MØTEINNKALLING. Formannskapet SAKSLISTE 33/17 17/1267 GODKJENNING AV PROTOKOLL - MØTE I FORMANNSKAPET DEN

Transkript

1 MØTEINNKALLING Formannskapet Sted Rakkestad kulturhus, Formannskapssalen Dato Tid 10:00 SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 33/17 17/1267 GODKJENNING AV PROTOKOLL - MØTE I FORMANNSKAPET DEN /17 17/1258 ÅRSBERETNING RAKKESTAD KOMMUNE 35/17 17/453 RAKKESTAD KOMMUNES REGNSKAP FOR GODKJENNING 36/17 17/1483 ØKONOMISK RAPPORT PR DRIFT 37/17 17/1484 ØKONOMISK RAPPORT PR INVESTERINGER 38/17 17/571 OVERORDNET BEREDSKAPSPLAN - RAKKESTAD KOMMUNE 39/17 17/1461 OMSORGSBOLIGER - HJEMBASERTE TJENESTER OG BO- OG AKTIVITETSTJENESTER 40/17 17/1485 STARTLÅN 41/17 17/1348 HØRING - FORSLAG TIL FORSKRIFT OM ARBEIDSTID FOR AVLASTERE HØRINGSFRIST /17 17/1423 SØKNAD OM DISPENSASJON FRA KOMMUNENS REGLER OM ÅPNINGSTIDER FOR SERVERINGSSTEDER 43/17 17/1467 TV-AKSJONEN UNICEF - OPPNEVNING AV KOMMUNEKOMITE

2 Orientering Barnevernstjenesten Eventuelt forfall meldes til Servicekontoret tlf Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Rakkestad, 18. mai 2017 Ellen Solbrække (s) Ordfører

3 GODKJENNING AV PROTOKOLL - MØTE I FORMANNSKAPET DEN Saksbehandler Jorun Cesilie Dybvik Arkiv 033 Arkivsaksnr. 17/1267 Saksnr. Utvalg Møtedato 33/17 Formannskapet Rådmannens forslag til vedtak Protokollen fra møte i Formannskapet den godkjennes. Vedlegg Protokoll fra møte i Formannskapet den Side 3 av 29

4 ÅRSBERETNING RAKKESTAD KOMMUNE Saksbehandler Alf Thode Skog Arkiv 210 Arkivsaksnr. 17/1258 Saksnr. Utvalg Møtedato 2/17 Eldrerådet /17 Rådet for funksjonshemmede /17 Ungdomsrådet /17 Arbeidsmiljøutvalget /17 Integreringsrådet /17 Fast Byggekomite /17 Teknikk-, miljø- og landbruksutvalget /17 Kultur- og oppvekstutvalget /17 Helse- og omsorgsutvalget /17 Administrasjonsutvalget /17 Formannskapet / Kommunestyret Rådmannens forslag til vedtak Rakkestad kommunestyre vedtar rådmannens forslag til årsberetning for Rakkestad kommune Behandling i Fast Byggekomite den sak 5/17 Behandling Rådmannens forslag enstemmig vedtatt. Fast Byggekomites uttalelse Rakkestad kommunestyre vedtar rådmannens forslag til årsberetning for Rakkestad kommune Behandling i Integreringsrådet den sak 4/17 Behandling Integreringsrådet gikk igjennom Årsberetningen. Integreringsrådet merker seg at gjennomsnittlige utbetalinger i sosialstønad ligger betraktelig lavere i Rakkestad enn i landet for øvrig. Rådet drøftet hva dette innebærer i praksis. Hvis dette betyr at allerede utsatte grupper får dårligere levekår generelt sett vil risikoen for utenforskap øke. Integreringsrådet ser med bekymring på dette. Særlig bekymringsfullt i forhold til barnefamilier og barnefattigdom med de negative konsekvensene dette har. Rådmannens forslag enstemmig vedtatt. Integreringsrådets uttalelse Side 4 av 29

5 Sak 34/17 Rakkestad kommunestyre vedtar rådmannens forslag til årsberetning for Rakkestad kommune Behandling i Arbeidsmiljøutvalget den sak 4/17 Behandling Årsberetning ble gjennomgått og bl.a. ble følgende temaer diskutert: Ønske om orientering om avtale om å innleie av arbeidskraft. Bekymring knyttet til bemanning under avvikling av sommerferie i hjembaserte tjenester og Skautun. Rekruttering generelt i helse- og omsorgssektoren. Arbeidsutprøving/praksisplasser i skole- og helsesektoren. Ved votering ble rådmannens forslag enstemmig vedtatt. Arbeidsmiljøutvalgets uttalelse Rakkestad kommunestyre vedtar rådmannens forslag til årsberetning for Rakkestad kommune Behandling i Ungdomsrådet den sak 2/17 Behandling Rådmannens forslag enstemmig vedtatt. Ungdomsrådets uttalelse Rakkestad kommunestyre vedtar rådmannens forslag til årsberetning for Rakkestad kommune Behandling i Rådet for funksjonshemmede den sak 4/17 Behandling Rådet for funksjonshemmede gikk igjennom Årsberetningen. Rådet er opptatt av at man opprettholder egen fagkompetanse i kommunen. Både rekruttere, beholde og videreutvikle denne kompetansen i forhold til de utfordringene kommunene står overfor. Rådmannens forslag enstemmig vedtatt med rådets tilleggskommentar. Rådet for funksjonshemmedes uttalelse Rakkestad kommunestyre vedtar rådmannens forslag til årsberetning for Rakkestad kommune Rådet er opptatt av at man opprettholder egen fagkompetanse i kommunen. Både rekruttere, beholde og videreutvikle denne kompetansen i forhold til de utfordringene kommunene står overfor. Side 5 av 29

6 Sak 34/17 Behandling i Eldrerådet den sak 2/17 Behandling Årsberetning 2016 gir et godt bilde av kommunens aktivitet og tjenesteytelser gjennom Eldrerådet ser med bekymring på økning i gjeldsbyrden for kommunen. Rådmannens forslag vedtatt. Eldrerådets uttalelse Rakkestad kommunestyre vedtar rådmannens forslag til årsberetning for Rakkestad kommune Vedlegg 1. Rakkestad kommune, Årsberetning 2016 avlagt av rådmannen Bakgrunn Rådmannen viser i denne saken til sitt forslag til «Rakkestad kommune, Årsberetning 2016». Saken sendes råd og utvalg for uttalelse. Sluttbehandles i Formannskapet 24. mai og Kommunestyret 15. juni Side 6 av 29

