Saksbehandler: Kristine Tveit Arkiv: 217 F47 Arkivsaksnr.: 17/3158. Kommunestyret

Transkript

1 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Kristine Tveit Arkiv: 217 F47 Arkivsaksnr.: 17/3158 Sign: Dato: Utvalg: Kommunestyret OPPFØLGING AV FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT "BARNEVERNTJENESTEN" Kontroll- og kvalitetsutvalgets forslag til vedtak: Karmøy kommunestyre tar tilbakemeldingene om oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten «Barneverntjenesten» til orientering. Vedlegg: Brev fra Haugaland kontrollutvalgssekretariat av med særutskrift og saksframlegg m/vedlegg i kontroll- og kvalitetsutvalgets sak 31 /17,

2 Karmøy kommune v/po stmottak ( via e - post) Rådhuset 4250 KOPERVIK Deres ref. Vår ref. Saksbehandler Dato 17 / 269 / 216 /tha To ril Hallsjø Deres dato Arkiv Telefon OPPFØLGING AV FORVAL TNINGSREVISJONSRAPPO RT - «BARNEVERNTJENESTEN» - SAK TIL KOMMUNESTYRE T Etter forskrift om kontrollutvalg 12 : «skal kontrollutvalget påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. Kontrollutvalget skal gi rapport til kommunestyret om hv ordan kommunestyrets merknader til rapport om forvaltningsrevisjon er blitt fulgt opp. Sekretariatet vil be om at vedlagte sak blir lagt fram for kommunestyret direkte og at tilbakemelding om kommunestyret s behandling blir sendt sekretariatet i etterkant a v møtet. Kontrollutvalget behandlet rådmannens tilbakemelding i møte t den , som sak 3 1 /1 7. Kontrollutvalget vedtok enstemmig følg ende innstilling til kommunestyret: Karmøy kommunestyre tar tilbakemelding om oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten «Barneverntjenesten» til orientering. For spørsmål, ta gjerne kontakt med utvalgssekretær på mobil eller på e - post post@kontrollutvalgene.no Med hilsen Toril Hall sjø (sign.) Daglig leder Vedlegg: Særutskrift og saksframlegg m/vedlegg i sak 3 1 /1 7 Haugaland Kontrollutvalgssekretariat IKS Postboks Aksdal t lf.: e - post : post@kontrollutvalgene.no w eb:

3 KARMØY KONTROLL - OG KVALITETS UTVALG SÆRUTSKRIFT Onsdag 30. august 2017 ble det avholdt møte i Karmøy kontroll - og kvalitets utvalg under ledelse av utvalgets leder Einar R. Endresen. MØTESTED: Karmøy Rådhus, rom 309 MØTESTART/MØTESLUTT: k l kl MØTENDE MEDLEMMER: Einar R. Endresen (FrP), Svein Andreas Næsse (A p ), Solrun Gjerdevik (V), Per Inge Sjurseth (FrP), Wenche Lindtner (Sp) og Brit Astrid Grønning (H) MØTENDE VARAMEDLEM: Bjørn Egil Hatteland (Krf) FORFALL: Øyvind M eistad (Kr f ) FRA SEKRETARIATET MØTTE: FRA REVISJONEN MØTTE : ANDRE SOM MØTTE: MERKNADER TIL INNKALLING: MERKNADER TIL SAKLISTE: Daglig leder/utvalgssekretær Toril Hallsjø, Haugaland kontrollutvalgssekretariat IKS Revisor/partner Roald Stakland, KPMG AS, Haugesund R ådmann Sigurd Eikje Kinosjef Aina Sævik Olsen, Karmøy kino AS i sak 29/17, avd.sjef grunnskole Gyda Auestad i sak 30 /17 og barnevern s leder Reidar Bråtå i sak 31/17. I ngen Ingen FØLGENDE SAK BLE BEHANDLET: SAK 31 / 17 OPPFØL GING AV FORVALTNINGREVISJONSRAPPORT «BARNEVERNTJENESTEN» Sekretariatets innstilling: Karmøy kommunestyre tar tilbakemelding om oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten «Barneverntjenesten» til orientering. Behandling i kontroll - og kvalitetsutvalg et : Utvalgsleder viste til fyldig dokumentasjon. Barnevernsleder Reidar Bråtå viste til at i etterkant av revisjonsrapporten var det jobbet mye med å få på plass et godt inter n kontroll - system. På spørsmål mente han at de nå hadde en forsvarlig dri ft, men at de jobbet med familier i kriser og det var alltid ønske om mer tid i de enkelte sakene. Haugaland k ontrollutvalgssekretariat IKS 1

4 Nærværsprosenten viste en klar forbedring, men fortsatt hadde de høy «turnover». Dette er likt for andre kommuner. Han viste til at de som arbeider innen d ette feltet ofte er unge og har meget krevende jobber. Utvalget hadde ingen ytterligere spørsmål eller kommentarer. Enstemmig vedtak i kontroll - og kvalitetsutvalget og innstilling til kommune - styret: Karmøy kommunestyre tar tilbakemelding om op pfølging av forvaltningsrevisjon srapporten «B arneverntjenesten» til orientering. Rett utskrift: Toril Hallsjø (sign.) Daglig leder/utvalgssekretær Haugaland k ontrollutvalgssekretariat IKS 2

5 KARMØY KOMMUNE Saksframlegg SAKSGANG Utval Møtedato Saksnr Kontroll - og kvalitets utval g et /17 Kommunestyret Saksansvarl e g: Arkivkode: Arkivsak: Toril Hallsjø 21 6 OPPFØLGING AV FORVALTNINGSREVISJON SRAPPORT «BARNEVERNTJENESTEN» Vedlegg: 1. Rådmannens brev, datert Status Deloitte - rapport 3 Status og oversikt over prosedyrer 4. Status «Ida- rapporten» 5. Virksomhetsplan 6. Plan for internkontroll i barnevernet 7. Plan for internkontrollen 2017 Saksorientering: Karmøy kommunestyr e behandl et i møte t , sak 30/16 forvaltningsrevisjon srapport om barneverntjenesten og fattet følgende enstemmige vedtak : 1. Karmøy kommunestyre tar forvaltningsrevisjonsrapporten «Barnev e rntjenesten i Karmøy kommune» fra Deloitte til etterretning. 2. Rapporte n oversendes rådman nen for videre oppfølging av rapportens anbefalinger, som er oppsummert i 9 punkter. 3. Rådman nen gir til bakemelding til kommunestyret via kontrollutvalget om opp følging av rapporten inne 12 måneder etter kommunestyrets vedtak. 4. Statusrapp ort om hvordan arbeidet med oppfølging/realisering av omtalet punkter sendes kontroll - og kvalitetsutvalget 6 måneder etter kommunestyrets vedtak. Sekretariatet mottok statusrapport og oppfølgingsplan i november Statusrapporten og planen ble lagt fr am for kontroll - og kvalitetesutvalget på første møtet på nyåret , sak 3 /17. S aken ble så oversendtil kommunestyret , sak 17 /17. V edtak var følgende: Karmøy kommunestyre tar tilbakemelding om stausrapport og oppfølgingsplan i etterkant av forvaltningsrevisjon av barneverntjenesten til orientering. Sak om rådmannens oppfølging av rapport «Barneverntjenesten i Karmøy kommune» legges fram for kontroll - og kvalitetsutvalget og kommunestyret i august/september Haugaland kontrollutvalgssekretariat IKS Side 1 av 3

6 KARMØY KOMMUNE Saksframlegg Rådmannenhar i oversendelse, datert , mottatt sekretariatet , skrevet følgende: «Deloitte-rapporten har medført en grundig gjennomgang og oppdatering av intern kontroll (IK) i barneverntjenesten.i kommunen. Status nå er barneverntjenestenhar et godt og forsvarlig grunnlag for IKT - arbeideti virksomheten. Oppfølgingenav Deloitte rapporten er gjennomført med bred involvering av de ansatteti barnevernet., Barneverntjenesten har parall elt med Deloitte sin rapport også jobbet med tilsynsrappporten«de forstod meg ikke», ifht «Glassjenta». Tilsynsrapportentar ogsåopp i segforbedringsområderi barneverntjenesten,og dermed vurderesden ogsåsom relevantå leggemed dennesaken. Barneverntjenestenhar brukt særlige ressurserpå IK som en konsekvensav Deloitterapportenog sakenom «Glassjenten»,og det har gitt godefr emskritt i IK arbeidet. De vedlagtedokumenter viser status på alle de momenter som Deloitte peker på i sin rapport. Arbeidet med IK vil være et kontinuerlig kvalitets- og forbedringsarbeid,og vedleggene viser ogsåstatuspå de ulike momentenei Deloitte-rapporten. Rådmannenanbefaler at sakenog statusfor IK i barneverntjenestentas til etterretning, og at det kommer en sluttstatusfor arbeidethøsten2018.» Sekretariatets kommentarer I f ølge kontrollutvalgsforskriftenmed merknader,tilligger det kontrollutvalget å se til at rådmannenfølger opp rapporter. Dette skal sikre at kontroll og tilsyn får effekt og bidra til forbedring.utvalgetskal sågi rapporttil kommunestyrethvordanmerknadeneer fulgt opp. Det ligger ikke til kontrollutvalgetå fastsettehvordanadministrasjonenskal følge opp påviste avvik/svakheteri det konkrete tilfellet, da dette er rådmannen s ansvar.kontrollutvalget kan også rapportereom tidligere saker til kommunestyret, dersomkontrollutvalget mener saker ikke er fulgt opp på en tilfredsstillendemåte. Det har vært praksisfor at administrasjonenmøteri utvalgetog orientererom oppfølgingen,i tillegg til skriftlig oversend else. Da vil ogsåutvalgetha mulighet for å stille spørsmåli møtet. I vedleggeneer det tatt inn hva som er utført og hva som er pågåendeaktivitet. Flererutiner er lagetog iverksatti 2016,men noenvil bli videreutvikleti løpetav 2017.Rådmannenomtaleri oversendelsen at det vil kommeen sluttstatusi Sekretariatetmeneradministrasjonenviser at de har fulgt opp anbefalingenepå en god måte og de nye rutinenevil trolig ha god nytte for bedretjenesterinnen barnevernet. Om utvalget ønskervidereoppfølgingfår utvalgetselv ta standpunkttil. Haugalandkontrollutvalgssekretariat IKS Side 2 av 3

