. Det framgår at det bør utarbeides en Oppdragsavtale mellom Klæbu kommune og Klæbu næringshage AS, (jf.pkt.7 i forslag til vedtak). En oppdragsavtale må definere de oppgaver som skal utføres for Klæbu kommune fra næringshage-selskapet. En konkretisering av oppgaver kan bidra til en klarere rollefordeling med det offentlige, kommunale og regionale apparat. Videre kan en slik avtale bidra til å styrke grunnlaget for virksomheten i næringshagen. Det ligger i prosjektet at det offentlige (gjennom driftstilskudd, eventuelt utmålt pr.stykkpris) kjøper en del tjenester innen næringsutvikling som næringshagen har bedre forutsetninger for å utføre. Dette kan være fellestjenester for virksomheter, lokal veiledning/bedriftsrådgiving, kontorhotell/fjernkontor, fadderordning, kontraktsinngåelser, næringsfaglige vurderinger, søknadskontor, faglig og sosialt miljø osv. De tjenester som det offentlige vil kjøpe av næringshagen, og som vil mangle tilstrekkelig kommersiell inntjening, bør være godt konkretisert i forretningsplan før prosjektet settes i gang. Utover kommunens egen interesse i å kjøpe tjenester fra næringshagen, må man også legge vekt på andres vurdering av søknaden. Man kan neppe basere all drift på tilskudd eller kjøp fra Klæbu kommune. Derfor er det viktig at også øvrige parter beskriver hva de ønsker å kjøpe av næringshagen nå man går inn med tilskudd/ aksjekapital, og i et langsiktig perspektiv. Det vil også være ønskelig at regionalt nivå uttaler seg om regional bruk av denne næringshagen. P.t. foreligger ikke svar vedr. fylkeskommunens behandling av søknaden. Eierskap i driftsselskapet Eierskap i eiendom. Som vilkår i et tilsagn om støtte fra Klæbu kommune er det som nevnt naturlig å legge til grunn en konkretisering av selskapets arbeidsoppgaver og tilbud. Det bør også være et vilkår med en sterk ekstern finansiering (øvrige tilskudd og aksjekapital). Vår innstilling om støtte i en oppstartsfase innebærer at kommunen både deltar med en aksjepost i driftsselskapet og samtidig sitter med eiendommen som leies ut. På sikt bør man vurdere om eiendommen bør overføres til Eintrøa Næringsbygg AS eller annet eiendomsselskap. Man må også drøfte hvor lenge kommunen bør sitte med en aksjepost i driftsselskapet før man ev. selger seg ut. En overdragelse av eiendom rimelig til et eiendomsselskap som står ansvarlig for drift og utbygging etter intensjonene for Klæbu næringshage, kan vurderes som en form for støtte til etableringen. Næringsutvalget var av den formening at dette spørsmål først bør vurderes etter at driften er etablert. Formannskapet kan imidlertid vurdere om man ønsker en nærmere utredning av dette spørsmålet om eierskap ev.overdragelse av eiendom. Side 25 av 46

26 Sak 11/10 Når det gjelder utleieavtalen med næringshagen under forprosjekt-fasen, er denne utløpt pr , og ikke formelt prolongert fra kommunens side. Ansvaret for de eksisterende framleieavtaler, og ev. nye leieavtaler vil således være å betrakte som overført til Klæbu kommune fra på likelydende avtalevilkår, og inntil det foreligger utleiekontrakt med Klæbu Næringshage AS. Organisering / styre for Klæbu Næringshage AS Forprosjektet er å anse som avsluttet når grunnlaget for etablering av selskapet er lagt. Arbeidet er således ikke ennå helt ferdig, men vi anser som fornuftig at det snarest nedsettes et styre (interimstyre) for Klæbu næringshage AS under etablering, som overtar oppgavene fram til etableringsdato. Det anses som realistisk at etablering av selskapet kan skje før/rundt Det bør snarest gå ut invitasjon til tegning av andeler (aksjer) i selskapet. Kommunens behandling av denne søknaden har stor betydning for etableringen av selskapet. Det er på dette tidspunkt ikke gitt formelt svar fra S-T fylkeskommune, men signaler så langt tyder på en positiv behandling. SIVA vil kunne gå inn med gratis rådgiving, samt aksjekapital i selskapet, men har heller ikke formelt gitt svar på søknaden. Kommunens beslutning vil nok ellers bli lagt til grunn i andres vurderinger. Side 26 av 46

27 Sak 11/10 Vedlegg 3 Side 27 av 46

28 Side 28 av 46 Sak 11/10

29 Side 29 av 46 Sak 11/10

30 Sak 12/10 FORVALTNINGSREVISJON - STYRINGSSYSTEMER I KLÆBU KOMMUNE Kommunestyret Møtedato: Saksbehandler: Eva Bekkavik Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 12/10 Kommunestyret /10 Kontrollutvalget /09 Kontrollutvalget KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Kontrollutvalget tar rapporten til etterretning og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Styringssystemer til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av august VEDLEGG 1. Forvaltningsrevisjonsrapport Styringssystemer. SAKSUTREDNING: Plan for forvaltningsrevisjon for 2009 ble behandlet i kommunestyremøte i sak 22/09. Ved behandlingen av saken ble det fremmet to nye fokusområder til plan for forvaltningsrevisjon for Kommunestyret vedtok et omforent forslag om endring av kontrollutvalgets foreslåtte fokusområder i planen. Blant fokusområdene i planen ble prosjektet "Styringssystemer for kvalitet og miljø" prioritert høyest. Kontrollutvalgets bestilling For å få god nok kunnskap om bakgrunnen for prosjektforslaget, og for å presisere hva man ønsket å belyse, så inviterte kontrollutvalget kommunestyrerepresentanten som hadde foreslått prosjektet til kontrollutvalgets møte den Med bakgrunn i plan for forvaltningsrevisjon for 2009, og orienteringen kommunestyrerepresentanten ga i kontrollutvalgets møte, vedtok utvalget i sak 22/2009, å bestille en forvaltningsrevisjon med fokus på styringssystemer for kvalitet og miljø i Klæbu kommune. Med bakgrunn i kontrollutvalgets bestilling har Revisjon Midt-Norge IKS formulert følgende problemstilling for prosjektet: Side 30 av 46

31 Sak 12/10 Hovedproblemstilling: Har Klæbu kommune et betryggende system for intern kontroll og risikostyring? Delproblemstillinger: 1. Er det samsvar mellom det interne miljøet og kommunens holdninger til risiko? 2. Har Klæbu kommune fastsatt mål for virksomheten? 3. Har kommunen et system for å vurdere og håndtere forhold som kan hindre måloppnåelse? 4. Er informasjon fra kommunen tilstrekkelig, tilgjengelig og kvalitetssikret? 5. Hvordan sikrer Klæbu kommune at de interne kontrollsystemene blir gjennomgått og vurdert? Revisjonens konklusjon Hovedkonklusjon: Klæbu kommune har mange elementer som kan og bør inngå i et helhetlig styringssystem. Etter revisors oppfatning mangler imidlertid kommunen en helhetlig systembeskrivelse, og en systematisk tilnæring til forhold som risikovurderinger og evaluering av kontrollenes effektivitet. Generelt oppfattes det som en svakhet at mange viktige elementer i styringssystemet er lite formalisert. Det synes også å være for svak sammenheng mellom enkeltelementene i kommunens styringssystem. Konklusjon delproblemstilling 1: Er det samsvar mellom det interne miljøet og kommunens holdninger til risiko? Det som betegnes "internt miljø" er utgangspunktet for de ansattes holdning til risiko, og speiler virksomhetens holdning til risiko. Etiske verdier, de ansattes kompetanse, organisasjonsform og ansvarsfordeling er sentrale elementer i det interne miljøet. Ledelsen sørget for at etikk har blitt satt på dagsorden i Klæbu kommune gjennom et program som samtlige ansatte har deltatt i. Som en del av programmet har den enkelte ansatte hatt mulighet til å knytte problemstillinger om etikk direkte mot sine daglige arbeidsoppgaver. Dette er viktig for å skape et engasjement blant de ansatte, og for å sikre at de ansatte ser nytten i slike diskusjoner. De fleste enhetslederne kjenner de etiske retningslinjene, men mange oppfatter dem ikke som relevante for egen enhet. De brukes derfor ikke aktivt. Kommunen har en kompetansehevingsplan, som rulleres ved bred involvering av ansatte. Realismen i planen er likevel avhengig av at det finnes budsjettmidler til å gjennomføre kompetansehevingstiltakene. Dette kan redusere betydningen av planen. Planen viser likevel prioriteringen mellom de kompetansehevende tiltak som lar seg gjennomføre. Manglende midler til å iverksette kompetansehevende tiltak kan på sikt føre til at kommunen ikke får bygget opp nødvendig kompetanse. Side 31 av 46

32 Sak 12/10 Enhetslederne og rådmannsnivået mener stort sett at det er samsvar mellom organisasjonsstruktur og delegert myndighet. Det synes likevel som om det er uklarheter omkring kommunalsjefenes og rådgivernes roller. Det er viktig at rådmannen er tydelig på rådgivernes rolle og kommuniserer dette overfor enhetslederne. Konklusjon delproblemstilling 2: Har Klæbu kommune fastsatt mål for virksomheten? Administrasjonen har fokus på de politisk fastsatte målsettingene, og har utarbeidet en oversikt over tiltak som målsettingene medfører. Tiltakslista bidrar til å øke sikkerheten for måloppnåelse og til å plassere ansvaret for oppfølgingen av tiltakene. Noen enhetsledere har i tillegg utarbeidet målsettinger for å ivareta lovkrav som er spesifikke for deres virksomhet. Hver enhetsleder har en resultatavtale med rådmannen. Det stilles i liten grad krav om tilbakerapportering fra enhetsleder til rådmann. Konklusjon delproblemstilling 3: Har kommunen et system for å vurdere og håndtere forhold som kan hindre måloppnåelse? Undersøkelsen viser at det gjennomføres risikovurderinger og tiltak på flere sentrale områder i Klæbu kommune. Den systematiske tilnærmingen til dette arbeidet, med risikovurdering, sannsynlighetsvurdering og iverksettelse av konkrete tiltak knyttet direkte til risikovurderingene slik COSO-rammeverket legger opp til, mangler imidlertid på de fleste områder. Konklusjon delproblemstilling 4: Er informasjon fra kommunen tilstrekkelig, tilgjengelig og kvalitetssikret? Deler av den interne informasjonsflyten i kommunen har hatt et uformelt preg. Ulempen med dette er at informasjonen ikke tilflyter alle som kan ha behov for den. Det uformelle preget understrekes på enhetsledermøtene, fordi det ikke er fastsatt agenda for møtet og fordi det heller ikke føres referat. Oppfølging av saker vanskeliggjøres når ikke oppfølgingsansvaret er skriftliggjort. Det er ikke lagt opp til noen aktiv rapportering fra enhetsleder til rådmann på andre forhold enn økonomi. Den utadrettede informasjonen skjer gjennom hjemmesiden og Klæbustikka. Samlet sett har kommunen gode muligheter for å gi informasjon om virksomheten til både brukere og innbyggere. Konklusjon delproblemstilling 5: Hvordan sikrer Klæbu kommune at de interne kontrollsystemene blir gjennomgått og vurdert? Rådmannen har stilt krav til enhetslederne gjennom leder- og resultatavtaler. Oppfølging og evaluering av måloppnåelsen har i liten grad vært tema. Rådmannens evaluering av måloppnåelsen har derfor måttet skje via årsrapportene fra den enkelte enhet. På økonomiområdet har det imidlertid vært stort fokus på tilbakerapportering og tett oppfølging av budsjettstatus. Side 32 av 46

33 Sak 12/10 Revisors oppfatning er at rådmannen ikke har vektlagt tilbakerapportering fra enhetslederne. Revisor mener resultatmål og andre mål i lederavtalene bør følges opp tettere. Samlet sett er revisor av den oppfatning at det ikke gjøres noen systematisk evaluering av de kontrolltiltak som er iverksatt for å sikre måloppnåelsen i Klæbu kommune. Revisors anbefalinger: Revisors anbefalinger betinger at kommunen ønsker et helhetlig styringssystem. Selv om kommunens økonomi ikke tillater en videreføring av programmet om etikk og lojalitet, anbefaler revisor at denne type problemstillinger fortsatt settes på dagsorden og vies oppmerksomhet. Generelt anbefaler revisor å systematisere de elementer kommunen har i sitt styringssystem, slik at de framstår helhetlig. Dette kan for eksempel gjøres som en beskrivelse av styringssystemet, der enkeltelementene i styringssystemet flettes inn. Her bør også roller og ansvar synliggjøres. Dette anses å være i samsvar med anbefaling i rapporten Internkontroll i kommuner. Revisor vil også anbefale en større grad av formalisering av risikovurderinger og kontrolltiltak. Økt fokus på risikovurderinger som en del av styring er en av anbefalingene i rapporten 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane. Revisor anbefaler at det skrives referat fra enhetsledermøtene, slik at informasjonen er tilgjengelig for ettertiden. Dette er viktig for informasjonsflyten og plassering av oppfølgingsansvar. En mer systematisk evaluering av iverksatte kontrolltiltak bør også innarbeides i et helhetlig styringssystem. Revisor vil også anbefale at kvalitetssikringssystemet Qm+ innarbeides i det helhetlige styringssystemet, og at det fokuseres på opplæring i bruk av systemet og krav om rapportering av avvik. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Kontrollutvalgets sekretariat anser forvaltningsrevisjonsrapporten Styringssystemer" for å gi nyttig informasjon og den signaliserer punkter kommunen må ha fokus på i det videre arbeidet med å få på plass et helhetlig styringssystem. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å ta rapporten til etterretning og legge den frem for kommunestyret med forslag om at revisjonens anbefalinger følges opp av rådmannen. Side 33 av 46

34 Sak 13/10 Klæbu sykehjem - kontraktstildeling for drift av sykehjemsdelen 1 Kommunestyret Møtedato: Saksbehandler: Johnny Nilssen Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 13/10 Kommunestyret /10 Formannskapet Formannskapets forslag til vedtak: Legges frem i møtet. Rådmannens innstilling Kommunestyret vedtar å tildele Adecco Helse AS kontrakt for drift av sykehjemsdelen ved Klæbu sykehjem i tre år fra , med opsjon for oppdragsgiver til å forlenge avtalen med ytterligere to år. SAKSUTREDNING Saksopplysninger Politisk og administrativ behandling Ved behandlingen av økonomiplanen for perioden gjorde kommunestyret følgende vedtak: Konkurranseutsetting av driften ved sykehjemmet, hjemmetjenesten og hjemmesykepleien skal utredes i løpet av 2009, i prioritert rekkefølge: 1. Sykehjemmet 2. Hjemmesykepleien 3. Hjemmetjenesten Kommunestyret har siden vedtatt å utsette saken om utredning av konkurranseutsetting av hjemmesykepleien og hjemmetjenesten. I en sak som kun dreier seg om faktisk kontraktstildeling til konkurrerende tilbydere, anses det ikke relevant å repetere arbeidsmåter, prosess og saksgang fram til kommunestyrets vedtak : Kommunestyret vedtar å konkurranseutsette Klæbu sykehjem, og legge konkurranseunderlaget på Doffin 13. november Vedtaket ble gjort med 13 mot 10 stemmer. 1 Det skilles her mellom selve sykehjemsdriften og andre tjenester som befinner seg ved Klæbu sykehjem, men som ikke er konkurranseutsatt: Hjemmesykepleien, institusjonskjøkken, renhold, ergo- og fysioterapitjenester, drift av kommunalt hjelpemiddellager. Side 34 av 46

35 Sak 13/10 Så langt rådmannen kjenner til har det ikke vært stilt spørsmål ved måten det har vært arbeidet på, eller ved prosessen som har vært ført, etter denne datoen. Tilbuds-/ forhandlingsfasen Konkurransegrunnlaget og andre relevante og nødvendige dokumenter ble lagt ut på databasen for offentlig innkjøp (Doffin) Tilbudskonferanse med påfølgende befaring ved Klæbu sykehjem (Vikingveien 10 og 18) ble avholdt potensielle tilbydere var med på konferansen og befaringen. Ved fristens utløp kl forelå det tilbud fra 4 mulige leverandører, Adecco Helse AS, Carema Omsorg AS, Klæbu sykehjem og Norlandia Care AS. Anbudsåpning ble foretatt samme dag. Samtlige tilbud ble godkjent mht. frist, utforming og dokumentasjon. Anskaffelsesprotokoll føres fortløpende. Selve prosessen har vært unndratt offentlighet etter offentlighetslovens 23 2 ( Unntak av omsyn til det offentlege sin forhandlingsposisjon m.m. ). Tilbyderne har ikke kjent til hvem de konkurrerer med, med unntak av at det er levert interntilbud. Dette gjelder inntil dette saksframlegget sendes ut, deretter er dokumentene offentlige (med unntak av tilbyderes drifts- og forretningshemmeligheter), og møter er åpne. Rådmannen har oppnevnt en anskaffelseskomité bestående av - rådgiver omsorg Solveig Dahle Hermanstad - personalsjef Lillian Dahl Krokum - økonomisjef Frode Haugskott - konstituert rådmann Johnny Nilssen - representant for de ansatte Ingvar Sund (observatør, oppnevnt av de hovedtillitsvalgte deltok ikke i forhandlingene) Ansatterepresentantens rolle har vært i samsvar med de hovedtillitsvalgtes egne ønsker. Samtlige tilbud er grundig gjennomgått av anskaffelseskomitéens medlemmer, men med litt forskjellige hovedoppgaver (faglig innhold, personalmessige forhold, firmaenes soliditet/ økonomien i tilbudene). Det har vært avholdt ett forhandlingsmøte med hver av tilbyderne. Referat fra hvert av møtene, godkjent av begge parter, foreligger. Anskaffelseskomitéen har vektlagt å uttrykke seg mest mulig likt i samtlige møter. Tilbyderne fikk anledning, innen en gitt frist, å komme med et nytt skriftlig tilbud, hovedsakelig basert på pris, og med beskrivelse av konsekvenser for kvalitet, bemanning og prisstruktur/risiko. Alle 4 har levert nytt tilbud. Faglig innhold Alle potensielle leverandører har levert gode beskrivelser av det faglige innholdet som tilbys. Tilbudene, eller deler av dem, blir uansett for omfattende til å egne seg som vedlegg, men legges fram i møtelokalene. I korte trekk kan faglig innhold, slik rådmannen oppfatter det, summeres opp slik: Adecco Helse AS: Visjonen for sykehjemsdrift er et hjem for beboere der vi ansatte jobber, og ikke en arbeidsplass for oss ansatte hvor noen beboere bor. Filosofien bygger i stor grad 2 Mer konkret paragrafens 3. ledd. Side 35 av 46

36 Sak 13/10 på hjelp til selvhjelp ( kunnskap om å arbeide med hendene på ryggen ), stimulering og aktivisering av beboerne. Tilbyderen har allerede orientert seg om mulig samarbeid med frivillige lag og organisasjoner i kommunen. Det kan også nevnes at det er aktuelt å videreutvikle sansehagen ved Vikingveien 18 for egen regning. Det legges også vekt på kulturtilbud, og på beboerens rett til privatliv og til å velge selv. Carema Omsorg AS: Filosofien er å arbeide med den ene hånden på ryggen og la kunden låne den andre. Pasientene/beboerne omtales konsekvent som kunder, og det fokuseres på aktiviteter og kultur. Helhetskonseptet for eldreomsorg beskrives som Den Gode Dagen, et samspill mellom kunder, medarbeidere, oppdragsgiver og pårørende, som preges av respekt, omtanke og glede. Klæbu sykehjem: Tjenesten skal baseres på at ethvert menneske er unikt og har samme verdi. Det legges vekt på omsorg, respekt, trygghet og verdighet, og at egenomsorg skal ivaretas. Aktivitetstilbudet er tenkt ivaretatt omtrent som i dag, herunder tilbudet som kjøpes av Klæbu Industrier AS. Norlandia Care AS: Visjonen er Godt liv hver dag. Den er retningsgivende for alt arbeid, relatert til beboere, pårørende og medarbeidere. Egenomsorgsprinsippet praktiseres. Det inngås en individuell omsorgsavtale med tiltaksplan for hver enkelt beboer, og en garanti som innebærer aktivitet på individuell basis hver dag. Firmaet fokuserer også på fellesaktiviteter og uteliv, og ønsker også å videreutvikle sansehagen for egen regning. Personalmessige forhold Til grunn for tilbudene ligger blant annet følgende formulering i konkurransegrunnlaget: Leverandøren skal sikre lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av landsomfattende tariffavtale eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke, jf. lov om offentlige anskaffelser 11 a. Nåværende hovedtariffavtale i KS 3 -området utløper Ny hovedtariffavtale vil normalt gjelde fra til Ny arbeidsgiver er bundet av denne tariffavtalen overfor overførte arbeidstakere, så fremt den ikke sies opp innen tre uker etter overdragelsestidspunktet. I så tilfelle gjelder bare de individuelle arbeidsvilkårene i avtalen, og da inntil den utløper, jf. arbeidsmiljølovens (1) og (2). I samme paragrafs 3. ledd (3), heter det om pensjonsordninger: Ny arbeidsgiver kan velge å gjøre allerede eksisterende pensjonsordninger gjeldende for de overførte arbeidstakerne. Dersom arbeidstakernes tidligere pensjonsordninger ikke kan overføres etter overdragelsen, skal ny arbeidsgiver sørge for at de overførte arbeidstakerne sikres rett til videre opptjening etter en annen kollektiv pensjonsordning. De tre eksterne tilbyderne har en annen kollektiv pensjonsording 5. Alle de tre eksterne tilbyderne kjenner godt til, og er innstilte på, å følge alle reglene som gjelder ved virksomhetsoverdragelse. 3 Kommunesektorens interesse- og arbeidsgiverorganisasjon. 4 Arbeidsmiljølovens kapittel 16 omhandler virksomhetsoverdragelse. 5 Sykepleiere har lovbestemt krav på pensjon fra KLP, noe alle firmaene er oppmerksomme på og praktiserer. Side 36 av 46

37 Sak 13/10 Om den enkelte tilbyders organisering, arbeids- og pensjonsvilkår mv. kan følgende sies: Adecco Helse AS: Sykehjemmet tenkes organisert med institusjonssjef, somatisk avdeling og demensavdeling, samt stabs-/fellesfunksjoner. Merkantile støttefunksjoner som lønn, regnskap og IT befinner seg utenfor sykehjemmet. Firmaet vil eventuelt innføre ønsketurnus. Gjennomsnittlig sykefravær ved Adeccos sykehjem i Norge oppgis å være 3,5 %. Firmaet har offentlig tjenestepensjon (OTP 6 ), hvor ansatte betaler 2 % av pensjonsgivende lønn, arbeidsgiver 3 %. Carema Omsorg AS: Organisasjonskartet skisserer virksomhetsleder og Vikingveien 10 og 18 med hver sin primærkontakt, og bl.a. støttefunksjonen merkantil/kultur. Det opereres ideelt sett ikke med personell uten fagutdanning. Firmaet har en målsetting om et sykefravær på under 10 %. Carema har en 4 % OTP-ordning, uten egenandel for de ansatte. Klæbu sykehjem: Tilbudet beskriver samme organisering som i dag, herunder at sykehjemmet forblir en enhet i Klæbu kommune. Arbeids- og pensjonsvilkår endrer seg ikke. Norlandia Care AS: Sykehjemmet tenkes organisert med en daglig leder, og Vikingveien 10 og 18 med hver sin teamleder. Sammen med kvalitetssjef utgjør disse fire personene lederteamet. Det opereres også med støttefunksjoner som kulturkoordinator/resepsjonist, og et eget felles fagteam bestående av sykepleiere, lege, ergo- og fysioterapeut. Det er en målsetting å ha minimum 80 % faglært bemanning. Norlandia har som Carema en 4 % OTP-ordning, uten egenandel. Oversikt over årsverk Det interessante her blir årsverk etter forhandlingene, da opprinnelige tilbud med tilhørende vilkår og bemanning ikke lenger står ved lag. Det er lagt vekt på at tallene skal være mest mulig sammenlignbare, og i samsvar med oversikt over bemanningen ved Klæbu sykehjem på utlysningstidspunktet i november 2009 (konkurransegrunnlagets vedlegg 4). Det innebærer at lærling og fysio- og ergoterapiressurser kommer i tillegg. Tallene forutsetter fullt belegg, det vil si drift av 33 plasser. Oversikt over faste årsverk/stillinger Stillingsbetegnelse Adecco Carema Klæbu s.hj. Norlandia Leder (varierende betegnelser) 1,00 1,00 1,00 1,00 Teamleder 2,00 Kvalitetssjef/sykepleiefaglig ansv. 1,00 Pleiepersonale 26,40 27,90 Offentlig godkjent sykepleier 4,81 5,80 Hjelpepl./helsefagarb./omsorgsarb. 20,83 20,00 Merkantil/sekretær 1,00 0,50 Merkantil/kultur/aktivitør 0,50 0,67 1,00 Tilsynslege 0,20 0,20 0,20 0,20 Sum årsverk/stillinger 29,10 27,51 29,60 31,00 6 Det kan bemerkes at minimumskravet for OTP-ordning er 2 %, betalt av arbeidsgiver. Side 37 av 46

38 Sak 13/10 Økonomien i selve tilbudene Opprinnelige tilbud og tilbud etter forhandlinger er som følger. Det understrekes at det er bedt om døgnpris per sykehjemsplass i bruk til enhver tid. Adecco Helse AS: Opprinnelig pris var kr per plass per døgn. Etter forhandlinger er prisen redusert til kr. Alle firmaene fikk i forhandlingene anledning til å presentere en alternativ prisstruktur. Adecco kan alternativt drifte for kr, forutsatt at det som et minimum faktureres for 29 beboere per måned. Carema Omsorg AS: Første pris var kr. Etter forhandlingene har prisen steget til kr. Det begrunnes med at problematikken omkring ledige plasser er større enn tidligere oppfattet. (Av konkurransegrunnlagets vedlegg 4 framgår at det driftes 28 plasser per november 2009, forholdet er særskilt omtalt i referatet fra tilbudskonferansen, i tillegg til i konkurransegrunnlagets punkt 4.9.2). Klæbu sykehjem: Opprinnelig pris kr, etter forhandlinger kr. Norlandia Care AS: Det første tilbudet var på kr. Etter forhandlingene er tilbudet kr for de første 30 plassene, og kr for drift av plass Ved fullt belegg gir det et snitt på kr per døgn. Bruk av underleverandører Bruk av underleverandører, og om den enkelte tilbyder har tenkt å bruke noen av Klæbu kommunes tjenester, er strengt tatt irrelevant, men nevnes likevel: Adecco Helse AS kan tenkes å ville bruke kommunens institusjonskjøkken, så fremt matservering kan foregå så fleksibelt som tilbyderens prinsipper tilsier. Kjøp av renholdstjenester av kommunen kan også være aktuelt. Om ergo- og fysioterapitjenester heter det at det vil være et nært samarbeid med kommunens ressurser på området. Carema Omsorg AS: Det er eventuelt ønskelig å kjøpe tjenester fra kjøkkenet, samt ergo- og fysioterapitjenester. Renhold er uavklart. Klæbu sykehjem: Som i dag: kjøkken, ergo-/fysioterapi, renhold, samt merkantile støttefunksjoner og revisjon. Norlandia Care AS: Det tas sikte på å kjøpe kjøkken-, renholds-, ergo- og fysioterapitjenester av kommunen. Andre forhold Adecco Helse AS: Morselskapet er Adecco Norge AS, som karakteriseres som det ledende bemanningsselskapet i Norge, med medarbeidere. Adecco er verdens største bemanningsselskap, med helsemedarbeidere. Adecco Helse AS drifter for tiden 3 sykehjem i Norge. For denne driften har firmaet mottatt priser og scoret svært høyt i brukerundersøkelser. Carema Omsorg AS er datterselskap av svenskeide Carema AB. I Norge driftes for tiden ett sykehjem, i tillegg til at firmaet har etablert seg i fritt brukervalg i Oslo (praktisk bistand og hjemmesykepleie). Ved siste beboerundersøkelse kom det aktuelle sykehjemmet på 6.-plass Side 38 av 46

39 Sak 13/10 av 50 i Oslo. I tilfelle kontrakt beskrives tett samarbeid med tilsvarende virksomheter i Sverige, blant annet i Østersund. Norlandia Care AS beskriver seg selv som Norges største omsorgsfirma, med tjenester innen blant annet eldreomsorg og brukerstyrt personlig assistanse, og med lengst og bredest erfaring innen sykehjemsdrift. Norlandia har oppgitt fire relevante referanser, tre sykehjem og ett boog omsorgssenter. Vurdering De tre eksterne leverandørene vurderes å ha tillitvekkende kvalitetssystem. Vurdering av faglig innhold Alle 4 tilbyderne tilfredsstiller fullt ut vilkårene i konkurransegrunnlaget. Ut fra kvalitetskriteriene som er satt er det knapt mulig å skille mellom Adecco, Carema og Norlandia. Klæbu sykehjem ville stått seg på å legge større vekt på omfang av og innhold i aktiviteter. Men etter rådmannens vurdering er de faglige kvalitetsforskjellene tilbyderne imellom så marginale at pris ville blitt avgjørende uansett. Vurdering av personalmessige forhold Carema Omsorg AS har ikke justert årsverkvolumet sitt etter at prisen gikk opp, og skiller seg ut med relativt lav bemanning. Firmaets målsetting om på sikt å drive bare med faglært personell, taler til dets fordel. De øvrige tre tilbyderne imellom er det relativt små forskjeller. Alle tilbyderne er opptatt av, og formulerer seg fullt ut tilfredsstillende, når det eksempelvis gjelder kompetanse- og ledelsesutvikling. Hvordan lønnsutviklingen for ansatte i et privat drevet selskap vil bli kontra dagens drift, er det ikke enkelt å ha begrunnede oppfatninger om. Det vil blant annet avhenge av lønnsutvikling i privat og offentlig sektor i årene framover, samt hvor dyktig man er i lokale lønnsforhandlinger. Det er en kjent sak for administrative og politiske beslutningstakere i Klæbu kommune at pensjonsvilkårene normalt ikke er like gode i privat som i offentlig sektor. Alle tilbydere har pensjonsordninger som er bedre enn minimumskravene. Adeccos praksis med ønsketurnus vil eventuelt bli fulgt med interesse av rådmannen. At firmaet etter sigende ikke vil komme til å mangle vikarer og ekstrahjelp, som følge av sitt eget bemanningsselskap (med personell også i Trondheimsregionen), bør i tilfelle kontrakt komme både beboere og andre ansatte til gode. Rådmannen vurderer det slik at det ikke er forhold av personalmessig karakter som kan kullkaste konkurransegrunnlagets vektlegging av pris. Økonomisk vurdering Generelt om risiko: Når det gjelder økonomi er det to typer risiki som er vesentlig å vurdere i denne sammenhengen kredittrisiko og budsjettrisiko. Kredittrisiko er her definert som risikoen for at den som får leveransen skal gå konkurs i avtaleperioden. Budsjettrisiko omtales her som forutsigbarhet i avtaleperioden, dvs. hvem av partene som tar risikoen for totaløkonomien i prosjektet. Side 39 av 46

40 Sak 13/10 Kredittrisiko: En kommune kan ikke gå konkurs. Hvis Klæbu sykehjem vinner er det ingen kredittrisiko forbundet med dette. De tre andre tilbyderne, som alle er organisert som aksjeselskap, kan av ulike årsaker gå konkurs, eller kan på andre måter bli ute av stand til å oppfylle sine forpliktelser etter avtalen. Konkurransegrunnlaget regulerer hva som vil skje ved et eventuelt mislighold av avtalen. Uansett årsakene til et avtalebrudd, vil dette medføre ulemper for Klæbu kommune, som i ytterste konsekvens må overta driften av sykehjemmet igjen. Disse ulempene vil i første omgang ikke være av direkte økonomisk art, da den som får oppdraget skal stille en viss form for økonomisk garanti ved avtaleinngåelsen. For å avdekke kredittrisikoen er det derfor foretatt en analyse av hver enkelt av tilbyderne. Dette er gjort med utgangspunkt i regnskapstall og innsendt kredittvurdering (vurdering gjort av uavhengig kreditt-/ratingsselskap). Ut fra regnskapstallene har alle de tre eksterne tilbyderne tilfredsstillende økonomi (soliditet og likviditet). Alle tre scorer også høyt på kredittverdighet. Konklusjonen er at kredittrisikoen er innenfor de rammer som må betraktes som akseptable for Klæbu kommune. Det vil imidlertid alltid være en grad av kredittrisiko forbundet med avtaler med aksjeselskap, jf. det som skjedde i 2008, hvor store, velrenommerte selskaper, med beste kredittrating, gikk overende i kjølvannet av finans- /økonomikrisen. Budsjettrisiko: For Klæbu kommune vil det være en stor fordel med størst mulig grad av forutsigbarhet når det gjelder drift av sykehjemmet. Alle fire tilbydere har levert forpliktende tilbud når det gjelder pris for hele avtaleperioden. Det betyr at det er tilbyderne som bærer risikoen hvis det skulle vise seg at avtalt pris ikke er nok for å dekke kostnadene. Dette gjelder i prinsippet også hvis Klæbu sykehjem selv vinner konkurransen. I praksis vil imidlertid Klæbu kommune bli sittende med hele risikoen hvis Klæbu sykehjem får tilbudet. Hvis sykehjemmet går med underskudd, er det Klæbu kommune som må dekke dette. Det er tilfelle uansett om sykehjemmet organiseres som en enhet (slik som i dag), eller om det etableres et eget kommunalt foretak. Hvis en av de tre andre tilbyderne går med underskudd er det firmaet selv som må bære byrden, eventuelt morselskapet, hvis virksomheten er en del av et større konsern. Pris: Alle fire tilbydere har levert inn pristilbud i henhold til konkurransegrunnlagets krav. Prisene er oppgitt som pris per døgnplass i bruk, slik at disse vil være direkte sammenlignbare. Pris har også vært et sentralt tema under forhandlingene som er gjennomført med hver enkelt tilbyder. Alle tilbyderne har fått mulighet til å komme med et revidert pristilbud, uten at noen har hatt oversikt over de andre tilbydernes priser. Alle fire har benyttet seg av denne muligheten. Resultatet av dette var at tre av tilbyderne har kommet med en lavere pris enn først tilbudt, mens én tilbyder har økt prisen i sitt reviderte tilbud. Tabellen under viser totalkostnaden for ett års drift av 33 plasser (fullt belegg): Firma Pris før forhandlinger Pris etter forhandlinger Adecco Helse AS Carema Omsorg AS Klæbu sykehjem Norlandia Care AS Side 40 av 46

41 Sak 13/10 Adecco Helse AS har også levert en alternativ modell der kommunen tar litt mer risiko ved lavere belegg. Dette innebærer at Adecco uansett får betalt for 29 plasser, men etter faktisk antall plasser hvis belegget er høyere enn 29. En slik modell innebærer en prisreduksjon på kroner ved fullt belegg (33 plasser). Valg av prisalternativ, hvis Adecco blir valgt, må vurderes konkret ved kontraktsinngåelse. Norlandia Care AS opererer i sitt reviderte tilbud med differensierte satser, med en pris for plass 1-30, og en lavere pris for plassene Ved et belegg under 27 plasser vil Norlandia be om reforhandling av avtalen. Klæbu sykehjem sitt tilbud baserer seg på drift av 33 plasser. Sykehjemmet har redusert lønnsbudsjettet noe i sitt reviderte tilbud. Dette er begrunnet i fortsatt bruk av assistenter i enkelte stillinger, og lavere vikarforbruk. Carema Omsorg AS har, som eneste tilbyder, økt prisen i sitt reviderte tilbud. Dette er begrunnet i en ny risikovurdering, i og med at de vurderer usikkerheten rundt ledige plasser som større enn først forutsatt. Prisen er økt, mens bemanningen er opprettholdt på samme nivå. Det er naturlig å sammenligne pristilbudene med vedtatt budsjett for sykehjemmet for 2010, samt med regnskapet for 2009: Budsjett sykehjemmet 2010: kroner Regnskap sykehjemmet 2009: kroner Tallene bør brukes med forsiktighet, da de ikke er direkte sammenlignbare. Antall årsverk er redusert i løpet av 2009 (6,4 årsverk). Disse gir først helårsvirkning i I 2010-budsjettet er det forutsatt en innsparing på 1,7 mill. kr, blant annet basert på en reduksjon av antall plasser som følge av overflytting av beboere fra Vikingveien 18 (inntil 8 plasser). Denne prosessen er stoppet. Når regnskapet for Klæbu sykehjem til og med mai foreligger, kan rådmannen komme tilbake med en bedre beregning økonomien i konkurranseutsettingen. Konklusjon økonomisk vurdering: Klæbu sykehjem scorer høyest på kredittrisiko, men risikoen vurderes som tilfredsstillende for de tre andre tilbyderne. Budsjettrisikoen vil være størst ved å velge Klæbu sykehjem som leverandør, mens de tre andre stiller relativt likt, med et lite unntak for Norlandia, som tar forbehold om reforhandling av avtalen ved et belegg på under 27 plasser. Når det gjelder pris (døgnpris og totalkostnad) har Adecco det beste tilbudet. Ut i fra en helhetsvurdering, basert på det som er beskrevet foran, har Adecco det beste tilbudet når det gjelder økonomi. Referanser Av kapasitetsmessige årsaker, se vurderingene over, er det kun innhentet referanser på Adecco Helse AS. Om dette ikke er tilfredsstillende, kan det skaffes ytterligere opplysninger i tiden fram til fomannskaps- og kommunestyremøtene. 3 forskjellige referanser fra sykehjem i Oslo og Oppegård gir Adecco Helse AS det beste skussmål. En av referansene nevner firmaets egne arbeidsformidling som en stor fordel. Side 41 av 46

