ORDFØREREN I ØVRE EIKER,

Transkript

1 ØVRE EIKER KOMMUNE Møteinnkalling Utvalg: Partsammensatt-utvalg Møtested: Formannskapssalen, Rådhuset, Hokksund Dato: Tidspunkt: 10:00 Eventuelle forfall meldes til politisk sekretariat i god tid før møtet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Ordføreren oversender sakene f.o.m. nr. 19/17 t.o.m. nr. 21/17 til behandling. ORDFØREREN I ØVRE EIKER, 03. oktober 2017 Ann Sire Fjerdingstad. Majken Røsnes Skjelbred 1

2 Saksnr Innhold Lukket PS 19/17 Referatsaker RS 9/17 Kompetanseheving SFO RS 10/17 Referat fra møte i koordineringsgruppa 14. september 2017 RS 11/17 Medvirkningsstrategi - orientering om høring PS 20/17 PS 21/17 Digitaliseringsstrategi. Saksordfører: Kjell Erland Grønbeck Sykefravær - rapportering 2. tertial Saksordfører: Svein Ludvig Larsen

3 PS 19/17 Referatsaker RS 9/17 Kompetanseheving SFO RS 10/17 Referat fra møte i koordineringsgruppa 14. september 2017 RS 11/17 Medvirkningsstrategi - orientering om høring

4 ØVRE EIKER KOMMUNE Saksbeh.: Anita Kjensli Rydgren Saksmappe: 2017/ /2017 Arkiv: 027 Digitaliseringsstrategi. Saksordfører: Kjell Erland Grønbeck Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 20/17 Partsammensatt-utvalg Formannskapet Kommunestyret Saksopplysninger/vurderinger Med bakgrunn i bestilling fra kommunestyret, PS 76/2017, legger rådmann frem digitaliseringsstrategi for Øvre Eiker kommune for perioden Punkt 3 i vedtaket: Det er nødvendig med videre utvikling av IKT-området. Et strategisk arbeid bør iverksettes og kommunestyret ber rådmannen snarest legge fram en strategi for digitalisering, en risikoanalyse av sårbarhet knyttet til kompetanse og bemanning og en vurdering av om Øvre Eiker bør inngå samarbeid med andre kommuner og/eller private aktører på området. Rådmannen anser vedtak av en digitaliseringsstrategi for å være et steg på veien. Rådmannen jobber imidlertid langs flere akser samtidig. Det er nødvendig å knytte til seg ekstern bistand for å gjennomføre en risikoanalyse av kommunens IKT-arbeid samt få en vurdering av om kommunen bør samarbeide med andre kommuner og /eller private aktører. Minikonkurranse er gjennomført og det blir skrevet kontrakt med vinner av konkurransen i oktober. Arbeid med sondering knyttet til samarbeid med andre kommuner er påbegynt i regi av rådmann. Behov for digitaliseringsstrategi De fleste tjenester som brukes i offentlig sektor er kommunale tjenester. Dette betyr at økt digitalisering i kommuner langt på vei er nøkkelen til at Norge skal nå sine mål for digitalisering. Teknologiutvikling og digitalisering er en drivkraft for hvordan kommunal sektor organiserer, utvikler og leverer tjenester. Samtidig oppstår nye organisatoriske og styringsmessige utfordringer. Digitale løsninger må endres i takt med at teknologien og samfunnet endrer seg. Digitalisering dreier seg i stor grad om endring og fornyelse av tjenester, prosesser og arbeidsmåter. Ledelse, kultur og holdninger står sentralt i dette arbeidet. Digital Agenda for Norge Regjeringens overordnede IKT-poltikk fremgår av Stortingsmelding 27 ( ) Digital Agenda for Norge. Regjeringen har høye ambisjoner om å fornye, forenkle og forbedre offentlig sektor, samtidig som innbyggere og næringsliv har forventninger om en enklere hverdag. Bruk av IKT og bevisst utnyttelse av digitaliseringens muligheter gjør at det er mulig å oppnå begge deler. I tillegg må de digitale tjenestene være en del av digitale arbeidsprosesser i virksomheten. Av stortingsmeldingen fremgår at offentlig sektor har mye å hente på ytterligere digitalisering av arbeidsprosesser og å drive virksomhetsutvikling gjennom digitalisering. 1

5 KS KS inviterer alle sine medlemmer til å delta med et engangsbeløp på henholdsvis 20 kroner per innbygger for kommuner og 5 kroner per innbygger for fylkeskommuner. Formålet med ordningen er å utvikle flere nye felles digitale løsninger for kommunal sektor. Kommuner som bidrar med engangssummen, vil få tilgang til alle løsningene som blir utviklet gjennom ordningen. Det er opp til hver enkelt kommune hvilke løsninger man vil ta i bruk. Rådmann kommer tilbake til denne saken i budsjettfremlegget for Strategi Den vedlagte digitaliseringsstrategien er et godt gjennomarbeidet dokument. Den bygger på ny mal fra KS. Vi er en av de første kommunene i Norge som tar i bruk denne malen. Organisasjonene har vært invitert med i arbeidet og enkeltpersoner med kompetanse på området har vært viktige bidragsytere. Økonomiske konsekvenser Kostnadsperspektivet er ikke en del av den digitaliseringsstrategien som er utarbeidet. Bevilgninger og prioriteringer mellom ulike satsninger gjøres per år i de ordinære budsjettprosesser. Vedlegg 1 Digitaliseringsstrategi for Øvre Eiker kommune Vedlegg 1. digitaliseringsarbeidet frem til Vedlegg 2. kildehenvisning - Digitaliseringsstrategi for Øvre Eiker kommune Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Rådmannens anbefaling Rådmannen anbefaler at digitaliseringsstrategi for perioden vedtas. Begrunnelse Vi digitaliserer for å oppnå: flere og bedre tjenester en åpen og tilgjengelig kommune bedre ressursbruk bedre beslutninger Digitalisering er samspillet mellom organisasjon, prosesser og teknologi. For å lykkes med digitaliseringen må det være en klar forståelse for at digitalisering ikke er det samme som bruk av ITsystemer. Digitalisering er ledelse. Der IT har blitt betraktet som en støttefunksjon, vil digitalisering være en kjernefunksjon for etablering av prosesser og tjenester gjennom smart bruk av teknologi. 2

