Saksbehandler: Jakob Bråtå Arkiv: 000 F47 &58 Arkivsaksnr.: 17/4358. Hovedutvalg helse og omsorg

Transkript

1 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Jakob Bråtå Arkiv: 000 F47 &58 Arkivsaksnr.: 17/4358 Sign: Dato: Utvalg: Hovedutvalg helse og omsorg OPPFØLGING AV TILSYN MED KARMØY KOMMUNE I «IDASAKEN» Helse og omsorgssjefens forslag til vedtak: Hovedutvalg helse og omsorg tar oppfølging av tilsynet i «Idasaken» til orientering.

2 SAKSFRAMSTILLING Fakta/saksopplysninger: Det vises til tilsynsrapporten «Dei Forsto meg ikkje» av 19. september 2016, oppfølging av denne og tidligere orienteringer i tilsynssaken. Barneverntjenesten har arbeidet for å lukke avvikene siden mottagelse av tilsynsrapporten. Arbeidet er sett i sammenheng med oppfølging av forvaltningsrapporten «barneverntjenesten», og inngår i en omfattende og systematisk utvikling og oppdatering av internkontroll og kvalitetsutviklingsarbeidet i virksomheten. Barneverntjenesten har arbeidet med områder som organisasjon, rekruttering, utvikling, og opplæring i tillegg til de konkrete avvikene og forbedringsområdene som framkom i rapporten. Avvikene og forbedringsområdene var knyttet til saksbehandling og dokumentasjon av valg av tiltak, samarbeid og brukermedvirkning, oppfølging av fosterhjem, oppfølging av tvangsbruk, håndtering av helseutfordringer og samhandling mellom de ulike aktørene i saken. Barneverntjenesten har som mål å lukke avvikene innen utgangen av Vedlagt saken følger oppdatert tiltaksplan, som gir oversikt over alle tiltak som er gjennomført, og som er planlagt i det videre arbeid. Vedlagt er også rutine for ledelsense gjennomgang. Denne gjennomgangen gir et grunnlag for oppfølging av internkontroll og kvalitetsarbeidet i barneverntjenesten. Parallellt med oppfølging av avvikene har barneverntjenesten arbeidet med å utvikle verdigrunnlaget og har samarbeidet med «Mitt liv/barnevernproffenene». Verdigrunnlaget gir et godt grunnlag for brukermedvirknig og en aktiv involvering av barn, ungdom og foreldre i barnevernarbeidet. Handlingsplan for verdigrunnlaget er vedlagt. Fylkesmannen er holdt orientert om fremdrift i oppfølging av tilsynssaken ut fra kvartalsvise rapporter. Det har i tillegg vært avholdt to orienteringsmøter med Fylkesmannen i høst. Ved det første møtet deltok også BLD med statsråd Horne tilstede. Tilbakemeldingen som er gitt i møtene fra Fylkesmannen er at de sålangt er fornøyd med arbeidet som er gjort for å lukke avvikene og ser for seg å lukke saken i løpet av Før saken avsluttes skal kommunen sende oppdatering til Fylkesmannen med status i arbeidet, som dokumenterer at Karmøy kommune har gjennomført nødvendige tiltak, og som gir grunnlag for å lukke saken fra Fylkesmannens side. Helse og omsorgsssjefens kommentar og konklusjon. Tilsynssaken vurderes å være forsvarlig fulgt opp, og det anbefales utvalget å ta arbeidet til orientering. Helse og omsorgssjefen i Karmøy, Nora Olsen-Sund

3 sign. Oversikt over vedlegg: -Plan og status oppretting av avvik -Handlingsplan for ledelsens gjennomgang -Handlingsplan verdigrunnlaget

4 Barnevernstjenesten, Karmøy kommune - Plan og status - Oppretting av avvik Refera se: Tilsy srapport 9. septe ber 6 «IDA-rapporte» utgitt av Fylkes e e e i Hordala d, Rogala d og Tro s Statusdato for plan: Avvik: «Fylkesmannen er kome til at Ida ikkje fekk forsvarlege barneverntenester jamfør barnevernlova 1-4, 4-1, 4-16, jamfør også krav til styring og leiing etter internkontrollforskrifta 4 g og h. Dette grunngjev vi med følgende (se punkt 1 8 nedenfor):» Nr. Ref.: Tilsynsrapport side 27 Kjerneprosess Tiltak Ansvar Frist 0. Alle 1. Organisasjon 1. Organisasjon a. med ansvar for internkontroll og prosedyreutvikling ansettes. b. Forsterking av Kvalitetsteamet med støtte av kvalitetsrådgiver fra staben til Helse- og omsorgsetaten, med ny rådgiver på internkontroll (siv.ing.) og med intern jurist. c. Funksjonsfordeling Konsentrere oppfølging av barn som er på institusjon hos 2 saksbehandlere. Omlegging tar noe tid mht. barna. d. Vurdere driftsmessige grep som kan gjøre barneverntjenesten mer robust. Styrke faglig veiledning. Flere veiledere i avdelingene e. Foranalyse Behov for organisasjonsutvikling som følge av planlagt ny barnevernsreform (ute på høring). Foranalysen er behandlet i kommunestyret i forbindelse med søknad om å bli forsøkskommune. f. Prosjektansette flere Famileveiledere / Familiesenter 2. Rekruttering a. Analyse av kompetansebehov. Med basis i foreliggende Kompetanseplan som er oppdatert sist Se også godkjent Opplæringsplan, Hovedutvalg HO Utvikling a. «Familiesenter - Hjelpetiltak i ny form og struktur i barneverntjenesten» er utviklet og presentert internt i Barnevernet i Karmøy kommune, i etatsledelsen, for Hovedutvalg Helse og Omsorg, for fylkesmannen, for BUF dir og for alle ledere i Barnevernet i Rogaland. Dette går på lokalbaserte tiltak med fokus på tidlig innsats og å unngå akuttplassering ut av kommunen. Godkjent Hovedutvalg Utført januar halvår 2017 Utført. Utført Utført sep. 17. Utført feb. 17 Igang sep 17.

