Åpen anbudskonkurranse: Jobb- og språktreningsprosjekt. Tilbudsfrist: kl. 1200

Transkript

1 Åpen anbudskonkurranse: Jobb- og språktreningsprosjekt Tilbudsfrist: kl

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1.0 ANSKAFFELSENS FORMÅL 2.0 OMFANG OG KONTRAKTSVERDI 3.0 GENERELT OM KONKURRANSEN 3.1 Krav til tilbudet 3.2 Avtalens varighet 3.3 Prosedyre 3.4 Kunngjøring 3.5 Kontaktperson 3.6 Innlevering av tilbud 3.7 Vedståelsesfrist 3.8 Rettelser/spørsmål 3.9 Underleverandører 3.10 Offentlighet 3.11 Skatteattester og HMS-erklæring 3.12 Forbehold 4.0 KRAVSPESIFIKASJON 5.0 KVALIFIKASJONSKRAV 6.0 TILDELINGSKRITERIER 7.0 STANDARD KONTRAKTSVILKÅR 7.1 Endringer, tillegg m.v. 7.2 Forholdet til tredjemann 7.3 Dokumentrang 7.4 Taushetsplikt 7.5 Leveringsbetingelser 7.6 Fakturerings- og betalingsbetingelser 7.7 Prisjusteringer 7.8 Oppsigelse 7.9 Forsikring 7.10 HMS 7.11 Kvalitet, reklamasjoner 7.12 Tvister VEDLEGG Vedlegg 1 Vedlegg 2 Vedlegg 3 Tilbudsbrev Prisskjema HMS egenerklæring 2

3 1. ANSKAFFELSENS FORMÅL Eigersund kommune (heretter kalt Oppdragsgiver) innbyr til åpen anbudskonkurranse for gjennomføring av et jobb- og språktreningsprosjekt. Formålet er å inngå en avtale for 1 år, med mulighet for forlengelse i år. Oppdragsgiver ønsker å inngå avtale med 1 leverandør som innehar kompetanse på aktuell tjeneste. 2. OMFANG OG KONTRAKTSVERDI Oppdragsgiver ved Flyktningetjenesten og Voksenopplæringssenteret vil prøve ut en modell for å sikre en bedre og raskere kvalifisering til arbeidslivet for bosatte flyktninger i kommunen. Målet for prosjektet er å styrke språktreningen for flyktningene, bedre omdømme for denne gruppen, styrke integreringsprosessen og å gi arbeidstrening. Modellen består i å danne et arbeidslag som skal utføre vedlikehold og annet forefallende arbeid. Arbeidslaget skal ikke ta betalt for det arbeidet som utføres. Eventuelle kostnader til materiell dekkes av kunden som har bestilt oppdraget. Arbeidslaget kan utføre oppdrag for flyktningetjenesten i forbindelse med bosetting av flyktninger, for oppdragsgiver, for frivillige lag og foreninger, for næringsdrivende og for private. Det skal etableres en ordning med en arbeidsleder som tar i mot og koordinerer jobboppdrag, organiserer transport, har nødvendig verktøy til å utføre oppdragene og som har kompetanse til å utføre og lede arbeidet. Arbeidslederen må ha nødvendig tid til også å drive med språktrening. Flyktningetjenesten og voksenopplæringssenteret vil i samarbeid plukke ut aktuelle kandidater som skal delta i arbeidslaget. Estimert verdi på årlig drift av arbeidslaget inklusiv bil og verktøy er ca. kr ,- til kr ,- eks. mva. Samlet verdi på avtalen, inkludert opsjon, vil da være i størrelsesorden kr ,- til kr ,- eks. mva. Beløpet er veiledende og medfører ingen rettigheter for leverandør eller forpliktelse for kommunen. Oppdragsgiver må gi skriftlig melding til leverandøren hvis de ønsker å benytte seg av opsjonen innen tre 3 måneder før avtaleperiodens utløp. 3. GENERELT OM KONKURRANSEN 3.1 Krav til tilbudet Tilbyder skal utarbeide et skriftlig tilbud med dokumentasjon iht. de krav som er spesifisert i dette konkurransegrunnlaget. Mangelfulle tilbud kan bli forkastet. Tilbudet skal følge denne rekkefølgen: 1. Tilbudsbrevet i Vedlegg 1 med leverandøropplysninger og eventuelle forbehold av ikke vesentlig karakter, samt signaturen til bemyndiget person. 2. Prisskjemaet i vedlegg 2 3. HMS egenerklæring (vedlegg 3 kan benyttes). 4. Skatteattester (skatt + mva). 5. Firmaattest. 3