6 Digitaliseringsstrategi for Øvre Eiker kommune

7 DIGITALISERINGSSTRATEGI Digitaliseringsstrategi for Øvre Eiker kommune Innholdsfortegnelse Generell del Innledning Digitalisering i Øvre Eiker kommune Forankring Brukeren i sentrum IKT som innsatsfaktor for innovasjon og produktivitet Styrket digital kompetanse og deltakelse Effektiv digitalisering av offentlig sektor Godt personvern og god informasjonssikkerhet Våre satsningsområder Oppvekst Helse og omsorg NAV Samfunnsutvikling Kultur og livskraft Service og fellestjenester Vedlegg Seksjonenes digitaliseringsarbeid til nå Kildehenvisning

8 DIGITALISERINGSSTRATEGI Innledning Det er en nasjonal målsetting i Norge at digitale tjenester skal være førstevalg for innbyggerne. Det betyr at den foretrukne kommunikasjonskanalen mellom kommunens innbyggere/næringsliv og det offentlige skal være digital. Digitalisering i Øvre Eiker kommune Digitalisering innebærer å forbedre og gjøre tjenester tilgjengelig ved bruk av informasjons - og kommunikasjonsteknologi (IKT). Digitalisering er samspillet mellom prosesser og teknologi i organisasjonen. Digitalisering bidrar til å effektivisere. Digitale løsninger kan gå på tvers av sektorer og nivåer, og gir en bedre arbeidsflyt som bidrar til økt produktivitet. Økt produktivitet frigir tid for medarbeidere og gir muligheter for å øke kvaliteten på tjenestene. I Stortingsmeldingen Digital agenda for Norge sammenliknes kostnadene per henvendelse til det offentlige via ulike kanaler: Per brev eller e-post: kr. 110 Personlig fremmøte: kr. 80 Per telefon: kr. 40 Selvbetjening: kr. 3 Disse tallene underbygger at digitalisering over tid frigjør ressurser som kan bidra til å øke kvaliteten på tjenestene. Skal kommunen lykkes med digitalisering, kreves en helhetlig tilnærming på tvers av seksjoner og tjenestesteder. For Øvre Eiker kommune er digitalisering avgjørende når vi skal planlegge for gode tjenester i fremtiden. Skal kommunen lykkes med utviklingen av de digitale tjenestene, må vi ha en langsiktig satsing og en tydelig strategi for digitalis eringsarbeidet. Øvre Eiker kommune skal styre digitaliseringsarbeidet sentralt for å sikre en helhetlig og koordinert prioritering av de ulike prosjektene. Det skal utarbeides målsettinger og planer for å nå målene i perioden. En prosjektgruppe skal ivareta behovet for kontroll med styringsdokumentets gjennomføring i organisasjonen. Forankring Dette dokumentet er utarbeidet i tråd med overordnede styringsdokumenter, lover, forskrifter og Øvre Eiker kommunes verdier. «Sammen skaper vi et livskraftig Øvre Eiker» er visjonen til Øvre Eiker kommune. Kommuneplanen definerer fem satsningsområder som underbygger denne: Å holde visjonen og verdigrunnlaget høyt og fornye det i takt med utviklingen i samfunnet Å styrke lokaldemokratiet ved god dialog og tillitsfullt samarbeid med innbyggere, lag, foreninger og næringsliv Å styrke og videreutvikle stedsutviklingsmodellen med nærdemokrati som bidrar til aktive og helsefremmende lokalsamfunn