5 Barnevernstjenesten, Karmøy kommune - Plan og status - Oppretting av avvik Refera se: Tilsy srapport 9. septe ber 6 «IDA-rapporte» utgitt av Fylkes e e e i Hordala d, Rogala d og Tro s Statusdato for plan: Avvik: «Fylkesmannen er kome til at Ida ikkje fekk forsvarlege barneverntenester jamfør barnevernlova 1-4, 4-1, 4-16, jamfør også krav til styring og leiing etter internkontrollforskrifta 4 g og h. Dette grunngjev vi med følgende (se punkt 1 8 nedenfor):» Nr. Ref.: Tilsynsrapport side 27 Kjerneprosess Tiltak Ansvar Frist HO. 4. Opplæring 0. Fremlegging av opplæring-/ kompetanse-utviklingsplan for godkjenning i Hovedutvalg for Helse- og omsorg. a. Opplæringsplan for nytilsatte. Lage egen rutine for dette. b. Nyansatte-Ukentlig veiledning. c. Nyansatte- Gruppeveiledning særlig fokus på mestring av arbeidet i barnevernet når en er ny/nyutdannet. d. Nyansatte- 3 dagers kurs i lovverk-fast/rullerende opplæring. Juridisk avdeling har ansvar for opplæringen og innholdet i opplæringen. e. Alle ansatte - Internopplæring i aktuelt lovverk. Juridisk avdeling har ansvar for opplæringen og innholdet i opplæringen. f. Alle ansatte «Samtale med barn» g. Alle ansatte Kvello kurs- fordelt på 4 moduler. Obligatorisk h., avdelingsleder, fagutvikler og meldingsansvarlige deltok «Selvgransking» En form for internt tilsyn i. Alle ansatte «Barns medvirkning dokumentasjon av samtale med barn». Internt arrangement. j. Alle-«Akuttplassering i barneverntjenesten». Kursholder G. A. Baugerud. k. Familieveiledere og fagutvikler - Prosjekt «Akutt veiledning i akuttsaker». Formål å unngå at barn tas bort fra hjemmet. Flyttes til familiesenteret. l. Alle familieveiledere Opplæring i metode COS m. Alle ansatte Kurs i «Familieråd». n. 4 saksbehandlere Opplæring i kartlegging av ungdom. o. Alle i avd. Omsorg Fast veiledning av psykolog Veiledere Veiledere Kommuneadvokatene Kommuneadvokatene BUF etat Euro ADAD Avd. leder Utført 1. kvartal 17. Utført Pågår Hver 3. uke Utført Jan 17 (Årlig) 4 ganger/ år Utført 16 og 17 Utført 16 og 17. Pågår fortsatt Utført ganger/ år Utført 2017

6 Barnevernstjenesten, Karmøy kommune - Plan og status - Oppretting av avvik Refera se: Tilsy srapport 9. septe ber 6 «IDA-rapporte» utgitt av Fylkes e e e i Hordala d, Rogala d og Tro s Statusdato for plan: Avvik: «Fylkesmannen er kome til at Ida ikkje fekk forsvarlege barneverntenester jamfør barnevernlova 1-4, 4-1, 4-16, jamfør også krav til styring og leiing etter internkontrollforskrifta 4 g og h. Dette grunngjev vi med følgende (se punkt 1 8 nedenfor):» Nr. Ref.: Tilsynsrapport side 27 Kjerneprosess Tiltak Ansvar Frist 1. Valg av tiltak «Karmøy kommune vekta ikkje godt nok Ida sine behov ved val av tiltak» SAKSBEHANDLING HJELPETILTAK OMSORG p. Ledere Lederstyring gjennom Kostra-materiale. KS-Konsult q. Ledere Lederstyring gjennom Kostra-materialet. KS-Konsult 5. Kvalitetssystemet a. Etablere rutine for Ledelsens gjennomgang. b. Gjennomføre Ledelsens gjennomgang iht. etablert rutine. c. Etablere rutine for etablering av virksomhetsplan. d. Etablere utkast til virksomhetsplan for e. Lage utkast til virksomhetsplan. Beslutte virksomhetsplan for 2017 med basis i Ledelsens gjennomgang. f. Utvikle kvalitetsindikatorer som er gode å måle barnevernet på. g. Verdier Utvikling av overordnede Verdier for Barnevernet. h. Alle ansatte- Opplæring -Bruk av Kvalitetssystemet. a. Kvalitetssystemet, etablere/ revidere Rutine for etablering av tiltaksplaner. Særskilt fokus på klarlegging av brukers behov. Som en del rutinen for etablering av tiltaksplaner utvikles en veileder som legger større vekt på å forstå barnas behov, uttrykksformene og språket deres. b. Kvalitetssystemet, etablere/ revidere Rutine for evaluering av tiltaksplaner. Sikre og dokumentere at brukermedvirkning benyttes for å fange opp feil tiltak. c. For ansatte som lager tiltaksplaner: Opplæring i rutiner vedr. tiltaksplaner. d. Følgende rutiner er laget i 2016: «Saksbehandling Tiltaksplan og evaluering av tiltaksplan» «Saksbehandling - Rapporteringsskjema hjelpetiltak» Rådgiver IK Rådgiver IK Utført Utført aug 17 Utført aug 17 Utført aug 17 Utført aug halvår halvår 2017 Utført 2017 Pågår Utført 1. halvår 17 og 2. halvår 17

