: Ordføreren Rådmannen Kontrollutvalgets varamedlemmer Revisjon Midt-Norge IKS v/oppdragsansvarlig revisor

Transkript

1 MELDAL KOMMUNE Møteinnkalling Utvalg/styre/råd : Møte i kontrollutvalget i Meldal kommune Møtedato/tid : Onsdag 15. februar 2006, kl Møtested/lokaler : Rådhuset i Meldal, Møterom 1. Deltagere : Arve Slørdahl leder Odd Aa nestleder Gunn Merete Berg Randi Fossmo Jan Inge Holm Kopi Møteansvarlig : Ordføreren Rådmannen Kontrollutvalgets varamedlemmer Revisjon Midt-Norge IKS v/oppdragsansvarlig revisor : Arve Slørdahl Sted Dato Meldal 7. februar 2006 Sakliste: Sak 1/2006 Godkjenning av protokoll fra møte Sak 2/2006 Sak 3/2006 Sak 4/2006 Sak 5/2006 Sak 6/2006 Sak 7/2006 Referatsaker Forvaltningsrevisjonsrapport: Overformynderiets rolle i forhold til hjelpevergen Bestilling av forvaltningsrevisjon: Kostnadseffektivitet innen sektor for vann, avløp og renovasjon (VAR) Økonomireglement for Meldal kommune Oppfølging av politiske vedtak i Meldal kommune Eventuelt Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Per O. Johansen på telefon , mobil Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Arve Slørdahl leder (sign) Per O. Johansen Rådgiver Meldal kommune kontrollutvalget Side 1

2 MELDAL KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 1/2006 Godkjenning av protokoll fra møte Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2006 Saksbeh: Per O. Johansen Arkivkode: 030 Arkivsaknr: Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Protokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Meldal kommune kontrollutvalget Side 2

3 Sak 1/2006 Godkjenning av protokoll fra møte KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING Protokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. VEDLEGG 1. Protokoll fra kontrollutvalgets møte SAKSUTREDNING Godkjenning av protokoll. Meldal kommune kontrollutvalget Side 3

4 MELDAL KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 2/2006 Referatsaker Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2006 Saksbeh: Per O. Johansen Arkivkode: 030 Arkivsaknr: Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Meldal kommune kontrollutvalget Side 4

5 Sak 2/2006 Referatsaker KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. VEDLEGG Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter som referatsaker: 1. KS Faktaark av : NAV-reformen noen hovedpunkter og viktige milepæler. 2. Pressemelding og høringsbrev av fra Arbeids- og sosialdepartementet vedrørende forslag til nye regler for vern av ansattes ytringsfrihet / varsling av kritikkverdige forhold på arbeidsplassen. SAKSUTREDNING Kontrollutvalgets sekretariat viser til de vedlagte dokumentene som legges frem som referatsaker. Meldal kommune kontrollutvalget Side 5

6 MELDAL KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 3/2006 Forvaltningsrevisjonsrapport: Overformynderiets rolle i forhold til hjelpevergen Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2006 Kommunestyret Saksbeh: Per O. Johansen Arkivkode: 030 Arkivsaknr: Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapporten Overformynderiets rolle i forhold til hjelpevergen til etterretning og oversender saken til kommunestyret med følgende innstilling. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten Overformynderiets rolle i forhold til hjelpevergen til etterretning. Meldal kommune kontrollutvalget Side 6

7 Sak 3/2006 Forvaltningsrevisjonsrapport: Overformynderiets rolle i forhold til hjelpevergen KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapporten Overformynderiets rolle i forhold til hjelpevergen til etterretning og oversender saken til kommunestyret med følgende innstilling. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten Overformynderiets rolle i forhold til hjelpevergen til etterretning. VEDLEGG: 1. Forvaltningsrevisjonsrapporten Overformynderiets rolle i forhold til hjelpevergen. Utrykte vedlegg i saksmappen: 2. Sak KU-22/2005: Forvaltningsrevisjon om verge-/hjelpevergeordningen. SAKSUTREDNING: Innledning Revisjon Midt-Norge IKS har høsten 2005 gjennomført et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på hjelpevergeordningene i kommunene. Bakgrunnen for prosjektet var at revisor så at overformynderienes oppfølging av hjelpevergene i kommunene var nokså varierende, samtidig konstaterte revisor store ulikheter i kvaliteten på hjelpevergeregnskapene. Kontrollutvalget sluttet seg til gjennomføringen av prosjektet i sak KU-22/2005 Forvaltningsrevisjon om verge-/hjelpevergeordningen. Overformynderiet er et kommunalt organ og oppnevnes av kommunestyret. Kommunens administrasjon eller kommunestyret har imidlertid ingen instruksjonsmyndighet i overformynderiets saker, og det er fylkesmannen som er tilsynsmyndighet og klageorgan i forhold til overformynderiet. Kommunen må imidlertid legge forholdene til rette for at overformynderiet kan drive sin virksomhet på en forsvarlig måte, og virksomheten som drives er således et kommunalt ansvar. Med dette som utgangspunkt har også kontrollutvalgets sekretariat valgt å innstille overfor kontrollutvalget på at saken legges frem for kommunestyret. Meldal kommune kontrollutvalget Side 7

