Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr.

Transkript

1 Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr.: Til kontrollutvalgets medlemmer Benjamin Le Maitre (leder), Arild Tharaldsen (nestleder), Henny Heskestad (medlem), Edita Schultz (medlem), Jon Harald Rømteland (medlem). Henny Heskestad har meldt forfall. Nils Ulstrup er kalt inn som vara. INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Tid / sted: Tirsdag 28. mai 2013 kl , møterom Tingtun. SAKSLISTE ORIENTERING/DRØFTING. Tema: Muligheten for en rimeligere revisjon ved bedre kvalitet på kommunens regnskap. Innspill fra administrasjonen og revisjonen. SAK 09/13 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA SAK 10/13 ÅRSREGNSKAP LINDESNES KOMMUNE 2012 SAK 11/13 UTREDNING OM REVISJONSORDNING SAK 12/13 PROSJEKTPLAN FORVALTNINGSREVISJON, POLITISKE VEDTAK SAK 13/13 UTREDNING AV KOMMUNELOVENS 45.3 OG 23.2 Saken ettersendes hvis den blir klar til møtet FASTE POSTER Nytt fra revisor: Nytt fra sekretær: EVENTUELT - Saker meldes til leder i begynnelsen av møtet REFERATER Ref. 06/13 Agder Sekretariat, protokoll fra fellesmøte kontrollutvalgsledere Ref. 07/13 Kommunerevisjonen Vest, protokoll fra representantskapsmøte Ref. 08/13 Agder Sekretariat, protokoll fra styremøte Inhabilitet og forfall bes meldt til Willy Gill, tlf / willy.gill@asekretariat.no Kopi sendt til: Ordfører, rådmann, revisor til orientering. Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: Mobiltelefon: E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Telefon Mobiltelefon E-post: willy.gill@asekretariat.no

2 Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Spangereid, 21. mai 2013 Benjamin Le Maitre Leder Willy Gill Utvalgssekretær 2

3 Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Lindesnes kommune Sak 09/13 Møtedato: Saksbehandler: Willy Gill SAK 09/13 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE Vedlegg: Forslag til møteprotokoll fra møte Bakgrunn for saken: Forslag til møteprotokoll fra legges med dette frem for godkjenning i kontrollutvalget. Forslag til vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen

4 Møte nr. 02/13 Dato: kl Sted: Rådhuset, Tingtun LINDESNES KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK Tilstede: Benjamin Le Maitre Edita Schultz, medlem Henny Heskestad, medlem Svein Olsen, møtte for Tharaldsen Rune Juliussen, møtte for Rømteland Andre til stede: Økonomisjef Karl Bjørnar Ballestad, orientering Revisor Silje Djuvik Støle Revisjonssjef Irene Loka Agder Sekretariat v/ Willy Gill Forfall: Arild Tharaldsen, nestleder Jon Harald Rømteland, medlem Det var ikke merknader til innkalling og saksliste. SAKSLISTE ORIENTERING: Styring av byggeprosjekter v/administrasjonen SAK 06/13 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA SAK 07/13 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING FOR 2012 SAK 08/13 REVIDERT MØTEPLAN OG PLANLEGGING AV ORIENTERINGER FASTE POSTER Nytt fra revisor: Nytt fra sekretær: Eiermøte i Kommunerevisjonen Vest EVENTUELT - Saker meldes til leder i begynnelsen av møtet REFERATER Ref. 03/13 Kommunerevisjonen Vest, Protokoll fra representantskapsmøte Ref. 04/13 Kommunestyret, korrigert protokoll/budsjettvedtak for 2012 Ref. 05/13 Kommunerevisjonen Vest, Innkalling til representantskapet Underskrift: Benjamin Le Maitre Leder Utskrift sendes: Kontrollutvalgets medlemmer, ordfører, rådmann og revisor

5 Møtebok Lindesnes kontrollutvalg ORIENTERING: Styring av byggeprosjekter v/administrasjonen Økonomisjef delte ut gjeldende økonomireglement (kapittel 9) som har bestemmelser om prosjektstyring og orienterte om bestemmelser og praksis. I tillegg ble det opplyst om at prosjektmanual er under utarbeidelse. Konklusjon: Kontrollutvalget ønsker å få tilsendt prosjektmanualen til neste møte den SAK 06/13 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Forslag til møteprotokoll fra møte Bakgrunn for saken: Forslag til møteprotokoll fra legges med dette frem for godkjenning i kontrollutvalget. Forslag til vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen SAK 07/13 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING FOR 2012 Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalgets årsmelding for 2012 godkjennes. 2. Årsmeldingen oversendes kommunestyret til orientering. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill

6 Møtebok Lindesnes kontrollutvalg Vedlegg: Forslag til årsmelding for 2012 Bakgrunn for saken: Det er etablert en praksis med å utarbeide en enkel årsmelding fra kontrollutvalget. Jeg har utarbeidet et forslag til årsmelding som vil bli gjennomgått i møtet. Forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalgets årsmelding for 2012 godkjennes. 2. Årsmeldingen oversendes kommunestyret til orientering. SAK 08/13 REVIDERT MØTEPLAN OG PLANLEGGING AV ORIENTERINGER Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Følgende møter avholdes resten av 2013: Eventuelt desembermøte Den ønsker utvalget at følgende tema belyses fra administrasjonen og revisjonen: Muligheten for en rimeligere revisjon ved bedre kvalitet på kommunens regnskapsarbeid. Bestilling av orienteringer til høstens møter tas opp i møtet i mai. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Bakgrunn for saken: Ved fastsetting av møteplanen for 2013 ble det satt opp et par møtedatoer som havner på feil ukedag. I tillegg må også ett av disse møtene flyttes pga uforutsette forhold. Korrigert forslag til møteplan for resten av året blir da: eller Eventuelt desembermøte Forslag til vedtak: Følgende møter avholdes resten av 2013:

7 Møtebok Lindesnes kontrollutvalg FASTE POSTER Nytt fra revisor: Revisor orienterte om status på årsoppgjørsrevisjonen og om avholdt eiermøte i Kommunerevisjonen Vest. Nytt fra sekretær: Sekretær orienterte om videre oppfølging av spørsmål om eventuell konkurranseutsetting etter avholdt eiermøte i Kommunerevisjonen Vest. EVENTUELT Utredning om forståelse av Kommunelovens 45.3 og 23.2 Rune Juliussen fremmet følgende forslag: Kontrollutvalget ønsker en sak der det på prinsipielt grunnlag utredes hvordan KL. 45, 3. ledd skal forstås med spesielt henblikk på om formelt avgitte høringsuttalelser (interne og eksterne) skal fremlegges for kommunestyret uten forutgående relevansvurdering av rådmann/ordfører. Kommunens nivå på praktisering av meroffentlighet og god forvaltningsskikk må fremkomme av utredningen. I tillegg bes det redegjort for hva slags plikt rådmannen har jfr. KL. 23, 2. ledd til å påpeke faktiske feil i saksfremlegget/innstillingen i en sak som skal til sluttbehandling i kommunestyret (for eksempel kommunestyrets behandling av årsbudsjett). Utvalget drøftet saken og fattet følgende enstemmige vedtak: 1. Forslaget fra Rune Juliussen vedtas. 2. Agder Sekretariat gis i oppgave å utrede saken og komme tilbake med egen sak til utvalget. REFERATER Ref. 03/13 Kommunerevisjonen Vest, Protokoll fra representantskapsmøte Ref. 04/13 Kommunestyret, korrigert protokoll/budsjettvedtak for 2012 Ref. 05/13 Kommunerevisjonen Vest, Innkalling til representantskapet Referatene ble tatt til etterretning.

8 Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Lindesnes kommune Sak: 10/13 Møtedato: Saksbehandler: Willy Gill SAK 10/13 ÅRSREGNSKAP LINDESNES KOMMUNE 2012 Lover, forskrifter: Lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 Forskrift om årsregnskap og årsberetning av 15. desember 2000, med endringer i 2004 Saksdokumenter vedlagt saken: Årsregnskapet for 2012 (utsendt fra kommunens sekretariat) Årsberetningen for 2012 (utsendt fra kommunens sekretariat) Revisjonsberetning, datert Oppsummeringsbrev fra revisjonen, datert Saksopplysninger: Innledning. Regnskap og årsberetning for 2012 er utsendt direkte fra kommunens administrasjon. Ifølge revisor er det fremlagte regnskap med noter og årsberetning oversiktlig og informativt, og gir god informasjon om økonomiforvaltningen og kommunens økonomiske stilling ved årsskiftet. Driftsregnskapet for Lindesnes kommune for regnskapsåret 2012 viser kr til fordeling drift og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr Regnskapsutkast med pliktige vedlegg og noter ble levert til revisjonen innen fristen 15. februar Årsberetning for 2012 ble levert innen fristen 31. mars. Oppsummeringsbrev fra revisor. Revisor har i sitt oppsummeringsbrev av 15. april 2013 kommentert forhold knyttet til investeringsbudsjettet (avvik mellom budsjett og regnskap pr. prosjekt). Det vises til oppsummeringsbrevet for detaljer om dette. Revisjonsberetning. Det er avgitt standard revisjonsberetning datert 15. april 2013.