42 Sak 13/10 Mindre uoverensstemmelser har blitt løst i minnelighet. Referanseinnhentingen har lært oss at kontrakten må være utvetydig når det gjelder særlig ressurskrevende beboere, og at også det er leverandørens ansvar og risiko. Dette forholdet er ikke nevnt i konkurransegrunnlaget. Konklusjon Konkurransegrunnlagets hovedprinsipp for kontraktstildeling går fram av dokumentets punkt 1.1, siste avsnitt: Konkurransen baseres på prinsippet om at det økonomisk mest fordelaktive tilbudet vil bli foretrukket, se punkt Punkt 2.16 i konkurransegrunnlaget utdyper denne formuleringen, trekker inn innhold, bemanning og tjenestens omfang i tillegg til pris, men rokker ikke ved hovedprinsippet. Det juridiske handlingsrommet for kommunestyret er etter rådmannens oppfatning ikke stort. Det er ikke grunnlag for å avvise tilbudene, jf. forskrift om offentlige anskaffelser til Det er heller ikke grunnlag for å avlyse konkurransen eller forkaste alle tilbudene (samme forskrifts 13-1), da det ikke forligger saklig grunn for det. Dersom kommunestyret velger en annen enn tilbyderen som opererer med lavest pris, løper kommunen etter rådmannens vurdering en stor risiko for å pådra seg erstatningsansvar. Det begrunnes med konkurransegrunnlagets klare vektlegging av pris, og at det dreier seg om en prisforskjell på kr per år. Denne forskjellen kan bli større ved kontraktsinngåelse, jf. Adeccos alternative tilbud avhengig av belegget i årene framover. Rådmannen tilrår kommunestyret å tildele Adecco Helse AS kontrakt for driften i tre år fra , med opsjon for oppdragsgiver til å forlenge avtalen i ytterligere to år, slik konkurransegrunnlaget beskriver. Økonomiske og administrative konsekvenser Totalkostnaden for Klæbu kommune vil være avhengig av antall plasser i bruk til enhver tid. Konkurransen har basert seg på drift av 33 plasser. Ved eventuelt overbelegg kommer avtalt døgnpris som en merutgift for Klæbu kommune. Sykehjemmet vil, uavhengig av valg av leverandør, drive som normalt ut mai i år. Det er derfor vanskelig på det nåværende tidspunktet å si noe eksakt om totalkostnaden for drift av sykehjemmet i Rådmannen må derfor komme tilbake med en konkret sak når dette blir klart. For 2011 vil budsjettgrunnlaget være mer forutsigbart. Dette vil bli ivaretatt ved behandlingen av budsjettet for neste år. Gruppa som utredet konsekvenser av konkurranseutsetting av Klæbu sykehjem i fjor høst, opererte med en netto besparelse på ett årsverk i rådmannens stab og støtte. Det vil i tilfelle komme i tillegg til den direkte besparelsen. Side 42 av 46

43 Sak 14/10 Søknad om tilleggsbevilgninger - konsulentbistand Kommunestyret Møtedato: Saksbehandler: Frode Haugskott Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 14/10 Kommunestyret /10 Formannskapet Formannskapets forslag til vedtak: Klæbu kommunestyre vedtar å finansiere økt konsulentbistand i forbindelse med pågående prosesser, ved bruk av disposisjonsfondet med kr Formannskapet behandling : Ved votering ble innstillingen enstemmig vedtatt. Rådmannens innstilling: Klæbu kommunestyre vedtar å finansiere økt konsulentbistand i forbindelse med pågående prosesser, ved bruk av disposisjonsfondet med kr SAKSUTREDNING Vedlegg: Saksopplysninger: Det er i 2010 benyttet konsulentbistand i forbindelse med to pågående prosesser. Det er i utgangspunktet ikke tatt høyde for disse utgiftene i 2010-budsjettet. Dette gjelder følgende prosesser: 1. Firmaet RO ble engasjert til å bistå Klæbu sykehjem i utarbeidelsen av nødvendige tilbudspapirer i forbindelse med konkurranseutsettingen av driften av sykehjemmet. Totale kostnader utgjør kr Etter en egen utvelgelsesprosess ble det inngått avtale med firmaet Manpower Professional i arbeidet med å ansette ny rådmann. Arbeidet er per dato ikke ferdig, men anslått kostnad er kr Beløpet inkluderer time-, reise- og annonsekostnader. I formannskapsmøte den 28. januar var det enighet om å sette ut vår pensjonsordning i Storebrand ut på anbud. Sist dette ble gjort var i Resultatet den gang var at vi skiftet Side 43 av 46

44 Sak 14/10 leverandør fra KLP til Storebrand. I saksframlegget den gang, ble det sagt at det var naturlig å kjøre nye anbudsrunder hvert 3. år. Dette er en omfattende prosess, som krever egen kompetanse, som vi ikke er i besittelse av. Anslått kostnad til konsulentbistand er kr Økonomiske og administrative konsekvenser: Både av hensyn til beløpenes størrelse, og at dette er engangsutgifter for kommunen, ser ikke rådmannen det som naturlig at dette skal dekkes innenfor allerede vedtatt budsjett. Rådmannen vil derfor anbefale at prosessene beskrevet foran, finansieres ved å bruke av disposisjonsfondet, totalt kr Disponible midler på disposisjonsfondet vil etter dette være på kr (hensyntatt vedtatte disposisjoner i 2010-budsjettet). Side 44 av 46

45 Sak 15/10 Klæbu sparebank forstanderskap nytt valg Kommunestyret Møtedato: Saksbehandler: Steinar Lianes Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 15/10 Kommunestyret /10 Formannskapet Formannskapets forslag til vedtak: Kommunestyret oppnevner: Harald Sigstadstø, May O. Aarø, Torill R. Moe, Petter A. Hosen som medlemmer. Som vara: 1. Gro Merete T. Ulstad, 2. Marianne Løland. Formannskapet behandling : Ordfører Jarle Martin Gundersen fremmet følgende forslag: Kommunestyret oppnevner: Harald Sigstadstø, May O. Aarø, Torill R. Moe, Petter A. Hosen som medlemmer. Som vara: 1. Gro Merete T. Ulstad, 2. Marianne Løland. Ved votering ble innstillingen enstemmig vedtatt. SAKSUTREDNING Vedlegg: 1. Brev fra Klæbu sparebank av om endringer i bankens vedtekter, og anmodning om å gjennomføre nytt valg til forstanderskap. Saksopplysninger: Det er følgende medlemmer og varamedlemmer til Klæbu sparebanks forstanderskap for perioden Medlemmer: Olav Gaustad Harald Sigstadstø May O. Aarø Torill R. Moe Geir Karlsen Petter A. Hosen Marianne Løland Johan Ludvig Borgen Varamedlemmer: 1. Roald Fredriksen 2. Terje Lillemo 3. Haldor Buan Grendstad 4. Gro Merete T. Ulstad Side 45 av 46

46 Sak 15/10 Klæbu Sparebank har i brev av meddelt endringer i bankens vedtekter, og at vedteksendringene skal implementeres snarest. Basert på dette bes det om at det gjennomføres nytt valg til forstanderskapsmøte. Endringen i denne sammenheng, er at antallet representanter fra kommunen skal reduseres fra 8 medlemmer og 4 varamedlemmer til 4 medlemmer og 2 varamedlemmer. Vurdering: Saken legges fram for ny oppnevning. Side 46 av 46

47 Klæbu kommune MØTEINNKALLING KOMMUNESTYRET Møtested: Klæbu rådhus - kommunestyresalen Møtedato: Tid: Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel SAKSLISTE 16/10 07/200 Forliksrådet - nytt medlem - opprykk vara Klæbu, Jarle Martin Gundersen ordfører

48 Sak 16/10 Forliksrådet - nytt medlem - opprykk vara Kommunestyret Møtedato: Saksbehandler: Steinar Lianes Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 16/10 Kommunestyret Kommunestyret innvilger Hanne Kristiansen permisjon som medlem i Klæbu forliksråd for resten av perioden. Kommunestyret oppnevner Torill Sjøbakk som nytt medlem i Klæbu forliksråd. Som ny 4.vara oppnevnes Hanne Kristiansen. Varalisten etter opprykk: 1. Harald Sigstadtrø 2. Frode Røstum 3. Tone Roan 4. Hanne Kristiansen SAKSUTREDNING Vedlegg: 1. Søknad av fra Hanne Kristiansen om fritak for verv som medlem i forliksrådet. Saksopplysninger: Hanne Kristiansen har bedt om fritak for verv som medlem i forliksrådet, men kan sitte som vara. Begrunnelsen for ønsket om fritak er mye reisevirksomhet ifbm. jobb. Torill Sjøbakk har sagt seg villig til å rykke opp fra 1.vara til fast medlem. Forliksrådet: Medl.: Astrid Storsve Steinar Berg Hanne Kristiansen Vara: 1. Torill Sjøbakk 2. Harald Sigstadtrø 3. Frode Røstum 4. Tone Roan Side 2 av 3

49 Sak 16/10 Domstolloven 59. Når et forliksrådsmedlem eller varamedlem.., eller vedkommende ellers blir varig forhindret fra å gjøre tjeneste, foretar kommunestyret nytt valg av medlem eller varamedlem for den tid som er igjen. Valget foretas som flertallsvalg. Kommunestyret kan tillate et medlem eller varamedlem å fratre sin stilling før tiden og foretar i så fall nytt valg etter reglene i første ledd. Den som oppnevnes som medlem eller varamedlem etter denne paragraf, kommer i rekkefølge etter dem som er oppnevnt tidligere. Dersom det holdes valg på nytt medlem fordi formannen har fratrådt e.l., kan kommunestyret selv velge ny formann uavhengig av første punktum. Det er Fylkesmannen som utferdiger oppnevnelsen. Forliksrådsmedlemmene må være fylt 25 år. Vedkommende må være under 70 år ved valgperiodens start. Det skal bare velges personer som anses særskilt egnet til oppgaven, og som behersker norsk skriftlig og muntlig godt. De som er utelukket til valg som lekdommere, kan ikke velges som medlem av forliksrådet. Vurdering: Etter domstolsloven 73 Kommunen skal kontrollere at ingen velges i strid med i domstolsloven: Utelukket fra valg pga vandel er:. Den nødvendige informasjon om vandel vil måtte innhentes fra politiet. Saken legges herved fram for ny oppnevning. Side 3 av 3

50 Klæbu kommune MØTEINNKALLING KOMMUNESTYRET Møtested: Klæbu rådhus - kommunestyresalen Møtedato: Tid: Eventuelt forfall eller endret kontaktinformasjon (adresse, telefon, e-post) meldes til tlf eller på e-post til: sentralbord@klabu.kommune.no Vararepresentanter/-medlemmer møter etter nærmere avtale. I starten av møtet vil idrettsrådet orientere om sine oppgaver og funksjoner, og hva som opptar idretten i Klæbu nå. Middag ca kl Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel SAKSLISTE 5/10 10/4 REFERATER OG MELDINGER - FORMANNSKAP/KOMMUNESTYRE 6/10 10/168 NYE BETALINGSSATSER FOR KULTURSKOLEN 7/10 10/166 REHABILITERING AV SYKEHJEMMET UTBEDRING AV SYKEHJEMMET GAMMEL DEL SYD 8/10 09/195 NYTT FORSLAG TIL REGULERINGSENDRING FOR TANEMSMOVEIEN 2 O 9/10 09/449 ANSETTELSESPROSESSEN VEDR NY RÅDMANN 10/10 08/65 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING FOR /10 09/125 GJENNOMGANG AV NÆRINGSFONDET I KLÆBU KOMMUNE

51 12/10 09/240 FORVALTNINGSREVISJON - STYRINGSSYSTEMER I KLÆBU KOMMUNE 13/10 09/92 KLÆBU SYKEHJEM - KONTRAKTSTILDELING FOR DRIFT AV SYKEHJEMSDELEN 14/10 09/388 SØKNAD OM TILLEGGSBEVILGNINGER KONSULENTBISTAND 15/10 07/500 KLÆBU SPAREBANK FORSTANDERSKAP NYTT VALG Klæbu, Jarle Martin Gundersen ordfører

52 Sak 5/10 REFERATER OG MELDINGER - FORMANNSKAP/KOMMUNESTYRE Kommunestyret Møtedato: Saksbehandler: Steinar Lianes Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 5/10 Kommunestyret /10 Formannskapet Formannskapets forslag til vedtak: Kommunestyret tar referater og meldinger til orientering. Formannskapet behandling : Ved votering ble innstillingen enstemmig vedtatt. Rådmannens innstilling: Kommunestyret tar referater og meldinger til orientering. SAKSUTREDNING Vedlegg: 1. Dokumentliste over delegerte vedtak i tiden Dokumentliste over journalposter i tiden Side 3 av 49

53 Sak 6/10 NYE BETALINGSSATSER FOR KULTURSKOLEN Kommunestyret Møtedato: Saksbehandler: Kjersti Utne Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 6/10 Kommunestyret /10 Formannskapet Formannskapets forslag til vedtak: Kommunestyret vedtar at satsene for betaling av skoleplass øker med 100 kroner for 2010, i tillegg til ordinær indeksregulering. Økningen vil skje fra Formannskapet behandling : Ved votering ble innstillingen enstemmig vedtatt. Rådmannens innstilling: Kommunestyret vedtar at satsene for betaling av skoleplass øker med 100 kroner for 2010, i tillegg til ordinær indeksregulering. Økningen vil skje fra SAKSUTREDNING Saksopplysninger: Kulturskolen er i løpet av 2010 nødt til å redusere nettobudsjettet med kroner. Vurdering: Som et ledd i å gjennomføre dette, forelås det at satsene for betaling av skoleplass øker med 100 kroner i tillegg til ordinær indeksregulering i En plass i kulturskolen øker da med 9 % fra 2009 til Dette innebærer følgende priser på kulturskolen: 2009 Vedtatt 2010 Nytt forslag 2010 Kulturverksted Form/farge Dans Instrumentalundervisning Side 4 av 49

54 Sak 6/10 Dette innebærer en økt inntekt på kroner. De øvrige grep for å få budsjettet i balanse innebærer å øke antall elever. Det vil i stor grad innebærer å øke antallet elever pr gruppe og pr. lærer, og å redusere undervisningstid pr elev. Økonomiske og administrative konsekvenser: Økt inntekt på kroner. Korrigert prosentsats fra 4,9 % til 9 % i avsnittet: Vurdering: En plass i kulturskolen øker da med 9 % fra 2009 til Side 5 av 49

55 Sak 7/10 REHABILITERING AV SYKEHJEMMET Utbedring av sykehjemmet gammel del syd. Kommunestyret Møtedato: Saksbehandler: Svein Rodø Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 7/10 Kommunestyret /10 Formannskapet Formannskapets forslag til vedtak: Kommunestyret bevilger inntil kr ,- av midler avsatt til Klæbu servicesenter for utbedring og oppretting av: Gulv, sanitæranlegg, elektro, ventilasjonsteknisk arbeid, maurutrydding og bygnings- og malerarbeider i gammel fløy del syd. Formannskapet behandling : Medlem Frode Røstum (H) erklærte seg som inhabil, jfr. forvaltningsloven 6, 2.ledd. Vara Gro Merete Ulstad tiltrådte. Ved votering ble innstillingen vedtatt med 6 mot 1 (AP) stemme. Rådmannens innstilling: Kommunestyret bevilger inntil kr ,- av midler avsatt til Klæbu servicesenter for utbedring og oppretting av: Gulv, sanitæranlegg, elektro, ventilasjonsteknisk arbeid, maurutrydding og bygnings- og malerarbeider i gammel fløy del syd. SAKSUTREDNING Vedlegg: Saksopplysninger: På grunn av til dels store skjevheter i gulvkonstruksjon (ca 100 mm) med påfølgende skjevheter i vegg og tak, søkes det om økonomiske midler til utbedring av skadene som har utviklet sg over mange år inne i Klæbu Sykehjems gammel fløy syd. De fire rommene, med bad, oppholdsrom og gangareal som er berørt, skal benyttes til pasientrom. Fløya er avdelt med egen nymontert dør. Årsaken til skjevheten skriver seg fra dårlige grunnforhold og dårlig drenasjon ved grunnmur. Det ble utført reparasjon med oppgraving av dreneringen for 4 år siden. Verneombudet ved Klæbu sykehjem har også tatt opp saken, under henvisning til at gulvet er skjevt og at ansatte og pasienter har store problemer med å håndtere senger, rullestoler med mer. Det er også anført at det kan oppstå unødige belastningsskader på ansatte. De 4 rommene benyttes ikke i dag. Det har også vært invasjon av svartmaur i dette området. Side 6 av 49

56 Sak 7/10 Vurdering: Kostnader på utbedringene: (eks. mva) Kjerneboring av et hull for kamerakontroll av grunn og avløpsrør, bygningstekniske arbeider, rørleggerarbeider, maler og beleggsarbeider kr ,- Oppfylling av hulrom i grunn kr ,- Elektroarbeider kr ,- Ventilasjonstekniske arbeider kr ,- Utrydding av svartmaur kr ,- Uforutsett kr ,- Sum inkl. mva kr ,- Det vil bli forespurt min 3 entreprenører jfr. lov om off. anskaffelser. Arbeidene må være ferdig innen 1. juni Økonomiske og administrative konsekvenser: Prosjektet har en kostnadsramme på inntil kr ,-. Rådmannen vil anbefale at prosjektet finansieres ved å bruke av tidligere avsatte midler til utbygging av Klæbu servicesenter. Dette er midler som kommunen fikk i forbindelse med utbyggingen av Klæbu servicesenter i Midlene var i utgangspunktet tenkt brukt til byggetrinn 3 av Klæbu servicesenter. Ytterligere utbygging av Klæbu servicesenter er imidlertid stilt i bero på ubestemt tid, slik at det er mulig å omdisponere disse midlene til andre prosjekter innenfor pleie- og omsorg/ Klæbu sykehjem. Per i dag står det kr på et eget bundet investeringsfond. Side 7 av 49

57 Sak 8/10 NYTT FORSLAG TIL REGULERINGSENDRING FOR TANEMSMOVEIEN 2 O Kommunestyret Møtedato: Saksbehandler: Geir Magne Sund Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 8/10 Kommunestyret /10 Formannskapet /09 Kommunestyret /09 Formannskapet /09 Formannskapet Formannskapets forslag til vedtak: Kommunestyret vedtar med hjemmel i plan- og bygningsloven at søknad om reguleringsendring for Tanemsmoveien 2 o imøtekommes, slik at inntil 135 m2 i 1. etg. kan benyttes til boliger. Reguleringsbestemmelsene pkt. 1.2 endres i samsvar med dette. Formannskapet behandling : Medlem Frode Røstum (H) erklærte seg som inhabil, jfr. forvaltningsloven 6, 1.ledd. pkt. a. Vara Gro Merete Ulstad tiltrådte. Medlem Kai Nordseth fremmet følgende forslag: Kommunestyret vedtar med hjemmel i plan- og bygningsloven at søknad om reguleringsendring for Tanemsmoveien 2 o imøtekommes, slik at inntil 135 m2 i 1. etg. kan benyttes til boliger. Reguleringsbestemmelsenes pkt. 1.2 endres i samsvar med dette. Ved votering ble innstillingen vedtatt med 6 mot 1 (SV) stemme. SAKSUTREDNING Vedlegg: 1. Oversiktskart 2. Søknad om reguleringsendring dat Gjeldende reguleringsplan med bestemmelser, vedtatt Tidligere forslag til reguleringsendring, dat Kommunestyrets sak 52/09, møte Saksopplysninger: Eier av Tanemsmov. 2 o, malermester Frode Røstum, søkte i 2009 om endring av reguleringsplanen for sin eiendom, fra næring til bolig. Kommunestyret fattet følgende vedtak: Side 8 av 49

58 Sak 8/10 Kommunestyret vedtar ikke forslag til reguleringsendring. Området er regulert til næring og kommunestyret vil holde mulighet for næringslokaler tilgjengelig på Tanem. Saken kan vurderes på nytt når evt. nytt næringsareal på Tanem er regulert. Eier har nå tatt opp saken på nytt, men ønsker nå å dele fra areal til 2 leiligheter, og beholde et næringsareal på netto 90 m 2. Vurdering: Rådmannen har tidligere gått inn for at hele arealet på eiendommen kan omreguleres til boligformål, og har for sin del heller ikke innvendinger til en løsning som innebærer delvis omdisponering. P.g.a. kommunestyrets klare forbehold om at nytt næringsareal må være regulert før saken kan vurderes på nytt, er det kun kommunestyret som kan vedta en slik mellomløsning. En eventuell endring i samsvar med søkers ønske kan vedtas som mindre endring med hjemmel i plan- og bygningsloven Det vil kun være nødvendig å endre reguleringsbestemmelsene, ikke reguleringskartet. I bestemmelsenes pkt. 1.2 må det da innarbeides et tillegg, etter setningen om at det kan legges til rette for boliger i 2. etasje: I tillegg kan inntil 135 m 2 i 1. etasje benyttes til boliger. Tidligere foreslått endring, som omfattet omdisponering av hele 1. etasje, har for kort tid siden vært gjenstand for høring. Ny høring for en mindre endring enn dette er da ikke nødvendig. Saken legges fram uten innstilling. Økonomiske og administrative konsekvenser: Planendringen vil ikke ha økonomiske og administrative konsekvenser av betydning for kommunen. Side 9 av 49

59 Sak 9/10 Ansettelsesprosessen vedr. ny rådmann Kommunestyret Møtedato: Saksbehandler: Eva Bekkavik Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 9/10 Kommunestyret /10 Kontrollutvalget /10 Kontrollutvalget Vedtak: Kontrollutvalget har ikke noe å bemerke til ansettelsesprosessen vedrørende ny rådmann i Klæbu kommune. Lov om offentlige anskaffelser er fulgt. Kommuneloven foreskriver ingen bestemt arbeidsprosess/fremgangsmåte med hensyn til å fremskaffe kandidater til stillingen som administrasjonssjef. Det er det politiske systemet selv som har myndighet til å avgjøre hvordan en ansettelsesprosess skal forløpe. Behandling : Kontrollutvalget diskuterte saken grundig. Ordfører svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Følgende omforent forslag til vedtak ble fremmet: Kontrollutvalget har ikke noe å bemerke til ansettelsesprosessen vedrørende ny rådmann i Klæbu kommune. Lov om offentlige anskaffelser er fulgt. Kommuneloven foreskriver ingen bestemt arbeidsprosess/fremgangsmåte med hensyn til å fremskaffe kandidater til stillingen som administrasjonssjef. Det er det politiske systemet selv som har myndighet til å avgjøre hvordan en ansettelsesprosess skal forløpe. Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Saken legges frem uten forslag til vedtak. Kontrollutvalgets behandling og vedtak i sak 9/2010 den Protokoll Saksfremlegg ble utdelt i møtet. Følgende omforent forslag til vedtak ble fremmet: Saken utsettes til kontrollutvalgets ekstraordinære møte i mars. Side 10 av 49

60 Sak 9/10 Vedtak Saken utsettes til kontrollutvalgets ekstraordinære møte i mars. SAKSUTREDNING: Saksdokumenter: Vedlegg Ingen. Utrykte vedlegg: 1. Formannskapets sak 122/09 utnevning av arbeidsgruppe ansettelse av ny rådmann. 2. Kommunestyrets sak 3/10 Interpellasjon til kommunestyret. Saksutredning I kommunestyrets møte 4. februar ble interpellasjon fra Peter M. Høvik besvart. Interpellasjonen lyder som følger: Hvilke prioriterte mål vil ordføreren stille til ny rådmann? Etter behandling av interpellasjon vedr. ny rådmann i Klæbu kommune (i sak 3/10) valgte Kommunestyret å gi kontrollutvalget i oppdrag å gjennomgå ansettelsesprosessen vedr. ny rådmann. Kontrollutvalgets sekretariat har hentet informasjon fra Klæbu kommune sitt sak- og arkivsystem, samt fått supplerende opplysninger fra ordfører og personalsjef. Arbeidsprosessen Det ble nedsatt en arbeidsgruppe i formannskapsmøtet den 23. november 2009 i sak 122/09. Forslag til sammensetningen av arbeidsgruppen var omforent (enstemmig). Ingen protokolltilførsler er nedtegnet. Følgende personer ble valgt inn i arbeidsgruppen: Jarle Martin Gundersen, formannskapet Kai Nordseth, formannskapet Ingvar Sund, arbeidstakerorganisasjonene Lillian Krokum, personalsjef Underretning til kommunestyret, om utnevning av arbeidsgruppe for å: Komme med forslag til ny rådmann, ble gitt av ordfører i kommunestyret sitt møte den Ingen protokolltilførsler er nedtegnet. Den nedsatte arbeidsgruppen har avholdt 5 møter pr og dokumentert dette i sakog arkivsystemet til Klæbu kommune. Arbeidsgruppen har innhentet referanser fra andre kommuner, som Skaun, Meldal, Rennebu og Ørland. Side 11 av 49

61 Sak 9/10 Arbeidsgruppen har fulgt lov om offentlige anskaffelser ved at de har sendt ut forespørsel til 4 leverandører av rekruteringstjenester. Følgende leverandører ble invitert til å komme med tilbud: Bemanningshuset TotalConsult Horton International Manpower Leverandørene ble invitert til å komme med skriftlig tilbud, samtidig som de ble invitert til et møte for å presentere seg. Kommunen ønsket videre at leverandørene møtte med de aktuelle personer som skal drive prosessen. Tilbudsfrist ble satt til 8. januar 2010, og presentasjon av leverandører ble satt til 12. og 13. januar. Alle fire leverandører leverte tilbud innen fristens utløp. Alle unntatt Horton International hadde anledning til å møte til presentasjon. Etter en totalvurdering av pris, presentasjon og hvem som arbeidsgruppen mente best kunne ivareta kommunens interesser, falt valget på Manpower Professional. Alle tilbydere ble tilskrevet og meddelt resultatet. For å komme med innspill til hvilke utfordringer de ansatte ser for kommunen og rådmannen, samt hvilke forventninger de har til ny rådmann, fikk arbeidsgruppen i oppdrag fra konsulenten hos Manpower Profesional å peke ut 3 enhetsleder og 2 ansatte fra 1.linjetjensten. I tillegg kommer ledergruppen og 2 tillitsvalgte. Samtalene ble gjennomført fredag 5. februar. Den videre prosess og kjøreplan for ansettelse av ny rådmann: Søknadsfrist 5. mars Konsulentens anbefaling frist 26. mars Behandling i Formannskapet 15. april Tilsetting i Kommunestyret 22. april (ekstraordinært) Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Arbeidsgruppen har gjort tiltak for å sikre reell konkurranse om kontrakten, jf. forespørsel om tilbud fra 4 leverandører. Arbeidsgruppens arbeid er dokumentert i kommunens sak- og arkivsystem. Kontrollutvalgets sekretariat legger frem saken til videre diskusjon i kontrollutvalget. Utvalget må videresende saken til kommunestyret, slik at kommunestyret får behandlet saken på sitt førstkommende møte som er berammet til 25. mars. Side 12 av 49

62 Sak 10/10 Kontrollutvalgets årsmelding for 2009 Kommunestyret Møtedato: Saksbehandler: Eva Bekkavik Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 10/10 Kommunestyret /10 Kontrollutvalget Vedtak: Kontrollutvalget slutter seg til forslag til årsmelding for 2009 og legger saken frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding for 2009 til orientering. Behandling : Innstillingen ble enstemmig vedtatt. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Kontrollutvalget slutter seg til forslag til årsmelding for 2009 og legger saken frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding for 2009 til orientering. SAKSDOKUMENTER: 1. Årsmelding for kontrollutvalget for SAKSUTREDNING: Kontrollutvalgets sekretariat har utarbeidet forslag til årsmelding for kontrollutvalget i Klæbu kommune, der vi har oppsummert aktiviteten i kontrollutvalget i Kontrollutvalget vedtar sin endelige årsmelding på bakgrunn av utsendte administrative forslag, samt eventuelle egne innspill i møtet den Kontrollutvalget er kommunestyrets eget kontroll- og tilsynsorgan og skal forestå det løpende tilsynet med kommunen og kommunens virksomhet på vegne av kommunestyret. Utvalget rapporterer sine saker til kommunestyret løpende gjennom året, men for å oppsummere foregående års aktivitet og for å gi kommunestyret et innblikk i kontrollutvalgets virksomhet, utarbeider kontrollutvalget sin egen årsmelding som legges frem for kommunestyret til orientering. Side 13 av 49

63 Sak 10/10 Kommunestyret har til enhver tid, men kanskje særlig i tilknytning til behandlingen av årsmeldingen, anledning til å komme med synspunkter knyttet til kontrollarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets arbeid krever et nært og godt samarbeid med kommunestyret, administrasjonen, revisjonen og sekretariatet. Utvalget kan derigjennom bidra til en velfungerende forvaltning og tillit til kommunen. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler kontrollutvalget å oversende årsmeldingen til kommunestyret til orientering. Side 14 av 49

64 Sak 10/10 Vedlegg KLÆBU KOMMUNE Årsmelding for kontrollutvalget for 2009 Innledning Kontrollutvalget velges av kommunestyret og skal på vegne av kommunestyret føre det løpende tilsynet med den kommunale forvaltningen. Alle kommuner og fylkeskommuner er pliktig til å velge et kontrollutvalg og lovgiver har med de siste endringene i kommuneloven uttalt ønske om å styrke kontrollutvalgets stilling i den kommunale forvaltningen. Kontrollutvalget hadde i 2009 følgende sammensetning: Medlemmer Varamedlemmer Jomar Aftret Leder Frode Gerhardsen 1.vara for Aftret og Lervold Ivar Skei Nestleder Bård Kalvik 2.vara for Aftret og Lervold Bjørn Lervold Medlem Leif M. Olsen 3. vara for Aftret og Lervold Ingeborg Grendstad Medlem Claus Nielsen 1.vara for Skei og Grendstad Ove Lysklett Medlem Britt Hukkelås 2.vara for Skei og Grendstad Jørgen Krokstad 3.vara for Skei og Grendstad Peder Tulluan 1.vara for Lysklett Einar Skei 2.vara for Lysklett Kontrollutvalget består av fem medlemmer. Kommunestyret kan foreta nyvalg av kontrollutvalgets medlemmer, men da må hele utvalget velges på nytt. I henhold til kommuneloven skal minst et av medlemmene fra og med inneværende valgperiode være medlem av kommunestyret, dette kravet er oppfylt. Alle medlemmer i kontrollutvalget er invitert til bl.a. samlinger i regi av KonSek Midt- Norge IKS, NKRF og Forum for kontroll og tilsyn, for kompetanseutvikling og erfaringsutveksling. Leder og nestleder har deltatt på Forum for Kontroll og Tilsyn sin fagkonferanse i I oktober arrangerte KonSek Midt-Norge IKS Samling for kontrollutvalgene, 2 av kontrollutvalgets medlemmer/varamedlemmer deltok på samlingen. Side 15 av 49

65 Sak 10/10 Likestilling Etter kommune- og fylkestingsvalget for perioden så består kontrollutvalget av 1 kvinne og 4 menn. Utvalget mener at kravene i kommuneloven til jevn fordeling mellom kjønnene, ikke er ivaretatt. Utvidede oppgaver for kontrollutvalget. Lovendringer medførte at kontrollutvalgets rolle er styrket i den kommunale forvaltningen, gjennom et tydeligere ansvar for tilsynsfunksjonen i kommunen. Kommunestyrets overordnede ansvar for tilsyn og kontroll er også mer fremhevet. Lovendringen har gitt nye roller for både kontrollutvalg, sekretariat og revisjon var det fjerde hele driftsår etter at Klæbu kommune vedtok å slutte seg til et interkommunalt samarbeid for kommunal revisjon og sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalg sammen med Sør- Trøndelag fylkeskommune og 13 andre kommuner i fylket. Formål og målsettinger med kontrollutvalgets virksomhet Kontrollutvalgets oppgaver er i utgangspunktet gitt i kommunelovens 77, og i forskrift om kontrollutvalg av , men kommunestyret kan konkret be utvalget utføre særskilte tilsynsoppgaver på sine vegne. Kontrollutvalgets hovedoppgave er å føre tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret og påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Kontrollutvalget skal ifølge kommuneloven sørge for at følgende oppgaver blir utført: 1. Regnskapsrevisjon, som innebærer å bestille regnskapsrevisjon fra revisor, påse at kommunens årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, avgi uttalelse om årsregnskapet og påse at revisors påpekninger til årsregnskapet blir fulgt opp. 2. Forvaltningsrevisjon, der kontrollutvalget utreder behovet for, planlegger og bestiller forvaltningsrevisjonsarbeid, og rapporterer resultatene fra forvaltningsrevisjonsprosjekter til kommunestyret. 3. Gransking eller undersøkelser, enten på eget initiativ eller etter vedtak i kommunestyret. 4. Selskapskontroll, som innebærer å føre kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper. 5. Valg av revisjonsordning, der kontrollutvalget avgir innstilling om valg av revisjonsordning til kommunestyret og eventuelt innstiller på valg av revisor. 6. Budsjett, som innebærer å utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Saksbehandlingen i kontrollutvalget Kontrollutvalget i Klæbu har i 2009 avholdt 6 møter og behandlet 41 saker. Side 16 av 49

66 Sak 10/10 Regnskapsrevisjon: Som det fremgår foran under oppgaver for kontrollutvalget, oversendes hvert år en uttalelse til kommunestyret om kommunens årsregnskap. Kontrollutvalget anbefalte kommunestyret å godkjenne regnskapet for 2008 med en tilføyning om at det var beklagelig at kommunen ikke var i stand til å sette av midler til disposisjonsfond som vedtatt i opprinnelig budsjett. Det gledelige derimot, var at kommunen endelig hadde fått til kontrolloppstillingen over registrerte og innberettede beløp vedrørende lønn. Forvaltningsrevisjon: Kontrollutvalget har i 2009 behandlet en forvaltningsrevisjonsrapport med fokus på økonomisk styring og rapportering i Klæbu kommune. Rapportene er lagt frem for kommunestyret. I sitt vedtak ba kommunestyret rådmannen om å gi kontrollutvalget en skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene fra revisor er fulgt opp innen utgangen av august Kontrollutvalget mottok en tilbakemelding fra rådmannen innen fristen, men kommunen er ikke kommet helt i mål med å gjennomføre revisjonens anbefalinger enda. Derfor har kontrollutvalget bedt rådmannen om en ny tilbakemelding når alle anbefalingene i rapporten er gjennomført, eller senest innen utgangen av mars Kontrollutvalget har i tillegg bestilt et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på Styringssystemer for kvalitet og miljø i Klæbu kommune, dette prosjektet ble ferdigstilt i januar Rapporten legges frem for behandling i kontrollutvalget på møtet i februar Selskapskontroll: Selskapskontroll er en ny oppgave for kontrollutvalget, der utvalget på vegne av Klæbu kommune kan gå inn og gjøre undersøkelser i selskaper som Klæbu kommune alene eller sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner eier. Formålet er å følge opp at selskapene driver i tråd med kommunens vedtak og intensjoner med selskapets virksomhet. Kontrollutvalget gjennomførte i 2007 en begrenset eierskapskontroll, som inngår i begrepet selskapskontroll, i 2 selskaper. Rapporter fra gjennomgangen ble behandlet av kommunestyret i september 2007 i sak 26/07. Rådmann og formannskap skal på bakgrunn av vedtaket utarbeide rutiner for eierstrategi og deretter fremlegge dette for kommunestyret første halvår Kontrollutvalget har flere ganger hatt kontakt med rådmannen for å få status i arbeidet med en utarbeidelse av en eierstrategi, senest på et kontaktmøte mellom rådmann, ordfører, kontrollutvalgets leder og sekretariat i februar Eierskapsmeldingen skal være klar til politisk behandling innen sommeren Dersom det ikke oppstår spesielle forhold finner kontrollutvalget det ikke naturlig, uten at kommunestyret ber om det, å igangsette ytterligere selskapskontroll før kommunestyret har tatt stilling til på hvilken måte de ønsker å følge opp utenforliggende selskap (eierskapsmeldingen). Side 17 av 49

67 Sak 10/10 Kontrollutvalget har imidlertid bedt om å få rutinemessig tilsendt innkalling og protokoll fra styremøter og generalforsamlings-/representantskapsmøter i Klæbu Industrier AS (jf. kommunelovens 80) Andre forhold: For å motvirke konsekvensene av den internasjonale finansuroen ble det i januar 2009 vedtatt endringer i statsbudsjettet for 2009 omtalt som Regjeringens tiltakspakke. Klæbu kommune fikk ca 5,86 mill kroner, fordelt på vedlikeholdsmidler, frie inntekter og skattekompensasjon. Klæbu kommunestyre vedtok å bruke tiltakspakken på enøk-tiltak på skolene og takarbeider på Klæbu sykehjem. Kontrollutvalget har fulgt opp bruken av tiltaksmidlene gjennom orienteringer fra rådmannen. I 2008 så ble det foretatt en forvaltningsrevisjon på offentlige anskaffelser i Klæbu kommune. Kontrollutvalget anså tilbakemeldingen fra rådmannen, vedr. anbefalingene som revisor ga i rapporten, som tilfredsstillende. Under prosessen knyttet til kjøp av takarbeider ved Klæbu sykehjem i 2009, foretok kontrollutvalget en enkel undersøkelse om regelverk og rutiner for offentlige anskaffelser ble fulgt. Kontrollutvalget ba, etter utført undersøkelse, rådmannen om å holde sterkere fokus på oppfølging av regelverk og egne rutiner for offentlige anskaffelser, dokumentasjon og arkivering av relevante dokumenter i anskaffelsesprosessen, samt opplæring og intern kvalitetssikring av innkjøpsarbeidet i kommunen. Og at dette måtte gjenspeiles i det daglige arbeid. Synlighet Utvalget har et ønske om å ha oppdatert informasjon om kommunens virksomhet, og samtidig gjøre egen funksjon mer kjent. Kontrollutvalget legger stor vekt på å være synlig og ha god kontakt med kommunens ledelse. Ordfører og/eller rådmann har deltatt på de fleste av utvalgets møter, noe kontrollutvalget oppfatter som en styrke i sitt arbeid. Samarbeid Kontrollutvalgets leder og oppdragsansvarlig sekretær har hatt et kontaktmøte med politisk ledelse og administrasjon i 2009, for 2010 så er det ønskelig å prøve å få til slike kontaktmøter i forkant av de fleste av kontrollutvalgets møter. Dette for å synliggjøre egen virksomhet, samt å få viktig informasjon fra politisk og administrativ ledelse. Kontakten oppleves som positiv og en styrking av kontrollutvalgets arbeid. Kontrollutvalgets økonomi Regnskapet for kontrollutvalget, kjøp av sekretariats- og revisjonstjenester føres under ansvar 140 Politiske organer og under tjeneste 1100 Kontroll og Revisjon. Kontrollutvalget Prosjekt Tekst Regnskap 2009 Budsjett Godtgjørelser og sosiale utgifter , , Driftsutgifter, kurs og reiser , ,00 SUM DRIFTSUTGIFTER , ,00 Side 18 av 49