7 RAKKESTAD KOMMUNES REGNSKAP FOR GODKJENNING Saksbehandler Alf Thode Skog Arkiv 210 Arkivsaksnr. 17/453 Saksnr. Utvalg Møtedato 35/17 Formannskapet / Kommunestyret Rådmannens forslag til vedtak Rakkestad kommunestyre vedtar Rakkestad kommunes regnskap for 2016 med oversikter og tabeller slik som det ble avlagt av rådmannen Rakkestad kommunestyre vedtar å avsette driftsregnskapets overskudd/mindreforbruk for ,60 til disposisjonsfondet. Vedlegg 1. Rakkestad kommunes regnskap for Indre Østfold Kommunerevisjon IKS, revisjonsberetning av Indre Østfold Kommunerevisjon IKS, revisjonsbrev av Kontrollutvalgets uttalelse av Bakgrunn Ifølge kommunal- og moderniseringsdepartementets gjeldende forskrift om årsregnskap og årsberetning, skal årsregnskapet være avlagt innen 15. februar i året etter regnskapsåret og fastsatt av kommunestyret innen 30. juni i året etter regnskapsåret. Rakkestad kommune overholder disse fristene i Regnskap for 2016 er vedlegg nr. 1 til denne sak. Indre Østfold Kommunerevisjon IKS har lagt fram følgende dokumenter tilknyttet regnskapet: - Revisjonsberetning til regnskapet 2016, datert 19. april Revisjonsbrev til regnskap 2016 datert, 20. april Revisjonsberetning og revisjonsbrev er vedlegg nr. 2 og 3 til denne sak. Kontrollutvalget avgir uttalelse til regnskapet forut for kommunestyrebehandlingen. Den sier i sitt vedtak av sak nr. 17/7: - Avleggelsen av årsregnskap, årsberetning og revisjonsberetning er avlagt til rett tid og i samsvar med lov og forskrifter. Side 7 av 29

8 Sak 36/17 - Kommunens driftsregnskap 2016 er avlagt med et positivt netto driftsresultat på ,87 og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr ,60. - Kontrollutvalget merker seg at kommunens netto driftsresultat utgjør 3,7 % av driftsinntekter i Det tekniske beregningsutvalget for kommunal og fylkeskommunal økonomi (TBU) anbefaler et nivå hvor netto driftsresultat over tid bør utgjøre 2 % av driftsinntektene. - Kontrollutvalget har etter forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 8, påsett at det ikke foreligger åpne revisjonsmerknader ved årsskiftet 2016/17. - Kontrollutvalget vedlegger revisjonsbrevet datert og ber kommunestyret spesielt merke seg følgende i brevet: Finansforvaltning: I henhold til Rakkestad kommunes reglement for finansforvaltning pkt. 7, skal rådmannen rapportere om finansforvaltningen pr og (.). Det er rapportert på dette i forbindelse med tertialrapport nr. 1. Revisjonen har ikke funnet dokumentasjon på at det er rapportert på finansforvaltningen for 2. tertial. Revisjonen anmoder kommunen om å rapportere på finansforvaltningen totalt ved behandling av regnskapssak for Kontrollutvalget har ingen ytterligere bemerkning til årsregnskapet 2016 for Rakkestad kommune og slutter seg til revisors beretning av 19. april Kontrollutvalgets sak nr. 17/7 er vedlegg nr. 4 til denne sak. Årsregnskapet omfatter driftsregnskapet, investeringsregnskapet, balanseregnskapet, økonomiske oversikter og noteopplysninger som er inkludert i regnskapsdokumentet. I likhet med budsjettet, er regnskapet avlagt på rammenivå. Økonomi Driftsregnskapet viser et overskudd/mindreforbruk på kr ,60. I driftsregnskapet er tidligere års overskudd/mindreforbruk kr ,87 ført til inntekt. Samlet avsetning til disposisjonsfondet er på kr ,87, mens bruk av det samme fondet var på kr De regulære disposisjonsfonds er på kr pr Investeringsregnskapet er gjort opp i balanse. Samlede investeringer utgjorde kr ,12. Investeringsregnskapet er gjort opp i balanse. Side 8 av 29

9 Sak 36/17 Rådmannens vurderinger For sine vurderinger og konklusjoner, viser rådmannen til årsberetningen. Rådmannen går inn for å avsette overskuddet/mindreforbruket kr ,60 til disposisjonsfondet. Etter årsoppgjørsdisposisjoner er det på kr Disposisjonsfondet er kommunens driftsreserve og buffer mot sviktende inntekter og økende utgifter og er ment å skulle demme opp mot vanskeligheter og utfordringer som uforutsett oppstår i driften og virksomheten i løpet av året eller fra et år og til det neste. For en kommune med et budsjett på mer enn 600 millioner kroner, nesten 700 ansatte og et oppvekst-, helse- og velferdsansvar for potensielt ca brukere, er en reserve/buffer på 9,44 prosent av omsetningen ikke større enn den absolutt må være for å sikre forutsigbarhet og stabilitet i tilbudene. Å etablere og holde disse reservene/bufferne av hensyn til brukere og lokalsamfunn er en forpliktelse og et ansvar som en samfunnsaktør/kommune må ta på største alvor. Det samlede premieavvik i pensjonsordningene betalte, ikke bokførte pensjonspremier beløper seg til kr pr Disse forpliktelser er med andre ord bare kr lavere enn disposisjonsfondet. Regnskapsmessigsett reduserer det driftsreserven sterkt. Det illustrerer også med stor tydelighet det pensjonsdilemmaet som kommunene står midt i. Side 9 av 29

10 Sak 36/17 ØKONOMISK RAPPORT PR DRIFT Saksbehandler Alf Thode Skog Arkiv 153 Arkivsaksnr. 17/1483 Saksnr. Utvalg Møtedato 36/17 Formannskapet / Kommunestyret Rådmannens forslag til vedtak Rakkestad kommunestyre vedtar «Økonomisk rapport pr Drift». Vedlegg 1. Økonomisk rapport pr Drift. Bakgrunn Det vises til vedlagte «Økonomisk rapport pr Drift». Side 10 av 29

