NYE NAMSOS KOMMUNE STYRINGSDOKUMENT FOR GJENNOMFØRING AV 9. JUNI 2017

Transkript

1 9. JUNI 2017 NYE NAMSOS KOMMUNE STYRINGSDOKUMENT FOR GJENNOMFØRING AV KOMMUNESAMMENSLÅING. FOSNES KOMMUNE, NAMDALSEID KOMMUNE, NAMSOS KOMMUNE OG LUND KRETS BEHANDLET I MIDLERTIDIG FELLESNEMND

2 Innhold 1 Vi skal bygge Nye Namsos kommune Programmets hovedfaser Fase 1: Forprosjekt Fase 2: Gjennomføring del Fase 3: Gjennomføring del Fase 4: Avslutning Overordnet milepælsplan Mål og suksesskriterier Prinsipper i programmet Innledning Overordnede prinsipper Prinsipper for politisk programorganisering Prinsipper for administrativ programorganisering Prinsipper for koordinert programorganisering Prinsipper for involvering av de ansatte Roller og ansvar i programorganisasjonen Fellesnemnd AU Partssammensatt utvalg (PSU) Programledelse Rådmannsgruppen i fase 3 og Referansegrupper Utvidet gruppelederforum Delprosjekter Politiske delprosjekt P1: Politisk organisering P2: Identitet, symboler og felles kultur P3: Valgnemnd kommunevalg Koordinerte delprosjekt K1: Kommuneplan K2: Arbeidsgiverpolitikk K3: Interkommunalt samarbeid og eierskap K4: Grensejustering Lund K5: Økonomisk politikk og handlingsregler

3 8 Administrative delprosjekt A1: Kommunikasjon A2: Administrativ organisering og lokalisering A3: Økonomi og IKT A4 - An: Sektorvise arbeidsgrupper Budsjett

4 1 Vi skal bygge Nye Namsos kommune Kommunene Fosnes, Namdalseid og Namsos fremforhandlet da en ny intensjonsavtale om kommunesammenslåing som ble datert Intensjonsavtalen har formulert følgende hovedmålsetting for den nye kommunen: Hovedmålsettingen med å etablere en ny kommune er 1. Å bygge en ny, helhetlig kommune med større vekst og utviklingskraft enn dagens kommuner har hver for seg. 2. Å sette innbyggeren i sentrum og skape bedre tjenester og gode bo- og levekår for innbyggerne i alle deler av kommunen. Dette vil vi gjøre ved å: I fellesskap utvikle den nye kommunens samlede ressurser som kompetanse, kulturelle og materielle verdier og utviklingsmuligheter. Bygge på det beste i hver enkelt kommune. Sikre tjenester med god og riktig kvalitet og effektiv ressursbruk. Skape vekstkraft og være attraktiv for innbyggere og næringsliv. Være framtidsrettet og innovative. Bedre infrastrukturen i hele kommunen. Være en foregangskommune innen miljø- og klimatiltak og bidra aktivt i det grønne skiftet. Utvikle Namsos som regionby for hele Namdalen. Styrke samfunnssikkerhet og beredskap. Navnet på den nye kommunen skal være Namsos. Namsos kommunes kommunevåpen «Elgen» skal være den nye kommunens kommunevåpen. Fosnes kommunes kommuneblomst, krekling, skal være den nye kommunens kommuneblomst. Intensjonsavtalen ble behandlet og godkjent i Fosnes kommune , Namdalseid kommunestyre og i Namsos kommunestyre Stortinget skal behandle søknadene om kommunesammenslåing våren Kretsen Lund i Nærøy kommune gjennomførte folkeavstemming om kommunetilhørighet med klart flertall for å foreta en grensejustering for kretsen Lund fra Nærøy til Nye Namsos. Nærøy har i kommunestyrevedtak sagt at de vil forholde seg til ønsket fra befolkningen i Lund. Etter at Stortinget har fattet sitt vedtak skal kommunene ha felles kommunestyremøte der bl.a. fellesnemnd etter Inndelingsloven vil bli valgt. Kommunene har i perioden fram til etablering av fellesnemnd hatt en midlertidig fellesnemnd som har ansvaret for planleggingen av det arbeidet som skal gjøres med etableringen av nye Namsos fra sommeren Den nye kommunen vil få drøye innbyggere og ble en stor kommune i utstrekning. Om lag ansatte vil bli berørt av kommunesammenslåingen. Tre kommuner og en samkommune skal avvikles og en helt ny kommune skal bygges. Dette er et svært omfattende arbeid. Tidshorisonten for denne prosessen er lengre enn tidligere sammenslåinger i Norge. Dette gir oss bedre forutsetninger til å få til gode prosesser på de områdene er 3

5 tidskrevende, men vil også bli utfordrende for driftsorganisasjonene i dagens kommuner. Dette fordrer en robust organisering av sammenslåingsarbeidet. God organisering og god prosjektledelse er avgjørende for at prosessen skal bli vellykket, ikke minst for å realisere ønsket gevinst av sammenslåingen. En viktig del av dette blir å sørge for en vellykket integrasjon mellom kommunene som organisasjon og en god prosess or omstilling for de ansatte. Sammenslåingsarbeidet mellom kommunene Fosnes, Namdalseid og Namsos, samt grensejusteringen for Lund krets organiseres som et program. Et program er en samling av prosjekter med felles overordnet mål. Dette vil best ivareta kompleksiteten i en sammenslåingsprosess og legge til rette for bred involvering fra ledelse, medarbeidere og deres tillitsvalgte samtidig som nødvendig overordnet styring ivaretas. Programmet er utarbeidet med bakgrunn i de anbefalinger som er spilt inn i forprosjektfasen, sentrale veiledere og systematiserte erfaringer fra tidligere sammenslåingsprosesser samt erfaringsutveksling og drøftinger med andre kommuner i sammenslåingsprosesser. Programmet skal ledes av fellesnemnda. Nye Namsos har ansatt prosjektleder som også skal bli den nye administrasjonssjefen i Nye Namsos. Programmet er sammenslåingsprosessens styringsdokument som definerer hva som skal gjøres, når og av hvem. Programmet er kontrakten mellom eieren av programmet (fellesnemnda) og programledelsen. Programmet skal definere ansvarsavklaring og rapporteringspunkter. Programmet må leses i sammenheng med andre viktige dokumenter, bl.a.: Intensjonsavtale for kommunene Fosnes Namdalseid og Namsos av Nye Namsos tall og fakta Notat om Lund krets Nye Namsos forprosjektrapport av Retningslinjer for deling av kompetanse. Kommunikasjonsplan (vedtas parallelt med programmet) Omstillingsdokument (skal utarbeides) Gevinstrealiseringsplan (skal utarbeides) Prosjektplan for de ulike delprosjekt (skal utarbeides) 4