4 6. Regnskap. 7. Øvrig dokumentasjon som fremgår av kvalifikasjonskrav (kapittel 5) og tildelingskriterier (kapittel 6) Det gis ikke anledning til å inngi alternative tilbud. Tilbudsspråket skal være norsk. Alle kostnader forbundet med tilbudsprosessen skal i sin helhet dekkes av den enkelte tilbyder. Det gjøres oppmerksom på at manglende dokumentasjon vil kunne føre til avvisning av tilbud. Avvisningsreglene knyttet til offentlige anskaffelser finnes i Forskrift til lov om offentlige anskaffelser til 11-11, og tilbydere oppfordres til å gjøre seg kjent med disse. 3.2 Avtalens varighet Avtalen skal gjelde for ett år fra planlagt avtaleinngåelse til , med mulighet for forlengelse i år. Det tas forbehold om at eventuelle endringer av budsjett og økonomiplan i kontraktsperioden, eller endring i kommunal organisering, kan medføre endringer i forventet samlet verdi på avtalen, jfr. kapittel 2. Det henvises i den forbindelse til bestemmelser i punkt 7.8 i Standard kontraktsvilkår, vedrørende oppsigelse av avtale. 3.3 Prosedyre Konkurransen baseres på prosedyren Åpen anbudskonkurranse, jf Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 med tilhørende Forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 del I og II. Oppdragsgiver vurderer at anskaffelsen er en uprioritert tjeneste, jfr. opplistingen i vedlegg 5 og 6 i FOA, og derfor benyttes bestemmelsene i del II i FOA. 3.4 Kunngjøring Konkurransen utlyses i Doffin. Konkurransegrunnlag og andre aktuelle dokumenter vil også bli lagt ut på Doffin. 3.5 Kontaktperson Oppdragsgivers kontaktperson i anskaffelsesprosessen er: Navn: Jan Henning Kristensen, økonomirådgiver Telefon: E-post: jan.henning.kristensen@eigersund.kommune.no All kommunikasjon ifm. konkurransen skal rettes per til kontaktpersonen. 4

5 3.6 Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres i ett eksemplar i lukket, nøytral konvolutt og merkes Tilbud på Jobbog språktreningsprosjekt. Innlevering kan skje per post eller ved direkte oppmøte. Innleveringsfrist: kl Innleveringsadresse: Eigersund kommune Økonomiavdelingen v/ Jan Henning Kristensen Postboks Egersund Innleveringssted: Bøckmansgt 2 (Rådhuset), 3. etj. Att. Jan Henning Kristensen. For sent innleverte tilbud vil bli avvist. Tilbud på e-post/fax aksepteres ikke. Det vil ikke finne sted offentlig åpning av tilbudene. 3.7 Vedståelsesfrist Tilbyder skal vedstå seg sitt tilbud i tre måneder fra innleveringsdato. 3.8 Rettelser/spørsmål Innen tilbudsfristens utløp har kommunen rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Eventuelle endringer skal umiddelbart legges ut på Doffin, slik at de er tilgjengelige for alle som har meldt seg som interessenter i anbudskonkurransen. Tilbydere oppfordres til umiddelbart å informere oppdragsgiver dersom det oppdages feil eller mangler i konkurransegrunnlaget. Eventuelle spørsmål til konkurransegrunnlaget eller andre forhold knyttet til anbudskonkurransen skal stilles skriftlig til kontaktperson senest kl Spørsmål etter dette tidspunktet er ikke garantert svar. Pga. ferieavvikling vil ikke spørsmål bli besvart før i uke 33. Dersom rettelser, suppleringer, eller endringer kommer så sent at det er vanskelig for leverandør å ta hensyn til det i tilbudet, vil oppdragsgiver fastsette en forholdsvis forlengelse av innleveringsfristen. 3.9 Underleverandører Bruk av eventuelle underleverandør(er) må fremgå av tilbudet. Det må angis hvor stor del av oppdraget som vil tildeles underleverandør. Ved bruk av underleverandør vil Oppdragsgiver forholde seg til hovedleverandøren. Underleverandøren må oppfylle de samme krav som stilles til hovedleverandøren. Bruk av underleverandør fritar ikke hovedleverandøren for ansvar etter rammeavtalen Offentlighet Oppdragsgiver følger Offentlighetsloven mht til innsyn i tilbud og protokoll ( 23 tredje ledd) og meroffentlighet ( 11). Opplysninger som er underlagt taushetsplikt i medhold av lov eller forskrift er imidlertid unntatt offentlighet, som Fvl 13 og FOA 3-6. Tilbyder bes angi hvilke opplysninger i sitt tilbud som de mener skal unntas offentlighet, jf pkt 3.7. Oppdragsgiver vil imidlertid gjøre en selvstendig vurdering mht offentlighet. 5

