Fellesnemnda Nye Namsos

Transkript

1 Møteinnkalling Utvalg: Fellesnemnda Nye Namsos Møtested: Rian, Namdalshagen Dato: Tidspunkt: 09:00 De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har gyldig forfall, eller ønsker sin habilitet i enkeltsaker vurdert, melder dette så snart som mulig til sekretær Ella Skjærvik på telefon Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Steinar Lyngstad Leder i midlertidig fellesnemnd Ella K. Skjærvik sekretær -1-

2 Sakliste PS 1/17 PS 2/17 PS 3/17 Innhold Valg av leder og nestleder Nye Namsos kommune. Styringsdokument for gjennomføring av kommunesammenslåing. Fosnes kommune, Namdalseid kommune, Namsos kommune og Lund Krets Valg av representanter til utvalg og arbeidsgrupper PS 4/17 Kommunikasjonsstrategi i perioden frem til PS 5/17 Søknad om midler til sammenslåing av fellesrådene PS 6/17 Møteplan for fellesnemnda 2017 PS 7/17 RS 1/17 Referatsaker: Invitasjon til å delta i prosjektet Fornying og utvikling Lukket Utvalgssaksnr -2-

3 Saksmappe: 2017/ Saksbehandler: Rønnaug Aaring Enhet: Fosnes fellesfunksjoner Saksframlegg Valg av leder og nestleder Utvalg Utvalgssak Møtedato Fellesnemnda Nye Namsos 1/ Prosjektleders innstilling Leder for fellesnemnda i 2017: Nestleder for fellesnemnda i 2017: Leder for fellesnemnda i 2018: Nestleder for fellesnemnda i 2018: Leder for fellesnemnda i 2019: Nestleder for fellesnemnda i 2019: ordfører i Namdalseid kommune ordfører i Namsos kommune ordfører i Namsos kommune ordfører i Fosnes kommune ordfører i Fosnes kommune ordfører i Namsos kommune Hjemmel for vedtaket er: Inndelingsloven 25 Felles kommunestyre eller fylkestingsmøte c) kriterier for sammensetning av og funksjoner til fellesnemnd etter 26 i denne lova Inndelingslova 26 Fellesnemnd -3-

4 Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat S Valg av leder og nestleder I Kjøreplan/dagsorden for felles kommunestyremøte Fylkesmannen - Brattås, Hans Vedlegg: 1 Spørsmål vedrørende valg av leder og nestleder Saksopplysninger Kommunestyrene i Namsos, Namdalseid og Fosnes drøftet i felles kommunestyremøte 22. august 2017 kriterier for sammensetning og funksjoner til fellesnemnda i henhold til inndelingsloven 25. I separate kommunestyremøter senere samme kveld ble det valgt representanter til fellesnemnda. Fellesnemnda velger selv leder og nestleder. Vurdering Det er enighet i ordførerkollegiet om å forslå at leder og nestledervervet i fellesnemnda for Nye Namsos skal gå på omgang i perioden fram til kommunesammenslåingen. Det vurderes også som hensiktsmessig at valget av ledelse av fellesnemnda for alle tre år gjøres samlet, dette skaper forutsigbarhet og ryddighet. Spørsmålet er forelagt kommunal og moderniseringsdepartementet som konkluderer med at det ikke foreligger klare holdepunkter for at inndelingsloven henvisning til kommuneloven er til hinder for at fellesnemnda i løpet av funksjonstiden foretar nyvalg av leder og nestleder. Det bør allikevel gjøres en vurdering om det er hensiktsmessig å la ledervervet for et midlertidig organ med kort funksjonstid og krevende arbeidsoppgaver, gå på omgang. Det henvises til at ordningen med ordfører på omgang med ettårige valgperioder slik som det er blitt praktisert i Midtre Namdal samkommune, har fungert meget tilfredsstillende. -4-

5 Fylkesmannen i Nord-Trøndelag Postboks STEINKJER Deres ref Vår ref 17/ Dato 8. august 2017 Spørsmål vedrørende valg av leder og nestleder i fellesnemnda - Namsos kommune Kommunal- og moderniseringsdepartementet viser til din e-post 19. juli 2017 hvor du spør om det er mulig å bestemme at lederen og nestlederen i fellesnemnda i nye Namsos kommune skal gå på omgang mellom ordførerne i de tre kommunene. Det følger av inndelingsloven 26 første ledd at kommunestyrene i de respektive kommunene velger medlemmer til fellesnemnda. Det er fellesnemnda selv som velger leder og nestleder. Videre fremgår det av bestemmelsen at kommunelovens regler om "val og saksbehandling i folkevalde organ" ellers gjelder tilsvarende. Spørsmålet om det er adgang til å avtale at vervet som leder av fellesnemnda skal gå på omgang, synes ikke være omtalt i forarbeidene eller har tidligere vært vurdert av departementet. Av kommuneloven 9 nr. 1 fremgår det at valg av ordfører og varaordfører "foretas for hele valgperioden", jf. også 17 nr. 2, andre setning. Kommuneloven inneholder ingen tilsvarende bestemmelser for andre folkevalgte organer. For faste utvalg fastslår 10 nr. 3 at det skal velges en leder og nestleder blant medlemmene i utvalget, men bestemmelsen inneholder ingen formulering om at vervet gjelder for hele valgperioden. Videre fremgår det av 10 nr. 6 at kommunestyret og fylkestinget når som helst kan omorganisere eller nedlegge et fast utvalg. Når det gjelder kontrollutvalg, fremgår det av 77 nr. 3 at kommunestyret og fylkestinget når som helst kan foreta nyvalg av utvalgets medlemmer. For faste utvalg og kontrollutvalg synes det derfor ikke å være noen regler i kommuneloven som forbyr at ledervervet går på omgang dersom rulleringen skjer ved at det foretas et fullstendig nyvalg i tråd med 10 nr. 6 og 77 nr. 3. Postadresse Postboks 8112 Dep 0032 Oslo postmottak@kmd.dep.no Kontoradresse Akersg Telefon* Org no Avdeling Saksbehandler Edvard Thorolf Aspelund

6 Kommuneloven inneholder to bestemmelser som uttrykkelig åpner for at vervene som leder og nestleder i interkommunale organ kan gå på omgang. For det første åpner kommuneloven 28-1 c nr. 4 for en rullering av ledervervet i felles folkevalgt nemnd for vertskommunesamarbeid. For samkommunestyrer fastslår 28-2 h nr. 2 at lovens bestemmelser om ordfører og varaordfører gjelder tilsvarende for leder og nestleder i samkommunestyret, men andre setning åpner for et unntak fra disse reglene ved at deltakerkommunene "kan avtale en annen funksjonstid for leder og nestleder enn det som følger av 9." Det kan diskuteres hvorvidt fellesnemnda har mest til felles med faste utvalg, kontrollutvalg, felles folkevalgt nemnd eller samkommunestyrer, og om det er grunnlag for en analogisk anvendelse av noen av reglene. Kommunaldepartementet mener imidlertid at det ved tolkningen av inndelingslovens henvisning til kommuneloven bør legges betydelig vekt på forarbeidenes uttalelse om at man skal være tilbakeholdne med å gi for mange regler om fellesnemnda. Dette taler mot at det innfortolkes begrensninger uten at det finnes klare holdepunkter for begrensningene i kommuneloven, jf. Ot. prp. nr. 41 ( ) kapittel 8.2.2: "Å innføre eit lovpålegg om eit bestemt folkevalt organ i kommunesektoren, krev ei sterk reell grunngiving. Departementet fann likevel at det ligg føre tungtvegande grunnar for eit slikt lovpålegg, særleg basert på praktisk erfaring. Lova bør likevel ikkje innehalde særleg mange reglar om funksjonen, samansetjinga og arbeidsoppgåvene til nemnda, sidan slike spørsmål primært bør drøftast og avgjerast mellom dei aktuelle kommunane. Departementet vil gi kommunane høve til å gi nemnda relativt vide fullmakter, slik at lovgrunnlaget er til stades for å gjere fellesnemnda til eit effektivt organ som kan gjere nødvendige vedtak «på vegner av» den nye kommunen i fasen mellom samanslåingsvedtaket og tidspunktet for iverksetjing av vedtaket." Kommunal- og moderniseringsdepartementets konklusjon er at det ikke foreligger klare holdepunkter for at inndelingslovens henvisning til kommuneloven er til hinder for at fellesnemnda i løpet av funksjonstiden foretar nyvalg av leder og nestleder. Det bør likevel gjøres en vurdering av om det er hensiktsmessig å la ledervervet for et midlertidig organ med kort funksjonstid og krevende arbeidsoppgaver, gå på omgang. Med hilsen Nina Britt Berge (e.f.) fung. avdelingsdirektør Anders Huitfeldt Seniorrådgiver Dokumentet er elektronisk signert og har derfor ikke håndskrevne signaturer Side 2-6-

7 Saksmappe: 2017/ Saksbehandler: Rønnaug Aaring Enhet: Fosnes fellesfunksjoner Saksframlegg Nye Namsos kommune. Styringsdokument for gjennomføring av kommunesammenslåing. Fosnes kommune, Namdalseid kommune, Namsos kommune og Lund Krets Utvalg Utvalgssak Møtedato Fellesnemnda Nye Namsos 2/ Prosjektleders innstilling Fellesnemnda legger Nye Namsos kommune. Styringsdokument for gjennomføring av kommunesammenslåing. Fosnes kommune, Namdalseid kommune, Namsos kommune og Lund krets datert 21. august 2017, som vedlagt, til grunn for arbeidet med kommunesammenslåingen. -7-

8 Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat X Styringsdokument for kommunesammenslåing - forslag fra midlertidig fellesnemnd S Nye Namsos kommune. Styringsdokument for gjennomføring av kommunesammenslåing. Fosnes kommune, Namdalseid kommune, Namsos kommune og Lund Krets I Tilskudd til infrastrukturtiltak i kommuner som slår seg sammen X Styringsdokument for kommunesammenslåing X Søknad om tilskudd til infrastrukturtiltak i kommuner som slår seg sammen - Jøabrua X Søknad om tilskudd til infrastrukturtiltak i kommuner som slår seg sammen - Bredbåndsutbygging Kommunal og moderniseringsdepartementet Vedlegg: 1 Styringsdokument for kommunesammenslåing Saksopplysninger Nye Namsos kommune. Styringsdokument for gjennomføring av kommunesammenslåing. Fosnes kommune, Namdalseid kommune, Namsos kommune og Lund krets ble behandlet i Midlertidig fellesnemnd 9. juni 2017 med følgende vedtak: Midlertidig fellesnemnd anbefaler at styringsdokumentet legges til grunn for arbeidet med sammenslåingen. Styringsdokumentet vedtas endelig av fellesnemnda etter at delegasjon til og retningslinjer for fellesnemnd er vedtatt av kommunestyrene. Styringsdokumentet organiserer sammenslåingsarbeidet, samt grensejusteringen for Lund krets, som et program. Programmet er en samling prosjekter med felles overordnet mål. Programmet er utarbeidet med bakgrunn i de anbefalinger som er spilt inn i forprosjektfasen, sentrale veiledere og systematiserte erfaringer fra tidligere sammenslåinger, samt erfaringsutvekslinger og drøftinger med andre kommuner i sammenslåingsprosesser. Programmet er sammenslåingsprosessens styringsdokument som definerer hva som skal gjøres, når og av hvem. Programmet er kontakten mellom fellesnemnda og programledelsen. Programmet skal definere ansvarsavklaringer og rapporteringspunkter. Prosjektgruppen foreslår følgende endringer i styringsdokumentet etter midlertidig fellesnemnd sin behandling: Kapittel 7.2 K2 Arbeidsgiverpolitikk (2. avsnitt, 1. bombepunkt) Opprinnelig tekst: Utarbeide et omstillingsdokument og forhandle frem en omstillingsavtale. Dette som retningslinjer for -8-

9 Forslag til endring: Utarbeide et omstillingsdokument. Dette dokumentet skal sammen med fremforhandlet omstillingsavtale være retningsgivende for Begrunnelse for endringsforslaget: I arbeidsgruppe K2 vil to av medlemmene være tillitsvalgte, opprinnelig tekst kan forstås dit hen at gruppen skal forhandle frem en omstillingsavtale, dette er ikke tilfelle. Kapittel 7.4 K4: Grensejustering Lund (3. avsnitt) Opprinnelig tekst: Delprosjektet har ansvar for: gjennomføre prosess med grensejustering etter Inndelingsloven, herunder grensedragning og økonomisk oppgjør mellom kommunene Forslag til endring: Delprosjektet skal bistå prosjektleder med å utarbeide beslutningsgrunnlaget for at fellesnemnda skal kunne gjennomføre prosess med grensejustering etter Inndelingsloven, herunder grensedragning og økonomisk oppgjør mellom kommunen. Begrunnelse for endringsforslag: I arbeidsgruppen er det foreslått to medlemmer fra Lund krets, opprinnelig tekst kan forstås dit hen at gruppen skal forhandle med Nærøy kommune, det kan ikke delta innbyggere fra Lund krets i forhandlinger med Nærøy kommune. Kapittel 8.2 A2 Administrativ organisering og lokalisering Forslag til endring: 1.avsnitt, siste del av siste setning (f.o.m «og arkivprosjekt...») strykes. Begrunnelse for endringsforslag: Arkivprosjektet hører inn under arbeidsgruppe A3. Økonomi og IKT og er også beskrevet i dette kapittelet. Kapittel 9 Budsjett 1.avsnitt, tredje setning, MNS byttes ut med Namsos kommune. Begrunnelse for endringsforslag: Det vurderes som hensiktsmessig å bruke en av «morkommunene» som prosjekt-vert i den videre prosessen, i stedet for Midtre Namdal samkommune. Kapittel 9 Budsjett Forslag til endring: Budsjettjustering i henhold til tildeling til infrastrukturtiltak i kommuner som slår seg sammen. I brev fra Kommunal - og moderniseringsdepartementet av blir kommunene Namsos, Fosnes og Namdalseid innvilget 4,0 millioner kroner i 2017 til infrastrukturtiltak. Det ble søkt om 5,0 millioner kroner, herav ,- kroner til digitaliseringstiltak (sjøbasert fiber-kabel som skal forbinde sentrale funksjoner og alle innbyggerne i hele den nye kommunen) og ,- kroner til midler til vei (prosjektering bru til Jøa). Departementet henviser til at kommunene i 2016 mottok 1,0 millioner kroner i tilskudd. Totalt er det dermed innvilget 5,0 millioner kroner i tilskudd for 2016 og Prosjektgruppen foreslår at det fortsatt fordeles ,- kroner til digitaliseringstiltaket, mens midlene til vei reduseres med 1,0 million kroner. Begrunnelse for endringsforslag: Søknaden om tilskudd til digitaliseringstiltaket er utarbeidet basert på innspill fra to aktuelle tjenesteleverandører, samt noe informasjon fra Fylkeskommunen og de tre kommunene i Nye Namsos. Med utbyggers egenandel, kommunenes felles bidrag, bidrag fra Nord-Trøndelag fylkeskommune og tilskudd fra departementet, vil den sjøbaserte fiber-kabelen la seg realisere. Alternativt må de tre kommunen gå inn med et større bidrag fra hver enkelt kommune. -9-