68 Sak 10/10 Kjøp av revisjons- og sekretariatstjenester Prosjekt Tekst Regnskap 2009 Budsjett Kjøp fra IKS , ,00 NETTO DRIFTSRESULTAT , ,00 Det ble vedtatt et budsjett på kr ,- til revisjon og kr ,- til sekretariatstjenester for Regnskapet viser at kostnader til kjøp av sekretariats- og revisjonstjenester er i tråd med budsjettet. Kostnadene til kontrollutvalgets egen virksomhet, (godtgjørelse, tapt arbeidsfortjeneste, kurs, mv) er mindre enn budsjetter, slik at det totalt blir et mindreforbruk på området kontroll og revisjon. Avslutning I tillegg til en oppsummering av årets virksomhet anser kontrollutvalget årsmeldingen som et dokument for å informere om utvalget og dets virksomhet. Kontrollutvalgets arbeid krever et nært og godt samarbeid med kommunestyret og administrasjonen i Klæbu kommune. Utvalget takker for samarbeidet som har vært i året som har gått og ser frem til et nært og godt samarbeid i året som kommer. På denne måten kan kontrollutvalget på sin måte bidra til en velfungerende forvaltning og størst mulig tillit til kommunen, til beste for kommunen og den enkelte innbygger i Klæbu kommune. Klæbu Jomar Aftret Kontrollutvalgets leder Side 19 av 49

69 Sak 11/10 Gjennomgang av Næringsfondet i Klæbu kommune Kommunestyret Møtedato: Saksbehandler: Eva Bekkavik Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 11/10 Kommunestyret /09 Kontrollutvalget /09 Utvalg for næring, miljø og samferdsel Vedtak: Kontrollutvalget legger saken frem for kommunestyret, for en eventuell videre behandling. Behandling: Etter en gjennomgang av bruken av næringsfondet for årene 2007 til og med 2009, så er det et beløp på kr ,- som det ikke er et formelt vedtak på i Kr ,- er belastet næringsfondet og inntektsført på enhet for næring og utbygging for å dekke opp innsparingen som ble vedtatt i kommunestyrets sak 5/08. Kontrollutvalget vil presisere at bruk av næringsfondet kun kan gjøres når det finnes et formelt vedtak. Næringsfondets vedtekter 2 sier at det ikke er anledning til å bruke av fondets midler til løpende drift. Kontrollutvalget ber sekretariatet sende et brev med samlet saksfremstilling til Utvalg for næring, miljø og samferdsel med underretning om kontrollutvalgets behandling og vedtak i saken. Følgende omforent forslag til vedtak ble fremmet: Kontrollutvalget legger saken frem for kommunestyret, for en eventuell videre behandling. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Saken legges frem uten forslag til vedtak. SAKSDOKUMENTER: 1. Utbetalinger fra Næringsfondet 2007 til Formannskapets sak 76/04 Klæbu Næringshage Søknad om støtte og medvirkning og invitasjon til aksjetegning. 3. Samarbeidsavtale mellom Klæbu Næringshage og Klæbu kommune, datert Side 20 av 49

70 Sak 11/10 Utrykte vedlegg 1. Utvalg for næring, miljø og samferdsel sak 47/09 2. Melding om politisk vedtak - Bruk av næringsfondet ny behandling. 3. Brev til utvalgsleder næring, miljø og samferdsel, orientering til kontrollutvalget. 4. Vedtekter for kommunale kraftfond (næringsfond), vedtatt i kommunestyret i sak 12/96 SAKSUTREDNING: Kontrollutvalget behandlet i sitt møte den 3. desember 2009, i sak 37/2009 Næringsfondet i Klæbu kommune - Orientering fra leder i Utvalg for næring, miljø og samferdsel, en forespørsel fra utvalg for næring, miljø og samferdsel vedrørende bruk av nærings- /kraftfondet siden næringshagens opprettelse til og med dags dato. Kontrollutvalget fattet enstemmig følgende vedtak: Kontrollutvalget ber sekretariatet om å innhente opplysninger om utbetalinger fra Kraftfondet (Næringsfondet) de siste 3 årene, slik at man ser hvilke beløp som er utbetalt og til hvem. I tillegg ønskes de eventuelle vedtakene som er gjort for disse utbetalingene. Kontrollutvalget ønsker også vedtaket som ble gjort da Næringshagen ble opprettet og eventuelt samarbeidsavtalen mellom kommunen og Næringshagen. Kontrollutvalgets sekretariat har innhentet informasjon fra kommunens sak- og arkivsystem, samt fått dokumentasjon fra regnskapsleder Oddvar Berg og enhetsleder Knut Brauteset, nærings- og utbyggingstjenesten. Klæbu Næringhage AS Utvalg for kultur, næring og miljø vedtok på sitt møte i sak 83/03 at Klæbu kommune ville medvirke til forprosjekt Næringshage i Klæbu. Det ble innvilget et tilskudd på inntil kr ,- og at Næringshagen fikk leie deler av Skarpsnoveien 5 på Hallset på rimelige vilkår i en oppstartsfase. Formannskapet vedtok på sitt møte i sak 76/04 at Klæbu kommune aktivt ville bidra til at etableringen av Næringshagen ble et faktum. Klæbu kommune bidro med rundt 30 % av aksjekapitalen i Næringshagen. Og Klæbu kommune tilrettela også for næringshagen med bl.a. å overdra det tidligere administrasjonsbygget på Hallsetheimen, vederlagsfritt til selskapet. Utover dette, og som en viktig forutsetning for driften av næringshagen, ble det etablert en egen oppdragsavtale mellom selskapet og kommunen. Denne avtalen løper fram til (avtale følger vedlagt). Næringsfondet i Klæbu kommune Kommunens næringsfond skal, jf. vedtekter vedtatt i 1996, ha en fondskapital på kr ,-, fondskapitalen kan kun brukes til lån, herunder ansvarlig lån, og/eller avsettes til garantifond.. Den årlige avkastningen (årlige konsesjonsavgifter kr ,- + renter på fondets bankinnskudd) tilsvarer et beløp mellom kr og kr ,- og kan brukes til tilskudd og betingede lån. Side 21 av 49

71 Sak 11/10 KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Kontrollutvalgets sekretariat legger frem saken for videre drøftinger i kontrollutvalget. Side 22 av 49

72 Sak 11/10 Vedlegg 1 Konto Næringsfond 2007 Fondet ble belastet med kr ,98, hvorav kr ,- er kjøp av tjenester fra Klæbu Næringshage (jf. avtale pr. 1. januar 2007). De resterende ,98 består av 20 enkeltstående tilskudd, det høyeste beløpet er kr ,- som er en overføring til Trøndelag senter for samtidskunst jf. FS-sak 91/06. Saldoen på næringsfondet var ved årets slutt kr , Fondet ble belastet med kr hvorav kr ,- er kjøp av tjenester fra Klæbu Næringshage (jf. avtale pr. 1. januar 2007). De resterende består av 9 enkeltstående tilskudd, de høyeste beløpene er kr ,- som er en overføring til Sør-Trøndelag fylkeskommune jf. FS-sak 137/06 og et tilskudd til sommerjobb på kr jf. NMS-sak 21/08, samt en regnskapsmessig regulering på kr med teksten innsparing De andre tilskuddene ligger på beløp under kr ,- Saldoen på næringsfondet var ved årets slutt kr , Fondet ble belastet med kr hvorav kr ,- er kjøp av tjenester fra Klæbu Næringshage (jf. avtale pr. 1. januar 2009). De resterende består av 4 enkeltstående tilskudd, det høyeste beløpet er kr ,-, som er en overføring til Allskog jf. FS-sak 45/07. Saldoen på næringsfondet var ved årets slutt kr ,19. Side 23 av 49

73 Sak 11/10 Vedlegg 2 KLÆBU NÆRINGSHAGE - SØKNAD OM STØTTE OG MEDVIRKNING OG INVITASJON TIL AKSJETEGNING Formannskapet Møtedato: Saksbehandler: Knut Brauteset Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 0076/04 Formannskapet Formannskapets vedtak: Klæbu kommune ser svært positivt på etablering av Klæbu Næringshage AS, og vil aktivt bidra til at etableringen lykkes. Det forutsettes opprettet et interimstyre, hvor rådmannen oppnevner kommunens representant. Klæbu kommune stiller inntil kr ,- til interimstyrets disposisjon. Klæbu kommune ønsker å gå inn i Klæbu Næringshage AS som aksjonær, og bevilger Kr ,- til kjøp av aksjer. Klæbu kommune ser positivt på fortsatt utleie av lokaler, hvor dagens leieavtale prologneres inntil Klæbu Næringshage AS er etablert. Videre bevilges kr ,- som driftstilskudd til Klæbu Næringshage AS for Alle bevilgninger dekkes over næringsfondet. Formannskapet behandling : I møtet ble enstemmig enighet om følgende omforent vedtak: Klæbu kommune ser svært positivt på etablering av Klæbu Næringshage AS, og vil aktivt bidra til at etableringen lykkes. Det forutsettes opprettet et interimstyre, hvor Rådmannen oppnevner kommunens representant. Klæbu kommune stiller inntil kr ,- til interimstyrets disposisjon. Klæbu kommune ønsker å gå inn i Klæbu Næringshage AS som aksjonær, og bevilger Kr ,- til kjøp av aksjer. Side 24 av 49

74 Sak 11/10 Klæbu kommune ser positivt på fortsatt utleie av lokaler. Dagens leieavtale prologneres inntil Klæbu Næringshage AS er etablert. Videre bevilges kr ,- som driftstilskudd til Klæbu Næringshage AS for Alle bevilgninger dekkes over næringsfondet. Rådmannens innstilling: 1. Det vises til søknad datert 7.juli om medvirkning til etablering av Klæbu Næringshage AS, vedlagt forretningsplan for etablering og drift. 2. Klæbu kommune forutsetter at det snarest konstitueres et interimstyre for Klæbu Næringshage AS som arbeider videre med å legge grunnlaget for etableringen av selskapet. For Klæbu kommune utnevnes følgende til å representant til interimstyret: 3. Rådmann får fullmakt til å prolongere gjeldende avtale om leie av lokaler i Skarpsnov.5. Fra 2005 legges til grunn en leie på min.kr.290/m2 av de lokaler som disponeres, jf.pkt.4 i avtale datert Det forutsettes at Klæbu Næringsforening sammen med Klæbu kommune administrativt håndterer henvendelser til næringshagen, inngår framleieavtaler osv, inntil interimstyret har avklart finansiering og fått etablert selskapet, konstituert styre og engasjert prosjektleder. 5. Det forutsettes videre at invitasjon til å tegne aksjer /andeler i selskapet går ut snarest. En interesse for å tegne andeler i selskapet vil ha betydning for viljen til å gå inn med støtte til virksomheten. Klæbu kommune er bedt om signaler på tegning av aksjer i selskapet. Klæbu kommune ser det som mulig å gå inn med aksjekapital inntil kr og at driftstilskudd begrenses tilsvarende. Klæbu kommune betrakter dette som et bidrag til oppstart, og har ikke til hensikt å bli sittende med en stor eierandel over tid. 6. Når tilsagn og aksjekapital er innmeldt, skal interimstyret framlegge en justert forretningsplan som skal framlegges Klæbu kommune til vurdering. 7. Utover innskutt aksjekapital, innvilger Klæbu kommune et tilsagn om driftstilskudd til styret for Klæbu Næringshage AS for drift av næringshagen i 2005 inntil kr For denne sum skal Klæbu Næringshage AS forestå en del definerte tjenester knyttet til etablererveiledning herunder tjenester for Klæbu kommune, dette skal defineres i en oppdragsavtale som også skal forelegges og godkjenne av Formannskapet. 8. Det forutsettes at fylkeskommunen går inn med et driftstilskudd minimum tilsvarende kommunens. Beløpet dekkes over post i SAKSUTREDNING Vedlegg: 1. Protokoll fra møtet i SUN-utvalget og Næringsutvalget 8.sept Saksframlegg og vedlegg til NU-sak 8/04. Bakgrunn: Side 25 av 49

75 Sak 11/10 Søknad gjelder medvirkning til etablering av Klæbu Næringshage AS - synergi-senter for nyskaping, kompetanse, vekst og næringsutvikling i Klæbu kommune m/omegn som planlegges etablert i samsvar med SIVA s konsept for regionale Næringshager i Norge. Vurdering Det vises til saksframlegg og innstilling fra Næringsutvalget i NU-sak 8/04 (vedl.1). Rådmannen slutter seg til Næringsutvalgets innstilling med følgende kommentarer: Oppdragsavtale med Klæbu næringshage AS. Det framgår at det bør utarbeides en Oppdragsavtale mellom Klæbu kommune og Klæbu næringshage AS, (jf.pkt.7 i forslag til vedtak). En oppdragsavtale må definere de oppgaver som skal utføres for Klæbu kommune fra næringshage-selskapet. En konkretisering av oppgaver kan bidra til en klarere rollefordeling med det offentlige, kommunale og regionale apparat. Videre kan en slik avtale bidra til å styrke grunnlaget for virksomheten i næringshagen. Det ligger i prosjektet at det offentlige (gjennom driftstilskudd, eventuelt utmålt pr.stykkpris) kjøper en del tjenester innen næringsutvikling som næringshagen har bedre forutsetninger for å utføre. Dette kan være fellestjenester for virksomheter, lokal veiledning/bedriftsrådgiving, kontorhotell/fjernkontor, fadderordning, kontraktsinngåelser, næringsfaglige vurderinger, søknadskontor, faglig og sosialt miljø osv. De tjenester som det offentlige vil kjøpe av næringshagen, og som vil mangle tilstrekkelig kommersiell inntjening, bør være godt konkretisert i forretningsplan før prosjektet settes i gang. Utover kommunens egen interesse i å kjøpe tjenester fra næringshagen, må man også legge vekt på andres vurdering av søknaden. Man kan neppe basere all drift på tilskudd eller kjøp fra Klæbu kommune. Derfor er det viktig at også øvrige parter beskriver hva de ønsker å kjøpe av næringshagen nå man går inn med tilskudd/ aksjekapital, og i et langsiktig perspektiv. Det vil også være ønskelig at regionalt nivå uttaler seg om regional bruk av denne næringshagen. P.t. foreligger ikke svar vedr. fylkeskommunens behandling av søknaden. Eierskap i driftsselskapet Eierskap i eiendom. Som vilkår i et tilsagn om støtte fra Klæbu kommune er det som nevnt naturlig å legge til grunn en konkretisering av selskapets arbeidsoppgaver og tilbud. Det bør også være et vilkår med en sterk ekstern finansiering (øvrige tilskudd og aksjekapital). Vår innstilling om støtte i en oppstartsfase innebærer at kommunen både deltar med en aksjepost i driftsselskapet og samtidig sitter med eiendommen som leies ut. På sikt bør man vurdere om eiendommen bør overføres til Eintrøa Næringsbygg AS eller annet eiendomsselskap. Man må også drøfte hvor lenge kommunen bør sitte med en aksjepost i driftsselskapet før man ev. selger seg ut. En overdragelse av eiendom rimelig til et eiendomsselskap som står ansvarlig for drift og utbygging etter intensjonene for Klæbu næringshage, kan vurderes som en form for støtte til etableringen. Næringsutvalget var av den formening at dette spørsmål først bør vurderes etter at driften er etablert. Formannskapet kan imidlertid vurdere om man ønsker en nærmere utredning av dette spørsmålet om eierskap ev.overdragelse av eiendom. Side 26 av 49

76 Sak 11/10 Når det gjelder utleieavtalen med næringshagen under forprosjekt-fasen, er denne utløpt pr , og ikke formelt prolongert fra kommunens side. Ansvaret for de eksisterende framleieavtaler, og ev. nye leieavtaler vil således være å betrakte som overført til Klæbu kommune fra på likelydende avtalevilkår, og inntil det foreligger utleiekontrakt med Klæbu Næringshage AS. Organisering / styre for Klæbu Næringshage AS Forprosjektet er å anse som avsluttet når grunnlaget for etablering av selskapet er lagt. Arbeidet er således ikke ennå helt ferdig, men vi anser som fornuftig at det snarest nedsettes et styre (interimstyre) for Klæbu næringshage AS under etablering, som overtar oppgavene fram til etableringsdato. Det anses som realistisk at etablering av selskapet kan skje før/rundt Det bør snarest gå ut invitasjon til tegning av andeler (aksjer) i selskapet. Kommunens behandling av denne søknaden har stor betydning for etableringen av selskapet. Det er på dette tidspunkt ikke gitt formelt svar fra S-T fylkeskommune, men signaler så langt tyder på en positiv behandling. SIVA vil kunne gå inn med gratis rådgiving, samt aksjekapital i selskapet, men har heller ikke formelt gitt svar på søknaden. Kommunens beslutning vil nok ellers bli lagt til grunn i andres vurderinger. Side 27 av 49

77 Sak 11/10 Vedlegg 3 Side 28 av 49

78 Side 29 av 49 Sak 11/10

79 Side 30 av 49 Sak 11/10

80 Sak 12/10 FORVALTNINGSREVISJON - STYRINGSSYSTEMER I KLÆBU KOMMUNE Kommunestyret Møtedato: Saksbehandler: Eva Bekkavik Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 12/10 Kommunestyret /10 Kontrollutvalget /09 Kontrollutvalget Vedtak: Kontrollutvalget tar rapporten til etterretning og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Styringssystemer til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av oktober Behandling: Oppdragsansvarlig revisor Ann-Katharine Gardner ga en god og informativ orientering om prosjektet og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Følgende omforent forslag til endring i punkt 3 ble fremmet:. innen utgangen av oktober Innstillingen med endring av punkt 3 ble enstemmig vedtatt. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Kontrollutvalget tar rapporten til etterretning og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Styringssystemer til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av august VEDLEGG 1. Forvaltningsrevisjonsrapport Styringssystemer. Side 31 av 49

81 Sak 12/10 SAKSUTREDNING: Plan for forvaltningsrevisjon for 2009 ble behandlet i kommunestyremøte i sak 22/09. Ved behandlingen av saken ble det fremmet to nye fokusområder til plan for forvaltningsrevisjon for Kommunestyret vedtok et omforent forslag om endring av kontrollutvalgets foreslåtte fokusområder i planen. Blant fokusområdene i planen ble prosjektet "Styringssystemer for kvalitet og miljø" prioritert høyest. Kontrollutvalgets bestilling For å få god nok kunnskap om bakgrunnen for prosjektforslaget, og for å presisere hva man ønsket å belyse, så inviterte kontrollutvalget kommunestyrerepresentanten som hadde foreslått prosjektet til kontrollutvalgets møte den Med bakgrunn i plan for forvaltningsrevisjon for 2009, og orienteringen kommunestyrerepresentanten ga i kontrollutvalgets møte, vedtok utvalget i sak 22/2009, å bestille en forvaltningsrevisjon med fokus på styringssystemer for kvalitet og miljø i Klæbu kommune. Med bakgrunn i kontrollutvalgets bestilling har Revisjon Midt-Norge IKS formulert følgende problemstilling for prosjektet: Hovedproblemstilling: Har Klæbu kommune et betryggende system for intern kontroll og risikostyring? Delproblemstillinger: 1. Er det samsvar mellom det interne miljøet og kommunens holdninger til risiko? 2. Har Klæbu kommune fastsatt mål for virksomheten? 3. Har kommunen et system for å vurdere og håndtere forhold som kan hindre måloppnåelse? 4. Er informasjon fra kommunen tilstrekkelig, tilgjengelig og kvalitetssikret? 5. Hvordan sikrer Klæbu kommune at de interne kontrollsystemene blir gjennomgått og vurdert? Revisjonens konklusjon Hovedkonklusjon: Klæbu kommune har mange elementer som kan og bør inngå i et helhetlig styringssystem. Etter revisors oppfatning mangler imidlertid kommunen en helhetlig systembeskrivelse, og en systematisk tilnæring til forhold som risikovurderinger og evaluering av kontrollenes effektivitet. Generelt oppfattes det som en svakhet at mange viktige elementer i styringssystemet er lite formalisert. Det synes også å være for svak sammenheng mellom enkeltelementene i kommunens styringssystem. Side 32 av 49

82 Sak 12/10 Konklusjon delproblemstilling 1: Er det samsvar mellom det interne miljøet og kommunens holdninger til risiko? Det som betegnes "internt miljø" er utgangspunktet for de ansattes holdning til risiko, og speiler virksomhetens holdning til risiko. Etiske verdier, de ansattes kompetanse, organisasjonsform og ansvarsfordeling er sentrale elementer i det interne miljøet. Ledelsen sørget for at etikk har blitt satt på dagsorden i Klæbu kommune gjennom et program som samtlige ansatte har deltatt i. Som en del av programmet har den enkelte ansatte hatt mulighet til å knytte problemstillinger om etikk direkte mot sine daglige arbeidsoppgaver. Dette er viktig for å skape et engasjement blant de ansatte, og for å sikre at de ansatte ser nytten i slike diskusjoner. De fleste enhetslederne kjenner de etiske retningslinjene, men mange oppfatter dem ikke som relevante for egen enhet. De brukes derfor ikke aktivt. Kommunen har en kompetansehevingsplan, som rulleres ved bred involvering av ansatte. Realismen i planen er likevel avhengig av at det finnes budsjettmidler til å gjennomføre kompetansehevingstiltakene. Dette kan redusere betydningen av planen. Planen viser likevel prioriteringen mellom de kompetansehevende tiltak som lar seg gjennomføre. Manglende midler til å iverksette kompetansehevende tiltak kan på sikt føre til at kommunen ikke får bygget opp nødvendig kompetanse. Enhetslederne og rådmannsnivået mener stort sett at det er samsvar mellom organisasjonsstruktur og delegert myndighet. Det synes likevel som om det er uklarheter omkring kommunalsjefenes og rådgivernes roller. Det er viktig at rådmannen er tydelig på rådgivernes rolle og kommuniserer dette overfor enhetslederne. Konklusjon delproblemstilling 2: Har Klæbu kommune fastsatt mål for virksomheten? Administrasjonen har fokus på de politisk fastsatte målsettingene, og har utarbeidet en oversikt over tiltak som målsettingene medfører. Tiltakslista bidrar til å øke sikkerheten for måloppnåelse og til å plassere ansvaret for oppfølgingen av tiltakene. Noen enhetsledere har i tillegg utarbeidet målsettinger for å ivareta lovkrav som er spesifikke for deres virksomhet. Hver enhetsleder har en resultatavtale med rådmannen. Det stilles i liten grad krav om tilbakerapportering fra enhetsleder til rådmann. Konklusjon delproblemstilling 3: Har kommunen et system for å vurdere og håndtere forhold som kan hindre måloppnåelse? Undersøkelsen viser at det gjennomføres risikovurderinger og tiltak på flere sentrale områder i Klæbu kommune. Den systematiske tilnærmingen til dette arbeidet, med risikovurdering, sannsynlighetsvurdering og iverksettelse av konkrete tiltak knyttet direkte til risikovurderingene slik COSO-rammeverket legger opp til, mangler imidlertid på de fleste områder. Konklusjon delproblemstilling 4: Er informasjon fra kommunen tilstrekkelig, tilgjengelig og kvalitetssikret? Deler av den interne informasjonsflyten i kommunen har hatt et uformelt preg. Ulempen med dette er at informasjonen ikke tilflyter alle som kan ha behov for den. Det uformelle preget understrekes på enhetsledermøtene, fordi det ikke er fastsatt agenda for møtet og fordi det Side 33 av 49

83 Sak 12/10 heller ikke føres referat. Oppfølging av saker vanskeliggjøres når ikke oppfølgingsansvaret er skriftliggjort. Det er ikke lagt opp til noen aktiv rapportering fra enhetsleder til rådmann på andre forhold enn økonomi. Den utadrettede informasjonen skjer gjennom hjemmesiden og Klæbustikka. Samlet sett har kommunen gode muligheter for å gi informasjon om virksomheten til både brukere og innbyggere. Konklusjon delproblemstilling 5: Hvordan sikrer Klæbu kommune at de interne kontrollsystemene blir gjennomgått og vurdert? Rådmannen har stilt krav til enhetslederne gjennom leder- og resultatavtaler. Oppfølging og evaluering av måloppnåelsen har i liten grad vært tema. Rådmannens evaluering av måloppnåelsen har derfor måttet skje via årsrapportene fra den enkelte enhet. På økonomiområdet har det imidlertid vært stort fokus på tilbakerapportering og tett oppfølging av budsjettstatus. Revisors oppfatning er at rådmannen ikke har vektlagt tilbakerapportering fra enhetslederne. Revisor mener resultatmål og andre mål i lederavtalene bør følges opp tettere. Samlet sett er revisor av den oppfatning at det ikke gjøres noen systematisk evaluering av de kontrolltiltak som er iverksatt for å sikre måloppnåelsen i Klæbu kommune. Revisors anbefalinger: Revisors anbefalinger betinger at kommunen ønsker et helhetlig styringssystem. Selv om kommunens økonomi ikke tillater en videreføring av programmet om etikk og lojalitet, anbefaler revisor at denne type problemstillinger fortsatt settes på dagsorden og vies oppmerksomhet. Generelt anbefaler revisor å systematisere de elementer kommunen har i sitt styringssystem, slik at de framstår helhetlig. Dette kan for eksempel gjøres som en beskrivelse av styringssystemet, der enkeltelementene i styringssystemet flettes inn. Her bør også roller og ansvar synliggjøres. Dette anses å være i samsvar med anbefaling i rapporten Internkontroll i kommuner. Revisor vil også anbefale en større grad av formalisering av risikovurderinger og kontrolltiltak. Økt fokus på risikovurderinger som en del av styring er en av anbefalingene i rapporten 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane. Revisor anbefaler at det skrives referat fra enhetsledermøtene, slik at informasjonen er tilgjengelig for ettertiden. Dette er viktig for informasjonsflyten og plassering av oppfølgingsansvar. En mer systematisk evaluering av iverksatte kontrolltiltak bør også innarbeides i et helhetlig styringssystem. Side 34 av 49

84 Sak 12/10 Revisor vil også anbefale at kvalitetssikringssystemet Qm+ innarbeides i det helhetlige styringssystemet, og at det fokuseres på opplæring i bruk av systemet og krav om rapportering av avvik. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Kontrollutvalgets sekretariat anser forvaltningsrevisjonsrapporten Styringssystemer" for å gi nyttig informasjon og den signaliserer punkter kommunen må ha fokus på i det videre arbeidet med å få på plass et helhetlig styringssystem. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å ta rapporten til etterretning og legge den frem for kommunestyret med forslag om at revisjonens anbefalinger følges opp av rådmannen. Side 35 av 49

85 Sak 13/10 Klæbu sykehjem - kontraktstildeling for drift av sykehjemsdelen 1 Kommunestyret Møtedato: Saksbehandler: Johnny Nilssen Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 13/10 Kommunestyret /10 Formannskapet Formannskapets forslag til vedtak: Legges frem i møtet. Rådmannens innstilling Kommunestyret vedtar å tildele Adecco Helse AS kontrakt for drift av sykehjemsdelen ved Klæbu sykehjem i tre år fra , med opsjon for oppdragsgiver til å forlenge avtalen med ytterligere to år. SAKSUTREDNING Saksopplysninger Politisk og administrativ behandling Ved behandlingen av økonomiplanen for perioden gjorde kommunestyret følgende vedtak: Konkurranseutsetting av driften ved sykehjemmet, hjemmetjenesten og hjemmesykepleien skal utredes i løpet av 2009, i prioritert rekkefølge: 1. Sykehjemmet 2. Hjemmesykepleien 3. Hjemmetjenesten Kommunestyret har siden vedtatt å utsette saken om utredning av konkurranseutsetting av hjemmesykepleien og hjemmetjenesten. I en sak som kun dreier seg om faktisk kontraktstildeling til konkurrerende tilbydere, anses det ikke relevant å repetere arbeidsmåter, prosess og saksgang fram til kommunestyrets vedtak : Kommunestyret vedtar å konkurranseutsette Klæbu sykehjem, og legge konkurranseunderlaget på Doffin 13. november Vedtaket ble gjort med 13 mot 10 stemmer. 1 Det skilles her mellom selve sykehjemsdriften og andre tjenester som befinner seg ved Klæbu sykehjem, men som ikke er konkurranseutsatt: Hjemmesykepleien, institusjonskjøkken, renhold, ergo- og fysioterapitjenester, drift av kommunalt hjelpemiddellager. Side 36 av 49

86 Sak 13/10 Så langt rådmannen kjenner til har det ikke vært stilt spørsmål ved måten det har vært arbeidet på, eller ved prosessen som har vært ført, etter denne datoen. Tilbuds-/ forhandlingsfasen Konkurransegrunnlaget og andre relevante og nødvendige dokumenter ble lagt ut på databasen for offentlig innkjøp (Doffin) Tilbudskonferanse med påfølgende befaring ved Klæbu sykehjem (Vikingveien 10 og 18) ble avholdt potensielle tilbydere var med på konferansen og befaringen. Ved fristens utløp kl forelå det tilbud fra 4 mulige leverandører, Adecco Helse AS, Carema Omsorg AS, Klæbu sykehjem og Norlandia Care AS. Anbudsåpning ble foretatt samme dag. Samtlige tilbud ble godkjent mht. frist, utforming og dokumentasjon. Anskaffelsesprotokoll føres fortløpende. Selve prosessen har vært unndratt offentlighet etter offentlighetslovens 23 2 ( Unntak av omsyn til det offentlege sin forhandlingsposisjon m.m. ). Tilbyderne har ikke kjent til hvem de konkurrerer med, med unntak av at det er levert interntilbud. Dette gjelder inntil dette saksframlegget sendes ut, deretter er dokumentene offentlige (med unntak av tilbyderes drifts- og forretningshemmeligheter), og møter er åpne. Rådmannen har oppnevnt en anskaffelseskomité bestående av - rådgiver omsorg Solveig Dahle Hermanstad - personalsjef Lillian Dahl Krokum - økonomisjef Frode Haugskott - konstituert rådmann Johnny Nilssen - representant for de ansatte Ingvar Sund (observatør, oppnevnt av de hovedtillitsvalgte deltok ikke i forhandlingene) Ansatterepresentantens rolle har vært i samsvar med de hovedtillitsvalgtes egne ønsker. Samtlige tilbud er grundig gjennomgått av anskaffelseskomitéens medlemmer, men med litt forskjellige hovedoppgaver (faglig innhold, personalmessige forhold, firmaenes soliditet/ økonomien i tilbudene). Det har vært avholdt ett forhandlingsmøte med hver av tilbyderne. Referat fra hvert av møtene, godkjent av begge parter, foreligger. Anskaffelseskomitéen har vektlagt å uttrykke seg mest mulig likt i samtlige møter. Tilbyderne fikk anledning, innen en gitt frist, å komme med et nytt skriftlig tilbud, hovedsakelig basert på pris, og med beskrivelse av konsekvenser for kvalitet, bemanning og prisstruktur/risiko. Alle 4 har levert nytt tilbud. Faglig innhold Alle potensielle leverandører har levert gode beskrivelser av det faglige innholdet som tilbys. Tilbudene, eller deler av dem, blir uansett for omfattende til å egne seg som vedlegg, men legges fram i møtelokalene. I korte trekk kan faglig innhold, slik rådmannen oppfatter det, summeres opp slik: Adecco Helse AS: Visjonen for sykehjemsdrift er et hjem for beboere der vi ansatte jobber, og ikke en arbeidsplass for oss ansatte hvor noen beboere bor. Filosofien bygger i stor grad 2 Mer konkret paragrafens 3. ledd. Side 37 av 49

87 Sak 13/10 på hjelp til selvhjelp ( kunnskap om å arbeide med hendene på ryggen ), stimulering og aktivisering av beboerne. Tilbyderen har allerede orientert seg om mulig samarbeid med frivillige lag og organisasjoner i kommunen. Det kan også nevnes at det er aktuelt å videreutvikle sansehagen ved Vikingveien 18 for egen regning. Det legges også vekt på kulturtilbud, og på beboerens rett til privatliv og til å velge selv. Carema Omsorg AS: Filosofien er å arbeide med den ene hånden på ryggen og la kunden låne den andre. Pasientene/beboerne omtales konsekvent som kunder, og det fokuseres på aktiviteter og kultur. Helhetskonseptet for eldreomsorg beskrives som Den Gode Dagen, et samspill mellom kunder, medarbeidere, oppdragsgiver og pårørende, som preges av respekt, omtanke og glede. Klæbu sykehjem: Tjenesten skal baseres på at ethvert menneske er unikt og har samme verdi. Det legges vekt på omsorg, respekt, trygghet og verdighet, og at egenomsorg skal ivaretas. Aktivitetstilbudet er tenkt ivaretatt omtrent som i dag, herunder tilbudet som kjøpes av Klæbu Industrier AS. Norlandia Care AS: Visjonen er Godt liv hver dag. Den er retningsgivende for alt arbeid, relatert til beboere, pårørende og medarbeidere. Egenomsorgsprinsippet praktiseres. Det inngås en individuell omsorgsavtale med tiltaksplan for hver enkelt beboer, og en garanti som innebærer aktivitet på individuell basis hver dag. Firmaet fokuserer også på fellesaktiviteter og uteliv, og ønsker også å videreutvikle sansehagen for egen regning. Personalmessige forhold Til grunn for tilbudene ligger blant annet følgende formulering i konkurransegrunnlaget: Leverandøren skal sikre lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av landsomfattende tariffavtale eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke, jf. lov om offentlige anskaffelser 11 a. Nåværende hovedtariffavtale i KS 3 -området utløper Ny hovedtariffavtale vil normalt gjelde fra til Ny arbeidsgiver er bundet av denne tariffavtalen overfor overførte arbeidstakere, så fremt den ikke sies opp innen tre uker etter overdragelsestidspunktet. I så tilfelle gjelder bare de individuelle arbeidsvilkårene i avtalen, og da inntil den utløper, jf. arbeidsmiljølovens (1) og (2). I samme paragrafs 3. ledd (3), heter det om pensjonsordninger: Ny arbeidsgiver kan velge å gjøre allerede eksisterende pensjonsordninger gjeldende for de overførte arbeidstakerne. Dersom arbeidstakernes tidligere pensjonsordninger ikke kan overføres etter overdragelsen, skal ny arbeidsgiver sørge for at de overførte arbeidstakerne sikres rett til videre opptjening etter en annen kollektiv pensjonsordning. De tre eksterne tilbyderne har en annen kollektiv pensjonsording 5. Alle de tre eksterne tilbyderne kjenner godt til, og er innstilte på, å følge alle reglene som gjelder ved virksomhetsoverdragelse. 3 Kommunesektorens interesse- og arbeidsgiverorganisasjon. 4 Arbeidsmiljølovens kapittel 16 omhandler virksomhetsoverdragelse. 5 Sykepleiere har lovbestemt krav på pensjon fra KLP, noe alle firmaene er oppmerksomme på og praktiserer. Side 38 av 49

88 Sak 13/10 Om den enkelte tilbyders organisering, arbeids- og pensjonsvilkår mv. kan følgende sies: Adecco Helse AS: Sykehjemmet tenkes organisert med institusjonssjef, somatisk avdeling og demensavdeling, samt stabs-/fellesfunksjoner. Merkantile støttefunksjoner som lønn, regnskap og IT befinner seg utenfor sykehjemmet. Firmaet vil eventuelt innføre ønsketurnus. Gjennomsnittlig sykefravær ved Adeccos sykehjem i Norge oppgis å være 3,5 %. Firmaet har offentlig tjenestepensjon (OTP 6 ), hvor ansatte betaler 2 % av pensjonsgivende lønn, arbeidsgiver 3 %. Carema Omsorg AS: Organisasjonskartet skisserer virksomhetsleder og Vikingveien 10 og 18 med hver sin primærkontakt, og bl.a. støttefunksjonen merkantil/kultur. Det opereres ideelt sett ikke med personell uten fagutdanning. Firmaet har en målsetting om et sykefravær på under 10 %. Carema har en 4 % OTP-ordning, uten egenandel for de ansatte. Klæbu sykehjem: Tilbudet beskriver samme organisering som i dag, herunder at sykehjemmet forblir en enhet i Klæbu kommune. Arbeids- og pensjonsvilkår endrer seg ikke. Norlandia Care AS: Sykehjemmet tenkes organisert med en daglig leder, og Vikingveien 10 og 18 med hver sin teamleder. Sammen med kvalitetssjef utgjør disse fire personene lederteamet. Det opereres også med støttefunksjoner som kulturkoordinator/resepsjonist, og et eget felles fagteam bestående av sykepleiere, lege, ergo- og fysioterapeut. Det er en målsetting å ha minimum 80 % faglært bemanning. Norlandia har som Carema en 4 % OTP-ordning, uten egenandel. Oversikt over årsverk Det interessante her blir årsverk etter forhandlingene, da opprinnelige tilbud med tilhørende vilkår og bemanning ikke lenger står ved lag. Det er lagt vekt på at tallene skal være mest mulig sammenlignbare, og i samsvar med oversikt over bemanningen ved Klæbu sykehjem på utlysningstidspunktet i november 2009 (konkurransegrunnlagets vedlegg 4). Det innebærer at lærling og fysio- og ergoterapiressurser kommer i tillegg. Tallene forutsetter fullt belegg, det vil si drift av 33 plasser. Oversikt over faste årsverk/stillinger Stillingsbetegnelse Adecco Carema Klæbu s.hj. Norlandia Leder (varierende betegnelser) 1,00 1,00 1,00 1,00 Teamleder 2,00 Kvalitetssjef/sykepleiefaglig ansv. 1,00 Pleiepersonale 26,40 27,90 Offentlig godkjent sykepleier 4,81 5,80 6 Det kan bemerkes at minimumskravet for OTP-ordning er 2 %, betalt av arbeidsgiver. Side 39 av 49