8 Innfallsvinkler i forvaltningsrevisjonsprosjektet Prosjektet har vært strukturert rundt fire hovedtema: Vergemålsoppnevnelse, veiledning / opplæring, rapportering og tilsyn/kontroll. Revisor har foretatt en kartlegging av omfang og praksis, samt vurdert etablert praksis i forhold til gjeldende rett på området. Følgende problemstilling er formulert for prosjektet: Har overformynderiet etablert rutiner for hjelpevergeordningen som bidrar til å sikre klientens midler? For å kunne besvare problemstillingen har revisor definert 4 krav som må være oppfylt for at revisor kan konkludere positivt på undersøkelsene: 1. Oppnevning av hjelpeverge skal være i samsvar med krav i lov, forskrift og andre bestemmelser. 2. Oppnevnt hjelpeverge skal ha tilstrekkelig kunnskap om oppgaven. 3. Overformynderiet bør stille krav om rapportering fra hjelpevergen. 4. Overformynderiet bør føre tilsyn og kontroll med hjelpevergens virksomhet. Prosjektet er gjennomført i alle de 14 kommunene som samarbeider som revisjonsfunksjonen og funksjonen som sekretariat for kontrollutvalg. Dette er gjort det mulig å foreta sammenligninger mellom kommunene og hente ut en beste praksis fra kommunen sett under ett. Funn i Meldal kommune Vi velger å gjengi noen av de mest sentrale funnene fra undersøkelsen i Meldal kommune, men viser til den vedlagte forvaltningsrevisjonsrapporten for en fullstendig gjennomgang av hjelpevergeordningen i Meldal. 1. Oppnevning av hjelpeverge Ved utgangen av 2004 var det 39 personer i Meldal kommune som har oppnevnt hjelpeverge. Overformynderiet i Meldal forvaltet i 2004 ca. 2,869 millioner kroner, og hjelpevergene disponerte ca. 9,4 millioner kroner på vegne av sine klienter. Oppnevning av hjelpeverge skjer helst etter henvendelse fra helsetunet, eventuelt fra andre kommunale instanser. Det finnes et standard skjema for oppnevning av hjelpeverge som definerer hjelpevergens oppgaver og beskriver forhold ved klienten som hjelpevergen bør vite, dette kan for eksempel gjelde økonomi. Dette skjemaet benyttes ikke av overformynderiet i Meldal. Overformynderiet oppnevner vanligvis ikke kommunalt ansatte som hjelpeverger, siden hjelpevergene da lett kan bli innhabile når saker som angår den hjelpetrengende blir behandlet i det kommunale systemet. Revisor redegjør i rapporten for at det vanligvis går greit å finne kvalifiserte hjelpeverger i Meldal, men i noen tilfeller kan omdømme eller særskilte behov gjøre det vanskeligere å finne kandidater som er villige til å ta på seg oppgaven som hjelpeverge. Meldal kommune kontrollutvalget Side 8