9 Behandling av årsregnskapet Behandling av årsregnskap og årsberetning vil være som følger, jf forskrift om årsregnskap og årsberetning: - Rådmann og fagansvarlig for regnskap avlegger årsregnskapet - Rådmann utarbeider årsberetning - Revisor avgir revisjonsberetning til kommunestyret - Kontrollutvalget avgir uttalelse om årsregnskapet til kommunestyret - Formannskapet innstiller overfor kommunestyret om godkjenning og disponering (Kontrollutvalgets uttalelse skal foreligge når formannskapet behandler regnskapet) - Kommunestyret godkjenner regnskapet Presentasjon av regnskap og årsberetning. Administrasjonen vil gjennomgå/presentere kommunens årsregnskap og årsberetning for kontrollutvalget. Det vil bli gitt anledning for administrasjonen til å kommentere oppsummeringsbrevet fra revisor. Revisor vil presentere sine konklusjoner i møtet og kan svare på eventuelle spørsmål. Forslag til vedtak: Uttalelse fra kontrollutvalget til kommunestyret: 1. Kontrollutvalget har behandlet Lindesnes kommunes regnskap for Sammen med årsregnskapet forelå årsberetning fra rådmannen, samt revisjonsberetning og oppsummeringsbrev fra Kommunerevisjonen Vest. 2. Kontrollutvalget imøteser administrasjonens oppfølging av revisors merknader om investeringsbudsjettet i oppsummeringsbrevet datert 15. april Kontrollutvalget mener at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter, samt rådmannens årsberetning, tilfredsstiller de formelle krav i regnskapsforskriften og regnskapsbrukernes informasjonsbehov. 4. Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet datert 15. april 2013, har kontrollutvalget ingen merknader til Lindesnes kommunes årsregnskap for 2012.

10 KOMMUNEREVISJONEN VEST VEST-AGDER IKS Til kommunestyret Lindesnes kommune Dato: Vår ref: REVISORS BERETNING Uttalelse om årsregnskapet Vi har revidert årsregnskapet for Lindesnes kommune som viser kr til fordeling drift og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr fusregnskapet består av balanse per 31. desember 2012, driftsregnskap, investeringsregnskap og økonomiske oversikter for regnskapsåret avsluttet per denne datoen, og en beskriveise av vesentlige anvendte regnskapsprinsipper og andre noteopplysninger. A dm i ni s tr a sj o n s sj efe n s ansv ar fo r år s r e ln s kap e t Administrasjonssjefen er ansvarlig for å utarbeide årsregnskapet og for at det gir en dekkende fremstilling i samsvar med lov, forskrift og god kommunal regnskapsskikk i Norge, og for slik intern kontroll som administrasjonssjefen finner nødvendig for å muliggjøre utarbeidelsen av et arsregnskap som ikke inneholder vesentlig feilinformasjon, verken som føige av misligheter eller feil. Revisors oppgaver og pliher Vår oppgave er å gi uttrykk for en mening om dette arsregnskapet på bakgrunn av vår revisjon. Vi har giennomført revisjonen i samsvar med lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk i Norge, herunder International Standards on Auditing. Revisjonsstandardene krever at vi etterlever etiske krav og planlegger og gjennomfører revisjonen for å oppnå betryggende sikkerhet for at årsre gnskapet ikke inneholder vesentlig feilinformasj on. En revisjon innebærer utførelse av handlinger for å innhente revisjonsbevis for beløpene og opplysningene i årsregnskapet. De valgle handlingene avhenger av revisors skjønn, herunder vurderingen av risikoene for at årsregnskapet inneholder vesentlig feilinformasjon, enten det skyldes misligheter eller feil. Ved en slik risikovurdering tar revisor hensyn til den interne kontrollen som er relevant for kommunens utarbeidelse av et årsregnskap som gir en dekkende fremstilling. Formålet er å utforme revisjonshandlinger som er hensiktsmessige etter omstendighetene, men ikke for å gi uttrykk for en mening om effektiviteten av kommunens interne kontroll. En revisjon omfatter også en vurdering av om de anvendte regnskapsprinsippene er hensiktsmessige og om regnskapsestimatene utarbeidet av ledelsen er rimelige, samt en'uurdering av den samlede presentasjonen av arsregnskapet. Etter vår oppfatning er innhentet revisjonsbevis tilstrekkelig og hensiktsmessig som grunnlag for vår konklusjon. Hovedkontor Flekke{ord Kirkegaten Flekkefiord Avdelingskontorer Lyngdal Postboks Lyngdal Telefon Telefon I 92 E-post: post@komrev-vest.no Telefaks l Organisasjonsnummer: MVA Mandal Store Elvegate 1 A 4514 Mandal Telefon / 48 Telefaks l