89 Sak 13/10 Hjelpepl./helsefagarb./omsorgsarb. 20,83 20,00 Merkantil/sekretær 1,00 0,50 Merkantil/kultur/aktivitør 0,50 0,67 1,00 Tilsynslege 0,20 0,20 0,20 0,20 Sum årsverk/stillinger 29,10 27,51 29,60 31,00 Økonomien i selve tilbudene Opprinnelige tilbud og tilbud etter forhandlinger er som følger. Det understrekes at det er bedt om døgnpris per sykehjemsplass i bruk til enhver tid. Adecco Helse AS: Opprinnelig pris var kr per plass per døgn. Etter forhandlinger er prisen redusert til kr. Alle firmaene fikk i forhandlingene anledning til å presentere en alternativ prisstruktur. Adecco kan alternativt drifte for kr, forutsatt at det som et minimum faktureres for 29 beboere per måned. Carema Omsorg AS: Første pris var kr. Etter forhandlingene har prisen steget til kr. Det begrunnes med at problematikken omkring ledige plasser er større enn tidligere oppfattet. (Av konkurransegrunnlagets vedlegg 4 framgår at det driftes 28 plasser per november 2009, forholdet er særskilt omtalt i referatet fra tilbudskonferansen, i tillegg til i konkurransegrunnlagets punkt 4.9.2). Klæbu sykehjem: Opprinnelig pris kr, etter forhandlinger kr. Norlandia Care AS: Det første tilbudet var på kr. Etter forhandlingene er tilbudet kr for de første 30 plassene, og kr for drift av plass Ved fullt belegg gir det et snitt på kr per døgn. Bruk av underleverandører Bruk av underleverandører, og om den enkelte tilbyder har tenkt å bruke noen av Klæbu kommunes tjenester, er strengt tatt irrelevant, men nevnes likevel: Adecco Helse AS kan tenkes å ville bruke kommunens institusjonskjøkken, så fremt matservering kan foregå så fleksibelt som tilbyderens prinsipper tilsier. Kjøp av renholdstjenester av kommunen kan også være aktuelt. Om ergo- og fysioterapitjenester heter det at det vil være et nært samarbeid med kommunens ressurser på området. Carema Omsorg AS: Det er eventuelt ønskelig å kjøpe tjenester fra kjøkkenet, samt ergo- og fysioterapitjenester. Renhold er uavklart. Klæbu sykehjem: Som i dag: kjøkken, ergo-/fysioterapi, renhold, samt merkantile støttefunksjoner og revisjon. Norlandia Care AS: Det tas sikte på å kjøpe kjøkken-, renholds-, ergo- og fysioterapitjenester av kommunen. Side 40 av 49

90 Sak 13/10 Andre forhold Adecco Helse AS: Morselskapet er Adecco Norge AS, som karakteriseres som det ledende bemanningsselskapet i Norge, med medarbeidere. Adecco er verdens største bemanningsselskap, med helsemedarbeidere. Adecco Helse AS drifter for tiden 3 sykehjem i Norge. For denne driften har firmaet mottatt priser og scoret svært høyt i brukerundersøkelser. Carema Omsorg AS er datterselskap av svenskeide Carema AB. I Norge driftes for tiden ett sykehjem, i tillegg til at firmaet har etablert seg i fritt brukervalg i Oslo (praktisk bistand og hjemmesykepleie). Ved siste beboerundersøkelse kom det aktuelle sykehjemmet på 6.-plass av 50 i Oslo. I tilfelle kontrakt beskrives tett samarbeid med tilsvarende virksomheter i Sverige, blant annet i Østersund. Norlandia Care AS beskriver seg selv som Norges største omsorgsfirma, med tjenester innen blant annet eldreomsorg og brukerstyrt personlig assistanse, og med lengst og bredest erfaring innen sykehjemsdrift. Norlandia har oppgitt fire relevante referanser, tre sykehjem og ett boog omsorgssenter. Vurdering De tre eksterne leverandørene vurderes å ha tillitvekkende kvalitetssystem. Vurdering av faglig innhold Alle 4 tilbyderne tilfredsstiller fullt ut vilkårene i konkurransegrunnlaget. Ut fra kvalitetskriteriene som er satt er det knapt mulig å skille mellom Adecco, Carema og Norlandia. Klæbu sykehjem ville stått seg på å legge større vekt på omfang av og innhold i aktiviteter. Men etter rådmannens vurdering er de faglige kvalitetsforskjellene tilbyderne imellom så marginale at pris ville blitt avgjørende uansett. Vurdering av personalmessige forhold Carema Omsorg AS har ikke justert årsverkvolumet sitt etter at prisen gikk opp, og skiller seg ut med relativt lav bemanning. Firmaets målsetting om på sikt å drive bare med faglært personell, taler til dets fordel. De øvrige tre tilbyderne imellom er det relativt små forskjeller. Alle tilbyderne er opptatt av, og formulerer seg fullt ut tilfredsstillende, når det eksempelvis gjelder kompetanse- og ledelsesutvikling. Hvordan lønnsutviklingen for ansatte i et privat drevet selskap vil bli kontra dagens drift, er det ikke enkelt å ha begrunnede oppfatninger om. Det vil blant annet avhenge av lønnsutvikling i privat og offentlig sektor i årene framover, samt hvor dyktig man er i lokale lønnsforhandlinger. Det er en kjent sak for administrative og politiske beslutningstakere i Klæbu kommune at pensjonsvilkårene normalt ikke er like gode i privat som i offentlig sektor. Alle tilbydere har pensjonsordninger som er bedre enn minimumskravene. Adeccos praksis med ønsketurnus vil eventuelt bli fulgt med interesse av rådmannen. At firmaet etter sigende ikke vil komme til å mangle vikarer og ekstrahjelp, som følge av sitt eget bemanningsselskap (med personell også i Trondheimsregionen), bør i tilfelle kontrakt komme både beboere og andre ansatte til gode. Side 41 av 49

91 Sak 13/10 Rådmannen vurderer det slik at det ikke er forhold av personalmessig karakter som kan kullkaste konkurransegrunnlagets vektlegging av pris. Økonomisk vurdering Generelt om risiko: Når det gjelder økonomi er det to typer risiki som er vesentlig å vurdere i denne sammenhengen kredittrisiko og budsjettrisiko. Kredittrisiko er her definert som risikoen for at den som får leveransen skal gå konkurs i avtaleperioden. Budsjettrisiko omtales her som forutsigbarhet i avtaleperioden, dvs. hvem av partene som tar risikoen for totaløkonomien i prosjektet. Kredittrisiko: En kommune kan ikke gå konkurs. Hvis Klæbu sykehjem vinner er det ingen kredittrisiko forbundet med dette. De tre andre tilbyderne, som alle er organisert som aksjeselskap, kan av ulike årsaker gå konkurs, eller kan på andre måter bli ute av stand til å oppfylle sine forpliktelser etter avtalen. Konkurransegrunnlaget regulerer hva som vil skje ved et eventuelt mislighold av avtalen. Uansett årsakene til et avtalebrudd, vil dette medføre ulemper for Klæbu kommune, som i ytterste konsekvens må overta driften av sykehjemmet igjen. Disse ulempene vil i første omgang ikke være av direkte økonomisk art, da den som får oppdraget skal stille en viss form for økonomisk garanti ved avtaleinngåelsen. For å avdekke kredittrisikoen er det derfor foretatt en analyse av hver enkelt av tilbyderne. Dette er gjort med utgangspunkt i regnskapstall og innsendt kredittvurdering (vurdering gjort av uavhengig kreditt-/ratingsselskap). Ut fra regnskapstallene har alle de tre eksterne tilbyderne tilfredsstillende økonomi (soliditet og likviditet). Alle tre scorer også høyt på kredittverdighet. Konklusjonen er at kredittrisikoen er innenfor de rammer som må betraktes som akseptable for Klæbu kommune. Det vil imidlertid alltid være en grad av kredittrisiko forbundet med avtaler med aksjeselskap, jf. det som skjedde i 2008, hvor store, velrenommerte selskaper, med beste kredittrating, gikk overende i kjølvannet av finans- /økonomikrisen. Budsjettrisiko: For Klæbu kommune vil det være en stor fordel med størst mulig grad av forutsigbarhet når det gjelder drift av sykehjemmet. Alle fire tilbydere har levert forpliktende tilbud når det gjelder pris for hele avtaleperioden. Det betyr at det er tilbyderne som bærer risikoen hvis det skulle vise seg at avtalt pris ikke er nok for å dekke kostnadene. Dette gjelder i prinsippet også hvis Klæbu sykehjem selv vinner konkurransen. I praksis vil imidlertid Klæbu kommune bli sittende med hele risikoen hvis Klæbu sykehjem får tilbudet. Hvis sykehjemmet går med underskudd, er det Klæbu kommune som må dekke dette. Det er tilfelle uansett om sykehjemmet organiseres som en enhet (slik som i dag), eller om det etableres et eget kommunalt foretak. Hvis en av de tre andre tilbyderne går med underskudd er det firmaet selv som må bære byrden, eventuelt morselskapet, hvis virksomheten er en del av et større konsern. Pris: Alle fire tilbydere har levert inn pristilbud i henhold til konkurransegrunnlagets krav. Prisene er oppgitt som pris per døgnplass i bruk, slik at disse vil være direkte sammenlignbare. Pris har også vært et sentralt tema under forhandlingene som er gjennomført med hver enkelt tilbyder. Alle tilbyderne har fått mulighet til å komme med et revidert pristilbud, uten at noen har hatt oversikt over de andre tilbydernes priser. Alle fire har benyttet Side 42 av 49

92 Sak 13/10 seg av denne muligheten. Resultatet av dette var at tre av tilbyderne har kommet med en lavere pris enn først tilbudt, mens én tilbyder har økt prisen i sitt reviderte tilbud. Tabellen under viser totalkostnaden for ett års drift av 33 plasser (fullt belegg): Firma Pris før forhandlinger Pris etter forhandlinger Adecco Helse AS Carema Omsorg AS Klæbu sykehjem Norlandia Care AS Adecco Helse AS har også levert en alternativ modell der kommunen tar litt mer risiko ved lavere belegg. Dette innebærer at Adecco uansett får betalt for 29 plasser, men etter faktisk antall plasser hvis belegget er høyere enn 29. En slik modell innebærer en prisreduksjon på kroner ved fullt belegg (33 plasser). Valg av prisalternativ, hvis Adecco blir valgt, må vurderes konkret ved kontraktsinngåelse. Norlandia Care AS opererer i sitt reviderte tilbud med differensierte satser, med en pris for plass 1-30, og en lavere pris for plassene Ved et belegg under 27 plasser vil Norlandia be om reforhandling av avtalen. Klæbu sykehjem sitt tilbud baserer seg på drift av 33 plasser. Sykehjemmet har redusert lønnsbudsjettet noe i sitt reviderte tilbud. Dette er begrunnet i fortsatt bruk av assistenter i enkelte stillinger, og lavere vikarforbruk. Carema Omsorg AS har, som eneste tilbyder, økt prisen i sitt reviderte tilbud. Dette er begrunnet i en ny risikovurdering, i og med at de vurderer usikkerheten rundt ledige plasser som større enn først forutsatt. Prisen er økt, mens bemanningen er opprettholdt på samme nivå. Det er naturlig å sammenligne pristilbudene med vedtatt budsjett for sykehjemmet for 2010, samt med regnskapet for 2009: Budsjett sykehjemmet 2010: kroner Regnskap sykehjemmet 2009: kroner Tallene bør brukes med forsiktighet, da de ikke er direkte sammenlignbare. Antall årsverk er redusert i løpet av 2009 (6,4 årsverk). Disse gir først helårsvirkning i I 2010-budsjettet er det forutsatt en innsparing på 1,7 mill. kr, blant annet basert på en reduksjon av antall plasser som følge av overflytting av beboere fra Vikingveien 18 (inntil 8 plasser). Denne prosessen er stoppet. Når regnskapet for Klæbu sykehjem til og med mai foreligger, kan rådmannen komme tilbake med en bedre beregning økonomien i konkurranseutsettingen. Konklusjon økonomisk vurdering: Klæbu sykehjem scorer høyest på kredittrisiko, men risikoen vurderes som tilfredsstillende for de tre andre tilbyderne. Budsjettrisikoen vil være størst ved å velge Klæbu sykehjem som leverandør, mens de tre andre stiller relativt likt, med Side 43 av 49

93 Sak 13/10 et lite unntak for Norlandia, som tar forbehold om reforhandling av avtalen ved et belegg på under 27 plasser. Når det gjelder pris (døgnpris og totalkostnad) har Adecco det beste tilbudet. Ut i fra en helhetsvurdering, basert på det som er beskrevet foran, har Adecco det beste tilbudet når det gjelder økonomi. Referanser Av kapasitetsmessige årsaker, se vurderingene over, er det kun innhentet referanser på Adecco Helse AS. Om dette ikke er tilfredsstillende, kan det skaffes ytterligere opplysninger i tiden fram til fomannskaps- og kommunestyremøtene. 3 forskjellige referanser fra sykehjem i Oslo og Oppegård gir Adecco Helse AS det beste skussmål. En av referansene nevner firmaets egne arbeidsformidling som en stor fordel. Mindre uoverensstemmelser har blitt løst i minnelighet. Referanseinnhentingen har lært oss at kontrakten må være utvetydig når det gjelder særlig ressurskrevende beboere, og at også det er leverandørens ansvar og risiko. Dette forholdet er ikke nevnt i konkurransegrunnlaget. Konklusjon Konkurransegrunnlagets hovedprinsipp for kontraktstildeling går fram av dokumentets punkt 1.1, siste avsnitt: Konkurransen baseres på prinsippet om at det økonomisk mest fordelaktive tilbudet vil bli foretrukket, se punkt Punkt 2.16 i konkurransegrunnlaget utdyper denne formuleringen, trekker inn innhold, bemanning og tjenestens omfang i tillegg til pris, men rokker ikke ved hovedprinsippet. Det juridiske handlingsrommet for kommunestyret er etter rådmannens oppfatning ikke stort. Det er ikke grunnlag for å avvise tilbudene, jf. forskrift om offentlige anskaffelser til Det er heller ikke grunnlag for å avlyse konkurransen eller forkaste alle tilbudene (samme forskrifts 13-1), da det ikke forligger saklig grunn for det. Dersom kommunestyret velger en annen enn tilbyderen som opererer med lavest pris, løper kommunen etter rådmannens vurdering en stor risiko for å pådra seg erstatningsansvar. Det begrunnes med konkurransegrunnlagets klare vektlegging av pris, og at det dreier seg om en prisforskjell på kr per år. Denne forskjellen kan bli større ved kontraktsinngåelse, jf. Adeccos alternative tilbud avhengig av belegget i årene framover. Rådmannen tilrår kommunestyret å tildele Adecco Helse AS kontrakt for driften i tre år fra , med opsjon for oppdragsgiver til å forlenge avtalen i ytterligere to år, slik konkurransegrunnlaget beskriver. Økonomiske og administrative konsekvenser Totalkostnaden for Klæbu kommune vil være avhengig av antall plasser i bruk til enhver tid. Konkurransen har basert seg på drift av 33 plasser. Ved eventuelt overbelegg kommer avtalt døgnpris som en merutgift for Klæbu kommune. Sykehjemmet vil, uavhengig av valg av leverandør, drive som normalt ut mai i år. Det er derfor vanskelig på det nåværende tidspunktet å si noe eksakt om totalkostnaden for drift av Side 44 av 49

94 Sak 13/10 sykehjemmet i Rådmannen må derfor komme tilbake med en konkret sak når dette blir klart. For 2011 vil budsjettgrunnlaget være mer forutsigbart. Dette vil bli ivaretatt ved behandlingen av budsjettet for neste år. Gruppa som utredet konsekvenser av konkurranseutsetting av Klæbu sykehjem i fjor høst, opererte med en netto besparelse på ett årsverk i rådmannens stab og støtte. Det vil i tilfelle komme i tillegg til den direkte besparelsen. Side 45 av 49

95 Sak 14/10 Søknad om tilleggsbevilgninger - konsulentbistand Kommunestyret Møtedato: Saksbehandler: Frode Haugskott Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 14/10 Kommunestyret /10 Formannskapet Formannskapets forslag til vedtak: Klæbu kommunestyre vedtar å finansiere økt konsulentbistand i forbindelse med pågående prosesser, ved bruk av disposisjonsfondet med kr Formannskapet behandling : Ved votering ble innstillingen enstemmig vedtatt. Rådmannens innstilling: Klæbu kommunestyre vedtar å finansiere økt konsulentbistand i forbindelse med pågående prosesser, ved bruk av disposisjonsfondet med kr SAKSUTREDNING Vedlegg: Saksopplysninger: Det er i 2010 benyttet konsulentbistand i forbindelse med to pågående prosesser. Det er i utgangspunktet ikke tatt høyde for disse utgiftene i 2010-budsjettet. Dette gjelder følgende prosesser: 1. Firmaet RO ble engasjert til å bistå Klæbu sykehjem i utarbeidelsen av nødvendige tilbudspapirer i forbindelse med konkurranseutsettingen av driften av sykehjemmet. Totale kostnader utgjør kr Etter en egen utvelgelsesprosess ble det inngått avtale med firmaet Manpower Professional i arbeidet med å ansette ny rådmann. Arbeidet er per dato ikke ferdig, men anslått kostnad er kr Beløpet inkluderer time-, reise- og annonsekostnader. Side 46 av 49

96 Sak 14/10 I formannskapsmøte den 28. januar var det enighet om å sette ut vår pensjonsordning i Storebrand ut på anbud. Sist dette ble gjort var i Resultatet den gang var at vi skiftet leverandør fra KLP til Storebrand. I saksframlegget den gang, ble det sagt at det var naturlig å kjøre nye anbudsrunder hvert 3. år. Dette er en omfattende prosess, som krever egen kompetanse, som vi ikke er i besittelse av. Anslått kostnad til konsulentbistand er kr Økonomiske og administrative konsekvenser: Både av hensyn til beløpenes størrelse, og at dette er engangsutgifter for kommunen, ser ikke rådmannen det som naturlig at dette skal dekkes innenfor allerede vedtatt budsjett. Rådmannen vil derfor anbefale at prosessene beskrevet foran, finansieres ved å bruke av disposisjonsfondet, totalt kr Disponible midler på disposisjonsfondet vil etter dette være på kr (hensyntatt vedtatte disposisjoner i 2010-budsjettet). Side 47 av 49

97 Sak 15/10 Klæbu sparebank forstanderskap nytt valg Kommunestyret Møtedato: Saksbehandler: Steinar Lianes Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 15/10 Kommunestyret /10 Formannskapet Formannskapets forslag til vedtak: Kommunestyret oppnevner: Harald Sigstadstø, May O. Aarø, Torill R. Moe, Petter A. Hosen som medlemmer. Som vara: 1. Gro Merete T. Ulstad, 2. Marianne Løland. Formannskapet behandling : Ordfører Jarle Martin Gundersen fremmet følgende forslag: Kommunestyret oppnevner: Harald Sigstadstø, May O. Aarø, Torill R. Moe, Petter A. Hosen som medlemmer. Som vara: 1. Gro Merete T. Ulstad, 2. Marianne Løland. Ved votering ble innstillingen enstemmig vedtatt. SAKSUTREDNING Vedlegg: 1. Brev fra Klæbu sparebank av om endringer i bankens vedtekter, og anmodning om å gjennomføre nytt valg til forstanderskap. Saksopplysninger: Det er følgende medlemmer og varamedlemmer til Klæbu sparebanks forstanderskap for perioden Medlemmer: Olav Gaustad Harald Sigstadstø May O. Aarø Torill R. Moe Geir Karlsen Petter A. Hosen Marianne Løland Johan Ludvig Borgen Varamedlemmer: 1. Roald Fredriksen 2. Terje Lillemo 3. Haldor Buan Grendstad 4. Gro Merete T. Ulstad Side 48 av 49

98 Sak 15/10 Klæbu Sparebank har i brev av meddelt endringer i bankens vedtekter, og at vedteksendringene skal implementeres snarest. Basert på dette bes det om at det gjennomføres nytt valg til forstanderskapsmøte. Endringen i denne sammenheng, er at antallet representanter fra kommunen skal reduseres fra 8 medlemmer og 4 varamedlemmer til 4 medlemmer og 2 varamedlemmer. Vurdering: Saken legges fram for ny oppnevning. Side 49 av 49

99 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Steinar Lianes Arkiv: 033 Arkivsaksnr-dok.nr: 10/4-4 REFERATER OG MELDINGER - FORMANNSKAP/KOMMUNESTYRE Rådmannens innstilling: Kommunestyret tar referater og meldinger til orientering. SAKSUTREDNING Vedlegg: 1. Dokumentliste over delegerte vedtak i tiden Dokumentliste over journalposter i tiden

100 Delegerte vedtak Dato: Utvalg: FSK Formannskapet Arkivsak Dato Saksnr. Avd/Sek/Saksb. Arkivkode Navn Resultat Innhold 09/ DS BYG 13/10 NUT/NUT/FSO GNR Byggtaksering AS BYGGESAK - ULSTADVN 37 - GNR 21/188 ENEBOLIG TILTAKSHAVER: MARTE ALSTAD OG RUNE MOLDEN 09/ DS BYG 19/10 NUT/NUT/FSO GNR Rådgiver Kjell Nygård Søknad innvilget BYGGESAK - GAMMELVEGEN 7 - GNR 39/153 MASSEUTSKIFTING AV TOMT TILTAKSHAVER: FLATHEIM UTBYGGINGSSELSKAP 09/ DS BYG 27/10 NUT/NUT/FSO GNR 38 1 Lars L. Forseth Søknad innvilget BYGGESAK - FORSETH NEDRE - GNR 38/1 - GRAVING FOR AVLØPSLEDNINGER 09/ DS BYG 28/10 NUT/NUT/FSO GNR 38 1 Lars L. Forseth Søknad innvilget BYGGESAK - FORSETH NEDRE - GNR 38/1 TILKOBLING TIL OFF. AVLØPSNETT 09/ DS BYG 29/10 NUT/NUT/FSO GNR Terje Iversen Søknad innvilget BYGGESAK - GAMMELVEGEN 7 - GNR 39/153 - GARASJE 10/ DS BYG 30/10 NUT/NUT/FSO GNR Olav M Johansen Søknad innvilget BYGGESAK - DRENGVN 4 - GNR 20/76 - GARASJE 10/ DS DEL 22/10 NUT/NUT/HHE GNR 21 1 Statskog SF DELINGSSAK - LUNHEIMVN 1 B - GNR 21/1/8 - SALG/INNLØSING 10/ DS DEL 23/10 NUT/NUT/HHE GNR 39 1 Per Grendstad AS DELINGSSAK - GNR 39/1/170 - OPPMÅLINGSFORRETNING 09/ DS 3/10 KUL/KUL/KUT K01 Johan Storsve MOTORFERDSEL (BRUK AV SNØSCOOTER O.L.) I UTMARK OG VASSDRAG 2010

101 Delegerte vedtak Dato: Utvalg: FSK Formannskapet Arkivsak Dato Saksnr. Avd/Sek/Saksb. Arkivkode Navn Resultat Innhold 10/ DS 9/10 RÅD/RÅD/MHO 252 U71 parter STARTLÅN/BOLIGTILSKUDD / DS 10/10 KUL/KUL/KUT K01 Ivar Ole Grendstad MOTORFERDSEL (BRUK AV SNØSCOOTER O.L.) I UTMARK OG VASSDRAG / DS 11/10 KUL/KUL/KUT K01 Olaf Røed MOTORFERDSEL (BRUK AV SNØSCOOTER O.L.) I UTMARK OG VASSDRAG / DS 15/10 KUL/KUL/KUT K01 Knut A Sørum MOTORFERDSEL (BRUK AV SNØSCOOTER O.L.) I UTMARK OG VASSDRAG / DS 16/10 NUT/NUT/FSO GNR 2 26 Saga Hus AS BYGGESAK - SØRÅSEN - GNR 2/26 -IGANGSETTINGSTILLATELSE TØMMER- OG SNEKKERARBEID TILTAKSHAVER: MAY BRITT HALVORSEN 10/ DS 17/10 RÅD/RÅD/MHO 252 U71 parter STARTLÅN/BOLIGTILSKUDD / DS 21/10 NUT/NUT/MAU V83 Arne Andreas Grendstad SØKNAD OM BYGGING AV LANDBRUKSVEG - DAMTJØNN RÅA VEGEN 09/ DS 24/10 NUT/NUT/FSO GNR Älvsbyhus Norge AS Søknad innvilget BYGGESAK - GAMMELVEGEN 7 - GNR 39/153 - ENEBOLIG TILTAKSHAVER: TERJE IVERSEN

102 Delegerte vedtak Dato: Utvalg: FSK Formannskapet Arkivsak Dato Saksnr. Avd/Sek/Saksb. Arkivkode Navn Resultat Innhold 10/ DS 25/10 RÅD/RÅD/MHO 252 U71 parter STARTLÅN/BOLIGTILSKUDD / DS 20/10 GDJ/NUT GNR Leif Meland BYGGESAK ØSTRE TORP GNR 21/12 - OMBYGGING AV GARASJE

103 REFERERES FRA DOKUMENTJOURNAL Dato: Utvalg: FSK Formannskapet Saksnr Regdato Avd/Sek/Sakb Arkivkode Løpenr Navn Innhold 09/ RÅD/RÅD/FST /10 Ingvar Sund MØTE I PUB.NET / RÅD/RÅD/JNI /10 Informasjon til politikerne fra Det Digitale Trøndelag 08/ NUT/NUT/GDJ L12 &88 330/10 Fylkesmanen i Sør-Trøndelag Klage på vedtak - reguleringsendring Åsveien 1 - Fylkesmannen opphever kommunens vedtak 09/ RÅD/RÅD/LKR /10 MØTEREFERAT - ARBEIDSGRUPPA / RÅD/RÅD/LKR /10 MØTEREFERAT - ARBEIDSGRUPPA / RÅD/RÅD/GSU L12 &88 594/10 Miljøverndepartementet Innsigelse til utvidelse av næringsområde - reguleringsplan for Fjæremsaunet 09/ RÅD/RÅD/LKR /10 MØTEREFERAT - ARBEIDSGRUPPA / RÅD/RÅD/LKR /10 Arbeidsgruppen MØTEREFERAT - ARBEIDSGRUPPA / RÅD/RÅD/LKR /10 Arbeidstakerorganisasjonenev/ HTV DRØFTINGSMØTE BUDSJETT OG HANDLINGSPLAN 2010

104 REFERERES FRA DOKUMENTJOURNAL Dato: Utvalg: FSK Formannskapet Saksnr Regdato Avd/Sek/Sakb Arkivkode Løpenr Navn Innhold 05/ RÅD/RÅD/GSU T11 713/10 Statnett SF Oppgradering av 300 kv ledning Klæbu-Verdal-Ogndal-Namsos til 420 kv driftsspenning - informasajon om oppstart av forberedelse til konsesjonssøknad 10/ RÅD/RÅD/SLI 790/10 Møteprotokoll - Møte i Eldrerådet den / RÅD/RÅD/GSU L12 986/10 Trondheim kommune Melding av vedtak - reguleringsplan med bestemmelser - Torgård 07/ RÅD/RÅD/GSU L12 987/10 Trondheim kommune Melding om vedtak - reguleringsplan med bestemmelser - Kvenild Søndre og Østre, Torgaard Vestre I tillegg refereres også: 10/35 4 Svar på søknad om ambuklerende skjenkebevilling Klæbu damekor 10/35 9 Svar på søknad om leilighetsvis skjenkebevilling Tanem velforening 9/1 52 Møte i pub.net Eldrerådets årsmelding

105 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Kjersti Utne Arkiv: 231 A30 Arkivsaksnr-dok.nr: 10/168-1 NYE BETALINGSSATSER FOR KULTURSKOLEN Rådmannens innstilling: Kommunestyret vedtar at satsene for betaling av skoleplass øker med 100 kroner for 2010, i tillegg til ordinær indeksregulering. Økningen vil skje fra SAKSUTREDNING Saksopplysninger: Kulturskolen er i løpet av 2010 nødt til å redusere nettobudsjettet med kroner. Vurdering: Som et ledd i å gjennomføre dette, forelås det at satsene for betaling av skoleplass øker med 100 kroner i tillegg til ordinær indeksregulering i En plass i kulturskolen øker da med 9 % fra 2009 til Dette innebærer følgende priser på kulturskolen: 2009 Vedtatt 2010 Nytt forslag 2010 Kulturverksted Form/farge Dans Instrumentalundervisning Dette innebærer en økt inntekt på kroner. De øvrige grep for å få budsjettet i balanse innebærer å øke antall elever. Det vil i stor grad innebærer å øke antallet elever pr gruppe og pr. lærer, og å redusere undervisningstid pr elev. Økonomiske og administrative konsekvenser: Økt inntekt på kroner. Korrigert prosentsats fra 4,9 % til 9 % i avsnittet: Vurdering: En plass i kulturskolen øker da med 9 % fra 2009 til 2010.

106 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Svein Rodø Arkiv: 614 H12 &47 Arkivsaksnr-dok.nr: 10/166-1 REHABILITERING AV SYKEHJEMMET Utbedring av sykehjemmet gammel del syd. Rådmannens innstilling: Kommunestyret bevilger inntil kr ,- av midler avsatt til Klæbu servicesenter for utbedring og oppretting av: Gulv, sanitæranlegg, elektro, ventilasjonsteknisk arbeid, maurutrydding og bygnings- og malerarbeider i gammel fløy del syd. SAKSUTREDNING Vedlegg: Saksopplysninger: På grunn av til dels store skjevheter i gulvkonstruksjon (ca 100 mm) med påfølgende skjevheter i vegg og tak, søkes det om økonomiske midler til utbedring av skadene som har utviklet sg over mange år inne i Klæbu Sykehjems gammel fløy syd. De fire rommene, med bad, oppholdsrom og gangareal som er berørt, skal benyttes til pasientrom. Fløya er avdelt med egen nymontert dør. Årsaken til skjevheten skriver seg fra dårlige grunnforhold og dårlig drenasjon ved grunnmur. Det ble utført reparasjon med oppgraving av dreneringen for 4 år siden. Verneombudet ved Klæbu sykehjem har også tatt opp saken, under henvisning til at gulvet er skjevt og at ansatte og pasienter har store problemer med å håndtere senger, rullestoler med mer. Det er også anført at det kan oppstå unødige belastningsskader på ansatte. De 4 rommene benyttes ikke i dag. Det har også vært invasjon av svartmaur i dette området. Vurdering: Kostnader på utbedringene: (eks. mva) Kjerneboring av et hull for kamerakontroll av grunn og avløpsrør, bygningstekniske arbeider, rørleggerarbeider, maler og beleggsarbeider kr ,- Oppfylling av hulrom i grunn kr ,- Elektroarbeider kr ,- Ventilasjonstekniske arbeider kr ,- Utrydding av svartmaur kr ,- Uforutsett kr ,- Sum inkl. mva kr ,- Det vil bli forespurt min 3 entreprenører jfr. lov om off. anskaffelser. Arbeidene må være ferdig innen 1. juni 2010.

107 Økonomiske og administrative konsekvenser: Prosjektet har en kostnadsramme på inntil kr ,-. Rådmannen vil anbefale at prosjektet finansieres ved å bruke av tidligere avsatte midler til utbygging av Klæbu servicesenter. Dette er midler som kommunen fikk i forbindelse med utbyggingen av Klæbu servicesenter i Midlene var i utgangspunktet tenkt brukt til byggetrinn 3 av Klæbu servicesenter. Ytterligere utbygging av Klæbu servicesenter er imidlertid stilt i bero på ubestemt tid, slik at det er mulig å omdisponere disse midlene til andre prosjekter innenfor pleie- og omsorg/ Klæbu sykehjem. Per i dag står det kr på et eget bundet investeringsfond.

108 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Geir Magne Sund Arkiv: L12 &88 Arkivsaksnr-dok.nr: 09/ NYTT FORSLAG TIL REGULERINGSENDRING FOR TANEMSMOVEIEN 2 O SAKSUTREDNING Vedlegg: 1. Oversiktskart 2. Søknad om reguleringsendring dat Gjeldende reguleringsplan med bestemmelser, vedtatt Tidligere forslag til reguleringsendring, dat Kommunestyrets sak 52/09, møte Saksopplysninger: Eier av Tanemsmov. 2 o, malermester Frode Røstum, søkte i 2009 om endring av reguleringsplanen for sin eiendom, fra næring til bolig. Kommunestyret fattet følgende vedtak: Kommunestyret vedtar ikke forslag til reguleringsendring. Området er regulert til næring og kommunestyret vil holde mulighet for næringslokaler tilgjengelig på Tanem. Saken kan vurderes på nytt når evt. nytt næringsareal på Tanem er regulert. Eier har nå tatt opp saken på nytt, men ønsker nå å dele fra areal til 2 leiligheter, og beholde et næringsareal på netto 90 m 2. Vurdering: Rådmannen har tidligere gått inn for at hele arealet på eiendommen kan omreguleres til boligformål, og har for sin del heller ikke innvendinger til en løsning som innebærer delvis omdisponering. P.g.a. kommunestyrets klare forbehold om at nytt næringsareal må være regulert før saken kan vurderes på nytt, er det kun kommunestyret som kan vedta en slik mellomløsning. En eventuell endring i samsvar med søkers ønske kan vedtas som mindre endring med hjemmel i plan- og bygningsloven Det vil kun være nødvendig å endre reguleringsbestemmelsene, ikke reguleringskartet. I bestemmelsenes pkt. 1.2 må det da innarbeides et tillegg, etter setningen om at det kan legges til rette for boliger i 2. etasje: I tillegg kan inntil 135 m 2 i 1. etasje benyttes til boliger. Tidligere foreslått endring, som omfattet omdisponering av hele 1. etasje, har for kort tid siden vært gjenstand for høring. Ny høring for en mindre endring enn dette er da ikke nødvendig.

109 Saken legges fram uten innstilling. Økonomiske og administrative konsekvenser: Planendringen vil ikke ha økonomiske og administrative konsekvenser av betydning for kommunen.

110 Tanemsmoen =A \ \ \ \~ =A - I ~Å-G11 AT 7,

111

112 4 ~ b Brann~sen.. ENbRIN& bel AV REGULERINGSPLAN FOR TANEMSFLATEN BOLIGFELT, GNR. 39, BNR. 1, FNR. 59 Klæbu kommune TEGNFORKLAR~NG S1n6mV.~H.M v, uçaocp - c ~ OfF&4TL4OECR.a.4<0M442ER ~ ~ -z ~ 3 W~IMO44OAO~ ~. 4 FEuE~umLOep ~- ~ U Euulos,n4m I MEOCO MALOSTOIGI I IOST *4) ualsioke OLlIGflu KJM.okBYGTONOSWEN I I ~ ~

113 BESTEMMELSER FOR ENDRING DEL AV REGULERINGSPLAN FOR TANEMSFLATEN BOLIGFELT, GNR. 39 BNR. i FNR. 59, Oppdragsgiver: Per Grendstad AS, 7540 KLÆBU Utarbeidet av - c~ ~ ~Oitu Vedtatt av planutvalget/formannskapet i Klæbu kommune i møte , sak 0041/05.

114 BESTEMMELSER FOR ENDRING DEL AV REGULERINGSPLAN FOR TANEMSFLATEN BOLIGFELT, Gnr. 39 Bnr. i Fnr. 59 Området ligger rett sørvest for krysset mellom Rv. 704 og Tanemsmovegen, også tidligere kalt for Vassijelltorget, i Klæbu kommune. Formålet med planen og bestemmelsene er å fastlegge utnyttelsen av eiendommen med hensyn til fordeling av arealer til område for konsentrert småhusbebyggelse, fellesarealer og offentlige trafikkområder. Planområdet er på ca. 6,8 daa. I gjeldende reguleringsplan (godkjent ) har området benevnelse S, og er avsatt til forretning/kontor. GENERELT. Det regulerte området er på plantegning C vist med reguleringsgrense. Planområdet er inndelt i reguleringsområder med følgende formål: 1. Byggeområder. Område for konsentrert boligbebyggelse (B I) Område for forretning/kontor/bolig (FKB1) 2. Offentlige trafikkområder Kjøreveg (TR1, TR2, TR3) Gang/sykke lveg Annet off. trafikkareal 3. Spesialområder Område for frisiktsone 4. Fellesområder Felles adkomst/parkering (Fl) Annet fellesareal (F2) I reguleringsområdet gjelder følgende bestemmelser: Byggeområder Område for boliger (Bi)- Utnyttingsgrad. BI: %-BYA=35% Maks mønehøyde~ 7,5m Tak skal være flatt. Mindre tilbygg som karnapper, inngangspartier og trappehus kan ha takvinkel inntil Område for forretning/kontor/bolig (FKB1) - Utnyttingsgrad. FKBI: %-BYA= 50% Maks mønehøyde= 7,5m Det kan legges til rette for boliger i 2ndre etg. Tak skal være flatt. Mindre tilbygg som karnapper, inngangspartier og trappehus kan ha takvinkel inntil 35 o

115 1.3 Bebyggelsens plassering Byggemelding skal inneholde utenomhuspian som viser terrengkoter, grunnmurskoter, plassering av bygg, veger og evt. skjæringer/fyllinger. Carporter/garasjer, boder og uthus kan plasseres utenfor byggegrensen så fremt dette ikke er til hinder for sikt eller snølagring. Dette skal godkjennes av bygningsmyndigheten i forbindelse med byggemelding. Mindre justeringer av husplassering kan gjøres i samråd med kommunen. 1.4 Bebyggelsens utforming Ny bebyggelse i området skal også harmonere med hverandre. Fasader skal ha en enhetlig karakter mht fargebruk, form, skala og materialer. Bygningens ytterfiater og tak skal gis nøytrale farger. Det skal opplyses om farge~ og materialvalg ved søknad om byggetillatelse. 1.5 Ubebygd areal/uteareal. Opprinnelig terrengform i området skal så langt som mulig bevares. Grøfter for tekniske anlegg, skjæringer/fyllinger og annet areal som blir berørt skal pusses til, dekkes med matjord/torv og såes til. I Bi skal det opparbeides minimum 25m2 uteareal pr. enhet, egnet for lek og opphold for fremtidige beboere. Felles leke/oppholdsareal må skjermes mot vegtrafikkstøy i samsvar med gjeldende retningslinjer for støynivå i bol ignære oppholdsområder. I forbindelse med byggemelding skal det legges ved utenomhusplan som skal vise plassering og utforming av leke/oppholdsareal. 1.6 Parkering. Det skal opparbeides minimum 1,5 p-plasser pr. enhet for B 1. Parkeringsplasser skal opparbeides på fellesareal. For FKB1 skal det opparbeides i p-plass pr. 50rn2 forretnings/kontorareal, og 1,5 p-plass pr. boenhet. Plasser skal opparbeides på fellesareal (Fl). Carporter/garasjeanlegg kan opparbeides der dette er avmerket på plankart. 2 Område for frisiktsone Innenfor frisiktsonene skal det ikke være sikthindrende gjenstander høyere enn 0,5 over tilstøtende vegbane. Område for felles adkomst/parkering (Fl) Parkeringsplasser på fellesareal skal benyttes av fremtidige beboere i B 1 og FKB 1, og av kunder/ansatte i tilknytning til forretnings- og kontorvirksomhet i FKB1. 4. Annet fellesareal (F2) Området avsettes til renovasjon, post, evt. andre fellestjenester (informasjonstavle, og lignende). 3.