11 ØKONOMISK RAPPORT PR INVESTERINGER Saksbehandler Alf Thode Skog Arkiv 153 Arkivsaksnr. 17/1484 Saksnr. Utvalg Møtedato 37/17 Formannskapet / Kommunestyret Rådmannens forslag til vedtak Rakkestad kommunestyre vedtar «Økonomisk rapport pr Investeringer». Vedlegg 1. Økonomisk rapport pr Investeringer. Bakgrunn Det vises til «Økonomisk rapport pr Investeringer». Side 11 av 29

12 OVERORDNET BEREDSKAPSPLAN - RAKKESTAD KOMMUNE Saksbehandler Jon Ådalen Arkiv X20 Arkivsaksnr. 17/571 Saksnr. Utvalg Møtedato 38/17 Formannskapet / Kommunestyret Rådmannens forslag til vedtak Rakkestad kommunestyre vedtar overordnet beredskapsplan for Rakkestad kommune. Rådmannen gis nødvendige fullmakter som kommunens kriseleder. Beredskapsplanen øves og oppdateres hvert år. Vedlegg 1. Overordnet beredskapsplan 2017 Rakkestad kommune 2. ROS Analyse 2014 Rakkestad kommune Bakgrunn Kommunens oppdrag innen samfunnssikkerhet og beredskap er gitt i «Forskrift om kommunal beredskapsplikt». Forskriften skal sikre at kommunen ivaretar befolkningens sikkerhet og trygghet. Kommunen skal jobbe systematisk og helhetlig med samfunnssikkerhetsarbeidet på tvers av sektorer i kommunen, med sikte på å redusere risiko for tap av liv, eller skade på helse, miljø og materielle verdier. Plikten omfatter kommunen som myndighet innenfor sitt geografiske område, som virksomhet og som pådriver overfor andre aktører. Rakkestad kommune har utarbeidet en ny, oppdatert, overordnet beredskapsplan. Beredskapsarbeidet bygger på kommunens helhetlige ROS-analyse, vedtatt i Beredskapsplanen omfatter målsettinger og føringer som gjelder for organiseringen av kommunens beredskapsarbeid. Hovedelementene i beredskapsplanen er: En plan for kommunens kriseledelse som gir opplysninger om hvem som utgjør kommunens kriseledelse og deres ansvar, roller og fullmakter, herunder hvem som har fullmakt til å bestemme at kriseledelsen skal samles. En varslingsliste over aktører som har en rolle i kommunens krisehåndtering. Kommunen skal informere alle som står på varslingslisten om deres rolle i krisehåndteringen. En ressursoversikt som skal inneholde opplysninger om hvilke ressurser kommunen selv har til rådighet og hvilke ressurser som er tilgjengelige hos andre aktører ved Side 12 av 29

13 Sak 38/17 uønskede hendelser. Kommunen bør på forhånd inngå avtaler med relevante aktører om bistand under kriser. Evakueringsplaner og plan for befolkningsvarsling basert på den helhetlige risiko- og sårbarhetsanalysen. Plan for krisekommunikasjon med befolkningen, media og egne ansatte. Beredskapsplanen kan utarbeides som en handlingsdel til kommunedelplanen i henhold til plan- og bygningsloven. Målsettinger Rakkestad kommune skal være en trygg kommune. Rakkestad kommune skal være forberedt på at kriser og uønskede hendelser kan oppstå. Rakkestad kommunes beredskapsorganisasjon skal raskt iverksette tiltak når krise har oppstått Risikoobjekter som er avdekket i kommunes arbeid med risiko- og sårbarhetsanalyse er tatt inn i planen. Planen har fokus på etablering av kriseledelse, informasjon til befolkningen og retningslinjer for bruk ved en rekke type hendelser. Planen skal også med nødvendige tillempinger kunne nyttes ved en overgang fra fred til en situasjon hvor det blir erklært beredskap. Den overordnede beredskapsplanen erstatter ikke annet planverk i kommunen, og er heller ikke en sum av disse. Planen er det sentrale styringsdokumentet i beredskapsarbeidet og i uønskede hendelser/kriser. Det er lagt stor vekt på det ansvar kommunens ledelse har for regelmessig oppdatering og årlig vurdering av kommunens beredskapssystem totalt sett. Hjemmel Lov av , nr 45 om kommunal beredskapsplikt. Forskrift om kommunal beredskapsplikt, FOR Ansvar og fullmakter til kriseleder Rådmannen er kriseleder og har flg ansvar og fullmakter: Iverksette tiltak for å hindre eller begrense skader på personer, miljøet og materielle verdier. Disponere inntil kr av kommunens midler. Disponere kommunens ansatte, maskiner og redskap. a. Stoppe drift i enkelte enheter i kommunen for å beordre ressursene til redningstjeneste med mer. b. Pålegge overtids- og ekstraarbeid. Holde kontakt med og samarbeide med skadestedsledelsen, Lokal Redningssentral (LRS). Informere publikum og mediene i samarbeid med politi, LRS og/eller Fylkesmannen. Side 13 av 29