9 DIGITALISERINGSSTRATEGI Å utvikle kommuneorganisasjonen som profesjonell samfunnsutvikler, tjenesteyter og arbeidsgiver, med klar forankring i visjon og verdigrunnlag Å legge avgjørende vekt på omstilling for å sikre en bærekraftig kommuneøkonomi, med evne til å ivareta ønsket vekst og tjenester som innbyggerne etterspør. For å nå disse målene må vi jobbe målrettet med digitalisering. KS sin digitaliseringsstrategi ( ) har følgende visjon: Gode og tilgjengelige digitale tjenester styrker dialogen med innbyggere og næringsliv og gir gode lokalsamfunn.. KS sin digitaliseringsstrategi formulerer fem hovedprioriteringer for den nasjonale IKT-politikken, som også er gyldige for kommunal sektor. Øvre Eiker kommune prioriterer de samme satsingsområdene: Brukeren i sentrum: Offentlige tjenester skal oppleves som sammenhengende og helhetlige for innbyggere, næringsliv og frivillig sektor. Forvaltningen skal gjenbruke informasjon i stedet for å spørre på nytt. IKT er en vesentlig innsatsfaktor for innovasjon og produktivitet: Næringslivet og samfunnet skal kunne utnytte mulighetene som digitaliseringen gir. Myndighetene skal legge til rette for økt digital innovasjon. Styrket digital kompetanse og deltakelse: Gjelder fra grunnopplæringen og gjennom alle faser i livet. Digitale tjenester skal være lette å forstå og lette å bruke for alle. Avansert IKT-kompetanse og IKT-forskning er en forutsetning for digitalisering av Norge. Effektiv digitalisering av offentlig sektor: Offentlige digitaliseringsprosjekter skal planlegges og gjennomføres profesjonelt. Gevinster skal realiseres. Markedet skal brukes når det er hensiktsmessig. Stat, kommune og ulike sektorer bør benytte fellesløsninger for å dekke like behov. Godt personvern og god informasjonssikkerhet: Personvern og informasjonssikkerhet skal være en integrert del av utviklingen og bruken av IKT. Den enkelte innbygger skal i størst mulig grad ha råderett over egne personopplysninger. Informasjonssikkerhet skal ivaretas med utgangspunkt i risikovurderinger basert på trussel- og sårbarhetsinformasjon, og følges opp gjennom god internkontroll. Brukeren i sentrum De fleste arbeidsprosessene som utføres i kommunen er en del av et tjenestetilbud til enten innbyggere, organisasjoner og næringsliv eller medarbeidere. Mange av prosessene vil oppnå økt kvalitet ved at de digitaliseres og automatiseres. Tjenesteområder som henger sammen bør automatisk kunne utveksle informasjon digitalt, der taushetsplikt eller annen lov ikke er til hinder for dette. Fagsystem på ett tjenesteområde bør i mange tilfeller generere en aktivitet i fagsystem på andre tjenesteområder. Gode digitale løsninger setter brukerens behov i sentrum. For å lykkes med god digital forvaltning, trenger vi digitale selvbetjeningsløsninger som er forståelige og enkle å ta i bruk. Hjemmesiden er en av Øvre Eiker kommunes viktigste kommunikasjonskanaler. Den skal

10 DIGITALISERINGSSTRATEGI gi en god oversikt over informasjon og tjenester, og gi mulighet til dialog og innsyn. Universell utforming av IKT-system skal gjøre kommunens digitale kanaler tilgjengelig for alle, uavhengig av funksjonsevne. Øvre Eiker kommune kan på flere områder utnytte mulighetene ved bruk av digital dialog i større grad enn i dag. Dette gjelder både dialog med innbyggere, næringsliv og offentlig forvaltning. Bærende kommunikasjonskanaler i dag er telefon, papirbasert kommunikasjon og e-post. I begrensede tilfeller har manuelle prosesser gått over til å bli halv- og helelektroniske, blant annet via hjemmesiden. Brukervennlige hjemmesider er en forutsetning for digitalisering, og disse er i kontinuerlig utvikling og integrasjon med Øvre Eiker kommunes kanaler i sosiale medier. Sosiale medier har blitt den digitale møteplassen der informasjon deles på en enkel og rask måte, og de er viktige kommunikasjons- og beredskapskanaler. For å nå de som ikke er digitalt aktive, er det likevel viktig å ha alternative kanaler. Vi vil at: Øvre Eiker kommune skal ta i bruk digital dialog med publikum Øvre Eiker kommune skal ha en brukervennlig, universelt utformet hjemmeside som fungerer bra på tvers av skjermstørrelser og enheter Øvre Eiker kommune skal ha et klart og forståelig språk i alle digitale kanaler Øvre Eiker kommune skal bruke digitale kanaler for å fremme dialog, øke informasjonsspredning, krisekommunikasjon og for å styrke lokaldemokratiet Øvre Eiker kommune skal ha gode samhandlingsløsninger for effektiv arbeidsflyt i organisasjonen IKT som innsatsfaktor for innovasjon og produktivitet IKT-avdelingen har en bærende rolle i digitaliseringsarbeidet. IKT-avdelingen skal bistå seksjonenes strategiske arbeid med digitalisering på en slik måte at helheten i kommunens arbeid blir ivaretatt og prioriteringene settes inn på riktig sted og i riktig rekkefølge. IKT-avdelingen skal støtte seksjonene i valg av løsninger, slik at de eksisterende fagsystemene seksjonene bruker er kartlagt for mulige løsninger før eventuell annen programvare anskaffes. Der ny programvare må anskaffes for å oppnå ønskede mål innen digitaliseringsarbeidet, bistår IKT-avdelingen seksjonene med utarbeidelse av kravspesifikasjon for blant annet å kunne ivareta muligheten for integrasjon mellom fagsystemene, informasjonssikkerheten og personvernet. Vi vil at: Øvre Eiker kommune skal ta i bruk teknologi som bidrar til tjenesteinnovasjon og effektive tjenester Øvre Eiker kommune skal utrede de uutnyttede mulighetene i eksisterende fagsystemer, herunder også i forhold til integrasjon mellom fagsystemene