11 KOMMUNEREVISJONEN VEST, VEST-AGDER IKS Konklusjon Etter vår mening er årsregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir i det alt vesentlige en dekkende fremstilling av den finansielle stillingen til Lindesnes kommune per 31. desember 2012, og av resultatet for regnskapsåret som ble avsluttet per denne datoen i samsvar med lov, forskrift og god kommunal regnskapsskikk i Norge. Uttalelser om øvrige forhold Konklusjon om budsjett Basert på vår revisjon av årsregnskapet som beskrevet ovenfor, mener vi at de disposisjoner som ligger til grurur for regnskapet er i samsvar med budsjettvedtak, og at budsjettbeløpene i arsregnskapet stemmer med regulert budsjett. Konklusj on om år sb eretningen Basert på var revisjon av årsregnskapet som beskrevet ovenfor, mener vi at opplysningene i årsberetningen om arsregnskapet er konsistente med årsregnskapet og er i samsvar med lov og forskrifter. Konklusjon om registrering og dokumentasjon Basert på vår revisjon av årsregnskapet som beskrevet ovenfor, og kontrollhandlinger vi har funnet nødvendig i henhold til intemasjonal standard for attestasjonsoppdrag (ISAE) 3000 <Attestasjonsoppdrag som ikke er revisjon eller forenklet revisorkontroll av historisk finansiell informasjon), mener vi at ledelsen har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av kommunens regnskapsopplysninger i samsvar med lov og god bokføringsskikk i Norge. r,'1\ '.- le"tåa1lcu7t Lene Ruglååd Oppdragsansvarli g revisor kjil"e frpvutfus- :Si{e Djuvik Støle Revisor Kopi: Kontrollutvalget Formannskapet Rådmannen side 2

12 KOMMUNEREVISJONEN VEST VEST-AGDER IKS Til kontrollutvalget i Lindesnes kommune Dato: Vår refi Nummerert brev nr 8 OPPSUMMERING AV REGNSKAPSREVISJONEN FOR 2012 I henhold til kommunelovens $ 78 og forskrift om revisjon $ 4, 2.ledd skal revisor rapportere resultatene av sin revisjon og kontroll i brev til kontrollutvalget. Revisjonen har, gjennom sine handlinger, ikke avdekket forhold som er av en slik art at de har betydning for vår konklusjon i revisjonsberetningen. Det har underveis ved regnskapsavslutningen og årsoppgjørsrevisjonen vært god kontakt mellom revisjonen og økonomiavdelingen for nødvendige avklaringer. Regnskapsutkast med pliktige vedlegg og noter ble levert til revisjonen innen fristen 1 5.februar Årsberetnin g for 2012 ble levert innen fristen 3 1. mars. Det ble underveis i revisjonens arbeid, gjort flere korrigeringer på fremlagt utkast, og endelig versjon av regnskapet forelå 1 1.mars. Det fremlagte regnskapet med noter og årsberetning er etter vår oppfatning oversiktlig og informativt, og gir god informasjon om økonomiforvaltningen og kommunens økonomiske stilling ved årsskiftet. Vi har noen forhold vi ønsker å kommentere næffnere: Investeringsbudsjett Kommunal- og regionaldepartementet utgav i oktober 2011 investeringsveilederen "Budsjettering av investeringer og avslutning av investeringsregnskapet". I dokumentet blir det fremhevet at investeringsbudsjettet er ettårig, og ikke årsuavhengig. Det innebærer at investeringsprosjekter som går over flere ålr, må tas inn i investeringsbudsjettet kun for den delen av utgiftene som forventes det aktuelle budsjettår. Prosjekter som utsettes, må rebudsjetteres og overfløres nltt år. Departementet skriver videre at årsbudsjettet er en bindende plan, og dersom det skjer vesentlige endringer i budsjettåret, herunder forsinkelser eller forsering av prosjekter, skal det foreta nødvendig endringer i budsjettet. Dette brevpunktet ble også tatt opp i 2010 og2011. Administrasjonen har nå startet arbeidet med å lage et årlig investeringsbudsjett.i2012 ble det foretatt en budsjettjustering mot slutten av ålret der differanse mellom totale utgifter alle prosjekter og totale budsjetterte utgifter alle prosjekter ble ført som prosjekt <budsjettregulering.> Dette resulterte i at Hovedkontor Flekkeford Kirkeveien Flekke{ord Telefon E-post: post@komrev-vest.no Organisasjonsnummer: I 69lWA Avdelingskontorer Lyngdal Postboks Lyngdal Telefon I 92 Telefaks Mandal Store Elvegate I A 4514 Mandal Telefon I 48 Telefaks l

