Leie, vask og transport av arbeidsklær Leie, vask og transport av flattøy

Transkript

1 Åpen anbudskonkurranse (rammeavtale) Helse- og omsorg: 1) 2) Leie, vask og transport av arbeidsklær Leie, vask og transport av flattøy Innleveringsfrist: kl

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1.0 ANSKAFFELSENS FORMÅL 2.0 OMFANG OG KONTRAKTSVERDI 3.0 GENERELT OM KONKURRANSEN 3.1 Krav til tilbudet 3.2 Avtalens varighet 3.3 Prosedyre 3.4 Kunngjøring 3.5 Kontaktperson 3.6 Utlevering av konkurransegrunnlag 3.7 Innlevering av tilbud 3.8 Vedståelsesfrist 3.9 Rettelser/spørsmål 3.10 Offentlighet 3.11 Forbehold 3.12 Skatteattester 4.0 KRAVSPESIFIKASJON - Levering (leie), vask og transport av arbeidsklær til ansatte i Helse- og omsorg 4.1 Omfang 4.2 Beskrivelse av arbeidstøyet 4.3 Krav til vask, rutiner m.m. 4.4 Krav til skiftskap og skittentøystraller 4.5 Opplæring og veiledning 4.6 Leveringssteder 4.7 Løsningsbeskrivelse, service m.m. 4.8 Kvalitet 5.0 KRAVSPESIFIKASJON - Levering (leie), vask og transport av flattøy til ulike enheter i Helse- og omsorg 5.1 Omfang 5.2 Beskrivelse av flattøyet 5.3 Krav til vask, rutiner m.m. 5.4 Opplæring og veiledning 5.5 Leveringssteder 5.6 Løsningsbeskrivelse, service m.m. 5.7 Kvalitet 6.0 KVALIFIKASJONSKRAV 7.0 TILDELINGSKRITERIER 8.0 STANDARD KONTRAKTSVILKÅR 8.1 Endringer, tillegg m.v. 8.2 Forholdet til tredjemann 8.3 Dokumentrang 8.4 Taushetsplikt 8.5 Fakturerings- og betalingsbetingelser 8.6 Prisjusteringer 2

3 8.7 Oppsigelse 8.8 Tvister 8.9 Bruk av utenlandsk arbeidskraft 8.10 Lønns- og arbeidsforhold 8.11 Forsikring VEDLEGG: Vedlegg 1 Vedlegg 2 Vedlegg 3 Vedlegg 4 Tilbudsbrev Prisskjema arbeidstøy Prisskjema flattøy HMS egenerklæring 3

4 1. ANSKAFFELSENS FORMÅL Eigersund kommune (heretter kalt Oppdragsgiver) innbyr til åpen anbudskonkurranse for inngåelse av rammeavtale for følgende tjenester: 1) Levering (leie), vask og transport av arbeidsklær til ansatte i Helse- og omsorgsavdelingen (inkl. kjøkkenklær). Dette omfatter at leverandøren skal levere traller til skittentøy og skiftskap hvor de rene klærne skal leveres på det enkelte arbeidssted. Leverandøren vil ha ansvaret for å legge de rene klærne på plass i skiftskapene. For nærmere detaljer henvises det til kravspesifikasjonen i kapittel 4. 2) Levering (leie), vask og transport av flattøy til ulike enheter i Helse- og omsorgsavdelingen. For nærmere detaljer henvises det til kravspesifikasjonen i kapittel 5. Formålet er å sikre at alle aktuelle enheter i Eigersund kommune til enhver tid har rengjort arbeidstøy og flattøy. Det åpnes for at det kan inngis tilbud på en eller begge av de to tjenestene (punkt 1 og 2 ovenfor). Oppdragsgiver forbeholder seg derfor retten til å inngå avtaler med en eller to leverandører. Det vil si at en leverandør kan vinne konkurransen knyttet til del 1 og en annen leverandør kan vinne konkurransen knyttet til del 2, eller samme leverandør kan vinne konkurransen knyttet til både del 1 og del 2. Formålet er å inngå en rammeavtale for 3 år, med mulighet for forlengelse i 1 år. 2. OMFANG OG KONTRAKTSVERDI Det er estimert at verdi på avtalen(e) er: Arbeidstøy Ca. kr eks. MVA pr. år Ca. kr eks. MVA samlet over 4 år (hvis opsjoner benyttes) Flattøy Ca. kr eks. MVA pr. år Ca. kr eks. MVA samlet over 4 år (hvis opsjoner benyttes) Beløpene ovenfor er veiledende og medfører ingen rettigheter for leverandør eller forpliktelse for kommunen. Oppdragsgiver tar forbehold om at anbudskonkurransen kan avlyses (hvis saklig grunnlag), dersom inngitte priser på oppdraget overskrider kommunens økonomiske ramme for oppdraget. Det tas forbehold om at eventuelle endringer av budsjett og økonomiplan i kontraktsperioden, kan medføre endringer i forventet samlet verdi på avtalen, jfr. pkt. 2. Det henvises i den forbindelse til bestemmelser i punkt 8.7 i Standard kontraktsvilkår, vedrørende oppsigelse av avtale. 4