9 Hjelpevergens ansvars- og myndighetsområde defineres i mandatet som utarbeides av overformynderiet, og som stadfestes, evt justeres av Tingretten ved oppnevnelsen av hjelpevergen. I henhold til vergemålslovgivningen skal minste middels prinsipp legges til grunn, noe som vil si at hjelpevergens ansvars- og myndighetsområde ikke skal gjøres mer omfattende enn nødvendig. Mandatet gjøres kjent overfor hjelpevergen gjennom kopi av overformynderiets vedtak og oppnevnelsesbrevet fra tingretten. I følge forvaltningsrevisjonsrapporten er mandatene som utstedes i Meldal definert til å gjelde økonomisk bistand og representasjon overfor offentlig myndighet. Det er ikke innført beløpsbegrensninger for hjelpevergens mandat, noe som kan stride mot lovens prinsipp om minste middels prinsipp. Overformynderiet har imidlertid i sin høringsuttalelse til rapporten redegjort for at overformynderiet i Meldal heretter vil begrense hjelpevergenes disposisjonsrett til maksimalt kr , og i noen tilfeller vil grensen bli satt lavere. Når det gjelder godtgjøring til hjelpevergene har overformynderiet i Meldal ingen retningslinjer for godtgjøring og utgiftsdekning til hjelpeverge, og overformynderiet mener i utgangspunktet at dette er en ulønnet oppgave. Dersom utgiftsdekning innvilges må utgiftene dokumenteres og de blir belastet klienten. Kommunen er imidlertid inneforstått med at den i visse tilfeller også må ta utgifter på dette området. I følge rapporten er det i de siste årene blitt innvilget godtgjørelse kun én gang i Meldal. 2. Kunnskap og veiledning Ved oppnevning får den enkelte hjelpeverge utskrifter av vedtak som er fattet i saken og heftet Orientering til hjelpevergen. I tillegg har det blitt tilbudt kurs om hjelpevergefunksjonen som har hatt relativt stor oppslutning. I høringsuttalelsen oppgir overformynder å ha vært på kurs i regi av Nettverk for overformyndere og av rapporten fremgår det at forretningsfører har vært på en samling arrangert av fylkesmannen. 3. Rapportering Meldal overformynderi har fritatt alle sine hjelpeverger for regnskapsplikt. Dette er gjort som et generelt vedtak og tilfredsstiller ikke lovens krav om enkeltvedtak. Revisor viser her til at det må foretas nye vedtak for den enkelte klient for å tilfredsstille lovens krav. Meldal overformynderi krever kontoutskrifter og årsoppgave fra bank for alle klienter som har fått oppnevnt hjelpeverge, videre kreves det at bevegelser på høyrentekonti skal rapporteres i ettertid. Revisor peker på at det bør settes krav om at selvangivelse for den enkelte hjelpetrengende skal sendes overformynderiet. I høringsuttalelsen til rapporten redegjør overformynderiet for at man fra 2006 vil innhente kopi av ligning for å sikre fullstendig oversikt over den hjelpetrengendes eiendeler. 4. Tilsyn og kontroll Det generelle fritaket for regnskapsplikt avskjærer en del av overformynderiets kontrollmuligheter. Overformynderiet gjennomgår imidlertid kontoutskrifter og årsoppgave fra bank for alle klienter som har fått oppnevnt hjelpeverge. Revisor peker i tillegg på at det kan være hensiktsmessig å foreta rutinekontroller gjennom året for å sikre seg mot eventuelt misbruk av midler. Ved skifte av hjelpeverge eller ved dødsfall vil det også være behov for rapportering til overformynderiet, en slik rapportering foregår ifølge rapporten ikke i dag. Meldal kommune kontrollutvalget Side 9

10 Forvaltningsrevisjonsrapportens anbefalinger Med bakgrunn i de funn som er gjort foreslår Revisjon Midt-Norge IKS følgende overfor Meldal kommune og overformynderiet i Meldal: Bruke standard søknadsskjema ved oppnevning av hjelpeverge slik at en er sikker på å få med alle relevante opplysninger ved oppnevnelsen. Avklare rollefordelingen mellom hjelpeverge og institusjon der den pleietrengende er institusjonsboer. Behandle hjelpevergens fritak fra regnskapsplikt som enkeltvedtak. Selvangivelse for den enkelte klient må innhentes. Vurdere om midler bør trekkes inn fra klienten til overformynderiet og om det bør innføres beløpsgrenser for hjelpevergens disposisjonsrett. Vurdere om det skal settes inn kontrolltiltak gjennom året for bevegelse på høyrentekonti. Kontrollutvalgets sekretariat viser for øvrig til den vedlagte forvaltningsrevisjonsrapporten for ytterligere detaljer og begrunnelser for revisors anbefalinger. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS VURDERINGER Inntill hjelpevergevergeordningene eventuelt profesjonaliseres i nytt lovverk er dette arbeidet i stor grad basert på frivillighet. Hjelpevergene skal utøve sin funksjon etter beste skjønn og innenfor minste middels prinsipp ut fra hensynet til at inngripen overfor den hjelpetrengende skal være så liten som mulig. For å sikre at hjelpeverger stiller opp og for å gi rom en viss skjønnutøvelse er det viktig at hjelpevergen har en viss frihet i sin funksjon. Samtidig er det viktig at klienten og pårørende har sikkerhet for at hjelpevergen til enhver tid handler til klientens beste. Hensynet til frihet og skjønnsutøvelse kan i en del tilfeller gå på bekostning av rapporteringskrav og tilsynsvirksomhet. Overformynderiets rolle er derfor å sørge for en best mulig tilpasning basert på lokale forhold og kjennskap til det enkelte tilfelle. Rapporten peker på noen forhold som bør vurderes opp i mot lokale forhold, mens andre påpekninger er formelle feil som overformynderiet må bringe i orden. Dette gjelder særlig forholdet til regnskapsplikten der beslutninger om fritak skal fattes som enkeltvedtak. Foruten det prosessuelle, er formålet med bestemmelsen å sikre en konkret vurdering av den enkelte klient. Kontrollutvalgets sekretariat er av den oppfatning at Revisjon Midt-Norge IKS har satt et godt søkelys på overformynderiets rolle i forhold til hjelpvergeordningen i Meldal kommune og anbefaler derfor overformynderiet å vurdere de tiltakene som revisor har foreslått avslutningsvis i rapporten og som er gjengitt ovenfor. Sekretariatet foreslår overfor kontrollutvalget å legge frem rapporten for kommunestyret som øverste ansvarlig for ordningen og som oppnevnende myndighet til overformynderiet. Meldal kommune kontrollutvalget Side 10

