Konkurransegrunnlag Advokattjenester. Eigersund kommune

Transkript

1 Konkurransegrunnlag Advokattjenester Eigersund kommune

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1.0 ANSKAFFELSENS FORMÅL 2.0 OMFANG OG KONTRAKTSVERDI 3.0 GENERELT OM KONKURRANSEN 3.1 Krav til tilbudet 3.2 Avtalens varighet 3.3 Prosedyre 3.4 Kunngjøring 3.5 Kontaktperson 3.6 Utlevering av konkurransegrunnlag 3.7 Innlevering av tilbud 3.8 Vedståelsesfrist 3.9 Rettelser/spørsmål 3.10 Offentlighet 4.0 KRAVSPESIFIKASJON 5.0 KVALIFIKASJONSKRAV 5.1 Lovpålagte krav 5.2 Øvrige kvalifikasjonskrav 6.0 TILDELINGSKRITERIER 7.0 STANDARD KONTRAKTSVIKLÅR 7.1 Endringer, tillegg m.v. 7.2 Forholdet til tredjemann 7.3 Dokumentrang 7.4 Taushetsplikt 7.5 Fakturerings- og betalingsbetingelser 7.6 Prisjusteringer 7.7 Oppsigelse 7.8 Tvister 7.9 Bruk av utenlandsk arbeidskraft 7.10 Lønns- og arbeidsforhold VEDLEGG Vedlegg 1 Vedlegg 2 Vedlegg 3 HMS egenerklæring Prisskjema Firmaopplysninger/signering Side 2 av 12

3 1. ANSKAFFELSENS FORMÅL Eigersund kommune (heretter kalt Oppdragsgiver) innbyr til åpen anbudskonkurranse for kjøp av advokattjenester. Formålet er å inngå en rammeavtale for 2 år, med mulighet for forlengelse i år. Det er ikke tillatt å gi tilbud på kun deler av oppdraget. Oppdragsgiver ønsker å inngå avtale med ett advokatkontor, som innehar kompetanse på alle saksområder som kan bli aktuelle for kommunen å innhente juridisk bistand. 2. OMFANG OG KONTRAKTSVERDI Estimert årlig verdi på avtalen er ca ,- kroner, basert på erfaringstall. Samlet verdi på avtalen, inkludert opsjon, vil være i størrelsesorden 2 millioner kroner eks mva. Beløpet er veiledende og medfører ingen rettigheter for leverandør eller forpliktelse for kommunen. I større og mer komplekse saker forbeholder Oppdragsgiver seg retten til å gjennomføre egen anskaffelsesprosess for anskaffelsen. 3. GENERELT OM KONKURRANSEN 3.1 Krav til tilbudet Tilbyder skal utarbeide et skriftlig tilbud med dokumentasjon iht de krav som er spesifisert i dette konkurransegrunnlaget. Mangelfulle tilbud kan bli forkastet. Det gis ikke anledning til å inngi alternative tilbud. Tilyder skal fylle ut vedlegg 3 med leverandøropplysninger. Tilbyders eventuelle forbehold til konkurransegrunnlaget skal spesifiseres i vedlegg 3. Alle forbehold skal prissettes. Tilbyder skal oppgi hvilken konsekvens det får dersom kommunen ikke kan akseptere forbeholdet. Tilbudet skal signeres av bemyndiget person i vedlegg 3. Tilbudsspråket og all kommunikasjon skal foregå på norsk. Prisskjemaet i vedlegg 2 skal fylles ut. Alle kostnader forbundet med tilbudsprosessen skal i sin helhet dekkes av den enkelte tilbyder. 3.2 Avtalens varighet Rammeavtalen skal gjelde for tre år fra planlagt avtaleinngåelse til med mulighet for forlengelse i år. Juridiske arbeider igangsatt under tidligere avtaler blir fullført av opprinnelig leverandør, dersom ikke annet avtales særskilt. 3.3 Prosedyre Konkurransen baseres på prosedyren Åpen anbudskonkurranse, jf Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 med tilhørende Forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 del I og II. 3.4 Kunngjøring Konkurransen utlyses på Doffin.no. Referanse: APR CPV-nr på anskaffelsen er: Juridiske tjenester. Side 3 av 12