14 Sak 38/17 Rapportere om situasjonen til Fylkesmannen og/eller til faglig ansvarlige myndigheter. Samarbeide med offentlige myndigheter, næringslivet og frivillige organisasjoner som Røde Kors, Bygdekvinnene, Sanitetskvinnene m.m. Beredskapsleder Beredskapsleder har ansvaret for å samordne arbeidet med beredskap og samfunnssikkerhet. Vedkommende skal sikre at arbeidet er i samsvar med gjeldende lover og forskrifter. Beredskapsleder skal koordinere øvelser. Psykososialt kriseteam Kriseteamet settes sammen av aktuelle fagpersoner og tilpasses aktuell hendelse. Kriseteamet kan innkalles av ordfører, rådmann, legevakt, eller politiet. Kriseteamet ledes av kommunelegen. Helse- og miljøkonsekvenser Rakkestad kommunes overordnede beredskapsplan har som mål å ivareta befolkningen og lokalsamfunnet på en god måte når uønskede hendelser oppstår. Kommunens beredskapsplan skal øves hvert år med bakgrunn i scenarioer fra kommunens helhetlige risiko og sårbarhetsanalyse. Beredskapsarbeidet er et viktig ledd i samfunnsikkerheten og vil på den måten bidra til reduserte helse- og miljøkonsekvenser. Økonomi Det er under planlegging flere konkrete sikkerhetstiltak som legges fram for politisk behandling og kommer til utførelse etter hvert. Administrasjonens vurdering Rakkestad kommunes overordnede beredskapsplan er utarbeidet med bakgrunn i kommunens risiko og sårbarhetsanalyse fra Planen er utarbeidet i nært samarbeid mellom kommunens ledelse og nøkkelpersoner. Beredskapsplanen inneholder oversikt over hvilke tiltak kommunen har forberedt for å håndtere uønskede hendelser. Beredskapsplanen inneholder plan for kommunens kriseledelse, varslingslister, ressursoversikt, evakueringsplan og plan for informasjon til befolkning og media. Beredskapsplanen skal være oppdatert og revideres minimum en gang pr år. Den årlige gjennomgangen skal ivaretas og protokolleres av kommunens ledelse Planen skal jevnlig øves på. Side 14 av 29

15 OMSORGSBOLIGER - HJEMBASERTE TJENESTER OG BO- OG AKTIVITETSTJENESTER Saksbehandler Alf Thode Skog Arkiv GBR 7/292 Arkivsaksnr. 17/1461 Saksnr. Utvalg Møtedato 39/17 Formannskapet Rådmannens forslag til vedtak Rakkestad kommune kjøper «BK 3» i reguleringsplan for Fladstad Boligområde for å føre opp 12 omsorgsboliger for Bo- og aktivitetstjenester i 2017 og 2018 for kr Tiltaket er finansiert i budsjett Ordfører gis fullmakt til å inngå kontrakt på disposisjonen. Rakkestad kommune er avhengig av dispensasjon fra gjeldende reguleringsplan for Fladstad Boligområde for å kunne sette opp omsorgsboligene som forutsatt. Avtale om å kjøpe den aktuelle eiendommen kan ikke inngås før dette spørsmålet er endelig avgjort. Vedlegg 1. Illustrasjonsskisse over tomt. Bakgrunn I budsjett 2017 og økonomiplan har Rakkestad kommune satt av ressurser til etablering av 22 nye omsorgsboliger i Hjembaserte tjenester og Bo- og aktivitetstjenester innen Det økonomiske opplegget for prosjektene er: Prosjekt Sum Omsorgsboliger, Hjembaserte tjenester, Omsorgsboliger, Bo- og aktivitetstjenester, Sum, kroner. Med hensyn til realisasjonstakt gjelder: - 12 omsorgsboliger for Bo- og aktivitetstjenester med oppstart sen sommer/tidlig høst 2017 og ferdigstilling vår omsorgsboliger for Hjembaserte tjenester oppstart og fullføring i Side 15 av 29

16 Sak 39/17 Tiltakene er finansiert av investeringstilskudd i Husbanken til omsorgsboliger (kr pr. enhet) og lån tatt opp til formålet. Husleie dekker de kapitalutgifter og drifts- og vedlikeholdsutgifter som følger av utbyggingen. Rådmannen regner ikke med at kommunen sitter tilbake med netto utgifter av selve bygningsmassen når den tas i bruk. Investeringen som sådan er altså i sin helhet dekket opp av investeringstilskudd og husleie som finansierer renter og avdrag av lån til prosjektet og de drifts- og vedlikeholdsutgiftene som det genererer. Om begrunnelsen for omsorgsboligene i Bo- og aktivitetstjenester heter det i gjeldende budsjett og økonomiplan: - Flere enkeltbrukere har i de siste årene bundet opp store ekstraordinære ressurser i spesielt tilrettelagte tilbud. Den kommunale bolig-/bofellesskapsflåte er lite tilpasset dagens virkelighet, og Boog aktivitetstjenester makter av den grunn ikke alltid å bygge opp tjenesteytelsene kostnadseffektivt. - Flere unge utviklingshemmede etterspør leilighet i bofellesskap. De trenger bistand til mange av dagliglivets gjøremål og er ikke i stand til å bo i selvstendig privat bolig. Pr. dato har Rakkestad kommune ikke noe boligtilbud for disse menneskene. Over mange år har Bo- og aktivitetstjenester hatt den muligens sterkeste oppgaveveksten i kommunen. Fra et startpunkt med tradisjonelle omsorgsoppgaver for utviklingshemmede, har seksjonen nå nærmest et totalansvar på sitt område for vanskeligstilte mennesker og grupper av mennesker. Det gir et helt annet oppgavespekter enn for seks åtte år siden. Spesielt har «avlastningsinstituttet for familie-, pårørende- og andre i omsorgsposisjoner» vokst kraftig i de siste årene. Rakkestad kommunes kapasitet av omsorgsboliger i Bo- og aktivitetstjenester er lav og dessuten er fasiliteter og bygningsmasse i flere sammenhenger lite funksjonelle for sitt formål. Det gir faglige og tjenestemessige utfordringer som medfører en svakere brukerlogistikk og utnyttelse av personal og økonomiressurser enn det som er mulig innenfor mer formålstjenlige fysiske rammer. Investeringen det er snakk om effektiviserer Bo- og aktivitetstjenesters virksomhet og frigjør midler til løsning av nye oppgaver. For Bo- og aktivitetstjenester spesielt og Rakkestad kommune i en helhet, er det svært viktig at investeringen gjennomføres så raskt det lar seg gjøre. Lokalisering For at Bo- og aktivitetstjenester skal kunne hente ut de drifts- og effektiviseringseffekter og Rakkestad kommune de kostnadsreduksjoner det er snakk om, bør de nye omsorgsboligene plasseres i nærheten av annen eksisterende aktivitet i området. Lengre prosesser med Bo- og aktivitetstjenester og Teknikk, miljø og landbruk er gjennomført i den aktuelle forbindelse og det har blitt konkludert med at et tilgjengelig areal på Fladstad Boligområde egner seg best for formålet. Det er betegnet «BK 3» og er på Side 16 av 29

