Halden Håndballforening

Transkript

1 Halden Håndballforening Protokoll til styremøte Dato: Torsdag 27. april Tid: kl. 19:30 Sted: Hjortsberghallen, møterom Tilstede: Vara: Forfall: Inger Lise Røsnæs, Kjell Åge Holter, Frøydis Aarum, Ole André Amundsen, Anne-Grete Elders Tollefsen Øyvind Liland Kjersti Gjøsund Andre: Protokollfører: Inger Lise Røsnæs Saksliste 35/17 Godkjenning av protokoll /17 Status Økonomi... 2 Fullmaktsmatrise... 2 Forsikringer... 2 Innkreving av sponsormidler/tildelinger... 2 Informasjonssaker /17 Status Sportslig... 3 Påmelding av lag endelig... 3 Samarbeid med Tistedalen... 3 Kontrakt med Tico... 3 Halleie i Halden... 3 Trenere... 3 Dommere... 4 Kostnadsdekning av Trener 3-kurs... 4 Informasjonssaker /17 Status Arrangement... 4 Barnas dag 13. mai... 4 Arrangement Hjortsberghallen... 5 Kick off... 5 Minirunder... 5 Håndballskole... 5

2 Behov for Frivillige /17 Status Marked... 6 Kles- og utstyrsleverandør... 6 Sponsorer/Partnere /17 Ekstraordinært styremøte... 6 Eventuelt... 6 Bydugnad /17 Godkjenning av protokoll Vedr. sak 31/17: Det er leder av Marked, ikke arbeidsgruppen, som er ansvarlig for å sluttføre forhandlingene med Torshov sport som kles- og utstyrsleverandør. Protokoll fra utvidet styremøte 20. april, med korrigering i sak 31/17 «valg av klesleverandør» godkjennes. 36/17 Status Økonomi Fullmaktsmatrise Leder av Økonomi la fram et forslag til en fullmaktsmatrise. Forslaget ble godkjent med en tilleggsfullmakt for dommeransvarlig til å anvise dommerregninger. Forslag til fullmaktsmatrise godkjennes. Forsikringer Leder av Økonomi kom med forslag om å utsette saken til neste styremøte, da Gry Lindhaug har best oversikt i denne saken. Sak utsettes til neste styremøte Innkreving av sponsormidler/tildelinger Marked/Økonomi må få sendt ut faktura til de som har sponset oss i oppstartsfasen. Der vi har mottatt tildelinger, eks kommune og sparebank 1, må vi informere om kontonummer og organisasjonsnummer. Gry og Kjell-Åge skal lage en mal for fakturaene. Marked og Økonomi utarbeider mal for fakturaer/brev til sponsorer og sender dette ut så snart som mulig Informasjonssaker Kontonummer i Brønnøysundregisteret er oppdatert og i orden. Overgangskostnadene for spillere over 16 år, som tilbakeføres, skal betales av Halden Håndball. Leder av Økonomi har ordnet det slik at disse overgangskostnadene kan betales uten kort. Styremøte - protokoll Side 2 av 6