4 3.5 Kontaktperson Oppdragsgivers kontaktperson i anskaffelsesprosessen er: Navn: Telefon: Åshild Bakken, økonomirådgiver / mobil aashild.bakken@eigersund.kommune.no All kommunikasjon ifm konkurransen skal rettes per til kontaktpersonen. 3.6 Utlevering av konkurransegrunnlag Konkurransegrunnlaget utleveres etter skriftlig anmodning om deltakelse per til Oppdragsgivers kontaktperson. 3.7 Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres i to eksemplarer i lukket, nøytral konvolutt og merkes Anbudskonkurranse advokattjenester. Innlevering kan skje per post eller ved direkte oppmøte. (Post må være Oppdragsgiver i hende innen fristen.) Det ene eksemplaret av tilbudet skal være tydelig markert med gult de delene av dokumentet som anses for drifts- og forretningshemmeligheter. Innleveringsfrist: kl Innleveringsadresse: Eigersund kommune Økonomiavdelingen v/åshild Bakken Postboks Egersund Innleveringssted: Bøckmansgt 2 (Rådhuset), 3. etj. Att. Åshild Bakken. For sent innleverte tilbud vil bli avvist. Tilbud på /fax aksepteres ikke. Det vil ikke finne sted offentlig åpning av tilbudene. 3.8 Vedståelsesfrist Tilbyder skal vedstå seg sitt tilbud i tre måneder fra innleveringsdato. 3.9 Rettelser/spørsmål Innen tilbudsfristens utløp har kommunen rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Disse skal umiddelbart sendes samtlige som har mottatt konkurransegrunnlaget. Tilbydere oppfordres til umiddelbart å informere Oppdragsgiver dersom det oppdages feil eller mangler i konkurransegrunnlaget. Opplysninger som kommunen gir på skriftlig forespørsel fra leverandør vil meddeles alle. Spørsmålsfristen er 6 dager før innleveringsfristen. Senere stilte spørsmål er ikke garantert svar. Side 4 av 12

5 3.10 Offentlighet Oppdragsgiver følger Offentlighetsloven mht til innsyn i tilbud og protokoll ( 23 tredje ledd) og meroffentlighet ( 11). Opplysninger som er underlagt taushetsplikt i medhold av lov eller forskrift er imidlertid unntatt offentlighet, som Fvl 13 og FOA 3-6. Tilbyder bes angi hvilke opplysninger i sitt tilbud som de mener skal unntas offentlighet. Oppdragsgiver vil imidlertid gjøre en selvstendig vurdering mht offentlighet. 4. KRAVSPESIFIKASJON Kommunen har ikke egen kommuneadvokat ansatt. Det er derfor nødvendig for Oppdragsgiver å innhente juridisk kompetanse i enkeltsaker. Avtalen vil dekke Oppdragsgivers løpende behov for advokattjenester. Leverandøren må ha bred kompetanse innenfor mange rettsområder. I hovedsak vil etterspørselen etter advokattjenester konsentrere seg om følgende type saker: Barnevernssaker Kommunal forvaltning Plan- og bygningssaker Kontraktsrettssaker Erstatningssaker Arbeidsrettssaker Forretningssaker Øvrige saker aktuelle for kommunen Oppdragene kan bestå av saksforberedelser og prosedyre i tvistesaker for retten, betenkninger, bistand i juridiske problemstillinger og klagebehandling. Oppdragene skal utføres i henhold til de føringer som Oppdragsgiver legger for hvert enkelt oppdrag, og i henhold til god advokatskikk. Oppdraget skal utføres av den advokaten som Oppdragsgiver har tildelt oppdraget. Det er ikke anledning til å overlate utførelsen av oppdraget til en fullmektig eller en annen advokat uten særskilt samtykke fra Oppdragsgiver. Dersom tilbudt advokat fratrer i avtaleperioden skal Oppdragsgiver godkjenne evt ny advokat. Dersom tjenestekvaliteten endres betraktelig som følge av bytte av advokat, kan det medføre oppsigelsesgrunn for Oppdragsgiver. Oppdragsgiver vil motsette seg at advokater med rammeavtale med kommunen påtar seg oppdrag mot kommunen. Avrop på rammeavtalen skjer ved en skriftlig bestilling som identifiserer oppdraget, angir rammene og partenes kontaktpersoner. Oppdragsgiver kan ugrunnet endre oppdragets omfang. Endringen skal være skriftlig. Vesentlige endringer diskuteres med leverandøren før endringen finner sted. Oppdragsgiver kan avbestille oppdrag. Avbestillingen skal gjøres skriftlig. Leverandøren kan fakturere arbeid som er utført før avbestillingen finner sted, men ikke opprinnelig planlagt arbeid. Side 5 av 12