17 Sak 39/17 kvadratmeter. Eier av eiendommen er Askim Entreprenør AS og Fladstad Utvikling AS. For illustrasjon av tomten vises til vedlegg nr. 1 til denne sak. Rakkestad kommune er tilbudt å kjøpe arealet for kr ferdigstilt for utbygging. Det gir en pris pr. kvadratmeter på kr Rådmannen ser på det forlangende som akseptabelt. Reguleringsplan I reguleringsplan for Fladstad Boligområde av er «BK 3» disponert til konsentrert småhusbebyggelse. Prosjektet er innenfor regulert utnyttelsesgrad for tomten. For å kunne realisere investeringen er Rakkestad kommune avhengig av dispensjoner fra gjeldende reguleringsplan. Det blir behandlet som egen sak før sommeren Rådmannens vurderinger Rådmannen viser til redegjørelse for tiltaket i faktadelen av saksframlegget. Rakkestad kommunes kapasitet av omsorgsboliger i Bo- og aktivitetstjenester er knapp og fasiliteter og bygningsmasse er dessuten i flere sammenhenger lite funksjonelle for sitt formål. Det gir faglige og tjenestemessige utfordringer som medfører en svakere brukerlogistikk og utnyttelse av personal og økonomiressurser enn det som er mulig innen mer formålstjenlige fysiske rammer. Investeringen det er snakk om effektiviserer seksjonens virksomhet og frigjør midler til løsning av nye oppgaver. Betydelige drifts- effektivitets- og økonomiske effekter begrunner at investeringen gjennomføres som forutsatt i 2017 og Rådmannen regner ikke med at kommunen har netto utgifter av selve bygningsmassen når den tas i bruk. Investeringen som sådan er i sin helhet dekket opp av investeringstilskudd og husleie som finansierer renter og avdrag av lån til prosjektet og de drifts- og vedlikeholdsutgiftene som det genererer. Også når det dreier seg om den bygningsmessige siden er de økonomiske konsekvenser av utbyggingen gode for kommunen. Det styrker konklusjonen at omsorgsboligene bygges som lagt opp til. Etter en lengre administrativ prosess, er det landet på at «BK 3» på Fladstad Boligområde totalt sett er en gunstig lokalitet for prosjektet. Andre alternativer falt av ulike årsaker ut fra at de ikke var disponibel til formålet, via at de ikke passet inn i logistikk for Bo- og aktivitetstjeners aktivitet totalt og til at erverv av areal rett og slett ble for kostbart. Område «BK 3» koster kr kr. 452 kvadratmeter. Rådmannen vurderer det som en akseptabel kjøpesum for en byggeklar tomt til formålet på Fladstad Boligområde. Side 17 av 29

18 Sak 39/17 Ordfører bør gis fullmakt til å inngå kontrakt på erverv av «BK 3» på de vilkår som nevnt i det forrige avsnitt. Rakkestad kommune er avhengig av dispensasjon fra gjeldende reguleringsplan for Fladstad Boligområde for å kunne sette opp omsorgsboligene som forutsatt. Avtale om å kjøpe den aktuelle eiendommen kan derfor ikke inngås før at dette spørsmålet er endelig avgjort. Side 18 av 29

19 STARTLÅN Saksbehandler Alf Thode Skog Arkiv 252 Arkivsaksnr. 17/1485 Saksnr. Utvalg Møtedato 40/17 Formannskapet / Kommunestyret Rådmannens forslag til vedtak Rakkestad kommunestyre slutter seg til rådmannens konklusjoner i saken slik som de spesielt går fram av avsnittet «Strategi og tiltak». Rakkestad kommunestyre øker opptak av startlån med kr i Vedlegg Ingen. Bakgrunn I 1946 etablerte staten Husbanken. Husbanken og dens startlån- og tilskuddsordninger spesielt er boligpolitiske virkemidler, hvis formål er at mennesker som ikke makter å anskaffe bolig på ordinær måte kan oppnå en særskilt finansiering av sitt boligprosjekt. Om målgruppe og mulighet for å oppnå startlån og tilskudd i Husbanken er rammene: - Generelt: Startlån og tilskudd er for personer som ikke får lån i vanlig bank, og som heller ikke har mulighet for å spare. - Barnefamilier: De har barn og mangler bolig eller bor i en bolig som ikke er egnet. De trenger en god, stabil og trygg bosituasjon innen kort tid. De har tilstrekkelig inntekt til å betjene et startlån i tillegg til andre nødvendige utgifter. De ønsker å beholde boligen for seg og barna ved samlivsbrudd. - Mottar trygd/offentlige ytelser: De har lav, men sikker og stabil inntekt, og oppnår ikke tilstrekkelig lån i vanlig bank. Side 19 av 29

20 Sak 40/17 De har tilstrekkelig inntekt til å betjene et startlån i tillegg til andre nødvendige utgifter. - Boligtakere med gjeldsproblemer: De har boliggjeld og annen gjeld med høye renter og står i fare for å miste boligen ved tvangssalg. De makter ikke å betjene nåværende gjeld, men kan dekke utgiftene og beholde boligen dersom lånene refinansieres med startlån. - Andre: De har særlige sosiale eller helsemessige utfordringer og mangler en egnet bolig. De trenger å sikre en god, trygg og stabil bosituasjon innen kort tid. Startlån til refinansiering eller kjøp av boligobjekt er nødvendig for å kunne opprettholde aktuell søkers arbeidsforhold. De har tilstrekkelig inntekt til å kunne betjene startlån i tillegg til andre nødvendige utgifter. - Unge i etableringsfasen: De som mangler egenkapital, er ikke i målgruppen for startlån. Det er forutsatt at aktuelle søkere utnytter mulighetene for å spare opp nødvendig egenkapital og at de søker lån i vanlig bank. Saken gjelder Rådmannen og NAV Rakkestad evaluerte nylig kommunens praksis for bevilgning av startlån for hvis det er ønskelig og mulig å gjøre endringer i eksisterende ordninger. Fra rådmannens side er det ønskelig å anvende startlån mer aktivt som et boligpolitisk og boligstrategisk virkemiddel. Statlige innstramminger i boliglånforskriftene over tid medfører at banker bare mer unntaksvis aksepterer en samfinansiering av boligtiltak med startlån. Det resulterer i at langt flere får avslag på søknader om lån. Rådmannen vurderer denne utviklingen som uheldig for de som er i målgruppen for startlån og for kommunen i kraft av den rollen den har på familie- og velferdsområdet. Saker som burde og kunne blitt løst forblir uløst noe som er lite gunstig tjenestemessig, faktisk og økonomisk for både den enkelte og kommunen. Som en følge av innstrammingene som nevnt og økt trykk på det lokale boligmarkedet, vokser etterspørselen etter startlån. Utviklingen er som følger: Side 20 av 29