11 KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON: Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler kontrollutvalget å oversende rapporten til kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten Overformynderiets rolle i forhold til hjelpevergen til etterretning. Meldal kommune kontrollutvalget Side 11

12 MELDAL KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 4/2006 Bestilling av forvaltningsrevisjon: Kostnadseffektivitet innen sektor for vann, avløp og renovasjon (VAR) Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2006 Saksbeh: Per O. Johansen Arkivkode: Arkivsaknr: Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget viser til Plan for forvaltningsrevisjon for Meldal kommune for 2006 og vedtar oppstart av et forvaltningsrevisjonsprosjekt som setter fokus på kostnadseffektivitet innenfor sektor for vann, avløp og renovasjon. Prosjektet gjennomføres innenfor en ressursramme på maksimalt 250 timer og kontrollutvalget ber om at endelig prosjektrapport ferdigstilles med oversendelse til kontrollutvalgets sekretariat innen 30. mai. Kontrollutvalget slutter seg for øvrig til innretningen på prosjektet slik det fremgår av saken. Kontrollutvalget gir sekretariatet fullmakt til å følge opp prosjektet på vegne av utvalget. Meldal kommune kontrollutvalget Side 12

13 Sak 4/2006 Bestilling av forvaltningsrevisjon: Kostnadseffektivitet innen sektor for vann, avløp og renovasjon (VAR) KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING Kontrollutvalget viser til Plan for forvaltningsrevisjon for Meldal kommune for 2006 og vedtar oppstart av et forvaltningsrevisjonsprosjekt som setter fokus på kostnadseffektivitet innenfor sektor for vann, avløp og renovasjon. Prosjektet gjennomføres innenfor en ressursramme på maksimalt 250 timer og kontrollutvalget ber om at endelig prosjektrapport ferdigstilles med oversendelse til kontrollutvalgets sekretariat innen 30. mai. Kontrollutvalget slutter seg for øvrig til innretningen på prosjektet slik det fremgår av saken. Kontrollutvalget gir sekretariatet fullmakt til å følge opp prosjektet på vegne av utvalget. VEDLEGG 1. Foreløpig skisse til problemstillinger i en undersøkelse av kostnadseffektivitet innen sektor for vann, avløp og renovasjon. Utrykte vedlegg i saksmappen: 1. Sak KS-048/2005 Plan for forvaltningsrevisjon for Meldal kommune for 2006, vedtatt av Meldal kommunestyre på møte den 15. desember 2005). SAKSUTREDNING Generelt I forhold til forvaltningsrevisjonsarbeidet har kontrollutvalget en klar bestillerrolle. Dette innebærer for det første å utarbeide en plan for forvaltningsrevisjon i kommunen basert på en overordnet analyse av kommunens virksomhet. Dette fremgår av Forskrift om kontrollutvalg 10. Plan for forvaltningsrevisjon i Meldal kommune ble vedtatt av kommunestyret på møte den etter forutgående innstilling fra kontrollutvalget. Etter at planen for forvaltningsrevisjon er vedtatt må kontrollutvalget initiere det enkelte prosjekt ut fra prioriteringene i planen. I vurderingen av om prosjektet skal igangsettes eller ikke må kontrollutvalget ta stilling til om prosjektet fortsatt er relevant, innfallsvinkler og innretning på prosjektet, ressursbruk og tidspunkt for ferdigstillelse. Med utgangspunkt i kontrollutvalgets bestilling vil sekretariatet inngå en avtale med Revisjon Midt-Norge IKS om gjennomføringen prosjektet basert på kontrollutvalgets vedtak og forutsetninger. Meldal kommune kontrollutvalget Side 13