6 2 Programmets hovedfaser Under presenteres et overordnet bilde av programmet. Fase 1 Forprosjekt Bli kjent Kartlegge Planlegge Ansette administrasjonssjef - prosjektleder Vedta program for kommunesammenslåing i Midlertidig fellesnemnd Fase 2 Gjennomføring del 1 Etablere fellesnemnd Reglement for delegasjon til fellesnemnd Igangsette prosjektgruppe med mandat og framdriftplan. Adminsitrativ struktur for Nye Namsos Omstillingsdokument Fase 3 Gjennomføring del 2 Toppledergruppe i Nye Namsos ansettes Arbeidsperiode for prosjektgruppene Prosess med grensejustering med Lund gjennomføres Beslutninger i fellesnemnd om planverk, vedtekter, delegasjon, arbeidsgiverpolitisk plattform, retningslinjer, standarder, interkommunalt samarbeid osv. Lønns og personalpoltikk inkl. særavtaler Forberede omplassering, innplassering og nye arbeidsavtaler Kulturelle og identitetskapende tiltak Kommunevalg for Nye Namsos forberedes Fase 4 Avslutning Kommunevalg Budsjett 2020 og LTB i fellesnemnd Fellesnemdna oppløses Prosjektorganisasjonen oppløses, prosjektarbeidet sluttføres og klargjøres for overføring til linjen. Nye arbeidsavtaler til alle ansatte Forberede saker for det første kommunestyret i Namsos kommune Realisering av Nye Namsos 5

7 2.1 Fase 1: Forprosjekt Forprosjektfasen er gjennomført i perioden sept til juni Forprosjektet er oppsummert i en egen rapport. Forprosjektet har bidratt til: Ledere, medarbeidere og tillitsvalgte har blitt kjent med hverandre og hverandres organisasjoner Ledere, medarbeidere og tillitsvalgte har fått god kunnskap om intensjonsavtalen og fått mulighet til å drøfte hvordan den kan implementeres og sitt eget bidrag til dette. Ledere, medarbeidere, tillitsvalgte og politikerne har fått mulighet til å gi innspill til programmet. Vedtatt retningslinjer for kompetansedeling Utarbeidet forslag til kommunikasjonsplan for programperioden. Utviklet forslag til programmet for sammenslåingen. Ansatt prosjektleder for programmet som også skal bli administrasjonssjef for Nye Namsos fra Prosjektleder vil ha ledelse av programmet som eneste oppgave fram til Utarbeidet forslag til reglement med mandat for fellesnemnda. 2.2 Fase 2: Gjennomføring del 1 Gjennomføring, del 2, skal formelt etablere programorganisasjonen med at: Felles kommunestyre oppnevner fellesnemnda og vedtar reglement med mandat for fellesnemnda Etablering av fellesnemnd med vedtak om program for sammenslåingen og kommunikasjonsplan. I fase 2 skal delprosjektene detaljplanlegges med sammensetning, mandat, ressursavsetning og framdriftsplan. De delprosjektene som er tidskritisk skal igangsettes. Disse er: Tidskritisk pga. logistikken i framdriften i prosjektet o Omstillingsdokumentet o Administrativ organisering Tidskritisk pga. framdriftsplanen i eget delprosjekt o IKT avtaler og strategi o Avtaler og anskaffelser o Arkiv I denne fasen skal det i tillegg forhandles med Nærøy kommune om grensejustering for Lund. Dette for at innbyggerne i lund skal få delta i alle ledd av den demokratiske prosessen fram mot lokalvalg i Fase 3: Gjennomføring del 2 Fase 3 som strekker seg fra er produksjonsfasen i programmet. Dette er hovedperioden for arbeidet i delprosjektene. I denne perioden får fellesnemnda en sentral rolle som beslutningsorgan for programmet og den nye kommunen, f.eks. planverk, vedtekter, standarder, retningslinjer, delegasjon, arbeidsgiver politisk plattform, interkommunalt samarbeid osv. 6

8 Prosjektleder/administrasjonssjef har ansvar for at programorganisasjonen er på plass, delprosjekt gjennomføres og i ved utgangen av fasen at alle elementer i sammenslåingsprosessen er på plass og at alt er klart for å etablere den nye kommunen. Administrasjonssjefens toppledergruppe skal på plass. Disse lederne vil få sentral rolle i den praktiske gjennomføringen av sammenslåingen av sin sektor. Lønns og personalpolitikk inkl. særavtaler skal på plass. Og omplassering, innplassering og nye arbeidsavtaler skal forberedes. Det skal arbeides med å skape identitet for de ansatte til den nye kommunen og skape en felles kultur i organisasjonen. Befolkningen skal trekkes med for å skape en felles identitet i den nye kommunen. Kommunevalget i 2019 skal forberedes og gjennomføres. 2.4 Fase 4: Avslutning Fase 4 er tidfestet til 4.kvartal I denne perioden skal fellesnemnda oppløses og nytt kommunestyre skal konstitueres. Det skal velges representanter til råd og utvalg. Prosjektorganisasjonen oppløses, linjeorganisasjonen etableres. Alle ansatte får sine nye arbeidsavtaler og etableringen av Nye Namsos kommune bli behørig markert. 2.5 Overordnet milepælsplan Figuren under viser framdrift i programmet og viktige milepæler. Organisering og framdrift av underprosjekter blir presentert i kap. 6, 7 og 8. Utrede og beslutte program for kommunesammenslåing Felles kommunestyre Etablere fellesnemnd Ansette administrasjonssjef - prosjektleder Etablere programorganisasjon. Detaljplanlegging delprosjekt Utrede og vedta administrativ struktur Toppledergruppe ansettes Gjennomføring av delprosjekt Kulturelle og identitetsskapende tiltak Siste forberedelser for kommunesammenslåing Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 K1 K2 K3 K4 K1 K2 K3 K4 K1 K2 K3 K4 * 7

9 Forprosjekt avsluttes Felles kommunestyre og valg av fellesnemnd august Ny administrasjonssjef/prosjektleder ansatt med tiltredelse (*) Alle prosjektgrupper er etablert Administrativ struktur vedtatt Toppledergruppe ansatt Omstillingsdokument og arbeidsgiver politisk plattform vedtatt. Omstillingsavtale er underskrevet Alle delprosjekt er gjennomført Alt er klart for etablering av nye Namsos Mål og suksesskriterier Enkelt kan vi formulere at målet med programmet er å etablere en ny kommune. I intensjonsavtalen er målsettingene utdypet med formulerte visjoner for sammenslåingen, men det er også formulert konkrete mål på ulike områder. Politikerne i fellesnemnda vil få en sentral oppgave i å formulere visjonen for Nye Namsos samt å se til at intensjonsavtalens mål ivaretas og omsettes i praktisk handling. En enkel målstruktur med suksesskriterier kan formuleres slik: 8