5 3. GENERELT OM KONKURRANSEN 3.1 Krav til tilbudet Tilbyder skal utarbeide et skriftlig tilbud med dokumentasjon iht. de krav som er spesifisert i dette konkurransegrunnlaget. Mangelfulle tilbud kan bli forkastet. Tilbudet skal følge denne rekkefølgen: 1. Tilbudsbrevet i Vedlegg 1 med leverandøropplysninger og eventuelle forbehold av ikke vesentlig karakter. Det skal her også krysses av for om det leveres tilbud på en eller begge delene i anbudskonkurransen. 2. Prisskjemaet i vedlegg 2 og/eller vedlegg HMS egenerklæring (vedlegg 4 kan benyttes). 4. Skatteattester (skatt + mva). 5. Firmaattest. 6. Regnskap. 7. Dokumentasjon erfaring og leveranser, jfr. kvalifikasjonskrav (kapittel 6). 8. Dokumentasjon knyttet til punktene i kapittel 4 og/eller 5 kravspesifikasjon. Det gis ikke anledning til å inngi alternative tilbud. Tilbudsspråket skal være norsk. Alle kostnader forbundet med tilbudsprosessen skal i sin helhet dekkes av tilbyder. Det gjøres oppmerksom på at manglende dokumentasjon vil kunne føre til avvisning av tilbud. Avvisningsreglene knyttet til offentlige anskaffelser (del III) finnes i Forskrift til lov om offentlige anskaffelser til 20-16, og tilbydere oppfordres til å gjøre seg kjent med disse. 3.2 Avtalens varighet Rammeavtalen skal gjelde for 3 år planlagt avtaleinngåelse til , med mulighet for forlengelse i 1 år. 3.3 Prosedyre Konkurransen baseres på prosedyren Åpen anbudskonkurranse, jf Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 med tilhørende Forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 del I og III. 3.4 Kunngjøring Konkurransen utlyses på Doffin og TED. 3.5 Kontaktperson Oppdragsgivers kontaktperson i anskaffelsesprosessen er: Navn: Jan Henning Kristensen, økonomirådgiver Telefon: jan.henning.kristensen@eigersund.kommune.no All kommunikasjon ifm. konkurransen skal rettes pr. e-post til kontaktpersonen. 5

6 3.6 Utlevering av konkurransegrunnlag Konkurransegrunnlaget kan lastes ned på Doffin og TED. 3.7 Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres i to eksemplarer i lukket, nøytral konvolutt og merkes Tilbud på rammeavtale Leie og vask av arbeidstøy / flattøy. I det ene eksemplaret skal leverandøren sladde den informasjonen som de mener skal unntas offentlighet. Oppdragsgiver vil imidlertid gjøre en selvstendig vurdering mht. offentlighet. Innlevering kan skje per post eller ved direkte oppmøte. (Post må være Oppdragsgiver i hende innen fristen.) Innleveringsfrist: kl Innleveringsadresse: Eigersund kommune Økonomiavdelingen v/ Jan Henning Kristensen Postboks Egersund Innleveringssted: Bøckmansgt 2 (Rådhuset), 3. etj. Att. Jan Henning Kristensen. For sent innleverte tilbud vil bli avvist. Tilbud på e-post/fax aksepteres ikke. Det vil ikke finne sted offentlig åpning av tilbudene. 3.8 Vedståelsesfrist Tilbyder skal vedstå seg sitt tilbud i tre måneder fra innleveringsdato. 3.9 Rettelser/spørsmål Innen tilbudsfristens utløp har kommunen rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Disse skal umiddelbart sendes samtlige som har mottatt konkurransegrunnlaget. Tilbydere oppfordres til umiddelbart å informere oppdragsgiver dersom det oppdages feil eller mangler i konkurransegrunnlaget. Eventuelle spørsmål til konkurransegrunnlaget skal stilles skriftlig til kontaktperson senest kl Spørsmål etter dette tidspunkt er ikke garantert svar. Opplysninger som kommunen gir på skriftlig forespørsel fra leverandører vil meddeles alle som har bedt om konkurransegrunnlaget Offentlighet Oppdragsgiver følger Offentlighetsloven mht til innsyn i tilbud og protokoll ( 23 tredje ledd) og meroffentlighet ( 11). Opplysninger som er underlagt taushetsplikt i medhold av lov eller forskrift er imidlertid unntatt offentlighet, som Fvl 13 og FOA

7 3.11 Forbehold Oppdragsgiver oppfordrer leverandørene til å gi tilbud som er uten forbehold eller avvik. Dersom leverandøren tar forbehold eller har avvik mot deler av konkurransegrunnlaget, skal forbeholdene og avvikene beskrives entydig og presist i tilbudet, slik at det ikke kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes. Forbehold kan beskrives i vedlegg 1, eventuelt som et eget vedlegg til tilbudet. Forbehold eller avvik må referere til et konkret punkt i konkurransegrunnlaget. Forbehold eller avvik som ikke er beskrevet på en slik måte som i forrige avsnitt vil ikke bli tatt hensyn til, med mindre det er åpenbart at leverandør har ment å ta et forbehold eller gjøre et avvik, og dette blir oppdaget av oppdragsgiver ved gjennomgangen av tilbudet. Det forutsettes at oppdragsgiver kan vurdere forbeholdene uten kontakt med leverandør. Oppdragsgiver oppfordrer leverandør til å inngi tilbud uten forbehold eller avvik. Vesentlige forbehold eller vesentlige avvik kan føre til avvisning av tilbudet. Henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold i den grad de avviker fra foreliggende krav og kontraktsbestemmelser. Slike forbehold vil kunne føre til avvisning Skatteattester Sammen med tilbudet skal det vedlegges skatteattest for skatt og merverdiavgift (se kapittel 5 kvalifikasjonskrav). Skatteattestene skal ikke være eldre enn 6 måneder fra innleveringsfristen av tilbudet. Det fremgår av Forskrift om offentlige anskaffelser 20-12, at oppdragsgiver kan avvise leverandører som ikke har oppfylt sine forpliktelser vedrørende innbetaling av skatter og avgifter i samsvar med lovbestemmelser. Dette betyr at oppdragsgiver har anledning til å avvise leverandører hvis skatteattestene viser restanser, men at det vil bli gjort en konkret vurdering i hvert enkelt tilfelle. 7