11 DIGITALISERINGSSTRATEGI Styrket digital kompetanse og deltakelse Digital kompetanse er viktig for utvikling av moderne forvaltning. Bruk av IKT krever rett kompetanse på alle nivåer i kommunen. Politisk og administrativ ledelse trenger kompetanse for å kunne ta gode strategiske valg. Kompetansen til kommunens medarbeidere er viktig for å levere gode tjenester, jobbe effektivt og imøtekomme innbyggernes forventninger til utviklingen av en moderne digital forvaltning. I dag oppleves brukerkompetansen blant medarbeidere og ledere i Øvre Eiker kommune som varierende. Det blir viktig for framtiden å stimulere til egen kompetanseutvikling og ønske utvikling av IKT-verktøy velkommen. Leverandørmarkedet lanserer også fortløpende nye produkter og løsninger, mens teknologien er i stadig utvikling. Kommunen skal ha kompetanse til å navigere i dette omskiftende terrenget. Kunnskap om de teknologiske mulighetene koblet sammen med kunnskapen om kommunens oppgaver og tjenester er en viktig forutsetning for gode og kostnadseffektive valg. Vi vil at: Øvre Eiker kommunes medarbeidere skal ha rett IKT- og digitaliseringskompetanse til å løse samfunnsoppdraget Øvre Eiker kommune tilbyr e-læring til ansatte og folkevalgte, også på temaet digitalisering Øvre Eiker kommune skal ha kompetanse på prosjekt- og porteføljestyring, slik at vi når våre digitale ambisjoner Øvre Eiker kommune skal ha IT-teknisk kompetanse som sikrer stabil drift og videreutvikling av kommunens fagsystemer og IKT-infrastruktur Den tekniske IKT-kompetansen skal være tilgjengelig for fagenhetene og inngå i utviklingsog digitaliseringsarbeidet Øvre Eiker kommune skal bidra til å øke innbyggernes digitale kompetanse Øvre Eiker kommune skal vurdere tverrfaglig samarbeid med andre kommuner for å kunne bredde kompetansen og forståelsen i digitaliseringsprosessen Effektiv digitalisering av offentlig sektor Det er et nasjonalt mål at offentlige digitaliseringsprosesser skal gjennomføres profesjonelt. For å oppnå effektiv digitalisering, er det avgjørende å ha fokus på gevinstrealisering i gjennom hele prosessen. Gevinstrealisering er de aktivitetene som leder til at ønskede og planlagte gevinster blir realisert. Det er et nasjonalt mål at offentlige virksomheter benytter felleskomponenter- og løsninger i tjenesteutviklingen. Altinn er et eksempel på et slikt system. Per i dag finnes det en rekke felles ITløsninger som Øvre Eiker kommune allerede benytter. Vi vil at: Det skal lages handlingsplaner med fokus på gevinstrealisering for alle større digitaliseringstiltak som igangsettes i Øvre Eiker kommune Gjenbruk av eksisterende, offentlige IKT-løsninger skal være førstevalget der det er mulig

12 DIGITALISERINGSSTRATEGI Øvre Eiker kommune tar i bruk nasjonale felleskomponenter etter hvert som de lanseres, og stiller som pilot der det er mulig og ønskelig Godt personvern og god informasjonssikkerhet En forutsetning for at Øvre Eiker kommune skal kunne utøve offentlig myndighet og tilby tjenester er sikker behandling av personopplysninger. Personvernlovgivningen endres og stiller nye krav til det offentlige fra våren Teknologi med økt kompleksitet stiller høye krav til informasjonssikkerhet i kommunen. God informasjonssikkerhet og god internkontroll bidrar til å sikre at kommunen behandler personopplysninger lovlig, sikkert og forsvarlig. Det er en løpende utfordring å balansere behovet for skjerming av personopplysninger og medarbeideres tjenstlige behov for tilgang og samarbeid på tvers. Øvre Eiker kommune ønsker et økt fokus på viktigheten av gode og ryddige prosesser innenfor personvern og dokumenthåndtering. Vi vil at: Informasjonssikkerheten skal ivaretas som en integrert del av hele kommunens virksomhet. Felles IKT-løsninger i Øvre Eiker kommune skal være effektive, robuste og ivareta sikkerheten, slik at opplysninger brukes til riktige formål og ikke kommer på avveie Alle personopplysninger skal behandles i samsvar med personvernbestemmelser i lover og forskrift Våre satsningsområder Skole og barnehage Skoleeier skal ha en plan for innkjøp og forvaltning av digitale læremidler, samt planer for kompetanseutvikling for lærere knyttet til bruken av læremidlene. Skoleeier må legge til rette for egenstyrt læring og læring i grupper på tvers av klasser, klassetrinn og skoler. Skolene skal ta i bruk løsninger for digital vurdering. Rammeplanen for barnehager (2017) har et kapittel om Barnehagens digitale praksis : «Barnehagens digitale praksis skal bidra til barnas lek, kreativitet og læring. ( ) Ved bruk av digitale verktøy skal personalet være aktive sammen med barna. ( ) Barnehagen skal utøve digital dømmekraft og bidra til at barna utvikler en begynnende etisk forståelse knyttet til digitale medier.» Barnehagene skal handle i tråd med retningslinjene i denne planen. Familiesenteret, PPT og barnevern Familiesenteret skal ta i bruk digital dialog med brukerne så snart den tekniske løsningen enheten benytter seg av tillater det. PP-tjenesten skal ta i bruk digital dialog med sine brukere, samt utføre saksbehandling elektronisk. Barnevern skal i løpet av 2018 innføre elektronisk arkiv, og ønsker på sikt å kunne ta i bruk systemet «Mobilt barnevern» for å blant annet kunne bedre rettssikkerheten for barnevernvakta, samt ta i bruk saksbehandling i skyen når dette blir tilgjengelig i Visma Familia. Vi vil at: Lærerne bruker digitale læremidler og verktøy i den daglige undervisningen Skolene lærer av andre kommuners arbeid med heldigitalisering av lese- og skriveopplæringen