21 Sak 40/17 År Antall søknader For 2017 er antall søknader pr. ca I Rakkestad kommune er status dessuten at relativt mange sitter med eldre boliger der behovet for påkostninger opp til en moderne standard er stort, men hvor det ikke er en økonomi til å finansiere tiltak. Det resulterer i dårligere livskvalitet og levestandard og verdiforringelser av eiendommer. Rådmannen vurderer det som uheldig også i et samfunnsperspektiv. Startlån Rakkestad kommune har bokført startlån med kr pr I 2017 er det bestemt tatt opp ytterligere startlån med kr Rakkestad kommune bærer risiko for at låntakere betjener sine lån. Det er fra tid til annen noe tap på disse fordringene, men det har ikke vært i noen målestokk som har skapt store problemer. En mer direkte og aktiv anvendelse av startlån som et boligpolitisk og boligstrategisk virkemiddel kan øke risikoen for tap noe. Rådmannen mener like fullt at det ikke trenger skape vesentlige vanskeligheter idet startlån alltid blir bevilget innenfor det som er 100 prosent av verdien av et boligobjekt. Realisasjon av en eiendom, resulterer derfor normalt i at kommunen får dekket sine krav. Fordi pågangen etter startlån vokser og det er snakk en større kommunal eksponering og engasjement på det samme området, bør låneopptaket til formålet heves allerede i Rådmannen vurderer etter prosessen med NAV Rakkestad at samlet lånekvote for året bør økes som følger: Lån til kjøp, kr Lån til rehabilitering, " Lån til refinansiering, " Sum, kr I forhold til gjeldende budsjett, innebærer et slikt tiltak at opptak av startlån økes med kr for Side 21 av 29

22 Sak 40/17 Strategi og eksponering som presentert, gir noe høyere risiko for tap på fordringer. Det vises til framstillingen foran. I normale tilfelle når låntakere betjener sine forpliktelser helt regulært har Rakkestad kommune ikke netto utgifter av disse lån. Strategi og tiltak Rådmannen går inn for at NAV Rakkestad etter konkrete vurderinger i den enkelte sak framover kan legge følgende premisser og rammer til grunn for sin saksbehandling: - Tilby fast rente på lån inntil 20 år uten særskilt godkjenning av rådmannen. Nærmere 40 prosent av startlån i 2016 på landsbasis ble tilsagt med faste renter. - Tilby nedbetalingstid på inntil 50 år på lån uten særskilt godkjenning av rådmannen. NAV Rakkestad vurderer hver enkelt sak konkret. Nærmere 50 prosent av startlån på landsbasis i 2016 ble tilsagt med avdragstid år. - Faste rentesatser kan anvendes som kalkulasjonsrente for beregning og fastsettelse av betjeningsevne. Lån gitt på slikt grunnlag, må være sikret med faste renter for et tilsvarende antall år. - Avdragsfrihet kan benyttes som en overgangsordning. Lån innvilges bare unntaksvis med avdragsfrihet. - Startlån kan også bevilges til oppussing og rehabilitering av bolig. Når det gjelder betjeningsevne, vurderes søkeres økonomi som for startlån generelt. Overfor Rakkestad kommune legges det fram en forhåndstakst som indikerer verdi av bolig etter at tiltak er gjennomført. Lån utbetales alltid til leverandør av varer og/eller tjenester basert på faktura aldri direkte til søkers (låntakers) konto. Rådmannens vurderinger Rådmannen tilrår kommunestyret å slutte seg til rådmannens vurderinger i saken. Side 22 av 29

23 HØRING - FORSLAG TIL FORSKRIFT OM ARBEIDSTID FOR AVLASTERE Saksbehandler Anne Sofie Andersen Arkiv 403 Arkivsaksnr. 17/1348 Saksnr. Utvalg Møtedato 41/17 Formannskapet Rådmannens forslag til vedtak 1. Rakkestad kommune avgir høringssvar til ny forskrift om arbeidstid for avlastere, i tråd med oppfordringen fra KS. 2. Formannskapet ber rådmannen utforme endelig høringssvar basert på de problemstillinger som er omtalt i saken her, samt diskusjonen i Administrasjonsutvalg og Formannskap. Vedlegg 1. Høringsnotat med utkast til ny forskrift fra Arbeids- og sosialdepartementet, datert 28. april Oppfordring fra KS om å avgi høringsuttalelse, datert 4. mai Bakgrunn I 2013 og 2016 er det avsagt to dommer i Høyesterett som omhandler ulike oppdragstakere i kommunene, og som har fått til dels store praksiskonsekvenser for avtaler, arbeidstidsberegning og avlønning av oppdragstakere i kommunal sektor. Dommene slår i denne sammenheng fast at private avlastere er å anse som arbeidstakere, og kan ikke avtalefestes eller avlønnes som oppdragstakere. Arbeids- og sosialdepartementet har på bakgrunn av dommene vurdert konsekvenser rundt tjenestebildet for private avlastere, og som en følge av dette utarbeidet forslag til forskrift om arbeidstid for avlastere. Svarfrist for høring av ny forskrift er 9. juni. Problemstillingen rundt private avlastere som arbeidstakere har det siste året skapt mye diskusjon og engasjement på flere arenaer. På den bakgrunn har KS gjort en særskilt vurdering av den nye forskriften, og oppfordrer nå alle kommuner om å avlevere høringssvar til Arbeids- og sosialdepartementet. Andre faktaopplysninger Rakkestad kommune har gjennom høst 2016 og frem mot 1. juli 2017 gjort et omfattende vurderings- og revisjonsarbeid rundt alle typer oppdragstakere for at våre avtaler og praksis skal være i tråd med avsagte dommer. I en overgangsfase vår 2017 har noen gjeldende avtaler blitt akseptert opprettholdt av tungtveiende hensyn til bruker. Pr. 1. juli 2017 skal alle oppdragstakeravtaler være revidert eller inngått etter nye betingelser. Side 23 av 29