116 5. Vann/avløp/strøm Ny bebyggelse skal tilknyttes offentlig vann- og avløpsanlegg i området. Tekniske traseer skal, hvor det er gjennomførbart, følge vegtraseer. Kabler for all type ny strømforsyning skal legges i bakken, fortrinnsvis langs veggrøfter. 6. Rekkefølge Før nye boliger tas i bruk skal parkeringsplasser og areal til lek/opphold i B I være ferdig opparbeidet. Vann- og avløpsanlegg, utebelysning og fellesarealer skal være ferdig etablert før nye bygg tas i bruk. 7. Fellesbestemmelser Mindre vesentlige unntak fra disse bestemmelsene kan, når særlige grunner taler for det, tillates av Planutvalget innenfor rammen av bestemmelsene i Plan og bygningsloven og byggevedtektene.

117 Frisikllinje i._t_t~ _~~J1~~5 ~ \ - TEGNFORKLAR1NG PØL 025 REGULERINGSFORMÅL BY0000MRÅDER (PBL 25 1 ledd nr.l) Konsentrert småhuabebyggelse OFFENTLIGE TRAFIKK0MRÅDER(PBL 25 l.leddnr.3) ~Kjareveg Annen veggrnnn I I Gang-/sykkelveg EPESIALOMRÅDER(PØL 25 l.ledd nr.6) I I STREKSYMØOLER MV. Planena begrensning Fonnålsgrenae Regulert tomlegrenue 0 0 Eieodoinsgrenne oppheves Byggegrense Omrisa av planlagt bebyggelse Omrias av ekaialerende bebyggelse som inngår Regulerllcontkjerebane 4t Regulert porkeringsfell Avkjarsel FELLESOMRÅDER (PBL 25 l.ledd nr.7) U Undeegang Felles parkeringsplnaa/udkomsl KarlgrannlagiM: 1:1000 Plandata er digilaliseet fra manuskart i M: I: I 000 Ekvidiutanue I in Karlmålentolckl:1000 ti Klæba konunane Mindre vesentlig reguleringsendring Vasstjelltorget MEG TILHØRENDE REGULERIN080ESTEMMELSER Kurlprodaaent SAKSBEHANDLING IFLG. PLAN-OG BYGNINGSLOVEN SAKS- DATO SIGN. NR ~- \ \ - cl \~\\.-\.~\ ~./\\ /7. /~\/ ~ \7~~4~ \ Mindre veseollig reguleringsendring - FKBI endres 6102 Revisjon Fonnhlsgrenaer endrel, fosrebsissgsareal utvidel, paesells9/31 1 talt inn Formålegrenner endrel, forretningsareal flyttet (kombinert med bolig) Ubsyllingsgrad FKBI endret y&tiwfl61trfaslr ~fdf er Oflbnllig eltersyn fra til C5 2 gangs behan i det fisste utvalget far plnneaker I gangs behandling i det fasle utvalget far plnnsaker Kunngjøring av oppstart av plnnorbesdel PLANEN UFARBEIDET AV: IDEC N AS Klæba kommune TV TV TV 0041) TV TV PLANNR TEDNNR K AKSBEH TV

118 Sak 52/09 REGULERINGSENDRING FOR TANEMSMOVEIEN 2 O Kommunestyret Møtedato: Saksbehandler: Gunnar Øvrelid Djup Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 52/09 Kommunestyret /09 Formannskapet /09 Formannskapet Kommunestyrets vedtak: Kommunestyret vedtar ikke forslag til reguleringsendring. Området er regulert til næring og kommunestyret vil holde mulighet for næringslokaler tilgjengelig på Tanem. Saken kan vurderes på nytt når evt. nytt næringsareal på Tanem er regulert. Kommunestyret behandling : Ordfører Jarle Martin Gundersen SP erklærte seg som inhabil, jfr. forvaltningsloven 6, 2. ledd. Medlem Frode Røstum H erklærte seg som inhabil, jfr. forvaltningsloven 6, 1. ledd. Pkt. a Medlem Geir Karlsen SV fremmet følgende forslag: Kommunestyret vedtar ikke forslag til reguleringsendring. Området er regulert til næring og kommunestyret vil holde mulighet for næringslokaler tilgjengelig på Tanem. Saken kan vurderes på nytt når evt. nytt næringsareal på Tanem er regulert. Medlem Kai Norseth AP og Ole Horgøien FrP fremmet følgende forslag: Kommunestyret tar formannskapets vedtak om reguleringsendring for Tanemsmoveien 2 o til etterretning. Formannskap/planutvalg bes innarbeide nytt egnet område for handel/næring på Tanem ved igangsatt kommuneplanrevisjon. Karlsens forslag vedtatt mot 9 stemmer 2 AP, 3 H, 3 SP og 1 FrP. Formannskapet forslag til vedtak: Saken oversendes kommunestyret til behandling, med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret vedtar med hjemmel i plan- og bygningsloven forslag til mindre endring av reguleringsplan for Tanemsmovegen 2,o. Formannskapet behandling : Medlem Otto Sæterbø SV fremmet følgende forslag: Side 1 av 4

119 Sak 52/09 Formannskapet vedtar ikke fremlagt reguleringsplan. Området er regulert til næring og formannskapet vil holde mulighet for næringslokaler tilgjengelige på Tanem. Ved votering ble rådmannens innstilling vedtatt med 4 mot 3 stemmer (FrP, SV) for Sæterbøs forslag. Medlemmene Otto Sæterbø SV, Petter A. Hosen FrP og Marianne Løland FrP fremmet følgende forslag: Saken oversendes kommunestyret til behandling. Formannskapet samtykket i forslaget. Rådmannens innstilling: Formannskapet vedtar med hjemmel i plan- og bygningsloven forslag til mindre endring av reguleringsplan for Tanemsmovegen 2o. SAKSUTREDNING Vedlegg: 1.Oversikt 2.Forslag til reguleringsplan for Tanemsmovegen 2o. 3.Gjeldende regulering med bestemmelser 4.Støyutredning, datert Høringsuttalelser Saksopplysninger/bakgrunn: Eier av Tanemsmoveien 2o ønsker område FKB 1 i gjeldende reguleringsplan endret fra næring til bolig. Aktuelt boligareal, på ca. 250 m 2 BRA, ønskes omdisponert til 4 leiligheter. I kommunens behandling av reguleringsplan i 2005 (gjeldende regulering) er den aktuelle eiendommen regulert til forretning/kontor/bolig, vist som område FKB 1 i planen. Det var den gang et ønske fra regulant å regulere hele bebyggelsen i Vassfjelltorget til bolig, men kommunen satte som et vilkår å beholde en del som næring. Argumentasjonen var behovet for å sikre områder for forretnings- og kontorvirksomhet på Tanem. Planforslaget er fremmet med sikte på behandling som mindre endring ihht plan- og bygningslovens Forslaget har vært til høring i perioden Formannskapet behandlet i møte , sak 75/09, forespørsel om reguleringsendring. Følgende vedtak ble fattet: Med grunnlag i tidligere vurderinger og vedtak, vil formannskapet pr. idag ikke tilrå eier av Tanemsmov. 2o å fremme privat forslag til endring av reguleringsplanen. Før alternative areal til forretnings-/næringsformål er sikret i vedtatte planer for Tanemsområdet, vil formannskapet gå inn for å beholde formålet for aktuell bebyggelse, det vil si kombinert formål forretning/kontor/bolig. Uttalelser: Det har kommet uttalelser fra fylkesmannen og fylkeskommunen i Sør-Trøndelag. Det foreligger ingen merknader fra naboer og lokale organisasjoner. Side 2 av 4

120 Sak 52/09 Uttalelser fra fylkesmannen , og Fylkesmannen viser i sin første uttalelse til at kommunen ifbm reguleringsbehandlingen i 2005 har besluttet at en del av arealet (Tanemsmoveien 2o) skal ha kombinert formål næring/bolig, med butikk/kontor i 1. etasje. Fylkesmannen minner i samme uttalelse om barn og unges interesser, og at kommunen plikter å ivareta disse i planleggingen. I uttalelser datert og viser fylkesmannen til rundskriv T-1442, retningslinjer for støy i arealplanleggingen, som stiller krav om at støyforhold skal dokumenteres ved reguleringsplaner for boliger, og at eventuelle tiltak for å få dette til skal beskrives. Vilkår for egengodkjenning: Det må gjennomføres støyberegninger. Støyreduserende tiltak må tas inn i plankart/bestemmelser. Støyvurdering med forslag til tiltak forelegges fylkesmannen før planen kan egengodkjennes. Kommentar: Den aktuelle saken omfatter 1. etasje i bygning hvor 2. etasje allerede er tatt i bruk til boligformål, i tråd med gjeldende regulering. Ved reguleringen i 2005 ble det utført støyberegninger, som også omfatter boliger i Tanemsmoveien 2o. Se vedlegg. Vilkåret er derfor tilfredsstilt. Uttalelse fra Sør-Trøndelag fylkeskommune, datert I uttalelsen fra fylkeskommunen understrekes viktigheten av at det på et sted for konsentrert boligbebyggelse, som Tanem, bør være arealer avsatt til andre formål enn bare bolig, og ser det som uheldig at næringsareal reguleres bort med mindre det planlegges nye. Fylkeskommunen har ikke satt vilkår om egengodkjenning. Kommentar: Fylkeskommunens uttalelse er i tråd med kommunens tidligere oppfatning. Vurdering: Spørsmålet omkring behovet for næringsarealer på Tanem er like mye politikk som planfaglig, men som faglig rådgiver vil rådmannen be formannskapet vurdere konsekvensen av å ikke ha tilgjengelige arealer på Tanem for butikker og kontor. Det er i gjeldende planer riktignok avsatt areal til næring på motsatt side av Tanemsmoveien, men dette arealet eies og disponeres i sin helhet av lastebil- og transportfirmaet Ramlo Transport AS, og det er ikke realistisk å tro at dette arealet kan være aktuelt for forretning eller kontor. Det har ikke kommet inn uttalelser som er direkte kritisk til planforslaget, men fylkeskommunens uttalelse sammenfaller med kommunens tidligere holdning, nemlig viktigheten av å ha arealreserver for næring. Rådmannen kan ikke helt se at det siden reguleringsplanbehandlingen i 2005 har skjedd noe som endrer denne vurderingen. På den annen side må det nevnes at det har vist seg å være vanskelig å drive butikk på Tanem. Rådmannen er i tvil om grunnlaget er godt nok for forretningsvirksomhet i lokalene i overskuelig framtid. Side 3 av 4

121 Sak 52/09 Vurderingene som ble gjort i viser at det kan finnes alternative tomter for forretnings- og næringsvirksomhet på Tanem. Videre framgår det i vurderingene som følger formannskapssak 66/09, om reguleringsplan for Langmo, at areal på eiendommen Tanem Øvre har en strategisk beliggenhet i denne sammenheng. Dette endrer for så vidt ikke tidligere vurdering om at slike spørsmål bør avklares gjennom kommuneplanarbeidet. Fylkesmannen tar i sin uttalelse opp støy fra riksvegen. I tillegg til at dette er ivaretatt ved tidligere behandling, vil rådmannen peke på at kioskvirksomhet forårsaker støy i form av biltrafikk til og fra, tomgangskjøring m.m. For naboene vil omregulering til boligformål være en klar fordel i denne sammenheng. Til tross for tidligere vurderinger og vedtak, og under tvil, har rådmannen kommet til at forslaget til reguleringsendring kan godkjennes. Side 4 av 4

122 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Eva Bekkavik Arkiv: 411 Arkivsaksnr-dok.nr: 09/ Ansettelsesprosessen vedr. ny rådmann Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Saken legges frem uten forslag til vedtak. Kontrollutvalgets behandling og vedtak i sak 9/2010 den Protokoll Saksfremlegg ble utdelt i møtet. Følgende omforent forslag til vedtak ble fremmet: Saken utsettes til kontrollutvalgets ekstraordinære møte i mars. Vedtak Saken utsettes til kontrollutvalgets ekstraordinære møte i mars. SAKSUTREDNING: Saksdokumenter: Vedlegg Ingen. Utrykte vedlegg: 1. Formannskapets sak 122/09 utnevning av arbeidsgruppe ansettelse av ny rådmann. 2. Kommunestyrets sak 3/10 Interpellasjon til kommunestyret. Saksutredning I kommunestyrets møte 4. februar ble interpellasjon fra Peter M. Høvik besvart. Interpellasjonen lyder som følger: Hvilke prioriterte mål vil ordføreren stille til ny rådmann?

123 Etter behandling av interpellasjon vedr. ny rådmann i Klæbu kommune (i sak 3/10) valgte Kommunestyret å gi kontrollutvalget i oppdrag å gjennomgå ansettelsesprosessen vedr. ny rådmann. Kontrollutvalgets sekretariat har hentet informasjon fra Klæbu kommune sitt sak- og arkivsystem, samt fått supplerende opplysninger fra ordfører og personalsjef. Arbeidsprosessen Det ble nedsatt en arbeidsgruppe i formannskapsmøtet den 23. november 2009 i sak 122/09. Forslag til sammensetningen av arbeidsgruppen var omforent (enstemmig). Ingen protokolltilførsler er nedtegnet. Følgende personer ble valgt inn i arbeidsgruppen: Jarle Martin Gundersen, formannskapet Kai Nordseth, formannskapet Ingvar Sund, arbeidstakerorganisasjonene Lillian Krokum, personalsjef Underretning til kommunestyret, om utnevning av arbeidsgruppe for å: Komme med forslag til ny rådmann, ble gitt av ordfører i kommunestyret sitt møte den Ingen protokolltilførsler er nedtegnet. Den nedsatte arbeidsgruppen har avholdt 5 møter pr og dokumentert dette i sakog arkivsystemet til Klæbu kommune. Arbeidsgruppen har innhentet referanser fra andre kommuner, som Skaun, Meldal, Rennebu og Ørland. Arbeidsgruppen har fulgt lov om offentlige anskaffelser ved at de har sendt ut forespørsel til 4 leverandører av rekruteringstjenester. Følgende leverandører ble invitert til å komme med tilbud: Bemanningshuset TotalConsult Horton International Manpower Leverandørene ble invitert til å komme med skriftlig tilbud, samtidig som de ble invitert til et møte for å presentere seg. Kommunen ønsket videre at leverandørene møtte med de aktuelle personer som skal drive prosessen. Tilbudsfrist ble satt til 8. januar 2010, og presentasjon av leverandører ble satt til 12. og 13. januar. Alle fire leverandører leverte tilbud innen fristens utløp. Alle unntatt Horton International hadde anledning til å møte til presentasjon. Etter en totalvurdering av pris, presentasjon og hvem som arbeidsgruppen mente best kunne ivareta kommunens interesser, falt valget på Manpower Professional. Alle tilbydere ble tilskrevet og meddelt resultatet. For å komme med innspill til hvilke utfordringer de ansatte ser for kommunen og rådmannen, samt hvilke forventninger de har til ny rådmann, fikk arbeidsgruppen i oppdrag

124 fra konsulenten hos Manpower Profesional å peke ut 3 enhetsleder og 2 ansatte fra 1.linjetjensten. I tillegg kommer ledergruppen og 2 tillitsvalgte. Samtalene ble gjennomført fredag 5. februar. Den videre prosess og kjøreplan for ansettelse av ny rådmann: Søknadsfrist 5. mars Konsulentens anbefaling frist 26. mars Behandling i Formannskapet 15. april Tilsetting i Kommunestyret 22. april (ekstraordinært) Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Arbeidsgruppen har gjort tiltak for å sikre reell konkurranse om kontrakten, jf. forespørsel om tilbud fra 4 leverandører. Arbeidsgruppens arbeid er dokumentert i kommunens sak- og arkivsystem. Kontrollutvalgets sekretariat legger frem saken til videre diskusjon i kontrollutvalget. Utvalget må videresende saken til kommunestyret, slik at kommunestyret får behandlet saken på sitt førstkommende møte som er berammet til 25. mars.

125 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Eva Bekkavik Arkiv: 210 &14 Arkivsaksnr-dok.nr: 08/65-11 Kontrollutvalgets årsmelding for 2009 KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Kontrollutvalget slutter seg til forslag til årsmelding for 2009 og legger saken frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding for 2009 til orientering. SAKSDOKUMENTER: 1. Årsmelding for kontrollutvalget for SAKSUTREDNING: Kontrollutvalgets sekretariat har utarbeidet forslag til årsmelding for kontrollutvalget i Klæbu kommune, der vi har oppsummert aktiviteten i kontrollutvalget i Kontrollutvalget vedtar sin endelige årsmelding på bakgrunn av utsendte administrative forslag, samt eventuelle egne innspill i møtet den Kontrollutvalget er kommunestyrets eget kontroll- og tilsynsorgan og skal forestå det løpende tilsynet med kommunen og kommunens virksomhet på vegne av kommunestyret. Utvalget rapporterer sine saker til kommunestyret løpende gjennom året, men for å oppsummere foregående års aktivitet og for å gi kommunestyret et innblikk i kontrollutvalgets virksomhet, utarbeider kontrollutvalget sin egen årsmelding som legges frem for kommunestyret til orientering. Kommunestyret har til enhver tid, men kanskje særlig i tilknytning til behandlingen av årsmeldingen, anledning til å komme med synspunkter knyttet til kontrollarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets arbeid krever et nært og godt samarbeid med kommunestyret, administrasjonen, revisjonen og sekretariatet. Utvalget kan derigjennom bidra til en velfungerende forvaltning og tillit til kommunen. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler kontrollutvalget å oversende årsmeldingen til kommunestyret til orientering.

126 Vedlegg KLÆBU KOMMUNE Årsmelding for kontrollutvalget for 2009 Innledning Kontrollutvalget velges av kommunestyret og skal på vegne av kommunestyret føre det løpende tilsynet med den kommunale forvaltningen. Alle kommuner og fylkeskommuner er pliktig til å velge et kontrollutvalg og lovgiver har med de siste endringene i kommuneloven uttalt ønske om å styrke kontrollutvalgets stilling i den kommunale forvaltningen. Kontrollutvalget hadde i 2009 følgende sammensetning: Medlemmer Varamedlemmer Jomar Aftret Leder Frode Gerhardsen 1.vara for Aftret og Lervold Ivar Skei Nestleder Bård Kalvik 2.vara for Aftret og Lervold Bjørn Lervold Medlem Leif M. Olsen 3. vara for Aftret og Lervold Ingeborg Grendstad Medlem Claus Nielsen 1.vara for Skei og Grendstad Ove Lysklett Medlem Britt Hukkelås 2.vara for Skei og Grendstad Jørgen Krokstad 3.vara for Skei og Grendstad Peder Tulluan 1.vara for Lysklett Einar Skei 2.vara for Lysklett Kontrollutvalget består av fem medlemmer. Kommunestyret kan foreta nyvalg av kontrollutvalgets medlemmer, men da må hele utvalget velges på nytt. I henhold til kommuneloven skal minst et av medlemmene fra og med inneværende valgperiode være medlem av kommunestyret, dette kravet er oppfylt. Alle medlemmer i kontrollutvalget er invitert til bl.a. samlinger i regi av KonSek Midt- Norge IKS, NKRF og Forum for kontroll og tilsyn, for kompetanseutvikling og erfaringsutveksling. Leder og nestleder har deltatt på Forum for Kontroll og Tilsyn sin fagkonferanse i I oktober arrangerte KonSek Midt-Norge IKS Samling for kontrollutvalgene, 2 av kontrollutvalgets medlemmer/varamedlemmer deltok på samlingen.

127 Likestilling Etter kommune- og fylkestingsvalget for perioden så består kontrollutvalget av 1 kvinne og 4 menn. Utvalget mener at kravene i kommuneloven til jevn fordeling mellom kjønnene, ikke er ivaretatt. Utvidede oppgaver for kontrollutvalget. Lovendringer medførte at kontrollutvalgets rolle er styrket i den kommunale forvaltningen, gjennom et tydeligere ansvar for tilsynsfunksjonen i kommunen. Kommunestyrets overordnede ansvar for tilsyn og kontroll er også mer fremhevet. Lovendringen har gitt nye roller for både kontrollutvalg, sekretariat og revisjon var det fjerde hele driftsår etter at Klæbu kommune vedtok å slutte seg til et interkommunalt samarbeid for kommunal revisjon og sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalg sammen med Sør-Trøndelag fylkeskommune og 13 andre kommuner i fylket. Formål og målsettinger med kontrollutvalgets virksomhet Kontrollutvalgets oppgaver er i utgangspunktet gitt i kommunelovens 77, og i forskrift om kontrollutvalg av , men kommunestyret kan konkret be utvalget utføre særskilte tilsynsoppgaver på sine vegne. Kontrollutvalgets hovedoppgave er å føre tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret og påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Kontrollutvalget skal ifølge kommuneloven sørge for at følgende oppgaver blir utført: 1. Regnskapsrevisjon, som innebærer å bestille regnskapsrevisjon fra revisor, påse at kommunens årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, avgi uttalelse om årsregnskapet og påse at revisors påpekninger til årsregnskapet blir fulgt opp. 2. Forvaltningsrevisjon, der kontrollutvalget utreder behovet for, planlegger og bestiller forvaltningsrevisjonsarbeid, og rapporterer resultatene fra forvaltningsrevisjonsprosjekter til kommunestyret. 3. Gransking eller undersøkelser, enten på eget initiativ eller etter vedtak i kommunestyret. 4. Selskapskontroll, som innebærer å føre kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper. 5. Valg av revisjonsordning, der kontrollutvalget avgir innstilling om valg av revisjonsordning til kommunestyret og eventuelt innstiller på valg av revisor. 6. Budsjett, som innebærer å utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Saksbehandlingen i kontrollutvalget Kontrollutvalget i Klæbu har i 2009 avholdt 6 møter og behandlet 41 saker.

128 Regnskapsrevisjon: Som det fremgår foran under oppgaver for kontrollutvalget, oversendes hvert år en uttalelse til kommunestyret om kommunens årsregnskap. Kontrollutvalget anbefalte kommunestyret å godkjenne regnskapet for 2008 med en tilføyning om at det var beklagelig at kommunen ikke var i stand til å sette av midler til disposisjonsfond som vedtatt i opprinnelig budsjett. Det gledelige derimot, var at kommunen endelig hadde fått til kontrolloppstillingen over registrerte og innberettede beløp vedrørende lønn. Forvaltningsrevisjon: Kontrollutvalget har i 2009 behandlet en forvaltningsrevisjonsrapport med fokus på økonomisk styring og rapportering i Klæbu kommune. Rapportene er lagt frem for kommunestyret. I sitt vedtak ba kommunestyret rådmannen om å gi kontrollutvalget en skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene fra revisor er fulgt opp innen utgangen av august Kontrollutvalget mottok en tilbakemelding fra rådmannen innen fristen, men kommunen er ikke kommet helt i mål med å gjennomføre revisjonens anbefalinger enda. Derfor har kontrollutvalget bedt rådmannen om en ny tilbakemelding når alle anbefalingene i rapporten er gjennomført, eller senest innen utgangen av mars Kontrollutvalget har i tillegg bestilt et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på Styringssystemer for kvalitet og miljø i Klæbu kommune, dette prosjektet ble ferdigstilt i januar Rapporten legges frem for behandling i kontrollutvalget på møtet i februar Selskapskontroll: Selskapskontroll er en ny oppgave for kontrollutvalget, der utvalget på vegne av Klæbu kommune kan gå inn og gjøre undersøkelser i selskaper som Klæbu kommune alene eller sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner eier. Formålet er å følge opp at selskapene driver i tråd med kommunens vedtak og intensjoner med selskapets virksomhet. Kontrollutvalget gjennomførte i 2007 en begrenset eierskapskontroll, som inngår i begrepet selskapskontroll, i 2 selskaper. Rapporter fra gjennomgangen ble behandlet av kommunestyret i september 2007 i sak 26/07. Rådmann og formannskap skal på bakgrunn av vedtaket utarbeide rutiner for eierstrategi og deretter fremlegge dette for kommunestyret første halvår Kontrollutvalget har flere ganger hatt kontakt med rådmannen for å få status i arbeidet med en utarbeidelse av en eierstrategi, senest på et kontaktmøte mellom rådmann, ordfører, kontrollutvalgets leder og sekretariat i februar Eierskapsmeldingen skal være klar til politisk behandling innen sommeren Dersom det ikke oppstår spesielle forhold finner kontrollutvalget det ikke naturlig, uten at kommunestyret ber om det, å igangsette ytterligere selskapskontroll før kommunestyret

129 har tatt stilling til på hvilken måte de ønsker å følge opp utenforliggende selskap (eierskapsmeldingen). Kontrollutvalget har imidlertid bedt om å få rutinemessig tilsendt innkalling og protokoll fra styremøter og generalforsamlings-/representantskapsmøter i Klæbu Industrier AS (jf. kommunelovens 80) Andre forhold: For å motvirke konsekvensene av den internasjonale finansuroen ble det i januar 2009 vedtatt endringer i statsbudsjettet for 2009 omtalt som Regjeringens tiltakspakke. Klæbu kommune fikk ca 5,86 mill kroner, fordelt på vedlikeholdsmidler, frie inntekter og skattekompensasjon. Klæbu kommunestyre vedtok å bruke tiltakspakken på enøk-tiltak på skolene og takarbeider på Klæbu sykehjem. Kontrollutvalget har fulgt opp bruken av tiltaksmidlene gjennom orienteringer fra rådmannen. I 2008 så ble det foretatt en forvaltningsrevisjon på offentlige anskaffelser i Klæbu kommune. Kontrollutvalget anså tilbakemeldingen fra rådmannen, vedr. anbefalingene som revisor ga i rapporten, som tilfredsstillende. Under prosessen knyttet til kjøp av takarbeider ved Klæbu sykehjem i 2009, foretok kontrollutvalget en enkel undersøkelse om regelverk og rutiner for offentlige anskaffelser ble fulgt. Kontrollutvalget ba, etter utført undersøkelse, rådmannen om å holde sterkere fokus på oppfølging av regelverk og egne rutiner for offentlige anskaffelser, dokumentasjon og arkivering av relevante dokumenter i anskaffelsesprosessen, samt opplæring og intern kvalitetssikring av innkjøpsarbeidet i kommunen. Og at dette måtte gjenspeiles i det daglige arbeid. Synlighet Utvalget har et ønske om å ha oppdatert informasjon om kommunens virksomhet, og samtidig gjøre egen funksjon mer kjent. Kontrollutvalget legger stor vekt på å være synlig og ha god kontakt med kommunens ledelse. Ordfører og/eller rådmann har deltatt på de fleste av utvalgets møter, noe kontrollutvalget oppfatter som en styrke i sitt arbeid. Samarbeid Kontrollutvalgets leder og oppdragsansvarlig sekretær har hatt et kontaktmøte med politisk ledelse og administrasjon i 2009, for 2010 så er det ønskelig å prøve å få til slike kontaktmøter i forkant av de fleste av kontrollutvalgets møter. Dette for å synliggjøre egen virksomhet, samt å få viktig informasjon fra politisk og administrativ ledelse. Kontakten oppleves som positiv og en styrking av kontrollutvalgets arbeid. Kontrollutvalgets økonomi Regnskapet for kontrollutvalget, kjøp av sekretariats- og revisjonstjenester føres under ansvar 140 Politiske organer og under tjeneste 1100 Kontroll og Revisjon. Kontrollutvalget Prosjekt Tekst Regnskap 2009 Budsjett Godtgjørelser og sosiale utgifter , , Driftsutgifter, kurs og reiser , ,00

130 SUM DRIFTSUTGIFTER , ,00 Kjøp av revisjons- og sekretariatstjenester Prosjekt Tekst Regnskap 2009 Budsjett Kjøp fra IKS , ,00 NETTO DRIFTSRESULTAT , ,00 Det ble vedtatt et budsjett på kr ,- til revisjon og kr ,- til sekretariatstjenester for Regnskapet viser at kostnader til kjøp av sekretariats- og revisjonstjenester er i tråd med budsjettet. Kostnadene til kontrollutvalgets egen virksomhet, (godtgjørelse, tapt arbeidsfortjeneste, kurs, mv) er mindre enn budsjetter, slik at det totalt blir et mindreforbruk på området kontroll og revisjon. Avslutning I tillegg til en oppsummering av årets virksomhet anser kontrollutvalget årsmeldingen som et dokument for å informere om utvalget og dets virksomhet. Kontrollutvalgets arbeid krever et nært og godt samarbeid med kommunestyret og administrasjonen i Klæbu kommune. Utvalget takker for samarbeidet som har vært i året som har gått og ser frem til et nært og godt samarbeid i året som kommer. På denne måten kan kontrollutvalget på sin måte bidra til en velfungerende forvaltning og størst mulig tillit til kommunen, til beste for kommunen og den enkelte innbygger i Klæbu kommune. Klæbu Jomar Aftret Kontrollutvalgets leder

131 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Eva Bekkavik Arkiv: 252 U00 Arkivsaksnr-dok.nr: 09/ Gjennomgang av Næringsfondet i Klæbu kommune KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Saken legges frem uten forslag til vedtak. SAKSDOKUMENTER: 1. Utbetalinger fra Næringsfondet 2007 til Formannskapets sak 76/04 Klæbu Næringshage Søknad om støtte og medvirkning og invitasjon til aksjetegning. 3. Samarbeidsavtale mellom Klæbu Næringshage og Klæbu kommune, datert Utrykte vedlegg 1. Utvalg for næring, miljø og samferdsel sak 47/09 2. Melding om politisk vedtak - Bruk av næringsfondet ny behandling. 3. Brev til utvalgsleder næring, miljø og samferdsel, orientering til kontrollutvalget. 4. Vedtekter for kommunale kraftfond (næringsfond), vedtatt i kommunestyret i sak 12/96 SAKSUTREDNING: Kontrollutvalget behandlet i sitt møte den 3. desember 2009, i sak 37/2009 Næringsfondet i Klæbu kommune - Orientering fra leder i Utvalg for næring, miljø og samferdsel, en forespørsel fra utvalg for næring, miljø og samferdsel vedrørende bruk av nærings- /kraftfondet siden næringshagens opprettelse til og med dags dato. Kontrollutvalget fattet enstemmig følgende vedtak: Kontrollutvalget ber sekretariatet om å innhente opplysninger om utbetalinger fra Kraftfondet (Næringsfondet) de siste 3 årene, slik at man ser hvilke beløp som er utbetalt og til hvem. I tillegg ønskes de eventuelle vedtakene som er gjort for disse utbetalingene. Kontrollutvalget ønsker også vedtaket som ble gjort da Næringshagen ble opprettet og eventuelt samarbeidsavtalen mellom kommunen og Næringshagen.

132 Kontrollutvalgets sekretariat har innhentet informasjon fra kommunens sak- og arkivsystem, samt fått dokumentasjon fra regnskapsleder Oddvar Berg og enhetsleder Knut Brauteset, nærings- og utbyggingstjenesten. Klæbu Næringhage AS Utvalg for kultur, næring og miljø vedtok på sitt møte i sak 83/03 at Klæbu kommune ville medvirke til forprosjekt Næringshage i Klæbu. Det ble innvilget et tilskudd på inntil kr ,- og at Næringshagen fikk leie deler av Skarpsnoveien 5 på Hallset på rimelige vilkår i en oppstartsfase. Formannskapet vedtok på sitt møte i sak 76/04 at Klæbu kommune aktivt ville bidra til at etableringen av Næringshagen ble et faktum. Klæbu kommune bidro med rundt 30 % av aksjekapitalen i Næringshagen. Og Klæbu kommune tilrettela også for næringshagen med bl.a. å overdra det tidligere administrasjonsbygget på Hallsetheimen, vederlagsfritt til selskapet. Utover dette, og som en viktig forutsetning for driften av næringshagen, ble det etablert en egen oppdragsavtale mellom selskapet og kommunen. Denne avtalen løper fram til (avtale følger vedlagt). Næringsfondet i Klæbu kommune Kommunens næringsfond skal, jf. vedtekter vedtatt i 1996, ha en fondskapital på kr ,-, fondskapitalen kan kun brukes til lån, herunder ansvarlig lån, og/eller avsettes til garantifond.. Den årlige avkastningen (årlige konsesjonsavgifter kr ,- + renter på fondets bankinnskudd) tilsvarer et beløp mellom kr og kr ,- og kan brukes til tilskudd og betingede lån. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Kontrollutvalgets sekretariat legger frem saken for videre drøftinger i kontrollutvalget.

133 Vedlegg 1 Konto Næringsfond 2007 Fondet ble belastet med kr ,98, hvorav kr ,- er kjøp av tjenester fra Klæbu Næringshage (jf. avtale pr. 1. januar 2007). De resterende ,98 består av 20 enkeltstående tilskudd, det høyeste beløpet er kr ,- som er en overføring til Trøndelag senter for samtidskunst jf. FS-sak 91/06. Saldoen på næringsfondet var ved årets slutt kr , Fondet ble belastet med kr hvorav kr ,- er kjøp av tjenester fra Klæbu Næringshage (jf. avtale pr. 1. januar 2007). De resterende består av 9 enkeltstående tilskudd, de høyeste beløpene er kr ,- som er en overføring til Sør-Trøndelag fylkeskommune jf. FS-sak 137/06 og et tilskudd til sommerjobb på kr jf. NMS-sak 21/08, samt en regnskapsmessig regulering på kr med teksten innsparing De andre tilskuddene ligger på beløp under kr ,- Saldoen på næringsfondet var ved årets slutt kr , Fondet ble belastet med kr hvorav kr ,- er kjøp av tjenester fra Klæbu Næringshage (jf. avtale pr. 1. januar 2009). De resterende består av 4 enkeltstående tilskudd, det høyeste beløpet er kr ,-, som er en overføring til Allskog jf. FS-sak 45/07. Saldoen på næringsfondet var ved årets slutt kr ,19.

134 KLÆBU NÆRINGSHAGE - SØKNAD OM STØTTE OG MEDVIRKNING OG INVITASJON TIL AKSJETEGNING Vedlegg 2 Formannskapet Møtedato: Saksbehandler: Knut Brauteset Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 0076/04 Formannskapet Formannskapets vedtak: Klæbu kommune ser svært positivt på etablering av Klæbu Næringshage AS, og vil aktivt bidra til at etableringen lykkes. Det forutsettes opprettet et interimstyre, hvor rådmannen oppnevner kommunens representant. Klæbu kommune stiller inntil kr ,- til interimstyrets disposisjon. Klæbu kommune ønsker å gå inn i Klæbu Næringshage AS som aksjonær, og bevilger Kr ,- til kjøp av aksjer. Klæbu kommune ser positivt på fortsatt utleie av lokaler, hvor dagens leieavtale prologneres inntil Klæbu Næringshage AS er etablert. Videre bevilges kr ,- som driftstilskudd til Klæbu Næringshage AS for Alle bevilgninger dekkes over næringsfondet. Formannskapet behandling : I møtet ble enstemmig enighet om følgende omforent vedtak: Klæbu kommune ser svært positivt på etablering av Klæbu Næringshage AS, og vil aktivt bidra til at etableringen lykkes. Det forutsettes opprettet et interimstyre, hvor Rådmannen oppnevner kommunens representant. Klæbu kommune stiller inntil kr ,- til interimstyrets disposisjon. Klæbu kommune ønsker å gå inn i Klæbu Næringshage AS som aksjonær, og bevilger Kr ,- til kjøp av aksjer.