3 37/17 Status Sportslig Påmelding av lag endelig Liste over påmeldinger av lag ble gjennomgått. Oversikten manglet Senior K6 og påmelding til temaserier. Halden Håndball skal meldes på følgende temaserier: J12 temaserie, nivå 1 J13 temaserie, nivå 1 og 2 J14 temaserie, nivå 1 Sportslig må følge opp påmelding til minirunder som har søknadsfrist fra 23. august og utover. Inger Lise melder på de resterende lagene og sender en oppdatert liste til sportslig. Samarbeid med Tistedalen Det er viktig å få avholdt et møte med Tistedalen for å få avklart fremtidig samarbeid. Tistedalen kan ikke stille lag 00-serien. Disse spillerne bør få et tilbud fra oss. Kjersti inviterer leder av TTIF Håndball til et samarbeidsmøte. Kontrakt med Tico Forhandlingene med DTIP Consulting (Tico) er i sluttfasen. Det må gjøres noen justeringer før avtalen kan undertegnes. En av treningene i uka med J18 vil bli lagt til Degernes/Rakkestad. Dette fordrer at Halden Håndball betaler leie av hall i Degernes. Det er ønskelig at treningen i Degernes starter opp allerede fra mai måned. Sportslig leder ferdigstiller kontrakten med DTIP Consulting Sportslig leder inngår avtale med Degernes/Rakkestad om leie av hall Halleie i Halden Ut sesongen har Halden Håndball fått disponere hallene fritt. Det er noe uklart når vi må starte å betale for leie av hall. Ut fra de signalene vi fikk, starter dette fra august. Inger Lise sjekker opp hvilke avtaler som gjelder. Trenere Det jobbes fremdeles med å skaffe trenere til J14 og J15. Tico har kommet med forslag til en trener som kan vurderes. Dette må i så fall bli et samarbeidsprosjekt med Tistedalen, da vedkommende må lønnes fullt. Det legges ut en «stillingsannonse» på fb-gruppa til trenere i østfold for å forsøke å rekruttere noen trenere derfra. Det kontaktes også andre aktuell kandidater. Sportslig fortsetter arbeidet med å skaffe flere trenere. Styremøte - protokoll Side 3 av 6

4 Dommere Samarbeidspartneren til Tico, Valter, har sagt ja til å dømme for oss mot en godtgjørelse på kr 4000,- Dette er vanlig praksis i flere klubber. Styret innstiller på at alle som dømmer for oss kommende sesong vil motta en godtgjøring for oppdraget, jf. sak 12/17 «Dommere». Det er naturlig av godgjøringen skiller på dommernivå/alder. Dommere mottar en godtgjøring fra Halden Håndball ved inngåelse av kontrakt. Kr 1000,- for de yngre dommerne og kr 4000,- til de etablerte dommerne. Andreas fremskaffer en oversikt over øvrige dommere og godtgjøring. Kostnadsdekning av Trener 3-kurs Cathrine Hansen holder på med trenere 3-kurs og har søkt Halden Håndball om å få refundert 1/2- parten av deltageravgiften tilsvarende ,-. Styret stiller seg positive til dette men ønsker noe tilbake fra Cathrine. Sportslig lager et utkast til en avtale mellom Cathrine og Halden Håndball, der Halden Håndball refunderer halve deltageravgiften mot at Cathrine stiller opp for oss en gitt periode. Informasjonssaker Ved deltagelse på Cup er og turneringer krever Tico overnatting på hotell eller tilsvarende. Det er vanlig praksis at laget dekker cup-kort for trenere. Halden Håndball bør dekke overskytende beløp/differansen. Det ble spurt om de som trenere J13 eller eldre må løse lisens (Lise+). På håndballforbundets nettside står følgende informasjon: «Alle spillere og dommere som deltar i organisert håndballaktivitet skal løse lisens fra og med det kalenderåret de fyller 13 år. Ledere som føres på kamprapporten i NHFs kamptilbud plikter også å løse lisens. Med NHFs kamptilbud menes GRUNDIGligaen (Eliteserien), 1. og 2. divisjon (også kalt nivå 1-4), NM Senior, NM Junior, NM Beach håndball, LERØYserien 18 og Bringserien 16.». For Halden Håndball vil dette være aktuelt for trenere/oppmenn på J16 og J18. 38/17 Status Arrangement Barnas dag 13. mai Halden Håndball har fått en henvendelse fra TTIF om et mulig samarbeid om Barnas dag den 13. mai. Styret stiller seg positive til dette samarbeidet, men konkluderer med at timingen kommer for tidlig. P.t. har vi ingenting å profilere oss med da både farger og logo skal vedtas på ekstraordinært møte 18. mai. Vi kan lett bli «usynlige» i et slikt samarbeid nå. Leder av arrangement gir beskjed om at Halden Håndball ikke kommer til å stille på årets arrangement, men at vi er interessert i andre samarbeid i fremtiden. Styremøte - protokoll Side 4 av 6