10 Hovedmålsetting Nye Namsos i drift med alle elementer for en kommunal organisasjon på plass Resultatmål En komplett organisasjonsstruktur for den nye kommunen er etablert Driftsforstyrrelser er minimert Kommunens prosesser er videreutviklet og forbedret Synergier er realisert Program for identitetsbygging for innbyggere og ansatte er gjennomført Suksesskriterier Politisk eierskap til og deltagelse i prosessen En effektiv og kompetent prosjektorganisasjon med tydelig rolle og mandat God programstyring i forhold til ressursbruk og framdrift Endringsledelse Involvering og kommunikasjon Innovasjon Ressursoptimalisering og gevinstrealisering Suksesskriteriene er gruppert i seks områder og er utviklet av forprosjektets prosjektgruppe i stor grad på grunnlag av erfaringene fra andre kommunesammenslåinger. Politisk eierskap til og deltagelse i prosessen o Utvikle tydelig visjon for den nye kommunen o Intensjonsavtalen er i stor grad et resultat av en politisk initiert og gjennomført prosess. Politisk eierskap til programmet vil sikre de visjoner og mål som er nedfelt i intensjonsavtalen. Politisk deltakelse underveis i prosessen vil gi bidrag og eierskap til prosessen underveis, samt sikre felles grunnlagskunnskap til beslutninger i fellesnemnd. o Riktige beslutninger til rett tid. o Etablere en politisk struktur for Nye Namsos 9

11 En effektiv og kompetent prosjektorganisasjon med tydelig rolle og mandat o Prosjektleder ansettes så tidlig som mulig o Sikre tydelige rollebeskrivelser og mandat for alle organ og grupper på alle nivå i programorganisasjonen. o En program med realiserbare delprosjekter o Den administrative organiseringen på plass tidlig i programmet. o Toppledergruppen for Nye Namsos på plass med tydelig mandat for arbeidet i programmet. o Sikre tilstrekkelig opplæring i alle ledd. o Sikre gode planleggings- og rapporteringsverktøy. God programstyring i forhold til ressursbruk og framdrift o Delprosjekter med avklarte ressursrammer og milepæler. o Etablere prosjektorganisasjonen med utvalgte medarbeidere som fristilles (helt eller delvis) fra driftsoppgaver i morkommunene. o Sikre forutsigbarhet med god prosjektstyring og dialog med alle parter. o Ha god økonomistyring i programmet. o Kontroll og koordinering. Endringsledelse o Sikre en god omstilling av personell o Sikre riktig kompetanse og tilstrekkelig ressurser for å ivareta arbeidsgiverspørsmål og omstillingsarbeidet i organisasjonen. o Identifisere og erkjenne kulturelle forskjeller og arbeide for å skape en ny felles kultur o Sikre deltakelse bredt i organisasjonen med så små driftsforstyrrelser som mulig o Omstilling til best og mest effektiv praksis. o Redusere usikkerhet og misforståelser Involvering og kommunikasjon o Kommunikasjon preget av åpenhet, respekt og troverdighet o God og balansert involvering av ansatte o Sikre rett informasjon til rett tid til den rette interessegruppen. o Etablere en Vi-følelse for innbyggerne i Nye Namsos. Innbyggermedvirkning og vektlegging av det frivillige organisasjonsarbeidet i det identitetsskapende arbeidet. o Kommuneplanarbeidet skal involvere og engasjere. Innovasjon nytt, nyttig og nyttiggjort o Digitalisering for å utvikle brukerkontakten med innbyggerne og nærings- og samfunnsliv med moderne teknologiske hjelpemidler fornye effektivisere o Initiere innovasjonsprosjekter som kan utvikle morgendagens metoder i tjenesteproduksjonen. o Ta i bruk ny teknologi generelt og velferdsteknologi spesielt. 10

12 Ressursoptimalisering og gevinstrealisering o Utarbeide en gevinstrealiseringsplan og jobbe kontinuerlig med denne fra dag en. o Gjensidig informasjon og involvering i kommunale handlings- og økonomiplaner o Arbeide med sektor- og temaplaner. Utarbeide mål og standarder for tjenesteyting som ivaretar intensjonsavtalen mål og geografien i den nye kommunen. o Identifisere stordriftsfordeler, etablere effektive organisasjoner og tilpassede bemanningsplaner o Bruken av spesialstillinger for overtallige skal minimeres. o Programmet skal realisere innsparingspotensialet i innkjøps- og samarbeidsavtalene. 4 Prinsipper i programmet 4.1 Innledning Fellesnemnda har det overordnede ansvaret for byggingen av Nye Namsos kommune som innebærer at fellesnemnda skal styre prosessen og fatte de nødvendige vedtak ihht. Inndelingsloven, intensjonsavtalen og delegasjonen fra kommunestyrene. Dette krever at fellesnemnda holdes løpende orientert om framdrift og status i prosessen. Fellesnemnda har videre ansvar for å informere og involvere de øvrige politikerne i sine kommunestyrer og opprettholde en dialog med innbyggere, nærings- og samfunnsliv. 4.2 Overordnede prinsipper Arbeidet reguleres av bestemmelsene i Inndelingsloven med tilhørende forskrifter. Intensjonsavtalen skal være førende for arbeidet. Sentralt utviklede veiledere og veivisere skal ligge til grunn for programmet og gjennomføringen av dette. Programmet skal sikre o Klare ansvarsforhold kommunene og program og mellom program, delprosjekt arbeidsutvalg og linje i alle faser av sammenslåingsprosessen o Tydelig skille mellom politiske og administrative oppgaver i sammenslåingsprosessen og områder der det er behov for samhandling. o Gevinstrealisering i alle faser av prosessen. Sammenslåingsprogrammet skal bestå av tre ulike delprosjekter o Politiske delprosjekt o Koordinerte delprosjekt o Administrative delprosjekt Hovedavtalens bestemmelser om samhandling mellom arbeidsgiver og tillitsvalgte skal gjelde. Det skal nedsettes et partssammensatt utvalg etter kommunelovens 27, jfr. intensjonsavtalens pk Samme punkt slår bl.a. fast at ingen ansatte skal sies opp som følge av kommunesammenslåingen. 4.3 Prinsipper for politisk programorganisering Fellesnemnda fungerer som sammenslåingsprosjektets politiske organ etter inndelingsloven og etter regelverk og fullmakter gitt av kommunestyrenene. Fellesnemnda er programeier Partssammensatt utvalg skal på arbeidsgiversiden ha representasjon både fra politisk og administrativ side. 11