10 Når det gjelder søknaden om midler til vei (prosjektering bru til Jøa) innvilget departementet en søknad på 1,0 millioner kroner i 2016, i tillegg til 3,0 millioner kroner avsatt i intensjonsavtalen, det betyr at ved prosjektgruppens forslag til fordeling, vil prosjektet bru til Jøa samlet tildeles kroner i prosjektperioden. I søknaden til departementet er samlet sum kostnader for forprosjektet oppgitt til kroner for utredningsarbeidet. Endringen er innarbeidet i budsjettet i vedlagte dokument. Vurdering Kommunene Fosnes, Namdalseid og Namsos har fremforhandlet og vedtatt en intensjonsavtale om kommunesammenslåing som ble datert 16. juni Styringsdokumentet klargjør hvordan man skal arbeide for å gjennomføre sammenslåingen og nå målene i intensjonsavtalen innenfor de rammer som er gitt og vil bidra til forutsigbarhet, fremdrift og tydelighet i årene fram til ny kommune er en realitet. Å gjennomføre en kommunesammenslåing er et omfattende, krevende og komplekst prosjekt som krever god politisk og administrativ ledelse. Samtidig skal vi ivareta ordinær drift. Perioden fra kommunene vedtar å slå seg sammen og frem til de er en kommune er en viktig periode som skal legge grunnlaget for en god drift, og nå de mål en har satt seg for Nye Namsos. Jo tydeligere både den politiske og administrative ledelsen er på hva en ønsker å oppnå som ny kommune, desto bedre er grunnlaget for en god prosess. I styringsdokumentet er det identifisert de tiltakene vi må gjøre for å bygge den nye kommunen, samt skissert overordnet fremdriftsplan. Utfordringene har vært å prioritere mellom mange gode forslag om kvalitetshevende og innovative tiltak, utvikle kultur og identitetsskapende tiltak blant ansatte og utvikle identitet til og involvering av innbyggerne i etableringen av Nye Namsos. Det vil sikkert komme ny kunnskap, erfaringer og endringer underveis, dette er en prosess som ingen av oss har vært med på tidligere. Vedlagte budsjett for perioden er en plan for ressursbruken, så langt som vi er kommet nå, budsjettet skal behandles hvert år. -10-

11 1. SEPTEMBER 2017 NYE NAMSOS KOMMUNE STYRINGSDOKUMENT FOR GJENNOMFØRING AV KOMMUNESAMMENSLÅING. FOSNES KOMMUNE, NAMDALSEID KOMMUNE, NAMSOS KOMMUNE OG LUND KRETS BEHANDLET I FELLESNEMND

12 Innhold 1 Vi skal bygge Nye Namsos kommune Programmets hovedfaser Fase 1: Forprosjekt Fase 2: Gjennomføring del Fase 3: Gjennomføring del Fase 4: Avslutning Overordnet milepælsplan Mål og suksesskriterier Prinsipper i programmet Innledning Overordnede prinsipper Prinsipper for politisk programorganisering Prinsipper for administrativ programorganisering Prinsipper for koordinert programorganisering Prinsipper for involvering av de ansatte Roller og ansvar i programorganisasjonen Fellesnemnd AU Partssammensatt utvalg (PSU) Programledelse Rådmannsgruppen i fase 3 og Referansegrupper Utvidet gruppelederforum Delprosjekter Politiske delprosjekt P1: Politisk organisering P2: Identitet, symboler og felles kultur P3: Valgnemnd kommunevalg Koordinerte delprosjekt K1: Kommuneplan K2: Arbeidsgiverpolitikk K3: Interkommunalt samarbeid og eierskap K4: Grensejustering Lund K5: Økonomisk politikk og handlingsregler

13 8 Administrative delprosjekt A1: Kommunikasjon A2: Administrativ organisering og lokalisering A3: Økonomi og IKT A4 - An: Sektorvise arbeidsgrupper Budsjett

14 1 Vi skal bygge Nye Namsos kommune Kommunene Fosnes, Namdalseid og Namsos fremforhandlet da en ny intensjonsavtale om kommunesammenslåing som ble datert Intensjonsavtalen har formulert følgende hovedmålsetting for den nye kommunen: Hovedmålsettingen med å etablere en ny kommune er 1. Å bygge en ny, helhetlig kommune med større vekst og utviklingskraft enn dagens kommuner har hver for seg. 2. Å sette innbyggeren i sentrum og skape bedre tjenester og gode bo- og levekår for innbyggerne i alle deler av kommunen. Dette vil vi gjøre ved å: I fellesskap utvikle den nye kommunens samlede ressurser som kompetanse, kulturelle og materielle verdier og utviklingsmuligheter. Bygge på det beste i hver enkelt kommune. Sikre tjenester med god og riktig kvalitet og effektiv ressursbruk. Skape vekstkraft og være attraktiv for innbyggere og næringsliv. Være framtidsrettet og innovative. Bedre infrastrukturen i hele kommunen. Være en foregangskommune innen miljø- og klimatiltak og bidra aktivt i det grønne skiftet. Utvikle Namsos som regionby for hele Namdalen. Styrke samfunnssikkerhet og beredskap. Navnet på den nye kommunen skal være Namsos. Namsos kommunes kommunevåpen «Elgen» skal være den nye kommunens kommunevåpen. Fosnes kommunes kommuneblomst, krekling, skal være den nye kommunens kommuneblomst. Intensjonsavtalen ble behandlet og godkjent i Fosnes kommune , Namdalseid kommunestyre og i Namsos kommunestyre Stortinget skal behandle søknadene om kommunesammenslåing våren Kretsen Lund i Nærøy kommune gjennomførte folkeavstemming om kommunetilhørighet med klart flertall for å foreta en grensejustering for kretsen Lund fra Nærøy til Nye Namsos. Nærøy har i kommunestyrevedtak sagt at de vil forholde seg til ønsket fra befolkningen i Lund. Etter at Stortinget har fattet sitt vedtak skal kommunene ha felles kommunestyremøte der bl.a. fellesnemnd etter Inndelingsloven vil bli valgt. Kommunene har i perioden fram til etablering av fellesnemnd hatt en midlertidig fellesnemnd som har ansvaret for planleggingen av det arbeidet som skal gjøres med etableringen av nye Namsos fra sommeren Den nye kommunen vil få drøye innbyggere og ble en stor kommune i utstrekning. Om lag ansatte vil bli berørt av kommunesammenslåingen. Tre kommuner og en samkommune skal avvikles og en helt ny kommune skal bygges. Dette er et svært omfattende arbeid. Tidshorisonten for denne prosessen er lengre enn tidligere sammenslåinger i Norge. Dette gir oss bedre forutsetninger til å få til gode prosesser på de områdene er -14-3

15 tidskrevende, men vil også bli utfordrende for driftsorganisasjonene i dagens kommuner. Dette fordrer en robust organisering av sammenslåingsarbeidet. God organisering og god prosjektledelse er avgjørende for at prosessen skal bli vellykket, ikke minst for å realisere ønsket gevinst av sammenslåingen. En viktig del av dette blir å sørge for en vellykket integrasjon mellom kommunene som organisasjon og en god prosess or omstilling for de ansatte. Sammenslåingsarbeidet mellom kommunene Fosnes, Namdalseid og Namsos, samt grensejusteringen for Lund krets organiseres som et program. Et program er en samling av prosjekter med felles overordnet mål. Dette vil best ivareta kompleksiteten i en sammenslåingsprosess og legge til rette for bred involvering fra ledelse, medarbeidere og deres tillitsvalgte samtidig som nødvendig overordnet styring ivaretas. Programmet er utarbeidet med bakgrunn i de anbefalinger som er spilt inn i forprosjektfasen, sentrale veiledere og systematiserte erfaringer fra tidligere sammenslåingsprosesser samt erfaringsutveksling og drøftinger med andre kommuner i sammenslåingsprosesser. Programmet skal ledes av fellesnemnda. Nye Namsos har ansatt prosjektleder som også skal bli den nye administrasjonssjefen i Nye Namsos. Programmet er sammenslåingsprosessens styringsdokument som definerer hva som skal gjøres, når og av hvem. Programmet er kontrakten mellom eieren av programmet (fellesnemnda) og programledelsen. Programmet skal definere ansvarsavklaring og rapporteringspunkter. Programmet må leses i sammenheng med andre viktige dokumenter, bl.a.: Intensjonsavtale for kommunene Fosnes Namdalseid og Namsos av Nye Namsos tall og fakta Notat om Lund krets Nye Namsos forprosjektrapport av Retningslinjer for deling av kompetanse. Kommunikasjonsplan (vedtas parallelt med programmet) Omstillingsdokument (skal utarbeides) Gevinstrealiseringsplan (skal utarbeides) Prosjektplan for de ulike delprosjekt (skal utarbeides) -15-4

16 2 Programmets hovedfaser Under presenteres et overordnet bilde av programmet. Fase 1 Forprosjekt Bli kjent Kartlegge Planlegge Ansette administrasjonssjef - prosjektleder Vedta program for kommunesammenslåing i Midlertidig fellesnemnd Fase 2 Gjennomføring del 1 Etablere fellesnemnd Reglement for delegasjon til fellesnemnd Igangsette prosjektgruppe med mandat og framdriftplan. Adminsitrativ struktur for Nye Namsos Omstillingsdokument Fase 3 Gjennomføring del 2 Toppledergruppe i Nye Namsos ansettes Arbeidsperiode for prosjektgruppene Prosess med grensejustering med Lund gjennomføres Beslutninger i fellesnemnd om planverk, vedtekter, delegasjon, arbeidsgiverpolitisk plattform, retningslinjer, standarder, interkommunalt samarbeid osv. Lønns og personalpoltikk inkl. særavtaler Forberede omplassering, innplassering og nye arbeidsavtaler Kulturelle og identitetskapende tiltak Kommunevalg for Nye Namsos forberedes Fase 4 Avslutning Kommunevalg Budsjett 2020 og LTB i fellesnemnd Fellesnemdna oppløses Prosjektorganisasjonen oppløses, prosjektarbeidet sluttføres og klargjøres for overføring til linjen. Nye arbeidsavtaler til alle ansatte Forberede saker for det første kommunestyret i Namsos kommune Realisering av Nye Namsos 5-16-

17 2.1 Fase 1: Forprosjekt Forprosjektfasen er gjennomført i perioden sept til juni Forprosjektet er oppsummert i en egen rapport. Forprosjektet har bidratt til: Ledere, medarbeidere og tillitsvalgte har blitt kjent med hverandre og hverandres organisasjoner Ledere, medarbeidere og tillitsvalgte har fått god kunnskap om intensjonsavtalen og fått mulighet til å drøfte hvordan den kan implementeres og sitt eget bidrag til dette. Ledere, medarbeidere, tillitsvalgte og politikerne har fått mulighet til å gi innspill til programmet. Vedtatt retningslinjer for kompetansedeling Utarbeidet forslag til kommunikasjonsplan for programperioden. Utviklet forslag til programmet for sammenslåingen. Ansatt prosjektleder for programmet som også skal bli administrasjonssjef for Nye Namsos fra Prosjektleder vil ha ledelse av programmet som eneste oppgave fram til Utarbeidet forslag til reglement med mandat for fellesnemnda. 2.2 Fase 2: Gjennomføring del 1 Gjennomføring, del 2, skal formelt etablere programorganisasjonen med at: Felles kommunestyre oppnevner fellesnemnda og vedtar reglement med mandat for fellesnemnda Etablering av fellesnemnd med vedtak om program for sammenslåingen og kommunikasjonsplan. I fase 2 skal delprosjektene detaljplanlegges med sammensetning, mandat, ressursavsetning og framdriftsplan. De delprosjektene som er tidskritisk skal igangsettes. Disse er: Tidskritisk pga. logistikken i framdriften i prosjektet o Omstillingsdokumentet o Administrativ organisering Tidskritisk pga. framdriftsplanen i eget delprosjekt o IKT avtaler og strategi o Avtaler og anskaffelser o Arkiv I denne fasen skal det i tillegg forhandles med Nærøy kommune om grensejustering for Lund. Dette for at innbyggerne i lund skal få delta i alle ledd av den demokratiske prosessen fram mot lokalvalg i Fase 3: Gjennomføring del 2 Fase 3 som strekker seg fra er produksjonsfasen i programmet. Dette er hovedperioden for arbeidet i delprosjektene. I denne perioden får fellesnemnda en sentral rolle som beslutningsorgan for programmet og den nye kommunen, f.eks. planverk, vedtekter, standarder, retningslinjer, delegasjon, arbeidsgiver politisk plattform, interkommunalt samarbeid osv