14 Sektor for vann, avløp og renovasjon (VAR) VAR-sektoren har en særstilling innenfor de kommunale budsjettene ved at sektoren skal være selvfinansierende, det vil si at tjenestenes kostnader kan faktureres til innbyggerne i form av kommunale avgifter på tjenestene. Kommunene plikter å føre sine regnskaper på en slik måte at det er mulig å isolere kostnadene knyttet til VAR-sektoren. Dermed kan kommunen foreta selvkostberegninger som danner grunnlaget for størrelsen på avgiftene som innbyggerne må betale for å dekke opp utgiftene knyttet til disse tjenestene. VAR området har også tidligere vært gjenstand for revisjon, senest i 2002, men fokus har i første rekke vært satt på om selvkostberegningene har vært utført riktig og at kun relevante kostnader har inngått kalkulasjonen av avgiftsnivået på vann, avløp og renovasjon. Kostnadseffektivitet innen sektor for vann, avløp og renovasjon Kontrollutvalget signaliserte ved vedtakelsen av Plan for forvaltningsrevisjon et ønske om å gå nærmere inn på selve driften av VAR-sektoren, og særlig med sikte på kostnadseffektivitet. I likhet med andre kommuner er størrelsen på de kommunale avgiftene et tema som engasjerer innbyggerne i Meldal og det er viktig å sikre en klar sammenheng mellom kostnader og kvaliteten på tjenestene som ytes. Gebyrene for vann og avløp fastsettes i en egen sak kommunestyret på slutten av året forut for avgiftsåret. Gebyrregulativet for vann og avløp for Meldal kommune for 2006 ble vedtatt av kommunestyret på møte den som sak KS-058/2005. Når det gjelder renovasjon så er tjenestene satt bort til HAMOS som er et interkommunalt selskap som ivaretar renovasjonsoppgavene på vegne av eierkommunene. Hamos fastsetter renovasjonsavgiftene basert på selvkostberegninger på vanlig måte. I tillegg har eierkommunene mulighet til å legge på et påslag som følge av egen befatning med renovasjonsordningen, men Meldal kommune har ikke beregnet seg et slik påslag, siden kommunen ikke mener å ha utgifter til renovasjonsordningen selv. Innfallsvinkler i en forvaltningsrevisjon En forvaltningsrevisjon innenfor kostnadseffektiviteten innenfor VAR området kan gjennomføres på mange måter. Det kan imidlertid være naturlig å ta utgangspunkt i de kommunale avgiftene som belastes den enkelte innbygger i Meldal kommune å så vurdere hva man får igjen for sitt bidrag. Videre bør man kartlegge utviklingen i gebyrer over tid og så se hvordan denne samsvarer med den generelle kostnadsutviklingen i samfunnet. Eventuelle avvik må for eksempel kunne forklares med endringer i tjenestene, økte kvalitetskrav, endringer i kapitalkostnader eller effektivitetsutvikling i driften av tjenestene. Arbeidet bør trolig stykkes opp, der man ser vann og avløp for seg, og renovasjon for seg. Som det fremgår ovenfor er renovasjonsoppgaven lagt til et interkommunalt samarbeid, mens vann og avløp ivaretas av kommunen. Meldal kommune kontrollutvalget Side 14