6 3.11 Skatteattester og HMS-erklæring Sammen med tilbudet skal det vedlegges skatteattest for skatt og merverdiavgift (se kapittel 5 kvalifikasjonskrav). Skatteattestene skal ikke være eldre enn 6 måneder fra innleveringsfristen av tilbudet. Det fremgår av Forskrift om offentlige anskaffelser annet ledd bokstav f, at oppdragsgiver kan avvise leverandører som ikke har oppfylt sine forpliktelser vedrørende innbetaling av skatter og avgifter i samsvar med lovbestemmelser. Dette betyr at oppdragsgiver har anledning til å avvise leverandører hvis skatteattestene viser restanser, men at det vil bli gjort en konkret vurdering i hvert enkelt tilfelle Forbehold Dersom leverandøren tar forbehold eller har avvik mot deler av konkurransegrunnlaget, skal forbeholdene og avvikene beskrives entydig og presist i tilbudet, slik at det ikke kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes. Forbehold kan beskrives i vedlegg 1, eventuelt som et eget vedlegg til tilbudet. Forbehold eller avvik må referere til et konkret punkt i konkurransegrunnlaget. Forbehold eller avvik som ikke er beskrevet på en slik måte som i forrige avsnitt vil ikke bli tatt hensyn til, med mindre det er åpenbart at leverandør har ment å ta et forbehold eller gjøre et avvik, og dette blir oppdaget av oppdragsgiver ved gjennomgangen av tilbudet. Det forutsettes at oppdragsgiver kan vurdere forbeholdene uten kontakt med leverandør. Oppdragsgiver oppfordrer leverandør til å inngi tilbud uten forbehold eller avvik. Vesentlige forbehold eller vesentlige avvik kan føre til avvisning av tilbudet. Henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold i den grad de avviker fra foreliggende krav og kontraktsbestemmelser. Slike forbehold vil kunne føre til avvisning. 4.0 KRAVSPESIFIKASJON Oppdragsgiver ved flyktningetjenesten og voksenopplæringen vil prøve ut en modell for å sikre en bedre og raskere kvalifisering til arbeidslivet for bosatte flyktninger i kommunen. Målet for prosjektet er å styrke språktreningen for flyktningene, bedre omdømme for denne gruppen, styrke integreringsprosessen og å gi arbeidstrening. Modellen består i å danne et arbeidslag som skal utføre vedlikehold og annet forefallende arbeid. Arbeidslaget skal ikke ta betalt for arbeidet som utføres. Eventuelle kostnader til materiell dekkes av kunden som har bestilt oppdraget. Eksempler på oppdrag: Arbeidslaget kan utføre praktisk arbeid for flyktningetjenesten i forbindelse med bosetting og flytting, for Eigersund kommune, for frivillige lag og foreninger, for næringsdrivende og for private. Deltakerne i arbeidslaget skal ha arbeidstid mellom klokken 0830 og 1400, fem dager per uke. Innenfor denne tiden må det avsettes tid til å drive språktrening på norsk. Arbeidsleder jobber med prosjektet på heltid, 7½ time pr dag. Ved arbeidsleders fravær, må tilbyder sørge for kvalifisert vikar. Arbeidslaget følger vanlig arbeidsår. 6