7 Barnevernstjenesten, Karmøy kommune - Plan og status - Oppretting av avvik Refera se: Tilsy srapport 9. septe ber 6 «IDA-rapporte» utgitt av Fylkes e e e i Hordala d, Rogala d og Tro s Statusdato for plan: Avvik: «Fylkesmannen er kome til at Ida ikkje fekk forsvarlege barneverntenester jamfør barnevernlova 1-4, 4-1, 4-16, jamfør også krav til styring og leiing etter internkontrollforskrifta 4 g og h. Dette grunngjev vi med følgende (se punkt 1 8 nedenfor):» Nr. Ref.: Tilsynsrapport side 27 Kjerneprosess Tiltak Ansvar Frist 2. Samarbeid og brukermedvirkning «Karmøy la ikkje nok til rette for samarbeid og medverknad med Ida» 3. Fosterhjem «Karmøy kommune gjorde ikkje ei tidlig nok og grundig nok vurdering av kva rettleiing og avlasting fosterheimen trengte for å meistre oppgåva, og sette ikkje inn tilstrekkelige tiltak der.» SAKSBEHANDLING HJELPETILTAK OMSORG SAKSBEHANDLING OMSORG a. Kvalitetssystemet, etablere/ revidere Rutine for brukermedvirkning. (Samarbeid og medbestemmelse). Som en del rutinen for brukermedvirkning utvikles en veileder som legger større vekt på å forstå barnas behov, uttrykksformene og språket deres. Medbestemmelse er en verdi som inngår i alle prosedyrer. b. Kvalitetssystemet, etablere/ revidere Rutine for brukerundersøkelser. c. Opplæring av alle ansatte i ny rutine. d. Følgende rutiner er laget i 2016: «Omsorg - Tilbud om tillitsperson» «Hjelpetiltak - Evalueringsskjema - Fra foreldre til Barnevernet» e. Mitt Liv. Delta i samarbeid med Barnevernsproffene. Verdier er valgt: MEDBESTEMMELSE RESPEKT KVALITET ÅPENHET - KJÆRLIGHET- YDMYKHET f. Vurdere å etablere et lokalt kommunalt brukerutvalg. Åpne Brukermøter skal avholdes sammen med Barnevernsproffene g. Vurdere om Barnevernet bør delta i nettverkssamarbeid barn/unge som er opprettet av samhandlingsutvalget. Utgår. a.utført. Rutiner og prosedyrer for oppfølging av fosterhjem er oppdatert. Særskilt fokus på tidlig rettledning og avklaring av avlastningsbehov. Særskilt fokus på grundige vurderinger knyttet til å avklare behov for veiledning og avlastningsbehov. Særskilt fokus på å sette inn tilstrekkelig tiltak i fosterhjem. b. Kvalitetssystemet, etablere/ revidere Rutine for brukerundersøkelser. Særskilt fokus på hvordan erfaring fra fosterhjemmene benyttes for å lære samt forbedre prosedyrer og etterlevelse av disse. Lage grunnlag for vurderinger av hyppighet av brukerundersøkelser for fosterhjem. Avd. leder Omsorg Avd.leder Omsorg Avd.leder Utgår. Medbestemmelse er en verdi og inngår i alle rutiner nå. 2.halvår halvår 2017 Utgår Pågår fra 1. kvartal 2017 Besluttet Besluttet Vurdert. Utført halvår halvår 2017

8 Barnevernstjenesten, Karmøy kommune - Plan og status - Oppretting av avvik Refera se: Tilsy srapport 9. septe ber 6 «IDA-rapporte» utgitt av Fylkes e e e i Hordala d, Rogala d og Tro s Statusdato for plan: Avvik: «Fylkesmannen er kome til at Ida ikkje fekk forsvarlege barneverntenester jamfør barnevernlova 1-4, 4-1, 4-16, jamfør også krav til styring og leiing etter internkontrollforskrifta 4 g og h. Dette grunngjev vi med følgende (se punkt 1 8 nedenfor):» Nr. Ref.: Tilsynsrapport side 27 Kjerneprosess Tiltak Ansvar Frist 4. Bestillingsendringer bosted «Karmøy kommune gjorde ikkje ei grundig nok vurdering då dei endra sin bestilling frå fosterheim til institusjon» 5. Flytting «Kommunen gjorde ikkje ei forsvarleg vurdering av Ida sine behov når det gjaldt bustad» SAKSBEHANDLING OMSORG SAKSBEHANDLING OMSORG c. Opplæring av alle ansatte som arbeider med valg av og oppfølging av fosterhjem. Opplæring gjøres på avdelingsnivå. a. Utført. Nye prosedyrer er laget mht. flytting i fosterhjem eller institusjon og oppfølging av disse. b. Opplæring av alle ansatte som arbeider med bestilling av fosterhjem og institusjon. Opplæring gjøres på avdelingsnivå. a. Utført. Nye prosedyrer er laget mht. flytting i fosterhjem eller institusjon og oppfølging av disse. Man vurderer å lage en ekstra prosedyre for alle typer flytting. Bør det gjøres en skriftlig vurdering som sannsynliggjør at barnet får det bedre ved gjennomføring av flytting. Kvalitetskontroll som skal utføres av avdelingsleder må være en del av rutinen. Bør man ha en rutine/dokumentasjon på at en har undersøkt om institusjonen som Bufetat foreslår er den rette i forhold til det behovet som det barnet har? (se s 31. i IDA-rapporten). Hvordan gjøre en overordnet vurdering mht. antall flyttinger slik at ikke flytting fører til en stadig verre situasjon? b. Opplæring av alle ansatte som arbeider med valg av bosted. c. Når vi skal velge institusjon bringes dette opp i ukentlig drøftingsmøte/ beslutningsmøte (onsdager). Møtet dokumenteres skriftlig. Deltagere er barnevernleder, avdelingsleder og saksbehandler. d.. Følgende rutiner er laget i 2016: «Saksbehandling Rutiner i undersøkelsessaker» «Saksbehandling-Rutiner ved Fylkesnemndsaker» «Felles Midlertidig plassering i akuttsituasjoner» «Hjelpetiltak-Familieveiledere inn i akuttsaker - Familieveilederne en Omsorg Utført halvår 2017 Utført halvår 2017 Utført fra 2. halvår 2016