13 Det etableres egne delprosjekter for områder med særlig politisk betydning Representasjon i AU og arbeidsgrupper skal så langt mulig settes sammen med likevekt mellom kommunene. Det skal tas sikte på å engasjere bredt blant fellesnemndas medlemmer. Det skal stilles administrativ ressurs til rådighet i arbeidsgruppene. Arbeidet med å sluttføre politisk struktur skal prioriteres. Utgangspunktet ligger i intensjonsavtalens pk og kap. 6. Arbeidsgruppene i de politiske delprosjektene rapporterer til fellesnemnda. De politiske delprosjektene v/leder har innstillingsrett til fellesnemnda i saker fra de politiske delprosjektene. 4.4 Prinsipper for administrativ programorganisering Intensjonsavtalens føringer skal ligge til grunn for arbeidet i den administrative programorganisasjonen. Det vises spesielt til o De sektorovergripende målsettinger i kap. 4.1 o Kapitel 4.2 om den nye kommunens hovedoppgaver, spesielt punktene om tjenesteyting og myndighetsutøving. o Kap. 4.3 om den nye kommunen som arbeidsgiver o Kap. 7 om økonomi o Kap. 8 om tjenestetilbudet Det etableres egne delprosjekter med egen delprosjektleder for alle områder/tema som blir berørt av sammenslåingsprosessen. Disse rapporterer til programleder Det skal stilles administrativ ressurs til rådighet for delprosjektene. Denne kan ivaretas av delprosjektleder selv. Frikjøp eller annen kompensasjon skal da vurderes. Bruk av eksterne konsulenter skal begrenses og kun brukes når kommunene selv ikke besitter kompetansen som kreves. Prosjektgruppene skal settes sammen med vekt på fagkompetanse og balanse i representasjon fra alle 3 kommuner og samkommunen. Sammensetningen kan justeres underveis i programmet avhengig av hvilke spørsmål som til enhver tid behandles. Delprosjektene kan nedsette undergrupper. 4.5 Prinsipper for koordinert programorganisering Oppgaver som krever omfattende koordinering mellom administrativt og politisk nivå og/eller mellom de tre kommunene organiseres som koordinerte delprosjekter. Representasjon i arbeidsgruppene skal gjenspeile oppgavens art. For øvrig gjelder føringer som for politiske og administrative prosjektorganisering. 4.6 Prinsipper for involvering av de ansatte PSU opprettes etter kommunelovens 25 og skal ha definerte oppgaver og ansvar i programmet. Involvering av de tillitsvalgte skal ivaretas i alle programmets faser. Dersom tema som spesielt berører de ansatte er del av mandatet i delprosjektene, skal de ansatte være representert i arbeidsgruppen. Hvilke arbeidsgrupper som skal ha tillitsvalgtrepresentasjon avklares i PSU. Ansatterepresentanter velges av tillitsvalgforum og skal representere alle ansatte i de fire organisasjonene. 12

14 Arbeidsgiverne skal legge til rette for de ansattes involvering i sammenslåingsprogrammet. Ev. vikar- og/eller reiseutgifter til deltakelse dekkes av den enkelte kommune. Tillitsvalgforum skal ha mulighet til å uttale seg til saker som skal behandles i fellesnemnd. Frikjøp av tillitsvalgte skal behandles som sak i fellesnemnd. 4.7 Roller og ansvar i programorganisasjonen Figurene under viser en prinsippskisse for programorganiseringen i hhv fase 1 og 2 og fase 3 og 4. Disse utdypes i kap. 6, 7 og 8 når delprosjektorganiseringen presenteres. Organisering fase 1 og 2. Organisering fase 3 og Fellesnemnd Fellesnemnd er programeier. I intensjonsavtalen står det bl.a.: Fellesnemnda skal samordne og ta seg av forberedelsene av kommunesammenslåingen. Fellesnemnda skal ansette rådmann og revisor i den nye kommunen og midlertidig ansette en prosjektstab for sammenslåingsprosessen. Fellesnemnda skal forberede økonomiplan og budsjett til det første kommunestyret i den nye kommunen. Kommunestyrene skal vedta reglement for og fullmakter til fellesnemnda. Fellesnemnda skal fram til 2020 ha uttalerett til budsjett- og økonomiplaner i kommunene. Sammensetning i fellesnemnda er nedfelt i intensjonsavtalen med 3 medlemmer fra Fosnes, 4 medlemmer fra Namdalseid og 7 medlemmer fra Namsos. I tillegg gis representant fra Lund observatørstatus med talerett i fellesnemnda. Mandat og delegasjon er gitt av kommunestyrene. Programleder har innstillingsrett overfor fellesnemnda om ikke annet er bestemt, jfr. pk. 5.2 over. Rådmennene i de tre kommunene og administrasjonssjefen i MNS har talerett i fellesnemnd. Reglement for folkevalgt organ og folkevalgtes arbeidsvilkår gjeldende for MNS benyttes for fellesnemnda. 13

15 4.7.2 AU Fellesnemnda arbeidsutvalg består av ordførerne i de tre kommunene. AU får sine arbeidsoppgaver av fellesnemnda og kan f.eks. brukes til sonderinger og utarbeidelse av omforente forslag og strategier for fellesnemda Partssammensatt utvalg (PSU) PSU er nedsatt etter kommunelovens 25 og skal ivareta medbestemmelsesordningen etter lov og avtaleverk. PSU skal bestå av 7 medlemmer: Politisk representant som leder for PSU oppnevnt av fellesnemnda med personlig vara Tre politisk representanter oppnevnt av fellesnemnda med personlig vara. Tre tillitsvalgte oppnevnt av tillitsvalgtforum med personlig vara PSU har følgende oppgaver PSU skal arbeide med hvordan de tillitsvalgte skal involveres på en god måte i beslutninger og i prosessen. Uttale seg om overordnet personalpolitikk eller arbeidsgiverpolitikk (blant annet omstillingsdokument) Uttale seg om overordnede personalstrategier Uttale seg om arbeidsreglement Uttale seg om personalpolitiske retningslinjer Uttale seg om plansaker som omhandler det overordnede personalpolitiske området. Som eksempel på plan- og strategisaker er overordnet IA-arbeid og HMS Programledelse Programledelsen består av programleder og prosjektgruppen i fase 1 og 2 og programleder og toppledergruppa i fase 3 og Programleder - administrasjonssjef Nye Namsos sin administrasjonssjef skal inntil kommunen etableres være programleder for sammenslåingen. Programleder har koordineringsansvar for sammenslåingsprogrammet og de ulike delprosjekter. Prosjektleder rapporterer jevnlig til fellesnemnda. Programleder skal på oppdrag fra fellesnemnda detaljere programmet med delprosjektplaner der mandat, sammensetning, framdriftsplan og ressurser skal fastsettes. Programleder har ansvar for at programmets ulike deler blir formålstjenlig og effektivt organisert og bemannet. Prosjektleder har ansvar for kommunikasjonen med de ansatte i de fire organisasjonene. Programleder får ulikt ansvar for ulike delprosjekter: Politiske delprosjekter: De politiske delprosjektene har direkte styringslinje til fellesnemnda. Den administrative programledelsen skal bistå med kartlegging, utredning og saksforberedende arbeid. De politiske delprosjektene v/leder har selv innstillingsrett overfor fellesnemnda. Prosjektleder har forslags- og talerett til de politiske delprosjektene og i fellesnemnd. Koordinerte delprosjekter De koordinerte prosjektene er plassert inn i den administrative styringslinjen. Den 14