8 4. KRAVSPESIFIKASJON Levering (leie), vask og transport av arbeidsklær til ansatte i Helse- og omsorg (inkl. kjøkkenklær) 4.1 Omfang Det gjennomføres åpen anbudskonkurranse for inngåelse av rammeavtale for leie av arbeidsklær til ansatte i Helse- og omsorgsavdelingen i Eigersund kommune. Rammeavtalen omfatter også vask av klærne og transport til de aktuelle arbeidsstedene i Eigersund kommune. I tillegg skal leverandøren levere traller til skittentøy og skap hvor de rene klærne skal leveres på det enkelte arbeidssted. Det vil være ca. 215 årsverk i Helse- og omsorgsavdelingen, fordelt på ca. 350 stillinger, som omfattes av avtalen. I tillegg vil det til enhver tid være behov for arbeidstøy til vikarer. Dette inkluderer også et kjøkken på Lagård, hvor det er ca. 9 årsverk, samt at det er 2,5 årsverk knyttet til et kjøkken på Kjerjaneset bo- og servicesenter. Det skal også leveres arbeidstøy til disse enhetene. Hvilke type kjøkkenklær dette gjelder, fremgår av prisskjemaet (vedlegg 2). Arbeidstøyet skal være i beholdning for oppdragsgiver slik: Skift av arbeidstøyet skjer hver dag. Oppdragsgiver har ca skift per uke. Oppdragsgiver har pr. dags dato ikke oversikt over fordelingen mellom størrelser, men det anslås at ca. 25 % vil være størrelse small, 50 % vil være størrelse medium og 25 % vil være størrelse large. Hvis arbeidstøyets størrelse er relevant for prising i tilbudet, kan denne fordelingen legges til grunn. Det vil bli foretatt en konkret gjennomgang av størrelser etter at leverandør er valgt. I tillegg henvises det til det som fremgår under punkt 4.2 om hvilke størrelser av arbeidstøyet som leverandører skal ha tilgjengelig. Enkelte av enhetene i Helse- og omsorgsavdelingen har pr. i dag en løsning hvor de ansatte vasker arbeidstøyet sitt selv, mens andre enheter er tilknyttet en rammeavtale i samarbeid med Helse Stavanger. Alle enheter skal nå omfattes av ny avtale (denne konkurransen). Oppdragsgiver er opptatt av en smidig overgang til den nye avtalen. 4.2 Beskrivelse av arbeidstøyet Arbeidstøyet til de ansatte i Eigersund kommune skal bestå av kittel og bukse, unisex. Kittel skal være uten knapper, utforming av halsåpning V-formet med linning (ikke spredt splitt), korte armer, raglanfelling på ermene. Kittel skal ha påsydd brystlomme og 2 påsydde lommer nede. Buksene skal ha strikk oppe og nede og påsydd baklomme (1 stk. baklomme). I tillegg vil det være behov for ca. 16 legefrakker pr. uke til legevakten, samt kjøkkenklær jfr. det som fremgår av prisskjemaet i vedlegg 2. Det er ønskelig at strekkodelapper, navnelapper etc. kan plasseres slik at de ikke får kontakt med hud. 8

9 Tilbyder skal i tilbudet bekrefte at de kan levere arbeidstøy som beskrevet her. Oppdragsgiver vil i utgangspunktet benytte seg av mørkeblå og hvite bukser og hvite overdeler. Kjøkkenklær og legefrakker skal også være hvite. Tilbyder skal oppgi om de har disse fargene på arbeidsklærne. For øvrige detaljer, se prisskjema. Arbeidstøyet må kunne tilbys i størrelsene XSmall, Small, Medium, Large, XLarge, XXLarge, XXXLarge og eventuelt andre spesialstørrelser hvis det er behov for det. Dette skal bekreftes i tilbudet. Tilbyders sortiment skal være i tråd med enhver tids gjeldende Norsk Standard for helsevesen. Det vil til enhver tid kunne være et fåtall personer med ulike allergier, som har behov for et alternativ tøyprodukt enn det som i utgangspunktet tilbys. Det skal i tilbudet bekreftes at leverandøren kan levere et alternativt produkt i slike tilfeller. 4.3 Krav til vask, rutiner m.m. Leverandøren skal til enhver tid følge bransjestandarden «Smittevern for vaskerier som behandler tekstiler til helseinstitusjoner» og annet relevant regelverk knyttet til vask av tøy (temperatur, lengde på vask etc.). Det skal i tilbudet bekreftes at nevnte standard og annet aktuelt regelverk/lovverk følges, og hvilke rutiner tilbyder har for å sikre seg at disse følges. Tekstiler med flekker (dårlig vaskeresultat), returneres i egen sekk levert av leverandør, for omvask uten kostnader for oppdragsgiver. Skader påført tekstiler under vaskeprosessen, er leverandørens ansvar og kostnad. Alt transportutstyr som traller, biler og sekker skal rengjøres og desinfiseres av leverandør (iht. hygieniske krav og retningslinjer for behandling av tekstiler som benyttes i helseinstitusjoner). Pakkseddel i samsvar med innhold skal følge hver levering. All nødvendig emballasje i forbindelse med levering av denne tjenesten (traller, tralletrekk, vogner, sekker m.m.) skal holdes av leverandøren, uten kostnad for oppdragsgiver. 4.4 Krav til skiftskap og skittentøystraller Oppdragsgiver har behov for skiftskap som kan romme minst 12 stk. av hvert plagg (kittel og bukse) til den enkelte ansatte. Skiftskapene som arbeidstøyet skal legges i er kun til rent tøy, og må ikke forveksles med garderobeskap. Det er ønskelig at de enkelte skiftskapene er ca. 30 cm * 30 cm. (høyde * bredde), og at disse leveres i seksjoner. På grunn av begrenset plass der skiftskapene skal 9

10 plasseres, kan ikke skiftskapene være for store. Det skal vedlegges bilde og mål på skiftskapene som tilbys. Det vil være behov for ca. 350 skap (til ansatte) + ca. 70 skap til vikartøy. Skapene skal dører med lås. Det skal også vedlegges bilde og mål på trallene som skal benyttes til skittentøy. 4.5 Opplæring og veiledning Leverandør skal kostnadsfritt gi opplæring/veiledning knyttet til avtalen, til ansatte ved de aktuelle enheter, ved behov. Hvis oppdragsgiver mener det er behov for å avholde informasjons/statusmøter underveis i avtaleperioden, så plikter leverandør (kostnadsfritt) å møte på dette. 4.6 Leveringssteder Det skal leveres tøy til åtte forskjellige enheter: Leveringssteder Distrikt 2 (hjemmesykepleien) Adresse Sjukehusveien 38 B 4373 EGERSUND Kjerjaneset bo- og servicesenter Kjerjanesveien EGERSUND Lundeåne bo- og servicesenter Spinnerigaten EGERSUND Distrikt 1 (hjemmesykepleien) Spinnerigaten EGERSUND Lagård sjukeheim (2 vest, 3 ABC) Sjukehusveien EGERSUND Lagård bo- og servicesenter Sjukehusveien 38 B 4373 EGERSUND Kjøkkenet på Lagård Sjukehusveien EGERSUND Legevakten Sjukehusveien EGERSUND Det tas forbehold om at det kan bli endringer i leveringssteder som følge av eventuelle organisatoriske endringer i Eigersund kommune. 10