9 Barnevernstjenesten, Karmøy kommune - Plan og status - Oppretting av avvik Refera se: Tilsy srapport 9. septe ber 6 «IDA-rapporte» utgitt av Fylkes e e e i Hordala d, Rogala d og Tro s Statusdato for plan: Avvik: «Fylkesmannen er kome til at Ida ikkje fekk forsvarlege barneverntenester jamfør barnevernlova 1-4, 4-1, 4-16, jamfør også krav til styring og leiing etter internkontrollforskrifta 4 g og h. Dette grunngjev vi med følgende (se punkt 1 8 nedenfor):» Nr. Ref.: Tilsynsrapport side 27 Kjerneprosess Tiltak Ansvar Frist 6. Tvangsbruk «Karmøy kommune har ikkje fulgt med på omfanget av tvang som er brukt mot Ida, evaluert tiltaka og gjort nødvendige endringer». 7. Håndtering av helseutfordringer. «Karmøy kommune sørga ikkje for ei samla forståing og vurdering av Ida sine helseutfordringar og overførte ikkje informasjonen til dei barneog ungdomspsykiatriske tenestene på stadene ho flytta til». SAKSBEHANDLING HJELPETILTAK OMSORG SAKSBEHANDLING HJELPETILTAK OMSORG ressurs i krisehåndteringen» «Saksbehandling-Evaluering i akuttsaker» a. Utført. Rutine for bruk av tvang er oppdatert med særlig fokus på Prosedyre er oppfølging av omfanget av tvangsbruk, vurdering av tiltak og laget 1. halvår iverksetting av endringer som kan redusere tvangsbruk b. Opplæring av alle ansatte i prosedyren. 2. halvår 2017 c. Vurdere om man bør man utvikle Barnevernets organisasjon med Utført psykologikompetanse som kan bidra med traumebevisst tilnærming for å øke forståelse og redusere bruk av tvang. Vurdert. Besluttet å kjøpe tjenester. d. Sende prosedyren på høring til Barnevernsproffene Rådgiver IK Utført a. Utført. Prosedyre for oppfølging av barn i institusjon er oppdatert.. Tilrettelegging og gjennomføring av utredning av psykisk helse hos barnet må være en del av rutinen. Det lages en egen rutine for overføring av informasjon ved flytting med særlig fokus på helseutfordringer som lokale Barne- og ungdomspsykiatriske tjenester må bli kjent med. Kvalitetskontroll som skal utføres av avdelingsleder må være en del av rutinen. Burde det også utarbeides en rutine på innhente samtykke fra barn som er i behandling/utredning hos barne- og ungdomspsykiatriske tjeneste? se s 35 IDA-rapporten. b. Opplæring av alle ansatte i rutinen. c. Utvikling: Hvordan kan samarbeidet med BUP utvikles til å bli mer forpliktende og til beste for barnet/ ungdommen? Møte d. Utført i prosedyren. Ha et helhetlig fokus. Fange opp også utfordringer mht. skolegang. Utført halvår 2017 Dialog pågår Utført 08.17

10 Barnevernstjenesten, Karmøy kommune - Plan og status - Oppretting av avvik Refera se: Tilsy srapport 9. septe ber 6 «IDA-rapporte» utgitt av Fylkes e e e i Hordala d, Rogala d og Tro s Statusdato for plan: Avvik: «Fylkesmannen er kome til at Ida ikkje fekk forsvarlege barneverntenester jamfør barnevernlova 1-4, 4-1, 4-16, jamfør også krav til styring og leiing etter internkontrollforskrifta 4 g og h. Dette grunngjev vi med følgende (se punkt 1 8 nedenfor):» Nr. Ref.: Tilsynsrapport side 27 Kjerneprosess Tiltak Ansvar Frist 8. Bistand fra Politi «Karmøy kommune har brukt hjelp fra politiet på ein måte som ikkje er i samsvar med barnevernlova» SAKSBEHANDLING OMSORG Samhandling Politiet Alle a. Ledermøter 2ganger pr. år a. Prosedyre vedr. Bistand fra Politi er oppdatert. IDA-rapporten (side 16): Barneverntjenesten må ta et større ansvar for at politiet har relevant informasjon når politiet assisterer barnevernet. Barneverntjenesten må ta et større ansvar når institusjonen bruker politi overfor barn. Kvalitetskontroll som skal utføres av avdelingsleder må være en del av rutinen. b. Opplæring av alle ansatte som er involvert i bruk av politi. c. Hvordan følge med på akkumulert bruk av politi overfor barn? d. Bruk av Politi vil bli diskutert og evaluert og dokumentert i etterkant ukentlig i drøftingsmøter (onsdag) av barnevernleder, avdelingsleder og saksbehandler. e. Sende prosedyre på høring internt og til Barnevernproffene for om mulig å få til forbedring b. Ledermøte vedr. akutt støtte og bruk av tvang Samhandling BUP Alle a. Ledermøte BUP b. Samhandlingsmøte med BUP (lokalt) Samhandling BUF Etat Alle a. Videomøte Flytting, brukermedvirkning og akuttjobb b. Møte Flytting, brukermedvirkning og akuttjobb c. Samhandlingsmøte med BUFetat Rådgiver IK Utført 1. halvår halvår halvår halvår 2017 Utført 1 møte 2017 Utført 1.halvår halvår Utført 1. kvartal 2017 Samhandling BUF dir Alle a. Samhandlingsmøte med BUFdir Utført 1.halvår 2017