16 administrative programledelsen skal bistå med kartlegging, utredning og saksforberedende arbeid. Prosjektleder innstiller overfor fellesnemnda Administrative delprosjekter De administrative delprosjektene er plassert inn direkte i den administrative styringslinja og leder for delprosjekt rapporterer direkte til programleder. Programleder innstiller overfor fellesnemnda. Programleder skal sikre programkoordinering og støtte med bl.a. Sekretariatsbistand i fellesnemnd, utvalg og arbeidsgrupper, herunder o Bistå med saksforberedende arbeid o Bistå med koordinering og rapportering. o Bistå med planlegging og gjennomføring av arrangementer o Sikre god saksflyt, tidsriktig innkallinger og arkivering ihht. lov og retningslinjer. Kartleggings- og utredningskompetanse. At kommunikasjonsplan blir gjennomført Gode rutiner og systemer i programmet samt tilby kurs og opplæring Prosjektgruppe fase 1 og 2. Prosjektgruppen er en del av prosjektledelsen og deler ansvar for koordinering og gjennomføring av sammenslåingsprosjektet med underprosjekter. Prosjektgruppen består av de 4 rådmennene/administrasjonssjefene og to representanter fra arbeidstakerorganisasjonene. Prosjektgruppen skal fungere som del av prosjektledelsen inn i fase 3 inntil toppledergruppen er etablert Toppledergruppe fase 3 og 4. Toppledergruppen vil gå inn i programledelsen fra det tidspunkt den er etablert i Rådmannsgruppen i fase 3 og 4 Rådmennene og administrasjonssjefen i MNS sin involvering i programmet er avgjørende viktig også i fase 3 og 4 spesielt med tanke på gevinstrealisering. Rådmennenes skal ha aktive roller i arbeidsgruppene. Rådmennene skal jevnlig konsulteres i prosessen som et programråd, i felles møter med AU eller i felles ledergruppe. Rådmennene har ansvar for forankring og kommunikasjon mot organisasjon, ledelse og ansatte i sine kommuner. Rådmennene har et spesielt ansvar for å identifisere beslutningspunkter som har betydning for Nye Namsos og bringe disse sakene til drøfting på rett nivå i programorganisasjonen. 4.9 Referansegrupper For å ivareta intensjonsavtalens intensjoner om involvering av innbyggere, brukere, samfunns- og næringsliv kan fellesnemnd, utvalg og arbeidsgrupper knytte til seg arbeidsutvalg. Referansegruppene skal ha en rådgivende funksjon. Referansegruppene kan både være eksiterende brukerorgan og interesseorganisasjoner eller opprettede grupper for å ivareta innbygger og brukerinvolvering på bestemte tjenesteområder Utvidet gruppelederforum Alle arbeidsgruppeledere, toppledergruppen, rådmenn, tillitsvalgte (leder tillitsvalgtforum og tillitsvalgte med formelle posisjoner i PSU og prosjektledelse) samt AU utgjør utvidet gruppelederforum. Gruppen brukes for gjensidig informasjon, drøftinger, medvirkning og 15

17 koordinering. Overordnet prinsipper og problemstillinger som omfatter flere grupper er saker til utvidet ledergruppe. 5 Delprosjekter Oppgavene knyttet til å bygge en ny kommune har ulik karakter. Noen oppgaver vil være politisk ansvar, andre oppgaver vil være et administrativt ansvar. Noen oppgaver vil både ha politisk og administrative elementer knyttet til seg. Disse er benevnt som koordinerte prosjekt. Det er en mangesidig og kompleks oppgave å bygge en ny kommune. Det er et poeng at delprosjektene ikke blir for mange. Det vil øke kompleksiteten og øke behovet for koordinering på tvers. Delprosjektene skal utrede og komme med forslag til løsninger innom sitt mandat. Enkelte delprosjektgrupper vil også kunne få operativt ansvar for gjennomføring av ulike tiltak underveis i prosessen. Delprosjektene kan støtte seg til programsekretariatet og utredningskapasitet i kommunene ved behov. Det siste skal være avklart med kommuneledelsen både med hensyn til omfang, tidsperiode og eventuell frikjøp. Delprosjektene vil kunne opprette undergrupper for en bestemt problemstilling eller oppgave. Undergruppene skal ha sine egne oppgavebeskrivelser med framdriftsplan og avklart ressurstilgang. Deltakelse i delprosjektgrupper og undergrupper er et viktig tiltak for involvering av ansatte og informasjon ut i organisasjonene. Under presenteres delprosjektene med mandat og tidsangivelse i kortform. 6 Politiske delprosjekt Det oppnevnes tre politiske delprosjekt. 6.1 P1: Politisk organisering Mål for lokaldemokratiet i den nye kommunen er nedfelt i intensjonsavtalens kap I kap. 6 konkretiseres dette med avklaringer om hovedstruktur i den politiske organiseringen og 16

18 antallet medlemmer i kommunestyre, formannskap og hovedutvalg. Delprosjektet får ansvar for: Detaljert politisk organisering Utarbeide forslag til politisk organisering under formannskap og hovedutvalg, herunder partssammensatte utvalg, brukermedvirkning og samhandlingsarenaer med frivilligheten, nærings- og samfunnsliv. Utarbeide forslag til delegasjonsreglement fra kommunestyre til underliggende organ og til administrasjonssjefen. Utarbeide forslag til reglement for folkevalgt organ og folkevalgtes arbeidsvilkår Tidslinje delprosjekt P1: Politisk organisering Detaljert politisk organisering Delegasjonsreglement Reglement for folkevalgte organ og folkevalgtes arbeidsvilkår Fase 2 Fase 3 Fase 4 K3 K4 K1 K2 K3 K4 K1 K2 K3 K4 6.2 P2: Identitet, symboler og felles kultur Identitet til Nye Namsos kommune er viktig for innbyggerne, ansatte, men også for verden rundt. Hvordan kommunen framstår med symboler og handlinger er med å skape denne identiteten. Kommunikasjonsplanen vil si noe om hvordan den nye kommunen skal arbeide med kulturelle- og identitetsskapende tiltak for innbyggerne. Grafisk profil, bruk av nye medier og samhandling med frivilligheten er en viktig del av dette. Intensjonsavtalen avklarer kommunevåpen og kommuneblomst. Det kan være aktuelt å arbeide med andre symboler. Delprosjektet har ansvaret for: Utarbeide forslag til ordførerkjede og andre symboler for den nye kommunen. Det skal brukes elementer fra Namdalseid og Fosnes sine kommunevåpen i kjedet. Operasjonalisere kommunikasjonsplanens målsettinger for kulturelle og identitetsskapende tiltak for innbyggerne. Lede prosessen med ny grafisk profil. 17

