VAREBIL MED PLAN (DOBBELCABIN) - VEI OG UTEMILJØ

Transkript

1 Åpen anbudskonkurranse VAREBIL MED PLAN (DOBBELCABIN) - VEI OG UTEMILJØ Eigersund kommune Teknisk avdeling Juni 2015

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1.0 ANSKAFFELSENS FORMÅL 2.0 OMFANG OG KONTRAKTSVERDI 3.0 GENERELT OM KONKURRANSEN 3.1 Krav til tilbudet 3.2 Prosedyre 3.3 Kontaktperson 3.4 Innlevering av tilbud 3.5 Vedståelsesfrist 3.6 Ytterligere opplysninger 3.7 Rettelser / spørsmål 3.8 Tilbakekall eller endring 3.9 Offentlighet 4.0 KRAVSPESIFIKASJON 4.1 Minstekrav, prøvekjøring m.m. 5.0 KVALIFIKASJONSKRAV 6.0 TILDELINGSKRITERIER 7.0 STANDARD KONTRAKTSVILKÅR 7.1 Endringer, tillegg m.v. 7.2 Forholdet til tredjemann 7.3 Dokumentrang 7.4 Taushetsplikt 7.5 Fakturerings- og betalingsbetingelser 7.6 Prisjusteringer 7.7 Levering 7.8 Forsinkelse 7.9 Miljø 7.10 Kvalitet, reklamasjoner 7.11 Tvister 7.12 Bruk av utenlandsk arbeidskraft 7.13 Lønns- og arbeidsforhold VEDLEGG Vedlegg 1 Vedlegg 2 Vedlegg 3 Vedlegg 4 Vedlegg 5 Firmaopplysninger/signering Prisskjema Skjema kravspesifikasjon Eventuelt ekstrautstyr Egenerklæring om HMS Side 2 av 14

3 1. ANSKAFFELSENS FORMÅL Eigersund kommune ved seksjon vei- og utemiljø innbyr til åpen anbudskonkurranse for kjøp av ny varebil med plan (dobbelcabin). Varebilen skal brukes til å frakte utstyr og personell. Seksjon vei- og utemiljø skal anskaffe to nye varebiler på samme tidspunkt. Disse er publisert i samme kunngjøring på Doffin, men det er utarbeidet eget konkurransegrunnlag for hver av disse. Det vil bli foretatt en separat evaluering for hver av de to varebilene, og varebilene kan bli anskaffet fra samme tilbyder eller fra to ulike tilbydere. Tilbydere kan velge å inngi tilbud på en eller begge varebilene. 2. OMFANG OG KONTRAKTSVERDI Anslått verdi på kjøp av varebil med plan (dobbelcabin) er ca. kr ,- eks. MVA. Beløpet er veiledende og medfører ingen rettigheter for leverandør eller forpliktelse for kommunen. Oppdragsgiver tar forbehold om at konkurransen kan avlyses dersom inngitte priser på varebilen overskrider økonomisk ramme for prosjektet. Dersom den økonomiske rammen overskrides i tilbudet, kan alternativt oppdragsgiver endre eller justere omfanget, eller ta ut en mindre del av oppdraget. Resterende tilbudspriser fra leverandøren skal stå ved lag. 3. GENERELT OM FORESPØRSELEN 3.1 Krav til tilbudet Tilbyder skal utarbeide et skriftlig tilbud med dokumentasjon iht. de krav som er spesifisert i dette dokumentet. Mangelfulle tilbud kan bli forkastet. Tilbudet skal følge denne rekkefølgen: 1. Tilbudsbrevet i Vedlegg 1 med leverandøropplysninger og eventuelle forbehold av ikke vesentlig karakter, samt signaturen til bemyndiget person. 2. Prisskjemaet i vedlegg Dokumentasjon av varebilens spesifikasjoner, jfr. krav i kapittel 4 - Kravspesifikasjon. Dette omfatter blant annet utfylling av skjema i vedlegg HMS egenerklæring (vedlegg 5 kan benyttes). 5. Skatteattester (skatt + mva). 6. Firmaattest. Tilbudsspråket skal være norsk. Alle kostnader forbundet med tilbudsprosessen skal i sin helhet dekkes av den enkelte tilbyder. Det gjøres oppmerksom på at manglende dokumentasjon vil kunne føre til avvisning av leverandør og/eller tilbud. Avvisningsreglene knyttet til offentlige anskaffelser finnes i Forskrift til lov om offentlige anskaffelser til 11-11, og tilbydere oppfordres til å gjøre seg kjent med disse. Side 3 av 14