7 KARMØY KOMMUNE Saksframlegg SEKRETARIATET S ITT FORSLAG TIL VEDTAK OG INNSTILLING TIL KOMMUNESTYRET : Karmøy kommunestyre tar tilbakemelding om oppfølging av forvaltningsrevisjon srapporten «B arneverntjenesten» til orientering. Aksdal, Toril Hallsjø ( sign.) Dagl ig le der /u tval g ssekretær Haugaland kontrollutvalgssekretariat IKS Side 3 av 3

8 Helse- og omsorgsetaten Haugaland Kontrollutvalgssekretariat IKS Postboks AKSDAL Dato: Saksbeh: Saksnr: Løpenr: Arkivkode: Deres ref: Jakob Bråtå 17/ / F47 FORVALTNINGSREVISJON AV BARNEVERNTJENESTEN - OPPFØLGING AV DELOITTERAPPORT - HØSTEN 2017 Deloitte-rapporten har medført en grundig gjennomgang og oppdatering av intern kontroll (IK) i barneverntjenesten i kommunen. Status nå er at barneverntjenesten har et godt og forsvarlig grunnlag for IK-arbeidet i virksomheten. Oppfølgingen av Deloitte rapporten er gjennomført med bred involvering av de ansatte i barnevernet. Barneverntjenesten har parallelt med Deloitte sin rapport også jobbet med tilsynsrapporten «De forstod meg ikke»; ifht «Glassjenta». Tilsynsrapporten tar også opp i seg forbedringsområder i barneverntjenesten, og dermed vurderes den også som relevant å legge med i denne saken. Barneverntjenesten har brukt særlige ressurser på IK som en konsekvens av Deloitte-rapporten og saken om «Glassjenten», og det har gitt gode fremskritt i IK arbeidet. De vedlagte dokumenter viser status på alle de momenter som Deloitte peker på i sin rapport. Arbeidet med IK vil være et kontinuerlig kvalitets- og forbedringsarbeid, og vedleggene viser også status på de ulike momentene i Deloitte-rapporten. Rådmannen anbefaler at saken og status for IK i barneverntjenesten tas til etteretning, og at det kommer en sluttstatus for arbeidet høsten Rådmannen i Karmøy, Sigurd Eikje Dette dokumentet er godkjent elektronisk og krever derfor ingen signatur. Vedlegg: STATUS DELOITTE RAPPORT STATUS OG OVERSIKT PROSEDYRER STATUS "IDA-RAPPORTEN" VIRKSOMHETSPLAN PLAN FOR INTERNKONTROLL I BARNEVERNET PLAN FOR INTERNKONTROLL 2017 Rådhuset, Postboks 167, 4291 KOPERVIK Telefon: e-post: post@karmoy.kommune.no

9 Barnevernstjenesten, Karmøy kommune Statusrapport Referanse: Deloitte-rapport av februar Bestilling fra Kontrollutvalget sak 9/ Statusdato: Aksjon Deloitte referanse Kjerneprosess Utført Pågående aktivitet Ansvar Frist 1. Utarbeide et system for internkontroll i samsvar med barnevernloven 2-1 og forskrift om internkontroll etter lov om barneverntjenester. 1.a. Se pkt. 1. Utarbeide en oversikt over/ beskrivelse av virksomhetens system for internkontroll FELLES Internkontrollsystem: Internkontrollsystem: Alle prosedyrer som kontaktpersoner bruker i sitt arbeid er tilgjengelig fra barnevernstjenestens saksbehandlingsverktøy «VISMA Familia». Kontaktpersoner har reglement og prosedyrer lett tilgjengelig via en «Hjelpknapp» i «VISMA Familia» som betjenes fra sos-server. Sti til prosedyrene: sos: computer/ Fellesmapper (w: )/felles/ Bv Familia/ Rutinehåndbok Karmøy Dokumentet «Oversikt over prosedyrer i Familia» viser status på alle prosedyrer. Når prosedyrer er oppdatert varsles dette via nyhetsmail til alle ansatte i barneverntjenesten. Utført. System er etablert. Hver prosedyre har fått en eier og er merket med siste revisjonsdato. Et kontinuerlig arbeide pågår med oppdatering, opplæring og kontroll av etterlevelse. Delvis utført. Et internkontrollsystem er under utvikling. De fleste prosedyrer og rutiner er oppdatert i 2016 og Overordnede elementer lagres i egen mappe på adm-server inntil Karmøy kommune sitt arbeide med å etablert et nytt overordnet Kvalitetssystem er ferdigstilt. Prosedyrer lagres på sos-server slik at de ansatte lett får tak i disse. Ledelsens gjennomgang utføres min. 1 gang årlig for å sikre læring, forbedring og langsiktig planlegging. Opplæring og etterlevelse av prosedyrer vil få høyt fokus høst Rådgiver Internkontroll 2.halvår 17

10 Barnevernstjenesten, Karmøy kommune Statusrapport Referanse: Deloitte-rapport av februar Bestilling fra Kontrollutvalget sak 9/ Statusdato: Aksjon 1.b. Se Deloitte pkt. 1. referanse Utarbeide Kjerneprosess FELLES Utført Virksomhetsplan: Virksomhetsplan Pågående aktivitet er oppdatert. Ansvar Frist 1.halvår 17 en virksomhetsplan med tydelige mål Virksomhetsplan er forenklet og oppdatert. 1.c. Se pkt. 1. Utarbeide rutiner for, og FELLES FOREBYGGENDE Risikoanalyser: Rutiner for risikoanalyser er laget felles for Følgende arbeidsmøter vedr. risikostyring gjenstår: Rådgiver IK 2.halvår 17 gjennomfører, SAKSBEHANDLING hele kommunen. Se KF Kvalitetsstyring FELLES Rådgiver IK 2.halvår 17 helhetlige risiko- og HJELPETILTAK Karmøy Styringsprosesser: HJELPETILTAK Oppdat. Rådgiver IK 2.halvår 17 sårbarhetsanalyser for tjenesten For Barnevernet er helhetlig risikovurderinger gjennomført for kjerneprosessene FOREBYGGENDE, SAKSBEHANDLING (Meldinger og Undersøkelser) og HJELPETILTAK (Familieveiledning). Dokumentasjon er lagret i egen mappe på adm-server (w:) inntil Karmøy kommune sitt arbeide med å etablert et nytt overordnet Kvalitetssystem er ferdigstilt. 1.d. Se pkt. 1. Oppdatere system og rutiner for tjenesten, og utarbeide rutiner for dette FELLES 2.halvår 17 Se også pkt. 1.a. System er etablert. Et kontinuerlig arbeide pågår. Dokumentet «Oversikt over prosedyrer i Familia» viser status på alle prosedyrer. Når prosedyrer er oppdatert sendes nyhetsmail ut til alle ansatte i barneverntjenesten. Se også pkt. 1.a. Delvis utført. Et internkontrollsystem er under utvikling. De fleste prosedyrer og rutiner er oppdatert i 2016 og Prosedyrer lagres på sos-server slik at de ansatte lett får tak i disse. Opplæring og etterlevelse av prosedyrer vil få høyt fokus høst 2017.

11 Barnevernstjenesten, Karmøy kommune Statusrapport Referanse: Deloitte-rapport av februar Bestilling fra Kontrollutvalget sak 9/ Statusdato: Aksjon 1.e. Se Deloitte pkt. 1. referanse Utarbeide Kjerneprosess FELLES Utført Brukerundersøkelser: Noen Pågående enkle aktivitet brukerundersøkelser er Ansvar Frist 2.halvår 17 rutiner for og innhente erfaringer og innspill fra brukere, oppdragstakere og samarbeidspartnere for å benytte disse i utvikling av tjenesten. Forenklede brukerundersøkelser er gjort i februar Ingen brukerundersøkelser er gjort i Med oppdragstakere menes bl.a. fosterforeldre, tilsynsførere og veiledere. Med samarbeidspartnere menes eksternt (advokater) og internt (skole, barnehage, helsestasjon m.fl.) utført. Planlegging av omfattende brukerundersøkelser pågår. Vi vil basere oss på spørsmål utarbeidet på nettstedet og igangsette brukerundersøkelser med det verktøyet som finnes der. Vi vil blant annet spille på erfaringer som Lørenskog kommune har gjort vedr. brukerundersøkelse hos foreldre/ foresatte. Vil i tillegg vurdere å bruke Quest-back og NSD Norsk senter for forskningsdata AS, Bergen for å hjelpe oss til profesonelle brukerundersøkelser. 1.f. Se pkt. 1. Utarbeide rutiner for oppfølging og overvåking av internkontrollen slik at manglende overholdelse av regelverk og interne rutiner avdekkes så snart som mulig. FELLES Ledelsens Gjennomgang: Rutine for årlig gjennomføring av Ledelsens Gjennomgang er laget. Den vil bli gjennomført i januar hvert år. Ledelsens gjennomgang er gjennomført Ledelsens gjennomgang er også gjennomført Neste Ledelsens Gjennomgang er tidfestet til Januar halvår 17