19 Tidslinje delprosjekt P2: Identitet, symboler og felles kultur Fase 2 Fase 3 Fase 4 K3 K4 K1 K2 K3 K4 K1 K2 K3 K4 Ordførerkjede og andre symboler Kulturelle og identitetsskapende tiltak Grafisk profil 6.3 P3: Valgnemnd kommunevalg 2019 I 2019 skal det gjennomføres det første lokalvalget for den nye kommunen. Partiene må starte forberedelsene til dette valget tidlig for å kunne forene tre kommuner og en krets i sine partier, i arbeidet med partiprogram og i sine nominasjonsprosesser. Gjennomføringen vil kreve god planlegging. En valgnemnd oppnevnes som ansvarlig for gjennomføringen av valget. Arbeidet organiseres som et delprosjekt i sammenslåingsprosjektet. Tidslinje delprosjekt P3: Valgnemnd Fase 2 Fase 3 Fase 4 K3 K4 K1 K2 K3 K4 K1 K2 K3 K4 Gjennomføre valget Koordinerte delprosjekt 18

20 7.1 K1: Kommuneplan Intensjonsavtalen kap beskriver målsettinger for Nye Namsos som samfunnsutvikler. Det handler om langsiktig tenkning rundt arealbruk, utbygging av infrastruktur, steds- og sentrumsutvikling, næringsutvikling og samfunnsutvikling i bred forstand. Befolkningsutvikling, gode levekår for alle, folkehelse og miljø er viktige perspektiv i en moderne kommuneplan, og dette gjenspeiles også i intensjonsavtalen. I intensjonsavtalens pk. 9 om samfunnsutvikling står det bl.a.: Som grunnlag for en helhetlig samfunnsutvikling i tråd med intensjonsavtalens målsetninger, skal fellesnemnda så snart som mulig starte arbeidet med å utarbeide en ny og felles kommuneplan. Arbeidet skal være bredt forankret hos alle dagens kommuner og sikre en tydelig involvering for på best mulig måte å bli et godt styringsredskap for fremtidig utvikling til innbyggernes beste. Midlertidig fellesnemnd har allerede i forprosjektfasen vedtatt å lyse ut en stilling som samfunnsplanlegger for å få i gang prosessen med felles kommuneplan. Denne arbeidsgruppen får ansvar for kommuneplanprosessen og intensjonsavtalens kap. 9 om samfunnsutvikling. Delprosjektet får ansvaret for: Utarbeide en felles visjon for Nye Namsos Utarbeide et planprogram Gjennomføre en god planprosess med kommuneplanens samfunnsdel. Prosessen skal sikre målsettinger nedfelt i intensjonsavtalen: o God forankring i alle tre kommuner o Bred involvering av innbyggere, forenings-, samfunns- og næringsliv o Ivaretakelse av folkehelseperspektivet o Ivaretakelse av miljø og klimamålsettinger o Utvikle en god infrastrukturstrategi o Utvikle en god strategi for samfunns- og næringsutvikling o Utvikle en god bolig- og arealstrategi for å fremme boligbygging og næringsutvikling og som grunnlag for kommuneplanens arealdel. o Namsos som regionby o Utvikle en god innovasjonsstrategi o Utvikle en god strategi for samfunnssikkerhet og beredskap o Utvikle en god strategi for å utvikle Nye Namsos som kulturkommune Fremme kommuneplanens samfunnsdel for fellesnemnd. Følge opp konkrete tiltak for samfunnsutvikling og infrastruktur, herunder o Avsetninger fra engangsstøtten til samfunnsutviklingstiltak, jfr. intensjonsavtalens pk. 9, 2.avsn. o Oppføling av tilskudd fra KMD til infrastrukturtiltak Jøa-brua Bredbåndsprosjekt Utvikle plan for samfunnssikkerhet og beredskap for Nye Namsos 19

21 Tidslinje delprosjekt K1: Kommuneplan Felles visjon for Nye Namsos Utarbeide et planprogram Gjennomføre en planprosess med kommuneplanens samfunnsdel Behandling av kommuneplanens samfunnsdel i fellesnemnd. Konkrete samfunnsutviklings- og infrastrukturtiltak Plan for samfunnssikkerhet og beredskap Fase 2 Fase 3 Fase 4 K3 K4 K1 K2 K3 K4 K1 K2 K3 K4 7.2 K2: Arbeidsgiverpolitikk Intensjonsavtalens kap. 4.3 gir føringer for Nye Namsos som arbeidsgiver. Det skal bygges en ny kommune og legges til rette for en virksomhetsoverdragelse av 4 organisasjoner. En god og framtidsrettet arbeidsgiverpolitikk gir et felles verdigrunnlag for folkevalgte, ledere, medarbeidere og tillitsvalgte og er grunnlaget for at Nye Namsos skal bli en attraktiv arbeidsgiver. Det er viktig å få en overordnet arbeidsgiverpolitikk på plass så fort som mulig. Det samme gjelder også et omstillingsdokument og en omstillingsavtale med fagforeningene. Arbeidet med innplassering og omplassering av personell vil komme i gang raskt etter at den administrative organiseringen er avklart. Lønns- og arbeidsvilkår skal harmoniseres og nye særavtaler forhandles fram. Et systematisk arbeid med kompetanseplanlegging og utvikling skal på plass. Delprosjektet får ansvar for: Utarbeide et omstillingsdokument og forhandle fram en omstillingsavtale. Dette som retningslinjer for o Innplassering ved ledighet og kompetansedeling fram til o Innplassering i topplederstillingene o Håndtering av overtallige o Organisatoriske endringer o Innplassering av mellomledere o Innplassering, omplassering og overføring av øvrige ansatte. Utarbeide forslag til en overordnet arbeidsgiver politisk plattform for Nye Namsos Kartlegging av lønns- og arbeidsvilkår inkl. særavtaler og iverksette tiltak for harmonisering og nye særavtaler. 20

22 Utvikle en kompetansestrategi Innplassering, omplassering og overføring av ansatte. Organisasjonskulturelle og identitetsskapende tiltak for ansatte (sammen med gruppene A4 An) Tidslinje delprosjekt K2: Arbeidsgiverpolitikk Omstillingsdokument og omstillingsavtale Arbeidsgiverpolitikk plattform Lønns- og arbeidsvilkår, herunder nye særavtaler Kompetansestrategi Innplassering, omplassering og overføring av ansatte Tiltak ansatte Fase 2 Fase 3 Fase 4 K3 K4 K1 K2 K3 K4 K1 K2 K3 K4 7.3 K3: Interkommunalt samarbeid og eierskap Nye Namsos har en rekke avtaler om interkommunalt samarbeid og har eierskap i flere IKS er og AS er. Alle disse avtalene må sies opp av de tre gamle kommunene og erstattes med en ny avtaler. Nye vedtekter må vedtas. Dette blir et omfattende og tidskrevende arbeid. Nye Namsos har målsetting om å tilby alle tjenester for sine innbyggere selv, men åpner for interkommunale løsninger der dette er nødvendig eller hensiktsmessig, jfr. intensjonsavtalens pk Nye Namsos må utvikle en god eierskapsstrategi. Dette er også et viktig område for gevinstrealisering. Delprosjektet får ansvar for Kartlegging av alle avtaler, vedtekter og eierskap som kunnskapsgrunnlag for arbeidet. Utarbeide forslag for strategi for arbeidet med endring i interkommunalt samarbeid og eierskap. Hvilke avtaler skal avvikles og hvilke skal videreføres. Initiere oppsigelser og reforhandlinger av avtaler og initiere endringer i vedtekter, herunder også de økonomiske forpliktelsene knyttet til avtalene. Utarbeide eierskapsstrategi i form av ei eiermelding. Arbeide for at den nye kommunen skal til høre samme prosti og ha et kirkelig fellesråd (jfr. intensjonsavtalens pk. 10.4). 21