4 3.2 Prosedyre Konkurransen baseres på prosedyren Åpen anbudskonkurranse, jf Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 med tilhørende Forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 del I og II. Konkurransen er publisert på Doffin. 3.3 Kontaktperson Oppdragsgivers kontaktperson i anskaffelsesprosessen er: Navn: Ellen Nilsen Skogen Telefon: Adresse: Rådhuset, 3. etasje (Bøckmansgt. 2) E-post: ellen.nilsen.skogen@eigersund.kommune.no 3.4 Innlevering av tilbud Tilbudet skal sendes eller leveres til kontaktpersonen og tilbudet skal merkes Tilbud på varebil med plan (dobbelcabin) - Vei- og utemiljø". Innleveringsadresse: Eigersund kommune Økonomiavdelingen v/ Ellen Nilsen Skogen Postboks Egersund Innleveringssted: Bøckmansgt 2 (Rådhuset), 3. etj. Att. Ellen Nilsen Skogen Innleveringsfrist: kl For sent innleverte tilbud vil bli avvist. Det vil ikke finne sted offentlig åpning av tilbudene. 3.5 Vedståelsesfrist Tilbyder skal vedstå seg sitt tilbud i tre måneder fra innleveringsdato. 3.6 Ytterligere opplysninger Ytterligere opplysninger om oppdraget kan fås ved henvendelse til oppdragsgivers kontaktperson. 3.7 Rettelser/spørsmål Innen tilbudsfristens utløp har kommunen rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Disse skal umiddelbart sendes samtlige som har mottatt konkurransegrunnlaget. Tilbydere oppfordres til umiddelbart å informere oppdragsgiver dersom det oppdages feil eller mangler i konkurransegrunnlaget. Eventuelle spørsmål til konkurransegrunnlaget skal stilles skriftlig til kontaktperson senest kl Spørsmål etter dette tidspunktet er ikke garantert svar. Dersom rettelser, suppleringer eller endringer kommer så sent at det er vanskelig for leverandør til å ta hensyn til det i tilbudet, vil oppdragsgiver fastsette en forholdsvis forlengelse av innleveringsfristen. Side 4 av 14