11 4.7 Løsningsbeskrivelse, service m.m. I tabellen nedenfor skal tilbyderne redegjøre for hvordan de løser ulike forhold knyttet til de tjenestene som omfattes av rammeavtalen. Tilbyderne skal i kolonnen «Leverandørens kommentarer (forpliktende)» gi en beskrivelse av hvordan deres rutiner og løsninger er knyttet til det enkelte punkt. Hvis tilbyder benytter seg av et eget oppsett for å besvare punkt 1-9 nedenfor, skal det tydelig fremgå hvilket punkt som besvares. Nr. Beskrivelse Leverandørens kommentarer (forpliktende) 1 Tilbyder skal beskrive hvordan de vil implementere løsningen sin (oppstart, fremdrift osv.) for Eigersund kommune. Oppdragsgiver er opptatt av at overgangen fra dagens løsning til ny løsning skal skje på en mest mulig smidig og effektiv måte. 11

12 2 Tilbyder skal vedlikeholde tekstiler og skifte disse ut ved slitasje og unormal slitasje. Det skal i tilbudet beskrives hvilke rutiner tilbyder har knyttet til dette. Dette innebærer at det skal beskrives hva som regnes som unormal slitasje. Det skal også oppgis hvilken pris som faktureres for erstatning av tekstiler som ødelegges pga. unormal slitasje. Det skal i tilbudet beskrives hvilke rutiner og hvilke priser tilbyder har knyttet til arbeidstøy som forsvinner/svinn. Oppdragsgiver er opptatt av å holde en god oversikt knyttet til dette, og det skal derfor jevnlig kunne tas ut rapporter over dette. 12

13 3 Det skal hentes og leveres arbeidstøy ukentlig / 1-2 ganger pr. uke (etter avtale), på arbeidsstedene angitt i punkt 4.6. Ukedagen(e) skal være faste. Tilbyder skal beskrive hvordan dette løses, og det skal også beskrives hvordan dette løses ifm. for eksempel høytider, hvor den faste leveringsdagen kan falle på en helligdag. 13

14 4 Arbeidstøyet skal være personmerket med navn på den enkelte ansatte, eller på annen måte som identifiserer den enkelte ansatte. Dette skal bekreftes i tilbudet, samt at det skal redegjøres for hvilke rutiner og løsninger tilbyder har knyttet til dette. Oppdragsgiver vil til enhver tid også ha inne vikarer. Arbeidstøyet til vikarene skal ikke være merket med navn. Tilbyder skal i tilbudet redegjøre for hvordan praksis vil være i forhold til vikarer. 14

15 5 Endringer i bestillinger. Tilbydere skal beskrive hvilke løsninger de har ved korrigering av eventuelle feilbestillinger etc., samt rutiner ved bestilling av arbeidstøy til nytilsatte. 15

16 6 Kostnadskontroll og rapportering. Det skal i tilbudet beskrives hvilke løsninger tilbyder har for at oppdragsgiver enkelt skal kunne kontrollere kostnadene ved den enkelte enhet. Leverandør skal kunne levere rapporter med oversikt over kostnader pr. enhet, avvik (for eksempel svinn) pr. enhet etc. Tilbyder skal i tilbudet redegjøre for hvilke muligheter de tilbyr når det gjelder rapportering. 16

17 7 Alle tekstiler skal ved levering ha minst mulig prosent restfuktighet, slik at arbeidstøyet kan brukes umiddelbart, og/eller legges i garderobeskap uten skade eller ubehag for oppdragsgiver. Tekstiler skal ved levering være rene, hele og uten krøller og skrukker. Tilbyder skal i tilbudet redegjøre for hvilken prosent restfuktighet (lavest mulig), de kan garantere at arbeidstøyet har. Tilbyder skal for øvrig redegjøre for hvilke rutiner de har knyttet til dette. 17

18 8 Hvis det av ulike årsaker oppstår problemer med leveranser i avtaleperioden, som for eksempel at: - Leverandøren ikke kan benytte seg av eget vaskeri. - Leverandøren ikke kan benytte seg av transport på vanlig måte. - M.m. skal det beskrives en reserveløsning for dette (for eksempel reservevaskeri). Reserveløsningene må beskrive hvordan slike tilfeller skal løses uten at det går utover oppdragsgiver. Reserveløsningene må tilfredsstille de samme krav som i dette konkurransegrunnlaget stilles til hovedleverandør. 18

19 9 Rutiner og priser hvis oppdragsgiver ikke leverer tøyet tilbake på avtalt måte. Det skal i tilbudet beskrives hvilke retningslinjer oppdragsgiver skal forholde seg til når brukt tøy legges i trallene for skittentøy. Oppdragsgiver mener her for eksempel forhold som at lommene på arbeidstøyet skal tømmes før det legges i trallen for skittentøy. Oppdragsgiver ønsker en mest mulig oversiktlig og enkel liste knyttet til dette. Videre skal det beskrives hvilke priser leverandør fakturerer hvis arbeidstøyet ikke leveres på den måten som er avtalt. Hvis oppdragsgiver leverer arbeidstøyet på riktig måte, skal det ikke faktureres for noe annet enn det som fremgår av prisskjemaet i vedlegg 2. Det skal i tilbudet oppgi alle forhold som kan medføre ekstra kostnader utover dette og pris ved slike hendelser. 19