12 Barnevernstjenesten, Karmøy kommune Statusrapport Referanse: Deloitte-rapport av februar Bestilling fra Kontrollutvalget sak 9/ Statusdato: Aksjon 2. Tydeliggjør Deloitte referanse i Kjerneprosess MOTTAK/ Utført Meldinger: Behov Pågående for ytterligere aktivitet oppdateringer Ansvar Frist Utført 16 rutinene for mottak av meldinger UNDERSØKELSER Skriftlige prosedyrer er revidert og ferdigstilt for: vurderes jevnlig av prosedyreeier og minimim 1. gang pr. år i forbindelse hvordan meldinger DRØFTINGER med Ledelsens gjennomgang. som kommer inn i MELDINGER pågående saker skal UNDERSØKELSER Opplæring i prosedyrene gjennomføres følges opp og dokumenteres. BAKVAKTORDNINGEN jevnlig på avdelingsnivå. 3. Sette i verk tiltak for å unngå MOTTAK/ UNDERSØKELSER Skriftlige prosedyrer er revidert og ferdigstilt for: Opplæring i prosedyrene gjennomføres jevnlig på avdelingsnivå. Utført 16 fristoversittelser med MELDINGER hensyn til UNDERSØKELSER Se også «IDA Tilsynsrapport fra behandling av BAKVAKTORDNINGEN Fylkesmannen - Plan for oppretting av meldinger, Mal for rapportering - Undersøkelse avvik». undersøkelser og utarbeidelse av tiltaksplaner TILTAKSPLAN OG EVALUERING AV TILTAKSPLAN 4. Sette i verk tiltak for å sikre at alle barn med hjelpetiltak får utarbeidet tiltaksplan MOTTAK/ UNDERSØKELSER HJELPETILTAK Skriftlige prosedyrer er revidert og ferdigstilt for: TILTAKSPLAN OG EVALUERING AV TILTAKSPLAN Opplæring i prosedyrer gjennomføres jevnlig på avdelingsnivå. Se også «IDA Tilsynsrapport fra Fylkesmannen - Plan for oppretting av avvik». Utført Gjennomføre evaluering av hjelpetiltakene i samsvar med regelverk og egne rutiner med vekt på involvering av barn og at barnevernfaglige vurderinger skal fremkomme. MOTTAK/ UNDERSØKELSER HJELPETILTAK Skriftlige prosedyrer er revidert og ferdigstilt for: TILTAKSPLAN OG EVALUERING AV TILTAKSPLAN Opplæring i prosedyrene gjennomføres jevnlig på avdelingsnivå. Se også «IDA Tilsynsrapport fra Fylkesmannen - Plan for oppretting av avvik». Utført 16

13 Barnevernstjenesten, Karmøy kommune Statusrapport Referanse: Deloitte-rapport av februar Bestilling fra Kontrollutvalget sak 9/ Statusdato: Aksjon 6. Utarbeide Deloitte referanse system og Kjerneprosess FELLES Utført Barns medvirkning: Vi Pågående arbeider aktivitet videre med Verdiene vår i Ansvar Frist 1.halvår 17 rutiner for barns medvirkning (for eksempel maler for samtale) og sikrer at Barns medvirkning er tatt inn i alt arbeide og i alle prosedyrer gjennom Verdien Medbestemmelse som Karmøy Barnevern styrer etter.følgende rutiner er laget i 2016: samråd med Mitt Liv Forandringsfabrikkken. Se også «IDA Tilsynsrapport fra samtaler med barn TILBUD OM TILLITSPERSON Fylkesmannen - Plan for oppretting av blir gjennomført og Mal - Tilbud om tillitsperson avvik». tilstrekkelig dokumentert i Mal Evaluering av gjennomført familieveiledning Fra barn saksmappene. Mal Evaluering av gjennomført familieveiledning Fra foreldre 7. Utarbeide rutiner som sikrer at alle barn under barnevernets omsorg får tilbud om tillitsperson og at dette blir tilstrekkelig dokumentert i saksmappene. 8. Sikre at det blir gitt tilstrekkelig informasjon til offentlig melder om konklusjon på undersøkelse, og vedrørende tiltakene som er vedtatt dersom det er nødvendig for at melder skal kunne følge opp barnet på en god måte. MOTTAK/ UNDERSØKELSER Tilbud om tillitsperson: Følgende rutiner er laget i 2016: TILBUD OM TILLITSPERSON Mal - Tilbud om tillitsperson Skriftlige prosedyrer er revidert og ferdigstilt for: UNDERSØKELSER Mal for rapportering Undersøkelse Opplæring i prosedyrer gjennomføres jevnlig på avdelingsnivå. Se også «IDA Tilsynsrapport fra Fylkesmannen - Plan for oppretting av avvik». Opplæring i prosedyrer gjennomføres jevnlig på avdelingsnivå. Se også «IDA Tilsynsrapport fra Fylkesmannen - Plan for oppretting av avvik». Utført 16 Utført 16

14 Barnevernstjenesten, Karmøy kommune Statusrapport Referanse: Deloitte-rapport av februar Bestilling fra Kontrollutvalget sak 9/ Statusdato: Aksjon 9. Bidra Deloitte til at referanse skole og Kjerneprosess FOREBYGGENDE Utført Samhandling forebyggende: Pågår. Pågående Et kontinuerlig aktivitet Ansvar Frist Utført 16 barnehage får på plass tilfredsstillende rutiner for Følgende prosedyrer er laget og brukes: forbedringsarbeide er påbegynt. Mitt Liv prosjektet er sentralt i det forebyggende arbeidet. samhandling med Planlegging og gjennomføring av barnevernet, og forebyggende arbeid har dialog med Avd. innhenter innspill fra disse tjenestene om hvordan det kan legges til rette for at det skal være lavest mulig terskel å melde til barnevernet. Helsestasjoner er lagt til i etterkant. Psykososialt team å forebygge psykososiale vansker hos skolebarn leder Barnehage i Karmøy kommune og planer om et møte med alle enhetsledere Barnehage i desember Gjennom prosjektet Mitt Liv er det planlagt å besøke alle skoler i Avvikssystem - Ta i bruk elektronisk avvikssystem i Barnevernet i FELLES Avviksregistrering: Opplæring er gitt i starten av Avvik i forhold til lovpålagte frister mv. rapporteres jevnlig til Fylkesmannen via rapporter fra «VISMA Familia». KOSTRArapporter gjennomgåes årlig og man sammenligner antall/ type avvik i Karmøy Barnevern med andre kommuners barneverntjeneste. Barnevernet har oppdatert sin prosedyre «Håndtering av avvik i saksbehandlingen» Opplæring for nyansatte og trening på avviksregistrering må utføres. Trolig bør man opp på 50 avvik pr. år for å demonstrere læring og forbedring. Håndtering av avvik må trenes på. Gjennom Karmøy kommune sitt opplegg for nanolæring kan alle ansatte lære om hva som er avvik, hva som ikke er avvik og hvordan man skriver avvik. Info om dette er sendt ut til alle avdelingsledere. Må stimulere til å skrive mer avvik. 2.halvår 17

15 Oversikt - Prosedyrer og faglitteratur som er tilgjengelige fra Hjelp-knappen i Familia Barneverntjenesten i Karmøy kommune Status POK Alle prosedyrer som kontaktpersoner bruker i sitt arbeid, skal være tilgjengelig i fra barnevernstjenestens saksbehandlingsverktøy «Familia». Kontaktpersoner må ha reglement og prosedyrer lett tilgjengelig. Det har de via en «Hjelp-knapp» i «Familia» som betjenes fra sos-server. Sti til prosedyrene: sos: computer/ Fellesmapper (w: )/felles/ Bv Familia/ Rutinehåndbok Karmøy Prosedyrene er fordelt på følgende mapper for å lettere å kunne finne fram: Felles Forebyggende Kurs og nyttig litteratur Mitt Liv Karmøy-Barnevernproffene Mottak/ Undersøkelser, Hjelpetiltak og Familieveiledere Omsorg Støtteprosesser og eldre dokumenter Gjeldende prosedyrer: Disse ligger lagret i pdf-format slik at de ikke kan endres. Originaler: Originalene ligger lagret i egen mappe i word-format slik at de kan oppdateres enkelt. Disse skal kun endres av prosedyreeier. Ansvarsfordeling: er som enhetsleder ansvarlig for alle prosedyrer for Barnevernstjenesten i Karmøy kommune. er ansvarlig for at nye prosedyrer blir etablert ved behov og at utgåtte prosedyrer blir fjernet. Prosedyreeier er ansvarlig for at prosedyren er oppdatert iht. gjeldende lover og forskrifter og øvrige rammer gitt av kommunestyret i Karmøy. Prosedyreeier kjenner prosedyren godt. Prosedyreeier er ansvarlig for at det blir gitt opplæring i bruk av prosedyren til ansatte i barneverntjenesten som arbeider med det aktuelle arbeidsfeltet. Fagutvikler (Rådgiver Internkontroll) er ansvarlig for å oppdatere dette oversiktsdokumentet. Dette dokumentet vil bli brukt årlig i Ledelsens gjennomgang. På de neste sidene følger en oppdatert tabell over alle skriftlige prosedyrer, hvem som eier de og når siste revisjon er utført: Maler i Familia oppdateres fortløpende av Brit Laila Kristoffersen i Merkantil når dere sender forbedringsforslag til henne. * = Lovet i IDA-rapport ** = Lovet i Deloitte-rapport *** = Tiltak som er fanget opp under risikovurderinger side 1

16 Oversikt - Prosedyrer og faglitteratur som er tilgjengelige fra Hjelp-knappen i Familia Barneverntjenesten i Karmøy kommune Status POK Navn på prosedyre/ reglement DELEGASJON Delegasjonsreglement etter lov om Barneverntjenester ** *** VERDIGRUNNLAG Valg for framtida Karmøy kommune sitt Målkart med delmål Fra Ambisjon til Handling Verdier - Mitt Liv Karmøy Handlingsplan Hvordan samarbeide med barn og ungdom * ** Aktuelle Kjerneprosesser Eier Siste Rev. dato Status mht. Familia Muligheter til forbedring FELLES Ferdig. Er lagt inn. Nyhetsmail 4 FELLES FELLES Karmøy kommune Koordinator for Mitt Liv Karmøy Lagt inn i Familia Nyhetsmail Ferdig. Er lagt inn. Nyhetsmail 3 Nyhetsmail 5 FORANKRING Forankring -Ledelse og kvalitetsforbedring - Veileder FELLES Helsetilsynet, IS-IS Veileder er lagt ut i Familia. Systembeskrivelse. Nyhetsmail 5 * = Lovet i IDA-rapport ** = Lovet i Deloitte-rapport *** = Tiltak som er fanget opp under risikovurderinger side 2