11 Barnevernstjenesten, Karmøy kommune - Plan og status - Oppretting av avvik Refera se: Tilsy srapport 9. septe ber 6 «IDA-rapporte» utgitt av Fylkes e e e i Hordala d, Rogala d og Tro s Statusdato for plan: Avvik: «Fylkesmannen er kome til at Ida ikkje fekk forsvarlege barneverntenester jamfør barnevernlova 1-4, 4-1, 4-16, jamfør også krav til styring og leiing etter internkontrollforskrifta 4 g og h. Dette grunngjev vi med følgende (se punkt 1 8 nedenfor):» Nr. Ref.: Tilsynsrapport side 27 Kjerneprosess Tiltak Ansvar Frist Funn Mulighet til forbedring Rapportering Nettverk Barn/unge Helse Fonna/ kommunalt Barnevern Alle a. Vurdere å delta 2.halvår 2017 Felles Pågår. 4 funn og mulige forbedringer er funnet. 1. Dokumentere fortløpende i forbedringsprosessen mht. systemer (IT m.fl.) som ikke fungerer optimalt. Hva er optimal organisering? 2. Dokumentere barrierer som forhindrer samarbeid mellom BUFetat, BUP, Kommunalt Barnevern, Politiet m.fl. Intern månedsgjennomgang (/ Rådgiver IK) a. Møte med Fylkeslegen i Hordaland / Fylkesmann i Rogaland b. Rapport til Fylkesmannen av fremdrift og funn 1. kvartal 2017 c. Rapport til Fylkesmannen av fremdrift og funn 2. kvartal 2017 d. Rapport til Fylkesmannen av fremdrift og funn 3. kvartal 2017 e. Sluttrapport til Fylkesmannen etter 4.kvartal 2017 Rådgiver IK Rådgiver IK Rådgiver IK Rådgiver IK Rådgiver IK Rådgiver IK 2. halvår halvår 2017 Månedlig 1. halvår 2017?

12 Barnevernstjenesten, Karmøy kommune - Plan og status - Oppretting av avvik Refera se: Tilsy srapport 9. septe ber 6 «IDA-rapporte» utgitt av Fylkes e e e i Hordala d, Rogala d og Tro s Statusdato for plan: Avvik: «Fylkesmannen er kome til at Ida ikkje fekk forsvarlege barneverntenester jamfør barnevernlova 1-4, 4-1, 4-16, jamfør også krav til styring og leiing etter internkontrollforskrifta 4 g og h. Dette grunngjev vi med følgende (se punkt 1 8 nedenfor):» Nr. Ref.: Tilsynsrapport side 27 Kjerneprosess Tiltak Ansvar Frist Hovedpunkter gjenstående arbeid - status : 1. Opplæring i nye prosedyrer er ikke fullført. Varsling om nye prosedyrer og hvor man finner de sendes ut månedlig på e-post. Noe egenopplæring er utført. Systematisk opplæring vil foregå i avdelingsmøter høsten 2017 og utover i 2018 for å få med alle og sammen reflektere over innholdet i prosedyrene. 2. Brukerundersøkelser i stort format gjenstår selvom vi har noen enkle evalueringsskjemaer som benyttes rett etter samtaler med barn og voksne. En prosjektgruppe for å løse dette med Brukerundersøkelser er laget og erfaringer samles om hvordan man har gjennomført dette i andre kommuner.

13 Barneverntjenesten, Karmøy kommune Prosedyre Revidert Prosedyre for LEDELSENS GJENNOMGANG Prosedyreeier: Leder Barneverntjenesten Side 1 Omfang: Prosedyren gjelder arbeid som skal gjøres før, under og etter ledelsens årlige gjennomgang av internkontrollsystemet. Gyldig for: Prosedyren er gyldig for deltagere i ledelsens gjennomgang som normalt er leder, avdelingsledere, verneombud og fagutvikler/ rådgiver internkontroll i barneverntjenesten. Formål: 1. Sikre at barneverntjenesten gjennom et systematisk og målrettet arbeid ivaretar kontinuerlig forbedring av internkontrollen i virksomheten. Kontinuerlig forbedring defineres som «gjentagende aktiviteter for å øke evnen til å tilfredsstille krav.» 2. Sikre medvirkning fra alle deltagere i Ledelsens gjennomgang til å etablere en felles status og en omforent plan for forbedring i inneværende kalenderår. 3. Sikre kvalitet og åpenhet i vårt arbeide slik at vi hele tiden har en forsvarlig praksis. Lovhjemmel og referanser: Lov om barneverntjenester 2-1 Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester. BLD Veileder Q Internkontroll i barneverntjenesten i kommunene Andre relevante interne prosedyrer/ planer: Delegasjonsreglement etter lov om barneverntjenester (Tydeliggjør beslutningsmyndighet) Verdier Mitt Liv Karmøy Handlingsplan Hvordan samarbeide med barn og unge Interne planer som Virksomhetsplan, Kompetanseplan/ Opplæringsplan, Prosjektplaner, Utviklingsplaner Planer for lukking av avvik fra tilsyn mv. Alle interne prosedyrer Aktuelle kjerneprosesser hvor prosedyren gjelder: FELLES Ansvar: er som enhetsleder ansvarlig for alle prosedyrer for Barnevernstjenesten i Karmøy kommune. er ansvarlig for at nye prosedyrer blir etablert ved behov, og at utgåtte prosedyrer blir fjernet. Prosedyreeier er ansvarlig for at prosedyren er oppdatert iht. gjeldende lover og forskrifter og øvrige rammer gitt av kommunestyret i Karmøy. Prosedyreeier kjenner prosedyren. Prosedyreeier er ansvarlig for at det blir gitt opplæring i bruk av prosedyren til ansatte i barneverntjenesten som arbeider med det aktuelle arbeidsfeltet. Forbedring av prosedyren: Dersom du ser noe som er feil eller mangelfullt beskrevet i prosedyren eller du har forslag til forbedringer, sender du en mail til Prosedyreeier. Prosedyreeier vil vurdere å ta inn ditt forbedringsforslag. Du får beskjed om beslutning på mail. Prosedyren oppdateres og revideres ved behov og minst 1 gang pr. år. Deltagere i Ledelsens Gjennomgang: Deltagere skal være Ledergruppa som består av barnevernleder og 3 avdelingsledere, verneombud som representerer HMS-gruppa og fagutvikler/ rådgiver internkontroll.