20 4.8 Kvalitet I tabellen (Leverandørens kommentarer (forpliktende)) nedenfor skal tilbyderne redegjøre for kvaliteten på det arbeidstøyet som tilbys. Hvis tilbyder benytter seg av et eget oppsett for å besvare punkt kapittel 4.8 (Kvalitet), skal det tydelig fremgå hvilket punkt som besvares. Nr. Beskrivelse Leverandørens kommentarer (forpliktende) 1 Arbeidstøyet (kittel, bukse, legefrakker og kjøkkenklær) skal ha god passform og komfort. Tøyet som tilbys skal være i tråd med Øko-Tex standard 100. Dette skal bekreftes i tilbudet. Leverandøren må tilby en tekstilkvalitet med minst 35 % bomull. Tekstilkvaliteten skal beskrives i tilbudet. Arbeidsantrekket skal ivareta personlig komfort, evne til å oppta fuktighet/slippe ut fuktighet. Videre vektlegges god passform og være ergonomisk riktig i forhold til nevnte yrkesgruppe. Tekstilene skal ikke fremkalle allergiske reaksjoner hos brukerne (FOR ). Tekstilen skal være lettstelt i forhold til redusert etterbehandling i vaskeprosess. 20

21 5. KRAVSPESIFIKASJON Levering (leie), vask og transport av flattøy til ulike enheter i Helse- og omsorg 5.1 Omfang Det gjennomføres åpen anbudskonkurranse for inngåelse av rammeavtale for levering (leie), vask og transport av flattøy til ulike enheter i Helse- og omsorgsavdelingen i Eigersund kommune. For nærmere oversikt over hvilke konkrete produkter oppdragsgiver har behov for innen kategorien flattøy, henvises det til prisskjemaet i vedlegg 3. Flattøyet skal leveres på traller (overtrukket med plast) til de ulike enhetene/etasjene på Lagårds-området. Oppdragsgiver sitt personale legger selv flattøyet inn på lintøyrommet. Det skal leveres rent flattøy / hentes skittent flattøy 1-2 ganger pr. uke (etter avtale). 5.2 Beskrivelse av flattøyet Tilbyders sortiment skal være i tråd med enhver tids gjeldende Norsk Standard for helsevesen. 5.3 Krav til vask, rutiner m.m. Leverandøren skal til enhver tid følge bransjestandarden «Smittevern for vaskerier som behandler tekstiler til helseinstitusjoner» og annet relevant regelverk knyttet til vask av tøy (temperatur, lengde på vask etc.). Det skal i tilbudet bekreftes at nevnte standard og annet aktuelt regelverk/lovverk følges, og hvilke rutiner tilbyder har for å sikre seg at disse følges. Tekstiler med flekker (dårlig vaskeresultat), returneres i egen sekk levert av leverandør, for omvask uten kostnader for oppdragsgiver. Skader påført tekstiler under vaskeprosessen, er leverandørens ansvar og kostnad. Alt transportutstyr som traller, biler og sekker skal rengjøres og desinfiseres av leverandør (iht. hygieniske krav og retningslinjer for behandling av tekstiler som benyttes i helseinstitusjoner). Pakkseddel i samsvar med innhold skal følge hver levering. All nødvendig emballasje i forbindelse med levering av denne tjenesten (traller, tralletrekk, vogner, sekker m.m.) skal holdes av leverandøren, uten kostnad for oppdragsgiver. 21

22 5.4 Opplæring og veiledning Leverandør skal kostnadsfritt gi opplæring/veiledning knyttet til avtalen, til ansatte ved de aktuelle enheter, ved behov. Hvis oppdragsgiver mener det er behov for å avholde informasjons/statusmøter underveis i avtaleperioden, så plikter leverandør (kostnadsfritt) å møte på dette. 5.5 Leveringssteder Det skal leveres flattøy til følgende enheter i Eigersund kommune: Leveringssteder Lagård 2-VEST Lagård 3-ABC Lagård bo- og servicesenter Lagård kjøkken Legevakten Adresse Sjukehusveien 38, 4373 EGERSUND Sjukehusveien 38, 4373 EGERSUND Sjukehusveien 38 B, 4373 EGERSUND Sjukehusveien 38, 4373 EGERSUND Sjukehusveien 38, 4373 EGERSUND Det tas forbehold om at det kan bli endringer i leveringssteder som følge av eventuelle organisatoriske endringer i Eigersund kommune. 5.6 Løsningsbeskrivelse, service m.m. I tabellen nedenfor skal tilbyderne redegjøre for hvordan de løser ulike forhold knyttet til de tjenestene som omfattes av rammeavtalen. Tilbyderne skal i kolonnen «Leverandørens kommentarer (forpliktende)» gi en beskrivelse av hvordan deres rutiner og løsninger er knyttet til det enkelte punkt. Hvis tilbyder benytter seg av et eget oppsett for å besvare punkt 1-8 nedenfor, skal det tydelig fremgå hvilket punkt som besvares. 22

23 Nr. Beskrivelse Leverandørens kommentarer (forpliktende) 1 Tilbyder skal beskrive hvordan de vil implementere løsningen sin (oppstart, fremdrift osv.) for Eigersund kommune. Oppdragsgiver er opptatt av at overgangen fra dagens løsning til ny løsning skal skje på en mest mulig smidig og effektiv måte. 23

24 2 Tilbyder skal vedlikeholde tekstiler og skifte disse ut ved slitasje og unormal slitasje. Det skal i tilbudet beskrives hvilke rutiner tilbyder har knyttet til dette. Dette innebærer at det skal beskrives hva som regnes som unormal slitasje. Det skal også oppgis hvilken pris som faktureres for erstatning av tekstiler som ødelegges pga. unormal slitasje. Det skal i tilbudet beskrives hvilke rutiner og hvilke priser tilbyder har knyttet til flattøy som forsvinner/svinn. Oppdragsgiver er opptatt av å holde en god oversikt knyttet til dette, og det skal derfor jevnlig kunne tas ut rapporter over dette. 24

