Halden Håndballforening

Transkript

1 Halden Håndballforening Protokoll til styremøte (utvidet) Dato: Torsdag 9. mars Tid: kl. 19:30 Sted: Høgskolen i Østfold, VIP-rom Tilstede: Vara: Andre: Forfall: Inger Lise Røsnæs, Frøydis Aarum, Ole André Amundsen, Anne-Grete Elders Tollefsen, Kjell Åge Holter Vibeke Røstengen, Malin Stanes, Gry Lindhaugen, Øyvind Liland, Hanne Ramfjord Aakre, Trine Grip, Kai Henning Melberg Kjersti Gjøsund (styreleder) Stein Cato Røsnæs, Andreas Berger Orud, Kathrine Kollegård Magnusson, Line Heli- Hansen, Bjørn Trygve Johansen, Karen Anette Røsnæs, Anne Kloster, Romek Josefsen, Saksliste 1/17 Status Økonomi og Marked... 2 Marked... 2 Økonomi /17 Sportslig... 2 Senior:... 2 Dommere... 3 Trenere... 3 Samarbeid med andre klubber:... 3 Treningstider /17 Dugnad /17 Informasjonsmøte med foreldre og barn /17 Hvem gjør hva /prioriteringer /17 Kommunikasjon /17 Kurs og opplæring... 5 Informasjonsmøte region Øst... 5 Økonomidag på Ullevål stadion... 5 Klubbadmin... 5 Kurs i styrearbeid... 5 Eventuelt... 6 Klubbtøy... 6

2 1/17 Status Økonomi og Marked Marked Fram til stiftelsesmøtet 9. mars fikk vi inn kr i sikre midler. Marked har møtt stor velvilje til ny klubb, men samtidig også møtt skuffelse ovenfor gammel klubben med manglede oppfølging av sponsoravtaler. Det er derfor viktig at vi følger opp våre sponsorer på en god måte. Per dags dato har vi fått inn kr ,- i sikre midler, da er også de kr som er øremerket Degernes medberegnet. Markedsgruppen har ikke ressurser til å følge opp alle potensielle sponsorer alene. Flere i utvidet styre vil derfor bli involvert i det videre arbeidet. Marked ønsker også å jobbe ut mot lagene og oppfordre foresatte til å bruke sine nettverk. Våre sponsorer skal sikres synlighet på våre digitale medier og gis «hederlig omtale». Inngåtte avtaler vil ikke gi eksklusivitet til noen leverandører. Vi må bruke de muligheter vi har til å søke midler til ulike formål/prosjekter fra stiftelser som Gjensidigestiftelsen, Gi tilbake (Canal Digital) med videre. Det vises til sponsoroversikt for mer detaljert informasjon. Saken tas til orientering Økonomi Arrangementet sist helg brakte alene inn ca kr 4000,-. Klessalget førstkommende fredag vil gi ytterligere inntekter. Vi har nå penger på bok for å betale bobestyrer og inventar på klubbrommet. Budsjett holder foreløpig mål. Det er ikke lagt inn noe tap på fordringer, men det går opp i opp med «økte» sponsorinntekter. Det er lite ønskelig å blande inn sponsorinntekter med Degernessamarbeidet, men dersom det tar lang tid før organisasjonsnummer og kontoer kommer på plass må vi vurdere Degerneskontoen som en midlertidig løsning. Saken tas til orientering 2/17 Sportslig Sportslig har avholdt sitt første møte i gruppen. For å holde på barn og unge lengst mulig, er det viktig å ha noen de kan se opp til og noe de kan strekke seg etter. Sportslig har derfor ambisjoner om å søke et damelag opp i 3. divisjon og satse på J18 i Lerøyserien. Dette forutsetter at vi får trener på plass og at vi har et damelag som ønsker å spille for Halden Håndball. Senior: Seniorspillerne har fått lite oppfølging og informasjon etter konkursen. Sportslig ønsker derfor å innkalle dem til et informasjonsmøte der vi kan redegjøre for bakgrunnen for den nye foreningen og informere om foreningens ambisjoner. Leder/nestleder og representanter fra sportslig deltar. Sportslig innkaller til informasjonsmøtet med seniorspillere og støtteapparat Torsdag 16. mars kl. 18:30 i Hjortsberghallen. Ansvarlig for møtet er Frøydis Styremøte - protokoll utvidet - rev Side 2 av 6