17 Oversikt - Prosedyrer og faglitteratur som er tilgjengelige fra Hjelp-knappen i Familia Barneverntjenesten i Karmøy kommune Status POK PROSEDYRER FELLES Ledelsens gjennomgang FELLES Gjennomført og Beredskapsrutine for trusler og vold Kollegaveiledning og kompetanseutvikling Erfaringsoverføring i frivillig sluttsamtale HMS-prosedyrer FELLES Oppdatering bør Barnevernets lokaler vurderes Brannrutiner 2017 FELLES Brannansvarlig Sigrid O. Nordbø Ferdig. Er lagt til Hjelp-knapp via Familia. Nyhetsmail 6? FELLES Ferdig. Er lagt inn. Nyhetsmail 4 og 5. Ny referanse. Nyhetsmail 6? FELLES Ferdig. Lagt inn. Nyhetsmail 5 FELLES Ferdig. Lagt in. Nyhetsmail 3. Diskutert med VO. Nyhetsmail 6? Ferdig. Lagt ut. Nyhetsmail 5 Bakvaktordningen FELLES Ferdig. Er lagt inn. Nyhetsmail 3. Nyhetsmail 6? Kriseveiledning FELLES Koordinator familieveiledning Ferdig. Er lagt inn. Nyhetsmail 3. Nyhetsmail 6? Bruk av Tvang* FELLES Ferdig. Lagt inn. Nyhetsmail 4 Kvalitetssikres av Barnevernproffene. Oversikt Ansvarsmatrise Ansvar for barnet styrer det vi gjør FELLES Ferdig. Lagt inn. Nyhetsmail 6? * = Lovet i IDA-rapport ** = Lovet i Deloitte-rapport *** = Tiltak som er fanget opp under risikovurderinger side 3

18 Oversikt - Prosedyrer og faglitteratur som er tilgjengelige fra Hjelp-knappen i Familia Barneverntjenesten i Karmøy kommune Status POK Håndtering av avvik i saksbehandlingen Bistand fra Politi Barnevernlovens 6-8* Håndtering av flyttinger av barn og ungdom* Midlertidige plasseringer i akuttsituasjoner Prosedyre og sjekkliste for bruk ved overføring fra mottak/hjelpetiltak til omsorg Medarbeiderundersøkelse 2016 Oppfølging Rutine for hvordan man benytter innhentet info i Brukerundersøkelser til å utvikle Barneverntjenesten * ** FELLES Ferdig. Lagt ut. Nyhetsmail 6? FELLES Ferdig. Lagt ut. Kvalitetssikres av Karen og Jakob. FELLES Prosedyre som beskriver håndtering av alle typer flyttinger Kartlegging er startet på type flyttinger. FELLES Fagutvikler har laget Ikke lagt inn FELLES Avdelingsleder Mottak- Hjelpetiltak Nyhetsmail 5 Nyhetsmail 6? Ferdig. Lagt inn Nyhetsmail 2 FELLES 3.17 Presentasjon er lagt inn. Nyhetsmail 4 FELLES Ikke påbegynt. Har ideer fra Stavanger som bruker Ungdomsundersøkelser. * = Lovet i IDA-rapport ** = Lovet i Deloitte-rapport *** = Tiltak som er fanget opp under risikovurderinger side 4

19 Oversikt - Prosedyrer og faglitteratur som er tilgjengelige fra Hjelp-knappen i Familia Barneverntjenesten i Karmøy kommune Status POK PROSEDYRER FOREBYGGENDE Psykososialt team å forebygge psykososiale vansker hos skolebarn FOREBYGGENDE Rådmann SLTarbeidsgruppe : Ligger inne. Ikke Barnevernet sin prosedyre. Nyhetsmail 2 Planlegging og FOREBYGGENDE Ferdig. Lagt inn. Nyhetsmail 3 gjennomføring av forebyggende arbeid PROSEDYRER MOTTAK/ UNDERSØKELSER, HJELPETILTAK OG FAMILIEVEILEDERE Meldinger** SAKSBEHANDLING Meldingsansvarlig Ferdig. Lagt inn Nyhetsmail 3 Drøftinger SAKSBEHANDLING Meldingsansvarlig Ferdig. Lagt inn Nyhetsmail 2 Evaluering i akuttsaker SAKSBEHANDLING Fagutvikler har laget Ikke lagt inn Rapporteringsskjema SAKSBEHANDLING Fagutvikler har laget Ikke lagt inn hjelpetiltak** HJELPETILTAK? Familieveiledere og akuttsaker HJELPETILTAK Fagutvikler har laget Ikke lagt inn Familieveiledning, Hjelpetiltak HJELPETILTAK Koordinator familieveiledning Ferdig. Lagt ut Nyhetsmail 3 * = Lovet i IDA-rapport ** = Lovet i Deloitte-rapport *** = Tiltak som er fanget opp under risikovurderinger side 5

20 Oversikt - Prosedyrer og faglitteratur som er tilgjengelige fra Hjelp-knappen i Familia Barneverntjenesten i Karmøy kommune Status POK Familieveiledning, Fosterhjem Undersøkelser** Tiltaksplan og evaluering av tiltaksplan* Fylkesnemndsaker HJELPETILTAK Koordinator familieveiledning Ferdig. Lagt ut Nyhetsmail 3 SAKSBEHANDLING Avdelingsleder Ferdig. Lagt inn Nøkkelinfo OK. Saksbehandling SAKSBEHANDLING Avdelingsleder Ferdig. Lagt inn Vedlegg kan forbedre HJELPETILTAK Saksbehandling prosedyren. SAKSBEHANDLING Ferdig. Lagt inn Nyhetsmail 6? PROSEDYRER Ettervern/ Videreføring av Avdelingsleder Ferdig. Lagt inn. Nyhetsmail 3 tiltak Omsorg Tilbud om tillitsperson ** Avdelingsleder Ferdig. Lagt inn Nøkkelinfo. OK Omsorg Flytting av barn til fosterhjem 4-4,6.ledd Frivillig* Ferdig. Lagt inn. Nyhetsmail 6? Flytting av barn til fosterhjem 4-12, 4-13, 4-14 Tvang * Godkjenning av fosterhjem, 4-22 Avdelingsleder Omsorg Avdelingsleder Omsorg Adopsjon Avdelingsleder Omsorg Ferdig. Lagt inn Nyhetsmail 6? Ferdig. Lagt inn. Nyhetsmail 6? Ferdig. Lagt inn. Nyhetsmail 6? * = Lovet i IDA-rapport ** = Lovet i Deloitte-rapport *** = Tiltak som er fanget opp under risikovurderinger side 6

21 Oversikt - Prosedyrer og faglitteratur som er tilgjengelige fra Hjelp-knappen i Familia Barneverntjenesten i Karmøy kommune Status POK Tilbakeføring Håndtering av krav om tilbakeføring av barn fra Omsorg i Barnevernet Gjennomføring av tilbakeføring Oppnevning av tilsynsperson i fosterhjem -Karmøy kommune Etablering og tilsyn med fosterhjem i andre kommuner Lønnsforsterking i fosterhjem et tidsavgrensa tiltak Oppfølging av barn i institusjon* Avdelingsleder Omsorg Avdelingsleder Omsorg Ferdig. Lagt inn. Nyhetsmail 3 Ny. Må lages : Maria har begynt å se på det. Involvere andre? Nyhetsmail 6? Ferdig. Lagt inn. Nyhetsmail 5 Nyhetsmail 6? MOTTAK/ HJELPETILTAK Avdelingsleder Omsorg Avdelingsleder Omsorg Konfirmasjon fosterbarn Avdelingsleder Omsorg Ferdig. Lagt inn. Nyhetsmail Ferdig. Lagt inn. Nyhetsmail 6? Ferdig. Lagt inn. Nyhetsmail 6? Ferdig. Lagt inn Nyhetsmail 6? * = Lovet i IDA-rapport ** = Lovet i Deloitte-rapport *** = Tiltak som er fanget opp under risikovurderinger side 7

22 Oversikt - Prosedyrer og faglitteratur som er tilgjengelige fra Hjelp-knappen i Familia Barneverntjenesten i Karmøy kommune Status POK Økonomisk støtte ved videregående skole for ungdom plassert i omsorgstiltak fra Karmøy kommune Prosedyre oppdragstakere som hjelpetiltak Eksterne veiledere i fosterhjem - Engasjement KURS OG NYTTIG LITTERATUR Tilknytning Øyvind Kvello Juni 2017 Tilknytningsintervju for barn (CAI) Protokoll Arbeidsmiljøloven som rettesnor? Avdelingsleder Omsorg Hør med Maria Sæle Avdelingsleder Omsorg Ferdig. Lagt inn. Nyhetsmail 6? Ligger inne. Aktuelle? Ferdig. Lagt ut. Nyhetsmail 6? KURS/LITTERATUR Presentert av Knut Redalen Ferdig. Lagt inn Nyhetsmail 6? KURS/LITTERATUR Presentert av Knut Ferdig. Lagt inn Nyhetsmail 6? Redalen KURS/LITTERATUR Professor Ståle :Heldagsseminar Ferdig. Er lagt inn. Nyhetsmail 3 Einarsen, for alle ansatte Presentasjon. Universitetet i gjennomført. Bergen Familieråd Tips fra KURS/LITTERATUR Bufdir Ferdig. Er lagt inn. Nyhetsmail 4 Bufdir Familieråd - Bufetat KURS/LITTERATUR Bufetat Kurs Lagt inn Ferdig. Lagt inn Nyhetsmail 6? Hasteplasseringer KURS/LITTERATUR Bufetat Ferdig. Lagt inn Nyhetsmail 4 Presentasjon laget av Bufetat * = Lovet i IDA-rapport ** = Lovet i Deloitte-rapport *** = Tiltak som er fanget opp under risikovurderinger side 8

23 Oversikt - Prosedyrer og faglitteratur som er tilgjengelige fra Hjelp-knappen i Familia Barneverntjenesten i Karmøy kommune Status POK Hvilken informasjon bør fosterhjemmet få når et barn skal flyttes i fosterhjem? En sjekkliste for barneverntjenesten. KURS/LITTERATUR Bufetat ISBN: Ferdig. Lagt inn både under Omsorg og under Kurs/ Litteratur. Kvello kartleggingsmal KURS/LITTERATUR Kvello : Flyttet til Støtteprosesser Mentaliseringsintervju av Foreldre - Kvello KURS/LITTERATUR Kvello 2017 Presentasjon lagt inn. Fakta om barn og familier KURS/LITTERATUR i Syria IOM International Organization for Imigration Sammendrag laget av Siv Margareth Langåker er lagt ut. SJEKKLISTER Sjekkliste avslutte sak FELLES Torhild har laget Ikke lagt inn Nyhetsmail 6? Nyhetsmail 5 Nyhetsmail 5 Sjekkliste for håndtering av meldinger om vold og overgrep Ryddedag i Familia- Sjekkliste FELLES Ferdig. Lagt inn. Nyhetsmail 2 FELLES Avdelingsledere Fagutvikler laget i 2016 Lagt inn. Nyhetsmail 5 * = Lovet i IDA-rapport ** = Lovet i Deloitte-rapport *** = Tiltak som er fanget opp under risikovurderinger side 9