5 Opplysninger som kommunen gir på skriftlig forespørsel fra leverandører vil meddeles alle aktører via Doffin og/eller e-post 3.8 Tilbakekall eller endring Innleverte tilbud kan tilbakekalles eller endres innen tilbudsfristens utløp. Tilbakekall av tilbud skal skje skriftlig. Endring av tilbud er å betrakte som et nytt tilbud, og skal utformes og leveres i samsvar med retningslinjene i dette konkurransegrunnlaget Offentlighet Oppdragsgiver følger Offentlighetsloven mht til innsyn i tilbud og protokoll ( 23 tredje ledd) og meroffentlighet ( 11). Opplysninger som er underlagt taushetsplikt i medhold av lov eller forskrift er imidlertid unntatt offentlighet, som Fvl 13 og FOA KRAVSPESIFIKASJON 4.1 Minstekrav, prøvekjøring m.m. Tilbyder skal fylle ut vedlegg 3 med minstekrav for varebilen med plan. Vær oppmerksom på at minstekrav som ikke er oppfylt kan medføre avvisning av tilbudet. Forøvrig skal det vedlegges eller oppgis informasjon om følgende forhold: Tidspunkt for når varebilen kan være registrert og leveringstid fra bestilling skal oppgis. Disse opplysningene skal oppgis i vedlegg 2. Garantier skal oppgis Det skal i vedlegg 4 oppgis hvilket ekstrautstyr, utover minimumskravene i vedlegg 3, som (eventuelt) følger med varebilen og er inkludert i pristilbudet. Bilde av varebil med plan og øvrige standard opplysninger, som ikke fremgår av kravene i vedlegg 3. Ved behov vil prøvekjøring bli aktuelt. Det forutsettes at leverandører som leverer tilbud, kan stille varebil tilgjengelig for prøvekjøring i Eigersund kommune på kort varsel under hele vedståelsesperioden. 5. KVALIFIKASJONSKRAV Minimumskrav som stilles for at leverandøren skal kunne tildeles kontrakt: Leverandøren skal være à jour med innbetaling av myndighetspålagte skatter og avgifter. Leverandøren skal oppfylle myndighetspålagte krav om HMS Det kreves at leverandøren har et lovlig etablert foretak. Dokumentasjonskrav: Skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt (2 skjemaer) skal vedlegges tilbudet. Skatteattestene må ikke være eldre enn 6 mnd fra innleveringsfristen for tilbudet. Leverandøren skal legge ved tilbudet en egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller vil oppfylle ved en eventuell tildeling av kontrakt, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS). Firmaattest. Side 5 av 14

6 6 TILDELINGSKRITERIER Etter at kvalifikasjonene (jfr. kap. 5) er vurdert, vil oppdragsgiver vurdere tilbudene ut i fra følgende kriterier: Pris 60 % Kvalitet, funksjonalitet, leveringstid, ekstrautstyr m.m. 40 % Pris: Pris for varebil med plan skal oppgis eks mva., men forøvrig inkludert alle andre aktuelle kostnader (inkl. avgifter). Varebilen skal leveres i Eigersund kommune, og dette skal også være inkludert i prisen. Pris skal oppgis i vedlegg 2. Kvalitet, funksjonalitet, leveringstid, ekstrautstyr m.m.: Oppdragsgiver vil foreta en skjønnsmessig vurdering av tilbudt varebil med plan sin kvalitet og funksjonalitet, registrerings/-leveringstidspunkt m.m. i forhold til oppdragsgiver sitt behov, baser på tilsendt dokumentasjon som beskrevet i kapittel 4.1 (inkludert vedlegg 3 og 4), samt eventuell prøvekjøring av kjøretøyet. 7 STANDARD KONTRAKTSVILKÅR 7.1 Endringer, tillegg m.v. Endringer, tillegg m.v. til denne avtale skal være skriftlig. Vesentlige endringer godtas ikke. 7.2 Forholdet til tredjemann Det er ikke adgang til å overføre rettigheter eller plikter etter denne avtale til tredjemann uten skriftlig samtykke fra den annen part. I denne anledning anses kommunen, kommunalt eide selskaper og selskaper/stiftelser som får sine vesentligste økonomiske bidrag fra kommunen som en enhet. Leverandøren plikter å sørge for at kommunen får de samme rettigheter overfor underleverandører eller andre som deltar i oppfyllelsen av leveranse iht. denne avtale, og at disse blir pålagt de forpliktelser som fremgår av denne avtale, inkludert de dokumenter som er nevnt i denne avtale. 7.3 Dokumentrang Dersom avtaledokumentet inneholder bestemmelser som strider mot hverandre, skal dokumentene gjelde i denne rekkefølge: Skriftlige endringer til kontrakten Kontrakten Konkurransegrunnlaget Tilbudet fra leverandøren Salgs- og leveringsbetingelser fra leverandøren gjelder kun i den grad de ikke kommer i konflikt med Oppdragsgivers Standard kontraktsvilkår og konkurransegrunnlaget forøvrig. 7.4 Taushetsplikt Leverandøren og dennes personale skal følge de samme regler som gjelder for kommunens personale i forbindelse med sikring av konfidensiell informasjon. Det forventes ellers høy etisk standard på det personell som benyttes til å gjennomføre oppdrag for kommunen. Side 6 av 14