7 Det skal etableres en ordning med en arbeidsleder som - leder arbeidslag med inntil fire minoritetsspråklige voksne om gangen - gir deltakerne muntlig trening i norske begreper knyttet til arbeidsliv - er aktiv i forhold til å skaffe oppdrag - har kontorarbeidsplass med telefon og e-post hos leverandør - tar i mot og koordinerer jobboppdrag - organiserer transport - har nødvendig verktøy til å utføre mindre vedlikeholdsoppdrag - ved større oppdrag, vil materiell og nødvendig utsyr måtte dekkes av den som har bestilt oppdraget - har kompetanse til å utføre og lede arbeidet 5. KVALIFIKASJONSKRAV Minimumskrav som stilles for at tilbyderen skal kunne delta i konkurransen. Kravene skal sikre at leverandørene er egnet til å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene. Krav: Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn på betaling av skatter og avgifter (se for øvrig kapittel 3.12). Leverandøren skal oppfylle krav om HMS. Det kreves at leverandøren har et lovlig etablert foretak. Leverandøren må ha en finansiell stilling som gjør han i stand til å gjennomføre leveransen i hele avtaleperioden. Erfaring fra utviklingsarbeid knyttet til å engasjere, utvikle og kvalifisere personer med ulik kompetanse og erfaringsbakgrunn. Dokumentasjon: Skatteattest for merverdiavgift og skatt, som ikke skal være eldre enn 6 måneder (se for øvrig kapittel 3.12). Tilbyder skal legge ved tilbudet en egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller vil oppfylle ved en eventuell tildeling av kontrakt, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS). Vedlegg 3 kan fylles ut. Firmaattest. Foretakets årsregnskap for 2015 eller utdrag fra dette. Dokumentasjon på erfaring knyttet til kvalifisering til arbeidsdeltakelse. Oppdragsgiver kan foreta en kredittvurdering fra en offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon. Vær oppmerksom på at manglende dokumentasjon gjør at oppdragsgiver kan få et mangelfullt grunnlag for å vurdere om kvalifikasjonskravene er oppfylt. Det kan medføre avvisning av leverandøren. 6. TILDELINGSKRITERIER Etter at kvalifikasjonene (jfr. kap. 5) til de leverandørene som ikke er avvist er vurdert, vil tildeling av kontrakt skje på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige. 7

8 Kriteriene for valg av tilbud er: Pris (70 %) Kvalitet og gjennomføring (30 %) Pris: Priser skal oppgis i vedlegg 2. Prisene skal oppgis eks. mva, men skal ellers inneholde alle aktuelle kostnader i forbindelse med arbeidet. Kvalitet og gjennomføring: Tilbyder skal sammen med tilbudet vedlegge en grundig bekrivelse/dokumentasjon over hvordan oppdraget er tenkt løst og gjennomført, basert på de krav og beskrivelser som fremgår av kapittel 4 (kravspesifikasjon). Tildelingskriteriet «Kvalitet og gjennomføring» vil bli evaluert ved at det blir foretatt en skjønnsmessig vurdering av den beskrivelse/dokumentasjon som er vedlagt tilbudet, knyttet til dette. 7.0 STANDARD KONTRAKTSVILKÅR 7.1 Endringer, tillegg m.v. Endringer, tillegg m.v. til denne avtale skal være skriftlig. Vesentlige endringer godtas ikke. 7.2 Forholdet til tredjemann Det er ikke adgang til å overføre rettigheter eller plikter etter denne avtale til tredjemann uten skriftlig samtykke fra den annen part. I denne anledning anses kommunen, kommunalt eide selskaper og selskaper/stiftelser som får sine vesentligste økonomiske bidrag fra kommunen som en enhet. Leverandøren plikter å sørge for at kommunen får de samme rettigheter overfor underleverandører eller andre som deltar i oppfyllelsen av leveranse iht. denne avtale, og at disse blir pålagt de forpliktelser som fremgår av denne avtale, inkludert de dokumenter som er nevnt i denne avtale. 7.3 Dokumentrang Dersom avtaledokumentet inneholder bestemmelser som strider mot hverandre, skal dokumentene gjelde i denne rekkefølge: Skriftlige endringer til avtaledokumentet Avtaledokumentet Konkurransegrunnlaget Tilbudet fra leverandøren Det er ikke tillatt for leverandøren å vedlegge egne salgsvilkår/kontraktsvilkår. I de tilfeller dette gjøres, gjelder Oppdragsgivers Standard kontraktsvilkår og øvrige krav og vilkår som følger av konkurransedokumentene fremfor leverandørens vilkår. 8