18 Prosjektleder/administrasjonssjef har ansvar for at programorganisasjonen er på plass, delprosjekt gjennomføres og i ved utgangen av fasen at alle elementer i sammenslåingsprosessen er på plass og at alt er klart for å etablere den nye kommunen. Administrasjonssjefens toppledergruppe skal på plass. Disse lederne vil få sentral rolle i den praktiske gjennomføringen av sammenslåingen av sin sektor. Lønns og personalpolitikk inkl. særavtaler skal på plass. Og omplassering, innplassering og nye arbeidsavtaler skal forberedes. Det skal arbeides med å skape identitet for de ansatte til den nye kommunen og skape en felles kultur i organisasjonen. Befolkningen skal trekkes med for å skape en felles identitet i den nye kommunen. Kommunevalget i 2019 skal forberedes og gjennomføres. 2.4 Fase 4: Avslutning Fase 4 er tidfestet til 4.kvartal I denne perioden skal fellesnemnda oppløses og nytt kommunestyre skal konstitueres. Det skal velges representanter til råd og utvalg. Prosjektorganisasjonen oppløses, linjeorganisasjonen etableres. Alle ansatte får sine nye arbeidsavtaler og etableringen av Nye Namsos kommune bli behørig markert. 2.5 Overordnet milepælsplan Figuren under viser framdrift i programmet og viktige milepæler. Organisering og framdrift av underprosjekter blir presentert i kap. 6, 7 og 8. Utrede og beslutte program for kommunesammenslåing Felles kommunestyre Etablere fellesnemnd Ansette administrasjonssjef - prosjektleder Etablere programorganisasjon. Detaljplanlegging delprosjekt Utrede og vedta administrativ struktur Toppledergruppe ansettes Gjennomføring av delprosjekt Kulturelle og identitetsskapende tiltak Siste forberedelser for kommunesammenslåing Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 K1 K2 K3 K4 K1 K2 K3 K4 K1 K2 K3 K4 * -18-7

19 Forprosjekt avsluttes Felles kommunestyre og valg av fellesnemnd august Ny administrasjonssjef/prosjektleder ansatt med tiltredelse (*) Alle prosjektgrupper er etablert Administrativ struktur vedtatt Toppledergruppe ansatt Omstillingsdokument og arbeidsgiver politisk plattform vedtatt. Omstillingsavtale er underskrevet Alle delprosjekt er gjennomført Alt er klart for etablering av nye Namsos Mål og suksesskriterier Enkelt kan vi formulere at målet med programmet er å etablere en ny kommune. I intensjonsavtalen er målsettingene utdypet med formulerte visjoner for sammenslåingen, men det er også formulert konkrete mål på ulike områder. Politikerne i fellesnemnda vil få en sentral oppgave i å formulere visjonen for Nye Namsos samt å se til at intensjonsavtalens mål ivaretas og omsettes i praktisk handling. En enkel målstruktur med suksesskriterier kan formuleres slik: -19-8

20 Hovedmålsetting Nye Namsos i drift med alle elementer for en kommunal organisasjon på plass Resultatmål En komplett organisasjonsstruktur for den nye kommunen er etablert Driftsforstyrrelser er minimert Kommunens prosesser er videreutviklet og forbedret Synergier er realisert Program for identitetsbygging for innbyggere og ansatte er gjennomført Suksesskriterier Politisk eierskap til og deltagelse i prosessen En effektiv og kompetent prosjektorganisasjon med tydelig rolle og mandat God programstyring i forhold til ressursbruk og framdrift Endringsledelse Involvering og kommunikasjon Innovasjon Ressursoptimalisering og gevinstrealisering Suksesskriteriene er gruppert i seks områder og er utviklet av forprosjektets prosjektgruppe i stor grad på grunnlag av erfaringene fra andre kommunesammenslåinger. Politisk eierskap til og deltagelse i prosessen o Utvikle tydelig visjon for den nye kommunen o Intensjonsavtalen er i stor grad et resultat av en politisk initiert og gjennomført prosess. Politisk eierskap til programmet vil sikre de visjoner og mål som er nedfelt i intensjonsavtalen. Politisk deltakelse underveis i prosessen vil gi bidrag og eierskap til prosessen underveis, samt sikre felles grunnlagskunnskap til beslutninger i fellesnemnd. o Riktige beslutninger til rett tid. o Etablere en politisk struktur for Nye Namsos -20-9

21 En effektiv og kompetent prosjektorganisasjon med tydelig rolle og mandat o Prosjektleder ansettes så tidlig som mulig o Sikre tydelige rollebeskrivelser og mandat for alle organ og grupper på alle nivå i programorganisasjonen. o En program med realiserbare delprosjekter o Den administrative organiseringen på plass tidlig i programmet. o Toppledergruppen for Nye Namsos på plass med tydelig mandat for arbeidet i programmet. o Sikre tilstrekkelig opplæring i alle ledd. o Sikre gode planleggings- og rapporteringsverktøy. God programstyring i forhold til ressursbruk og framdrift o Delprosjekter med avklarte ressursrammer og milepæler. o Etablere prosjektorganisasjonen med utvalgte medarbeidere som fristilles (helt eller delvis) fra driftsoppgaver i morkommunene. o Sikre forutsigbarhet med god prosjektstyring og dialog med alle parter. o Ha god økonomistyring i programmet. o Kontroll og koordinering. Endringsledelse o Sikre en god omstilling av personell o Sikre riktig kompetanse og tilstrekkelig ressurser for å ivareta arbeidsgiverspørsmål og omstillingsarbeidet i organisasjonen. o Identifisere og erkjenne kulturelle forskjeller og arbeide for å skape en ny felles kultur o Sikre deltakelse bredt i organisasjonen med så små driftsforstyrrelser som mulig o Omstilling til best og mest effektiv praksis. o Redusere usikkerhet og misforståelser Involvering og kommunikasjon o Kommunikasjon preget av åpenhet, respekt og troverdighet o God og balansert involvering av ansatte o Sikre rett informasjon til rett tid til den rette interessegruppen. o Etablere en Vi-følelse for innbyggerne i Nye Namsos. Innbyggermedvirkning og vektlegging av det frivillige organisasjonsarbeidet i det identitetsskapende arbeidet. o Kommuneplanarbeidet skal involvere og engasjere. Innovasjon nytt, nyttig og nyttiggjort o Digitalisering for å utvikle brukerkontakten med innbyggerne og nærings- og samfunnsliv med moderne teknologiske hjelpemidler fornye effektivisere o Initiere innovasjonsprosjekter som kan utvikle morgendagens metoder i tjenesteproduksjonen. o Ta i bruk ny teknologi generelt og velferdsteknologi spesielt

22 Ressursoptimalisering og gevinstrealisering o Utarbeide en gevinstrealiseringsplan og jobbe kontinuerlig med denne fra dag en. o Gjensidig informasjon og involvering i kommunale handlings- og økonomiplaner o Arbeide med sektor- og temaplaner. Utarbeide mål og standarder for tjenesteyting som ivaretar intensjonsavtalen mål og geografien i den nye kommunen. o Identifisere stordriftsfordeler, etablere effektive organisasjoner og tilpassede bemanningsplaner o Bruken av spesialstillinger for overtallige skal minimeres. o Programmet skal realisere innsparingspotensialet i innkjøps- og samarbeidsavtalene. 4 Prinsipper i programmet 4.1 Innledning Fellesnemnda har det overordnede ansvaret for byggingen av Nye Namsos kommune som innebærer at fellesnemnda skal styre prosessen og fatte de nødvendige vedtak ihht. Inndelingsloven, intensjonsavtalen og delegasjonen fra kommunestyrene. Dette krever at fellesnemnda holdes løpende orientert om framdrift og status i prosessen. Fellesnemnda har videre ansvar for å informere og involvere de øvrige politikerne i sine kommunestyrer og opprettholde en dialog med innbyggere, nærings- og samfunnsliv. 4.2 Overordnede prinsipper Arbeidet reguleres av bestemmelsene i Inndelingsloven med tilhørende forskrifter. Intensjonsavtalen skal være førende for arbeidet. Sentralt utviklede veiledere og veivisere skal ligge til grunn for programmet og gjennomføringen av dette. Programmet skal sikre o Klare ansvarsforhold kommunene og program og mellom program, delprosjekt arbeidsutvalg og linje i alle faser av sammenslåingsprosessen o Tydelig skille mellom politiske og administrative oppgaver i sammenslåingsprosessen og områder der det er behov for samhandling. o Gevinstrealisering i alle faser av prosessen. Sammenslåingsprogrammet skal bestå av tre ulike delprosjekter o Politiske delprosjekt o Koordinerte delprosjekt o Administrative delprosjekt Hovedavtalens bestemmelser om samhandling mellom arbeidsgiver og tillitsvalgte skal gjelde. Det skal nedsettes et partssammensatt utvalg etter kommunelovens 27, jfr. intensjonsavtalens pk Samme punkt slår bl.a. fast at ingen ansatte skal sies opp som følge av kommunesammenslåingen. 4.3 Prinsipper for politisk programorganisering Fellesnemnda fungerer som sammenslåingsprosjektets politiske organ etter inndelingsloven og etter regelverk og fullmakter gitt av kommunestyrenene. Fellesnemnda er programeier Partssammensatt utvalg skal på arbeidsgiversiden ha representasjon både fra politisk og administrativ side

23 Det etableres egne delprosjekter for områder med særlig politisk betydning Representasjon i AU og arbeidsgrupper skal så langt mulig settes sammen med likevekt mellom kommunene. Det skal tas sikte på å engasjere bredt blant fellesnemndas medlemmer. Det skal stilles administrativ ressurs til rådighet i arbeidsgruppene. Arbeidet med å sluttføre politisk struktur skal prioriteres. Utgangspunktet ligger i intensjonsavtalens pk og kap. 6. Arbeidsgruppene i de politiske delprosjektene rapporterer til fellesnemnda. De politiske delprosjektene v/leder har innstillingsrett til fellesnemnda i saker fra de politiske delprosjektene. 4.4 Prinsipper for administrativ programorganisering Intensjonsavtalens føringer skal ligge til grunn for arbeidet i den administrative programorganisasjonen. Det vises spesielt til o De sektorovergripende målsettinger i kap. 4.1 o Kapitel 4.2 om den nye kommunens hovedoppgaver, spesielt punktene om tjenesteyting og myndighetsutøving. o Kap. 4.3 om den nye kommunen som arbeidsgiver o Kap. 7 om økonomi o Kap. 8 om tjenestetilbudet Det etableres egne delprosjekter med egen delprosjektleder for alle områder/tema som blir berørt av sammenslåingsprosessen. Disse rapporterer til programleder Det skal stilles administrativ ressurs til rådighet for delprosjektene. Denne kan ivaretas av delprosjektleder selv. Frikjøp eller annen kompensasjon skal da vurderes. Bruk av eksterne konsulenter skal begrenses og kun brukes når kommunene selv ikke besitter kompetansen som kreves. Prosjektgruppene skal settes sammen med vekt på fagkompetanse og balanse i representasjon fra alle 3 kommuner og samkommunen. Sammensetningen kan justeres underveis i programmet avhengig av hvilke spørsmål som til enhver tid behandles. Delprosjektene kan nedsette undergrupper. 4.5 Prinsipper for koordinert programorganisering Oppgaver som krever omfattende koordinering mellom administrativt og politisk nivå og/eller mellom de tre kommunene organiseres som koordinerte delprosjekter. Representasjon i arbeidsgruppene skal gjenspeile oppgavens art. For øvrig gjelder føringer som for politiske og administrative prosjektorganisering. 4.6 Prinsipper for involvering av de ansatte PSU opprettes etter kommunelovens 25 og skal ha definerte oppgaver og ansvar i programmet. Involvering av de tillitsvalgte skal ivaretas i alle programmets faser. Dersom tema som spesielt berører de ansatte er del av mandatet i delprosjektene, skal de ansatte være representert i arbeidsgruppen. Hvilke arbeidsgrupper som skal ha tillitsvalgtrepresentasjon avklares i PSU. Ansatterepresentanter velges av tillitsvalgforum og skal representere alle ansatte i de fire organisasjonene

24 Arbeidsgiverne skal legge til rette for de ansattes involvering i sammenslåingsprogrammet. Ev. vikar- og/eller reiseutgifter til deltakelse dekkes av den enkelte kommune. Tillitsvalgforum skal ha mulighet til å uttale seg til saker som skal behandles i fellesnemnd. Frikjøp av tillitsvalgte skal behandles som sak i fellesnemnd. 4.7 Roller og ansvar i programorganisasjonen Figurene under viser en prinsippskisse for programorganiseringen i hhv fase 1 og 2 og fase 3 og 4. Disse utdypes i kap. 6, 7 og 8 når delprosjektorganiseringen presenteres. Organisering fase 1 og 2. Organisering fase 3 og Fellesnemnd Fellesnemnd er programeier. I intensjonsavtalen står det bl.a.: Fellesnemnda skal samordne og ta seg av forberedelsene av kommunesammenslåingen. Fellesnemnda skal ansette rådmann og revisor i den nye kommunen og midlertidig ansette en prosjektstab for sammenslåingsprosessen. Fellesnemnda skal forberede økonomiplan og budsjett til det første kommunestyret i den nye kommunen. Kommunestyrene skal vedta reglement for og fullmakter til fellesnemnda. Fellesnemnda skal fram til 2020 ha uttalerett til budsjett- og økonomiplaner i kommunene. Sammensetning i fellesnemnda er nedfelt i intensjonsavtalen med 3 medlemmer fra Fosnes, 4 medlemmer fra Namdalseid og 7 medlemmer fra Namsos. I tillegg gis representant fra Lund observatørstatus med talerett i fellesnemnda. Mandat og delegasjon er gitt av kommunestyrene. Programleder har innstillingsrett overfor fellesnemnda om ikke annet er bestemt, jfr. pk. 5.2 over. Rådmennene i de tre kommunene og administrasjonssjefen i MNS har talerett i fellesnemnd. Reglement for folkevalgt organ og folkevalgtes arbeidsvilkår gjeldende for MNS benyttes for fellesnemnda