13 KOMMUNEREVISJONEN VEST, VEST-AGDER IKS investeringsregnskapet ble avsluttet med små awik mot budsjett, men per prosjekt er det fremdeles vesentlige awik mellom budsjett og investeringsregnskap. Vi er informert om at kommunen jobber videre med dette, med mål om at budsjettet på hvert enkelt prosjekt skal reguleres, ikke kun totalen på investeringsbudsjettet. Oppsummeringsbrevet sendes som nummerert brev til kontrollutvalget, med kopi til administrasjonen. Administrasjonen vil få anledning til å komme med eventuell kommentarer til brevet i møtet 28.mai 2013 der regnskapet blir presentert. Vi regner også med at eventuelle spørsmål fra kontrollutvalget til administrasjonen i forbindelse med årsregnskapet og årsberetning kan besvares i møtet.,1\( ixett*l (e);' Lene Rugland Oppdragsansvarlig revisor 6lp0p;øWat',- St{je Djuvik Støle Revisor Kopi: Økonomisj ef Karl Bjørnar Ballestad Rådmann Rune Stokke side 2

14 Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Lindesnes kommune Sak 11/13 Møtedato: Saksbehandler: Willy Gill SAK 11/13 UTREDNING OM REVISJONSORDNING Vedlegg: 1. Særutskrift fra kontrollutvalget, sak 05/13 Bakgrunn for saken: Kommunestyret har som kjent gjennom sitt budsjettvedtak for 2013 bedt kontrollutvalget om å legge revisjonen ut på anbud. Utvalget drøftet dette i januarmøtet, sak 05/13. Kontrollutvalget var på det tidspunkt kjent med at det var satt i gang en prosess med vurdering av kostnader til nåværende revisjonsordning i regi av ordførere og rådmenn i Lister. Kontrollutvalget vedtok følgende i sak 5: Kontrollutvalget ber eierne om å samles for å diskutere denne problemstillingen. Den 6. mars ble det avholdt et eiermøte i Kommunerevisjonen Vest i regi av selskapets representantskap. Konklusjonen på dette møtet ble at Agder Sekretariat ble bedt om å undersøke og lage et notat/utredning om følgende forhold: - Hvordan gjennomføre konkurranseutsetting av revisjonen? - Innhente opplysninger fra kommuner som har privat revisjon - Kan Kommunerevisjonen Vest delta med anbud i en eventuell konkurranseutsetting? På bakgrunn av denne anmodningen, ble det innkalt til et fellesmøte for kontrollutvalgslederne den 23. april. Fellesmøtet drøftet saken og kom til følgende konklusjon: Enstemmig uttalelse fra fellesmøtet: 1. Fellesmøtet for ledere av kontrollutvalgene mener det er prinsipielt feil at Agder Sekretariat skal utrede denne saken etter anmodning fra eiermøte i Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS, avholdt 6. mars Fellesmøtet viser for øvrig til at: Det er kontrollutvalget som er det eneste organ som har rett til å avgi innstilling til kommunestyret/bystyret/fylkestinget når det gjelder valg av revisjonsordning og ved valg av revisor. Det er kontrollutvalgets ansvar at innstillingen er grundig forberedt, herunder at det innhentes eventuelle synspunkter fra andre instanser i kommunen før innstillingen blir avgitt.

15 Det er kommunestyret/bystyret/fylkestinget som skal gjøre vedtak om revisjonsordning og foreta valg av revisor. Vurderinger: Det har ikke fremkommet ønsker fra noen andre kontrollutvalg om å gjøre endringer når det gjelder etablert revisjonsordning. Med denne avklaringen på plass, er situasjonen nå at Lindesnes kontrollutvalg må arbeide videre med sin utredning om revisjonsordning for å følge opp kommunestyrets vedtak. En slik utredning vil bli relativt omfattende for at de ulike momenter og forhold som må tas hensyn til skal bli tilstrekkelig utredet. Dette vil bli nærmere utdypet i møtet. I hvilken grad de øvrige kommuners konklusjon har betydning for Lindesnes kommunes standpunkt i denne saken vites ikke. Parallelt med den prosessen som har vært kjørt sammen med de øvrige eierne, fattet som kjent kontrollutvalget vedtak i forrige møte om å drøfte mulig kostnadsreduksjon til regnskapsrevisjonen ved å bedre kvaliteten på regnskapet/regnskapsdokumentasjonen. Administrasjonen og revisjonen er bedt om å være med på en drøfting omkring dette sammen med kontrollutvalget. Saken legges frem uten forslag til vedtak. Forslag til vedtak:

16 UTSKRIFT AV MØTEBOK LINDESNES KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Tirsdag 22. januar 2013 SAK 05/13 UTREDNING OM REVISJONSORDNING - DRØFTING Saken ble diskutert. Utvalgssekretær orienterte om regelverk for valg av revisjonsordning i kommuner og om andre kommuners arbeid med dette temaet. Revisjonssjef orienterte om selskapets arbeid med denne saken. Ordfører opplyste om at det måtte være feil ordlyd i protokoll/kommunestyrets budsjettvedtak punkt 18 og at dette ville bli fulgt opp. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget ber eierne om å samles for å diskutere denne problemstillingen. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: 1. Særutskrift fra kommunestyret, budsjett for Notat fra Agder Sekretariat av regler ved valg av revisjonsordning Bakgrunn for saken: Kommunestyret har gjennom sitt budsjettvedtak for 2013 bedt kontrollutvalget om å legge revisjonen ut på anbud, se vedtakets punkt 18. Det gjelder særegne regler for valg av revisjonsordning for en kommune. Disse reglene er det nærmere redegjort for i vedlagte notat fra Agder Sekretariat. Hovedessensen i reglene er at kontrollutvalget har ansvaret for å utrede spørsmål knyttet til revisjonsordningen og i tillegg er det kontrollutvalget som har innstillingsrett overfor kommunestyret i slike saker. Vurderinger: Etter sekretariatets vurdering er det ikke i samsvar med gjeldende regelverk å iverksette kommunestyrets vedtak før det har vært gjennomført en grundig utredning av spørsmålet med påfølgende behandling av saken i kommunestyret. Denne saken legges i første omgang fram for drøfting i kontrollutvalget.

17 Forslag til vedtak: Rett utskrift: Willy Gill Utvalgssekretær Utskrift sendt elektronisk til: Postmottak, revisor, ordfører, rådmann

18 Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Lindesnes kommune Sak 12/13 Møtedato: Saksbehandler: Willy Gill SAK 12/13 PROSJEKTPLAN FORVALTNINGSREVISJON, POLITISKE VEDTAK Vedlegg: Forslag til prosjektplan, datert Bakgrunn for saken: Dette prosjektet er prioritert i Plan for forvaltningsrevisjon for inneværende valgperiode. Det foreligger nå forslag til prosjektplan og denne vil bli presentert i møtet av forvaltningsrevisor. Det vil være mulig å gjøre endringer/tilpasninger i planen/prosjektet i møtet. Forslag til vedtak: 1. Forslag til prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet Politiske vedtak godkjennes. 2. Prosjektet forutsettes gjennomført innenfor tildelte budsjettrammer. 3. Kontrollutvalget ber om at prosjektet gjennomføres så raskt som mulig.

19 KOMMUNEREVISJONEN VEST VEST-AGDER IKS Deltakende kommuner: Audnedal, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Åseral Kontrollutvalget i Lindesnes v/agder Sekretariat Boks Kvinesdal Dato: Vår ref: / Prosjektplan forvaltningsrevisjon, politiske vedtak Bakgrunn Kontrollutvalget i Lindesnes bestilte i møtet et forvaltningsrevisjonsprosjekt om å se på kommunens system for å registrere, effektuere og ferdigmelde politiske vedtak. På bakgrunn av denne bestillingen legger vi med dette frem forslag til prosjektplan. Formål og problemstilling Revisjonen foreslår følgende problemstillinger for prosjektet: Har Lindesnes kommune etablert et system og rutiner for å registrere, effektuere og ferdigmelde politiske vedtak? Blir utvalgte politiske vedtak iverksatt? Avgrensning Prosjektet vil omhandle hvorvidt kommunen har utarbeidet et system og rutiner for å registrere, effektuere og ferdigmelde politiske vedtak. Videre vil vi undersøke et utvalg av politiske vedtak. Utvalget er avgrenset til å se på kommunestyrevedtak. Ut fra prosjektets ramme vil vi undersøke kommunestyrevedtak fra perioden 2011 og Prosjektet har ikke som tema å undersøke om saker blir forsvarlig utredet. Det faller også utenfor revisjonens oppgave å vurdere hensiktsmessigheten av de politiske vedtakene. Kriterier Revisjonskriteriene er de normer og standarder som er relevante for det området som skal undersøkes i en forvaltningsrevisjon. Kriteriene fastsettes vanligvis ut fra relevant lovverk, politiske vedtak, føringer, retningslinjer og anerkjent teori. Ved gjennomføringen av dette prosjektet legger revisjonen til grunn følgende kriterier: Kommuneloven Forarbeider og kommentarutgave til kommuneloven Anerkjent teori og forskning Hovedkontor Avdelingskontorer Flekkefjord Lyngdal Mandal Kirkegaten 50 Postboks 353 Store Elvegate 1 A 4400 Flekkefjord 4577 Lyngdal 4514 Mandal Telefon (33/34/35) Telefon / 92 Telefon / 48 E-post: post@komrev-vest.no Organisasjonsnummer: MVA