25 3 Det skal leveres rent flattøy / hentes skittent flattøy 1-2 ganger pr. uke, på arbeidsstedene angitt i punkt 5.5. Ukedagene skal være faste. Tilbyder skal beskrive hvordan dette løses, og det skal også beskrives hvordan dette løses ifm. for eksempel høytider, hvor den faste leveringsdagen kan falle på en helligdag. Flattøyet skal leveres på traller (overtrukket med plast) til de aktuelle enhetene/etasjene som har bestilt. Skittent flattøy skal legges i sekker av oppdragsgivers personale og plasseres på tøyrom/søppelrom for henting. Dette hentes deretter av leverandør. 25

26 4 Endringer i bestillinger. Tilbydere skal beskrive hvilke løsninger de har ved korrigering av eventuelle feilbestillinger etc. 26

27 5 Kostnadskontroll og rapportering. Det skal i tilbudet beskrives hvilke løsninger tilbyder har for at oppdragsgiver enkelt skal kunne kontrollere kostnadene ved den enkelte enhet. Leverandør skal kunne levere rapporter med oversikt over kostnader pr. enhet, avvik pr. enhet (for eksempel svinn) etc. Tilbyder skal i tilbudet redegjøre for hvilke muligheter de tilbyr når det gjelder rapportering. 27

28 6 Alle tekstiler skal ved levering ha minst mulig prosent restfuktighet, slik at det kan brukes umiddelbart. Tekstiler skal ved levering være rene, hele og uten krøller og skrukker. Tilbyder skal i tilbudet redegjøre for hvilken prosent restfuktighet (lavest mulig), de kan garantere at flattøyet har. Tilbyder skal for øvrig redegjøre for hvilke rutiner de har knyttet til dette. 28

29 7 Hvis det av ulike årsaker oppstår problemer med leveranser i avtaleperioden, som for eksempel at: - Leverandøren ikke kan benytte seg av eget vaskeri. - Leverandøren ikke kan benytte seg av transport på vanlig måte. - M.m. skal det beskrives en reserveløsning for dette (for eksempel reservevaskeri). Reserveløsningene må beskrive hvordan slike tilfeller skal løses uten at det går utover oppdragsgiver. Reserveløsningene må tilfredsstille de samme krav som i dette konkurransegrunnlaget stilles til hovedleverandør. 29

30 8 Rutiner og priser hvis oppdragsgiver ikke leverer flattøyet tilbake på avtalt måte. Det skal i tilbudet beskrives hvilke retningslinjer oppdragsgiver skal forholde seg til når brukt flattøy (skittentøy) skal returneres. Oppdragsgiver ønsker en mest mulig oversiktlig og enkel liste knyttet til dette. Videre skal det beskrives hvilke priser leverandør fakturerer hvis flattøyet ikke leveres på den måten som er avtalt. Hvis oppdragsgiver leverer flattøyet på riktig måte, skal det ikke faktureres for noe annet enn det som fremgår av prisskjemaet i vedlegg 3. Det skal i tilbudet oppgi alle forhold som kan medføre ekstra kostnader utover dette og pris ved slike hendelser. 30

31 5.7 Kvalitet I tabellen (Leverandørens kommentarer (forpliktende)) nedenfor skal tilbyderne redegjøre for kvaliteten på det flattøyet som tilbys. Hvis tilbyder benytter seg av et eget oppsett for å besvare kapittel 5.7 (Kvalitet), skal det tydelig fremgå hvilket punkt som besvares. Nr. Beskrivelse Leverandørens kommentarer (forpliktende) 1 Flattøyet som tilbys skal være i tråd med Øko- Tex standard 100. Dette skal bekreftes i tilbudet. Tekstilene skal ikke fremkalle allergiske reaksjoner hos brukerne (FOR ). Tekstilen skal være lettstelt i forhold til redusert etterbehandling i vaskeprosess. For mer detaljert oversikt over krav til kvalitet på de enkelte tekstilene, henvises det til vedlegg 3 (prisskjema). Hvis kvaliteten på det flattøyet som tilbys, avviker fra det som fremgår av vedlegg 3, må det oppgis hvilken alternativ kvalitet som tilbys. 31

32 6. KVALIFIKASJONSKRAV Minimumskrav som stilles for at tilbyderen skal kunne delta i konkurransen. Kravene skal sikre at leverandørene er egnet til å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene. Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn på betaling av skatter og avgifter. Leverandøren skal oppfylle myndighetspålagte krav om HMS. Det kreves at leverandøren har et lovlig etablert foretak. Leverandøren må ha en finansiell stilling som gjør han i stand til å gjennomføre leveransen i hele avtaleperioden. Tjenesteyter må ha solid erfaring fra tilsvarende arbeid innenfor helse- og omsorgssektoren. Dokumentasjonskrav: Skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt skal vedlegges tilbudet. Skatteattestene må ikke være eldre enn 6 mnd. fra innleveringsfristen for tilbudet. Tilbyder skal legge ved tilbudet en egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller vil oppfylle ved en eventuell tildeling av kontrakt, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS). Vedlegg 3 kan fylles ut. Firmaattest. Foretakets årsregnskap eller utdrag fra dette. Oversikt over foretakets viktigste leveranser de siste 3 årene, inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker. Oppdragsgiver kan foreta en kredittvurdering fra en offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon. 7. TILDELINGSKRITERIER Etter at kvalifikasjonene (jf. kap. 5) til de leverandørene som ikke er avvist er vurdert, vil tildeling av kontrakt skje på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige. Kriteriene for valg av tilbud er: Pris (40 %) Løsningsbeskrivelse, service m.m. (40 %) Kvalitet (20 %) Pris (40 %) Priser eks. MVA skal oppgis i vedlegg 2 og/eller vedlegg 3. De prisene som oppgis i vedlegg 2 og/eller 3 skal være inkludert alle leverandørens aktuelle kostnader i forbindelse med arbeidet, som implementering av avtale, oppstart, gebyrer, levering, emballasje, tralletrekk, reisekostnader, produksjon/utleie av arbeidstøyet, montering av 32