13 DIGITALISERINGSSTRATEGI Barnehageansatte skal legge til rette for at barn utforsker, leker, lærer og selv skaper noe gjennom digitale uttrykksformer Digitale læringsmedier og digital opplæring blir strategisk og aktivt benyttet til voksenopplæring ved introduksjonssenteret Helse og omsorg Øvre Eiker kommune er i ferd med å øke bruken av velferdsteknologi, og planlegger implementering av digitale løsninger for helse- og omsorgssektoren i tråd med nasjonale anbefalinger. Kommunen skal fortsette samarbeidet om velferdsteknologi med andre kommuner for å kunne utarbeide felles metoder og ha nytte av hverandres erfaringer og kompetanse. Det finnes i dag digitale verktøy for planlegging og gjennomføring av tjenesten som kommunen skal vurdere å ta i bruk. Bruk av gode digitale kartleggingsverktøy gir rask og ofte bedre informasjon som utgangspunkt for tjenesteproduksjon. Medarbeidere i hjemmetjenesten har i dag med seg en arbeidsliste på nettbrett, og muligheten for å kunne utføre flere prosedyrer med dette arbeidsverktøyet skal utredes. NAV Det lokale NAV-kontoret i Øvre Eiker vil vi få på plass en elektronisk versjon av brukernes aktivitetsplan, og bedre muligheter for direkte kommunikasjon mellom veileder og bruker via direkte innlogging på på nav.no. Videre jobbes det med en rekke løsninger på nav.no, hvorav enkelte av dem som kommunene forventes å kunne koble seg på etter hvert (blant annet elektronisk sosialhjelpssøknad). Vi vil at: Øvre Eiker kommune skal tilby velferdsteknologiske løsninger som gjør at folk kan bo hjemme lenger og oppleve god livskvalitet Øvre Eiker kommune skal benytte digitale verktøy for planlegging og gjennomføring av tjenesten der det er mulig og bidrar til effektivisering Helsepersonell og andre tjenesteutøvere skal ha tilgang til relevant informasjon digitalt for utøvelse av tjenesten Brukere og pasienter skal kunne komme i kontakt med vakthavende helsepersonell når det passer for dem, via ulike digitale kanaler Samfunnsutvikling Samfunnsutvikling skal ha en effektiv digitaliseringsprosess med fokus på brukerreiser, felleskomponenter, implementering av felles standarder og grensesnitt, felles krav til sikkerhet og felles kravspesifikasjoner knyttet til hvordan fagsystemer integreres med fellesløsninger og grunndataregistre. Vi vil at: Helautomatiske prosesser innen rutineoppgaver og saksbehandling tas i bruk, som for eksempel digitalisering og automatisering av byggesaksbehandling

14 DIGITALISERINGSSTRATEGI Kultur og livskraft Kultur- og fritidstjenester er avhengig av god formidling, profilering og markedsføring. Kompetanse på, og aktiv bruk av, digitale hjelpemidler på ulike plattformer og i ulike digitale kanaler forventes av mange målgrupper og er av avgjørende betydning for suksess i arbeidet. Digitalisering og informasjonsarbeid henger tett sammen, og det er for eksempel en suksessfaktor med tydeliggjøring av hjelp til selvhjelp. Vi vil at: Seksjon kultur og livskraft skal ha digitale løsninger for formidling, profilering og markedsføring Kultur samordner aktiviteter i kommunen i forhold til innhenting av brukermedvirkningsdata IKT og kommunikasjon IKT-avdelingen forvalter grunnmuren til all IKT-bruk og digitalisering i Øvre Eiker kommune. IKTavdelingen ønsker å legge til rette for digitalisering, økt verdiskaping, innovasjon og økt produktivitet. I strategiperioden vil fokus være å støtte seksjonene i deres arbeid for å fornye, forenkle og forbedre tjenester. Kommunikasjonsavdelingen skal støtte oppom digitaliseringsarbeidet og informasjonen rundt dette i kommunen for øvrig. Servicesenteret, økonomi, arkiv og personal Servicesenteret bistår innbyggerne med veiledning i digitale selvbetjente løsninger. Arkivet skal ta i bruk SvarINN for digital dialog med innbyggerne, og kommunen skal videre utarbeide rutiner for elektronisk arkivering for alle enheter. Kommunen skal ta i bruk e-læring fra KS læring som en supplerende læringsarena, der personalavdelingen skal ha systemansvar. Lønningsavdelingen skal jobbe mot at ansatte benytter elektroniske løsninger for innsending av skjema som timelister, permisjoner og feriesøknader. Økonomi har som mål å utnytte automatiske prosedyrer i regnskapssystemet i større grad enn i dag. Vi vil at: Søknadsskjemaer og følgende saksbehandlingsprosess fulldigitaliseres Øvre Eiker kommune tar i bruk Twitter for bruk i risiko- og krisesituasjoner Øvre Eiker kommune tar i bruk en mer moderne intranettløsning som legger til rette for kompetanse- og informasjonsdeling mellom alle ansatte Medarbeiderne i Servicesenteret utvikles til å bli digitale verter for å kunne yte bistand til innbyggere som ikke selv mestrer de digitale løsningene som er tilgjengelige