20 KOMMUNEREVISJONEN VEST, VEST-AGDER IKS Ytterligere revisjonskriterier vil kunne bli lagt til under gjennomføringen av prosjektet. Metode Forvaltningsrevisjonen vil bli gjennomført i henhold til krav fastsatt i kommuneloven 78, forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner og RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon. Revisjonen vil benytte seg av dokumentanalyse, samtale/intervju med aktuelle relevante personer i kommunen, samt gjennomgang av et utvalg av politiske vedtak. Generelt vil revisjonen plukke vedtak for kontroll ut fra en vesentlighetsvurdering og på stikkprøvebasis. Ressurser og tidsplan Irene Loka vil være oppdragsansvarlig for forvaltningsrevisjonsprosjektet. Prosjektansvarlig er Veronika Andresen. Prosjektet gjennomføres innenfor et timeforbruk på 100 timer. Revisjonen vil fremlegge rapport fra prosjektet innen Med hilsen Sign. Irene Loka Revisjonssjef Sign. Veronika Andresen Forvaltningsrevisor Side 2

21 REFERATER Ref. 06/13 Agder Sekretariat, protokoll fra fellesmøte kontrollutvalgsledere Ref. 07/13 Kommunerevisjonen Vest, protokoll fra representantskapsmøte Ref. 08/13 Agder Sekretariat, protokoll fra styremøte

22 AGDER SEKRETARIAT FELLESMØTE LEDERE AV KONTROLLUTVALGENE i eierkommunene til Kommunerevisjonen Vest PROTOKOLL Tilstede: Judith Birkeland Alf Skeime Svein Bøgwald Harald Lande Jens Monstad Lars Odin Engeli Bjørn Pedersen Benjamin Le Maitre Hans Gunnar Sveindal Flekkefjord kontrollutvalg (medlem) Hægebostad kontrollutvalg Kvinesdal kontrollutvalg Lyngdal kontrollutvalg Marnardal kontrollutvalg Åseral kontrollutvalg Farsund kontrollutvalg Lindesnes kontrollutvalg Audnedal kontrollutvalg (medlem) Leder av Sirdal og Mandal kontrollutvalg hadde forfall. Andre: Kjell Ivar Hommen Willy Gill Agder Sekretariat Agder Sekretariat Dato: Tirsdag 23. april 2013 kl Sted: Lyngdal rådhus Innkalling til møtet var utsendt 16. april DRØFTINGSSAK Bakgrunnen for møtet var å drøfte med lederne av kontrollutvalgene hvordan vi som sekretariat for kontrollutvalgene skal forholde oss til et ønske/anmodning fra eiermøte i Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS. Eiermøtet ønsket/anmodet om at Agder Sekretariat undersøkte og utarbeidet et notat/utredning om følgende forhold: Hvordan gjennomføre konkurranseutsetting av revisjonen. Innhente opplysninger fra kommuner som har privat revisjon. Kan Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS delta med anbud i en eventuell konkurranseutsetting. Enstemmig uttalelse fra fellesmøtet: 1. Fellesmøtet for ledere av kontrollutvalgene mener det er prinsipielt feil at Agder Sekretariat skal utrede denne saken etter anmodning fra eiermøte i Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS, avholdt 6. mars Fellesmøtet viser for øvrig til at:

23 Det er kontrollutvalget som er det eneste organ som har rett til å avgi innstilling til kommunestyret/bystyret/fylkestinget når det gjelder valg av revisjonsordning og ved valg av revisor. Det er kontrollutvalgets ansvar at innstillingen er grundig forberedt, herunder at det innhentes eventuelle synspunkter fra andre instanser i kommunen før innstillingen blir avgitt. Det er kommunestyret/bystyret/fylkestinget som skal gjøre vedtak om revisjonsordning og foreta valg av revisor. Kvinesdal, 23. april 2013 Kjell Ivar Hommen Willy Gill Utskrift sendes til: Kontrollutvalgsledere, ordfører og rådmann i deltakerkommunene.