6 Oppdragsgiver forbeholder seg retten til tilgang til informasjon og dokumentasjon vedrørende saker leverandøren har hatt for Oppdragsgiver, også etter at avtaleforholdet er avsluttet. Leveringstid: I forbindelse med saksforberedelse og oppgaveutførelse vil møter mellom kommunens saksbehandler og advokaten finne sted i kommunens lokaler (f.eks. Rådhuset) eller ved advokatkontoret. Det forutsettes at reisetiden mellom Oppdragsgivers og leverandørens lokaler makimalt er 2 timer. Ved mindre hasteoppdrag og bistand ved juridiske problemstilinger, eksempelvis rådgivning per telefon og , er leverandøren forpliktet til å igangsette oppdraget umiddelbart. For øvrige saker, med lengre skriftlige utredninger, forutsettes det at leverandøren uten ugrunnet opphold påbegynner saksutredningen, og gjennomfører oppdraget innenfor et tidsrom som vil anses som normal saksbehandlingstid. Prisformat: Oppdragene honoreres per time medgått tid. Timesatsen er den til enhver tid gjeldende avtalesats. Fakturaen skal spesifiseres med navn på oppdrag og referanseperson, spesifisert timetall og timesats. Timesatsen skal inkludere alle kostnader knyttet til kontorhold. Tilbyder skal oppgi reiseutgifter og beregning av reisetid i tilbudet. Det skal legges til grunn et gjennomsnittlig antall timer saksbehandling på 400 årlig, samt 12 møter i Eigersund. Beregnet reisekostnad med dette grunnlaget skal oppgis som en rund sum, som tillegg totalkostnaden ved evaluering av tilbudet. Kontaktperson: Kommunen ønsker en fast advokat som vil ha den jevne dialogen med Oppdragsgiver. Navn på tiltenkt person skal oppgis i tilbudet. 5. KVALIFIKASJONSKRAV Minimumskrav som stilles for at tilbyderen skal kunne delta i konkurransen. Kravene skal sikre at leverandørene er egnet til å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene. 5.1 Lovpålagte krav Krav: Leverandøren skal være à jour med innbetaling av myndighetspålagte skatter og avgifter. Leverandøren skal oppfylle myndighetspålagte krav om HMS. Dokumentasjonskrav: Skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt skal vedlegges tilbudet. Skatteattestene må ikke være eldre enn 6 mnd fra innleveringsfristen for tilbudet. Tilbyder skal legge ved tilbudet en egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller vil oppfylle ved en eventuell tildeling av kontrakt, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS). Vedlegg 1 kan fylles ut. Side 6 av 12

7 5.2 Øvrige kvalifikasjonskrav Krav: Det kreves at leverandøren har et lovlig etablert foretak. Leverandøren må ha en finansiell stilling som gjør han i stand til å gjennomføre leveransen i hele avtaleperioden. Advokatene som skal utføre oppdrag for Oppdragsgiver må være praktiserende advokater registrert hos Tilsynsrådet for advokatvirksomhet. Leverandøren må ha advokat med møterett for Høyesterett. Dokumentasjon: Firmaattest. Foretakets årsregnskap eller utdrag fra dette. Bekreftelse på at advokatene er praktiserende advokater registrert hos Tilsynsrådet for advokatvirksomhet. Bekreftelse på møterett for Høyesterett. Oppdragsgiver kan foreta en kredittvurdering fra en offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon. 6. TILDELINGSKRITERIER Etter at kvalifikasjonene (jf. kap. 5) til de leverandørene som ikke er avvist er vurdert, vil tildeling av kontrakt skje på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige. Kriteriene for valg av tilbud er opplistet under, med tilhørende vekting: Pris 50 % Kompetanse 50 % Pris Pris skal oppgis i vedlegg 2, prisskjema, på den måten som er angitt under Prisformat i kravspesifikasjonen i pkt. 4. Kompetanse: Tilbyder skal i sitt tilbud redegjøre for hvilke(n) advokat(er) som stilles til disposisjon for kommunen, og innenfor hvilke rettsområder den enkelte har formal- og realkompetanse. Kompetansen skal dokumenteres gjennom å vedlegge CV for den enkelte advokat som tilbudet omfatter. Følgende opplysninger skal inngå i dokumentasjonen: Kompetanse innenfor saksfeltene som er etterspurt i kravspesifikasjonen i pkt. 4. Erfaring fra saksfeltene som er etterspurt i kravspesifikasjonen i pkt 4. Erfaring fra relevante oppdrag for kommuner; antall og type saker. Spesialkompetanse og tilleggsutdannelse innenfor aktuelle rettsområder. Erfaring fra rettsforhandlinger i Høyesterett. Side 7 av 12