25 4.7.2 AU Fellesnemnda arbeidsutvalg består av ordførerne i de tre kommunene. AU får sine arbeidsoppgaver av fellesnemnda og kan f.eks. brukes til sonderinger og utarbeidelse av omforente forslag og strategier for fellesnemda Partssammensatt utvalg (PSU) PSU er nedsatt etter kommunelovens 25 og skal ivareta medbestemmelsesordningen etter lov og avtaleverk. PSU skal bestå av 7 medlemmer: Politisk representant som leder for PSU oppnevnt av fellesnemnda med personlig vara Tre politisk representanter oppnevnt av fellesnemnda med personlig vara. Tre tillitsvalgte oppnevnt av tillitsvalgtforum med personlig vara PSU har følgende oppgaver PSU skal arbeide med hvordan de tillitsvalgte skal involveres på en god måte i beslutninger og i prosessen. Uttale seg om overordnet personalpolitikk eller arbeidsgiverpolitikk (blant annet omstillingsdokument) Uttale seg om overordnede personalstrategier Uttale seg om arbeidsreglement Uttale seg om personalpolitiske retningslinjer Uttale seg om plansaker som omhandler det overordnede personalpolitiske området. Som eksempel på plan- og strategisaker er overordnet IA-arbeid og HMS Programledelse Programledelsen består av programleder og prosjektgruppen i fase 1 og 2 og programleder og toppledergruppa i fase 3 og Programleder - administrasjonssjef Nye Namsos sin administrasjonssjef skal inntil kommunen etableres være programleder for sammenslåingen. Programleder har koordineringsansvar for sammenslåingsprogrammet og de ulike delprosjekter. Prosjektleder rapporterer jevnlig til fellesnemnda. Programleder skal på oppdrag fra fellesnemnda detaljere programmet med delprosjektplaner der mandat, sammensetning, framdriftsplan og ressurser skal fastsettes. Programleder har ansvar for at programmets ulike deler blir formålstjenlig og effektivt organisert og bemannet. Prosjektleder har ansvar for kommunikasjonen med de ansatte i de fire organisasjonene. Programleder får ulikt ansvar for ulike delprosjekter: Politiske delprosjekter: De politiske delprosjektene har direkte styringslinje til fellesnemnda. Den administrative programledelsen skal bistå med kartlegging, utredning og saksforberedende arbeid. De politiske delprosjektene v/leder har selv innstillingsrett overfor fellesnemnda. Prosjektleder har forslags- og talerett til de politiske delprosjektene og i fellesnemnd. Koordinerte delprosjekter De koordinerte prosjektene er plassert inn i den administrative styringslinjen. Den

26 administrative programledelsen skal bistå med kartlegging, utredning og saksforberedende arbeid. Prosjektleder innstiller overfor fellesnemnda Administrative delprosjekter De administrative delprosjektene er plassert inn direkte i den administrative styringslinja og leder for delprosjekt rapporterer direkte til programleder. Programleder innstiller overfor fellesnemnda. Programleder skal sikre programkoordinering og støtte med bl.a. Sekretariatsbistand i fellesnemnd, utvalg og arbeidsgrupper, herunder o Bistå med saksforberedende arbeid o Bistå med koordinering og rapportering. o Bistå med planlegging og gjennomføring av arrangementer o Sikre god saksflyt, tidsriktig innkallinger og arkivering ihht. lov og retningslinjer. Kartleggings- og utredningskompetanse. At kommunikasjonsplan blir gjennomført Gode rutiner og systemer i programmet samt tilby kurs og opplæring Prosjektgruppe fase 1 og 2. Prosjektgruppen er en del av prosjektledelsen og deler ansvar for koordinering og gjennomføring av sammenslåingsprosjektet med underprosjekter. Prosjektgruppen består av de 4 rådmennene/administrasjonssjefene og to representanter fra arbeidstakerorganisasjonene. Prosjektgruppen skal fungere som del av prosjektledelsen inn i fase 3 inntil toppledergruppen er etablert Toppledergruppe fase 3 og 4. Toppledergruppen vil gå inn i programledelsen fra det tidspunkt den er etablert i Rådmannsgruppen i fase 3 og 4 Rådmennene og administrasjonssjefen i MNS sin involvering i programmet er avgjørende viktig også i fase 3 og 4 spesielt med tanke på gevinstrealisering. Rådmennenes skal ha aktive roller i arbeidsgruppene. Rådmennene skal jevnlig konsulteres i prosessen som et programråd, i felles møter med AU eller i felles ledergruppe. Rådmennene har ansvar for forankring og kommunikasjon mot organisasjon, ledelse og ansatte i sine kommuner. Rådmennene har et spesielt ansvar for å identifisere beslutningspunkter som har betydning for Nye Namsos og bringe disse sakene til drøfting på rett nivå i programorganisasjonen. 4.9 Referansegrupper For å ivareta intensjonsavtalens intensjoner om involvering av innbyggere, brukere, samfunns- og næringsliv kan fellesnemnd, utvalg og arbeidsgrupper knytte til seg arbeidsutvalg. Referansegruppene skal ha en rådgivende funksjon. Referansegruppene kan både være eksiterende brukerorgan og interesseorganisasjoner eller opprettede grupper for å ivareta innbygger og brukerinvolvering på bestemte tjenesteområder Utvidet gruppelederforum Alle arbeidsgruppeledere, toppledergruppen, rådmenn, tillitsvalgte (leder tillitsvalgtforum og tillitsvalgte med formelle posisjoner i PSU og prosjektledelse) samt AU utgjør utvidet gruppelederforum. Gruppen brukes for gjensidig informasjon, drøftinger, medvirkning og

27 koordinering. Overordnet prinsipper og problemstillinger som omfatter flere grupper er saker til utvidet ledergruppe. 5 Delprosjekter Oppgavene knyttet til å bygge en ny kommune har ulik karakter. Noen oppgaver vil være politisk ansvar, andre oppgaver vil være et administrativt ansvar. Noen oppgaver vil både ha politisk og administrative elementer knyttet til seg. Disse er benevnt som koordinerte prosjekt. Det er en mangesidig og kompleks oppgave å bygge en ny kommune. Det er et poeng at delprosjektene ikke blir for mange. Det vil øke kompleksiteten og øke behovet for koordinering på tvers. Delprosjektene skal utrede og komme med forslag til løsninger innom sitt mandat. Enkelte delprosjektgrupper vil også kunne få operativt ansvar for gjennomføring av ulike tiltak underveis i prosessen. Delprosjektene kan støtte seg til programsekretariatet og utredningskapasitet i kommunene ved behov. Det siste skal være avklart med kommuneledelsen både med hensyn til omfang, tidsperiode og eventuell frikjøp. Delprosjektene vil kunne opprette undergrupper for en bestemt problemstilling eller oppgave. Undergruppene skal ha sine egne oppgavebeskrivelser med framdriftsplan og avklart ressurstilgang. Deltakelse i delprosjektgrupper og undergrupper er et viktig tiltak for involvering av ansatte og informasjon ut i organisasjonene. Under presenteres delprosjektene med mandat og tidsangivelse i kortform. 6 Politiske delprosjekt Det oppnevnes tre politiske delprosjekt. 6.1 P1: Politisk organisering Mål for lokaldemokratiet i den nye kommunen er nedfelt i intensjonsavtalens kap I kap. 6 konkretiseres dette med avklaringer om hovedstruktur i den politiske organiseringen og

28 antallet medlemmer i kommunestyre, formannskap og hovedutvalg. Delprosjektet får ansvar for: Detaljert politisk organisering Utarbeide forslag til politisk organisering under formannskap og hovedutvalg, herunder partssammensatte utvalg, brukermedvirkning og samhandlingsarenaer med frivilligheten, nærings- og samfunnsliv. Utarbeide forslag til delegasjonsreglement fra kommunestyre til underliggende organ og til administrasjonssjefen. Utarbeide forslag til reglement for folkevalgt organ og folkevalgtes arbeidsvilkår Tidslinje delprosjekt P1: Politisk organisering Detaljert politisk organisering Delegasjonsreglement Reglement for folkevalgte organ og folkevalgtes arbeidsvilkår Fase 2 Fase 3 Fase 4 K3 K4 K1 K2 K3 K4 K1 K2 K3 K4 6.2 P2: Identitet, symboler og felles kultur Identitet til Nye Namsos kommune er viktig for innbyggerne, ansatte, men også for verden rundt. Hvordan kommunen framstår med symboler og handlinger er med å skape denne identiteten. Kommunikasjonsplanen vil si noe om hvordan den nye kommunen skal arbeide med kulturelle- og identitetsskapende tiltak for innbyggerne. Grafisk profil, bruk av nye medier og samhandling med frivilligheten er en viktig del av dette. Intensjonsavtalen avklarer kommunevåpen og kommuneblomst. Det kan være aktuelt å arbeide med andre symboler. Delprosjektet har ansvaret for: Utarbeide forslag til ordførerkjede og andre symboler for den nye kommunen. Det skal brukes elementer fra Namdalseid og Fosnes sine kommunevåpen i kjedet. Operasjonalisere kommunikasjonsplanens målsettinger for kulturelle og identitetsskapende tiltak for innbyggerne. Lede prosessen med ny grafisk profil

29 Tidslinje delprosjekt P2: Identitet, symboler og felles kultur Fase 2 Fase 3 Fase 4 K3 K4 K1 K2 K3 K4 K1 K2 K3 K4 Ordførerkjede og andre symboler Kulturelle og identitetsskapende tiltak Grafisk profil 6.3 P3: Valgnemnd kommunevalg 2019 I 2019 skal det gjennomføres det første lokalvalget for den nye kommunen. Partiene må starte forberedelsene til dette valget tidlig for å kunne forene tre kommuner og en krets i sine partier, i arbeidet med partiprogram og i sine nominasjonsprosesser. Gjennomføringen vil kreve god planlegging. En valgnemnd oppnevnes som ansvarlig for gjennomføringen av valget. Arbeidet organiseres som et delprosjekt i sammenslåingsprosjektet. Tidslinje delprosjekt P3: Valgnemnd Fase 2 Fase 3 Fase 4 K3 K4 K1 K2 K3 K4 K1 K2 K3 K4 Gjennomføre valget Koordinerte delprosjekt

30 7.1 K1: Kommuneplan Intensjonsavtalen kap beskriver målsettinger for Nye Namsos som samfunnsutvikler. Det handler om langsiktig tenkning rundt arealbruk, utbygging av infrastruktur, steds- og sentrumsutvikling, næringsutvikling og samfunnsutvikling i bred forstand. Befolkningsutvikling, gode levekår for alle, folkehelse og miljø er viktige perspektiv i en moderne kommuneplan, og dette gjenspeiles også i intensjonsavtalen. I intensjonsavtalens pk. 9 om samfunnsutvikling står det bl.a.: Som grunnlag for en helhetlig samfunnsutvikling i tråd med intensjonsavtalens målsetninger, skal fellesnemnda så snart som mulig starte arbeidet med å utarbeide en ny og felles kommuneplan. Arbeidet skal være bredt forankret hos alle dagens kommuner og sikre en tydelig involvering for på best mulig måte å bli et godt styringsredskap for fremtidig utvikling til innbyggernes beste. Midlertidig fellesnemnd har allerede i forprosjektfasen vedtatt å lyse ut en stilling som samfunnsplanlegger for å få i gang prosessen med felles kommuneplan. Denne arbeidsgruppen får ansvar for kommuneplanprosessen og intensjonsavtalens kap. 9 om samfunnsutvikling. Delprosjektet får ansvaret for: Utarbeide en felles visjon for Nye Namsos Utarbeide et planprogram Gjennomføre en god planprosess med kommuneplanens samfunnsdel. Prosessen skal sikre målsettinger nedfelt i intensjonsavtalen: o God forankring i alle tre kommuner o Bred involvering av innbyggere, forenings-, samfunns- og næringsliv o Ivaretakelse av folkehelseperspektivet o Ivaretakelse av miljø og klimamålsettinger o Utvikle en god infrastrukturstrategi o Utvikle en god strategi for samfunns- og næringsutvikling o Utvikle en god bolig- og arealstrategi for å fremme boligbygging og næringsutvikling og som grunnlag for kommuneplanens arealdel. o Namsos som regionby o Utvikle en god innovasjonsstrategi o Utvikle en god strategi for samfunnssikkerhet og beredskap o Utvikle en god strategi for å utvikle Nye Namsos som kulturkommune Fremme kommuneplanens samfunnsdel for fellesnemnd. Følge opp konkrete tiltak for samfunnsutvikling og infrastruktur, herunder o Avsetninger fra engangsstøtten til samfunnsutviklingstiltak, jfr. intensjonsavtalens pk. 9, 2.avsn. o Oppføling av tilskudd fra KMD til infrastrukturtiltak Jøa-brua Bredbåndsprosjekt Utvikle plan for samfunnssikkerhet og beredskap for Nye Namsos

31 Tidslinje delprosjekt K1: Kommuneplan Felles visjon for Nye Namsos Utarbeide et planprogram Gjennomføre en planprosess med kommuneplanens samfunnsdel Behandling av kommuneplanens samfunnsdel i fellesnemnd. Konkrete samfunnsutviklings- og infrastrukturtiltak Plan for samfunnssikkerhet og beredskap Fase 2 Fase 3 Fase 4 K3 K4 K1 K2 K3 K4 K1 K2 K3 K4 7.2 K2: Arbeidsgiverpolitikk Intensjonsavtalens kap. 4.3 gir føringer for Nye Namsos som arbeidsgiver. Det skal bygges en ny kommune og legges til rette for en virksomhetsoverdragelse av 4 organisasjoner. En god og framtidsrettet arbeidsgiverpolitikk gir et felles verdigrunnlag for folkevalgte, ledere, medarbeidere og tillitsvalgte og er grunnlaget for at Nye Namsos skal bli en attraktiv arbeidsgiver. Det er viktig å få en overordnet arbeidsgiverpolitikk på plass så fort som mulig. Det samme gjelder også et omstillingsdokument og en omstillingsavtale med fagforeningene. Arbeidet med innplassering og omplassering av personell vil komme i gang raskt etter at den administrative organiseringen er avklart. Lønns- og arbeidsvilkår skal harmoniseres og nye særavtaler forhandles fram. Et systematisk arbeid med kompetanseplanlegging og utvikling skal på plass. Delprosjektet får ansvar for: Utarbeide et omstillingsdokument. Dette dokumentet skal sammen med fremforhandlet omstillingsavtale være retningsgivende for o Innplassering ved ledighet og kompetansedeling fram til o Innplassering i topplederstillingene o Håndtering av overtallige o Organisatoriske endringer o Innplassering av mellomledere o Innplassering, omplassering og overføring av øvrige ansatte. Utarbeide forslag til en overordnet arbeidsgiver politisk plattform for Nye Namsos Kartlegging av lønns- og arbeidsvilkår inkl. særavtaler og iverksette tiltak for harmonisering og nye særavtaler