24

25

26 Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr.: Dato: Fredag 26. april 2013 kl Sted: Sekretariatets kontor i Kvinesdal AGDER SEKRETARIAT - styret MØTEBOK Tilstede: Bjarne Johansen, leder Malin Stokkeland Ebba Farre Roksvold Harald Lande Andre: Kjell Ivar Hommen, daglig leder Det var ingen merknader til innkalling og saksliste. Saksliste Sak 01/13 Protokoll fra forrige møte Sak 02/13 Årsregnskap for 2012 Sak 03/13 Lønnsreguleringer pr Drøftingssak: Henvendelse fra arbeidsutvalg fra 16 kontrollutvalg om evt. Innlemmelse i Agder Sekretariat Orientering: Møte med ledere av KU Eventuelt Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: Mobiltelefon: E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Telefon Mobiltelefon E-post: willy.gill@asekretariat.no

27 Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder UNDERSKRIFTER: Bjarne Johansen Malin Stokkeland Ebba Farre Roksvold Harald Lande Utskrift sendes: Styrets medlemmer samt kontrollutvalgsleder, ordfører og rådmann i deltakerkommunene. 2

28 Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Møtebok 26. april 2013 Agder Sekretariat Sak 01/13 Protokoll fra møte 13. september 2013 Styret gjorde slikt enstemmig vedtak: Protokoll fra 13. september 2013 godkjennes. Sak 02/12 Årsregnskap for 2012 Enstemmig vedtak: 1. Styrets årsberetning for 2012 godkjennes. 2. Det foreliggende regnskap avlegges som selskapets regnskap for Etter at regnskapet er avlagt, skal regnskapet til revisjon hos Bruli Revisjon AS. Styret gjør slikt vedtak under forutsetning av at revisor ikke har merknader til det fremlagte regnskapet: 1. Styret godkjenner regnskapet for Årets merforbruk, kr dekkes fra disposisjonsfond. Sak 03/13 Lønnsreguleringer pr Enstemmig vedtak: Det gis et tillegg i lønn fra for utvalgssekretær Willy Gill og daglig leder Kjell Ivar Hommen tilsvarende rammen i kommuneoppgjøret for Sak 04/13 Årsmelding for 2012 Enstemmig vedtak: Årsmeldingen for 2012 vedtas. 3

29 Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder DRØFTINGSSAK: Agder Sekretariat har fått henvendelse fra arbeidsgruppe som representerer disse kommunene: Aust-Agder fylkeskommune, Vest-Agder Fylkeskommune, Søgne, Vennesla, Kristiansand, Songdalen, Arendal, Birkenes, Froland, Gjerstad, Grimstad, Lillesand, Risør, Tvedestrand, Vegårshei og Åmli vedr. muligheten for et mulig samarbeid med Agder Sekretariat. Styreleder og daglig leder var invitert til møte i arbeidsgruppen 15. april 2013, hvor det fremkom ønske om at vi undersøkte muligheten for at disse kommunene kunne bli innlemmet i vårt selskap. Det er sendt en henvendelse ordføreren i de 16 eierkommunene, og samtlige har gitt tilbakemelding. Alle gir uttrykk for at de er positive til henvendelsen, men flere har tatt forbehold om bl.a. økte årlige kostnader og kapasitet for sin kommune. Før styret tar en nærmere beslutning om å arbeide videre med sikte på en utvidelse av selskapet, ønskes det en vurdering/avklaring av enkelte forhold som vil være viktige for å kunne ta en beslutning: Dette gjelder bl.a: Fiktivt budsjett for 2014 basert på en tenkt bemanningsøkning. Hvordan fordele kostnadene mellom store, mellomstore og mindre kommuner? Daglig leder arbeider videre med saken, og tar kontakt med leder av arbeidsgruppen/leder av Arendal Revisjonsdistrikt IKS. Orientering Styret ble orientert om avholdt fellesmøte av KU-ledere i de 11 kommunene som eier Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS. Fellesmøtet drøftet hvordan Agder Sekretariat skulle forholde seg til et ønske/anmodning fra eiermøte i Kommunerevisjonen Vest om at sekretariatet skulle gjøre en utredning om forhold knyttet til en eventuell konkurranseutsetting av revisjonsselskapet. 4