24 Oversikt - Prosedyrer og faglitteratur som er tilgjengelige fra Hjelp-knappen i Familia Barneverntjenesten i Karmøy kommune Status POK SKJEMAER Skjema Meldinger SAKSBEHANDLING Meldingsansvarlig Ferdig. Lagt inn. Nyhetsmail 3. Standardskjema. Besøkshjem Momentliste for rapport FELLES Avdelingsleder Omsorg Ferdig. Lagt inn. Nyhetsmail 3. Mal for rapportering - Undersøkelse Mal for rapportering - Hjelpetiltak STØTTEPROSESSER (Egen mappe i Familia) Hvem gjør hva i Merkantil avdeling Økonomiske rammer for bruk av Familieråd Felles Økonomi og timeføring ved arbeid utenfor Barnverntjenestens lokaler SAKSBEHANDLING Avdelingsleder Saksbehandling SAKSBEHANDLING Avdelingsleder Saksbehandling Ferdig. Lagt ut som prosedyre både som word, pdf og excel Ferdig. Lagt ut som prosedyre på Hjelp-knappen både som word, pdf og excel. Nøkkelinfo OK. Nyhetsmail 2: Oppdatert med flere sjekkpunkter. Nøkkelinfo OK. Nyhetsmail 2: Oppdatert med flere sjekkpunkter. FELLES Fagansvarlig Merkantilt Ferdig. Lagt ut. Nyhetsmail 3 FELLES Ferdig. Lagt ut. Nyhetsmail er sendt. Nyhetsmail 5 FELLES Barnvernleder Lage felles rutine? Hjelp fra Kenneth, Stor Merkantilt og effektiviseringsgevinst Karen? er mulig * = Lovet i IDA-rapport ** = Lovet i Deloitte-rapport *** = Tiltak som er fanget opp under risikovurderinger side 10

25 Oversikt - Prosedyrer og faglitteratur som er tilgjengelige fra Hjelp-knappen i Familia Barneverntjenesten i Karmøy kommune Status POK ØKONOMI lønn, anvisning og overføring Mal Forbindelsesregisteret 2016 STØTTEPROSESS MERKANTILT STØTTEPROSESS MERKANTILT Fagansvarlig Merkantilt Fagansvarlig Merkantilt : Flyttet til mappe Støtteprosesser Beholdes : Flyttet til mappe Støtteprosesser Økonomisk støtte ved videregående opplæring Beregningsskjema forsterket fosterhjem uten tilsynsfører Prosedyre på dekning av utgifter til vitner/privat part i nemnd og tingrett STØTTEPROSESS MERKANTILT Fagansvarlig Merkantilt Avdelingsleder Omsorg SAKSBEHANDLING Avdelingsleder Mottak/ Hjelpetiltak : Flyttet til mappe Støtteprosesser - Beholdes Bør oppdateres hvis den brukes? Bør lages : Flyttet til mappe Støtteprosesser Beholdes SLETTET OG ERSTATTET : Evaluering av hjelpetiltak Slettet og erstattet Saksgang utredning Utgår Undersøkelser i mottak Slettet og erstattet Brukes den? Vil bidra til effektivisering * = Lovet i IDA-rapport ** = Lovet i Deloitte-rapport *** = Tiltak som er fanget opp under risikovurderinger side 11

26 Oversikt - Prosedyrer og faglitteratur som er tilgjengelige fra Hjelp-knappen i Familia Barneverntjenesten i Karmøy kommune Status POK Saksgang fra Meldinger Slettet og erstattet til Mottak til Utredninger Valg av bosted* Besluttet med Maria Sæle. Prosedyren erstattes av andre prosedyrer vedr. fosterhjem og institusjon Oppfølging av helseutfordringer* Overføring av informasjon om helseutfordringer (psykisk helse m.fl.) ved flytting* Oppfølging av utfordringer mht. skolegang ved flytting* Besluttet med Maria Sæle. Besluttet med Maria Sæle. Besluttet med Maria Sæle. Prosedyren erstattes av andre prosedyrer vedr. fosterhjem og institusjon Prosedyren erstattes av andre prosedyrer vedr. fosterhjem og institusjon Prosedyren erstattes av andre prosedyrer vedr. fosterhjem og institusjon Etablering i fosterhjem Avdelingsleder Besluttet med Prosedyren er * = Lovet i IDA-rapport ** = Lovet i Deloitte-rapport *** = Tiltak som er fanget opp under risikovurderinger side 12

27 Oversikt - Prosedyrer og faglitteratur som er tilgjengelige fra Hjelp-knappen i Familia Barneverntjenesten i Karmøy kommune Status POK Kvalitetssikring av fosterhjemarbeidet * Rutine for oppfølging av fosterhjem* Omsorg Maria Sæle. erstattes av andre prosedyrer. Avdelingsleder Besluttet med Prosedyren er Omsorg Maria Sæle. erstattes av andre prosedyrer. Avdelingsleder Omsorg Prosedyren er erstattes av andre prosedyrer. Rutine for bestilling av fosterhjem og institusjon * Avdelingsleder Omsorg Besluttet med Maria Sæle. Prosedyren erstattes av andre prosedyrer vedr. fosterhjem og institusjon * = Lovet i IDA-rapport ** = Lovet i Deloitte-rapport *** = Tiltak som er fanget opp under risikovurderinger side 13

28 Barnevernstjenesten, Karmøy kommune - Plan og status - Oppretting av avvik Refera se: Tilsy srapport 9. septe ber 6 «IDA-rapporte» utgitt av Fylkes e e e i Hordala d, Rogala d og Tro s Statusdato for plan: Avvik: «Fylkesmannen er kome til at Ida ikkje fekk forsvarlege barneverntenester jamfør barnevernlova 1-4, 4-1, 4-16, jamfør også krav til styring og leiing etter internkontrollforskrifta 4 g og h. Dette grunngjev vi med følgende (se punkt 1 8 nedenfor):» Nr. Ref.: Tilsynsrapport side 27 Kjerneprosess Tiltak Ansvar Frist 0. Alle 1. Organisasjon 1. Organisasjon a. Fagutvikler med ansvar for internkontroll og prosedyreutvikling ansettes. b. Forsterking av Kvalitetsteamet med støtte av kvalitetsrådgiver fra staben til Helse- og omsorgsetaten, med ny rådgiver på internkontroll (siv.ing.) og med intern jurist. c. Funksjonsfordeling Konsentrere oppfølging av barn som er på institusjon hos 2 saksbehandlere. Omlegging tar noe tid mht. barna. d. Vurdere driftsmessige grep som kan gjøre barneverntjenesten mer robust. Styrke faglig veiledning. Flere veiledere i avdelingene e. Foranalyse Behov for organisasjonsutvikling som følge av planlagt ny barnevernsreform (ute på høring). Foranalysen er behandlet i kommunestyret i forbindelse med søknad om å bli forsøkskommune. f. Prosjektansette flere Famileveiledere / Familiesenter 2. Rekruttering a. Analyse av kompetansebehov. Med basis i foreliggende Kompetanseplan som er oppdatert sist Se også godkjent Opplæringsplan, Hovedutvalg HO Utvikling a. «Familiesenter - Hjelpetiltak i ny form og struktur i barneverntjenesten» er utviklet og presentert internt i Barnevernet i Karmøy kommune, i etatsledelsen, for Hovedutvalg Helse og Omsorg, for fylkesmannen, for BUF dir og for alle ledere i Barnevernet i Rogaland. Dette går på lokalbaserte tiltak med fokus på tidlig innsats og å unngå akuttplassering ut av kommunen. Godkjent Hovedutvalg HO. Utført 2016 Utført 2016 Utført januar halvår 2017 Utført. Utført Vedtatt mars 17. Oppstart september 17. Utført feb Utført 2016 og Godkjent april Oppstart september 17. OK

29 Barnevernstjenesten, Karmøy kommune - Plan og status - Oppretting av avvik Refera se: Tilsy srapport 9. septe ber 6 «IDA-rapporte» utgitt av Fylkes e e e i Hordala d, Rogala d og Tro s Statusdato for plan: Avvik: «Fylkesmannen er kome til at Ida ikkje fekk forsvarlege barneverntenester jamfør barnevernlova 1-4, 4-1, 4-16, jamfør også krav til styring og leiing etter internkontrollforskrifta 4 g og h. Dette grunngjev vi med følgende (se punkt 1 8 nedenfor):» Nr. Ref.: Tilsynsrapport side 27 Kjerneprosess Tiltak Ansvar Frist 4. Opplæring 0. Fremlegging av opplæring-/ kompetanse-utviklingsplan for godkjenning i Hovedutvalg for Helse- og omsorg. a. Opplæringsplan for nytilsatte. Lage egen rutine for dette. b. Nyansatte-Ukentlig veiledning. c. Nyansatte- Gruppeveiledning særlig fokus på mestring av arbeidet i barnevernet når en er ny/nyutdannet. d. Nyansatte- 3 dagers kurs i lovverk-fast/rullerende opplæring. Juridisk avdeling har ansvar for opplæringen og innholdet i opplæringen. e. Alle ansatte - Internopplæring i aktuelt lovverk. Juridisk avdeling har ansvar for opplæringen og innholdet i opplæringen. f. Alle ansatte «Samtale med barn» g. Alle ansatte Kvello kurs- fordelt på 4 moduler. Obligatorisk h., avdelingsleder, fagutvikler og meldingsansvarlige deltok «Selvgransking» En form for internt tilsyn i. Alle ansatte «Barns medvirkning dokumentasjon av samtale med barn». Internt arrangement. j. Alle-«Akuttplassering i barneverntjenesten». Kursholder G. A. Baugerud. k. Familieveiledere og fagutvikler - Prosjekt «Akutt veiledning i akuttsaker». Formål å unngå at barn tas bort fra hjemmet. Flyttes til familiesenteret. l. Alle familieveiledere Opplæring i metode COS m. Alle ansatte Kurs i «Familieråd». n. 4 saksbehandlere Opplæring i kartlegging av ungdom. o. Alle i avd. Omsorg Fast veiledning av psykolog p. Ledere Lederstyring gjennom Kostra-materiale. KS-Konsult q. Ledere Lederstyring gjennom Kostra-materialet. KS-Konsult Veiledere Veiledere Kommuneadvokatene Kommuneadvokatene Fagutvikler Fagutvikler Fagutvikler BUF etat Euro ADAD Avd. leder Utført 1. kvartal 17. Utført Pågår Hver 3. uke Utført Jan 17 (Årlig) 4 ganger/ år Utført 16 og 17 Utført 2016 Utført 2016 Utført 2016 Utført 16 og 17. Pågår fortsatt Utført 2016 Utført 2016 Utført ganger/ år Utført 2016 Utført 2017