32 Utvikle en kompetansestrategi Innplassering, omplassering og overføring av ansatte. Organisasjonskulturelle og identitetsskapende tiltak for ansatte (sammen med gruppene A4 An) Tidslinje delprosjekt K2: Arbeidsgiverpolitikk Omstillingsdokument og omstillingsavtale Arbeidsgiverpolitikk plattform Lønns- og arbeidsvilkår, herunder nye særavtaler Kompetansestrategi Innplassering, omplassering og overføring av ansatte Tiltak ansatte Fase 2 Fase 3 Fase 4 K3 K4 K1 K2 K3 K4 K1 K2 K3 K4 7.3 K3: Interkommunalt samarbeid og eierskap Nye Namsos har en rekke avtaler om interkommunalt samarbeid og har eierskap i flere IKS er og AS er. Alle disse avtalene må sies opp av de tre gamle kommunene og erstattes med en ny avtaler. Nye vedtekter må vedtas. Dette blir et omfattende og tidskrevende arbeid. Nye Namsos har målsetting om å tilby alle tjenester for sine innbyggere selv, men åpner for interkommunale løsninger der dette er nødvendig eller hensiktsmessig, jfr. intensjonsavtalens pk Nye Namsos må utvikle en god eierskapsstrategi. Dette er også et viktig område for gevinstrealisering. Delprosjektet får ansvar for Kartlegging av alle avtaler, vedtekter og eierskap som kunnskapsgrunnlag for arbeidet. Utarbeide forslag for strategi for arbeidet med endring i interkommunalt samarbeid og eierskap. Hvilke avtaler skal avvikles og hvilke skal videreføres. Initiere oppsigelser og reforhandlinger av avtaler og initiere endringer i vedtekter, herunder også de økonomiske forpliktelsene knyttet til avtalene. Utarbeide eierskapsstrategi i form av ei eiermelding. Arbeide for at den nye kommunen skal til høre samme prosti og ha et kirkelig fellesråd (jfr. intensjonsavtalens pk. 10.4)

33 Tidslinje delprosjekt K3: Interkommunalt samarbeid og eierskap Fase 2 Fase 3 Fase 4 K3 K4 K1 K2 K3 K4 K1 K2 K3 K4 Strategi for arbeidet Nye avtaler og vedtekter Eiermelding Kirkelig fellesråd 7.4 K4: Grensejustering Lund Intensjonsavtalens pk åpner for grensejustering for Lund krets i Nærøy kommune. Befolkningen i Lund har i en folkeavstemning gått inn for en grensejustering. Denne er tatt til følge av kommunestyret i Nærøy. Grensejusteringer er regulert i Inndelingslova og beslutningen er delegert til fylkesmannen. Det skal gjennomføres en grensedragning og et økonomisk oppgjør mellom kommunene. Grensejusteringen håndteres som eget delprosjekt. Befolkningen i Lund krets skal være representert i arbeidsgruppen med to representanter. Arbeidet med grensejusteringen anbefales startet allerede høsten Det er viktig bl.a. for å få til en best mulig prosess foran valget som skal gjennomføres høsten Det er viktig for innbyggerne i Lund at de får klarhet i spørsmålet slik at de kan delta i den demokratiske prosessen rundt et lokalvalg som starter allerede med arbeidet i partilagene. Befolkningen i Lund sikres informasjon og medinnflytelse i prosessen gjennom at de gjennom sin representant får møte- og talerett i fellesnemnda. Innbyggerne skal ha løpende informasjon om prosessen. Delprosjektet skal bistå prosjektleder med å utarbeide beslutningsgrunnlag for at fellesnemnda skal kunne gjennomføre prosess med grensejustering etter Inndelingsloven, herunder grensedragning og økonomisk oppgjør mellom kommunene. Tidslinje delprosjekt K4: Grensejustering Lund Fase 2 Fase 3 Fase 4 K3 K4 K1 K2 K3 K4 K1 K2 K3 K4 Gjennomføre grensejusteringen 7.5 K5: Økonomisk politikk og handlingsregler Intensjonsavtalens kap. 7 omhandler økonomi i den nye kommunen. Det legges vekt på at økonomien skal være bærekraftig og solid i et langsiktig perspektiv. Overgangsperioden på 15 (20) år skal brukes for å sikre kommunen handlingsrom som grunnlag for gode tjenester for innbyggerne. For å nå dette målet må økonomisk politikk og handlingsregler få stor

34 oppmerksomhet allerede fra sammenslåingsprosjektet. Intensjonsavtalen har også målsettinger om nivå på eiendomsskatt. Delprosjektet skal: Utarbeide årlige budsjett for sammenslåingsprosjektet og LTB for fellesnemnd og Nye Namsos. Informasjon om og drøfting av de tre kommunenes budsjett og LTB. Utarbeide forslag til gevinstrealiseringsplan og handlingsregler Utarbeide forslag til økonomireglement Utarbeide forslag til årsbudsjett og handlingsprogram for Nye Namsos. Tidslinje delprosjekt K5: Økonomisk politikk og handlingsregler Årlige budsjett og LTB Informasjon og drøfting om hverandres budsjett og LTB Gevinstrealiseringsplan og handlingsregler Økonomireglement Årsbudsjett 2020 og LTB Fase 2 Fase 3 Fase 4 K3 K4 K1 K2 K3 K4 K1 K2 K3 K4 8 Administrative delprosjekt

35 8.1 A1: Kommunikasjon Kommunikasjon med ansatte, innbyggere og omgivelser er viktig i en sammenslåingsprosess. Det skal utarbeides en egen kommunikasjonsplan for prosjektet. En egen gruppe har arbeidet med kommunikasjonsoppgaver i forprosjektet. God samhandling med de andre gruppene blir avgjørende for å lykkes med arbeidet. Kommunikasjonsgruppen får ansvar for: Følge opp kommunikasjonsplanen med kontinuerlig arbeid med informasjon og kommunikasjon herunder å støtte de andre arbeidsgruppene i sin oppgaver for måloppnåelse av planen. Etablere en hjemmeside for Nye Namsos Lage et forslag til en ny kommunikasjonsstrategi for den nye kommunen gjeldende fra Tidslinje delprosjekt A1: Kommunikasjon Følge opp kommunikasjonsplanen. Støtte til arbeidsgruppene Nye nettsider Fremme forslag til kommunikasjonsstrategi Fase 2 Fase 3 Fase 4 K3 K4 K1 K2 K3 K4 K1 K2 K3 K4 8.2 A2: Administrativ organisering og lokalisering Etter at administrasjonssjefen er på plass, skal den administrative organiseringen avklares og toppledergruppen utpekes. Prinsipper for den interne organiseringen i sektorene som skal være førende for arbeidet i de sektorvise arbeidsgruppene skal utvikles. Prosjektlederen som framtidig administrasjonssjef vil ha en sentral rolle i arbeidet. Intensjonsavtalen har målsettinger om å utvikle en innovativ kommune (kap. 4.1). Dette må operasjonaliseres i organisasjonen. Det må utvikles en god lokaliseringsstrategi som innfrir de målsettinger som intensjonsavtalen har i kap og kap. 8. Strategier for lokalisering av tjenestetilbudet må koordineres med eiendomsstrategiarbeidet som pågår i Namsos kommune. Ansvar for utvikling av et kvalitetssystem legges til denne gruppen Gruppen skal ha ansvar for: Fremme forslag til administrativ organisering for fellesnemnd Lede prosess med utpeking av toppledergruppe Utarbeide prinsipper og føringer for den interne organisering i sektorene Felles lederprogram med fokus på endringsledelse og utvikling av felles organisasjonskultur. Kartlegge kommunale eiendommer og leiekontrakter. Planlegge lokalisering av tjenestene både på kort og lang sikt (eiendomsstrategi)

36 Operasjonalisering av målsettingen om å utvikle en innovativ kommune. Arbeide fram et godt kvalitetssystem Tidslinje delprosjekt A2. Administrativ organisering og lokalisering Administrativ organisering Toppledergruppe Prinsipper for organisering i sektorene Felles lederprogram Lokalisering Innovativ kommune Kvalitetssystem Fase 2 Fase 3 Fase 4 K3 K4 K1 K2 K3 K4 K1 K2 K3 K4 8.3 A3: Økonomi og IKT Forprosjektet og erfaringene fra andre sammenslåinger har vist at det på digitalisering, IKT, fagsystemer, matrikkel, økonomi og avtaleverk er mange og store oppgaver knyttet til å bygge en ny kommune. Dette er elementer som når de fungerer ikke får mye oppmerksomhet, men som blir dramatisk om de ikke fungerer. Kartleggingsarbeidet har startet i forprosjektet. Det er åpenbare mulighet for kvalitetsutvikling og gevinstrealisering på området. Gruppen må samhandle nært med gruppe K5: Økonomisk politikk og handlingsregler. Gruppen vil møte svært mange beslutningspunkter med betydning for Nye Namsos. Alle avtaler som skal strekke seg utover 2020, må involvere sammenslåingsprosjektet og denne gruppen. Det er derfor viktig med god kartlegging, god planlegging og at gode strategier utarbeides. En kompliserende faktor er at mye av området i dag er interkommunalt med flere kommuner enn de tre sammenslåingskommunene. Samtidig er dette også er en mulighet og kanskje også på enkelte felt en nødvendighet for å oppnå tilstrekkelig kritisk masse for økonomisk gode avtaler, effektivitet, tilstrekkelig kompetanse og god nok kvalitet. Gruppen får ansvar for: Kartlegge alle systemer og avtaler for vurdering om hvilke avtaler som den nye kommunen kan o tre inn i o kan/må terminere o må konkurranseutsette o bør konkurranseutsettes for å oppnå kvalitetsmessige eller økonomisk gevinst. Gjennomføre forhandlinger med eksterne leverandører Gjennomføre anbudskonkurranser

37 Gjennomføre kommunens ansvarsområde som følge av nytt kommunenummer (matrikkel, fagsystemer, kontakt med statlige myndigheter osv., jfr. Kartverkets veileder) Forberede budsjett og LTB, regnskap og årsberetning IKT strategi og digitalisering underveis i sammenslåingsprosjektet. Det skal holdes en åpen dialog med nabokommunene i denne prosessen. Lede arkivprosjektet. Tidslinje delprosjekt A3: Økonomi og IKT Kartlegging og vurdering av systemer og avtaler Gjennomføre forhandlinger Gjennomføre anbudskonkurranser Digitale konsekvenser av kommunesammenslåingen Forberede budsjett og LTB, regnskap og årsberetning Strategi for IKT og digitalisering Arkivprosjektet Fase 2 Fase 3 Fase 4 K3 K4 K1 K2 K3 K4 K1 K2 K3 K4 8.4 A4 - An: Sektorvise arbeidsgrupper Når den administrative organiseringen er på plass og toppledergruppen er utpekt, opprettes sektorvise arbeidsgrupper. Da starter arbeidet med å organisere sektorene på ansvarsområder, utpeking av mellomledere, brukermedvirkning i sektoren osv. Utvikling av felles organisasjonskultur, felles faglig og organisatorisk forståelse, effektiv ressursutnyttelse, rekruttering- og kompetansestrategi osv. blir viktige perspektiv. God kommuneplanlegging forutsetter gode sektor og temaplaner som skal utvikles av de sektorvise arbeidsgruppene fram mot Intensjonsavtalens målsettinger om kommunen som tjenesteyter og myndighetsutøver i kap og skal være førende for arbeidet. Disse utvikles og konkretiseres i kap. 8 om tjenestetilbudet. De sektorvise arbeidsgruppene skal ledes av lederen av sektoren. Deres oppgave er: Organisasjonskulturelle og faglig tiltak for ansatte Intern organisering og utpeking av mellomledere. Utvikle forslag til sektor- og temaplaner

38 Tidslinje delprosjekt A4-An: Sektorvise arbeidsgrupper Kulturelle og identitetsskapende tiltak ansatte Organisering og mellomledere Sektor og temaplaner Fase 2 Fase 3 Fase 4 K3 K4 K1 K2 K3 K4 K1 K2 K3 K4 9 Budsjett Årsbudsjett og langtidsbudsjett skal behandles i fellesnemnd. Budsjettet under kan betraktes som et prosjektbudsjett for perioden juni 2017 (fra felles kommunestyre) til Det opprettes et eget ansvar for prosjektet under Namsos kommune sitt regnskap. Regnskapet føres som et 0-budjsett med overføring til/fra bundet driftsfond ved regnskapsavslutning. Frikjøp av arbeidskraft i kommunene refunderes kun med faktiske lønnsutgifter inkl. sosiale avgifter. Omfang av frikjøp eller andre interne krav skal avtales med prosjektleder på forhånd. Inntekter Sum 1 Engangsstøtte Byregionmidler Namsos kommune 2 (samfunnsplanlegger) Reformstøtte Infrastrukturmidler Sum Tilsvarer Utgifter linje 5 2 Overføring fra 2016 og søknad KMD i

39 Utgifter Sum 1 Jøa-brua Idrettsbygg Namdalseid Kystfiber Prosjektleder/administrasjonssjef Samfunnsplanlegger Kostnader toppledergruppe Frikjøp tillitsvalgte Prosjektorganisasjon drift Prosjektstøtte (Delprosjektledere, 9 prosjektmedarbeider, sekretær e.l.) Arkivprosjekt Digitale konsekvenser Ny hjemmeside, grafisk profil Uforutsette utgifter knyttet til arbeidet i gruppene inkl. innleie av ressurser Politisk styring og involvering Informasjon, involvering og kulturbygging ansatte Informasjon, identitet og kulturbygging innbyggerne Møter og konferanser Eksterne konsulenter Egenandeler utviklingsprosjekt Kirkelig fellesråd Div. uforutsett, prisstigning, utgifter etter Sum Balanse mill fra engangsstøtten i hht intensjonsavtalen, 1 mill fra KMD i 2016 og 1,55 mill fra KMD i Fra engangsstøtten i hht intensjonsavtalen 5 Søknad KMD Tilsvarer Inntekter linje 2. 7 Omhandler både konsekvenser av endring av kommunenummer, endringer i programvare og målsettinger om utvikling av Nye Namsos som en moderne digital kommune. 8 Settes ut på anbud 9 Rammebevilgning til arbeidsgruppe K2 10 Rammebevilgning til arbeidsgruppe P2 11 Juridisk kompetanse (innkjøp og personal) og IKT-kompetanse 12 Egenandeler for utviklingsprosjekter med eksternfinansiering som fremmer innovasjon i Nye Namsos 13 Anslag egen søknad fra Kirkelig fellesråd må behandles av Fellesnemnd. 14 Engangsstøtte og reformstøtte vil bli prisjustert i statsbudsjettet. Sekkeposten er ment til utgifter som påløper etter ev. for å nå målsettingene i intensjonsavtalens kap