3 Dommere Halden håndball er avhengig av å beholde dommere fra gammel klubb. Vi er også avhengige av å lære opp nye. Vi er forpliktet til å stille med et antall dommere ut fra antall påmeldte lag i serien. Klarer vi ikke å stille nok dommere vil Halden Håndball bli belastet med et straffegebyr. Da flere av dommerne har tapt penger på konkursen, bør vi vurdere om foreningen kan kompensere de som knyttes til klubben på en eller annen måte. Sportslig ser også her behov for å innkalle dommerne til et informasjonsmøte. Anne-Grethe og Andreas ser på muligheter for å kompensere de barnedommerne som har tapt penger på konkursen. Sportslig innkaller til informasjonsmøte for dommere. Trenere Førsteprioritet for sportslig er å få på plass en trener til J18 og eventuelt seniorlag. Sportslig er i dialog med Tico (nåværende trener for J18) om en mulig avtale for sesong 2017/2018. Han er aktuell som trener både på seniorsiden, J18 og J16. Han vil i tillegg være en verdifull ressurs for Halden Håndballs trenerteam, han kan også utdanne keepere og dommere. Sportslig vil etter hvert innkalle nåværende trenere til et informasjonsmøte for å kartlegge hvem som ønsker å fortsette som trener. Sportslig må også få en oversikt over hvor mange lag som skal meldes på til neste sesong og hvilket nivå disse skal meldes på. Sportslig må få på plass en trenerkabal som er innenfor de midler som ar avsatt i det foreløpige budsjettet. Sportslig må videre detaljere budsjett for sportslig aktiviteter i Halden Håndall for kommende sesong. Sportslig gis fullmakt til å inngå treneravtaler innenfor budsjettets rammer på kr ,-. Sportslig utarbeider et mer detaljert budsjett for sesong 2017/2018 Sportslig innkaller til informasjonsmøte til trenere. Samarbeid med andre klubber: Sportslig ønsker å inngå samarbeid med andre klubber om dommere, trenere og sportslige arrangement. De har blant annet avtalt møter med Halden Topphåndball kommende uke for å se på mulige samarbeid med dem. Saken tas til orientering Styremøte - protokoll utvidet - rev Side 3 av 6

4 Treningstider Det er for tiden mange ledige timer i Hjortsberghallen etter at elitelaget og K2 gikk i oppløsning. Andre lag bør gis mulighet til å disponere ubenyttet tid. Lag med mange spillere og som har treningstid på Strupe bør ved en eventuell omfordeling prioriteres her. Sportslig kommer tilbake med omfordeling av tid etter at møte med seniorspillerne er avholdt. 3/17 Dugnad Trine har vært i kontakt med Jarle Kvåle i Tons of Rock ( juni). De er klar på at de ønsker å ha oss med videre. Prisen er gått ned fra kr 100 til 80 kr timen. Frivillige som jobber 8 timer vil i tillegg få et dagspass. De som jobber 30 timer vil få et festivalpass. Utvidet styre ønsker også å videreføre Ta Sjansen i samarbeid med Tistasenteret. Ta Sjansen ønskes flyttet til en helg i forbindelse med skolestart, hvis mulig. Halden Håndball går inn med 750 timer dugnad i Tons of Rock. Kai Henning følger opp muligheter for å videreføre samarbeidet om Ta Sjansen med senterleder Britt Brattli på Tistasenteret 4/17 Informasjonsmøte med foreldre og barn Det vil bli invitert til et informasjonsmøte i Hjortsberghallen for barn og unge. Her vil leder og sportslig fortelle litt om bakgrunnen for stiftelse av ny klubb og veien videre. Det vil også bli informert om dugnader og overgang fra Degernes og over til ny klubb. Malin har byttet treningstid med TTiF for å frigjøre hallen fra kl A-laget disponerer tiden før dette. Informasjonsmøte for Foresatte, spillere og interesserte inviteres til informasjonsmøte i Hjortsberghallen, Torsdag 23. mars kl. 18:00. Ansvarlig: Kjersti i samarbeid med sportslig. 5/17 Hvem gjør hva /prioriteringer Saken utgår 6/17 Kommunikasjon Nettsider: Vibeke viste demo på hjemmeside Utvidet styre oppfordres til å komme med innspill til struktur og innhold. Det er viktig at alle lagene promoteres på nettsidene. Foreløpig ligger redaktøransvaret på Vibeke og Kai Henning. Facebook: Det er opprettet en fb side «Halden Håndball». Nyhetssaker som legges ut på nettsidene våre legges også ut på sosiale medier. Profilhåndbok: Det skal utarbeides en profilhåndbok som Vibeke og Kai Henning holder tak i. I tillegg til designprofil, vil den også gi noen anbefalinger om hva som skal legges ut på lagsidene mv. Markedsutvalget utarbeider profilhåndbok for Halden Håndball Styremøte - protokoll utvidet - rev Side 4 av 6