15 Vedlegg 1 - Digitaliseringsstrategi Øvre Eiker kommune Seksjonenes overordnede arbeid med digitalisering frem til 2017 Oppvekst Skole Opptaket i barnehage, skole og SFO er fullt digitalisert i samme portal, herunder i form av søknad fra foresatte (som logger seg på med MinID), behandling av søknad og svar tilbake. Digitale ferdigheter er nedfelt i læreplanverket som en av de fem grunnleggende ferdigheter i skolen, og skal være integrert i alle fag. Barnehagen og skolen skal utvikle barnas digitale kompetanse slik at de blir bedre rustet til å bruke digitale verktøy, medier og ressurser. Digitale læremidler er digitale ressurser utviklet for et læringsformål. Digitale læremidler gir store muligheter for individuelle tilpasninger. Barnehage Barnehagene tar i løpet av høsten 2017 i bruk et digitalt kommunikasjonsverktøy for å bedre informasjonsflyt og kommunikasjon med foresatte. Dette verktøyet ivaretar det daglige behovet for å gi praktiske beskjeder samt at planer for barnehagen formidles. PPT PP-tjenesten tar i løpet av høsten 2017 i bruk det helelektroniske saksbehandlingssystemet PPT Flyt fra Visma. Med dette vil også dagens fysiske saksmapper bli elektroniske mapper. Barnevern Barnevern bruker i dag Visma Familia som et rent saksbehandlingsverktøy. Forvaltning, drift og vedlikehold (tidligere teknisk seksjon) Renhold har gjort en rekke grep innenfor digitalisering de seneste årene, som for eksempel digitalt stoffkartotek på Eco online for å kunne finne frem til de minst skadelige rengjøringsproduktene, bestilling av utstyr via nett, innføring av rengjøringsprogrammet Jonatanclean og kursing av de ansatte i digital sykemelding hos NAV. I tillegg har alle renholdere nå fått tilgang til e-post og PC. Samfunnsutvikling Plan, bygg og geodata har ansvar for at plan- og byggesaksprosesser bygger på grundige analyser, at saksbehandlingen er åpen og at det er tilrettelagt for innsyn og medvirkning i prosessene. Dagens system dekker digitale arealplaner, digitalt planregister og matrikkel internt og på web. Innbyggere og næringsliv forventer at kommunen legger til rette for en utvikling som sikrer optimalisert arealbruk og bebyggelse. Vann og avløp og Veg og park har ansvar for at drift og vedlikehold av vann- og avløpsanlegg, veger, parker er effektivt organisert og har kvalitetsmessig høy standard. Oppdatert informasjon om

16 DIGITALISERINGSSTRATEGI arbeider og tiltak skal være lett tilgjengelig og gi en god og effektiv kommunikasjon med publikum i forbindelse med avvik og henvendelser. Tjenestene landbrukskontoret tilbyr overfor landbruket som går på tvers av forvaltningsnivå er i stor grad digitalisert. Landbrukskontoret skal fortsatt legge til rette for at målgruppen i landbruket i Øvre Eiker benytter de digitale tjenestene på nett. De fleste arkiv/programmer/systemer hos kommunelegen er digitalisert. Det brukes elektronisk saksbehandlingsarkiv, vurderer om mer kunne lagres der. Det jobbes med enkelte nasjonale systemer. Service- og fellestjenester IKT IKT-avdelingen støtter øvrige seksjoner i sitt drifts-, utviklings- og vedlikeholdsarbeid innen IKT og digitalisering. IKT-avdelingen legger til rette for at nye løsninger kan tas i bruk. IKT-avdelingen deltar med kompetanse i forbindelse med Velferdsteknologi, innføring og bruk av Norsk Helsenett og innlemming av nasjonale komponenter i alle seksjoner. I tillegg deltar avdelingen i nasjonale grupper, kurs og seminarer i regi av for eksempel DIFI og KS, og søker å følge de føringer som gis sentralt. Arkiv Arkiv har fullelektroniske arkiver i systemene ephorte, Profil og Velferd, med digital postforsendelse i ephorte og Velferd. Videre har de over 40 elektroniske skjemaer med skjermdialog, men potensiale for flere. Arkivet har tatt i bruk tjenesten SvarUT, for digital postforsendelse til innbyggerne. Økonomi Økonomiavdelingen har i senere tid tatt i bruk en rekke digitale verktøy med hensikt å effektivisere driften, som for eksempel BI (Business Intelligence), en ny modul som er utviklet i samarbeid med Visma, Web-rapport som bistår blant annet virksomhetslederne med å effektivisere regnskap- og økonomiarbeidet, automatisert betalingsrutine (Autopay), mottak av og utsendelse av fakturaer på filformatet EHF til profesjonelle parter og utsendelse av e-faktura nettbank til private personer, digitalt system for oppfølging av låneporteføljen og elektronisk verktøy for gjennomføring av konkurranser i henhold til Lov om offentlige anskaffelser (Mercell). Servicesenteret Servicesenteret bidrar til å veilede publikum til å ta i bruk digitale flater, både per telefon, e-post og manuelt via publikums-pcen på rådhuset. Personal Personalavdelingen har tatt i bruk elektronisk personalmelding.