14 Barneverntjenesten, Karmøy kommune Prosedyre Revidert Prosedyre for LEDELSENS GJENNOMGANG Prosedyreeier: Leder Barneverntjenesten Side 2 Tid og organisering av Ledelsens Gjennomgang: Leder barneverntjenesten har ansvar for at virksomheten gjennomfører ledelsens gjennomgåelse årlig og innen utgangen av januar. Det kan være praktisk å avholde gjennomgangen utenfor Barnevernet lokaler slik at man kan arbeide mest mulig uforstyrret fra daglig drift. Forberedelser til Ledelsens Gjennomgang: har i forkant av ledelsens gjennomgang samlet nok dokumentasjon for å kunne gjennomføre gjennomgangen med ledelsen. Blant annet kan følgende være grunnlag for ledelsens gjennomgang: 1. Avvik. Samlet oversikt over avvik, gjennomførte tiltak og resultatene av tiltakene 2. Brukerundersøkelser. Samlet oversikt over tilbakemeldinger fra brukere. 3. Medarbeiderundersøkelser. Samlet oversikt over tilbakemeldinger fra medarbeidere. 4. Oppdateringer. Samlet oversikt over hvilke dokumenter i internkontrollsystemet som er revidert i løpet av året. 5. Prosedyrer som mangler oppdatering. Samlet oversikt over hvilke dokumenter i internkontrollsystemet som er nødvendige å oppdatere, men som ikke er ferdigstillt. 6. Virksomhetsplan. Samlet oversikt over hovedmål (flerårig virksomhetsplan) og delmål for forrige år knyttet til både drift, utvikling m.fl. 7. Politiske mål og krav. Samlet oversikt over kommunale politiske mål/ krav til barneverntjenesten for forrige år. Beskrivelse av Ledelsen Gjennomgang: I «Ledelsens gjennomgang» gjennomgår øverste ledelse internkontrollsystemet for å sikre at det fortsatt er velegnet, tilstrekkelig og virkningsfullt. Behov for forbedring og utvikling skal klarlegges. Ledelsen, skal i samarbeid med medarbeiderne utvikle og vedlikeholde en forbedringsplan eller del av en helhetlig forbedringsplan - som gir et bilde av det systematiske arbeidet med forbedringsområdene. En forbedringsplan må angi mål for forbedringsarbeidet innen de valgte fokusområdene. Leder for barneverntjenesten har ansvar for at Ledelsens gjennomgang dokumenteres og at det utarbeides/revideres en forbedringsplan for det kommende året som et resultat av «Ledelsens gjennomgang». Dokumentene legges inn i Internkontrollsystemet. TIPS1: Spørsmålene som er listet nedenfor kan være til hjelp ved Ledelsens gjennomgang: 1. Er ansvarsforholdene i barneverntjenesten klart beskrevet og forstått? 2. Er det prosedyrer vi mangler for å utføre arbeidet i henhold til krav i lov og forskrifter? 3. Er det feil i de prosedyrene vi allerede har? 4. Følger vi de prosedyrene vi har laget? 5. Har vi et system for å oppdatere og informere ved regelendringer eller andre endringer i rammebetingelsene? 6. Innehar vi den nødvendige kompetansen? 7. Rapporterer vi dersom det blir gjort feil? 8. Lærer vi av våre feil? 9. Hvordan vet vi at barneverntjenesten leverer riktige tjenester? TIPS2: Målene bør være er SMARTE : 1. Spesifikke gir målene retning for valg av aktiviteter? 2. Målbare kan resultatet måles? 3. Aksepterte og ansvarliggjørende skaper målene motivasjon og tydeliggjør ansvar? 4. Realistiske gjennomførbare ut fra «realiseringsbetingelsene» (ressurser/ kompetanse) 5. Tidsbestemte er det fastsatt en tidshorisont? 6. Enkle er målene enkle å forstå?