135 Klæbu kommune ser positivt på fortsatt utleie av lokaler. Dagens leieavtale prologneres inntil Klæbu Næringshage AS er etablert. Videre bevilges kr ,- som driftstilskudd til Klæbu Næringshage AS for Alle bevilgninger dekkes over næringsfondet. Rådmannens innstilling: 1. Det vises til søknad datert 7.juli om medvirkning til etablering av Klæbu Næringshage AS, vedlagt forretningsplan for etablering og drift. 2. Klæbu kommune forutsetter at det snarest konstitueres et interimstyre for Klæbu Næringshage AS som arbeider videre med å legge grunnlaget for etableringen av selskapet. For Klæbu kommune utnevnes følgende til å representant til interimstyret: 3. Rådmann får fullmakt til å prolongere gjeldende avtale om leie av lokaler i Skarpsnov.5. Fra 2005 legges til grunn en leie på min.kr.290/m2 av de lokaler som disponeres, jf.pkt.4 i avtale datert Det forutsettes at Klæbu Næringsforening sammen med Klæbu kommune administrativt håndterer henvendelser til næringshagen, inngår framleieavtaler osv, inntil interimstyret har avklart finansiering og fått etablert selskapet, konstituert styre og engasjert prosjektleder. 5. Det forutsettes videre at invitasjon til å tegne aksjer /andeler i selskapet går ut snarest. En interesse for å tegne andeler i selskapet vil ha betydning for viljen til å gå inn med støtte til virksomheten. Klæbu kommune er bedt om signaler på tegning av aksjer i selskapet. Klæbu kommune ser det som mulig å gå inn med aksjekapital inntil kr og at driftstilskudd begrenses tilsvarende. Klæbu kommune betrakter dette som et bidrag til oppstart, og har ikke til hensikt å bli sittende med en stor eierandel over tid. 6. Når tilsagn og aksjekapital er innmeldt, skal interimstyret framlegge en justert forretningsplan som skal framlegges Klæbu kommune til vurdering. 7. Utover innskutt aksjekapital, innvilger Klæbu kommune et tilsagn om driftstilskudd til styret for Klæbu Næringshage AS for drift av næringshagen i 2005 inntil kr For denne sum skal Klæbu Næringshage AS forestå en del definerte tjenester knyttet til etablererveiledning herunder tjenester for Klæbu kommune, dette skal defineres i en oppdragsavtale som også skal forelegges og godkjenne av Formannskapet. 8. Det forutsettes at fylkeskommunen går inn med et driftstilskudd minimum tilsvarende kommunens. Beløpet dekkes over post i SAKSUTREDNING Vedlegg: 1. Protokoll fra møtet i SUN-utvalget og Næringsutvalget 8.sept Saksframlegg og vedlegg til NU-sak 8/04. Bakgrunn:

136 Søknad gjelder medvirkning til etablering av Klæbu Næringshage AS - synergi-senter for nyskaping, kompetanse, vekst og næringsutvikling i Klæbu kommune m/omegn som planlegges etablert i samsvar med SIVA s konsept for regionale Næringshager i Norge. Vurdering Det vises til saksframlegg og innstilling fra Næringsutvalget i NU-sak 8/04 (vedl.1). Rådmannen slutter seg til Næringsutvalgets innstilling med følgende kommentarer: Oppdragsavtale med Klæbu næringshage AS. Det framgår at det bør utarbeides en Oppdragsavtale mellom Klæbu kommune og Klæbu næringshage AS, (jf.pkt.7 i forslag til vedtak). En oppdragsavtale må definere de oppgaver som skal utføres for Klæbu kommune fra næringshage-selskapet. En konkretisering av oppgaver kan bidra til en klarere rollefordeling med det offentlige, kommunale og regionale apparat. Videre kan en slik avtale bidra til å styrke grunnlaget for virksomheten i næringshagen. Det ligger i prosjektet at det offentlige (gjennom driftstilskudd, eventuelt utmålt pr.stykkpris) kjøper en del tjenester innen næringsutvikling som næringshagen har bedre forutsetninger for å utføre. Dette kan være fellestjenester for virksomheter, lokal veiledning/bedriftsrådgiving, kontorhotell/fjernkontor, fadderordning, kontraktsinngåelser, næringsfaglige vurderinger, søknadskontor, faglig og sosialt miljø osv. De tjenester som det offentlige vil kjøpe av næringshagen, og som vil mangle tilstrekkelig kommersiell inntjening, bør være godt konkretisert i forretningsplan før prosjektet settes i gang. Utover kommunens egen interesse i å kjøpe tjenester fra næringshagen, må man også legge vekt på andres vurdering av søknaden. Man kan neppe basere all drift på tilskudd eller kjøp fra Klæbu kommune. Derfor er det viktig at også øvrige parter beskriver hva de ønsker å kjøpe av næringshagen nå man går inn med tilskudd/ aksjekapital, og i et langsiktig perspektiv. Det vil også være ønskelig at regionalt nivå uttaler seg om regional bruk av denne næringshagen. P.t. foreligger ikke svar vedr. fylkeskommunens behandling av søknaden. Eierskap i driftsselskapet Eierskap i eiendom. Som vilkår i et tilsagn om støtte fra Klæbu kommune er det som nevnt naturlig å legge til grunn en konkretisering av selskapets arbeidsoppgaver og tilbud. Det bør også være et vilkår med en sterk ekstern finansiering (øvrige tilskudd og aksjekapital). Vår innstilling om støtte i en oppstartsfase innebærer at kommunen både deltar med en aksjepost i driftsselskapet og samtidig sitter med eiendommen som leies ut. På sikt bør man vurdere om eiendommen bør overføres til Eintrøa Næringsbygg AS eller annet eiendomsselskap. Man må også drøfte hvor lenge kommunen bør sitte med en aksjepost i driftsselskapet før man ev. selger seg ut. En overdragelse av eiendom rimelig til et eiendomsselskap som står ansvarlig for drift og utbygging etter intensjonene for Klæbu næringshage, kan vurderes som en form for støtte til etableringen. Næringsutvalget var av den formening at dette spørsmål først bør vurderes etter at driften er etablert. Formannskapet kan imidlertid vurdere om man ønsker en nærmere utredning av dette spørsmålet om eierskap ev.overdragelse av eiendom.

137 Når det gjelder utleieavtalen med næringshagen under forprosjekt-fasen, er denne utløpt pr , og ikke formelt prolongert fra kommunens side. Ansvaret for de eksisterende framleieavtaler, og ev. nye leieavtaler vil således være å betrakte som overført til Klæbu kommune fra på likelydende avtalevilkår, og inntil det foreligger utleiekontrakt med Klæbu Næringshage AS. Organisering / styre for Klæbu Næringshage AS Forprosjektet er å anse som avsluttet når grunnlaget for etablering av selskapet er lagt. Arbeidet er således ikke ennå helt ferdig, men vi anser som fornuftig at det snarest nedsettes et styre (interimstyre) for Klæbu næringshage AS under etablering, som overtar oppgavene fram til etableringsdato. Det anses som realistisk at etablering av selskapet kan skje før/rundt Det bør snarest gå ut invitasjon til tegning av andeler (aksjer) i selskapet. Kommunens behandling av denne søknaden har stor betydning for etableringen av selskapet. Det er på dette tidspunkt ikke gitt formelt svar fra S-T fylkeskommune, men signaler så langt tyder på en positiv behandling. SIVA vil kunne gå inn med gratis rådgiving, samt aksjekapital i selskapet, men har heller ikke formelt gitt svar på søknaden. Kommunens beslutning vil nok ellers bli lagt til grunn i andres vurderinger.

138 Vedlegg 3

139

140

141 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Eva Bekkavik Arkiv: 216 Arkivsaksnr-dok.nr: 09/240-6 FORVALTNINGSREVISJON - STYRINGSSYSTEMER I KLÆBU KOMMUNE : KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Kontrollutvalget tar rapporten til etterretning og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Styringssystemer til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av august VEDLEGG 1. Forvaltningsrevisjonsrapport Styringssystemer. SAKSUTREDNING: Plan for forvaltningsrevisjon for 2009 ble behandlet i kommunestyremøte i sak 22/09. Ved behandlingen av saken ble det fremmet to nye fokusområder til plan for forvaltningsrevisjon for Kommunestyret vedtok et omforent forslag om endring av kontrollutvalgets foreslåtte fokusområder i planen. Blant fokusområdene i planen ble prosjektet "Styringssystemer for kvalitet og miljø" prioritert høyest. Kontrollutvalgets bestilling For å få god nok kunnskap om bakgrunnen for prosjektforslaget, og for å presisere hva man ønsket å belyse, så inviterte kontrollutvalget kommunestyrerepresentanten som hadde foreslått prosjektet til kontrollutvalgets møte den Med bakgrunn i plan for forvaltningsrevisjon for 2009, og orienteringen kommunestyrerepresentanten ga i kontrollutvalgets møte, vedtok utvalget i sak 22/2009, å bestille en forvaltningsrevisjon med fokus på styringssystemer for kvalitet og miljø i Klæbu kommune. Med bakgrunn i kontrollutvalgets bestilling har Revisjon Midt-Norge IKS formulert følgende problemstilling for prosjektet: Hovedproblemstilling: Har Klæbu kommune et betryggende system for intern kontroll og risikostyring?

142 Delproblemstillinger: 1. Er det samsvar mellom det interne miljøet og kommunens holdninger til risiko? 2. Har Klæbu kommune fastsatt mål for virksomheten? 3. Har kommunen et system for å vurdere og håndtere forhold som kan hindre måloppnåelse? 4. Er informasjon fra kommunen tilstrekkelig, tilgjengelig og kvalitetssikret? 5. Hvordan sikrer Klæbu kommune at de interne kontrollsystemene blir gjennomgått og vurdert? Revisjonens konklusjon Hovedkonklusjon: Klæbu kommune har mange elementer som kan og bør inngå i et helhetlig styringssystem. Etter revisors oppfatning mangler imidlertid kommunen en helhetlig systembeskrivelse, og en systematisk tilnæring til forhold som risikovurderinger og evaluering av kontrollenes effektivitet. Generelt oppfattes det som en svakhet at mange viktige elementer i styringssystemet er lite formalisert. Det synes også å være for svak sammenheng mellom enkeltelementene i kommunens styringssystem. Konklusjon delproblemstilling 1: Er det samsvar mellom det interne miljøet og kommunens holdninger til risiko? Det som betegnes "internt miljø" er utgangspunktet for de ansattes holdning til risiko, og speiler virksomhetens holdning til risiko. Etiske verdier, de ansattes kompetanse, organisasjonsform og ansvarsfordeling er sentrale elementer i det interne miljøet. Ledelsen sørget for at etikk har blitt satt på dagsorden i Klæbu kommune gjennom et program som samtlige ansatte har deltatt i. Som en del av programmet har den enkelte ansatte hatt mulighet til å knytte problemstillinger om etikk direkte mot sine daglige arbeidsoppgaver. Dette er viktig for å skape et engasjement blant de ansatte, og for å sikre at de ansatte ser nytten i slike diskusjoner. De fleste enhetslederne kjenner de etiske retningslinjene, men mange oppfatter dem ikke som relevante for egen enhet. De brukes derfor ikke aktivt. Kommunen har en kompetansehevingsplan, som rulleres ved bred involvering av ansatte. Realismen i planen er likevel avhengig av at det finnes budsjettmidler til å gjennomføre kompetansehevingstiltakene. Dette kan redusere betydningen av planen. Planen viser likevel prioriteringen mellom de kompetansehevende tiltak som lar seg gjennomføre. Manglende midler til å iverksette kompetansehevende tiltak kan på sikt føre til at kommunen ikke får bygget opp nødvendig kompetanse. Enhetslederne og rådmannsnivået mener stort sett at det er samsvar mellom organisasjonsstruktur og delegert myndighet. Det synes likevel som om det er uklarheter

143 omkring kommunalsjefenes og rådgivernes roller. Det er viktig at rådmannen er tydelig på rådgivernes rolle og kommuniserer dette overfor enhetslederne. Konklusjon delproblemstilling 2: Har Klæbu kommune fastsatt mål for virksomheten? Administrasjonen har fokus på de politisk fastsatte målsettingene, og har utarbeidet en oversikt over tiltak som målsettingene medfører. Tiltakslista bidrar til å øke sikkerheten for måloppnåelse og til å plassere ansvaret for oppfølgingen av tiltakene. Noen enhetsledere har i tillegg utarbeidet målsettinger for å ivareta lovkrav som er spesifikke for deres virksomhet. Hver enhetsleder har en resultatavtale med rådmannen. Det stilles i liten grad krav om tilbakerapportering fra enhetsleder til rådmann. Konklusjon delproblemstilling 3: Har kommunen et system for å vurdere og håndtere forhold som kan hindre måloppnåelse? Undersøkelsen viser at det gjennomføres risikovurderinger og tiltak på flere sentrale områder i Klæbu kommune. Den systematiske tilnærmingen til dette arbeidet, med risikovurdering, sannsynlighetsvurdering og iverksettelse av konkrete tiltak knyttet direkte til risikovurderingene slik COSO-rammeverket legger opp til, mangler imidlertid på de fleste områder. Konklusjon delproblemstilling 4: Er informasjon fra kommunen tilstrekkelig, tilgjengelig og kvalitetssikret? Deler av den interne informasjonsflyten i kommunen har hatt et uformelt preg. Ulempen med dette er at informasjonen ikke tilflyter alle som kan ha behov for den. Det uformelle preget understrekes på enhetsledermøtene, fordi det ikke er fastsatt agenda for møtet og fordi det heller ikke føres referat. Oppfølging av saker vanskeliggjøres når ikke oppfølgingsansvaret er skriftliggjort. Det er ikke lagt opp til noen aktiv rapportering fra enhetsleder til rådmann på andre forhold enn økonomi. Den utadrettede informasjonen skjer gjennom hjemmesiden og Klæbustikka. Samlet sett har kommunen gode muligheter for å gi informasjon om virksomheten til både brukere og innbyggere. Konklusjon delproblemstilling 5: Hvordan sikrer Klæbu kommune at de interne kontrollsystemene blir gjennomgått og vurdert? Rådmannen har stilt krav til enhetslederne gjennom leder- og resultatavtaler. Oppfølging og evaluering av måloppnåelsen har i liten grad vært tema. Rådmannens evaluering av måloppnåelsen har derfor måttet skje via årsrapportene fra den enkelte enhet. På økonomiområdet har det imidlertid vært stort fokus på tilbakerapportering og tett oppfølging av budsjettstatus. Revisors oppfatning er at rådmannen ikke har vektlagt tilbakerapportering fra enhetslederne. Revisor mener resultatmål og andre mål i lederavtalene bør følges opp tettere.

144 Samlet sett er revisor av den oppfatning at det ikke gjøres noen systematisk evaluering av de kontrolltiltak som er iverksatt for å sikre måloppnåelsen i Klæbu kommune. Revisors anbefalinger: Revisors anbefalinger betinger at kommunen ønsker et helhetlig styringssystem. Selv om kommunens økonomi ikke tillater en videreføring av programmet om etikk og lojalitet, anbefaler revisor at denne type problemstillinger fortsatt settes på dagsorden og vies oppmerksomhet. Generelt anbefaler revisor å systematisere de elementer kommunen har i sitt styringssystem, slik at de framstår helhetlig. Dette kan for eksempel gjøres som en beskrivelse av styringssystemet, der enkeltelementene i styringssystemet flettes inn. Her bør også roller og ansvar synliggjøres. Dette anses å være i samsvar med anbefaling i rapporten Internkontroll i kommuner. Revisor vil også anbefale en større grad av formalisering av risikovurderinger og kontrolltiltak. Økt fokus på risikovurderinger som en del av styring er en av anbefalingene i rapporten 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane. Revisor anbefaler at det skrives referat fra enhetsledermøtene, slik at informasjonen er tilgjengelig for ettertiden. Dette er viktig for informasjonsflyten og plassering av oppfølgingsansvar. En mer systematisk evaluering av iverksatte kontrolltiltak bør også innarbeides i et helhetlig styringssystem. Revisor vil også anbefale at kvalitetssikringssystemet Qm+ innarbeides i det helhetlige styringssystemet, og at det fokuseres på opplæring i bruk av systemet og krav om rapportering av avvik. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Kontrollutvalgets sekretariat anser forvaltningsrevisjonsrapporten Styringssystemer" for å gi nyttig informasjon og den signaliserer punkter kommunen må ha fokus på i det videre arbeidet med å få på plass et helhetlig styringssystem. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å ta rapporten til etterretning og legge den frem for kommunestyret med forslag om at revisjonens anbefalinger følges opp av rådmannen.

145 Styringssystemer Klæbu kommune Januar 2010

146

147 REVISJONSRAPPORT FRA REVISJON MIDT-NORGE IKS Forord Denne forvaltningsrevisjonen er gjennomført på oppdrag av Klæbu kommunes kontrollutvalg i perioden september januar Undersøkelsen er utført i henhold til NKRFs standard for forvaltningsrevisjon, RSK 001. Revisjon Midt- Norge IKS vil takke alle som har bidratt konstruktivt med informasjon i undersøkelsen. Trondheim, Torbjørn Berglann /s/ Ansvarlig forvaltningsrevisor Ann Katharine Gardner /s/ Prosjektmedarbeider - STYRINGSSYSTEMER, KLÆBU KOMMUNE - 3

148 REVISJONSRAPPORT FRA REVISJON MIDT-NORGE IKS Sammendrag Denne rapporten omhandler Klæbu kommunes system for intern kontroll og styring. Den er bestilt på oppdrag av kontrollutvalget i Klæbu kommune. Kontrollutvalget har fått innspill til vinkling fra en representant fra kommunestyret og fra oppdragsansvarlig/prosjektmedarbeider. Vi har for øvrig redegjort nærmere for bestillingsprosessen i kapittel 1. Ifølge kommuneloven er det rådmannen som har ansvaret for den interne kontrollen i kommunen. Kommunestyret i Klæbu kommune har ikke lagt føringer for hvordan rådmannen skal utøve den interne kontrollen utover lovkravet. For å vurdere administrasjonens arbeid med den interne kontrollen har vi lagt til grunn et virksomhetsuavhengig rammeverk; COSO-rammeverket. Det samme rammeverket er for øvrig sentralt i utredningen 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane, som ble overlevert til Kommunal- og regionaldepartementet 15. desember Konklusjonene og anbefalingene vi har kommet fram til i denne rapporten er i stor grad i overensstemmelse med 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane. Undersøkelsens hovedfokus er rettet mot styringsdialogen mellom rådmannsnivå og enhetsledernivå. På bakgrunn av kontrollutvalgets bestilling har hovedproblemstillingen i undersøkelsen vært: Har Klæbu kommune et betryggende system for intern kontroll og risikostyring? Vi belyser hovedproblemstillingen gjennom å besvare fem delproblemstillinger: 1. Er det samsvar mellom det interne miljøet og kommunens holdninger til risiko? 2. Har Klæbu kommune fastsatt mål for virksomheten? 3. Har kommunen et system for å vurdere og håndtere forhold som kan hindre måloppnåelse? 4. Er informasjon fra kommunen tilstrekkelig, tilgjengelig og kvalitetssikret? 5. Hvordan sikrer Klæbu kommune at de interne kontrollsystemene blir gjennomgått og vurdert? Konklusjon - delproblemstilling 1, intern miljø og holdning til risiko: Det som betegnes "internt miljø" er utgangspunktet for de ansattes holdning til risiko, og speiler virksomhetens holdning til risiko. Etiske verdier, de ansattes kompetanse, organisasjonsform og ansvarsfordeling er sentrale elementer i det interne miljøet. Ledelsen sørget for at etikk har blitt satt på dagsorden i Klæbu kommune gjennom et program som samtlige ansatte har deltatt i. Som en del av programmet har den enkelte ansatte hatt mulighet til å knytte problemstillinger om etikk direkte mot sine daglige arbeidsoppgaver. Dette er viktig for å skape et engasjement blant de ansatte, og for å sikre at de ansatte ser nytten i slike diskusjoner. De fleste enhetslederne kjenner de etiske retningslinjene, men mange oppfatter dem ikke som relevante for egen enhet. De brukes derfor ikke aktivt. Kommunen har en kompetansehevingsplan, som rulleres ved bred involvering av ansatte. Realismen i planen er likevel avhengig av at det finnes budsjettmidler til å gjennomføre kompetansehevingstiltakene. Dette kan redusere betydningen av planen. Planen viser likevel prioriteringen mellom de kompetansehevende tiltak som lar seg gjennomføre. Manglende midler til å iverksette kompetansehevende tiltak kan på sikt føre til at kommunen ikke får bygget opp nødvendig kompetanse. Enhetslederne og rådmannsnivået mener stort sett at det er samsvar mellom organisasjonsstruktur og delegert myndighet. Det synes likevel som om det er uklarheter omkring kommunalsjefenes og rådgivernes roller. Det er viktig at rådmannen er tydelig på rådgivernes rolle og kommuniserer dette overfor enhetslederne. - STYRINGSSYSTEMER, KLÆBU KOMMUNE - 4

149 REVISJONSRAPPORT FRA REVISJON MIDT-NORGE IKS Konklusjon - delproblemstilling 2, målsettinger: Administrasjonen har fokus på de politisk fastsatte målsettingene, og har utarbeidet en oversikt over tiltak som målsettingene medfører. Tiltakslista bidrar til å øke sikkerheten for måloppnåelse og til å plassere ansvaret for oppfølgingen av tiltakene. Noen enhetsledere har i tillegg utarbeidet målsettinger for å ivareta lovkrav som er spesifikke for deres virksomhet. Hver enhetsleder har en resultatavtale med rådmannen. Det stilles i liten grad krav om tilbakerapportering fra enhetsleder til rådmann. Konklusjon - delproblemstilling 3, risikovurderinger: Undersøkelsen viser at det gjennomføres risikovurderinger og tiltak på flere sentrale områder i Klæbu kommune. Den systematiske tilnærmingen til dette arbeidet, med risikovurdering, sannsynlighetsvurdering og iverksettelse av konkrete tiltak knyttet direkte til risikovurderingene slik COSO-rammeverket legger opp til, mangler imidlertid på de fleste områder. Konklusjon - delproblemstilling 4, informasjon: Deler av den interne informasjonsflyten i kommunen har hatt et uformelt preg. Ulempen med dette er at informasjonen ikke tilflyter alle som kan ha behov for den. Det uformelle preget understrekes på enhetsledermøtene, fordi det ikke er fastsatt agenda for møtet og fordi det heller ikke føres referat. Oppfølging av saker vanskeliggjøres når ikke oppfølgingsansvaret er skriftliggjort. Det er ikke lagt opp til noen aktiv rapportering fra enhetsleder til rådmann på andre forhold enn økonomi. Den utadrettede informasjonen skjer gjennom hjemmesiden og Klæbustikka. Samlet sett har kommunen gode muligheter for å gi informasjon om virksomheten til både brukere og innbyggere. Konklusjon - delproblemstilling 5, vurdering av kontrollsystemene: Rådmannen har stilt krav til enhetslederne gjennom leder- og resultatavtaler. Oppfølging og evaluering av måloppnåelsen har i liten grad vært tema. Rådmannens evaluering av måloppnåelsen har derfor måttet skje via årsrapportene fra den enkelte enhet. På økonomiområdet har det imidlertid vært stort fokus på tilbakerapportering og tett oppfølging av budsjettstatus. Revisors oppfatning er at rådmannen ikke har vektlagt tilbakerapportering fra enhetslederne. Revisor mener resultatmål og andre mål i lederavtalene bør følges opp tettere. Samlet sett er revisor av den oppfatning at det ikke gjøres noen systematisk evaluering av de kontrolltiltak som er iverksatt for å sikre måloppnåelsen i Klæbu kommune. For fullstendige anbefalinger, se side 30 og 31. Revisors anbefalinger: at kommunen opprettholder fokuset på etiske problemstillinger kommunen å systematisere styringselementene som allerede eksisterer i et styringssystem, slik at det framstår helhetlig en større grad av formalisering av risikovurderinger og kontrolltiltak at det skrives referat fra enhetsledermøtene at kvalitetssikringssystemet Qm+ innarbeides i det helhetlige styringssystemet - STYRINGSSYSTEMER, KLÆBU KOMMUNE - 5

150 REVISJONSRAPPORT FRA REVISJON MIDT-NORGE IKS - STYRINGSSYSTEMER, KLÆBU KOMMUNE - 6

151 Innhold Forord...3 Sammendrag...4 Innhold Innledning Bestilling Intern kontroll og styring i kommuner (COSO) Problemstillinger, kriterier og metode Problemstilling Avgrensning og metode Revisjonskriterier Internt miljø Revisjonskriterier Resultat av datainnhenting Revisors vurderinger Mål for virksomheten Revisjonskriterier Resultat av datainnhenting Revisors vurderinger Risikohåndtering Revisjonskriterier Resultat av datainnhenting Revisors vurderinger Informasjon Revisjonskriterier Resultat av datainnhenting Revisors vurderinger Evaluering Revisjonskriterier Resultat av datainnhenting Revisors vurderinger Høring Konklusjon og anbefalinger Konklusjon Anbefalinger...31 Kilder...32 Vedlegg: Rådmannens høringssvar...33

152 REVISJONSRAPPORT FRA REVISJON MIDT-NORGE IKS 1 Innledning 1.1 Bestilling Plan for forvaltningsrevisjon for Klæbu kommune ble behandlet i kommunestyremøte i K-sak 22/09. Ved behandlingen av saken ble det fremmet et forslag til prosjekt om "Styringssystemer for kvalitet og miljø". Kommunestyret vedtok et omforent forslag om endring av kontrollutvalgets foreslåtte fokusområder i planen. Blant de nye prosjektene var prosjektet "Styringssystemer for kvalitet og miljø". I Kontrollutvalgets møte deltok kommunestyrerepresentanten som hadde foreslått prosjektet, for å orientere om bakgrunnen for prosjektforslaget, og for å presisere hva man ønsket å belyse. Kontrollutvalget vedtok i samme møte, KU-sak 22/2009, å bestille en forvaltningsrevisjon med fokus på styringssystemer for kvalitet og miljø i Klæbu kommune. Kontrollutvalget i Klæbu har sendt Revisjon Midt-Norge bestilling av en forvaltningsrevisjon, med fokus på styringssystemer for kvalitet og miljø i Klæbu kommune. I bestillingen ber kontrollutvalgssekretariatet om at revisor tar med seg de momenter og ønsker som fremkom i kontrollutvalgets møte I bestillingen reises følgende spørsmål: "Har Klæbu kommune et styringssystem for kvalitet og miljø? Og i så fall, hvilke systemstandarder brukes i kommunen? Finnes det en systemhåndbok som har instrukser for nøkkelpersonell og prosedyrer for arbeidsoppgaver i den enkelte enhet og som gir kommunens ansatte, innbyggere og leverandører en kortfattet beskrivelse av kommunenes styringssystem for kvalitet og miljø? Finnes det en prosjekthåndbok som brukes i forbindelse med større prosjekter? Brukes håndbøkene, er de innarbeidet i organisasjonen eller er de bare et dokument som blir oppbevart i hyllen? Revideres håndbøkene, og hvem godkjenner dem?" Prosjektmedarbeider deltok på kontrollutvalgets møte og la fram en kort skisse av undersøkelsesopplegget, KU-sak 27/2009. I presentasjonen la prosjektmedarbeider vekt på at de spørsmål som var reist i kommunestyrerepresentantens presentasjon ville bli ivaretatt i det skisserte opplegget. I tillegg foreslo prosjektmedarbeider en innretning på prosjektet der man vurderer hvilke komponenter som er etablert i Klæbu kommune som et ledd i den interne kontrollen. Kontrollutvalget samtykket i presentasjonen fra prosjektmedarbeider, men ønsket å sikre at dette var i samsvar med det som kommunestyrerepresentanten hadde tenkt med sitt forslag til prosjekt. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: "Kontrollutvalget ber revisjonen om å ta kontakt med Peter Høvik [kommunestyrerepresentanten - revisors anm.] for å få en felles forståelse om kriterier og innfallsvinkel i prosjektet. Når felles forståelse er oppnådd, kan revisjonen starte opp prosjektet." Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor var i telefonisk kontakt med kommunestyrerepresentanten , som da sluttet seg til det skisserte opplegget. Noen av spørsmålene i bestillingen er ikke entydige. Disse spørsmålene oppfatter revisor slik: 1. Har Klæbu kommune et styringssystem for kvalitet og miljø? Ut i fra spørsmålet oppfatter revisor at det spørres om kommunen har et kvalitetssystem og et miljøstyringssystem. Et miljøstyringssystem vil i første rekke være rettet mot miljø- og klimaproblematikk. Kontrollutvalget har også gitt signaler om at det ikke ønsker å ha stor fokus på HMS i denne sammenhengen. Revisor har derfor behandlet dette i forståelsen miljø- og klimaspørsmål. Revisor har likevel valgt å kommentere til en viss grad de systemer kommunen har for HMS, da dette i stor grad er knyttet til kvalitetssystem. 2. Finnes det en systemhåndbok som har instrukser for nøkkelpersonell og prosedyrer for arbeidsoppgaver i den enkelte enhet og som gir kommunens ansatte, innbyggere og leverandører en kortfattet beskrivelse av kommunenes styringssystem for kvalitet og miljø? - STYRINGSSYSTEMER, KLÆBU KOMMUNE - 8

153 REVISJONSRAPPORT FRA REVISJON MIDT-NORGE IKS Med dette spørsmålet oppfatter revisor at man etterspør om det finnes en håndbok for kommunens eventuelle kvalitetssystem og miljøstyringssystem. 3. Finnes det en prosjekthåndbok som brukes i forbindelse med større prosjekter? Brukes håndbøkene, er de innarbeidet i organisasjonen eller er de bare et dokument som blir oppbevart i hyllen? Revisor oppfatter at det her spørres etter en håndbok eller system for prosjektstyring av for eksempel byggeprosjekter. 1.2 Intern kontroll og styring i kommuner (COSO) I flg. kommunelovens 23-2 har rådmannen et overordnet ansvar for at kommunen er gjenstand for en betryggende kontroll. Hva som ligger i begrepet betryggende kontroll er imidlertid ikke spesifisert eller konkretisert. Kommunal- og regionaldepartementet har satt ned ei arbeidsgruppe som har fått i oppgave å se på kommunenes egenkontroll. Rapporten fra arbeidsgruppas undersøkelser ble publisert 15. desember Rapporten har fått tittelen 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane, og inneholder konkrete tiltak for å styrke egenkontrollen innenfor kommunesektoren. Arbeidsgruppa som har jobbet med spørsmålet har vært sammensatt av ordførere, rådmenn, kontrollutvalgsmedlemmer og revisorer. Rapporten slår fast at internkontrollen er det viktigste elementet i egenkontrollen. I oktober 2009 ble rapporten Internkontroll i kommuner publisert. Rapporten er utarbeidet av revisjons- og rådgivningsselskapet PriceWaterhouseCoopers (PWC) på oppdrag fra Kommunal- og regionaldepartementet. Rapporten er laget for å gi et innblikk i hvordan internkontroll utøves i et utvalg norske kommuner, og gi råd om hvordan internkontrollen kan styrkes i kommunene. Rapporten er utarbeidet på bakgrunn av intervju og case-studier av fem norske kommuner. Rapporten tar utgangspunkt i COSO-rammeverket, som et egnet rammeverk for internkontroll. Sertifisering etter ISO-standarder har etter hvert blitt mer tatt i bruk i norske kommuner. Det er hovedsakelig sertifisering etter ISO 9001 Kvalitet og ISO Miljø som er mest brukt. I rapporten Internkontroll i kommuner er følgende gjengitt om ISO 9001 Kvalitetssystem: "ISO 9001 Kvalitetssystem har sin opprinnelse i produksjonsbedrifter. Hensikten med å innarbeide ISO eller lignende tankegods i styringen av en kommune eller bedrift er økt fokus på forbedring og utvikling, kvalitet i arbeidsprosesser, erfaringsbasert læring og tilfredsstillelse av kunder, leverandører og samarbeidspartnere." COSO er et internasjonalt anerkjent rammeverk, der kjente prinsipper og forutsetninger for måloppnåelse i en virksomhet er samlet og satt i system. Den første utgaven ble utgitt i 1992; COSO - Integrert rammeverk. Den ble laget for å bistå alle typer virksomheter med å evaluere og forbedre systemene for intern kontroll. I 2005 ble det utgitt en utvidelse av rammeverket; COSO - helhetlig risikostyring. Som det framgår av tittelen er risikostyring et sentralt moment i det nye rammeverket. Det nye rammeverket bygger på 1992-utgaven, men setter et sterkere og mer omfattende fokus på helhetlig risikostyring 1. Risiko kan både være risiko for at uønskede hendelser oppstår, og risiko for at virksomhetens mål ikke oppnås. Den nye utgaven skal bidra til at virksomheter kan identifisere, evaluere og håndtere risiko effektivt. Intensjonen er ikke at det skal erstatte rammeverket for intern kontroll, men snarere oppta det gamle som en del av det nye rammeverket. Ifølge forordet i det nye rammeverket kan en virksomhet derfor beslutte å bruke det nye rammeverket for helhetlig risikostyring til både å dekke sine behov for intern kontroll, og til å bevege seg i retning av en mer omfattende prosess for risikostyring. I det nye COSO-rammeverket pekes det på 8 innbyrdes sammenhengende komponenter 2 i intern kontroll: Internt miljø, etablering av målsettinger, identifisering av hendelser, risikovurdering, risikohåndtering, kontrollaktiviteter, informasjon og kommunikasjon og oppfølging. 1 COSO - helhetlig risikostyring. Sammendrag (2005), forord. 2 Gjennomgangen av COSO-rapporten bygger på rapportens norske oversettelse (Cappelen Akademisk Forlag, 1996) side STYRINGSSYSTEMER, KLÆBU KOMMUNE - 9

154 REVISJONSRAPPORT FRA REVISJON MIDT-NORGE IKS Det er en direkte sammenheng mellom målsettingene for virksomheten og de åtte komponentene som inngår i helhetlig risikostyring. Komponentene er sammenfattet i figur 1, som viser forholdet mellom dem: Figur 1 COSO-rammeverket Kilde: COSO 2 Problemstillinger, kriterier og metode 2.1 Problemstilling Undersøkelsens hovedfokus er rettet mot styringsdialogen mellom rådmannsnivå og enhetsledernivå. På bakgrunn av kontrollutvalgets bestilling er hovedproblemstillingen i prosjektet: Har Klæbu kommune et betryggende system for intern kontroll og risikostyring? Hovedproblemstillingen belyses gjennom fem delproblemstillinger: 1. Er det samsvar mellom det interne miljøet og kommunens holdninger til risiko? 2. Har Klæbu kommune fastsatt mål for virksomheten? 3. Har kommunen et system for å vurdere og håndtere forhold som kan hindre måloppnåelse? 4. Er informasjon fra kommunen tilstrekkelig, tilgjengelig og kvalitetssikret? 5. Hvordan sikrer Klæbu kommune at de interne kontrollsystemene blir gjennomgått og vurdert? 2.2 Avgrensning og metode Forvaltningsrevisjoner bestilles normalt på bakgrunn av en plan for forvaltningsrevisjon, som utarbeides av kontrollutvalget og vedtas av kommunestyret. Bestillingen av prosjektet utformes av kontrollutvalget på bakgrunn av denne planen. I denne forvaltningsrevisjonen har føringer for prosjektets utforming og innhold i stor grad vært overlatt til kommunestyrerepresentanten som foreslo prosjektet, og revisor. For revisor er en slik prosedyre problematisk gjennom at det kan reises tvil om revisors uavhengighet. Det har derfor vært viktig for revisor å få kontrollutvalgets godkjenning under hele prosessen med utforming av prosjektet. Revisors arbeid er gjennomført i samsvar med uavhengighetskrav i standard for forvaltningsrevisjon RSK 001. Ved gjennomføring av forvaltningsrevisjonen har vi valgt å ha fokus på nivået mellom rådmann og enhetsledere. - STYRINGSSYSTEMER, KLÆBU KOMMUNE - 10

155 REVISJONSRAPPORT FRA REVISJON MIDT-NORGE IKS Det er gjennomført intervju med rådmann, kommunalsjef for personal og organisasjon, kommunalsjef drift/controller, økonomisjef og en rådgiver som var med i prosjektgruppa for innføring av Qm+ 3. I tillegg er det gjennomført intervju med enhetsleder for Hesteskoen barnehage og Sletten barnehage, enhetsleder for Klæbu ungdomsskole, enhetsleder for Barne- og familietjenesten, enhetsleder for Hjemmetjenesten, enhetsleder for Drift og vedlikehold, enhetsleder for Nærings- og utbyggingstjenesten, enhetsleder for Sørborgen skole, enhetsleder for Tanem oppvekstsenter og enhetsleder for Klæbu sykehjem. Vi har gjennomført intervju med enhetslederne for 10 av 14 enheter. I tillegg til de to kommunalsjefene var det ved prosjektets oppstart en tredje kommunalsjef, som ikke har vært tilgjengelig for intervju. Denne kommunalsjefen hadde ansvar for blant annet kvalitetssikringssystemet som kommunen har anskaffet. Gjennom intervju med andre i kommunens ledelse, har revisor innhentet tilstrekkelig informasjon. Samtlige intervju er verifisert. De som er intervjuet har stått fritt til å korrigere referatet. Metoden skal sikre at revisor ikke misforstår eller feiltolker noe som er sagt. Supplerende informasjon er innhentet ved bruk av e-post. Intervju er gjennomført med avgått rådmann. Samtlige intervju bortsett fra ett var gjennomført da rådmannen fratrådte sin stilling. Konstituering av rådmann er gjennomført i perioden da rapporten skulle skrives. Revisor har ikke sett det hensiktsmessig å foreta et nytt intervju med konstituert rådmann i den rollen. Det er dessuten gjennomført intervju med konstituert rådmann i rollen som kommunalsjef. I rapporten er avgått rådmann omtalt som rådmann, mens konstituert rådmann omtales som kommunalsjef. Høringssvaret som er gitt fra kommunen er avgitt av konstituert rådmann. I høringskapittelet er vedkommende omtalt som rådmann. I tillegg til intervju har revisor gjennomgått nødvendige dokumenter fra kommunens styringssystem. Resultater fra tidligere forvaltningsrevisjoner og kjennskap til kommunens internkontrollsystem gjennom finansiell revisjon er også brukt som kildemateriale. Etter at rapporten var ferdig, har rådgiveren som var med i prosjektgruppa for innføring av Qm+ blitt oppnevnt som prosjektleder for innføringsarbeidet. I rapporten er vedkommende omtalt etter sin daværende funksjon. COSO-rammeverket beskriver fire målsettingskategorier; strategi, drift, rapportering og etterlevelse. I denne forvaltningsrevisjonen har vi lagt vekt på de tre første målsettingskategoriene. 2.3 Revisjonskriterier Revisjonskriteriene er målestokken i en forvaltningsrevisjon, og opplysningene som samles inn vurderes opp mot revisjonskriteriene i revisors vurderinger. Vurderingene sammenfattes i rapportens konklusjon. Kommunestyret i Klæbu har ikke vedtatt krav til styringssystemer som skal brukes i Klæbu kommune. Herunder er det ikke stilt sertifiseringskrav etter f.eks. ISO-standarder eller liknende. Dette betyr at revisor må benytte andre kilder for revisjonskriterier. I kommuneloven 23 andre ledd, er det et implisitt krav om at rådmannen skal sørge for et system for intern kontroll: (...) Administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. 3 Qm+ er et kvalitetssikringssystem som Klæbu kommune anskaffet i Systemet inneholder blant annet muligheter for avviksrapportering. - STYRINGSSYSTEMER, KLÆBU KOMMUNE - 11