40 -40-29

41 Saksmappe: 2017/ Saksbehandler: Rønnaug Aaring Enhet: Fosnes fellesfunksjoner Saksframlegg Valg av representanter til utvalg og arbeidsgrupper Utvalg Utvalgssak Møtedato Fellesnemnda Nye Namsos 3/ Prosjektleders innstilling Saken legges fram uten innstilling på navn. 1. Partssammensatt utvalg (PSU) Leder:... Personlig vara:... Medlem:...Personlig vara:... Medlem:...Personlig vara:... Medlem:...Personlig vara: Arbeidsgruppe K1 Kommuneplan Medlem fra Fosnes kommune:... Medlem fra Namsos kommune:... Medlem fra Namdalseid kommune: Arbeidsgruppe K2 Arbeidsgiverpolitikk Medlem: Arbeidsgruppe K3 Interkommunalt samarbeid Medlem:... Medlem: Arbeidsgruppe K4 Grensejustering Lund Medlem: Arbeidsgruppe K5 Økonomisk politikk og handlingsregler Medlem:... Hjemmel for vedtaket er: Reglement med mandat og fullmakt for fellesnemnda vedtatt Inndelingsloven 25 e) opprettelse av partssammensatt utvalg -41-

42 Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat S Valg av representanter til utvalg og arbeidsgrupper Saksopplysninger I forbindelse med opprettelse av fellesnemnd og vedtatt styringsdokument for gjennomføring av kommunesammenslåing skal det velges politiske representanter til partssammensatt utvalg og i første omgang fire arbeidsgrupper til koordinerte delprosjekt. Disse skal velges av fellesnemnda og har funksjonstid fram til kommunesammenslåingen 1. januar Det vil være behov for oppnevning av representanter til flere arbeidsgrupper, herunder arbeidsgruppe P1 Politisk organisering, P2 Identitet, symboler og felles kultur og P3 Valgnemnd, dette vil bli gjort senere. Tidlig oppstart av arbeidet i de fire arbeidsgruppene K1, K2, K3 og K5 vurderes som tidskritisk og er i henhold til styringsdokumentet tidfestet med oppstart høsten I vurdering er det lagt inn korte noter om mandatet for utvalgtes og arbeidsgruppenes arbeid. Vurdering 1. Partssammensatt utvalg (PSU) Kommunestyrene i Fosnes, Namdalseid og Namsos vedtok at det skal opprettes partssammensatt utvalg (PSU) med følgende representasjon: PSU skal bestå av 7 medlemmer: - Politisk representant som leder for PSU med personlig vara, velges av fellesnemnda - Tre politiske representanter med personlig vara, velges av fellesnemnda - Tre tillitsvalgte med personlig vara, oppnevnes av tillitsvalgtforum Partssammensatt utvalg skal ivareta medbestemmelsesordningen etter lov og avtaleverk og har følgende oppgaver; arbeide med hvordan de tillitsvalgte skal involveres på en god måte i beslutninger og i prosessen uttale seg om overordnet personalpolitikk eller arbeidsgiverpolitikk, herunder omstillingsdokumentet uttale seg om overordnede personalstrategier uttale seg om arbeidsreglementet uttale seg om personalpolitiske retningslinjer uttale seg om plansaker som omhandler det overordnede personalpolitiske området. 2. Arbeidsgruppe K1 Kommuneplan Arbeidsgruppen skal bestå av 9 medlemmer: - Tre politikere, en fra hver kommune, velges av fellesnemnda - Fem medarbeidere fra administrasjonen, disse er allerede oppnevnt: Inge Ryan (prosjektleder), Rønnaug Aaring (Fosnes), Odd Arne Flasnes (Midtre Namdal samkommune), Kjell Einvik (Namdalseid) og Ståle Ruud (Namsos) - En representant fra fagforeningene, oppnevnes av tillitsvalgtforum -42-

43 Samfunnsplanlegger er gruppens prosjektstøtte. Intensjonsavtalen kapittel beskriver målsettinger for Nye Namsos som samfunnsutvikler. Det handler om langsiktig tenkning rundt arealbruk, utbygging av infrastruktur, steds - og sentrumsutvikling, næringsutvikling og samfunnsutvikling i bred forstand. Befolkningsutvikling, gode levekår for alle, folkehelse og miljø er viktige perspektiv i en moderne kommuneplan, og dette gjenspeiles også i intensjonsavtalen. I intensjonsavtalens punkt 9 om samfunnsutvikling står det bl.a.: Som grunnlag for en helhetlig samfunnsutvikling i tråd med intensjonsavtalens målsetninger, skal fellesnemnda så snart som mulig starte arbeidet med å utarbeide en ny og felles kommuneplan. Arbeidet skal være bredt forankret hos alle dagens kommuner og sikre en tydelig involvering for på best mulig måte å bli et godt styringsredskap for fremtidig utvikling til innbyggernes beste. Midlertidig fellesnemnd vedtok i forprosjektfasen å lyse ut en stilling som samfunnsplanlegger for å få i gang prosessen med felles kommuneplan. Samfunnsplanlegger er ansatt og tiltrådte stillingen Arbeidsgruppen får ansvar for kommuneplanprosessen og intensjonsavtalens kapittel 9 om samfunnsutvikling. 3. Arbeidsgruppe K2 Arbeidsgiverpolitikk Arbeidsgruppen skal bestå av 8 medlemmer: - En politiker (bør sitte i PSU), velges av fellesnemnda - Fem medarbeidere fra administrasjon, disse er allerede oppnevnt: Inge Ryan (prosjektleder), Sonja Høkholm (Fosnes), Torgeir Skjevik (Namdalseid), Anne Kristin Melgård (Namsos), Tor Brenne (Midtre Namdal samkommune) - To representanter fra fagforeningene, oppnevnes av tillitsvalgtforum Prosjektmedarbeider er gruppens prosjektstøtte. Intensjonsavtalens kapittel 4.3 gir føringer for Nye Namsos som arbeidsgiver. Det skal bygges en ny kommune og legges til rette for en virksomhetsoverdragelse av 4 organisasjoner. En god og framtidsrettet arbeidsgiverpolitikk gir et felles verdigrunnlag for folkevalgte, ledere, medarbeidere og tillitsvalgte og er grunnlaget for at Nye Namsos skal bli en attraktiv arbeidsgiver. Det er viktig å få en overordnet arbeidsgiverpolitikk på plass så fort som mulig. Det samme gjelder også et omstillingsdokument og en omstillingsavtale med fagforeningene. Arbeidet med innplassering og omplassering av personell vil komme i gang raskt etter at den administrative organiseringen er avklart. Lønns- og arbeidsvilkår skal harmoniseres og nye særavtaler forhandles fram. Et systematisk arbeid med kompetanseplanlegging og utvikling skal på plass. 4. Arbeidsgruppe K3 Interkommunalt samarbeid Arbeidsgruppen skal ha 7 medlemmer: - To politikere, velges av fellesnemnda - Tre medarbeidere fra administrasjon, disse er allerede oppnevnt: Inge Ryan (prosjektleder), Rønnaug Aaring (Fosnes) og Erik Fossland Lænd (Namsos) - To representanter fra fagforeningene, oppnevnes av tillitsvalgtforum Prosjektmedarbeider økonomi er gruppens prosjektstøtte. Nye Namsos har en rekke avtaler om interkommunalt samarbeid og har eierskap i flere IKS er og AS er. Alle disse avtalene må sies opp av de tre gamle kommunene og erstattes med en ny avtaler. Nye vedtekter må vedtas. Dette blir et omfattende og tidskrevende arbeid. -43-

44 Nye Namsos har målsetting om å tilby alle tjenester for sine innbyggere selv, men åpner for interkommunale løsninger der dette er nødvendig eller hensiktsmessig, jamfør Intensjonsavtalens punkt Nye Namsos må utvikle en god eierskapsstrategi. Dette er også et viktig område for gevinstrealisering. 5. K4 Grensejustering Lund Arbeidsgruppen skal bestå av 5 medlemmer: - En politiker, velges av fellesnemnda - To representanter fra Lund krets - To medarbeidere fra administrasjon, disse er allerede oppnevnt: Kjell Einvik (Namdalseid) og Nils Halvard Brørs (Namsos) Prosjektmedarbeider er gruppens prosjektstøtte. Intensjonsavtalens pk åpner for grensejustering for Lund krets i Nærøy kommune. Befolkningen i Lund har i en folkeavstemning gått inn for en grensejustering. Denne er tatt til følge av kommunestyret i Nærøy. Grensejusteringer er regulert i Inndelingslova og beslutningen er delegert til fylkesmannen. Det skal gjennomføres en grensedragning og et økonomisk oppgjør mellom kommunene. Grensejusteringen håndteres som eget delprosjekt. Befolkningen i Lund krets skal være representert i arbeidsgruppen med to representanter. Arbeidet med grensejusteringen anbefales startet allerede høsten Det er viktig bl.a. for å få til en best mulig prosess foran valget som skal gjennomføres høsten Det er viktig for innbyggerne i Lund at de får klarhet i spørsmålet slik at de kan delta i den demokratiske prosessen rundt et lokalvalg som starter allerede med arbeidet i partilagene. Befolkningen i Lund sikres informasjon og medinnflytelse i prosessen gjennom at de gjennom sin representant får møte- og talerett i fellesnemnda. Innbyggerne skal ha løpende informasjon om prosessen. Delprosjektet skal bistå prosjektleder med å utarbeide beslutningsgrunnlag for at fellesnemnda skal kunne gjennomføre prosess med grensejustering etter Inndelingsloven, herunder grensedragning og økonomisk oppgjør mellom kommunene. 6. K5 Økonomisk politikk og handlingsregler Arbeidsgruppen skal bestå av 6 medlemmer: - En politiker, velges av fellesnemnda - Fem medarbeidere fra administrasjon, disse er allerede oppnevnt: Inge Ryan (prosjektleder), Ketil Sørvig (Namsos), Jan Arne Alstad (Fosnes), Jan Morten Høglo (Namdalseid) og Erik Fossland Lænd (Namsos) Prosjektmedarbeider økonomi er gruppens prosjektstøtte. Intensjonsavtalens kapittel 7 omhandler økonomi i den nye kommunen. Det legges vekt på at økonomien skal være bærekraftig og solid i et langsiktig perspektiv. Overgangsperioden på 15 (20) år skal brukes for å sikre kommunen handlingsrom som grunnlag for gode tjenester for innbyggerne. For å nå dette målet må økonomisk politikk og handlingsregler få stor oppmerksomhet allerede fra sammenslåingsprosjektet. Intensjonsavtalen har også målsettinger om nivå på eiendomsskatt. -44-

45 Saksmappe: 2017/ Saksbehandler: Rønnaug Aaring Enhet: Fosnes fellesfunksjoner Saksframlegg Kommunikasjonsstrategi i perioden frem til Utvalg Utvalgssak Møtedato Fellesnemnda Nye Namsos 4/ Prosjektleders innstilling Vedlagte kommunikasjonsstrategi i perioden frem til vedtas. Hjemmel for vedtaket er: Styringsdokument for gjennomføring av kommunesammenslåing vedtatt

46 Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat X Kommunikasjonsstrategi i perioden fram til opprinnelig plan S Kommunikasjonsstrategi i perioden frem til X Kommunikasjonsstrategi i perioden fram til Vedlegg: 1 Kommunikasjonsstrategi i perioden fram til Saksopplysninger Kommunene Fosnes, Namdalseid og Namsos har vedtatt å slå seg sammen til en ny kommune fra Behovet for informasjon og dialog er forventet å være stort både blant innbyggere, ansatte og folkevalgte i de tre kommunene fram mot sammenslåingen. Erfaringer fra andre kommunesammenslåinger viser at kommunene må prioritere et løpende informasjonsog kommunikasjonsarbeid. Kommunikasjonsstrategien skal være forankret i mål og virkemidler i kommunesammenslåingens intensjonsavtale. Kommunikasjonsstrategien skal gi overordnede føringer og samtidig være tiltaksorientert. Strategien er et dynamisk dokument som må vurderes og videreutvikles underveis mot sammenslåingen. Vurdering Forslag til kommunikasjonsstrategi for prosjektperioden i etableringen av Nye Namsos er utarbeidet av arbeidsgruppe kommunikasjon og behandlet av prosjektgruppen. Arbeidsgruppen kommunikasjon har bestått av kommunikasjonsrådgiver Ole Morten Melgård fra Namsos kommune, leder for servicekontoret i Fosnes Ella Skjærvik, leder for servicekontoret i Namdalseid kommune Brit Randi Sæther Pedersen, Cathrine Nielsen Guldvik medarbeider servicetorget i Namsos kommune, Andreas Finstad driftssjef IT Namsos kommune, felles tillitsvalgtrepresentant Ronny Vaagen fra Namdalseid kommune og prosjektleder Tor Brenne. Forslag til kommunikasjonsstrategi er klar til behandling og godkjenning i fellesnemndas første møte, og gjelder til sammenslåingen

47 Kommunikasjonsstrategi i perioden frem til Forslag til fellesnemnda for behandling

48 Innholdsfortegnelse Kommunikasjonsstrategi i perioden frem til Innledning Målsettinger Gjennomgående prinsipper Åpenhet Tilgjengelighet Samspill og dialog Målgrupper Interne Eksterne Informasjonsbehov fordelt på målgrupper Informasjonskanaler Ansvar Kommunikasjonsroller Kommunikasjonsprosjekter for Nye Namsos Kommunikasjonstiltak Kulturbyggende og identitetsskapende tiltak frem mot Kontaktinformasjon Side 2 av