24 Sak 41/17 Et unntak fra dette er avtaler om privat avlastningsordning for familier tilknyttet frivillige barnevernstiltak (seksjon Familiesenter) og for familier med funksjonshemmede barn (seksjon BOAK). For disse ble det raskt klart at konsekvensene både for familiene og kommunen ville være så omfattende at vi valgte å avvente våre konklusjoner for ny praksis inntil sentrale retningslinjer forelå. Alle private avlasteravtaler har i perioden blitt opprettholdt eller fornyet av hensyn til familiene. Nå foreligger sentral vurdering av problemstillingen i form av forslag til ny forskrift. Økonomi Ny forskrift om arbeidstid for avlastere omhandler kun ansettelsesforholdet og arbeidstidsaspektet for avlastere. Forskriften forholder seg ikke til spørsmål rundt godtgjørelse for avlastere og økonomiske konsekvenser for kommunene. Pr. i dag godtgjøres avlastere med ca. kr pr. døgn. Beregning er litt forskjellig mellom barneverntjeneste som følger KS sine veiledende satser og seksjon BOAK som følger lokale satser. Totalt sett gir begge tjenestene tilnærmet samme godtgjørelse for avlasterne. Godtgjøringen er fast, og som oppdragstaker beregnes ikke godtgjøring i forhold til ansiennitet og kompetanse. Et alternativ til privat avlastning er avlastningstidtak i institusjon. Dette brukes i saker hvor oppfølgingsbehovet rundt barnet er så omfattende og komplekst at det ikke lar seg løse i vanlige familieforhold. Døgnpris for avlastning i institusjon der det vurderes nødvendig ligger for oss i dag i de fleste saker fra kr og oppover. Selv om ny forskrift ikke omhandler avlønning, er det likevel klart at omlegging av private avlastere fra oppdragstakere til ansettelsesforhold vil ha betydelige økonomiske implikasjoner for kommunen eller betydelig tjenestemessig implikasjoner for familiene det gjelder. Administrasjonens vurdering Administrasjonen har gjennomført et omfattende vurderings- og revideringsarbeid rundt alle våre oppdragstakeravtaler på bakgrunn av de aktuelle høyesterettsdommene. Dette har medført god innsikt og oversikt over sakskomplekset når ny forslag til forskrift nå skal vurderes. Rakkestad kommune bruker private avlastere i seksjon BOAK og seksjon Familiesenter. Kjøp av avlastning i institusjon gjøres kun i saker hvor dette av faglige hensyn er nødvendig. Private avlastere er en lite ensartet gruppe. Det kan være avlastere innen barnets egen familie - eksempelvis besteforeldre, tanter eller onkler. Det er i noen tilfeller fagpersoner som kjenner barnet gjennom sitt daglige virke i skole, barnehage eller helsetjeneste. Det kan også være familier som på fritt grunnlag har meldt seg som oppdragstakere, og som gjennomfører avlastning uten forutgående kjennskap til barnet. Ny forskrift trekker et tydelig skille mellom avlastere som allerede har et ansettelsesforhold i kommunen, og andre avlastere med eller uten annen hovedarbeidsgiver. For begge grupper angis maksimal sammenhengende avlastningstid som 48 timer. For egne ansatte påhviler det kommunen etter ny forskrift et omfattende ansvar for samlet arbeidstidsberegning og hviletidsbestemmelser. Side 24 av 29

25 Sak 41/17 Når saken legges frem til politisk vurdering foreligger det ikke et sluttført vurderingsarbeid. Til dette må flere forhold behandles frem mot høringsfristen 9. juni. Rådmannen har så langt oversikt over følgende forhold som kan få betydelige konsekvenser eller vil være problematiske i ny forskrift: - Forskriften omhandler ikke hvordan arbeidstidsberegning for avlastning i helgene vil ha overslagseffekt på beregning av ukentlig arbeidstid for arbeidstakere i resten av sitt ansettelsesforhold i samme kommune. Med fast arbeid i helgene skal ukentlig arbeidstid være 35,5 time for hele arbeidsforholdet. Dett vil ha konsekvenser for ansatte i dagarbeid med 37,5 timers arbeidsuke ordinært. Ytterligere reduksjon til 33,3 timers arbeidsuke må vurderes i tilfelles for avlastningsoppgavene også vurderes å oppfatte nattarbeid. KS-advokatene bekrefter overfor Rakkestad kommune at dette aspektet ikke er behandlet i forskriftsforslaget. - Maksimalt omfang av sammenhengende avlastningoppdrag er etter forslag til forskrift satt til 48 timer. Dette vil bety en reell innskrenkning i avlastningstilbudet til familier med private avlastere. I dag praktiseres avlastning fra fredag ettermiddag til mandag morgen i mange tilfeller, samt sammenhengende ferieavlastning i minst en uke. - For egne ansatte i 100% stilling vil ny forskrift bety en nødvendig reduksjon i opprinnelig stilling eller medføre at de ikke kan påta seg/videreføre avlastningsavtaler. - Avlastningsavtalene vil til enhver tid vurderes i forhold til familiens behov i hver enkelt sak. Dette kan gjøre omfang varierende over tid, og kan ikke inngås som faste ansettelser. Dette vil likevel gi avlastere rett til stillingsvern i kommunen etter Arbeidsmiljølovens bestemmelser (etter 1 eller 3 år), noe som for kommunen over tid kan være problematisk. - Ny praksis vil kunne medføre at kommunen av økonomiske hensyn eller personalpolitiske hensyn må velge andre avlastningsløsninger enn det som ellers ville vært det mest nærliggende for barnet. Ny forskrift kan derfor medføre en praksis som beveger seg vekk fra barnets beste. - For alle avlasterforhold gjenstår mange uavklarte spørsmål i forhold til avlønning. Avklaring rundt dette spørsmålet forventes å utløse konsekvenser; enten for kommunen rent økonomisk, eller for omfanget på tildelt tjeneste, eller for valg av avlaster i hver enkelt sak. Rådmannen legger til rette for at vurderingsarbeidet ferdigstilles med et endelig høringssvar innen fristen 9. juni. Side 25 av 29