15 Vann og avløp Vann og avløp er avhengig av en rekke lokale forhold i kommunene. Tilgangen til drikkevann av tilfredsstillende kvalitet varierer. Avstand til drikkevannskilde og kravene til rensing vil også lett gi utslag på vannkostnadene. Bosettingsmønster er også en viktig faktor siden transporten av vannet er en kostnadsfaktor. Antall meter ledning pr innbygger er et mål i denne sammenhengen. For å kunne si noe om kostnadseffektiviteten i vannforsyningen i Meldal vil det være naturlig å sammenligne ulike kommuner med hverandre. Videre vil kostnadsutviklingen over tid være viktig. Variasjoner i kostnader mellom kommuner må vurderes opp i mot bosettingsmønster, tilgangen til vann av god kvalitet og kapitalkostnader. Gjenværende avvik bør bli gjenstand for en mer inngående undersøkelse med hensyn til selve driften av tjenesten i Meldal kommune. Renovasjon I likhet med for vann og avløp er det naturlig å avgrense undersøkelsene av renovasjonsutgiftene til husholdningenes bruk og betaling av tjenester. Dette gir det letteste sammenligningsgrunnlaget samtidig som fokuset på innbyggerne opprettholdes. Renovasjonsordningen for Meldal ivaretas av det interkommunale renovasjonsselskapet HAMOS. Dette er et samarbeid mellom en rekke kommuner i Orkdalsregionen og HAMOS ivaretar renovasjonsordningen på vegne av sine eiere. I likhet med vann og avløpsområdet vil det i første omgang være aktuelt å sammenligne renovasjonsgebyrene med andre kommuner, helst utenfor HAMOS samarbeidet for å vurdere nivået på avgiftene. Dessuten vil det være aktuelt å vurdere utviklingen i renovasjonsavgifter over tid. Denne bakgrunnsinformasjonen må så holdes opp i mot den generelle kostnadsutviklingen i perioden og utviklingen i kravene til avfallshåndteringen. Avvik i gebyrnivå eller kostnadsutvikling som ikke kan forklares i generell kostnadsutvikling eller produktforskjeller må undersøkes nærmere med hensyn til selve driften av tjenesten. Undersøkelser av kostnadssammensetningen og kostnadsutviklingen innenfor renovasjonsområdet kan etterhvert få karakter av selskapskontroll i HAMOS. I første omgang vil imidlertid prosjektet ha karakter av en grundig kartlegging av renovasjonsutgiftene, dens sammensetning og utvikling over tid. Videre vil sammenligninger med andre kommuner være vesentlige for undersøkelsene. Dersom disse undersøkelsene avdekker betydelige avvik, som ikke kan forklares med endringer i tjenestene / produktene, må fokus i neste omgang settes på HAMOS og driften av renovasjonsordningen i kommunen. HAMOS vil uansett bli betydelig involvert i prosjektet og det er naturlig at HAMOS får anledning til å kommentere undersøkelsene og eventuelt dokumentere årsaker til avvik. Dersom resultatene fra prosjektet gir grunnlag for å vurdere ytterligere undersøkelser av kostnadene til renovasjon, kan prosjektet legge grunnlaget for en større selskapskontroll i kommunens renovasjonsselskap. Kontrollutvalgets sekretariat vil imidlertid ikke forskuttere resultatene fra prosjektet, og avventer de undersøkelsene som er skissert her. Meldal kommune kontrollutvalget Side 15

16 Arbeidet i prosjektet så langt og videre fremdrift For å sikre fremdriften i forvaltningsrevisjonsarbeidet har kontrollutvalgets sekretariat og revisor drøftet innretning og mulige innfallsvinkler i prosjektet. Revisjon Midt-Norge IKS har ut fra dette utarbeidet en foreløpig skisse til problemstilling for prosjektet. Sekretariatet har i forståelse med revisor valgt å la denne skissen følge saken som vedlegg, slik at denne kan være med å danne grunnlaget for kontrollutvalgets vurdering av saken med henblikk på utforming av den endelige bestillingen av prosjektet. Med bakgrunn i de signaler som kontrollutvalget gir i behandlingen av saken inngår kontrollutvalgets sekretariat en avtale med Revisjon Midt-Norge IKS om gjennomføring av prosjektet. Avtalen vil bygge på en endelig prosjektplan som definerer prosjektet og angir endelig innretning og rammer for det arbeidet som skal utføres. Med bakgrunn i tilgjengelige ressursrammer, prosjektets art og hensynet til fremdrift foreslår kontrollutvalgets sekretariat at kontrollutvalget stiller 250 timer til disposisjon for prosjektet og at arbeidet gjennomføres med henblikk på avgivelse av rapport innen utgangen av mai KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Med bakgrunn i plan for forvaltningsrevisjon anbefaler sekretariatet kontrollutvalget å bestille et forvaltningsrevisjonsprosjekt som setter fokus på kostnadseffektivitet innenfor sektor for vann, avløp og renovasjon i Meldal. Prosjektet foreslås gjennomført innenfor en ressursramme på maksimalt 250 timer med sikte på at endelig prosjektrapport ferdigstilles innen 30. mai, slik at prosjektrapporten kan behandles på utvalgets møte juni Sekretariatet ber om fullmakt til å følge opp prosjektet på vegne av kontrollutvalget. Meldal kommune kontrollutvalget Side 16