7 7.5 Fakturerings- og betalingsbetingelser Betalingsbetingelser er 30 dager etter at korrekt faktura er mottatt. Det skal ikke beregnes noen form for gebyrer eller tillegg. Eventuell morarente beregnes iht. forsinkelsesrenteloven. Faktura skal henvise til gjeldende avtale. Faktura skal være oversiktelig slik at det er lett å kontrollere at kommunen har fått avtalte priser. Faktura skal sendes elektronisk via vår meldingssentral. Betaling skal anses å være foretatt når kommunen har innlevert betalingsoppfordring/- anmodning til bank/post. 7.6 Prisjusteringer Pristilbudet er bindende, med mindre helt spesielle forhold ved oppdraget/arbeidet tilsier nærmere forhandlinger. 7.7 Levering Leveringsbetingelsene er fritt levert til avtalt leveringssted. Leverandøren har ansvar for at tjenesten er levert til avtalt tid og pris. Oppgjør for leveransen skjer i sin helhet etter fullverdig levering, inkludert dokumentasjon. Med mindre annet er avtalt, skal leverandøren innen 7 dager etter mottakelse av bestilling sende ordrebekreftelse. Dersom ordrebekreftelsen på noe punkt avviker fra bestillingen, skal dette uttrykkelig opplyses og hvert avvikende punkt spesifiseres. Ved slike avvik fra bestillingen er kontrakt ikke å anse som inngått med mindre Oppdragsgiver skriftlig godtar avvikene. Hvis leveringstid ikke er oppgitt i bestillingen, skal leverandøren oppgi denne i sin ordrebekreftelse. 7.8 Forsinkelse Leverandøren skal umiddelbart underrette Oppdragsgiver om eventuelle forsinkelser i levering ift avtalte tidspunkter. Oppdragsgiver har krav på fradrag i prisen ved forulempende forsinkelse. Kommer partene ikke til enighet om fradragets størrelse, har Oppdragsgiver ensidig rett til heving av avtalen, der påløpte kostnader belastes leverandøren. 7.9 Miljø Oppdragsgiver ønsker i størst mulig grad å benytte produkter som er miljøvennlige. Leverandøren skal derfor tilfredsstille de miljøkrav som er satt til bransjen, og arbeide systematisk for å oppnå bedre miljømessige resultater. På oppfordring fra Oppdragsgiver skal leverandøren kunne vise til det arbeidet som blir gjort for å sikre miljøvennlige produkter og produksjonsprosesser Kvalitet, reklamasjoner Leverandørene skal tilby varer av fullgod kvalitet. Produktene skal være etter den standard og kvalitet som beskrevet i konkurransegrunnlaget og i tilbudet fra leverandør. Det regnes som en mangel dersom avtalegjenstanden ikke holder den kvalitet eller standard som er avtalt Tvister Dersom det oppstår tvister mellom partene om tolkninger eller rettsvirkninger av kontrakten, skal tvisten søkes løst ved forhandlinger. Fører slike forhandlinger ikke frem kan enhver av partene bringe saken inn for de ordinære domstoler. Verneting er Dalane Tingrett. Side 7 av 14

8 7.12 Bruk av utenlandsk arbeidskraft Leverandøren er ansvarlig for å sette seg inn i og overholde de lover og regler som gjelder for bruk av utenlandsk arbeidskraft Lønns- og arbeidsforhold Leverandøren skal sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos eventuelle underleverandører ikke har dårligere lønns- og arbeidsforhold enn det som følger av tariffavtaler, regulativ eller det som er normalt for aktuelt sted og yrke. Dette gjelder for alle ansatte som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten. (ILO-konvensjon nr 94.) Leverandøren skal på anmodning legge fram dokumentasjon på de lønns- og arbeidsvilkår som gjelder. Dokumentasjonsplikten omfatter også underleverandører. Side 8 av 14