15 Mitt Liv Karmøy Handlingsplan for Barneverntjenesten i Karmøy: H vordan samarbeide med barn og ungdom Verdigrunnlag: Barn og unge i Karmøy barnevern skal bli møt med kjærlig het, åpenhet ydmykhet og medbestemmelse. Respekt og kvalitet skal prege arbeidet vi gjør. Respekt Vi møter og behandler barn, foreldre, familie for ø vrig, samarbeidspartnere og ansatte med respekt. Medbestemmelse Vi tar barn og unge med på avgjørelser og ber dem o m tilbakemelding Kjærlighet Vi er tilstede og genuint interessert i den andre. Vi viser godhet og engasjement. Barn og unge skal kjenne at vi bryr oss om dem, ved at vi stekke r oss litt ekstra, viser varme eller gir en klem om det er greit. Åpenhet Vi er ærlige om hva barnevernet gjør og hvordan vi tenker fremover. Vi gir informasjon om hvorfor vi er i barnets liv. Vi er åpne med barn og unge om hvem vi som barnevernsarbeider er. Ydmykhet Vi tør å innrømme og akseptere feil, og vi kan si u nnskyld. Vi viser interesse, toleranse og respekt for andres unike opplevelse. Vi sitter ikke alltid med svaret. Kvalitet Vi har en forsvarlig praksis preget av tydelige ver dier, nødvendig grunnkompetanse, tilstrekkelig opplæring, trygg og god kunnskap om lovverk, retnin gslinjer, prosedyrer og rutiner som styrer arbeidet vårt. Begrep, «vi begriper gjennom begreper» Oversikt over begrep som er endret, etter råd fra p roffene. Tidligere praksis Ord innført fra mars 2017 Saksbehandler Kontaktperson, Familieveileder (gjeld er tiltaksavdelingen) Klient/bruker/sak/pid Barn, ungdom, familie, foreldre, mor, far Utfordrende atferd Forstår vi som språk og reaksjoner Atferd/Atferdsproblemer Oppførsel. Konkretisere hva problemene gjelder; rus, kriminalitet, selvskading osv. Tiltaksplan Barnets plan Ansvarsgruppemøte Barnets møte Ulike faguttrykk Skal alltid forklares Plassere Flytte Akuttplassering Hasteflytting 1

16 Mitt Liv Karmøy Utviklingsmål GRUNNTANKE: BARNET UNGDOMMENHARKOMPETANSE PÅ EGETLIV! Undersøkelse Vi samarbeidermed barn og ungegjennomhele undersøkelsen.barnet ungdommenfår informasjonom bakgrunnenfor hvorfor barneverntjenestener hos familien. Barnet ungdommenbestemmerhvor de møter kontaktpersonen.det utarbeidesnettverkskartfor barnet ungdommen.barnet ungdommensopplevelseav situasjonenog deresønskerfor framtiden framgår av rapporten og inngåri barneverntjenestensvurderinger/konklusjon.det skalframgåhvordanbarnet sine meningerer blitt vurdert og hvordande er blitt vektlagt når undersøkelsenblir konkludert.det skalbegrunnesdersombarnets/ungdommensønskerikke kan bli fulgt. Bli kjent (før man lager barnets plan) Oppstartenav kontakten etter undersøkelseskalvære utarbeidelseav «barnetsplan». Denne første planenskalha to faste tiltak: 1. Barnet Ungdommenog kontaktpersonenskalbli kjent med hverandre. 2. Barnet Ungdommen,foreldre og kontaktpersonenskal samarbeideom utarbeidelseav alle fremtidige planer,heretter kalt «barnetsplan». Andretiltak med målsettingerkan væremed i den første planendersomdet er klart ved oppstartenat familien ønskertiltaket. Barnet ungdommenskalalltid ta del i evalueringenav tiltakene både i den første planenog planenesom kommer etterhvert. Videreskaldet ved kontaktetableringensnakkesmed barnet om: 1. Barnet ungdommensønskerfor samarbeidetog hvor og hvordantreffene mellom barnet ungdommenog kontaktpersonskalgjennomføres. 2. Fortelleom mulighetenfor tillitsperson. Hjelpetiltak i hjemmet Barnevernetskalsamarbeidemed alle barn og unge i familienesom er i kontakt med oss.i familier hvor foreldrenemottar veiledning,skalbarn og ungegis informasjonom hva som er målet med arbeidet i familien og hvordanveiledningen gjøres.barnog ungesitt syn på målene for veiledningenskaldokumenteresi journalen,likesådereseventuelleegnemål. Kontaktpersonenog familieveilederber ved avslutning av tiltak barnet ungdommenom å evaluerekontakten med barneverntjenestenog virkningenav tiltakene familien har mottatt. Vi bruker evalueringsskjemaer og har jevnligebrukerundersøkelser. Hasteflyttinger Vi griper ikke inn mer omfattende enn det som er nødvendigfor å beskyttebarn og unge.vi snakkermed barnet/ ungdommenom deressynpå situasjonenfør beslutningom hasteflytting 2