17 MELDAL KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 5/2006 Økonomireglement for Meldal kommune Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2006 Saksbeh: Per O. Johansen Arkivkode: 033 Arkivsaknr: Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Kontrollutvalget viser til brev av fra Meldal kommune, v/rådmannen vedrørende økonomireglement for Meldal kommune. Innledningsvis vil kontrollutvalget presisere at rådmannen etter kommuneloven har ansvaret for å sikre en god intern kontroll i den kommunale forvaltningen, og at kommunens økonomireglement er et viktig redskap for å sikre en god økonomisk intern kontroll i kommunen. Kontrollutvalget anbefaler rådmannen å gjennomgå økonomireglementet på nytt før det legges frem for endelig behandling i kommunestyret, og utvalget vil særlig peke på følgende: reglementet bør underlegges en redaksjonell gjennomgang for å skape en helhetlig struktur og for å skape samsvar mellom ordlyden i de ulike kapitlene, dette gjelder særlig kapittel 2, 6 og 7. en del rutiner bør gjennomgås med tanke på å sikre en best mulig intern kontroll, dette gjelder særlig faktureringsrutinene i kapittel 4 og reglene for kontantkasser som er beskrevet i kapittel 8. henvisninger til øvrig regelverk bør gjennomgås for å sikre at det refereres til gjeldende lover og forskrifter, dette gjelder særlig kapittel 5. Meldal kommune kontrollutvalget Side 17

18 Sak 5/2006 Økonomireglement for Meldal kommune KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Kontrollutvalget viser til brev av fra Meldal kommune, v/rådmannen vedrørende økonomireglement for Meldal kommune. Innledningsvis vil kontrollutvalget presisere at rådmannen etter kommuneloven har ansvaret for å sikre en god intern kontroll i den kommunale forvaltningen, og at kommunens økonomireglement er et viktig redskap for å sikre en god økonomisk intern kontroll i kommunen. Kontrollutvalget anbefaler rådmannen å gjennomgå økonomireglementet på nytt før det legges frem for endelig behandling i kommunestyret, og utvalget vil særlig peke på følgende: reglementet bør underlegges en redaksjonell gjennomgang for å skape en helhetlig struktur og for å skape samsvar mellom ordlyden i de ulike kapitlene, dette gjelder særlig kapittel 2, 6 og 7. en del rutiner bør gjennomgås med tanke på å sikre en best mulig intern kontroll, dette gjelder særlig faktureringsrutinene i kapittel 4 og reglene for kontantkasser som er beskrevet i kapittel 8. henvisninger til øvrig regelverk bør gjennomgås for å sikre at det refereres til gjeldende lover og forskrifter, dette gjelder særlig kapittel 5. VEDLEGG 1. Brev av vedrørende økonomireglement for Meldal kommune med følgende vedlegg: o Økonomireglement for Meldal kommune. o Utskrift av saksfremlegg og møteprotokoll fra kommunestyret , sak KS-60/2005. Utrykte vedlegg i saksmappen: SAKSUTREDNING Rådmannen har i brev av til kontrollutvalget oversendt utskrift av saksfremlegg, møtebok og økonomireglement for Meldal kommune som ble vedtatt av kommunestyret Reglementet ble vedtatt i kommunestyret uten forutgående høring og for å legge opp til en ytterligere kvalitetssikring har rådmannen sendt reglementet ut på høring til kontrollutvalget. Rådmannen legger opp til endelig behandling i formannskapet og kommunestyret henholdsvis 7. og 16. mars og har satt frist for tilbakemelding til 24. februar Meldal kommune kontrollutvalget Side 18