26 SØKNAD OM DISPENSASJON FRA KOMMUNENS REGLER OM ÅPNINGSTIDER FOR SERVERINGSSTEDER Saksbehandler May-Britt Lunde Nordli Arkiv U63 Arkivsaksnr. 17/1423 Saksnr. Utvalg Møtedato 42/17 Formannskapet Rådmannens forslag til vedtak 1. Rakkestad Formannskap gir Circle K Rakkestad tillatelse til å ha døgnåpen bensinstasjon i perioden Tillatelsen gis under forutsetning av at Politiet ikke har noen innvendiger mot at dispensasjon blir gitt. 3. Det forutsettes at Circle K Rakkestad varsler sine naboer om åpningstidene. Vedlegg Ingen. Bakgrunn Circle K søker om dispensasjon fra kommunens regler om åpningstider for serveringssteder. Circle K søker om å holde åpen bensinstasjon fra torsdag 6. juli til søndag 9. juli. I forbindelse med Gatebilarrangementet på Rudskogen. Hjemmel Serveringsloven 15. Lokal forskrift om åpningstider for serveringssteder i Rakkestad kommune. Andre faktaopplysninger Det opplyses i søknaden at Circle K ønsker å gi best mulig service til besøkende på Gatebil i Rakkestad kommune. Flere av gjestene til Gatebilarrangementet kommer i løpet av natten. Flere års erfaring med arrangementet tilsier at det er stort innrykk på stasjonen med tilreisende som har behov for mat og drikke. Circle K ser det som en fordel å kunne imøtekomme dette behovet innad i kommunen fremfor å sende de besøkende til Sarpsborg eller andre kommuner i distriktet. Circle K har avtale med Verisure om styrket vakthold og alle ansatte bærer sikkerhetsalarm som går direkte til vaktselskapet dersom en uønsket situasjon skulle oppstå. Dispensasjon fra ordinære åpningstider har i senere tid bl.a. blitt gitt i Askim kommune under lokale arrangement. Side 26 av 29

27 Sak 42/17 Administrasjonens vurdering Rakkestad kommune har i Lokal forskrift om åpningstider for serveringssteder, av , fastsatt følgende: Serveringssteder kan holdes åpne fra kl alle ukedager. Nyttårsaften (natt til 1. nyttårsdag) kan serveringssteder holdes åpen til kl Serveringsloven 15 Åpningstider siteres: Kommunen kan i forskrift fastsette åpningstider for de serveringssteder som ligger i kommunen. Kommunen kan, når særlige grunner foreligger, gjøre unntak fra gjeldende åpningsbestemmelser for det enkelte serveringssted. Som det fremgår av 15 kan kommunen, når særlige grunner foreligger, gjøre unntak fra gjeldende åpningstidsbestemmelse for det enkelte serveringssted. Kommunen må her avgjøre om Circle K kan holdes åpent utover kl Ved tilsvarende søknad om dispensasjon fra åpnings-/lukketider i 2015 og 2016, henvendte Rakkestad kommune seg til Politiet for å få en uttalelse til søknaden. Politiet vurderte søknaden ut fra ordens- og trafikkmessige forhold og har tidligere uttalt at de ikke kan se at det vil bli noe problem selv om Circle K har nattåpent denne helgen, men bemerker at naboer må varsles. Rakkestad kommune oversendte søknaden til Politiet for å få en uttalelse til søknaden. Rådmannen anbefaler at døgnåpen bensinstasjon i perioden torsdag 6. juli til søndag 9. juli 2017 under forutsetning av at Politiet ikke har noen innvendinger til søknaden og at Circle K varsler sine naboer om forholdene. Side 27 av 29

28 Sak 43/17 TV-AKSJONEN UNICEF - OPPNEVNING AV KOMMUNEKOMITE Saksbehandler May-Britt Lunde Nordli Arkiv X03 Arkivsaksnr. 17/1467 Saksnr. Utvalg Møtedato 43/17 Formannskapet Rådmannens forslag til vedtak Rakkestad kommune formannskapet oppnevner komite for TV-aksjonen NRK UNICEF Rådmannen besørger nødvendig sekretærhjelp. Vedlegg Ingen. Bakgrunn TV-aksjonen har vært arrangert hvert år siden 1974 og gitt livsviktig hjelp til millioner av mennesker. TV-aksjonen er verdens største innsamlingsaksjon målt i antall frivillige og innsamlede kroner fordelt på befolkningen frivillige over hele landet organiserer innsamlingen gjennom 500 kommune- og bygdekomiteer bøssebærere banker på 2,3 millioner dører. Alle landets kommuner oppnevner hver sin kommunekomite som har ansvaret for gjennomføring av aksjonen på kommunenivå. Ordfører oppfordres av fylkesaksjonskomiteen til å påta seg vervet som leder for kommunekomiteen. Andre faktaopplysninger Årets TV-aksjon går til UNICEFs arbeid for å gi utdanning til barn som vokser opp i noen av verdens verste konfliktområde; Colombia, Mali, Syria, Pakistan og Sør-Sudan. Side 28 av 29

29 Sak 43/17 Når barn i krig og konflikt ikke får utdanning, står et helt lands framtid på spill. Årets TVaksjon skal gi skolegang og håp til barn der krigen raser. Ett av fem barn i krigs- og konfliktområdet står i dag uten skolegang. UNICEF jobber hardt og målrettet for at barn ikke skal få ødelagt fremtiden på grunn av voksnes kriger og konflikter. TV-aksjonen arrangeres søndag 22. oktober Økonomi Det vises til Formannskapets vedtak i sak 7/14 «kommunale tilskuddsordninger innen kultur, helse og næring» pkt. 1 kulepunkt 4: Særskilt tilskudd til TV-aksjonen avsatt i budsjett med kronebeløp/innbygger. Videre ble det vedtatt i pkt 2 at vedtak om tilskudd i henhold til saken her gjøres administrativt innenfor vedtatte budsjettrammer. Side 29 av 29