17 DIGITALISERINGSSTRATEGI Kommunikasjon Kommunikasjon har ansvar for (videreutviklingen av) intranett, hjemmeside og sosiale medier. Hjemmesiden ble oppgradert våren 2017, for å øke brukervennlighet, redusere antall klikk og øke nedlastingshastighet. Alle sidene på hjemmesiden har fått en tilbakemeldingsfunksjon som samtlige besøkende kan bruke. På Facebook ble det innført direktesending av kommunestyremøtene våren Møtene kan dermed følges direkte av alle som ønsker det, også ikke-brukere av Facebook. Instagram har blitt tatt i bruk i senere tid, Google + brukes også noe, primært til YouTube for innbygging av video på hjemmesidene. Helse- og omsorg Helse og omsorgstjenestene Fagsystemet Profil benyttes for planlegging, dokumentasjon (elektronisk pasientjournal), aggregering og rapportering av pasient- og brukeropplysninger. Bruk av SvarUt-tjenesten i Profil er under planlegging. Det benyttes analoge og digitale trygghetsalarmer i samme varslingsnett. HO har elektroniske nøkkelbokser i hjemmetjenesten og arbeidslister på IPad. Elektroniske meldinger går mellom helseforetak og HO, og er under utrulling mot fastlegene. Det er tatt i bruk elektroniske medisindispensere og sporingsteknologi (GPS). Dør-, fall- og epilepsialarmer mv benyttes. Alarmene går direkte til mobil i tjenestene. Eikertun Helsehus har sykesignalanlegg. Strategi for bruk av velferdsteknologi er under utarbeidelse. Det gjennomføres kursing av mange medarbeidere i Velferdsteknologiens ABC og kommunen er del av det Nasjonale programmet for velferdsteknologi. Innen psykisk helse og rus tas nå i bruk FIT (Feedback Informerte Tjenester) et digitalt tilbakemeldingssystem på IPad for brukerne. Det elektroniske kvalitetssikringssystemet QM+ er tilgjengelig for ansatte for oversikt over kvalitetsrutiner og internkontroll, og registering og håndtering av avvik og meldinger. Ansatte i helse- og omsorg har elektronisk tilgang til praktiske prosedyrer for sykepleie (VAR Helse) og obligatorisk legemiddelkurs gis som e-læring (Ambio Helse) Sosiale tjenester og flyktningetjenesten i NAV NAV.no har en rekke løsninger for digital dialog og saksgang. Disse løsningene er foreløpig forbeholdt denne nettsiden, og derfor kan brukerne oppleve NAV som «splittet» i en sentral og en kommunal del. NAV i Øvre Eiker har som første NAV-kontor i Buskerud tatt i bruk SvarUT, og 1/3 av de lokale sosialhjelpsmottakerne leser posten i Altinn innen to dager. NAV Øvre Eiker ønsker likevel benytte seg av en tilsvarende løsning på nav.no dersom dette lanseres, ettersom brukergrensesnittet på nav.no regnes for å være enklere enn på Altinn.no. Sosialtjenestene i NAV benytter fagsystemet Velferd.

18 Vedlegg 2 - Digitaliseringsstrategi Øvre Eiker kommune Kilder og inspirasjon KS digitaliseringsstrategi for : Stortingsmeldingen Digital agenda for Norge: ( dddpdfs.pdf) Handlingsplan for nasjonale felles komponenter og løsninger i offentlig sektor 1. halvår 2016: e-strategi for Sørum kommune: Digitalisering i Skien kommune: Digitalisering i Bergen kommune: ( Digitaliseringsstrategi for Drammen kommune: ( dokid= &kom=drammen&version=1&reserved=0&variant=p&name=digitaliseringsstrategi %20for%20Drammen%20kommune%20&fext=PDF&pageID=2882&digest=oyvrmowUYge9qpapzrIA ewgg) Difi veileder i gevinstrealisering av anskaffelsesprosesser: Direktoratet for IKT og forvaltning: Gjøvik kommune sin digitaliseringsstrategi og IKT-styringsstrategi (ikke publisert på nett)