30 Barnevernstjenesten, Karmøy kommune - Plan og status - Oppretting av avvik Refera se: Tilsy srapport 9. septe ber 6 «IDA-rapporte» utgitt av Fylkes e e e i Hordala d, Rogala d og Tro s Statusdato for plan: Avvik: «Fylkesmannen er kome til at Ida ikkje fekk forsvarlege barneverntenester jamfør barnevernlova 1-4, 4-1, 4-16, jamfør også krav til styring og leiing etter internkontrollforskrifta 4 g og h. Dette grunngjev vi med følgende (se punkt 1 8 nedenfor):» Nr. Ref.: Tilsynsrapport side 27 Kjerneprosess Tiltak Ansvar Frist 1. Valg av tiltak «Karmøy kommune vekta ikkje godt nok Ida sine behov ved val av tiltak» SAKSBEHANDLING HJELPETILTAK 5. Kvalitetssystemet a. Etablere rutine for Ledelsens gjennomgang. b. Gjennomføre Ledelsens gjennomgang iht. etablert rutine. c. Etablere rutine for etablering av virksomhetsplan. d. Etablere utkast til virksomhetsplan for e. Lage utkast til virksomhetsplan. Beslutte virksomhetsplan for 2017 med basis i Ledelsens gjennomgang. f. Utvikle kvalitetsindikatorer som er gode å måle barnevernet på. g. Verdier Utvikling av overordnede Verdier for Barnevernet. h. Alle ansatte- Opplæring -Bruk av Kvalitetssystemet. Versjon 1 i. Alle ansatte- Opplæring -Bruk av Kvalitetssystemet. Versjon 2 a. Kvalitetssystemet, etablere/ revidere Rutine for etablering av tiltaksplaner. Særskilt fokus på klarlegging av brukers behov. Som en del rutinen for etablering av tiltaksplaner utvikles en veileder som legger større vekt på å forstå barnas behov, uttrykksformene og språket deres. b. Kvalitetssystemet, etablere/ revidere Rutine for evaluering av tiltaksplaner. Sikre og dokumentere at brukermedvirkning benyttes for å fange opp feil tiltak. c. For ansatte som lager tiltaksplaner: Opplæring i rutiner vedr. tiltaksplaner. Rådgiver IK Rådgiver IK Utført 2016 Utført halvår 2017 Utført halvår halvår 2017 Pågår fra 2. halvår halvår halvår 2017 Utført 2016 Utført 2016 Utført 1. halvår 17 og 2. halvår 17 d. Følgende rutiner er laget i 2016: «Saksbehandling Tiltaksplan og evaluering av tiltaksplan» «Saksbehandling - Rapporteringsskjema hjelpetiltak» Fagutvikler Fagutvikler Utført 2016 Utført 2016

31 Barnevernstjenesten, Karmøy kommune - Plan og status - Oppretting av avvik Refera se: Tilsy srapport 9. septe ber 6 «IDA-rapporte» utgitt av Fylkes e e e i Hordala d, Rogala d og Tro s Statusdato for plan: Avvik: «Fylkesmannen er kome til at Ida ikkje fekk forsvarlege barneverntenester jamfør barnevernlova 1-4, 4-1, 4-16, jamfør også krav til styring og leiing etter internkontrollforskrifta 4 g og h. Dette grunngjev vi med følgende (se punkt 1 8 nedenfor):» Nr. Ref.: Tilsynsrapport side 27 Kjerneprosess Tiltak Ansvar Frist 2. Samarbeid og brukermedvirkning «Karmøy la ikkje nok til rette for samarbeid og medverknad med Ida» SAKSBEHANDLING HJELPETILTAK a. Kvalitetssystemet, etablere/ revidere Rutine for brukermedvirkning. (Samarbeid og medbestemmelse). Som en del rutinen for brukermedvirkning utvikles en veileder som legger større vekt på å forstå barnas behov, uttrykksformene og språket deres. Medbestemmelse er en verdi som inngår i alle prosedyrer. b. Kvalitetssystemet, etablere/ revidere Rutine for brukerundersøkelser. c. Opplæring av alle ansatte i ny rutine. d. Følgende rutiner er laget i 2016: «Omsorg - Tilbud om tillitsperson» «Hjelpetiltak - Evalueringsskjema - Fra foreldre til Barnevernet» e. Mitt Liv. Delta i samarbeid med Barnevernsproffene. Verdier er valgt: MEDBESTEMMELSE RESPEKT KVALITET ÅPENHET - KJÆRLIGHET- YDMYKHET Fagutvikler Fagutvikler Utført 1.halvår halvår halvår 2017 Utført 2016 Utført 2016 Pågår fra 1. kvartal Fosterhjem «Karmøy kommune gjorde ikkje ei tidlig nok og grundig nok vurdering av kva rettleiing og avlasting fosterheimen trengte for å meistre oppgåva, og sette ikkje inn tilstrekkelige tiltak der.» SAKSBEHANDLING f. Vurdere å etablere et lokalt kommunalt brukerutvalg g. Vurdere om Barnevernet bør delta i nettverkssamarbeid barn/unge som er opprettet av samhandlingsutvalget a.utført. Rutiner og prosedyrer for oppfølging av fosterhjem er oppdatert. Særskilt fokus på tidlig rettledning og avklaring av avlastningsbehov. Særskilt fokus på grundige vurderinger knyttet til å avklare behov for veiledning og avlastningsbehov. Særskilt fokus på å sette inn tilstrekkelig tiltak i fosterhjem. b. Kvalitetssystemet, etablere/ revidere Rutine for brukerundersøkelser. Særskilt fokus på hvordan erfaring fra fosterhjemmene benyttes for å lære samt forbedre prosedyrer og etterlevelse av disse. Lage grunnlag for vurderinger av hyppighet av brukerundersøkelser for fosterhjem. c. Opplæring av alle ansatte som arbeider med valg av og oppfølging av fosterhjem. Opplæring gjøres på avdelingsnivå. Avd. leder Omsorg Avd.leder Omsorg Avd.leder Omsorg 2.halvår halvår halvår halvår halvår 2017

32 Barnevernstjenesten, Karmøy kommune - Plan og status - Oppretting av avvik Refera se: Tilsy srapport 9. septe ber 6 «IDA-rapporte» utgitt av Fylkes e e e i Hordala d, Rogala d og Tro s Statusdato for plan: Avvik: «Fylkesmannen er kome til at Ida ikkje fekk forsvarlege barneverntenester jamfør barnevernlova 1-4, 4-1, 4-16, jamfør også krav til styring og leiing etter internkontrollforskrifta 4 g og h. Dette grunngjev vi med følgende (se punkt 1 8 nedenfor):» Nr. Ref.: Tilsynsrapport side 27 Kjerneprosess Tiltak Ansvar Frist 4. Bestillingsendringer bosted «Karmøy kommune gjorde ikkje ei grundig nok vurdering då dei endra sin bestilling frå fosterheim til institusjon» 5. Flytting «Kommunen gjorde ikkje ei forsvarleg vurdering av Ida sine behov når det gjaldt bustad» SAKSBEHANDLING SAKSBEHANDLING a. Utført. Nye prosedyrer er laget mht. flytting i fosterhjem eller institusjon og oppfølging av disse. b. Opplæring av alle ansatte som arbeider med bestilling av fosterhjem og institusjon. Opplæring gjøres på avdelingsnivå. a. Utført. Nye prosedyrer er laget mht. flytting i fosterhjem eller institusjon og oppfølging av disse. Man vurderer å lage en ekstra prosedyre for alle typer flytting. Bør det gjøres en skriftlig vurdering som sannsynliggjør at barnet får det bedre ved gjennomføring av flytting. Kvalitetskontroll som skal utføres av avdelingsleder må være en del av rutinen. Bør man ha en rutine/dokumentasjon på at en har undersøkt om institusjonen som Bufetat foreslår er den rette i forhold til det behovet som det barnet har? (se s 31. i IDA-rapporten). Hvordan gjøre en overordnet vurdering mht. antall flyttinger slik at ikke flytting fører til en stadig verre situasjon? b. Opplæring av alle ansatte som arbeider med valg av bosted. c. Når vi skal velge institusjon bringes dette opp i ukentlig drøftingsmøte/ beslutningsmøte (onsdager). Møtet dokumenteres skriftlig. Deltagere er barnevernleder, avdelingsleder og saksbehandler. d.. Følgende rutiner er laget i 2016: «Saksbehandling Rutiner i undersøkelsessaker» «Saksbehandling-Rutiner ved Fylkesnemndsaker» «Felles Midlertidig plassering i akuttsituasjoner» «Hjelpetiltak-Familieveiledere inn i akuttsaker - Familieveilederne en ressurs i krisehåndteringen» «Saksbehandling-Evaluering i akuttsaker» Fagutvikler Fagutvikler Fagutvikler Fagutvikler Fagutvikler 2. halvår halvår halvår halvår halvår 2016 Utført 2016 Utført 2016 Utført 2016 Utført 2016 Utført 2016