9 FIRMAOPPLYSNINGER/SIGNERING Vedlegg 1 Firmaopplysninger Navn: Adresse: Kontaktperson: Telefonnummer: E-post: Organisasjonsnr: Sjekkliste for vedlegg: Skatteattest for skatt og skatteattest for MVA er vedlagt (2 skjemaer): Egenerklæring vedrørende HMS er vedlagt Firmaattest er vedlagt All informasjon etterspurt i kravspesifikasjon (kap. 4) er oppgitt Sett kryss: Eventuelle forbehold av ikke vesentlig karakter: Signert av bemyndiget person: Dato: Signatur: Side 9 av 14

10 Prisskjema Vedlegg 2 Pris inkl. standardutstyr og avgifter Kr.. eks. mva Leveringstid: Varebilen kan være registrert innen (dato): (dato) Kommentar: Varebilen kan leveres i Eigersund kommune (dato) Kommentar: Side 10 av 14

11 Kravspesifikasjon Vedlegg 3 Følgende krav stilles til varebilen, og en ber om at det skrives inn ja/nei om hvorvidt kravene er oppfylt. Dersom svaret er nei, må dette begrunnes nærmere i kommentarfeltet. Et eget brev med beskrivelse kan vedlegges. Krav: Ja / Nei Kommentar 1. Maks total vekt 3500 kg 2. Bilens totale lengde: maks 6 m 3. Diesel motor 4. 4-hjulstrekk 5. Minimum 150 HK 6. Manuell girkasse 7. 3 seter 8. 4 dører med vindu (dobbelcabin) 9. Utvendig farge, sølv metallic 10. Hengerfeste med min.totalvekt 2500 kg, inkl. overgangskontakt til 7 pin 11. Forsterkede fjærer for maksimal nyttelast 12. Sommerdekk på alufelg/ Piggfrie vinterdekk på alufelg 13. Full tektylbehandling 14. Ekstra understellsbeskyttelse (beskyttelsesdeksel i aluminimum) 15. Mørk innvendig interiørfarge 16. Trekk til seter som tåler vann og forurensing 17. Tett skillevegg til oppbevaringsrom (ikke gitter) 18. Radio cd med DAB+ 19. Handsfree med bluetooth integrert i bil 20. Gummigulv i kupe 21. Utvendig temperaturmåler 22. Aircondition 23. Varme i seter 24. Elektriske vinduer 25. Dieselvarmer med fjernkontroll 26. Løse gitterkarmer 27. Lasteplan innvendig lengde min. 2,0 m og min. nyttelast 1000 kg 28. Lasteplan maks høyde (uten karmer) 95 cm 29. Aluminiumsplan 30. Nedfellbare karmer av aluminium 31. Stroppefester i plan 32. Tipp 33. Oppbevaringskasser med lås under plan, på begge sider 34. Beskyttelsesrute foran bakrute 35. Ekstra arbeidslys (LED-lys) bak som ikke gir forstyrret radiosignal 36. Ryggekamera Side 11 av 14

12 37. Varsellys 360 rundt bilen + lysbjelke på tak (LED-lys), som ikke gir forstyrrelse av radiosignal 38. ABS bremser 39. Sentrallås 40. Stålbjelker i dør 41. Servostyring 42. Airbag 43. Antispinn/ antiskrens 44. Tåkelys 45. Skvettlapper foran og bak Side 12 av 14

13 Eventuelt ekstrautstyr Vedlegg 4 Ekstrautstyr som medfølger inkludert i pris (utover minimumskravene i vedlegg 3) Side 13 av 14

14 Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet Vedlegg 5 Denne bekreftelsen gjelder: Firma Adresse Postnr./-sted Land * Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstille kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl.res. av 6. desember 1996 nr i medhold av lov av 4. februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø m.v. Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretagelse av helse, miljø og sikkerhet. Daglig leder (sign.) Dato: Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Representant for de ansatte (sign.) Dato: *) For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Det bekreftes med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. av 6. desember 1996 i medhold av lov av 4 februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø mv. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Forpliktende underskrift Daglig leder (sign.) Dato: Side 14 av 14