5 Arrangement Hjortsberghallen Arrangementsgruppa har hatt sitt første møte og diskutert hva som må være klart til neste sesong; som bemanning, kiosk, priser, vipps, rutiner m.m. Det er også ønskelig å ta en befaring, sammen med Innebandyen og kommunen, for å se på mulige forbedringsprosjekter i hallen da det er et stort etterslep på vedlikehold. Saken tas til orientering Kick off Arrangementsgruppa innstiller på at kick-off skal avholdes i vår hjemmehall; Hjortsberghallen. Torhov sport og andre sponsorer inviteres. Servering av boller og brus el.l. Gruppen ønsker at logo, drakter og klubbtøy presenteres på denne kvelden «mannekengoppvisning». Øyvind Strøm hyres inn som konferansier. Gruppen ønsker videre å trekke inn noen lokale artister/helter til å kaste glans over arrangementet. Foreløpig forslag til dato for kick-off er søndag 27. august fra kl Gruppen trenger et budsjett å arbeide ut ifra. I følge budsjettet ligger rammen på kr 5000,-. Saken tas til orientering. Arrangement jobber videre med et forslag til program. Minirunder Det er ønskelig å søke om å få arrangere en minirunde i Hjortsberghallen. Leder av Arrangement gis fullmakt til å søker om å få bli arrangør til en av sesongens minirunder Håndballskole Arrangementsgruppen ønsker å tilby håndballskole i skolens ferier, men er litt usikker på om man kan få stablet et godt tilbud på bena allerede til høstferien. Fra marked sin side er det ønskelig at man etterstreber å få til et tilbud nå i høstferien. Dette vil være avhengig av et godt samarbeid med Halden topphåndball rundt det sportslige tilbud. Sportslig sjekker ut med topphåndballen om de kan stille med trenere i høstferien. Behov for Frivillige Arrangementsgruppen ser behov for å trekke til seg noen frivillige som kan bistå med enkelte oppgaver før, under og etter arrangement. Det bør søkes etter pensjonister, besteforeldre og andre engasjerte personer som ønsker å bidra inn i foreningen. Leder av Arrangement utarbeider et forslag til «stillingsannonse» som publiserer på facebook og andre aktuelle steder Styremøte - protokoll Side 5 av 6

6 39/17 Status Marked Kles- og utstyrsleverandør Kjell Åge har avtalt møte med Torshov Sport og AssistCo (Hummel) i morgen for å sluttforhandle en avtale. Vi ønsker en sosial profil på avtalen og vil fremforhandle noen komplette utstyrspakker som kan gis bort til mindre bemidlede medlemmer. Leder av marked får fullmakt til å sluttføre avtalen med Torshov Sport og AssistCo. Sponsorer/Partnere Marked har utarbeidet en liste over potensielle partnere, se fb-gruppa. Det er ønskelig at hvert medlem av utvidet styre tar ansvar for å kontakte minst to av firmaene på oversikten. Det må koordineres hvem som tar kontakt med hvem, slik at vi opptrer profesjonelt og koordinerte utad. Alle i utvidet styre tar ansvar for å kontakte minst to av firmaene på partneroversikten. 40/17 Ekstraordinært styremøte Forslag til saksliste og sakspapirer med lagt frem i møtet. Det fremkom ingen endringer til det fremlagte forslaget. Inger Lise sender ut sakspapirene til alle som har vært medlem i minimum en måned og som er over 18 år. Vibeke legger ut nyhet på fb-gruppa og på nettsiden. Eventuelt Bydugnad Styret ønsker å gi noe tilbake til byen og innstiller derfor på at styremøtet i uke 19 utgår, og at man i stedet prioriterer bydugnaden 10. mai kl Det sendes ut en oppfordring til alle i utvidet styre, spillere og foresatte om å stille opp på bydugnaden. Styremøtet i uke 19 utgår. Styret og utvidet styre stiller opp i bydugnaden 10. mai kl Styremøte - protokoll Side 6 av 6