33 Barnevernstjenesten, Karmøy kommune - Plan og status - Oppretting av avvik Refera se: Tilsy srapport 9. septe ber 6 «IDA-rapporte» utgitt av Fylkes e e e i Hordala d, Rogala d og Tro s Statusdato for plan: Avvik: «Fylkesmannen er kome til at Ida ikkje fekk forsvarlege barneverntenester jamfør barnevernlova 1-4, 4-1, 4-16, jamfør også krav til styring og leiing etter internkontrollforskrifta 4 g og h. Dette grunngjev vi med følgende (se punkt 1 8 nedenfor):» Nr. Ref.: Tilsynsrapport side 27 Kjerneprosess Tiltak Ansvar Frist 6. Tvangsbruk «Karmøy kommune har ikkje fulgt med på omfanget av tvang som er brukt mot Ida, evaluert tiltaka og gjort nødvendige endringer». 7. Håndtering av helseutfordringer. «Karmøy kommune sørga ikkje for ei samla forståing og vurdering av Ida sine helseutfordringar og overførte ikkje informasjonen til dei barne- og ungdomspsykiatriske tenestene på stadene ho flytta til». SAKSBEHANDLING HJELPETILTAK SAKSBEHANDLING HJELPETILTAK a. Utført. Rutine for bruk av tvang er oppdatert med særlig fokus på oppfølging av omfanget av tvangsbruk, vurdering av tiltak og iverksetting av endringer som kan redusere tvangsbruk.. b. Opplæring av alle ansatte i prosedyren. c. Vurdere om man bør man utvikle Barnevernets organisasjon med psykologikompetanse som kan bidra med traumebevisst tilnærming for å øke forståelse og redusere bruk av tvang. d. Sende prosedyren på høring til Barnevernsproffene a. Utført. Prosedyre for oppfølging av barn i institusjon er oppdatert.. Tilrettelegging og gjennomføring av utredning av psykisk helse hos barnet må være en del av rutinen. Det lages en egen rutine for overføring av informasjon ved flytting med særlig fokus på helseutfordringer som lokale Barne- og ungdomspsykiatriske tjenester må bli kjent med. Kvalitetskontroll som skal utføres av avdelingsleder må være en del av rutinen. Burde det også utarbeides en rutine på innhente samtykke fra barn som er i behandling/utredning hos barne- og ungdomspsykiatriske tjeneste? se s 35 IDA-rapporten. b. Opplæring av alle ansatte i rutinen. c. Utvikling: Hvordan kan samarbeidet med BUP utvikles til å bli mer forpliktende og til beste for barnet/ ungdommen? d. Utført i prosedyren. Ha et helhetlig fokus. Fange opp også utfordringer mht. skolegang. Rådgiver IK Prosedyre er laget 1. halvår halvår halvår 2017 Utført 1. halvår halvår halvår halvår halvår 2017

34 Barnevernstjenesten, Karmøy kommune - Plan og status - Oppretting av avvik Refera se: Tilsy srapport 9. septe ber 6 «IDA-rapporte» utgitt av Fylkes e e e i Hordala d, Rogala d og Tro s Statusdato for plan: Avvik: «Fylkesmannen er kome til at Ida ikkje fekk forsvarlege barneverntenester jamfør barnevernlova 1-4, 4-1, 4-16, jamfør også krav til styring og leiing etter internkontrollforskrifta 4 g og h. Dette grunngjev vi med følgende (se punkt 1 8 nedenfor):» Nr. Ref.: Tilsynsrapport side 27 Kjerneprosess Tiltak Ansvar Frist 8. Bistand fra Politi «Karmøy kommune har brukt hjelp fra politiet på ein måte som ikkje er i samsvar med barnevernlova» SAKSBEHANDLING Samhandling Politiet Alle a. Ledermøter 2ganger pr. år a. Prosedyre vedr. Bistand fra Politi er oppdatert. IDA-rapporten (side 16): Barneverntjenesten må ta et større ansvar for at politiet har relevant informasjon når politiet assisterer barnevernet. Barneverntjenesten må ta et større ansvar når institusjonen bruker politi overfor barn. Kvalitetskontroll som skal utføres av avdelingsleder må være en del av rutinen. b. Opplæring av alle ansatte som er involvert i bruk av politi. c. Hvordan følge med på akkumulert bruk av politi overfor barn? d. Bruk av Politi vil bli diskutert og evaluert og dokumentert i etterkant ukentlig i drøftingsmøter (onsdag) av barnevernleder, avdelingsleder og saksbehandler. e. Sende prosedyre på høring internt og til Barnevernproffene for om mulig å få til forbedring b. Ledermøte vedr. akutt støtte og bruk av tvang Samhandling BUP Alle a. Ledermøte BUP b. Samhandlingsmøte med BUP (lokalt) Samhandling BUF Etat Alle a. Videomøte Flytting, brukermedvirkning og akuttjobb b. Møte Flytting, brukermedvirkning og akuttjobb c. Samhandlingsmøte med BUFetat Rådgiver IK Utført 1. halvår halvår halvår halvår halvår 2017 Utført møte 2017 Utført 2016 Utført 1.halvår 2017 Utført halvår Utført 1. kvartal 2017 Samhandling BUF dir Alle a. Samhandlingsmøte med BUFdir Utført 1.halvår 2017 Nettverk Barn/unge Helse Fonna/ kommunalt Barnevern Alle a. Vurdere å delta 2.halvår 2017

35 Barnevernstjenesten, Karmøy kommune - Plan og status - Oppretting av avvik Refera se: Tilsy srapport 9. septe ber 6 «IDA-rapporte» utgitt av Fylkes e e e i Hordala d, Rogala d og Tro s Statusdato for plan: Avvik: «Fylkesmannen er kome til at Ida ikkje fekk forsvarlege barneverntenester jamfør barnevernlova 1-4, 4-1, 4-16, jamfør også krav til styring og leiing etter internkontrollforskrifta 4 g og h. Dette grunngjev vi med følgende (se punkt 1 8 nedenfor):» Nr. Ref.: Tilsynsrapport side 27 Kjerneprosess Tiltak Ansvar Frist Funn Mulighet til forbedring Rapportering Felles Pågår. 4 funn og mulige forbedringer er funnet. 1. Dokumentere fortløpende i forbedringsprosessen mht. systemer (IT m.fl.) som ikke fungerer optimalt. Hva er optimal organisering? 2. Dokumentere barrierer som forhindrer samarbeid mellom BUFetat, BUP, Kommunalt Barnevern, Politiet m.fl. Intern månedsgjennomgang (/ Rådgiver IK) a. Møte med Fylkeslegen i Hordaland / Fylkesmann i Rogaland b. Rapport til Fylkesmannen av fremdrift og funn 1. kvartal 2017 c. Rapport til Fylkesmannen av fremdrift og funn 2. kvartal 2017 d. Rapport til Fylkesmannen av fremdrift og funn 3. kvartal 2017 e. Sluttrapport til Fylkesmannen etter 4.kvartal 2017 Rådgiver IK Rådgiver IK Rådgiver IK Rådgiver IK Rådgiver IK Rådgiver IK 2. halvår halvår 2017 Månedlig 1. halvår 2017?

36 Karmøy kommune mål Hovedpunkter fra Virksomhetsplan Barnevernet i Karmøy kommune Være regionens mest inspirerende arbeidsplass Arbeidsmiljø Kompetanseutvikling Arbeidsmiljø Riktig økonomisk styring og prioritering Internkontroll KOSTRA Effektivisering Framtidsrettede tjenester Familiesenter Inkluderende og mangfoldig kommune Samhandling Rekrutteringsplan Digitalisering Kommunikasjon og brukermedvirkning Kommunens verdier: Respekt Ansvar Kvalitet Barnevernets Verdier -> : Medbestemmelse Respekt Kjærlighet Åpenhet Ydmykhet Kvalitet

37 Internkontroll Vi har etablert - og skal nå videreutvikle og kvalitetssikre internkontrollsystemet for virksomheten. Sak vedtatt i hovedutvalget i april 2017 Deloitte-rapporten Tilsynsrapporten «Dei forstod meg ikkje» Gjennomgang av virksomheten rutiner og prosedyrer som en konsekvens av ovenstående. Opplæring og etterlevelse fokus videre.

38 Forsvarlig driftssituasjon Virksomheten skal ha nødvendig antall ansatte og ansatte skal ha rett kompetanse, jfr. Opplæringsplan. Oppfylle lovkrav mht; Bekymringsmeldinger Undersøkelser Tiltaksarbeid Arbeid med barn under omsorg og ettervern

39 Arbeidsmiljø Mål om et robust og forsvarlig arbeidsmiljø. Arbeid med involverende prosesser gjennom HMS-gruppen, og ellers alt løpende arbeid i virksomheten. Arbeid gjennom miljøgruppen. Etablert verdigrunnlag for virksomheten som dekker både HMS-området og alt annet som gjøres og utøves i virksomheten.

40 KOSTRA Bruke KOSTRA som styringsverktøy og dokumentasjon for virksomhetens drift. Årlig KOSTRA-seminar i mars med fokus på læring og oppfølging av resultatmål.

41 Rekrutteringsplan Vedtatt Opplæringsplan i hovedutvalg for helse og omsorg i februar Kvalitetssikre rekruttering og opplæring gjennom løpende arbeid. Kjøpt inn Veileder fra Visma i Kompetanseutvikling som følge av Opplæringsplan. Vurdere å rekruttere inn spesialistkompetanse på psykologi i virksomheten i 2018.

42 Samhandling Fokus på samhandling med eksterne aktører for å skape grunnlag for både robust og forsvarlig arbeid i virksomheten og omdømmebygging. Delta i SLT-arbeidet Sørge for informasjonsarbeid til alle barnehager og skoler herunder delta i psykososiale team i ungdomsskolene. Delta i relevante fora for virksomheten både kommuneinternt og utforbi kommunen. Kommunikasjon og brukermedvirkning som sentrale deler av arbeidet.

43 Prosjekter Familiesenter, jfr. vedtak i hovedutvalget Digitalisering Rosberg / kryptert mobil kommunikasjon 2017 Mobilt barnevern 2017/2018 Merkantil og arkiv 2018/2020 Stort potensiale for både kvalitetsforbedring og effektivisering i fht alle disse tre områdene. Etablere grunnlag for brukerundersøkelser med kvalitet i løpet av 2017/2018.