49 1 Innledning Kommunikasjonsstrategi i perioden frem til Kommunene Fosnes, Namdalseid og Namsos har vedtatt å slå seg sammen til en ny kommune fra Behovet for informasjon og dialog er forventet å være stort både blant innbyggere, ansatte og folkevalgte i de tre kommunene fram mot sammenslåingen. Erfaringer fra andre kommunesammenslåinger viser at kommunene må prioritere et løpende informasjons- og kommunikasjonsarbeid. Kommunikasjonsstrategien skal være forankret i mål og virkemidler i kommunesammenslåingens intensjonsavtale. Kommunikasjonsstrategien skal gi overordnede føringer og samtidig være tiltaksorientert. Strategien er et dynamisk dokument som må vurderes og videreutvikles underveis mot sammenslåingen. Avgrensning Kommunikasjonsplan for prosjektperioden i etableringen av Nye Namsos skal være klar til behandling og godkjenning i fellesnemndas første møte, og gjelde til sammenslåingen Målsettinger Kommunikasjonsarbeidet skal sørge for at innbyggere, ansatte og folkevalgte til enhver tid holdes best mulig orientert om kommunesammenslåingens målsettinger, prosesser og resultater. bidra til å skape oppslutning og tillit til sammenslåingsprosessen og til den nye kommunen. sikre informasjonsutveksling mellom de tre kommunene og koordinere den eksterne kommunikasjonen ut mot innbyggere, andre offentlige myndigheter og samarbeidspartnere. bidra til å skape entusiasme og ønske om deltakelse i prosessene. bidra til å skape felles identitet og kultur på tvers av nåværende kommunegrenser både for innbyggere og ansatte. Side 3 av

50 3 Gjennomgående prinsipper Kommunikasjonsstrategi i perioden frem til Kommunikasjonsarbeidet skal bidra til at innbyggere, ansatte og folkevalgte: er informerte om sammenslåingen har tillit til etableringen av den nye kommunen og trygghet for resultatet har mulighet til å ta del i ulike deler av prosessen Kommunikasjonen skal preges av: 3.1 Åpenhet Åpenhet og innsyn styrker innbyggernes og de ansattes tillit. Alle relevante dokumenter skal gjøres tilgjengelig for innbyggere, ansatte og presse. Kommunikasjon om kommunereformen skal samkjøres i de tre kommunene slik at formidlingen skjer med én stemme. Samtidighet bør tilstrebes. Likevel kan det være behov for lokal tilpasning. Gjenbruk av relevant informasjon i ulike kanaler er hensiktsmessig. Det etableres digitale felleskanaler for intern og ekstern informasjon som drives parallelt med kommunenes egne kanaler fram til sammenslåingstidspunktet. Informasjon fra disse felleskanalene kobles opp mot kommunenes egne kanaler. 3.2 Tilgjengelighet Informasjon må være tilgjengelig for alle. Digitale informasjonskanaler skal suppleres med informasjon via media, trykksaker og i direkte møter med innbyggere og ansatte. Det bør vurderes å direkteoverføre (streame) møter i fellesnemda og informasjonsmøter for ansatte og innbyggere. 3.3 Samspill og dialog "Det skal legges vekt på mulighet for toveiskommunikasjon og aktiv deltagelse. Side 4 av

51 4 Målgrupper Kommunikasjonsstrategi i perioden frem til Interne Ansatte Nye Namsos har ambisjon om å være en attraktiv arbeidsgiver. En god omstillingsprosess skal sikre at ansatte ikke forlater organisasjonen underveis i omstillingen. God og åpen kommunikasjon mellom ledere og ansatte samt ansattes aktive deltakelse i prosessen vil være avgjørende. Alle ansatte blir berørt av sammenslåingen, og kan ha ulike holdninger til endringsprosesser. Det er derfor nødvendig å sette seg inn i den ansattes situasjon og anerkjenne eventuell usikkerhet. Tillitsvalgte skal involveres i alle deler av prosessen for å sikre ansattes rettigheter. Tillitsvalgte/vernetjenesten spiller en viktig rolle i det interne kommunikasjonsarbeidet, særlig rettet mot ansatte i alle tre kommuner. Her er det samtidig regel- og avtaleverk som setter formelle rammer for medvirkning, involvering og kommunikasjon. Ansatte har behov for å vite hva som skal skje, når det skal skje, hvorfor det skal skje og ikke minst hvordan dette berører den enkelte. God og koordinert internkommunikasjon gir ansatte forutsigbarhet, innblikk i prosessen og mulighet til å involvere seg. Informasjon som først og fremst angår ansatte skal alltid kommuniseres internt før det går ut i eksterne kanaler. Internkommunikasjon er et lederansvar. Ledere på alle nivåer har ansvar for at ansatte har tilgang på nødvendig og samkjørt informasjon og må derfor settes i stand til å gi denne informasjonen. Ansatte har samtidig ansvar for å holde seg orientert gjennom de kanaler som gjøres tilgjengelige. Temaer som lokalisering, eventuelle endringer av stillinger/oppgaver, forholdet mellom faste og midlertidige stillinger og eventuelle reforhandlinger av avtaler krever bevisst og god kommunikasjon. Ulike virksomheter i kommunene blir berørt på ulikt vis underveis i sammenslåingsprosessen noen direkte, andre mer indirekte. Man må derfor ta hensyn til ulike behov i gjennomføring av kommunikasjonstiltak. Folkevalgte Politiske møter i fellesnemnda i Nye Namsos skal gjøres tilgjengelig på saksbehandlingsprogrammet ephorte med møteinnkalling, saksutredninger og referater som i ordinære politiske fora. De folkevalgte i de tre kommunestyrene skal holdes løpende orientert om prosessen. Side 5 av

52 4.2 Eksterne Kommunikasjonsstrategi i perioden frem til Innbyggere Innbyggerne skal gis løpende informasjon om sammenslåingsprosessen. Det skal legges opp til toveis kommunikasjon der dette er mulig. Det skal initieres identitetsbyggende tiltak - en Nye Namsos identitet. Et viktig budskap blir at det skal bygges en ny kommune - ikke at det er to små som blir innlemmet i en større kommune. Presse Pressen skal holdes løpende orientert om prosessen og stimuleres til å skrive om og formidle nyheter om Nye Namsos. Regionale og nasjonale myndigheter Fylkeskommunen, Fylkesmannen, Distriktssenteret og sentrale myndigheter skal holdes løpende orientert om prosessen. Innbyggere, ansatte og folkevalgte i andre kommuner Prosessen med etablering av Nye Namsos vil være viktig for nabokommunene. God løpende informasjon skal gis. Interkommunale samarbeid skal forberedes på endringen som kommer med kommunesammenslåingen. Det bør utvikles kontakt med andre kommuner som er i en lignende kommunesammenslåingsprosess gjennom direktekontakt og deltakelse i nasjonale fora. Gjensidig informasjonsutveksling videreføres med Overhalla kommune. Side 6 av

53 4.3 Informasjonsbehov fordelt på målgrupper Kommunikasjonsstrategi i perioden frem til Målgrupper Interne Eksterne Frekvens og eksempler på informasjonsbehov Folkevalgte Hyppig og regelmessig informasjon. Eksempler: Hvilke saker skal opp til politisk behandling og hvilke vedtak gjøres (fellesnemnda, kommunestyret, formannskapet)? Hvilke konsekvenser har sammenslåingen for folkevalgte organer? Hvordan organisere valg i den nye kommunen - Kommune- og fylkestingsvalget 2019 Ansatte Hyppig og regelmessig informasjon. (medarbeidere og ledere - også i Eksempler: Hvilke konsekvenser får sammenslåingen for meg og min arbeidsplass? Hvordan blir min nye interkommunale selskaper o.l) arbeidshverdag? Hvordan holder jeg meg oppdatert om prosessen - hvor finner jeg informasjon? Hvordan kan jeg delta, påvirke og bidra i prosessen? Hvordan kan jeg som leder bidra til god kommunikasjon i prosessen? Hvordan kan jeg som leder håndtere usikkerhet og frustrasjon i prosessen? Tillitsvalgte Hyppig og regelmessig informasjon. Eksempler: Hvordan blir de ansattes rettigheter sikret? Hvordan sikres de tillitsvalgte/ansatte medbestemmelse? Hvordan kan jeg delta, påvirke og bidra i prosessen? Hvilke saker skal opp til politisk behandling og hvilke vedtak gjøres (fellesnemnda, kommunestyret, formannskapet)? Innbyggere (ulike målgrupper fordelt på blant annet alder, utdanning, geografi) Frivillige organisasjoner Næringsliv Regionale og nasjonale myndigheter Innbyggere, ansatte og folkevalgte i andre kommuner Media Informasjon når noe nytt, ellers kun oppdateringer. Eksempler: Hva blir konsekvensene for meg som innbygger? Hvordan blir kommunale tjenester påvirket av sammenslåingen? Hvordan skal lokaldemokratiet ivaretas? Hvordan kan jeg delta og påvirke den videre prosessen? Hvor kan jeg henvende meg for å få svar på spørsmål? Hvordan blir jeg bedre kjent med de to andre kommunene? Informasjon når noe nytt, ellers kun oppdateringer. Eksempler: Hva blir konsekvensene for vår organisasjon? Hvordan kan vi delta og påvirke den videre prosessen? Hvor kan vi henvende oss for å få svar på spørsmål? Informasjon når noe nytt, ellers kun oppdateringer. Eksempler: Hva blir konsekvensene for min bedrift? Hva blir konsekvensene for næringslivet generelt? Hvordan kan vi delta og påvirke den videre prosessen? Hvor kan vi henvende oss for å få svar på spørsmål? Informasjon når noe nytt, ellers kun oppdateringer. Eksempler: Hva er generelt nytt om prosessen? Informasjon når noe nytt, ellers kun oppdateringer. Eksempler: Hva er generelt nytt om prosessen? Når skjer hva i prosessen? Hva er interessant for våre lesere/lyttere/seere? Side 7 av

54 5 Informasjonskanaler Kommunikasjonsstrategi i perioden frem til For å kunne nå alle målgruppene på en hensiktsmessig måte er det nødvendig å benytte ulike kanaler. Digitale kanaler prioriteres. Øvrige kanaler vil benyttes for å lede inn til de prioriterte kanalene og nå enkeltmålgrupper ved behov. Valg av kanal skal alltid være basert på en vurdering av hvordan målgruppen best kan nås på en effektiv og god måte, i tråd med de overordnede målene for kommunikasjonsarbeidet. Informasjonskanal Hjemmeside Trykksaker Facebookside Instagram Andre sosiale kanaler Pressemeldinger og tips til pressen Nyheter på intranett Prosjektområde på Sharepoint Office 365 Informasjonsmøter/ arrangementer Betalt markedsføring Målrettede utsendelser Merknader Nye Namsos får egen hjemmeside med adressen Her publiseres alle dokumenter i prosessen, og nettstedet vil bli navet for informasjon om den nye kommunen og hva som skjer i etableringsprosessen for alle målgrupper. Det lages godt synlige koblinger til siden fra kommunenes egne hjemmesider. Siden vil ha informasjon om Nye Namsos, møter og referater, prosjektorganisasjonen, kommunereformen m.m. Det skal være en egen fane for ansatteinformasjon på nyenamsos.no. Virksomhetsledere som har ansatte som ikke har tilgang på internett må ansvarliggjøres i forhold til å spre informasjon. Papirbasert informasjon til alle husstander kan være et godt supplement til de digitale kanalene, for å sikre at vi når flest mulig - også de som ikke er aktive brukere av internett. Melkrampa (Namdalseid) og Fosnes kommunes informasjonsskriv er relevante i denne sammenhengen. Det er ikke planlagt opprettet en egen Facebookside for Nye Namsos. Eksisterende Facebooksider for Namsos og Namdalseid benyttes når hensiktsmessig. Sidene slås sammen i 2020 og vil gjelde for hele kommunen. Det er opprettet en Instagramkonto for Nye Namsos. Målsettingen er at bilder fra den nye kommunen kan deles og at vi kan skape fellesskap og identitet til den nye kommunen. Det oppfordres til å bruke #nyenamsos. Vurderes underveis. Ordførere, rådmenn, prosjektleder og kommunikasjonsrådgiveren i Namsos har ansvar for kontakt med media. Kun generell opplysning om opprettelse av ansattedel på legges på intranett når er publisert. Dette for å unngå å vedlikeholde informasjon på to steder. Referater, notater og andre dokumenter fra prosjektgrupper og alle arbeidsgrupper legges på eget prosjektområde på Sharepoint Office 365 med innsyn for alle involverte. Politisk og administrativ ledelse skal delta på informasjonsmøter og arrangementer for ansatte, innbyggere og andre etter behov. Annonsering/kunngjøringer/kampanjer på internett, sosiale media og i tradisjonelle media på nett og papir kan bidra til å spre informasjon og til omdømmebygging av den nye kommunen. Aktivt målrettet utsending av spesifikk informasjon til spesifikke målgrupper, enten elektronisk eller fysisk. Side 8 av

55 6 Ansvar Kommunikasjonsstrategi i perioden frem til Fellesnemnda har det formelle ansvaret for kommunikasjonsarbeidet. Administrasjonssjefen har det utøvende ansvaret. Det etableres en arbeidsgruppe for kommunikasjon. Gruppen er kommunikasjonsfaglig rådgiver og bistår administrasjonssjefen med planlegging og gjennomføring av kommunikasjonstiltak innenfor de rammene som settes. Tillitsvalgte og ledergruppene i de tre kommunene har et medansvar i å formidle informasjon til de ansatte og å skape arenaer for direktekontakt med ansatte på arbeidsplassene. Ledere og tillitsvalgte har også et ansvar for å bringe informasjon tilbake til arbeidsgruppen for kommunikasjon rundt sammenslåingen. Det samme har fellesnemnd og administrasjonssjef. De ansvarlige for faktisk kommunikasjon må gjøres godt orienterte slik at de går ut med nødvendig, riktig og koordinert informasjon. 7 Kommunikasjonsroller Hovedprinsipp for medieuttalelser: Leder for fellesnemnda/folkevalgte er talerør for hva Nye Namsos skal bli og beslutningene i fellesnemnda. Administrasjonssjef er talerør for hva som skjer i prosessen. 8 Kommunikasjonsprosjekter for Nye Namsos Kommunikasjonsprosjekter må igangsettes parallelt med gjennomføringen av kommunikasjonsstrategien for sammenslåingsprosjektet. Etablere digital samhandlingsplattform (Office 365) for ansatte i de tre kommunene (2017/2018) Ny hjemmeside for Namsos kommune (oppstart 2018) som publiseres Lage kommunikasjonsstrategi for Namsos gjeldende fra Visuell identitet/grafisk profil/profilhåndbok (oppstart 2017). Medieretningslinjer ferdigstilles i løpet av Språkprofil ferdigstilles i løpet av Kontinuerlig arbeid med informasjon og kommunikasjon. Side 9 av