33 skiftskap, leie/levering av skiftskap, leie/levering av skittentøystraller, frakt, godtgjørelser og alle andre kostnadselementer. I tillegg til de prisene som oppgis i vedlegg 2 og/eller vedlegg 3, skal det i tilbudet vedlegges en prisliste over øvrige varer/tjenester som leverandøren tilbyr. For eksempel andre typer arbeidstøy/flattøy, andre farger etc. Denne prislisten vil ikke være en del av evaluering av pris, men oppdragsgiver skal ha anledning til å benytte seg av varene/tjenestene som fremgår av prislisten, til oppgitt pris. Løsningsbeskrivelse, service m.m. (40 %) Dette tildelingskriteriet vil bli evaluert ved at det vil bli foretatt en skjønnsmessig vurdering av tilbyders løsningsbeskrivelse, service m.m., med utgangspunkt i den beskrivelsen og dokumentasjonen som er vedlagt tilbudet, knyttet til kapittel 4.7 og/eller 5.6 løsningsbeskrivelse, service m.m. Kvalitet (20 %) Dette tildelingskriteriet vil bli evaluert ved at det vil bli foretatt en skjønnsmessig vurdering av tilbudets beskrivelse av arbeidstøyets kvalitet, med utgangspunkt i den beskrivelsen og dokumentasjonen som er vedlagt tilbudet, knyttet til kapittel 4.8 og/eller 5.7 kvalitet. 33

34 8 STANDARD KONTRAKTSVILKÅR 8.1 Endringer, tillegg m.v. Endringer, tillegg m.v. til denne avtale skal være skriftlig. Vesentlige endringer godtas ikke. 8.2 Forholdet til tredjemann Det er ikke adgang til å overføre rettigheter eller plikter etter denne avtale til tredjemann uten skriftlig samtykke fra den annen part. Leverandøren plikter å sørge for at kommunen får de samme rettigheter overfor underleverandører eller andre som deltar i oppfyllelsen av leveranse iht. denne avtale, og at disse blir pålagt de forpliktelser som fremgår av denne avtale, inkludert de dokumenter som er nevnt i denne avtale. 8.3 Dokumentrang Dersom avtaledokumentet inneholder bestemmelser som strider mot hverandre, skal dokumentene gjelde i denne rekkefølge: Skriftlige endringer til kontrakten Kontrakten Konkurransegrunnlaget Tilbudet fra leverandøren 8.4 Taushetsplikt Leverandøren og dennes personale skal følge de samme regler som gjelder for kommunens personale i forbindelse med sikring av konfidensiell informasjon. Det forventes ellers høy etisk standard på det personell som benyttes til å gjennomføre oppdrag for kommunen. 8.5 Fakturerings- og betalingsbetingelser Betalingsbetingelser er 30 dager etter at korrekt faktura er mottatt. Det skal ikke beregnes noen form for gebyrer eller tillegg. Eventuell morarente beregnes iht. forsinkelsesrenteloven. Faktura skal henvise til gjeldende avtale. Faktura skal være oversiktlig slik at det er lett å kontrollere at kommunen har fått avtalte priser. Faktura skal sendes elektronisk via vår meldingssentral. Betaling skal anses å være foretatt når kommunen har innlevert betalingsoppfordring/- anmodning til bank/post. 8.6 Prisjusteringer Fastprisen og timeprisene er bindende, med mindre helt spesielle forhold ved oppdraget/arbeidet tilsier nærmere forhandlinger. 34

35 Prisene skal være faste i ett år regnet fra avtaleinngåelsen. Deretter kan prisene justeres årlig iht siste tilgjengelige KPI fra SSB for siste 12 måneder. Prisøkning skal varsles skriftlig minst en måned i forveien, og begrunnes med økning i KPI. 8.7 Oppsigelse Oppdragsgiver har rett til å si opp avtalen med minimum seks måneders skriftlig varsel. Ved vesentlig mislighold fra en av avtalepartene kan avtalen skriftlig sies opp med én måneds varsel for begge parter. Dersom det i avtaleperioden oppstår forhold som gjør avtalen urimelig for en av partene, kan det kreves forhandlinger om revidering eller oppsigelse av avtalen for gjenværende avtaleperiode. 8.8 Tvister Dersom det oppstår tvister mellom partene om tolkninger eller rettsvirkninger av kontrakten, skal tvisten søkes løst ved forhandlinger. Fører slike forhandlinger ikke frem kan enhver av partene bringe saken inn for de ordinære domstoler. Verneting er Dalane tingrett. 8.9 Bruk av utenlandsk arbeidskraft Leverandøren er ansvarlig for å sette seg inn i og overholde de lover og regler som gjelder for bruk av utenlandsk arbeidskraft Lønns- og arbeidsforhold Leverandøren skal sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos eventuelle underleverandører ikke har dårligere lønns- og arbeidsforhold enn det som følger av tariffavtaler, regulativ eller det som er normalt for aktuelt sted og yrke. Dette gjelder for alle ansatte som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten. (ILO-konvensjon nr 94.) Leverandøren skal på anmodning legge fram dokumentasjon på de lønns- og arbeidsvilkår som gjelder. Dokumentasjonsplikten omfatter også underleverandører Forsikring Leverandørens forsikring skal dekke eventuelle uhell under transport. 35

36 Vedlegg 1 Det inngis tilbud på følgende del av anbudskonkurransen: Sett kryss: Leie/levering, vask og transport av arbeidstøy Leie/levering, vask og transport av flattøy Firmaopplysninger Navn: Adresse: Kontaktperson ifm. anbud: Telefonnummer: Epost-adresse: Organisasjonsnummer: Vi viser til mottatt konkurransegrunnlag. Vi ønsker herved å inngi et komplett tilbud i henhold til de forutsetninger som er gitt i konkurransegrunnlaget. Tilbudet leveres uten forbehold. Vi tar følgende forbehold: Referanse konkurranse- Beskrivelse av forbehold Årsak til forbehold Konsekvenser for ytelser, pris, risiko, fremdrift m.v. grunnlaget Med vennlig hilsen (signatur) Navn og tittel: Dato: 36