19 ØVRE EIKER KOMMUNE Saksbeh.: Hilde Fjukstad Saksmappe: 2017/ /2017 Arkiv: Sykefravær - rapportering 2. tertial Saksordfører: Svein Ludvig Larsen Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 21/17 Partsammensatt-utvalg Formannskapet Kommunestyret Saksopplysninger/vurderinger Ulike statistikker hva er forskjellen? I vår bedrift har vi siden 1998, ført fraværsstatistikk etter de samme prinsippene. Disse prinsippene er ført videre i statistikkmodulen Visma BI og vi har statistikk i Visma BI fra og med Statistikken er altså sammenlignbar i en svært lang tidslinje internt. Disse tallene presenteres i politisk sak ca 3 ganger pr år. Alle kommuner leverer fraværstall til KS. KS opererer med en annen beregning enn det vi gjør i vår interne statistikk. KS hensyn tar røde dager/ferie og arbeidsmengde for lærere. Det gjør ikke vi i vår interne statistikk. KS presenterer sine tall etterskuddsvis og sier lite om nå -situasjonen. Rådmann vil fortsette å føre vår interne statistikk etter de prinsippene vi har fulgt over tid. Det er viktig for å kunne se utvikling over år. Samtidig vil vi følge med på statistikken fra KS. Når vi skal sammenligne Øvre Eiker kommune med andre kommuner, må vi se på statistikken fra KS. Hvis vi skal kunne si om vi har et høyt eller lavt sykefravær, må vi sammenligne oss med andre kommuner. KS har nylig utgitt en statistikk fra og med 2. kvartal 2016 til 1. kvartal Kommunesektoren som helhet har her et sykefravær på 9.94 %. I samme periode har Øvre Eiker kommune et fravær på 10,16 %. Til sammenligning hadde Nedre Eiker 11,32 %, Drammen 10,21 %, Kongsberg 9,82 %, Modum 8,75 %. Øvre Eiker er med andre ord tilnærmet lik landsgjennomsnittet i denne oversikten. SSB fører statistikk over fravær i befolkningen. Det er interessant for oss å følge denne samfunnsutviklingen. Det handler om folkehelse. Tabellen under viser legemeldt sykefravær fordelt på bostedskommuner, alle aldersgrupper 1. kvartal, tapte dagsverk i prosent: Modum 6,5 6,4 5,9 5,5 6,5 Øvre Eiker 6,7 6,3 6,2 6 6,3 1

20 Nedre Eiker 7,4 7,3 7 6,5 6,6 Totalt i Buskerud Når vi da ser på statistikk fra KS og SSB, ser vi at Øvre Eiker både har lavere sykefravær i egen bedrift og at sykefraværet i befolkningen er lavere enn i Nedre Eiker. I mellomstore kommuner som Nedre og Øvre Eiker, der mange innbyggere også er ansatte, henger folkehelse og sykefravær i bedriften til en viss grad sammen. Oppsummert foreligger det ulike statistikker det er nyttig å se på. Det er ikke formålstjenlig å sammenligne de ulike statistikkene med hverandre da det er viktig å sammenligne tidslinjene i de enkelte statistikkene. Dessuten er det er interessant å følge med på trendene i samfunnet. Informasjon fra KS Da IA-avtalen ble inngått i 2001, var samlet sykefravær i kommunesektoren på 8,4 prosent. Det ble inngått en avtale mellom partene i arbeidslivet og myndighetene om å redusere sykefraværet med 20 prosent. Det vil si at om sektoren totalt sett skal nå målet i IA avtalen, må sektoren samlet ha et sykefravær på 6,7 prosent (KS-statistikk). Utviklingen har imidlertid gått motsatt vei, og de siste tallene viser at sykefraværet i kommunene nå er på 9,94 prosent (PAI-tall fra KS). Sykefraværet er høyere i kommunesektoren enn i privat sektor. Det skyldes sammensetningen av ansatte og ikke sektoren i seg selv, viser nye beregninger fra KS. NED med sykefraværet - prosjekt KS og NAV har inngått et samarbeid om økt innsats rettet mot 31 store kommuner med høyt sykefravær. Prosjektet NED med sykefraværet skal gi drahjelp til kommunenes eget arbeid med å redusere og forebygge sykefraværet. Dette arbeidet er godt i gang. Innsatsen skjer i tett samarbeid med NAV og følgeforskers av Agenda Kaupang og Proba samfunnsanalyse. Drahjelpen bygger på kunnskap om nærværsfremmende arbeidsmiljøfaktorer og mestringsorientert ledelse. På sikt vil forskningen komme alle kommuner til gode. Øvre Eiker kommunes interne statistikk: sykefravær for seksjonene 2. tertial 2017 Seksjon Helse / Omsorg 8,1 7,4 8,0 Oppvekst 4,9 5,2 5,2 Barnehage 9,1 8,3 Skole 3,7 4,4 Teknisk/fdv 5,5 7,8 6,5 Kultur 6,1 8,1 11,2 Samfunnsutvikling 2,6 6,5 4,7 Service / Fellestjenester 5,9 7,2 9,7 Prosentvis fravær slår sterkt ut i små enheter. Det er en viktig premiss i vurderingen. Målsettingen for 2017 er å få det gjennomsnittlige sykefraværet (målt i vår egen statistikk) ned til 7 %. Resultatet etter 2. tertial viser 6,6 %. 2

21 Tabellen nedenfor viser en oversikt over det totale sykefraværet pr måned så langt i 2017 for hele bedriften, sammenlignet med Januar 8,7 9,9 Februar 8,8 8,9 Mars 8,3 8,4 April 9,1 7,5 Mai 7,7 7,7 Juni 7,4 7,4 Juli 4,4 5,3 August 5,9 5,9 Tiltak Tiltakene som er nevnt i forrige rapportering fortsetter. Arbeidsgiver forsterker samarbeidet med vernetjenesten. Det er etablert et samarbeidsmøte HMS på rådmannsnivå. Her deltar rådmann/personalsjef, fagansvarlig HMS, IA-kontakt, hovedverneombud og vara hovedverneombud. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Rådmannens anbefaling Rapporten tas til orientering. Begrunnelse Rådmanns vurdering er at det er jobbes godt både på system- og individnivå. Høyt nærvær krever god ledelse, god lederstøtte og målrettet arbeid med de som er sykmeldte. 3