156 REVISJONSRAPPORT FRA REVISJON MIDT-NORGE IKS Siden Klæbu kommune ikke har vedtatt en bestemt styringsmetodikk, velger revisor å bruke COSOrammeverket som revisjonskriterium. Bakgrunnen er at dette rammeverket framstår som nøytralt, og i prinsippet kan benyttes i enhver organisasjon som ønsker et helhetlig styringsverktøy. Revisor oppfatter heller ikke at COSO-rammeverket vil konkurrere med eventuelle andre styringssystemer som brukes, men beskriver sentrale elementer i et styringsverktøy som bør være på plass. Både kontrollutvalget, den avgåtte rådmannen og representanten fra kommunestyret som foreslo prosjektet har gitt sin tilslutning til at COSO-rammeverket benyttes som kilde for revisjonskriterier. 3 Internt miljø 3.1 Revisjonskriterier Ifølge COSO-rammeverket vil det interne miljøet være utgangspunktet for de ansattes holdning til risiko, og speile virksomhetens holdning til risiko. I dette ligger både integritet og etiske verdier, samt virksomhetens filosofi for risikostyring og vilje til å ta risiko. I dette ligger at kommunens arbeid med etikk vil være sentralt. Vår undersøkelse vil derfor legge vekt på å få fram om etikk blir satt på dagsorden i Klæbu kommune. I praksis kan dette være å få en avklaring på om kommunens etiske retningslinjer er kjent og om disse brukes aktivt. Sentralt er også ansattes kompetanse, ledelsens filosofi og organisasjonsform, fordeling av ansvar og myndighet, organisering og utvikling av de menneskelige ressursene og styrets tilsyns- og styringsfunksjon. Kompetansenivået i organisasjonen må tilpasses virksomhetens behov, og vurderes løpende og planmessig. Organisasjonsstruktur og delegeringsbestemmelser viser på overordnet nivå hvilken risikovilje som er etablert i virksomheten. Sammen med lederavtaler og resultatavtaler, viser organisasjonsstrukturen og delegeringsbestemmelsene hvordan ansvar og myndighet er fordelt i organisasjonen. En flat organisasjonsstruktur krever gjerne utstrakt delegering, for å gi det handlingsrom i hverdagen som er nødvendig for å få løst oppgaver løpende. Hvorvidt organisasjonsstrukturen fungerer etter hensikten, vil også kunne gi signaler på om den risikovilje som er akseptert fungerer i praksis. 3.2 Resultat av datainnhenting Etiske problemstillinger og holdninger Klæbu kommune har vedtatt Etiske retningslinjer 4. Ifølge kommunalsjef for personal/organisasjon har de folkevalgte vedtatt at de etiske retningslinjene også skal gjelde for dem. De etiske retningslinjene er lagt tilgjengelige på kommunens intranett Aktivt skrivebord. Noen enheter har også skrevet ut retningslinjene og satt disse i en egen perm tilgjengelig for de ansatte. Ifølge rådmannen har kommunen i flere år gjennomført et program om etikk og lojalitet knyttet til politiske vedtak. I dette arbeidet har kommunen leid inn selskapet Bedrift Psykologisk Institutt. I siste runde var yrkesetikk vektlagt. Enhetsledergruppa, rådmannen og kommunalsjefene gikk gjennom denne prosessen først, og definerte hva man ønsket å fokusere på. Deretter ble det laget en plan som Bedrift Psykologisk Institutt skulle jobbe ut i fra. Rådmannen sier videre at enhetene skulle etablere mål, som skulle meldes inn til rådmannen fra Bedrift Psykologisk Institutt. Ifølge kommunalsjef for personal/organisasjon skal alle ansatte i kommunen delta i dette programmet. Noen enhetsledere sier de har fått tildelt tid med konsulenten for å kunne utforme problemstillinger som var relevante for deres enhet. 4 Vedtatt av kommunestyret STYRINGSSYSTEMER, KLÆBU KOMMUNE - 12

157 REVISJONSRAPPORT FRA REVISJON MIDT-NORGE IKS Alle enhetsledere bekrefter at dette har hatt stort fokus de siste årene. Ifølge rådmannen ble ikke denne prosessen gjennomført det siste året for hjemmetjenesten og heller ikke for rådmannen med stab og støttefunksjoner. Dette av økonomiske årsaker. Både rådmannen og en kommunalsjef presiserer at arbeidet ikke vil kunne videreføres i 2010 fordi det er for knappe økonomiske rammer til dette. Flere enhetsledere viser til at de har diskusjoner om etikk i enhetene som er rettet direkte mot sitt fagområde. Dette kan være i forhold til hvordan man møter brukerne, eller hvordan man omtaler sin arbeidsgiver. En enhetsleder sier man gjerne diskuterer etikk når man har hatt en vanskelig sak. Man får da både bearbeidet denne episoden og drøftet etiske dilemmaer en slik sak medfører. Kommunalsjef drift/controller sier enkelte ledere opplever krav om nedskjæringer som et etisk dilemma mellom fag og lojalitet. I intervju bekrefter de fleste enhetsledere at de kjenner til de etiske retningslinjene. En enhetsleder viser til at retningslinjene diskuteres jevnlig i enheten. I de øvrige enhetene har ikke de etiske retningslinjene vært viet noen stor oppmerksomhet. Flere begrunner dette med at retningslinjene er lite relevante for de etiske problemstillinger og dilemmaer som enheten blir berørt av Kompetanse I kompetansehevingsplanen til kommunen står det at planen første gang ble utarbeidet for 2004 og at den rulleres årlig. Kommunalsjef for personal og organisasjon er oppnevnt som opplæringskoordinator, og har ansvaret for den årlige rulleringen av planen. I kompetansehevingsplanen og i oversendelsesbrevet ved rullering av planen, framgår det at alle enhetsledere og rådmannen blir bedt om å vurdere kompetansebehovet for sin enhet. Planen utarbeides for ett år om gangen, men det oppfordres til også å ta med mer langsiktige kompetansehevingstiltak dersom dette er relevant. Det er utarbeidet et eget skjema for dette, som ligger tilgjengelig på kommunens intranett. Skjemaet sendes inn til opplæringskoordinator, som sammenfatter dette til en felles kompetansehevingsplan for kommunen det kommende året. Rådmannens forslag til samlet kompetansehevingsplan for det kommende året, med prioriteringer av kompetansehevingstiltak, sendes så rådmannen, kommunalsjefer, enhetsledere, fagsjefer, rådgivere, leder for tjenesteteamet, hovedtillitsvalgte og hovedverneombud til høring. Etter endt høring blir planen vedtatt av rådmannen. Flere enhetsledere sier arbeidet med kompetansehevingsplanen gjøres ved bred involvering av ansatte på enhetene. De ansatte oppfordres til å komme med innspill til hvilke kompetansehevingstiltak de ønsker å prioritere for kommende år Organisasjonsstruktur og myndighetsdelegering Klæbu kommune er fra 2003 organisert i en tonivåmodell, jf. figur 2. Rådmannens lederteam (rådmann og kommunalsjefer) 5 utgjør det øverste nivået. Det andre nivået består av 14 resultatenheter med en enhetsleder for hver enhet. I 2009 har enhetsleder for Sentrum barnehage i tillegg vikariert som enhetsleder for Hesteskoen barnehage. 5 Dette var situasjonen da rapporten ble skrevet. I januar 2010 består rådmannens lederteam av konstituert rådmann, kommunalsjef, økonomisjef og personalsjef. - STYRINGSSYSTEMER, KLÆBU KOMMUNE - 13

158 REVISJONSRAPPORT FRA REVISJON MIDT-NORGE IKS Figur 2 Organisasjonsstruktur i Klæbu kommune Kilde: Klæbu kommune Delegeringsreglementet viser delegert myndighet fra kommunestyret til rådmannen. I tillegg har rådmannen utarbeidet et delegeringsreglement for rådmannens videredelegering. I dette ligger hva som er delegerte oppgaver til enhetslederne og økonomisjefen. Ifølge rådmannen viser dette at enhetslederne pr definisjon er rådmann på sitt område. Både rådmannen og flere enhetsledere viser til at det er utarbeidet lederavtaler mellom rådmannen og enhetslederne. Begge kommunalsjefene har også inngått en lederavtale med rådmannen. Ifølge rådmannen og en kommunalsjef sier lederavtalene mye om oppgaver og gjensidige plikter for rådmannen og lederne. Rådmannsfunksjonen er ikke delegert, mens en av kommunalsjefene har stedfortrederfunksjon. Ifølge en kommunalsjef er det bare rådmannen og enhetslederne som er arbeidsgivere med personalansvar. Den ene kommunalsjefen har ansvar for organisasjons- og personalsaker på rådmannsnivå. Han sier kommunalsjefene skal fungere som ressurser for rådmannen innenfor kommunalsjefenes tidligere arbeidsområder (personal, helse, skole, tekniske tjenester). I tillegg kan de bistå som veiledere overfor enhetslederne, på samme måte som rådgiverne og rådmannens stab. Den andre kommunalsjefen sier han har ansvar for oppgaver knyttet til organisasjonens driftsside, og har også controllerfunksjon i rådmannens lederteam. En kommunalsjef sier at enhetsledere som har vært i kommunen i lang tid, har en implisitt forståelse av at de er rådmenn på sitt område, og at nærmeste og eneste overordnede er rådmannen. Enhetsledere som er tilsatt i nyere tid, og som kommer fra andre kommuner, har større vanskeligheter med å forstå denne rollen. De har større tilbøyelighet til å be om hjelp fra kommunalsjefene. Den andre kommunalsjefen viser til at hans tidligere rolle som etatssjef fortsatt preger enhetsledernes oppfatning av hans oppgaver. Han viser til at enhetslederne har stått overfor store utfordringer de - STYRINGSSYSTEMER, KLÆBU KOMMUNE - 14

159 REVISJONSRAPPORT FRA REVISJON MIDT-NORGE IKS siste årene, og at han har sagt han vil bistå enhetslederne så godt han kan. Som kommunalsjef med controllerfunksjon har han en god dialog med økonomisjefen, og mener rollefordelingen mellom de to er avklart. Økonomisjefen bekrefter dette. Både rådmannen og de fleste enhetsledere revisor har intervjuet mener det er en klar avgrensning mellom enhetsledernes oppgaver delegert fra rådmannen, og oppgaver som er lagt til rådmannen selv. Flere enhetsledere påpeker at det er mer uklart hva som er kommunalsjefenes og rådgivernes rolle, og at det av og til kan være vanskelig å avklare hvem som har ansvaret for en oppgave. De fleste viser til at dette som regel avklares ved å spørre rådmannen. En enhetsleder sier rådmannen i enkeltsaker har delegert rådmannsmyndigheten til kommunalsjefer eller rådgivere, og at dette har skapt forvirring om rolleforståelsen. Selv om kommunalsjefenes og rådgivernes rolle for mange er uklar, svarer de fleste at de mener organisasjonsstrukturen fungerer etter hensikten. De fleste mener også det er samsvar mellom delegert myndighet og organisasjonsstrukturen. 3.3 Revisors vurderinger Gjennom programmet om etikk og lojalitet har ledelsen sørget for at slike problemstillinger har blitt satt på dagsorden i Klæbu kommune. Kravet om at alle ansatte skal delta i programmet, bidrar til at etiske refleksjoner og etiske problemstillinger blir diskutert og forankret i hele organisasjonen. Som en del av programmet har den enkelte ansatt hatt mulighet til å knytte etiske problemstillinger direkte mot sine daglige arbeidsoppgaver. Revisor oppfatter at dette er viktig for å skape et engasjement blant de ansatte, og for å sikre at de ansatte ser nytten i slike diskusjoner. Selv om den økonomiske situasjonen ikke tillater at man viderefører programmet i 2010, er det viktig at kommunen fortsetter å ha oppmerksomhet mot etikk. Undersøkelsen viser at de fleste enhetslederne kjenner til de etiske retningslinjene for kommunen. Det er likevel mange som oppfatter at de ikke er relevante for deres enhet, og de brukes derfor ikke aktivt. Rullering av kompetansehevingsplanen gjennomføres ved bred involvering av ansatte. Etter revisors oppfatning er det lagt opp til at den enkelte ansatte skal ha mulighet for å komme med innspill og ønsker om kompetansehevingstiltak. Lederne blir bedt om å vurdere kompetansebehovet i sin enhet og hvilke tiltak som bør gjennomføres for å møte dette behovet. Realismen i planen er imidlertid avhengig av at det finnes budsjettmidler til å gjennomføre kompetansehevingstiltak. Dette kan redusere betydningen av planen, men den vil likevel vise prioriteringen mellom de kompetansehevende tiltak som lar seg gjennomføre. Manglende midler til å iverksette kompetansehevende tiltak kan på sikt føre til at kommunen ikke får bygget opp nødvendig kompetanse. Undersøkelsen viser at enhetslederne og rådmannsnivået stort sett mener det er samsvar mellom organisasjonsstruktur og delegert myndighet. Det synes likevel som om det er uklarheter omkring kommunalsjefenes og rådgivernes roller. Revisor mener det er viktig å være tydelig på om kommunalsjefer og rådgivere er overordnet den enkelte enhetsleder eller ikke. Dette krever spesielt at rådmannen er tydelig på deres rolle, og kommuniserer dette overfor enhetslederne. - STYRINGSSYSTEMER, KLÆBU KOMMUNE - 15

160 REVISJONSRAPPORT FRA REVISJON MIDT-NORGE IKS 4 Mål for virksomheten 4.1 Revisjonskriterier Helhetlig risikostyring betinger at det etableres målsettinger for virksomheten, som gjenspeiler virksomhetens formål og avspeiler virksomhetens vilje til å ta risiko. Målsettingene vil danne grunnlaget for å identifisere hendelser som kan påvirke måloppnåelsen. COSO-rammeverket beskriver tre kategorier målsettinger som er naturlige å ta utgangspunkt i ved vurderingen av en virksomhets internkontroll: driftsmessige, strategiske og rapporteringsrelaterte målsettinger. Målsettingene må være implementert inn i hele organisasjonen, helt fra toppledelsen og ned i den enkelte virksomhet/enhet/avdeling. Dersom målsettingene fastsettes på overordnet nivå, må virksomheten ha mekanismer som sørger for å få disse ned til et nivå som kan håndteres helt ned til laveste organisasjonsmessige nivå. I kommunesektoren vil både driftsmessige og strategiske mål ofte være fastsatt av politisk nivå gjennom overordnede planer for kommunen. For at disse målene skal være håndterbare for enhetene lenger ut i organisasjonen, må kommunen ha systemer og mekanismer som bidrar til å konkretisere disse for den enkelte enhet. For å få tilstrekkelig sikkerhet for at driftsmessige og strategiske mål oppnås, bør det derfor være etablert mekanismer som bidrar til en slik måloppnåelse. 4.2 Resultat av datainnhenting Kommuneplanen og handlingsprogrammet med årsbudsjettet fastsettes av kommunestyret og danner grunnlaget for de målsettinger som kommunen styres etter. Kommuneplanens mål er gitt på et overordnet nivå, og er ment som langsiktige mål for driften av kommunen. I tillegg har kommuneplanen en arealdel med angivelse av mål for arealforvaltning til blant annet samferdsel, boligbygging, næring, barnehager, fritidsbebyggelse osv. Kommuneplanens handlingsdel består av handlingsprogrammet med økonomiplan for den nærmeste 4-årsperioden og budsjett for inneværende år. Målsettingene i handlingsprogrammet er gitt for hvert tjenesteområde, i tillegg til overordnede mål for den økonomiske driften av kommunen. For eksempel er det et overordnet økonomisk mål for kommunen at netto driftsresultat skal utgjøre ca 3 % av driftsinntektene. En kommunalsjef viser til at ledelsen de siste årene har holdt en større konferanse med lederne og tillitsvalgte, der tema er iverksetting av økonomiplan, handlingsplan og budsjett. Konferansen avholdes tidlig på nyåret, etter at kommunestyret har vedtatt budsjettet for kommende år. Hensikten med konferansen er å gjennomgå budsjettet, og få fram forslag til tiltak for å komme i balanse. Ifølge en kommunalsjef har administrasjonen de siste årene utarbeidet ei tiltaksliste for budsjettåret, der de overordnede målene i handlingsprogram og kommuneplan er konkretisert i flere tiltak. Tiltakene angir hvem som har ansvar for å gjennomføre tiltaket og eventuell økonomisk effekt av tiltaket. For 2009 er denne tiltakslista på ca 140 ulike tiltak. Tiltakslista skal sikre at lederne har fokus på de vedtak som er politisk besluttet, og brukes som oppfølging overfor enhetslederne flere ganger i året. En av kommunalsjefene sier det er enhetsledernes ansvar å iverksette langsiktige og kortsiktige mål for sin enhet. Status for tiltakene blir vedlagt økonomirapportene, som legges fram for politisk behandling. Flere enhetsledere sier de utarbeider egne målsettinger for sin enhet. Disse er som regel utledet av overordnede mål fra kommuneplan og handlingsprogram. Der enhetsledere ikke har utarbeidet egne - STYRINGSSYSTEMER, KLÆBU KOMMUNE - 16

161 REVISJONSRAPPORT FRA REVISJON MIDT-NORGE IKS mål for virksomheten, begrunnes dette med at enhetslederne har fungert i rollen i kort tid, og dermed ikke har prioritert denne oppgaven. Andre oppfatter at lovverket pålegger enheten de oppgaver som de må utføre, og har derfor ikke sett nytten av å utarbeide egne målsettinger utover dette. Innenfor skole har flere enhetsledere oppgitt at de i tillegg utarbeider virksomhetsplan for skolen og målsettinger knyttet til krav i opplæringsloven. Ifølge rådmannen skal skoleeier som en følge av kunnskapsløftet definere mål for skolene. Rådmannen sier videre at kommunen har gjennomført et prosjekt kalt Sammen om skolen, der lærere, elever, foreldre, folkevalgte og kommuneadministrasjonen i fellesskap har definert ti felles mål. Disse målene er ifølge rådmannen vedtatt av utvalgt for tjenesteyting. Disse målene står ikke i handlingsplanen, men burde vært synliggjort der. Både rådmannen og flere enhetsledere viser til at de har inngått lederavtaler mellom rådmannen og enhetsledere. Sammen med lederavtalene er det også laget en resultatavtale, der enhetsleder selv har bidratt til å fastsette hvilke mål som skal ligge i avtalen. Noen enhetsledere sier de involverer ansatte på sin enhet i arbeidet med å utarbeide disse målene. 4.3 Revisors vurderinger Administrasjonen har fokus på målsettingene som er fastsatt politisk, og har etablert mekanismer som skal sikre at disse målene blir fulgt opp. Revisor mener det er viktig at målene for kommunen på overordnet nivå konkretiseres slik at den enkelte enhetsleder kan forholde seg til disse i hverdagen, og tilpasse disse til sin enhet. Tiltakslista bidrar i så måte til å sikre at målene blir implementert ned i organisasjonen og at ansvaret for oppfølging blir plassert. I tillegg har noen enhetsledere sett behov for å utarbeide egne målsettinger, blant annet for å ivareta spesifikke lovkrav for sin virksomhet. Det er ikke lagt opp til noen overordnet styring av målarbeidet, utover de politisk fastsatte målene og tiltakslista. Målsettinger i resultatavtalen er heller ikke mål som er styrt fra rådmannen. Slike mål kan likevel oppleves som forpliktende for enhetslederne, dersom det stilles krav om tilbakerapportering knyttet til målene. Etter revisors vurdering stilles det i liten grad krav om tilbakerapportering i Klæbu. 5 Risikohåndtering 5.1 Revisjonskriterier I COSO-rammeverket er utgangspunktet at det bør fastsettes mål for virksomheten. I tilknytning til målene presenterer modellen elementer som virksomheten må ta stilling til, for i størst mulig grad å kunne sikre måloppnåelse. Disse elementene er identifisering av hendelser, risikovurdering, risikohåndtering og kontrollaktiviteter. Dette innebærer at man må ha kjennskap til hvilke interne og eksterne hendelser som kan påvirke muligheten for å oppnå målene. Slike hendelser kan være økonomiske, bransjemessige, lovmessige eller driftsmessige. Ledelsen må kjenne til disse og vurdere sannsynligheten for at de skal inntreffe. Når ledelsen kjenner til hvilke hendelser som kan oppstå, bør man velge en strategi for å håndtere en slik risiko. Strategien må være tilpasset det risikonivå virksomheten kan akseptere. I praksis kan det være å iverksette konkrete tiltak som skal redusere denne type risiko. Hvilken type tiltak som er relevante, avhenger av hva slags type risiko det gjelder. Eksempler på slike tiltak kan være innføring av faste rutiner, prosedyrer, interne regelverk og retningslinjer. Slike tiltak må skje på alle nivå i organisasjonen. I kommunesammenheng vil et risikoperspektiv kunne oppfattes som noe kunstig. I praksis betyr det at ledelsen må ha en bevisst oppfatning av hvilke forhold som kan påvirke målene, og hvilke forhold - STYRINGSSYSTEMER, KLÆBU KOMMUNE - 17

162 REVISJONSRAPPORT FRA REVISJON MIDT-NORGE IKS som kan hindre måloppnåelse. Dette krever at man gjør en bevisst vurdering av sannsynligheten for at slike forhold skal oppstå, og eventuelt i hvor stor grad virksomheten tåler dette. Ledelsen må handle deretter og innføre kontrollmekanismer som skal redusere risikoen. Revisor har avgrenset spørsmålene om kommunens arbeid med utfordringer til områdene økonomi, personal, IKT, miljø og kvalitet. I tillegg har vi sett på kommunens rutiner for oppfølging av større prosjekter, og da særskilt for byggeprosjekter. Økonomi, personal og IKT er områder som omfatter alle aspekter ved drift av kommunen, og er derfor valgt som de som har størst relevans for kommunen. Miljø og kvalitet er valgt fordi det i bestillingen av prosjektet er spurt konkret etter dette. 5.2 Resultat av datainnhenting Noen enhetsledere viser til at de utfordringer de ser for sin enhet tas med og kommenteres i deres innspill til budsjettforarbeidet. Dette begrunnes med at utfordringene gjerne har en økonomisk konsekvens, og at det derfor er nødvendig å gi signaler om dette i budsjettarbeidet. Andre enhetsledere viser til at enhetens utfordringer kommenteres i årsmeldingen, både for å kommentere de utfordringer man har hatt og de utfordringer enheten ser framover. Det er ingen enhetsledere som sier de systematiserer skriftlig hvilke utfordringer og risikoområder de ser for deres enhet, og som dermed kan påvirke måloppnåelsen i enheten. Noen sier de kjenner sin enhet så godt at de vet hvilke utfordringer enheten har, og har fokus på dette uten at det føles nødvendig å skriftliggjøre dette. Økonomi Både økonomisjefen og flere enhetsledere påpeker at overholdelse av budsjettet betraktes som den viktigste målsettingen på økonomiområdet. I tillegg sier økonomisjefen at en overordnet målsetting innenfor økonomi er at netto driftsresultat minst skal utgjøre 3 % av driftsinntektene. I forvaltningsrevisjonen Økonomiplanlegging, rapportering og styring 6 påpekte revisor at økonomirapportene og årsregnskapene for 2007 og 2008 viste at det ikke var samsvar mellom driftsinntekter og driftsutgifter. Økonomisjefen viser til at budsjettprosessen for 2010-budsjettet har startet tidligere og med mer involvering av enhetene enn året før. Da budsjettet for 2009 ble vedtatt, var det lagt inn en betydelig reduksjon i budsjettet sammenliknet med tidligere år. Budsjettreduksjonen har medført en vesentlig reduksjon i antall årsverk i løpet av Flere enhetsledere peker på at reduksjon i personalressursen og innstramminger i budsjettet for øvrig har gitt store utfordringer i Rådmannen har i enhetsledermøtene vært tydelig på at budsjettet må holdes, og flere ledere sier også det har vært større fokus på budsjettkontroller og økonomirapporter i 2009 enn tidligere år. Ifølge økonomisjefen har både kommunalsjef/controller og ansatte fra økonomikontoret vært mye ute på enhetene i år, som en direkte følge av budsjettsituasjonen. Ifølge økonomisjefen skal alle enhetslederne ha tilgang til regnskapssystemet via web, og dermed ha mulighet for å hente ut de rapporter de selv har behov for. Flere enhetsledere bekrefter at de henter ut den informasjon de har behov for fra systemet. Fra høsten 2009 har kommunen i tillegg innført skanning av inngående fakturaer. Økonomisjefen sier det er gjennomført kurs for alle enhetene i skanning. Flere enhetsledere har påpekt at dette har gitt en bedre oversikt over hvilke utgifter som er belastet deres budsjett. En enhetsleder sier de tidligere førte skyggeregnskap for å ha tilstrekkelig oversikt. Med den nye rutinen er ikke dette nødvendig lenger. I forbindelse med innføring av skanning, sier regnskapsleder at det kun er forhåndsdefinerte personer som er gitt adgang til å attestere og anvise bilag på respektive ansvarsområder. I tillegg er kommunalsjefene og rådmannen gitt anvisningsfullmakter på alle områder. Enhetslederne gir ulike tilbakemeldinger på hvor mye de legger i oppfølging av økonomisituasjonen for enheten. Noen enhetsledere sier de har månedlige oppfølginger av regnskapsstatus, mens andre har noe sjeldnere oppfølging. De fleste enhetslederne sier de opplever å ha kontroll på det som 6 Rapport fra forvaltningsrevisjon STYRINGSSYSTEMER, KLÆBU KOMMUNE - 18

163 REVISJONSRAPPORT FRA REVISJON MIDT-NORGE IKS belastes sine budsjett, ved at de godkjenner alle bilag for budsjettbelasting selv gjennom anvisning eller at deres stedfortreder anviser. I den grad noen har opplevd at andre har anvist på deres budsjett, har dette vært tatt opp og avklart. Ifølge økonomisjefen er det laget økonomirutiner for de fleste områder. Disse ligger i dag på serveren under et område tilgjengelig for ansatte på økonomi. Enhetsledere er orientert ved hjelp av e-post om rutiner som er relevante for dem på økonomiområdet. Som en oppfølging av forvaltningsrevisjonen Økonomiplanlegging, rapportering og styring, holder man på å samle alle relevante rutiner og retningslinjer i et dokument. Økonomisjefen viser til at det som gjenstår på dette området er systematisering og kvalitetssikring mot eventuelle endringer. Personal Både kommunalsjef på personal/organisasjon og flere av enhetslederne viser til at utfordringer knyttet til personalsituasjonen kommer fram i arbeidet med oppdatering av kompetansehevingsplanen. Fra forordet til kompetansehevingsplanen gjengis: "Et av målene med planen er at den skal være et godt redskap for å møte framtidens kompetansebehov, og ikke minst ufordringen med mulig mangel på personell og kompetanse." I forbindelse med rullering av kompetansehevingsplanen blir enhetslederne i oversendelsesbrevet bedt om å vurdere og tilkjennegi kompetansebehovet i egen enhet. En enhetsleder sier kompetansehevingsplanen sier noe om utfordringer og kompetansebehov, og at planen benyttes for å gi eventuelle signaler om behov for rekruttering. I noen av de enhetene som har virksomhetsplaner uttaler enhetsledere at de knytter kompetansebehovet til virksomhetsplanen. Noen enhetsledere viser til at den økonomiske situasjonen påvirker muligheten for å gjennomføre kompetansehevende tiltak. Noen sier også at økonomisituasjonen begrenser muligheten for rekruttering, gjennom krav om nedbemanning på enhetene. Enkelte enhetsledere har påpekt at det kan være vanskelig å rekruttere og beholde kvalifisert personale. I slike sammenhenger har det vært viktig å fokusere på tiltak som kan gjøre enheten til en attraktiv arbeidsplass både for nye og eksisterende arbeidstakere. Eksempler på dette kan være tiltak som bedrer det sosiale miljøet og tiltak som gir kompetansepåfyll. Høyt sykefravær utpekes som en stor utfordring på personalområdet for flere enheter. Det er helst enhetsledere fra enheter med særlig høyt sykefravær som nevner dette. Disse viser til at årsaken til sykefravær er sammensatte, og at virkemidler som kan redusere dette kan være vanskelig å finne. I denne sammenheng trekkes HMS-arbeidet og samarbeid med NAV fram som viktige faktorer. Flere peker også på betydningen av å ha en god dialog med de sykemeldte, og fokus på å ta vare på de friske ansatte for eksempel gjennom medarbeidersamtaler. På intranettet er det lagt ut retningslinjer og reglementer knyttet til personalområdet, som f.eks.: - lønnspolitisk handlingsplan - seniorpolitisk plan - arbeidstidsreglement - permisjonsreglement - rutiner for ferieavvikling - bestemmelser om fleksitid - reglement for hvilepauser - skjema for prioritering av kompetansebehov - kompetansehevingsplan Ifølge kommunalsjef for personal/organisasjon skal alle kommunens personalstyringsdokument ligge på intranettet. I prinsippet gjelder disse bestemmelsene likt for alle ansatte i kommunen, men det skal likevel være rom for å bruke skjønn f.eks. i forhold til permisjonsreglementet. - STYRINGSSYSTEMER, KLÆBU KOMMUNE - 19

164 REVISJONSRAPPORT FRA REVISJON MIDT-NORGE IKS Kommunalsjefen viser til at kommunen har en fast gruppe som jobber med de personalpolitiske retningslinjene. Denne gruppa oppdaterer et utvalg dokumenter hvert år. Når dokumentene er kvalitetssikret blir de lagt ut på intranettet. Kommunalsjefen sier at øvrige styrende dokumenter også skal ligge der. Intranettet er tilgjengelig for alle ansatte med tilgang til pc i kommunen. Flere enhetsledere viser til at de finner reglementene på intranettet. Noen enhetsledere sier de skriver ut slike bestemmelser og setter dem i en perm, slik at ansatte uten tilgang til pc også har mulighet for å gjøre seg kjent med bestemmelsene. IKT Rådmannen påpeker at det er flere risikoer knyttet til IKT. For Klæbu kommune er det først og fremst knyttet til kompetanse og driftssikkerhet. Ifølge rådmannen og IKT-sjefen er det inngått en samarbeidsavtale med Trondheim kommune om innkjøp av IT-utstyr, samt en avtale om drift av fagsystemer og infrastruktur for IKT. Driftsavtalen er utsatt i påvente av at Trondheim kommune skal få iverksatt ny driftsavtale med sin driftsleverandør. Dette er forventet å skje fra Kommunalsjef for drift sier man nå forsøker å holde hjulene i gang i påvente av at denne avtalen skal tre i kraft. Klæbu kommune har utarbeidet en informasjonssikkerhetsplan, med policy og overordnede retningslinjer. Dokumentet utgjør basis for kommunens sikkerhetshåndbok eller styringssystem for informasjonssikkerhet. Planen beskriver mål med IKT-bruk i kommunen, sikkerhetsstrategier og har særlig vektlagt krav knyttet til behandling av personopplysninger ifølge lov, forskrift og retningslinjer. I dokumentet er det også gjennomført en rekke risikovurderinger. Videre er det utarbeidet kontrollrutiner for å kontrollere at tiltakene fungerer etter hensikten. Flere enhetsledere peker på at de har betydelige utfordringer innenfor IKT. Ifølge IT-konsulent er det i forbindelse med informasjonssikkerhetsplanen gjennomført kartlegging på enhetsnivå i forhold til oppgaver, saksbehandling, sikkerhetsholdninger og sikkerhetskultur høsten Det planlegges en gjennomgang av status på enhetene i løpet av våren IT-konsulenten sier mye av det som kom fram da er rettet på, men at noe er avhengig av økonomi og følgelig vil ta lenger tid å rette opp. For noen enheter har mangel på stabilitet i nettet vært en stor utfordring, og de peker på at dette blant annet har ført til forsinkelser i opplæringen av ansatte i bruk av fagprogrammer. Andre viser til at man har tapt viktige data pga ustabilt nett. Det er helst enheter som er lokalisert utenfor rådhuset som peker på dette. Noen enheter oppgir ustabilitet i nettet som en av de viktigste årsakene til at man ikke har vektlagt å ta i bruk Qm+ for å rapportere avvik. Enhetslederne for skolene sier de mangler maskiner med tilstrekkelig kapasitet, for å oppfylle læringsmål om bruk av elektroniske hjelpemidler. Flere enhetsledere har også pekt på at det er behov for opplæring av ansatte på bruk av pc, blant annet for å kunne rapportere avvik i Qm+. Noen enhetsledere påpeker at deres utfordringer knyttet til IKT, har nær sammenheng med begrensede midler til å anskaffe nødvendig utstyr. For å synliggjøre dette overfor beslutningstakerne, har de løftet dette opp i verbaldelen til budsjettforslaget for Enkelte sier de har satset bevisst på IKT, og at de derfor har vært nødt til å kutte kostnadene på andre områder. Ved noen enheter har man ansatt personale som har IT-kompetanse. Dette er hovedsakelig ved skolene og barnehagene. En enhetsleder sier dette har latt seg gjøre ved å redusere andre merkantile ressurser. Dersom de har problemer med IKT, sier flere enhetsledere at de tar direkte kontakt med IKT-sjefen. Flere sier de heller ikke melder slike saker inn i Qm+, fordi de mener det er mer effektivt og tidsbesparende å ta kontakt direkte med den som kan løse problemet. - STYRINGSSYSTEMER, KLÆBU KOMMUNE - 20

165 REVISJONSRAPPORT FRA REVISJON MIDT-NORGE IKS Miljø Kommuneplanen skisserer miljømål for Klæbu kommune. Under fanen Styringssystemer på kommunens intranett, er en egen fane benevnt som Miljøledelse. Her skisseres miljømål og resultatmål. Dette arbeidet er fra 2004, og er ikke oppdatert i ettertid. Høsten 2009 utarbeidet Klæbu kommune en Energi- og klimaplan. Planen ble referert i formannskapsmøte , og blir lagt ut til høring i begynnelsen av Etter høringen skal planen behandles og vedtas av kommunestyret. Ifølge innledningen i planen består dokumentet av Klæbu kommunes tiltaksdel til kommunedelplan for energi og klima. I tillegg til planen er det utarbeidet en faktadel som beskriver kommunen med energibruk, klimagassutslipp, pendling, energiressurser m.m. Tiltaksplanen er tenkt integrert i kommuneplanen som kommunedelplan for energi og miljø. I planen er det utformet fem hovedmål og strategier for kommunens arbeid med energi- og klimatiltak. Planen omfatter både mål og strategier for kommunen som forvaltningsområde, men også for Klæbu kommune som virksomhet. Planen skisserer viktige målsettinger for energieffektivisering for kommunens egen bygningsmasse. Det er gjennomført en samlet vurdering av kommunale bygg med hensyn til sparepotensial og enøktiltak. Planen viser også konkrete tiltak som ønskes iverksatt for kommunens egne bygg. Som et eget tiltak er også satt opp at kommunens virksomhet skal sertifiseres etter Miljøfyrtårn 7. Ifølge planen skal rådmannens stab sertifiseres i Kvalitet Klæbu kommune har utarbeidet serviceerklæringer på så og si alle tjenesteområder. Ifølge kommunalsjef drift/controller beskriver serviceerklæringene kommunens ansvar overfor brukerne og hvilke krav kommunen stiller til brukerne. Serviceerklæringene har blitt lagt fram for politisk behandling, og har blitt revidert og behandlet på nytt jevnlig. Kommunalsjefen sier den politiske dialogen rundt dem har vært ansett som nyttig både ved vurdering av omfang og kvalitet på tjenesten. De nyeste serviceerklæringene er imidlertid ikke vedtatt. Ideene bak erklæringene er der fortsatt, men kommunen er nå i en fase der man vurderer å ta i bruk tjenestebeskrivelser i stedet. Dette har vært årsaken til at de nyeste serviceerklæringene ikke har blitt lagt fram for politisk behandling. Ifølge rådmannen skal slike tjenestebeskrivelser gi en garanti for en minstekvalitet. Ifølge kommunalsjef drift/controller er det opprettet et samarbeid mellom kommunene Malvik, Klæbu, Selbu og Tydal - gjerne benevnt som Nearegionen - på områdene skole og barnehage. Samarbeidet er spesielt knyttet til kompetanseutvikling og kvalitetsvurdering av tjenesten på disse områdene. Kommunalsjefen sier at kvalitetsvurderingen utføres som en ekstern vurdering, der personer med god kjennskap til området står for gjennomføringen. Resultatet av vurderingen presenteres i en rapport. Rapporten blir lagt fram for utvalg for tjenesteyting til orientering. Hittil er slik vurdering gjennomført på Sørborgen skole og Klæbu ungdomsskole. Kommunalsjefen sier at erfaringene fra dette arbeidet så langt er meget positive, og oppleves som nyttig for de som blir vurdert. Ifølge rådmannen har kommunen fått utarbeidet tjenesteanalyser for pleie og omsorg og oppvekst gjennom Effektiviseringsnettverket 8. Analysene kan danne grunnlaget for kommunestyret til å fastsette kvalitetsindikatorer for det enkelte tjenesteområde. Rådmannen viser også til kommunens system for vedtaksoppfølging fra kommunestyret. Administrasjonen legger fram en rapport som viser status for vedtak, ansvar og eventuell årsak til manglende gjennomføring. 7 Miljøfyrtårn er en sertifiseringsordning som kan brukes av offentlige og private til å gjennomføre konkrete miljøtiltak og gi en dokumentert miljøprofil. Stiftelsen Miljøfyrtårn eies av KS, NHO, LO, HSH og Bedriftsforbundet og tilbyr miljøsertifisering på virksomhetsnivå. 8 Effektiviseringsnettverket drives i samarbeid med kommunesektorens interesse- og arbeidsgiverorganisasjon (KS). Her får kommuner tilgang til hjelpemidler for å gjennomføre analyser av egen virksomhet på kvalitet og ressursbruk, og gjennom dette finne egne forbedringsmuligheter. Systemet er basert på at kommunene sammenlikner seg med seg selv og med andre kommuner. Gjennom styringsverktøy sammenstilles ressursbruk, tjenestetilgjengelighet, produktivitet og kvalitet på flere områder. - STYRINGSSYSTEMER, KLÆBU KOMMUNE - 21