19 Reglementet bygger på NKKs standardreglement i kommunene, dermed vil utgangspunktet for reglementet være gjennomarbeidet og utprøvd fra før i tidligere kommuner. Eventuelle innsigelser vil i første rekke måtte gjelde tilpasninger til lokale forhold i Meldal og eventuelle regelendringer av nyere dato. Kontrollutvalgets sekretariat fremmer saken for kontrollutvalget og legger opp til en gjennomgang av reglementet i møtet, der både kontrollutvalget og oppdragsansvarlig revisor vil være til stede for å diskutere innholdet i reglementet i detalj. Kontrollutvalgets sekretariat vil i saksutredningen trekke frem forhold som kan være gjenstand for en mer grundig diskusjon i møtet. Kontrollutvalgets sekretariat tar forbehold om at vi ikke kjenner Meldal kommune så godt som ønskelig og at vi dermed ikke kan vurdere lokale tilpasninger som er eller burde vært foretatt i reglementet. Gjennomgang av økonomireglement for Meldal kommune Kapittel 1: Generelt om økonomireglementet Kapittel 2: Utarbeidelse, fordeling, behandling, disponering og oppfølging av budsjett og økonomiplan o Kapittel 2.1. om kommunens plan og økonomisystem definerer kvartalsrapportene som et av hovedelementene i det kommunale økonomisystemet. Videre går det i 4. avsnitt frem at det er 2 hovedrapporteringer til politisk nivå, nemlig tertialrapportene. Etter det kontrollutvalgets sekretariat er kjent har det så langt ikke vært praktisert tertialrapportering i kommunen og vi stiller spørsmål ved om ordlyden på dette punktet i reglementet stemmer. o Kapittel om økonomiplan og årsbudsjett fremgår det at hovedutvalgene behandler formannskapets budsjettforslag før saken legges frem for kommunestyret. Vanligvis er det formannskapet som avgir budsjettinnstilling til kommunestyret. Kapittel 3: Økonomimodellen, økonomisystemet og kontoplanen Kapittel 4: Sentrale systemer for kjøp og salg av varer og tjenester o Kapittel Utregningskontroll siste avsnitt beskriver handlemåte ved feil i faktura. Her fremgår det at feil rettes ved kreditnota eller korrigert faktura. Etter ny og innskjerpet lovgivning i forhold til fakturering og fakturasystemer, betraktes faktura som et unikt dokument som ikke kan korrigeres i ettertid. Det vil si at kreditnota er eneste mulighet for å korrigere en tidligere faktura. Meldal kommune kontrollutvalget Side 19

20 o Kapittel 4.3. Utgående fakturaer skisserer utfakturering. Kommunens utfakturering bør i sin helhet skje via økonomisystemet, utfakturering på annen måte må kun skje unntaksvis, når utfakturering via økonomisystemet ikke er mulig. Eventuelt regelmessig kontantssalg bør dokumenteres via kassaapparat som dokumenterer salget elektronisk eller via kassaruller. o Kapittel Manuell fakturering: Beskriver manuell fakturering som utføres av økonomiavdelingen. Kommunens utfakturering bør i sin helhet skje via økonomisystemet, og utfakturering på annen måte må kun skje unntaksvis, når utfakturering via økonomisystemet ikke er mulig. Sekretariatet anbefaler kommunen å fremheve strekpunkt nr 4 i kapittel som sier at fakturering utenfor fakturerings-/ regnskapsprogrammet ikke skal forekomme. Kapittel 5: Regnskapsprinsipp og årsavslutning o Kapittel Regnskapsloven og løsbladforskriftene beskriver forholdet til regnskapslovens kapitel 2. Kontrollutvalgets sekretariat vil her påpeke at regnskapslovens kapittel 2 om bokføringsregler er opphevet til fordel for en egen bokføringslov som trådte i kraft På samme tidspunkt trådte en ny forskrift om bokføring i kraft som erstatter bestemmelsene i det tidligere kapittel 2 i regnskapsloven. o Kapittel Merverdiavgift omtaler merverdiavgiftsplikten på varer og tjenester. I likhet med varer er det merverdiavgift på tjenester med visse unntak. Når det gjelder fradragsretten for inngående merverdiavgift vil denne avhenge av om avdelingen / etaten / bedriften drives som fullstendig eller delvis avgiftspliktig virksomhet. Det sistnevnte tilfellet er mest vanlig i kommunal virksomhet, her vil det kun være forholdsmessig fradrag for inngående merverdiavgift ut fra hvor stor del den avgiftspliktige omsetningen utgjør av virksomhetens samlede virksomhet. Kapittel 6: Rapportering o Kapittel 6.1. Periodisk rapportering: Tertialrapporteringen som er nevnt under kapittel 2.1., 4. avsnitt er ikke nevnt i kapittel 6. Sekretariatet antar at det er kapittel 2.1 som skal korrigeres. Kapittel 7: Reglement for finansforvaltning o Meldal kommune har egen finansstrategi sist revidert av Meldal kommunestyre i møte den , sak KS-0011/2002. Ordlyden i kapittel 7 bør tilpasses til finansstrategien, eventuelt erstattes med en henvisning til finansstrategien. Kapittel 8: Diverse bestemmelser regnskapet o Kapittel 8.6: Regler for kontantkasse. For å holde kontantkassen ajour bør det vurderes om det bør stilles krav om føring av kassebok for uttak og innskudd av kontantkassen. Føring av kassebok gjør det også mulig å dokumentere og avstemme innholdet i kontantkassen ved jevne mellomrom. Meldal kommune kontrollutvalget Side 20