37 Prisskjema - arbeidsklær Vedlegg 2 A) Plagg B) Est. antall vask / leveringer pr. år Kittel hvit, unisex Bukse Mørkeblå, unisex Bukse Hvit, unisex Legefrakker, hvit 830 Kjøkkenklær Kokkejakke, hvit 2400 Kjøkkenklær Kokkebukse, svart/hvitrutete 2400 Kjøkkenklær Forstykke/forkle, svart. Langt og uten smekke. SUM TOTALT 2400 C) Pris pr. vask / levering, eks. MVA D) Totalpris eks. MVA (B * C) Alle (tomme) hvite felter i skjemaet ovenfor skal fylles ut. Prisene skal oppgis eks. MVA. Prisene som oppgis i skjemaet ovenfor skal være inkludert alle leverandørens aktuelle kostnader i forbindelse med arbeidet, som implementering av avtale, oppstart, gebyrer, levering, emballasje, tralletrekk, reisekostnader, produksjon/utleie av arbeidstøyet, montering av skiftskap, leie/levering av skiftskap, leie/levering av skittentøystraller, frakt, godtgjørelser og alle andre kostnadselementer. Det skal i utgangspunktet ikke faktureres for andre varer/tjenester enn det som fremgår av prisskjemaet ovenfor. Fakturering som oppstår når oppdragsgiver ikke leverer arbeidstøyet på avtalt måte, skal redegjøres for i tilbudet. Det henvises i den forbindelse til kapittel 4.7 i dette konkurransegrunnlaget. I tillegg til de prisene som er oppgitt i skjemaet ovenfor, skal det sammen med tilbudet vedlegges en prisliste over øvrige varer/tjenester som leverandøren tilbyr. For eksempel andre typer arbeidstøy, andre farger etc. Denne prislisten vil ikke være en del av evaluering av pris, men oppdragsgiver skal ha anledning til å benytte seg av varene/tjenestene som fremgår av prislisten, til oppgitt pris. 37

38 Prisskjema - flattøy Vedlegg 3 A - Plagg B - Kvalitet C -Størrelse D - Estimert antall vask / leveringer pr. år Dynetrekk 50 % bomull / 50 % polyester Putetrekk 50 % bomull / 50 % polyester Laken standard 50 % bomull / 50 % polyester Laken stretch standard 95 % bomull / 5 % estelan 3900 Stor og liten 6700 Silkelaken 65 Dyne Pute Pute Fyll: 100 % polyester. Trekk: 35 % bomull / 65 % polyester Fyll: 100 % polyester. Trekk: 35 % bomull / 65 % polyester Fyll: 100 % polyester. Trekk: 35 % bomull / 65 % polyester 550 Liten Stor 800 Stikklaken 100 % bomull 2800 Vaskeklut 100 % bomull Pasientskjorte 50 % bomull / 50 % polyester Pasientbukse 50 % bomull / 50 % polyester S-M-L-XL S-M-L-XL 2700 Nylonskinn 1/1 50 Tøyservietter 100 % bomull 50 cm * 50 cm Kjøkkenhåndkle 100 % bomull 7500 Frotte-håndkle 100 % bomull Liten Frotte-håndkle 100 % bomull Stor 5000 E - Pris pr. vask / levering, eks. MVA F - Totalpris eks. MVA (D * E) 38

39 Støvklut-poser Truser (dame) 100 % bomull S-M-L-XL 5000 Truser (herre) 100 % bomull S-M-L-XL 1000 Herreunderbukse 100 % bomull Lang 30 Herrebenklær 100 % bomull S-M-L-XL 30 Singlet 100 % bomull S-M-L-XL 7300 Undertrøye, unisex (lang arm) 100 % bomull S-M-L-XL 100 Pyjamas 100 % bomull S-M-L-XL 70 T-skjorte 100 % bomull S-M-L-XL 2000 Kladder 100 % bomull 2500 Spisesmekker Stor 3500 Slyngeteppe - voksen 100 % bomull 1000 Stellefrakk (blå) One-size 4200 Dynetrekk - flammehemmet Dyne flammehemmet Putetrekk flammehemmet Pute flammehemmet Laken flammehemmet Overmadrass - enkel SUM TOTALT Alle (tomme) hvite felter i skjemaet ovenfor skal fylles ut. Prisene skal oppgis eks. MVA. Prisene som oppgis i skjemaet ovenfor skal være inkludert alle leverandørens aktuelle kostnader i forbindelse med arbeidet, som implementering av avtale, oppstart, gebyrer, levering, emballasje, tralletrekk, reisekostnader, produksjon/utleie av flattøyet, frakt, godtgjørelser og alle andre kostnadselementer. Det skal i utgangspunktet ikke faktureres for andre varer/tjenester enn det som fremgår av prisskjemaet ovenfor. Fakturering som oppstår når oppdragsgiver ikke leverer arbeidstøyet på avtalt måte, skal redegjøres for i tilbudet. Det henvises i den forbindelse til kapittel 5.6 i dette konkurransegrunnlaget. I tillegg til de prisene som er oppgitt i skjemaet ovenfor, skal det sammen med tilbudet vedlegges en prisliste over øvrige varer/tjenester som leverandøren tilbyr. For eksempel andre 39

40 typer flattøy etc. Denne prislisten vil ikke være en del av evaluering av pris, men oppdragsgiver skal ha anledning til å benytte seg av varene/tjenestene som fremgår av prislisten, til oppgitt pris. 40

41 Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet Vedlegg 4 Denne bekreftelsen gjelder: Firma Adresse Postnr./-sted Land * Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstille kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl.res. av 6. desember 1996 nr i medhold av lov av 4. februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø m.v. Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretagelse av helse, miljø og sikkerhet. Daglig leder (sign.) Dato: Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Representant for de ansatte (sign.) Dato: *) For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Det bekreftes med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. av 6. desember 1996 i medhold av lov av 4 februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø mv. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Forpliktende underskrift Daglig leder (sign.) Dato: 41