23 Tidslinje delprosjekt K3: Interkommunalt samarbeid og eierskap Strategi for arbeidet Nye avtaler og vedtekter Eiermelding Kirkelig fellesråd Fase 2 Fase 3 Fase 4 K3 K4 K1 K2 K3 K4 K1 K2 K3 K4 7.4 K4: Grensejustering Lund Intensjonsavtalens pk åpner for grensejustering for Lund krets i Nærøy kommune. Befolkningen i Lund har i en folkeavstemning gått inn for en grensejustering. Denne er tatt til følge av kommunestyret i Nærøy. Grensejusteringer er regulert i Inndelingslova og beslutningen er delegert til fylkesmannen. Det skal gjennomføres en grensedragning og et økonomisk oppgjør mellom kommunene. Grensejusteringen håndteres som eget delprosjekt. Befolkningen i Lund krets skal være representert i arbeidsgruppen med to representanter. Arbeidet med grensejusteringen anbefales startet allerede høsten Det er viktig bl.a. for å få til en best mulig prosess foran valget som skal gjennomføres høsten Det er viktig for innbyggerne i Lund at de får klarhet i spørsmålet slik at de kan delta i den demokratiske prosessen rundt et lokalvalg som starter allerede med arbeidet i partilagene. Befolkningen i Lund sikres informasjon og medinnflytelse i prosessen gjennom at de gjennom sin representant får møte- og talerett i fellesnemnda. Innbyggerne skal ha løpende informasjon om prosessen. Delprosjektet har ansvar for: Gjennomføre prosess med grensejustering etter Inndelingsloven, herunder grensedragning og økonomisk oppgjør mellom kommunene. Tidslinje delprosjekt K4: Grensejustering Lund Gjennomføre grensejusteringen Fase 2 Fase 3 Fase 4 K3 K4 K1 K2 K3 K4 K1 K2 K3 K4 7.5 K5: Økonomisk politikk og handlingsregler Intensjonsavtalens kap. 7 omhandler økonomi i den nye kommunen. Det legges vekt på at økonomien skal være bærekraftig og solid i et langsiktig perspektiv. Overgangsperioden på 15 (20) år skal brukes for å sikre kommunen handlingsrom som grunnlag for gode tjenester for innbyggerne. For å nå dette målet må økonomisk politikk og handlingsregler få stor 22

24 oppmerksomhet allerede fra sammenslåingsprosjektet. Intensjonsavtalen har også målsettinger om nivå på eiendomsskatt. Delprosjektet skal: Utarbeide årlige budsjett for sammenslåingsprosjektet og LTB for fellesnemnd og Nye Namsos. Informasjon om og drøfting av de tre kommunenes budsjett og LTB. Utarbeide forslag til gevinstrealiseringsplan og handlingsregler Utarbeide forslag til økonomireglement Utarbeide forslag til årsbudsjett og handlingsprogram for Nye Namsos. Tidslinje delprosjekt K5: Økonomisk politikk og handlingsregler Årlige budsjett og LTB Informasjon og drøfting om hverandres budsjett og LTB Gevinstrealiseringsplan og handlingsregler Økonomireglement Årsbudsjett 2020 og LTB Fase 2 Fase 3 Fase 4 K3 K4 K1 K2 K3 K4 K1 K2 K3 K4 8 Administrative delprosjekt 23

25 8.1 A1: Kommunikasjon Kommunikasjon med ansatte, innbyggere og omgivelser er viktig i en sammenslåingsprosess. Det skal utarbeides en egen kommunikasjonsplan for prosjektet. En egen gruppe har arbeidet med kommunikasjonsoppgaver i forprosjektet. God samhandling med de andre gruppene blir avgjørende for å lykkes med arbeidet. Kommunikasjonsgruppen får ansvar for: Følge opp kommunikasjonsplanen med kontinuerlig arbeid med informasjon og kommunikasjon herunder å støtte de andre arbeidsgruppene i sin oppgaver for måloppnåelse av planen. Etablere en hjemmeside for Nye Namsos Lage et forslag til en ny kommunikasjonsstrategi for den nye kommunen gjeldende fra Tidslinje delprosjekt A1: Kommunikasjon Følge opp kommunikasjonsplanen. Støtte til arbeidsgruppene Nye nettsider Fremme forslag til kommunikasjonsstrategi Fase 2 Fase 3 Fase 4 K3 K4 K1 K2 K3 K4 K1 K2 K3 K4 8.2 A2: Administrativ organisering og lokalisering Etter at administrasjonssjefen er på plass, skal den administrative organiseringen avklares og toppledergruppen utpekes. Prinsipper for den interne organiseringen i sektorene som skal være førende for arbeidet i de sektorvise arbeidsgruppene skal utvikles. Prosjektlederen som framtidig administrasjonssjef vil ha en sentral rolle i arbeidet. Intensjonsavtalen har målsettinger om å utvikle en innovativ kommune (kap. 4.1). Dette må operasjonaliseres i organisasjonen. Det må utvikles en god lokaliseringsstrategi som innfrir de målsettinger som intensjonsavtalen har i kap og kap. 8. Strategier for lokalisering av tjenestetilbudet må koordineres med eiendomsstrategiarbeidet som pågår i Namsos kommune. Ansvar for utvikling av et kvalitetssystem og arkivprosjektet legges til denne gruppen Gruppen skal ha ansvar for: Fremme forslag til administrativ organisering for fellesnemnd Lede prosess med utpeking av toppledergruppe Utarbeide prinsipper og føringer for den interne organisering i sektorene Felles lederprogram med fokus på endringsledelse og utvikling av felles organisasjonskultur. Kartlegge kommunale eiendommer og leiekontrakter. Planlegge lokalisering av tjenestene både på kort og lang sikt (eiendomsstrategi). 24