9 7.4 Taushetsplikt Leverandøren og dennes personale skal følge de samme regler som gjelder for kommunens personale i forbindelse med sikring av konfidensiell informasjon. Det forventes ellers høy etisk standard på det personell som benyttes til å gjennomføre oppdrag for kommunen. 7.5 Leveringsbetingelser Bil og utstyr skal tilfredsstille gjeldende lover og forskrifter. Arbeidsleder skal ha de kvalifikasjoner som er påkrevet i behovsspesifikasjonen. 7.6 Fakturerings- og betalingsbetingelser Betalingsbetingelser er 30 dager etter at korrekt faktura er mottatt. Det skal ikke beregnes noen form for gebyrer eller tillegg. Eventuell morarente beregnes iht. forsinkelsesrenteloven. Faktura skal henvise til gjeldende avtale. Faktura skal sendes elektronisk via vår meldingssentral. Betaling skal anses å være foretatt når kommunen har innlevert betalingsoppfordring/- anmodning til bank/post. 7.7 Prisjusteringer Prisen er bindende, med mindre helt spesielle forhold ved oppdraget/arbeidet tilsier nærmere forhandlinger. Prisen skal være fast i ett år regnet fra avtaleinngåelsen. Dersom avtalen forlenges, kan prisen justeres iht. siste tilgjengelige KPI fra SSB for siste 12 måneder. 7.8 Oppsigelse Dersom det i avtaleperioden oppstår forhold som gjør at en av partene må avslutte samarbeidet, kan avtalen sies opp med 6 måneders skriftlig varsel. Ved vesentlig mislighold fra leverandørens side, kan avtalen sies opp av Oppdragsgiver med umiddelbar virkning. 7.9 Forsikring Leverandøren skal ha nødvendige forsikringer HMS Leverandøren må rette seg etter de vernereglene og de internkontrollrutiner som er etablert på arbeidsstedene. Leverandøren har ansvar for å evaluere risiko, etablere rutiner, gjennomføre opplæring og sikre seg at de spesifikke vernetiltakene blir respektert og fulgt. Kommunen ønsker å benytte produkter og tjenester som er miljøvennlige, og ønsker derfor at leverandøren skal være ledende på dette området. Leverandøren skal sørge for at alle produkter og tjenester som er omfattet av denne avtalen ivaretar hensynet bak dette punktet Tvister Dersom det oppstår tvister mellom partene om tolkninger eller rettsvirkninger av kontrakten, skal tvisten søkes løst ved forhandlinger. Fører slike forhandlinger ikke frem kan enhver av partene bringe saken inn for de ordinære domstoler. Verneting er Dalane tingrett. 9

10 Vedlegg 1 Firmaopplysninger Navn: Adresse: Kontaktperson ifm. anbud: Telefonnr: Epost-adresse: Organisasjonsnr: Tilbudsbrev Jobb- og språktreningsprosjekt Dato: Vi viser til mottatt konkurransegrunnlag. Vi ønsker herved å inngi et komplett tilbud i henhold til de forutsetninger som er gitt i konkurransegrunnlaget. Tilbudet leveres uten forbehold. Vi tar følgende forbehold: Referanse konkurranse- Beskrivelse av forbehold Årsak til forbehold Konsekvenser for ytelser, pris, risiko, fremdrift m.v. grunnlaget Med vennlig hilsen (signatur) Navn og tittel: 10

11 Prisskjema Vedlegg 2 Tjeneste Pris eks. MVA Pris for hele oppdraget (1 år), i tråd med krav og beskrivelser som er gitt i dette konkurransegrunnlaget. Prisen skal inneholde alle aktuelle kostnader i forbindelse med oppdraget, som for eksempel lønn og sosiale utgifter knyttet til arbeidsleder, administrasjon, utgifter knyttet til bil/transport, kontorplass til arbeidsleder etc. 11

12 Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet Vedlegg 3 Denne bekreftelsen gjelder: Firma Adresse Postnr./-sted Land * Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstille kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl.res. av 6. desember 1996 nr i medhold av lov av 4. februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø m.v. Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretagelse av helse, miljø og sikkerhet. Daglig leder (sign.) Dato: Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Representant for de ansatte (sign.) Dato: *) For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Det bekreftes med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. av 6. desember 1996 i medhold av lov av 4 februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø mv. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Forpliktende underskrift Daglig leder (sign.) Dato: 12