8 7 STANDARD KONTRAKTSVILKÅR 7.1 Endringer, tillegg m.v. Endringer, tillegg m.v. til denne avtale skal være skriftlig. Vesentlige endringer godtas ikke. 7.2 Forholdet til tredjemann Det er ikke adgang til å overføre rettigheter eller plikter etter denne avtale til tredjemann uten skriftlig samtykke fra den annen part. I denne anledning anses kommunen, kommunalt eide selskaper og selskaper/stiftelser som får sine vesentligste økonomiske bidrag fra kommunen som en enhet. Leverandøren plikter å sørge for at kommunen får de samme rettigheter overfor underleverandører eller andre som deltar i oppfyllelsen av leveranse iht. denne avtale, og at disse blir pålagt de forpliktelser som fremgår av denne avtale, inkludert de dokumenter som er nevnt i denne avtale. 7.3 Dokumentrang Dersom avtaledokumentet inneholder bestemmelser som strider mot hverandre, skal dokumentene gjelde i denne rekkefølge: Skriftlige endringer til kontrakten Kontrakten Konkurransegrunnlaget Tilbudet fra leverandøren 7.4 Taushetsplikt Leverandøren og dennes personale skal følge de samme regler som gjelder for kommunens personale i forbindelse med sikring av konfidensiell informasjon. Det forventes ellers høy etisk standard på det personell som benyttes til å gjennomføre oppdrag for kommunen. 7.5 Fakturerings- og betalingsbetingelser Betalingsbetingelser er 30 dager etter at korrekt faktura er mottatt. Det skal ikke beregnes noen form for gebyrer eller tillegg. Eventuell morarente beregnes iht. forsinkelsesrenteloven. Faktura skal henvise til gjeldende avtale. Faktura skal være oversiktelig slik at det er lett å kontrollere at kommunen har fått avtalte priser. Faktura skal kunne leses av skanner. Betaling skal anses å være foretatt når kommunen har innlevert betalingsoppfordring/- anmodning til bank/post. 7.6 Prisjusteringer Timeprisene er bindende, med mindre helt spesielle forhold ved oppdraget/arbeidet tilsier nærmere forhandlinger. Prisene skal være faste i ett år regnet fra avtaleinngåelsen. Deretter kan prisene justeres årlig iht siste tilgjengelige KPI fra SSB for siste 12 måneder. Prisøkning skal varsles skriftlig minst en måned i forveien, og begrunnes med økning i KPI. Side 8 av 12

9 7.7 Oppsigelse Oppdragsgiver har rett til å si opp avtalen med minimum seks måneders skriftlig varsel. Ved vesentlig mislighold fra en av avtalepartene kan avtalen skriftlig sies opp med én måneds varsel for begge parter. Dersom det i avtaleperioden oppstår forhold som gjør avtalen urimelig for en av partene, kan det kreves forhandlinger om revidering eller oppsigelse av avtalen for gjenværende avtaleperiode. 7.8 Tvister Dersom det oppstår tvister mellom partene om tolkninger eller rettsvirkninger av kontrakten, skal tvisten søkes løst ved forhandlinger. Fører slike forhandlinger ikke frem kan enhver av partene bringe saken inn for de ordinære domstoler. Verneting er Dalane tingrett. 7.9 Bruk av utenlandsk arbeidskraft Leverandøren er ansvarlig for å sette seg inn i og overholde de lover og regler som gjelder for bruk av utenlandsk arbeidskraft Lønns- og arbeidsforhold Leverandøren skal sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos eventuelle underleverandører ikke har dårligere lønns- og arbeidsforhold enn det som følger av tariffavtaler, regulativ eller det som er normalt for aktuelt sted og yrke. Dette gjelder for alle ansatte som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten. (ILO-konvensjon nr 94.) Leverandøren skal på anmodning legge fram dokumentasjon på de lønns- og arbeidsvilkår som gjelder. Dokumentasjonsplikten omfatter også underleverandører. Side 9 av 12

10 Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet Vedlegg 1 Denne bekreftelsen gjelder: Firma Adresse Postnr./-sted Land * Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstille kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl.res. av 6. desember 1996 nr i medhold av lov av 4. februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø m.v. Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Det aksepteres at Oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretagelse av helse, miljø og sikkerhet. Daglig leder (sign.) Dato: Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Representant for de ansatte Dato: (sign.) *) For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Det bekreftes med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. av 6. desember 1996 i medhold av lov av 4 februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø mv. Det aksepteres at Oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Forpliktende underskrift Daglig leder (sign.) Dato: Side 10 av 12

11 Vedlegg 2 Prisskjema Timepris eks mva Advokat Per time: Reisekostnader per år Legg til grunn et snitt på 400 advokattimer per år, samt 12 møter med reise til Eigersund. Totalsummen blir beregnet med timepris x 400 timer + årlig reisekostnad ved evaluering av tilbudene. Reisekostnader beregnes på følgende måte: Rund sum: Side 11 av 12

12 FIRMAOPPLYSNINGER/SIGNERING Vedlegg 3 Firmaopplysninger Navn: Adresse: Kontaktperson: Telefonnr: -adresse: Organisasjonsnr: Eventuelle forbehold av ikke vesentlig karakter: Signert av bemyndiget person: Dato: Signatur: Side 12 av 12