44 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Jakob Bråtå Arkiv: 034 F47 Arkivsaksnr.: 17/1280 Sign: Dato: Utvalg: Hovedutvalg helse og omsorg PLAN FOR INTERNKONTROLL I BARNEVERNET Helse- og omsorgssjefens forslag til vedtak: Plan for internkontroll i barneverntjenesten vedtas.

45 SAKSFRAMSTILLING Kommunenes plikt til å ha internkontroll er hjemlet i barnevernloven 2-, andre ledd: Kommunen skal ha internkontroll for å sikre at kommunen utfører oppgaven sine i samsvar med krav fastsatt i lov eller i medhold av lov. Kommunen må kunne gjøre rede for hvordan den oppfyller kravet til internkontroll. Departementet kan i forskrift gi nærmere bestemmelser om internkontroll. Hovedutvalg helse og omsorg er delegert myndighet etter denne paragraf. Vedlagte plan for internkontroll gir en oversikt over internkontroll og pågående forbedringsarbeid i barneverntjenesten i Karmøy kommune. Oppfølging av forvaltningsrevisjonen av barnevertjenesten og «Ida rapporten» er en del av dette arbeidet. Helse og omsorgssjefens kommentarer: Vedlagte plan for internkontroll gir et godt grunnlag for oppfølging av kvalitet og forbedring av arbeidet i barneverntjenesten i kommunen. Helse og omsorgssjefens konklusjon: Plan for internkontroll anbefales vedtatt. Helse- og omsorgssjefen i Karmøy, Nora Olsen-Sund sign. Oversikt over vedlegg: Plan for internkontroll i barneverntjenesten i Karmøy kommune

46 Plan for internkontrollarbeidet Barneverntjenesten i Karmøy kommune 2017 Kommunens plikt til internkontroll i barneverntjenesten Kommunenes plikt til å ha internkontroll er hjemlet i barnevernloven 2-, andre ledd: Kommunen skal ha internkontroll for å sikre at kommunen utfører oppgaven sine i samsvar med krav fastsatt i lov eller i medhold av lov. Kommunen må kunne gjøre rede for hvordan den oppfyller kravet til internkontroll. Departementet kan i forskrift gi nærmere bestemmelser om internkontroll. Barneverntjenesten i Karmøy kommune bruker daglig Barnevernloven, Forvaltningsloven og tilhørende forskrifter for å styre virksomheten. Nærmere om internkontroll Definisjon av internkontroll fremgår av forskriftens 3: I denne forskriften betyr internkontroll systematiske tiltak som skal sikre at barnevernstjenestens aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av lov om barnevernstjenester. 4 Innholdet i internkontrollen Internkontrollen skal tilpasses barneverntjenestens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold og ha det omfang som er nødvendig for å etterleve krav fastsatt i eller i medhold av lov om barneverntjenester. Internkontroll innebærer at kommunen blant annet skal: a. beskrive hvordan barneverntjenesten er organisert, samt barneverntjenestens hovedoppgaver og mål, herunder mål for forbedringsarbeidet. Det skal klart fremgå hvordan ansvar, oppgaver og myndighet er fordelt, b. sikre at arbeidstakerne har tilgang til og kunnskap om aktuelle lover og forskrifter som gjelder for barneverntjenesten, c. sørge for at arbeidstakerne har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter innenfor fagområdet, samt om barneverntjenestens internkontroll, d. sørge for at arbeidstakerne og oppdragstakerne medvirker slik at samlet kunnskap og erfaring utnyttes, e. gjøre bruk av erfaringer fra barn og foreldre til forbedring av barneverntjenesten, f. skaffe oversikt over områder i barneverntjenesten hvor det er fare for svikt eller mangel på oppfyllelse av myndighetskrav, g. utvikle, iverksette, kontrollere, evaluere og forbedre nødvendige prosedyrer, instrukser, rutiner eller andre tiltak for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av barnevernlovgivningen, h. foreta systematisk overvåking og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt og bidrar til kontinuerlig forbedring i barneverntjenesten.

47 Plan for internkontrollarbeidet Barneverntjenesten i Karmøy kommune Internkontrollarbeid i Barneverntjenesten Barneverntjenesten i Karmøy kommune har over lang tid utviklet ett sett av prosedyrer og rutiner å styre etter i tillegg til lover og forskrifter. Tilsyn (Deloitte og IDA-saken) viste imidlertid behov for å oppdatere prosedyrer og rutiner og utvikle noen nye, samt tilstrebe etterlevelse av prosedyrer. Plan for oppfølging av IDA rapporten og forvaltningstilsynet fra Deloitte er innlemmet plan for internkontroll i barneverntjenesten og er en viktig del av internkontrollarbeidet. Dette arbeidet ble påbegynt i 2015 og pågår fortsatt. Dokumentene er tilgjengelige for alle ansatte via «Hjelp-knapp» i Familia på egen sikker server (sos:) Følgende er nøkkeldokumenter internkontrollarbeidet: Delegasjonsreglementet og fordeling av ansvar og myndighet i barneverntjenesten blant leder, avdelingsledere og kontaktpersoner har vært grundig behandlet og er oppdatert pr Dette sikrer forsvarlighet, kvalitet og etterlevelse av lover og forskrifter. Mitt Liv Karmøy Handlingsplan for Barneverntjenesten i Karmøy kommune: Hvordan samarbeide med barn og unge er under utvikling. Verdivalg gjøres i samarbeid med Barnevernsproffene. Dette arbeidet bidrar til økt fokus på barnets beste, medbestemmelse mm. og fanger opp mange av de uheldige forholdene som er omtalt i IDA-saken. «Oversikt over Prosedyrer i Familia» - Dette er et arbeidsdokument som viser hvordan man systematisk arbeider med utvikling av prosedyrer og forløpende legger disse ut slik at de ansatte har tilgang til disse via Familia. Ledelsens gjennomgang som del av internkontrollarbeidet gjennomføres årlig ut fra utarbeidet prosedyre og ble sist gjennomført i januar Handlingsplan for internkontroll revideres. Normalt gjennomføres Ledelsens gjennomgang 1 gang pr. år. I 2017 gjentas dette i juni for å opprettholde fokus på å lære, forbedre og følge opp plan for internkontrollarbeidet. Statusrapport for forvaltningsrapporten Deloitte beskriver detaljert status for arbeidet med å følge opp forvaltningsrevisjonen. Statusrapporten oppdateres kontinuerlig. Det legges fram en avsluttende rapport til kontroll- og kvalitetsutvalget i september Oppfølging av «IDA Tilsynsrapport fra Fylkesmannen - Plan for oppretting av avvik», kvartalsrapport. Statusrapporten oppdateres kontinuerlig. Det rapporteres kvartalvis til fylkesmannen. 2017

48 Plan for internkontrollarbeidet Barneverntjenesten i Karmøy kommune 2017 Internkontroll er et kontinuerlig arbeid Årlig fokus vil være Planlegge Utføre Kontrollere - Korrigere Ledelsens gjennomgang gjennomføres for å korrigere. Noen eksempler på spørsmål det stilles under ledelsen gjennomgang: Er ansvarsforholdene i barneverntjenesten klart beskrevet og forstått? Er det prosedyrer vi mangler for å utføre arbeidet i henhold til krav i lov og forskrifter? Er det feil i de prosedyrene vi allerede har? Følger vi de prosedyrene vi har laget? Har vi et system for å oppdatere og informere ved regelendringer eller andre endringer i rammebetingelsene? Innehar vi den nødvendige kompetansen? Rapporterer vi dersom det blir gjort feil? Lærer vi av våre feil? Hvordan vet vi at barneverntjenesten leverer riktige tjenester? Referanse: Barne- og likestillingsdepartementet; Internkontroll i barneverntjenesten i kommunene en veileder. q-1105_ny.pdf

49 Plan for internkontrollarbeidet Barneverntjenesten i Karmøy kommune 2017 Handlingsplan Internkontroll Kvartal Ledelsens gjennomgang i januar. Årsrapport til Fylkesmannen i januar. Utvikling og opplæring av prosedyrer. Analyse av drift / Kostra i mars. Utvikling av handlingsplan Mitt Liv og verdigrunnlag. Handlingsplan HMS oppfølging arbeidsmiljø og medarbeiderundersøkelse. Oppfølging avvik. Oppfølging av «IDA Tilsynsrapport fra Fylkesmannen - Plan for oppretting av avvik», kvartalsrapport. 2. kvartal Oppdatering av stillingsbeskrivelser og delegasjonsreglement. Utvikling av handlingsplan Mitt Liv og verdigrunnlag. Utvikling og opplæring av prosedyrer. Ferdigstilling av handlingsplan Mitt Liv og verdigrunnlag. Ledelsens gjennomgang i juni. Oppfølging avvik. Oppfølging av «IDA Tilsynsrapport fra Fylkesmannen - Plan for oppretting av avvik», kvartalsrapport. Oppfølging av status for forvaltningsrevisjon, «Deloitte-rapport» rapportering 3. kvartal Utvikling av og opplæring i prosedyrer. Oppfølging avvik. Halvårsrapport til Fylkesmannen. Handlingsplan HMS oppfølging arbeidsmiljø og medarbeiderundersøkelse. Oppfølging av «IDA Tilsynsrapport fra Fylkesmannen - Plan for oppretting av avvik», kvartalsrapport. 4. kvartal Utvikling og opplæring av prosedyrer. Oppfølging avvik. Oppfølging av «IDA Tilsynsrapport fra Fylkesmannen - Plan for oppretting av avvik», kvartalsrapport. 4g,h 4g, h 4b, 4c 4f 4d 4f 4a 4d 4e 4g, h 4f

50 Kommuneadvokaten Saker til Nemnd / Rett 3 jurister Mottak/Undersøkelse Avdelingsleder 9 ansatte Familiesenter 8 ansatte Hjelpetiltak Avdelingsleder 10 ansatte Omsorgstiltak Avdelingsleder 11 ansatte Stab: Internkontroll Juridisk saksbehandling Tilsynsansvarlig Merkantil 6 ansatte Oppdragstakere (Fosterhjem, avlastningshjem, miljøarbeidere, støttekontakter og tilsynsførere) Ca 170 stk. Barneverntjenesten Karmøy kommune Organisering - Overordnet Revisjon: JB/2017/09