166 REVISJONSRAPPORT FRA REVISJON MIDT-NORGE IKS Ifølge rådgiver som var med i prosjektgruppa for innføring av Qm+ anskaffet Klæbu kommune i 2006 et webbasert dataverktøy som skal kunne fungere som et fullstendig kvalitetssikringssystem med internkontroll, HMS, avviksrapportering osv. Ifølge rådmannen skal systemet også omfatte samfunnssikkerhet. Systemet leveres av Quality Manager Plus AS, og betegnes derfor som Qm+. Ifølge kommunalsjef personal/organisasjon var systemet i utgangspunktet et HMS-system, men er videreutviklet til å dekke hele virksomheten. Klæbu kommune har utarbeidet en HMS-håndbok. I tillegg til denne skal det finnes HMS-håndbøker for hver enkelt enhet. Håndboka finnes både elektronisk på kommunens intranett, og i papirutgave på flere enheter. I tillegg sier rådgiver som var med i prosjektgruppa for innføring av Qm+ at den ligger tilgjengelig i Qm+. Flere enhetsledere viser til at kommunen har opprettet egne HMS-grupper. Ifølge rådgiveren i prosjektgruppa for Qm+ skulle enhetenes HMS-bøker ligge i Qm+. Denne delen av HMSboka finnes imidlertid fortsatt i papirutgave. Ifølge rådgiveren har Qm+ flere nivå, og skal være tilgjengelig for alle ansatte. Samtlige ansatte skal ha tilgang ved eget brukernavn og passord, og kan logge seg på systemet via en internettportal. Hver enkelt enhetsleder er administrator for sin enhet, og kan gi tilgang til nye ansatte, legge til aktuelle prosedyrer, linker og alt som har med den respektive enheten å gjøre. På det laveste nivået melder man inn avvik. Innmeldte avvik går til enhetsleder, som kan behandle meldingen selv eller sende den videre til rådmannen. Den som har meldt inn avviket, skal kunne følge behandlingen av dette helt fram til det lukkes. Rådgiveren sier at da systemet ble anskaffet ble det satt ned ei prosjektgruppe. Prosjektgruppas mandat var å gjennomføre et prosjekt som skulle ende med et helhetlig kvalitetssikrings-, HMS- og internkontrollsystem for Klæbu kommune. Prosjektet skulle inneholde nødvendig opplæring av superbrukere, enhetsledere og HMS-grupper. Prosjektgruppa har blant annet laget veiledninger for hvordan lederne skal administrere systemet. Da framdriften med dette arbeidet ikke ble god nok, har prosjektgruppa videreført arbeidet. Rådmannen viser til at et slikt system trenger oppfølging, oppgradering og daglig vedlikehold for å fungere optimalt. Dette arbeidet har ikke blitt gjennomført på en god nok måte. Dette ble oppdaget like etter sommerferien i år, og man så da at det ville ta tid før systemet ville fungere optimalt. Prosjektgruppa har ifølge rådgiveren tilbudt enhetslederne bistand med bruk av systemet, og har laget nye og forenklede versjoner av opplæringsdokumentene. Ifølge rådgiveren skal all informasjon som ligger på kommunens intranett, og som naturlig hører hjemme i et kvalitetssystem, legges inn i Qm+. Dette arbeidet har imidlertid stoppet opp. Det var for eksempel bestemt at HMS-boka bare skulle finnes elektronisk i Qm+ innen 1. oktober Denne finnes likevel fortsatt i papirutgave. Intervju med enhetslederne viser at bruken av systemet varierer mye. Flere enhetsledere sier de bruker systemet, og har rutinemessig gjennomgang av innmeldte avvik. Gjennomgående sier enhetslederne at det generelt er få avvik som meldes inn. Flere sier imidlertid de er usikre på om dette skyldes at det er få avvik, eller om det skyldes at avvikene ikke blir registrert av ulike grunner. Flere enhetsledere sier at et avvik i prinsippet kan være hva som helst, og de har jevnlige diskusjoner i enheten om hva som er et avvik. De fleste enhetsledere som har innrapporterte avvik, viser til at det i all hovedsak er bygningstekniske forhold som rapporteres inn. Flere enhetsledere sier at systemet for mange oppleves som tungvint, og at det går raskere å ta telefonisk kontakt direkte med den som kan løse problemet. Enheter som sliter med ustabilt nett, har ikke prioritert å ta i bruk systemet. I enheter der mange ansatte ikke bruker PC i arbeidssammenheng, sier enhetslederne at de ofte mottar avvik på papir i stedet. Dette begrunnes dels med manglende erfaring og kompetanse med bruk av PC, men også dels med at terskelen er høy for å logge seg på en - STYRINGSSYSTEMER, KLÆBU KOMMUNE - 22

167 REVISJONSRAPPORT FRA REVISJON MIDT-NORGE IKS pc "bare" for å registrere inn et avvik. Noen enhetsledere er konsekvente på at de ikke vil ta i mot avvik på papir, mens andre tar imot papirmeldingen og legger selv inn i Qm+. Enhetslederne sier systemet er tema på HMS-dagen som arrangeres en gang i året. Det har også vært flere tilfeller av at statistiske opplysninger fra Qm+ er hentet ut og presentert i møter med Arbeidsmiljøutvalget. Ifølge rådgiver på bygg og eiendom følges større byggeprosjekter opp gjennom en rutine innarbeidet over flere år. Det er ikke laget en skriftlig framstilling som viser hvordan denne rutinen fungerer, for eksempel i en prosjektstyringshåndbok. Ved større byggeprosjekter engasjeres gjerne eksterne konsulenter, som utarbeider sentrale dokumenter nødvendige for å legge et prosjekt ut på anbud. Dette arbeidet skjer i samarbeid med rådgiver bygg og eiendom og andre berørte parter i kommunen. Videre oppfølging skjer gjennom prosjekteringsmøter, oppstartsmøter, byggemøter og befaringer. Det skrives referat fra alle møter. Rutinen innebærer at alle vesentlige faser av prosjektene skal være dokumentert. 5.3 Revisors vurderinger For en kommune med svært stram økonomi, vil overholdelse av budsjettet være en avgjørende målsetting. Ledelsens fokus på budsjettoppfølging og budsjettkontroll, speiler den risikovurdering som implisitt gjøres i forhold til målet om budsjettbalanse. Hyppige budsjettkontroller og gjentakende oppmerksomhet på budsjettsituasjonen i enhetsledermøtene, er ledelsens virkemidler for å redusere risiko for budsjettoverskridelser. Innføring av skanning av inngående fakturaer bidrar til å gi enhetslederne bedre oversikt over økonomisk status, og dermed et bedre grunnlag for å vurdere hvordan enheten vil komme ut økonomisk ved årets slutt. Systemet sikrer også i større grad korrekt attestasjons- og anvisningsmyndighet, og gjennom dette større kontroll over det som belastes budsjettet. Kompetansehevingsplanen er ledelsens virkemiddel for å synliggjøre noen av kommunens utfordringer på personalsiden. Den kan dermed avspeile risikomomenter f.eks. knyttet til mangel på tilstrekkelig kompetanse, eller der man ser at store deler av personalgruppa vil bli skiftet ut i løpet av kort tid pga alderssammensetning. Planens tiltaksdel er samtidig ledelsens virkemiddel for å tilpasse kompetansen til de behov som er meldt inn. Realismen i dette avhenger av om kommunen har økonomi og kapasitet til å gjennomføre tiltakene. Selv om økonomisituasjonen kan være begrensende på hvilke tiltak som lar seg gjennomføre, mener revisor at arbeidet med kompetansehevingsplanen setter personalkompetansen på dagsorden. Gjennom planarbeidet og ved prioritering av tiltak, gjennomføres en risikovurdering og fastsettelse av tiltak for å korrigere denne risikoen. Gjennom bred involvering ivaretas de ulike nivåene i organisasjonen. Revisor mener dette er i tråd med COSO-rammeverket. Et annet forhold som trekkes fram som utfordring på personalsiden, er høyt sykefravær. Enhetslederne har en klar oppfatning av at dette er en risikofaktor, selv om dette ikke presenteres i et systematisk risikovurderingsnotat. Flere enhetsledere har også gjort vurderinger av hvilke tiltak og virkemidler man har for å redusere sykefraværet. Kommunens arbeid med informasjonssikkerhetshåndboka for kommunen samlet innebærer både en risikovurdering og fastsettelse av tiltak for å redusere trusler og avvik på området. Dette er i samsvar med COSO-rammeverket. Informasjonssikkerhetshåndboka er særlig rettet mot krav til behandling av personopplysninger. Flere enhetsledere har pekt på store utfordringer innenfor IKT. Signalene fra enhetslederne er at de ikke utfører risikovurderinger av enhetens sårbarhet knyttet til IKT i særlig grad. Likevel mener revisor flere forhold viser at enhetslederne implisitt gjør slike risikovurderinger og etablerer strategier og tiltak for å redusere denne risikoen. For eksempel vil et slikt tiltak være å synliggjøre behovet for IKT-utstyr gjennom sine signaler til budsjettforarbeidet. Når noen enheter har valgt å prioritere ansettelse av egen IKT-kompetanse eller anskaffe nødvendig IKT-utstyr, er også dette en direkte følge av en risikovurdering som gjøres implisitt i disse enhetene. - STYRINGSSYSTEMER, KLÆBU KOMMUNE - 23

168 REVISJONSRAPPORT FRA REVISJON MIDT-NORGE IKS Valget om å inngå et samarbeid med Trondheim kommune på IKT-siden, oppfattes også å være et resultat av en risikovurdering og en valgt strategi for å redusere risiko. Kommunen har uttalte miljømål i kommuneplanen, og har startet opp arbeid med miljøledelse. Dette arbeidet har ikke blitt fulgt opp og oppdatert. Revisor mener kommunens Energi og klimaplan er et godt utgangspunkt for arbeidet med miljøstyring. Planen viser både hvilket energieffektiviseringspotensial kommunen har på området, og skisserer konkrete tiltak for å oppnå dette målet. En sertifisering av kommunens virksomhet etter Miljøfyrtårn anses som et ledd i å systematisere og dokumentere miljøarbeidet, og gjør at kommunen som en stor virksomhet går foran som et godt eksempel. Kvalitetsarbeidet som utføres i kommunen, varierer fra fagområde til fagområde. Revisor oppfatter at kommunen har fokus på kvalitet på mange områder, og at utarbeidelse av serviceerklæringene er et skritt i retning av å kunne si noe om kvaliteten på tjenesten som leveres. Overgang til tjenestebeskrivelser skal i stedet gi en garanti for en minstekvalitet på tjenesten. Dette tyder på at man ønsker å være tydeligere på hvilken kvalitet brukeren kan forvente. Undersøkelsen viser at kommunen har en godt innarbeidet rutine som følges for større byggeprosjekter. Revisor ser det som positivt at store deler av prosessen dokumenteres gjennom bl.a. møtereferater. Mangel på skriftlig dokumentasjon av kommunens rutiner på området, gjør kommunen sårbar for eventuell utskifting av personell knyttet til arbeidet. Revisors undersøkelse viser at det gjennomføres risikovurderinger og fastsettes tiltak på flere sentrale områder i Klæbu kommune. Den systematiske tilnærmingen til dette arbeidet, med risikovurdering, sannsynlighetsvurdering og iverksettelse av konkrete tiltak knyttet direkte til risikovurderingene slik dette illustreres i COSO-rammeverket, mangler imidlertid på de fleste områder. I en relativt liten og oversiktlig kommune, kan det være en realitet at man stort sett kjenner hvor utfordringene ligger. Revisors undersøkelser viser at kommunen på flere områder likevel gjør slike vurderinger implisitt, blant annet ved de planer som utarbeides og de rutiner som innføres. Det ser foreløpig ikke ut for at kommunen har tatt i bruk kvalitetssikringssystemet Qm+ i så stor grad som planlagt. Årsaken til at systemet ikke brukes fullt ut er sammensatt. Signaler fra enhetsledere om at manglende stabilitet i nettet har ført til at bruk av systemet har blitt nedprioritert, eller at ansatte mangler opplæring i bruk av systemet, er signaler som kan være krevende å ta tak i. For å lykkes med implementering av et slikt system, mener revisor det er viktig å stille krav til bruk av systemet. Revisor kan ikke se at dette er gjort i tilstrekkelig grad. Det er lite som tyder på at ledelsen rutinemessig har etterspurt avviksrapporter fra systemet, og det ser ikke ut for at det har blitt stilt krav om implementering av rutinebeskrivelser, interne retningslinjer etc. i systemet. Manglende definisjon av hva som skal betraktes som et avvik, kan også bidra til underrapportering. Selv om flere enhetsledere viser til at "alt" er et avvik, ville det trolig vært lettere å melde inn avvik dersom man hadde en oppfatning av hva dette er. Det synes også som om behovet for å melde inn avvik ikke sees i sammenheng med det å få dokumentert avvikene. Når flere påpeker at det er mer effektivt å ta kontakt direkte i stedet for å gå veien om rapportering i Qm+, gir dette signaler om at avviksmeldingene betraktes som ei arbeidsliste for den som mottar meldingen. Nytten av å ha en oversikt over hvor mange og hvilken type avvik man faktisk har i løpet av et år, vil ikke bli synlig når systemet ikke brukes. Ved å ha en oversikt over hvor avvikene oppstår, kan ledelsen i større grad sette inn tiltak for å begrense slike avvik på en systematisk måte. - STYRINGSSYSTEMER, KLÆBU KOMMUNE - 24

169 REVISJONSRAPPORT FRA REVISJON MIDT-NORGE IKS 6 Informasjon 6.1 Revisjonskriterier Ifølge COSO-rammeverket må informasjon fanges opp og formidles til riktig tid for at de ansatte skal være i stand til å utføre sine oppgaver. Informasjonen vil være knyttet til drift, økonomi og overholdelse av lover og regler. Systemene for informasjonsformidling må både fange opp eksterne forhold som påvirker økonomiske beslutninger og rapporteringer, og internt produsert informasjon og data. Effektiv informasjon står sentralt i en organisasjon, og må gå både horisontalt og vertikalt. Vel så viktig som ledelsens informasjonsformidling nedover i organisasjonen, er informasjon som skal formidles oppover i organisasjonen. I tillegg er det viktig å ha effektiv kommunikasjon med eksterne aktører som innbyggere, brukere, politisk nivå, offentlige myndigheter og lovgivere. 6.2 Resultat av datainnhenting Intern informasjon Rådmannen viser til at det en gang i måneden er enhetsledermøter med alle enhetslederne. Enhetslederne har møteplikt og møter da rådmannen og kommunalsjefene. Økonomisjefen sier han også deltar dersom dette er nødvendig. Møtene brukes hovedsakelig til informasjonsformidling fra rådmannen til enhetslederne. Det er ikke lagt noen fast agenda eller sakliste for møtene, og det skrives ikke referat fra møtene. Flere enhetslederne oppgir disse møtene som den viktigste arenaen for å få informasjon fra rådmannsnivået. Noen påpeker at det hadde vært en fordel å få en agenda for møtet før de kommer. Ifølge kommunalsjefen brukes kommunens intranettsider - Aktivt skrivebord - også som informasjonskanal fra rådmannen til kommunens ansatte. Her legges rundskrivet Hurtiginfo ut. I tillegg sier rådmannen at Hurtiginfo sendes ut på e-post. Rådmannen sier at enhetsledere selv må sørge for at de som ikke har tilgang til pc mottar papirversjonen. En dokumentgjennomgang viser at kommunens retningslinjer, regelverk og rutinebeskrivelser på mange områder ligger på intranettet. Økonomisjefen sier at rutiner knyttet til økonomi ikke er lagt ut på intranettet, da man holder på å systematisere disse og samle disse i ei økonomihåndbok. De fleste enhetsledere sier de holder rådmannen løpende orientert om virksomheten på sin enhet via e-post eller ved uformelle samtaler med rådmannen. Flere viser også til den årlige rapporteringen i tilknytning til årsmeldingen, der de gir fyldig informasjon om driften i enheten i året som har gått. Både enhetslederne og kommunalsjefene viser til at de har lederavtaler med rådmannen. Det er også utarbeidet resultatavtaler mellom enhetslederne og rådmannen. De fleste enhetsledere revisor har intervjuet sier de har hatt medarbeidersamtale med rådmannen i løpet av de siste to årene. Noen enhetsledere viser til at måloppnåelse knyttet til leder- og resultatavtalene har blitt drøftet i disse medarbeidersamtalene, men de fleste viser til at dette ikke har vært tema i samtalene. Flere av de som er intervjuet av revisor peker på at Klæbu kommune er en liten kommune, og at dette gir korte kommandolinjer og god oversikt over det som foregår. Det innebærer at mye informasjon gis uformelt. Enhetsledere som er lokalisert på rådhuset sier de får mye informasjon "på gangen". Uavhengig av hvor enhetslederne er lokalisert, sier de fleste at de opplever det som lett og greit å ta kontakt med rådmannsnivået for å få informasjon og avklaringer. Det er få som sier de har vært i - STYRINGSSYSTEMER, KLÆBU KOMMUNE - 25

170 REVISJONSRAPPORT FRA REVISJON MIDT-NORGE IKS situasjoner der man ikke har fått nok informasjon. Flere enhetsledere sier også at e-post er en mye brukt kommunikasjonskanal. De fleste enhetslederne sier at de har jevnlige møter med personalet, der de gjennomgår f.eks. fastsatte mål for enheten og status for måloppnåelsen. Informasjon som er gitt fra rådmannsnivå og som er relevant for den enkelte ansatte, formidles enten ved skriftlig oppslag på arbeidsplassen eller i personalmøter. Ekstern informasjon Klæbu kommunes hjemmeside har i løpet av høsten 2009 blitt fornyet. Den nye hjemmesiden ble publisert i slutten av november. Ifølge rådmannen og kommunalsjefen er Klæbu kommunes hjemmeside en av kommunens viktigste informasjonskilder utad. Noen enhetsledere sier informasjon om enheten overfor publikum helst skjer gjennom hjemmesiden. Fra den gamle hjemmesiden hadde skolene egne hjemmesider tilknyttet kommunens hjemmeside. En ansatt i rådmannens stab har hatt den praktiske oppgaven med å legge ut informasjon på den tidligere hjemmesiden. Informasjonen var da kommet fra rådmannsnivå eller enhetsledere. Det har ikke vært lagt opp til noen kvalitetssikringsprosess der rådmannen har godkjent innholdet i det som ble lagt ut på hjemmesiden av informasjon. Flere enhetsledere viser til at mye av informasjonen på hjemmesiden har vært statisk informasjon. Noen påpeker også at det lå faktiske feil om enheten på hjemmesiden og at arbeidet med å korrigere faktiske feil ikke har blitt prioritert. De fleste enhetsledere har i intervju med revisor vist til at hjemmesiden har vært under fornyelse. Det er knyttet store forventninger til den, både fordi den skal inneholde kvalitetssikret informasjon og gjøre kommunens dokumenter mer tilgjengelig for publikum. Ifølge kommunalsjefen skal det opprettes en egen web-redaksjon for den nye hjemmesiden som skal sikre vedlikehold og kvalitetssikring av informasjonen. I tillegg gis informasjon fra kommunen til publikum gjennom Klæbustikka, som distribueres som et innstikk i lokalavisa KlæbuPosten. En gruppe med kommunalsjef, ordfører, Web-ansvarlig og ytterligere en ansatt setter sammen innholdet i Klæbustikka. I tillegg vil annonsering fra kommunen være å finne både i KlæbuPosten og i Adresseavisen. Skolene har et eget informasjonsverktøy overfor foresatte og elever gjennom Fronter 9. Her gis elever og foresatte tilgang ved tildelt brukernavn og passord. Både skoler og barnehager oppgir at de gir skriftlig informasjon både på papir og ved bruk av e-post. 6.3 Revisors vurderinger Intern informasjon Revisors oppfatning er at deler av den interne informasjonsflyten i kommunen har et uformelt preg. For en relativt liten og oversiktlig kommune vil e-post, telefon og uformelle samtaler "på gangen" kunne bidra til mye informasjonsutveksling. Ulempen med denne type informasjon er at den ikke uten videre tilflyter alle som kan ha bruk for den, og kan skape et skille mellom de som er lokalisert på rådhuset og de som er lokalisert utenfor. Det uformelle preget understrekes på enhetsledermøtene, fordi det ikke er fastsatt agenda for møtet. All den tid det er møteplikt til disse møtene, vil informasjonen i utgangspunktet bli gitt til alle enhetsledere. Ettersom det ikke skrives referat fra møtene, er det en risiko for at enhetsledere som 9 Fronter er en plattform for nettbasert læring og samarbeid, utviklet spesifikt for utdanningssektoren. - STYRINGSSYSTEMER, KLÆBU KOMMUNE - 26

171 REVISJONSRAPPORT FRA REVISJON MIDT-NORGE IKS ikke kan delta går glipp av informasjon. Oppfølging blir også vanskelig dersom det ikke er skriftlig nedfelt et oppfølgingsansvar. Skriftlig informasjon i form av Hurtiginfo på intranettet, gir alle ansatte med tilgang til intranettet informasjon. Det ser også ut for at enhetslederne har gode rutiner for å videreformidle slik informasjon til ansatte uten pc. Informasjon fra enhetslederne til rådmann bærer preg av å være på enhetsleders initiativ. Det er ikke lagt opp til noen aktiv rapportering fra enhetsleder til rådmann på andre forhold enn økonomi, og medarbeidersamtaler ser ikke ut for å legge opp til at man skal gi tilbakemelding på resultatmål og andre mål i lederavtalene. Ekstern informasjon Kommunens hjemmeside er den viktigste eksterne informasjonskilden overfor publikum. Arbeidet med å oppdatere hjemmesiden ser ut for å ha vært preget av at ny hjemmeside skulle ferdigstilles og tas i bruk. Tidligere ser det ut for å ha vært uklart hvem som har hatt ansvar for å kvalitetssikre informasjon på hjemmesiden. Etableringen av en egen web-redaksjon, vil trolig bidra til at denne informasjonen blir mer korrekt og oppdatert. Gjennom informasjon i Klæbustikka sikres det at kommunal informasjon også når innbyggere som ikke bruker pc for å innhente informasjon om kommunen. I tillegg er det etablert egne kommunikasjonskanaler med brukere av kommunens tjenester. Samlet sett har kommunen muligheter for å gi informasjon om sin virksomhet til både brukere og innbyggere. 7 Evaluering 7.1 Revisjonskriterier For å håndtere risiko for at målene til en virksomhet ikke nås, sier COSO-rammeverket at ledelsen må velge en strategi for å redusere denne risikoen. Dette kan være å sette i gang særskilte tiltak. Helhetlig risikostyring innebærer å evaluere om strategien og tiltakene har vært effektive nok. Slik evaluering kan gjøres kontinuerlig eller ved mer frittstående evalueringer. I dette ligger at det bør gjennomføres en systematisk evaluering av om de interne kontrollsystemene er effektive nok i forhold til måloppnåelse og risiko. 7.2 Resultat av datainnhenting Både rådmannen og flere enhetsledere peker på at det er inngått lederavtaler mellom rådmannen og enhetslederne, og at det gjerne er etablert en resultatavtale i tilknytning til denne. Ifølge rådmannen skal lederavtalene evalueres i medarbeidersamtalene. Rådmannen påpeker at oppfyllelse av resultatkravene er en oppgave lederne er pålagt, men rådmannen har ikke noe verktøy for å følge opp dette og mener dette går på tillit. Tidligere var slike medarbeidersamtaler gjennomført hvert år, mens rådmannen nå av kapasitetshensyn har medarbeidersamtaler hvert andre år. Rådmannen sier evalueringen skal danne grunnlag for en eventuell lønnsjustering. De fleste enhetsledere sier de har hatt medarbeidersamtale med rådmannen i løpet av de siste to årene, men det er få som oppgir at måloppnåelse i forhold til resultatavtale har vært tema her. Det stilles heller ikke krav om rapportering på måloppnåelse av målsettinger i leder- eller resultatavtale på annen måte fra rådmannens side. Både enhetsledere, kommunalsjefer og økonomisjefen har påpekt at rådmannen har stilt krav om rapportering av økonomisk status. Flere har påpekt at rapporteringen fra 2009 har blitt hyppigere. Flere enhetsledere sier de har rapportert hver måned, mens andre sier rapporteringen har skjedd noe sjeldnere. Rapporteringen skjer til økonomisjef eller kommunalsjef/controller. Kommunalsjefen sier man har gjennomført en evaluering både av økonomirapporteringen og tiltakslista som er utarbeidet, - STYRINGSSYSTEMER, KLÆBU KOMMUNE - 27

172 REVISJONSRAPPORT FRA REVISJON MIDT-NORGE IKS og mener denne fungerer etter hensikten. Økonomisjefen viser til at årsregnskapet vil gi svar på om økonomirapporteringen i løpet av året har vært god nok. Flere enhetsledere viser til at de i forbindelse med at årsmeldingen skal utarbeides, lager en årsrapportering til rådmannen over hvordan driften av enheten har gått i løpet av året. Flere enhetsledere sier de ikke har mottatt konkret tilbakemelding fra rådmannen på det som er rapportert inn, men tar det for gitt at rådmannen leser årsrapporten. Enhetsledere ved skolene viser til at de gjennomfører en evaluering av virksomhetsplanene sine i løpet av året. Denne evalueringen er sendt til rådgiveren for skole. Enhetslederne er usikre på om rådmannen leser den. Flere enhetsledere trekker fram budsjettprosessen for årsbudsjettet 2010 som positiv, da de har fått lov til å komme med sine innspill til budsjettet og gjennom dette få større muligheter for å løfte opp sine utfordringer. Noen enhetsledere viser til at de gjennomfører interne evalueringer i enheten. Slike evalueringer kan skje flere ganger i løpet av et år, og beskrives som en kontinuerlig prosess. Andre enhetsledere viser til at de gjennom Nea-samarbeidet og Effektiviseringsnettverket har fått gjennomført eksterne evalueringer. Dette er først og fremst evaluering av måloppnåelse og kvalitetsvurderinger. 7.3 Revisors vurderinger Gjennom lederavtaler og resultatavtaler har rådmannen stilt krav til sine ledere. Oppfølging og evaluering av måloppnåelsen har i liten grad vært tema i medarbeidersamtalene mellom rådmann og ledere. Rådmannens middel for å evaluere om lederne har oppnådd målene, blir dermed årsrapportene fra den enkelte enhet. På økonomiområdet har det imidlertid vært stort fokus på tilbakerapportering og tett oppfølging av budsjettstatus. Revisors oppfatning er at rådmannen ikke vektlegger tilbakerapportering fra sine ledere. Revisor mener det er grunn til å stille spørsmålstegn ved om det ikke ville vært naturlig å følge opp resultatmål og andre mål i lederavtalene på en tettere måte. Ifølge økonomisjefen vil årsregnskapet vise om økonomirapporteringen har vært tilstrekkelig. I dette ligger en evaluering av denne rapporteringen og oppfølgingen. Samlet sett er revisor av den oppfatning at det ikke gjøres noen systematisk evaluering av de kontrolltiltak som er iverksatt for å sikre måloppnåelsen i Klæbu kommune. 8 Høring Foreløpig rapport ble oversendt rådmannen til høring med høringsfrist Revisor har mottatt høringssvar fra rådmannen datert Høringssvaret er tatt inn som vedlegg 1 til rapporten. Revisor mener høringssvaret gir utfyllende informasjon på noen områder som rapporten berører, og at det ikke inneholder momenter som rokker ved konklusjonen i rapporten. Det er likevel enkelte momenter i høringssvaret som revisor vil kommentere. I høringssvaret peker rådmannen på at bruk av COSO-rammeverket kan innebære en for teoretisk tilnærming til problematikken som ligger til grunn for forvaltningsrevisjonsprosjektet. Revisor er enig i at COSO-rammeverket er svært teoretisk. Vi mener likevel rapporten viser hvordan teorien kan omsettes i praksis. Årsaken til at COSO-rammeverket synes så teoretisk, er at det skal kunne benyttes på en rekke ulike områder og i ulike virksomheter. Revisor mener dette er styrken til COSOrammeverket, ved at det ikke er fastlåst til en bestemt type virksomhet. Vi vil presisere at man både i rapporten Intern kontroll i kommuner 10, og rapporten 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane 11, har valgt å legge COSO-rammeverket til grunn for arbeidet. 10 Rapport til Kommunal- og regionaldepartementet fra PriceWaterhouseCoopers, oktober Kommunal- og regionaldepartementet, STYRINGSSYSTEMER, KLÆBU KOMMUNE - 28

173 REVISJONSRAPPORT FRA REVISJON MIDT-NORGE IKS Rådmannen påpeker at overgang til tjenestebeskrivelser i stedet for serviceerklæringer ikke vil ha noen betydning for måten tjenestene utføres på eller kvaliteten på disse. Revisor vil presisere at vi i kapittel 5.3 ikke har ment å kommentere innholdet i tjenestene, men at serviceerklæringer og tjenestebeskrivelser sier noe om hvilken kvalitet som kan forventes. Revisor har valgt å endre noe på teksten i avsnittet slik at dette kommer klarere fram. Rådmannen har i høringssvaret lagt ved et kort notat med presiseringer av feil og uklarheter i høringsutkastet. Dette er korrigert i endelig rapport. 9 Konklusjon og anbefalinger 9.1 Konklusjon I arbeidet med å se på hovedtrekkene i Klæbu kommunes styringssystemer, har revisor tatt utgangspunkt i COSO-rammeverket. Rammeverket er ikke valgt som styringsmodell for Klæbu kommune, og revisor er derfor varsom med å trekke bastante konklusjoner. Hovedkonklusjon: Klæbu kommune har mange elementer som kan og bør inngå i et helhetlig styringssystem. Etter revisors oppfatning mangler imidlertid kommunen en helhetlig systembeskrivelse, og en systematisk tilnæring til forhold som risikovurderinger og evaluering av kontrollenes effektivitet. Generelt oppfattes det som en svakhet at mange viktige elementer i styringssystemet er lite formalisert. Det synes også å være for svak sammenheng mellom enkeltelementene i kommunens styringssystem. I rapporten 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane 12 er det påpekt at kommunesektoren generelt bruker risikoanalyser mindre enn det som er ønskelig, og at det er få kommuner som har erfaring med helhetlige risikovurderinger. I rapporten Internkontroll i kommuner 13 er det også påpekt at internkontroll i kommunene generelt er for uformell. Internt miljø Gjennom programmet om etikk og lojalitet har kommunens ledelse signalisert stor fokus på denne type problemstillinger. Kravet om at alle ansatte har vært pliktig til å delta, har trolig bidratt til å forankre holdninger til problemstilinger om etikk gjennom hele organisasjonen. Ledelsen har gjennom arbeidet med kompetansehevingsplanen signalisert at kompetanse er et viktig satsingsområde. Bred involvering bidrar til at dette ikke bare blir et ledelsesdokument, men et dokument som den enkelte ansatte kan ha et forhold til. Myndighetsforhold mellom rådmann og enhetsledere ser ut for å være avklart. Det er noe mer usikkerhet knyttet til kommunalsjefenes og rådgivernes roller. I all hovedsak synes det å være en klar sammenheng mellom organisasjonsstrukturen og delegering i kommunen. Målsettinger Klæbu kommunes hovedmålsettinger er å finne i kommuneplanen og handlingsprogrammet. Undersøkelsen viser at administrasjonen har stor fokus på målsettingene som er fastsatt politisk, og har etablert mekanismer som skal sikre at målene blir fulgt opp. Det er ikke lagt opp til noen overordnet styring av målarbeidet i kommunen. De politisk fastsatte målene følges opp av den administrative ledelsen. Risikohåndtering Undersøkelsen viser at det ikke gjennomføres noen systematisk risikovurdering for kommunen som helhet. På en del sentrale områder har man likevel systemer for å skaffe kunnskap om forhold som er en utfordring for kommunen, og som gjennom dette er en trussel mot måloppnåelsen. På en del sentrale områder har man derfor også etablert kontrolltiltak for å redusere slik risiko. Flere enhetsledere peker på at de kjenner til en del risikoområder, og tar hensyn til dem, uten at slike 12 Kommunal- og regionaldepartementet, Rapport til Kommunal- og regionaldepartementet fra PriceWaterhouseCoopers, oktober STYRINGSSYSTEMER, KLÆBU KOMMUNE - 29

174 REVISJONSRAPPORT FRA REVISJON MIDT-NORGE IKS forhold blir nedtegnet eller satt i system. En av begrunnelsene for dette er gjerne at kommunen er liten og oversiktlig, samt at man ikke har tilstrekkelig med ressurser til å prioritere slikt planarbeid. Revisor er av den oppfatning at det ligger et potensial i kvalitetssikringssystemet kommunen har anskaffet. Slik status er i dag, blir ikke systemet tilstrekkelig utnyttet. Det er særlig for å dokumentere avvik og gjennom dette skaffe kunnskap om kommunens svake punkter systemet i større grad kunne vært utnyttet. Årsaken til at systemet ikke er tilstrekkelig utnyttet ser ut for å være en kombinasjon av manglende oppfølging fra toppledelsen, og svakheter i opplæring og tilgang på stabilt nett. Informasjon Kommunens systemer for å formidle informasjon både internt og eksternt er i stor grad knyttet til elektroniske formidlingskanaler, som kommunens intranett og kommunens hjemmeside. Når det gjelder intern informasjon er også enhetsledermøtene en viktig arena. Enhetsledermøtene har et uformelt preg, ved at det ikke har en saksliste eller skrives referat fra møtene. Dette gjør det vanskeligere å holde oversikt, og medfører en risiko for at viktig informasjon ikke blir gjort tilgjengelig for enhetsledere som av ulike årsaker ikke kan delta på et møte. Ekstern informasjon er hovedsakelig gitt gjennom kommunens hjemmeside. Hjemmesiden har i løpet av høsten 2009 fått en betydelig oppgradering, og signaler fra kommunens ledelse tyder på at det vil bli lagt mer vekt på å oppdatere og vedlikeholde informasjon som ligger her. Evaluering Klæbu kommune gjennomfører evalueringer på enkelte områder, men disse er ikke gjennomført som ledd i et helhetlig arbeid med styring av virksomheten. Selv om enhetslederne er tildelt vide fullmakter og omfattende myndighet, synes det som om det i liten grad kreves tilbakerapportering til rådmannen på mål som er fastsatt. Kontrollutvalgets spørsmål i bestillingen I bestillingen er det stilt konkrete spørsmål knyttet til kommunens arbeid med kvalitet og miljø. Revisors undersøkelser viser at Klæbu kommune har anskaffet Qm+, som i følge systemleverandør og kommunens ledelse kan fungere som et kvalitetssystem. Systemet er i dag ikke tatt i bruk i tilstrekkelig grad til å fungere godt nok som kvalitetssystem. Klæbu kommune har foreløpig ikke et fungerende miljøstyringssystem. Det er imidlertid utarbeidet en Energi- og klimaplan for Klæbu kommune. Planen er ikke endelig vedtatt enda, men legger opp til at kommunen blant annet vil søke å få en miljøsertifisering etter sertifiseringsordningen Miljøfyrtårn. Forutsatt at planen vedtas vil dette arbeidet startes opp i løpet av Det er utarbeidet flere rutinebeskrivelser, retningslinjer og prosedyrer for kommunens virksomhet. Disse ligger tilgjengelig på kommunens intranett. Rutinebeskrivelser bidrar til å sikre kvalitet på de områder de dekker. Det er ikke utarbeidet egne rutinebeskrivelser for kvalitetsstyring eller miljøstyring. Rutinebeskrivelsene er tilgjengelig for kommunens ansatte men ikke for innbyggere eller leverandører. Det er ikke utarbeidet en egen prosjekthåndbok for styring av større prosjekter. For rutinebeskrivelser, retningslinjer og prosedyrer på personalområdet, er det fastsatt ei gruppe som har ansvar for å gjennomgå og oppdatere disse rutinemessig. På økonomiområdet har dette ikke vært gjennomført på samme måte, men man holder på å samle rutinebeskrivelsene i en egen håndbok. - STYRINGSSYSTEMER, KLÆBU KOMMUNE - 30

175 REVISJONSRAPPORT FRA REVISJON MIDT-NORGE IKS 9.2 Anbefalinger Revisors anbefalinger betinger at kommunen ønsker et helhetlig styringssystem. Selv om kommunens økonomi ikke tillater en videreføring av programmet om etikk og lojalitet, anbefaler revisor at denne type problemstillinger fortsatt settes på dagsorden og vies oppmerksomhet. Generelt anbefaler revisor å systematisere de elementer kommunen har i sitt styringssystem, slik at de framstår helhetlig. Dette kan for eksempel gjøres som en beskrivelse av styringssystemet, der enkeltelementene i styringssystemet flettes inn. Her bør også roller og ansvar synliggjøres. Dette anses å være i samsvar med anbefaling i rapporten Internkontroll i kommuner 14. Revisor vil også anbefale en større grad av formalisering av risikovurderinger og kontrolltiltak. Økt fokus på risikovurderinger som en del av styring er en av anbefalingene i rapporten 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane 15. Revisor anbefaler at det skrives referat fra enhetsledermøtene, slik at informasjonen er tilgjengelig for ettertiden. Dette er viktig for informasjonsflyten og plassering av oppfølgingsansvar. En mer systematisk evaluering av iverksatte kontrolltiltak bør også innarbeides i et helhetlig styringssystem. Revisor vil også anbefale at kvalitetssikringssystemet Qm+ innarbeides i det helhetlige styringssystemet, og at det fokuseres på opplæring i bruk av systemet og krav om rapportering av avvik. 14 Rapport til Kommunal- og regionaldepartementet fra PriceWaterhouseCoopers, oktober Kommunal- og regionaldepartementet, STYRINGSSYSTEMER, KLÆBU KOMMUNE - 31

176 REVISJONSRAPPORT FRA REVISJON MIDT-NORGE IKS Kilder Kommuneloven COSO: - COSO-rapporten: Intern kontroll - et integrert rammeverk (1996). - Helhetlig risikostyring - et integrert rammeverk. Sammendrag (september 2004/oktober 2005), oversatt av Norges Interne Revisorers Forening. - Enterprise Risk Management - Integrated Framework. Executive Summary Framework (September 2004) Kommunal- og regionaldepartementet: - 85 anbefalingar til styrkt eigenkontroll i kommunane. Desember Quality Manager Plus: - Informasjon om systemet fra hjemmesidene, PriceWaterhouseCoopers: - Internkontroll i kommuner. Oktober Revisjon Midt-Norge: - Økonomiplanlegging, rapportering og styring i Klæbu kommune. Rapport fra forvaltningsrevisjon (2009) Klæbu kommune: - Klæbu kommunes delegeringsreglement (2003) - Klæbu kommunes delegeringsreglement, rådmannens videredelegering (2003) - Kompetansehevingsplan Kompetansehevingsplan Energi og klimaplan for Klæbu kommune (høringsforslag) - Informasjonssikkerhet, policy og overordnede retningslinjer Klæbu kommune (2008) (unntatt offentlighet) - Etiske retningslinjer for Klæbu kommune (2004) - Lederavtaler og arbeidsavtaler for ledende ansatte i Klæbu kommune - STYRINGSSYSTEMER, KLÆBU KOMMUNE - 32

177 Vedlegg: Rådmannens høringssvar 33

178 34

179

180 Postadresse: Postboks 216, 7302 Orkanger Hovedkontor: Orkdal rådhus, Bårdshaug Tlf