Til behandling i: Saksnr Utvalg Møtedato Formannskapet Kommunestyret

Transkript

1 Lier kommune SAKSFREMLEGG Sak nr. Saksmappe nr: 2017/2350 Arkiv: Saksbehandler: Hans-Petter Christensen Til behandling i: Saksnr Utvalg Møtedato Formannskapet Organisering av politisk nivå og folkevalgtes arbeidsvilkår - evalueringsutvalg, oppnevning og mandat Rådmannens forslag til vedtak: Det etableres et evalueringsutvalg for folkevalgt nivå bestående av en representant for hvert av partiene i kommunestyret: a) Høyre b) KrF c) Venstre d) FrP e) Senterpartiet f) MDG g) SV h) Arbeiderpartiet Som leder oppnevnes: Som nestleder oppnevnes... gis slikt mandat: 1. Evaluere Lier kommunes organisering på folkevalgt nivå, struktur og arbeidsformer 2. Legge spesiell vekt på folkevalgtes arbeidsvilkår og alternative løsninger for tilrettelegging og utforming av politikerrollen 3. Skissere krav til sekretariat for folkevalgt nivå, herunder funksjoner, kompetanse og kapasitet, eventuelt delløsning i påvente av permanent organisering 4. Foreslå antall representanter i kommunestyret for behandling innen kommunelovens frist (31. desember 2018) og utvalgsstruktur 5. Beskrive krav til rådmannen, grenseavklaringer mot folkevalgt nivå og foreslå grunnlag for jevnlig evaluering

2 6. Fremme forslag til reglementer for organisering, oppgavedeling, delegering og godtgjøring, - også mulig samordning av eksisterende reglementer Frist for evalueringsutvalgets samlede rapport er juni Det vises likevel til kommunelovens krav og skisse til fremdriftsplan/forutsetninger angitt i saksutredningen. Rådmannen stiller sekretariatsbistand til disposisjon. Rådmannens saksutredning: Sammendrag: Vedlegg: Utredning: Bakgrunn Lier kommune har tradisjon for en systematisk gjennomgang av sin politiske organisasjon, regler og retningslinjer forbundet med folkevalgte organers virke, folkevalgtes arbeidsvilkår og eventuelle prinsipielle forhold av betydning for folkevalgt nivå. Vanligvis oppnevnes det en arbeidsgruppe bestående av representanter for de politiske partiene omtrent to år før periodens utløp. Utvalgets arbeid munner ut i forslag til utvalgsstruktur, reglement, mulige avklaringer og presiseringer, satser mv. som skal gjelde fra oppstart av en ny valgperiode. I hovedsak vil det være opp til kommunestyret selv å fastsette fremdriftsplan og eventuelt presisere frister for ferdigstillelse av (del-)utredninger eller forslag om endringer. Det finnes imidlertid ett viktig unntak: Kommunelovens 7 s og fylkestingets sammensetning angir en spesifikk frist dersom det er ønskelig (planer om) å endre antallet kommunestyrerepresentanter fra det eksisterende, slik: 3. Endring av medlemstallet vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv senest 31. desember i nest siste år av valgperioden, med virkning for kommende valgperiode. Tidligere har arbeidsgruppen - benevnt evalueringsutvalget - bestått av et medlem fra hvert av de politiske partiene som er representert i kommunestyret. Evalueringsutvalg benyttes som begrep videre i denne saken.

3 Grunnlaget for evalueringsutvalgets arbeid gis et mandat gjennom vedtak i kommunestyret. Mandatet er forholdsvis vidt for å favne: Registrerte behov for endringer i reglement og retningslinjer mv. Fattede vedtak knyttet til forhold som skal vurderes i tilknytning til en ny valgperiode. Endringer i sentralt lovverk, forskrifter, avtaleverk og ev føringer fra departement e.a. Innhenting av nødvendig informasjon, innspill og mulige høringer som et ledd i utvalgets arbeid. Behov for utredninger innen felt som direkte eller indirekte følger av utvalgets virkeområde. Forhold som utvalget finner det hensiktsmessig og/eller nødvendig å fremme for kommunestyret til avgjørelse. Det presiseres at rådmannen tar utgangspunkt dels i tidligere praksis, dels i behov som er kommet til uttrykk under forberedelsene til denne saken. er oppdragsgiver og kan ha behov for å utdype, konkretisere eller avgrense såvel grunnlaget som mandatet. Noen forhold av betydning for evalueringsutvalgets mandat og arbeid Punktene ovenfor indikerer et forholdsvis omfattende arbeid basert på en alminnelig gjennomgang av kommunens politiske styringssystem og tilhørende retningslinjer og regler, i tillegg til det som eventuelt foreligger som sentrale føringer frem til neste kommunevalg. Det er noen temaer som allerede fra oppstart i arbeidet krever en viss oppmerksomhet og som kan ha betydelig aktualitet, kanskje også finne sin løsning i tiden fra nå og frem til et nytt kommunestyre konstitueres. Noen av dem omtales nedenfor. Lier når kommune- og regionstrukturen endres har besluttet at Lier fortsatt skal bestå som selvstendig kommune. Det skjer samtidig med at kommuner nær oss (hhv. Asker, Hurum og Røyken til nye Asker og Drammen, Nedre Eiker og Svelvik) slår seg sammen og flere fylkeskommuner blir til en større region (Akershus, Buskerud og Østfold, foreløpig kalt Viken ). Den fremtidige kommuneorganisasjonen skal være rustet til å: - Ivareta Lier kommunes interesser i felleskommunale samarbeid og interkommunale selskaper ved endringer i kommunestrukturen og eventuell ny oppgavefordeling. - Sikre at Lier kommune fortsatt fremstår som en attraktiv arbeidsgiver ved styrket konkurranse i arbeidsmarkedet. - Forme Lier-samfunnet ved å opprettholde og styrke kommunens posisjon gjennom aktiv dialog med innbyggere og næringsliv og godt tilrettelagte planprosesser. - Ta initiativ og delta aktivt for å etablere formålstjenlige Interkommunale løsninger og regionale samarbeid.