5 7/17 Kurs og opplæring Informasjonsmøte region Øst Håndballforbundet arrangerer informasjonsmøter om sesongen 2017/2018. Daglige ledere, sportslige ledere og ledere i klubbene i Region Øst er målgruppen. Regionen vil presentere spilltilbudet for den nye sesongen, svare på eventuelle spørsmål og komme med presiseringer. I tillegg har vil de ha en gjennomgang av Idrettens datasystemer, som SportsAdmin(SA) og TurneringsAdmin(TA). Her vektlegges påmeldinger og opprydding i klubbens register. Tid og sted: 21.mars kl 18:00-21:00 i Rådehallen Idrettsveien 35, 1640 Råde Pris: Gratis Påmelding gjøres elektronisk via Min Idrett Leder og sportslig leder melder seg på informasjonsmøtet Økonomidag på Ullevål stadion Oslo- og Akershus idrettskretser, Oslo fotballkrets og Norges Håndballforbund Region Øst inviterer daglig ledere, økonomiansvarlige, og andre interesserte til økonomidag Ullevål stadion 4. april. Da dette kurset går på dagtid er det vanskelig for noen å delta på kurset. Dersom noen fra økonomiutvalget har anledning til å delta, kan de melde seg på. Klubbadmin Introduksjonskurs i KlubbAdmin for klubber. Enkel gjennomgang av funksjonalitet og muligheter: - Hvordan komme i gang - Innstillinger - Personer (søk, filter, opprette medlem, endre medlem og avslutte medlemskap) - Utvalg (opprette, endre slette, plassere i utvalg) - Faktura (fakturering, fakturalogg, purring, kreditering og annen oppfølging) - Meldinger (forskjellige meldingstyper) Tid og sted: 16. mars kl 17:30-20:30, Idrettens hus i Østfoldhallen Pris: kr 300 per person Påmelding gjøres elektronisk via Min Idrett Anne-Grethe, Gry og Inger Lise melder seg på kurset Kurs i styrearbeid Kurset holdes i regi av Østfold idrettskrets og er gratis. Deltakerne får grunnleggende forståelse for hva som er styrets ansvar og arbeidsområde. Videre får en svar på hva det vil si å være tillitsvalgt i et idrettslag. Kurset er delt inn i tre hovedtemaer: 1. ansvarsoppgaven: hvilket formelt ansvar har styret og hvordan kan ansvaret ivaretas på best mulig måte? 2. strategioppgaven: hvordan kan styret jobbet best for å oppnå sine mål? 3. ressursoppgaven: hvilke ressursbehov har vi og hvordan kan vi sørge for best mulig samspill i idrettslaget? Varighet 3-4 timer. Sted: Halden Inger Lise bestiller kurs hos NIF Region Øst med foretrukket dato 25. mars Hele utvidet styre inviteres til å delta på kurset. Styremøte - protokoll utvidet - rev Side 5 av 6

6 Eventuelt Klubbtøy Joma har kontaktet Kjell Åge og ønsker et møte med oss. De ønsker å selge gjennom en lokal butikk her i Østfold og henviser til at avtalen med den gamle klubben har ikke fungert etter intensjonene. Utvidet styre ble enige om at vi bør velge andre løsninger. Gruppen som skal vurdere forhandler av klubbtøy må være nøye på betingelser i en gjenkjøpsavtale. Vi må få til en så gunstig gjenkjøpsavtale som mulig, samtidig som den ikke tvinger mange til å kjøpe tøy. I samarbeid med marked sjekker Malin og Line hvilke alternativer vi har i forhold til valg av leverandør. Styremøte - protokoll utvidet - rev Side 6 av 6