17 Mitt Liv Karmøy tas. Barnet /ungdommen skal få informasjon om hva s om skjer og hvorfor. Informasjonen skal gjentas så ofte som barnet ungdommen har behov fo r. Gjennomføring av en hasteflytting skal være så skån som som mulig. Muligheter for flytting innen nettverket skal sjekkes ut ved at barnet un gdommen spørres om det er noen i deres nettverk som de ønsker vi skal kontakte (dette gjel der også ved langtidsflyttinger). Vi skal ta hensyn til barn og unges behov for å ta avskjed og for å ta med viktige personlige eiendeler. Samtaler, informasjon, dokumentasjon og samarbeid. Kontaktpersonene skal gi jevnlig informasjon til ba rn og unge om hvorfor barneverntjenesten er inne i familien deres, hvilke rettigheter de har og hvilke støtteordninger og organisasjoner som finnes. Informasjonen skal gjentas så ofte som barn et ungdommen har behov for. Barn og unge skal bli spurt og hørt og skal delta i alle beslutninger som har betydning for deres liv. Dersom barnevernet ikke kan innfri barnas un gdommens ønsker skal vi gi vår begrunnelse for at beslutningen ble en annen. Barnets/ungdommen s ønsker skal dokumenteres i journalen, likeså barneverntjenestens begrunnelse for sin besl utning. Kontaktpersonen skal snakke med barnet/ungdommen fø rst ved fosterhjemsbesøk. Dette skjer når relasjonen mellom dem er slik at det ikke opple ves ubehagelig for barnet ungdommen. For noen barn/ungdom vil det ta lengre tid enn for andr e. Kontaktpersonen har ansvar for at barnet/ungdommen forstår hensikten med at vi skal s nakke med dem først. Vi skal snakke med barnet om hans/hennes historie og spørre gjennom op pveksten om de ønsker at vi skal fortelle. Det er vårt ansvar at barnet ungdommen føler seg trygge på at de kan spørre om alt de ønsker å vite og at de kan utfordre våre beslutninger ved å stille spørsmål. Også i tiltaksarbeid er det viktig at det gis god informasjon og innhentes syn på den hjelpen som familien får. Barnets møte Barnets møte er en arbeidsform der alle instanser s om er involvert i et barn eller en ungdoms liv møtes sammen med barnet ungdommen og foreldre. Ba rnets møte skal ikke holdes dersom ungdom over 15 år ikke ønsker å delta. Nødvendig sa marbeid mellom ulike etater ivaretas da ved andre typer kontakt som samarbeidsmøter eller v ia mail. Prinsippene om informasjon til barnet ungdommen i forkant og etterkant gjelder o gså ved slike møter / kontakt. Er barnet- ungdommen enig i at det skal avholdes et barnets møte skal følgende punkter være avklart med barnet ungdommen før møtet: Hvem skal være med Hvor skal møtet holdes Hvor lenge skal møte vare Hvem skal lede møtet Hva skal det snakkes om Hvem skriver referat Hvem mottar referatet 3

18 Mitt Liv Karmøy Plan for Ettervern for unge som har bodd i tiltak u tenfor hjemmet Grunntanke: Ungdommen har kompetanse om eget liv og egen framtid Forberedelse til ettervern skal skje i god tid før 18-åsdagen. Starte forberedelse to år før. Ungdommen er hovedaktøren i utarbeidelse av planen Ungdommen skal ha all tilgjengelig informasjon om r ettigheter og muligheter Ungdommen skal gi et fritt og kvalifisert samtykke til ettervern Ungdommen har mulighet til å ha med en tillitsperso n i utarbeidelsen av planen Fosterforeldre / institusjon og barneverntjenesten er støttespillere og skal ikke diktere innhold i planen Ungdommens planer og ønsker for sin framtid skal re spekteres og oppmuntres Det er lov å ombestemme seg Tilbud om ettervern eller avslag på ungdommens ønsk er skal alltid gjøres skriftlig, slik at den unge kan klage på vedtak de ikke er enig i. Opplæring av nyansatte Sikre at vår praksis blir i henhold til handlingspl anen. Framdrift og oppfølging Hvem Oppgaver Frist Barnevernsjefen og avdelingsl edere Ansvar for at handlingsplanen gjennomføres Lager fr ister for rapportering Avdelingsleder Rapporterer om praksis i sin avdelin g Justerer praksis i egen avdeling i henhold til Leverer rapporter ihht frister. tilbakemeldinger fra barn unge og veiledere Mitt liv koordinator Mitt liv ledelse og rapporteri ng på stabsmøter Fortløpende Påser at handlingsplanen gjennomføres (leder har ansvar). Arrangerer møter Kontaktpunkt til barnevernproffene, Veiledere: Handlingsplanen er en del av alle veiled ninger. Fortløpende Rapporterer til avd. leder om praksis hos kontaktpersonene de veileder. Får inn i prosedyrer. Kontaktpersoner og familieveiledere Følger tjenestens verdigrunnlag og samarbeider med barn unge i alle fasene i kontakten i henhold til handlingsplanen. Gjør nødvendige justeringer i egen praksis etter tilbakemelding fra barnet ungdommen eller veileder/avd. leder. Fortløpende Rådgiver internkontroll Får inn verdigrunnlag og ny ordbruk i prosedyrer Fortløpende 4

19 SAKSPROTOKOLL - OPPFØLGING AV TILSYN MED KARMØY KOMMUNE I IDA-SAKEN Hovedutvalg helse og omsorg behandlet saken den , saksnr. 55/17 Behandling: Jakob Bråtå orienterte. Thorheim (FrP) fremmet følgende fellesforslag for alle gruppene: Hovedutvalg helse og omsorg har hatt en grundig gjennomgang av arbeidet med oppfølging av tilsynsrapporten i «Idasaken» så langt og vil ha en aktiv rolle i det videre forbedringsarbeid innen barneverntjenesten med særlig vekt på de områder hovedutvalget er delegert ansvar for. Innstillingen med fellesforslaget fremmet ved Thorheim enstemmig vedtatt. Vedtak: Hovedutvalg helse og omsorg tar oppfølging av tilsynet i «Idasaken» til orientering. Hovedutvalg helse og omsorg har hatt en grundig gjennomgang av arbeidet med oppfølging av tilsynsrapporten i «Idasaken» så langt og vil ha en aktiv rolle i det videre forbedringsarbeid innen barneverntjenesten med særlig vekt på de områder hovedutvalget er delegert ansvar for.