56 9 Kommunikasjonstiltak Forslag på kommunikasjonstiltak for ansatte, innbyggere, frivillighet, næringsliv, media og andre interessenter. Kommunikasjonsstrategi i perioden frem til Periode Aktivitet Målgruppe Mål Beskrivelse Ansvarlig Vedtatt Ny midlertidig logo Innbyggere, ansatte Midlertidig felles identitet i prosjektperioden Brukes i alle kanaler og ved alle anledninger Arbeidsgruppe kommunikasjon Vedtatt Nettside i prosjektperioden Arbeidsgruppe kommunikasjon Kommunenes egne nettsider Kommunenes Facebooksider Namsos Namdalseid Annonsering Innbyggere, ansatte og andre interesserte. Innbyggere, ansatte og andre interesserte. Innbyggere og andre interesserte Innbyggere/ deltakere på ulike arrangement Nye Namsos får egen hjemmeside med adressen og nettstedet vil bli navet for informasjon om den nye kommunen og hva som skjer i etableringsprosessen for alle målgrupper. Skal ha link til felles nettside nyenamsos.no Rask og effektiv spredning av info. God spredningseffekt til målgruppene i kommunene. Skape oppmerksomhet om milepæler/prosessen Få opp deltakelse på arrangementer. Her publiseres alle dokumenter i prosessen. Siden vil ha informasjon om Nye Namsos, møter og referater, prosjektorganisasjonen, kommunereformen m.m. Det skal være en egen fane for ansatteinfo. på nyenamsos.no. Kommunenes egne nettsider består fram til Benyttes til å formidle informasjon av betydning for innbyggerne i enkeltkommunene. Henviser ellers til informasjon på felles nettside for Nye Namsos: Fra blir det én felles Facebookside for Nye Namsos. Viktig informasjon til innbyggerne (supplement til egne kanaler): større arrangementer, folkemøter o.l. Redaksjon i den enkelte kommune Redaksjon i den enkelte kommune Kommunikasjonsrådgiver og servicetorg i Namsos kommune, servicekontor i Namdalseid og Fosnes kommune Folkemøter Innbyggerne Skape dialog og tillit. Spre kunnskap og bygge identitet. Møter med ulike tema/målgrupper Arbeidsgruppe P2 Identitet, symboler og felles kultur Side 10 av

57 Oppstart januar 2018 Etablere hjemmeside for den nye kommunen Publiseres Innbyggere Ansatte Folkevalgte Andre interesserte Informasjon og dialog Kommunikasjonsstrategi i perioden frem til Info om alle tjenester i den nye kommunen, Arbeidsgruppe A1 digitale innbyggertjenester, høringsmodul, Kommunikasjon planportal, elektroniske skjema, chat, andre aktuelle tjenester 2018 Informasjonsbrosjyre Innbyggere Nå alle innbyggere Sikre at beslutninger blir kjent når det er gjort vedtak som får særlig betydning for innbyggerne Kortfattet og lett forståelig tekst forteller innbyggerne hvordan den nye kommunen vil se ut. Har hovedvekt på hva som vil være nytt for innbyggerne. Sendes ut til alle husstander i de tre kommunene. Arbeidsgruppe A1 Kommunikasjon Oppstart høst 2017 *Visuell identitet (grafisk profil) Alle Den nye kommunen skal fremstå helhetlig, profesjonell og gjenkjennbar på nett, trykk og andre flater. Utforme visuell identitet for den nye kommunen (grafisk profil/profilhåndbok) Arbeidsgruppe P2 Identitet, symboler og felles kultur Oppstart januar 2018 Lage kommunikasjonsstrategi for den nye kommunen, gjeldende fra Markedsmateriell Alle Effektiv kommunikasjon Informasjonskanaler, medieretningslinjer, profiler m.m. Alle Helhetlig profilering av prosessen frem mot ny kommune Vurderes kontinuerlig Bidrar til å bevisstgjøre, synliggjøre og bygge identitet i den nye kommunen Arbeidsgruppe A1 Kommunikasjon Arbeidsgruppe P2 Identitet, symboler og felles kultur Språkprofil Alle Nye Namsos skal satse på klart språk som et viktig virkemiddel i dialogen vi har med omverdenen. Dvs. at vi skal uttrykke oss på en måte som gjør at mottakeren forstår budskapet, uansett hvem mottakeren er. Språkprofilen skal gi alle ansatte i den nye kommunen en felles forståelse av hvordan vi skal kommunisere skriftlig. Retningslinjene skal bygge på Språkrådets regler. Arbeidsgruppe A1 Kommunikasjon Tillitsvalgte Ansatte Tilgang til relevant Eget område på hjemmesiden Fellesnemnda Side 11 av

58 organer/ vernetjenesten Folkevalgte organer Alle informasjon for ansatte. Viktig å bidra til at tillitsvalgte har kommunikasjonsverktøy Kommunestyrene bør ha et fast punkt med informasjon om Nye Namsos på agendaen i hvert møte. Alle folkevalgte bør oppleve å få tilstrekkelig info om hva som skjer i prosessen. Kommunikasjonsstrategi i perioden frem til Ledere Tillitsvalgte De folkevalgte spiller en svært viktig rolle og Arbeidsgruppe P2 må være godt orientert om prosessen. Identitet, symboler og felles kultur * Ønsket tidslinje grafisk profil: Kravspesifikasjon og utforming av anbudskriterier. Oppstart Anbudsdokument publiseres senest Frist for valg av tilbyder Ferdig grafisk profil fra firma Implementeringsperiode (hjemmeside, dokumentmaler, profilering osv) Grafisk profil ferdig implementert Kulturbyggende og identitetsskapende tiltak frem mot 2020 Det utarbeides tiltaksplan som rulleres årlig i forbindelse med budsjettprosessen. 11 Kontaktinformasjon Side 12 av

59 Har du spørsmål om kommunikasjonsstrategien for Nye Namsos? Vi hører gjerne fra deg. Kommunikasjonsstrategi i perioden frem til Fosnes kommune Telefon: , postmottak@fosnes.kommune.no Namdalseid kommune Telefon: , postmottak@namdalseid.kommune.no Namsos kommune Telefon: , postmottak@namsos.kommune.no Hjemmeside Nye Namsos: Side 13 av

60 Saksmappe: 2017/ Saksbehandler: Rønnaug Aaring Enhet: Fosnes fellesfunksjoner Saksframlegg Søknad om midler til sammenslåing av fellesrådene Utvalg Utvalgssak Møtedato Fellesnemnda Nye Namsos 5/ Prosjektleders innstilling Fellesnemnda innvilger Midtre Namdal kirkelig fellesråd ,- kroner til arbeidet med sammenslåing av Midtre Namdal kirkeligfellesråd og Namdalseid kirkelig fellesråd. Hjemmel for vedtaket er: Styringsdokument for gjennomføring av kommunesammenslåing. Fosnes kommune, Namdalseid kommune, Namsos kommune og Lund Krets. -60-

61 Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat I Kirkelig fellesråd - søknad om midler til sammenslåing av fellesrådene - tiltaksplan S Søknad om midler til sammenslåing av fellesrådene Namdal kirkelig fellesråd Vedlegg: 1 Tiltaksplan for sammenslåing av fellesrådene Saksopplysninger Sammenslåing av kommunene Namsos, Fosnes og Namdalseid til Nye Namsos kommune innebærer sammenslåing av de kirkelige fellesråd for samme område. Dagens fellesrådsorganisering er en sammenslutning av fire fellesråd (Flatanger, Fosnes, Overhalla og Namsos) med navnet Midtre Namdal kirkelige fellesråd. Fellesrådsamarbeidet er godkjent som en fast ordning fra og med Ny fellesrådsstruktur, som en følge av en kommunesammenslåing, vil da bli å innlemme Namdalseid kirkelige fellesråd i Midtre Namdal kirkelige fellesråd. I juridisk forstand er dette en virksomhetsoverdragelse, som betyr at arbeidstakerne overføres fra en arbeidsgiver (det «gamle» fellesrådet) til en annen (det «nye» fellesrådet). Midtre Namdal kirkelig fellesråd søker nå om tilskudd for å gjennomføre dette arbeidet, søknaden er vedlagt saken. I Styringsdokument for gjennomføring av kommunesammenslåing (behandlet av midlertidig fellesnemnd ) er det i prosjektbudsjettet gjort et anslag på utgifter til Midtre Namdal kirkelig fellesråd på kr ,- i Det er ikke avsatt midler i 2017 og I Midtre Namdal kirkelig fellesråd sin søknad er deres utgifter budsjettert med kr ,- i 2017, kr ,- i 2018 og kr ,- i 2019, samlet kr ,-, noe som innebærer at fellesnemnda tilsetter/engasjerer prosjektleder i 25 % stilling fra høsten 2017 til november I Kommunaldepartementets veileder del 1 «Formelle rammer i byggingen av nye kommuner» står det å lese i punkt Informasjon til berørte interesser; Det er viktig at kommunen gir god informasjon til berørte interesser og organisasjoner som blir påvirket av kommunesammenslåinger. For eksempel vil kirkelige fellesråd dekkes innenfor departementets støtte til dekning av kommunenes engangskostnader i reformen. Vurdering Sammenslåingsarbeidet mellom kommunene Fosnes, Namsos og Namdalseid, samt grensejusteringen for Lund krets organiseres som et program. Programmet er en samling av delprosjekter med felles overordnet mål. Programmet er utarbeidet med bakgrunn i de anbefalinger som er spilt inn i forprosjektfasen, sentrale veiledere og systematiserte erfaringsutveksling og drøftinger med andre kommuner i sammenslåingsprosesser. I budsjettet for programmet (styringsdokumentet) har fellesnemnda prioritert utgiftene for hvert delprosjekt innen inntektsrammen, for å gjennomføre sammenslåing og nå målene i intensjonsavtalen, slik det er beskrevet i programmet. Økning av utgiftsnivå innenfor et delprosjekt, vil kunne bety reduksjon av aktivitet innenfor andre delprosjekt. -61-

62 Delprosjektene er ikke ferdig utviklet, ved oppstart og arbeid i arbeidsgruppene vil aktiviteten innenfor de enkelte delprosjekters rammer defineres med tiltaksplan, tidsfrister og budsjett. Det kan bety behov for endring i rammene for noen delprosjekt, for noen behov for økning av utgiftene, mens andre vil kunne få reduksjon i utgiftene. Prosjektet med sammenslåing av de tre kommunene er i startfasen og før alle delprosjektene i sin helhet er detaljert planlagt, anbefaler prosjektleder at man ikke binder opp konkrete midler ut over det som er foreslått i budsjettet. Prosjektleder tilrår at fellesnemnda følger styringsdokumentet og innenfor de økonomiske rammene som der er gitt, innvilger fellesrådets søknad om tilskudd med ,- kroner. -62-

63 -63-

64 -64-

65 Saksmappe: 2017/ Saksbehandler: Rønnaug Aaring Enhet: Fosnes fellesfunksjoner Saksframlegg Møteplan for fellesnemnda 2017 Utvalg Utvalgssak Møtedato Fellesnemnda Nye Namsos 6/ Leder for fellesnemnda sin innstilling Det vedtas følgende møteplan for fellesnemnda i 2017: Fredag 20. oktober kl. 09:00 Fredag 17. november kl. 09:00 Fredag 15. desember kl. 09:00-65-

66 Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat S Møteplan for fellesnemnda 2017 Saksopplysninger Datoene foreslås i forhold til to prosesser som er særdeles viktig å få arbeidet med i høst, utarbeidelse av 1) omstillingsdokumentet og 2) koordinering av budsjettprosessene. Det vises til Styringsdokument for gjennomføring av kommunesammenslåing. Alle møtene avholdes i møterom Rian, Namdalshagen i Namsos. -66-

67 PS7/17Referatsaker -67-

68 Til ordfører og rådmann og medlemmer av Fellesnemda Deres ref Vår ref 17/ Dato 11. august 2017 Invitasjon til å delta i prosjektet: Fornying og utvikling av lokaldemokratiet i kommuner med vedtak om sammenslåing - Ny mulighet til å delta for kommuner som ikke rakk å melde seg på innen fristen - ny frist:: 1. oktober 2017 Kommunal- og moderniseringsdepartementet vil med dette gi kommuner som arbeider med sammenslåing, men som ikke rakk å melde seg på innen fristen i vår, en ny mulighet til til å delta i det toårige prosjektet for å utvikle lokaldemokratiet: Fornying og utvikling av lokaldemokratiet. Departementet vil i prosjektet legge til rette for gode diskusjoner og utviklingsarbeid i kommunene på flere måter: Arrangere samlinger for politikere, prosjektledere og deltakere fra sivilsamfunnet Tilby verktøy for å undersøke tilstanden for lokaldemokratiet i sammenslåingskommunene (jf. egen invitasjon fra KS) Underveisevalueringer for bl.a. å vurdere løsningsalternativer og overføringsverdien til prosjektkommunene Tilskudd inntil kroner per "nye kommune" til å arbeide med lokaldemokratiet fra det andre prosjektåret, (med forbehold om at Stortinget godkjenner dette). Hovedtema på samlingene I prosjektet ønsker vi å legge til rette for gode diskusjoner og utviklingsarbeid i kommunene som handler om: Hvilket lokaldemokrati kommunene ønsker å utvikle for sine nye kommuner Hvordan organisere og utforme den politiske styringen i de nye kommunene slik at de folkevalgte blir satt best mulig i stand til å ivareta mandatet velgerne har gitt dem. Hvordan organisere et best mulig samspill mellom kommunen og innbyggerne i utforming og iverksetting av politiske tiltak. Postadresse Postboks 8112 Dep 0032 Oslo postmottak@kmd.dep.no Kontoradresse Akersg Telefon* Org no Avdeling Saksbehandler Anne-Karin Ødegård