4 Folkevalgtes arbeidsvilkår I politiske ledermøter (kommunestyrets gruppeledere, ordfører/varaordfører og hovedutvalgenes ledere) er det uttrykt behov for å diskutere og vurdere folkevalgtes arbeidsvilkår. Tidspunkt for møter og møtenes gjennomføring er blant temaene som er tatt opp. Innspillene har hatt forskjellig begrunnelse og innretning, bl.a.: - Kombinasjonen av arbeid og verv i folkevalgte organer. - Kombinasjonen av politisk arbeid og omsorgsoppgaver, gjerne i familien. Frikjøp av tid fra arbeid (og eventuelle andre oppgaver) for ivaretakelse av politiske verv. Problemstillingen er reist på grunnlag av bl.a.: - Stadig mer omfattende saker, i mengde og kompleksitet. - Forventninger fra lokalsamfunn, samarbeidspartnere og myndigheter om deltakelse i møter, konferanser og aktiviteter. - Behovet for at Lier kommune skal være representert ved viktige anledninger, også på folkevalgt nivå. Frikjøp må sees i sammenheng med kommunens godtgjøringsreglement. Tilrettelegging av utredninger og saker for folkevalgte ut fra deres mulighet til deltakelse. Teknologiske løsninger for kommunikasjon og tilgjengelighet mht. saksutredninger, bakgrunnsmateriale, oversikt over vedtak som er fattet og bestillinger som er foretatt. Politisk sekretariat Politisk sekretariat er i dag organisert som en del av kommunens førstelinjetjeneste (serviceenheten) med en fagleder. Ved sin bemanning er politisk sekretariat rustet for bl.a. å: - Registrere saker til behandling og oppsett av sakliste sammen med ordfører - Generere innkallinger og sakslister og distribuere dem elektronisk - Registrere forfall og innkalle vararepresentanter - Oppstille forslag til møteplaner og foreta bestillinger av lokaler og mat mv., ivareta kontakt/avtale med ev. eksterne deltakere - Forestå sekretariat (opprop, opptelling under votering, protokollføring) under møter i folkevalgte organer - Gjennomgang, kontroll og utsendelse av protokoller Serviceenheten har ansvaret for praktisk gjennomføring av valg og mulige folkeavstemminger. Medarbeiderne ved politisk sekretariat utgjør en viktig del av dette arbeidet.