26 Operasjonalisering av målsettingen om å utvikle en innovativ kommune. Arbeide fram et godt kvalitetssystem Tidslinje delprosjekt A2. Administrativ organisering og lokalisering Administrativ organisering Toppledergruppe Prinsipper for organisering i sektorene Felles lederprogram Lokalisering Innovativ kommune Kvalitetssystem Fase 2 Fase 3 Fase 4 K3 K4 K1 K2 K3 K4 K1 K2 K3 K4 8.3 A3: Økonomi og IKT Forprosjektet og erfaringene fra andre sammenslåinger har vist at det på digitalisering, IKT, fagsystemer, matrikkel, økonomi og avtaleverk er mange og store oppgaver knyttet til å bygge en ny kommune. Dette er elementer som når de fungerer ikke får mye oppmerksomhet, men som blir dramatisk om de ikke fungerer. Kartleggingsarbeidet har startet i forprosjektet. Det er åpenbare mulighet for kvalitetsutvikling og gevinstrealisering på området. Gruppen må samhandle nært med gruppe K5: Økonomisk politikk og handlingsregler. Gruppen vil møte svært mange beslutningspunkter med betydning for Nye Namsos. Alle avtaler som skal strekke seg utover 2020, må involvere sammenslåingsprosjektet og denne gruppen. Det er derfor viktig med god kartlegging, god planlegging og at gode strategier utarbeides. En kompliserende faktor er at mye av området i dag er interkommunalt med flere kommuner enn de tre sammenslåingskommunene. Samtidig er dette også er en mulighet og kanskje også på enkelte felt en nødvendighet for å oppnå tilstrekkelig kritisk masse for økonomisk gode avtaler, effektivitet, tilstrekkelig kompetanse og god nok kvalitet. Gruppen får ansvar for: Kartlegge alle systemer og avtaler for vurdering om hvilke avtaler som den nye kommunen kan o tre inn i o kan/må terminere o må konkurranseutsette o bør konkurranseutsettes for å oppnå kvalitetsmessige eller økonomisk gevinst. Gjennomføre forhandlinger med eksterne leverandører Gjennomføre anbudskonkurranser 25

27 Gjennomføre kommunens ansvarsområde som følge av nytt kommunenummer (matrikkel, fagsystemer, kontakt med statlige myndigheter osv., jfr. Kartverkets veileder) Forberede budsjett og LTB, regnskap og årsberetning IKT strategi og digitalisering underveis i sammenslåingsprosjektet. Det skal holdes en åpen dialog med nabokommunene i denne prosessen. Lede arkivprosjektet. Tidslinje delprosjekt A3: Økonomi og IKT Kartlegging og vurdering av systemer og avtaler Gjennomføre forhandlinger Gjennomføre anbudskonkurranser Digitale konsekvenser av kommunesammenslåingen Forberede budsjett og LTB, regnskap og årsberetning Strategi for IKT og digitalisering Arkivprosjektet Fase 2 Fase 3 Fase 4 K3 K4 K1 K2 K3 K4 K1 K2 K3 K4 8.4 A4 - An: Sektorvise arbeidsgrupper Når den administrative organiseringen er på plass og toppledergruppen er utpekt, opprettes sektorvise arbeidsgrupper. Da starter arbeidet med å organisere sektorene på ansvarsområder, utpeking av mellomledere, brukermedvirkning i sektoren osv. Utvikling av felles organisasjonskultur, felles faglig og organisatorisk forståelse, effektiv ressursutnyttelse, rekruttering- og kompetansestrategi osv. blir viktige perspektiv. God kommuneplanlegging forutsetter gode sektor og temaplaner som skal utvikles av de sektorvise arbeidsgruppene fram mot Intensjonsavtalens målsettinger om kommunen som tjenesteyter og myndighetsutøver i kap og skal være førende for arbeidet. Disse utvikles og konkretiseres i kap. 8 om tjenestetilbudet. De sektorvise arbeidsgruppene skal ledes av lederen av sektoren. Deres oppgave er: Organisasjonskulturelle og faglig tiltak for ansatte Intern organisering og utpeking av mellomledere. Utvikle forslag til sektor- og temaplaner 26

28 Tidslinje delprosjekt A4-An: Sektorvise arbeidsgrupper Kulturelle og identitetsskapende tiltak ansatte Organisering og mellomledere Sektor og temaplaner Fase 2 Fase 3 Fase 4 K3 K4 K1 K2 K3 K4 K1 K2 K3 K4 9 Budsjett Årsbudsjett og LTB skal behandles i fellesnemnd. Budsjettet under kan betraktes som et prosjektbudsjett for perioden juni 2017 (fra felles kommunestyre) til Det opprettes et eget ansvar for prosjektet under MNS sitt regnskap. Regnskapet føres som et 0-budjsett med overføring til/fra bundet driftsfond ved regnskapsavslutning. Frikjøp av arbeidskraft i kommunene refunderes kun med faktiske lønnsutgifter inkl. sosiale avgifter. Omfang av frikjøp eller andre interne krav skal avtales med prosjektleder på forhånd. Inntekter Sum 1 Engangsstøtte Byregionmidler Namsos kommune 2 (samfunnsplanlegger) Reformstøtte Infrastrukturmidler Sum Tilsvarer Utgifter linje 5 2 Overføring fra 2016 og søknad KMD i

29 Utgifter Sum 1 Jøa-brua Idrettsbygg Namdalseid Kystfiber Prosjektleder/administrasjonssjef Samfunnsplanlegger Kostnader toppledergruppe Frikjøp tillitsvalgte Prosjektorganisasjon drift Prosjektstøtte (Delprosjektledere, 9 prosjektmedarbeider, sekretær e.l.) Arkivprosjekt Digitale konsekvenser Ny hjemmeside, grafisk profil Uforutsette utgifter knyttet til arbeidet i gruppene inkl. innleie av ressurser Politisk styring og involvering Informasjon, involvering og kulturbygging ansatte Informasjon, identitet og kulturbygging innbyggerne Møter og konferanser Eksterne konsulenter Egenandeler utviklingsprosjekt Kirkelig fellesråd Div. uforutsett, prisstigning, utgifter etter Sum Balanse mill fra engangsstøtten i hht intensjonsavtalen, 1 mill fra KMD i 2016 og 2,58 mill søknad fra KMD i Fra engangsstøtten i hht intensjonsavtalen 5 Søknad KMD Tilsvarer Inntekter linje 2. 7 Omhandler både konsekvenser av endring av kommunenummer, endringer i programvare og målsettinger om utvikling av Nye Namsos som en moderne digital kommune. 8 Settes ut på anbud 9 Rammebevilgning til arbeidsgruppe K2 10 Rammebevilgning til arbeidsgruppe P2 11 Juridisk kompetanse (innkjøp og personal) og IKT-kompetanse 12 Egenandeler for utviklingsprosjekter med eksternfinansiering som fremmer innovasjon i Nye Namsos 13 Anslag egen søknad fra Kirkelig fellesråd må behandles av Fellesnemnd. 14 Engangsstøtte og reformstøtte vil bli prisjustert i statsbudsjettet. Sekkeposten er ment til utgifter som påløper etter ev. for å nå målsettingene i intensjonsavtalens kap

30 29