5 Det er reist spørsmål om politisk sekretariat i fremtiden skal inneha utreder- /rådgiverkompetanse på akademisk nivå for å betjene folkevalgte på en annen og mer omfattende måte enn tidligere. Vurderingen må ta utgangspunkt i en oppgang av grenser mellom formannskapsmodellen (kommunelovens 6 flg.) og parlamentarisme (kommunelovens 20). I noen grad er dette et spørsmål om formelle linjer/styringsmodell i kommuneorganisasjonen, men det dreier seg også om en praktisk tilrettelegging for folkevalgte. Forholdet til kommunens administrasjonssjef (kommunelovens 23) og vedkommendes ansvar må avklares, - og evt. reguleres gjennom tydelige delegeringsbestemmelser fra kommunestyret til folkevalgte organer og en mulig tilsvarende avgrensning mot administrasjonssjefens ansvar, evt. myndighet og oppgaver. Fagleder i politisk sekretariat fratrer sin stilling med pensjon i 2018 og det må enten etableres en midlertidig løsning eller en ny, permanent organisering må forseres. Ordførerrollen Slik de fleste kommuner er organisert i dag er ordføreren kommunens rettslige representant og tegner kommune der myndigheten ikke er tildelt andre, men også den fremste til å representere og profilere kommunen i det daglige, gjennom media, i samarbeid og ved arrangementer. Kommunelovens 9 nr. 3 angir ordførerens faste oppgaver og i samme paragraf nr. 5 er det gitt adgang til å delegere ordføreren avgjørelsesmyndighet i enkeltsaker og saker av ikke prinsipiell art. I Lier har kommunestyret gitt ordføreren myndighet til å fatte vedtak i hastesaker (såkalt sommerfullmakt) etter Regler om delegasjon av avgjørelsesmyndighet og kommunestyret oppnevner i de fleste tilfeller ordføreren som medlem av representantskapet i interkommunale selskaper og representant i generalforsamling i aksjeselskaper der kommunen er eier. Tilrettelegging, definisjon av oppgaver og delegering av myndighet må nødvendigvis ha sammenheng med kommunestyrets prinsipielle oppfatning av ordførerfunksjonen og ivaretakelse av rollen. Formelle rammer er ment å gi ordføreren handlingsrom til å utøve rollen til kommunens beste, men ikke tilstrekkelig for å oppnå gjensidig forståelse av adgangen til å sette et individuelt preg på den. Det kan derfor være nødvendig å koble delegert myndighet til arenaer i reglement for politiske organer. I hvilken utstrekning det er aktuelt å legge til rette for et bredere politisk lederskap ved at varaordfører tildeles oppgaver eller roller mer systematisk enn tidligere bør drøftes i lys av tidligere vedtak om oppgavedeling og på bakgrunn av de erfaringene som er gjort. Definisjon av rådmannens myndighets- og virkefelt Kommunelovens bestemmelser ( 23) angir langt på vei rådmannens ansvar og myndighet. kan benytte delegering aktivt for enten å presisere eller avgrense rådmannens myndighet. Det er vesentlig at det er sammenheng mellom det ansvaret som tillegges funksjonen som kommunens øverste leder og den faktiske myndigheten.

6 Ved inngangen til ny valgperiode eller skifte av stillingsinnehaver er oppfatningene om funksjon og rolleutøvelse i bevegelse. Den administrative organisasjonen vil gjerne representere kontinuitet, men derved også praksis, atferd, systemer og strukturer som et nytt kommunestyre kan ha ønsker om å foreta endringer i. På den annen side kan folkevalgt nivå lett ha forventninger som ikke oppfylles, rett og slett fordi premissene ikke er kommunisert. En kravspesifikasjon til rådmannsfunksjonen og drøfting av grensesnittet mot folkevalgt nivå kan være et nyttig verktøy for dialog mellom kommunestyret som arbeids- /oppdragsgiver og kommunens administrative toppleder som utøvende leder på kommunestyrets vegne. Oppnevning av evalueringsutvalget - sekretariat Det er kommunestyret som oppnevner evalueringsutvalget etter kommunelovens 9 nr. 5. står fritt til å avgjøre antall medlemmer, mandat og varighet av arbeidet. Så vidt en kan se har praksis vært at det oppnevnes et medlem i evalueringsutvalget fra hvert av partiene som er representert i kommunestyret. Rådmannen må stille tilstrekkelig sekretariatskapasitet til disposisjon og være forberedt på å bestille mulige utredninger ut over det kommuneorganisasjonen selv kan levere ved behov. Fremdrift Fremdriftsplanen skal hensynta mulige lovkrav (antallet medlemmer av kommunestyret), men utvalgets arbeid antas også å ha betydning for partienes nominasjon foran kommunevalget Hovedtrekk i prosessen (foreløpig skisse, må bearbeides etter kommunestyrets behandling og bekreftes av evalueringsutvalget): Juni 2017 Mandat og oppnevning vedtas 1. august 2017 Innmelding av medlemmer fra partiene Ultimo august 2017 Konstituerer seg, planlegger arbeidet/prosessen, iverksetter arbeidet

7 November Skisse til organisering av politisk sekretariat, avklaring av midlertidig eller permanent løsning - Prinsipper for folkevalgtes arbeidsvilkår, innstilling November/desember 2017 Prinsipper for folkevalgtes arbeidsvilkår behandles Januar - april partiene Innspill til grunnlag for utvalgsstruktur og antall medlemmer i kommunestyret fra de politiske partiene. Ev. andre hensyn ved organisering. Mai 2018 Kravspesifikasjon/avgrensning politisk - administrativ organisasjon Oktober 2018 Politisk organisering; utvalgsstruktur og antall medlemmer i kommunestyret - innstilling November 2018 Politisk organisering; utvalgsstruktur og antall medlemmer i kommunestyret - vedtak Mai 2019 Oppgavedeling folkevalgt nivå, reglement for politiske organer, reglement for delegering, godtgjøringsreglement folkevalgte mv. - innstilling Juni 2019 Oppgavedeling folkevalgt nivå, reglement for politiske organer, reglement for delegering, godtgjøringsreglement folkevalgte mv. - vedtak